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教育局通函第21/2016號

「加強學校行政管理津貼」

簡介會

學校行政與管理組

目的:

背景簡介: 「加強公營學校行政管理試驗計劃」

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讓學校建立更具效能的行政管理機制

減輕學校及教師的行政工作，讓教師有更多空間，以照顧學生及參與專業發展

發展:

• 自2011/12學年推行

• 第一至二期:辦學團體/個別學校

• 第三至四期:以辦學團體為主導

檢視其日常運作

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推行項目歸納為五個範疇:

六種策略:

背景簡介(續)

行政檔案、財務文件、會議檔案、舊生檔案、公文、校史…

例1:知識管理-行政/學生資料檔案數碼化

例2:學校資產管理

例3:場地/設備管理及預訂

學校與家長間的通訊資料日多

跟進及綜合回條需時

耗用大量紙張不環保

撰寫通告及

排印費時

家長太忙，容易遺漏重要訊息

紙張通告

例4:家校溝通及資訊管理

統籌學校

例5:中央採購

推行項目示範(2)

改善行政流程及程序 – 考績系統 例6:考績系統

功能組別

班主任

聯課活動

學與教 自評

自評

自評

自評

科主任

聯課活動主任

級主任

功能組別

總召集人

總評核人

總評核人收集所有評分後, 會再作全方位總結評核

例7:行政工作改組

英文科主任:

「學生資助計劃」 中文科主任:

小一收生、學童保健

體育科主任:

統籌校內外比賽活動成績收集及公佈

常識科主任:

各項活動基金的申請、支出計算及撰寫報告

行政主任 教學助理

總結成效

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絕大部分參與學校/辦學團體均認同：

試驗計劃提供一個契機以檢視及理順學校行政工作流程

計劃有助提升行政效率，並有助紓緩教師的行政工作量

試驗項目均達到學校 /辦學團體訂定的預期目標，不少項目更具顯著成效

運用及更新已建立/簡化的程序

持續使用/發展已建立的電子系統

調配學校已有人手

調配校內經費

成立特定工作小組

重新分配現有行政工作

申請其他經費

試驗 計劃

參與學校均就其試驗項目作出延續發展的安排

總結成效(續)

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大部分參與的辦學團體及學校均認為協作模式有助減省重複性的工作，增加成本效益以及促進專業交流

總結成效(續)

前人足跡-成功因素

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排列優次

整體檢視

建立程序/指引

按部就班

用家為本

靈活變通

充分諮詢

適時檢討

抓緊目標

多方交流

反覆測試

……

試驗 推展

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教育局通函第21/2016號

(A) 為所有從未參加試驗計劃的公營及直資學校提供一筆過啟動津貼，每校$250,000 ，詳情如下:

• 津貼名稱:「加強學校行政管理津貼」(Strengthening

School Administration Management Grant)

• 目的:讓學校檢視其日常運作，建立更具效能的行政管理機制，讓教師有更多空間優化教學及照顧學生的需要

• 用款範圍:推行加強學校行政及管理效能的措施，學校可參考試驗計劃下所歸納的五大行政範疇

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• 用款及會計安排

- 發放津貼:2016年3月

預備(6個月)

3.2016 – 8.2016

推行及檢討(2年)

9.2016 – 8.2018

預備(6個月)

3.2016 – 8.2016

- 教育局將根據學校2017/18年度經審核的周年帳目，收回未用罄的撥款，不能調撥作其他用途

- 學校可運用EOEBG/OEBG/SCBG的盈餘填補赤字，如有關盈餘不足，須以學校本身的經費填補

- 資助/ 按額津貼/ 直資學校須就有關撥款備存獨立帳目，以實報實銷的方法妥善記錄各項收支

- 官立學校以預算撥款形式獲發放有關津貼，每年未盡用的津貼餘額將撥入下一個財政年度以供使用，直至2018年8月31日為止

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須充分諮詢教師的意見

撰寫用款計劃書及成效評估報告，並經校董會/法團校董 會/學校管理委員會通過

分別於2016年10月底前及2018年11月底前把有關文件上

載至學校網頁

在推行期間，學校如需改動已訂定的推行項目，須再諮

詢教師的意見，由校董會/法團校董會/學校管理委員會

通過，並將修訂推行項目標示在已上載於學校網頁的計

劃書內

學校就有關計劃 –

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• 協作模式:

-模式多樣化，例如:同區學校的協作、直屬/聯繫學校的協

作、由辦學團體為屬下學校統籌協作項目

- 協作圈不宜太大，一般在5所學校或以下

-如學校希望調配部分津貼，以委託辦學團體統籌執行協作

項目(每校以5萬元為上限)，須:

事先充分諮詢教師的意見

已徵得校董會/法團校董會的同意

於2016年4月底或以前由辦學團體向教育局提交計劃書

預計於2016年6月底或以前通知辦學團體有關的結果

• 目標:

-減省重複性的工作，增加成本效益以及促進專業交流

協作項目

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就調撥款項予辦學團體統籌的協作項目 –

津貼必須運用於計劃書中所載的推行項目上，不可作其他 用途

如需聘請額外的人員，須公開招聘，按既定的準則甄選應 徵者

代學校進行商業活動及/或採購時，須遵守有關的教育局通 告及指引(如適用)所列的原則和規定辦理

須將有關收支紀錄及評估報告交予有關屬校，以夾附於屬 校的成效評估報告内，並在2018年11月底前上載至有關學

校網頁

如在2018年8月31日以後，辦學團體所統籌的項目仍有未用 罄的款項，餘款須按比例經由有關學校退還教育局

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注意事項:

有關津貼必須運用於學校用款計劃書中所載的推行 項目，不可作其他用途

學校不應申請其他政府撥款，以資助相同的推行項目

項目成品只為提升學校的行政效能，不可作商業用途、 轉售或營利 ……

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(B) 透過不同渠道，包括教育局網頁、通訊、分享會等，推廣良好經驗和做法，供其他學校參考

製作主題通訊–深入介紹不同的策略及經驗

重整架構/分工 檢視/修訂行政指引 考績制度 處理教師考勤及進修

透過聘請行政主任，或重組原有行政教師的工作，精簡行政組織架構及列明職務分配，各司其職，避免行政工作重複及職責混淆不清的情況，令行政工作更暢順，讓其他教師能更集中於教學或科務上

1)由辦學團體中央統籌並檢視學校常用的政策指引藍本及行政措施以配合社會發展、法例或規章的增訂(例如:最低工資條例、性別歧視條例修訂等) ，以加強辦學團體的管治，同時減省屬校重複的行政工作 2) 學校聘請行政人員/代課教師以騰空原任教師部分工作，按校本情形建立/更新/簡化行政手冊、教師手冊、工作程序及指引等，提升工作效能

學校採取多方位考績制度，評核人員須向被評者的相關組別收集及統整評核分數。建立電子系統可協助收集分數、追蹤評核進度等，有效提升處理考績的效率。系統亦可供被評者填寫個人資料及反思，毋須每年重新填寫有關資料，資料的妥善儲存及累積，能促進教職員自我評估及專業發展，更能成為人事管理及調配的重要參考。系統可按人事層級及評核關係設定權限，保障私隱 *有關項目於部分試驗學校推行，詳情可參閱本網頁2015年3月3日「優化學校管治:先導經驗分享會」仁濟醫院王華湘中學的投影片資料

透過設計電子平台處理批核假期及培訓事宜，減省填寫紙本表格的時間，並能在任何地方進行線上批核，加快跟進教師缺勤的各項行政安排。此外，系統可有效整合及計算教師考勤、培訓及進修的紀錄

文件管理及傳閱 行事曆及會議安排 學生考勤 午膳及收費

行政架構/機制 及流程重組

1) 購買服務/高速掃描器，配以電子文件管理系統，將學校的紙本文件(例如學籍冊、學校歷史文獻等)數碼化，並有系統地儲存於伺服器內，釋放校舍儲物空間，妥善保存，便於擷取 2) 購買電子文件管理系統，整理零散的電子文件檔案，統一分類，配合權限設定，妥善整存；更可透過關鍵字詞方便搜尋；部分系統更設傳閱、追蹤修訂等功能，有助加快傳閱試卷、收發問卷、操行分等工作的流程 *有關項目於部分試驗學校推行，詳情可參閱2015年6月的第一期《行政通訊》 3) 研發「電子呈文系統／聯校文件管理系統」，加快學校與法團校董會/辦學團體之間的文件傳遞，不但提升學校的行政效率，也有助提升法團校董會/辦學團體對學校的管治效能

透過電子系統籌備會議，配合電子行事曆功能，統籌篩選合適的開會時間及地點，避免撞期，更可透過系統發送開會通知予參與者，簡化校內各種會議的安排，行事曆亦可配合場地借用模組以便籌辦學生活動 部分系統更簡化有關安排及跟進會議的溝通及傳閱紀錄工作，包括讓不同科組單位共同擬定議程，方便上載議程中所需要的附件檔案，簡化傳閱會議紀錄的程序，進行即時會議記錄，以及指定議程跟進的負責人於下一次會議作出回應等

1) 購買電子系統處理學生考勤紀錄，不但縮短班主任及校務處職員點名及整合學生考勤資料的時間，亦有助適時向家長發放學生考勤資訊；部分學校更針對跨境學生的需要編製「跨境學生考勤系統」，有關系統連接家長、跨境校巴公司的有關職員/保姆的手機以及校務處，以便及時通報跨境生的出缺情況及所在位置增強不同單位的溝通，保障學童安全 2) 有特殊學校研發「乘搭校車安排電子平台」與學校的點名系統連繫，可製作乘搭不同校車線的學生名單及報表(例如宿生線、每日各班放學校車線)，更可計算校車費用及發短訊通知家長校車的特別情況(例如校車到達時間延遲)，節省人力及減少出錯機會

1)利用智能卡推行電子繳費，減省班主任及校務處職員點算款項及找續的時間。家長可於便利店增值智能卡，亦可上網查閱過往付款紀錄 2) 就減輕特殊學校安排午膳的行政工作，設計與點名系統連繫的「午膳管理系統」，按學生考勤及參加活動/治療日程統計每天訂飯品種和數量，並製作各種報表，減省重複輸入及數據出錯的機會，提高每天分發飯盒的效率

財務管理

建立採購程序、範本、資料庫 中央招標 校產/庫存管理 學校資源及帳目管理

1) 按政府發出的指引及校本需要建立採購機制、流程圖、供應商名單，以及各種範本等，減省教職員詳閱及蒐集相關資料的時間，亦有助提高成功採購的機會，減少不必要的行政工作 2) 建立電子平台處理採購的申請及批核，節省傳送文件的時間，並突破處理有關事宜的時間及空間限制。平台按教育局與校方有關採購的規定而設定有關程序，教師只需按系統的指示，便可妥善地執行採購工作，避免出錯 *有關項目於部分試驗學校推行，有關詳情及使用時應注意的事項，可參閱本網頁2014年6月11日及9月17日經驗分享會靈糧堂怡文中學的投影片資料及「經驗分享會參考資料」

由辦學團體統籌/編定屬校輪流進行大規模及性質相同的招標工作(例如購買校簿、校服、跨境學習交流團等)，減省重複的行政工作，提高議價能力 *有關項目於部分試驗學校推行，詳情可參閱本網頁2015年3月3日「優化學校管治:先導經驗分享會」仁濟醫院羅陳楚思小學的投影片資料

引入電子資產管理系統，輸入房間名稱、資產種類，並透過條碼及掃描器將校具及教學資源分類匯入，系統更可輸入/附上物品的購買日期、資金來源、單據、保養期限、報銷日期等紀錄，方便盤點，並優化學校資源的管理及運用

1) 應用「網上學校行政及管理系統」(WebSAMS)/其他電子系統把學校的財務管理電子化，系統清楚記錄不同資源預算案的批核紀錄及使用進度，有助校長及其他相關人員隨時監察資源運用的情況，適時檢討分析及在有需要時調整資源運用策略，並為日後擬訂預算提供重要的參考資料 2) 嘗試揀選一些學習活動為試點，進行成本效益分析，從而評估資源能否按學生的需要而適當調配和運用，達至最佳效益，進一步增強教師對資源管理的概念 3) 校務處人員每星期平均開發支票30張及抄寫報表，過程耗時，購入支票電子化系統，推動學校財務工作電腦化，以節省人力及時間。支票電子化後，整個過程只需約15至20分鐘，相比以往大幅節省約75%的時間

主要推行項目概覽

校舍管理

建立校舍維修保養(程序、範本、資料庫) 聯合聘請校舍管理幹事 場地/設施借用/管理 門禁管理

學校聘請有維修/樓宇管理經驗的專業人士/顧問公司，檢視校舍管理工作的安排和流程，編寫指引及服務商資源庫，整理校園圖則，方便跟進，並安排維修顧問培訓員工，教導教師/工友相關知識

三校合作聘請一位擁有樓宇維修管理專業知識的幹事，定期輪流巡視三所校舍的設備(包括消防裝置)及建築，監管及跟進大小維修及校舍保養工作，確保設備及建築保持良好狀況。而且幹事不用上課，方便與維修工程人士及部門緊密聯絡，提升工作效率。計劃完結後，三校再邀請辦學團體下另外兩所屬校聯合聘請有關幹事

建立電子系統管理預訂場地及教具設施，並可編配支援人員/工友提供相應的協助，以支援教學及其他活動的籌備，也鼓勵善用學校的現有資源及支援。一般與電子行事曆、校產管理/活動籌辦系統連接，有助監察校產的使用及流動情況，並可協調籌組活動的時間和場地的安排，使過程更流暢

引入電子門禁系統有效管理出入口通道，加強保安，節省駐守校門的工友，靈活調配他們兼顧校務處事務，增加校務處對教師的支援。部分系統更可配合智能卡記錄教師及學生的考勤情況

資訊管理與溝通

家校溝通(發放/簽閱通告、提示重要訊息) 校內訊息傳遞 資訊科技管理與支援 校內訊息展示

購買短訊服務/訊息管理系統，向家長發布重要訊息，例如提示家長留意學校特別活動及惡劣天氣狀況的安排等。部分系統更可發放通告，家長可於系統簽署回條，系統會統計家長回覆，節省教師追收通告及統計回應的時間，亦方便家長處理子女在學事宜。 *在處理涉及安全及/或權責的事宜上，學校一般會要求家長以硬本回覆，以保障雙方的權責，避免不必要的糾紛。學校發送短訊須遵守「非應邀電子訊息條例」的規定

1)利用校園現有之電腦網絡建立電話系統(IP Phone System)，突破固網電話線路的限制，擴展可用之電話線路數量，促進溝通交流，作校內緊急聯絡之用，同時有助進行大型活動時協調各組別工作的安排。惟在考慮發展有關項目前，須先做好學校網絡實際流量和承載負荷測試 2)購置通訊系統加強課室與校務處的聯繫，教師可利用系統向校務處直接通報學生的出缺情況；遇有如學生不適等突發情況，亦可即時通知校務處，盡快安排人手支援，節省通傳時間

透過建立入口網站 (PORTAL SITE)統整校內不同的資訊平台，只需單一登入便能進入學校不同的系統，免卻教師處理及分發大量網址和密碼的工序，也便於學生使用；同時也簡化各個資訊平台的管理、維護及更新等步驟

安裝電子通告板/顯示屏，讓學生及家長可於校內即時瀏覽學校最新消息及資訊、活動影片、校內花絮等，加強及統一學校訊息發放，減少家長的查詢，同時也可成為一個表揚學生成就/展示學生作品的媒介

支援與學生/教學相關的行政工作

統整學生表現(學業) 統整學生表現(非學業) 獎懲紀錄 統整學生活動(報名、場地、人選、紀錄、評語等)

購買電子系統整合學生歷年的成績資料，跨學年追蹤學生各科的成績，全面了解學生的學習情況，方便跟進並與家長溝通。系統亦可按科目、班別或組別等單位分析整體學生成績，促進評估回饋教學。有些系統可配合「網上學校行政及管理系統」(WebSAMS)使用

購置電子系統整合學生歷年的非學業表現，包括參與服務、課外活動及獲奬紀錄，毋須逐一查核每個學生不同的活動紀錄，減少錯漏及工作量。系統更可印製新高中「學生學習概覽」(SLP)、預備大學聯合招生辦法(JUPAS)所需的「比賽／活動的經驗及成就」(OEA)等相關紀錄。有些系統可配合「網上學校行政及管理系統」(WebSAMS)使用

以電子系統/平台輸入學生考勤、儀容、交功課等方面的紀錄，系統能按時序、次數、不同類別範疇匯出紀錄，以便找出有行為偏差的學生，並綜合整體學生的行為趨向，盡早跟進

採用電子系統編配課外活動，按學生所報志願自動編配活動，部分系統更可供學生/家長在網上自行報名，減少人手操作。系統能記錄學生全年的活動資料(例如:出席率、擔任職位及獲奬紀錄、教師評語等)，並可協助製作學生學習概覽等 *有關統整學生活動系統的詳情，請參閱本網頁有關2014年6月11日及9月17日經驗分享會的投影片資料

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建立支援網絡

試驗學校

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(C) 資訊科技層面的支援

校本系統

校本系統

校本系統

校本系統

校本系統

校本系統

校本系統

WebSAMS 模組2

模組N

模組1

校本系統

校本系統 新模組

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推動系統發展方面的專業資訊交流

E-solutions School needs

謝謝

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Admin

School

查詢電話: 2863 4606 / 2863 4624