Definisi dan Panduan Pengadaan Obat
Sistem Pengadaan di Instalasi Farmasi Rumah SakitKelompok
FG-3Zahra Adiyati 1206257670
Definisi dan Panduan Pengadaan ObatOutline Definisi dan panduan
pengadaan obatSiklus pengadaan obatPemasok obat dan komponen
kontrakJenis pengadaan- berdasarkan sifat pengadaan barang dan
berdasarkan sifat penggunaanJenis pengadaan berdasarkan waktu
pengadaan dan indikator pengadaan obat-frekuensi pengadaan tiap
item obatIndikator pangadaan obat-frekuensi kesalahan frakturdan
frekuensi tertunda pembayaran o/ RSMetode pengadaan obat-tender
terbuka dan tender tertutupMetode pengadaan obat negosiasi,
pengadaan langsungMetode pengadaan obat-produksiPrinsip pengadaan
obat dan perbekalan kesehatan
DefinisiPengadaan merupakan proses penyediaan obat yang
dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan
lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian
dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.
NOTE: Bisa ditambahkan definisi dari depkes dll punya
jani/mufid
4Prinsip Pengadaan ObatMutu obat terjamin, memenuhi kriteria,
khasiat, keamanan dan keabsahan obat serta telah mempunyai izin
edar (nomor registrasi);Pengadaan obat dilaksanakan secara efisien
dan efektif sesuai dengan kebutuhan;Menerapkan konsepsi Obat
Esensial Generik;Pengadaan Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD)
dilaksanakan melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF). Untuk pengadaan
sediaan narkotika diadakan langsung melalui PT. Kimia Farma
Tbk;Produk Alat Kesehatan harus memiliki nomor izin edar dari
Departemen Kesehatan RI;Pengadaan Alat Kesehatan dilaksanakan
melalui Penyalur Alat Kesehatan yang mempunyai izin dari Departemen
Kesehatan RI yang masih berlaku, serta izin dari cabang dan Sub
Penyalur Alat Kesehatan dari Dinas Kesehatan Propinsi.Keputusan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 468/MENKES/SK/IV/2004
tentang Pedoman Umum Pengadaan Obat Pelayanan Kesehatan Dasar Tahun
2004Panduan Pengadaan ObatMenurut Kepmenkes RI
No.468/MENKES/SK/IV/2004, pengadaan obat dilaksanakan dengan
berpegang kepada daftar obat sebagai berikut :
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
468/MENKES/SK/IV/2004 tentang Pedoman Umum Pengadaan Obat Pelayanan
Kesehatan Dasar Tahun 2004Prinsip Pengadaan Obat di IFRSMaulidya
Augustine1206210995Depkes RI, 2003 ;WHOPengadaan obat hanya
terbatas pada DOEN atau obat yang termasuk dalam formularium Rumah
SakitHarus terencana dengan baikJumlah obat yang diadakan harus
sesuai dengan kebutuhanAdanya komitmen pengadaanManajemen keuangan
yang baikSeluruh prosedur pengadaan obat harus tertulisPembagian
tugas yang jelasAudit tahunanBuat laporan periodic terkait kinerja
pengadaanMufid Idan Nugraha1206221784Siklus Pengadaan ObatPemilihan
Obat dan Menentukan Jumlah KebutuhanMenurut Kepmenkes nomor
1197/MENKES/SK/X/2004, kegiatan pemilihan meliputi: meninjau
masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit; identifikasi
pemilihan terapi, bentuk, dan dosis; menentukan kriteria pemilihan
dengan memprioritaskan obat esensial; standarisasi sampai menjaga
dan memperbaharui standar obat. Dasar pemilihan obat meliputi: obat
dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik dan statistik; jenis obat
yang dipilih seminimal mungkin, untuk menghindari duplikasi dan
kesamaan jenis; apabila obat baru, harus ada bukti yang sepsifik
untuk efek terapi yang lebih baik; menghindari penggunaan obat
kombinasi kecuali obat tersebut mempunyai efek yang lebih baik
dibandingkan obat tunggal.
Menyeimbangkan Kebutuhan DanaMenurut Kepmenkes noor
1121/MENKES/SK XII/2008 tentang pedoman teknis pengadaan obat
publik dan perbekalan kesehatan, perkiraan anggaran untuk total
kebutuhan obat yaitu dengan cara: Analisis ABC; Analisis VEN
(kategori obat berdasarkan vital, esensial dan non esensial);
Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan
anggaran yang tersedia.
Memilih Metode PengadaanSecara umum metode pengadaan yang dapat
dilakukan ada dua antara lain: secara tender dan secara langsung
dari pabrik atau distributor atau pedagang besar farmasi atau
rekanan.Memilih Pemasok dan Menentukan Batas KontrakPemasok obat
untuk rumah sakit pada umumnya adalah industri farmasi dan pedagang
besar farmasi. Untuk memperoleh obat/sediaan obat yang bermutu
baik, perlu dilakukan pemilihan pemasok yang baik dan produk obat
yang memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi mutu. Jadi salah
satu komponen dari Praktik Pengadaan Obat yang Baik (PPOB) ialah
pemasok yang memenuhi persyaratan.Monitoring Status Pesanan,
Menerima, dan Memeriksa ObatSetelah memilih pemasok pada waktu yang
ditentukan akan datang obat yang telah dipesan, maka perlu
dilakukan monitoring apakah obat yang dipesan benar, apakah kondisi
nya baik dan memenuhi persyaratan.Melakukan PembayaranHal ini
tentunya sangat penting karena pembayaran merupakan transaksi yang
selalu ada dalam proses pembelian suatu barang. Biaya yang
dikeluarkan biasanya meliputi, biaya pembelian, biaya pemesanan,
biaya penyimpanan, biaya kekurangan persediaan, dan biaya
kesempatan.
Distribusi ObatKegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di
rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi
pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan
medis. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan dijangkau
oleh pasien dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas
sumber daya yang ada; metode sentralisasi dan desentralisasi.
Sistem penditribusian obat di rumah sakit terbagi menajadi
pendistibusian untuk pasien rawat inap, rawat jalan, dan distribusi
obat di luar jam kerja (Depkes RI, 2004)
SumberMellen, R.C. Pelayanan Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
[Internet]. 2013. [cited 2015 September 24]. Available from: ADLN
Perpustakaan Universitas Airlangga
http://adln.lib.unair.ac.id/files/disk1/511/gdlhub-gdl-s1-2013-mellenreni-25521-14.-bab--a.pdf
Widya ayu larasati1206260362Pemasok Obat dan Komponen dalam
Persyaratan KontrakDefinisi Pemasok ObatPemasok adalah suatu
organisasi/ lembaga yang menyediakan atau memasok produk atau
pelayanan kepada konsumen. Pemasok obat untuk rumah sakit pada
umumnya adalah Industri Farmasi atau Pedagang Besar Farmasi. Untuk
memperoleh obat atau sediaan obat yang bermutu baik, perlu
dilakukan pemilihan pemasok obat yang baik dan produk obat yang
memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi mutu. Jadi, salah satu
komponen dari Praktek Pengadaaan Obat Yang Baik (PPOB) ialah
pemilihan pemasok yang memenuhi persyaratan.
Kriteria Pemasok ObatTelah memenuhi persyaratan hukum yang
berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar)
Telah diakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000
Mempunyai reputasi yang baik, artinya tidak pernah: Melakukan
hal-hal yang melanggar hukum yang berlaku Menghasilkan/menjual
produk obat yang tidak memenuhi syarat Mempunyai sediaan obat yang
ditarik dari peredaran karena mutu yang buruk Selalu mampu dan
dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat yang selalu
tersedia dan dengan mutu yang tertinggi, dengan harga yang
terendah
Proses untuk mengidentifikasi pemasok sediaan
farmasiMengevaluasi sistem mutu yang diterapkan pemasok,
berdasarkan evaluasi dokumen dan evaluasi di lapangan. Menganalisis
informasi tentang unjuk kerja pemasok, dan harus dikembangkan
ketetapan serta kriteria operasional dan ditetapkan untuk mengases
kehandalan pemasok dan menghindari subjektivitas. Untuk pemasok
yang baru, adalah penting menginspeksi secara visual sampel sediaan
obat, kemasan dan penandaan.Menguji mutu sediaan obat di
laboratorium IFRS (jika ada), mengkaji hasil uji laboratorium pihak
ketiga yang telah diakreditasi, atau hasil uji laboratorium pemasok
yang telah diakreditasi
CondMengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok yang
dipublikasikan oleh pengguna lain atau informasi dari berbagai
rumah sakit lain.Mengevaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang
lampau yang disuplai oleh pemasokMengkaji mutu produk, harga, unjuk
kerja penghataran, dan tanggapan pemasok jika ada masalahMengaudit
sistem manajemen mutu pemasok dan mengevaluasi kemampuan yang
mungkin untuk mengadakan sediaan obat yang diperlukan secara
efisien dan dalam jadwal
CondMengkaji acuan tentang kepuasan konsumen (dokter dan
penderita)Mengevaluasi pengalaman yang relevan dengan
pemasokMengases finansial guna memastikan kelangsungan hidup
pemasok dalam seluruh periode suplai yang diharapkanKemampuan
layanan dan dukunganKemampuan logistik termasuk lokasi dan
sumber
Persyaratan dan Ketentuan Pemasok ObatKetentuan Teknis yang
mencakup:Atas permintaan apoteker, pemasok harus memberikan:Data
pengendalian analitikData pengujian sterilitasData kesetaraan
hayatUraian prosedur pengujian bahan mentah da sediaan
jadiInformasi lain yang dapat menunjukkan mutu sediaan obat jadi
tertentu. Data pengujian dari laboratorium independen yang telah
diakreditasi harus diberikan tanpa dibayarSemua obat dan/atau
sediaannya harus memenuhi persyaratan Farmakope Indonesia Edisi IV
atau persyaratan lain yang ditetapkan oleh PFT dan IFRS.
CondSedapat mungkin, semua sediaan obat tersedia dalam kemasan
unit tunggal atau dosis unit atau kemasan selama terapiNama dan
alamat manufaktur dari bentuk sediaan akhir dan pengemas atau
distributor harus tertera pada etiket sediaan.Tanggal kedaluwarsa
harus secara jelas tertera pada etiket kemasan.Informasi terapi,
biofarmasi, dan toksikologi harus tersedia untuk apoteker atas
permintaan.Materi edukasi untuk penderita dan staf, yang penting
untuk penggunaan yang tepat dari sediaan obat harus tersedia secara
rutin.
CondAtas permintaan, pemasok harus memberikan bukti dari setiap
pernyataan berkaitan dengan kemanjuran, keamanan dan keunggulan
produknya.Atas permintaan, pemasok harus memberikan tanpa biaya,
suatu kuantitas yang wajar dari produknya yang memungkinkan
apoteker untuk mengevaluasi sifat fisik, termasuk keelokan
farmasetik (penampilan dan ketidakadaan kerusakan atau cacat fisik)
kemasan dan penandaan (Siregar, 2004:291).
CondKebijakan Distribusi yang mencakup:Apabila memungkinkan,
penghantaran tiap jenis sediaan obat harus berasal dari suatu nomor
lot/bets tunggal.Kecuali ditetapkan atau dipersyaratkan lain oleh
pertimbangan stabilitas, tidak kurang dari suatu jarak waktu 12
bulan harus tersedia, antara waktu penghantaran sediaan dan tanggal
kedaluwarsanya.Pemasok harus menerima, tanpa pengesahan sebelumnya,
kemasan sediaan obat yang belum dibuka yang dikembalikan yang belum
lewat tanggal kedaluwarsa. Pengembalian uang penuh seharga
pembelian harus kontan atau dimasukkan ke dalam rekening rumah
sakit.
CondPemasok harus mengirimkan semua pesanan sediaan obat tepat
waktu, ongkos kirim prabayar oleh pemasok, dan menyertakan daftar
kemasan pada setiap pengiriman. Semua sediaan obat yang habis
persediaan harus dicatat, dan ketersediaan yang diantisipasi dari
sediaan itu harus secara jelas dinyatakan
CondKebijakan Pemasaran dan Penjualan yang mencakup:Pemasok,
tidak diperkenankan menggunakan nama apoteker atau nama IFRS dalam
iklan atau materi promosi.Pemasok harus menghormati keputusan
sistem formularium yang dibuat oleh PFT, dan PPF (Perwakilan
Perusahaan Farmasi) harus memenuhi peraturan rumah sakit yang
menguasai kegiatan PPF.Pemasok tidak diperkenankan memberikan uang,
alat atau barang kepada IFRS atau stafnya sebagai bujukan untuk
membeli produk pemasokCondDalam mengambil bagian dalam suatu
kontrak untuk memasok sediaan obat, pemasok harus menjamin
menyediakan pada harga yang ditetapkan setiap sejumlah minimum
sediaan obat yang ditetapkan. Jika pemasok tidak mampu memenuhi
janji pasokan itu, pemasok harus mengganti pengeluaran rumah sakit
untuk pembayaran biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh sediaan
obat itu dari sumber lain. Jika selama kontrak berlaku, terjadi
pengurangan harga maka berlaku harga yang lebih rendah
Komponen KontrakKomponen dalam persyaratan kontrak Harga harus
dicantumkan. Umumnya di bawah harga pasaran karena pertimbangan
adanya potongan harga serta inflasi bunga di bank karena
berhubungan dengan harga obat tahun depan ataupun dengan biaya
penyimpanan Syarat pembayaran. Pembayaran dilakukan melalui bank,
oleh karena itu perlu surat jaminan atas dasar kerja atau atas
waktu (30,40 hari, dst) Dokumen yang menjelaskan standar mutu harus
dilampirkan, seperti data farmakologik, farmasetik, atau
farmakokinetik Perlu mencantumkan nama dagang dan atau nama generik
agar tidak terjadi kesalahan penggunaan
CondSpesifikasi masing-masing barang harus dicantumkan (termasuk
nama dagang, dosis, dan statement lain) Tanggungan-financial
dititipkan di bank sebagai jaminan kepada supplier Tanggal
pengiriman, hak paten dan pengepakan Waktu kadaluarsa, nomor batch,
dll
ReferensiSiregar, Charles J.P, Lia Amalia. Farmasi Rumah Sakit
Teori dan Penerapan.Jakarta : EGC. 2003 Rahmadila/1206222231Jenis
pengadaan- berdasarkan sifat pengadaan barang dan berdasarkan sifat
penggunaan
Jenis Pengadaan Obat di RSBerdasarkan Pengadaan BarangPengadaan
farmasi, seperti pengadaan obat-obatan yang telah ditentukan dalam
formularium rumah sakit ataupun diluar formularium namun dibutuhkan
dalam pelayanan rumah sakit.Pengadaan bahan dan makan, seperti
pengadaan bahan baku obat-obatan yang dibuat sendiri oleh rumah
sakit, pelarut salin untuk infus, dan bahan makanan untuk pasien
rawat inap.Pengadaan barang-barang ligistik, seperti pengadaan
jarum suntik steril, kapas, kasa, neck crane, dan sebagainya yang
digunakan dalam pelayanan di rumah sakitBerdasarkan Sifat
PenggunaanBahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan
salep antibioticBahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk
pembuatan racikan puyerKomponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
untuk kapsul racikapBahan jadi, misalnya : cairan infusRiana
MayaJenis Pengadaan Obat di IFRSBerdasarkan Waktu PengadaanJenis
Pengadaan Obat di IFRSBerdasarkan Waktu PengadaanAnnual Purchasing
(Pembelian tahunan)Dilakukan setiap setahun sekali untuk seluruh
itemJumlah pemesanan biasanya dalam jumlah besar. Setelah jumlah
yang akan dipesan ditetapkan, diakukan tender untuk membeli untuk
seluruh item. Schedule Purchasing (Pembelian terjadwal)Dilakukan
dengan selang waktu tertentu (mingguan, bulanan, tiap 3 bulan
ataupun 6 bulan). Pembelian dilakukan dengan jumlah yang cukup
sampai dengan pembelian berikutnya ditambah stok yang dibutuhkan
selama waktu yang sedang berjalan. Perpetual Purchasing (Pembelian
terus menerus)Dilakukan terus menerus untuk setiap item bila sudah
mencapai nilai minimal. Keuntungan utama: dapat mengatasi dengan
cepat bila terjadi perubahan pemakaian tiba-tibaIndikator Pengadaan
ObatMerupakan alat ukur kuantitatif yang dapat digunakan untuk
monitoring, evaluasi, dan mengubah atau meningkatkan mutu pengadaan
obat di farmasi rumah sakit. Proses pengadaan dikatakan baik
apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai
dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat
diperlukan.Frekuensi Pengadaan Tiap Item ObatFrekuensi pengadaan
digolongkan menjadi 3 kategori, yaitu:Frekuensi Tinggi
(>24)Frekuensi Sedang (12-24)Frekuensi Rendah (
