Folleto de Tipos de Sistemas 1

5/12/2018 Folleto de Tipos de Sistemas 1 - slidepdf.com

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\yores

estos

yores Tipos de sistemasliga a

r del

ella.

s; par

sional

uenos

valor L as empresas utilizan sistemas para eJ proeesamiento de la infomlaci6n generada par todasdichooperaciones . Estos sistemas podemos denominarlos, sistemas administrativos. Su princi

funei6n es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operacioy cumplir can los objetivos de la misma. Existen sistemas para manejar la facruracion. las compras. los inventar

al sey muchas otras funciones que existen en una empresa. Estos pueden ser caracterrzados como sistem

ral haadministrativos para el manejo de las funciones anteriomlente nombradas. Una earacteristica comtin a todos e

cia enes la de no manejar directamente la infomlaci6n que se registni en la conrabilidad. 0 que es procesada par

fueransistema de contabilidad. Podrfamos afimlar que son sistemas administrativos orientados al manejo operativo de

e seantransacciones y no a los aspectos financieros.

Como ya se ha clicho en el capitulo precedente. el sistema contable es el sistema alrededor del eual giran to

los demas. Es necesario identificar las relaeiones entre los sistemas administrativos que operan en la empresa. y

sistema contable propiamente dicho. AI final de [odos los procesos, el sistema contable recibin'l en fom

resumida los movimientos que tengan los demas. Aqui podemos encontrar la primera fonna de eOlllunicac

entre esos sisremas. Desde el punto de vista conceptual, existe un solo sistema contable para cada cornpaiHa

decir. aquel en el eual se registran todas las tTansacciones que de aJguna manera tienen irnpactoen

los t!stafinancieros, 0 dicho de otra fOmla, aquellas operaciones que sean medibles de alguna manera en tennin

monetarios. Una difercncia entre un sistema contable y no cootable, es el registro de las operaciones yq u i e r e centralizacion en una sola base de datos (I).

Si una empresa desea saber cual es el monto total de las ventas en un periodo. esta debe consultar el sas decir,

correspondierlle a la cuenra de ingresos por ventas para el periodo requerido; en caso de querer sab er el detallemativo

las ventas y a quienes fueron realizadas. se debe accesar al subsistema de factliraci6n y no al sistema

inventario. de lal fOmla que la informaci6n referenle a distintos tipos de operaciones. se va parcelando. En

figura 3-\ , se muestra un ejemplo de 10 que represenr-an los sistemas administrativos.

( I)Una base de datos es un almacenamiento de informacion que se diferencia de los archivos convencionales en el modo de organizac

y acceso de la informacion. Para accesar una delerminada informacion en una base de datos. el manejador de la base de datos posee

algorilrnos de busqueda y acccso ):a predefinidos y el programador no tiene que realizar esfuerzo en la programacion para recllp- alguna informacion.



V ~ - " - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8 i Z i i . ;

:.. 44 n'.lWEI.A PAllTE lOS SIS'JS(AS

•

t• BoImae GcnnI•EIIIIdD de Clonocios yNrdicI8

• EIIIIdD de M<Mmi""" del Efe:ci..,I '---MCM "'-EIffl)- '11

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- - 1-- - ---1- - - - - - - - - - - 1- - - - -- - -

I Bon::os 1 ! ~ : l ! 0 < 1 1 o o - l l c ~ 1 AMiisU de ....ami"""

• &ndor'lIIida de c:J i. . . . . y proYCCdara

• T"" ' ' ' ;00 de Onlona de pnxiJcciOn

· P Ip de nimina• EaIode_dec:J i ......Y p r ~

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8 AS E DE DA TOS

- - - - - --

U

nGURA 3-1 Esquema bAsico de los sistemas conlables y no contables .

EI presente capitulo analiza los sistemas admtnistrattvos basicos y su integraci6n y relaci6n con el sistema

contable.

3.1 SISTEMAS INTEGRADOS

.istemas de

informaei6n

in ttuadosimp/I.c.a el companirinfannaci6n entre

dOl 0 mas sistemas .

El concepto de sistemas die informac.i6n integrados implica el compartir informaci6n

entre dos 0 mas sistemas. Esa relaci6n se puede establecer por varias Tazones:

• Eliminar redundancia de la informaci6n

• Facilitar el acceso a los datos 0 informacion• Facil'rtar la efaboraci6n de informes

Como se mencion6 en el capItulo anterior, una empresa realiza mas 0 menos las mismas operaciones, por 10

que existe alguna fonna de estandarizarlas. Cuando se habla de eliminar la redundancia de informacion , nos

referimos a las transacciones que je alguna u otra forma pudieran ser regisrradas en forma duplicada . EI objetivo

principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que impliea el registrar, por ejemplo, toda la facturacion

mensual de 1a empresa en forma, manual y luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un listado de

ventas por cliente y producto. ya que de una u otra fonna los registros contables son m!lS 0 menos estandares.

Seguidamente se muestran los registros que un sistema de contabil!dad, por las tran'Sacciones de un periodo,

recibiri una forma resumida.

• Si un slStel1Ul de/acturacUJn va a resumir todas [ ~ . venlas de un mes, el TegistTo seT{a:

xx-xx-xx Db Cr- - - - - - - - - - - - - - - - x - - - - - - - - - - - - · - - - = ~ Cuencas por cobrar xxx.xxx.xxx,xx

Efectivo xxx.xxx.xxx,xx

Ventas xxx.xxx .xxx,xx

Para contah ilizar el total de las ventas a con tado y credito del

mes de marzo de 19XX.



bn

-

.. CAPITULO l . TIPOS DE SISTEMAS 45

• Sila .transaction a cOnlabJlizor son las cobranzas, el regislro serla :

xx-xx-xx --------------x------------------- Db Cr

Bancos

Descuento sobre ventas

Cuentas por cobrar

xxx. xxx.xxx,xxxXX.xxX.xXX,xx

XXX.xxx.XXX,xx

Para c o ~ t a b i l i z a r los cobros de las ventas a credito y su

respectivo descuento del mes de marzo de 19XX.

Un sistema integrado de facturaci6n, eliminara todos aquellos registros manuales por operaeiones que resultan

rutin arias y que de otra forma deberian ser elaboradas mediante asientas manuales.

Dentro del concepto de funcionamiento de un sistema integrado, deben distinguirse las siguientes etapas:

• Definici6n de panimetros

• Captura de la informaci6n

• Transferencia de 1a informaci6n

• Controles sobre la transferencia

DEFINICION DE pARAMETROS

La primera etapa en el funcionamiento de un sistema integrado, corresponde a la definici6n

de parametros. Una definici6n de parametros eonsiste en una definici6n inieial que se Ie

da a un sistema para que sea tomada en euenta para SIl funcionamiento. Esta definici6n

inicial determinara claramente diferentes aspectos tales como: grado de integraci6n entre

modulos, niveles de seguridad, tipas de operaciones a realizar, c6digos de cuentas y otras

mas.

Para estabJecer el grado de integraci6n de un sistema respecto a otro, se debe establecer cuales operaciones

pueden ser predefinidas y transferidas automaticamente al sistema conlable.

Una definicion de

par'metrosdefinici6n inicialque se Ie da a un

sistema para que sea

tomada en cuentapara sufuncionarniento.

parametros de

integradon

establccen 1& forma

en que pasaran losregistros at sislema.

Los parametros de integraci6n establecen la forma como seran pasados los registros al

sistema contable. La definicion de parametros debe especificar c1aramente todas las

operaciones que seran tratadas en forma integral y los c6digos can tables en los cuales se

debera regisrrar las operaciones. Par 10 general, la informaci6n a transferir debeni ser

traspasada al sistema can table en forma resum ida, debido a que de otra forma, el

sistema contable se convertirfa en OITO sistema auxiliar, pero can la variante de manejar la

in fo rmaci6n bajo c6digos contables.

CAPTURA DE LA INFORMACION

c.tptura de la

informadon

momento en el eua!

se IrlInsfieren lasoperaeiones de un

sistema a otro.

(2)

La etapa de captura de la ,informacion en un sistema integrado se reHere al momento en

el eual se transfieren las operaciones de un sistema a otro. Para que exista la captura de

informaci6n, los movimientos deben estar parametrizados (2) totalmente. En la figura 3-2 .

temando en cuenta un ejemplo de un proceso productivo de una empresa fabril, se

m u ~ s t r a n los registros qu e se generan automaticamente al momenta de efectuarse una

operaci6n.

EI pr6ceso de pBralTletrizar se re fiere a la asignaci6n de relaciones encre dos tipos de elementos como, pOT ejemplo, la operaci6n de

facturaci6n y su correspondiente c6digo contable.



,46 PJUMERA PARTE : LOS SISTEMAS

..

Ope,acoonOpe,aCOIl: Ope raclon: OperacJon '

i ransiere r'IC la deompra de Matena Se t. ,mina "n late Se vend e urPnma M.P. a produccion de p,oductos p,oducto ;" ,mlnado

InVDnlanco.a CUMI ;1S ~ n o r ) t ~ t ' I O Q I ~ " k- .......1lO1lk ~ l o l ! l O G < l COj:tode

717 J T - ' ~ T FIGURA J- l Regislros con tables en un sistema integrado de producci 6n.

Es probable que la fase de eaptura de la infonnaci6n y la transferencia de esta, que es el siguienle paso a

expliear, se vean un tanto solapadas en raz6n a que pueden ocurrir easi inmediatamente; sin embargo , es bueno

aelarar que la fase de eaptura de infonnaci6n se refiere unicamente hasta el punto en que una operaeion fuenle es

registrada y aceptada por un sistema auxiliar.

TRANSFERENCIA DE LA INFORMACION

Para que un sistema pueda ser lIamado sistema integrado. debe existir alguna transfere'ncia de infonnaci6n desde

el lugar donde se originan los datos. hasta el sitio en el eual seran centralizados eonjuntamente con otrainfonnaci6n y/o movimientos.

transferenc:ia de

informac:i6nse rea.1za en formaaUlOmAtica 0

iniciada par alglin

usuario .

La transferencia de informacion puede ser en fonna automAtica a iniciada por algUn

usuario autorizado. En el primer caso. es decir. cuando la transferencia de informaci6n es

realizada en fonna automatica. previamente deben haberse definido los parametros

correspondientes en la primera etapa; en este caso. el proceso es transparente para el

usuario. La segunda fonna en la eual se puede transferir la informaci6n es a traves de un

proceso iniciado por un usuario; esto ocurre al fmal del dla., semana 0 meso cuando los

movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los archivos maestros de datos. Previa a la

transferencia de infonnacion. debe· hacerse una relacion de los datos que sercin acrualizados a fm de asegurar que

se transfieran linicamente movimientos validos.

CONTROLES SOBRE LA TRANSFERENCIA

controles sobre Is

transferenc:isen un sistemaintcgrado pueden

clasificarsedependiendo si la

transferencia cs

inmediata 0 al final

de un perlodo.

Los 'controles sobre 18 transferencia de la infonnacion en un sistema integrado, se pueden

clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata. 0 al fmal de un periodo. En el

primer caso, es decir, si la informa.c·ion es transferida y actualizada en el momenta en que

ocurren las operaciones. los comroles sobre el ingreso de datos deben ser 10

suficientemente fuertes. de tal forma que no permitan el ingreso de datos inconsistentes.

incompletos 0 no vaJidados. En el segundo caso, es decir, cuando la informaci6n es

transferida a posteriori, los datos son validados 0 controlados generalmente en el momenta

en que se corre el proceso de transferencia correspondiente.



, - -CAPITli LO 'J . npos DE SISTEMAS 47

bl ret ira de efectivo de un cajero automatico de un banco es un ejemplo de lTansferencia de informacion del

primer tipo; como es de suponer, una instituci6n financiera no podria permitir que un usuario determinado

probara en forma repetitiva e indefinida la clave de acceso, ya que ella podrfa generar que un usuario no

autorizado te nga acceso a operaciones de 01T0 cliente, y realizara ope.raciones fraudu lentas, Un sistema de

facturaci6n de un a empresa de electTicidad' debe esperar el procesar todas las lecturas de los usuarios, antes de

transferir la informaci6n a los registros de cada usuario en fonna individual, par 10 que los controles para este tipo

de operaci6n deben efectuarse antes y despues de haberse traspasado los movimientos a los regislTos maestros.

Punto de observaci6n : La Quditor,fa ' de sistemas y el control de los procesos

Para lee/ura adicional

EI avance de Is tecnologia de informaci6n ha hecho que los contadores cada vez pongsn mayor atenci6n a un area delejerciC;io de la profesi6n denominada audiwria rk sistemas. cuyo objetivo bAsico 68 la evaluaci6n de los controles internos

en el area de procesamiento electr6nico de datos (PED). Los procesos de integraci6n con table en los sistemasadminiatrativos, son procesos sumamente delicado9 y que deben tener controles internos computacionales que asegurenun correcto registro de las operaciones. Uno de los a.spectos claves que debe evaluar un auditor de sistemas es elreferente a los controles internos splicados a los procesos de tran.sfe.rencia automAtica de la informacion financiera , yaque si eata no es transferida correcta.mente, los estados financieros refieja.rlln curas errsda.s. Los procesos automaticos

tienen la peculiaridad de processr grandes voliunenes de informacion en un corto tiempo. Si estos movimientos son

tratados equivocsdamente el desastre generado en los registros contables puede afectar La integridad y calidad de lainformacion contable. Los contadores publico8 que ejercen 'el campo de Is auditoria de sistemas. deben evaluar loscontroles sobre el procesamiento de datos que provienen de un sis tema auxiliar hacia el sistema con table. La. integracionentre sistema,s requiere que los datos procesados mantengan au integridad y acceso respecto a IllS transferencias que seDeven a cabo por los programas.

3.2 SISTEMAS NO INTEGRADOS

sistema no

Integrado

la informaci6n es

Inlnsferida aJ fmal

de periodos

previamente,

definidos.

Conociendo la filosofla de funcionamiento de un sistema integrado, debemos decir que en

el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de infonnaci6n se realiza

por 10 general, a !raves de movimientos resumidos y al final de periodos previamente

definidos. Como se ha explicado anteriormente, la integraci6n es vista generalmente con

referencia al sistema conlable, sin embargo, puede existir un segundo enfoque de

integraci6n entre sistemas auxiliares 0 distintos al sistema contable propiamente dicho.

En la figura 3-3, se muestran los posibles grados de integraci6n para un sistema que maneje el cicio de

comprasJproducci6n de una empresa fabril. Para un sistema administrativo no integrado, el concepto de

infonnaci6n compartida no existe, es decir, el gnHico mos!rado se presentaria como modulos aislados en los

cuales cada uno de los recuadros funcionarlan en fonna independiente, y si algun usuario desea por ejemplo

contestar las preguntas de i,cuantas 6rdenes de compra corresponden a produccion? 0 i,cuates 6rdenes de compra

de materia prima estan pendientes?, no se podran responder sino hasta que algun usuario traspase la infonnaci6n

pertinente entre un m6dulo y OtTo.

Pr i mer Di ve l Lh

inte g t l ciO nSISTEMA DE CONTABILIDAD (co n re 'p ec lo .1

FIGURA 3-3 Niv eles de integracion entre sistemas.

.sIs t eml conflb le)

SFILl04g " j v , ' de

jncCKtlcjOn

(entre sille.m as)



48 PIUMERA PAATE : LOS SISTEMAS

3.3 SISTEMAS AUXILIARES

sistemas

auxiliaresmanejanoperativamente

todas las

transacciones del

negocio .

Se pueden considerar como sistemas auxi\iares, todos aquellos sistemas que sean dist intos

a1 sistema contable. Un sistema auxiliar se puede defmir como aquel sistema que maneja

en forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una actividad tipica del

negocio v.g., producci6n, ventas, facturaci6n, inventarios, cuentas por pagar, etc . Unacaracteristica basica de un sistema auxiliar es la de manejar informacion en forma

detallada.

Por ejemplo, un sistema de cuentas por cobrar maneja en forma detallada varios tipos de operaciones:

• El registro de los derechos que se tienen por cobm de las ventas q

(funci6n de facturacion) .

• EI registro de los cobros pOf los bienes 0 servicios vendidos

(funcion de cobranzas).

u

0

e se hacen.

prestados.

Estas operacion es son manejadas por el sistema que procesa las operaciones de facturaci6n y cobro a traves de

opciones para el operador. En la figura 3-4, se muestra un detalle de las opciones que puede tener un sistema de

este tipo.

SIST£M A SAli XILIARES

INFO RMAC ION

D&TAb LA P A

NF OR MACU)! !RES l!MIDA

5 IST £WA CONT A DL[

FIGU RA 3-4 Esquem a 0 estro clUra de un sistema aux iliar.

Notese que· a nivel de los sistemas considerados como auxiliares, el detalle debe ser mayor que a nivel del

almacenamiento de la informacion financiera. En 10 que se refiere al sistema contable, los datos, como se ha dicho

en varias oportunidades, deben ser transferidos en forma resum ida, de tal forma que si un usuario desea consultar

el movimiento de algUn cliente en particular, debeni recurrir al sistema auxiliar.



r ~ CAPITULO) . nPOs DE SI STEMAS 49

3.4 RESUMEN DEL CAPiTULO

Las empresas utilizan sistem as de informacion para el procesamiento de la informacion generada por todas s u ~ operaciones; tales sistemas pueden ser denominados sistemas administrativos. Una empresa puede c1asificar sus

sistemas administrativos en dos grupos: sistemas no contables y sistemas confables.

Los sistemas no contables, tambien pueden ser denominados como sistemas auxiliares que manejan

informacion detail ada . Como sistema principal, el sistema confable, reune y contiene lodos los movimientos de losdemas sistemas. De esta forma, surge el concepto de integracion entre sistemas, por 10 que podemos encontrar

distintos grados de integraci6n entre estos . EI concepto de sistemas integrados de informacion implica la

compartici6n de informacion entre dos 0 mas sistemas. Esa relaci6n puede establecerse. por varias razones :

eliminar redundancia de la informacion, facilitar el acceso a los datos 0 informaci6n. faeilitar el registro contable

de las operaciones. Pueden distinguirse las siguientes etapas en el procesamiento de la informaci6n en un sistema

integrado: definicion de parametros, cap/ura de la informacion, trallSferencia de 10 informacion y con/roles sobre

la trallSferencia.

La definicion de parametros estableeera el grado de integraci6n de un sistema respecto a otro, y cuales

operaciones 0 sistemas pueden ser predeflnidos 0 transferir respectivamente informacion automatica al sistema

cODtable. La captura de Ja informacion, en un sistema integrado se reflere al momenta en el cual se realizan las

operaciones. Para que los movimientos sean grabados 0 capturados adecuadamente, tales movimientos deben estar

totalmente parametrizados, es decir, haberse definido apropiadamente los registros contables a realizar por cadaoperaci6n. La transferencia de informacion aClualiza los movimientos detallados en los registros maestros, es

decir en el sistema contable. La ultima etapa, la de control sobre Ja transferencia, asegura que la informaci6n no

contenga errores de inconsistencia al momento de ser craspasada al sistema contable.

Un sistema no integrado, no tiene transferencia dire eta de informaci6n al sistema contable. Un segundo

enfoque de integraci6n puede darse entre sistemas auxiliares .

[PREGUNTAS PARA REPASO ]

I. loQUe es un sistema administrative?, loCual es la principal fun cion de este tipo de sistemas?

2. loQue diferencia basica puede encontTar entre un sistema contable y un sistema no conlable?

3. l.Cual es el sistema que reune y centraliza todas las oper<lciones de una empresa?

4. l.Existe alguna relacion entre lodos los sistemas administrativos diferentes del sistema contable y el sistemacontable propiarnente dicho?

5. loCuAles son los objetivos de un sistema contable?

6. l,CuAndo se considera que dos 0 mas sistemas funcionan en forma integrada?

1. l,Que razones pueden darse para establecer una relacion entre dos 0 mas sistemas?

8. loCulil es el objetivo principal de un sistema integrado?

9. l.Que etapas podemos identificar en un sistema integrado? •.

10. loCuAI es el objetivo principal en la definicion de parametros?'

II. loCual es el objetivo principal de la captura de informaci6n en un sistema integrado?

12. l,Que procesos realiza un sistema cuande lIeva a cabo la etapa de transferencia de informaci6n?

13. l.C6mo deben ser los controles sobre la transferencia de informacion?

14. l.CuAI es la caracteristica principal de un sistema no integrado?

15. l,Que significa el concepto de informaci6n compartida?16. l,Cuantos niveles de integracion se pueden identificar entTe los sistemas?

17. l,Que es un sistema auxiliar?loCuando puede ser considerado un sistema como auxiliar?

18. l,Que nivel de detalle en la informacion , maneja un sistema auxiliar?

~ R O B L E M A S APLICADOS

03-01 TRANSFERENCIA DE INFORMACION, Alta Tecnologia, C.A. es una empresa mediana, encargada de

la fabricaci6n de partes electricas para microcomputadoras. La empresa tiene su casa matriz en Estados Unjdos. La

planta de la subsidiaria en Venezuela esta ubicada en la zona industrial del Estado Carabobo. La filosofta para el



PR.lMEIlA PARTE LOS SISTEMAS

manejo de los costos, tanto a nivel del personal administrativo, como del personal de produccion, es la de utilizar

el concepto de centros de costos. Todos los empleados y obreros entTegan quincenalmente un in forme de tiempo

en donde detallan to das las actividades realizadas y el exceso sobre las horas normales de tTabajo. Movimientos

tales como ausencias, vacaeiones 0 dlas feriados, tamblen son detallados en el reporte de tiempo. Todos los

movimientos quincenales son aJmacenados en el sistema auxiliar de nomina. el eual eontiene la siguiente

informaci6n:

• Centro de costo• C6digo del empleado

Nombre del empleado• Sueldo mensual

• Deducciones

• Sueldo neto

Existen cinco centros de costos en la planta, a saber:

• Departamento de administraci6n

• Preparaci6n

• Ensamblaje

• Control de calidad

• Empacado

Contablemente t a m b i t ~ n existe una separacion similar a nivel de las cuentas y c6digos contables. No existe una

integracion entre el sistema de n6mina y el sistema contable, por 10 que la transferencia de informaci6n se realiza

al finalizar el proceso general de la n6mina. .

a. De la informaci6n que es grabada en el movimiento quincenal de la n6mina, I',cual esreguntasnecesaria y relevante para el correspondiente registTo contable?

b. Analice un poco mas el caso y describa los pasos que seguiria el proceso de integraci6n,

para la transferencia de informacion al sistema con table.

c. Con base en la informacion que se Ie suministr6, i,cuales son los asienlos contables que se

generan posterior al procesamienlo 0 transferencia de la informaci6n de la n6mina?

03-02 DESCRIPCI.6N DE SISTEMA. Un proveedor de software administrativo Ie ha suministTado la siguiente

descripci6n de sus sistemas y usted, como contador, debe evaluar si la empresa adquirirA los sistemas por 61

ofrecidos.

En el mundo de los negocios de hoy es inconcebible pretender clasificar manualmenle la informacion. Su liempo es demasiado valioso para

desperdiciarlo en lareas lediosas y consumidoras de tiempo. La informacion precisa que usted necesita para tomar imponantes decisiones, en

el minimo plazo . eSLara al aJcance de su mano. aumentando de esta mancra la ~ m p e t i t i v i d a d de 18 organizaci6n.

Si Ud. desea ocupar su liempo en administrar su compallia. en reforzar los centros de negoci os generadores de utilidade-s, en lIevar un

control adecuado de los gaslos. FLEXLINE es la solucion .

FLEXLINE es un conjumo de programas administrativo. orientados a dar soluciones a empresas de los sectores comercio, industria y

selVicios .FLEX'LINE Ie organizara sus regimos contables. Ie proporcionara informacion de los inventatios, de las cuentas por cobrar. estadisticas

de vemas, eSlados financieros mensuales, que Ud. no tendr:i que hacer manualmente.

Usted dispondra de informacion vilal para la administracion de su compal'lia. 10 que Ie ayudani a hacerla crecer y prosperar.

Integracion de los modulos

EI medio ambiente del Sistema de Informacion Adminimativa FLEXLINE. son los clientes y proveedores de su compania. Una optima

administracion de los despachos e clientes obtiene Ud . ron el m6dulo Control de Pc:didos (FLEXPED). el que registra los pedidos de clientes

y agiliza su despacho. Verifiea en linea el saldo de los aniculos y despacha aquellos que Iknen slock suficiente. actualizando el inventario

(FLEXJNV) . Los pedidos no satisfec·hos quedan pendientes ("back-order"). Con la periodicidad que Ud. desee puede transferir los despachos

emilidos, de 8 uno, 0 por IOles , al m6dulo Gestion de Ventas (FLEXVEN). pata proceder a su facluracion.

Si usted tiene uno 0 vatios locale.s de venlas al detalle. el m6dulo Punto de Ventas (FLEXPOS) Ie pennite haeer mas e"pedita y eficiente la

8tencion a sus clientes, toda vez que dispone en linea de los precios, saldos e informacion del clienle. FLEXPOS emite la boleta 0 facturacomputaeional e interactua con FLEXINV y FLEXVE . actualizando los saldos de inventario, las estadislicas y el Libro de VenlBS.

Las venlas actualizan la Contabilidad y las Cuentas por Cobrar, (FLEXCON) a Irave.s del proceso de Centralizacion Contable que realiza

FLEXVEN.

http://slidepdf.com/reader/full/DESCRIPCI.6N

http://slidepdf.com/reader/full/DESCRIPCI.6N



"

CAPiTULO l • TIPOS DE SISTEMAS S1

La gesti6n de compras se optimiza con e\ m6dulo de compras (FLEXABA). el que Ie indica los proveedores que suministran un

determinado articulo, las i1ltimas compras y precios, condicion de paga y tiempo de despacho. FLEXABA emile la Orden de Compra

computacional y luego recil;)e la mercaderla con la actualizacion en linea del stock (FLEXlNV) . AI recibir la factura del proveedor. sc

actualiza la Contabilidad y las Cuentas por Pagar (FLEX CON) .Las industrias con procesos productivos pueden controlar sus COSIOS de producci6n con el m6dulo FLEXPRO . Este maneja una base de

datos de rteeW cstandares e interactila con cl m6dulo de Invcntario (FLEXlNV). solicitando materia prima. Una vez terminado eI producto,FLEXPRO reb'Oalimenta al sistema de Inventario con un produclo terminado y valorizado. Tambien actuali.za la Contabilidad con la

Centralizaci6n Conl.llble de Remuneraciones.EI control de activo fijo y el ulculo de las revalorizaciones y depreciaciones 10 ejecuLa el m6dulo FLEXACT , el que tambi.Cn actuaiiza la

Contabilidad (FLEXCON). EI m6dulo de Conl.llbilidad General (FLEXCON) cs cl n!ic1eo central del Sistema InLegrado FLEXLlNE y estasic:ndo permanc:ntemente aClUaiizado a \raves de los mOdulos con que inICraclila.

a. De acuerdo con la descripci6n del proveedor. i,que factores debe us ted tomar en cuenta

para poder evaluar los sistemas ofrecidos por el?Preguntas

b. i,Cuantos niveles de integracion puede idetltificar entre los diferentes sistemas .

nombrados? i,cuales son los sistemas que considera como auxiliares?

c. i,Cree que alguno de los m6dulos 0 sistemas fUDcione en forma aislada?

03-03 INTEGRACION DE SISTEMA. Unlimited Inc. es una empresa embotelladora de bebidas gaseosas. Todo

el proceso de producci6n estA siendo controlado por un sistema de manufacrura recienlemenle instalado en el

computador local de la planta, que es un IBM AS/400. EI sistema de produccion se encuentra conectado a un

software de planificaci6n de materia prima (PMP) cuyo objetivo es el de adquirir. asignar y controlar todos losinventarios relacionados con la producci6n. Los inventarios son significativos y de importancia en los estados

financieros, por 10 que se requiere un estricto control sobre los mismos.

Actualmente . el sistema. PMP esta siendo integrado al sistema de contabilidad general y de informes

tinancieros. Por un error en la planificaci6n de la instalacion, en los m6dulos de integracion contable no se han

defmido los parametros correspondientes, por 10 cual no estAn operando. Aparte de manejar las operaciones

relacionadas con los inventarios, el sistema PMP debe estar integrado con el modulo de compras y pagos; al igual

que para el caso del m6dulo financiero, no se ha establecido alguna integraci6n con el m6dulo de compras y

pagos, pOT 10 que para los efeclos practicos eI sistema PMP esta funcionando como un sistema no integrado.

a. De acuerdo con la exposici6n del caso. i,cuales son todos los asientos con tables

parametrizados que debera efectuar el sistema de produccion y manejo de materia prima

PMP?

Preguntas

b. ;,Por que se aprecia en el texto que debe existir una inlegraci6n entre los m6dulos de

produccion y manejo de materia prima y el de compras y pagos?, i,considera que alguna

infonnacion en comim, sera .compartida?

c. l.Que problemas proyecta para la empresa, en raz6n a que los sistemas no se encuentran

funcionando en forma integrada?

http://slidepdf.com/reader/full/actuali.za



http://slidepdf.com/reader/full/tambi.Cn







,-J ~ :

..

Analisis de los sistemas contables

, · ~ · enlro del enfoque de anAlisis de si'temas, exiSlen diferenles melodologias para el .nAIi,is de

: ~ '\ . I . , Ir ! . cualquier sistema, de esta fonna tenemos por ejemplo: antilisis eslruclurado. antilisis orieniado a

. , . R : a ~ . . obje/os y otras metodologlas particulares. .

Un sistema de informaci6n contable comprende al meROS los siguientes elementos:

• Hardware donde se procesa la informaci6n

• Software 0 programas

• Recufsos humanos

• Pollticas y norm as con tables adoptadas por 1& entidad

Uno de los objetivos principales del amilisis de un sistema con table. es el verificar que la informaci6n

procesada por el sistema se esta efectuando de acuerdo con los estandares establecidos por la empresa. Cuando se

nombra los estAndares establecidos, nos referimos a toda una filosofla que la empresa refleja en manuales.

instructivos, comunicaciones, graficos ':I en general cualquier via de informaci6n etl donde se plasm en

principalmente las poHticas que, de alguna forma, pudieran afecta.r el desempei\o de los empleados en relaci6n conel procesamiento de la informaci6n contable.

En la figura 4-1, se muestra un esquema general del funcionamiento de un sistema contable en una empresa

modelo. Se puede observar que el objetivo final del sistema, es la emisi6n de los e-stados financieros . Un creciente

interes en el analisis de los sistemas contables se origina debido a un factor que es una con stante en el actual

muodo de- los negocios: el cambio conslante. Un arnbiente cambiante obliga a que se deba estar analizando

constantemente las nuevas situaciones, y adoptar el esquema de funcionamiento que se adapte a las nuevas

condiciones reinant.es. EI objetivo del capitulo se centra en explicar una metodologla general para analizar los

sistemas de contabilidad.

http://slidepdf.com/reader/full/reinant.es

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CAPiTuLo. : ;.HALISIS DE LOS SISTEMAS CO NTABLES 53

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Contable - • Oponunldad~ • Canlldad

• Releveneia

FIGURA 4-1 Esquema de funelonanllcnto de un sistema contable.

4.1 PRINCIPALES OBJETIVOS DEL AN ALISIS

EI analisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia e! logro de los siguientes objetivos principales:

• Asegurar la integridad de los datos

• Adecuado registro y procesamiento de las operaciones

• Presentar la inforrnaci6n finMciera en forma eonfiahlea Garantizar la oporrunidad en la presentaci6n de Ill' infonnaci6n

ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS

integridad de los

datos

establece que lodeslas transaccionesque debe n ser

registradas . 10 esttn.

EI primer objetivo deEanalisis de un sistema contable esta relacionado directamente con el

aseguramiento de la integridad de los datos, el cual establece que todas las transacciones

que deben ser registradas, 10 esten . Una de las causas mas frecuentes de errores de

inconsistencia en la informacion financiera es la falta de integridad de los datos contables .Una empresa debe tener establecidos ,(ontroles que aseguren que todas las transacciones se

estAn registrando e incluyendo en los registrns financieros.

ADECUADO REGISTRO Y PROCESAMIENTO DE LAS OPERACIONES

adecuado

registro yprocesamiento de

las operaciones

las operaciones

deben efeelllMSe de

acuerdo eon nonnes

Yprocedimientosaprobados por lagereneia. .

EI segundo objetivo qu e debe cumplir el analisis de un sistema con table se refiere aladecuado registro y procesamiento de liS operaciones, esto significa que se efeemen de

acuerdo con nonnas y procedimientos aprobados por la gerencia. Una empresa que tiene

compras 0 adquisiciones frecuentes de activos fijos, debe fijar politicas 0 parametros para

el registro de los desembolsos por este concepto, es decir, a partir de que monto y bajo que

condiciones puede considerarse un pago como capitalizable en el rubro de los activos fljos .

Con frecuencia las empresas no poseen guias 0 pautas para este tipo de decisiones que son

relativamente sencillas, y esto origina errores de inconsistencia en la informacion

financiera por el riesgo que se corre si operaciones similares son tratadas en forma

diferente.

Documents

Folleto de Tipos de Sistemas 1