digitalshift

72019July隔月発行

明日のグレートカンパニーを目指す経営者のための会員様向け会報誌

FUNAIメンバーズPlus

FUN『 』BOOKLET

デジタルシフト

中小企業経営者のための

経営の悩みに

ジカに効く

中小企業経営者のための

経営の悩みにジカに効く デジタルシフト

創業110年、司法書士をはじめ、土地家屋調査士、公認会計士、税理士、行政書士と、法律の専門家が揃う梅谷事務所。家族承継で代々長きにわたりそのノウハウ、地元との信頼関係を築いてきた。事業拡大によって従業員数が増加する一方で、業種柄、紙でのやりとりが多く、情報管理にあいまいさが生まれてきた。4代目現代表の梅谷正太氏に、アナログからデジタルになるまでの道のり、その利便性と効果について伺いました。

に、お客様からの紹介を足すと、約50

％にもなりました。つまり、どう考えて

も、お客様のフォローに力を入れるべき

だとわかりました。

２つ目は、エリアです。当事務所があ

る高砂市のお客様が、もちろん圧倒的

です。次に多いエリアを、私は距離的に

近い姫路市（人口約53万人）かと思って

いたら、実はそれより遠い加古川市（人

口約26万人）のほうが多かったのです。

加古川市のほうが、高砂市と文化が近

いのかもしれません。こちらも力を入

れるべきところが明確になりました。

当事務所では、お客様とのコミュニケ

ーションのために、ニュースレターを発

行し、郵送しています。５年前は１、０

００通でしたが、現在は２、０００通ま

で増やしています。ニュースレターなど

でコミュニケーション強化を図ることに

よって、スポットで相談を受けていた狩

猟型の営業スタイルから、たびたび相

談していただける農耕型へと変えたい

と考えたからです。

できるだけ狭い地域でしっかりシェ

アを取ることで、受任率も上がってき

た感触があります。

当事務所は明治42（１９０９）年に

創業以来、代々、兵庫県高砂市で業務

をおこなってきました。お客様の多く

はＢtoＣで、地元の高砂市を中心に、

隣接する加古川市、姫路市のシニア層

の後見や相続などの相談を受けてい

ます。

私が４代目として入所したのは２

００７年。当時は父ともう１名と私の

３名でした。その頃、予定はホワイト

ボード、電話は電話ノートに書いて共

有していました。しかし、従業員数を

増やし出した２０１３年頃からは、ホ

ワイトボードでは対応できなくなって

きました。

２０１５年には従業員数は全８名に

なり、そのうち、私が中心となっている

司法書士チームは６名に増えました。

連絡は口頭ベースだったため、「言った」

「言わない」の問題も生じました。また、

その場にいない人へはメモを置いておく

など、効率も悪かったです。こうした効

率の悪さや、同じことをもう一度という

状態がとにかく面倒でした。

時に見られるので、相手の手を止めな

いという利点もあります。急な時はも

ちろんちゃんと伝えていますが、そうで

ないことのほうが多かったりします。

急用時のことを心配しましたが、そ

の時は電話等でも伝えます。それに、

実際には意外と急ぎでないことのほう

が多いです。

また、司法書士の業界は、申請書や

証明書など「紙」が仕事のメインです。

しかし、紙では保管場所、火事や水害

などのリスク、探す手間など、デメリッ

トは多々あります。

そうした書類のデジタル化を、まず

は２０１３年頃に、仕事のノウハウな

どをEvernote

（エバーノート）にまと

めることから始めました。Evernote

を選んだのは無償で始められたから

です。

そこから２０１７年には、過去の顧

客情報のＰＤＦ化に着手しました。

以前は、お電話をいただいてから、書

庫に行って過去の紙の資料から探して

いたため、どんな方かを特定するだけ

で１時間かかることも普通でした。仕

事柄、同じ方からの依頼のスパンは長

く、お客様がおっしゃる「この前、お世

話になって」が、実は５年前のこととい

うのはよくあることで、探すのに膨大

な時間がかかりました。

これをＰＤＦにしたことで、現在、書

類検索は早ければ５分で終わります。

＜企業プロフィール＞法務・会計 梅谷事務所所在地/兵庫県高砂市春日野町5-3創業/1909年従業員/11名：司法書士チーム年商/6,800万円：司法書士チーム

おもてなし電話との関連付けによる

処理スピードの改善もあって、業務効

率が上がり、生産性は１・４倍へと向

上しました。

２０１８年には、顧客分析に着手す

るため、kintone

（キントーン）を導入

しました。これも同業者から話を聞い

たことがきっかけです。

導入したところ、従業員からは「グ

ラフで反響を確認できるので便利。こ

れからはグラフを活かして、今後の方

針や対策を立てたい」という声もあが

っています。

私自身、顧客情報をkintone

で分析

したところ、２つの勘違いに気づきまし

た。１

つ目は、お客様の導線です。当時

の私は、売上金額・案件数の半分は、金

融機関からのご紹介によって占められ

ているという印象を持っていました。し

かし、いざ分析したら、20％程度でし

た。もっとも多かったのは、元から付き

合いのあったお客様で、約１／３。これ

２０１９年４月には、kintone

か

梅谷 正太氏うめ たに しょう た

代表法務・会計 梅谷事務所

グループチャットによる

適材適所への情報共有は

備忘録としても大活躍

書庫にある書類は

ＰＤＦ化でＰＣ内へ

検索時間は１／20に短縮

従業員数の増加に伴い

情報共有漏れが生じ始める

ら帳票出力ができる拡張機能として

RepotoneU

（レポトンＵ）を導入し

ました。

私たちの仕事は、最終的にはやはり

紙ベースにはなります。kintone

でデ

ジタル化したデータがあるのに、それ

をまた手書きやデータ入力するのは

二度手間。これを解決するためのツー

ルとして導入しました。とはいうもの

の、２か月経った現在、まだ移行しき

れたとはいえず、課題です。

デジタルシフトは、やはり最初は面

倒で億劫でした。苦手な方もいると思

います。でも、自分なりに触ってみるう

ちに、思いがけない利点に気づくこと

もあります。さらに、便利さを体感す

ることで社内への浸透もしやすいと思

います。とにかくトップが絶対にこれ

を使いこなすという姿勢を見せて、本

気で取り組むことです。

ただそこで、何でもかんでもではな

く、自社のボトルネックを改善できて、

かつ、やりやすいものから試してみま

す。当事務所の場合でも、無償のもの

から使い始めて、徐々に有償化してい

きました。

実は過去に、ある業務ソフトを導入

して失敗したことがあります。それは

当時の事業規模に合っておらず、新し

いソフトよりもW

ord

、Excel

のほうが

使いやすかったのです。最近になって再

導入してみたところ、以前よりも使い

やすくなっていました。

このように、デジタルシフトには、企

業の規模ごとによる導入タイミング

もあると思います。Chatw

ork

はとて

も便利ですが、３名くらいの規模なら、

面と向かって話したほうがきっと良い

でしょう。

自社に合うものから、まずは取り組

んでみること。やってみると、効率が上

がり、後戻りできないくらいの良さが

間違いなく感じられると思います。

予定共有は２０１４年からG

oogle

カレンダー、Google A

pps

（グーグルア

ップス）を導入したことで解消しました

が、連絡方法には課題が残りました。

そこで、同業者から勧められて導入

したのが、Chatw

ork

（チャットワーク）

でした。

当事務所では現在、Chatw

ork

を

〝使い倒して〞います。もう使っていなか

った頃には、絶対に戻れないと思うほど

です。

現在、司法書士チームは11名。全員

が事務所に揃うことはまずあり得ま

せん。そこで、Chatw

ork

に多くのグ

ループをつくっています。例えば、司法

書士チーム全員が入っているグループ

もあれば、関係者数人が入っているグ

ループもあります。いろいろな組み方

をすることで、ムラなく、伝えたい相

手に伝わる気がしています。

Chatw

ork

は文章として残るので備

忘録のようにも使えますし、「言った」

「言わない」がなくなりました。好きな

以前は書庫にて何時間もかけて探していた書類。PDF化により座りながら瞬時に検索可能に

おかげで効率化につながりました。

さらに２０１８年には、おもてなし

電話を導入しました。

「ＰＣ上にどなたからの連絡か、すぐ

に確認ができて便利」「相手を把握で

きるため、対応しやすい」と、現場から

も好評です。

Chatw

ork

でのチーム内コミュニケ

ーションの効率化、書類のＰＤＦ化と、

Before

After

・顧客情報を探す膨大な時間・顧客への対応が遅れる

・社員に正確な予定把握ができない・報連相のタイミングが遅れる

・一括管理で全社員閲覧可能に・随時情報共有で業務スピードUP

・情報検索時間が削減・顧客分析の可視化

受任率UP、生産性１．４倍増 社内での食い違いを防止

売上向上 に向けたデジタルシフト 業務効率化 に向けた

デジタルシフト

システム導入時期の決め手は事業規模

書類探し時間20分の１に短縮

生産性は１・４倍アップ

法務・会計

梅谷事務所

（司法書士／デジタルシフト経営フォーラム会員、相続・財産管理研究会会員／兵庫県）

case 01Digital Shift

8 7FUNAI BOOKLETFUNPlus『 』 FUNAI BOOKLETFUNPlus『 』

case 01Digital Shift法務・会計 梅谷事務所中小企業経営者のための

経営の悩みにジカに効く デジタルシフト

に、お客様からの紹介を足すと、約50

％にもなりました。つまり、どう考えて

も、お客様のフォローに力を入れるべき

だとわかりました。

２つ目は、エリアです。当事務所があ

る高砂市のお客様が、もちろん圧倒的

です。次に多いエリアを、私は距離的に

近い姫路市（人口約53万人）かと思って

いたら、実はそれより遠い加古川市（人

口約26万人）のほうが多かったのです。

加古川市のほうが、高砂市と文化が近

いのかもしれません。こちらも力を入

れるべきところが明確になりました。

当事務所では、お客様とのコミュニケ

ーションのために、ニュースレターを発

行し、郵送しています。５年前は１、０

００通でしたが、現在は２、０００通ま

で増やしています。ニュースレターなど

でコミュニケーション強化を図ることに

よって、スポットで相談を受けていた狩

猟型の営業スタイルから、たびたび相

談していただける農耕型へと変えたい

と考えたからです。

できるだけ狭い地域でしっかりシェ

アを取ることで、受任率も上がってき

た感触があります。

当事務所は明治42（１９０９）年に

創業以来、代々、兵庫県高砂市で業務

をおこなってきました。お客様の多く

はＢtoＣで、地元の高砂市を中心に、

隣接する加古川市、姫路市のシニア層

の後見や相続などの相談を受けてい

ます。

私が４代目として入所したのは２

００７年。当時は父ともう１名と私の

３名でした。その頃、予定はホワイト

ボード、電話は電話ノートに書いて共

有していました。しかし、従業員数を

増やし出した２０１３年頃からは、ホ

ワイトボードでは対応できなくなって

きました。

２０１５年には従業員数は全８名に

なり、そのうち、私が中心となっている

司法書士チームは６名に増えました。

連絡は口頭ベースだったため、「言った」

「言わない」の問題も生じました。また、

その場にいない人へはメモを置いておく

など、効率も悪かったです。こうした効

率の悪さや、同じことをもう一度という

状態がとにかく面倒でした。

時に見られるので、相手の手を止めな

いという利点もあります。急な時はも

ちろんちゃんと伝えていますが、そうで

ないことのほうが多かったりします。

急用時のことを心配しましたが、そ

の時は電話等でも伝えます。それに、

実際には意外と急ぎでないことのほう

が多いです。

また、司法書士の業界は、申請書や

証明書など「紙」が仕事のメインです。

しかし、紙では保管場所、火事や水害

などのリスク、探す手間など、デメリッ

トは多々あります。

そうした書類のデジタル化を、まず

は２０１３年頃に、仕事のノウハウな

どをEvernote

（エバーノート）にまと

めることから始めました。Evernote

を選んだのは無償で始められたから

です。

そこから２０１７年には、過去の顧

客情報のＰＤＦ化に着手しました。

以前は、お電話をいただいてから、書

庫に行って過去の紙の資料から探して

いたため、どんな方かを特定するだけ

で１時間かかることも普通でした。仕

事柄、同じ方からの依頼のスパンは長

く、お客様がおっしゃる「この前、お世

話になって」が、実は５年前のこととい

うのはよくあることで、探すのに膨大

な時間がかかりました。

これをＰＤＦにしたことで、現在、書

類検索は早ければ５分で終わります。

おもてなし電話との関連付けによる

処理スピードの改善もあって、業務効

率が上がり、生産性は１・４倍へと向

上しました。

２０１８年には、顧客分析に着手す

るため、kintone

（キントーン）を導入

しました。これも同業者から話を聞い

たことがきっかけです。

導入したところ、従業員からは「グ

ラフで反響を確認できるので便利。こ

れからはグラフを活かして、今後の方

針や対策を立てたい」という声もあが

っています。

私自身、顧客情報をkintone

で分析

したところ、２つの勘違いに気づきまし

た。１

つ目は、お客様の導線です。当時

の私は、売上金額・案件数の半分は、金

融機関からのご紹介によって占められ

ているという印象を持っていました。し

かし、いざ分析したら、20％程度でし

た。もっとも多かったのは、元から付き

合いのあったお客様で、約１／３。これ

２０１９年４月には、kintone

か

顧客分析でわかった２つの勘違い

狩猟型から農耕型営業で依頼増

導入成功のポイントは

そのときの事業規模

ら帳票出力ができる拡張機能として

RepotoneU

（レポトンＵ）を導入し

ました。

私たちの仕事は、最終的にはやはり

紙ベースにはなります。kintone

でデ

ジタル化したデータがあるのに、それ

をまた手書きやデータ入力するのは

二度手間。これを解決するためのツー

ルとして導入しました。とはいうもの

の、２か月経った現在、まだ移行しき

れたとはいえず、課題です。

デジタルシフトは、やはり最初は面

倒で億劫でした。苦手な方もいると思

います。でも、自分なりに触ってみるう

ちに、思いがけない利点に気づくこと

もあります。さらに、便利さを体感す

ることで社内への浸透もしやすいと思

います。とにかくトップが絶対にこれ

を使いこなすという姿勢を見せて、本

気で取り組むことです。

ただそこで、何でもかんでもではな

く、自社のボトルネックを改善できて、

かつ、やりやすいものから試してみま

す。当事務所の場合でも、無償のもの

から使い始めて、徐々に有償化してい

きました。

実は過去に、ある業務ソフトを導入

して失敗したことがあります。それは

当時の事業規模に合っておらず、新し

いソフトよりもW

ord

、Excel

のほうが

使いやすかったのです。最近になって再

導入してみたところ、以前よりも使い

やすくなっていました。

このように、デジタルシフトには、企

業の規模ごとによる導入タイミング

もあると思います。Chatw

ork

はとて

も便利ですが、３名くらいの規模なら、

面と向かって話したほうがきっと良い

でしょう。

自社に合うものから、まずは取り組

んでみること。やってみると、効率が上

がり、後戻りできないくらいの良さが

間違いなく感じられると思います。

予定共有は２０１４年からG

oogle

カレンダー、Google A

pps

（グーグルア

ップス）を導入したことで解消しました

が、連絡方法には課題が残りました。

そこで、同業者から勧められて導入

したのが、Chatw

ork

（チャットワーク）

でした。

当事務所では現在、Chatw

ork

を

〝使い倒して〞います。もう使っていなか

った頃には、絶対に戻れないと思うほど

です。

現在、司法書士チームは11名。全員

が事務所に揃うことはまずあり得ま

せん。そこで、Chatw

ork

に多くのグ

ループをつくっています。例えば、司法

書士チーム全員が入っているグループ

もあれば、関係者数人が入っているグ

ループもあります。いろいろな組み方

をすることで、ムラなく、伝えたい相

手に伝わる気がしています。

Chatw

ork

は文章として残るので備

忘録のようにも使えますし、「言った」

「言わない」がなくなりました。好きな

①事業規模に合う導入を継続的におこなう②事例を参考に、同業者が活用できているものを検討する③中小企業は、日常的で身近なことから取り組む

顧客情報をExcel一覧化することで生まれた付加サービス「ニュースレター」

おかげで効率化につながりました。

さらに２０１８年には、おもてなし

電話を導入しました。

「ＰＣ上にどなたからの連絡か、すぐ

に確認ができて便利」「相手を把握で

きるため、対応しやすい」と、現場から

も好評です。

Chatw

ork

でのチーム内コミュニケ

ーションの効率化、書類のＰＤＦ化と、

顧客分析によってアプローチ先を明確にする資料探し時間：１時間以上→５分

デジタルシフトで改善されたこと

ニュースレター等、各サービスに連動継続的な依頼を促進する

紙資料はPDF化でパソコン内に管理紙を管理するファイルも倉庫も不要！

担当コンサルタントより

　デジタルシフトを成功させるひとつ

のポイントは〝何のためにデジタルシフ

トをするのか〞という「課題」を全社員

で認識し、どうすれば解決できるかを考

えることです。そして、その解決方法と

して「ツール」を選びます。

　同事務所では、情報共有が「ホワイト

ボードと手書きのメモ」でしたが、社員

が増え、アナログでは限界がきたため、

クラウドでの管理を導入されました。ま

た資料を検索する膨大な時間削減のた

め、書類のＰＤＦ化とクラウドメモ機能

を取り入れます。そして、電話対応の効

率化や顧客満足度向上のために「おも

てなし電話」、顧客分析やタスク確認の

ために「kintone

」を導入していきまし

た。どのツールを導入したときも課題を

認識し、それを解決するための方法と

してツールを選び、導入したことがデジ

タルシフトに成功した理由です。デジタ

ルシフトは経営者がやりたい、やるべき

だと思っても、現場の従業員がメリット

を感じて使わなければ絶対にうまく進

みません。全社員で会社・仕事の課題を

認識し、デジタルシフトに取り組んでい

ただければと思います。

「これさえ押さえれば、デジタルシフトはうまくいく！」デジタルシフトが経営の悩みを解決する

株式会社

船井総合研究所

ＩＣＴ支援部

デジタルシフトチーム

シニアエキスパート

神徳

あや

じん

とく

顧客38％

弁護士1％

行政書士1％市役所

1％

地域包括2％その他税理士

2％その他福祉関係者

2％

顧客の紹介10％

自治体10％

友人・知人・ご近所4％

福祉関係者4％

その他金融機関3％

JA3％

その他3％

セミナー・相談会2％

地域企業2％

税理士3％

HP9％

10 9FUNAI BOOKLETFUNPlus『 』 FUNAI BOOKLETFUNPlus『 』