FONDAMENTI DI INFORMATICA III A3-1 MODELLI E METODOLOGIE PER LA PROGETTAZIONE LOGICA DI SISTEMI INFORMATIVI PER LUFFICIO Argomento 3 MODELLI E METODOLOGIE

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FONDAMENTI DI INFORMATICA III

MODELLI E METODOLOGIE PER LA PROGETTAZIONE LOGICA DI SISTEMI INFORMATIVI PER L’UFFICIO

Argomento 3


Argomento 3Analisi e progettazione logica dei SIU

Classificazione dei modelli per l'ufficioCaratteristiche delle metodologie per la

progettazione dei SIUCaratteristiche di utilizzabilità e requisiti

tecniciStrumenti per il supporto al progettista

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Modelli e metodologie per la progettazione ...Argomento 3

Studio delle fasi di analisi e progettazione logica di un sistema informativo d'ufficio

Proposta di una classificazione dei modelli per l'ufficio

Descrizione di sintesi delle caratteristiche di alcune metodologie utilizzate per la progettazione dei sistemi informativi d'ufficio

Analisi delle caratteristiche di utilizzabilità e dei requisiti tecnici fondamentali richiesti da una metodologia di progettazione logica di un sistema informativo d'ufficio

Evidenza degli strumenti necessari a supporto del progettista

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Argomento 3.1


Argomento 3.1Analisi e progettazione logica dei SIU

Classificazione dei modelli per l'ufficioCaratteristiche delle metodologie per la

progettazione dei SIUCaratteristiche di utilizzabilità e requisiti

tecniciStrumenti per il supporto al progettista

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Modelli e metodologie per la progettazione ...Analisi e progettazione logica dei SIU

L’Automazione d’ufficio indica un processo che integra in maniera progressiva tre aree tecnologiche:

INFORMATICA TECNOLOGIE D’UFFICIO TECNOLOGIE DELLA COMUNICAZIONE

Queste sono impiegate negli uffici per razionalizzare e riorganizzare il lavoro d’ufficio

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L'analisi e la progettazione logica di un SIU costituiscono attività complesse

Natura stessa del lavoro d'ufficio: comprende attività sia operative che decisionali, poco strutturate e continuamente interrotte o variate da molte eccezioni durante il loro svolgimento

Identificare gli obiettivi dell'ufficio: spesso sono definiti in modo vago all'interno di una organizzazione, è necessario comprendere le attività svolte, e determinare conseguentemente il modo in cui il sistema che si progetta potrà supportarle

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Generalmente, attraverso la progettazione logica devono essere identificati:

gli obiettivi, spesso vagamente definiti

il tipo di attività svolta il modo

in cui il sistema da progettare potrà supportare tale attività

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Gli obiettivi di una metodologia di progettazione logica di un SIU sono molteplici:

ottenere un’accurata descrizione dell'ufficio nel suo complesso

identificare le funzioni svolte nell'ufficio considerare degli aspetti sociali nell'ufficio e l’impatto

delle variazioni indotte dall’introduzione di un SIU integrare la metodologia nella progettazione del SIU

e fornire criteri di valutazione e di scelta

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Descrizione dell'ufficioSi tratta di ottenere un'accurata descrizione dell'ufficio nel suo complesso attraverso l'adozione di un MODELLO dell'ufficio stesso

Una struttura formale che serve come "griglia" per la progettazione

Il modello deve descrivere in modo non ambiguo il maggior numero di aspetti formali e informali dell'ufficio

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L’accurata descrizione dell’ufficio è un obiettivo molto complesso causa le numerose eccezioni,casi particolari e situazioni difficili da identificare e descrivere, presenti nell’ufficio

L’adozione di un modello d’ufficio risulta utile all’analista e al progettista,ma anche al personale d’ufficio per giudicare la validità del modello proposto e suggerire modifiche, identificare incoerenze...

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Identificare le funzioni Comporta l'identificazione delle le funzioni svolte nell'ufficio, comprese quelle che sono solo marginalmente in relazione con gli obiettivi dell'impresa

Funzioni che non contribuiscono in modo diretto ad obiettivi dell’impresa,ma sono necessarie per motivi organizzativi e sociali

Funzioni che vengono svolte per abitudine ma richiedono comunque un'analisi per un'eventuale ristrutturazione

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Identificare le funzioni Comporta l'identificazione delle le funzioni svolte nell'ufficio, comprese quelle che sono solo marginalmente in relazione con gli obiettivi dell'impresa

E’ necessario identificare e correggere tali aspetti prima di realizzare un nuovo sistema

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Aspetti socialiL'aspetto delle relazioni sociali nell'ufficio riguardai rapporti interpersonali e interfunzionali che sono suscettibili di profondi cambiamenti per l'introduzione di un SIU

E’ un aspetto critico per il successo del sistema che si progetta, deve essere oggetto di attenta analisi per non vanificare gli sforzi di progetto

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IntegrazioneComporta l'integrazione della metodologia per la progettazione logica del SIU nel quadro di un progetto completo

Si tratta di fornire interfacce non ambigue e di facile usoper le fasi successive della progettazione

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IntegrazioneUna metodologia di progettazione logica di un SIU deve fornire una serie di criteri affidabili per:

la valutazione di diverse possibili soluzioni

la scelta degli strumenti di progettazione

la scelta delle soluzioni tecnologiche adatte all’ambiente considerato e in grado di gestire le funzioni svolte nell’ufficio

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ottenere un’accurata descrizione dell’ufficio nel suo complesso identificare le funzioni svolte nell’ufficio

che risultano solo marginalmente in relazione con gli obiettivi dell’impresa

considerare l’impatto delle variazioni indotte dall’introduzione di un SIU

fornire affidabili criteri di valutazione e di scelta

Tali elementi consentono una definizione precisa e dettagliata del CONTESTOCONTESTO in cui si intende operare

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Le fasi di progetto sono fondamentalmente equivalenti alle suddivisioni che si trovano nelle metodologie di progetto di sistemi informativi convenzionali che utilizzano basi di dati:

analisi dei requisiti specifica dei requisiti integrazione e coordinamento delle viste ottimizzazione e realizzazione del sistema valutazione e modifiche incrementali

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Fasi di progetto nel processodi sviluppo di un SIU Realtà

d’ufficio

ANALISI DEI REQUISITIANALISI DEI REQUISITI

SPECIFICA DEI REQUISITISPECIFICA DEI REQUISITI

INTEGRAZIONE E COORDINAMENTO INTEGRAZIONE E COORDINAMENTO DELLE VISTEDELLE VISTE

OTTIMIZZAZIONE E REALIZZAZIONEOTTIMIZZAZIONE E REALIZZAZIONE

VALUTAZIONE E MODIFICHEVALUTAZIONE E MODIFICHE

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Analisi dei requisiti studio dell'ambiente nel quale sviluppare il sistema punti di vista: organizzativo, tecnico flussi informativi requisiti di elaborazione dell'ufficio

Specifica dei requisiti adozione del modello dell'ufficio generazione delle viste utente

(esistono delle caratteristiche peculiari del lavoro d'ufficio che impongono lo studio di nuovi modelli per formalizzare i vari aspetti)

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Integrazione e coordinamento delle viste risoluzioni dei conflitti nelle viste specifica globale del SIU

Ottimizzazione e realizzazione del sistema controllo di coerenza

e correttezza della specifica modifiche eventuali alle procedure d'ufficio utilizzo di tecniche di simulazione

per identificare i colli di bottiglia e l’inefficienza organizzativa

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Valutazione e modifiche incrementali identificazione

dei difetti del sistema cambiamenti del contesto

in cui è inserito modifiche

degli obiettivi dell'impresa cambiamenti di norme di legge

che influiscono sulle procedure d'ufficio

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La progettazione logica di un SIU richiede l’identificazione dei contenuti informativi rilevanti e le effettive esigenze di elaborazione dell’ambiente applicativo attraverso un’indagine a diversi livelli:

interazione e dialogo con l’utente gruppi di lavoro che operano secondo regole di analisi,

progettazione e documentazione interviste ed osservazione diretta per la raccolta di contenuti

informativi e le necessità elaborative valutazione della portata dell’impatto organizzativo indotto

dall’adozione di nuove tecnologie informatiche analisi delle esigenze degli utenti in termini di funzionalità

delle interfacce e prestazioni del sistema

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Particolare attenzione va rivolta alle prime due fasi: analisi e specifica dei requisiti (Fase 1 e 2),

dove le caratteristiche peculiari dell'ufficioesercitano la loro maggiore influenza,determinando ampie e significative differenzerispetto ai sistemi informativi convenzionali

L'utilizzo di una metodologia specifica per l'ufficioconsente un approccio all'analisi che tende a sostituire al dialogo quasi informale con gli utenti gruppi di lavoro che operano secondo regole determinate di analisi, di progettazione, di documentazione

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Questo approccio riveste una particolare importanza i sistemi d'ufficio riguardano anche le aree decisionali,

supportano processi di pianificazione e di controllo delle operazioni

richiedono in sostanza una maggiore attenzione nell'analisi rispetto alle aree amministrativepiù precisamente codificate

l'alto livello di interattività,tipico delle applicazioni d'ufficio, comporta una definizione accurata e particolareggiata del dialogo tra uomo e sistema

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Questo approccio ... il successo di un SIU

è strettamente legato al grado di accettazione del sistema da parte del personale dell'ufficio

E’ necessaria un'accurata analisi delle esigenze dei potenziali utentiin termini di funzionalità delle interfacce e prestazioni del sistema

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Fase 1 - Le tecniche utilizzate per la raccolta dei requisiti si sviluppano attraverso più tipi di analisi

tecnica, sociale, delle decisioni e lo sviluppo di prototipi

Tecniche per la raccolta dei requisiti

Metodologie per la progettazione di SIU

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Fase 1 - Le tecniche utilizzate per la raccolta dei requisiti si sviluppano attraverso più tipi di analisi

tecnica, sociale, delle decisioni e lo sviluppo di prototipi

comportano sia l'utilizzo di questionari standard, che l'osservazione diretta del personale mentre svolge il proprio lavoro

valutano la portata dell'impatto organizzativo causato dall'adozione di nuove tecnologie informatiche

consentono l'analisi dei costi/benefici per le alternative di allocazione delle risorse.

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Analisi tecnica consiste nell'analisi dei dati o delle attività (o dei

processi) o su entrambe, e sulla memorizzazione e trasformazione dei dati

la rappresentazione dell'ufficio che ne consegue è compresa tra due estremi:

l'ufficio basato su documenti manuali cartacei fedelmente replicato nei suoi dettagli

l'ufficio basato su dati e/o attività variati e ristrutturati per usufruire appieno degli strumenti forniti da un sistema informatico

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Analisi sociale rappresenta un supporto

all'analisi tecnica separa i compiti

di livello strategico, da quelli di controllo e da quelli operativi

comporta lo studio dei canali di comunicazioneformali e informali tra i lavoratori

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Analisi delle decisioni un approccio seguito da una metodologia

come base per la specifica delle attività risulta essenziale quando vi siano aspetti

di autorizzazione e controllo della privatezza

Sviluppo di un prototipo spesso necessario per controllare

e migliorare le caratteristiche di un modello utilizzato nel progetto

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Fase 2 - La specifica dei requisiti avviene la scelta del modello per l'ufficio,

si tratta di un aspetto di particolare importanza: vi sono esigenze specifiche per i modelli d'ufficio

le differenze con i sistemi informativi tradizionali si riflettono su dati ed attività: vi sono molti aspetti che rivestono poca importanza in aree applicative tradizionali caratterizzate da elevata strutturazione

queste differenze sono la conseguenza delle caratteristiche del lavoro d'ufficio (cfr. Argomento 2 - Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d'ufficio)

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I dati i tipi dati convenzionali (carattere, stringa e numerico),

non sono più sufficienti nell'ambiente dell'ufficio sono necessari tipi dati più complessi l'attenzione si sposta

sul trattamento di dati non strutturati:

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I dati i tipi dati convenzionali (carattere, stringa e numerico),

non sono più sufficienti nell'ambiente dell'ufficio sono necessari tipi dati più complessi l'attenzione si sposta

sul trattamento di dati non strutturati: informazioni contenute in messaggi lettere testi annotazioni grafici comunicazioni orali

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I dati un aspetto caratteristico dei dati d'ufficio:

l'organizzazione delle informazioni elementari in strutture ad alto livello, come i documenti

i documenti devono essere gestiti complessivamentee contemporaneamente devono essere manipolabili i singoli dati in essi presenti

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I dati particolare importanza dell'informazione temporale,

necessaria per definire:

flessibilità sui vincoli temporali: ad esempio i tempi di risposta ad una lettera, che comprendono spesso un intervallo temporale non specificabile precisamente

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I dati particolare importanza dell'informazione temporale,

necessaria per definire: la durata della vita dei documenti la durata delle attività i vincoli temporali il tempo per programmare l'esecuzione successiva delle attività le funzioni di guida per l'utente i controlli periodici

flessibilità sui vincoli temporali: ad esempio i tempi di risposta ad una lettera, che comprendono spesso un intervallo temporale non specificabile precisamente

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Le attività presentano, come i dati,

caratteristiche non strutturate: la medesima attività può essere eseguita in molti modi diversi

la maggior parte attività spesso è eseguita in base a istruzioni informali, incomplete: l'esecuzione effettiva comporta la conoscenza di informazioni ulteriori da parte dell'impiegato

la complessità è maggiore di quella di un sistema informativo progettato per supportare solo attività operative

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Le attività le eccezioni devono essere supportate,

almeno in modo minimo: si deve determinare la strategia da seguire se una persona, necessaria per una certa decisione, è assente

in generale gli elementi per lo svolgimento del lavoro sono distribuiti tra numerosi impiegati appartenenti alla stessa o a diverse ripartizioni

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Le attività per gestire efficacemente le attività

bisogna considerare tra le funzioni principali le comunicazioni all'interno dell'ufficio e con il mondo esterno

l'evoluzione dell'ufficio e l'alto grado di dinamicità delle caratteristiche dell'ufficio nel suo complesso: le attività cambiano nel tempo a causa di un diverso modo di elaborare le informazioni,ad esempio l'autorizzazione per un impiegato ad eseguire un'operazione, oppure la variazione dei documenti manipolati in seguito a variazioni della normativa a essi relativa

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