«':» PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN,Tipo de Documento

ProcedimientoVIABILIZACIÓN y REGISTRO DE PROYECTOS DE LA EAAAY Código

51.15.01Empresa de Acueducto,

AlcantarillsdOl Aseo de Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación VersiónE.I.C. - E.S.P...,..••.• ,_,7~S-O 2013-06-25 2014-12-04 02

1. INFORMACIÓN GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración, presentación, viabilización y registro de proyectos de la EAAAY.

RESPONSABLE: Profesional Unidad de Planeación.

OBJETIVO: Normalizar el proceso de elaboración, presentación y radicación de proyectos en la Empresa.

ALCANCE: Inicia con la identificación de las necesidades, población que va a beneficiar, metas que se van alcanzar, continua con elestudio de la viabilidad técnica, financiera y jurídica del proyecto y termina con la radicación del documento con todos sus soportes en laUnidad de Planeación.

INSUMO: Informes Técnicos, Financieros y Comerciales de la Empresa, Equipo de Cómputo, Impresora, Estadística de la Empresa, Plande Ordenamiento Territorial, Proyeccionesdel DANE.

PROVEEDORES: Clientes Internos - Gerente, Directores y cada uno de los Funcionarios de la Empresa Clientes Externos - Alcaldía deYopal, Gobernación de Casanare, Departamento Nacional Planeación, Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico, ContraloríaDepartamental y Nacional, Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General del Nación, Superintendencia de Servicios Públicos.

PRODUCTO: Proyecto Viabilizado y radicado con todos sus soportes y anexos.

USUARIOS: Ciudadanía, Organismos de Control y Vigilancia, Entidades Gubernamentales, Funcionarios de la EAAAY.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:Proyecto: Esel conjunto organizado de acciones, realizadas ordenadamente durante un periodo de tiempo determinado, que respondena una demanda o problema, con el propósito de ofrecer una solución.

Características de los proyectos: Están planificados, destinados a lograr un objetivo, tienen un presupuesto y plazo determinado.

Evaluación ex-ante: Es la que se realiza antes de la operación. Tiene como objetivo, estimar los costos, el impacto, alcance de losobjetivos, viabilidad y factibilidad del proyecto, en definitiva diagnosticar el contexto.

Evaluación técnica: Analiza si el proyecto está diseñado acertadamente si está sujeto a las normas establecidas desde el punto devista agronómico o del proceso técnico debe contener características agronómicas del producto, tamaño, localización, tecnologías,calendario de eiecución alcance de los niveles de oroducción eSDerados abastecimiento de materias Drimas e insumas.

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ProcedimientoVIABILIZACION y REGISTRO DE PROYECTOSDE LA EAAAY Código

51.15.01Empresa de Acueducto,

Alcantarillado y Aseo de Yapal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación VersiónE.I.C.E - E.S.PN'T,_.OOO.7~~ 2013-06-25 2014-12-04 02

Evaluación Institucional: Se refiere a la estructura organizativa de la institución que ejecutará el proyecto, si reúne las condicionesque facilite el logro de los objetivos planteados.

Evaluación Financiera: La evaluación financiera analiza la recuperación de inversión, así como los costos y beneficios paradeterminar el periodo de amortización y los años de gracia que habría de concederle al proyecto. Los beneficios económicos secalculan a precios de mercado y se miden por la tasa de rentabilidad financiera.

Evaluación económica o social: Permite evaluar el proyecto en base al análisis de beneficios y costos sociales, con el fin deseleccionar el mejor que cumpla con los objetivos del desarrollo del país.

Evaluación de impacto ecológico: Debe contemplar la posibilidad de "evitar o predecir el impacto" del proyecto" sobre el medioambiente.

Evolución ex-post: Se lleva a cabo en la etapa de ejecución y finalización del proyecto. Tiene como objetivo decidir si se debe continuarcon el proceso, establecer formularios similares, orientar el proceso, adaptar y cambiar condiciones, reprogramar.

Monitoreo: Es una gestión administrativa, que se realiza periódicamente y en distintos niveles, para realizar un seguimiento y conocerlos insumos, las actividades, los procesos, los productos relacionados con el tiempo, la cantidad, la calidad y los costos. Permite verificarel desarrollo de las actividades programadas, medir los resultados de la gestión y optimizar los procesos.

Eficacia: Relaciónde volumen de producción, la cantidad de productos que genera y distribuye el proyecto, en un periodo determinado,es decir a mayor producción mayor es la eficacia, proporcionalidad directa.

Eficiencia: Relacionael volumen de producción con los recursos utilizados para ello, la eficiencia incluye la eficacia y la asocia a algunaunidad de recurso, dinero, tiempo, personal.

Impacto: La evaluación por impacto identifica los recursos no esperados que surgen luego de la implementación del proyecto, ésta noguarda relación con los objetivos planteados inicialmente.

Indicadores: Los indicadores son un aspecto, que permite medir el nivel de cumplimiento de las actividades y objetivos pararelacionarlos con los resultados que se quieren obtener facilitan un análisis objetivo de los recursos.

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Alcantarillado y Aseo de Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación VersiónE.I.C.E - E.S.PMT_ •••••. _,J~ 2013-06-25 2014-12-04 02

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

ACTIVIDAD

Los directores serán los encargados de liderar elproceso de formulación de proyectos con cada unode sus profesionales.

La formulación de proyectos de inversión quebusquen su viabilidad por parte de la Oficina deProyectos y su debido registró en la Unidad dePlaneación, deberá ser desarrollado mediante laMetodología General de Formulación, dispuestapor el Departamento Nacional de Planeación -DNP.

Anexo 1:https: I/sgr.d nD.gov .co/Proyectos/MGA.aspx

Esta metodología esta explicada en los siguientesmódulos:

• Manual conceptual.• Modulo de Identificación.• Modulo de Preparación.• Modulo de Evaluación.• Módulo de Programación.

FLUJOGRAMA

1LOS DIRECTORES SERÁN LOS ENCARGADOS DELIDERAR EL PROCESO DE FORMULACIÓN DEPROYECTOS CON CADA UNO DE SUSPROFESIONALES.

LA FORMULACIÓN DE LOS PROYECTOSDEBERÁ SER DESARROLLADO MEDIANTE LAMETODOLOGÍA GENERAL DE FORMULACIÓN,DISPUESTA POR EL DEPARTAMENTONACIONAL DE PLANEAC¡ÓN - DNP.

IEL DOCUMENTO DEBE CONTENER COMOMÍNIMO LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:

j

RESPONSABLE

Directores

DOCUMENTO OREGISTRO

ProyectoFormulado

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ProcedimientoVIABILIZACION y REGISTRO DE PROYECTOS DE LA EAAAY Código

51.15.01Empresa de Acueducto,

AICanlarilladOl Aseo de Yapal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación VersiónE.l.e. - E.S.P"liT .••••.• __ 7S5-0 2013-06-25 2014-12-04 02

1. CONTRIBUCION DEL PROYECTO A LA POLITICA *PÚBLICA 1. CONTRIBUCION DELPROYECTO A LA POLITICA

1.1 NOMBRE DEL PROYECTO PUBLICA

ProyectoDirectores Formulado

U CONTRIBUCION AL PLAN NACIONAL DEDESARROLLO (PNDl

1.2.1 Pilar1.2.2 Objetivo1.2.3 Estrategia1.2.4 Programa1.2.5 Indicador de seguimiento al PND

U CONTRIBUCION AL PLAN DESARROLLODEPARTAMENTAL

1.3.1 Vigencia y nombre plan de desarrollo1.3.2 Estrategia1.3.3 Programa del plan de desarrollo

lA. CONTRIBUClON AL PLAN DESARROLLO MUNICIPAL 2. IDENTIFlCACION YDESCRIPCION DEL PROBLEMA Directores Proyecto

1.4.1 Vigencia y nombre plan de desarrollo Formulado1.4.2 Estrategia1.4.3 Código y descripción del programa del plan dedesarrollo

~ IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DEL PROBLEMA

b1 ARBOL DEL PROBLEMAiError! Marcador nodefinido.2.2 DEFINCION DEL PROBLEMA2.2.1 Problema central

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51.15.01Empresa de Acueducto,

A'cantadUadOI Aseo de Yapal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación VersiónE.l.e. ~ E.S.PfOrro ••••. _, 7~ 2013-06-25 2014-12-04 02

2.2.2 Descripción de la situación existente con relaciónal problema2.2.3 Magnitud actual del problema existente -indicadores de línea base

2.3 CAUSAS OUE GENERANEL PROBLEMA

2.3.1 Directa2.3.2 Indirecta

2.4 EFECTOSGENERADOSPOREL PROBLEMA

2.4.1 Directo2.4.2 Indirecto

2.5 ANALISIS DE PARTICIPANTES2.6 POBLACIONAFECTADA y OBJETIVO

2.6.1 No. de Personas Afectadas2.6.2 Fuente de la Información Proyecto2.6.3 Localización de los afectados Directores Formulado2.6.4 Población objetivo de la inversión2.6.5 Fuente de la Información2.6.6 Localización de los Afectados2.6.7 Características demográficas de la poblaciónobjetivo2.6.8 Objetivo General - Propósito2.6.9 Indicador que mide el Objetivo General - Unidadde Medida - Meta2.6.10 Relación entre las causas y los objetivosespecíficos

2.7 SITUACIÓN ACTUAL

2.7.1 Antecedentes

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Alcantarillado l Aseo de Yapal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación VersiónE.tc. - E.S.P

2013-06-25 2014-12-04 02~IT."""OOO1~

2.7.2 Descripción del Sistema Actual2.7.3 Situación Esperada2.7.4 Árbol de objetivos2.7.5 Alternativas de Solución

2.7.1.1 Descripción de la Alternativa

3. PREPAPARCIÓNDE LA ALTERNATIVA DESOLUCiÓN

II ESTUDIO INSTITUCIONAL Y ORGANIZACIONAL3.2 ESTUDIO LEGALU ESTUDIO COMUNITARIO3.4 ANÁLISIS TÉCNICO DE LA ALTERNATIVA3.5 ESTUDIO DE MERCADO3.5 CAPACIDAD Y BENEFICIARIOS3.6 LOCALIZACIÓN DE LA ALTERNATIVA3.8 ESTUDIO AMBIENTAL3.9 ANÁLISIS DE RIESGO3.10 COSTO DE LA ALTERNATIVA

3.10.1 Horizonte evaluación año inicial y final delproyecto3.10.2 Productos3.10.3 Actividades3.10.4 Insumos

3.11 DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS (OPCIONAL)(Activo fijo. descripción. valor del activo, año decompra. valor de salvamento)3.12 CUANTIFICACiÓN Y VALORACiÓN BENEFICIOS EINGRESOS

4. EVALUACION EXANTE

4.1 EVALUACION FINANCIERA4.2 EVALUACION ECONOMICA y SOCIAL

j3. PREPARACION DE LAATERNATIVA DE SOLUCIÓN

4. EVALUACION EXANTE

j

Directores ProyectoFormulado

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Empresa de Acueducto,51.15.01

Alcantarilladol Aseo de Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación VersiónE.tc. . E.$.PNIT,IIl4ol,_,~ 2013-06-25 2014-12-04 02

~ TOMA LA DECISIÓN DE INVERTIR O NO EN ELPROYECTO

6. ANEXOS(Cronogramade ejecución,Planos,LicenciasAmbientales, Presupuesto General y Análisis deUnitarios,Proyectoen MedioMagnéticoCD,ETC)

Nota 1: La parte conceptual de estoscomponentes está definida en el anexo 1.

5. TOMA LA DECISION DEINVERTIR O NO EN EL

PROYECTO.

I 6. ANEXOS INota 2: Para proyectos financiados con recursosde la Nación además de lo enunciadoanteriormente se debe tener en cuenta locontemplado en la Resolución No. 0379 del 25Junio de 2012 del Ministerio de Vivienda, Ciudad yTerritorio "Por la cual se derogan las resoluciones813 de 2008, 0533 de 2011 y 0956 de 2011 y seestablecen los requisitos de presentación,viabilización y aprobación de proyectos del sectorde agua potable y saneamiento básico quesoliciten apoyo financiero de la Nación, así comode aquel/os que han sido priorizados en el marcode los Planes Departamentales de Agua y de losprogramas que implemente el Ministerio deVivienda, Ciudad y Territorio, a través del Viceministerio de Agua Saneamiento Básico, sereglamenta comité técnico de proyectos y sedictan otras disposiciones"

El proyecto debe remitirse aProyectos mediante comunicaciónsegún formato 51.03.05.01PRESENTACIONPROYECTOS.

la Oficina deoficial internaCARTA DE

EL PROYECTO DEBE REMIT1RSE A LAOFICINA DE PROYECTOS MEDIANTECOMUNICACIÓN OFICIAL INTERNA.

EL PROFESIONAL DE LA OFICINA DEPROYECTOS REVISA LADOCUMENTACIÓN REMITIDA POR ELDIRECTOR, Y REAUZA LAEVALUACIÓN A LA MISMA PARAEMITIR LA RESPECTIVAVIABIUZACIÓN AL PROYECTO.

Directores

ProfesionalOficina deProyectos

51.12.06.01Comunicación

Oficial

Certificación

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2013-06-25 2014-12-04 02NIT.••••. OOO.7~

Nota. De acuerdo a la fase del proyecto ya sea I,n o m, se debe anexar y diligenciar el formato delista de chequeo para proyectos, de conformidadcon los lineamientos de los OCAD.

El profesional de la Oficina de Proyectos revisa ladocumentación remitida por el director, y realizala evaluación a la misma para emitir la respectivaviabilización al proyecto, con el cumplimiento detodos los requisitos requeridos para tal fin.

Nota. Si el proyecto no cumple con los elementosde evaluación, será devuelto al Director queremitió el proyecto con sus respectivasobservaciones e ítems a corregi r.

Posteriormente, el Profesional de la Oficina deProyectos remite el proyecto con su respectivacertificación de revisión y viabilización a la Unidadde Planeación para su respectivo registro ycertificación.

El profesional de la Unidad de Planeación revisa elcumplimiento de los requisitos establecidos en lalista de chequeo de los OCAD.

Nota. Si el proyecto no cumple con los requisitosestablecidos en la lista de chequeo, será devueltoa la Oficina de Proyectos con sus respectivasobservaciones.

EL PROFESlONAL DE LA OFICINADE PROYECTOS REMITE ELPROYECTO CON SU RESPECTIVACERTIFICACIÓN DE REVISIÓN YVIABILIZACIóN A LA UNIDAD DEPLANEACIÓN.

EL PROFESIONAL DE LA UNIDADDE PLANEACIÓN REVISA ELCUMPLIMIENTO DE LOSREQUISITOS ESTABLECIDOS.

ProfesionalUnidad dePlaneación

Formato Listade Chequeo

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El profesional de la Unidad de Planeación con el ••cumplimiento de los requisitos genera la EL PROFESIONAL DE LA UNIDADcertificación y remite el proyecto a la Oficina de DE PLANEACIÓN CON EL

Archivo y Procesospara su Digitalización. CUMPLIMIENTO DE LOS ProfesionalREQUISITOS. GENERA LACERTIFICACIDN y REMITE EL Oficina de DocumentoPROYECTO A LA OFICINA DE Archivo y DigitalizadoARCHIVO Y PROCESOS PARA SUDIGITALIZACIÓN .

Devuelto del proceso de Digitalización, queda en ••custodia de la Unidad de Planeación para ser DEVUELTO DEL PROCESO DEremitido a la Nación, Departamento, Alcaldía, U DIGITALIZACIÓN, QUEDA EN Profesionalotra entidad que financie proyectos de inversión. CUSTODIA DE LA UNIDAD DE Unidad dePLANEACIÓN PARA SER REMITIDO A

LA ~ACIÓN, DEPARTAMENTO, Planeación Proyecto -ALCALDIA, U OTRA ENTIDAD QUE AnexosFINANCIE PROYECTOS DEINVERSIÓN.

••G)3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

" RAS2000 Reglamento técnico del sector de agua potable y saneamiento básico." Resolución No. 0252 de 2012 "Por la cual se establece la metodología para la formulación de los proyectos de inversiónsusceptibles de financiamiento con cargo a los recursos del Sistema General de Regalías"." Resolución No. 0379 del 25 Junio de 2012 del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio "Por la cual se derogan las resoluciones813 de 2008, 0533 de 2011 y 0956 de 2011 y se establecen los requisitos de presentación, viabilización y aprobación de proyectosdel sector de agua potable y saneamiento básico que soliciten apoyo financiero de la Nación, así como de aquellos que han sidopriorizados en el marco de los Planes Departamentales de Agua y de los programas que implemente el Ministerio de Vivienda,Ciudad y Territorio, a través del Vice ministerio de Agua Saneamiento Básico, se reglamenta comité técnico de proyectos y sedictan otras disposiciones"" Resolución 2320 de Noviembre 27 de 2009. Modifica Res. 1096/2000.

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51.15.01Empresa de Acueducto,

AlcantarilladOl Aseo de Yapal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación VersiónE.I.C. • E.S.PNlT.844.000.1_ 2013-06-25 2014-12-04 02

-/ Resolución 0379 de 25 de Junio de 2012: Requisitos presentación, Viabilización y aprobación de proyectos VMASB.-/ Resolución 0504 de 04 de septiembre de 2013. Modifica Res. 0379.-/ Acuerdo 017 de 12 de diciembre de 2013: Requisitos de Viabilización, Aprobación y Ejecución de proyectos financiados conrecursos del Sistema General de Regalías.

4. APROBACIONES

Elaboró

Castro Avellanedar del Proceso

Revisó

Freddy Alexander Larrota CantorRe resentante or la Dirección SGC

Daniel Hernan o osada SuarezRe resentante Le al

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2013-06-25 Todos AprobaciónInicial Gerente

02 2014-12-04 Todos Actualizacióndel Formato RepresentanteLegal

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«':»Tipo de Documento

CARTA PRESENTAR PROYECTOS FORMATOCódigo

ErnprVIII de Acueducto, 51.15.01.01AIClllntar~~i.~:I.~~s~pdeYoplll Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión....._-, .•.. 2013-06-25 2014-12-04 02

Código de Archivo

Ciudad y Fecha

Ingeniero(a)

Profesional Oficina de ProyectosCiudad

Asunto: Presentación de Proyecto

«.:»FECHA HORA _

DEPENDENCIA _

FIRMA _

Anexo"

al presente remito a usted el proyecto"-------------------------------,

con el fin de su estudio, viabilización y registro, para lo cual resumo lasiguiente información:

1. Sector de la Inversión: -------------------

2. Fase del Proyecto: _

3. El costo total del proyecto asciende a:

4. Fuente de Financiación:

Nación:Departamento:Municipio:EAAAY:Otro:

5. El proyecto beneficiará a habitantes, contandoademás con la población proyectada de habitantes para elhorizonte de diseño del proyecto, el cual es de años.

6. El ejecutor del proyecto será _

7. El proyecto contieneAnexos.

Folios Planos y

era 19 No. 21-34 • Teléfonos: (8) 6322728 - (8) 6322729 - (8) 6355417 • fax: (8) 6322487LINEA DE ATENCION AL CLIENTE 116 ,..www.eaaay.gov.co ,..Yapal- Casanare

«':»Tipo de Documento

CARTA PRESENTAR PROYECTOS FORMATOCódigo

Empl"O.a de Acueducto, 51.15.01.01A.leanta.~~i.g~l.~~s~pd. Yopal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión"' •••.•••••• '08-4

2013-06-25 2014-12-04 02

Código de Archivo hoja 2 de 3

Igualmente, certifico para los fines de este proyecto cumple con losiguiente:

No. REQUISITOS DE PRESENTACIqN, VIABILIZACION y N.A. SI ENAPROBACION TRAMITE

1 El proyecto cumple metas del Plan deDesarrollo Nacional.

2 El proyecto cumple metas del Plan deDesarrollo Departamental.

3 El proyecto cumple metas del Plan deDesarrollo Municioal.

4 Que el proyecto este contemplado dentro delPGRde la EAAAY

5 El proyecto esta incluido dentro del Plan deOrdenamiento Territorial.

6 El proyecto cuenta con los predios oservidumbres debidamente legalizados parasu ejecución.

7 Permisos Ambientales según corresponda(Permiso de concesión, permiso devertimiento, permiso de exploración de pozoprofundo, etc.), en caso de encontrarse entrámite se deberá anexar la carta deradicación ante la autoridad ambientalcompetente.

Además, se remiten los siguientes documentos en el proyectoformulado:

./ Resumen del proyecto .

./ Proyecto diligenciado en la Metodología General Ajustada - MGRen medio físico y magnético

./ Plan financiero del proyecto .

./ Presupuesto actualizado del proyecto con sus respectivos análisisde preciso unitarios .

./ Cronograma de Obra y ficha de seguimiento.

era 19 No. 21-34 • Teléfonos: (8) 6322728 - (8) 6322729 - (8) 6355417 • fax: (8) 6322487LINEA DE ATENCiÓN AL CLIENTE 116 * ~-,--~aJI-,ª~gpv.cº * Yopal- Casanare

«':>:>Tipo de Documento

CARTA PRESENTAR PROYECTOS FORMATOCódigo

Empre.a de Acueducto, 51.15.01.01Alc••nlar~~rg~¡.~~~pd.Yapal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión.•.,-_ .•....

2013-06-25 2014-12-04 02

Código de Archivo hoja 3 de 3

v' Documento que acredite la propiedad (certificado de libertad ytradición), o posesión y/o permisos de servidumbres necesarios para laejecución del proyecto, según corresponda.

v' Estudios y diseños del proyecto que cumple con el reglamentotécnico del sector:

v' Presupuesto general de obra y análisis de precios unitarios, lista deequipos, materiales y elementos a adquirir y especificaciones técnicasde construcción.

v' Plan financiero del proyecto.

v' Cronograma de Obra y Fondos de inversión.

v' Copia impresa y en medio magnético de los estudios, diseños yplanos de los componentes del proyecto (memorias de calculo, diseñoshidráulicos y estructuras, etc., según las características del proyecto)

Agradezco su atención.

Cordialmente,

Nombre y FirmaCargo

Elaboró: Nombre // CargoRevisó: Nombre JI CargoVoBo: Nombre // Cargo

Gestión Documental:Original: Oficina de ProyectosCopia 1: Serie Documental

Cra 19 No. 21-34 • Teléfonos: (8) 6322728 - (8) 6322729 - (8) 6355417 • fax: (8) 6322487LINEA DE ATENCiÓN AL CLIENTE 116 • \Iíro)I~~aaay,gov.co • Yopal- Casanare