DUE DILIGENCE REQUIREMENTS OF A TAX RETURN PREPARER

Vincent J. Nardone, Esq., LL.M.Nardone Law Group, LLC500 South Front St., Suite 920Columbus, Ohio 43215Telephone: (614) 223‐0123Email: vnardone@nardonelawgroup.comWebsite: www.nardonelawgroup.comTax Blog: www.taxandcontroversy.com

Tax Return Preparer Defined

Section 7701(a)(36) defines a tax return preparer generally.

Signing Tax Return Preparer

Nonsigning Tax Return Preparer

2

Tax Return Preparer Defined

§7701(a)(36) defines the term “ tax return preparer” as any person who prepares for compensation, or who employs one or more persons to prepare for compensation, any return of tax imposed by this title or any claim for refund of tax imposed by this title. For purposes of the preceding sentence, the preparation of a substantial portion of a return or claim for refund shall be treated as if it were the preparation of such return or claim for refund.

3

Signing Tax Return Preparer

A signing tax return preparer is any tax return preparer who signs or who is required to sign a return or claim for refund as a tax return preparer pursuant to §1.6695‐1(b).  Treas. Reg. §301.7701‐15(b)(1).

4

Nonsigning Tax Return Preparer

A nonsigning tax return preparer is any tax return preparer who is not a signing tax return preparer and who prepares all or a substantial portion of a return or claim for refund with respect to events that have occurred at the time the advice is rendered. In determining whether an individual is a nonsigning tax return preparer, time spent on advice that is given after events have occurred that represents less than 5 percent of the aggregate time incurred by such individual with respect to the position(s) giving rise to the understatement shall not be taken into account.

5

Tax Return Preparer’s Due Diligence Obligations

Duty  to prepare complete and accurate returns.Relying in good faith.May not rely on information provided with respect to legal conclusions.Not required to audit.May not ignore information.

Treas. Reg. Section 1.6694‐1(e)(1).

6

During an interview conducted by Preparer E, a taxpayer stated that he had made a charitable contribution of real estate in the amount of $50,000 during the tax year, when in fact he had not made this charitable contribution. E did not inquire about the existence of a qualified appraisal or complete a Form 8283, Noncash Charitable Contributions, in accordance with the reporting and substantiation requirements under § 170(f)(11). E reported a deduction on the tax return for the charitable contribution, which resulted in an understatement of liability for tax, and signed the tax return as the tax return preparer.

Examples under the Treasury Regulations

7

Examples under the Treasury Regulations Contd…

While preparing the 2008 tax return for an individual taxpayer, Preparer F realizes that the taxpayer did not provide a Form 1099 for a bank account that produced significant taxable income in 2008. When F inquired about any other income, the taxpayer furnished the Form 1099 to F for use in preparation of the 2008 tax return. F did not know that the taxpayer owned an additional bank account that generated taxable income for 2008 and the taxpayer did not reveal this information to F notwithstanding F's general inquiry about any other income. F signed the taxpayer's return as the tax return preparer.

8

Examples under the Treasury Regulations Contd…

In preparing a tax return, Accountant G relies on the advice of an actuary concerning the limit on deductibility under §404(a)(1)(A) of a contribution by an employer to a qualified pension trust.  On the basis of this advice, G completed and signed the tax return. It is later determined that there is an understatement of liability for tax that resulted from the incorrect advice provided by the actuary. G had no reason to believe that the advice was incorrect or incomplete, and the advice appeared reasonable on its face. G was also not aware at the time the return was prepared of any reason why the actuary did not know all of the relevant facts or that the advice was no longer reliable due to developments in the law since the time the advice was given.

9

Circular 230

Subpart B –Code of ConductSubpart C – Procedural RulesCir. 230 §10.34(d) ‐ Relying on information furnished by clients.Cir. 230 §10.22

Exercise of Due DiligenceReliance on others.

10

Circular 230, Best PracticesTax advisors should advise their clients with the highest quality representation concerning federal tax issues and providing tax advice and in preparing IRS submissions.  Circ. 230 §10.33(a).

Best practices include:  (i) communicating clearly with the client regarding the terms of the engagement; (ii) establishing the facts, determining which facts are relevant, evaluating the reasonableness of any assumptions or representations, relating the applicable law (including potentially applicable judicial doctrines) to the relevant facts, and deriving at a conclusions supported by the law and the facts; (iii) advising the client regarding the conclusions reached, including whether the client may avoid accuracy related penalties if the client relies upon the advice; and (iv) acting fairly and with integrity in practice before the IRS.  Circ. 230 § 10.33(a).

11

AICPA – Statements of Standard of Tax Practice

Distinguished from Cir. 230 in that AICPA Code of Conduct is inspirational onlyStatement on Standards for Tax Services (SSTS) No.3, Certain Procedural Aspects of Preparing Returns

In preparing or signing a return, a member may in good faith rely, without verification, on information furnished by the taxpayer or by third parties. However, a member should not ignore the implications of information furnished and should make reasonable inquiries if the information furnished appears to be incorrect, incomplete, or inconsistent either on its face or on the basis of other facts known to a member. Further, a member should refer to the taxpayer's returns for one or more prior years whenever feasible.

12

SSTS No. 3 Contd…

If the tax law or regulations impose a condition with respect to deductibility or other tax treatment of an item, such as taxpayer maintenance of books and records or substantiating documentation to support the reported deduction or tax treatment, a member should make appropriate inquiries to determine to the member's satisfaction whether such condition has been met.

13

SSTS No. 3 Contd…

When preparing a tax return, a member should consider information actually known to that member from the tax return of another taxpayer if the information is relevant to that tax return and its consideration is necessary to properly prepare that tax return. In using such information, a member should consider any limitations imposed by any law or rule relating to confidentiality.

14

Additional Examples

On April 1, 2009, a new client, who is a dentist, asks you to prepare her return.  She provides you with her W‐2 information and the K‐1 for her S corporation practice return.  She does not volunteer a copy of the S‐corp. return.  She also provides you with all deduction information for her personal return.   You verbally confirm with her that she had no other income for the relevant year.  You then move forward and prepare her return, which is ultimately audited.  The IRS finds that the S‐corp. provided the client with draws that the S‐corp. deducted from its income as a business expense and the shareholder believed was either an advance of money that would ultimately be returned, yet no loan documentation exists, or that it was a valid business expense of her practice.

15

Additional Examples Contd…

You are in the process of preparing a longtime business client’s federal personal income tax return that was on extension. This particular client owns numerous health spas and holds a number of real estate properties as well, some of which relate to the health spas. It is now October 13, 2008.  The client calls you and tells you that he had sold a piece of property a number of years ago and the buyer defaulted on the payments in 2007.  He wants you to include a deduction on his personal return for $500,000 as a worthless debt.  He then tells you he wants you to offset that loss against his abnormally high ordinary income for this particular year.   You begin to question him about his real estate activities.  He becomes short and says you have known me for a longtime and you know that I am involved in significant real estate activities.  I need this deduction to off set my income tax.  I simply do not have the money to pay the tax. 

16

Additional Examples Contd…

An attorney friend of yours calls you and says that he has a client that he would like to refer to you.  The client needs someone to review his return and simply confirm the math is correct and sign off on the return.  The return has already been completed.  The attorney indicates that the client can provide you with a summary of his income and expenses that he has prepared, but really all that he needs is someone to make sure the numbers are correct.  What do you do?

17

Other Due Diligence Steps

Engagement LetterDefine the scope of the engagementEnsure that all clients sign the engagement letterDefine the roles and responsibilities of the client, including the obligation to provide complete and accurate informationOther obligations

Document, document, document.

18

Tax Return Preparer Penalties

Section 6694(a) and (b)Section 6701Disclosure or Use of InformationAction to Enjoin PreparersCriminal Sanctions – Section 7206(2)

19

Section 6694(a)

Effective for returns prepared after May 25, 2007, the Emergency Economic Stabilization Act of 2008 has changed the preparer penalty for understatements due to unreasonable positions. Therefore, a tax return preparer must pay the penalty if the tax return preparer:

prepares any return or claim for refund for which any part of an understatement of liability is due to an “unreasonable” position andknew (or reasonably should have known) of the position.  §6694(a)(1)

20

Section 6694(a) Contd…

Except as otherwise provided below, a position is “unreasonable” unless there is or was substantial authority for it.  §6694(a)(2)(A).

The regulations under §6662 substantial understatement penalty state that the substantial authority standard is an objective standard involving an analysis of the law and application of the law to relevant facts.The substantial authority standard is less stringent than the “more likely than not” standard, but more stringent than the reasonable basis standard. Substantial authority exists if the weight of authorities supporting the taxpayer's treatment is substantial in relation to the weight of those that take a contrary position.

21

Section 6694(a) Contd…

Substantial authority includes the Code and other statutes, regs (final, temporary, and proposed), court cases, tax treaties, statements of Congressional intent, and administrative pronouncements (revenue rulings, revenue procedures, private letter rulings, technical advice memoranda, actions on decisions, general counsel memoranda, press releases, notices, and similar documents).If the position was disclosed under §6662(d)(2)(B)(ii)(I) and is not a position described in the rules for tax shelters and reportable transactions below, the position is unreasonable unless there is a reasonable basis for it.  §6694(a)(2)(B).

22

Reasonable Basis

Reasonable basis is a relatively high standard of tax reporting, that is, significantly higher than not frivolous or not patently improper. The reasonable basis standard is not satisfied by a return position that is merely arguable or that is merely a colorable claim. If a return position is reasonably based on one or more of the authorities set forth in §1.6662‐4(d)(3)(iii) (taking into account the relevance and persuasiveness of the authorities, and subsequent developments), the return position will generally satisfy the reasonable basis standard even though it may not satisfy the substantial authority standard as defined in § 1.6662‐ 4(d)(2). (See §1.6662‐4(d)(3)(ii) for rules with respect to relevance, persuasiveness, subsequent developments, and use of a well‐reasoned construction of an applicable statutory provision for purposes of the substantial understatement penalty.) In addition, the reasonable cause and good faith exception in §1.6664‐4 may provide relief from the penalty for negligence or disregard of rules or regulations, even if a return position does not satisfy the reasonable basis standard.  Treas. Reg. § 1.6662‐ 3(b)(3). 

23

Aiding and Abetting

Section 6701, Aiding and Abetting penalty is the civil sister to §7206(2).  Section 6701 imposes a civil penalty on any person who, in connection with the preparation or presentation of any portion of a document:

Knows or has reason to believe that such portion will be used in connection with a material matter arising under the tax law; andKnows that, if it is so used, an understatement of another person’s tax liability will result.

24