FASES DE LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO

FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS

M.S.C. LILIAN I. GARCÍA RODRÍGUEZ

IV. Etapas de la AP

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

IV. Etapas de la AP

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

• Carta del proyecto

• Alcance del proyecto

• Mecanismos de selección de proyecto

• Definición del proyecto

Técnicas y herramientas

INICIO

IV. Etapas de la AP

REQUERIMIENTOS

DEL CLIENTE

NECESIDADES DE

LA INSTITUCIÓN

REQUERIMIENTOS

LEGALES

AVANCES

TECNOLÓGICOS

NECESIDADES DEL

SECTOR O DE LA

INDUSTRIA

PROYECTO

Origen del Proyecto

IV. Etapas de la AP

Carta del Proyecto

¿Qué?

¿Quién?

¿Cómo?

¿Por qué?

¿Para qué?

¿Cuándo?

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de losinvolucrados

• Proporciona información general

IV. Etapas de la AP

CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:

IV. Etapas de la AP



PLANEACIÓN

• Estructura de descomposición del Trabajo

• Tabla de precedencias

• Ruta critica

• Matriz de roles

• Plan del proyecto

IV. Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

• Definición de actividades, de hitos o milestones

• Secuencia de actividades

– Diagramas de red, lista de actividades

IV. Etapas de la AP

• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:

– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Procesos de planeación

IV. Etapas de la AP

¿Cómo se come un elefante?

¡ En partecitas !

Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.

Estructura de Descomposición del Trabajo

IV. Etapas de la AP

¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto• Identifica todo el trabajo a realizar• Es un producto de la definición de alcance

Características• Organiza y define el alcance total del proyecto• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose

suficiente para seguimiento• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para• Estimación de costos• Distribución de roles y funciones• Planes técnicos• Lista de productos a entregar• Informes sobre el avance y análisis de problemas

IV. Etapas de la AP

Elaboración

1. Identificar los productos entregables y el trabajo

relacionado

2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los

componentes de la EDT

5. Verificar que el grado de descomposición del

trabajo es necesario y suficiente

IV. Etapas de la AP

1.2 1.31.1

Componentes mas importantes

Productos de trabajo terminados

Tareas que entregan un producto

1.1.11.1.2

1.2.11.2.2

1 2 3

PRODUCTO

• Organización de unidades medibles de trabajorequeridos para desarrollar productos

IV. Etapas de la AP

Gráfica de Gantt

2. Permite registrar

avances de acuerdo

con lo planeado.

1. Programar las

actividades del

Proyecto considerando

tiempo y responsables.

IV. Etapas de la AP

Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto

identificadas en la EDT, en el orden en que se

ejecutarán.

• Incluye los siguientes elementos:

– Clave de la actividad

– Actividad

– Duración

– Actividades precedentes

– Responsable

IV. Etapas de la AP

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio

Diagnóstico y pronóstico realizado

Normas y criterios establecidos

Estrategia definida

Programas de desarrollo realizados

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

Plan aprobado por ejecutivo

Publicación y difusión efectuadas

Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------

Director de Planificación

Director Jurídico

Subsecretario



Director Administrativo

Director de Control


Subsecretario


------

Clave de la

actividad Actividad Duración ResponsableActividades

precedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:

Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

Clave de la

actividad

Clave de la

actividad Actividad Duración ResponsableActividades

precedentes

Actividades

precedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:

Fecha:

Elaboró:

Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002

IV. Etapas de la AP

Actividad A Actividad B Final a Inicio

Inicio a Inicio

Final a Final

Inicio a Final

Actividad A Actividad B



Tipos de precedencias

IV. Etapas de la AP

1 2

3

7

4 5

6

1 2

3 5

76

4

Diagrama de Gantt

Hitos(milestones)

1 2

3 5

76

4

4

3

2

2

1

2

2

1

1

Red / Ruta crítica

IV. Etapas de la AP



• Sistema de información

• Reportes de avance

• Resultados del trabajo

• Cambios requeridos

• Mejora de calidad

• Mejoras en la ejecución

• Informes de proyecto

EJECUCIÓN

IV. Etapas de la AP

Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto

– Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad

– Cambios

– Acciones correctivas

* Distribución de información

IV. Etapas de la AP

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto

en tiempo y forma.

• Planificar las comunicaciones

• Generar información

• Distribuir la información

• Informar los avances

• Satisfacer a los interesados

IV. Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que

se van logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero

IV. Etapas de la AP

Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

IV. Etapas de la AP

Ventajas:

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances

• Se pueden generar indicadores que proporcionen

información valiosa para el proyecto (Tiempos,

Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

Análisis del valor ganado del proyecto

El valor ganado nos da una medida de lo que deberíamoshaber gastado dado el progreso del trabajo, valorado según el coste presupuestado.

IV. Etapas de la AP


Técnicas y herramientas• Análisis de valor ganado

• Sistemas de control decambio

• Control de riesgos

• Actualizaciones del plan

• Acciones correctivas

• Lecciones aprendidas

• Ajustes a línea base

CONTROL

IV. Etapas de la AP

Procesos de control

• Supervisión y control

• Control de cambios

• Verificación y control dealcance

• Control del cronograma

IV. Etapas de la AP

Procesos de control

• Control de costos

• Control de calidad

• Seguimiento de desempeño delequipo

IV. Etapas de la AP

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:

• Prevea riesgos, no catástrofes

• Aplique su sensibilidad, visión

• Realice el análisis en grupo y en forma ágil

• Analice los riesgos más importante

• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto

• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antesde actividades o eventos críticos

IV. Etapas de la AP

Análisis de calidad

• Análisis costo / beneficio

• Control de calidad - herramientas estadísticas

IV. Etapas de la AP


Reporte final

• Auditorias de procura

• Informes y reportes deejecución


CIERRE

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1.Cierre administrativo

– Reporte final

• Presupuesto

• Programa

• Evidencias

• Lecciones aprendidas

• Reporte de control de cambios

– Archivos

– Plan de transición

IV. Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2.Cierre del contrato

– Archivos de contrato

– Manuales, planos

– Bitácoras

– Comunicados

– Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

Etapa del proyecto

Herramienta

Inicio Carta del proyecto

Planeación Gráfica de GanttCPMPERT

Ejecución Análisis de valor ganado

Control Análisis de riesgos

Cierre Reporte final

• PMI Standard A guide to the project management body of knowledge

• Chamoun, YamalAdministración Profesional de Proyectos

• Microsoft Project Paso a Paso

• Kerzner, Harold PhDProject Management

• GIDO, ClementsAdministración exitosa de proyectos

• DAVIDSON, JeffLa gestión de proyectos

• WEISS, JosephAdministración de proyectos en cinco pasos

VI. Lecturas sugeridas

Documents

FASES DE LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO