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PLAN ESTRATÉGICO DE LA BIBLIOTECA DE LA
FACULTAD DE LETRAS Y CIENCIAS HUMANAS DE
LA UNMSM
Por: Álvarez Cisneros, Gabriela
Ávila Hilario, Lisseth Becerra Escobar, Christian
Castro Basurto, Edérika Ramirez Espinoza, Elizabeth
Zapata Pratto, Diana
Profesora:
Elizabeth Huisa Veria
Trabajo para la asignatura de Planeamiento en Unidades de Información
Lima, 2010
UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
Universidad del Perú, Decana de América
FACULTAD DE LETRAS Y CIENCIAS HUMANAS Escuela Académico Profesional de Bibliotecología y
Ciencias de la Información
Índice de contenido Pág. Introducción 1 I. Visión/Misión de la Biblioteca de la FLCH 1.1 Visión 1 1.2 Misión 1 II. Herramientas del Planeamiento Estratégico aplicadas a la
Biblioteca de la FLCH 2.1 Cadena de Valor 2 2.1.1 Actividades primarias 3 2.1.2 Actividades secundarias 4 2.2 Análisis PEST 5 2.3 Matriz EFI 7 2.4 Matriz EFE 8 2.5 Matriz FODA 9 2.6 Matriz de Estrategias 11 2.7 Plan Operativo Anual 12 Bibliografía
1
Introducción
Actualmente, las organizaciones se desenvuelven en un contexto de permanente
cambio, del cual no están exentas las bibliotecas. Estas, como organizaciones
prestadoras de servicios informacionales, no se pueden desligar del entorno y se
encuentran en constante competencia con otras organizaciones similares para satisfacer
las necesidades de sus usuarios.
El planeamiento estratégico es una herramienta importante para las
organizaciones, toda vez que les permite establecer tanto sus puntos fuertes como los
débiles para, sobre esa base, desarrollar estrategias que le permitan cumplir a cabalidad
su misión y visión.
El presente trabajo realiza un análisis interno y externo de la Biblioteca de la
Facultad de Letras y Ciencias Humanas, y brinda propuestas puntuales para el
desarrollo de actividades que conlleven a lograr sus objetivos organizacionales.
I. VISIÓN/MISIÓN
1.1 Misión
La misión de la Biblioteca es proporcionar los recursos y servicios de
información necesarios con la finalidad de apoyar en el aprendizaje, las actividades de
investigación, docencia, desarrollo cultural y en la formacìón integral del alumno.
1.2 Visión
Ser un nuevo modelo de biblioteca universitaria y centro de información, que sea
parte activa y principal de un Centro de Recursos para el Aprendizaje; asimismo, ser
líder en sus áreas de especialización, brindando servicios de información que satisfaga y
se anticipe a las necesidades de los usuarios de acuerdo a los cambios regionales y
mundiales, facilitando el uso de las tecnologías de la infomación y las comunicaciones.
2
II.HERRAMIENTAS DEL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO APLICA DAS A LA BIBLIOTECA DE LA FLCH 2.1 CADENA DE VALOR
3
2.1.1 ACTIVIDADES PRIMARIAS
Logística de entrada
Aquí se realizan dos funciones principales:
• Registro
• Inventario
En el caso del desarrollo de colecciones, las Escuelas Académico Profesionales
sugieren los libros que necesitan.
Producción
Durante esta fase de las actividades primarias se realizan los procesos técnicos,
que son llevados a cabo por bibliotecólogos contratados con este fin.
Logística de salida
La Biblioteca cuenta con los siguientes servicios:
• Sala de lectura: cuenta con una pequeña en el primer piso, y una amplia en el
segundo piso de la Facultad. La del primer piso resultó inhabitable a raíz del
terremoto de agosto de 2007
• Internet: en las máquinas ubicadas en la sala del segundo piso
• Préstamo a domicilio: de algunos ejemplares
Además, también cuenta con 4 computadoras para acceder al OPAC integrado al
Sistema de Bibliotecas.
Ventas y Marketing
Se fase se realiza a través de alertas bibliográficas, las cuales son colocadas en
un pizarrón en la entrada de la biblioteca; estas indican las nuevas adquisiciones
bibliográficas.
4
Servicio al cliente
Se realiza la restauración del material bibliográfico; dos de los trabajadores de la
biblioteca recibieron capacitación al respecto y se cuenta con el material adecuado para
dicha labor.
2.1.2 ACTIVIDADES SECUNDARIAS
Infraestructura
La biblioteca cuenta con un ambiente en el primer piso de la Facultad, en el cual
funciona:
• Sala de lectura pequeña
• Depósito
• Área administrativa
Además, cuenta con una sala de lectura amplia en el segundo piso de la
Facultad, que funciona como sala de lectura y de Internet.
Recursos humanos
Se realizó la capacitación de personal de la biblioteca en lo referente a
restauración de material bibliográfico, pero no en lo que respecta a otras técnicas
bibliotecarias.
Tecnología
La biblioteca se apoya en el software Sabini, del Sistema de Bibliotecas, para la
conversión y visualización de registros documentales.
También cuenta con equipos informáticos, tanto para el uso de OPAC integrado
como para el acceso a Internet.
5
Abastecimiento
Para la adquisición de material bibliográfico, se cuenta con listados producidos
por las Escuelas Académico Profesionales, sobre las necesidades de material
bibliográfico de los alumnos que las integran.
Las EAP también indican a los graduados las características (referentes a tema y
costo) del material que deben donar a la biblioteca.
2.2 ANÁLISIS PEST
Político-Legal
• Autoridades universitarias (Rector, AU, CU) con poca credibilidad
• Huelgas debidas al sindicato
• Tomas de local por los alumnos
• Juicio con la Municipalidad de Lima por la construcción del bypass
• Alianza Estratégica con la UNI y La Agraria
• Convenios interuniversitarios
• Incremento de la cantidad de universidades en el medio
Económico
• Presupuesto universitario
• El escaso pago de Aporte Voluntario Estudiantil por parte de los alumnos
• Menores ingresos del Centro de Idiomas , debido a que las continuas tomas reducen
la cantidad de alumnos matriculados
• Crecimiento económico del país
Social-Cultural
• Premio Nobel a Mario Vargas Llosa
• Errado concepto, difundido en la sociedad, de que los sanmarquinos son terroristas
6
• La FLCH tiene capital simbólico, por ser una de las Facultades más antiguas y tener
egresados reconocidos
• Preferencia por carreras técnicas, de menor duración que las universitarias
• Mayor acceso a las universidades de grupos minoritarios (como los nativos
amazónicos)
Tecnológico
• Biblioteca Central está mejor equipada, además de poseer mejor infraestructura
• Desarrollo de la Web 2.0
• Mayor acceso de la población a las TIC
• El desarrollo de bibliotecas digitales en el medio con colecciones bibliográficas
similares y el mayor accesos a ellas
Educativo
• La FLCH cuenta con la EAP de Bibliotecología
Otros
• Sismos, incendios, etc.
3. MATRIZ EFI
PESO CALIF. TOTAL
0.2 4 0.8
0.15 4 0.6
0.05 3 0.15
0.1 3 0.3
0.03 3 0.09
0.15 1 0.15
0.07 2 0.14
0.15 1 0.15
0.08 2 0.16
0.02 2 0.04
1 2.58
1. El personal que atiende al público lo hace mal o con desgano; no
son personal bibliotecario, sino administrativos contratados o
nombrados.2. No hay servicio de reprografía
3. La sala de lectura implementada en el segundo piso está
totalmente alejada del depósito
4. La adquisición se realiza mayoritariamente con el Aporte Voluntario
Estudiantil, que no es mucho y además es variable, lo que impide
planificar las compras.
5. Cuenta con computadoras con internet para uso gratuito por
parte de los usuarios.
FORTALEZAS
5. A pesar de tener computadoras con internet, no se cuenta con
bases de datos, solamente con el OPAC.
1. Posee una colección amplia de más de 40.000 volúmenes, e
incluso cuenta con incunables2. En el desarrollo de colecciones, cada escuela determina los libros que debe
adquirir la biblioteca para cubrir las necesidades de sus alumnos, de manera que la
biblioteca está especializada en materias de las seis escuelas. De la misma manera
sucede con las donaciones que realizan los graduados, pues se hacen de acuerdo
con una lista ya establecida.
3. Personal capacitado en restauración, lo que permite que la
colección se mantenga en buenas condiciones.
4. El OPAC de la biblioteca se encuentra integrado al sistema de la
Biblioteca Central, lo que le permite mayor visibilidad de su
colección.
DEBILIDADES
Interpretación: El valor promedio para esta matriz es 2,5. El valor de 2,58 obtenido por labiblioteca de la FLCH indica que escasamente está logrando superar sus debilidades, y que esnecesario maximizar sus fortalezas.
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4. MATRIZ EFE
PESO CALIF. TOTAL
0.04 3 0.12
0.2 4 0.8
0.03 3 0.09
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0.15 4 0.6
0.1 2 0.2
0.18 1 0.18
0.05 2 0.1
0.2 1 0.2
0.02 2 0.04
1 2.42
3. Se pueden lograr donaciones a partir de los convenios con otras
instituciones
Interpretación: El valor promedio para esta matriz es 2,5. El valor de 2,42 obtenido por labiblioteca de la FLCH indica que no logra afrontar adecuadamente las amenazas, que esnecesario minimizar haciendo uso de las oportunidades que se le presentan.
4. Buscar aprovechar la alianza estratégica para préstamo
interbibliotecario
5. Aprovechar las aplicaciones de la Web 2.0, como las redes
sociales, para promocionar sus servicios y productos
5. La aparición de otras bibliotecas universitarias con colecciones más
actualizadas y especializadas puede reducir la afluencia de usuarios
1. El Nobel es un factor de motivación para estudiar en la facultad
OPORTUNIDADES
3. Autoridades inescrupulosas podrían intentar tomar el pabellón
4. Podría ocurrir otro sismo y terminar de dañar la infraestructura; o un
siniestro como un incendio, y no hay políticas de seguridad al respecto en
la facultad
AMENAZAS
1. La afluencia de usuarios puede disminuir si no se acorta la
brecha con la Biblioteca Central
2. No hay presupuesto fijo para las compras por el AVE, y este
puede seguir disminuyendo
2. Los estudiantes de Bibliotecología pueden practicar en la
biblioteca y mejorarla
7
9
2.5 MATRIZ FODA
El siguiente análisis FODA se realizó sobre la base de los aportes realizados por
todos los grupos que integran el curso de Planeamiento en Unidades de Información.
Fortalezas
F1 Colección amplia de más de 40.000 volúmenes, cuenta también con incunables
F2 Especialización de la materia debido a que cada EAP da sus requerimientos
F3 Personal capacitado en restauración
F4 Bibliotecólogos en procesos técnicos
F5 OPAC integrado a la red de la Biblioteca Central UNMSM
F6 Acceso a Internet
F7 Valor intangible de la colección
F8 Horario de atención
F9 Pertenencia al Sistema de Bibliotecas UNMSM
Debilidades
D1 Personal no especializado, no son bibliotecólogos sino administrativos
D2 Atención deficiente
D3 Falta de servicios
D4 Sala de lectura lejos del depósito
D5 Catálogo con registros incompletos
D6 No hay acceso a bases de datos
D7 Cultura organizacional
D8 Deficiencia en infraestructura
D9 Falta de políticas de adquisición
D10 Incumplimiento del MOF
D11 Falta de capacitación del personal
D12 Personal no domina las TIC
D13 Falta de formación de usuarios y ALFIN
D14 Falta de Plan Estratégico
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Oportunidades
O1 Premio Nobel de Literatura
O2 Convenios internacionales
O3 Alianza Estratégica
O4 Web 2.0
O5 Globalización
O6 Acreditación universitaria
O7 Ley del Bibliotecólogo
O8 Prestigio institucional
O9 Tecnología
Amenazas
A1 Brecha digital
A2 Limitación del AVE
A3 Tomas constantes de la facultad
A4 Competencia
A5 Tecnología
A6 Presupuesto deficiente
A7 Humedad/clima
A8 Huelgas
11
2.6 MATRIZ DE ESTRATEGIAS
FORTALEZAS DEBILIDADES F1 Colección amplia F2 Especialización de la materia F3 Personal capacitado en restauración F4 Bibliotecólogos en procesos técnicos F5 OPAC integrado a la red de la Biblioteca Central UNMSM F6 Acceso a Internet F7 Valor intangible de la colección F8 Horario de atención F9 Pertenencia al Sistema de Bibliotecas UNMSM
D1 Personal no especializado D2 Atención deficiente D3 Falta de servicios D4 Sala de lectura lejos del depósito D5 Catálogo con registros incompletos D6 No hay acceso a bases de datos D7 Cultura organizacional D8 Deficiencia en infraestructura D9 Falta de políticas de adquisición D10 Incumplimiento del MOF D11 Falta de capacitación del personal D12 Personal no domina las TIC D13 Falta de formación de usuarios y ALFIN D14 Falta de Plan Estratégico
OPORTUNIDADES O1 Premio Nobel de Literatura O2 Convenios internacionales O3 Alianza Estratégica O4 Web 2.0 O5 Globalización O6 Acreditación universitaria O7 Ley del Bibliotecólogo O8 Prestigio institucional O9 Tecnología
FO1: Desarrollar una plataforma web interinstitucional a fin de difundir la colección amplia y especializada de la biblioteca (F1, F2, F5, F7, O2, O3, O4, O5, O8, O9) FO2: Lograr la acreditación de la biblioteca (F1, F2, F3, F4, O6, O7, O8, O9)
DO1: Elevar la competitividad y eficiencia del personal mediante capacitaciones periódicas y contratación de personal profesional (D1, D2, D11, D12, O6, O7, O8, O9) DO2: Normalizar la gestión administrativa de la biblioteca, integrando a todo el personal en su desarrollo, con el apoyo de especialistas de universidades con las que se mantienen convenios (D7, D10, D14, O2, O7)
AMENAZAS A1 Brecha digital A2 Limitación del AVE A3 Tomas constantes de la facultad A4 Competencia A5 Tecnología A6 Presupuesto deficiente A7 Humedad/clima A8 Huelgas
FA1: Elaborar políticas de conservación y restauración para proteger la colección de la biblioteca (F1, F2, F3, F7, A2, A6, A7) FA2: Reestructurar el OPAC de la biblioteca de manera que sea más amigable y atractivo para los usuarios (F5, F6, A1, A4, A5, A6)
DA1: Desarrollar un programa de formación de usuarios para el uso eficiente de la nueva OPAC (D13, A1, A5) DA2: Normalizar las políticas de adquisición de la biblioteca, impulsando canales alternativos de adquisición (D9, A2, A6)
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1
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