Evaluarea Documentelor - Istitutia Parlamentului

7/31/2019 Evaluarea Documentelor - Istitutia Parlamentului

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INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVESCONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES

PARLAMENTARYINSTITUTIONS:

The criteria for appraisingand Selecting documents

LAS INSTITUCIONESPARLAMENTARIAS:

Criterios para la evaluacin

y Seleccin de documentos

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PARLIAMENTARY INSTITUTIONS:The criteria for appraising and selecting documents

LAS INSTITUCIONES PARLAMENTARIAS:

Criterios para la evaluacin y seleccin de documentos.

M ngeles Valle de Juan (Ed.)

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PARLIAMENTARY INSTITUTIONS: THE CRITERIA FORAPPRAISING AND SELECTING DOCUMENTS

LAS INSTITUCIONES PARLAMENTARIAS: CRITERIOS

PARA LA EVALUACIN Y SELECCIN DE DOCUMENTOS.

Workings of the Section of archives and archivists of parliaments and political

parties in the International Council on Archives

Trabajos de la Seccin de archivos y archivistas de parlamentos y partidos polticos

en el Consejo Internacional de Archivos.

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DISTRIBUTION

ICA Study 14, is made available free of charge to all members of the

INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES (ICA) and to the world through the

ICA web site

ISBN: 2-9521932-1-5

EAN: 9782952193214

COPYRIGHT ICA, 60 rue des Francs-Bourgeois, 75003 Paris, France

Reproduction by translation or reprinting of the whole or of part by non-commercial organizations will be authorized provided that dueacknowledgement is made.La publication de la traduction ou la reproduction totale ou partielle des textespar des organisme s but non-lucratif sera autorise, condition que la sourcesoit cite.


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Nieuwenborgh, R. Van. Bibliotheque du Parlement. BelgiumNovaes e Cruz, Adelina. Personal Member. BrazilPelegrn, M Teresa. Cortes de Aragn. SpainPiedra Solis, Rafael. Funcin Legislativa. EcuadorPons, Silvio. Fondazione Instituto Gramsci. Italy

Ramdhani, Narissa. African National Congress. South AfricaRasmussen, Hanne. Folketingets Arkiv. DenmarkRathkolb, Oliver. Bryuno Kreisky Archives. Austria.Rochat, Giorgio. I.Naz.Storia del Mov. de Liberazione. ItalyRodriguez Gutierrez, Wilo. Congreso. PerRonning, Bjorn R. Stortingsarkivet. NorwayRosa, Gabriele de. Istituto Luigi Sturzo. ItalyRouleau, Ginette. Asamblea Nacional de Qubec. CanadaRuiz Alcain, Ignacio. Ministerio Presidencia. SpainSchneider, Michael. A,der Friedruchg-Ener Stiftung. GermanySchouller, Jacques. Personal Member. LuxembourgSerrano Cordn, Antonio. Parlamento de Andaluca. SpainSkuropad, Regina. Seimas Archives. LithuaniaSobrn Ortiz, Jess. Diputacin Foral de lava. SpainSteenhaut, Wouler. A. Museum Soc. Arbeidersbeweging. BelgiumTraore, Nassa. Assemblee Nationale. Burkina FasoUrdiain, Camino. Juntas Generales lava. Spain

Valm, Tiiu. National Library. EstoniaVasconcellos, Gracinda Assucena de. Camara dos Deputados. BrazilVeiga Lpez, Manuel. Asamblea de Extremadura. SpainVelasco, Josefina Soledad. Principado de Asturias. SpainVoerman, G. Document.Centre Dutch Political Parties. Netherlands

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Prefacio

Since the election of the new Committee during the 14th

International Archives Congress in Seville, the main priorities ofthis Section have been not only to promote the sharing ofactivities and problems amongst all the members but also toestablish criteria and regulations, creating common tools of useto all Archivists working with documentary collections of similartypes.

This publication on "Criteria for the evaluation and selection ofdocuments for Parliamentary Institutions. Model form fordocument evaluation" is one of the results of the work done bythe SPP from 2000 to 2004.

The adoption of guidelines for criteria for the evaluation of ourdocument collections and the production of a standard form forthe application of these criteria were initiated by the Spanish

Section of the SPP which, after its meetings in Vitoria andValencia, presented a draft to the annual meeting of the SPP inMadrid in 2003. This was approved as a useful working tool forthe standardisation of criteria.

Consideration of evaluation required in-depth knowledge of theregulations applied in Parliamentary Institutions. Analysis of the

regulations and functioning of Parliaments indicated the functionsand powers of each organic unit. The purpose of documentevaluation is to classify documents according to theiradministrative, fiscal and legal values -as well as their informativeand historial values- for preservation or destruction. The endresult and the purpose of the publication is the working toolpresented here which aims to bring together rules for evaluation

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which will then have to be approved by the ParliamentaryInstitutions.

The purpose of publishing the proposals approved within the

SPP is so that they may be applied in all Archives which belongto the Section, with a view to promoting the prestige andimportance of the role of Archivists. This work has to date beencarried out by different sectors of the ParliamentaryAdministrations within the Administrative Services. These haveobviously not had the commitment of archivists as guardians ofParliamentary memoirs and of democracy in that they regulate

access to the history of legislative bodies.

M ngeles Valle de JuanSPP President


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_ The publication of approved documents, in line with otherprofessional associations.

_ The creation of a subcommittee or group that will assessthe effective application in each parliamentary institution

of the assessment and selection records approved by theSection.

Thank you for your attention.

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INSTRUCTIONS ON HOW TO COMPLETE THE ASSESSMENT ANDSELECTION RECORD

1. Body

Provenance: administrative body responsible for thedocumentation

Originating body or department: this is the body oradministrative unit that produces or receives theparliamentary or administrative file.

2. Description of the documentation:

Classification code

Order:way in which the series is arranged (chronological,alphabetical, numerical or other order)Document series: specific name of the series

Definition of the document series: description of thefunction or purpose for which the files have been produced.

File circuit: procedures and documentation:

" File procedures: a list of all the procedures that occur in

the file.

" body or administrative unit: name of the body oradministrative unit responsible for the procedure.

" Documents in the file and classification: a list of ocumentsproduced as a result of each of the procedures during theprocess. Give the classification code as well.

" Documents in the file to be assessed. List of the documentsthat are physically in the file to be assessed.

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" Medium: indicate the medium of the documents to beassessed.

List of the documents in the file to be assessed: list of thecontents or of the documents in the files to be assessed.

Summary documents: other documents where the sameinformation or part of the information in the documents to beassessed can be found. It may be found in reports, minutes,databases, etc.

Related series: series of documents that have some kind ofconnection with the series to be assessed. For example, a resolutionand its implementation.

Official publications: copy of the files or documents in officialpublications.

Physical details:

" Replacement medium: if there is a copy in other media,such as on microfilm or in digitised form, this must bespecifie

" Type of medium: indicate the type of medium thedocuments are to be found in.

3. Legal framework:

Regulations associated with the document series to be assessed.

4. Value of the documentation:The primary or secondary value of the files or documents is to be explainedin this section.

The primary value refers to the reason or function for which the documentswere created. This primary value will vary depending on the purpose and maybe parliamentary, administrative, legal, tax or historical..


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Numerical or systematic: this method involvesconserving a sample of files chosen systematicallyon the basis of their numerical order.

Random: this is a statistical technique in which all

the files have the same possibility of being selected.To apply this method, it is necessary to do a simplemathematical calculation.

Elimination: indicate whether the document is to be removedpermanently.

" Deadline: removal date

" Regulations: indicate which regulations govern theconservation, partial conservation or elimination of thedocumentation.

7. General comments on the file:

All issues considered appropriate in order to prevent confusion orambiguity are to be mentioned here.

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PROPOSED DOCUMENT ASSESSMENT AND SELECTION RECORD

File number: 2/2003

1. Body

Provenance / originating body or department: Department ofParliamentary Management

2. Description of the documentation

Document series:MOTION

Classification code:250

Order: numerical

Definition of the document series a parliamentaryinitiative that callson the government to undertake certain action in relation to itspolitical action.

File circuit: procedures and documentation (see appendix)

List of documents in the file to be assessed:

P MotionP Statement on the agreements of the

Presiding Board or CommitteeP AmendmentsP Statements from the Committees legal

adviser to the Committees president, vice-president and secretary on theamendments presented

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P Committee minutes accepting amendmentsfor consideration

P Resolution

The following may temporarily form part of the file:

P Application to extend time period forpresenting amendmentsP Presentation of agreed amendmentsP Withdrawal application in writingP Presentation to the Registrar of a correction

to the languageP Application to change the processing

committeeP Application to process using the emergency

procedureP Application for the agreement of the

Presiding Board to be reconsidered

Summary documents: Database of the Information System onParliamentary Activity (documentary references with information onprocedures and documents published in the Official Gazette of theParliament of Catalonia)

Related series:compliance with resolutions (340), Information session(355)

Official Publications: Official Gazette of the Parliament of Catalonia

(wordings are published in the Official Gazette of the Parliament ofCatalonia, and the Committee or Plenum debate in the Report of theParliament of Catalonia)

Physical details:

Type of medium:paperReplacement medium: no

3.- Legal framework


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Standing Orders of the Parliament, art. 134 and 135

4.- Value of the documentation

Parliamentary or political value: yes, the information contained inmotions is of considerable interest to members in their parliamentarywork as they can use it in debates, especially if motions give rise toresolutions. It should be noted that this information is of greater valuein the current legislature than in earlier legislatures, and hence thisvalue gradually falls.

administrative value: yes. If it gives rise to a resolution, the file will beof administrative validity until such time as the resolution is

implemented and will in any case remain valid until the end of thelegislature, as the government may implement a resolution more thanonce and by means of different procedures throughout the entirelegislature.

legal values:yes, while the parliamentary process is in progress. Inaddition, the deadline or the processing time that is passing must beborne in mind given the possibility that a parliamentary group ormember may present an appeal to the Constitutional Tribunal due toa disagreement over the Presiding Boards assessment or decisionto accept the issue for consideration.

tax value:no

information-historical value: yes.

5.- Access to documentation

Free or restricted access: free, although the Presiding Board mayagree to restrict the consultation of or access to this kind ofdocumentation.

Type of restriction:

End of the restriction:

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Body responsible for the restriction:

Legal framework:

6.- Proposed assessment and selection record

Permanent conservation:yes

Partial conservation:Sampling by selective removal:Other types of sampling:

Elimination:

deadline:

Regulations:

7.- General comments on the file

Signature of the person responsible Approval of the Directorfor the Parliamentary Archive of the Department


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PROPOSED DOCUMENT ASSESSMENT AND SELECTION RECORD

File number 1/2003

1. Body

Provenance / originating body or department, Department ofParliamentary Management

.

2. Description of the documentation

Document series: WRITTEN QUESTIONS TO THE GOVERNMENTWITH AN ANSWER

Classification code:corresponding code in the functional classificationtable (powers/control function, information and political management

or put forward by the government) Order:numerical (correlative number in accordance with the Entry

Registry).

Definition of the document series:Questions put by members to thegovernment and each of the government members for which a writtenanswer is requested.

File circuit: procedures and documents (see appendix).

List of documents in the file to be assessed:all those listed under thefile circuit.

Dates:first year of the series (it normally remains open).

Summary documents:

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DatabasesBoard minutesReports on activities InventoriesOther control instruments

Related series:Oral questions in committee

Interpellations

Official publications:Official Gazette of the Parliament.

Physical details:

Type of medium: paper.

Replacement medium: digitised copy of the original documentin some cases. Publications are also mostly digital now.

3.- Legal framework

Standing Orders of the Chamber.

4.- Value of the documentation

parliamentary or political value: yes, to be used in political orparliamentary debates. Its value gradually falls as the theme inquestion (which must be specific according to Standing Orders)becomes less topical, yet an earlier legislature can become importantdue to a political change in the government.

administrative value:yes, while processing lasts. Not once the answerhas been communicated to the member.

legal value: yes in the case of appeals to the Constitutional Court

tax value:no.


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information-historical value: yes, as evidence of the activity ofmembers, parliamentary groups and the Chamber itself. Pastevidence of this activity is to be held in the Parliamentary Archive.

5.- Access to the documentation

Free or restricted access:free.

Type of restriction:---

End of the restriction:---

Body responsible for the restriction:Assembly of the Parliament ofValencia

Legal framework:Standing Orders of the Parliament of Valencia

6.- Proposed assessment and selection

Permanent conservation:yes.

Partial conservation:---

- Sampling by selective removal- Other types of sampling

Elimination: ---

- deadline

Regulations: ---

7.- General comments on the file

Date:

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Signatureo f

thepersonresp on s ib leA p

prova lo ftheD i rec torf o rthe

Parl i am entar yArch i veo ftheD epart ment


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Prlogo

Han sido criterios prioritarios de esta Seccin, desde elnombramiento del nuevo Comit elegido en el XIV Congreso

Internacional de Archivos de Sevilla, no slo establecer un

intercambio de actividades y problemas entre todos los

miembros, sino llegar a fijar criterios y normativas que conlleven

herramientas comunes que nos sean de utilidad a todos los

Archiveros con fondos documentales de tipologa documental

similar.

La presente publicacin que se refiere a los Criterios para la

evaluacin y seleccin de documentos de Instituciones

Parlamentarias. Modelo de ficha de evaluacin documental, es

uno de los resultados de los trabajos realizados por la SPP

durante los aos 2000 -2004.

La elaboracin de las directrices para la redaccin de los

criterios de evaluacin de nuestros fondos documentales y la

elaboracin de una ficha tipo que permitiera la implantacin de

estos criterios, parti de la Seccin Espaola de la SPP, que

trs sus reuniones en Vitoria y Valencia, present una propuesta


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en la reunin anual de la SPP en Madrid, ao 2003, y fue

aprobado como herramienta de trabajo de utilidad y

normalizacin de criterios.

El estudio de evaluacin conllev el conocimiento en

profundidad de la normativa que se aplica en las Instituciones

Parlamentarias. El anlisis de la organizacin y el

funcionamiento de los Parlamentos di a conocer las funciones

y competencias de cada unidad orgnica. A partir de ah el

objeto de la evaluacin de los documentos fue seleccionar

aquellos que por sus valores, administrativo, fiscal, jurdico, al

que se aadi el de informativo o histrico, tengan que ser

conservados o tengan que ser destruidos. El resultado final y

objeto de esta publicacin, es el instrumento de trabajo que se

presenta y en el que se ha intentado reuna las normas de

evaluacin, que posteriormente tendrn que ser aprobadas por

las Instituciones Parlamentarias.

La publicacin de las propuestas aprobadas en el seno de la

SPP slo tiene como objetivo la posible aplicacin en todos los

Archivos miembros de la Seccin .En aras al prestigio y la

importancia del papel de los Archiveros, realizado hasta este

momento por diferentes sectores de la Administraciones

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Parlamentarias, formando parte de los Servicios Administrativos

y ajenos, lgicamente, del compromiso de los archiveros en

cuanto custodios de la memoria de los Parlamentos y

depositarios de la democracia en cuanto reguladores del accesoa la historia de los rganos productores.

M ngeles Valle de Juan

SPP President


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LAS INSTITUCIONES PARLAMENTARIAS:

Criterios para la evaluacin y seleccin de documentos.

1. INTRODUCCIN

La evaluacin de los documentos es una de las funcionesbsicas y ms compleja de la metodologa archivsticacontempornea.

El objeto de la evaluacin es la de seleccionar aquellos

documentos que por sus valores (administrativo, fiscal, jurdico,informativo o histrico), por las funciones esenciales quedesempean u otros factores tienen un inters para la sociedadcon la finalidad de conservar solamente aquellos que han deformar parte de la memoria histrica de la colectividad.

Para poder evaluar la documentacin de una institucin es

necesario definir unos criterios y directrices generales quepermitan establecer una metodologa de trabajo que facilite elestudio de un sistema de evaluacin aplicable todas lascategoras documentales. El resultado quedar reflejado en elcalendario de conservacin, o instrumento de trabajo que renetodas las normas de evaluacin aprobadas en una institucin.

En la actualidad la doctrina archivstica internacional dispone de

ciertas e interesantes experiencias sobre la evaluacin de losdocumentos, que conocemos a partir de su presentacin encongresos, de publicaciones especializadas en archivstica obien son consultables on line.


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respecto a las teoras anteriores es que mientras stas valoranlos documentos principalmente a partir de sus contenidos, lamacrovaloracin valora especialmente el contexto en el que sehan producido los documentos.

Terry Cook, uno de los principales tericos de esta corriente,considera que la base de la valoracin son los valores sociales.Segn l, los investigadores o los socilogos han demostradoque en todas las sociedades se da, con mayor o menor valor,una interaccin entre las funciones sociales, las estructuras y losciudadanos. As la teora de la macrovaloracin realiza unexhaustivo anlisis del contexto en el que se desarrolla laproduccin documental de una institucin. Para este finconsidera necesario analizar tres aspectos fundamentales: enprimer lugar requiere un anlisis funcional, estudiando lasprincipales funciones, subfunciones, programas y actividadesque realiza el productor o la institucin, en segundo lugaranaliza la estructura, es decir, el organigrama u estructura de laadministracin donde se desarrollan las funciones de una

institucin, y en tercer lugar, investiga cual es el resultado de lainteraccin entre la ejecucin de las funciones o los programasde una institucin desarrolladas a partir de una estructuraadministrativa, y las conexiones con la sociedad, es decir losciudadanos, quienes les afecta, e incluso participan, tanto de lasfunciones como de la estructura. El resultado final de estainteraccin entre las funciones, la estructura y la sociedad se

verifica en la produccin documental.Dicho en otras palabras, Terry Cook considera los valoressociales como los ms importantes de esta corrientearchivstica. Ello es debido a que la macrovaloracin analizaprincipalmente el impacto en la sociedad de la ejecucin de lasfunciones, programas y actividades de una institucin. En estesentido lo que le interesa a esta corriente archivstica no es

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5.2.2. Proposiciones no de ley - Debate de las propuestas en la reunin actual, o


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La proposicin no de ley es una iniciativa parlamentariaconcebida, en teora, ms para impulsar la accin de gobierno(buscando la aprobacin de una resolucin de la cmara) queestrictamente para su control, aunque tambin se ejerce deesta manera.

En lo que afecta a la gestin documental, es una seriecuantitativamente menor que la de las preguntas en cuanto anmero de expedientes, pero de mayor volumen por unidaddocumental.

Necesita normalmente mayor nmero de requisitos (porejemplo mayor nmero de firmantes) y rene una tramitacinms compleja, al contemplar la posibilidad de presentacin deenmiendas por parte de los otros grupos parlamentarios. Puedefinalizar, como hemos dicho, con un documento resolutivo deun rgano parlamentario.

(Anexo con ficha de PNL y anexo con circuito dedocumentos).

6. PROPUESTAS FUTURAS DE TRABAJO

A modo de conclusin, y por la experiencia adquirida,proponemos una metodologa prctica, al modo en que hatrabajado la Seccin Espaola, con las siguientes actividades:

- Creacin de grupos de trabajo, que estudien series quepreviamente se han identificado y definido, aunquetodos los afectados deben enviar aportaciones aestudiar por el grupo.

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plantemamiento de reuniones especficas, paraenriquecer la ficha y aprobarla, en su caso.

- Publicacin de los documentos aprobados, al igual queotros colectivos profesionales.

- Creacin de un subcomit o grupo que evale laaplicacin efectiva en cada institucin parlamentaria delas fichas de evaluacin y seleccin aprobadas por laSeccin.

Muchas gracias por su atencin.

INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR LA FICHA DE EVALUACINclasificacin: relacin de los documentos que

d d d l i d l


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INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR LA FICHA DE EVALUACINY SELECCIN

1. Organismo

Procedencia: dependencia administrativa responsablede la documentacin

rgano o unidad orgnica productora: es el rgano ola dependncia orgnica de la institucin que produce orecibe el expediente parlamentario o administrativo.

2. Descripcin de la documentacin:

Cdigo de clasificacin

Ordenacin:tipo de ordenacin de la serie, cronolgico,alfabtico, numrico, ...

Srie documental: nombre especfico de la serieDefinicin de la serie documental: denominacin de lafuncin o finalidad por la cual se realizan los expedientes.

Circuito del expediente: trmites y documentos:

" Trmites del expediente: relacin de todos los

trmites que se producen en el expediente" rgano u unidad administrativa: denominacin

del rgano o unidad administrativa responsabledel trmite.

" Documentos que integran el expediente y

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producen cada uno de los trmites delprocedimiento. Sealar tambin el codigo declasificacin.

" Documentos del expediente a evaluar: relacin delos documentos que fsicamente se encuentranen el expediente a evaluar.

" Soporte: sealar en que soporte se encuentranlos documentos a evaluar.

Relacin de los documentos del expediente aevaluar: relacin del contenido o de los documentosque forman parte de los expedientes a evaluar.

Documentos recapitulativos: otros documentos en losque puede hallarse la misma o parte de la informacin

que contienen los documentos a evaluar. Se puedeencontrar en memorias, actas, base de datos,...

Series relacionadas : series documentales que tienenalguna relacin con la serie que se va a evaluar. Porejemplo: una resolucin y su cumplimiento

Publicaciones oficiales : reproduccin de losexpedientes o documentos en las publicaciones oficiales

Descripcin fsica de la documentacin:

Soporte de sustitucin:se ha de especificar si losexpedientes o documentos hay alguna copia enotros soportes, como en microfilm, digitalitzados

Ti d t l l ti d Valor legal j rdico l l ti l


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o Tipos de soporte: sealar el tipo desoporte que se encuentran los documentos

3. Marco legal:

Normativa relacionada con la serie documental a evaluar

4. Valor de la documentacin:

Se justificar en este apartado el valor primario o el valorsecundario de los expedientes o documentos.

El valor primario es el que corresponde al motivo o la funcinpor la que se crearon los documentos. Atendiendo a la funcinel valor primario puede ser de diferentes tipos: parlamentario,administrativo, jurdico, fiscal, histrico..

Valor parlamentario o poltico: es el valor que tienen

los expedientes de las iniciativas parlamentarias enrelacin a la informacin que contienen con el objetode ser utitilizados por los diputados en los debatesparlamentarios. Este valor suele ser complementario conel valor informativo-histrico, es decir a medida quedecrece el valor parlamentario o poltico crece el valorinformativo-histrico

Valor administrativo: es el valor a que estn sujetos losexpedientes en relacin a la prescripcin administrativade acuerdo con el procedimiento administrativo comno, en el caso de la documentacin parlamentaria, deacuerdo con el plazo de finalizacin del procedimientoparlamentario tal como rige el Reglamento de laCmara.

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Valor legal-jurdico: es el valor que tienen losexpedientes de acuerdo a la prescripcin jurdica quepresentan algunos documentos que pueden sersometidos a procedimientos jurdicos ante los tribunales.

Valor fiscal: es el valor que tienen los documentos deacuerdo con la prescripcin fiscal a que estn sometidosalgunos expedientes

Valor informativo-histrico: es el valor que tienen losdocumentos en cunto a la informacin que aportan

sobre la historia de la institucin. En su conjunto, son eltestimonio de las funciones o actividades polticas o deorganizacin de la Cmara. Esta documentacin formarparte del patrimonio cultural del pas y ser custodiaday conservada permanentemente en los archivos delParlamento como la memoria histrica de la actividadparlamentaria.

5. Acceso a la documentacin:

Acceso libre o reservado: indicar si hay algn tipo derestriccin o no.

Tipo de reserva: en el caso de consulta reservada,indicar que clase de personas puden acceder a ladocumentacin: diputados, ex-diputados, altos cargos delas instituciones,.....

Finalizacin de la reserva: en el caso de consultareservada, indicar el plazo de finalizacin de la reserva

rgano responsable de la reserva:indicar cual es elrgano parlamentario que acuerda la reserva

las series documentales producidas endeterminadas zonas geogrficas


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rgano parlamentario que acuerda la reserva

Marco legal:en el caso que la reserva no proceda deun acuerdo de un rgano sino que es debido a laaplicacin de un normativa, indicar cual es el marcolegal que justifica la reserva.

6. Propuesta de evaluacin y seleccin:

Conservacin permanente: sealar si se ha deconservar a perpetuidad

Conservacin parcial: hay varios mtodos paraseleccionar que documentos se ha de conservar. Se hade sealar que mtodo de seleccin parcial seemplear, a saber:

Muestreo por vaciado selectivo: su objetivo es

reducir espacio de un fondo considerado deinters. Se trata de eliminar selectivamente ysingularmente aquellos documetnos que sonrepetidos o son documentos que su informacinest contenida en otros documentos.

Otros tipos de muestreo:

Cronolgico: se basa en conservarsolamente los documentos producidosdurante determinados aos y eliminar elresto.

Geogrfico:se basa en la conservacin de

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determinadas zonas geogrficas,escogidas por sus caractersticas fsicas,sociales, culturales, econmicas,

Alfabtico: se basa en conservar algunosde los expedientes que conforman lasseries documentales ordenadasalfabticamente.

Numrico o sistemtico: se basa en laconservacin de una muestra de

expedientes elegidos sistematicamente apartir de una ordenacin numrica.

Aleatrio: es una tcnica estadstica en laque todos los expedientes tienen la mismaposibilidad de ser elegidos. Para suaplicacin es necesario realizar una simple

operacin matemtica.

Eliminacin: sealar si es de eliminacin permanente

" Plazo: fecha de eliminacin

" Normativa: sealar cual es la normativa quejustifica la conservacin, conservacin parcial osu eliminacin.

7. Observaciones generales del expediente:

Se indicaran todos aquellos aspectos que se se considerenconvenientes a fin de evitar confusiones y ambigedades.

PROPUESTA DE EVALUACIN Y SELECCIN DE Comunicados del letrado de la COM al presidente,

vicepresidente y secretario de la COM de las


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PROPUESTA DE EVALUACIN Y SELECCIN DEDOCUMENTOS

Nm. expediente 2/2003

1. Organismo

Procedencia / unidad orgnica: Departamento de Gestin

Parlamentria

2.- Descripcin de la documentacin

Serie documental:PROPOSICIN NO DE LEY

Cdigo de clasificacin: 250

Ordenacin: numrica

Definicin de la serie documental: iniciativa parlamentriaque insta al Gobierno a realizar determinadas actuacionesen relacin a su accin poltica.

Circuito del expediente: trmites y documentos (ver anexo)

Relacin de los documentos que integran el expediente::

Proposicin no de ley Comunicado de los acuerdos de la MP/COM Enmiendas

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vicepresidente y secretario de la COM de lasenmiendas presentadas

Acta de la MCOM de admisin a trmite de lasenmiendas

Resolucin

Eventualmente, pueden formar parte delexpediente:

Solicitud de prrroga de presentacin deenmiendas

Presentacin de enmiendas transaccionales Solicitud de retirada por escrito Presentacin al Registro de una rectificacin

lingstica Solicitud de cambio de la Comisin tramitadora Solicitud de tramitacin por el procedimiento de

urgencia

Solicitud de reconsideracin del acuerdo de la MP

Documentos recapitulativos: bbdd SIAP (referenciasdocumentales con informacin sobre los trmites y losdocumentos publicados en el BOPC)

Series relacionadas:cumplimiento de resoluciones (340),Sesin informativa (355)

Publicaciones oficiales:BOPC (los textos se publican en enBOPC y el debate de comisin o Pleno en el DSPC)


Tipo de soporte:papel

Soporte de sustitucin: novalor fiscal: no


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3.- Marco legal

Reglamento del Parlamento, art. 134 y 135

4.- Valor de la documentacin

Valor parlamentario o poltico:s, la informacin contenidaen las proposiciones no de ley es de mucho inters parael trabajo parlamentario de los diputados ya que la pueden

utilizar en los debates, especialmente en el caso que denlugar a resoluciones. Hay que sealar que este valorinformativo es ms elevado en la legislatura actual que enlas anteriores, y por tanto este valor decrece en relacinproporcional.

valor administrativo: s. En el caso que d lugar a una

resolucin el expediente tendr vigencia administrativamientras no se haya dado cumplimiento a la resolucin, yen todo caso, se mantendr hasta la finalizacin de lalegislatura, puesto que el Gobierno puede darcumplimiento de una resolucin, ms de una vez y contramitaciones distintas, a lo largo de toda la legislatura.

valor legal-jurdico: s, mientras dura la tramitacinparlamentaria. Adems hay que tener en cuenta el plazoo tiempo de tramitacin que puede transcurrir ante elTribunal Constitucional en el caso que un diputado ogrupo parlamentario solicite un Recurso de Amparo debidoa un desacuerdo con la cualificacin y admisin a trmitede la Mesa de Parlamento.

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valor fiscal:no

valor informativo-historico: s

5.- Acceso a la documentacin

Acceso libre o reservado: libre, aunque la Mesa delParlamento puede acordar restringir la consulta o accesoa esta tipologa documental.

Tipo de reserva:

Finalizacin de la reserva:

rgano reponsable de la reserva:

Marco legal:

6.- Propuesta de evaluacin y seleccin

Conservacin permanente:s

Conservacin parcial:

Muestreo por vaciado selectivo:Otros tipos de muestreo:

Eliminacin:plazo:

Normativa:

7.- Observaciones generales del expediente


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7. Observaciones generales del expediente

Firma del responsable Conforme Directordel archivo parlamentario del Departamento

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PROPUESTA DE EVALUACIN Y SELECCIN DEDOCUMENTOS Relacin de los documentos del expediente a evaluar:


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Nm. expediente 1/2003

1. Organismo

Procedencia / unidad orgnica: Departamento de GestinParlamentaria.

2.- Descripcin de la documentacin

Serie documental:PREGUNTAS CON RESPUESTAESCRITA

Cdigo de clasificacin:correspondiente al cuadro declasificacin funcional (competencias/funcin de control,informacin y direccin poltica o impulso del gobierno)

Ordenacin:Numrica (nm. currensde acuerdo conRE)

Definicin de la serie documental:Preguntas formuladaspor los diputados al gobierno y a cada uno de susmiembros, para las que se solicita respuesta por escrito.

Circuito del expediente:trmites y documentos (veranexo)

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ptodos los relacionados en el circuito documental.

Fechas:ao inicial de la serie (normalmente sigueabierta)

Relacin de los documentos del expediente a evaluar:todos los relacionados en el circuito documental.

Fechas:ao inicial de la serie (normalmente sigueabierta)

Documentos recapitulativos:

Bases de datos.Actas de MesaMemorias de actividadesInventarios

Otros instrumentos de control Series relacionadas:Preguntas orales en Comisin

Interpelaciones

Publicaciones oficiales:Boletn oficial del Parlament


Tipos de soporte: Papel.

Soporte de sustitucin: Copia digitalizada deldocumento original en algunos casos. Las

publicaciones son ahora en su mayoratambin electrnicas.

5.- Acceso a la documentacin


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3.- Marco legal

Reglamento de la cmara.

4.- Valor de la documentacin

Valor parlamentario o poltico: si, para ser utilizado en losdebates polticos o parlamentarios. Su valor suele irdecreciendo en la medida en que pierde actualidad el tematratado (que ha de ser concreto, segn los reglamentos), peropuede cobrar importancia una legislatura anterior por un

cambio poltico en el gobierno. Valor administrativo:mientras dura la tramitacin. No, una vez

comunidada la respuesta al diputado.

Valor legal-jurdico:si, en el caso de recursos de amparo alTribunal Constitucional.

valor fiscal: no

valor informativo-histrico:si, como testimonio de la actividadde los diputados, los grupos parlamentarios y la mismaCmara, cuya memoria histrica ha de salvaguardar el Archivodel Parlamento.

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Acceso libre o reservado: libre

Tipo de reserva:---

Finalizacin de la reserva:---

rgano responsable de la reserva: Mesa CortsValencianes

Marco legal:Reglamento de Corts Valencianes

6.- Propuesta de evaluacin y seleccin

Conservacin permanente: s.

Conservacin parcial: ---

-Muestreo por vaciado selectivo- Otros tipos de muestreo

Eliminacin

- plazo

Normativa

7.- Observaciones generales del expediente


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Fecha:

Firma del responsable Conforme del Director del

del archivo parlamentario Departamento

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