FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGIRIMAN LAPORAN RL 2 DI

FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN

PENGIRIMAN LAPORAN RL 2

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH PANEMBAHAN SENOPATI

BANTUL

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Kesehatan

Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh:

RIKA INDRIYANI

1315043

PROGRAM STUDI

REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D3)

UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2018

ii

HALAMAN JUDUL

HALAMAN PENGESAHAN

iii




BANTUL

Rika Indriyani1 , Kori Puspita Ningsih2

INTISARI

Latar Belakang: Pembuatan laporan rumah sakit menggunakan aplikasi yang

disebut dengan SIRS dan setiap rumah sakit wajib untuk melaksankannya. Formulir

pelaporan SIRS terdiri dari Rekapitulasi Laporan (RL) 1 – 5. Di RSUD

Panembahan Senopati Bantul pengiriman laporan RL 2 mengalami keterlambatan

selama 5 tahun terakhir.

Tujuan: Mengetahui kualifikasi pendidikan tenaga kerja, mengetahui angka

ketepatan peniriman laporan RL 2 dalam 5 tahun terakhir dan mengetahui faktor

penyebab keterlambatan pengiriman laporan RL 2 di RSUD Panembahan Senopati

Bantul.

Metode: Jenis penelitian adalah penelitian deskriptif, dengan pendekatan kualitatif

dan pengumpulan data secara cross sectional. Subjek penelitian adalah petugas

pelaporan dan petugas kepegawaian, objek penelitian yaitu lapora RL 2. Metode

pengumpulan data dengan observasi, wawancara dan studi dokumentasi.

Hasil: Jumlah petugas rekam medis berjumlah 54 orang, yaitu 30 orang dengan

kualifikasi pendidikan D3 Rekam Medis dan 24 orang belum dengan kualifikasi

pendidikan D3 Rekam Medis. Pengiriman laporan RL 2 di RSUD Panembahan

Senopati Bantul 100 % mengalami keterlambatan pada 5 tahun terakhir yaitu tahun

2013-2017. Faktor yang menyebabkan keterlambatan pengiriman laporan RL 2

antara lain karena petugas kepegawaian terlambat memberikan data ketenagaan ke

bagian pelaporan, dikarenakan terlambat melakukan update data ketenagaan,

petugas kepegawaian tidak mengetahui batas pelaporan RL 2, jaringan internet

yang terkadang mengalami gangguan dan server aplikasi SIRS VI yang sering eror.

Kesimpulan: Pengiriman laporan RL 2 di RSUD Panembahan Senopati Bantul 100

% mengalami keterlambatan pada 5 tahun terakhir yaitu tahun 2013-2017. Faktor

yang menyebabkan keterlambatan pengiriman laporan RL 2 adalah dari aspek man,

material dan machine.

Kata Kunci: faktor penyebab, laporan RL 2

1 Mahasiswa D-3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta 2 Dosen Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Jenderal Achmad

Yani Yogyakarta

iv




BANTUL

Rika Indriyani1 , Kori Puspita Ningsih2

ABSTRACT

Background: The making of hospital reports using an application called SIRS and

every hospital is obliged to implement it. The SIRS reporting form consists of

Report Recapitulation (RL) 1 - 5. In Panembahan Senopati Bantul Hospital, the

delivery of RL 2 reports has been delayed for the past 5 years.

Objective: To find out the education qualifications of workers, to know the

accuracy of the submission of RL 2 reports in the last 5 years and to know the

factors causing delays in sending RL 2 reports in Panembahan Senopati Bantul

Hospital.

Method: This type of research is descriptive research, with a qualitative approach

and cross sectional data collection. The research subjects were the reporting officer

and staffing officer, the research object was the RL report. 2. Data collection

method with observation, interview and documentation study.

Results: The quantity of medical record officers was 54 people, 30 with medical

record education qualification (D3) dan 24 people with no medical record education

qualifications. Delivery of the RL 2 report in Panembahan Senopati Bantul Hospital

100% experienced delays in the last 5 years, namely 2013-2017.The factors that

caused delays in sending the RL 2 report were, among other things, because the

staffing officer was late in providing workforce data to the reporting department,

because it was too late to update the workforce data, staffing officers did not know

the RL 2 reporting limit, sometimes the internet network that is experiencing

interference and the SIRS VI application server which is often eror.

Conclusion: Delivery of the RL 2 report at Panembahan Senopati Bantul Hospital

100% experienced delays in the last 5 years namely 2013-2017. Factors that cause

delays in sending RL 2 reports are from aspects of man, mateials and machines.

Keywords: causative factor, RL 2 report

1Student of Medical Record and Health Information Study Program (D-3) of

Achmad Yani University Yogyakarta 2Lecturer of Medical Records and Health Information Achmad Yani University

Yogyakarta

1

PENDAHULUAN

Rumah sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara

paripurna yang menyediakan

pelayanan rawat inap, rawat jalan dan

gawat darurat1. Salah satu bagian

terpenting dalam penyelenggaraan

rumah sakit adalah unit kerja rekam

medis. Rekam medis adalah siapa,

dimana, apa dan bagaimana

perawatan pasien selama di rumah

sakit, untuk melengkapi rekam medis

harus memiliki data yang cukup

tertulis dalam rangkaian kegiatan

yang menghasilkan suatu diagnosis,

jaminan, pengobatan dan hasil akhir2.

Fungsi unit kerja rekam medis

antara lain adalah untuk pembuatan

laporan dan statistik rumah sakit.

Pembuatan laporan rumah sakit

menggunakan aplikasi yang disebut

dengan Sistem Informasi Rumah

Sakit (SIRS) dan setiap rumah sakit

wajib untuk melaksankannya.

Formulir pelaporan SIRS terdiri dari

Rekapitulasi Laporan (RL) 1 – 5.

Formulir RL2 merupakan data

rekapitulasi semua tenaga kerja yang

ditetapkan resmi bekerja di suatu

rumah sakit berdasarkan jenis

kelamin sesuai dengan keadaan,

kebutuhan, dan kekurangan dalam

rumah sakit tersebut3.

Berdasarkan hasil studi

pendahuluan yang dilakukan pada

tanggal 08 Mei 2018 di RSUD

Panembahan Senopati Bantul

diperoleh bahwa terdapat

keterlambatan dalam pengiriman

laporan RL 2 ke Dinas Kesehatan.

Rumah sakit yang terlambat dalam

mengirimkan laporan RL ke Dinas

Kesehatan maka akan mendapatkan

sanksi, sesuai yang tertera dalam surat

edaran dari Kemenkes nomor

IR.03.01/1.1/2124/2018. Dan karena

pentingnya pengiriman laporan RL 2

ke Dinas Kesehatan untuk

menggambarkan profil kepegawaian

rumah sakit, maka penulis ingin

meneliti tentang faktor penyebab

keterlambatan pengiriman laporan RL

2 di RSUD Panembahan Senopati

Bantul.

Tujuan penelitian ini adalah untuk

mengetahui kualifikasi pendidikan

ketenagaan di RSUD Panembahan

Senopati Bantul, mengetahui angka

ketepatan pembuatan laporan RL 2

dalam 5 tahun terakhir di RSUD

2

Panembahan Senopati Bantul, dan

mengetahui faktor penyebab

keterlambatan pengiriman laporan

RL2 di RSUD Panembahan Senopati

Bantul.

BAHAN DAN CARA

PENELITIAN

Jenis penelitian ini adalah

penelitian deskriptif dengan

pendekatan kualitatif, dan

pengumpulan data secara cross

sectional4. Lokasi penelitian berada di

unit kepegawaian dan unit pelaporan

RSUD Panembahan Senopati Bantul,

Yogyakarta. Pengambilan data

dilakukan pada tanggal 02 Agustus

s,d 09 Agustus 2018. Subjek

penelitian ini berjumlah 2 orang, yaitu

petugas kepegawaian dan petugas

pelaporan. Objek yang digunakan

pada penelitian ini adalah

pelaksanaan pelaporan RL 2 di RSUD

Panembahan Senopati Bantul.

Instrumen pada penelitian ini

adalah dengan pedoman wawancara,

pedoman observasi, recorder dan alat

tulis. Metode pengumpulan data

untuk penelitian ini dengan teknik

wawancara, observasi dan studi

dokumentasi.

Uji validitas penelitian ini akan

menggunakan triangulasi sumber,

teknik dan waktu. Kemudian data

yang diperoleh akan diolah dengan

editing, coding, data entry/processing

dan cleaning. Analisis data yang

digunakan yaitu analisis kualitatif

dengan langkah: reduksi data,

penayajian data kemudian penarikan

kesimpulan5.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Kualifikasi Pendidikan Tenaga

Kerja

Tenaga kerja yang ada di RSUD


dibedakan menjadi 2 yaitu tenaga

kerja PNS dan tenaga kerja non PNS.

Tenaga kerja PNS merupakan tenaga

kerja yang tetap di RS dan tenaga

kerja non PNS adalah tenaga kerja

yang terikat kontrak di RSUD

Panembahan Senopati Bantul. Jumlah

tenaga kerja yang ada sampai saat ini

adalah 882, 446 merupakan tenaga

kerja PNS dan 436 tenaga kerja non

PNS.

3

Gambar 1 Tenaga kerja PNS dan

non PNS

Tenaga kerja PNS dan non PNS

tersebut masih dibagi lagi dalam

kategori tenaga kesehatan dan tenaga

non kesehatan. Berikut merupakan

tenaga kesehatan yang ada di RSUD

Panembahan Senopati Bantul:

Tabel 1 Tenaga Kesehatan RSUD


No Kualifikasi Pendidikan Keadaan

1. Tenaga Medis 56

2. Tenaga Keperawatan 373

3. Kefarmasian 33

4. Kesehatan Masyarakat 8

5. Gizi 16

6. Keterapian Fisik 8

7. Keteknisian Medis 71

Gambar 2 Presentase Tenaga

Kesehatan RSUD Panembahan

Senopati Bantul

Tenaga medis terdiri dari dokter,

baik dokter umum maupun dokter

spesialis. Untuk tenaga keperawatan

terdiri dari tenaga keperawatan dan

kebidanan. Tenaga keteknisian medis

terdiri dari tenaga radiografer, rekam

medis, teknik elektromedik, teknik

tranfusi dan analis kesehatan.

Ketentuan kualifikasi tenaga

kesehatan yang harus ada di Rumah

Sakit Type B: Pada pelayanan medik

dasar minimal harus ada 12 (dua belas)

orang dokter umum dan 3 (tiga) orang

dokter gigi sebagai tenaga tetap6.

Berdasarkan data ketenagaan yang

ada di RSUD Panembahan Senopati

51%49%

Tenaga Kerja PNS dan non PNS

PNS NON PNS

10%

66%

6%1%3%1%

13%

Tenaga KesehatanTENAGA MEDIS

TENAGAKEPERAWATANKEFARMASIAN

KESEHATANMASYARAKATGIZI

KETERAPIANFISIKKETEKNISIANMEDIS

4

Bantul dokter umum yang tersedia ada

10 orang dan 3 orang dokter gigi tetap.

Sedangkan di RS type B harus ada 12

dokter umum, sehingga masih terdapat

kekurangan dokter umum di RSUD

Panembahan Senopati Bantul.

Sedangkan kebutuhan untuk

petugas rekam medis rumah sakit

umum kelas B: Rekam medis terampil

45 (empat puluh lima) orang dan rekam

medis ahli 10 (sepuluh) orang7.

Tabel 2 Petugas Rekam Medis di

RSUD Panembahan Senopati Bantul

Petugas rekam medis di RSUD


berjumlah 54 orang, yaitu 30 orang

dengan kualifikasi D3 Rekam Medis, 1

orang S2, 1 orang D3 Gizi, 3 orang S1,

2 orang SMP dan17 orang SMA.

Dengan demikian diketahui bahwa

seluruh petugas rekam medis di RSUD

Panembahan Senopati Bantul masih

ada 24 petugas yang belum dengan

kualifikasi D3 Rekam Medis.

2. Ketepatan Pengiriman Laporan

RL 2

Tabel 2 Pengiriman Laporan RL 2

Dari tabel 2 diketahui bahwa

pengiriman laporan RL 2 selama 5

tahun terakhir 100% mengalami

keterlambatan yaitu dari tahun 2013-

2017.

Pelaporan RL 2 merupakan data

rekapitulasi semua tenaga kerja yang

ditetapkan resmi bekerja di suatu rumah

sakit berdasarkan jenis kelamin sesuai

dengan keadaan, kebutuhan, dan

kekurangan dalam rumah sakit tersebut,

dan dilaporkan satu kali dalam setahun

paling lambat tanggal 15 bulan Januari

tahun setelah tahun periode pelaporan3.

Namun laporan RL 2 di RSUD

12-Feb 16-Feb

29-Mar

27-Jan10-Feb

15-Jan 15-Jan 15-Jan 15-Jan15-Jan

21-Nov

11-Dec

31-Dec

20-Jan

09-Feb

01-Mar

21-Mar

10-Apr

2013 2014 2015 2016 2017

PENGIRIMAN RL 2

pengiriman target

5

Panemabahan Senopati Bantul

dikirimkan setelah tanggal 15 bulan

Januari tahun setelah periode

pelaporan.

3. Faktor Penyebab Keterlambatan

Pengiriman Laporan RL 2

MANMATERIAL

Bagian kepegawaian

terlambat memberikan

data ke bagian RM

Keterlambatan

Pengiriman

Laporan RL 2

Petugas kepegawaian

terlambat meng-update

data ketenagaan

Petugas kepegawaian

terlambat meng-update

data pegawai

Server aplikasi SIRS VI

sering mengalami

gangguan/eror

Petugas kepegawaian

tidak mengetahui batas

pelaporan RL 2

Belum dilakukan

sosialisasi tentang

pelaporan RL 2

MACHINE

Jaringan

internet sering

lemot/eror

Pengguna server RS

seluruh Indonesia

Gangguan jaringan

internet

a. Man (manusia)

Manusia merupakan unsur

manajemen yang utama dari

setiap manajer untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan.

Berbagai macam aktivitas yang

harus dilakukan untuk

mencapai tujuan. Untuk

melakukan berbagai aktivitas

perlu dilakukan oleh manusia8.

Faktor yang menyebabkan

keterlambatan pengiriman

laporan RL 2 di RSUD


dari aspek man adalah karena

petugas kepegawaian terlambat

dalam melakukan update data

ketenagaan yang ada di

SIMPEG, dan petugas

kepegawaian tidak mengetahui

tentang aturan pelaporan RL 2

harus dikirimkan paling lambat

tanggal 15 Januari tahun

setelah periode pelaporan

b. Money (uang/dana)

Uang merupakan unsur

manajemen yang digunakan

untuk melakukan berbagai

aktivitas, seperti upah atau gaji

orang-orang yang membuat

rencana pengawasan, produksi,

membeli bahan-bahan,

peralatan-peralatan dan lain-

lain8.

Pada aspek money tidak

terdapat masalah terkait

pembuatan laporan RL 2, jadi

tidak berpengaruh terdadap


laporan RL 2.

c. Methods (Metode)

Metode adalah salah satu

cara untuk melakukan

pekerjaan atau kegiatan secara

berdaya guna dan berhasil

guna8.

6

Pada aspek methods tidak

terdapat masalah terkait

pembuatan laporan RL 2, jadi

tidak berpengaruh terdadap


laporan RL 2.

d. Material (Bahan baku)

Bahan merupakan unsur


dalam proses pelaksanaan

kegiatan karenanya dianggap

pula sebagai alat atau sarana


untuk mencapai tujuan8.





dari aspek material adalah data

yang diperoleh dari bagian

kepegawaian terlambat, jadi

petugas mengirimkan laporan

RL 2 juga terlambat.

e. Machine (Alat/mesin)

Mesin adalah salah satu

dari kemajuan teknologi yang

digunakan untuk proses

pelaksanaan kegiatan. Manusia

bukan lagi sebagai pembantu

mesin tetapi mesin telah

berubah kedudukannya sebagai

pembantu manusia8.





dari aspek machine adalah

karena jaringan wifi/internet

yang sering mengalami

gangguan/lemot, dan server

aplikasi SIRS VI yang

terkadang mengalami

gangguan/eror, sehingga

petugas mengalami kesulitan

saat mengirimkan laporan

karena petugas harus

menunggu aplikasi stabil

kembali agar bisa mengirimkan

laporan.

KESIMPULAN

Di RSUD Panembahan Senopati Bantul

petugas rekam medis berjumlah 54

orang, yaitu 30 orang dengan

kualifikasi pendidikan D3 Rekam

Medis dan 24 orang belum dengan

7

kualifikasi pendidikan D3 Rekam

Medis.

Untuk pengiriman laporan RL 2 di

RSUD Panembahan Senopati Bantul

100 % mengalami keterlambatan pada

5 tahun terakhir yaitu tahun 2013-2017.


keterlambatan pengiriman laporan RL 2

antara lain adalah karena petugas

kepegawaian terlambat memberikan

data ketenagaan ke bagian pelaporan

dikarenakan terlambat melakukan

update data ketenagaan, petugas

kepegawaian tidak mengetahui batas

pelaporan RL 2, belum ada rewards dan

punishment terkait pelaporan RL 2,

SPO yang ada tentang pelaporan RL 2

tidak menjelaskan secara spesifik

langkah-langkah pengumpulan data

dari kepegawaian, belum ada SPO yang

mengatur tentang update data

ketenagaan di SIMPEG , jaringan

internet yang terkdang susah dan

mengalami gangguan, serta server

aplikasi SIRS VI yang terkadang

mengalami gangguan/eror.

KEPUSTAKAAN

1. Republik Indonesia, P. (2009).

Undang-Undang Republik

Indonesia No.44 tahun 2009

Tentang Rumah Sakit. Indonesia.

2. Rustiyanto, E. (2010). Statistik

Rumah Sakit untuk Pengambilan

Keputusan. Yogyakarta: Graha

Ilmu.

3. Indonesia, P. R. (2011). Permenkes

1171 Tahun 2011 tentang Sistem

Informasi Rumah Sakit. Indonesia.

4. Notoatmodjo, S. (2012).

Metodologi Penelitian Kesehatan.

Jakarta: Rineka Cipta.

5. Sugiyono. (2016). Metode

Penelitian Kuantitatif, Kualitatif,

dan R&D. Bandung: Alfabeta.

6. Indonesia, P. R. (2010). Peraturan

Menteri Kesehatan No. 340 tentang

Klasifikasi Rumah Sakit. Indonesia.

7. Negara, P. M. P. A. (2013).

Peraturan Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Rerormasi

Birokrasi Republik Indonesia

Nomor 30 Tahun 2013 Tentang

Jabatan Fungsional Perekam

Medis dan Angka Kreditnya.

Indonesia.

8. Manullang, M. (2015). Dasar-

Dasar Manajemen. Yogyakarta:

Gadjah Mada University Press.

8

Documents

FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGIRIMAN LAPORAN RL 2 DI