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仕事仕事仕事仕事ののののしやすいしやすいしやすいしやすい職場環境職場環境職場環境職場環境づくりづくりづくりづくり

富山市小学校教育研究会事務部会

はじめにはじめにはじめにはじめに

事務職員が効率的に仕事をすすめるにはどのような環境が必要でしょうか。

私たち事務職員は、電話の応答や窓口への対応、パソコンを使った事務処理、

その他様々な職務内容から一日の大半を自席で過ごしています。できるなら効率

的に仕事をこなし快適に過ごしたいものですが、日々の仕事に追われ雑然とした

机の上で探し物に時間を取られたり、いたるところに分散した消耗品の管理や計

画性のない使用方法に頭を悩ませたり、他の職員とのコミュニケーションがとり

にくかったり・・・。そんな経験はありませんか？これでは、無駄に事務作業の

流れを止め仕事の能率を下げるだけでなく、それがストレスにもなってしまいま

す。

そこで、富山市小学校教育研究会事務部会では、効率的な事務に必要な「仕事

のしやすい職場環境」について研究したいと考えました。一言に「仕事のしやす

い職場環境」と言っても範囲が広いため、３つの視点に絞り、アンケート調査及

びアンケート結果に基づく実践を中心に研究をすすめました。

まず取り組んだのは、勤務時間のほとんどを過ごす自分の机まわりの環境につ

いてです。机まわりにおける無駄のない書類・文具の管理や配置について検討し

ました。次に事務職員が大きな役割を果たし、かつ労力が必要とされる消耗品の

管理について検討しました。消耗品管理の現状を把握し、効率的な管理方法を探

りました。最後に、職場における人間関係や心身の健康に着目しました。これら

の現状を調査し、事務職員がおかれている職場環境について分析しました。

以上３つの視点に基づく研究から、事務職員にとって「仕事のしやすい職場環

境」とはどのような環境なのか、どうすれば環境を改善することができるのか、

紹介していきたいと思います。

－2－

第第第第ⅠⅠⅠⅠ章章章章 机机机机まわりのまわりのまわりのまわりの事務環境事務環境事務環境事務環境

１１１１ 机机机机まわりのまわりのまわりのまわりの現状現状現状現状

私たち事務職員の机まわりの現状を把握するため、富山市内任意の小学校１５

校を対象にアンケートＡを実施（平成１８年度）しました。

アンケートＡでは、事務職員が普段仕事をしている机上のパソコン・文具類の

配置等について、また机の引き出しの使い分け等について記入してもらいました。

アンケートＡ

　　　　　アンケートアンケートアンケートアンケートのおのおのおのお願願願願いいいい

　　　１　机上とその周辺環境を図示してください。

　　　＜机上＞　机上のパソコン、電話、印箱などはどのように配置されていますか？

　　　　　　　　常に机上に置いている物は何ですか？

　　　＜机引き出し＞　引き出しをどのように使い分けておられますか？

　↑

　　　　　脇机　 両袖机の場合 アンダーラック　

　　　２　机上や引き出しの中の上手な整頓方法があれば教えてください。

脇　　机 執　　務　　机

脇机

↑

－3－

＜＜＜＜アンケートアンケートアンケートアンケートＡＡＡＡのののの結果結果結果結果＞＞＞＞

１１１１－－－－１１１１ 机上机上机上机上

【【【【問問問問】】】】机上机上机上机上ののののパソコンパソコンパソコンパソコン、、、、電話電話電話電話、、、、印箱印箱印箱印箱などはどのようになどはどのようになどはどのようになどはどのように配置配置配置配置されていますかされていますかされていますかされていますか？？？？

常常常常にににに机上机上机上机上にににに置置置置いているいているいているいている物物物物はははは何何何何ですかですかですかですか？？？？

小学校 エリア

１

エリア

２

エリア

３

エリア

４

エリア

５

エリア

６

エリア

７

エリア

８ 備 考

Ａ なし ＰＣ 印箱 なし なし 電話 ﾚﾀｰｹｰｽ なし

Ｂ なし ＰＣ

受付･回転印

ｽﾀﾝﾌﾟ台

ﾃｰﾌﾟｶｯﾀｰ

なし なし なし ﾚﾀｰｹｰｽ

印箱 2個 なし

Ｃ－１ なし ＰＣ なし なし なし なし 本立て

執務資料 ﾚﾀｰｹｰｽ

Ｃ－２ 電話

印箱

市ﾌﾟﾘﾝ

ﾀｰ なし 市ＰＣ なし なし なし なし

事務室

有

Ｄ ﾌﾟﾘﾝﾀｰ ＰＣ 電話 なし なし なし なし ﾊﾟﾝﾁ 右側にも脇机有り

回転印 印箱

Ｅ ﾚﾀｰｹｰｽ ＰＣ 電話

筆立て なし なし なし

脇机なし

Ｆ 文書 市ＰＣ

電話 筆立て

印箱 ﾒﾓ帳 ｽﾀﾝ

ﾌﾟ台 ｶﾚﾝﾀﾞｰ

なし なし 文書

脇机なし

Ｇ 市ＰＣ ﾃｨｯｼｭ ﾒﾓ

帳 ｶﾚﾝﾀﾞｰ

印箱

電話 なし なし なし ﾌﾟﾘﾝﾀｰ なし

Ｈ 回転式印箱 印箱 休暇整理簿 なし なし 文書かご ＰＣ

及び付属品 なし

Ｉ

電話

ﾃｰﾌﾟｶｯﾀｰ

のり ﾎｯﾁｷｽ

ｾﾞﾑｸﾘｯﾌﾟ

ﾊﾟﾝﾁ

印箱

ﾚﾀｰｹｰｽ なし なし なし

脇机なし

両袖机を使用

Ｊ 市ＰＣ ﾃｰﾌﾟｶｯﾀｰ 受付印

ｽﾀﾝﾌﾟ台 なし なし なし 電話 なし

Ｋ

ﾌｧｲﾙ 文具

受付印

ｽﾀﾝﾌﾟ台

ｾﾛﾃｰﾌﾟ

ｶﾚﾝﾀﾞｰ

ｺｰｽﾀｰ

未処理

文書 なし なし なし 印箱 市ＰＣ

Ｌ なし ＰＣ 印箱 なし なし なし 電話 なし 別の脇机に

市 PC ﾌﾟﾘﾝﾀｰ

Ｍ－１ なし なし 未･既決

書類箱 なし なし なし

生協関係

職員録等 なし

Ｍ－２ なし PC

ｽﾀﾝﾌﾟ台

受付印

回覧印 印箱

なし なし なし なし なし

Ｎ 電話 名札 なし なし なし なし 市 PC

ﾙｰﾀ ﾓﾃﾞﾑ なし

脇机は右側に

配置

Ｏ－１ 電話 欠席

連絡ｶｰﾄﾞ PC

ｽﾀﾝﾌﾟ台 朱肉

児童名簿 なし なし なし ﾚﾀｰｹｰｽ 書類入

脇机は右側に

配置

事務室

無

（職員室内に執務机）

Ｏ－２ なし 受付文書

入れ

受付印

回覧印 印箱

ｽﾀﾝﾌﾟ台

なし なし なし なし 市 PC

7777 1111 2222 3333

8888 4444 5555 6666

脇机脇机脇机脇机 執執執執 務務務務 机机机机

執務机と脇机を８つのエリアに分け、結果を表

にまとめてみました。

※「なし」は置いてあるものが無い（空所）の意

※「斜線」は机自体が無い の意

※「ＰＣ」はパソコン の意 椅子

－4－

考察

アンケートＡ＜机上＞の結果をまとめてみると、下図のような配置が多いよう

です。

７７７７ １１１１ ２２２２ ３３３３

８８８８ ４４４４ ５５５５ ６６６６

脇机 執務机

［机上にある主なもの］

・ノートパソコン ・受付印、回覧印 ・文具類

・電話 ・テープカッター ・印箱

・スタンプ台 ・レターケース ・カレンダー

執務上必要不可欠となっているパソコンは、ほとんどの学校で机上に配置して

いるようです。特にエリア２を配置場所としている学校が最も多いことからも、

パソコンの作業しやすい位置はエリア２といえます。またエリア１・７・８に置

いている学校は、必要に応じパソコンを移動させ使用することにより、普段の文

書事務等の作業スペースを確保しているようです。

電話は、エリア１または３への配置が多いようです。次いでエリア７にも配置

されており、机奥の右端か左端に配置することで隣席と共用して使用している場

合があるようです。

またこのエリア１・３・７には、日常的に使う受付印・回覧印や、その用途に

伴うスタンプ台・印箱等の配置も多いことがわかりました。

エリア１・７にレターケースを配置してある学校もありました。レターケース

を配置することで机上のスペースは大きくとられますが、伝票や諸文書などの整

理に加え、上面に印箱等を置くなどの有効活用ができるなど利点も多いと考えら

れます。

ほとんどの学校のエリア４・５・６・８は空所となっており、机上手前のス

ペースを通常の作業空間として利用していることが伺えます。作業スペースの確

保は、効率的な事務処理につながると考えられます。

ﾚﾀｰｹｰｽ

etc

電話 or

印箱

受付印 回覧印 ｽﾀﾝﾌﾟ台 etc

ノートパソコン

電話 or

印箱

－5－

１１１１－－－－２２２２ 机引机引机引机引きききき出出出出しししし

【【【【問問問問】】】】引引引引きききき出出出出しをどのようにしをどのようにしをどのようにしをどのように使使使使いいいい分分分分けておられますかけておられますかけておられますかけておられますか？？？？

↑↑↑↑ アンアンアンアンダーラックダーラックダーラックダーラック

脇机脇机脇机脇机 両袖机両袖机両袖机両袖机 小学校 エリア１ エリア２ エリア３ エリア４ エリア５ エリア６ エリア７

Ａ 作成中の書類 文具 文具 給与関係 郵便切手 親睦会 集金関係

Ｂ

提出書類

請求書

校内配布物

文具 通帳

FD

児童集金関係

集金袋

執務資料

Ｃ－１ 処理中･未処

理文書

文具

ｸﾘｯﾌﾟ

ｽﾀﾝﾌﾟ台

電卓 のり

ﾀｯｸｼｰﾙ

ﾊｻﾐ 私物

執務資料

郵便切手 通帳

人事記録表

源泉徴収票

貸付決定通知

家族調書

人事･昇級関係

教職員名簿 辞令

Ｃ－２

事務室

有

Ｄ 文具

手帳 文具

校内資料

人事記録表

事務の手引

備品台帳 市費伝票

FD

CD-R

辞典

私物

Ｅ 提出書類 文具 FD

私物

今年度文書

前年度文書

Ｆ

よく使うﾌｧｲﾙ

通 帳 定 規

電卓 未綴文書

文具

受付印

不使用ｽﾀﾝﾌﾟ

FD CD

ﾒｼﾞｬｰ 伝票

数字印 給料袋

ﾌｧｲﾙ 20 冊程

Ｇ 作成中書類

定規

文具

業者名刺

FD 受付印

電卓 回覧印

日付印

市費関係

職員会議資料

給与明細

給与ﾏｽﾀｰ

給料袋

前任者引継ﾒﾓ

管内事務研綴

事務の手引

私物ﾌｧｲﾙ 文具

７の下に引出有

そこにも同様

Ｈ

提出書類

請求書

校内配付物

文具

通帳 FD

ｽﾀﾝﾌﾟ台

私物

職員会議資料

給与ﾃﾞｰﾀ様式

研修会資料

交換部品

文書受付簿

未整理書類

ﾈｰﾑﾗﾝﾄﾞ(私物)

今年度文書

前年度文書

Ｉ 教委だより 文具 FD 学校要覧

児童名簿 私物

学校からの

印刷物 私物

学校生協関係

私物 紙袋等

Ｊ 定規 手帳

校内配付文書

ペン 鍵

文具 ｸﾘｯﾌﾟ

通帳 小物

ゴム印

経理要領

事務研綴

就学援助

Ｋ 作成中書類

(主に市費)

電卓 FD

メモ用紙 私物

私物 裏紙

事務所研修資料

学校事務の手引

Ｌ 作成中書類 文具 作成中文書 執務資料(私物) 文具 スタンプ類 今年度ﾌｧｲﾙ

Ｍ－１ 校内文書 文具 通帳 FD 公文書綴

(事務職担当分)

Ｍ－２ 校内文書 文具 備品等保証書 市費関係書類

Ｎ

電 卓 手 帳

国語辞典

私物

文具

給与明細

給与ﾏｽﾀｰ等

大判書類

給与

教育事務所関係

Ｏ－１ 提出書類 文具 私物 校内配付文書

小教研資料 封筒等

コード印

ＦＤ

雑文書

執務資料

事務室

無

（職員室内に執務机）

Ｏ－２ 提出書類 文具 ＦＤ 運転者登録簿

郵便切手受払簿 コピー用紙 なし 雑文書

８８８８

９９９９

５５５５

６６６６

７７７７

２２２２

３３３３

４４４４

１１１１

１０１０１０１０

１１１１１１１１

執務机と脇机等を１１のエリアに分

け、結果を表にまとめてみました。

※「なし」は何も入っていない の意

※「斜線」は該当箇所が無い の意

※「ＦＤ」はﾌﾛｯﾋﾟｨﾃﾞｨｽｸ の意

－6－

小学校 エリア８ エリア９ エリア１０ エリア１１ 備 考

Ａ 例規･資料等(私物)

Ｂ 今年度文書

前年度文書

人事記録表 辞令

教職員名簿

給与明細

児童集金会計

給与明細(旧)

ﾌﾟﾘﾝﾀｰ用ｲﾝｸ

不用紙

机上のレターラックに

給料袋 出張命令簿

雑文書 郵便局伝票

Ｃ－１ 脇机が3段のため

５・６・７に記載

机上のレターラックに

支出書類

未処理旅行命令簿

Ｃ－２ 記載なし

事務室

有

Ｄ 両袖机左引出4段有

最下段は私物 Ｅ 私物 執務資料

Ｆ 荷物置き 封筒や資料

Ｇ 前･今年度の

給与･旅費関係

８同様

加えて保存不要文書

地図

前年度の

給与明細 出勤簿

休暇整理簿

各事務研資料

研究紀要

Ｈ 脇机が3段のため

５・６・７に記載

出張関係書類

共済組合様式

執務資料(私物)

Ｉ 以前の研修ﾌｧｲﾙ 参考の本

かばん 公文書は集中管理

Ｊ

出張確認簿

教職員名簿

家族調書

給料袋

業者名刺

市伝票提出用

ビニール袋

Ｋ 学校集金関係

毎月使用のﾌｧｲﾙ数冊

なし

たまに私物 なし 私物(ｷｬﾘｰﾗｯｸ)

Ｌ その他はキャビネットで管理

Ｍ－１ 今年度文書 認定関係

私有車登録等 私物 私物

Ｍ－２

Ｎ

私費関係

職員会資料

学校事務の手引

市教委関係 脇机は右側に配置

Ｏ－１ 脇机が3段のため

５・６・７に記載

事務室

無

（職員室内に執務机）

Ｏ－２

－7－

考察

アンケートＡ＜引き出し＞の結果をまとめてみると、下図のようになりました。

エリア１（正面にある幅広の引き出し）に多いのが未処理文書です。見やすく、

すぐに取り出せ、また就業後にしまいやすいからと思われます。

エリア２（あまり深さの無い引き出し）は、ほとんどの学校で文具の保管に使

用されているようです。

エリア３にも文具が多いのですが、通帳を保管している現状も伺えます。施錠

はできますが、耐火性はなく防犯上からも通帳の保管場所としては好ましくない

と思われます。

エリア４・６～９はＡ４ファイルが入る大きさであることから、執務文書が多

くありますが、その種類は学校や個人によって様々です。

人事記録表や教職員名簿等も少数ながら挙げられていましたが、「永年保存で

あること」「個人情報が多く記載されていること」、また「机の引出しでは防犯機

能が低く、耐火性もない」等の観点から、保管場所として好ましくないと思われ

ます。

エリア１０・１１（アンダーラック）は、その横長の形状と足元で目に触れにく

いという特徴から大判書類や私物の保管が多いことがわかりました。

－8－

２２２２ 現状現状現状現状でのでのでのでの問題点問題点問題点問題点

アンケートＡの結果により、事務職員の机まわりの現状がみえてきました。

これを受け、実際に事務職員がどんな点について不都合・不便を感じるのか、

その問題点を把握するため、対象を富山市小学校６３校（県費負担事務職員配置

校）に広げてアンケートＢを実施（平成１９年度）しました。

アンケートＢ

【【【【問問問問】】】】自分自分自分自分のののの席席席席についてについてについてについて、、、、不自由不自由不自由不自由・・・・不都合不都合不都合不都合をををを感感感感じることはじることはじることはじることは何何何何ですかですかですかですか？？？？

＜＜＜＜アンケートアンケートアンケートアンケートＢＢＢＢのののの結果結果結果結果＞＞＞＞

回答をいただいた問題点は多岐に渡りましたが「机上もしくは引き出しに関す

るもの」に観点をしぼって取りまとめると、以下の３点が浮かびました。

① 電話、パソコン、印箱等の位置が不便。

・自席に電話が無く、すぐに取れない。

・電話が右側に配置されていて受話器を取る時に不便。

・パソコンが机上にあり、狭い。

・パソコンが脇机上にあり、使用中姿勢が悪くなる。

・パソコンが自席に無く不便。

・職員情報共有システム用のパソコンが、誰でも画面を覗ける位置にある。

・印箱が邪魔。

・印箱を置く場所が無く、いちいち離席するのが面倒。

・回転式印箱を使用しているが、回転させられるスペースが無く、引っかかりや

すい。

② 保管場所が無い。

・一時保管場所が無い。

・収納場所が少ない。

・引き出しに深さが無い。

③ 物が紛れる。

・文書がいつの間にか紛れる。

・電話があるためか、机上の文具やメモ帳がいつの間にか消えている。

－9－

３３３３ 問題点問題点問題点問題点のののの改善改善改善改善

アンケートＡ・Ｂの結果を基に、「仕事がしやすい快適な机」の例を考案し

てみました。

３３３３－－－－１１１１ 机上机上机上机上

まず、机上の整理についてまとめてみました。

[ 写真１]を簡略化したものが[ 図１]です。

[ 写真１]

[ 図１]

7777 1111 2222 3333

8888 4444 5555 6666

ノートノートノートノートパソコンパソコンパソコンパソコン

印箱印箱印箱印箱（（（（なるべくなるべくなるべくなるべく

小型小型小型小型））））

筆筆筆筆立立立立

メメメメモモモモ

レターレターレターレターケースケースケースケース

電話電話電話電話（（（（回転回転回転回転ｽﾀﾝｽﾀﾝｽﾀﾝｽﾀﾝﾄﾄﾄﾄﾞ゙゙゙利用利用利用利用））））

パンチパンチパンチパンチﾃｰﾌﾃｰﾌﾃｰﾌﾃｰﾌﾟ゚゚゚ｶｯﾀｰｶｯﾀｰｶｯﾀｰｶｯﾀｰ

－10－

エリア３（右手側）に電話が配置してある学校が数校ありました。右利きであ

れば左手で受話器を取り、そのままメモを取る体制がとれるエリア１が効率的と

いえるでしょう。ただし、配線状況や隣席の人との共用のため、変更は難しい場

合が多いようです。

また、机上にそのまま置くよりも〔写真２〕

のように「電話スタンド」を利用すると、そ

の下にスペースが出来ます。電話を取るとき

にコードがひっかからないように、背の低い

テープカッター等の文具類の置き場に適して

います。

パソコンはエリア２が最適だと思われます。

また、ノートパソコン上のデッドスペースの利用法として、［写真３］のよう

な「デスクシェルフ」の利用も有効です。

筆立てなどある程度高さがあり倒れやすいものは、机上面よりも高いところに

置くことで、日常的な動作では触らないようになります。また目につきやすくな

ることから卓上カレンダーの配置場所としても良いでしょう。

［ 写真３－１］ ［ 写真３－２］

印箱は、机上にあると便利です。

しかし、大きな印箱の中身の大半が、あまり使わ

ない・要らないゴム印という場合も多いのではない

でしょうか。

よく使うものだけを集めた小さな印箱を一つ机上

に置いて、後は別箱に入れて別所に保管しておくよ

うにすれば、わずかではありますがスペースに余裕

が出来ます。

また、［写真４］のような回転式印箱も便利です。

狭いスペースで多くのゴム印を収納できます。

筆記用具を引き出しに入れている場合が多いようですが、執務中に常に使うも

のは、ワンアクションで利用できる状態にしておく方が効率的です。

［写真４］

［写真２］

－11－

これらは、引き出しではなく筆立てを利用することをお勧めします。机上に所

定の位置があれば、書類にまぎれて隠れてしまうということもなくなります。

他者の使用による紛失の心配がある場合は、就業後に「引き出し」

に筆立ての中身を移して帰宅しましょう。そして翌日また机

上に出します。就業時間中に文具を換える度に引き出しを開

け閉めするよりも、その方が効率的と考えられます。

脇机があり、スペースに余裕があれば、レターケースの利用も有効です。

引き出し毎に分類できるので伝票等の一時保管場所などに適しています。また、

その上に物を置くことで新たなスペースもうまれます。

あまりスペースは無いが、机上に文書の保管場所

がほしい、という場合は［写真５］のような「スタ

ンドフォルダ」を利用してはいかがでしょうか。

幾冊かのクリアフォルダをまとめたようなもので、

ある程度の厚みがあるので安定感があります。

このような特定の製品を利用しなくとも、クリア

フォルダを幾冊かブックスタンドで立てておくだけ

でも同様に利用できます。

「仕事がしやすい快適な机」にしておくには、事務処理のための広い作業スペー

スが必要不可欠です。

配置物は必要最低限度にとどめ、少なくとも手前部分（エリア４～６・８）の

スペースは常に自由に利用できる状態にしておきましょう。

文具や文書は定位置を決め、目に付きやすいように配置することで、それらを

ワンアクションで使用できるようになります。

また、ある程度の時間を離席するときには、必ず手前半分のエリアを空けた状

態に戻していく習慣をつけましょう。そうすれば、離席中に配布された書類や回

覧文書等に必要書類が紛れることもなく、机上が雑然となる不安を解消できます。

以上のことから、仕事がしやすい快適な机について３点の実践を推奨します。

①文書、文具は定位置を決め、横置きせずに立てる。

②配置物を厳選し、机上空きスペースを確保する。

③離席時・就業後には机上を整頓し、何もない状態［図１］へリセットする。

［写真５］

－12－

３３３３－－－－２２２２ 引引引引きききき出出出出しししし

次に、引き出しの整理について［図２］のようにまとめました。

［図２］

エリア１は広さがあり、バインダーごと入れても余裕があります。離席・就業

後に処理中のものがあれば、ここに入れておきましょう。最低１箇所だけでも、

常に空いている一時保管場所を確保しておくと便利です。

エリア２はその深さから、文具が適しています。

就業後には筆立ての中身を移すスペースもあれば他者の使用による紛失を妨げ

ます。

ファイルを入れられるほどの深さのないエリア３は、私物の置き場所にお勧め

します。アンケートＡではＦＤやＣＤ、受付印等を入れている場合がありました

が、それらが入っていても多少の空きスペースがあるのではないでしょうか。

エリア４はファイルが入る深さがありますので、文書が適しています。その他

に事務の手引や例規集等のよく利用する執務資料があるとすぐに参考にできるた

め便利です。

スペースに余裕があれば、現年度の文書だけでなく前年度の文書も手元にある

と、参考にしやすく便利です。例えば、前年度の実績調査が多い市町村費執行関

係や旅費関係書類等が考えられます。

事務職員の机の引き出しの数は、学校によって様々ですが、エリア１～４は全

ての学校で共通しているものです。同じような引き出しの使い方をしていれば、

異動先の学校でも引き出しの整理の仕方を変えずにすみます。

アンダーラックについては、消耗品として購入可能な値段のものが多くありま

す。保管場所確保等の有用度が高いことから、所有していない場合は購入を検討

されてはいかがでしょうか。

↑

脇机 両袖机の場合 アンダーラック

文具・電卓 一時保管場所（通常は空き）

私 物

よく利用する

執務資料

大判の書類

文具等 今年度文書

前年度文書

８８８８ 給料袋

金融機関伝票他

今年度文書

９９９９

５５５５

６６６６

７７７７

10101010

１１１１

大判の書類 11111111

２２２２

３３３３

４４４４

－13－

また、個人情報が多く含まれているものや通帳等の金銭に関わるものは、引き

出しへの保管を避けましょう。これらは事務職員の職務上、使用頻度が高いもの

なので身近で管理できれば効率的ではありますが、万が一の時に取り返しのつか

ないことにならないよう、耐火金庫等の安全に管理できる場所への保管を徹底し

たいものです。

以上のことから、引き出しの整理について 3点の実践を推奨します。

☆☆☆☆ よりよりよりより過過過過ごしやすくごしやすくごしやすくごしやすく、、、、一工夫一工夫一工夫一工夫 ☆☆☆☆

今回のアンケート等で、日頃から仕事をしやすく、また過ごしやすくするため

の工夫やアイディアを多くお答えいただきました。ぜひ参考にしてみてください。

① 一時保管場所となる引き出しを確保する。

② 引き出しの深さに応じた収納物を保管する。

③ 守秘すべき事由の書類や、耐火の必要な書類等は引き出しでは

なく、金庫や保管庫で安全に管理する。

＜スケジュール管理＞

・机上に卓上カレンダーをおき、仕事〆切・学校行事等

を書いておく。

・机の見やすいところに毎月毎日の予定表をはる。

・下校時刻の問い合わせのため、校時運行表を見やすい

ところにはる。

＜未処理文書＞

・分野ごとにクリアフォルダに入れて整理する。（イン

デックスシールの添付）

・分野ごとにレターケースに入れて整理する。

・書類入れとして机上にかごをおき、帰宅時には引き出

しに入れて保管する。

・１００円ショップの書類ケースに分野別に使用する。

・処理手順に沿って保管場所を分類し、〆切順番にバイ

ンダーに挟んでおく。

・受付文書専用のかごを用意する。

＜文書保管＞

・すべてフラットファイルだと幅をとるので、個別フォ

ルダ等を使用する。

・毎年年一回の提出書類は専用のフラットファイルで保

管する。いっぱいになったら最後の書類の保管年数が

過ぎるまで保存する。（前年のものを参考にしたいタ

イプのみ）

・机内でもファイルボックス利用する。（出し入れ時に

倒れなくてよい）

＜文具＞

・余りたくさんの文具を常備しない。

・お気に入りのキャラクター文具を使うと少し癒さ

れる。

・いつもは机上に、帰宅時は机内で収納する。

＜保管場所＞

・ダンボールで作った箱を何でも入れとして机下で

使用する。

・よく見る文書は後棚にマグネットで貼り付ける。

＜席で快適＞

・低反発やドーナツ型の座布団を敷いている。

・寒さ対策として冬は膝掛けを愛用している。

・小さな鉢植えを置いたり、一輪挿しに花を生けた

りする。

＜その他＞

・不用なものは思い切りよく捨てる。

・私物をなるべく置かない。

・どうしても集中したい時や○秘仕事の時などは会議

室などに一式を持ち込んで仕事する。

・パソコンデスクトップ画像をその時の気分でリ

ニューアルし、気分転換をする。

－14－

第Ⅱ章 消耗品の管理

１１１１ 消耗品管理消耗品管理消耗品管理消耗品管理のののの現状現状現状現状

各学校で消耗品を誰がどのように管理しているかについて現状を把握し、より

仕事しやすい効果的な管理方法を探るため、富山市小学校６７校の事務職員にア

ンケートＣを実施（平成１８年度）しました。また消耗品を管理する上で「困っ

ていること」や「改善したいこと」と「工夫していること」や「改善策」も同時

に記入してもらいました。

アンケートＣ

＜アンケートＣの結果＞

１－１ 在庫管理担当者

消耗品の種類ごとに、在庫管理担当者を記入してもらいました。結果は、次の

とおりです。

－15－

考察

事務文具については、大部分の学校で主に事務職員が管理し、印刷用紙類・印

刷機消耗品は助手、ゴミ袋は用務員、トイレットペーパー・手洗い石鹸は養護教

諭が管理担当者になっている率が高いようです。視聴覚消耗品・パソコン関連消

耗品・清掃用品は、担当教員が管理している率が高く、常にお互いの連絡調整が

必要だと考えられます。

このあとは、消耗品の中でも特に多くの事務職員が係わっている「事務文具」

の管理に観点を絞って考察を進めていきます。

１－２ 保管場所

「事務文具」の保管場所について、小出し用※、在庫品それぞれに分けて記入

してもらいました。（複数回答可）

※小出し用・・欲しい者が自由に持っていけるように、全教職員に向けて開放してある消耗品

1228

5

16

2

0

5

10

15

20

25

30

35

40

職員室

印刷室

事務室

雑庫物置

そ

の他

在庫品保管場所

40

23

2 0 0

0

5

10

15

20

25

30

35

40

職員室

印刷室

事務室

雑庫物置

そ

の他

小出し用保管場所

在庫管理担当者

2

23

22

3

12

9

8

53

22

48

48

9

6

10

29

6

7

5

62

49

49

40

41

1

1

1

1

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

清掃用品

パソコン関連消耗品

視聴覚消耗品

レモン石鹸・シャボネット

トイレットペーパー

ゴミ袋

印刷機消耗品

印刷用紙類

事務文具

事務職員

助手

用務員

養護教諭

担当教員

手洗い石鹸

－16－

考察

小出し用の保管場所は、職員が取り出しやすい職員室や印刷室が多いようです。

在庫品の保管場所として、雑庫や物置を利用している学校も多いですが、小出し

用の保管場所から離れていると、在庫の確認や補充作業に時間がかかります。こ

のような保管の現状は、保管スペースの不足が原因と考えられます。

１－３ 困っていることや工夫していること

消耗品の管理上、困っていること、工夫していることを自由に記入してもらい

ました。特に今回の研究に関係があるものを大きく４つに分類し掲載します。

◎印は、特に意見が多かったものです。

（（（（１１１１））））消耗品消耗品消耗品消耗品のののの置置置置きききき場所場所場所場所、、、、置置置置きききき方方方方にににに関関関関することすることすることすること

・ 事務職員が異動して来たとき、事務文

具等が校内に分散していて、すぐに確

認することができない。

・ 事務文具等の収納場所が少なく、充分

な在庫品を持つことができない。

・ 小出し用の消耗品は細かく、種類も多

いので、置き場所が狭いと整理整頓が

難しい。

・ 教員が消耗品の置き場所を把握してい

ない。

・ 「小出し用」「在庫用」の保管の区別

が、理解されていない。

・ 保管場所が、職員室（印刷室）から遠

い。

◎ 事務文具事務文具事務文具事務文具のののの保管場所保管場所保管場所保管場所をををを一箇所一箇所一箇所一箇所にまとめにまとめにまとめにまとめ

るるるる。

◎ 在庫品在庫品在庫品在庫品はははは、、、、必要最小限必要最小限必要最小限必要最小限にしにしにしにし、、、、特別特別特別特別なもなもなもなも

のはそののはそののはそののはその都度購入都度購入都度購入都度購入するするするする。。。。

◎ 不要不要不要不要なななな物物物物がががが場所場所場所場所をををを占占占占めていることもあめていることもあめていることもあめていることもあ

るのでるのでるのでるので、、、、時時時時にはにはにはには思思思思いいいい切切切切ってってってって捨捨捨捨てることてることてることてること

もももも必要必要必要必要であるであるであるである。。。。

◎ 小出小出小出小出しししし用用用用のののの保管場所保管場所保管場所保管場所とととと、、、、在庫品在庫品在庫品在庫品のののの保管保管保管保管

場所場所場所場所をををを分分分分けているけているけているけている。

◎ 整理棚整理棚整理棚整理棚ににににラベルラベルラベルラベルをををを貼貼貼貼ってってってって、、、、だれがだれがだれがだれが見見見見てててて

もももも何何何何があるかわかるようにがあるかわかるようにがあるかわかるようにがあるかわかるように整理整理整理整理していしていしていしてい

るるるる。。。。

・ 保管場所が限られているので、大量に

買わない。

・ 手狭な印刷室の配置替えを提案した。

種々の棚等を機能的に利用するにはど

のように物を配置したらよいか数人の

意見を聞き、実際に配置替えを行っ

た。

・ 配置について、先生方に使いやすさの

アンケートを取り効率のよい配置を考

える。

・ 細かい消耗品を整理できるように、

棚・箱等を自分で工夫する。

・ 保管場所を全職員に周知する。

ア．困っていること イ．工夫していること（改善策）

－17－

（（（（２２２２））））在庫管理担当者在庫管理担当者在庫管理担当者在庫管理担当者のののの意識意識意識意識にににに関関関関するこするこするこすることととと

（（（（３３３３））））消耗品消耗品消耗品消耗品のののの使使使使いいいい方方方方にににに関関関関することすることすることすること

・ 清掃用品や、体育関係の消耗品等につ

いて、校務分掌上の管理担当者に自覚

があまりなく、適正に管理されていな

い

・ こちらから問い掛けないと在庫の状況

が把握出来ない。（例えば在庫管理担当

者が初任者だと、慣れていないのでう

まくいかない。）

・ 清掃用品の点検が年度末に行われる。

年度途中の購入時には清掃担当と相談

し、年度末分まで見越して購入しては

いるが、どうしても点検時に購入希望

が出てくる。

・ 使う直前にほしいと言われて、急ぎの

注文を出してくるので、納品に余裕が

ない。

◎ 事務職員事務職員事務職員事務職員がすべてがすべてがすべてがすべて管理管理管理管理するのではなするのではなするのではなするのではな

くくくく、、、、管理責任者管理責任者管理責任者管理責任者をををを決決決決めることによりめることによりめることによりめることにより、、、、

意識意識意識意識をををを高高高高めるめるめるめる。。。。（（（（本校本校本校本校はははは用務員用務員用務員用務員がががが２２２２名配名配名配名配

置置置置でででで、、、、ゴミゴミゴミゴミ袋袋袋袋・・・・トイレットペーパートイレットペーパートイレットペーパートイレットペーパーのののの

管理者管理者管理者管理者になっているになっているになっているになっている））））

◎ 在庫在庫在庫在庫をををを確認確認確認確認してからしてからしてからしてから購入希望購入希望購入希望購入希望をををを出出出出すよすよすよすよ

うにするうにするうにするうにする。。。。

・ 在庫の有無を誰に聞いたらよいか分か

るように、各消耗品の管理担当者を全

員に周知させる。

・ 月１回から２回、日を決めて管理担当

者に補充の必要がないか在庫確認を依

頼する。

・ 担当者である・なしを問わず、使用し

た者が連絡する。。。。

・ 大量に使用する場合の事前連絡や、在

庫がゼロになった時点での連絡がな

い。

・ プリンターのトナー交換の際、事務に

声をかけずに交換して、箱に使用済の

ものを入れるので、在庫がなくなって

いることに気がつかない。

・ 事務文具や印刷用紙類など、小出しと

在庫を別にしていても、実際は職員の

ほとんどが在庫の場所を知っているの

で、勝手に持っていってしまう。ま

た、半端に放置して、戻さない。

・ マジック等、インキがなくなっていて

使えない物まで戻してある。

・ 整理してもすぐに乱雑になる。

・ 勤務時間外に大量に印刷される。

・ 必要以上の数を持って行ったきり返却

されない。

・ インクの消費が激しい。

◎ 事務用品事務用品事務用品事務用品がなくなったがなくなったがなくなったがなくなった時時時時はははは、、、、最後最後最後最後のののの人人人人

がががが事務事務事務事務にににに必必必必ずずずず一声一声一声一声かけるようにするかけるようにするかけるようにするかけるようにする。。。。

◎ トナートナートナートナーをををを交換交換交換交換したときはしたときはしたときはしたときは空箱空箱空箱空箱にににに「「「「使用使用使用使用

済済済済」」」」とととと記入記入記入記入しししし、、、、事務職員事務職員事務職員事務職員にににに連絡連絡連絡連絡するするするする。

◎ 箱箱箱箱にににに入入入入っているっているっているっている物物物物（（（（スペアインクスペアインクスペアインクスペアインクなななな

どどどど））））はははは箱箱箱箱からからからからバラバラバラバラしてしてしてして棚棚棚棚にににに出出出出すすすす。（。（。（。（使用使用使用使用

量節減量節減量節減量節減にににに効果効果効果効果ありありありあり））））

◎ プリンタープリンタープリンタープリンター用用用用インクカートリッジインクカートリッジインクカートリッジインクカートリッジのののの受受受受

払簿払簿払簿払簿をつけるをつけるをつけるをつける。。。。

◎ 物品物品物品物品にににに納入価納入価納入価納入価をををを表示表示表示表示してしてしてしてコストコストコストコスト意識意識意識意識をををを

高高高高めるめるめるめる。。。。

・ 場合によっては、あえてすぐに補充

（購入）せず、一言かけることの必要

性を理解してもらう。

ア．困っていること イ．工夫していること（改善策）

ア．困っていること イ．工夫していること（改善策）

－18－

（（（（４４４４））））在庫品目在庫品目在庫品目在庫品目のののの選定選定選定選定やややや購入量購入量購入量購入量、、、、在庫在庫在庫在庫のののの把握把握把握把握にににに関関関関することすることすることすること

・ 異動した年度は、どの消耗品をどのく

らい購入してもよいのか手探りの状態

である。後になって重要なものが購入

できなくなることもある。

・ 新年度における消耗品を、どの程度購

入してよいかわからない。

・ 消耗品の種類をどこまでそろえるべき

か迷う。（学校により違いがある。維持

に困る。）

・ 必要な物がわからない。

・ 購入希望が具体的でないため、どの程

度のものを必要としているのかわから

ないことがある。

・ 適当な在庫量がわからない。

・ 使用したい消耗品が在庫してないとき

がある。

・ 職員室内でも置き場が２箇所にあった

り、校内に分散していたりするので、

確認に時間がかかり、在庫がよくわか

らない。

・ 忙しく事務文具等の確認ができず、補

充が遅れる。

・ 予算に限りがあり補充がなかなかでき

ず、なくなったものから購入するた

め、業者を急がせたり、迷惑をかけた

りする。

・ 事務文具を個人で購入している職員が

多く、負担にならないようにしたい。

・ 事務文具で、あまり使用しないが、捨

てるのももったいないので長年保管さ

れているものがある。

◎ 年間年間年間年間のののの品目別品目別品目別品目別のののの執行計画執行計画執行計画執行計画をたてをたてをたてをたて、、、、購入購入購入購入

するするするする消耗品消耗品消耗品消耗品をををを厳選厳選厳選厳選するするするする。。。。

◎ 物品物品物品物品をををを購入購入購入購入するするするする時時時時はははは必必必必ずずずず物品購入伺物品購入伺物品購入伺物品購入伺いいいい

をををを作成作成作成作成してもらいしてもらいしてもらいしてもらい、、、、管理職管理職管理職管理職のののの承認承認承認承認をををを得得得得

てからてからてからてから購入購入購入購入するするするする。（。（。（。（在庫在庫在庫在庫のののの確認確認確認確認もももも兼兼兼兼ねらねらねらねら

れるのでれるのでれるのでれるので無駄無駄無駄無駄なななな購入購入購入購入をしなくてをしなくてをしなくてをしなくて済済済済むむむむ））））

◎ 行事行事行事行事やややや研修研修研修研修でででで必要必要必要必要なななな消耗品消耗品消耗品消耗品などなどなどなど特別特別特別特別なななな

ものはものはものはものは、、、、必要必要必要必要なななな時時時時、、、、必要必要必要必要なななな分分分分だけだけだけだけ購入購入購入購入

するするするする。。。。そのそのそのその旨旨旨旨、、、、全職員全職員全職員全職員にににに伝伝伝伝えておくえておくえておくえておく。。。。

◎ 月何回月何回月何回月何回とととと日日日日をををを決決決決めてめてめてめて、、、、定期的定期的定期的定期的にににに在庫品在庫品在庫品在庫品

ののののチェックチェックチェックチェック（（（（整理整頓整理整頓整理整頓整理整頓））））をするをするをするをする。。。。

・ 在庫があるのに重複して発注しないよ

うに、着任して十日以内には各消耗品

の把握と整理整頓をするように心がけ

ている。

・ 貼り紙等をして在庫切れを防ぐ。（例:

残り○○個になったら、事務に連絡く

ださい）

・ 小出し用を常備するようにする。補充

しすぎない。

・ 予算にゆとりがないことをアピールす

るため、小出しの量を少なくしてい

る。

・ カートリッジが詰め替えできるエコ対

応のものを採用しているが、詰め替え

が徹底していないのか、本体ばかり減

る。

・ まだ使えるトナーでも、取り替え表示

がでたら、すぐに取り替えてしまう。

・ 整理の仕方を工夫する。

・ 大量に使う時は事前申請してもらう。

・ 学期初めに朝礼、終礼等で消耗品の使

用・節約について伝達する。

ア．困っていること イ．工夫していること（改善策）

－19－

整理棚

２２２２ 取組実践例取組実践例取組実践例取組実践例

アンケートＣの結果を基に、消耗品の効果的な管理についての改善策として５

つの取組を実践しました。

消耗品の管理をする上では、学校にある消耗品の使用について現状を確認し、

また在庫状況を知るということが必要になります。そこで消耗品の置き場所の整

理をして現状の改善を図りました。また在庫状況の調査をして管理表を作成する

ことにより、学校に何があるのか・どれだけあるのかを把握しました。さらに職

員への意識改革を図り、今後の購入などに生かしていける環境づくりに取り組み

ました。

実践例１ 在庫場所の整理

Ａ小学校では小出し用は主に整理棚を利用して

います。ラベルを貼ることで誰が見てもわかるよう

に整理していたはずですが、表示のラベルと違うもの

が入っていたり、中身を分散して保管していたり、ま

た無駄なスペースがあったりします。

そこで、ラベルを貼り直し中身とラベルを一致させ、誰もが分かりやすい整理棚

に整頓しました。

整理前 整理後

このように常時利用するものを中心に小出し用として一箇所にまとめておくこ

とは、管理する側・利用する側のどちらにも有効な環境になります。特に一箇所

に物品をまとめるということは、在庫状況を把握する上で効果的であるといえま

す。

Ａ小学校での消耗品棚の整理については、管理する側・利用する側でとても使

用しやすい環境になりました。

－20－

月月月月

NO 種類 消耗品 小出し保管場所 在庫場所 在庫チェック 購入業者 最低在庫数

1 文具類 人絹リボン　赤　白　ピンク　水 印刷室 印刷室 1

1 文具類 布ガムテープ 印刷室 教材室 10

1 文具類 クラフトテープ 印刷室 教材室 10

1 文具類 両面テープ１５ 印刷室 印刷室 5

1 文具類 両面テープ厚口 印刷室 印刷室 2

1 文具類 修正テープ 印刷室 印刷室 2

1 文具類 ビニールテープ ピンク 印刷室 印刷室 5

1 文具類 ビニールテープ 黄 印刷室 印刷室 5

1 文具類 ビニールテープ 赤 印刷室 印刷室 10

1 文具類 ビニールテープ 白 印刷室 印刷室 10

1 文具類 ビニールテープ 青 印刷室 印刷室 5

1 文具類 製本テープ３５ 印刷室 印刷室 1

1 文具類 製本テープ５０ 印刷室 印刷室 1

1 文具類 梱包用テープ 印刷室 印刷室 1

消耗品管理表消耗品管理表消耗品管理表消耗品管理表

実践例２ 消耗品管理表の作成

消耗品の在庫を把握するために、学校の消耗品管理表を作成しました。

管理表には学校で常時利用するもの・小出し用の整理棚に出してあるものが中

心に一覧で記載されています。購入業者欄は、事務職員が不在時であっても注文

先を確認できるため便利です。

管理表を作成することで、自分の学校で必要な消耗品がひと目で分かり、注文

や補充がスムーズに行えました。

また年間の購入状況も確認できるため、翌年度の品目別執行計画を立てる際の

参考にすることができました。

実践例３ 物品購入伺いの作成

アンケートＣの結果から、購入事務について困っている学校がいくつかあるこ

とがわかりました。一方、その問題を物品購入伺の活用で解消している学校があ

るということもわかりました。そこで、各学校での状況を調査し、より使いやす

い購入伺を考案し、作成しました。（調査の詳細はＰ２４＜資料１＞に掲載して

あります。）

作成した物品購入伺いは２様式です。１つは、支出負担行為決議書的な詳細な

様式です。もう１つは、職員の購入希望を知るための簡易な様式です。

－21－

（ア） 物品購入伺い（詳細な様式）

支出負担行為決議書的な要素を入れた様式です。

物品の購入を希望する職員が、太線の中（希望納期～金額）を記入し、事務職

員へ提出します。単価・金額については、起案者がわからなければ事務職員が記

入します。

次に、事務職員が予算残額を記入し、決裁へ回します。予算科目欄を設けてい

ないのは、富山市においてはほぼ単一科目でしか予算が配当されていないため、

不要であると判断したためです。

校長決裁が終了後、決裁日を記入し、物品購入後に納入業者を記入して、この

伺いは完結します。

は、伺を出す方が記入ください。（単価・金額が不明な場合は空白でも可）

合　　　　計

平成 年 月 日

物品購入（修繕）伺 ○○小学校

校長 教 頭 合 議 事務 起案者氏名印

印

数量 単価 金額 納入業者 備考

決裁 月 日

予算残額 円

品 名 ・ 規 格

使用目的 希望納期 月 日

－22－

（イ） 物品購入伺い（簡易な様式）

物品購入伺いにかかる労力をできるだけ省いた様式です。

物品の購入を希望する職員が、品名・規格・数量・希望納期を記入して伺者欄

に押印してから事務職員へ提出します。次に事務職員から順に決裁に回します。

どちらの様式を使用しても、決裁後に正式な支出負担行為を行わなければなり

ません。校内事情にもよりますが、簡易な様式の方が事務の省力化を図ることが

でき、より望ましい購入事務の手続きになるでしょう。

実践例４ 事前連絡の呼びかけ

十分に在庫を持っているつもりでも、学校行事や授業・クラブ・委員会活動な

どで急に大量に使用され、足りなくなってしまうことがあります。

そこで大量に使うときは事前に申請してもらうために、Ａ小学校では「職員会

議で書面にて提出してもらうこと」、Ｂ小学校では「事務職員に口頭で連絡して

もらうこと」の呼びかけをしました。

職員会議で書面にて提出する方法については、効果がありました。

Ａ小学校では事前に必要なものを把握でき、期日までに必要な分を準備するこ

とができました。これは、職員会議から実際に消耗品を使用する日までに、十分

な時間的余裕があったためだと思われます。

一方、Ｂ小学校の口頭で連絡する方法については、あまり効果を得ることがで

きませんでした。

例えば、「今から○枚使う」というような連絡をされることがありました。こ

校長 教頭 事務 伺者

○○小学校

数量 希望納期 備考

物品購入（修繕）伺

品 名 ・ 規 格

－23－

れは在庫管理という点においてはあまり意味がありません。「事前」という言葉

の曖昧性のためと考えられます。直前も１週間前も事前です。「事前」ではなく、

「３日前」などというようにはっきりと期日を定義しておかなければいけなかっ

たのだと感じました。

実践例５ 物品単価の表示

私たち事務職員は少ない予算を有効に活かすため、いかに無駄をなくすかを考

え業務を行っています。しかし、年度末になると、使いかけの消耗品がたくさん

職員室に集まることがあります。このことは、すべての職員が日常的にコスト意

識を持っていないためと考えられます。

このような現状を改善するために、職員がコスト意識をもつことができるよう、

消耗品等について単価を表示してみました。

この取り組みの結果、職員が物品の単価を認識することにより消耗品の利用を

考慮する様子が伺えました。

・コピー用紙や色画用紙の裏面利用が進んだ。

（再利用することにより、用紙の購入量が減少する。）

・メーカー品を指定せず、ノンブランドの品物の購入希望の申し出が増えた。

（単価比較ができるため安い消耗品を購入できる。）

・簡易な誤りによる使用損等がないよう、原稿を吟味して次の手順に進むよ

うになった。

（拡大プリンタ等の用紙類・ラミネートフィルム・画用紙等の使用頻度が低

くなり、購入量が減少する。）

・持ち出しをした消耗品の残りを保管場所に戻すようになった。

（在庫状況の確認が、誤りなくできるようになる。）

－24－

＜資料１＞

物品購入伺いについてのアンケート

（平成１９年度 富山市小学校６７校に実施。うち回答校５０校。）

Ｑ１ 物品購入伺いがありますか？

回答 ある：４２校 ない：８校

Ｑ２ 物品購入伺いがある学校について、その使用についてお聞きします。

回答 ①原則として、購入するときには物品購入伺いを使う。 ：２３校

②基本的に、大量に購入するときや学校行事のときなどしか物品購入伺

いを使わない。 ：１２校

③その他 ：７校

・急ぎの希望が出てきたときには発注後に伺いを回すことがある。

・今まで購入していなかったものについて伺いを出してもらう。

・行事等の際には行事用の購入伺いを出してもらう。

Ｑ３ 物品購入伺いについて、どのような使い方が望ましいと思いますか？

回答 ・管理職にもコストを意識してもらえる。

・次年度には振りかえって購入履歴がわかり便利である。

・口頭だと思いつきで希望されることもあり冷静に本当に必要かどう

か考えるのに良い。

・事務職員の判断だけでなく管理職の違う目で品目や数量の必要性を

チェックしてもらえる点で有効。

・口頭では購入漏れの恐れがある。

・配当された消耗品費を細かく区分して年度当初に管理職に示し了承

を得ることで物品購入伺いを作成することに伴う煩雑な事務を省いて

いる。

・事務用消耗品については不用。

・余り細かいものまで全て書面にしていると教員の方に負担。

・書けば買ってもらえるという考えもあるので予算には限りがあること

を今一度説明する必要があると感じた。

・校内の伺いは正式な書類ではないのであまり厳格な運用をせずに目

的を達する程度になるべく簡略化することがよい。

－25－

94%

6%

ある

ない全体

24%

76%

ある

ない全体

18%

46%

36%

概ねとっている

あまりとれない

ほとんどとれない

全体

第Ⅲ章 職場の環境

Ⅰ・Ⅱ章では仕事のしやすい環境について、事務職員の机まわりの配置や消

耗品の管理という身の回りでの環境づくりを考えてきました。

ここからは少し視野を広げ、私たち事務職員を取り巻く「職場の環境」につ

いて富山市小学校６７校に実施（平成１８年度）したアンケート調査をもとに

実態をみていきたいと思います。

１ 執務環境の現状（物的環境）

各学校の冷房の設置状況と休憩時間の取得についてみていきます。

【【【【問問問問】】】】執務執務執務執務するするするする場所場所場所場所にににに 【【【【問問問問】】】】休憩室休憩室休憩室休憩室またはまたはまたはまたは、、、、ホッホッホッホッとととと一息一息一息一息

冷房冷房冷房冷房はありますかはありますかはありますかはありますか？？？？ つけるつけるつけるつける場所場所場所場所はありますかはありますかはありますかはありますか？？？？

９４％の学校では執務場所に 休憩室等のある学校は

冷房設備がある。 ２４％しかない。

【【【【問問問問】】】】休憩時間休憩時間休憩時間休憩時間をををを取取取取っていますかっていますかっていますかっていますか？？？？

全 体

休憩時間を満足に取れないと回答

している事務職員が多数である。

－26－

38%

43%

19%

概ねとっている

あまりとれない

ほとんどとれない

休憩室等

あり

12%

46%

42%

概ねとっている

あまりとれない

ほとんどとれない

休憩室等

なし

44%

30%

14%

12%

電話番や窓口業務

仕事

全く自由に過ごしている

その他

全体

【【【【問問問問】】】】休憩時間休憩時間休憩時間休憩時間をををを取取取取っていますかっていますかっていますかっていますか？？？？((((休憩室休憩室休憩室休憩室のののの有無有無有無有無によるによるによるによる違違違違いいいい))))

休憩室等ありと答えた人 休憩室等なしと答えた人

【【【【問問問問】】】】休憩時間休憩時間休憩時間休憩時間にはにはにはには主主主主にににに何何何何をしてをしてをしてをして過過過過ごしていますかごしていますかごしていますかごしていますか？？？？

考察

執務場所に冷房等の空調設備が設置されている学校は９割以上と多く、気温に

左右されず快適に仕事ができる環境であることがわかりました。

対照的に、休憩室等のある学校は全体の２４％しかありませんでした。

休憩時間については、「あまりとれない」「ほとんどとれない」と答えた事務職

員はあわせて８２％と多く、これは休憩時間といえども電話対応や窓口業務等何

らかの業務に従事していることが多いためとわかりました。休憩時間は勤務時間

の途中において「労働者が労働から離れることを保障されている時間」であり自

由に利用できる時間ではあるものの、学校という職場では窓口対応は事務職員の

業務であり、時間どおりに休憩時間をとる事ができないのは当然かもしれません。

また、休憩室等の一息つける場所が校内にないというのも理由の一つではないで

しょうか。休憩室等のある学校では、ない学校よりも休憩時間をとっているとい

う回答が比較的多いことからもそれを伺い知ることができます。

設備・施設の環境は費用等の問題があり、すぐには解決できないものですが、

意識して休憩をとるなど勤務時間と休憩時間のメリハリをつけ、仕事を効率的に

進めていきたいものです。

－27－

16

44

11

17

42

3

0 10 20 30 40 50

職員会議で連絡

朝礼・終礼で連絡

事務たよりで連絡

給料明細に同封

通知文書を回覧

その他

延人数

69%

31%

している

していない

全体

96%

4%している

していない

全体

２ 職員間の人間関係(人的環境)

施設・設備というハード面を整備することは執務の効率化を図る上でとても重

要です。しかし、仕事のしやすい環境とは、施設・設備が整備されていればそれ

で十分ということではありません。その他に人間関係というソフト面での整備も

必要です。

事務職員が仕事をすすめる上で、他の職員とのコミュニケーションは必要不可

欠です。伝えたい情報を的確に伝える、必要な情報がスムーズにキャッチできる、

という「情報の発信と収集」は特に重要性が高いのではないでしょうか。ここで

は「情報の発信」「情報の収集」という観点に絞りアンケート結果をみていきま

す。

２－１ 情報の発信

【【【【問問問問】】】】職員会議職員会議職員会議職員会議にににに 【【【【問問問問】】】】朝礼朝礼朝礼朝礼････終礼終礼終礼終礼にににに出席出席出席出席

出席出席出席出席していますかしていますかしていますかしていますか？？？？ していますかしていますかしていますかしていますか？？？？((((兼務校含兼務校含兼務校含兼務校含むむむむ))))

朝礼・終礼にはほとんどの事務職員が出席しているが、職員会議になると３割

ほどの事務職員が出席していない。

【【【【問問問問】】】】教育事務所教育事務所教育事務所教育事務所やややや共済組合等共済組合等共済組合等共済組合等からのからのからのからの情報情報情報情報はどのようにはどのようにはどのようにはどのように職員職員職員職員へへへへ周知周知周知周知していますしていますしていますしています

かかかか？（？（？（？（複数回答可複数回答可複数回答可複数回答可））））

－28－

44

15

47

0 10 20 30 40 50

呼びかけ

黒板に記入

提出書類に日付を記入

延人数

44

45

26

3

0 10 20 30 40 50

職員会議・朝礼・終礼等に参加

行事予定表等の配付された資料

普段のコミュニケーション

その他

延人数

【【【【問問問問】】】】提出物提出物提出物提出物のののの回収回収回収回収についてどのようにについてどのようにについてどのようにについてどのように周知周知周知周知していますかしていますかしていますかしていますか？？？？

（（（（複数回答可複数回答可複数回答可複数回答可））））

考察

事務職員側からの情報の発信の場として、職員会議や朝礼・終礼に出席するこ

とは大切ですが、小規模学校などでは職員室が不在になるということから、なか

なか職員会議に出席できない事務職員がいるのも現状です。しかし、朝礼・終礼

にはほとんどの事務職員が出席しており、その場を使って情報を伝達することが

多いようです。また、口頭だけでは伝達しきれない内容のものや、重要性の高い

ものについては文書等を回覧するなどして周知を工夫していることがわかりまし

た。

提出物の回収についての周知方法は様々でした。書類に提出期日を記入して配

付したり、呼びかけを行ったりして、期日までに回収できるよう工夫しているよ

うです。さらに、提出が遅れがちな職員には一声かけるなどして早期提出を促し

たり、記入例を作成・添付したりしているという回答もあり、早く、正確な書類

を回収できるよう心がけていることがわかります。

２－２ 情報の収集

【【【【問問問問】】】】行事等行事等行事等行事等のののの学校学校学校学校のののの動動動動きをどのようにきをどのようにきをどのようにきをどのように把握把握把握把握していますかしていますかしていますかしていますか？（？（？（？（複数回答可複数回答可複数回答可複数回答可））））

－29－

6%

88%

6%

0% 校長

教頭

教務

その他

全体

45

22

3

30

4

0 10 20 30 40 50

本人

教頭

他の職員

普段の会話

その他

延人数

【【【【問問問問】】】】最最最最もももも密密密密にににに連絡連絡連絡連絡をををを取取取取るるるる相手相手相手相手はだれですかはだれですかはだれですかはだれですか？？？？

事務職員が連絡を密に取る

相手は主に教頭である。

【【【【問問問問】】】】職員職員職員職員のののの個人的個人的個人的個人的なななな情報情報情報情報はどはどはどはどのようにのようにのようにのように取取取取りりりり入入入入れていますかれていますかれていますかれていますか？（？（？（？（複数回答可複数回答可複数回答可複数回答可））））

考察

職員会議や朝礼・終礼に参加したり、配付資料を読んだりして学校の動きを把

握している事務職員が多いようです。また、教頭先生と連絡を密に取りあって情

報の収集を行っています。しかし、出席していない会議や研修会などで重要な事

項が連絡されてもそれを知らされないままだったり、校内配付文書が事務職員ま

で配付されなかったりと、情報の漏れや遅れが生じている現状もあるようです。

また個人的な情報については、本人からだけでなく普段の会話から情報を得る

ことが多く、コミュニケーションの重要性が改めて認識されました。

情報の発信・収集には、人間関係が大きく関与しています。管理職はもちろん、

教職員全員とのコミュニケーションを大切にし、普段から円滑な人間関係を築く

ことが重要です。個人情報に関しては配慮に努めるのは当然のことですが、伝達

しやすい・されやすい環境づくりに心がけることが求められているといえます。

－30－

13

40

16

25

10

0 10 20 30 40 50

頭痛

肩凝り

腰痛

視力の低下

その他

延人数

82%

18%

ある

ない全体

３ 自分自身の体と心の健康管理

仕事のしやすい環境を考えていくうえで人間関係と共に重要になるのが、自分

自身の健康です。身体の健康とともに心の健康は、楽しく生き生きと働くための

基盤となります。いくら職場環境を整えても、まず自分自身が健康でなければ仕

事にも意欲が湧いてこないでしょう。身体的疲労はもちろん、心理的ストレスな

ども含め事務職員の身体と心の健康管理について、日頃の意識や実態をみていき

ます。

【【【【問問問問】】】】学校事務学校事務学校事務学校事務のののの仕事仕事仕事仕事をしていてをしていてをしていてをしていて身体身体身体身体のののの調子調子調子調子をををを崩崩崩崩したしたしたした経験経験経験経験がありますかがありますかがありますかがありますか？？？？

８割以上の事務職員が

身体の調子を崩した経

験がある。

【【【【問問問問】】】】それはそれはそれはそれは具体的具体的具体的具体的にどんなにどんなにどんなにどんな症状症状症状症状ですかですかですかですか？（？（？（？（複数回答可複数回答可複数回答可複数回答可））））

その他 ・ドライアイ

・めまい

・腱鞘炎

・胃炎

－31－

54

25

1

5

7

2

0 10 20 30 40 50 60

仕事や職場のこと

家族や家庭のこと

恋愛のこと

病気のこと

将来や老後のこと

その他

延人数

2929292919191919

1717171711111111

99997777

666655555555

444433333333

2222111111111111

00009999

0 10 20 30 40

人間関係

雑用

窓口・電話応対事務

執務場所が静かでない

集金業務事務

備品購入・管理事務

仕事量が多い

文書受付・管理事務

市費関係事務

設備の不備

旅費事務

給与事務

庶務・服務事務

通勤時間

就学援助費関係事務

私費関係事務

福利厚生事務

その他延人数

24%

68%

8%

よくある

たまにある

ない

全体

【【【【問問問問】】】】ストレスストレスストレスストレスをををを感感感感じることはありますかじることはありますかじることはありますかじることはありますか？？？？

９割以上の事務職員が

何らかのストレスを感

じている。

「よくある・たまにある」を選んだ方への質問

【【【【問問問問】】】】ストレスストレスストレスストレスのののの主主主主なななな原因原因原因原因はははは何何何何であるとであるとであるとであると思思思思いますかいますかいますかいますか？（？（？（？（上位上位上位上位２２２２つまでつまでつまでつまで回答可回答可回答可回答可））））

「仕事や職場のこと」を選んだ方への質問

【【【【問問問問】】】】それはそれはそれはそれは具体的具体的具体的具体的にどんなことですかにどんなことですかにどんなことですかにどんなことですか？（？（？（？（上位上位上位上位３３３３つまでつまでつまでつまで回答可回答可回答可回答可））））

－32－

30%

70%

している

特にしていない

全体

【【【【問問問問】】】】ストレスストレスストレスストレス解消解消解消解消のためのためのためのため、、、、何何何何かしていますかかしていますかかしていますかかしていますか？？？？

ストレス解消のために

何かしている事務職員

はわずか３割である。

考察

学校事務の仕事をしていて身体の調子を崩した経験のある人は８割以上で、そ

の中でも人数が多かったのは「肩凝り」「視力の低下」でした。仕事がその直接

の要因となっているかわからないという意見もありましたが、やはり事務職員と

いう仕事柄、机上で書類事務手続きが長時間続くことや、パソコンの使用頻度が

高いことが主な要因と考えられるのではないでしょうか。

また、心理面ではほとんどの人がストレスを感じていて、その原因は仕事や職

場に関係していることがわかります。その中のトップは人間関係であり、やはり

職場内の良い人間関係や雰囲気づくりはとても大切であるといえます。

しかし、ストレス解消のために何かしている人は３割にすぎません。自分自身

の健康は、忙しさに紛れてともすれば後回しになりがちですが、仕事を続けてい

く上でも健康管理は最優先にしなければならないことではないでしょうか。

体調不良やストレスを軽視することなく、改善策を講じる必要があるといえま

す。

－33－

☆ 参考－具体的な解消法 ☆

ストレス解消のため何か「している」と答えた方の具体的な解消法

（アンケートより一部抜粋）

・ 気分転換に旅行へ行く。

・ 友人と会話をしたり、食事やカラオケに行ったりする。

・ 楽しいことを考える。

・ 休みの日は買い物をしたり、映画を見たりする。

・ 子どもと一緒に体を使って遊んだり、運動したりする。

・ 子どもの野球の応援で大声を出す。

・ フラワーアレンジメントや園芸をする。

・ サウナもある銭湯へ行き、３～４時間ほどゆっくりしてくる。

・ リフレクソロジーやアロマテラピーを楽しむ。

・ 美術展を鑑賞する。

・ ライブに行く。

・ 読書やピアノ演奏など、趣味の時間を大切にしている。

・ 自分の興味のあるセミナーなどに参加する。

また、公立学校共済組合では健康管理に関する様々な事業をしています。

利用してみてはいかがでしょうか。

・各種検診事業（一日検診、総合検診 等）

・ストレスドック・リラックス体験

・メンタルヘルスサポート（研修会等に臨床心理士を派遣）

・教職員電話相談２４

・ホームページ「くらしと健康」（公立学校共済組合本部ＨＰトップページか

らストレスチェックができる「くらしと健康」サイトへいけます。会員登録

が必要です。）

－34－

まとめまとめまとめまとめ

事務室の有無、職員室の広さ、机の配置、パソコン・電話等の配線、文書棚の

数等々により、事務職員の机まわりの環境は様々です。機能的、効率的な環境を

目指してもなかなか現実は厳しいものです。しかし、少しの工夫により事務環境

は改善します。キーワードはスペースとワンアクションです。日頃から、机上や

引き出しにスペースというゆとりを持つことで、仕事を整然と進めることができ

ます。また、文具や文書をワンアクションで取り出せるように配置しておくこと

で、流れのあるスムーズで効率的な仕事ができます。同時にこれらは机まわりの

環境だけでなく自身の心にもゆとりをつくり、それが事務作業の流れをよりス

ムーズにし、さらに効率的な事務処理につながっていきます。

消耗品の管理は事務職員が担う仕事の中で大きなウェートをしめています。物

品によって管理者や管理場所が異なっていることも多く、消耗品全体の把握は難

しいことですが、取組実践例により少しの工夫で効果が得られることがわかりま

した。しかし消耗品は学校の職員全てが使用するものであり、事務職員だけが気

をつけていても管理面の問題は解決しません。他の職員の協力を得ることで、よ

り効率的な管理が可能になります。在庫管理や予算管理を含めた消耗品管理につ

いて、学校全体で改善に取り組むことが有効だといえます。

多くの情報が飛び交う現代においては、伝えたい情報の発信や必要な情報の収

集をスムーズに行える環境が求められます。そのような環境には良好な人間関係

が必要です。しかし私たち事務職員は、身体的疲労はもちろん、一人配置ならで

はの孤独感や疎外感、職員間の遠慮や気遣いによる心理的ストレスを感じている

ことも少なくありません。私達自身が身も心も健康で生き生きと働くことができ

る職場であれば、仕事も効率よく進めることができ、充実感や達成感を味わうこ

ともできるでしょう。人間関係の構築には普段からのコミュニケーションや心身

の健康管理が欠かせません。日頃からハード面だけでなくソフト面にもアンテナ

を張り、職員全員が快適に仕事のできる職場環境づくりを心掛けたいものです。

－35－

おおおおわりにわりにわりにわりに

「仕事のしやすい職場環境」について研究をすすめてきましたが、私たち事務職

員だけでなく、一緒に働く職員全員が気持ちよく働くことのできる環境が仕事の

しやすい環境であると感じました。机まわりが整然とし、消耗品の管理が行き届

いた職場になれば、効率的な事務処理ができるだけでなく、それは事務職員への

信頼へとつながります。信頼は良好な人間関係を築き、良好な人間関係もまた仕

事のしやすい環境をつくる要素になります。

「仕事のしやすい職場環境」は決して事務職員一人で作れるものではありませ

んが、小さな工夫や普段からの気持ち次第で、より「仕事のしやすい職場環境」

へと近づけるのではないでしょうか。一つ一つ出来るところから始めていきたい

ものです。

まだまだ至らない研究ではありますが、今回の研究結果等が各学校の今後の

「職場環境づくり」のひとつの参考となりましたら、この研究をした意義がある

ように思います。