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Der Weg zur elektronischen Rechnung
aus Sicht der Kassenverwalter
– Integrität – Datenschutz – ePayment –
AWV-Veranstaltung am 18. / 19. Mai 2016 in Berlin
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Fachverband der Kommunalkassenverwalter e. V..
EU-Normen
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Auf der Grundlage der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen
Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische
Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen sind zentrale öffentliche
Auftraggeber / subzentrale öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen
künftig zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen
verpflichtet. Dies leitet sich ebenfalls aus den neuen EU-Vergaberichtlinien
2014 zu oberschwelligen Vergaben ab.
Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (e-Government-
Gesetz – EGovG) vom 25.07.2013 gilt für die öffentlich-rechtliche
Verwaltungstätigkeit der Gemeinden und Gemeindeverbände im
übertragenen Wirkungskreis auf der Grundlage der Bundesgesetzgebung,
bspw. Internetbasierte Kfz-Zulassung (iKfz).
Gemäß § 2 Abs. 1 EGovG ist jede Behörde verpflichtet, einen Zugang für
die Übermittlung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Dies bedeutet
auch den Empfang elektronisch eingehender Rechnungen zu
gewährleisten.
Konkrete Verpflichtungen für Kommunen können sich erst aus einem
landesspezifische EGovG ergeben (Bsp. Baden-Württemberg).
Nationale Rechtsvorschriften
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Integrität
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Quelle: www.flickr.com
Papierhafte Rechnungen sollen
unter Berücksichtigung der EU-
Vorgaben und Änderung
nationaler Rechtsvorschriften
durch elektronische Prozesse
abgelöst und ersetzt werden.
Gleichstellung von Papier und elektronischer Rechnung
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Gleichstellung der Rechnungen in Papierform und elektronischer Form
durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011
Voraussetzung: Echtheit der Herkunft der Rechnung
Unversehrtheit des Inhalts
Lesbarkeit des Inhalts
Aufbewahrung der Rechnung
Abgeleitet aus den Vorschriften des UStG (§ 14 Abs. 1 UStG)
Zur Einhaltung und Sicherstellung der Voraussetzungen innerhalb einer
Kommune bedarf es eines Internen Kontrollsystems (IKS) -> Erfüllung der
Voraussetzungen für das Rechnungswesen
Integrität
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In der Kommunalverwaltung wird zum Thema „eRechnung“ zunächst auf
den Rechnungseingang abgestellt.
Der Schwerpunkt konzentriert sich hierbei auf den Empfang und die
medienbruchfreie Weiterverarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen
im Rahmen eines elektronischen Anordnungsworkflows (eAO-Workflow).
Im zweiten Schritt muss die Betrachtung und Abbildung des
Rechnungsausganges folgen:
• Steuerbescheide, Gebührenbescheide
• Rechnungen
Integrität
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Problemfelder in Kommunen bei der Rechnungsbearbeitung
• Stammdaten (Kreditorischer Prozess)
• Gewährleistung des Trennungsprinzips (IKS)
• Liege- und Postlaufzeiten bei der Bearbeitung
• Anwendung der Fälligkeiten und Nutzung der Zahlungsziele
• Nutzung der Skontomöglichkeiten
• Verwertung bei der Liquiditätsplanung
• Bezüge zu zugrunde liegenden Verträgen (Vertragsmanagement)
• Korrekte Bankverbindungen
• Schnelle und sichere Auffindbarkeit
• Filtern für Meldepflichten und Berücksichtigung der Bauabzugssteuer
Integrität
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Für die Eingangsrechnungen bildet das elektronische Vergabewesen und
darauf aufbauend das elektronische Auftragswesen (elekronische
Auftragsvergabe) den Ausgangspunkt. Demzufolge werden die
ausgeschriebenen Leistungen über die eAuftragsvergabe Bestandteile der
eRechnungen.
Diese Daten sind medienbruchfrei in den eAO-Workflow zu
implementieren und zu verarbeiten. Die daraus generierte eAnordnung mit
der eRechnung als zahlungsbegründende Unterlage sind letztlich in einem
Dokumentenmanagementsystem (DMS) abzulegen und zu archivieren.
Elektronische Prozesse im Verbund
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Elektronische
Vergabe
Elektronische
Auftragserteilung
Elektronische
Rechnung
Elektronische
Anordnung
Elektronische
Zahlungs-
abwicklung
(ePayment)
Elektronische
Archivierung
Vereinfachte Darstellung
Integrität
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Eine besondere Bedeutung im Rahmen der medienbruchfreien Be- und
Verarbeitung elektronischer Rechnungen kommt der Pflege von
Kreditorendaten in den jeweiligen HKR-Verfahren zu.
Ziel ist, dass eingehende Rechnungen bspw. anhand der Auftragsnummer,
des Namens, der Anschrift, der Bankverbindung oder über die Steuer-ID
dem Konto des Kreditors zugeordnet und automatisiert in den eAO-
Workflow übernommen werden:
• Effizienter Bearbeitungsprozess
• Verbesserung der Datenqualität
Zielsetzungen
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Effektive und effiziente Gestaltung der Prozessabläufe beim
Rechnungseingang und dessen digitaler Weiterverarbeitung, Abbau von
Medienbrüchen
Optimierung und Beschleunigung von Anordnungsvorgängen sowie der
Zahlungsabwicklung
Verbesserung des Liquiditätsmanagements
Entlastung des Verwaltungsarchivs durch Belegablage und Archivierung
mittels DMS
Weitere Einsparungen u. a. bei Büromaterial, Druck- und Portokosten
(ökologische Effekte)
Verbesserung der Datenqualität
Suche
Zahlbarmachung
Fälligkeitsgerechte Zahlung
Was ist zu tun?
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Analyse und Ausrichtung des Posteingang unter dem Aspekt des
digitalen Rechnungsempfangs und der elektronischen
Weiterverarbeitung (Prozessbeschreibungen)
Integration eines elektronischen Rechnungseingangsbuches im HKR
Einbindung eines elektronischen Anordnungsworkflows mit digitaler
revisionssicherer Archivierung der Anordnungen und dazugehöriger
zahlungsbegründender Unterlagen (eRechnung)
Ausschreibung und Beschaffung eines DMS (Dokumenten-
managementsystems)
Schaffung der Verknüpfung des DMS mit der HKR-Software
Beschaffung und Einrichtung von Signaturmöglichkeiten
Ablauf des elektronischen Rechnungseinganges
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Zentraler Rechnungseingang
Weiterleiten der Rechnung (zentral oder dezentral)
Vorkontierung (Datenübernahme anhand
Auftragswesen – aus Rechnungswesen oder über
eVergabe
Übergabe an Anordnungsworkflow
Vereinfachte Darstellung
Ablauf des elektronischen Anordnungsworkflows
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Elektronischer Beleg mit Vorkontierung
Prüfung und Feststellung der sachlichen und rechnerischen
Richtigkeit
Anordnung erstellen
Anordnung unterzeichnen
•elektronische Signatur (fortgeschriebene oder qualifizierte Signatur)
Übernahme Finanzbuchhaltung
•Ausführung der Anordnung mittels Zahlbarmachung
Ablage im Archiv
Verfahrensweg einer Anordnung
mit zahlungsbegründenden
Unterlagen (eRechnung)
Beachtung des Trennungs-prinzips im kommunalen Haushaltswesen
Vereinfachte Darstellung
Elektronische Signatur
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Entscheidung der Verwaltung zu Signaturverfahren (i. d. R.
fortgeschriebene Signatur)
Einführung der elektronischen / digitalen Signatur
Definition der Signaturbefugnisse – fachliche Richtigkeit der
elektronischen Rechnung, sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie
elektronische Befugnis zur Anordnung
Abbildung und Verknüpfung im eAO-Workflow
Überarbeitung der Regelungen zur Signatur und Zeichnungsbefugnis in
Dienstanweisungen / Dienstvereinbarungen
Elektronische Archivierung
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Ablage und Archivierung aller Anordnungen und zahlungsbegründender
Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Gewährleistung der Revisionssicherheit im Rahmen der gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen
Vernichtung nach Aufbewahrungsfristen
Datenschutz
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Insbesondere bei der Datenübertragung und der Archivierung sind
datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten. Bspw. muss das
Sozialgeheimnis gewahrt bleiben.
Bei der Ausgestaltung behördeninterner Prozessabläufe zur
„eRechnung/eAnordnung“ ist der Datenschutzbeauftragter der Gemeinde
einzubeziehen.
Jedoch bestehen noch offene Fragen hinsichtlich der Versandart von
eRechnungen. Welche Sicherheitskriterien (Verschlüsselung) werden an
den Übertragungsweg geknüpft?
Datenschutz
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So ist der Rechnungsversand per E-Mail aus steuerlichen
Gesichtspunkten möglich, wenn der Empfänger zustimmt.
Erfüllt die einfache E-Mail auch den Anforderungen der Datensicherheit
nach Maßgabe des Datenschutzes? Oder kann diese nur mit der DE-Mail
gewährleistet und sichergestellt werden? (Ausgangsrechnungen!)
In der Wirtschaft wird das EDI-Verfahren zur sicheren elektronischen
Datenübermittelung eingesetzt. Es erfolgt hierbei ein direkter
Datenaustausch zwischen Sender und Empfänger. Ist ein ähnliches
Verfahren für die Kommunalverwaltung denkbar?
Datenschutz
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Aspekte des Datenschutzes sind ebenfalls bei der elektronischen Signatur
zu beachten.
Seitens der Gesetzgebung wären Rechtsvorschriften einer Novellierung zu
unterziehen, um den technischen Anforderungen der Digitalisierung von
Verwaltungsprozessen gerecht zu werden, insbesondere das
• Allgemeines und besonderes Verwaltungsrecht,
• Gemeindehaushalts- und Kassenrecht,
• Steuer- und Abgaberecht,
mit Gesichtspunkten des eGovernment unter Berücksichtigung des
besonderen Anforderungen öffentlicher Verwaltung!
Elektronische Zahlbarmachung in der Kommunalkasse
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Nachdem die eRechnung den eAO-Workflow durchlaufen hat, wird der
Zahlungsverkehr aktiviert (nach Fälligkeit aus der eRechnung!)
Weitestgehend erfolgt die Generierung des Zahlungsverkehrs über die
jeweiligen HKR-Verfahren. Aber auch in weiteren Fachverfahren werden
Zahlungsdateien erzeugt, die für die Zahlungsabwicklung bereitgestellt
werden (Daten aus der eRechnung)
In den Kommunalkassen werden die Zahlungen im sogenannten
Onlinebanking über die Bankensoftware abgewickelt.
Sämtliche zahlungsrelevanten Daten müssen medienbruchfrei für die
Zahlungsabwicklung verknüpft werden.
ePayment
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E-Payment ist in erster Linie für den Bescheid- und Rechnungsausgang
der Kommune interessant
Unter ePayment versteht man die Zahlungsabwicklung im
elektronischen Zahlungsverkehr der im Onlinegeschäft erworbenen
Waren oder Dienstleistungen, die auch zunehmend in der öffentlichen
Verwaltung Einzug halten. Beispielhaft sind Kfz-Zulassungsvorgänge zu
nennen, die online abgewickelt werden und mit einem elektronischen
Zahlungsverfahren verknüpft sind. Dies könnte ebenfalls im
elektronischen Vergabeverfahren zukunftsweisend werden.
Zum ePayment gehören traditionelle Zahlungsverfahren wie Vorkasse
durch Überweisung, Elektronisches Lastschriftverfahren und
Kreditkartenzahlung, ebenso moderne Online-Payment Verfahren wie
Giropay, Paydirekt usw.
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Fachverband der
Kommunalkassenverwalter e. V.
Bundesvorsitzender
Dietmar Liese
Stadtkasse Potsdam
Friedrich-Ebert-Str. 79-81
14469 Potsdam
Tel. 0331/289-1370
E-Mail: [email protected]
Fragen beantwortet auch gerne:
Fachreferent KHR-Ausschuss
Enrico Zuchandke
Landkreis Wittenberg
Breitscheidstr. 3
06886 Lutherstadt Wittenberg
Tel. 03491/479-946
E-Mail: [email protected]