Fasc outlook

Réf.: D-F04-14f_012016 Dominique Lieffrig

Institut d'enseignement

de promotion sociale

de la Fédération Wallonie-Bruxelles

Arlon - Athus - Musson - Virton

Outlook 2016

Dominique Lieffrig Outlook 2016

Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016

TABLE DES MATIERES

1 PARAMETRER DES COMPTES DE MESSAGERIE DANS OUTLOOK .......................................................................... 1

1.1 AJOUTER UN COMPTE EN ACTIVANT UNE CONNEXION A UN SERVICE EXCHANGE ACTIVESYNC ................................................. 1 1.2 AJOUTER UN COMPTE EN UTILISANT LE PROTOCOLE POP ................................................................................................ 3 1.3 MODIFIER LES PARAMETRES D'UN COMPTE, SUPPRIMER UN COMPTE… .............................................................................. 7

2 LE MODULE « CONTACTS » ................................................................................................................................. 8

2.1 CREER DES CONTACTS .............................................................................................................................................. 8 2.2 MODIFIER, SUPPRIMER UN CONTACT .......................................................................................................................... 9 2.3 AJOUTER UN CONTACT A PARTIR D’UN MESSAGE REÇU ................................................................................................... 9 2.4 SAUVEGARDEZ LA LISTE DE VOS CONTACTS DANS UN FICHIER AU FORMAT CSV (COMMA SEPARATED VALUE). ........................ 10 2.5 GERER DES GROUPES DE CONTACTS .......................................................................................................................... 14

3 LE MODULE « COURRIER » ................................................................................................................................ 17

4 LE CALENDRIER ................................................................................................................................................. 31

4.1 ACCEDER AU CALENDRIER ....................................................................................................................................... 31 4.2 TYPES D'AFFICHAGE ............................................................................................................................................... 32 4.3 PLANIFIER UN RENDEZ-VOUS ................................................................................................................................... 33 4.4 PLANIFIER UN RENDEZ-VOUS PERIODIQUE .................................................................................................................. 34 4.5 ORGANISER UNE REUNION ...................................................................................................................................... 36 4.6 INCLURE UN FICHIER OU UN ELEMENT ....................................................................................................................... 37 4.7 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS ................................................................................................................................... 38 4.8 SUPPRIMER UN RENDEZ-VOUS OU UNE REUNION ......................................................................................................... 38 4.9 AJOUTER LES JOURS FERIES A L'AGENDA D'OUTLOOK .................................................................................................... 39 4.10 IMPRIMER UN CALENDRIER DANS OUTLOOK ............................................................................................................... 40

5 LES TÂCHES ....................................................................................................................................................... 41

5.1 PRESENTATION ..................................................................................................................................................... 41 5.2 CREER UNE TACHE ................................................................................................................................................. 41 5.3 MODIFIER UNE TACHE ........................................................................................................................................... 41 5.4 CREER UNE TACHE PERIODIQUE ................................................................................................................................ 42 5.5 AFFECTER UNE TACHE ............................................................................................................................................ 43 5.6 MARQUER UNE TACHE COMME TERMINEE ................................................................................................................. 45 5.7 SUPPRIMER UNE TACHE .......................................................................................................................................... 45

6 LES NOTES ......................................................................................................................................................... 46

6.1 PRESENTATION ..................................................................................................................................................... 46 6.2 GERER LES NOTES ................................................................................................................................................. 46

6.2.1. Créer une note ................................................................................................................................................ 46 6.2.2. Modifier une note ........................................................................................................................................... 46 6.2.3. Supprimer une note ........................................................................................................................................ 47 6.2.4. Transférer/transformer une note ................................................................................................................... 47 6.2.5. Visualiser les notes ......................................................................................................................................... 49 6.2.6. Classer les notes ............................................................................................................................................. 49


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1 Paramétrer des comptes de messagerie dans Outlook

1.1 Ajouter un compte en activant une connexion à un service Exchange ActiveSync

Exchange Active Sync est un protocole utilisé afin de synchroniser vos e-mails, contacts et

calendriers. Ce protocole n’est pas supporté par toutes les applications. De plus, il faut savoir que

certaines options (groupes de contacts…) dans Outlook ne seront pas disponibles avec l’utilisation

de ce protocole. Il y a donc des avantages et des inconvénients.

1°) Cliquez sur « Fichier » puis dans le volet « Informations » cliquez sur « Ajouter un compte ».

2°) Dans le cas présent, nous donnerons la priorité à une configuration manuelle. C’est la raison pour

laquelle vous pouvez cocher « Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires ».

Cliquez sur « Suivant ».


Fonctions de base

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3°) Cochez l’option « Service compatible Outlook.com ou Exchange ActiveSync ».


4°) Définissez les informations voulues puis cliquez sur « Suivant ».


Fonctions de base

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5°) Vous obtenez les fenêtres suivantes.

1.2 Ajouter un compte en utilisant le protocole POP

POP signifie Post Office Protocol. Ce protocole permet de récupérer les courriers électroniques

situés sur un serveur de messagerie électronique. En dehors d'un paramétrage spécifique, POP se

connecte au serveur de messagerie, s'authentifie, récupère le courrier, peut effacer le courrier sur le

serveur et se déconnecte. Il faut noter qu’il est possible de demander que les messages restent sur

le serveur. Contrairement à ce que l’on peut parfois lire ou entendre, les messages ne sont pas

obligatoirement supprimés du serveur avec le protocole POP.


Fonctions de base

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1°) Cliquez sur « Fichier » puis dans le volet « Informations » cliquez sur « Ajouter un compte ».

2°) Dans le cas présent, nous donnerons la priorité à une configuration manuelle. C’est la raison pour

laquelle vous pouvez cocher « Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires ».


3°) Dans le cas présent, cochez « POP ou IMAP » puis cliquez sur « Suivant » ;


Fonctions de base

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4°) Complétez les informations voulues, cliquez sur « Paramètres supplémentaires ».

5°) Complétez les paramètres qui suivent.


Fonctions de base

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6°) Cliquez sur « Fermer ».


Fonctions de base

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1.3 Modifier les paramètres d'un compte, supprimer un compte…

Pour modifier les paramètres d'un compte… il vous suffit de passer par Fichier/Informations

puis de cliquer sur le bouton « Paramètres du compte » puis sur « Paramètres du compte… ».

Les comptes définis apparaissent, il est possible de les modifier, les supprimer…

NB: vous pouvez également définir un compte par défaut via la fenêtre précédente.


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2 Le module « Contacts »

2.1 Créer des contacts

a) Créez les contacts suivants:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

1°) Activez l'onglet « Accueil », puis « Contacts » dans le volet des dossiers (Ctrl + 3).

2°) Cliquez sur « Nouveau contact ».

3°) Complétez la fiche et enregistrez.


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NB: via la zone « Nom complet… » présente dans la fenêtre précédente, vous pouvez obtenir une

fenêtre permettant de détailler certaines données.

4°) Vous retrouvez le contact dans votre liste.

2.2 Modifier, supprimer un contact

Pour modifier un contact, il suffit d’effectuer un double-clic sur celui-ci. Le menu contextuel peut

également être utilisé.

Pour supprimer un contact, sélectionnez celui-ci puis utilisez la touche « Delete ». Le menu

contextuel peut également être utilisé.

2.3 Ajouter un contact à partir d’un message reçu

Pour ajouter un contact à partir d’un message reçu, une fois le message ouvert, effectuez un clic

droit sur l’adresse de l’expéditeur puis utilisez l’option « Ajouter aux contacts Outlook ».


Fonctions de base

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Une fenêtre vous permettant de compléter… les informations apparaît alors.

2.4 Sauvegardez la liste de vos contacts dans un fichier au format CSV (Comma Separated

Value).

1°) Pour sauvegarder les contacts, cliquez sur « Fichier », « Ouvrir et exporter » puis

« Importer/Exporter ».


Fonctions de base

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2°) Suivez les étapes présentées ci-après.


Fonctions de base

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3°) L’exportation est terminée.

b) Supprimez les contacts créés.

c) Importez les contacts précédemment sauvegardés.

1°) Pour importer les contacts, cliquez sur « Fichier », « Ouvrir et exporter » puis

« Importer/Exporter ».


Fonctions de base

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2°) Suivez les étapes présentées ci-après.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 14

3°) L’importation est terminée.

2.5 Gérer des groupes de contacts

a) Créez un groupe de contacts nommé « Service Comptabilité » et ajoutez les contacts

suivants dans ce groupe.

[email protected]

[email protected]

[email protected]


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 15

1°) Activez l'onglet « Accueil », puis « Contacts » dans le volet des dossiers (Ctrl + 3). Cliquez sur

« Nouveau groupe de contacts ».

2°) Nommez le groupe puis ajoutez des membres.


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b) Quelle différence faites-vous entre le Carnet d'adresses « Contacts » et le Carnet d'adresses

« Contacts suggérés » ?

c) Ajoutez [email protected] dans le groupe « Service Comptabilité ».

d) Supprimez [email protected] du groupe « Service Comptabilité ».

e) Ajoutez un numéro de téléphone fixe (bureau) pour Gustave Waza.

f) Créez le contact suivant en le marquant comme étant un contact privé:

[email protected]

Accueil / Privé

Ajoutez une photo pour ce contact.

g) Modifiez le mode d'affichage des contacts. Expérimentez les modes: carte de visite, carte et liste.

Onglet « Accueil » ou onglet « Affichage ».

h) Atteignez rapidement les contacts dont le nom de famille commence par la lettre « P ».

mailto:[email protected]


Fonctions de base

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3 Le module « Courrier »

a) Créez un nouveau message et envoyez celui-ci aux personnes suivantes:

[email protected] [email protected] [email protected]

NB: les destinataires doivent être placés en copie cachée.

b) Créez les signatures suivantes:

signature perso 1 À bientôt.

Jules

signature prof 1 Avec nos meilleures salutations.

Jules HUZET

APT sa

Rue des Lumières 147

1000 BRUXELLES

02 999 99 99

signature prof 2 Avec mes cordiales salutations.

Jules Huzet

APT sa

signature prof 3 Bien à vous.

Jules Huzet

APT sa

Pour créer, modifier, supprimer… des signatures:

1°) Cliquez sur « Fichier » puis « Options ».

2°) Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur « Courrier » puis sur « Signatures ».


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 18

Vous disposez de différents boutons permettant de créer une nouvelle signature, modifier une

signature existante, supprimer une signature.

NB: Attention au compte de messagerie sélectionné si vous en gérez plusieurs à partir d'Outlook.

Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue de gestion des signatures en cliquant sur

le bouton « Une signature » présent dans l'onglet « Message » lorsqu'un message est en cours de

création.

c) Définissez la signature « signature prof 1 » comme signature par défaut.

d) Testez l'utilisation des signatures.

e) Préparez le message suivant et différez l'envoi à J + 4

Insérez le contenu d'un dossier entier en pièce jointe (compressez le fichier). Définissez une


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Réf.: D-F04-14f_012016 19

priorité haute et demandez une confirmation de lecture. Envoyez ce message à l'adresse

suivante: [email protected]

Utilisation de puces Insertion d'un lien hypertexte

Insertion d'une carte de visite Insertion d'un tableau

Insertion d'une pièce jointe, définition de la priorité du message…

Demander un accusé de lecture:

NB: lorsque vous demandez un accusé de réception, vous êtes informé quand le message arrive

dans la boîte aux lettres du destinataire. Très souvent, les systèmes sont configurés d'une

manière telle que cette fonction ne donne pas le résultat voulu (lutte contre le spamming…).

L'accusé de lecture vous informe que le message a été lu (ou tout au moins ouvert) à condition

toutefois que le destinataire valide l'opération.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 20

La confirmation de lecture renvoie une boîte du style : « l'expéditeur a demandé qu'une

confirmation de lecture soit envoyée… ». Voulez-vous envoyer une confirmation ?"

Pour différer l'envoi d'un message:

Lors de la création du message, activez l'onglet « Options » puis utilisez le bouton

« Différer la livraison ».


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 21

f) Vérifiez la bonne réception du message précédemment envoyé.

g) Répondez à ce message.

h) Transférez le message reçu à [email protected]

i) Supprimez le dernier message créé.

j) Récupérez le message précédemment supprimé.

k) Créez le modèle d'email suivant.

Pour créer un modèle d'email, il suffit de créer le message voulu puis de l'enregistrer en

sélectionnant le type « Modèle Outlook (*.oft) ».

Pour utiliser un modèle lors de la création d'un email, passez par l'onglet « Accueil » puis

cliquez sur « Nouveaux éléments » puis « Autres éléments » et « Choisir un formulaire ».


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 22

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, il faut sélectionner « Modèles dans le fichier système » au

niveau de la liste « Regarder dans ».

Double-cliquez sur le modèle voulu.

l) À partir de la boîte de réception, créez un dossier nommé « Prioritaires ».


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 23

m) Créez une règle de messages permettant d'orienter les messages reçus

de « [email protected] » directement vers le dossier « Prioritaires ».

1°) Cliquez sur « Fichiers » puis dans le volet « Informations », cliquez sur « Gérer les règles et les

alertes ».

2°) Cliquez sur « Nouvelle règle… ».

3°) Sélectionnez si ce n’est déjà fait, l’action « Déplacer les messages d’une personne spécifique

vers un dossier » puis cliquez sur le lien « contacts ou groupe public ».


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 24

4°) Sélectionnez le(les) contact(s) concerné(s) par la règle puis validez par OK.

5°) Vous obtenez ceci. Cliquez sur « spécifié ».


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6°) Sélectionnez le dossier vers lequel les messages devront être déplacés.

7°) Vous obtenez ceci. Cliquez sur « Suivant » au niveau des différentes fenêtres proposées.


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Fonctions de base

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8°) Nommez la règle puis cliquez sur « Terminer ».


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Réf.: D-F04-14f_012016 28

Vous retrouvez la règle créée dans la fenêtre « Règles et alertes ».

n) Créez une règle de messages permettant d'afficher l'alerte suivante lors de la réception d'un

message venant de votre boîte email personnelle par exemple.

NB: il s'agit d'une action nommée: « Afficher le courrier d’une personne spécifique dans la

fenêtre Alerte sur le nouvel élément ».


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 29

o) Comment appliquer une règle nouvellement définie sur des messages se trouvant déjà dans la

boîte de réception ?

Fichier/Informations/Gérer les règles et les alertes

p) Créez le message suivant en incluant des boutons de vote « Approuver; Refuser ». Envoyez ce

message aux destinataires suivants: [email protected]; [email protected]; et l’autre

compte défini dans Outlook sur votre poste.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 30

q) En utilisant le compte configuré dans Outlook vers lequel vous avez envoyé le message

précédent, ouvrez le message reçu et votez.

r) En vous replaçant dans le compte de l'expéditeur, comptabilisez les réponses obtenues au mail

précédent.

En passant par le dossier « Éléments envoyés », ouvrez le message précédemment envoyé et dans

lequel vous avez inséré des boutons de vote. Ce message est marqué par le pictogramme suivant:

Une fois le message ouvert, dans l'onglet « Message », cliquez sur le bouton « Suivi » afin d'obtenir

le résultat des votes.


Fonctions de base

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4 LE CALENDRIER

Vous pouvez utiliser Outlook pour la gestion et l'organisation de votre emploi du temps.

En effet, le calendrier vous permet d'organiser et planifier des rendez-vous, des réunions,

des événements, de rechercher une date, de définir une tâche...

4.1 Accéder au calendrier

Pour accéder au calendrier:

1°) Au sein du volet des dossiers, cliquez sur « Calendrier ».

2°) Le calendrier apparaît dans la zone d'affichage.

NB: vous pouvez également afficher le calendrier en utilisant le raccourci clavier correspondant:

Ctrl+2

3°) Il est important de noter que plusieurs calendriers peuvent exister et qu’il est possible d’en

créer de nouveaux, d’en supprimer…


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 32

4.2 Types d'affichage

a) Passer en mode d'affichage « Calendrier/Jour » pour le calendrier.

Activez l'onglet « Affichage » puis sélectionnez le mode d'affichage voulu via le bouton « Changer

l’affichage ».

b) Passer en mode d'affichage « Liste » pour le calendrier.

c) Passer en mode d'affichage « Calendrier/Semaine ».


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 33

4.3 Planifier un rendez-vous

a) Planifiez un rendez-vous le 21 mars 2016 de 8:00 à 9:30 (objet: Entretien voiture de société,

emplacement: garage de l'Etoile).

Pour créer un rendez-vous:

1°) Veillez à ce que le volet « Calendrier » d'Outlook soit bien activé.

2°) Cliquez sur le bouton « Nouveau rendez-vous » disponible dans l'onglet « Accueil ».

3°) La fenêtre suivante apparaît alors à l'écran et il ne reste plus qu'à compléter les zones voulues de

manière adéquate puis à cliquer sur « Enregistrer et Fermer ».

b) Vérifiez que le rendez-vous est bien enregistré dans le calendrier.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 34

c) Planifiez un rendez-vous le 12 avril 2016 à 11:00 (objet: rencontre d'un nouveau fournisseur –

NBV sa – Mme Polet, emplacement: bureau perso). Créez ce rendez-vous en travaillant

directement dans le calendrier.

Procédure:

1°) Sélectionnez la date voulue.

2°) Double-cliquez sur l'heure voulue.

3°) Complétez la fenêtre suivante.

4°) Cliquez sur « Enregistrer et Fermer ».

4.4 Planifier un rendez-vous périodique

a) Créez un rendez-vous périodique répondant aux caractéristiques suivantes.

Objet: RDV Direction GRH: planification des tâches, Emplacement: Bureau A125

Périodicité: tous les vendredis de 16h00 à 17h00 à partir du premier mars 2016.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 35

Procédure pour planifier un rendez-vous périodique:


2°) Cliquez sur le bouton « Nouveau rendez-vous » disponible dans l'onglet « Accueil ».

3°) Définissez les différents éléments du rendez-vous puis cliquez sur « Périodicité ».

4°) Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez alors définir tous les éléments voulus.

5°) Validez par OK pour enregistrez.

b) Vérifiez le résultat obtenu au niveau du calendrier.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 36

NB: en mode liste, les rendez-vous périodiques sont identifiés par un pictogramme particulier.

4.5 Organiser une réunion

a) Créez une réunion ayant pour objet « Préparation de l'offre d'achat T458 ». L'emplacement

de la réunion sera la salle B17. Cette réunion est prévue le 11 mai 2016 de 9h00 à 12h00. Les

personnes invitées sont: [email protected], [email protected] et

[email protected]

Ces personnes doivent obligatoirement être présentes.

NB: une réunion correspond à un rendez-vous où des participants sont invités.

Pour créer une réunion:


2°) Cliquez sur le bouton « Nouvelle réunion » disponible dans l'onglet « Accueil ».

3°) Définissez toutes les caractéristiques de la réunion.

4°) Il est alors possible d'envoyer l'invitation à la réunion via le bouton « Envoyer ». Si on ferme la

fenêtre sans demander l'envoi, une boîte de message apparaît vous proposant d'effectuer l'envoi.

b) Vérifiez que la réunion est bien planifiée.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 37

c) Créez un rendez-vous puis convertissez celui-ci en réunion.

Objet: préparation du recrutement d'un informaticien

Lieu: Salle N851

Date/heure: 16 mai 2016 de 15h00 à 17h00

Pour convertir un rendez-vous en réunion:

1°) Créez ou éditez (par un double-clic) le rendez-vous auquel vous souhaitez inviter des personnes.

2°) Cliquez sur le bouton « Inviter ».

3°) Une nouvelle ligne apparaît et le rendez-vous se change automatiquement en réunion

(ou en réunion périodique). Vous pouvez alors ajouter les personnes à inviter…

4°) Cliquez sur « Envoyer ».

4.6 Inclure un fichier ou un élément

a) Joignez un fichier Word à l'invitation relative à la réunion précédemment planifiée.

Pour inclure un fichier:

1°) Créez ou éditez (via un double-clic) le rendez-vous ou la réunion.

2°) Activez l’onglet « Insertion », cliquez sur le bouton « Joindre un fichier » puis « Parcourir ce PC »

présent dans l'onglet « Insertion ».

3°) Atteignez le dossier contenant le fichier à insérer en pièce jointe, effectuez un double-clic sur

le fichier puis envoyez.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 38

4.7 Modifier un rendez-vous

a) Modifiez le rendez-vous suivant précédemment créé.

Objet: RDV Direction GRH: planification des tâches, Emplacement: Bureau A125

Périodicité: tous les vendredis de 16h00 à 17h00 à partir du premier mars 2016.

Modifiez le lieu: Bureau L741

Pour modifier un rendez-vous:


2°) Demandez l'affichage des rendez-vous en cours.

3°) Recherchez puis double-cliquez sur le rendez-vous à modifier.

4°) Modifiez les informations voulues puis enregistrez.

4.8 Supprimer un rendez-vous ou une réunion

Pour supprimer un rendez-vous ou une réunion:

Effectuez un clic droit sur le rendez-vous ou la réunion à supprimer puis sélectionnez l'option

« Supprimer » dans le menu contextuel. D'autres possibilités existent (Delete…).


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 39

4.9 Ajouter les jours fériés à l'agenda d'Outlook

Il peut être fort utile d'avoir la liste des jours fériés dans son agenda.

1°) Cliquez sur « Fichier », puis sur « Options ». Dans la fenêtre qui apparaît, activez la section

« Calendrier ». Dans la partie « Options du calendrier », cliquez sur le bouton « Ajouter les

jours fériés... ».

2°) Sélectionnez le pays concerné puis validez par OK.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 40

3°) Le système confirme que l’ajout s’est déroulé avec succès.

4.10 Imprimer un calendrier dans Outlook

Outlook permet d'imprimer un extrait, journalier, hebdomadaire ou mensuel, du calendrier.

Procédure:

1°) Affichez le calendrier concerné et activez la période souhaitée.

2°) Cliquez sur « Fichier » puis sur « Imprimer ».

3°) Dans la liste « Paramètres », choisissez une option: journalier, hebdomadaire, mensuel…

4°) Il ne reste plus qu’à imprimer.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 41

5 LES TÂCHES

5.1 Présentation

Les travaux à accomplir peuvent aisément être organisés, planifiés via le module « Tâches »

d'Outlook. Il est simple de suivre l'évolution de la réalisation d'une tâche, clôturer celle-ci…

5.2 Créer une tâche

Procédure pour créer une tâche:

1°) Affichez le module « Tâches » soit via le volet des dossiers (à gauche), soit en utilisant le

raccourci clavier Ctrl + 4

2°) Dans l'onglet « Accueil », cliquez sur le bouton « Nouvelle tâche ».

3°) Complétez les différentes zones avec les informations voulues.

4°) Cliquez sur « Enregistrer & Fermer ».

5.3 Modifier une tâche

Objectif:

Modifier la tâche précédente et indiquer que la tâche est en cours de réalisation (% réalisé: 40%).

Envoyer le rapport d'état à [email protected]

Procédure:

1°) Affichez le module « Tâches » soit via le volet des dossiers soit en utilisant le raccourci clavier

Ctrl + 4


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 42

2°) Effectuez un double-clic sur la tâche à modifier.

3°) Modifiez les informations voulues.

4°) Cliquez sur « Envoyer le rapport d'état ».

5°) Indiquez le destinataire… puis envoyez.

…

6°) Enregistrez et fermez la tâche modifiée.

5.4 Créer une tâche périodique

Objectif:

Créer la tâche périodique suivante:

tous les vendredis de 14h00 à 16h00 préparer la réunion des chefs de service du lundi matin.

Procédure:


Ctrl + 4

2°) Dans l'onglet « Accueil », cliquez sur le bouton « Nouvelle tâche ».


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 43

3°) Complétez les différentes zones avec les informations voulues puis cliquez sur « Périodicité ».

4°) Complétez la fenêtre suivante.

5°) Validez par OK.

6°) Enregistrez et fermez la tâche.

5.5 Affecter une tâche

Objectif:

Affecter la tâche suivante (précédemment créée) à Paul Huart ([email protected]).

Tous les vendredis de 14h00 à 16h00 préparer la réunion des chefs de service du lundi matin.

Procédure:


Ctrl + 4


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 44

2°) Effectuez un double-clic sur la tâche à affecter.

3°) Cliquez sur le bouton « Affecter une tâche ».

4°) Indiquez la(les) personne(s) à qui la tâche est affectée.

5°) Cliquez sur « Envoyer ».

Voici un aperçu du message reçu par le destinataire


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 45

5.6 Marquer une tâche comme terminée


Ctrl + 4

2°) Cliquez sur le symbole suivant afin de marquer la tâche comme étant terminée.

3°) La tâche disparaît alors de la catégorie « Liste des tâches » et apparaît avec un attribut barré

dans la catégorie « Tâches ».

Note

En mode d'affichage « Liste simple », pour marquer une tâche comme étant terminée, il suffit de

cliquer sur la case suivante.

5.7 Supprimer une tâche

Procédure pour supprimer une tâche:

1°) Affichez le module « Tâches » soit via le volet de navigation soit en utilisant le raccourci clavier

Ctrl + 4

2°) Sélectionnez la(les) tâche(s) à supprimer.

3°) Appuyez sur Delete ou sur le bouton « Supprimer ».


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 46

6 LES NOTES

6.1 Présentation

La notion de notes dans Outlook peut être comparée à l'utilisation de Post-it. Les notes peuvent

ensuite être transformées en tâches, rendez-vous, réunions ou messages.

6.2 Gérer les notes

6.2.1. Créer une note

Procédure pour créer une note:

1°) Accédez au module « Notes .

ou Ctrl + 5

2°) Au niveau de l'onglet « Accueil », cliquez sur « Nouvelle note ».

3°) Saisissez le texte de la note.

4°) Fermez la note. Elle est automatiquement enregistrée.

6.2.2. Modifier une note

Objectif:

Modifier la note précédemment créée de la manière suivante:


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 47

Procédure:

1°) Accédez au module « Notes » (Ctrl + 5).

2°) Effectuez un double-clic sur la note voulue.

3°) La note s'ouvre. Modifiez celle-ci puis fermez la fenêtre.

6.2.3. Supprimer une note


2°) Sélectionnez la note voulue.

3°) Appuyez sur la touche « Delete » ou utilisez le bouton suivant:

6.2.4. Transférer/transformer une note

Il est possible de transférer une note vers un rendez-vous, transformer une note en tâche ou

en message.

Objectif:

Transformer la note précédente en une tâche planifiée le 28 mars prochain.

Procédure:

1°) Accédez au module « Notes ».

2°) Cliquez sur la note voulue puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé,

faites glisser la note sur la catégorie « Tâches ».


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 48

3°) Outlook ouvre la fenêtre voulue. Complétez les informations voulues puis enregistrez.

Objectifs:

a) Créer la note suivante.

b) Transférer la note créée vers un message.

Procédure:


2°) Cliquez sur la note voulue puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé,

faites glisser la note sur la catégorie « Courrier ».

Pour redimensionner la fenêtre « note »,

vous pouvez agir au niveau du coin

inférieur droit de la fenêtre note.


Fonctions de base

Réf.: D-F04-14f_012016 49

3°) Complétez les éléments voulus pour le message puis envoyez celui-ci.

6.2.5. Visualiser les notes

Les notes peuvent être visualisées suivant différents modes. Pour ce faire, activez le volet « Notes »

(Ctrl + 5) puis via le groupe d'options « Affichage actuel », vous pouvez modifier le mode d'affichage.

NB: notamment l'option « 7 derniers jours » peut s'avérer très intéressante.

6.2.6. Classer les notes

Pour classer les notes en catégorie, il suffit de cliquer sur le bouton présent dans le coin supérieur

gauche puis via l'option « Classer » il est possible de choisir une catégorie.

Documents

Fasc outlook