46
 1  Setup and Daily Use Guide For UPS Online Compatible HTTP “UPS Link”

Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 1/46

  1

 

Setup and Daily Use Guide

For

UPS Online Compatible HTTP

“UPS Link”

Page 2: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 2/46

  2

Table of  Contents 

Prerequisites ....................................................................................................................................  4 

Important Information ....................................................................................................................  4 

Updating Mail Order Manager ....................................................................................................  5 

Setting up UPS Link ..........................................................................................................................  8 

Commissioning ..........................................................................................................................  11 

Add Shipper Function for Multiple Companies .............................................................................  18 

Add Shipper for Multiple Warehouses ..........................................................................................  20 

Check Mail .....................................................................................................................................  22 

Updating Commission Information ...............................................................................................  23 

URC Update ...................................................................................................................................  23 

Modifying Flex ...............................................................................................................................  23 

Address Validation .........................................................................................................................  24 

Printing UPS compatible box labels or COD tags in M.O.M. .....................................................  25 

Sending UPS information Using UPS Online Compatible Software ...............................................  27 

Processing orders in MOM ........................................................................................................  27 

Closing MOM .................................................................................................................................  30 

Using the UPS Online Compatible Interface Options Menu ..........................................................  31 

Check Mail .................................................................................................................................  31 

Re‐Send PLD File ........................................................................................................................  32 

Create AUF Diskette ..................................................................................................................  33 

Reprint Manifest ........................................................................................................................  33 

Voiding a Package ......................................................................................................................  33 

When Should I Void a Package? ............................................................................................  33 

How Do I Void a Package in M.O.M.? ....................................................................................  34 

Page 3: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 3/46

  3

Using Mail Order Manager to retrieve UPS information about a package ...................................  36 

Addendum .....................................................................................................................................  37 

Additional Handling ...................................................................................................................  37 

Early AM ....................................................................................................................................  37 

Return Services  (Call Tag ) ............................................................................................................  38 

Additional Return Services ........................................................................................................  40 

No Attempts – Print Locally ...................................................................................................  40 

No Attempts – Print and Mail ................................................................................................  40 

No Attempts – Electronic E‐mail ...........................................................................................  40 

Dimensional Weight ......................................................................................................................  40 

Oversize Package Type ..................................................................................................................  40 

Shipment Notification ...................................................................................................................  41 

Trace ..........................................................................................................................................  41 

Time In Transit ...........................................................................................................................  41 

Tracking .....................................................................................................................................  41 

Flexible Parcel Service ...................................................................................................................  42 

Saturday Pickup .............................................................................................................................  42 

Saturday Delivery ..........................................................................................................................  43 

Delivery Confirmation ...................................................................................................................  44 

Quantum View ...............................................................................................................................  45 

Page 4: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 4/46

  4

Setup

Prerequisites 

•  M.O.M. Version 5.0 or later with the Automatic Shipping Calculations Module Installed 

•  A current rate update and zone update 

•  The Latest M.O.M. Program Update 

•  UPSLink HTTP INSTALL from http://www.dydacomp.com/support/login.asp 

•  An activated UPS Daily Pickup account 

Note: For customers with an existing version of  UPS Link, uninstalling the older version is not 

required. 

Important  Information 

•  Be aware that UPS Online Compatible Software cannot be installed on a machine that 

currently has or had UPS Worldship installed on it.  A different machine must be used. 

•  Abbreviations found in this document: 

PLD  Package Level Detail 

AUF  Alternate Upload Facility 

•  Please be aware that a Firewall can prevent UPS Online Compatible HTTP from accessing 

the Internet.  Please check with your Network Administrator to ensure that internet 

access is available. 

•  The program needs to be installed from login with Administrator access.  After 

installation, to run UPS Online Compatible HTTP, the login that installed the program 

MUST be used.  If   ‘All Users’ is selected during installation, any user should be able to 

use this. 

•  If  you receive Error #1426 when installing UPS Link, this usually refers to a prior 

installation of  Worldship on the computer.  Please call Dydacomp Technical Support at 

973‐237‐0300 for assistance. 

•  International shipments will be sent to UPS WorldShip if  you have this selected in 

addition to the UPS Online Compatible HTTP.  If  it is not selected, then the package 

information will need to be manually entered into UPS WorldShip. Mail Order Manager 

will NOT send international shipments through UPS Online Compatible Software. 

Page 5: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 5/46

  5

Updating Mail Order Manager 

1.  Open M.O.M. by clicking on:  and log in. 

2.  Navigate to: Help > MOM Auto Update 

Note: If  you see the following, you don’t have authorization: 

You will need a User ID with this option selected: 

Page 6: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 6/46

  6

You should see the following screen: 

3.  Choose 

either 

UNC 

or 

Mapped 

Drive. 

Select 

the 

path 

where 

the 

momwin 

folder 

is 

located. 

Please Note: All workstations must have access to the path you entered, this is why UNC is 

the recommended method. 

4.  Once in the momwin folder, click the Make New Folder button. 

5.  Name the new folder “update”, then click OK. 

6.  XL users can navigate to any shared folder. NOTE: you may not select the MOMLocal6 

folder or any folder that contains a momwin.exe file. 

Please Note: All workstations must have access to the path you entered, this is why UNC is 

the recommended method. 

7.  Select an Update Option. 

8.  Note: The option Use MOM Auto Update & Notify of  new downloads is the 

recommended selection. 

Page 7: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 7/46

  7

 

9.  Click  . This will download the latest momwin.exe and Help files from 

Dydacomp’s server to the folder. 

10. Click Save and log out of  MOM. 

11. When MOM starts (with the settings above), If  your station is in need of  an update, the 

following will appear: 

Followed by: 

Page 8: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 8/46

  8

Setting up UPS Link  1.  Navigate to www.dydacomp.com. 

2.  From the main menu, select Support Login. 

3.  Log in by entering your M.O.M. License # and Zip Code and choose Verify. 

4.  Select Miscellaneous Utilities and click Go. 

Page 9: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 9/46

  9

5.  Select UPSLink HTTP 228 New Install and save the file to your desktop. 

6.  From your Desktop, double‐click on the icon named upslink228newinstall.exe. You 

must be a User with Administrative Rights before continuing. 

7.  If  you receive a warning message, simply click the Run button. 

8.  Click the Next button to start the installation. 

9.  Follow through the steps in the installation wizard. It should not be necessary to change 

any of  the default selections in the wizard. 

10. Click the Finish button when the last step is reached. 

Page 10: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 10/46

  10

 

Note: When logging back into M.O.M., you may receive the following Error 1426. 

Click OK and it will allow you to access M.O.M. 

Page 11: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 11/46

  11

Commissioning 

1.  Open Mail Order Manager.  If  you have multiple companies, select the company that 

you want to commission.  To commission additional companies, see Add  Shipper  Function below. 

2.  In the Main Menu, choose Maintain > System Information > Global Parameters.  Select 

the Shipping Tab, then the UPS sub tab. 

3.  Select the checkbox UPS Online Compatible and from the dropdown menu, select 

UPSLink HTTP for UPS Online 7 Compatible Interface. Choose the Settings button. 

Page 12: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 12/46

Page 13: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 13/46

  13

5.  In the Internet  Connection Methods section, select the Direct Access checkbox. Note: Do 

NOT select Dial‐up Access, even if  you access the Internet using a dial‐up connection. 

Ensure that you are connected to the Internet before continuing. Then, select the Next 

button. 

6.  In the Direct Access Setup section, enter any necessary proxy information. Note: If  you 

connect through a Proxy server ‐ consult your network administrator for proxy 

information.  Then, select the Test button. 

Page 14: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 14/46

Page 15: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 15/46

  15

11. Open MOM again and accept the License Agreement. 

12.  In the Main M.O.M. screen, choose Maintain > System Information > Global 

Parameters.  When the Global  parameters screen opens, select the Shipping Tab, then 

the UPS sub tab. Select the Settings button next to UPS Online Compatible (UPSLink 

HTTP for UPS Online 7 Compatible Interface should still be the interface showing in the 

dropdown menu.) 

Page 16: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 16/46

  16

13. Complete the following fields with your company information for: Shipper Name, 

Address, Contact Name, Zip Code, Phone, and UPS Shipper #.  (If  you have multiple 

warehouses, select the warehouse corresponding to the Shipper ID that you entered. 

For commissioning additional warehouses, see Add  Shipper  for  Multiple Warehouses below.) 

14. Select the Send button. 

15. When the commissioning has completed, you will be notified if  it has been 

commissioned successfully.  Select OK to close this window. 

Page 17: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 17/46

  17

16. You will return to the Shipping tab.  Select the Settings button to verify that the Book 

#’s, Page # and Mailbox ID were populated when successfully commissioned. 

Note:  Proceed to the Add  Shipper  Function (below) if  you have more than one company. 

The data that you enter for the other companies can be different from the first company 

that you commissioned. 

Page 18: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 18/46

  18

Add Shipper Function for Multiple Companies 

This is used for commissioning multiple companies on the same computer after the first 

company has been commissioned.  You cannot use the same Shipper ID for the multiple 

companies. 

1.  Open a company in Mail Order Manager that has not been commissioned and click on 

Maintain > System Information > Global Parameters, select the Shipping tab, and click 

on the checkbox next to UPS Online Compatible Interface. This will place a checkmark 

in that box. 

2.  Click on the Settings button to the right of  the UPS Online Compatible Interface 

checkbox and complete the following fields with your own company information for: 

Shipper Name, Address, Contact Name, Zip Code, Phone, and UPS Shipper #. (Make sure 

that the phone number and zip code areas are NOT  populated with hyphens or 

parentheses). 

3.  Verify that Add Shipper is marked. 

4.  Click the Send button and you will receive the following messages. 

Page 19: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 19/46

  19

 

5.  Select OK, the screen will close, and wait for at least an hour. 

6.  Select Options > UPS Online Compatible Interface > Check Mail and view all the email 

that appears.  If  the Add Shipper email confirmation is present, select Close and then 

Exit MOM. The company should now be commissioned and you can continue on to 

commission the next company. 

Note: You CANNOT Add Shipper to more than one company at a time.  The first 

company that has the Add Shipper must be commissioned before moving on to Add 

Shipper for an additional company. 

7.  Repeat the above steps for each additional company to commission them on this 

machine. 

Page 20: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 20/46

  20

Add Shipper for Multiple Warehouses 

This is used for commissioning multiple warehouses for a company on the same computer after 

the first warehouse has been commissioned.  You cannot use the same Shipper ID for 

multiple warehouses. 

1.  Open the company in Mail Order Manager and click on Maintain > System Information 

> Global Parameters, select the Shipping tab. 

2.  Click on the Settings button to the right of  the UPS Online Compatible Interface 

checkbox and complete the following fields should already be completed: Shipper 

Name, Address, Contact Name, Zip Code, Phone, and UPS Shipper #. (Make sure that the 

phone number and zip code areas are NOT  populated with hyphens or parentheses). 

3.  From the Warehouse dropdown, select the warehouse that has not been 

commissioned. 

4.  Verify that the Add Shipper option is selected. 

Page 21: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 21/46

  21

5.  Click the Send button and you will receive the following messages. 

6.  Select OK, the screen will close, and wait for at least an hour. 

7.  Select Options > UPS Online Compatible Interface > Check Mail (see Check  Mail  below ) 

and view all the email that appears.  If  the Add Shipper email confirmation is present, 

select Close and then Exit MOM. The warehouse should now be commissioned and you 

can continue on to commission an additional warehouse. 

Note: You CANNOT Add Shipper to more than one warehouse at a time.  The first 

warehouse that has the Add Shipper must be commissioned before moving on to Add 

Shipper for the next warehouse. 

8.  Repeat the above steps for each additional warehouse to commission them on this 

machine. 

Page 22: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 22/46

  22

Check  Mail This option displays all mail messages sent from UPS to a particular commissioned station. Any 

received messages from UPS will be displayed here. 

In the Main Menu, choose Options > UPS Online Compatible Interface > Check Mail 

Page 23: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 23/46

  23

Updating Commission Information 

If  you need to change/modify/update any of  the information in the Settings screen (Shipper 

Name, Address, Contact Name, Zip Code, and Phone), then select Update in bottom left corner 

& then choose Send. 

Note: If  you are changing your Shipper ID #, then you will need to re‐commission. 

URC Update 

It is recommended that you periodically/monthly Check Mail (see Check  Mail  above) for updates 

to a new Version of  URC.  These updates are sent automatically and performing a Check Mail 

will update the URC. 

Modifying Flex 

FLEX is an escalated insurance for each shipment, which can be added to the existing shipping 

account contract. It offers coverage for items ineligible for standard carrier liability programs 

such as event tickets and negotiable instruments. Flexible Parcel Insurance also enables you to 

insure for values greater than the actual value of  the item you are shipping. Refer to your 

corresponding UPS Representative to understand what particular products fall under FLEX. 

Page 24: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 24/46

  24

There are 3 types of  FLEX that are supported by our software: Basic, Expanded & Time In 

Transit. When enabling flex, you need to perform a Check Mail to activate. (See Check  Mail  

above). 

Address Validation 

Address Validation is a free service from UPS.  Once this is activated, each shipment’s address is 

sent through UPS for validation and the zip code will be validated with a zip + 4.  The address 

validation is then used for future shipments from that address.  Perform a Check Mail to read 

the validated address(es). (see Check  Mail  above) 

Note: If  a particular address is validated by UPS any changes made manually to the address, 

then the address will not be valid by UPS. 

Page 25: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 25/46

  25

Daily Use

Printing UPS compatible box labels or COD tags in M.O.M. 

1.  When using a Thermal Printer, make sure an ELTRON ORION thermal printer is 

used. Remember that if  you will be using the special Laser Packing slip with one 

label (purchased from Software Forms) this thermal printer is only  used for the 

creation of  remaining box labels or COD tags that do not print initially on the special 

packing slips. In addition, this thermal printer uses a parallel (LPT) port & not  a serial 

(COM) port and is set up as follows in Maintain, System Information, Global 

Parameters, Printer Output tab: 

Page 26: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 26/46

  26

2.  Verify that box or COD labels are printed for all  UPS shipping methods, choose the 

appropriate settings as shown below in Maintain > Shipping Information > Shipping 

Methods > General Information tab. Note that the Shipping ID/Account field in all  

UPS shipping methods must contain your valid 6 character UPS shipper number and 

the box for Print Shipping Manifest/Report is checked. 

Page 27: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 27/46

  27

Sending UPS information Using UPS Online Compatible Software 

Processing orders in MOM 

1.  Open the ‘Order Processing – Stage Selection’ screen 

2.  Verify that you have an active connection to the Internet. 

3.  Click on the checkbox between Stage 10 and ‘Shipping’ to place a checkmark in that 

box.  This is the stage that the information will be transferred.  Any boxes that have 

a status of  ‘Ready to Ship’ will be processed and transferred to UPS.  This process 

may be done multiple times within a day if  desired. 

4.  Click on the Process button. 

5.  If  you do not have the “box must be confirmed for shipment” option checked in 

Maintain > System Information > Global Parameters > Order Processing Design 

tab, please skip to Step 6.  If  you do have this option checked, the Shipment  Confirmation Screen will open.  Select the packages that will be shipped, then click 

the Print/Ship button. 

Page 28: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 28/46

  28

 

6.  The ‘UPS Daily Shipment Detail Report’ will prompt to print. 

7.  The Printing Completion Status will open asking “Were SHIPPING MANIFESTS 

Successfully Printed?” Click the Yes button. 

Page 29: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 29/46

Page 30: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 30/46

  30

Closing MOM 

When MOM is closed on a commissioned computer, a message will appear: 

Select Yes to complete the process with UPS. This should be done at least once each day.

Page 31: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 31/46

  31

Using the UPS Online Compatible Interface Options Menu 

Check  Mail 

This option displays all mail messages sent from UPS to a particular commissioned 

station. 

Page 32: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 32/46

  32

 

Re Send PLD File 

This option allows a successful PLD file on a particular commissioned station to be re‐sent to 

UPS.  If  Mail Order Manager successfully sends the UPS shipping information (the PLD file) to 

UPS and UPS does not receive the information, UPS will request the information to be sent 

again. Choosing ‘Re‐Send PLD File’ will display a list of  the successful  PLD files sent by date. 

Highlight the date that needs to be resent and click the Re‐Send button. 

Page 33: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 33/46

  33

Create AUF Diskette 

If  a PLD file transmission has failed on a particular commissioned station for a specific 

amount of  time,  Choosing ‘Create AUF Diskette’ will display a list of  all  PLD files sent by date, 

successful or not. 

•  When choosing ‘Create AUF Diskette’, Mail Order Manager will create a 

subfolder in MOMWIN called AUF.  In the AUF folder Mail Order manager will 

create a *.msg file and control.ups file. 

•  Use a utility such as Winzip to zip (compress) the 2 files.  The suggested name 

for the zip file is AUF.zip. 

•  Email the files to the necessary UPS Personnel. 

Reprint  Manifest  

This option gives a list of  ALL sent and un‐sent PLD files. The screen is similar to that 

in Re‐send PLD File. This can be done from any commissioned station.  When a user 

commissions a workstation with UPS Online Compatible Software more than once 

and tries to reprint a manifest, MOM will show a dropdown of  the different Mailbox 

IDs to allow all old manifests from older Mailbox IDs to be reprinted. 

Voiding a Package 

This option is only available: 

•  For orders having a ship date within 24 hours of  the attempted void. 

•  By selecting the View/Edit button on the Packing tab of  an order and not by 

resetting the order. 

Once voided, the package data will be sent to UPS as a voided package. These voids 

will not  be included as part of  the Driver Summary Barcode Report. 

When Should I Void a Package? 

Typically, packages are voided when a customer changes their mind about their order after 

the PLD was uploaded to UPS, but before the package is picked up. For example, on a given 

day, Mr. Shipit processes shipments at 12 noon. The customer calls at 2 PM to change their 

order (different item, different shipping method, cancels entire order, etc.).  Realizing the 

package data was already sent to UPS but the driver hasn’t taken it yet, Mr. Shipit voids the 

package. 

Page 34: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 34/46

  34

How Do I Void a Package in M.O.M.? 

1.  From the Packaging tab of  an order, highlight a box and select the View/Edit Box 

button. 

2.  The Edit Box Information screen will be displayed. Select the Void Package option. 

Page 35: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 35/46

  35

3.  A message will appear to alert you that this procedure will open your web browser 

and asks if  you wish to continue. Select Yes. 

Warning: Voiding a package is final. If  the package shipped, and UPS accounted 

for it, you will be billed for that shipment. Any attempt to void a package that 

was actually shipped will be billed for the full amount by UPS. 

2.  Enter any comments about the void that you wish to communicate to UPS in the 

provided field, e.g. 

“Box  was found  in the shipping department  after  the driver  left.”  Then click OK. 

3.  Your web browser will open and the new information will be sent to UPS to 

update your files to 

include the voided package. 

4.  In the Packing tab of  the order, the Status of  the package will now read ‘Voided 

in UPS.’ 

Note: Voiding must be done on per package basis. 

Page 36: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 36/46

  36

 

Note: Any attempted voids beyond the 24‐hour limit will fail. Resetting an hour 24 

hours after it was shipped will also fail. In these situations, the only available options 

would be to create an entirely new order or ship the existing package on the next 

pickup. 

Using Mail Order Manager to retrieve UPS information about  a 

package 

1.  Click on the Packaging tab to display the information about the packages in the 

order. 

2.  Track Package’ button 

•  If  a package from the list has been shipped, highlight it, and click on the ‘Track 

Package’ button. 

•  This will open a web browser to the Tracking page referenced when in the 

Shipment URL field of  the Shipping Method Maintenance screen, and display 

the tracking information about that package, such as status, delivery date and 

location and who signed for the package. 

Note: To use the ‘Track Package’ button, there must be a connection to the 

Internet for the web page to be displayed. 

Page 37: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 37/46

  37

Addendum 

Additional Handling 

Domestic shipments in the UPS system that require additional handling due to their size or 

packaging will be assessed an Additional Handling Charge. The charge applies to: 

•  Any article not fully encased in an outside shipping container. 

•  Any article encased in a metal or wood shipping container. 

•  Cans of  pails not fully encased in a corrugated cardboard shipping container. 

•  Any package over 60 inches long. 

Early AM 

Early AM is available for Next Day and 2nd Day based on destination.  Variation in the time, 

whether it is 8AM, 8:30AM, 9AM, etc, will depend on the selected service (Next Day and 2nd 

Day) and destination.  However, you can change the arrival time in the Package Information 

screen if  the expected time is later than the default time for that service and destination. 

1.  From the Packing tab of  an order, highlight a box and select the View/Edit Box 

button. 

2.  Adjust the Alt. Delivery Time (½ hour increments) by selecting the up and down 

arrows. 

Page 38: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 38/46

  38

 

Return Services  (Call Tag ) 

If  you send a shipment via UPS and then want the shipment to be picked up and returned to 

you, request a return service for 1 or 3 attempts.  The UPS driver brings the package label to 

the pickup location and picks up the package.  If  the package cannot be picked up on the 

first attempt, the driver will attempt to pick up the package on each of  the next two 

business days.  If, after the number of  attempts selected, the package has not been picked 

up, the driver will leave the label at the pickup location, and the customer must drop the 

package off  at the UPS customer counter or shipping outlet.  You pay for the cost of  the 

shipping and a per package (not per shipment) return service fee. Refer to your UPS Rate 

and Service Guide for current rates and more information. 

Note: Return Service can be requested using any shipping method except Next Day. 

Select the Call Tag Item button to request a call tag and select the number of  attempts. 

Page 39: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 39/46

  39

 

Note: Mail Order Manager will produce and send the Return Service instructions to the UPS 

Main Office.  All UPS Return Service labels are produced from the UPS Main Office, not from 

M.O.M., with the exception of  the ‘Print Return Label’ option, where return labels are 

printed locally at the shipper’s station. (See Additional  Return Services) 

Page 40: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 40/46

  40

Additional Return Services 

No Attempts – Print  Locally 

This selection will allow the shipper to print the return label locally, and either enclose the label 

within a package or mail the label by itself  with a current charge of   .50 cents for the following 

services: Next Day Air, 2nd Day Air, 3 Day Select and Ground. This label cannot NOT be attached 

to an empty box and must reach the  recipient unused. 

No Attempts – Print  and Mail 

For this method, UPS will print the label and mail it to the recipient with a current service charge 

of  $2.25 forthe following services: Next Day Air, 2nd Day Air, 3 Day Select and Ground. 

No Attempts – Electronic E mail 

This service will electronically transmit a link for the label via email to the recipient with a 

current service charge of  $1 for the following services: Next Day Air, 2nd Day Air, 3 Day Select 

and Ground. No label will be printed in M.O.M., but UPS will send an email to the recipient, 

giving them the ability to print the label. 

Dimensional Weight  This is a standard formula that considers density when determining charges.  The calculations 

are used to consider the amount of  space a package will take up in relation to the actual weight 

of  the package.  Dimensional weight is the billable weight when the dimensional weight of  a 

package measuring more than one cubic foot exceeds the actual weight.  Dimensional weight is 

determined by multiplying the package length by the width by the height, then divide by 194 

( ( length x width x height)/194 ). 

The dimensional weight will only be available for services that involve ‘Air’ (i.e Next Day Air). 

Oversize Package Type 

A package is considered oversize if: 

•  You select either UPS Ground or Standard (Canada) Service. Refer to your UPS Rate and 

Service Guide for current rates and more information. 

•  The package qualifies as Oversize 1, which means that the package weighs less that 30 

pounds and the package size dimensions specified in the Length, Width, and Height 

fields are between 84 inches and 108 inches in combined length and girth. The billable 

weight for each OS1 package is 30 lbs. 

Page 41: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 41/46

  41

•  The package qualifies as Oversize 2, which means that the package weighs less that 70 

pounds and the package size dimensions specified in the Length, Width, and Height 

fields are between 108 inches and 130 inches in combined length and girth. The billable 

weight for each OS2 package is 70 lbs. 

•  The package qualifies as Oversize 3, which means that the package weighs less than 90 

pounds and the package size dimensions specified in the Length, Width, and Height 

fields are between 130 inches and 165 inches in combined length and girth. The billable 

weight for each OS3 package is 90 lbs. 

Shipment  Notification 

Shipment Notification allows you to automatically transmit an e‐mail message to your 

customer or a third party informing them of  the details associated with the shipment such 

as: 

•  Date the shipment was sent. 

  Date 

the 

shipment 

is 

scheduled 

to 

be 

delivered. 

•  Tracking number 

•  Reference numbers. 

•  Merchandise description 

To activate Shipment Notification, users must contact their UPS account representative to 

activate this service. This is an email that is sent directly from UPS and is not related to the 

Mail Order Manager Shipment Confirmation Notice.  The Mail Order Manager Shipment 

Confirmation Notice is setup and sent independently from the UPS email shipment 

notification. 

Trace 

Tracing a package will allow you to obtain a letter from UPS with the information regarding 

the package.  It will state when the package was delivered, who signed for it and if  there 

were any errors. 

Time In Transit  

This shows you the amount of  time that it will take for the package to reach the destination. 

Tracking 

Tracking a package will use the UPS tracking number to show the tracking information of  the 

package, such as status, delivery date and location and who signed for the package. 

Page 42: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 42/46

  42

Flexible Parcel Service 

FLEX is an escalated insurance for each shipment, which can be added to the existing 

shipping account contract. It offers coverage for items ineligible for standard carrier liability 

programs such as event tickets and negotiable instruments. Flexible Parcel Insurance also 

enables you to insure for values greater than the actual value of  the item you are shipping. 

Refer to your corresponding UPS Representative to understand what particular products fall 

under FLEX. There are 3 types of  FLEX that are supported by our software: Basic, Expanded 

& Time In Transit. When enabling flex, you need to perform a Check Mail to activate. (see 

Check  Mail  above) 

Saturday Pickup 

With UPS Saturday Pickup, your packages arrive with the same time commitment as those 

shipped on Friday.  Saturday pickup of  domestic overnight and two‐day air packages is 

available from most U.S. locations  Saturday shipments receive the same delivery time 

commitments as shipments picked up on Friday. Not available in Hawaii. Refer to your UPS 

Rate and Service Guide for current rates and more information. 

1.  Click the View/Edit Box button for a box from the Packaging tab of  an order. 

2.  Place a checkmark in the Saturday Pickup checkbox. 

Page 43: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 43/46

Page 44: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 44/46

  44

 

Delivery Confirmation 

To verify the arrival of  your package or shipment, UPS offers three types of  optional delivery 

confirmation services, available to all UPS domestic service levels. These include: 

Delivery Confirmation 

Provides automatic confirmation of  delivery for any package you designate 

Delivery Confirmation Signature Required 

Provides automatic confirmation with a printed copy of  the recipient's digital signature 

Delivery Confirmation Adult Signature Required 

Provides automatic confirmation with a printed copy of  the adult recipient's digital signature. 

The adult must be at least 21 years of  age. 

Verbal Confirmation (additional service) 

One of  the delivery confirmation options you have when you send a package UPS Next Day Air 

Early A.M.® When you use this service, UPS will call you to confirm delivery of  your package. 

Refer to your UPS Rate and Service Guide for current rates and more information. 

Page 45: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 45/46

  45

Quantum View 

Quantum View Outbound (Fee Based) 

Provides hourly updates about your outbound packages in a secure Web environment. 

Quantum 

View 

Outbound™ 

provides 

view 

of  

the 

packages 

you 

ship 

using 

your 

UPS 

Accounts. 

Refer to your UPS Rate and Service Guide for current rates and more information. 

1.  While in an order, from the Packaging tab, select a box and click the View/Edit Box 

button. 

2.  Select the method of  Quantum View Notify, either Email, Fax, or None. 

3.  Select the Type: Ship for package level notification message to individual(s) 

regarding the shipment (including date, time, and name of  recipient) of  a package; 

Exception for a package level notification message to individual(s) when the 

scheduled day of  delivery changed requiring a rescheduled day of  delivery (email only); or Delivery for a package level notification message to individual(s) regarding 

the delivery (including date, time, and name of  recipient) of  a package (email only). 

Page 46: Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS  Link

8/7/2019 Dydacomp Multichannel Order Manager and UPS Link

http://slidepdf.com/reader/full/dydacomp-multichannel-order-manager-and-ups-link 46/46

Quantum View Inbound (Fee Based) 

Provides hourly updates about your inbound packages in a secure Web environment. With 

Quantum View Inbound™, you can see the UPS packages being sent to you by multiple vendors. 

Refer to your UPS Rate and Service Guide for current rates and more information. 

1.  While in an order, from the Packaging tab, select a box and click the View/Edit Box 

button. 

2.  Select the method of  Quantum View Notify, either Email, Fax, or None. 

3.  Select the Type: Inbound. 

Excess Value Insurance

Each UPS domestic package shipment is automatically protected by UPS against loss or 

damage up to a value of  US$100. Excess Value Insurance provides protection above US$100. 

Excess Value Insurance does not provide any protection for packages or letters having an 

actual value in excess of  US$50,000 even if  a lesser amount is specified in the insured value 

field.  Excess Value Insurance is provided by a third‐party insurance company.  International 

air shipments may be governed by the Warsaw Convention, including its liability limitations 

Modified  6/22/2009