计算机类核心课程教改项目成果系列教材 Office 综合应用教程 · 有意应聘者请将个人简历、职称、学历证明及获奖证书复印件、受聘后的工作设想、配偶情况及本

高等职业教育“十二五”规划教材

计算机类核心课程教改项目成果系列教材

Office 综合应用教程（第二版）

李永平涂金德张焰林等编著

北京

科

学出版社

职教技术出版中心

www.abook.cn

内容简介

本书基于微软 Office 2010 办公套件，选择了 Word、Excel、PowerPoint

三个常用软件，根据办公软件高级应用等级考试大纲要点与 Office 软件实

际教学与应用的需要，以任务驱动方式进行编写。为充分体现 Office 2010

的设计思想和强大的功能体系，本书分基本功能篇（Word 信息的制作与排

版、Excel 工作表管理、PowerPoint 演示文稿制作）、思想方法篇（模板应

用、长文档处理、数据关联与传递、演示文稿模板设计）和综合应用篇（打

印成绩单及信封、职称药学考务安排与管理、制作专业建设报告演示文稿）

三部分进行介绍。

本书可作为高职高专院校“办公自动化”课程教材和办公软件高级应

用等级考试教学用书，也可作为成人高校或中职文秘专业教材，还可作为

有一定 Office 基本操作能力人员的自学用书或参考资料，以及企事业单位

办公人员计算机应用的培训教材。

图书在版编目（CIP）数据

Office 综合应用教程/李永平等编著. —2 版. —北京：科学出版社，

2013 （高等职业教育“十二五”规划教材·计算机类核心课程教改项目成果

系列教材） ISBN 978-7-03-038422-5

I. ①O… Ⅱ. ①李… III. ①办公自动化-应用软件-高等职业教育-

教材 IV. ①TP317.1

中国版本图书馆 CIP 数据核字（2013）第 197159 号责任编辑：孙露露 / 责任校对：马英菊

责任印制：吕春珉 / 封面设计：耕者设计工作室版面设计：奥晟博克科技有限公司

出版北京东黄城根北街 16 号

邮政编码：100717 http://www.sciencep.com

印刷科学出版社发行各地新华书店经销

* 2010 年 6 月第一版 2013 年 8 月第二版 2013 年 8 月第五次印刷

开本：787×1092 1/16 印张：14 1/4 字数：339 000

定价：28.00 元

（如有印装质量问题，我社负责调换< >）

销售部电话 010-62142126 编辑部电话 010-62135763-2010

版权所有，侵权必究举报电话：010-64030229；010-64034315；13501151303

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前言

Office 软件技术已经成为人们日常学习、工作、生活中必须要掌握的技术之一。目

前，小学、初中、高中、大学的信息技术基础教学中都涵盖了 Office 软件技术的内容，

但这些内容基本上以功能介绍为主线，再附加一些简单的例子进行实践操作，只是沿用

传统的方法与技术处理一些简单的办公事务，没有体现办公软件设计的思想与精髓，学

习者很难掌握使用 Office 软件技术解决实际问题的能力。本书基于微软 Office 2010 办公套件，选择了 Word、Excel、PowerPoint 三个常用的

软件，根据办公软件高级应用等级考试大纲要点与 Office 软件实际教学与应用的需要，

以任务驱动方式进行编写。本书分为三篇，共计 17 个任务。每个任务均从“任务介绍”、

“任务实施”、“操作技巧与小结”和“实战训练”4 个方面进行描述。在实施过程中体现

对任务的知识学习、目标的设计、操作的过程描述，以培养用科学的方法解决实际问题

的职业素养。本书内容介绍如下。第一篇为基本功能篇，包括 Word 信息的制作与排版（制作招

聘启事、制作职称外语考试报名表、制作业务流程图）、Excel 数据表管理[学生成绩统

计分析（公式与函数）、学生成绩统计分析（排序、筛选、分类汇总）、学生成绩统计分

析（图表）]、PowerPoint 演示文稿制作（制作“我的班级”演示文稿）等任务。第二

篇为思想方法篇，包括模板应用（制作公文模板、制作“我的相册”）、长文档处理（编

排毕业设计论文、修订与校正图书）、数据关联与传递（统计青年歌手大奖赛成绩、家

庭理财）、演示文稿模板设计（制作海州汽车新品上市暨品牌传播策划案）等任务。第

三篇为综合应用篇，包括打印成绩单及信封、职称药学考务安排与管理、制作专业建设

报告演示文稿三个综合应用任务。本书可作为高职高专院校的办公自动化教材和办公软件高级应用等级考试教学用

书、成人高校或中职文秘专业教材，也可以作为有一定 Office 基本操作能力人员的自学

用书或参考资料，还可以作为企事业单位办公人员计算机应用的培训教材。本书配有电子课件和教材素材，可到网站 www.abook.cn 下载。本书由李永平、涂金德、张焰林、冯云华、韩春玲编著。任务 1.1、任务 4.1、任务

5.2、单元 7、综合任务 2、综合任务 3 由李永平编写；任务 1.2、任务 1.3、任务 5.1、综

合任务 1 由涂金德编写；单元 2 由张焰林编写；单元 3、任务 4.2 由冯云华编写，单元 6由韩春玲编写，最后由李永平统稿。参加本书编写的人员均为一线教师，均有 10 年以

上的教龄，在多年的教学中积累了丰富的经验。由于编者水平有限，加之时间仓促和工作繁忙，书中难免存在不妥之处，恳请广大

读者不吝赐教，我们将不胜感激。主编邮箱：[email protected]。

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目录

第一篇基本功能篇

单元 1 Word 信息的制作与排版 .......................................................................................................... 2 任务 1.1 制作招聘启事 .......................................................................................................................... 3

任务 1.2 制作职称外语考试报名表 .................................................................................................... 11

任务 1.3 制作业务流程图 .................................................................................................................... 20

单元 2 Excel 工作表管理 ...................................................................................................................... 33 任务 2.1 学生成绩统计分析（公式与函数） ....................................................................... 34 任务 2.2 学生成绩统计分析（排序、筛选、分类汇总） ................................................ 47 任务 2.3 学生成绩统计分析（图表） ..................................................................................... 58

单元 3 PowerPoint 演示文稿制作 ..................................................................................................... 71 任务制作“我的班级”演示文稿 ............................................................................................ 72

第二篇思想方法篇

单元 4 模板应用 ....................................................................................................................................... 90 任务 4.1 制作公文模板 ................................................................................................................. 91 任务 4.2 制作“我的相册” ...................................................................................................... 102

单元 5 长文档处理................................................................................................................................. 115 任务 5.1 编排毕业设计论文 ...................................................................................................... 116 任务 5.2 修订与校正图书........................................................................................................... 128

单元 6 数据关联与传递 ....................................................................................................................... 141 任务 6.1 统计青年歌手大奖赛成绩 ........................................................................................ 142 任务 6.2 家庭理财......................................................................................................................... 150

单元 7 演示文稿模板设计................................................................................................................... 159 任务制作海州汽车新品上市暨品牌传播策划案 .............................................................. 160

第三篇综合应用篇

综合任务 1 打印成绩单及信封 ......................................................................................................... 176 综合任务 2 职称药学考务安排与管理 ........................................................................................... 187 综合任务 3 制作专业建设报告演示文稿....................................................................................... 201 参考文献 ....................................................................................................................................................... 222

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Office 2010 是美国微软公司开发的办公自动化软件。办公自动化软件主

要处理工作与事务中所产生的数据与信息，用户可通过软件的功能操作，完

成自己所需要的图文文档、数据表或其他与办公事务相关的文件。

基本功能篇

第一篇


2

单元综述书籍、报纸、杂志、技术文档等图文处理工作，大

部分用户已经习惯于应用 Word 软件进行制作与处理。在

许多图文文档中，主要的信息有中英文字符、各类图形

符号、表格、框图、图表、图片等，因此，如何用 Word软件制作信息或引用其他文件类型的信息，并对其进行

编排，使其符合印刷排版的要求，是用户使用 Word 软件

进行工作必须要掌握的前提。本单元通过三个任务的学习与操作，主要解决 Word

文档中的信息制作，并能按照应用文规范、技术符号规

范、印刷排版规范等制作出用户所需要的文档。同时，

通过任务的学习与操作，能学会 Word 2010 基本功能的

操作及应用。任务 1.1 主要解决页面设置、图文信息的录入、图

文混排、艺术字的插入、字体字号设置、项目符号使用、

段落编排等。任务 1.2 主要解决复杂表格的制作，涉及自动生成

规范表格、插入行或列、单元格拆分、单元格合并、画

线与擦除等功能操作。任务 1.3 主要解决各种流程框图的制作，涉及利用

图形工具栏中的自选图形、各类连线、箭头等功能制作

出用户所需要的流程框图，可在框图中加入文字，对各

单元图形进行任意组合。

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单元 1 Word 信息的制作与排版

3

任务介绍

1. 招聘启事书写规范

招聘启事是用人单位为寻求某类专业人员而发布的公告。格式上一般分条开列，内

容大致有以下几点： 1）用人单位的情况介绍。 2）招聘对象的专业及人数。 3）对应聘人员年龄、学历、职称、工作能力、身体条件等方面的要求。 4）应聘办法，一般包括考核、通讯联系等内容。 5）聘用待遇。以上内容不一定面面俱到，可能会缺少一两项，或根据需要再增加一两项。如图 1.1.1 所示的是某大学招聘启事原稿。

××大学招聘启事

××大学是一所××省属综合性大学，学校的发展得到国家、省、市各级领导的关怀和大力支持。

学校于 1997 年通过“211 工程”立项论证，1998 年增列为博士学位授权单位，2001 年经国家人事部、

全国博士后管委会批准设立××××博士后流动站。

学校设有文、理、工、法、商、医、艺术、高等职业技术、成人教育 9 个学院。为加快学院发展，

现公开招聘文学院院长、工学院院长、工学院机械电子工程系主任。

文学院院长、工学院院长应聘条件

事业心、责任感强，有一定的行政管理经验和较强的组织协调能力，勇于开拓进取。

有较高的学术水平和英语水平，相关学科博士生导师或正高职称者。

身体健康。年龄在 48 周岁以下（条件特别突出者，可适当放宽）。

工学院机械电子工程系主任应聘条件

事业心、责任感强，勇于开拓进取，具有奉献精神。

有较高的学术水平和英语水平，博士学位或副高以上职称者。

身体健康。年龄在 45 周岁以下。

有意应聘者请将个人简历、职称、学历证明及获奖证书复印件、受聘后的工作设想、配偶情况及本

人要求等材料于 2003 年 6 月 30 日前通过信件、传真或电子邮件发至××省××大学组织部

邮编：666666，电话及传真：0371-8888888

电子信箱：o_zzb@×××.edu.cn

详细情况请访问:http://www.×××.edu.cn/

××大学组织部

图 1.1.1 某大学招聘启事原稿

制作招聘启事 D D任务 A

××大学招聘启事

××大学是一所××省属综合性大学，学校的发展得到国家、省、市各级领导的关怀和大力支持。学校于 1997 年通过“ 211 工程”立项论证，1998 年增列为博士学位授权单位，2001 年经国家人事部、全国博士后管委会批准设立××××博士后流动站。

学校设有文、理、工、法、商、医、艺术、高等职业技术、成人教育 9 个学院。为加快学院发展，现公开招聘文学院院长、工学院院长、工学院机械电子工程系主任。

文学院院长、工学院院长应聘条件

事业心、责任感强，有一定的行政管理经验和较强的组织协调能力，勇于开拓进取。有较高的学术水平和英语水平，相关学科博士生导师或正高职称者。身体健康。年龄在 48 周岁以下（条件特别突出者，可适当放宽）。工学院机械电子工程系主任应聘条件

事业心、责任感强，勇于开拓进取，具有奉献精神。有较高的学术水平和英语水平，博士学位或副高以上职称者。

身体健康。年龄在 45 周岁以下。

有意应聘者请将个人简历、职称、学历证明及获奖证书复印件、受聘后的工作设想、配偶情况及本人要求等材料于 2003 年 6 月 30 日前通过信件、传真或电子邮件发至××省××大学组织部

邮编：666666，电话及传真：0371-8888888

电子信箱： o_zzb@×××.edu.cn

详细情况请访问：http://www.×××.edu.cn/ ××大学组织部

2003 年 4 月 20 日


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2. 招聘启事的排版要求

考虑到美观，突出重点，吸引阅读者眼球，将其格式、版面进行编排、美化。最终

效果如图 1.1.2 所示。

图 1.1.2 招聘启事最终效果

主要编排工作如下。页面设置：纸张大小为 16 开，页边距上为 1.5 厘米，下为 2 厘米，左右各为 1.5 厘米。标题格式设置：字体设置为华文彩云、二号、加粗、蓝色，字符间距加宽 4 磅；段

落设置为段前间距 1 行，段后间距 1 行，行间距 1.5 倍，对齐方式为居中。设置正文各段落行间距 1.5 倍，段后间距 5 磅，首行缩进 2 个字符。

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正文中两个小标题“文学院院长、工学院院长应聘条件”和“工学院机械电子工程

系主任应聘条件”的字体设置为小四、红色、加粗，并加项目符号。将正文最后两行，即部门和日期右对齐。给“文学院院长、工学院院长应聘条件”中各条件加编号。给“工学院机械电子工程系主任应聘条件”中各条件加编号。插入剪贴画，并调整好位置。插入艺术字“欢迎有识之士加盟，共图发展大计”，并调整好位置及形状。

任务实施

1）新建一个空白 Word 文档，保存并命名为“招聘启事”。在下面制作中注意随时

进行保存操作（按 Ctrl+S 组合键）。 2）页面设置。依次单击“文件”选项卡→“打印”按钮，出现如图 1.1.3 所示的“打印”对话框，单

击右下角“页面设置”，出现如图 1.1.4 所示的对话框，设置页边距上为 1.5 厘米，下为 2 厘

米，左右各为 1.5 厘米；单击“纸张”标签，选择纸张大小为 16 开，如图 1.1.5 所示。

图 1.1.3 “打印”对话框


6

图 1.1.4 “页面设置”对话框图 1.1.5 “纸张”设置

3）录入招聘启事原稿内容。 4）标题“××大学招聘启事”的格式设置。标题的字体设置：选择标题内容（将鼠标移至标题左侧，鼠标指针变为箭头，然后

单击），依次单击“开始”选项卡→“字体”功能区最右侧的扩展按钮（以下称为对话

框启动器），系统出现如图 1.1.6 所示的“字体”对话框，在“中文字体”框中选择“华

文彩云”，“字号”框中选择“二号”，“字形”框中选择“加粗”、“字体颜色”框中选

择蓝色；单击“高级”标签，在“间距”框中选择“加宽”，在对应的“磅值”中填写

“4 磅”，如图 1.1.7 所示，然后单击“确定”按钮。

图 1.1.6 “字体”对话框图 1.1.7 字符间距设置

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标题的段落设置：依次单击“开始”选项卡→“段落”对话框启动器，出现如图 1.1.8所示的“段落”对话框，“段前”间距设置为 1 行，“段后”间距设置为 1 行，“行距”设

置为 1.5 倍行距，“对齐方式”选择居中，单击“确定”按钮。 5）正文各段落格式设置。将插入点定位到正文开头，使用 Ctrl+Shift+End 组合键可以快速选择正文各段落，

依次单击“开始”选项卡→“段落”对话框启动器，出现“段落”对话框，“段后”间距

设置为 5 磅（直接输入），“行距”设置为 1.5 倍行距，在“特殊格式”框中选择首行缩

进，对应量度值设置 2 个字符，单击“确定”按钮。 6）设置正文中小标题“文学院院长、工学院院长应聘条件”格式。设置字体为小四号、红色、加粗：使用“格式”工具栏上的字号框、颜色框

和加粗按钮进行设置。设置项目符号：单击“开始”选项卡→下拉“段落”功能区中的按钮，系统出

现如图 1.1.9 所示的“项目符号库”对话框，单击符号，即可完成设置。

图 1.1.8 “段落”对话框图 1.1.9 “项目符号库”对话框

7）设置正文中小标题“工学院机械电子工程系主任应聘条件”格式。由于该标题与上一标题格式完全相同，使用“常用”工具栏中的格式刷按钮来设

置很方便。将插入点定位于标题“文学院院长、工学院院长应聘条件”中，单击格式刷

按钮，将鼠标移至本标题左侧，然后单击，即可将上个标题的格式复制到本标题。 8）将正文最后两行，即部门和日期设置为右对齐。选中最后两行，单击“格式”工具栏中的右对齐按钮。 9）给“文学院院长、工学院院长应聘条件”中各条件加编号。单击“开始”选项卡→下拉“段落”功能区中的按钮，系统出现如图 1.1.10 所


8

示的“编号库”对话框，单击如图 1.1.10 指定的位置完成编号设置。使用格式刷，给“工学院机械电子工程系主任应聘条件”中各条件加编号。 10）插入剪贴画，调整好位置。依次单击“插入”选项卡→“插图”功能区中的“剪贴画”按钮，出现如图 1.1.11

所示的“剪贴画”对话框。在搜索文字框输入“人物”，单击“搜索”按钮，在结果框中

显示所有关键字是“人物”的图片。

选取此框

图 1.1.10 “编号库”对话框图 1.1.11 “剪贴画”对话框

找到合适图片，下拉该图片侧边的按钮，

在出现的如图 1.1.12 所示的快捷菜单中单击“插

入”命令插入图片。将该图片右侧各段落首行缩进设置为无：

拖动如图 1.1.13 所示的标尺上的首行缩进游标

即可方便调整。用鼠标拖动图片到合适位置，最终效果如

图 1.1.14 所示。 11）插入艺术字“欢迎有识之士加盟，共图

发展大计”。依次单击“插入”选项卡→下拉“文本”功

图 1.1.12 快捷菜单中“插入”命令

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图 1.1.13 标尺

图 1.1.14 剪贴画位置调整

能区中的“艺术字”按钮，出现如图 1.1.15 所示的“艺术字库”对话框；单击指定的“艺

术字”样式，在弹出的文字框中输入“欢迎有识之士加盟，共图发展大计”，取消艺术字

格式，设为“宋体”、“二号”。下拉“艺术字样式”功能区中的“文本效果”按钮，弹出

下拉菜单，选择“转换”命令，系统弹出如图 1.1.16 所示界面，选择“朝鲜鼓”效果，

最后适当拖放鼠标，改变大小与形状。

图 1.1.15 “艺术字库”对话框图 1.1.16 “文字效果”对话框

为了灵活调整艺术字的位置，又不影响其他文字的位置，需要设置艺术字的文字

环绕方式为“浮于文字上方”：右击该艺术字，出现如图 1.1.17 所示的快捷菜单，选择

“自动换行”功能菜单，继续选择其他布局选项，出现如图 1.1.18 所示的“布局”对话

框，在该对话框中单击文字环绕方式为“浮于文字上方”的图标，最后单击“确定”

按钮完成设置。


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图 1.1.17 艺术字设置快捷菜单图 1.1.18 “布局”对话框

调整好艺术字的位置及形状：直接用鼠标拖动进行调整，最终效果如图 1.1.19 所示。

图 1.1.19 艺术字的效果

操作技巧与小结

本任务通过制作一份招聘启事，学习和体验了 Word 中的版面设计及格式编辑功能。

这些功能，除页面设计可以通过选择“文件”选项卡中的“打印”按钮，也可以通过“页

面布局”选项卡中的“页面设置”功能区中的功能完成，很多功能均在“开始”、“插入”

选项卡中，很容易找到。但在实际制作中，考虑到操作的便捷，可以先选择内容，然后右

击弹出快捷菜单，从快捷菜单中选择所需要的功能。在操作过程中还要注意一些技巧的使

用，如： 1）多处不相邻内容的格式设置，使用“常用”工具栏上的格式刷按钮就很方便。 2）页面设置功能可以通过双击标尺的空白处来启动。 3）段落的缩进可以通过拖动标尺上对应的游标进行调整。 4）快速选择内容：选择一行文字，可在该行的左侧单击鼠标；选择一个段落，可

在该段落中任一行的左侧双击鼠标；选择整篇文档，可在文档中任一行的左侧三击鼠标

或按 Ctrl+A 组合键；选择从插入点开始至文档末尾的全部内容，可使用 Ctrl+Shift+End组合键；选择任何数量的文字，可在要选择的文字上拖动鼠标。

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1. 制作一份实验报告。 2. 制作一份海报。

任务介绍

职称外语等级考试报名表是参加职称外语考试的考生必填的一张表格。它主要包括

报名表、填表说明及身份证复印件粘贴位置指示。报名表又由主管部门代码、考生信息、

报考的语种和等级、单位意见 4 部分组成。该表格内容繁多，但要求制作在一页 A4 纸

上，所以对各部分内容要进行合理设计安排，并且尽量做到相关信息相邻编排，最后考

虑各信息的先后顺序。最终设计效果如图 1.1.20 所示。该报名表要求考生填写主管部门（市地）代码，该代码为 4 位，分别填入 4 个格子

中；还要填写考生个人信息，其中身份证后有 18 个格子，用来填写 18 位身份证号，民

族、所学专业、最高学历、单位性质及专业技术职务除填写文字外，还要在其右下角格

子中填上相应代码，除专业技术职务代码为 3 位外，其余均为 1 位，还要贴上两张一寸

照片及身份证复印件（贴在最后）；最后填写报考的语种及等级，在相应的空格子中打

“√”，签署单位意见。这张表格较为复杂，那么如何在 Word 中快速制作完成呢？首先要仔细观察，好好

思考，不要马上就下手制作，以免事倍功半。注意到“主管部门（市地）代码”后有 4 个

格子，将之并入表格统一制作较方便，至于没有线条的地方可以先画出来，然后再擦除。

“民族”等处填写代码的格子是不能直接制作的，可以先制作成“ ”样式，然后擦除

不需要的线条。接下来主要是简化表格。该表格的行相对来说比较规则，共 18 行，但列

很杂，大概可以简化为 3 列（姓名、照片及中间各部分），这样将之简化为 18 行×3 列的

规则表格，当然也可以简化为其他行列的表格。另外，在制作之前，先要进行页面设置（包

括纸张大小、页边距），使得插入的表格能自动适应版面要求，减少不必要的修改。

任务实施

1）新建一个空白 Word 文档，保存并命名为“职称外语等级考试报名表”。在制作

过程中注意随时进行保存操作（按 Ctrl+S 组合键）。 2）页面设置。单击“页面布局”选项卡→“页面设置”对话框启动器，弹出如

图 1.1.21 所示的“页面设置”对话框，设置页边距上为 1 厘米，下为 1.5 厘米，左右各

实战训练

制作职称外语考试报名表 D E任务 A


12

图 1.1.20 职称外语等级考试报名表

为 2.2 厘米；纸张使用 A4（默认值，不用设置），然后单击“确定”按钮。 3）在第 1 行输入文字“附件 1：”，然后换行。 4）在第 2 行输入标题“职称外语等级考试报名表”，然后换行。

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5）在第 3 行插入一个 18 行×3 列的表格。 6）调整各行行高。设置第 1 行行高为 0.8 厘米：选中第 1 行，在“表格工具|布局”

选项卡的“表”功能区中单击“属性”按钮，弹出如图 1.1.22 所示的“表格属性”对话

框，切换到“行”标签，指定高度为 0.8 厘米，然后单击“确定”按钮。

图 1.1.21 “页面设置”对话框图 1.1.22 “表格属性”对话框

依次设置第 2～7 行行高为 0.9 厘米，第 8 行行高为 0.8 厘米，第 9～17 行行高为 0.7 厘

米，最后一行直接用鼠标拖动最后一条水平线，以目测的方式调整行高至合适高度即可。 7）初步修改报名表框架。修改第 1 行（主管部门）：将第 1 行合并后拆分为 2 列。选

中第 1 行，在“表格工具|布局”选项卡的“合并”功能区中，单

击“拆分单元格”按钮，弹出如图 1.1.23 所示的“拆分单元格”

对话框，修改列数为 2，行数 1 保持不变，勾选“拆分前合并单

元格”复选框，单击“确定”按钮。在第 1 行的第 1 个单元格中输入内容“主管部门（市地）

代码：”，设置字号为小四，单元格对齐方式为垂直居中（在该

单元格中右击，然后在弹出的如图 1.1.24 所示的快捷菜单中选

择“单元格对齐方式”命令，再在级联菜单中单击“垂直居中”

按钮），根据内容调整单元格列宽（直接用鼠标拖动相应的表格线）。调整第 1 列列宽（第 1 行除外）：可以输入内容（如“通讯地址”）进行调整，这样

较方便。合并第 8 行（报考的语种和等级）的所有单元格为一个单元格，输入内容“报考的

语种（专业类别）、等级”，设置单元格对齐方式为垂直水平居中（操作跟上面相类似，

但要单击“垂直水平居中”按钮）。合并第 1 列的第 9～17 行为一个单元格（选中这些单元格并右击，在弹出的快捷菜

图 1.1.23 “拆分单元

格”对话框


14

单中选择“合并单元格”命令），输入内容“请考生在对应空白处打√”，设置文字方

向为竖排（选择该单元格并右击，在弹出的快捷菜单中选择“文字方向”命令，再在

如图 1.1.25 所示的“文字方向-表格单元格”对话框中选择垂直文字方向，之后单击“确

定”按钮），单元格对齐方式为垂直水平居中。

图 1.1.24 快捷菜单图 1.1.25 “文字方向-表格单元格”对话框

修改贴照片的单元格：合并第 2～4 行最后一列所有单元格，输入内容“免冠一寸

近照”，设置文字方向为竖排，单元格对齐方式为垂直水平居中。用同样的方法制作第 5～7 行最后一列。

至此，报名表的初步框架已经形成，如图 1.1.26 所示。

图 1.1.26 报名表的初步框架

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8）修改第 1 行（主管部门）。将第 1 行第 2 列单元格拆分为 2 列，适当调整各列宽，

再将拆分出来的第 1 列拆分为 4 列，第 1 行单元格拆分如图 1.1.27 所示。

图 1.1.27 第 1 行单元格拆分

9）修改第 2～7 行（考生信息）。修改第 2 行（姓名）：将第 2 行第 2 列单元格拆分

为 3 列，适当调整各列宽，输入相应的内容，修改第 2 行如图 1.1.28 所示。

图 1.1.28 修改第 2 行

再将拆分出来的第 3 列拆分为 18 列（用来填写身份证号），拆分出来的 18 列如

图 1.1.29 所示。

图 1.1.29 拆分出来的 18 列

修改第 3 行（民族）：将第 3 行第 2 列单元格拆分为 5 列，适当调整各列列宽，再将

拆分出来的第 1 列拆分为 2 行，如图 1.1.30 所示中标有①、②的单元格。将标有①、②的

单元格行高分别调整为固定的 0.3 厘米和 0.6 厘米（选中单元格，在“表格工具|布局”选

项卡的“表”功能区中单击“属性”按钮，弹出如图 1.1.31 所示的“表格属性”对话框，

切换到“行”标签，指定高度为 0.3 厘米，设置“行高值是”选项为“固定值”，然后单

击“确定”按钮）。再将标有②的单元格拆分为 2 列，适当调整各列宽，输入相应的内容。

使用同样的方法将图 1.1.30 中标有③的单元格进行拆分，最终效果如图 1.1.32 所示。

图 1.1.30 修改第 3 行

图 1.1.31 “表格属性”对话框


16

图 1.1.32 第 3 行最终效果

使用上述的类似方法修改第 4 行（最高学历）。修改第 5 行（专业技术职务）：将第 5 行的第 1、2 列合并后拆分为 4 列（选中单元

格，在“表格工具|布局”选项卡的“合并”功能区中单击“拆分单元格”按钮，在弹出

的“拆分单元格”对话框中修改列数为 4，行数 1 保持不变，勾选“拆分前合并单元格”

复选框，单击“确定”按钮），适当调整各列宽，输入相应的内容。使用上述的类似方法

修改第 2 列，最终效果如图 1.1.33 所示。

图 1.1.33 第 5 行最终效果

修改第 6 行（工作单位）和第 7 行（通讯地址）：这两行的修改较为简单。将它们

的第 2 列各拆分为 3 列，适当调整各列宽，输入相应的内容，最终效果如图 1.1.34 所示。

图 1.1.34 第 6、7 行最终效果

10）修改第 9～17 行（报考的语种和等级）。将第 9 行的后 2 列合并后拆分为 4 列；

将第 10 行、第 11 行的后 2 列合并后拆分为 12 列；将第 12 行的后 2 列合并后拆分为

4 列；将第 13 行、第 14 行的后 2 列合并后拆分为 12 列；将第 15 行的后 2 列合并后拆

分为 4 列；将第 16 行、第 17 行的后 2 列合并后拆分为 12 列。第 9～17 行修改效果

如图 1.1.35 所示。最后将标有灰色底纹的所有单元格合并。

图 1.1.35 修改第 9～17 行

11）修改最后一行（单位意见）。将最后一行拆分为 4 列，适当调整各列宽，输入相

应的内容。设置“单位意见”、“人事部门意见”所在单元格的文字方向，设置单元格对

齐方式为垂直水平居中，最终效果如图 1.1.36 所示。 12）设置表格线。擦除第 1 行（主管部门）中无线部分：选中单元格，在如图 1.1.37

所示“表格工具|设计”选项卡的“绘图边框”功能区中，单击“擦除”按钮，然后移

动鼠标光标至需要擦除的线条处，这时鼠标指针变为橡皮擦形状，单击即可擦除该线条。

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图 1.1.36 最后一行最终效果

图 1.1.37 “绘图边框”功能区

使用同样的方法擦除“民族”、“所学专业”、“最高学历”、“单位性质”、“专业工作

年限”、“专业技术职务”等处无线条部分，效果如图 1.1.38 所示。被擦除的线条可以以

虚线显示，在“表格工具|布局”选项卡的“表”功能区中，单击“查看网格线”按钮进

行显示或隐藏操作。当然，在打印预览或打印输出时这些线条是不会被打印出来的。

图 1.1.38 擦除表格线

将第 8 行（报考的语种和等级）的上边框线设置为粗线：选中该行，在如图 1.1.37所示“表格工具|设计”选项卡的“绘图边框”功能区中，在线型粗细框中选

择 1.5 磅；在“表格样式”功能区中，在边框中选择上框线。使用同样的方法将最后一行（单位意见）的上边框线设置为粗线。 13）设置标题格式。设置文字“附件 1：”的字体为仿宋，字号为三号。设置标题“职称外语等级考试报名表”的字体为黑体、字号为三号，并设置对齐方

式为水平居中。 14）制作填表说明。在表格后输入填表说明内容，按要求进行格式编排。其中，字

体为宋体、字号为小五。 15）指出身份证复印件粘贴的位置。在“插入”选项卡的“文本”功能区中，下拉

“文本框”按钮，选择“绘制竖排文本框”命令绘制一个文本框，输入文字“身份证复印

件粘贴处”并调整好位置。


制作复杂表格，首先要简化表格，添加一些不存在的线条或去除一些线条，使表格


18

规则化。其次，对插入的规则表格运用合并、拆分、调整单元格大小、设置表格线等功

能进行修改。表格线的位置需要细调时要按住 Alt 键，单元格大小有时需要输入文字来

确定。最后输入内容，若文字是竖排的，不要每输入一个字按一次回车键，应该直接执

行“文字方向”命令来设置。在表格制作中，还经常用到下面几个功能。（1）快速调整表格各单元格大小选中要调整的单元格，在“表格工具|布局”选项卡的“单元格大小”功能区中，使

用“自动调整”、“分布行”、“分布列”功能就可以根据表格内容调整表格、平均分布各

行、平均分布各列。（2）表格自动套用格式 “表格自动套用格式”功能可以将许多内置的表格格式自动应用于表格。这样不仅

可以大大简化表格格式的设置，而且还可以为表格应用专业的设计。使用该功能的操作

步骤为：将光标移到表格中，在如图 1.1.39 所示“表格工具|设计”选项卡的“表格样式”

功能区中选择所需的样式。还可以修改或创建表格样式，方法是选择图 1.1.39 中的“修

改表格样式”或“新建表样式”命令。

图 1.1.39 “表格自动套用格式”对话框

（3）表格与文字间的相互转换可以将文本转换成表格或将表格转换为文本。将文本转换成表格：将文本转换成表格时，要使用逗号、制表符或其他分隔符标记

新的列开始的位置，即在要划分列的位置插入所需的分隔符。例如，在一行有两个字的

列表中，在第一个字后插入逗号或制表符，从而创建一个两列的表格。在“插入”选项

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19

卡的“表格”功能区中，下拉“表格”按钮，选择“文本转换成表格”命令，在弹出

对话框的“文字分隔位置”选项区域下选择所需的分隔符选项，再选择其他所需选项，

最后单击“确定”按钮。将表格转换成文本：选择要转换为段落的行或表格，在“表格工具|布局”选项卡的

“数据”功能区中，单击“转换为文本”按钮，在弹出对话框的“文字分隔符”选项区域

下选择所需的字符作为替代表格列边框的分隔符，

单击“确定”按钮。（4）表格的嵌套 Word 中允许在表格中再插入表格，制作嵌套的

表格，如图 1.1.40 所示。其操作简单，可以在单元

格中插入表格，也可以粘贴表格到单元格。

1. 试设计并制作自己的应聘简历表。 2. 制作如图 1.1.41 所示的职务评审综合考核表。

图 1.1.41 职务评审综合考核表

实战训练

图 1.1.40 嵌套的表格


20

任务介绍

流程图种类很多，常见的有程序流程图、数据流程图、业务流程图等。

1. 程序流程图

程序流程图用来描述程序的算法，优点是直观、易懂、逻辑关系清晰。它分为传统

流程图、N-S 流程图和 PAD 图三种类型。（1）传统流程图传统流程图是一种比较直观的图形工具。它以一个框代表一段程序（包括一个或多

个语句），以箭头表示执行的流向。在各框内写明这段程序应做的事。图 1.1.42 中列出了

传统流程图中常用的符号。

起止框输入输出框判断框处理框流程线连接符

图 1.1.42 传统流程图中常用的符号

说明： 1）“起止框”用在流程图的开始和结束位置，标

志算法的开始和结束。 2）“输入输出框”的作用是给出执行中需要输入

的数据信息和输出算法的结果。 3）“判断框”的作用是对一个给定的条件进行判

断，根据给定的条件是否成立来决定如何执行其后的

操作；它有一个入口，两个出口。 4）“处理框”表示算法中的各种具体操作。 5）“流程线”表示各个操作步骤的执行顺序。另外，当流程图较大时还可以使用圆圈，表示流

向本流程图外某个地方的出口点，或表示从流程图外

的某个地方进入的入口点。图 1.1.43 所示是求 A、B、C 三个数中最大值的

传统程序流程图。（2）N-S 流程图 N-S 流程图是描述结构化程序的算法。结构化程

序由顺序、选择和循环三种结构组成。N-S 流程图的

制作业务流程图 D F任务 A

图 1.1.43 求 A、B、C 三个数中

最大值的传统程序流程图

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三种结构表示如图 1.1.44 所示。

（a）顺序结构（b）选择结构（c）循环结构

图 1.1.44 N-S 流程图的三种结构表示

图 1.1.45 所示是判定 m 是否为素数的 N-S 流程图。

图 1.1.45 判定 m 是否为素数的 N-S 流程图

（3）PAD 图 PAD 图是用二维树形结构的图来表示程序的控制流。它能展现算法的层次结构，更

直观易懂。PAD 图的四种结构表示如图 1.1.46 所示。

（a）顺序结构（b）选择结构（c）多分支选择结构（d）循环结构

图 1.1.46 PAD 图的四种结构表示

图 1.1.47 所示是自动阅卷程序的 PAD 图。


22

图 1.1.47 自动阅卷程序的 PAD 图

2. 数据流程图

数据流程图是一种能全面描述管理信息系统逻辑模型的主要工具，以图的方式反映

出信息在系统中的流动、处理、存储的情况。图 1.1.48 中列出的是数据流程图中常用的

四种图形元素。

（a）数据流向（b）处理（c）文件（d）系统外实体

图 1.1.48 数据流程图中常用的四种图形元素

图 1.1.49 中描述的是某公司订货处理的数据流程图。

图 1.1.49 某公司订货处理的数据流程图

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3. 业务流程图

业务流程图是管理信息系统中用来表示系统内部各单位、人员之间的业务关系、

作业顺序和管理信息流动的图形。图 1.1.50 中列出的是业务流程图中常用的四种图形

元素。

（a）数据流向（b）系统中人员（c）系统外实体（d）单据、报表或账目

图 1.1.50 业务流程图中常用的四种图形元素

图 1.1.51 描述的是某公司库存管理的业务流程图。

图 1.1.51 某公司库存管理的业务流程图

通过以上的讲解可以看出，无论是哪种类型的流程图均由若干个图形符号组成。

要制作这些流程图，首先要制作好各种图形符号，然后用这些图形符号构造流程图。

任务实施

下面以制作如图 1.1.51 所示的业务流程图（图中文字均为 5 号宋体）为例介绍流程

图的制作过程。在制作流程图时，首先要仔细观察该流程图由哪些基本图形符号组成；

接下来制作这些基本图形；然后使用这些基本图形构建该流程图。本任务中流程图由如

图 1.1.50 所示的基本图形符号组成。 1）新建一个空白 Word 文档，保存并命名为“流程图”。在下面制作中注意随时进行

保存操作（按 Ctrl+S 组合键）。 2）首先插入绘图画布。“绘图画布”实际上是文档中的一个特殊区域，用户可以在

其中绘制多个图形，其意义相当于一个“图形容器”。因为形状包含在绘图画布内，画布

中所有对象就有了一个绝对的位置，这样它们可作为一个整体移动和调整大小，还能避

免文本中断或分页时出现的图形异常。要新建绘图画布，在“插入”选项卡的“插图”

功能区中，下拉“形状”按钮，选择“新建绘图画布”命令（见图 1.1.52），随即在插入

点出现绘图画布。以后只要点击绘图画布，就会出现如图 1.1.53 所示的“绘图工具|格式”


24

选项卡，它集中提供了图片绘制及处理功能，使用

方便。 3）制作基本图形。绘制箭头（数据流向）：在

“绘图工具|格式”选项卡的“插入形状”功能区中，

单击“形状”中的“箭头”按钮，在画布上拖动

鼠标画出箭头；在“形状样式”功能区中，单击“形

状轮廓”中的“粗细”，在弹出的列表中选中 1 磅线

型，参见图 1.1.54。绘制圆角矩形（系统外实体）：在“绘图工具|格

式”选项卡的“插入形状”功能区中，单击“形状”

中的“圆角矩形”按钮，在绘图画布上拖动鼠标

画出圆角矩形。本流程图中用到的圆角矩形中基本上是三个

汉字，在此向该圆角矩形中添加三个汉字，如“生

产科”。选择它后右击，在出现的快捷菜单中选择

“添加文字”命令，在该圆角矩形中出现插入点，

输入文字，如图 1.1.55（a）所示。

图 1.1.53 “绘图工具格式”选项卡

设置该圆角矩形格式。选中圆角矩形，

单击“形状样式”对话框启动器，弹出如

图 1.1.56 所示的“设置形状格式”对话框，

单击左侧的“文本框”标签，设置内部边距

左、右、上和下值均为 0（这样可以使文字

在图形内排列更紧凑），垂直对齐方式选择

“中部对齐”，勾选“根据文字调整形状大小”

复选框（这样可以使图形的高度自动适应文

本），然后单击“关闭”按钮。最后的效果如

图 1.1.55（b）所示。绘制“文档”图形（单据、报表或账

目）：在“绘图工具|格式”选项卡的“插入

形状”功能区中，单击“形状”中的“流程

图”下的“文档”按钮，在绘图画布上

拖动鼠标画出“文档”图形，其格式设置方法与圆角矩形相似。

图 1.1.52 新建绘图画布

图 1.1.54 形状轮廓

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25

生产科

生产科

（a）输入文字（b）最终效果

图 1.1.55 制作“生产科”圆角矩形

绘制圆（系统中人员）：在“绘图工具|格式”选项卡的“插入形状”功能区中，单

击“形状”中的“椭圆”按钮，在绘图画

布上拖动鼠标时按住键盘上的 Shift 键画出

圆。接着更改圆的大小，在“大小”功能区

中，将高度和宽度均修改为 1.1 厘米，参见

图 1.1.57。由于流程图中用到的圆很小，要求圆

中文字编排很紧凑。若在圆中直接添加文

本且使它适应文本，将使圆过大。这里可

以通过插入一个文本框，在文本框中输入

文本，将文本框移到圆上进行组合来解决

这个问题。

图 1.1.57 修改圆形大小

参见图 1.1.58，在“绘图工具|格式”选项卡的“插入形状”功能区中，单击“文

本框”中的“绘制文本框”，在绘图画布上拖动鼠标画出一个文本框，输入文本（如

“负责人”）；然后在“形状轮廓”中选择“无轮廓”。将圆移动到该文本框内，调整位

置（通过放大显示比例，使用键盘上的箭头键调整更方便、精确），使“负责人”位

于圆的中间。

图 1.1.58 插入文本框

框选圆和文本框，然后右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“组合”中的“组合”

命令，将文本框和圆组合，如图 1.1.59 所示。它们被组合后可以整体移动或复制，而其

中文本照样可以更改，十分方便。

图 1.1.56 “设置形状格式”对话框


26

制作好的各基本图形如图 1.1.60 所示。 4）制作流程图中所有图形。制作各圆角矩形：流程图中的圆角矩形共有 5 个，如

图 1.1.61 所示。把原圆角矩形复制成 5 份，依次输入内容“用户”、“厂长办公室”（“厂

长”处要按回车键）、“生产科”、“会计科”和“车间”。

图 1.1.59 组合文本框和圆图 1.1.60 制作好的基本图形

车间会计科生产科

厂长办公室用户

图 1.1.61 各圆角矩形

制作各“文档”图形：流程图中不同文本的“文档”图形共有 9 个，如图 1.1.62 所

示制成 9 份，依次输入对应内容。

需求预测入库单库存台帐合同台帐

销售统计表发货通知合同出库单取消合同

通知

图 1.1.62 各“文档”图形

制作各圆形：流程图中不同文本的圆形共有 5 个，如图 1.1.63 所示。把原圆形复制

成 5 份，依次输入对应内容。

推销员计划员发货员负责人保管员

图 1.1.63 各圆形

5）构建流程图。构建如图 1.1.64 所示的容易定位的部分：首先摆放好“用户”和

“推销员”图形位置，复制箭头（前面已经画好的）并移至它们之间，调整箭头长短，使

之正好连接这两个图形。通过放大显示比例，调整更精确。

推销员用户发货通知合同计划员发货员

图 1.1.64 构建流程图（1）

摆放好后 4 个图形（“合同”、“计划员”、“发货通知”和“发货员”）的位置，使它

合同台账库存台账

取消合同

通知

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27

们之间的间距均相等。将前一箭头再复制 4 份，用它们分别连接这些图形。将“用户”和“推销员”图形之间的箭头设置为双箭头样式。选中该箭头，单击“形

状轮廓”项中的“箭头”，选中双箭头样式。把“取消合同通知”、“出库单”、“会计科”图形移至适当位置，其中“出库单”要复

制一份，再复制若干箭头，用鼠标移动、旋转箭头至合适位置及角度，如图 1.1.65 所示。

图 1.1.65 构建流程图（2）

复制一份“出库单”图形，摆放“出库单”、“会计科”图形，因为它们容易定位。

复制水平方向箭头，选中箭头，在“排列”功能区中，单击“旋转”中的“向右旋转

90°”，如图 1.1.66 所示。制作出一个垂直方向的箭头，将该箭头再复制一份，调整好

位置，如图 1.1.67 所示。

图 1.1.66 “旋转或翻转”菜单

图 1.1.67 构建流程图（3）

大致摆放其他图形位置，复制所需要的各箭头，放大显示比例为 200%，调整好各

图形及箭头位置。 6）使用流程图。为了更方便地使用制作好的流程图，最好将之转换成一张图片；

否则，当放大、缩小流程图时会引起各图形相对位置改变或文本被遮挡等。


28

在 Word 中可以将制作好的流程图直接粘贴成图片。框选流程图并复制，在“开始”

选项卡的“剪贴板”功能区中，下拉“粘贴”按钮，选择“选择性粘贴”命令，打开

如图 1.1.68 所示的“选择性粘贴”对话框，选择“图片（增强型图元文件）”，单击“确

定”按钮。当然，粘贴成图片后其中各图形及文本就不能更改了。所以，要将原流程图另外保

存，便于以后修改。

图 1.1.68 “选择性粘贴”对话框


想方便、快速地制作流程图，关键是要找出组成流程图的各基本图形，制作各基本

图形，然后使用这些图形构建流程图。在构建中要巧用“复制”功能，这里不一定是复

制一个图形，由若干个图形组成的部分有重复的，也可以直接复制。 Word 在“插入”选项卡的“插图”功能区的“形状”中提供了许多现成图形，可以

直接使用。 Word 中的图形可以直接绘制在页面上，但建议在绘图画布上绘制，这里可以方便地

框选各图形。绘图画布大小也可以自由调整，其 4 个角上的符号和 4 条边上的符

号就是用来调整大小的。 Word 中图片不仅仅可以调整大小，还可以进行裁剪。使用如图 1.1.69 所示的“图片

工具|格式”选项卡中的“裁剪”按钮即可进行裁剪，也可以将图片的裁剪部分复原。

若要删除图片的裁剪部分以减少存储容量，可以单击“图片工具|格式”选项卡中的“压

缩图片”按钮。

图 1.1.69 “图片”工具栏

当然，要自由灵活截取图片，可以使用抓图软件。抓图软件种类很多，下面介绍一

款抓图软件 SnagIt。

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SnagIt 操作界面如图 1.1.70 所示。其主要功能包括图像的任意区域截取、滚动窗

口截取、对象抓取、文本抓取、影片中的影像抓取；同时，它还可以对抓取后的图片

进行编辑并做一些特效处理。 SnagIt 软件的操作十分简单。如要截取图片一部分（如 Word 菜单栏），然后插入

Word 文档中，可以按如下操作步骤实现：单击 SnagIt 操作界面上的“范围”按钮[见

图 1.1.71（a）]，再单击“捕获”按钮[见图 1.1.71（b）]，然后框选 Word 菜单栏，出

现如图 1.1.72 所示的截取的 Word 菜单栏界面，可以用 SnagIt 绘图工具对截取的图片进

行修改，分别单击“全部复制”按钮、“完成”按钮，该图片被复制到剪贴板上，切换到

Word 文档中，指定插入点，然后粘贴即可。

（a）（b）

图 1.1.70 SnagIt 操作界面图 1.1.71 SnagIt 功能按钮

图 1.1.72 截取的 Word 菜单栏界面


30

1. 制作如图 1.1.73 所示的还书流程图。

图 1.1.73 还书流程图

2. 制作如图 1.1.74 所示的工资管理流程图。

图 1.1.74 工资管理流程图

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31

3. 制作如图 1.1.75 所示的程序流程图。

图 1.1.75 程序流程图

总结

Word 2010 是 Office 2010 中的一个组件，主要处理图文文档，又称为字处理软件。

微软公司提供的 Word 2010 字处理软件是根据现实工作与生活需要对文字、表格、流

程图、图表等信息组成文档的要求，分解成文字编辑、格式编排、表格制作、自选图

形制作、图表制作，以及插入剪贴画、图片文件、艺术字、数学符号等功能体系。文字信息可用“开始”选项卡的“字体”、“段落”两大功能区中的按钮进行修饰与

开始

结束


32

排版；表格信息可用“插入”选项卡的“表格”功能区中的按钮进行绘制；自选图形、

图表、剪贴画、图片文件可用“插入”选项卡的“插图”功能区中的按钮进行操作输

入；艺术字可用“插入”选项卡的“文本”功能区中的按钮进行操作输入；数学符号

可用“插入”选项卡的“符号”功能区中的按钮进行操作输入。图 1.1.76 和图 1.1.77 是本

任务主要牵涉到的功能体系图。

图 1.1.76 （开始）文字编辑与格式编排

图 1.1.77 （插入）图片、图形、图表、剪贴画、艺术字、符号等

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单元综述中、小型企业的大部分用户使用 Excel 软件进行数据

处理工作。用户通常将工作中用到的数据以表格的形式

存放在 Excel 工作表中，使用 Excel 软件强大的数据统计

功能与图表功能，达到自己的工作目标，提高工作效率。

在数据表格中，主要的数据处理包括单元格格式编排、公

式计算、函数应用、数据排序、筛选、分类汇总、图表制

作等。因此，掌握 Excel 工作表管理、使用 Excel 的运算

功能来处理数据信息、美化表格等 Excel 软件的功能操

作，是用户使用 Excel 软件进行工作必须要掌握的前提。本单元通过三个任务的学习与操作，主要阐述 Excel

表格中的数据信息处理，按照实际数据进行统计，并输

出统计图表等，并制作出用户所需要的数据表与统计图。

同时通过任务的学习与操作，帮助读者学会 Excel 2010基本功能的操作与应用。

任务 2.1 主要介绍单元格格式设置、公式计算、填

充柄的使用；SUM、AVERAGE、RANK、COUNTIF 等

基本函数的使用。任务 2.2 主要介绍数据的统计分析，涉及 IF 函数的

使用、自动筛选、高级筛选、分类汇总、定位、数据透

视表、数据排序、条件格式等功能操作。任务 2.3 主要介绍图表的制作，涉及图表类型的选

择、数据源系列设置、数轴标题设置、图表的修改及数

据透视图等功能操作。


34

任务介绍

学校教务部门对学生的成绩统计分析是日常工作的一个重要环节，尤其临近中考前

对初三级学生经常进行模拟考试，每次模拟考试后都要对成绩进行统计。主要统计工作

是：首先分班级统计出每位学生各科成绩的总分、每位学生成绩的平均分；然后按每位

学生总分从高到低排列出班级名次；最后将三个班级的成绩按总分进行级段名次排列（相

同总分为同一名次号，随后顺延，并对各科成绩统计出平均分、最高分、最低分以及各

分数段人数。最终统计结果如图 1.2.1 所示。

图 1.2.1 学生成绩统计最终结果（第 8～135 行已经隐藏）

任务实施

1. 收集原始数据与理解统计指标

（1）明确统计对象与统计指标 1）统计对象：初三（1）、初三（2）、初三（3）。 2）班级人数：各班人数分别为 45、48、43。 3）课程：社会、语文、数学、科学、英语。 4）统计指标要求如下。 ① 求每个学生成绩总分与平均分。 ② 按总分从高到低排序，总分相同者按学号顺序，同时写入名次号（RANK）。 ③ 求每门课程的平均分、最高分和最低分。（2）搜集信息及建立成绩表信息收集是进行成绩分析的一项非常重要的工作，是根据成绩统计的要求来组织原

学生成绩统计分析（公式与函数） E D任务 A

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单元 2 Excel 工作表管理

35

始数据。在本任务中，要收集三个班学生的学号、姓名、各门课程的成绩，这些数据一

般在教务处或班主任手中。这些数据有可能全部是纸质数据，也有可能全部是电子数据，

还有可能部分是电子数据（如学号、姓名）、部分是纸质数据（各科成绩）。对于纸质数

据，在收集时要仔细观察有无空缺和书写不清楚的地方，当场确定清楚，以免在输入数

据时再找当事人。建立数据表的关键是建立表栏目，在本任务中首先要建立图 1.2.2 中第 3 行所示的

表栏目。然后通过人工或已有的电子表格输入数据，最后形成的原始数据表如图 1.2.2 所示。

图 1.2.2 某学校的一份初始数据

2. 用公式计算总分与平均分（方法 1）

选中 I4 单元格，输入“＝D4+E4+F4+G4+H4”，然后按回车键，总分即可求出，如

图 1.2.3 所示。

图 1.2.3 利用公式计算总分

接下来选中 I4 单元格，利用填充柄工具拖动鼠标，直至最后一位学生的“总分”单

元格位置，如图 1.2.4 所示。


36

图 1.2.4 利用填充柄工具完成其他学生的总分统计

平均分的计算方法同样，选中 J4 单元格，输入“＝（D4+E4+F4+G4+H4）/5”，然

后按回车键，平均分即可求出，如图 1.2.5 所示。

图 1.2.5 利用公式计算平均分

同样选中 J4 单元格，利用填充柄工具拖动鼠标，直至最后一位学生的“平均分”单

元格位置，如图 1.2.6 所示。

图 1.2.6 利用填充柄工具完成其他学生的平均分统计

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37

3. 使用函数计算总分与平均分（方法 2）

选中 I4 单元格，单击“公式”选项卡后，系统显示如图 1.2.7 所示。

图 1.2.7 菜单选项选择插入函数的方法

在“函数库”功能区中单击“插入函数”按钮，在弹出的“插入函数”对话框中选

中函数“SUM”，如图 1.2.8 所示。

图 1.2.8 “插入函数”对话框

单击“确定”按钮，系统出现了“函数参数”对话框，如图 1.2.9 所示。可以发现“函数参数”对话框中的 Number1 已经处于选定状态，而默认选定 D4:H4，

而且其随后的“={84,79,59,58,60}”清楚地提示当前选定单元格的具体数值，结尾处还

有计算结果“=340”的提示。假设这个默认的选定不是统计所期望的，可以按键盘上的

Delete 键直接清除默认选定的内容，如图 1.2.10 所示。


38

图 1.2.9 “函数参数”对话框（1）

图 1.2.10 “函数参数”对话框（2）

可以直接在 Number1 后的框中输入单元格或数值，也可以用更简单的方法，即直接

单击 Number1 后的，弹出的对话框如图 1.2.11 所示。

图 1.2.11 手工选择参数

直接用鼠标选中所要求和的单元格区域，例如本例中的 D4 到 H4，如图 1.2.12 所示。选中求和的单元框 D4 到 H4 后，对话框中将自动根据所选中的区域显示“D4: H4”，

单击此区域后的返回至“函数参数”对话框，如图 1.2.13 所示。

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图 1.2.12 选中求和区域

图 1.2.13 “函数参数”对话框（3）

单击“确定”按钮，随即算出总分结果。利用填充柄计算出其余学生的总分。同理，使用函数 AVERAGE 就可以计算出每位学生的平均分。值得一提的是，其

统计范围仍然是 D4:H4，不要随便单击“确定”按钮，使统计结果有误，如图 1.2.14所示。

图 1.2.14 选择 AVERAGE 函数的参数

单击“确定”按钮，即计算出该学生的平均分，利用填充柄将其余学生的平均分计

算完成。比较求和函数“SUM”与平均分函数“AVERAGE”，两者操作方法大致相同，只不


40

过在“函数”的选择及统计范围上有所区别。Excel 统计函数的使用过程基本上大同小

异，在后面的统计函数使用中不再详细描述。

4. 求每门课程的平均分、最高分和最低分

平均分、最高分和最低分统计结果的位置，如图 1.2.15 所示。

图 1.2.15 平均分、最高分、最低分统计结果位置

选中单元格 D140，使用函数“AVERAGE”，单元格范围为“D4:D139”，按回车键

后即可求出第一门课程的平均分，然后用填充柄工具向右拉至单元格 H140 求得其余各

课程的平均分，如图 1.2.16 所示。

图 1.2.16 每门课程平均分

选中单元格 D141，单击“公式”选项卡，在“函数库”功能区中单击“插入函数”

按钮，出现“插入函数”对话框；在“或选择类别”下拉列表中选择“常用函数”，在“选

择函数”列表中选择“MAX”，单元格范围为“D4:D139”（注意：此处默认为 D4:D140，需要修改），按回车键后即可求出第一门课程的最高分，用填充柄工具向右拉至单元格

H141 求得其余各课程的最高分，如图 1.2.17 所示。同样继续求得最低分，选中单元格 D142，在“函数库”功能区中单击“插入函数”

按钮，系统出现“插入函数”对话框；在“或选择类别”下拉列表中选择“统计”，在“选

择函数”列表中选择“MIN”，单元格范围为“D4:D139”（注意：此处默认为 D4:D141，需要修改），按回车后即可求出第一门课程的最低分，用填充柄工具向右拉至单元格 H142求得其余各课程的最低分，如图 1.2.18 所示。

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图 1.2.17 每门课程最高分

图 1.2.18 每门课程最低分

5. 求班名次和段名次

当全班成绩总分都不相同时，可采用按总分进行降序排序，然后利用填充柄逐一填

上 1、2、3（等差序列）。事实上，一个班级同分者还是不少，若整个初三段，那就更多

了，因此该方法不可取。选中单元格 K4 中，在“函数库”功能区中单击“插入函数”按钮，系统出现“插入函

数”对话框；在“或选择类别”下拉列表中选择“统计”，在“选择函数”列表中排序函数

有“RANK.AVG”和“RANK.EQ”两项。“RANK.AVG”函数是将相同总分者的名次求其

平均，若第 7 名和第 8 名总分相同，则以“7.5、7.5”的形式表达；“RANK.EQ”函数是将

相同总分者的名次按相同名次处理，若第 7 名和第 8 名总分相同，则以“7、7”的形式表达。

此处选用“RANK.EQ”函数，系统弹出如图 1.2.19 所示的 RANK.EQ 函数参数对话框。此时在“Number”输入框中输入“I4”，因为是计算 I4 单元格中的数值在初三（1）

班中的排名；在“Ref”输入框中输入“I$4:I$48”，因为 I$4 到 I$48 区域就是初三（1）班全班学生的成绩序列；在“Order”输入框中缺省输入，留空即可；单击“确定”按钮

后，可求得第一位学生的班名次，用填充柄下拉到 K48，如图 1.2.20 所示。同理，在单元格 K49 中，单击“公式”选项卡，在“函数库”功能区中单击“插入


42

图 1.2.19 RANK.EQ 函数参数对话框

图 1.2.20 正确使用绝对引用求班名次

函数”按钮；在“选择函数”列表中选择“RANK.EQ”，系统弹出“RANK.EQ”对话框。

此时在“Number”输入框中输入“I49”，因为目的是要求得 I49 单元格中的数值在初三

（2）班中的排名；在“Ref”输入框中输入“I$49:I$96”，按回车键后，即可求得该名次。

接下来用填充柄下拉至单元格 K96，就可以求得初三（2）班全班每位学生的名次。在单元格 K97 中，单击“公式”选项卡，在“函数库”功能区中单击“插入函数”

按钮；在“选择函数”列表中选择“RANK.EQ”，系统弹出“RANK.EQ”对话框。

此时在“Number”输入框中输入“I97”，因为目的是要求得 I97 单元格中的数值在初三

（3）班中的排名；在“Ref”输入框中输入“I$97:I$139”，按回车键后，即可求得该名次。

接下来用填充柄下拉至单元格 K139，就可以求得初三（3）班全班每位学生的名次。段名次的求法当然也很简单，在单元格 L4 中，单击“公式”选项卡，在“函数库”

功能区中单击“插入函数”按钮；在“选择函数”列表中选择“RANK.EQ”，系统弹出

“RANK.EQ”对话框，此时在“Number”输入框中输入“I4”，因为目的是要求得 I4 单

元格中的数值在整个初三段中的排名；在“Ref”输入框中输入“I$4:I$139”，按回车键

后，即可求得该名次。接下来用填充柄下拉至单元格 L139，这样就可以求得整个初三段

每位学生的名次。在正确的解决方式下，可发现“RANK.EQ”函数是对相同总分的名次按相同的名次

号填写，这也是求名次的目的。如果想直观地看到实际效果，可以通过排序清楚地检查

上述操作是否正确。

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6. 统计各门课程各分数段的人数（优 85～100 分，中 70～84 分，及格 60～69 分，

不及格 0～59 分）

选择单元格 D143，单击“公式”选项卡，在“函数库”功能区中单击“插入函数”

按钮；在“插入函数”对话框的“或选择类别”下拉列表中选择“统计”，在“选择函

数”列表中选择“COUNTIF”，系统弹出“COUNTIF”对话框；在“Range”输入框

中输入“D4:D139”，在“Criteria”输入框中输入“>=85”，按回车键后，用填充柄工具

向右拉至单元格 H143，如图 1.2.21 所示。

图 1.2.21 “COUNTIF”函数的使用

单击“确定”按钮，并用填充柄右拉到 H143，系统显示如图 1.2.22 所示。

图 1.2.22 统计各门课程优（85～100 分数段）的人数

如果已经掌握了函数格式，就不需通过“函数参数”对话框和“COUNTIF”对话框，

直接在编辑栏输入函数表达式即可。选择单元格 D144，输入“=COUNTIF(D4:D139,">=70")- COUNTIF(D4:D139, ">=85")”，

按回车键后，用填充柄工具向右拉至单元格 H144。选择单元格 D145，输入“=COUNTIF(D4:D139,">=60")-COUNTIF(D4:D139, ">=70")”，

按回车键后，用填充柄工具向右拉至单元格 H145。选择单元格 D146，输入“=COUNTIF(D4:D139,"<60")”，按回车键后，用填充柄工

具向右拉至单元格 H146。最后操作结果如图 1.2.23 所示。


44

图 1.2.23 各门课程各分数段的人数统计结果


求和与求平均既可以用公式计算，也可以用函数 SUM、AVERAGE 实现，后者比前

者操作更加方便，尤其在几十项数据进行求和与求平均时，公式将很难实现，而用函数会

轻而易举。但公式可以进行加“+”、减“-”、乘“*”、除“/”、乘方“**”运算，对于加

权平均则需要函数与公式配合才能得以实现。 Excel 具有的函数功能，按照不同用途分为财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、

查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息。用户需要使用函数时，可选择函数类型，再选择

该子类中的函数。若无法判断使用函数的类型，可选择“全部”，再逐步下拉查找。学习 Excel 函数，不可能掌握每一个函数功能的操作，只需掌握常用的几个函数，

如 SUM、AVERAGE、IF、COUNTIF、COUNT、MAX 等即可。一般在使用函数的过程

中，可通过帮助文件获取操作方法与步骤。Office 2010 已经集成强大的帮助系统，如预

先不知道怎样用函数求平均分，只需单击“文件”菜单→“帮助”按钮，选择

，系统在窗口的右侧出现“Excel 帮助”对话框，如图 1.2.24 所示。在

“搜索”框中输入“平均”，然后单击按钮进行搜索，出现如图 1.2.25 所示的搜索结果。

图 1.2.24 Excel 帮助的使用图 1.2.25 搜索结果

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选择“计算一组数的平均值”，系统出现如图 1.2.26 所示的显示结果。

图 1.2.26 计算数字的平均值的几种方法

如单击“计算连续行或列中数的平均值”，系统出现如图 1.2.27 所示的显示结果。

图 1.2.27 求平均的操作方法


46

如图 1.2.27 所示对话框中圆圈中的内容，就是告诉用户求平均值的操作方法。函数或公式的使用过程中，范围的选择是关键，同时要确定是相对引用还是绝对引

用。如“RANK.EQ”函数，“Ref”引用的单元格范围应该是绝对引用，此处若用相对引

用“I4:I48”，系统执行函数命令后出现如图 1.2.28 所示的填充结果，从中可以发现许多

错误，如学号为 17 号的李阳和 30 号的朱振海总分都是 440，但是班名次分别是 7 和 4；表格中出现多个第四名的总分不相同的情况。

图 1.2.28 用相对引用填充的结果

要灵活应用函数，在单个函数解决不了问题的时候，可以使用多个函数进行计算。数据的正确性是最关键的，错误的原始数据会导致错误的结果。在使用公式与函数

进行统计时，其结果显示出来后一定要经过人工的检查与核对，不能忽略这一重要的环

节。尽量采用复制、粘贴的方法，获取已经经过验证的正确函数表达式。

建立或寻找类似如图 1.2.29 所示的表，保存为“某某公司工资表.xlsx”。

图 1.2.29 某某公司工资表

1）选择其中的“Sheet1”工作表，利用 IF 函数求“职务津贴”。条件：总经理的职务津贴 3000 元，经理的职务津贴 2000 元，工程师的职务津

贴 1500 元，其余员工的职务津贴 1000 元。 2）计算应发工资。应发工资=基本工资+职务津贴+基本工资＊加班天数/20

实战训练

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3）利用 IF 函数求“所得税”。所得税＝（基本工资－1600）＊税率条件：基本工资＜＝1600 税率为“0%” 基本工资－1600＜500 税率为“5%” 500＜＝基本工资－1600＜2000 税率为“10%” 2000＜＝基本工资－1600＜5000 税率为“15%” 5000＜＝基本工资－1600＜20000 税率为“20%” 4）计算实发工资。实发工资＝应发工资－基本工资＊加班天数/20－所得税 5）利用 ROUND 函数对“实发工资”进行四舍五入并保留小数点后一位小数。 6）将表中相应的数字格式设置为“货币”格式。 7）将各列调整到最合适的列宽，并将“Sheet1”重命名为“一月工资”。 8）在表“一月工资”中的空白单元格中添加并进行相应的计算，如图 1.2.30 所示。

图 1.2.30 新添单元格计算

任务介绍

教务处在任务 2.1 成绩统计分析表的基础上要进一步对数据进行统计分析，要求统

计出全科合格（5 门成绩都及格）的学生清单、有一门及以上课程成绩不及格的学生清

学生成绩统计分析（排序、筛选、分类汇总） E E任务 A

利用 SUM 函数计算实发工资总额利用 MAX 函数计算最高实发工资利用 MIN 函数计算最低实发工资利用 AVERAGE 函数计算平均实发工资

利用 COUNTIF 函数分别统计各部门人数

利用 COUNT 或 COUNTA 函数进行统计


48

单、成绩不及格和 90 分以上作不同标记、各班各科成绩的平均值、学生总平均成绩的

等级。学生成绩全科合格是成绩分析的一个重要指标，即每门课程圴大于等于 60 分，也

是对试卷总体分析难易度的重要依据；有一门及以上课程成绩不及格的学生清单，这类

学生要参加下一学期的补考，需要单列出来提前发通知告知学生，在假期中做好充分准

备；成绩不及格和 90 分以上作不同标记，供班主任对成绩在两头的学生引起关注，让班

主任一目了然；各班各科成绩的平均值，可以看出班与班之间的成绩比较，分析出各班

成绩的优劣。学生总平均成绩的等级，是以定量成绩进行定性分析的区域划分，有利于

班主任对学生的定位，如当前的会考成绩统计中，学生成绩均按等级 A、B、C、D、E进行划分并打印成绩单。

任务实施

1. 创建一个工作簿

打开工作簿“学生成绩统计.xlsx”，将其保存为“学生成绩管理.xlsx”。在下面制作

中注意随时进行保存操作（按 Ctrl+S 组合键）。

2. 分别制作全科成绩及格与至少有一门课程成绩不及格的学生清单（方法 1）

两项制作内容可以同时考虑，筛选出全科成绩都合格的学生，剩余的学生就是至少

有一门课程成绩不及格的学生。为了不破坏原始数据，建议不要直接在 Sheet1 表中进行，而在另一张表 Sheet2 中进

行操作。在 Sheet1 表中，选定单元格范围 A1:L139，右击，在弹出的快捷菜单中选择“复

制”命令，单击 Sheet2 表，在单元格 A1 位置右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”

命令，将原始数据复制到 Sheet2 中。在 Sheet2 中，选定范围 A3:L139，右击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，

在单元格 A151 右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令，备份一张原成绩表内容。

在备份的 Sheet2 中，单击单元格 A3，在“数据”选项卡的“排序和筛选”功能区

中单击“筛选”按钮，下拉“社会”科目后系统显示如图 1.2.31 所示工作表。单击下拉列表“数字筛选”中的“大于或等于”，弹出“自定义自动筛选方式”对

话框，如图 1.2.32 所示。在“自定义自动筛选方式”对话框中，通过下拉列表选择“大于或等于”，在右边

输入框中输入“60”，单击“确定”按钮，然后将其余四门课程对应的筛选条件用同样

方式进行操作，最后自动筛选出来的记录就是五门课程都及格的学生清单，如图 1.2.33所示。

观察表格，注意最左侧的行号，颜色是蓝色的，而且行号是不连续的，说明这已经

是筛选的结果。筛选出来的记录建议放在另一张表中。选定经筛选后的记录和表头，右

击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，单击 Sheet3，在单元格 A1 处右击，在弹

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图 1.2.31 自动筛选状态下的工作表

图 1.2.32 自定义自动筛选方式

图 1.2.33 五门课程都及格的学生清单


50

出的快捷菜单中选择“粘贴”命令，就将五门课程都及格的学生清单都复制进来，并修

改表头内容为“××学校初三段课程全部及格学生一览表”，如图 1.2.34 所示。

图 1.2.34 课程全部及格学生一览表

实际上要求得到“至少有一门课程不及格”的学生范围，可回到上述的 Sheet2 表中，

选定筛选后的数据行（不包括表头和表标题），也就是五门课程都及格的学生数据行，

在“开始”选项卡的“单元格”功能区中，选择“删除→删除工作表行”命令，此时

会发现表中除了表头和表标题，没有数据行了，接下来在“数据”选项卡的“排序和

筛选”功能区中单击“筛选”按钮后，即可恢复至正常数据状态。此时数据表上的内

容就是至少有一门课程不及格的学生记录，如图 1.2.35 所示。同理，将这些数据进行

选择（包括数据行和表头），右击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，单击 Sheet3，在单元格 A150 处右击，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令，将至少有一门课程不

及格的学生记录复制进来，并修改表头内容为“××学校初三段至少有一门不及格学

生一览表”。

图 1.2.35 至少有一门不及格学生一览表

思考：观察“××学校初三段课程全部及格学生一览表”和“××学校初三段至少

有一门不及格学生一览表”中的班名次和段名次，根据现象，分析原因。

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3. 制作全科成绩合格与至少有一门课程成绩不及格的学生清单（方法 2）

方法 1 采用了“自动筛选”功能，方法 2 将采用“高级筛选”功能。高级筛选用法的关键是要创建一个条件区域。至少有一门课程不及格的条件区域设

置是一种“或”运算，在表格中空的位置输入，比如选定第 149 行，将 D3:H3 内容复制，

在单元格 D149 粘贴，在 149 行对应的课程下输入“＜60”内容，并相互错开行数。其

条件区域设置如图 1.2.36 所示。在“数据”选项卡的“排序和筛选”功能区中单击按钮，将方式选为“将筛选

结果复制到其他位置”，列表区域选择 A3:L139，条件区域选择刚刚建立的 D149:H154，复制到 A160，A160 即筛选结果的起始单元格位置，如图 1.2.37 所示。

图 1.2.36 至少有一门课程不及格的条件区域设置图 1.2.37 高级筛选的设置

单击“确定”按钮后，就会在 A160 为起始单元格中显示满足“至少有一门课程不

及格”的筛选条件的结果，如图 1.2.35 所示。要筛选全科成绩都合格的学生，只有将条件格式设为“与”的方式，即在一行中设

置条件即可，如图 1.2.38 所示。

图 1.2.38 “与”运算条件区域设置

4. 将成绩不及格的用红色标注，90 分（包括 90 分）以上的用绿色标注

成绩管理中经常为了清楚地分辨学生成绩的高低，用不同颜色区分不及格者和 90分以上者，此时利用“条件格式”就可以轻松完成。

因为要对原始数据进行成绩管理，建议不要直接在 Sheet1 表中进行，而在另一张表

中进行数据管理。在 Sheet1 表中，选定单元格范围 A1:L139，将原始数据复制到 Sheet4表中。

在 Sheet4 表中，选定单元格范围 D4:H139，在“开始”选项卡的“样式”功能区中单

击“条件格式”下拉按钮，在下拉菜单中选择“突出显示单元格规则→其他规则”命令，系

统弹出“新建格式规则”对话框，根据成绩管理的要求设置单元格值小于 60；单击“格式”

按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“颜色”位置选择“红色”，在“字形”位置选择

“加粗”，单击“确定”按钮回到“新建格式规则”对话框，完成对不及格成绩的条件设

定，如图 1.2.39 所示。


52

同样，在“新建格式规则”对话框中，根据成绩管理的要求设置单元格值大于或等

于 90；单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“颜色”位置选择“绿色”，

在“字形”位置选择“加粗”，单击“确定”按钮回到“新建格式规则”对话框，完成对

90 分以上成绩的条件设定，如图 1.2.40 所示。

图 1.2.39 新建格式规则图 1.2.40 设置条件

再单击“确定”按钮，即可在 Sheet4 中将单元格 D4:H139 范围内的数据按不及格分

数用红色粗体显示，90 分（包括 90 分）以上用绿色粗体显示。

5. 各班各门课程平均值统计

（1）用分类汇总功能实现（方法 1）要求对 Sheet1 表中的数据进行分类汇总，求出初三（1）、初三（2）、初三（3）各

个班级，社会、语文、数学、科学、英语五门课程的班级平均分。在 Sheet1 表中，选定单元格范围 A1:L139，将原始数据复制到 Sheet5 中。在 Sheet5 表中，鼠标单击任一数据单元格，按 Ctrl+Shift+8 组合键，即可选中整个

数据清单，在“数据”选项卡的“分级显示”功能区中单击“分类汇总”按钮，系统弹

出“分类汇总”对话框，如图 1.2.41 所示。按照要求是对各个班级进行如下设置：“分类字段”设置为“班级”；“汇总方式”

设置为“平均值”；“选定汇总项”中将五门课程社会、语文、数学、科学、英语的复选

框选中，如图 1.2.42 所示。

图 1.2.41 “分类汇总”对话框图 1.2.42 “分类汇总”对话框设置结果

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单击“确定”按钮，并选择“2”，系统出现如图 1.2.43 所示结果。即求出初三（1）、初三（2）、初三（3）各个班级社会、语文、数学、科学、英语五门课程的班级平均分。

图 1.2.43 各班各门课程平均值分类汇总结果

在图 1.2.43 的左上角有可选择项：选择“1”，系统只显示“总计平均值”；

选择“2”，系统显示各班平均值及总计平均值；选择“3”，系统显示每位学生的明细

成绩，并在每班级最后一位学生成绩下一行显示该班的平均值，最后一行显示总计平

均值。分类合并依赖于源数据，因此将分类汇总结果复制到另一张工作表或另一工作簿中

仍然依赖于源数据。为了脱离源数据，可使用“定位”功能实现。选择图 1.2.42 中 A3:H143区域，在“开始”选项的“编辑”功能区中单击“查找和选择”下拉按钮，在下拉菜

单中选择“定位条件”命令，系统出现如图 1.2.44 所示的对话框。选中“可见单元格”

单选按钮，单击“确定”按钮。对选定的数据区域进行复制，在新工作表中进行粘贴，

系统出现如图 1.2.45 所示结果。删除 B 列和 C 列，再做适当的编辑就能达到理想的

效果。

图 1.2.44 “定位条件”对话框图 1.2.45 可见单元格复制结果

（2）用数据透视表功能实现（方法 2）在 Sheet1 表中，选定单元格范围 A3:L139，在“插入”选项卡的“表格”功能区中单

击“数据透视表”下拉按钮，在下拉菜单中选择“数据透视表”命令，系统出现如图 1.2.46所示的“创建数据透视表”对话框。此处的“表/区域”中的“Sheet1!$A$3:$L$139”是

系统自动识别原先选定的数据区域，若数据区域不对，可重新选择。数据透视表的目标

位置可建立在新的工作表中，也可以与数据区域在同一张工作表。此时若选择“现有工

作表”，要在“位置”处确定数据透视的目标区域。


54

本次操作将数据透视表建立在新工作表中，单击“确定”按钮，系统出现如图 1.2.47所示的数据透视表字段区域设置界面。新工作表包含“数据透视表”工具栏和“数据透

视表字段列表”。在“数据透视表字段列表”下方有 4 个不同

的区域，分别是“报表筛选”区域、“列标签”区

域、“行标签”区域和“数值”区域。它们都可以

包容一个或多个源数据表中的字段信息，但是由

于位置不同，所以名称和作用完全不同。在“数

据透视表字段列表”窗口里，将“班级”字段拖

放至“行标签”下；将“社会”、“语文”、“数学”、

“科学”、“英语”字段依次拖放至“数值”下，系

统出现如图 1.2.48 所示的结果。

图 1.2.47 数据透视表字段区域设置界面

图 1.2.48 字段设置结果

图 1.2.46 “创建数据透视表”对话框

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双击单元格 B4，或在“数值”区域下拉“求和项：社会”，出现快捷菜单后，选择

“值字段设置”命令，系统出现如图 1.2.49 所示的“值字段设置”对话框。在“计算类型”下拉列表中选择“平均值”，并将“自定义名称”文本框中的“平

均值项：社会”改为“ 社会”，注意在“社会”前要加一个空格，否则系统会提示“已

有数据透视表相同字段名存在”的错误信息。同理，对“语文”、“数学”、“科学”、“英语”计算出平均值，并修改其标题。最后

操作结果如图 1.2.50 所示。

图 1.2.49 “值字段设置”对话框图 1.2.50 各班各科成绩平均值数据透视表

数据透视表的一大优点是目标数据显示的灵活性。若只需要显示初三（1）和初三

（3）的各科成绩平均值，下拉“班级”列表，系统出现如图 1.2.51 所示的对话框。单击“初三（2）”前面的复选框，去掉“√”，单击“确定”按钮，系统出现如

图 1.2.52 所示的初三（1）和初三（3）的各科成绩平均值的数据透视表。

图 1.2.51 记录显示选择图 1.2.52 经筛选后的平均成绩表

6. 学生平均分成绩分等级

按学校要求对初三年级的三个班级进行平均分成绩分等级统计管理，规定将学生


56

平均分的百分制转换成不同的等级，有多种不同的划分方法，这里指定要求在原数据

清单中增加“M3”单元格并输入“等级”，将 J 列学生的平均分从百分制的分数转换

成 M 列的 A（90～100）、B（80～89）、C（70～79）、D（60～69）与 E（低于 60）五个等级。

解决这类分级问题用逻辑判断函数 IF 即可。IF 函数的格式如图 1.2.53 所示。

图 1.2.53 IF 函数的格式

如果简单地将成绩分成两个等级 A（>=60）、B（<60）的话，只需要在指定的单元

格如 M4 中输入=IF(J4>=60,"A","B")即可。如果分成多个等级，只要将逻辑判断的条件进行嵌套，在 M4 中输入

=IF(J4>=90,"A",IF(J4>=80,"B",IF(J4>=70,"C",IF(J4>=60,"D","E"))))。对以上公式进行分析：先对 J4 单元格的值进行判断，是否大于等于 90，是，就是

“A”；不是，也就是小于 90 的情况，进入嵌套逻辑判断，是否大于等于 80，是，就是“B”；不是，也就是小于 80 的情况，再进入嵌套逻辑判断，是否大于等于 70，是，就是“C”；不是，也就是小于 70 的情况，还是进入嵌套逻辑判断，是否大于等于 60，是，就是“D”；

不是，那么就是小于 60，当然就是“E”了，如图 1.2.54 所示。

图 1.2.54 利用 IF 函数进行成绩分等级


Excel 对数据筛选可使用“自动筛选”与“高级筛选”功能。“自动筛选”可对某列

设置单一筛选条件，也可以用“与”关系或“或”关系设定条件；多列设置，其列与列

条件成“与”的关系。“高级筛选”功能，要先设置条件区域，条件区域由标题行和条件

行组成。列与列之间成“与”的关系，其表达式写在同一行上；列与列之间成“或”的

关系，其表达式写在不同行上。筛选结果可在源数据区域显示，也可以将筛选结果复制

到另外的空白区域。 “条件格式”要做两项操作：一是设定条件（表达式）；二是设定格式（字体、字号、

颜色、下划线等）。该功能操作的结果是将满足条件的数据用指定的格式显示，如不及格者

用“红色”标注，以示醒目。

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57

“条件格式”在条件设定时通常使用“单元

格”选项，这种方法读者容易理解，也容易操作。

另一种方法是在条件设定时使用“公式”，则有一

定的难度。如要将有一门成绩不合格的学生姓名

标志为“红色”，其操作为：先选定区域 C4:C139，即选定“姓名”区域，在“开始”选项卡的“样

式”功能区中单击“条件格式”下拉按钮，在下

拉菜单中选择“突出显示单元格规则→其他规

则”命令，系统弹出“新建格式规则”对话框，

如图 1.2.55 所示，选择规则类型为“使用公式确

定要设置格式的单元格”，再填写公式，单击“确

定”按钮，有一门课程不及格的学生姓名即可显

示为红色。 “分类汇总”功能，在操作前必须要先对关键字段进行排序，不然排序结果没有任何意

义。分类汇总的结果有以下三种显示形式： 1）明细记录与分类汇总值。 2）分类汇总值。 3）总汇总值。数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。可旋转其行和列以看到

源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。因此，透视图表既要具备制

作报表与图表的功能，又能灵活多变地显示报表或图表结果，应该是 Excel 软件的精华

之一。 IF 函数作为逻辑判断用途很广，简单的 IF 语句可通过对话框进行设置。但大多数

的统计需要多重嵌套，因此在编写公式的时候，先分成两段式，再将后一段继续用 IF 函

数展开，最后一定要检查括号是否使用正确与配套，否则有可能引起结果错误或出现非

法公式的错误信息对话框。

1. 建立如图 1.2.56 所示的员工工资表。 2. 在 D1 单元格中填写等级，用 IF 函数填写下列单

元的级别，规定“高工”为“A”，“工程师”为“B”，“助

工”为“C”，其他为“D”。 3. 用饼形图制作各职称的比例。 4. 工资低于 300 元者，姓名显示红色；高于 500 元

者，姓名显示蓝色。 5. 复制当前表数据到另一张表中，求出每类职称的

平均工资。

实战训练

图 1.2.55 有一门课程不及格学

生姓名格式标记为红色

图 1.2.56 员工工资表


58

任务介绍

教务处对学生成绩统计分析后，要编写成绩统计分析报告，因此要根据任务 2.1 的

统计分析结果，制作出在分析报告中所需要的统计图表。本分析报告需要每门课程各分

数段成绩分布图，每门课程的平均分、最高分、最低分三者相比较的统计图素材。数据处理结果可用图示法。图示法是用统计图形来表示次数分布的方法，常用的有

直方图、饼形图、折线图、曲线图等。

1. 直方图

直方图是用矩形的宽度和高度来表示频数分布的图形。在平面直角坐标中，横轴表示

数据分组，纵轴表示次数或频率，这样各组与相应的频数就形成了一个矩形，即直方图。例如某班学生统计学考分次数分布如表 1.2.1 所示。

表 1.2.1 某班学生统计学考分次数分布

成绩/（分）次数比重/（%）

60 以下 2 5.0

60～70 7 17.5

70～80 11 27.5

80～90 12 30.0

90～100 8 20.0

合计 40 100.0

根据表 1.2.1 资料，绘制直方图如图 1.2.57 所示。

图 1.2.57 某班学生统计成绩的直方图

从直方图可以直观地看出学生考试情况及其人数的分布状况。对于等距分组的数据，可以用矩形的高度直接表示次数的分布；如果是不等距分组

学生成绩统计分析（图表） E F任务 A

比重/%

次数

35

30

25

20

15

10

5

0

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数据，用矩形的高度来表示各组次数的分布就不再适用。这时，如果用矩形的面积来表

示各组的次数分布，或根据次数密度（即各组次数与该组组距之比）来绘制直方图，就

可以准确地表示各组数据分布的特征。

2. 圆形图（饼形图）

圆形图是以圆形各个部分面积的大小来表示指标或指标值的大小，或各组占总体比

重的几何图形，主要用于描述数据间比例分配关系差异。绘制圆形图时，以一适当的半径画圆。整个圆的面积表示某组数据的总体。将圆按

各组的比重划分成若干个扇形（组的个数），以扇形面积的大小表示各组的比重。根据表 1.2.1 资料，绘制圆形图如图 1.2.58 所示。

3. 折线图

折线图也称次数多边形图。在直方图的基础上，把直方图顶部的中点（即组中值）

用直线连接起来，再把原来的直方图抹掉就是折线图。需要注意，折线图的两个终点要

与横轴相交，具体的做法是将第一个矩形的顶部中点通过竖边中点连接到横轴。这样才

会使折线图下所围成的面积与直方图的面积相等，从而使二者所表示的次数分布一致。根据表 1.2.1 资料，绘制折线图如图 1.2.59 所示。

图 1.2.58 某班学生统计成绩的图形图图 1.2.59 某班学生统计学成绩的折线图

任务实施

1. 利用图表功能绘制每门课程各分数段人数分布图

打开文件“学生成绩统计图表.xlsx”。利用 Excel 图表功能，绘制每门课程各分数段

人数分布图，效果如图 1.2.60 所示。 1）打开包含所需统计信息的数据表。 2）选择要进行数据分析的数据区域 A142:H145。 3）在“插入”选项卡的“图表”功能区中单击“柱形图”下拉按钮，在下拉列表

中选择“簇状柱形图”，弹出如图 1.2.61 所示界面。 4）选中图表，单击“图表工具|设计”中的“选择数据”按钮，弹出对话框如图 1.2.62

所示。单击“切换行/列”按钮，弹出对话框如图 1.2.63 所示。

35

30

252015

10

50


60

图 1.2.60 各门课程成绩分数段人数分布图图 1.2.61 簇状柱形图

图 1.2.62 选择数据源

图 1.2.63 添加图例项

5）在“图例项（系列）”中删除系列 1 和系列 2，选中“系列 3”，单击“编辑”按

钮，弹出“编辑数据系列”对话框，在对应的“系列名称”输入框中输入“="社会"”，在“系列值”输入框中输入“=初三段期末成绩表!$D$142:$D$145”，如图 1.2.64 所示；

同理，继续按以上操作步骤，编辑系列 4、系列 5、系列 6、系列 7 的“系列名称”和“系

列值”，如图 1.2.65 所示。 6）选中图表，单击“图表工具|布局→图表标题

→图表上方”，如图 1.2.66 所示，将标题内容修改为

“分数段人数分布柱形图”。 7）选中图表，单击“图表工具 |布局→坐标轴

标题→主要横坐标轴标题→坐标轴下方标题”，如图 1.2.64 编辑系列

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图 1.2.67 所示，将标题内容修改为“分数段”。

图 1.2.65 系列编辑结果

图 1.2.66 修改图表标题图 1.2.67 横坐标轴标题

8）选中图表，单击“图表工具|布局→坐标轴标题→主要纵坐标轴标题→竖排标

题”，如图 1.2.68 所示，将标题内容修改为“人数”，最后生成的图表如图 1.2.69 所示。

图 1.2.68 纵坐标轴标题图 1.2.69 坐标轴标题修改结果

2. 利用图表功能绘制各分数段各门课程人数分布图

利用 Excel 图表功能，绘制各分数段各门课程人数分布图，效果如图 1.2.70 所示。 1）打开包含所需统计信息的数据表。 2）选择要进行数据分析的数据区域 A142:H145。 3）在“插入”选项卡的“图表”功能区中单击“柱形图”下拉按钮，在下拉列表

中选择“簇状柱形图”，弹出如图 1.2.71 所示界面。


62

图 1.2.70 各分数段各门课程成绩分布图图 1.2.71 各分数段各门课程成绩分布簇状柱形图

4）选中图表，单击“图表工具|设计”选项卡中的“选择数据”按钮，弹出对话

框如图 1.2.72 所示。

图 1.2.72 各分数段各门课程成绩分布图数据源

5）在“图例项（系列）”中选中“85-100”，单击“编辑”按钮，弹出“编辑数据列”

对话框，在对应的“系列名称”输入框中输入“=初三段期末成绩表!$A142”，在“系列

值”输入框中输入“=初三段期末成绩表!$D$142:$D$145”，如图 1.2.73 所示；同理，继

续按以上操作步骤，编辑“70-84”、“60-69”、“0-59”的“系列名称”和“系列值”。单

击“水平（分类）轴标签”中的“编辑”按钮，设置“轴标签区域”如图 1.2.74 所示，

最终效果如图 1.2.75 所示。

图 1.2.73 各分数段各门课程成绩分布图系列编辑图 1.2.74 各分数段各门课程成绩分布图轴标签设置

6）选中图表，单击“图表工具|布局→坐标轴标题→主要横坐标轴标题→坐标轴下

方标题”，如图 1.2.76 所示，将标题内容修改为“科目”。 7）选中图表，单击“图表工具|布局→坐标轴标题→主要纵坐标轴标题→竖排标题”，

如图 1.2.68 所示，将标题内容修改为“人数”，最后生成的图表如图 1.2.77 所示。

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63

图 1.2.75 各分数段各门课程成绩分布图系列设置

图 1.2.76 坐标轴标题修改图 1.2.77 标题修改结果

3. 利用图表功能绘制每门课程平均分、最高分、最低分统计图

利用 Excel 图表功能，绘制每门课程平均分、最高分、最低分统计图，效果如图 1.2.78所示。

1）打开包含所需统计信息的数据表。 2）选择要进行数据分析的数据区域 A139:H141。 3）在“插入”选项卡的“图表”功能区中单击“柱形图”下拉按钮，在下拉列表

中选择“簇状柱形图”，弹出如图 1.2.79 所示界面。

图 1.2.78 每门课程平均分最高分图 1.2.79 每门课程平均分最高分

最低分统计图最低分统计簇状柱形图

4）选中图表，单击“图表工具|设计”选项卡中的“选择数据”按钮，弹出对话框

如图 1.2.80 所示。


64

5）在“图例项（系列）”中选中“课程平均分”，单击“编辑”按钮，弹出“编辑

数据列”对话框，在对应的“系列名称”输入框中输入“=初三段期末成绩表！$A$139”，在“系列值”输入框中输入“=初三段期末成绩表!$D$139:$H$139”，如图 1.2.81 所示；

同理，继续按以上操作步骤，编辑“课程最高分”、“课程最低分”的“系列名称”和“系

列值”。单击“水平（分类）轴标签”中的“编辑”按钮，设置“轴标签区域”如图 1.2.82所示，最终效果如图 1.2.83 所示。

图 1.2.80 每门课程平均分、最高分、图 1.2.81 每门课程平均分、最高分、

最低分统计图数据源最低分统计图系列编辑

图 1.2.82 每门课程平均分、最高分、图 1.2.83 每门课程平均分、最高分、

最低分统计图轴标签设置最低分统计图系列设置结果

6）选中图表，单击“图表工具|布局→坐标轴标题→主要纵坐标轴标题→竖排标题”，

将标题内容修改为“分数”，最后生成的图表如图 1.2.84 所示。

4. 用透视图功能制作各班各科成绩平均分统计图

在 Sheet1 表中，选定单元格范围 A3:H139，在“插入”选项卡的“表格”功能区

中单击“数据透视表”下拉按钮，在下拉菜单中选择“数据透视图”命令，系统出现

如图 1.2.85 所示的“创建数据透视表及数据透视图”对话框。此处的“表/区域”中的

“Sheet1!$A$3:$H$139”是系统自动识别原先选定的数据区域，若数据区域不对可重新选

择。数据透视图的目标位置可建立在新的工作表中，也可以与数据区域在同一张工作表。

此时若选择“现有工作表”，要在“位置”处确定数据透视的目标区域。本次操作将数据透视图建立在新工作表中，单击“确定”按钮，系统出现如图 1.2.86

所示的数据透视图字段区域设置界面。新工作表包含“数据透视表”工具栏、图表区和

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“数据透视表字段列表”。

图 1.2.84 每门课程平均分、最高分、图 1.2.85 “创建数据透视表及数据

最低分统计图标题设置结果透视图”对话框

图 1.2.86 数据透视图字段区域设置界面

在“数据透视表字段列表”下方有 4 个不同的区域，分别是“轴字段（分类）”区、

“图例字段（系列）”区、“数值”区以及“报表筛选”区。它们都可以包容一个或多个

源数据表中的字段信息，但是由于位置不同，所以名称和作用完全不同。在“数据透

视表字段列表”窗口里，将“班级”字段拖放至“轴字段（分类）”下，将“社会”、“语

文”、“数学”、“科学”、“英语”字段依次拖放至“数值”下，系统出现如图 1.2.87 所

示的结果。双击单元格 B2，或单击图表区域上方“求和项：社会”图标，或在“数值”区域下

拉“求和项：社会”，均出现快捷菜单，选择“值字段设置”命令，系统出现如图 1.2.88所示的对话框。

在“计算类型”下拉列表中选择“平均值”，并将“自定义名称”文本框中的“平

均值项：社会”改为“ 社会”，注意在“社会”前要加一个空格，否则系统提示“已有

数据透视表相同字段名存在”的错误信息。


66

图 1.2.87 图例字段设置结果

同理，对“语文”、“数学”、“科学”、“英语”

计算出平均值，并修改其标题。最后操作结果如

图 1.2.89 所示。数据透视图与数据透视表具有相同性，目

标图显示具有灵活性。若只需要显示初三（1）和初三（3）的各科成绩平均值的透视图，可下

拉“班级”列表，在出现的对话框中单击“初

三（2）”前面的复选框，去掉“√”，单击“确

定”按钮，系统出现如图 1.2.90 所示的初三（1）和初三（3）的各科成绩平均值的数据透视表。

图 1.2.89 各班各科成绩平均值数据透视图

在数据透视表的设计中，系统同时出现数据透视图，对数据透视表的操作也同时引

起数据透视图的变化；同样，数据透视图的变化也引起数据透视表的变化。

图 1.2.88 “值字段设置”对话框

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图 1.2.90 经筛选后的平均成绩透视图


Excel 具有强大的图表自动生成功能，生成图表的操作环节包括： 1）选择图表类型及子类。 2）选择图表源数据。 3）设置“标题”、“坐标轴”、“图例”、“数据标志”、“数据表”等图表选项的设置。 4）确定图表的位置，即图表是放在原工作表中，还是放在新工作表中。 5）图表生成之后若要进行编辑修改，则一定要注意选中图表的相应位置，不同位

置相应的操作菜单也各有不同。 Excel 有多种图表类型，用户根据数据统计图的需要进行选定，如图 1.2.91 所示。

图 1.2.91 Excel 可选择的图表类型


68

Excel 可在同一区域以不同的图表类型显示多组不同的数据，只要选定“系列”中

的某一字段，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“更改图表类型”命令，在弹出的对

话框中选中某一图表类型即可。如图 1.2.89 中，将学科“社会”与“英语”图表类型设

为“折线图”，则图表显示如图 1.2.92 所示的效果。

图 1.2.92 同一区域显示不同图表类型

一般图表是对单元格数据的直观表示，而数据透视图是将数据进行分类统计后的结

果显示出来，二者应用场合有所不同。数据透视图更能体现统计图的应用，并能对目标

图表进行筛选。

利用如图 1.2.93 所示“建筑费用”表中数据制作相应的图表，分别如图 1.2.94～图 1.2.97 所示。

图 1.2.93 “建筑费用”表图 1.2.94 各种费用不同年份数据统计

图 1.2.95 不同年份的材料费交通费统计图 1.2.96 不同年份的总花费

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69

图 1.2.97 不同年份材料费所占比例

思考： 1. 在制作图表时“系列”的设置有何意义？ 2. Excel 图表制作主要包含哪几个步骤？

总结

Excel 2010 是 Office 2010 中的一个组件，主要处理表格中的数据，又称电子表格处

理软件。微软公司提供的 Excel 2010 电子表格软件是将现实工作与生活中产生的数据以

表格的形式进行存放，可实现数据快速输入、格式编排、利用公式与函数进行数值计算

或统计汇总，具有大部分实现统计指标的功能。同时可将数据进行规划性组织成类数据

库的形式，可实现对表格数据进行排序、筛选、分类汇总等关系数据库的一些功能。最

后可将表格数据以图表的形式输出，基本能满足小型企业的数据管理与日常工作中的数

据处理。用户可用“开始”选项卡下的“字体”、“对齐方式”两大功能区对文字进行修饰与

排版；用“数字”选项卡，可对不同类型的数据进行表格设置，如货币格式￥、小数点

位数等；在“样式”选项卡，可对单元格数据按条件进行格式设置，可套用表格格式

模板对表格外观进行设置，可对单元格设置不同格式与样式，并可参照主题进行设置；

在“编辑”功能区，可实现数据的基本运算、排序、筛选功能。在“插入”选项卡下，

除“表格”功能区可实现数据透视表与数据透视图外，其他的功能区主要输入插图、

图表、迷你图、文本及各类符号。“公式”选项卡主要是公式与各类函数的应用。“数

据”选项卡下面的功能区主要实现类关系数据库的一些功能，如排序、筛选、分类汇总

等。图 1.2.98～图 1.2.101 是本任务主要牵涉到的功能体系图。

图 1.2.98 （开始）数据编辑与格式编排及简单运算


70

图 1.2.99 （插入）表格、插图、图表、迷你图、文本、符号等

图 1.2.100 （公式）公式与各类函数运算

图 1.2.101 （数据）类数据运算

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单元综述在讲演、报告和课堂教学中，越来越多的人使用演

示文稿，它通过具有艺术和美感的表现形式，形象直观

地展示演讲的内容，来提高讲演、报告和教学的效果。本单元通过任务的学习与操作，主要解决 PowerPoint

2010 演示文稿的内容输入、视觉效果的美化、设定放映

方式等几个方面的问题，让学生能够使用 PowerPoint 的基本功能进行演示文稿的制作。

演示文稿中主要的信息包括文字、图片、表格、图

表、组织结构图，以及声音、视频等多种媒体形式。

PowerPoint 2010 中有丰富的 Office 主题可供选择，可以

方便地对这些信息进行组合，得到美观合理的版式。为了使演示文稿具有更好的视觉效果，必须对演示

文稿进行美化，设置与内容相匹配的配色方案和美工风

格，对幻灯片进行设计。演示文稿作为讲演、报告和教学的辅助工具，播放

的顺序必须符合演讲者的思路且可控制，因此有必要对

放映方式进行设置；同时自定义动画还可以让版面更加

活跃，表现方式更加丰富；超链接可以调用其他程序、

文档以及网页，扩大了演示文稿的内容；排练计时可以

精确把握演讲的时间。本单元安排一个任务，制作“我的班级”演示文稿。

通过对内容的制作、动画设置、声音设置、自定义放映设

置以及超级链接设置，掌握 PowerPoint 2010 的基本应用。


72

任务介绍

1.“我的班级”演示文稿的内容

利用演示文稿回忆一段生活、讲述一件事情、推介一个景点等都是很合适的，非常

贴近我们的生活。某学校高一学生王静在主题班会上要介绍母校金山中学初三（1）班班

级的情况，为了提高演讲效果，王静同学制作了“我的班级”演示文稿。主要介绍的内

容如下： 1）班级简介。 2）任课老师。 3）班主任介绍。 4）语文老师介绍。 5）班级男女生比例。 6）难忘的瞬间。 7）班级荣誉。 8）中考成绩。

2. 需要收集的资料、素材

大家对自己曾经学习、生活过的班级都十分熟悉，所以资料、素材的收集比较方便，

例如可以从学校网站上下载数据及图片，也可以自己用数码相机拍摄学校风景照片，还

可从学校的宣传资料上摘录数据。这里要收集的素材包括： 1）学校风景图片若干张。 2）班级的图标。 3）各任课老师的照片。 4）数学老师和语文老师情况。 5）一些反映班级集体活动的照片。 6）班级的奖状和奖杯的照片。 7）班级男女生比例。 8）中考升学情况。

3. 幻灯片的张数、顺序和基本布局

1）通过分析，确定“我的班级”演示文稿应由 10 张幻灯片组成，如图 1.3.1 所示。第一张幻灯片是标题幻灯片，介绍本演示文稿的题目及作者；之后依次介绍班级概

况、任课老师情况、男女生比例、难忘的瞬间、班级荣誉和中考成绩。

制作“我的班级”演示文稿任务

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单元 3 PowerPoint 演示文稿制作

73

2）确定每张幻灯片的大致内容及各媒体对象的布局。用统一的外观突出班级的特

色，用不同的版面布局和图表、图片丰富幻灯片效果，但是一定要保持整个演示文稿的

色调和风格的一致性。

图 1.3.1 幻灯片样文

任务实施

经过大致的设计和获取相应的素材后，就可以动手创建自己的演示文稿了。具体的

操作步骤如下。

1. 创建演示文稿

启动 PowerPoint 2010，新建“空演示文稿”，在“开始”选项卡的“幻灯片”功能

区中单击“版式”下拉按钮，在打开的 Office 主题栏中选择“标题幻灯片”版式，如图 1.3.2所示。在标题处输入“我的班级”，在副标题处输入“金山中学初三（1）班”。保存演示

文稿，取名 myclass.pptx。

2. 内容输入

在“开始”选项卡的“幻灯片”功能区中单击“新建幻灯片”按钮，依次插入各张

新幻灯片，并输入相应的信息。 1）为了体现学校的风采，在第 1 张标题幻灯片的左侧插入 4 张学校风景的图片，

调整大小后，将 4 张图片对齐排列在左边，如图 1.3.3 所示。 2）第 2 张幻灯片，采用“标题和内容”版式。在标题文本框里填入“班级概况”，

在内容框里输入“杭州金山中学初三（1）班是从全市各小学的优秀毕业生中挑选出来的。

我们的班级在金老师的带领下，全班同学刻苦学习、奋发图强、积极向上，取得了优异

的成绩。更重要的是，我们班同学亲如兄弟姐妹，大家亲密无间，既互相竞争，又互相

帮助、鼓励，大家一起向省重点中学奔跑！”的内容。得到如图 1.3.4 所示的幻灯片。


74

图 1.3.2 幻灯片版式图 1.3.3 第 1 张幻灯片

3）第 3 张幻灯片，采用“标题和内容”版式，标题处填入“我的老师”；在“插入”

选项卡的“插图”功能区中单击“SmartArt”按钮，在弹出的“选择 SmartArt 图形”对

话框中选中“层次结构”标签，在中部的列表区中选择“组织结构图”，对话框如图 1.3.5所示。默认时，有一个助手和三个下级，根据实际情况，需要增减一些形状。因为班里

一共有 7 位任课老师，因此还需要增加 4 个形状。右击上面的文本框，在弹出的快捷

菜单中选择“添加形状→在下方添加形状”命令，即

增加了一个下级的形状，在“SmartArt 工具|设计”选

项卡的“创建图形”功能区单击“布局”调整悬挂方

式，本例中选择“标准”，采用同样的办法，增加另外

几个形状。然后在上面文本框里输入“初三（1）班”，

在下一级的形状里分别输入功课名称，即语文、数学、

科学、英语、电脑、思政、体育。采用同样的方法再

为每门功课形状下面添加下级形状，得到完整的层级

结构。现在以“语文”教师下面的文本框为例，介绍如何在文本框插入图片。选中“语文”

形状下面的文本框，右击，从快捷菜单中选择“设置形状格式”命令，系统出现“设置

图片格式”对话框，如图 1.3.6 所示。在左侧一栏选择“填充”，右侧一栏选取“图片或纹理填充”，再在下面的“插入自：”

中单击“文件”按钮，在素材文件夹中找到语文老师的照片，单击“插入”按钮完成图

片的插入。采用同样方法，把其他任课老师的照片插入到相应的形状里，后得到的幻

灯片如图 1.3.7 所示。

图 1.3.4 第 2 张幻灯片科

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图 1.3.5 “选择 SmartArt 图形”对话框

图 1.3.6 “设置图片格式”对话框图 1.3.7 第 3 张幻灯片效果

4）第 4 张幻灯片，采用“两栏内容”版式。在标题处填入“班主任风采”；在文本

框里输入一段介绍班主任情况的文字，内容是“数学老师金鑫是我们的班主任，他 1972年 10 月出生。浙江省特级教师，杭州市中学数学学会会长。1993 年 7 月毕业于浙江大

学数学系，学士学位。他的格言是‘没有教不会的学生’。我们都喜欢他！”。单击幻灯片

右边“内容”占位符中的“插入来自文件的图片”图标，如图 1.3.8 所示。在素材文件夹中找到班主任的照片，单击“插入”按钮完成图片的插入。第 4 张幻

灯片如图 1.3.9 所示。 5）第 5 张幻灯片，采用“两栏内容”版式，操作方法与上一张幻灯片相同，在标

题中输入“可敬的语文老师”，在文本框中输入“语文老师师帅是受我们欢迎的任课老

师。她知识渊博，讲课生动。更重要的是，她批改我们的作文非常认真，而且给每个同

学的评语都妙趣横生，又恰如其分。”效果如图 1.3.10 所示。 6）第 6 张幻灯片采用“两栏内容”版式，标题处填入“男生女生比例”。文本处填


76

图 1.3.8 插入来自文件的图片图 1.3.9 第 4 张幻灯片介绍班主任风采

入班级总人数及男女生人数。单击幻灯片右

下“内容”占位符中的“图表”图标，弹出

如图 1.3.11 所示的“插入图表”对话框。本张幻灯片选择饼图中的“三维饼图”，

单击“确定”按钮后，系统会生成一个饼图和

一个 Excel 文件，系统显示是默认的图表数据，

如图 1.3.12 所示。输入实际数据，覆盖系统默认的数据，再拖

曳区域的右角调整图表数据区域的大小，关闭

Excel 文件，后得到如图 1.3.13 所示的幻灯片。

图 1.3.11 “插入图表”对话框

7）第 7 张幻灯片的标题是“难忘的瞬间”，采用“反标题”版式。在标题中输入“难

忘的瞬间”。在“插入”选项卡的“图像”功能区中单击“图片”按钮，分 4 次插入图片，

图 1.3.10 第 5 张幻灯片介绍语文老师情况

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图 1.3.12 显示默认的图表数据

分别是难忘瞬间 1.jpg、难忘瞬间 2.jpg、难忘瞬间 3.jpg 和难忘瞬间 4.jpg。调整图片的位

置和大小，使它们上下左右都对齐，结果如图 1.3.14 所示。

图 1.3.13 第 6 张幻灯片图 1.3.14 第 7 张幻灯片

8）第 8 张幻灯片介绍“班级的荣誉”，采用“反标题”版式。在标题中输入“班级

荣誉”。同第 7 张幻灯片插入图片的方法，分别插

入图片荣誉 1.jpg、荣誉 2.jpg、荣誉 3.jpg 和荣誉

4.jpg。调整各图片的大小及位置，使它们上下左右

都对齐，如图 1.3.15 所示。 9）第 9 张幻灯片采用“标题和内容”版式，

标题处填入“中考成绩”。单击占位符中的表格图标，

打开“插入表格”对话框，输入列数和行数，单击

“确定”按钮插入一个 5 列 3 行的表格，选中左上角

第一个单元格，插入一条斜下框线，并在各单元格

中输入文字和数据，在“表格工具|设计”选项卡中选择表格样式，得到如图 1.3.16 所示

的幻灯片。

图 1.3.15 第 8 张幻灯片


78

10）第 10 张幻灯片用图表的形式显示中考情况，采用“标题和内容”版式。操作

方法与第 6 张幻灯片的男女生比例图表相似，本张幻灯片采用柱形图中的“簇状柱形图”。

后的效果如图 1.3.17 所示。

图 1.3.16 第 9 张幻灯片图 1.3.17 第 10 张幻灯片

3. 对建立的 myclass.ppt 演示文稿进行编辑

1）设置字体、项目符号、对齐方式等格式。根据幻灯片中的文字数量多少及布局

美观需要来确定文本的字体、字号等。本任务中的文本内容字体设置为“宋体”，字号设

置为“28 磅或 32 磅”较为合适。PowerPoint 2010 可以方便地对表格进行编辑，在“表

格工具|布局”选项卡上能进行行或列的插入和删除、拆分或合并单元格、左右和上下对

齐方式、高度和宽度的设置及分布等操作，如图 1.3.18 所示。

图 1.3.18 表格工具选项卡

文本的其他设置方法如项目符号等与 Word 中一样，先选中对象再进行操作。在此

不再重复。 2）页眉和页脚。利用页眉/页脚可以显示日期、页脚、幻灯片编号。在“插入”选

项卡的“文本”功能区中单击“页眉和页脚”按钮，在其对话框中将“日期和时间”、“幻

灯片编号”、“页脚”、“标题幻灯片中不显示”复选框选中，如图 1.3.19 所示。一般幻灯

片编号显示在页面的右下角，若要将编号放在幻灯片的其他位置，则要在母版中改变显

示编号的文本框的位置来实现。 3）幻灯片的复制、移动和删除。在 PowerPoint 窗口的右下角有一工具栏，

从左到右分别是普通视图、幻灯片浏览视图、阅读视图和幻灯片放映视图。在“幻灯片”浏览视图或普通的任务窗格，通过鼠标拖曳可以实现幻灯片的复制、移

动和删除操作；或者利用 Ctrl+C、Ctrl+X 和 Ctrl+V 组合键实现幻灯片的复制、剪切和粘贴。

4. 演示文稿的美化

至此，幻灯片的基本内容都已具备，但是界面设计还是不够专业和美观，而

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PowerPoint 的最大优点之一是可快速地设计格局统一且有特色的外观。 1）设置背景颜色。默认的幻灯片是白色背景，过于简单，视觉效果不佳。在“设

计”选项卡的“背景”功能区中单击“背景样式”下拉按钮，选择“设置背景格式”命

令，打开如图 1.3.20 所示的对话框，选中“填充”中的“渐变填充”单选按钮进行填充，

单击“预设颜色”下拉按钮选择里面的一种效果，如“薄雾浓云”，再单击“方向”下拉

按钮设定渐变的方向，设置结果如图 1.3.20 所示。如有必要，还可以对亮度、透明度等

进行设置，直至看到满意的效果为止。

图 1.3.19 页眉和页脚设置图 1.3.20 “设置背景格式”对话框

最后单击“全部应用”按钮，把此渐变颜色应用于演示文稿的全部幻灯片。最后得

到的首页幻灯片如图 1.3.21 所示。 2）应用设计模板。设计模板常常被用来快速生成格局统一且有特色的外观，来美

化所做的演示文稿。

图 1.3.21 幻灯片背景效果


80

在“设计”选项卡的“主题”功能区中陈列了多个主题，单击右侧滚动条下面的按

钮可以展开更多，如图 1.3.22 所示。选择一个合适的主题，单击可应用该主题。

图 1.3.22 幻灯片主题设计

另一种形式，单击“浏览主题”按钮，打开如图 1.3.23 所示的“选择主题或主题文档”

对话框，“主题”模板的存放路径是 C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\Presentation Designs，找到后可以从列表中选择主题，如选中名为“capsules.dot”的主题，单击“应

用”按钮生效。若对效果不满意，还可照此方法重新设置其他的主题。按 Ctrl+Z 组合键，

可恢复原来的样式。

图 1.3.23 选择主题

5. 利用“自定义动画”设置幻灯片内动画效果

以 myclass.pptx 的第 7 张幻灯片为例，说明动画效果的设置过程。第 7 张幻灯片显

示班级集体活动的一些珍贵照片。现在的放映方式是 4 张图片同时显示，这样显示不太

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会引起观众的注意。我们希望像电影那样，轮流显示每张图片。每张图片以过渡效果进

入屏幕，在屏幕停留若干时间后，再以过渡过程退出屏幕。第 1 张图片显示完了，以同

样方式显示第 2 张、第 3 张。这种“动”的显示方式会比原来“静”的显示方式更能引

起观众的注意。 1）第 7 张幻灯片动画设置。找到第 7 张幻灯片，双击此幻灯片，切换到编辑模式

的普通视图。首先设置标题文字的动画效果。单击标题，从“动画”选项卡的“动画”功能区中

单击“飞入”，如图 1.3.24 所示。再单击“效果选项”下拉按钮，将方向设为“自左侧”。

图 1.3.24 “动画”选项卡

接着为下面的 4 张图片设置动画。选中第 1 张图片，单击“高级动画”功能区中的

“添加动画”下拉按钮，打开如图 1.3.25 所示的下拉列表。选择“飞入”效果，单击“效

果选项”下拉按钮，将方向设为“自左侧”，

在“计时”功能区的“开始”一栏选择“单

击时”。“开始”表示此动画如何启动，此

处采用“单击时”，表示当鼠标单击时，该

动画才会启动。单击“动画窗格”打开动画窗格，并

单击动画序列中的对应动画右侧的下拉

按钮，在打开的列表中选择“效果选项”

命令对效果和计时进行进一步的设置，如

图 1.3.26 所示。此处将计时的“期间”设

为“快速（1 秒）”，其他选项可根据需要

进行设置。从图 1.3.25 中可以看出，有进入、强

调、退出、动作路径 4 种动画效果模式，

可以在列出的效果中选择一种喜欢的效

果。如果在选择框中得不到满意的动画效

果，可以通过下面的“更多进入效果”等

4 种模式获得更多效果。单击“更多进入

效果”按钮后，打开如图 1.3.27 所示的“更

改进入效果”对话框，移动滚动条，从中

选择一种理想的效果。为了达到轮流显示每张图片的目的，当显示第 2 张图片时，第 1 张图片要退出，为

此要给第 1 张图片再添加退出动画。选中第 1 张图片，再次单击“添加动画”下拉按钮，

图 1.3.25 添加动画功能


82

图 1.3.26 动画效果选项对话框

在打开界面的“退出”一栏选择一种退出效果，如“收

缩并旋转”。第 2、3、4 张图片如果采用相同的动画效

果，可以使用“动画刷”快速设置，选中第 1 张图片

后单击“动画刷”按钮，再把鼠标移到第 2 张图片处，

单击就可以将第 1 张图片的动画效果复制到这张图

片。采用同样的方法，给其他各张图片设置动画效果。

每张图片都有进入和退出效果，具体效果可以由读者

自己来选择。后把这 4 张图片重叠在一起，并把它

们调整为一样大小，这样放映时图片会出现在同一位

置，视觉效果更好。 2）第 1 张幻灯片的动画设置。切换到第 1 张幻

灯片，设置第 1 张幻灯片中的标题和副标题采用“飞

入”进入的动画效果，单击鼠标启动动画效果。操作

方法与第 7 张幻灯片的标题相似，不再重复说明。 3）对第 2 张幻灯片中的文本内容进行设置。将

它设置为“飞入”动画效果。单击“动画”选项卡，选择“飞入”效果，再单击“动画

窗格”，打开动画窗格后，单击动画序列中的对应动画右侧的下拉按钮，在打开的列表中

选择“效果选项”命令对文字动画效果进行设置，如图 1.3.28 所示。将动画文本设置为

“按字/词”的方式，即每个字或词飞出，如果将声音设为“打字机”，动画出现的同时会

伴随着打字机的声音。 4）对第 3 张幻灯片的组织结构图采用“展开”动画效果，单击“动画”选项卡，

选择“展开”效果，再单击“效果选项”下拉按钮，选择“一次级别”命令，这样放映

时每单击一次展开下一个级别的形状。 5）给第 10 张幻灯片的柱形图表设置动画。单击“动画”选项卡，选择“擦除”效

果，再单击“效果选项”下拉按钮，方向选择“自底部”。再单击“动画窗格”，打开动

画窗格后，单击动画序列中对应动画右侧的下拉按钮，在打开的列表中选择“效果选

图 1.3.27 “更改进入效果”对话框

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项”命令对图表动画效果进行设置，单击“图表动画”标签，如图 1.3.29 所示；在“组

合图表”列表框中选择一种方式，如“按分类”，放映时会按照保送、重高、普高和职高

的顺序依次出现，可以做到和演讲密切配合。

图 1.3.28 班级概况的文本动画属性设置图 1.3.29 图表动画设置对话框

其他幻灯片中的动画效果可以由读者自行决定。

6. 幻灯片切换效果设置

前一张幻灯片退出、后一张幻灯片出现的过程称为幻灯片的切换，默认是无效果，

即瞬间替换，没有间隔及换片动作。幻灯片的切换效果是指幻灯片出现时的效果。要设置第 1 张幻灯片与第 2 张幻灯片

间的切换效果为“水平百叶窗”，可选中第 2 张幻灯，单击“切换”选项卡，在“切换到

此幻灯片”功能区中选择“百叶窗”效果，再在“效果选项”下拉列表中选择“垂直”，

如图 1.3.30 所示。切换方式可以选择鼠标单击或设置自动换片时间，如果需要在切换时

加入声音，可以在“声音”列表框中选择一种声音效果，如“风铃”。

图 1.3.30 切换效果的设置

用同样的方法为其他各张幻灯片设置切换方式，如要将全部幻灯片都设置成同样的

效果，设置好一张后，只需单击“全部应用”即可。

7. 创建超链接

演讲时，幻灯片并不一定是按顺序放映的，通过超链接可以控制幻灯片放映的跳转


84

顺序，也可打开其他文档或网页等，更加丰富演示文稿的表现形式。 1）在放映和讲述第 3 张幻灯片“我的老师”时，演讲者在讲到语文老师时，想立

即打开介绍语文老师的第 5 张幻灯片，在介绍完语文老师后再回到第 3 张幻灯片继续介

绍其他老师，就需要为第 3 张幻灯片创建超链接。右击文本框“语文”，在快捷菜单中选

择“超链接”命令，打开如图 1.3.31 所示的“插入超链接”对话框，“链接到”选中“本

文档中的位置”，在“请选择文档中的位置”一栏中选择要链接到的位置，也就是第 5张幻灯片“可敬的语文老师”，单击“确定”按钮创建。在幻灯片放映视图中，当把光标

移动到形状“语文”区域时，光标会变成“手”的形状，单击则跳转到第 5 张幻灯片“可

敬的语文老师”。

图 1.3.31 “插入超链接”对话框

用同样方法可以为数学老师创建超链接，链接源可以是文字、形状或图片，选中链

接源对象，右击，在快捷菜单中选择“超链接”命令进行设置。 2）将第 1 张幻灯片的副标题文字“金山中学”链接学校网站。如果已建立金山中

学网站，在介绍学校时可以通过超链接打开学校网站，选中文字“金山中学”，右击选中

的区域，在快捷菜单中选择“超链接”命令，“链接到”选中“现在文件或网页”，再在

“地址”栏中输入金山中学的网址，如图 1.3.32 所示，单击“确定”按钮创建超链接。

图 1.3.32 超链接到网页

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哪些幻灯片需要创建超链接，用户可根据需要来决定。 3）设置动作按钮。当介绍语文老师后想回到第 3 张幻灯片“我的老师”继续介绍

其他老师时，可以采用前面同样的方法，用第 5 张幻灯片中的文字或图片作为链接源，

链接到第 3 张幻灯片，有时为了更明确返回，可以设置动作按钮来实现返回。在“插入”

选项卡的“插图”功能区中单击“形状”下拉按钮，在下拉列表中找到“动作按钮”一

栏，选择一个与动作含义相近的按钮样式，如第 1 个“后退或前一项”，再把鼠标移到空

白区用拖动的方法画出一个动作按钮，松开鼠标后自动弹出一个“动作设置”对话框，

如图 1.3.33 所示。在“超链接到”下拉式列表框中选择幻灯片中第 3 张“我的老师”，单

击“确定”按钮，再单击“动作设置”对话框中的“确定”按钮完成设置。同样的方法

为第 4 张幻灯片设置返回动作按钮，也可以用“复制”和“粘贴”的方法把第 5 张幻灯

片中的动作按钮复制到第 4 张幻灯片，这样可以提高速度。

8. 设置背景音乐

要求在 myclass.pptx 的第 1 张幻灯片处插入一声音文件，随着幻灯片的放映自动播

放背景音乐。在“插入”选项卡的“媒体”功能区中单击“音频”下拉按钮，从列表中

选中“文件中的音频”，在弹出的“插入音频”对话框中找到准备好的声音文件（如秋日

私语.mp3），单击“插入”按钮插入音频，在幻灯页面上可看到一个小喇叭图标。现在要把此声音文件设置成背景音乐，意即它可以连接播放，一直到演示文稿结束，

期间可能会循环播放。这个声音对象出现在右侧的动画窗格里。单击右侧的下拉箭头，

选择“效果选项”命令，出现如图 1.3.34 所示对话框。在这个对话框中，将“停止播放”

条件设置为幻灯片的张数。此处演示文稿一共有 10 张，因此在这个文本框中输入 10。这样，这个背景音乐一直插入，直到演示文稿结束。

图 1.3.33 插入动作按钮图 1.3.34 设置背景音乐

9. 放映演示文稿

1）设置放映方式。演示文稿制作完成后就可以使用了。在不同的场合，演示文稿

有不同的用处，可以根据需要，使用三种不同的方式放映演示文稿：演讲者放映、观众


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自行放映和在展台浏览。在“幻灯片放映”选项卡的“设置”功能区中单击“设置放映

方式”按钮，显示如图 1.3.35 所示的对话框。

图 1.3.35 “设置放映方式”对话框

演讲者放映（全屏幕）：以全屏幕形式显示。这是一种可以由演讲者控制放映进程

的方式，边操作演示边讲解，还可用绘图笔进行勾画，这种方法经常用在演讲时。绘图

笔的使用方法是：单击放映窗口左下角的控制按钮“笔”，在弹出的菜单中可以选择“笔”

或“荧光笔”，如图 1.3.36 所示。使用“笔”可以自由地边演示边做划线或批注，“荧光

笔”可以涂抹重点内容，但不会覆盖所涂处的文字，以透明方式标出。如果在演讲过程中需要精确指向某

一文字或图片等目标，可以使用激光笔，

方法是：按住 Ctrl 键，再按下鼠标左键，

然后移动到目标处。观众自行浏览（界面）：以窗口界面

的形式显示，方便观众浏览、编辑幻灯片，

适用于少数人的场合。 2）隐藏幻灯片。前面已经对第 3 张

幻灯片中的语文和数学（班主任）老师创

建了超链接，按演讲顺序播放完第 4 张幻

灯片“班主任风采”返回到第 3 张幻灯片

后，再单击将会再次显示第 4 张幻灯片，出现重复，为了避免出现这样的情况，可以将

第 4、5 张幻灯片设置成“隐藏”。操作方法是：先选中要隐藏的幻灯片，在“幻灯片放

映”选项卡的“设置”功能区中单击“隐藏幻灯片”按钮进行设置。设置后，在全屏放

映幻灯片时将不显示此幻灯片。


演示文稿是作为演讲者的一种辅助表现方式。要编制好一个理想的演示文稿，应该

进行任务分析、搜集素材、编制内容、设计好动画及超链接，从而达到提高演讲效果

图 1.3.36 设置绘图笔科

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的目的。要想达到较好的演讲效果，从建立演讲思路、确定演讲标题出发，运用自定

义动画、幻灯片切换、超链接、幻灯片放映等功能逐步完善。在整个任务的操作过程

中，始终围绕着要达到的目标，步步深入，最终完成演示文稿的制作。幻灯片的设计主题、配色方案和背景美工效果等要和表现的内容相符，不能出现很

大的差异，如表现喜庆的内容，可以多采用红色系的配色，而不宜采用太多灰暗的冷

色调。自定义动画的设置要符合实际的需要，尤其是音效。太多的动画与画面不和谐的音

效反而会让听者厌烦。为图表设置自定义动画时，设置“按系列”或“按分类”显示可以更好地配合演讲，

在设置进入动画效果时，可以选择“擦除”、“出现”等效果，有些动画效果如“飞入”

等是不可以为组合图表进行“按系列”或“按分类”等设置的，只能作为一个对象设置

动画。

1. 制作一份反映“我的学校”基本情况介绍的演示文稿，要求演示文稿图、文、

表并茂，8 张幻灯片以上。 2. 设置动画、超链接等，形成演示效果。

总结

PowerPoint 2010 是 Office 2010 中的一个组件，主要将文字、图片、表格、动画、

影像、声音等媒体信息嵌入到幻灯片中进行播放，又称演示文稿处理软件。微软公司

提供的 PowerPoint 演示文稿软件是根据用户报告的内容与演讲的思路需要，快速将相

关的文字、图片、表格、动画、影像、声音等媒体信息存放到 PPT 文件中，从而提高

演讲者的演讲效果。PowerPoint 2010 可对文本格式进行编排，插入图形、符号、影像、

声音等多媒体信息，可实现幻灯片的统一风格设计（版式、色彩、文本格式等），设置

幻灯片切换方式，自定义动画等功能，完全能满足演讲者演讲时所需求的辅助表现，

是实现企业宣传、产品演示、教学课件、项目申报与结题报告、相册等理想的演示文

稿制作软件。用户可用“开始”选项卡下“幻灯片”功能区中的“新建幻灯片”功能，选择幻灯

片版式并创建新的幻灯片编辑页面；在“字体”、“段落”两个功能区可进行文字的修

饰与排版；在“绘图”功能区可绘制自选图形，如各种流程图。在“插入”选项卡下，

可以制作表格，输入图像、插图、文本及各类符号、媒体等，并能实现超链接。“设计”

选项卡主要进行页面设置、主题设计（模板与色彩）、背景设计等。“切换”选项卡主

要进行幻灯片切换形式，鼠标点击切换或时间停留自动切换两种切换模式以及切换时

实战训练


88

的声音设置。“动画”选项卡可定义文本与图片等信息的动画移动的方向、路径、速度，

以及动画变化状态（如溶解、旋转等）。“幻灯片放映”选项卡可将演示文稿全屏从头

开始播放，也可以设置从当前页开始播放，并可设置幻灯片的放映方式、排练计时、

隐藏幻灯片等与幻灯片放映相关的功能。如图 1.3.37～图 1.3.42 所示为本任务主要涉及

的功能体系图。

图 1.3.37 “开始”选项卡

图 1.3.38 “插入”选项卡

图 1.3.39 “设计”选项卡

图 1.3.40 “切换”选项卡

图 1.3.41 “动画”选项卡

图 1.3.42 “幻灯片放映”选项卡

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Office 2010 除强大的功能体系外，还可以将现实中的问题进行归类，

找出相应解决问题的方法与路径，用最快捷、规范、科学的形式去解决相关

事务，充分使用人类解决问题最先进的思想方法与技术来设计软件，如主

题思想方法等。

思想方法篇

第二篇

单元综述人们在制作文书文档、电子表格、演示文稿时都有

一定的格式。例如，文书文档中的公文、传真、简历、

名片、合同、证书、奖状等都具有一定的格式，在高校

中专门有开设《应用文写作》课程，主要介绍应用文编

制的格式与内容，在 Word 文档中将应用文格式要求称为

结构模板；会计中的各类表格也有标准格式，表格内的

数据填写与数据间的运算公式也是固定的，Excel 也提供

了大量的电子表格模板供用户选择使用；演讲文稿通常

涉及企业介绍、项目状态报告、论文答辩、相册等，通

过 PowerPoint 软件的模板能快速实现所需要的效果。任务 4.1 通过一所学校的公文模板制作，掌握如何

使用 Office.com 网上模板形成公文模板的框架，通过修

改固定文字，使用域命令修改可变部分，形成单位的标

准公文模板，并保存留为后用。任务 4.2 通过一些数码照片，围绕一个主题，形成

PPT 相册，使学生学习后能熟练使用 PPT 模板来完成自

己所需要的演示文稿。

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单元 4 模板应用

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任务介绍

1. 公文的分类

从公文的形成与使用范围上划分，可将公文分为通用公文和专用公文两类。通用

公文是指各类各级机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等；专用公文是指在一定

专业机关和业务范围内专门使用的文件，如外交文件、司法文件、军事文件、会计文

件等。根据内容涉及国家秘密的程度，可将公文分为对外公开、限国内公开、内部使用、

秘密、机密和绝密共 6 类。根据行文方向，可将公文分为上行文、下行文、平行文（流行文）三类。根据内容的性质，可将公文分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽

性、证明性文件等。根据处理时限的要求，可将公文分为平件、急件和特急件三类。根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文和发文两类。

2. 公文的版面格式标准（国家公文标准 GB/T 9704－1999）

1. 范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺

序和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。 2. 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版

时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准

最新版本的可能性。 GB/ T148—1997 印制、书写和绘图纸幅面尺寸。 3. 定义本标准采用下列定义 3.1 字 word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 3.2 行 line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以 3 号字高度加 3 号字高度 7/8 倍的距离

为一基准行。

制作公文模板 G D任务 A


92

4. 公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为 60～80g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为

85%～90%，横向耐折度≥15 次，不透明度≥85%，pH 值为 7.5～9.5。 5. 公文用纸幅面及版面尺寸 5.1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GB/T148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为 210mm×297mm，尺

寸允许偏差见 GB/T148。 5.2 公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码） 6. 文中图文的颜色未作特殊说明＞公文中图文的颜色均为黑色。 7. 排版规格与印刷装订要求 7.1 排版规格正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 7.2 制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。 7.3 印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BL100％，

红色油墨应达到色谱所标 Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 7.4 装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页

页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，

允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚

平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成 90°，无毛茬或缺损。 8. 公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反

线（宽度同版芯，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主

题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 8.1 眉首 8.1.1 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数

序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。 8.1.2 秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1

字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，

秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

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单元 4 模板应用

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8.1.3 紧急程度如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1

字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急

程度顶格标识在版心右上角第 2 行。 8.1.4 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文

机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文，

发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原

则酌定，但是最大不能等于或大于 22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下

居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 8.1.5 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋

体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”

括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。 8.1.6 签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，

签发人姓名居右空 1 字；签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在

主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最

后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。 8.2 主体 8.2.1 公文标题红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做

到词意完整，排列对称，间距恰当。 8.2.2 主送机关标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关

名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关

名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 8.2.3 公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。 8.2.4 附件公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒

号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.×××××”）；附件名称

后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，

有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装

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