FAIL MEJA - jknsabah.gov.my FOR… · Penghantaran surat melalui Poslaju, PosBiasa, Surat Berdaftar, Serahan Tangan dan Faks hendaklah didaftarkan dan direkodkan 4. Salinan borang

*KAMI SEDIA MEMBANTU*

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

(JAWATAN)

(JABATAN / NAMA PTJ)

(BAHAGIAN / UNIT)

FORMAT KOSONG



FAIL MEJA

PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N32

JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH

BAHAGIAN PENGURUSAN

CONTOH


DISEDIAKAN OLEH:

NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DISEDIAKAN:

DISEMAK OLEH:

NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DISEMAK:

DILULUSKAN OLEH:

NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DILULUSKAN:

TARIKH KEMASKINI:

PERTAMA:

KEDUA:

KETIGA:

PEG. PENILAI PERTAMA

PEG. PENILAI KEDUA

(LAMPIRAN INI TIDAK PERLU TANDATANGAN PENYEDIA, PENYEMAK DAN PELULUS)


KANDUNGAN (Peringkat Ibu Pejabat, JKNS)

PERKARA MUKA SURAT

1. Objektif, Visi & Misi Kementerian Kesihatan Malaysia

2. Carta Organisasi Kementerian Kesihatan Malaysia

3. Objektif, Visi & Misi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Bahagian.....

4. Carta Organisasi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Bahagian.....

5. Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai

6. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-

Pegawai Lain

7. Peraturan-Peraturan Pentadbiran

8. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja

9. Senarai Semak (Checklist)

10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan

11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

12. Senarai Borang-Borang Berkaitan DenganTugas Pegawai

13. Norma Kerja

14. SenaraiTugasHarian


KANDUNGAN (Peringkat PTJ)

PERKARA MUKA SURAT

15. Objektif, Visi & Misi Kementerian Kesihatan Malaysia

16. Carta Organisasi Kementerian Kesihatan Malaysia

17. Objektif, Visi & Misi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Hospital /

PKK / PPK / Makmal / PKD

18. Carta Organisasi Jabatan Kesihatan Negeri Sabah & Hospital / PKK /

PPK / Makmal / PPD

19. Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai

20. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-

Pegawai Lain

21. Peraturan-Peraturan Pentadbiran

22. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja

23. Senarai Semak (Checklist)

24. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan

25. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

26. Senarai Borang-Borang Berkaitan DenganTugas Pegawai

27. Norma Kerja

28. Senarai Tugas Harian


OBJEKTIF,

VISI DAN MISI



OBJEKTIF KEMENTERIAN

Membantu seseorang individu untuk mencapai dan mengekalkan suatu taraf

kesihatan bagi membolehkannya menjalankan kehidupan ekonomi dan sosial

yang produktif.

Ini boleh dicapai dengan menyediakan perkhidmatan bercorak penggalakan,

pencegahan, rawatan dan pemulihan yang cekap, sesuai dan berkesan dengan

member penekanan kepada golongan-golongan yang kurang bernasib baik.

VISI KEMENTERIAN

Negara menggembleng tenaga kearah kesihatan yang lebih baik.

MISI KEMENTERIAN

Misi Kementerian Kesihatan adalah untuk menerajui dan berusaha bersama-sama:

i) Untuk memudahkan dan membolehkan rakyat:

Mencapai sepenuhnya potensi mereka dalam kesihatan

Menghargai kesihatan sebagai aset paling berharga

Mengambil tanggungjawab dan tindakan positif demi kesihatan mereka

ii) Untuk memastikan sistem kesihatan berkualiti tinggi iaitu:

Mengutamakan pelanggan

Saksama

Tidak membebankan

Cekap

Wajar mengikut teknologi

Boleh disesuaikan mengikut persekitaran

Inovatif

iii) Dengan menekankan terhadap etika perkhidmatan:

Sifat penyayang, profesionalisme dan kerja berpasukan

Sifat menghormati maruah insan

Penglibatan masyarakat


OBJEKTIF KKM

VISI KKM

CARTA ORGANISASI



CARTA ORGANISASI



OBJEKTIF, VISI DAN MISI

HOSPITAL / PKK / PPK / MAKMAL / PKD

FORMAT KOSONG

*Nota : Peringkat PTJ,hanya sertakan Objektif, Visi dan Misi

Hospital/PKK/PPK/Makmal


OBJEKTIF, VISI DAN MISI


CONTOH


OBJEKTIF JABATAN

Melaksanakan program - program kementerian dengan pembekalan

perkhidmatan perubatan, kesihatan dan pergigian di peringkat Negeri dan

Daerah bagi meninggikan taraf kesihatan rakyat supaya mencapai dan

mengekalkan suatu taraf kesihatan bagi membolehkannya menjalankan

kehidupan ekonom idan sosial yang produktif dengan menyediakan

perkhidmatan - perkhidmatan yang bercorak penggalakan, pencegahan,

rawatan dan pemulihan yang cekap dan berkesan dengan member tekanan

kepada golongan - golongan yang kurang bernasib baik.

VISI JABATAN

Menjadikan setiap individu, keluarga dan masyarakat di negeri Sabah prihatin

dan melibatkan diri dalam penjagaan kesihatan dalam pembentukan

masyarakat yang sihat sejahtera.

MISI JABATAN

Untuk Merealisasikan Visi Jabatan melalui peningkatan promosi kesihatan dan

pencegahan yang lebih berkesan, perkhidmatan rawatan dan pemulihan yang

berkualiti oleh angota-angota yang mengamalkan profesionalisme, kerja

berpasukan, penyayang serta mengadakan perkongsian pintar dengan semua

sektor demi kehidupan yang lebih bermutu

CONTOH : OBJEKTIF,

VISI & MISI JKNS


CARTA ORGANISASI

HOSPITAL / PKK / PPK / MAKMAL / PKD

*Nota : Peringkat PTJ, hanya sertakan carta organisasi

Hospital/PKK/PPK/Makmal

FORMAT KOSONG


CARTA ORGANISASI


CONTOH


CARTA ORGANISASI

JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH/PTJ


CARTA ORGANISASI UNIT DAN

KEDUDUKAN PEGAWAI


CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN

PEGAWAI

CONTOH

Lorekkan

kedudukan


SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN


SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN


NAMA :

BAHAGIAN/ UNIT :

JAWATAN DAN GRED :

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA :

SENARAI TUGAS:

1.

2.

3.

4.

5.

DISEDIAKAN OLEH:

Tandatangan:

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan:

Nama:

Jawatan:(KetuaJabatan)

Tarikh:

FORMAT KOSONG




NAMA: SUZIANAH MOHD SAMIN

BAHAGIAN/ UNIT: BAHAGIAN PENGURUSAN / UNIT KHIDMAT

PENGURUSAN

JAWATAN DAN GRED: PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N32

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA: PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N36

(UNIT KHIDMAT PENGURUSAN)

KETUA PENOLONG PENGARAH

(SEKSYEN KEWANGAN/AKAUN, PEMBANGUNAN &

KHIDMAT PENGURUSAN)

SENARAI TUGAS:

1. Pengurusan Pentadbiran

2. Pengurusan Penyewaan Mesin Fotostat

3. Penyelenggaraan Peralatan / mesin pejabat

4. ………………………………………..

5. …………………………………

6. Tugas-Tugas lain yang diarahkan dari masa ke semasa oleh Ketua Unit

/ Bahagian dan Ketua Jabatan

DISEDIAKAN OLEH:

Tandatangan:

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan:

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

PEG. PENILAI PERTAMA

CONTOH

*Nota: susunan gred rendah ke

gred tinggi

SENARAI TUGAS

RINGKAS DAN JELAS




TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN

FORMAT KOSONG




TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN

Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri

(Pengurusan) Menandatangani suratsurat keluar Jabatan, Kelulusan pembelian bekalan pejabat dan surat-surat lain yang berkaitan.

Ketua Penolong Pengarah Kanan (Pengurusan)

Menandatangani suratsurat keluar Jabatan Kelulusan pembelian bekalan pejabat dan surat-surat lain yang berkaitan.

Ketua Penolong Pengarah (Khidmat Pengurusan)

Menyokong dan menyemak urusan-urusan berkaitan dengan khidmat pengurusan sebelum kelulusan TPKN(S)

Pen. Pegawai Tadbir Kanan (Khidmat Pengurusan)

Menyokong dan menyemak urusan-urusan berkaitan dengan khidmat pengurusan sebelum kelulusan KPP(KP)

(Pegawai atas yang mempunyai hubungan terus dengan tugas yang berkaitan) atau pegawai sama gred

yang berkaitan)

1. Pengurusan Pentadbiran 2. Pengurusan Penyewaan

mesin fotostat 3. Penyelenggaraan

Peralatan mesin pejabat

4. ………………………………

5. ………………………………

(Hendaklah sama dengan senarai tugas seperti yang

dilampirkan di kecuali no. 6)

Sila Rujuk lampiran senara tugas/kuasa dan hubungan dengan pegawai-pegawai

lain.

(Tugas berkaitan yang mempunyai surat penurunan

kuasa secara bertulis)

Sekiranya tidak ada

nyatakan “Tiada”

Pembantu Tadbir Kanan N26

Membantu dalam urusan pengurusan kenderaan Bahagian Pengurusan

Membantu dalam pengurusan edaran surat makluman kepada PTJ melalui email

Membantu dalam pengurusan keluar masuk surat rasmi dan agihan surat dalaman dan luaran

Membantu dalam urusan bil-bil utility seperti Bil Air dan elektrik stor inanam, urusan pos surat biasa dan ekpress, bil sewaan mesin fotostat dan suratkhabar.

Membantu dalam urusan fail-fail dan rekod jabatan Bahagian Pengurusan (Stor Inanam)

Membantu dalam urusan protocol pengurusan kenderaan dan pemandu di lapangan terbang.

(Pegawai-pegawai lain yang membantu atau

berkaitan dengan tugas & tanggung jawab yang

dilakukan)

CONTOH


PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN


PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI 1: PENGURUSAN PENTADBIRAN

1. Maklum balas surat hendaklah dibuat dengan serta merta

2. Edaran surat dan pekeliling hendaklah diedarkan dengan serta merta

3. Penghantaran surat melalui Poslaju, PosBiasa, Surat Berdaftar, Serahan Tangan dan

Faks hendaklah didaftarkan dan direkodkan

4. Salinan borang pos secara laju, biasa atau berdaftar di simpan untuk semasa proses

bayaran

AKTIVITI 2:

1.

2.

3.

CONTOH

*Nota : Dihuraikan setiap aktiviti berdasarkan tugas yang disenaraikan

dalam ruangan tugas &Tanggungjawab

FORMAT KOSONG


PROSES KERJA

&

CARTA ALIRAN KERJA


PROSES KERJA

AKTIVITI1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/

DIRUJUK

SEKSYEN UNDANG-UNDANG

/PERATURAN

FORMAT KOSONG


PROSES KERJA


BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/

DIRUJUK

SEKSYEN UNDANG-UNDANG/

PERATURAN

1.

2.

Menyediakan Maklumbalas bagi surat rasmi Jabatan/ Agensi Kerajaan Persekutuan yang membabitkan perkara pentadbiran

Mengedarkan setiap pekeliling kerajaan yang diterima secara memo dan email (edaran dalaman (Bahagian Pengurusan, Perubatan, Kesihatan Awam, Perkhidmatan Farmasi, Pergigian) dan luaran (melibatkan 53 PTJ terdiri daripada Hospital, Pej. Kesihatan Kawasan, Pej. Kesihatan Daerah dan Pej. Pergigian).

i) Menerima arahan daripada Ketua Jabatan

ii) Baca Isi Kandungan surat sebelum menulis / menjawab

iii) Draf Surat

iv) Hantar ke PT (P/O) untuk ditaip

v) Hantar kepada ketua jabatan untuk diperiksa dan ditandatangani

vi) Hantar untuk dikirim secara serahan

tangan atau pos dan salinan surat difailkan kedalam fail

KPPK (Pengurusan)

KPP

(Seksyen Kewangan/

Akaun, Pembangunan

& Khidmat Pengurusan)

PPTK N36

(Unit Khidmat Pengurusan)

Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 5/2007 (Panduan

Pengurusan Pejabat)

*Nota: Huraian setiap aktiviti berdasarkan tugas yang disenaraikan dalam ruangan tugas & Tanggungjawab

CONTOH


*CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI1 : _____________________________________

(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri) Mula

Tamat

…….

…….

………

..........

………

……….

FORMAT KOSONG


*CARTA ALIRAN KERJA


(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri) Mula

Tamat

Menerima arahan

daripada Ketua Jabatan

Baca Isi Kandungan surat sebelum menulis / menjawab

Draf Surat

Hantar ke PT(P/O) untuk ditaip

Hantar kepada ketua jabatan untuk diperiksa dan ditandatangani

Hantar untuk dikirim secara serahan tangan atau pos dan salinan surat difailkan kedalam fail

CONTOH

*Nota : huraian secara gambarajah berdasarkan proses kerja


SENARAI SEMAK (CHECKLIST)



AKTIVITI 1 : _____________________________________

BIL.

TINDAKAN TANDA

( )

CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

FORMAT KOSONG




BIL.

TINDAKAN TANDA

( )

CATATAN

1. Menerima arahan daripada Ketua Jabatan

2.

Baca Isi Kandungan surat sebelum menulis / menjawab

3. Hantar ke PT(P/O) untuk ditaip

4. Hantar kepada ketua jabatan untuk diperiksa dan ditandatangani

5.

Hantar untuk dikirim secara faks, emel, serahan tangan atau pos dan salinan surat difailkan ke dalam fail

*Nota: Senarai semak bagi setiap aktiviti (Sila rujuk senarai tugas)

CONTOH


1.

SENARAI UNDANG-UNDANG

DAN

PERATURAN


SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

AKTIVITI 1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN

1. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)

AKTIVITI 2 :

1. .....

*Nota : Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan Seksyen Undang-undang dan Peraturan

dalam Proses Kerja

CONTOH

FORMAT KOSONG


SENARAI

JAWATANKUASA YANG

DIANGGOTAI


SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

JAWATAN:PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN N32

BIL

NAMA JAWATANKUASA

JAWATAN

KEKERAPAN MESYUARAT

1.

Jawatankuasa EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor Awam)

Setiausaha (Promosi)

4 kali setahun

*Nota : Jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai hendaklah

sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 (bulan)

CONTOH


SENARAI BORANG -

BORANG YANG DIGUNAKAN


SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

AKTIVITI 1 : PENGURUSAN PENTADBIRAN

Nama Borang

1. Borang penghantaran

(Dokumen tidak Terperingkat Melalui mesin fakmili) 2. 3.

Kod Borang

AKTIVITI 2 :

Nama Borang

1. ........... 2. ..........

Kod Borang

CONTOH

FORMAT KOSONG

*NOTA : Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja bagi

setiap aktiviti. Nyatakan ‘TIADA’ jika tidak berkenaan.


NORMA KERJA


NORMA KERJA

JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR N32

BIL.

JENIS KERJA

NORMA KERJA

(MASA/KUANTITI)

1.

Menyediakan surat rasmi yang diminitkan untuk tindakan

5 - 10 minit/surat

CONTOH

*Nota : Pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.


SENARAI TUGAS HARIAN


SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA : SUZIANAH MOHD SAMIN

JAWATAN : PENOLONG PEGAWAI TADBIR

TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN

1.

2.

3.

CONTOH

*Nota : Kosongkan senarai tugas


*CONTOH SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN

Tindakan

Serentak

Penyambung

Pilihan/Keputusan

Aliran

Tindakan (langkah) dalam proses kerja

Mula/Tamat


PANDUAN PENYEDIAAN FAIL MEJA WARGA JABATAN KESIHATAN NEGERI SABAH

TUJUAN :

Panduan ini bertujuan untuk membantu warga JKN Sabah menyediakan Fail Meja masing-

masing dengan lengkap dan sempurna selaras dengan garis panduan dan menggunakan

format standard oleh Bahagian Pembangunan Kompetensi (BPK), Kementerian Malaysia

(KKM).

LATAR BELAKANG :

Panduan penyediaan Fail Meja bagi warga JKN Sabah adalah berasaskan pekeliling dan

format standard seperti berikut :

i) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 8 Tahun 1991

(Oleh :Unit Pemodenan danTadbiranPerancangan Pengurusan Malaysia

(MAMPU)

ii) Format Standard Penyediaan Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)

oleh BPK, KKM.

KESIMPULAN :

Panduan ini membantu serta memudahkan warga JKN Sabah di semua PTJ menyediakan

Fail Meja masing-masing dengan seragam, merujuk pekeliling serta garis panduan yang

disediakan.

SALURAN PERTANYAAAN :

UNIT KHIDMAT PENGURUSAN

BAHAGIAN PENGURUSAN


1) CIK SUZIANAH MOHD SAMIN – PEN. PEGAWAI TADBIR N32

2) EN. SHARIL TANAKAL – PEM. TADBIR (P/O) N17

3) EN. VELLANTINO DOMINIC – PEM. TADBIR (P/O) N17

NO. TEL : 088-512555

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

TOISIN GANTOR

TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN NEGERI (PENGURUSAN)

b.p Pengarah Kesihatan Negeri Sabah

s.k - Pengarah Kesihatan Negeri Sabah


Documents

FAIL MEJA - jknsabah.gov.my FOR… · Penghantaran surat melalui Poslaju, PosBiasa, Surat Berdaftar, Serahan Tangan dan Faks hendaklah didaftarkan dan direkodkan 4. Salinan borang