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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
ELABORACIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL ÁREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE LA DIVISIÓN TÉCNICA DEL IAIM
Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en
Organización Empresarial Autor: Br. Roni B. Gómez J.
Carnet: 09-00689 C.I.: 16.106.869 Tutor Académico: María E. Guevara
Camurí Grande, Septiembre de 2012
ii
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DEDICATORIA
En primer lugar le agradezco a Dios por darme vida y salud para poder cumplir mis
objetivos en este mundo, en segundo lugar le agradezco a mi padre que hoy ya no está
conmigo, por todo lo que me enseño y en tercer lugar a mi madre, hermanos y seres
queridos que siempre me han apoyado en todo lo que hago a pesar de la adversidad.
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RECONOCIMIENTO
Este trabajo tuvo lugar en el Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía, donde
obtuve la colaboración y el apoyo de la Licenciada Lysbetth Duran, de los analistas del
departamento de reclutamiento y selección, quienes sin nada a cambio me ayudaron en todo
momento.
En paralelo obtuve la cooperación de la profesora María Emilia Guevara, quien me guio
en la realización de mis pasantías y terminarlas con éxito.
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ÍNDICE GENERAL
Índice de Cuadros, Gráficos o Tablas ................................................................................... vii
Índice de Figuras .................................................................................................................viii
Resumen ................................................................................................................................. ix
Introducción ............................................................................................................................ 2
Capítulo I ................................................................................................................................ 4
Marco Referencial .......................................................................................................... 4
1.1.- Marco Institucional ............................................................................................. 4
1.1.1.- Reseña Histórica de la Institución ....................................................... 4
1.1.2.- Misión ................................................................................................. 6
1.1.3.-Visión .................................................................................................. 6
1.1.4.-Valores ................................................................................................. 7
1.1.5.- Objetivos Estratégicos ......................................................................... 7
1.1.6.- Estructura Organizativa de la Institución ........................................... 8
1.1.7.- Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación ...................... 9
1.2.- Marco Legal ..................................................................................................... 10
1.3.- Diagnóstico ...................................................................................................... 10
1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual .................................. 10
1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema.............................................. 11
Capítulo II ........................................................................................................................... 13
El Problema ................................................................................................................. 13
2.1.- Planteamiento del Problema ............................................................................ 13
vi
2.2.- Formulación del Problema .............................................................................. 15
2.3.- Objetivos de la Investigación .......................................................................... 16
2.3.1.- Objetivo General ............................................................................... 16
2.3.2.- Objetivos Específicos ........................................................................ 16
2.4.- Justificación e importancia .............................................................................. 16
2.5.- Alcance ............................................................................................................ 17
2.6.- Limitaciones .................................................................................................... 18
Capítulo III ............................................................................................................................ 19
Marco Teórico ............................................................................................................... 19
Capítulo IV ............................................................................................................... 39
Marco Metodológico .................................................................................................... 39
4.1.- Tipo de Investigación ...................................................................................... 39
4.2.-Diseño de la Investigación ................................................................................ 40
4.3.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos .......................................... 40
4.4.- Análisis y Tratamiento de la Información ....................................................... 42
4.4.1.- Elaboración de Procedimientos ......................................................... 42
4.4.2.- Elaboración del Cronograma de Actividades .................................... 42
Capítulo V ................................................................................................................. 44
Presentación y Análisis de los Resultados ..................................................... 44
Conclusiones .............................................................................................................. 46
Recomendaciones ...................................................................................................... 47
Fuentes de Información ............................................................................................. 48
Anexos ....................................................................................................................... 50
vii
ÍNDICE DE CUADROS Y GRÁFICOS
Cuadro Nº 1. Simbología de Flujogramas ............................................................................ 31
Cuadro Nº 2. Cronograma de Actividades ............................................................................ 43
viii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Estructura Organizativa del IAIM ........................................................................... 8
Figura 2. Estructura Organizativa de la Oficina de Recursos Humanos ................................. 9
Figura 3. Diagrama Causa-Efecto del Problema .................................................................. 12
Figura 4. Esquema del Modelo de Sistema ........................................................................... 20
Figura 5. Formato para Elaboración de Manuales
de Organización y Sistemas del IAIM .................................................................................. 51
ix
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
ELABORACIÓN DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL ÁREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE LA DIVISIÓN TÉCNICA DEL IAIM
Autor: Br. Roni B. Gómez J. Tutor Académico: María Emilia Guevara.
Fecha: Septiembre de 2012
RESUMEN
El informe que se presenta a continuación se desarrolló con la finalidad de poner en práctica los conocimientos obtenidos en la universidad por medio de las pasantías para poder optar por el título de Técnico Superior Universitario, realizándose un estudio en la empresa Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía Simón Bolívar, en el área de Reclutamiento y Selección de la División Técnica de la Oficina de Recursos Humanos. Al comenzar la investigación se detectó que el área no poseía un manual de todos los procesos que realizaba el personal. Las “Normas para la Asignación de Prima por Razones de Servicio para el Personal Empleado del I.A.A.I.M” cuya última modificación data de la fecha del 21 de enero de 2004, era uno de los pocos documentos disponibles, una vez ya planteada esta problemática se genera la siguiente incógnita ¿Cómo debe estar constituído un manual de normas y procedimientos en el área de reclutamiento y selección? Partiendo de esto se comienza a indagar sobre los manuales en las organizaciones para tener una base que apoye el proyecto. El tipo de investigación fue de campo, ya que el autor estuvo inmerso en las actividades del área y el diseño fue descriptivo. Se trabajó en conjunto con un grupo de 3 analistas y el apoyo de la división de organización y sistemas, para realizar el manual desde la recolección de datos hasta la documentación final, cabe destacar que siempre se mantenía un feed-back constante entre los involucrados. Una de las recomendaciones más importantes fue que se estableciera un periodo de revisión para actualizaciones de los procesos para mantener una óptima gestión. Palabras claves: Manual, Sistemas, Normas y procedimientos.
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INTRODUCCIÓN
El presente informe es una investigación realizada como requerimiento de las
universidades para que los estudiantes que optan por títulos formales pongan en práctica
sus conocimientos y estén en contacto con la realidad del entorno empresarial que les
espera, la empresa seleccionada para la realización del estudio es el Instituto Aeropuerto
Internacional de Maiquetía Simón Bolívar.
Las empresas u organizaciones grandes desarrollan muchas actividades, ya que estas
poseen una gran cantidad de procesos, flujo de información, empleados y áreas de trabajo,
en donde el personal realiza procedimientos regidos por normativas según sea el caso. Los
procedimiento son los pasos a seguir para realizar un proceso o una tarea y estos deben
tener unos parámetros a los que llamamos normas para que se realicen de forma correcta,
como por ejemplo; en el banco se debe presentar la libreta de ahorros con la cedula de
identidad para poder hacer un retito o la solicitud de pago de prima por nivelación
profesional debe llevar la copia del título obtenido para poder asignar el beneficio.
En un solo departamento pueden haber muchos procesos por lo que es de vital
importancia tener una documentación llamada manual, en donde se pueda contener toda esa
información, según el diccionario de la real academia española (2001), un manual es un
“Libro en que se compendia lo más sustancial de una materia”, un concepto más completo,
para Continolo G (1973), “una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la
dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”(p.18), para el autor es una
documentación importante para que se realicen las actividades ligada a los procesos dando
como resultado la eficiencia de los involucrados; cabe resaltar que si la información de los
manuales no es la correcta o no está actualizada estos no son valiosos para mejorar la
gestión de los procesos realizados por el personal. En el área donde se realizó la
investigación el autor se encontró que carecían de manuales de normas y procedimientos
por lo que se enfocó en su elaboración para mejorar la gestión realizada por el personal que
3
labora allí, ya que en ocasiones ellos paraban sus actividades por no tener información de
cómo hacerla y el que sabía cómo hacerla no estaba en el momento necesaria para poder
salir de incertidumbre.
Asociado a esto, el siguiente informe está estructurado en cinco capítulos, los cuales se
conforman en lo siguiente, Capítulo I, se mostrará todos aquellos aspectos importantes y
necesarios de la estructura organizativa en general del Instituto Aeropuerto Internacional de
Maiquetía Simón Bolívar. Capítulo II, aquí se bosquejan los problemas que se presentan en
la empresa, respecto a la investigación. Capítulo III, una vez planteada la problemática, se
habla de las teorías o información tomada en cuenta para la solución más factible. Capítulo
IV, este trata de la metodología aplicada en la investigación. Capítulo V, este siendo el
último capítulo, en donde se establece los resultados obtenidos del estudio.
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CAPÍTULO I
MARCO REFERENCIAL
1.1.-Marco Institucional
1.1.1.- Reseña Histórica de la Institución.
En 1929 Charles Lindberg (piloto norteamericano); contratado por la línea aérea Pan
American sobrevuela la costa norte de Venezuela en busca de un terreno o campo apto para
el negocio de la aviación comercial, selecciona el terreno, propiedad de la familia Luy,
conocido como "Mare", que luego se llamaría Campo de Aviación de la Guaira y
posteriormente Aeropuerto de Maiquetía.
La aviación en Venezuela tubo sus inicios el 15 de Abril de 1930 La Compagnie
Générale Aéropostale, con sede en Maracay se dedica al transporte postal con 2 aviones
Latécoère, Late 26 y Latécoère 281.
El 19 de agosto de 1930 Pan American Airways Inc. (PAA) arrienda a la familia Luy
una franja de terreno de 20 hectáreas ubicada en Maiquetía, para ser utilizada como su
aeródromo. En 1934 se construye la pista y un pequeño terminal, el cual era un área
cubierta con un tinglado de hierro galvanizado.
En 1945 Se inaugura el Terminal del aeropuerto de Maiquetía, obra del Arquitecto Luis
Malaussena, luego para el 1 de agosto de 1946 Las instalaciones de la Panamerican pasan a
ser propiedad nacional cuando asume la administración del aeropuerto el Ministerio de
Comunicaciones. El Ministerio de Obras Públicas (MOP) se encarga de lo concerniente a la
infraestructura física. En la año 1952 Se termina la ampliación terminal del Aeropuerto de
Maiquetía al cual se han añadido dos alas adicionales y la pista es llevada a 2.000 mts.
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A partir de la fecha del año 1953 a 1958 se comienza a realizar cambios en la
infraestructura del aeropuerto por motivos de mejoras y requisitos internacionales para
poder ofrecer un servicio adecuado, los cambios fueron:
Instalación de circuito de iluminación en pistas y taxiways así como en la zona de
aproximación a las mismas; inicio de operaciones nocturnas en Maiquetía.
Instalación del Centro de Información de Vuelos de Maiquetía
Se construye la pista auxiliar, al norte de la 08-26
El surgimiento de la era del jet y de los aviones supersónicos obliga a replantearse
cambios importantes. Arrancan las obras de ampliación y repavimentación de la
pista 08-26.
El Gobierno Nacional implementa el Plan Maestro para el desarrollo del aeropuerto en
el año 1968. Se concibieron 2 edificaciones separadas para los servicios domésticos e
Internacional, unidos al centro por el Edificio Sede Administrativa. 3 años después El
Congreso de la República aprueba la ley para la creación del Instituto Aeropuerto
Internacional de Maiquetía, que será la autoridad aeroportuaria responsable de la
administración y desarrollo del Aeropuerto de Maiquetía. En el mismo año el 16 de agosto
La Ley es refrendada por el Presidente de la República y el Consejo de Ministros y
publicada en la Gaceta Oficial # 29.585 de la misma fecha
El 1 de Enero de 1972, inicio de Actividades del IAAIM, 13 de febrero dos años
posteriores es promulgado el Reglamento del IAAIM. Decreto # 1609. El Instituto fue
creado como un organismo autónomo adscrito al Ministerio de Comunicaciones.
El 9 de Agosto de 1978, se inaugura el Terminal Internacional, que obtuvo el Premio
Nacional de Arquitectura en 1980. En el terminal se incluyeron obras de reconocidos
artistas, entre ellas la más destacada es la de Carlos Cruz Diez titulada “Cromo-
Interferencia de Color Aditivo” que ocupa 2.608 m2, incluyendo el piso y paredes del
corredor de espera y los salones de boletería de las líneas aéreas, llena de vibrantes
coloridos que se ha convertido en un emblema del aeropuerto. Posteriormente en 1984 se
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inaugura el Edificio Sede Administrativa, diseño del arquitecto Luis Sully. Se crea el
Departamento de Asistencia y Ayuda al pasajero.
En Junio de 2002 se inaugura la Fase 1 de la Ampliación del Terminal Internacional, del
Proyecto Maiquetía 2000 y culmina con la fase II el 5 de Octubre 2005 se completa la Fase
con la activación de la nueva área de embarque. Cabe destacar que en el año 2006 la
asamblea nacional deroga la ley que facultaba al aeropuerto como instituto autónomo
pasando a depender de la administración central y en la actualidad el IAIM esta adscrito al
ministerio de poder popular de espacios acuáticos y aéreos (INEA).
1.1.2.- Misión
Planificar, desarrollar, controlar y administrar el conjunto de instalaciones y servicios,
que hacen posible y facilitan el traslado de pasajeros y cargas en el Aeropuerto
Internacional de Maiquetía “Simón Bolívar”, con una política de servicios públicos
eficientes, eficaz, de utilidad pública, de interés general y social, con estrictos estándares de
seguridad y facilitación que fortalezcan la vigilancia de la seguridad operacional, el
resguardo de las instalaciones, la protección de los bienes aeronáuticos y de personas,
brindando el mejor servicio a nuestros usuarios.
1.1.3.- Visión
Ser una organización publica orientada y comprendida con el servicio público
eficiente para los usuarios del Aeropuerto Internacional de Maiquetía “Simón Bolívar”
cumpliendo con los más elevados estándares de seguridad nacional e internacional;
sustentada con un talento humano especializado y un mejoramiento continuo de los
procesos técnicos, que garantiza la prestación de un servicio integral con los más altos
niveles de excelencia, ejerciendo una gestión social apoyada en una visión socialista para
construir la suprema felicidad social para la población venezolana.
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1.1.4.- Valores
Conciencia del deber social.
Orientación al ciudadano.
Organización a resultados/logros.
Compromiso ético con el servicio público.
Adaptación y flexibilidad.
Trabajo en equipo y cooperación.
Compromiso con el aprendizaje.
Liderazgo.
Innovación.
Calidad de trabajo.
Visión de trabajo.
Comunicación.
Responsabilidad personal.
Conciencia cívica.
1.1.5.- Objetivos Estratégicos
El Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía basa sus objetivos y metas según
lo pautado en la ley de su creación:
1. Construir, acondicionar, mantener, desarrollar, administrar y explotar el conjunto de
obras e instalaciones destinadas al transporte aéreo del Aeropuerto Internacional de
Maiquetía “SIMON BOLIVAR”.
2. Supervisar y coordinar las funciones y servicios que se prestan en el aeropuerto.
3. Procurar la recuperación de las inversiones mediante la obtención de beneficios
suficientes para cubrir los gastos y amortizar el capital invertido.
4. Perfeccionar continuamente los servicios en orden a su seguridad, regularidad y
eficacia.
5. Mantener enlace permanente con los demás aeropuertos tanto nacionales como
internacionales, para prestarles o exigirle, según sea el caso, la cooperación que
requieran las necesidades del tráfico aéreo.
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6. Prestar los servicios mediante la aplicación combinada de criterios técnicos y
comerciales.
1.1.6.- Estructura Organizativa de la Institución. Se basa en un organigrama general donde se visualiza como máxima autoridad el
consejo administrativo, pasando a la dirección general, que se encarga de las direcciones
adscritas y con una serie de unidades internas de carácter asesor. (Ver figura 1).
Fuente: Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía (IAIM)
Fecha: 2011
Figura 1. Estructura Organizativa del IAIM
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1.1.7.- Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación.
El organigrama de la División Técnica tuvo una modificación realizada por el autor, ya
que en la actualidad no se habla de coordinaciones sino de áreas y están compuestas de tres
en específico, cuyo objetivo es garantizar el cumplimiento de las metas conforme a los
Planes de Personal, los lineamientos emanados del Ministerio del Poder Popular para la
Planificación y Desarrollo, y de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente, el
estudio fue realizado en el área de Reclutamiento y Selección. (Ver figura 2).
Fuente: Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía (IAIM)
Fecha: 2012
Figura 2. Estructura Organizativa de la Oficina de Recursos Humanos
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1.2.- Marco Legal
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Ley del Estatuto de la Función Pública.
Ley Orgánica del Trabajo.
Ley Orgánica de la Administración Pública.
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
Convenio Colectivo de Trabajo.
Normativa para la Asignación de Prima por Razones de Servicio para el Personal
del IAAIM fecha 21-01-2004.
1.3.- Diagnóstico
1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual
La empresa donde se realizó la pasantía, es el IAIM donde poseen un gran número de
personal y procesos; es por ello que está conformado por diversas Divisiones y Unidades
Asesoras las cuales suministran el apoyo necesario para el buen funcionamiento y
desempeño de la entidad.
La División Técnica está compuesta por tres áreas; se realizó el estudio en el área de
Reclutamiento y Selección, que tiene como objetivo establecer los lineamientos a seguir
en materia de reclutamiento, selección, clasificación, remuneración y capacitación del
recurso humano al servicio del organismo y garantizar la correcta aplicación de las normas
que regulan la selección, contratación y remuneración del recurso humano.
Al comenzar las pasantías el autor se consigue que en el lugar del estudio carecen de un
manual de normas y procedimientos sino que poseen escasos documentos de procesos que
son más complejos, como la normativa de Asignación de Prima por Razones de Servicios,
la cual no se actualizaba desde el año 2004, siendo un documento que esta fuera de
contexto por no tener los requerimientos necesarios para que el personal pueda realizar las
actividades de ese proceso. Algunos trabajadores si tienen dudas pierden tiempo buscando
quien pueda explicarles sobre alguna base legal o procedimiento de las actividades.
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Los empleados con poco tiempo en el área o nuevos viven en incertidumbre de cómo
realizar las actividades, ya que la única opción para poder realizar sus labores es mediante
consultas que efectúan al personal experto o que tienen más tiempo laborando allí y de no
estar presente estos no pueden concluir sus actividades, causando rotación de personal o
ausentismo y una baja en la calidad de trabajo de la división afectando su rendimiento.
1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema
El principal problema que se identifica es la falta de Organización y Planificación del
área de Reclutamiento y Selección en conjunto con la División de Organización y Sistemas,
para mantener actualizados los procesos del área y la carencia de un manual de normas y
procedimientos.
La Organización según Reyes (2005) “es la estructura de las relaciones que deben existir
entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos” (p.212), es decir, es la etapa más importante de una empresa para poder llevar a
cabo sus objetivos.
Según Chiavenato (2006) “La planificación es una técnica para minimizar la
incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de la empresa"(p.143), es decir, ayuda
a identificar los pasos a seguir de las actividades para lograr el cumplimiento de los
objetivos de la empresa.
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Teniendo en cuenta lo expresado anteriormente y para verlo de una forma más claras se
elaboró un diagrama causa-efecto en donde se analizó la División de Organización y
Sistemas que son los encargados de la elaboración de los manuales del IAIM. (Ver figura
N° 3). Este diagrama fue utilizado como herramienta de análisis para poder observar de una
forma más clara las causas del problema según las categorías que intervienen; considerando
que un manual de normas y procedimientos permite la obtención de información exacta de
las actividades de los procesos de una organización, con los datos plasmados del diagrama
se inició la investigación para la elaboración de manual del área de Reclutamiento y
Selección, ya que este servirá como herramienta de consulta para el personal que labora
allí.
Diseño: Propio, basado en el diagrama de Ishikawa
Fecha: 2012
Figura 3. Diagrama Causa-Efecto del Problema
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CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1.- Planteamiento del Problema
Las organizaciones son formadas para lograr metas en común entre las personas que
interactúan en su sistema, según Robbins (2009), las organizaciones son “Un grupo de
personas, organizadas de manera sistemática, reunidas para un propósito específico” (p.3).
La administración de recursos humanos (RRHH), tradicionalmente ha consistido en la
planeación, la organización, el desarrollo, la coordinación y el control de técnicas capaces
de promover el desempeño eficiente de personal, en la medida en que la organización
representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos
individuales que se relacionan directa o indirectamente con el trabajo.
El área de Reclutamiento y Selección de la División Técnica tiene como objetivo
establecer los lineamientos a seguir en materia de reclutamiento, selección, clasificación,
remuneración y capacitación del recurso humano al servicio del organismo.
El problema más notorio en el área de Reclutamiento y Selección de la División Técnica
de la Oficina de Recursos Humanos del Instituto Aeropuerto Internacional De Maiquetía
Simón Bolívar, es la demora en la gestión de los procesos administrativos por no tener
actualizada las documentaciones de los procesos, ya que los manuales no están ajustados a
como se realizar las actividades en la actualidad y no tienen todos los procesos que se
realizan en el área.
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Los manuales según Duhalt (1977), es "un documento que contiene, en una forma
ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas
y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del
trabajo” (p.20).
Los manuales son importantes, ya que permiten obtener información de
procedimientos, normas, políticas, historia entre otros datos importantes para las empresas
y sus trabajadores.
Las empresas que no tienen manuales, muchas veces solucionan sus problemas de
incertidumbre con improvisación mecánica, en la que cada cual ejecuta una decisión
dependiendo de las circunstancias y según el criterio de cada persona ocurriendo sin una
planeación y sin seguir unos pasos predeterminados.
Los trabajadores de esta empresa realizan los procesos según los pocos datos que
poseen documentados hasta cierto punto, ya que los procesos han cambiado en algunos
aspectos y no sean actualizado; y si la persona tiene dudas no tienen un documento donde
consultar, solo pueden salir de la incertidumbre preguntándole a un compañero que tenga
conocimientos de los procedimientos y normativas de las actividades de los proceso
generando atrasos en los trabajos o reproceso.
Esta empresa ha pasado por distintos cambios en los últimos años hasta dejar de ser una
institución autónoma gubernamental y otros cambios de políticas internas sin llevar una
documentación adecuada de los cambios de los procesos que se realizan o de los nuevos
procesos que se introdujeron en sus sistemas administrativos.
Esta problemática se debe, ya que no se trabaja en conjunto con el Departamento de
Organización y Sistemas de la empresa por lo que no se posee una actualización de la
documentación de los procesos del área, ni una manual de todos los procesos.
15
A pesar que es un Instituto tiene muchos años en funcionamiento y que realiza
procedimientos estructurados de forma tal que gestionan sus procesos de forma eficiente,
pero con inconformidades se considero fundamental que se realice una documentación de
las actividades, ya que si no se posee esta, los empleados en casos de duda por no estar al
tanto de saber que hacer pierden tiempo, para ello hay que conocer con certeza la ejecución
de las tareas para que la información que se coloque en los manuales sea fiable y los datos
del mismo este disponible para todo el personal que interviene en los procesos.
2.2.- Formulación del Problema
El área de Reclutamiento y Selección es de gran importancia, ya que es la encargada de
parte de los procesos de RRHH en la empresa, por ello debe realizarse una buena gestión
para garantizar los objetivos de la organización y la satisfacción de los empleados.
Las asignaciones y cálculos de primas, los cronogramas de actividades de procesos de
selección de personal de seguridad aeroportuaria, el control de evaluaciones de desempeño
y personal obrero son algunos procesos que realiza esta área, sin una documentación
apropiada de cómo se deben realizar las actividades y que factores o normas tomar en
cuenta.
Puede que los procesos no se elaboren según lo esperado por la oficina de RRHH,
trayendo como consecuencia que se realicen nuevamente las actividades, perdida de
tiempo, inconformidades en los marcos legales entre otras que son el efecto por el trabajo
mal realizado y no tener una documentación disponible.
En consideración de todo lo anterior el autor se pregunta: ¿Cómo debe estar constituído
un manual de normas y procedimientos en el área de reclutamiento y selección?
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2.3.- Objetivos de la Investigación
2.3.1.- Objetivo General
Elaborar un manual de normas y procedimientos para el área de Reclutamiento y
Selección de la División Técnica de la Oficina de RRHH del Instituto Aeropuerto
Internacional de Maiquetía Simón Bolívar.
2.3.2. - Objetivos Específicos
Ob1 Identificar los procesos que se realizan en el área de reclutamiento y selección.
Ob2 Establecer las actividades y normas que intervienen en cada proceso del área de
reclutamiento y selección.
Ob3 Elaborar un manual de normas y procedimientos de los procesos del área de
reclutamiento y selección.
2.4.- Justificación e importancia
Los manuales de normas y procedimientos permiten tener la documentación de las
actividades a realizar de los procesos de las distintas áreas de una organización dando como
resultados procesos adecuados según sus requerimientos, estandarización de las
actividades, y mejor uso de recursos, por lo que es de suma importancia para las empresas
tener este tipo de herramientas disponibles para todos sus procesos internos y externos.
En el área donde se analizaron los procesos que se realizaban actualmente para
verificar la elaboración de las actividades operacionales a nivel organizacional, de
planificación, programación y control, teniendo así un soporte para poder realizar una
manual de normas y procedimientos, que sirva como herramienta para el personal que se
encuentra laborando actualmente o futuros ingresos, en donde podrán encontrar los
procedimientos, normas, formularios e instructivos y principalmente.
También esta herramienta servirá para unir nuevos procesos o realizar actualizaciones en
un futuro de ser necesario, manteniendo un documento que permita la mayor eficiencia de
los trabajadores y el logro de los objetivos de la empresa.
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Las organizaciones que utilizan este tipo de herramienta son más eficientes a las que
trabajan sin documentación de procesos, ya que sus empleados poseen mayor conocimiento
de las actividades por poder obtener información precisa del contenido de los manuales en
el momento que se les presente una duda logrando culminarlas con éxito sus tareas
laborales.
2.5.- Alcance
Este estudio se llevó a cabo en el área de Reclutamiento y Selección de la División
Técnica de la Oficina de Recursos Humanos del Instituto Aeropuerto Internacional de
Maiquetía Simón Bolívar.
Esta área se encarga de realizar los procesos relacionados con el reclutamiento de
personal y su selección entre otras actividades administrativas relacionada con asignaciones
de beneficios a los empleados. Los procesos que se tomaron en cuenta para la elaboración
del manual de normas y procedimientos son los siguientes:
Asignación de Prima por Razones de Servicio
Prima por Nivelación Profesional
Control de Evaluación de Desempeño y Eficiencia de Personal Obrero
Proceso de Formación de Seguridad Aeroportuaria
El manual que se realizó durante las pasantías tiene como objetivo, facilitar la obtención
de información a los empleados del área de reclutamiento y selección, el cual será revisado
por la división de organización y sistemas para su posterior posible aprobación en un
futuro.
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2.6.- Limitaciones
Las limitaciones encontradas durante la realización de la investigación fueron las
siguientes:
La documentación de los procesos, ya que estaban desactualizados o no
existían.
No se contó con un espacio físico adecuado para trabajar, porque en
ocasiones no se disponía del equipo necesario para realizar el proyecto.
Disposición del tiempo de los analistas, ya que estos tenían que realizar sus
actividades rutinarias, lo que dificulto la obtención de información.
Periodo de las pasantías, por el corto tiempo de (12 semanas) en el que se
deben cumplir el estudio.
El no trabajar directamente con la división de organización y sistemas, ya
que estos son los encargados de la elaboración de los manuales.
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CAPÍTULO III
MARCO TEORICO
En este capítulo se hace referencia a las bases teóricas que apoyan el proyecto de la
elaboración del manual de normas y procedimientos según una serie de conceptos e
importancia de sus aplicaciones en las empresas, ya que mejora las posibilidades del éxito y
la productividad.
3.1.- Sistemas
Según Saroka (2002) “los sistemas son un conjunto de elementos interrelacionados de
modo tal que producen como resultado algo superior y distinto a la simple agregación de
los elementos” (p.26).
3.1.1.- Componentes de un sistema
Saroka (2002, p.26-27), define los componentes de un sistema como los siguientes:
Elementos
Los elementos o partes que conforman un sistema pueden ser humanos o mecánicos,
tangibles o intangibles, estáticos o dinámicos.
Relaciones
Estas se pueden definir como el flujo de información que se establece entre los
elementos del sistema, son las que hacen que todo sistema sea complejo.
La importancia de las relaciones, tanto en el análisis y el diseño como en el
comportamiento del sistema, es fundamental. Esto se advierte con frecuencia en el ámbito
de las organizaciones. Muchos gerentes, por ejemplo, obtienen resultados exitosos donde
otros fracasaron, a pesar de que emplean a las mismas personas y cuentan con los mismos
recursos. Lo que estos gerentes han hecho es utilizar de otra manera los mismos elementos,
asignándoles distintos roles y modificando sus interrelaciones. En una palabra, han
cambiado el diseño del sistema.
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Objetivo
Constituye la razón de ser de un sistema. El comportamiento teleológico, es decir,
dirigido a la búsqueda de un objetivo, de un resultado, de una meta o de un estado de
equilibrio, constituye una característica presente en todos los sistemas.
3.1.2.- Modelo de un sistema
Según Saroka (2002), “Todo sistema se puede definir por sus entradas, sus procesos y
sus salidas” (p.27), y responde, por lo tanto, al modelo cuyo esquema es el que se muestra
en la siguiente figura:
Diseño: Raúl Saroka
Fecha: 2002
Figura 4. Esquema del Modelo de Sistema
3.1.3.- Jerarquía de sistemas
Según Saroka (2002), la jerarquía de sistemas es:
Cada elemento que forma parte del sistema se interrelaciona con otros suministrando salidas (que constituyen entradas de los otros) o recibiendo entradas (que son salidas de los otros). Cada uno de esos elementos componentes del sistema, por lo tanto, responde también al modelo transformador de entradas en salidas, por lo que es también un sistema. De este enfoque, se desprende que no hay nada en el universo que no sea sistema; es decir que existe una jerarquía de sistemas en la que todo sistema es un subsistema (respecto al sistema mayor del que forma parte) y es a su vez un metasistema (respecto a los sistemas que forman parte de él) (p.28).
21
3.1.4.- Jerarquía de Sistemas en las Organizaciones
Saroka (2002), “La organización es también un sistema, en donde existe una jerarquía de
sistemas (es decir, sistemas que están compuestos por sistemas, los que a su vez están
compuestos por sistemas, etc.)” (p.29).
3.1.4.1.- Ventajas
Saroka (2002, p.29-30), define dos ventajas de la jerarquía de sistemas siendo:
Relación Proporcional entre el Tamaño y la Complejidad
Existe una general tendencia a considerar que “todo lo que es más grande, es más
complejo”. En los sistemas jerárquicos (que son, por otra parte, los que más abundan en la
naturaleza y en las obras humanas), esto no es así. Precisamente en virtud de la jerarquía, la
complejidad de una organización, tal como se la evalúa desde cualquier posición dentro de
ella, es casi independiente de su tamaño total. La jerarquía disuelve el vínculo entre el
tamaño y la complejidad.
Reducción de Información Entre las Partes
En virtud de la jerarquía, se reduce la necesidad de transmisión de información entre las
partes (departamentos, divisiones, áreas, secciones, oficinas) de la organización. Si la
organización está dividida en subunidades, un individuo sólo necesitará información
detallada sobre individuos de su propia unidad, y solamente una información sumaria
adicional sobre el comportamiento medio en otras unidades.
3.1.5.- Enfoque de Sistemas
Para Saroka (2002), define:
El enfoque de sistemas implica tener un concepto del “todo” mientras se analizan sus partes, tal como cuando se arma un “rompecabezas”. Es una forma de pensar integrada, aun cuando se deba analizar parte por parte. Permite comprender mejor la naturaleza de los problemas y disminuir la dificultad del análisis (p.32).
22
3.1.6.- Sistemas y Procedimientos
Rodríguez (2002), cito a Lazzaro “Los sistemas y procedimientos son una serie de
funciones y pasos, empleados por la dirección para su labor o cualquier trabajo sea
desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía” (p.22).
3.2.- Manuales
Hernández (1996, p.135) define:
Un manual es un libro que se tiene a mano. Es un documento que contiene información valida y clasificada sobre una determinada materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmente localizables. Es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que proporciona información rápida y ordenada sobre las prácticas administrativas. Contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones, normas de servicios, etc.
3.2.1.- Objetivo de los manuales
Franklin (2004, p.170-171) los objetivos de un manual son los siguientes:
a. Presentar una visión de conjunto de la organización.
b. Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir responsabilidades,
evitar duplicidades y detectar omisiones.
c. Cooperar con la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo
el personal.
d. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la repetición de
instrucciones y directrices.
e. Agilizar el estudio de la organización.
f. Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
g. Sistematizar la iniciativa, aprobación y aplicación de las modificaciones necesarias en la
organización.
h. Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto respecto de la organización.
i. Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos que la componen.
23
j. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos disponibles.
k. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
l. Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.
3.2.2.- Ventaja de los manuales
Las ventajas del uso de manuales que son las siguientes:
Estimulan una acción uniforme y ahorran tiempo.
Eliminan la confusión e incertidumbre.
Disminuye la carga de supervisión y control.
Permite simplificar el trabajo.
Evitan la implantación de prácticas y procedimientos inadecuados.
Evitan la duplicación de funciones.
Disminuye la tendencia a realizar actividades de acuerdo con las preferencias de
cada persona.
3.2.3.- Clasificación de los manuales
Para Franklin, (2004, p. 171-174) los manuales administrativos se clasifican en tres
ramas: Por su naturaleza o área de aplicación, por su contenido y por su ámbito.
Por su naturaleza o área de aplicación:
• Microadministrativos: Son los manuales que corresponden a una sola
organización.
• Macroadministrativos: Son los documentos que contienen información de más
de una organización.
• Mesoadministrativos: Incluye a una o más organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo específico.
24
Por su contenido:
• De organización: Estos manuales contiene información detallada referente a los
antecedentes, legislación, estructura, organigrama, misión y funciones
organizacionales.
• De procedimientos: Incorpora información sobre la sucesión cronológica y
secuencial de operaciones enlazadas entre sí.
• De calidad: Describen y consignan los elementos del sistema de calidad.
• De historia de la Organización: Documentos que refieren la historia de la
organización, es decir su creación, crecimiento, logros y evolución.
• De políticas: Incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para
realizar acciones, diseñar sistemas e implantar estrategias.
• De contenido múltiple: Concentran información relativa a diferentes tópicos o
aspectos de una organización.
• De puestos: Precisa la identificación y las relaciones, funciones y
responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
• De técnicas: Detalla los principios necesarios para emplear las herramientas
técnicas que apoyan lo ejecución de los procesos.
• De ventas: Apoya la función de ventas.
• De producción: Constituye un auxiliar para uniformar criterios y sistematizar
líneas de trabajo en áreas de fabricación.
• De finanzas: Respaldan el manejo y la distribución de los recursos económicos
en todos los niveles de una organización.
• De personal: Manuales de relaciones industriales, de reglas de empleados o de
empleo.
• De operación: Orienta el uso de equipos y apoya funciones altamente
especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.
• De sistemas: Permite el funcionamiento óptimo de sistemas de información,
administrativos e informáticos de una organización.
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Por su ámbito:
• Generales: Son documentos que contienen información global de una
organización según su estructura, funcionamiento y personal.
• Específicos: Estos manuales concentran información de un área o unidad
administrativa en particular y en general, por convención, incluyen la
descripción de puestos.
3.2.4.- Fases para la elaboración de Manuales
Martínez y Álvarez, (2009, p.17)
Para la fácil planificación para la elaboración de manuales, se procedió a clasificar por
fases la descripción de cada una de las actividades que se llevan a cabo para la
conformación de estos documentos.
Levantamiento de información
1.-Definir la información requerida e instrumentos a utilizar para el levantamiento
de información (cuestionarios, entrevistas, entre otros)
2.-Concertar cita con usuario.
3.-Recopilar documentos e información.
Análisis, redacción y trascripción
4.-Estudio y organización de la información.
5.-Análisis, redacción y trascripción de la información.
6.-Conformación del Manual e impresión preliminar.
Remisión y revisión por usuario
7.-Elaborar memo de remisión y tramitar firma del Director de Telemática.
8.-Remitir manual preliminar al usuario para su revisión.
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Modificaciones e impresión
9.-Realizar modificaciones emitidas por el usuario.
10.-Imprimir y enviar al usuario para su conformación definitiva.
3.3.- Manual de Procedimientos
Franklin (2004), define que, “Constituye un instrumento técnico que incorpora información sobre la
sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para realizar una
función, actividad o tarea específica en una organización” (p.171).
3.3.1.- Objetivos
Según Franklin y Gómez (2002, p. 316) los objetivos de un manual de procedimientos
son los siguientes:
Recopilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la
institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos para la realización de las
actividades institucionales agregadas en procedimientos.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Aumentar la eficiencia de los trabajadores, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.
G. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
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3.3.2.- Importancia
De acuerdo con Franklin (2004):
La importancia de un manual de procedimientos radica en que la descripción de los procedimientos permite entender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento dela productividad. Además, todo procedimiento incluye la determinación de los tiempos de ejecución y uso de recursos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente (p. 171).
3.3.1.- Contenido del Manual de Normas y Procedimientos
Martínez y Álvarez, (2009, p.23) Portada
Hoja de Aprobación
Índice
Introducción
Objetivo
Alcance
Base Legal
• Normas: Generales y/o Especificas
• Procedimientos y flujogramas
• Formularios
• Instructivos:
Título del Formulario
Objetivo
Generalidades: Distribución, Descripción de campos,
Características de Impresión
Glosario de Términos
Anexos
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3.4.- Normas
Martínez y Álvarez, (2009) “Una norma es una regla a seguir para ejecutar un
procedimiento. Son de carácter imperativo y obligatorio. Estas reglamentan el
comportamiento de los procesos y procedimientos en una organización” (p.24).
Es un mecanismo que establece el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución,
o antes, son orientaciones o guías que fijan los límites primeramente definidos por la
dirección general en las políticas, para la gestión y la búsqueda de los objetivos
organizacionales.
Es necesario destacar que el termino norma se procede del establecimiento de las
políticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos
o como una concepción general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar.
3.4.1.- Objetivo de las Normas
Consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas específicas,
necesarias para el buen desempeño de las operaciones de un procedimiento maximizando la
utilización de los recursos disponibles.
3.4.2.- Aplicación de las Normas
Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales mencionaremos los
siguientes:
En la ejecución de actividades, operaciones y procesos de naturaleza administrativa.
En la producción, elección o utilización de los elementos o instrumentos de trabajo.
Uso de conceptos, símbolos, representaciones de tipo general.
3.4.3.- Tipo de Normas
Martínez y Álvarez, (2009, p.24)
Generales
Son pautas que regulan y establecen responsabilidades a nivel macro, involucra en su
cumplimiento a todas las unidades participantes en el proceso. Ejemplo: “Todas las
compras de materiales y/o servicios deberán realizarse a través de una “Orden de Compra”.
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Específicas
Son pautas asignadas en forma convenida a una unidad o cargo en particular, a fin de que
ejecute las acciones correspondientes, como parte de su aporte y participación en el
proceso. Ejemplo: “Todas las “Órdenes de Compra” deberán ser autorizadas por el Gerente
de Compras, antes de ser enviadas a los Proveedores.”
3.5.- Procedimiento
Rodríguez (2002) cito a Gomez Ceja “Un procedimiento es una serie de labores
concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un
trabajo encaminado al logro de un fin determinado” (p.21).
3.5.1.- Importancia de los Procedimientos
Son vitales para poder garantizar los objetivos operacionales de las organizaciones por
medio de la preparación correcta de productos y servicios, ya que son una guía constante
para mantener un orden de ejecución de las actividades. Los métodos y procedimientos que
son escritos, además de asegurar la repetitividad de un trabajo, permiten que el usuario siga
tranquilamente por un camino seguro previamente probado.
3.5.2.- Características de los Procedimientos
Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:
No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada
situación en particular.
Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la
aplicación continua y sistemática.
Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
Desde otro punto de vista Gomes, (1997, p.53) se enfoca en las siguientes
características de procedimientos:
Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo
fin se conoce como un sistema.
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Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a
como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un
empleado como parte de su trabajo en su puesto.
3.5.3.- Beneficios de los Procedimientos
Mantienen un tiempo promedio en la ejecución de las tareas.
Son una guía para los usuarios para mejorar sus actividades.
Son utilizados para actividades específicas.
Mejora la elaboración de los trabajos repetitivos.
Mantienen un orden secuencial y especifico mejorando su ejecución.
3.5.4.- Descripción del procedimiento
Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos
identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones, para lo cual es
necesario tener claro, que cada procedimiento varia dependiendo de las
características del mismo así como de las necesidades de información de la
Institución y el estilo de los analistas.
A continuación se presenta la relación de datos, que deben incluirse en la
descripción de un Procedimiento Administrativo:
Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del
Procedimiento.
Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del
Procedimiento.
Código: Es el número asignado al Procedimiento, tomando como base el código de
la Dependencia. (Opcional).
Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento.
Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.
Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el
Procedimiento. (Opcional).
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Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).
Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al
Procedimiento (opcional).
Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción, así
como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa,
mencionando previamente los cargos de quienes la efectúen
3.6.- Flujogramas
Para Franklin, (2004, p.184) un diagrama de flujo: “Es la representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales; en ella se muestran las áreas o unidades administrativos (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado) en cada operación descrita. Además, pueden mencionar el equipo o los recursos utilizados en cada caso”.
Son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de las acciones a
seguir de una actividad, formulario, persona o recursos necesarios para llevar a cabo un
procedimiento. Las simbologías más frecuentes en los flujogramas son los siguientes:
Cuadro Nº 1. Simbología de Flujogramas
32
3.6.1.- Simbología de Flujogramas ver cuadro Nº 1
Según Gómez, (1997):
Inicio y/o Fin del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la
información para su procesamiento (entrada), como la mención de que la
información ya ha sido procesada.
Proceso u Operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de él las tengan
como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.
Dirección de flujo: Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir
símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas.
Decisión o Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad
u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.
Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento
cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la
tarjeta perforadora y la cinta magnética). Siempre que un documento tenga varias
copias (multidocumento), estas deberán presentarse dentro del diagrama y
numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente.
Almacenamiento permanente o archivo: Indica el depósito de un documento o
información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.
Conectores: Estos símbolos se utiliza siempre que las condiciones físicas de
nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene
y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir
informaciones aisladas.
33
3.6.2.- Diseño y Elaboración de Flujogramas
Según Gómez, (1997): Convención para trazar los diagramas:
La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza cada
uno de los pasos.
Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las
formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad,
esta convención puede eliminar se empleando solamente el buen juicio.
Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas
dimensiones.
Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo
negro en la esquina inferior derecha.
Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre
de la forma en cada paso que aparezca.
El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el
número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.
En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El
movimiento se presenta por una sola línea.
Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de
líneas para cada forma o grupo de formas.
La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera
tendencia hacia abajo.
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El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en qué aparecen los
rectángulos, de arriba hacia abajo.
Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del
mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la información.
3.6.3.- Características de los Flujogramas
Según Gómez, (1997):
Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas
y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas
en su interpretación.
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar
todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un
diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los
rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o
detalles principales.
3.6.4.- Uso y Aplicación de los Flujogramas
La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases
breves y sencillas
Evitar usar siglas, procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades
administrativas.
El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se
utilice.
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El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los
conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es
conveniente adicionar un color al símbolo.
Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
realizar las al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.
3.7.- Políticas
Según Álvarez, (1996, p. 28) Una política es:
Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.
Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo
tipo.
Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.
3.7.1.- Importancia de las políticas
Según Álvarez, (1996, p. 28)
Ayudar a evitar lentitudes, defectos y sobre, todo pérdidas de tiempo en las principales actividades y procesos de la organización. Las políticas son como linternas en la oscuridad, porque permiten visualizar un camino claro, preciso y seguro para las actividades cotidianas sobre todo, en los puntos críticos donde se requiere una decisión.
3.7.2.- Características de las políticas
Según Álvarez, (1996, p. 29), establece que las características de las políticas son las
siguientes:
Establecer lo que la dirección quiere o prefiere que se haga.
No dice cómo proceder (eso lo dice el procedimiento).
Refleja una decisión directiva para todas las situaciones similares.
Ayuda a las personas de nivel operativo, a tomar decisiones firmes y congruentes
con la dirección.
Tiende a darle consistencia a la operación.
Es un medio para que a todos se les trate equitativamente.
36
Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.
Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo, tomen la misma dirección.
Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre asuntos
rutinarios.
3.8.- Formularios
Franklin, (2004), define los formularios como “una herramienta o medio de
comunicación escrito, normalmente impreso que, por lo general, contiene información fija
y espacios para incluir información variable” (p. 38).
Los formularios son documentos de uso periódico o constante, con datos prestablecidos
o fijo y espacios o campos en blanco, para registrar y transmitir información relacionada
con la aplicación de un procedimiento. Constituye una fuente de consulta, investigación,
estudio y análisis de actividades y procesos.
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información
variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca.
Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar
información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.
En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar
información variable.
3.8.1.- Partes de un formulario
Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como
identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa
la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del
formulario.
Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son
los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la
información que se desea obtener, mediante la utilización dela forma. Se analizan
las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica
de colocación.
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Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario,
firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del
mismo, y también se asienta el código de registro.
3.8.2.- Objetivo de los formularios
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un
fin. Objetivos específicos, Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos,
imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por
último, dar valor legal a determinadas transacciones.
3.8.3.- Importancia de los formularios
Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose
por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
3.8.4.- Consideraciones para el Diseño de Formularios:
Para el diseño de formularios debemos tener en consideración, los siguientes parámetros:
Dirigir el análisis del diseño fundamentalmente, hacia el uso o función del
formulario.
Listar toda la información que va a contener el formulario, omitiéndose la
innecesaria.
Determinar la importancia relativa de cada dato.
Determinar el espacio requerido para cada dato, teniendo en cuenta su uso
(computadora, o a mano).
Disponer los datos de la manera que resulte más cómoda y simple para el llenado,
uso, archivo y consulta.
Elección de colores de tramos y notas de simple identificación que faciliten la
lectura del formulario.
Inserción de instrucciones que aseguren un uso adecuado y uniforme del formulario.
Solicitar a los usuarios sus observaciones, con el fin de mejorar el formulario y
hacerlo más funcional en la práctica.
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Buscar una presentación estéticamente agradable y funcional.
3.9.- Instructivos
Los instructivos son un conjunto de indicaciones o instrucciones relacionadas que guían u
orientan en la correcta elaboración o llenado de un formulario.
Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los
documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones; el manual debe
incluir modelos de llenado. Además, se sugiere incluir y describir a los responsables de la
emisión de cada formulario, el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias,
el tratamiento y la distribución prevista para cada copia, ejemplares de los formularios,
listados, planillas, pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar.
39
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
Este capítulo contempla la metodología que fue utilizada para el estudio, en donde se
hace referencia a los tipos de investigaciones, diseño, las herramientas e instrumentos que
se emplearon, y el porqué de su selección, la elaboración de los procedimientos y el tiempo
de ejecución de las actividades de manera que se pueda tener una idea de los la secuencia
de lo realizado.
4.1.- Tipo de investigación
Para la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2006), la investigación de
campo es:
El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. (p 11).
Es una investigación de campo, ya que el autor por medio de pasantía estuvo inmerso
en las actividades diarias de la empresa, lo que le permitió conocer el manejo y la
organización que se lleva en la misma, obteniendo información suficiente para implementar
ideas y facilitar su funcionamiento.
El presente estudio se enmarca en una investigación de campo, debido a que las
pasantías son actividades en donde el estudiante se pone en contacto directo con la
empresa, para realizar una investigación, dándole una solución a una problemática que
afecta las actividades internas de la institución, esto gracias a los conocimientos que obtuvo
en la universidad.
40
4.2.-Diseño de la investigación
Es una investigación descriptiva debido a que el autor explica los eventos ocurridos
durante el estudio realizado.
Según Tamayo y Tamayo (2004) el diseño de la investigación “Es la estructura a seguir
en una investigación ejerciendo el control de la misma a fin de encontrar resultados
confiables y su relación con los interrogantes surgidos de la hipótesis” (p. 312). Hace
referencia a las estrategias que el autor tomo en cuenta para definir con claridad los datos
necesarios para la elaboración del proyecto, en este caso el manual de normas y
procedimientos de un área relacionada a la administración de personal.
Arias, F (2006), la define como: “la caracterización de un hecho fenómeno, individuo o
grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento” (p 79).
Se describe en el informe la investigación donde se procuró determinar, cuál es la
situación de la empresa y el desconocimiento que existe sobre los manuales de normas y
procedimientos, para posteriormente implementar ideas nuevas con el fin de solucionar la
problemática de la empresa, utilizando herramientas e instrumentos de recolección de datos
y los conocimientos del autor.
4.3.- Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Las técnicas e instrumentos de recolección de datos son herramientas que permiten
realizar un análisis más ordenado y efectivo de una investigación de cualquier ámbito, en
este caso con fines educativos.
41
Las técnicas utilizadas fueron:
4.3.1.- Entrevista
Tamayo y Tamayo (2004) con respecto a la entrevista la define como: “la relación
directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a través de individuos o
grupos con el fin de obtener testimonios orales.”(313)
Por medio de la investigación se realizó una entrevista a los analistas para
posteriormente utilizarla como guía. La información obtenida de la entrevista dio como
resultado la organización y las normativas actuales de la empresa y así se diagnosticó la
problemática que ahí se observó.
4.3.2.- Observación directa
Esta es una de las técnicas más comunes implementadas en la elaboración de proyectos,
ya que permite apreciar el entorno de trabajo, lo que se hace realmente en el área, el
comportamiento organizacional y la manera en que realizaban las actividades para
comparar con lo descrito por los analistas.
4.3.3.- Tormenta de ideas
Para Izar y Gonzáles (2004), la tormenta de ideas “es una técnica usada en grupos para
generar muchas ideas en un periodo de tiempo muy corto” (p.75). Es una técnica de gran
ayuda porque en este caso permitió que los analistas se motivaran a colaborar con algo que
les servirá de herramienta para mejorar sus procesos de gestión y dando le conocimientos al
autor para realizar los procedimientos según las norma.
4.3.4.- Cuaderno de notas
Es una libreta en la que el observador anota todas las informaciones, datos, fuentes de
informacion, referencias, expresiones, opiniones, hechos, etc., que considera de interes para
su investigación.
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4.4.- Análisis y tratamiento de la información
Para esta parte fue necesario recurrir a las entrevistas, revisión documental, realización
de flujogramas, procedimientos, redacción de normas, que permitieron establecer las
actividades que se realizan en el área de Reclutamiento y Selección para poder realizar el
manual de normas y procedimientos con la colaboración de los analistas y la división de
Organización y Sistemas del IAIM.
4.4.1.- Elaboración de procedimientos
Para pode recolectar la información necesaria se realizó una planificación de forma
organizada, mediante la elaboración de un diagrama causa-efecto para poder determinar las
causas del problema, para posteriormente pasar a la recolección de información
manteniendo una revisión constante de la redacción del manual de normas y
procedimientos de parte de los empleados que intervinieron en el proyecto.
Se realizaron entrevistas al personal que realizaban las tareas para obtener la
información de los procedimientos y las normativas que rigen los mismos, los analistas por
razones de tiempo solo podían estar colaborando por pocos minutos, ya que debían realizar
sus tareas o trabajos asignados.
Luego de realizar la entrevista se realiza un borrador más organizado de los datos
obtenidos para revisarlo con el analista que colaboro cola suministrando la información,
posteriormente se pasaba a realizar la transcripción en un formato establecido por la
empresa. (Ver anexo 5).
4.4.2.- Elaboración del cronograma de actividades
El cronograma fue realizado basado en el manual de normas y procedimientos
Metodología y Estandarización para la Elaboración de Manuales de Organización y
Sistemas del Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía (IAIM), (p.17).
En él se puede apreciar de forma gráfica el periodo de tiempo en que se realizaron las
distintas actividades para la elaboración del manual de normas y procedimientos. (Ver
cuadro N° 2).
43
Cuadro Nº 2. Cronograma de Actividades
Diseño: propio
Fecha: 2012
44
CAPÍTULO V
ANÁLISIS DE RESULTADOS
En este capítulo podemos apreciar con detalles lo realizado para mejorar la gestión de
los procesos del área de reclutamiento y selección de la empresa de servicios el (IAIM)
mediante la actualización de procedimientos y normas e integración de los mismos en un
manual, ya que este ultimo no existía.
Los procesos que se tomaron en cuenta para el manual fueron:
Asignación de Prima por Razones de Servicio
Prima por Nivelación Profesional
Control de Evaluación de Desempeño y Eficiencia de Personal Obrero
Proceso de Formación de Seguridad Aeroportuaria
Los procesos anteriores están conformados por distintas tareas y normativas que se
estudiaron de forma cronología según lo establecido por el cronograma de actividades (ver
cuadro Nº2), en donde se plantean dos fases para la ejecución del proyecto.
La primera fase siendo el levantamiento de información, fue conformada por tres etapas
que a continuación se especifican:
1. en la primera etapa se investigaron los datos necesarios e instrumentos para la
recolección de información de las actividades y normas de cada proceso, con una
duración de 3 semanas.
2. Se realizó en paralelo con la anterior, siendo el acuerdo de las entrevistas con los
empleados que realizaban las actividades para poder tener una data confiable y
poder compararla con los apuntes que servirían para la elaboración del manual, esta
tuvo una duración de 7 semanas.
3. Con una duración de 8 semanas, se recolecto los documentos y cualquier
información que los empleados consideraron necesaria para poder pasar a la fase
final del proyecto.
45
En la segunda fue en donde se analizó toda la información obtenida para poder realizar
la redacción para la posterior transcripción, la cual conto de 4 etapas siendo las siguientes:
4. Estudio y organización de la información con una duración de 8 semanas, en esta
etapa se trabajó en la parte de la revisión y clasificación de la data recolectada de
cada proceso que se tomó para la elaboración del manual.
5. En ésta etapa se efectuó el análisis para la transcripción y redacción de los datos
recolectados llevando un control mediante el seguimiento continuo de los
responsables de realizar las actividades de los procesos.
6. Esta fue la etapa final del proyecto en donde se revisó por ultima ves lo redactado
en el manual terminado para su impresión preliminar, ya que este debía ser
entregado en la división de organización y sistemas para su posterior análisis y
posible aprobación para su posterior uso en el área de Reclutamiento y Selección.
46
Conclusiones
En esta parte del informe concluimos el estudio realizado en la empresa, según los
resultados obtenidos de la elaboración del manual de normas y procedimientos, que sirve
como herramienta al personal actual, o futuro del área de reclutamiento y selección para
poder realizar sus actividades.
Cabe destacar que se concluyó:
Los procesos específicos del área que se colocaron en el manual son:
a) Asignación de Prima por Razones de Servicio, b) Prima por Nivelación
Profesional, c) Control de Evaluación de Desempeño y Eficiencia de Personal
Obrero, d) Proceso de Formación de Seguridad Aeroportuaria.
Estos procesos son los más complejos que realizan el personal del área, y necesitan
de mayor información documentada, facilitando el óptimo desempeño de los
empleados.
En cada proceso se identificó las distintas actividades relacionadas para que se
pudieran ejecutar con éxito, dando como resultados el poder comenzar la
documentación de los procedimientos y normativas para el manual que luego
pasaría a su fase terminal.
Se elaboró el manual de normas y procedimientos y se revisó con los analistas que
realizan los procesos para dar una aprobación de los que trabajan directamente las
actividades descritas en el documento.
Todo lo anterior fue realizado en trabajo en equipo, ya que se mantuvo un feed-
back constante con los analistas y desde su punto de vista esto mejoraría los
procesos, ya que en ocasiones la empresa carecía de información de las actividades
o no la conseguían por tenerla dispersa. Este manual les facilitará la obtención de
información y mejorará la gestión de sus labores.
47
Recomendaciones
Se recomienda para mantener óptimo mantenimiento del manual de normas y
procedimientos, para que este siempre este acorde a las actividades lo siguiente:
Se aconseja que se introduzcan el resto de los procesos que no se colocaron en el
manual y que no fueron mencionados por la empresa para que el documento este
completo.
Se recomienda para la identificación de las actividades de cada proceso que no se
encuentra en el manual, planificar y trabajar en conjunto con la División de
Organización y Sistemas, para que la documentación sea más organizada
manteniendo los parámetros de la empresa.
Se sugiere que los procesos que se introduzcan en el manual o los ya existentes en
el mismo se les realicen una revisión periódica establecida por lo menos anual para
que este se mantenga actualizado.
48
FUENTES DE INFORMACIÓN
ÁLVAREZ, Martin. Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos. 1ª ed. México, Panorama. 1996. BARRIOS, Maritza. Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. 3ª ed. Venezuela, FEDUPEL. 2006.
CARRETO, Julio. Procedimientos. [en línea]. [Fecha de consulta: 15 julio 2012]. Disponible en: http://uproanalisisdesist.blogspot.com/2008/03/procedimientos.html CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. 5ª ed. México, Editorial Mc Graw – Hill Interamericana. 2006. DELGADO González, Susana y ENA Ventura, Belén. Recursos Humanos.4ª ed. España, Paraninfo. 2010. DUHALT, Miguel. Los manuales de procedimientos en las oficinas públicas. México, UNAM Facultad de Contaduría y administración. 1990. FRANKLIN, Benjamín. Organización de las Empresas. 2ª ed. México, McGraw Hill Interamericana Editores S.A. de C.V.2004. Franklin, Benjamín., y Gómez, Guillermo. Organización y Métodos: Un enfoque competitivo. 1ª ed. México, McGraw-Hill Interamericana S.A. 2002. GIUSEPPE, Continolo. El archivo en la organización moderna. España, Deusto, 1973. GOMEZ, Guillermo. Sistemas Administrativos, Análisis y Diseños. México, Editorial Mc Graw Gil. 1997. Pág. 96 a la 103, 107 a la 117. HERNÁNDEZ S. Roberto, FERNÁNDEZ C. Carlos y BAPTISTA L. Pilar. Metodología de la Investigación. McGraw-Hill Interamericana. 1998. HERNÁNDEZ, Carlos. Análisis administrativo. Técnicas y métodos. 1ª ed. Costa rica, EUNED. 1996. IZAR L, J y GONZÁLES O, J. Las 7 Herramientas Básicas de la Calidad. Universitaria Potosina. México.2004. MARTÍNEZ, Roxciel y ÁLVAREZ, Romari. Metodología y estandarización para la elaboración de manuales de organización y sistemas del instituto aeropuerto internacional de Maiquetía (IAIM), Maiquetía, IAIM. 2009.
49
REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. [en línea].[fecha de consulta: 25 de agosto 2012]. Disponible en: http://lema.rae.es/drae/?val=manuales REYES, Agustín. Administración de empresas teoría y práctica. México, Limusa. 2005. ROBBINS, Stephen y DECENZO, David. Fundamentos de administración. 6ª ed. México, Pearson educación. 2009. RODRÍGUEZ, Joaquín. Administración moderna de personal. 7ª ed. México, Cengage Learning. 2005. RODRÍGUEZ, Joaquín. Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. 3ª ed. México, Thomson Learning. 2002. RODRÍGUEZ, Joaquín. Estudios de sistemas y procedimientos administrativos. 3ª ed. México, Thomson Learning. 2002. SALAZAR, Tania. Organización y Sistemas. [en línea]. [Fecha de consulta: 22 de agosto 2012]. Disponible en: http://es.scribd.com/doc/54171970/3/CLASIFICACION-DE-LOS-MANUALES-ADMINISTRATIVOS SAROKA, Raúl. Sistemas de información en la era digital. Argentina, Fundación Osde. 2002. TAMAYO, Mario. El proceso de la investigación científica. México, Limusa S.A. 2004.
50
ANEXOS
51
Diseño: Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía (IAIM)
Fecha: 2009
Figura 5. Formato para Elaboración de Manuales de Organización y Sistemas del
IAIM
INSTITUTO AEROPUERTO INTERNACIONAL DE MAIQUETÍA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DIVISIÓN TECNICA
MAIQUETIA, JULIO DE 2012
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISIÓN TÉCNICA
ÁREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 2
ASUNTO: HOJA DE APROBACIÓN
APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL
APROBADO POR: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN REUNIÓN N°:
FIRMA: FECHA:
FIRMA: FECHA:
PUNTO DE AGENDA N°:
DECISIÓN N°:
FECHA:
NIVEL DE APROBACIÓN FECHA FIRMA Y SELLO
PARTICIPANTES
UNIDADES QUE INTERVIENEN RESPONSABLES División técnica - Área de reclutamiento y selección
LCDA. Lysbetth Duran LCDO. José Montoya LCDA. Elizabeth Chacón Pasante. Roni Gómez
División de Organización y Sistemas
LCDA. Roxciel Martínez
LCDA. Romari Álvarez
VERSIÓN: 02
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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PÁGINA: 3
ASUNTO: INDICE
Introducción ............................................................................................................................. 5 Objetivo ......................................................................................................................................................6
Alcance ................................................................................................................................... 7
Bases Legales ......................................................................................................................... 8 Normas .......................................................................................................................................................9
Normas Generales ........................................................................................................ 10
Normas Especificas .................................................................................................................... 11
De la Asignación de Prima por Razones de Servicio ................................................ 11
De la Prima por Nivelación Profesional ..................................................................... 16
De Control de Evaluación de Desempeño y de Eficiencia Personal Obrero ............. 17
De el Proceso de Formación de Seguridad Aeroportuaria ........................................ 22
Procedimientos...................................................................................................................... 25 Para Asignación de Prima por Razones de Servicio ..................................................... 26
Para Prima por Nivelación Profesional .......................................................................... 28
Para Control de Evaluación de Desempeño y Eficiencia Personal Obrero .................... 30
Para Proceso de Formación de Seguridad Aeroportuaria .............................................. 32
Formularios ........................................................................................................................... 33 Para Nacimiento de Prima por Razones de Servicio ...................................................... 34
Para Nacimiento de Prima por Razones
Actualización ......................................................................................................................... 35
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: INDICE
Instructivos ........................................................................................................................... 36
Para Nacimiento o Actualización de Prima por Razones de Servicio ........................... 37
Glosario de Términos ............................................................................................................ 40
Anexos .................................................................................................................................. 44
Tabla de Prima por Razones de Servicio ......................................................................... 45
Cronograma de Actividades Proceso de Formación de Seguridad Aeroportuaria ............ 46
Funciogramas .................................................................................................................. 47
Asignación de Prima por Razones de Servicios .......................................................... 48
Prima por Nivelación Profesional ................................................................................. 49
Control de Evaluación de Desempeño y Eficiencia de Personal Obrero ...................... 50
Proceso de Formación de Seguridad Aeroportuaria .................................................... 51
Flujogramas....................................................................................................................... 52
Símbolos de Flujogramas ................................................................................................ 53
Prima por Razones de Servicios ..................................................................................... 54
Prima por Nivelación Profesional .................................................................................... 56
Control de Evaluación de Desempeño y de Eficiencia de Personal Obrero .................... 60
Proceso de Formación de Seguridad Aeroportuaria ....................................................... 62
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: INTRODUCCION
La elaboración de este Manuales tiene como finalidad servir como herramienta al personal
del área de Reclutamiento y Selección de la División Técnica de RRHH del IAIM, para
realizar los distintos procesos relacionados con las actividades que se efectúan en el área de
trabajo diario; permitiendo la comprensión de forma clara y precisa al personal que poseen
dudas acerca de algún procedimiento o normativa que intervienen directamente con las
actividad.
Concluyendo, este documento contempla todo lo necesario para que cualquier analista
pueda corroborar información para realizar las actividades según los requerimientos de los
procesos desde su inicio hasta su fin.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DE ÀREA RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: OBJETIVO
Fijar los parámetros a seguir para la realización de las distintos procesos relacionados con
los tramites, cálculos y registros de las distintas actividades que se efectúan en el área,
ayudando al personal de la división técnica del área de Reclutamiento y Selección con esta
documentación de los procedimientos, normativas, formularios, instructivos de los formularios
y anexos necesarios, para poder entender las actividades según sus procedimientos, y
respetando las normativas que aplican en el proceso.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: ALCANCE
Aplicar e involucrar en su cumplimiento a las siguientes personas:
Todo el personal del área de Reclutamiento y Selección, a los empleados (as) o personal de
carrera del IAIM, a la División Administrativa, a la Dirección General y a todos los
involucrados en los proceso relacionados con las actividades.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: BASES LEGALES
Bases Legales:
• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
• Ley del Estatuto de la Función Pública.
• Ley Orgánica del Trabajo.
• Ley Orgánica de la Administración Pública.
• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
• Convenio Colectivo de Trabajo.
• Normativa para la Asignación de Prima por Razones de Servicio para el personal del
IAAIM fecha 21-01-2004.
NORMAS
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS GENERALES
1. Se asigna la Prima por Razones de Servicio a el personal que tengan el tiempo
correspondiente según su tipo de contrato y cumpla con las normas especificas del
documento, en cuanto al cálculo que se realiza considerando lo establecido en la tabla de
primas por razones de servicio, ver pág. 45.
2. Se asigna la Prima por Nivelación Profesional a los funcionarios que entregue los
documentos completos al área de Reclutamiento y Selección.
3. El Control de la Evaluación de Desempeño y de Eficiencia Personal Obrero, se realiza
con las evaluaciones de los empleados, obrero y funcionarios, que envían las distintas
direcciones con los datos obtenidos de las mismas, de IAIM para llevar registros y
establecer un porcentaje para Asignación de Prima por Razones de Servicio.
4. Las actividades para el Proceso de Formación de Seguridad Aeroportuarias estará sujeta
a los requerimientos de personal de la dirección de seguridad aeroportuaria,
estableciendo un cronograma de actividades que se realiza por fases para que el proceso
sea organizado.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
1. Asignación de Primas por Razones de Servicio.
1.1 Se asigna la Prima Por Razones de Servicios a:
a) Personal de Carrera y/o empleados (as) Contratado (as) Fijo, con una
antigüedad no menor a 6 meses.
b) Personal que ocupe cargos no clasificados (99), entendiéndose por ello
los cargos que no guardan relación alguna con el desempeño de
funciones de alto nivel o confianza.
c) Personal Contratado (as) a Tiempo Indeterminado, que se encuentren
activo en nómina al 31-12-03, con una antigüedad no menor de dos años
al servicio del Instituto Aeropuerto Internacional de Maiquetía, y que la
índole de sus funciones se ajuste a las de un Cargo de Carrera,
conforme a las especificaciones del Manual Descriptivo de Clases de
Cargos Vigente.
1.2 Los Factores a considerar para el cálculo de la prima son:
• Evaluación de Desempeño.
• Experiencia en el Área.
• Antigüedad en el Instituto Autónomo Aeropuerto Internacional de
Maiquetía.
• Cursos de Capacitación y Adiestramiento.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
1.3 De la Evaluación de Desempeño se considera los siguientes rangos de actuación:
• Excepcional.
• Sobre lo esperado.
• Dentro de lo esperado.
1.4 De la Experiencia en el área, se toma en cuenta la experiencia afín al área de
desempeño del funcionario (a) y/o empleado (a), adquirida tanto en el Sector Público
como en el Sector Privado.
1.5 De la Antigüedad en el IAAIM, se toma en cuenta los años de servicio en el IAIM de
acuerdo a la tabla de aplicación.
1.6 De la Antigüedad en la Administración Pública Nacional, se toma en consideración
para el cálculo correspondiente, única y exclusivamente aquellos funcionarios (as) y/o
empleados (as), que hayan ingresado al IAIM antes del 31-12-03.
1.7 De los Cursos de Capacitación y/o Adiestramiento se toma en cuenta los cursos
realizados por el funcionario(a) y /o empleado (a) afines a su área de desempeño y
cursos de áreas complementarias (Informática, Relaciones Humanas, Trabajo en
Equipo, Prestación de Servicio); estableciéndose un mínimo de 40 horas y un
máximo de 160 horas, durante el período evaluado.
1.8 Para aquellos funcionarios (as) y/o empleados (as) que ingresen a partir del 01-01-04
no se les tomará en consideración los años de servicios en la Administración Pública
Nacional.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
1.9 Cada 2 años se actualiza los datos de la Asignación de Prima por Razones de
Servicio para ello se aplicará el porcentaje obtenido, al monto de la Prima Anterior, y
este resultado se le incrementará a la misma.
1.10 La prima se cancela mensual según el porcentaje obtenido de la sumatoria de
los factores en los rangos o conceptos contenidos en cada uno de los factores
evaluados dando un máximo de 50% del salario devengado por el funcionario.
1.11 El pago se realiza todos los meses, en dos partes iguales, una cada quincena
dividiéndose la cantidad total en dos.
1.12 El porcentaje total para el cálculo de la Prima por Razones de Servicios de los
funcionarios (a) y/o empleados (a), será aquel que resulte de la sumatoria de los
porcentajes señalados en los rangos o conceptos contenidos en cada uno de los
factores evaluados en la referida tabla.
1.13 La Prima por Razones de Servicios formará parte de la remuneración del
personal y deberá tomarse en cuenta para el cálculo de Bono Vacacional, Bono de
Incentivo, Bonificación de Fin de Año, Prestaciones Sociales y cualquier otra
remuneración de tipo salarial.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
1.14 En caso de cambio de status de Contratado a Fijo, Ascensos y Clasificación
que implique el cambio del sueldo de cargos administrativos a la Escala de sueldo
de cargos profesionales, se deberá modificar el cálculo de la prima, tomándose el
sueldo base del cargo al cual ingresó, se le clasificó, o al cargo para el cual ascendió
el funcionario, según sea el caso, esto se hará seis (6) meses después de la vigencia
del respectivo movimiento, aplicándosele el porcentaje (%) que para ese momento
posea el funcionario (a) y/o empleado (a); en caso que dicho cálculo sea inferior al
devengado, se mantendrá éste último.
1.15 En los casos de Reincorporaciones, para la reactivación de la Prima, será
considerado el Rango de Actuación que obtuvo el funcionario para el momento de su
egreso.
1.16 En caso de que un funcionario (a) y/o empleado (a), no haya sido evaluado por
encontrarse de Reposo Médico, se le tomará en cuenta para el porcentaje
correspondiente al Rango de Actuación, la media de la evaluación del período
anterior.
1.17 En caso de que un funcionario (a) y/o empleado (a) no haya sido evaluado por
causas imputables a su supervisor inmediato, para el porcentaje correspondiente al
Rango de Actuación; se le tomará en cuenta para el cálculo, la media del Rango de
actuación obtenido en el período anterior.
1.18 Para el factor Evaluación del Desempeño se tomará una Media, de las
evaluaciones de que haya sido objeto el empleado (a) y/o funcionario (a) en el
período evaluado.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
1.19 La Dirección de Personal del Organismo, será la encargada del control,
supervisión y asignación de las Primas, previa autorización del Director General y de
acuerdo a la tabla de cálculo contenida en dicho sistema, solicitando la opinión
vinculante al Sindicato Único de Trabajadores del Aeropuerto Internacional Simón
Bolívar, de acuerdo a lo previsto en la Convención Colectiva de Trabajo, Vigente.
1.20 En caso de reclamo de algún funcionario (a), será la Dirección de Personal del
Instituto la que responda ante la situación planteada.
1.21 Las modificaciones de las presentes normas será competencia de la máxima
autoridad del Instituto, de la Oficina Personal, conjuntamente con el Sindicato Único
de Trabajadores del Aeropuerto Internacional Simón Bolívar.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
2. Prima por Nivelación Profesional.
2.1 La solicitud debe realizarse por los funcionarios (as) de carrera que poseen la
documentación para poder percibir la Prima por Nivelación Profesional en el área de
Reclutamiento y Selección de la división técnica; la documentación es la siguiente:
• Título original.
• Copia del título.
• Fondo negro del título.
• Copia de la cedula de identidad.
• Copia del carnet del IAIM.
2.2 Debe verificarse la copia del titulo y el fondo negro con el original para comprobar su
autenticidad.
2.3 se envía el fondo negro a la unidad de archivo para control interno.
2.4 Debe enviarse un memorándum a la división administrativa para cancelación de la prima
según sea el titulo presentado por el funcionario.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
3. Control de Evaluación de Desempeño y de Eficiencia Personal Obrero.
3.1 Todos los supervisores inmediatos deberán realizar las evaluaciones al personal a su
cargo, previa coordinación y orientación de la División Técnica durante dos periodos
semestrales, a saber.
• 01-01 al 30-06 del año en curso.
• 01-07 al 31-12 del año en curso.
3.2 El área de Reclutamiento y Selección, adscrita a la División Técnica deberá entregar a
principio de cada año el formulario de “Establecimiento y Seguimiento de los Objetivos
de Desempeño Individual” para el personal de todas las direcciones, con la finalidad
de establecer los objetivos.
3.3 Los objetivos de desempeño individual a establecerse deben ser medibles,
observables, verificables y no deben ser menores de tres (3) ni mayores a cinco (5).
3.4 El supervisor deberá indicar para cada objetivo de desempeño individual una
ponderación entre cinco (5) y veinticinco (25) puntos, sin excederse del peso total de
cincuenta (50) puntos, los cuales deben distribuirse entre todos los objetivos
asignados.
3.5 Todos los supervisores estarán en el deber de culminar los objetivos de desempeño
individual un mes antes del periodo establecido para la evaluación.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
3.6 El instrumento de evaluación de desempeño consta de tres secciones:
• Sección A: Datos de identificación del evaluado y del evaluador.
• Sección B: Objetivos del desempeño individual.
• Sección C: Se ponderan la competencia con relación al cargo.
• Sección D: Sumatoria de las secciones B+C dará la evaluación final.
3.7 El rango de actuación en el instrumento de evaluación de desempeño será la expresión
cuantitativa del cumplimiento de los (ODI) y los mismos estarán distribuido en la
siguiente escala:
1. Muy por debajo de lo esperado.
2. Por debajo de lo esperado.
3. Dentro de lo esperado.
4. Sobre lo esperado.
5. Desempeño Excepcional.
3.8 El instrumento de evaluación de Eficiencia para el Personal Obrero consta de siete
secciones:
• Sección Uno: Consta de los datos personales, ubicación del evaluado y
datos del supervisor.
• Desde la Sección Dos hasta la Sección Cinco: Se indican los factores
a evaluar con una ponderación máxima de un cien por ciento (100%).
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
• Sección Sexta: Se representan las observaciones por parte del
analista y las firmas correspondientes.
• Sección Séptima: Indica el rendimiento trimestral y el rango donde se
encuentra ubicado el personal obrero según la ejecución de sus
funciones.
Intervalos Rango de Actuación
20 - 36 Deficiente
36.5 - 52.5 Regular
53 - 69 Bueno
69.5 - 85.5 Muy Bueno
86 - 100 Excelente
3.9 Realizado el proceso de evaluación, el supervisor deberá notificar a cada supervisado
el rango de actuación obtenido y éste deberá firmar la evaluación y colocará si está o
no de acuerdo con la calificación obtenida.
3.10 De existir inconformidad sobre el resultado obtenido por parte del personal
evaluado, éste estará en la facultad de presentar su reclamo ante el comité evaluador
cinco (05) días hábiles después de recibir la notificación de resultados.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
3.11 El resultado obtenido de la respectiva evaluación de desempeño será
considerado para el cálculo de los siguientes beneficios:
• Prima por razones de servicio de acuerdo al rango se le aplicará el
porcentaje establecido en Contratación Colectiva por mutuo acuerdo con la
máxima autoridad del IAIM.
• Para determinar la detección de necesidades de los cursos de
adiestramiento.
• Para los Baremos del sistema para ascensos por méritos o concursos.
• Y cualquier otro beneficio otorgado por la máxima autoridad del IAIM.
3.12 Será responsabilidad de la Oficina de Recursos Humanos de aplicar los
procedimientos establecidos en el Manual para el Sistema de Evaluación del
Desempeño para los Empleados de la Administración Pública Nacional.
3.13 Debe emitirse un comunicado de solicitud de las evaluaciones de desempeño
o de personal obrero a las distintas direcciones, dos veces al año en los últimos
semestres del año.
3.14 Las evaluaciones son enviadas por las direcciones con los datos de las
personas que intervinieron en el proceso de las evaluaciones.
3.15 Debe ser los datos y/o resultados de las operaciones matemáticas igual que si
estuviesen desglosados.
3.16 Debe enviarse a las divisiones la notificación de resultados de las evaluaciones
dirigida la los funcionarios.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
3.17 Las evaluaciones tienen un periodo de tiempo de tres días para corrección,
después de ser recibida de las direcciones.
3.18 Debe enviarse la notificación de resultado con las correcciones realizadas a las
distintas direcciones.
3.19 Debe retenerse la información en el sistema para control interno y archivo.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
4 Proceso de formación de Seguridad Aeroportuaria.
4.1 Se debe realizar el proceso de formación de seguridad aeroportuaria, después de que
se reciba un comunicado de la dirección de seguridad aeroportuaria con las siguientes
especificaciones:
a) Firma del director de la Dirección de Seguridad Aeroportuaria.
b) Sello de la dirección.
c) Necesidades de personal para ocupar el cargo de seguridad aeroportuaria en
cuanto a cantidad de vacantes para el puesto de trabajo.
4.2 Se debe realizar la publicación para poder obtener información de personas que
puedan ser posibles aspirantes.
4.3 Los posibles aspirantes para ser inscritos para ingresar al Proceso de Formación de
Seguridad Aeroportuaria deben cumplir con la siguiente documentación o requisitos:
• Bachilleres con titulo.
• Edad entre 21 y 30 años.
• Nacionalidad Venezolana.
• Estar inscrito o haber prestado servicio militar.
• Estatura superior a 1,60 metros, mujeres, y 1,65 metros, hombres.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
• síntesis curricular con los respectivos soportes:
a) Dos fotos recientes tipo carnet.
b) Fotocopia de la cédula de identidad ampliada al 120%.
c) Original y copia del título de bachiller.
d) Fondo negro del título de Bachiller.
e) Constancia de buena conducta policial.
f) Carta de residencia.
g) Certificado de salud.
4.4 Se debe seleccionar solo a los aspirantes que cumplieron como la documentación y
requisitos para el Proceso de Formación de Seguridad Aeroportuaria.
4.5 Se debe realizar la planificación de la ejecución de las actividades del proceso, de
forma cronológica en un diagrama de actividades.
4.6 Se debe realizar el cronograma en 2 fases para que se pueda filtrar una cantidad de
aspirantes que reúnan las condición es necesarias.
4.7 En la primera fase se planifica una prueba psicotécnica para que se media las
aptitudes de los aspirantes.
4.8 Se debe planificar una prueba psicológica para que se midan las aptitudes metales de
los aspirantes.
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FECHA:
PÁGINA: 24
ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS
4.9 Solo deben pasar a la siguiente fase los aspirantes que aprueben las dos pruebas
anteriores.
4.10 Se debe planificar en la fase dos los exámenes médicos-oftalmológicos para que se
verifique las condiciones de salud de los aspirantes.
4.11 Los aspirantes que aprueben los exámenes médicos-oftalmológicos son los que
pasan a la siguiente competencia.
4.12 Se debe planificar una competencia física para que se mida, la resistencia física de
los aspirantes.
4.13 Los aspirantes que aprobaron la competencia son los que pasan a la entrevista con
los directivos.
4.14 Se debe planificar una entrevista final con los directivos de Seguridad Aeroportuaria
para culminar el proceso de selección.
4.15 Los que aprueben la entrevista son los admitidos para realizar el curso que tiene un
periodo de 3 meses.
PROCEDIMIENTOS
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PÁGINA: 26
ASUNTO: PROCEDIMIENTO
UNIDAD RESPONSABLE ACCION
División Técnica
Área de Reclutamiento
y Selección
1. Realiza cada dos años los cálculos por concepto de
prima por razones de servicio, procede de acuerdo a
lo tipificado en la Normativa Interna para el Cálculo de
Primas por Razones:
a. Analiza por Dirección expedientes personales,
considerando los siguientes factores: antigüedad,
experiencia laboral, cursos en el área, resultados
de evaluación de desempeño; revisa si el
empleado posee prima anterior para efectos de
cálculos.
b. Una vez examinado los factores llena formato
para el Registro y Cálculo de Prima por Razones
de Servicio para el personal empleado y
contratado según lo establecido en la tabla de
prima por razones de servicio, ver pág. 45.
c. Elabora según status listado del personal
empleado y contratado donde refleje datos
personales, sueldo base, porcentaje de prima
calculado y monto a cancelar por dicho concepto.
d. Remite resultados a la División Técnica para
su revisión conjuntamente con el Director de la
Oficina de Recursos Humanos y el Director
General.
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PÁGINA: 27
ASUNTO: ASIGNACIÓN DE PRIMA POR RAZONES DE SERVICIOS
UNIDAD RESPONSABLE ACCION
Oficina de Recursos Humanos
Dirección General
2. Recibe y revisa resultados de porcentajes calculados
para prima por razones de servicio; firma y sella en señal
de aprobación.
División Técnica
Área de Reclutamiento
y Selección
3. Una vez revisado y aprobado los resultados sobre
porcentajes de prima por razones de servicio, retiene
copia para archivo y control interno del formato para el
Registro y Cálculo de Prima por Razones de Servicio,
remite original a la División Administrativa para efectos de
cancelación.
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FECHA:
PÁGINA: 28
ASUNTO: PRIMA POR NIVELACIÓN PROFESIONAL
UNIDAD RESPONSABLE ACCION
División Técnica
Área de Reclutamiento
y Selección
1. Recibe de parte de cada funcionario, original, copia y
fondo negro del Titulo de Técnico Superior o Universitario
y Certificación del Registro del Título, procede de la
siguiente manera:
a. Certifica copias previa revisión de original con
el respectivo Título y copia certificada del
mismo emitida por el Registrador Principal.
b. Registra en libro de control, verifica estatus del
recurso humano (empleado u obrero) e
incorpora datos en el sistema.
c. Elabora Memorando de solicitud para
cancelación de prima por nivelación
profesional, anexa copia de la Certificación del
registro del título y remite al Jefe de la División
Técnica para trámites de firma.
División Técnica
d. Envía copia del Titulo y de la Certificación a la
Unidad de Archivo para inclusión en el
expediente del funcionario.
2. Presenta Memorando al Director de la Oficina de
Recursos Humanos, para su aprobación, devuelve
Memorando firmado a la Coordinación de Reclutamiento
y Selección.
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FECHA:
PÁGINA: 29
ASUNTO: PRIMA POR NIVELACIÓN PROFESIONAL
UNIDAD RESPONSABLE ACCION
División Técnica
Área de Reclutamiento
y Selección
3. Recibe Memorando aprobado para trámites de
cancelación ante la División Administrativa.
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FECHA:
PÁGINA: 30
ASUNTO: CONTROL DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y DE EFICIENCIA PERSONAL OBRERO
UNIDAD RESPONSABLE ACCION
División Técnica
Área de Reclutamiento
y Selección
1. Recibe departe de cada dirección las evaluaciones
llenas por parte de los evaluadores procediendo de la
siguiente manera:
a. Verifica que los datos de los campos de la
primera página estén todos llenos.
b. Revisa que los datos de los cálculos de las
secciones B y C sean correctos.
c. Revisa la sumatoria de los resultados finales de
las secciones B y C en la sección D.
2. Enviar a las direcciones solicitantes la notificación de
resultados para cada funcionario.
Dirección solicitante
3. recibe las notificaciones de resultado de los funcionarios.
4. Entrega a cada funcionario sus resultados.
Funcionario
5. Recibe y firma si está de acuerdo o solicita revisión de
resultados por no conformidad.
Dirección solicitante
6. Recibe de los funcionarios las notificaciones aprobadas
o para volver hacer verificadas por inconformidad del
funcionario.
7. Envía a División técnica área de reclutamiento y
selección.
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FECHA:
PÁGINA: 31
ASUNTO: CONTROL DE EVALUACIÓN DE PERSONAL OBRERO
UNIDAD RESPONSABLE ACCION
División Técnica
Área de Reclutamiento
Y Selección
8. Recibe de las direcciones las notificaciones y revisa
las no conformidades.
9. Envía a unidad de archivo una copia para registro.
10. Retiene datos en el sistema para cálculo de prima por
razones de servicio.
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FECHA:
PÁGINA: 32
ASUNTO: PROCESO DE FORMACIÓN DE SEGURIDAD AEROPORTUARIA
UNIDAD RESPONSABLE ACCION
División Técnica
Área de Reclutamiento
y Selección
1. Recibe memorándum con los requerimientos de
personal para seguridad aeroportuaria, de la
Dirección de Seguridad Aeroportuaria.
2. Se encarga de la publicación de información en
medios de comunicación en prensa nacional, en la
Web y radio.
3. Selecciona a los aspirantes que cumplan con los
requisitos según lo establecido en las normas
específicas en la página 22 y 23 del manual de
normas y procedimientos del área de reclutamiento y
selección.
4. Los aspirantes seleccionados pasan a ser inscritos
para la primera fase del proceso.
5. se envía a la Dirección de Seguridad Aeroportuaria el
cronograma de actividades del proceso.
Dirección de seguridad
aeroportuaria
6. la Dirección de Seguridad Aeroportuaria recibe el
cronograma de actividades para realizar el proceso de
formación de seguridad aeroportuaria.
7. Comienza proceso de formación de seguridad
aeroportuaria.
FOMULARIOS
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FECHA:
PÁGINA: 34
ASUNTO: FORMULARIOS
INSTITUTO AEROPUERTO INTERNACIONAL DE MAIQUETÍA
CÁLCULO DE PRIMA POR RAZONES DE SERVICIOS PERSONAL A QUIENES LES NACE EL DERECHO
1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓN
APELLIDOS Y NOMBRES CÉDULA DE IDENTIDAD CARGO
CONTRATADO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: FECHA DE INGRESO:
2.- EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
01/01/2010 FECHA 30/06/2010 01/07/2010 FECHA 31/12/2010 RANGO OBTENIDO
RANGO: RANGO:
PUNTOS: PUNTOS:
3.- CURSOS AFINES AL ÁREA DE DESEMPEÑO
4.- EXPERIENCIA EN EL ÁREA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
CARGO INGRESO HASTA AÑOS
ADMINISTRACIÓN PRIVADA
CARGO INGRESO EGRESO AÑOS
5.- ANTIGÜEDAD EN EL IAAIM
CARGOS DESEMPEÑADOS INGRESO HASTA AÑOS
6.- CÁLCULOS
SUELDO BÁSICO 50% DEL SUELDO BASICO % TOTAL MONTO A CANCELAR
Bs. Bs. Bs.
ANALISTA RESPONSABLE: FECHA:
CÓDIGO Nº C-
DENOMINACIÓN DEL CURSO FECHA Nº HORAS
TOTAL HORAS
TOTAL
TOTAL
TOTAL
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FECHA:
PÁGINA: 35
ASUNTO: FORMULARIOS
INSTITUTO AEROPUERTO INTERNACIONAL DE MAIQUETÍA CÁLCULO DE PRIMA POR RAZONES DE SERVICIOS
ACTUALIZACIÓN CORRESPONDIENTE AL AÑO: 1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓN
APELLIDOS Y NOMBRES CÉDULA DE IDENTIDAD CARGO
CONTRATADO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: FECHA DE INGRESO:
2.- EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
01/01/2010 FECHA 30/06/2010 01/07/2010 FECHA 31/12/2010 RANGO OBTENIDO
RANGO: RANGO:
PUNTOS: PUNTOS:
3.- CURSOS AFINES AL ÁREA DE DESEMPEÑO
4.- EXPERIENCIA EN EL ÁREA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
CARGO INGRESO HASTA AÑOS
ADMINISTRACIÓN PRIVADA
CARGO INGRESO EGRESO AÑOS
5.- ANTIGÜEDAD EN EL IAAIM
CARGOS DESEMPEÑADOS INGRESO HASTA AÑOS
6.- CÁLCULOS
SUELDO BÁSICO 50% DEL SUELDO BASICO % TOTAL MONTO A CANCELAR
Bs. Bs. Bs.
ANALISTA RESPONSABLE: FECHA:
CÓDIGO Nº C-
DENOMINACIÓN DEL CURSO FECHA Nº HORAS
TOTAL HORAS
TOTAL
TOTAL
TOTAL
INSTRUTIVOS
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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FECHA:
PÁGINA: 37
ASUNTO: “NACIMIENTO O ACTUALIZACION DE PRIMA POR RAZONES DE SERVICIOS”
• Titulo: “nacimiento de prima por razones de servicios”.
• Objetivo: Realizar los cálculos pertinentes para asignar la cantidad a cancelar a los
funcionarios por nacimiento de prima por razones de servicios.
• Distribución: - Original: Archivo de reclutamiento y selección.
• Índice:
Código Nº: Colocar el código del funcionario.
1.- Datos de Identificación:
Apellidos y nombre: Colocar apellidos y nombre del funcionario.
Cedula de identidad: Colocar numero de cedula del funcionario.
Cargo: Colocar el cargo actual del funcionario.
Ubicación administrativa: Colocar la ubicación del funcionario en la empresa.
Fecha de ingreso: Colocar la fecha de ingreso del funcionario en la empresa.
2.- Evaluación de desempeño:
Fecha: Indicar la fecha de las dos evaluaciones que se le realizaron al funcionario en
el año.
Rango: Indicar el rango obtenido por el funcionario en cada evaluación.
Cantidad: Indicar la cantidad numérica obtenida por el funcionario en cada evaluación.
Rango obtenido: En este se coloca la media de los rangos obtenidos de los dos
periodos de las evaluaciones; realizándose primero una sumatoria y luego ese
resultado se divide entre dos, dando como resultado final el rango obtenido.
%: Indicar según el rango obtenido el porcentaje correspondiente establecido en la
tabla de prima por razones de servicio de la página 45.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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FECHA:
PÁGINA: 38
ASUNTO: “NACIMIENTO O ACTUALIZACION DE PRIMA POR RAZONES DE SERVICIOS”
3.- Cursos Afines del Área al Desempeño:
Denominación del curso: Indicar los nombres de los cursos realizados por el
funcionario.
Fecha: Indicar la fecha en que fue realizado cada curso.
Nº de horas: Indicar el numero de horas que llevo cada curso.
Total horas de curso: Indicar la sumatoria de las horas de todos los cursos realizados
por el funcionario.
%: Indicar según el total de horas de curso obtenido el porcentaje correspondiente
establecido en la tabla de prima por razones de servicio de la pagina 45.
4.-Experiencia en el Área:
Administración Pública:
a) Cargo: Indicar cargo del funcionario que poseía en la empresa.
b) Ingreso: Indicar fecha de ingreso del funcionario en la empresa.
c) Egreso: Indicar fecha de egreso del funcionario en la empresa.
d) Años: Indicar los años que laboro el funcionario en la empresa.
e) %: Indicar según los años trabajados en la empresa el porcentaje correspondiente
establecido en la tabla de prima por razones de servicio de la página 45.
Administración Privada:
Realizar los pasos desde el a) hasta el e) de la administración Pública.
Total: Indicar según los años trabajados en la empresa el porcentaje correspondiente
establecido en la tabla de prima por razones de servicio de la página 45 más la
sumatoria de los años trabajados en la empresa pública.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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FECHA:
PÁGINA: 39
ASUNTO: “NACIMIENTO O ACTUALIZACION DE PRIMA POR RAZONES DE SERVICIOS”
5.-antigüedad en el IAIM:
Realizar los pasos desde el a) hasta el e) de la administración Pública.
6.-Calculos:
Salario: Indicar el salario que devenga mensualmente el funcionario.
50% del salario: Indicar la media o mitad del salario mensual que devenga del
funcionario
%: Indicar la sumatoria de los porcentajes de todos los factores según los conceptos
obtenidos.
Monto Prima: Indicar el monto de la prima en base al 50% del salario, según el
porcentaje obtenido.
Ejemplo: En el siguiente cuadro se tiene que el porcentaje es 37% este se restara al 100%, en
este caso daría 63%, este se multiplicara por el 50% del salario en este caso seria
691,99, dando como resultado final 435,95.
SALARIO 50% SALARIO % MONTO PRIMA 1383,98 691,99 37 435,95
Nota: En caso de una actualización si el monto calculado a cancelar es inferior al
monto anterior se cancelara el monto superior para no desmejorar el beneficio del
funcionario.
GLOSARIO DE TÈRMINOS
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
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ASUNTO: GLOSARIO DE TERMINOS
Actualización de los factores evaluados: Es la revisión a tiempo real y vigente de los
factores que integran el Sistema de Prima por Razones de Servicio.
Antigüedad En El I.A.A.I.M: Son los años de servicios prestados al Instituto, como
Funcionario (a) y/o empleado (a) Público (a) de Carrera, Funcionario no clasificado (99), y
personal Contratado a Tiempo Indeterminado y personal obreros (as) que ingresen a la
nómina de empleados, por un cambio de estatus.
Antigüedad En La Administración Pública Nacional: Son los años de servicios prestados
en la Administración Pública Nacional.
Control de Evaluación de Desempeño: Es el proceso que se realiza para tener un control
de las evaluaciones que se les realizan al personal de las distintas direcciones dando como
resultado una cantidad que permitirá que servirá de base para otorgar un beneficio extra al
sueldo.
Control de Evaluación del Personal Obrero: Es el proceso que se realiza para tener un
control de las evaluaciones que se les realizan al personal obrero de las distintas direcciones,
dando como resultado una cantidad que permitirá que servirá de base para otorgar un
beneficio extra al sueldo.
Cursos De Capacitación Y/O Adiestramiento: Se refiere a la educación informal que posee
el funcionario (a) y/o empleado (a), adquirida mediante la realización de cursos afines a su
área de desempeño, para ello se tomará en consideración un mínimo de 40 horas hasta un
máximo de 160 horas.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
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ASUNTO: GLOSARIO DE TERMINOS
Evaluación De Desempeño: Comprende el conjunto de normas y procedimientos,
emanados del Vice-Ministerio De Planificación y Desarrollo Institucional, tendientes a evaluar
el rendimiento de los empleados (as) y/o funcionarios (a) en el desempeño de sus funciones.
Evaluación De Eficiencia Del Personal Obrero: Es la retribución adicional al sueldo, que
se le otorga a los obreros por sus esfuerzos realizados en el área de desempeño en la que
labore.
Experiencia En El Área: Es la sumatoria de los años de aprendizaje, adquirido mediante la
práctica de los conocimientos teóricos, obtenidos a través del tiempo, en el área de
desempeño del cargo que ocupe el funcionario (a) y/o empleado (a), tanto en el sector
público y privado.
Flujogramas: Son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de las
acciones a seguir de una actividad, formulario, persona o recursos necesarios para llevar a
cabo un procedimiento.
Prima por Nivelación Profesional: Es la retribución adicional al sueldo, que se otorga
tomando en cuenta los estudios realizados.
Prima por Razones de Servicios: Es la retribución adicional al sueldo, que se otorga
tomando en cuenta la naturaleza de la actividad o la índole de los servicios que presta el
funcionario (a) y/o empleado (a), de conformidad con los respectivos factores que integran
este sistema.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
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ASUNTO: GLOSARIO DE TERMINOS
Rango: Comprende cada uno de los valores o conceptos que conforman los factores de la
Tabla de Primas por Razones de Servicios.
Sueldo Básico: Es la retribución inicial que percibe el empleado (a) y/o funcionario (a)
conforme al cargo que ocupa al grado que le corresponde en la Escala General de Sueldos
Decretada por el Ejecutivo Nacional.
Tabla De Prima Por Razones De Servicios: Está conformada por cada uno de los
elementos que integran el Sistema de Prima por Razones de Servicio, a los cuales se le
asigna un valor porcentual cuya sumatoria arrojará el porcentaje total, hasta un máximo valor
de 50%, para la adjudicación del monto a percibir por el empleado (a) y/o funcionario (a).
ANEXOS
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: ANEXO
TABLA DE PRIMAS POR RAZONES DE SERVICIOS
(MAXIMO 50%)
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: ANEXO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROCESO DE FORMACIÓN AEROPORTUARIA
FUNCIOGRAMAS
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: FUNCIOGRAMA
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
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ASUNTO: FUNCIOGRAMA
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: FUNCIOGRAMA
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÀREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CÓDIGO: MNP-005-12
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ASUNTO: FUNCIOGRAMA
FLUJOGRAMAS
NOMBRE DEL MANUAL
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 53
ASUNTO: FLUJOGRAMA
Simbología de flujogramas
NOMBRE DEL MANUAL
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 54
ASUNTO: FLUJOGRAMA
NOMBRE DEL MANUAL
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 55
ASUNTO: FLUJOGRAMA
NOMBRE DEL MANUAL
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 56
ASUNTO: FLUJOGRAMA
NOMBRE DEL MANUAL
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 57
ASUNTO: FLUJOGRAMA
NOMBRE DEL MANUAL
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 58
ASUNTO: FLUJOGRAMA
NOMBRE DEL MANUAL
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 59
ASUNTO: FLUJOGRAMA
NOMBRE DEL MANUAL
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 60
ASUNTO: FLUJOGRAMA
NOMBRE DEL MANUAL
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 61
ASUNTO: FLUJOGRAMA
NOMBRE DEL MANUAL
CÓDIGO: MNP-005-12
FECHA:
PÁGINA: 62
ASUNTO: FLUJOGRAMA
