200

الفصل اخلامس

عملية املسح الضوئي:

على الرغم من تنوع وتعدد أنواع املاسحات الضوئية واختالف خصائص كل

يعتمد على تقسيم الوثيقة أو نوع منها إال أن عمل املاسحات الضوئية عموماً

القابلة للمسح الضوئي يطلق عليه الوحدات الصغيرة الصفحة إلى شبكة من

.Dots أو النقاط ,Pels البلسPixels, m البكسلس

وعن طريق استخدام املكونات البصرية والفوتوغرافية احلساسة املوجودة

من املنعكسة الضوء كمية بتقدير الضوئي املاسح يقوم الضوئية باملاسحات

النقاط أو البكسلس املوجودة بالصفحة ثم يقوم بعد ذلك بتوليد إشارة الكترونية

.)1(Digital Bit مطابقة لها, تتحول إلى شكل البت الرقمي

مصدر الضوء للماسحات الضوئية عادة ما يكون مصباحاً ذا قطب سالب

يكون ما فعادة احلساس الفوتوغرافي املكون أما ,Cold Cathode Lamp بارد:

.)2()CCD( Change Coupled Device Array مصفوفة من نبضات مزدوجة الشحن

تكنولوجيا ضغط صور الوثائق املرقمة )امللفات(:

حتتوي معظم تكنولوجيات الترقيم على خاصية ضغط حجم الوثائق التي

يتم ترقيمها من أجل التوفير في السعة التخزينية حلجم الوثائق التي يتم ترقيمها

وتخزينها على أجهزة احلاسبات في شكل ملفات على أن تتم عملية الضغط بعد

للوثيقة وقبل تخزينها باحلاسب أو على وسائط التخزين عمل املسح الضوئي

(1) Saffidy, William: Documents Imaging: Op. Cit, p.53.(2) Ibid p.56.

201

نظم األرشيفات اإللكترونية

األخرى)1(.

وفي الواقع فإن كل البرامج أو األجهزة التي تستخدم في عمليات الضغط للملفات تستند إلى املواصفات التي حددها االحتاد الدولي للمواصالت السلكية يعرف كان والذي International Telecommunication Union )ITU( والالسلكية Consultative committee on international Telephony and Telegraphy سابقاً باسم

.)CCITT(

الرابعة واملجموعة الثالثة املجموعة باسم املواصفات هذه عرفت وقد .)2( ..Group 3, Group 4 for Compression Algorithm ألساليب الضغط

املــاضي القــرن من الثمانينيات في الثالثــة املجموعـة أسلوب انتشر وقد One-dimensional compression األحادي البعد ضغط تقنية على يعتمد وكان

.technique

أما املجموعة الرابعة فعلى العكس كانت تستخدم تقنية ضغط البعد الثنائي, وكانت معظم البرامج واألجهزة تتيح استخدام كلٍّ من أسلوب املجموعة الثالثة والرابعة, إال أن أسلوب املجموعة الرابعة كان املفضل وذلك لقدرته على الضغط

بنسبة عالية)3(.

األوراق مع يستخدم والرابعة الثالثة املجموعتني أسلوب من كلٌّ كان وقد حصر على يعتمد عملهما أسلوب وكان سوداء, بحروف املطبوعة والوثائق وحساب النقاط )Pixels( للون الواحد )األبيض( قبل االنتقال حلصر نقاط اللون

)1( Technical infrastructure http: //www.library.cornel.edu/preservation/tutorial/technical.(2) Saffady, William: Documents Imaging: Op. Cit, p.60.(3) Ibid. p.61.

202

الفصل اخلامس

الثاني )األسود( وذلك حتى نهاية السطر.

وقد كان هناك ضرورة لتطوير هذا األسلوب من أساليب الضغط خاصة بعد ظهور الصور امللونة, وكان أبرز األساليب التي طورت وأصبحت أكثر انتشاراً قامت التي Joint Photograph Experts Group إلى نسبة )JPEG( أسلوب ضغط من مترابطة مجموعة على يشتمل JPEG أسلوب فإن الواقع وفي بتطويره,

األساليب التي تدعم نوعيات مختلفة من وجود الصور وضغطها)1(.

ومعظم تقنيات الضغط ألسلوب JPEG يعتمد على ما يسمى تقنية الضغط بفقد Lossy Compression techniques, فعملية الضغط سوف تنجز ولكن يالزمها

حذف بعض املعلومات من الصورة األصلية.

وعلى العكس فإن أسلوب املجموعة الثالثة والرابعة يعتمد على عدم الفقد Lossless compression techniques فهم يضغطون الصورة دون فقد ألي معلومات

منها واملقصود هنا بفقدان املعلومات هو أن بعض وضوح الصورة أو جدتها سوف يقل)2(.

واآلن تقوم Joint Photographic Experts Group بوضع اللمسات األخيرة على بضغط يقوم سوف والذي JPEG2000 اسم عليه تطلق حديث ضغط أسلوب

الصور بدون أي تقليل ملحوظ في مستوى جودة الصورة)3(.

(1) Saffady, William: Document Imaging. Digital Pressevation Guldance Note http: //www.nationalarchives.gov.uk/documents/image_compression.rtf. (2) Saffady, William: Documents Imaging: Op. Cit, p.63. - http: //www.linktionary.com/c.compression - Besser, Howard and Jennifer Trant.Introduction to Imaging: Issues in Constructing

an image database http: //www.getty.edu/gri/standard/introimages.(3) Degital preservation Guidance Note.

203

نظم األرشيفات اإللكترونية

Files Format :أشكال امللفات

من تتكون األبعاد ثنائية مرقمة صورة بتوليد الضوئية املاسحات تقوم مجموعة من البكسلس للوثائق التي مت مسحها ضوئياً, وقد كانت الصورة الرقمية في السابق تسمى بت - مابد Bit-Mapped أو صور راستر Raster Images, وهي التي يتم تسجيلها باحلاسبات كملفات عن طريق املاسحات الضوئية أوأي معدات الوثائق للحاسبات تختلف عن صور فكتور Object Oriented أو التقاط صور Vector-Bsedوالتي تعرف كنقاط وخطوط ودوائر أو األشكال الهندسية األخرى,

CAD( Computer Aided Design( ترتبط مبلفات باألساس فكتور وملفات صور وبرامج الرسوم الهندسية للحاسبات)1(.

وألن كاًل من صور راستر وصور فكتور تستخدم طريقة مختلفة عن األخرى في متثيل الصور فإنهما غير متوافقني معاً)2(.

واعتماداً على البرامج التي يتم استخدامها في تصوير الوثائق, فإن )صور امتالكي املمكن تسجيلها باحلاسبات على شكل ملف Bit-Mapped من راستر( Nouproprietary file امتالكي غير ملف شكل في أو Proprietary file format

احمللي الشكل باسم االمتالكية امللفات عن يعبر األحيان بعض وفي ,format

.Native Format

(1) Saffady, William: Document Imaging op cit. p. 64. Technical Guidelines for digitizing archival material for Electronic Access http: //www.acrchives.gov/presservation/technical/guidelines html - What is the diference between bitmapped and victor http//www.campany.com/ifaq/

faqpages/allhtml(2) Base, Howard and Jennifer Trant Intratuction 10 imaging: Issues in Constructing an

image Database http: //www.getty.edu/gri/standard/intromages.

204

الفصل اخلامس

شكل امللفات االمتالكي:

كانت بدايات ظهور برامج التصوير الرقمي في الثمانينات من القرن املاضي وكانت تعتمد على الشكل االمتالكي للملفات, وعلى الرغم من ذلك لم يعد هذا الشكل هو الشكل الرئيسي الذي يعتمد عليه أو تتضمنه برامج تسجيل أو ترقيم

الوثائق باحلاسبات)1(.

في يرغب التي املصورة الوثائق على االمتالكي ميثل خطراً امللف فشكل في امللفات تصبح أن املمكن من احلقيقة وفي طويلة, لفترات بها االحتفاظ الشكل االمتالكي غير قابلة للقراءة نتيجة التعديل والتطوير احملتمل الذي يطرأ على منتجات وبرامج التصوير الرقمي, وقابلية النجاح املستقبلي في استخدام شكل امللفات االمتالكية تتأثر بسياسية منتجي برامج التصوير الرقمي في تطوير منتجاتهم أو توقف اإلنتاج أو إنتاج شكل آخر من البرامج أو االندماج في شركات أخرى, بل وأكثر من ذلك فمن املمكن أن تكون امللفات االمتالكية غير مقروءة أو متوافقة بالنسبة لإلصدارات احلديثة من البرامج التي أنتجتها الشركة نفسها

أو برامج التصوير الرقمي األخرى التي أنتجت في الشركة نفسها)2(.

شكل امللفات غير االمتالكي:

امللفات بشكل ومبقارنتها Metafile Format األحيان بعض في يوصف وهو االمتالكي فهي أقل اعتمادية على منتجات أو برامج تصوير رقمي محددة, وهذه اخلاصية تكون مهمة جداً بالنسبة لنظم األرشيفات اإللكترونية التي حتتفظ بالوثائق اإللكترونية الوثائق تكون أن يجب إنه حيث طويلة, ملدد )اإللكترونية( الرقمية

(1) Saffady, William: Documents Imaging: Op. Cit p.67.(2) Ibid, p.67-68.

205

نظم األرشيفات اإللكترونية

االمتالكية غير امللفات تتيح أيضاً فترة ممكنة, ألطول متاحة بالنظام املخزنة إمكانية التعامل وتبادل الصور مع أي نوع من البرامج أو نظم احلاسبات)1(.

وفي هذا اجلزء سوف نتناول أكثر أشكال امللفات غير االمتالكية انتشاراً ومالئمة لنظم وتطبيقات التصوير الرقمي, وهي على النحوالتالي:

Tag Image Format )TIF(: :1- صيغة الصورة التاجية / الوسمية

)TIFF( Tagged Image وهي تعرف أيضاً باسم صيغة ملف الصورة التاجيةوانتشاراً File Format, وهي من أكثر أشكال امللفات غير االمتالكية استخداماً

مع صور راستر )Bit-Mapped( وقد مت تطوير هذا الشكل من الصور عن طريق آدوب نظم اندماج وبعد ,)Microsoft & Aldus( وألدوس ميكروسوفت شركتي شكل أيضاً آدوب ومتلك الشكل هذا صاحبة هي أصبحت Adobe Systems

)Portable Document Format( )PDF( وهي اآلن تقوم بنشر وتطوير وصيانة الشكل

غير االمتالكي TIF بأسلوب أكثر حتديداً وتركيزاً)2(.

وشكل TIF يتناسب ويتوافق مع معظم البرامج والتطبيقات اخلاصة بتطبيقات التصوير الرقمي, ويتضمن ذلك)3(.

.Optical character Recognition )OCR( تقنية التعرف البصري على احملارف •

.Desktop Publishing برامج النشر املكتبي •

(1) Saffady, William. Document Imaging. Op.cit., p.68. (2) Ibid p.69.(3) Saffady, William. Document Imaging. Op. cit, 69-70. - Bester, Howard and Jennifer Trant. Introduction 10 Imaging Issues in Countructing

an image Database http: ///www.gety clu/gri/standard/intromages - http: //www.eecuper.edu/courses/course_Pages/past_courses/EE458//TIFF/.

206

الفصل اخلامس

PC-Based Facsimile النقل املعتمد على أجهزة الناسوح )الفاكس( عبر احلاسوب •

.Transmission

تطبيقات ترقيم الصور للوثائق بنظم األرشيفات اإللكترونية. •

حيث من امللف, يصف Header رأسي عنوان على TIF أشكال وتشتمل احملتويات واحلجم, وألي خصائص أخرى)1(.

:TIF تكنولوجيا الضغط مللفات

من املمكن تخزين الشكل TIF مضغوطاً أوغير مضغوط, وملفات TIF تتوافق أيضاً الرابعة, واملجموعة الثالثة املجموعة باسم املعروف الضغط أسلوب مع ميكن قراءة ملفات TIF عن طريق أنواع مختلفة من برامج احلاسبات متضمنة برامج عرض الصور التي يقوم منتجو نظم األرشيفات اإللكترونية باستخدامها

باإلضافة إلى البرامج العامة أو املتاحة األخرى)2(.

العمل مع تكنولوجيا اإلنترنت:

TIF بأن Plug-ins Browser لشكل البرامج املساعدة لتصفح اإلنترنت تتيح لتكنولوجيا الشبكات ومنها اإلنترنت واإلنترانت تستخدم مع األشكال املختلفة

واإلكسترانت بشكل فعال)3(.

(1) Saffady, William: Documents Imaging: Technologies, application and implemen-tation, Lanham: Scarecrow Press Inc., 2003, p.72.

- Tagged image file format http: //en.wikipedia.org/wik/tiff(2) Saffady, William: Op. cit., p.73. - Tagged image file format http: //en.wikipedia.org/wik1/TIFF(3) Saffady, William: Op. cit., p.73. - Tagged Image File Format OP. Cit.

207

نظم األرشيفات اإللكترونية

:Graphics Image File )GIF( 2 - صيغة ملفات الصور

أكثر أصبح وقد Graphical Interchange File Format باسم أيضاً ويعرف شيوعاً مع تطبيقات اإلنترنت واإلنترانت واإلكسترانت وقد مت إنتاجه وتطويره أنواع متصفحات Compuserve ويلقى دعم جميع عن طريق شركة كمبيوسرف

اإلنترنت)1(.

حتميل عند أسرع ليكون الصور ملفات من الشكل هذا تصميم مت وقد الصورة وتصفحها, ويعتمد هذا الشكل من امللفات على خاصية تشفير أو تكويد يتم حتميلها من خالل للصورة الكاملة املعلومات مع بني للصورة تتيح عرضاً

متصفح اإلنترنت.

مبعنى أن هذا النوع من امللفات يقوم بعرض الصورة قبل االنتهاء من حتميلها ولكن بدرجة جودة منخفضة لأللوان, وتتحسن درجة جودة األلوان وتفصيالت الصورة, بينما تصل املعلومات تدريجياً حتى اكتمال حتميل الصورة على متصفح

اإلنترنت فتظهر الصورة بجودتها العالية)2(.

:GIF تقنية الضغط مع ملفات الصور

)Lempel-Ziv-Welch( )LZW ( يعتمد هذا الشكل من ملف الصور على أسلوب GIF في ضغط امللفات, وبالرغم من أنه ال يوجد قيود قانونية عند إيجاد ملفاتأو تبادلها ونقلها إال أنه يتحتم احلصول على رخصة احلق في استخدام أسلوب

LZW لضغط ملفات الصور من شركة Unisys صاحبة هذا احلق)3(.

(1) Documents Imaging. Op. cit., p.73. (2) Saffady William. Documents Imaging: Op. cit. p. 74-74. (3) Saffady William. Documents Imaging. Op.cit., p.75.

208

الفصل اخلامس

Portable Network Graphics )PNG( :3 - شبكات الصور احملمولة

تتعلق أخرى تقييدات ألي التعرض عدم في والرغبة األمر هذا ولتجنب World Wide Web Consortium فإن احتاد الشبكة العنكوبتية العاملية GIF بشكل ,GIF شكل عن بدياًل Portable Network Graphics (PNG) الشكل تبنى (W3C)

ومثل ملفات GIF فإن شكل ملفات PNG أظهرت توافقاً كبيراً مع معظم البرامج واألجهزة اخلاصة بالتصوير الرقمي للوثائق, إضافة إلى إمكانية الضغط بنسبة كبيرة مللفات الصور وعرض متميز لصورة الوثيقة, وعلى عكس ملفات GIF فإن شكل امللفات PNG ميكن استخدامها بحرية ودون شرط احلصول على رخصة

املوافقة على استخدامها)1(.

وجند أن كاًل من ملفات GIF وPNG ميكن استخدامها في العمليات الفنية اخلاصة بترقيم الوثائق بنظم األرشيفات اإللكترونية, إال أن معظم تطبيقات نظم األرشيفات اإللكترونية يفضل فيها استخدام أشكال ملفات TIF مزودة ببرامج

املساعدة للمصفحات لتطبيقات اإلنترنت واإلنترانت واإلكتسرانت)2(.

Portable Document Format )PDF(:4- صيغة الوثيقة القابلة للنقل

Adobe Systems مت تطوير هذا النوع من أشكال امللفات من خالل نظم آدوبوهذا الشكل يعد واحداً من أشكال قليلة جداً طورت خصيصاً خلدمة الوثائق.

وهي تعتمد على لغة تذييل آدوب Postscript Language والشكل PDF أكثر من مجرد شكل من أشكال ملفات الصور, فهو يتوافق مع نصوص تشفير احلروف

(1) Ibid. p.76.(2) Saffady, William. Documents Imaging. Op. cit, 76. - http: //en.wikipedia.org/wki/pig

209

نظم األرشيفات اإللكترونية

Bit- الصور ملفات أشكال من شكاًل كونه إلى إضافة Character-Coded Text

في والصور النصوص من كلٍّ بني PDF ملف يجمع أن املمكن فمن ,Mapped

الوثيقة نفسها وفي الوقت نفسه)1(.

بالنسبة للوثائق النصية فإن شكل ملفات PDF يتعامل مع اخلطوط, الهامش, بالوثائق النصوص بتنسيق اخلاصة اخلصائص وباقي الرئيسية والعناوين

النصية.

وبالنسبة لضغط حجم ملفات PDF فإنها تتوافق مع ضغط الصور واعتماداً على درجة الوضوح التي يتم اختيارها وحتديدها عند املسح الضوئي للوثيقة من

.)2(TIF أكبر حجماً من نظيراتها في شكل PDF املمكن أن تكون ملفات

Adobe Acrobat من خالل برنامج آدوب أكروبات PDF ويتم استعراض ملفاتفهذا مصاريف أي بدون اإلنترنت شبكة من حتميله ميكن والذي Program

البرنامج يقدم وظائف وإمكانات ممتازة لعرض وطباعة وتأمني الوثائق.

JPEG File Interchange Format )JFIF( :5 - ملف حتويل الصور

تقدميه مت والذي JPEG ضغط بأسلوب يرتبط امللفات من النوع وهذا Joint Photographic Experts وتطويره عن طريق مجموعة خبراء التصوير املتحدةGroup وشكل امللفات FIF وأسلوب الضغط FPEG غالباً ما يكونان مختلطني أو

يصفون الرقمي التصوير برامج ومسوقي منتجي معظم أن مبعنى متداخلني ,JFIF على أنه شكل امللف ويقومون بإغفال أي إشارة إلى JPEG أسلوب الضغط

(1) Ibid, 77.(2) Ibid, 77.

210

الفصل اخلامس

.)1( JFIF/JPEG وفي بعض األحيان يتم استخدام االسم املشترك

ومن املمكن أن يستخدم أسلوب الضغط JPEG مع أشكال أخرى من أشكال ملفات الصور مثل TIF, ولكنه نادراً ما يعمل.

وهناك أشكال أخرى من ملفات الصور Bit-Mapped والتي لم تلَق االنتشار والشهرة الواسعة مثل أشكال ملفات الصور السابق عرضها, وذلك لكونها قد مت إنتاجها وتطويرها من أجل إجناز أعمال الشركات التي أنتجتها حيث إنها تتعلق

بأعمال هذه الشركات ومن هذه األشكال:

شكل امللفات Windows Bitmap Image Format )BMP(، PCX والتي مت تقدميها RAS ,من أجل برامج الرسوم اخلاصة بها Z-Soft وتطويرها عن طريق شركةوالتي مت تطويرها من قبل شركة TGA, Sun Microsystems والتي مت دعمها من قبل بعض منتجي برامج الرسومات, PCD والتي مت تقدميها وتطويرها عن طريق ماكنتوش رسومات لبرامج املعتمد الرئيس الشكل وهي PICT كوداك, شركة

.)2(Macintosh Graphics Programs

األرشيفات نظم مع تستخدم ما نادراً الصور ملفات من األشكال وهذه أنواع كافة لتوضيح للوثائق, وإمنا جاء ذكرها الرقمي التصوير أو اإللكترونية أشكال ملفات الصور املوجودة, سواء شائعة االنتشار واالستخدام أو احملدودة

االستخدام.

(1) Saffady William: Documents Imaging: Op. Cit,. p.79. - http: //ca wikipedia.org/wikiFIF (2) Saddafy William. Documents Imaging Op. cit, p, 80.

211

نظم األرشيفات اإللكترونية

:Indexing :التكشيف

تقوم تقنية الترقيم بعمل قاعدة بيانات من الوثائق في صورتها اإللكترونية متثل توصيفاً لها, ولهذا السبب فإن نظم األرشيفات اإللكترونية تتضمن برامج البيانات, ولكن ينبغي أن نضع في احلسبان أن الشركات املنتجة إدارة قواعد والتجهيزات البرمجية املكونات تقدم اإللكترونية األرشيفات نظم لتطبيقات والتطبيق التخطيط عملية أما النظم, هذه لعمل الالزمة الضرورية واملعدات لتكشيف ووصف الوثائق بالنظام فهي مسؤولية أخصائيي الوثائق بالنظام وذلك بسبب خبرات مسؤولي الوثائق في هذا املجال, وتعرف عملية التكشيف بأنها:

لوثائق السهل واالسترجاع الوصول توفير خاللها من يتم التي "العملية النظام)1(.

ويوجد ثالث طرق أساسية لتكشيف الوثائق بنظم األرشيفات اإللكترونية:

.Full-text indexing 1. تكشيف النص كاماًل

.Index fields 2. تكشيف احلقول

.File/Folder Structure 3. بناء امللف / املجلد

Full-text indexing :1 - تكشيف النص كاماًل

وهذا األسلوب يسمح بتكشيف كل كلمة موجودة في نص الوثيقة وعن طريق استخدام تكشيف النص بالكامل فإنه ال يكون هناك حاجة الستخدام الكلمات

الدالة لتكشيف وثائق النظام)2(.

(1) Ibid p.87. )2( Indexing Digital documents - http: //www.gslis, utexasedu/scisco/incl.html

212

الفصل اخلامس

التمييز تكنولوجيا توافر يشترط فإنه األسلوب هذا استخدام وإلمكانية التكنولوجيات هذه استخدام طريق عن إنه حيث )OCR( للحروف البصري تتبعها ميكن ورقمية حرفية رموز إلى بالوثيقة املطبوعة الكلمات ترجمة يتم

وحتديدها عن طريق برامج وتطبيقات النظام.

:Index Fields 2 - تكشيف احلقول

يقدم هذا األسلوب إمكانية البحث في ماليني الوثائق خالل ثوان معدودة من أجل الوصول للوثائق الضرورية املطلوبة, حيث إن هذا األسلوب يكون مناسباً وقاباًل للتطبيق مع الوثائق غير النصية, مثل الصور الفوتوغرافية أو اخلرائط.

أجل من Templates )مناذج( عليها متفق حقول أو كلمات استخدام ويتم تكشيف الوثائق بالنظام, إال أنه في حالة أن الشخص مدخل احلقل ليس هو

نفسه الباحث عن الوثيقة فإنه يتوقع املشكالت)1(.لهذا ينبغي إتاحة إمكانية إيجاد أكثر من منوذج حلقول التكشيف في نظم الوثائق اإللكترونية ميكن استخدامها مع البيانات املختلفة املستخدمة لتكشيف يوضع التي Pull-down Box املسحوبة القوائم استخدام ولهذا يفضل احلقول, فيها أكثر من كلمة شائعة ميكن استخدامها لتكشيف الوثيقة يتم االختيار من بينها من أجل توفير األداة املناسبة التي تساعد على التكشيف باستخدام هذا

األسلوب)2(.

:File/Folder Structure 3 - بناء امللف / املجلد

ويعتمد هذا األسلوب على إتاحة القدرة ملستخدمي النظام على حتديد أماكن

(1) Saffady William: Documents Imaging: Op. cit p. 87-88.(2) Saffady William: Documents Imaging: Op. cit p. p.89.

213

نظم األرشيفات اإللكترونية

الوثائق مباشرة بالنظام, حيث يعتمد هذا األسلوب على املنهج الذي مت اتباعه عند حفظ الوثائق بالنظام, واملنهج املستخدم في بناء املجلدات )احلوافظ( التي

يتم تخزين وثائق النظام على احلاسبات بعد حتويلها إلى الشكل اإللكتروني)1(.أسلوب عرض الوثائق اإللكترونية النصية بنظم األرشيفات اإللكترونيـة:

النصية الوثائق استعراض يتم من خاللها التي األساليب من عدد يوجد والتي مت حتويلها إلى الشكل الرقمي, ومت تخزينها بنظام األرشيف اإللكتروني:

Page Images :1 - صور الصفحات

وفي هذا األسلوب تعامل الوثيقة املرقمة على أنها صورة نتجت من خالل امليكروفيلم, أو احلاسبات أجهزة من املطبوعة للوثيقة الضوئي املسح عملية تكون أن إما الصور وهذه النص, في البحث إلمكانية قابل غير النوع وهذا ملونة أو باألبيض واألسود أو بالدرجـات الرمادية, وهذا النوع أقل أنواع الترقيم

تكلفة)2(.

Full Text :2 - النص الكامل

قاباًل للبحث في إلكترونياً من أجل إمكانية أن يصبح النص املطبوع نصاً إلى النص األصلي )الصفحة األصلية( ينبغي ترجمة احلروف في النص فإنه )ASCII( )American Standard Code for Information Interchange( ليتسنى قراءتها

من خالل احلاسبات, وهناك طريقتان للقيام بذلك: .Keying كتابة النص من الوثيقة األصلية •

استخدام تكنولوجيا OCR )للتعرف الضوئي للحروف( لتحويل صورة الصفحة •

)1( Ibid. (2) Handbook for digital projects www.nedcc.org/digital/dighome.htm

214

الفصل اخلامس

أما تتم يدوياً, العملية األولى أن ASCII وينبغي مالحظة إلى الشكل آسكي العملية الثانية فتتم آلياً, أيضاً عملية الكتابة اليدوية Keying تكون أعلى عشر مرات من استخدام OCR, إال أن صور الصفحات تتبع في أغلب األحيان إنشاء

النص الكامل.ومن املالحظ أن استخدام OCR يكون أرخص من Keying, فلماذا يوضع هذا

األخير في االعتبار؟ وهذا راجع لآلتي:

األولى: أن OCR يكون فعاالً فقط مع صور الوثائق املطبوعة عن طريق احلاسبات بخط املكتوبة الوثائق أما ,Machine-Printed Text الطباعة ماكينات أو

اليد فيجب إدخالها يدوياً لتصبح قابلة للبحث.

الثاني: إن دقة عمليات OCR تكون غير كاملة نتيجة التعقيدات في الصفحة نسبة هناك يجعل مما واألعمدة اخلطوط تعدد في متمثلة األصلية للخطأ ولكن املشكلة ليست هنا ولكنها تتمثل في أن عمليات استخدام

OCR تتكون من ثالث خطوات:

عملية املسح الضوئي للوثيقة. •

.OCR استخدام •

.OCR تصحيح أخطاء •

وهناك الكثير من الدراسات التي حددت قدرة الفنيني على تصحيح أخطاء السعر االعتبار في وباألخذ الساعة, في 6-10 صفحات من وقدرت OCRتكاليف يتخطى أن ببساطة املمكن من ذلك فإن التصحيح بعمليات اخلاص

.)1(Keying عمليات الكتابة اليدوية من الوثيقة األصلية

(1) Handbook for digital projects Op. Cit.

215

نظم األرشيفات اإللكترونية

:Encoded Text :3 - النص املشفر

هذا األسلوب من أساليب حتويل الفصول يعد األكثر تكلفة, ولكنه في الوقت النص تكويد اإلنترنت, وعملية بيئة أكثر األساليب وظيفية ومالءمة مع نفسه للتحول OCR الضوئي التعرف باستخدام أو يدوياً النص سواء إدخال تتطلب

.ASCII لشكل

والهدف من عملية التشفير هو حتويل الوثائق النصية إلى صيغة أو شكل ال يعتمد على برامج معينة أو أجهزة معينة في عمليات احلفظ واالسترجاع )غير

امتالكي(, بحيث إنه ميكن استرجاع هذه الوثائق من خالل أكثر من برنامج)1(.

ومن أبرز هذه األشكال Markup Languages )لغة تكويد مارك( وهي تتضمن تعليمات لعرض محتوى امللفات وتزودها بالوسائل التي تتيح عرضها عن طريق )World Wide Web Consortium) (w3c( شبكة اإلنترنت ويقوم احتاد الشبكة الدوليةبدعم هذا الشكل من امللفات وهناك عدد من األشكال اخلاصة بهذه اللغة هي:

:)Standard Generalized Markup language) (SGML( -

HTML, XML هذه اللغة متثل معياراً دولياً, وتولد منها لغات

:)Hypertext Markup language) (HTML( -

تستخدم لعرض معظم املعلومات على الشبكة الدولية )اإلنترنت( وهي لغة سهلة ولكن لغات XHTML, XML أكثر مرونة وإمكانيات في عرض املعلومات.

:)extensible Hypertext Markup language) (XHTML( -

تدمج ما بني املرونة املتوفرة في لغة XML وسهولة استخدام HTML وعملية

)1( Ibid.

216

الفصل اخلامس

.XML إلى HTML تكون أسهل من حتويل XML إلى شكل XHTML حتويل ملفات:extensible Markup language (XML)

لغة بسيطة نسبياً, تعتمد على لغة SGML تتميز بأعلى مستويات املرونة أكثر .)1(SGML وتفادي التعقيدات في لغات XHTML من لغة

دور أخصائي الوثائق في تأسيس نظم األرشيفات اإللكترونية:

بداية يجب أن نوضح أن أخصائي الوثائق لهم أهمية كبرى في عملية إعداد وجتهيز نظم األرشيفات اإللكترونية, ومتتد هذه األهمية حتى عمليات تطبيق وتأسيس هذه النظم فعلياً, وذلك لكي يتأكدوا من أن جميع الوثائق الناشئة من وصاحلة فيها موثوق إصابة وثائق باعتبارها لالحتفاظ, قابلة النظام خالل

لالستخدام.احلفظ نظم على خاص بوجه التركيز إلى الوثائق أخصائي دور وميتد التي تنشئ وثائق لها قيمة أرشيفية خالل دورة حياة تلك األنظمة للتأكيد على عملية حتويل يتم حتى األساسية وسماتها بخصائصها الوثائق هذه احتفاظ الوثائق ويصبحوا مسؤولني عن نظم األرشيفات السيطرة عليها إلى أخصائي

اإللكترونية.على فقط تنحصر ال اإللكترونية األرشيفات نظم مسؤولي واهتمامات إلى جودتها أو نوعيتها ومبعنى آخر للوثائق ولكن متتد أيضاً عمليات احلفظ

مصداقيتها أو أصالتها الدائمة ومدى فهمها واستيعابها)2(.

عمليـة اإلعـداد: (1) World Wide Web Consorium (w3) www.w3.org. (2) International Council on Archives Electronic Records: a Workbook for archivisis http: //www.icn org/biblio/study.

217

نظم األرشيفات اإللكترونية

املعلومات, تكون متطلباتهم وضع الوثائق أخصائيو يحاول وعندما كلها في التنظيمية والثقافات الوثائق إدارة والتكنولوجيات ونظم واالتصاالت,

احلسبان بشكل عام.

وهم بوجه عام يواجهون املوقف عندما توجد أنظمة وتطبيقات تقوم بإدارة الوثائق املوجودة فعلياً, وكثير من هذه النظم يصمم عن طريق مشاركات بسيطة

من أخصائي الوثائق)1(.

ولعل عملية بناء نظم جديدة وتأسيس خطط العمل تعتمد على مدى فهم واستيعاب متطلبات عمليات احلفظ ومدى وضوح الرؤية لتحديد أيٍّ من عناصر

النظام يتوافق مع متطلبات نظم احلفظ.

وفي حالة إذا كان أخصائيو الوثائق غير مشتركني منذ البداية في تصميم نظم احلفظ وحتديد متطلباتها فإننا جندهم يبذلون جهداً كبيراً عند إشراكهم الفعالة في عمليات التصميم الحقاً في عملية التصميم وعليهم إيجاد الطرق

لكي يكونوا قادرين على التعامل مع متطلبات النظام منذ البداية)2(.

إلى اإلشرافي الدور بني ما الوثائق أخصائي دور يتراوح أن املمكن ومن الدور االستشاري أو التدخل الصريح في عمليات التصميم والتجهيز لتطبيقات

نظام األرشيف اإللكتروني.

وال تعتمد طبيعة هذا الدور فقط على أخصائي الوثائق ولكن تعتمد أيضاً على البيئات التنظيمية والقانونية باجلهات والتي تستطيع مساندتهم أو إعاقتهم,

)1( Ibid. (2) International Council on Archives: Electronic Records, a Workbook for archivists Op. Cit.

218

الفصل اخلامس

وفي الوقت نفسه يحتاج أخصائيو الوثائق إلى الوقت الكافي واملهارات املطلوبة إذا كانوا يريدون النجاح, ويجب اإلشارة إلى أن العاملني في مجال الوثائق ينبغي

أن يكون لديهم املصادر والسلطات الالزمة إلجناز العمل)1(.

تكاليف تأسيس نظم األرشيفات اإللكترونية:

على الرغم من أنه ال يوجد معرفة محددة عن تكاليف تأسيس نظم األرشيفات اإللكترونية, إال أن هناك شيئاً واحداً ميكن التأكد منه وهو أن تكاليف تأسيس نظم األرشيفات اإللكترونية ستكون مختلفة عن تكاليف تأسيس نظم األرشيفات التقليدية. وستتطلب التزامات ومواصفات مختلفة, وسوف تتطلب مصادر متويل دائمة ومستمرة من أجل ضمان استمرار عمل النظام, لذلك فإن قرار تأسيس نظام أرشيف إلكتروني أو استخدام نظم إدارة الوثائق اإللكترونية البد أن يتضمن

حتليل لتكاليف التأسيس ملثل هذه النظم.

حتليل التكاليـف:

يجب أن يشمل حتليل التكاليف ما يـلي:

بيان يوضح سبباً جوهرياً لضرورة تأسيس النظام اجلديد معتمداً على دراسة •مت من خاللها تقييم النظام احلالي.

قائمة االفتراضات التي من املمكن أن تقع حتت طائلة بند التكاليف مثل: •

تكاليف تعيني مسئولي وموظفي النظام. -

النسب القياسية من الزيادة السنوية لتكاليف النظام وصيانته وحتديثه. -

تكاليف أخرى متوقعة. -

)1( Ibid.

219

نظم األرشيفات اإللكترونية

من بديل وبكل وعملياته احلالي بالنظام املرتبطة التكاليف حتليل عمليات •البدائل املتوقعة.

للنظام وتقييم يتم استخدامها ملقارنة التي النوعية األخرى للعوامل ملخص •احلالي وكل البدائل)1(.

تكاليف التأسيس:

تتناول الدراسة التالية التكاليف التي تتطلبها عمليات تأسيس نظم األرشيفات اإللكترونية والتي من املمكن أن يحتاجها من يرغب في تأسيس نظم أرشيفات إلكترونية, وقد تتضمن بعض النقاط التي وردت في عملية حتليل التكاليف, إال

أن من املمكن وجود عوامل تكلفة إضافية ذات عالقة بظروف كل منظمة.

تقسم تكاليف تأسيس نظام أرشيف إلكتروني إلى:

1 - التكاليف املتكررة "املستمرة".2 - التكاليف غير املتكررة "غير املستمرة".

وكاًل من التكاليف املستمرة وغير املستمرة: لعدد تبعاً تتغير التي التكاليف )وهي املتغيرة والتكاليف الثابتة التكاليف

الوثائق وعدد املستخدمني()2(.

أواًل – التكاليف املتكررة "املستمرة":

أن طاملا حتملها ويتم النظام حياة باستمرار تستمر التي التكاليف وهي النظام ال يزال يعمل.

(1) Saffady, William: Cost Analysis Concepts and Methods for records Management Programs, Lmham Scarecrow press.Inc, 2002, p.37.

(2) Saffady, William. Cost analysis concepts p.38.

220

الفصل اخلامس

وتتضمن هذه التكاليف:

1 - مرئيات ومميزات املوظفني, وهم:

الوثائق وهم املسؤولون عن اإلدارة واإلشراف على أ. مسؤولو وأخصائيو النظام.

مسؤولو وأخصائي وتكنولوجيا املعلومات. ب.

ج. مستخدمو النظام: تكاليف الوقت املنقضي نتيجة لتفاعلهم واستخدامهم للنظام.

2 - صيانة األجهزة واملعدات.

حتديثها وعمليات اإلحالل والتجديد ألجزاء النظام, وهذا يشمل:

أ. احلاسبات الشخصية والوحدات امللحقة بها.

ب. اخلوادم.

ج. وسائط التخزين.

د. شبكات النظام.

3 - تراخيص استخدام البرامج, صيانة البرامج وحتديثها.

أ. برامج إدارة النظام.

ب. البرامج املطلوبة لتشغيل اخلادم وبرامج قواعد البيانات.

ج. النظام املطلوب لتشغيل احلاسبات الشخصية.

د. الوثائق وبرامج إدارتها بعد تخزينها بالنظام.

هـ. برامج أخرى تتعلق بنظم األرشيفات اإللكترونية مثل:

)برامج التأمني, برامج التتبع, برامج النسخ االحتياطية,....(.

221

نظم األرشيفات اإللكترونية

4 - التدريب املستمر.

5 - اخلدمات اإلستشارية.

6 - تكاليف أخرى متوقعة)1(.

ثانيًا – التكاليف غير املتكررة "غير املستمرة":

وهي التكاليف التي تتعلق بتحسني وتطوير النظام وهي غير مستمرة مبعنى أنها حتدث على فترات مختلفة خالل فترة حياة النظام وبحسب رؤية املسؤولني

عن النظام لها, وهي تتمثل في:

1 - مشتريات األجهزة واملعدات اجلديدة والبنية األساسية:

اخلادمات. أ.

وسائط التخزين. ب.

احلاسبات الشخصية وملحقاتها. ج.

مكونات البنية التحتية األساسية لتكنولوجيا املعلومات. د.

2 - مشتريات البرامج أو حتديث البنية األساسية:

برامج إدارة النظام. أ.

النظم املطلوبة لتشغيل البيانات وبرامج قواعد البيانات. ب.

النظم والبرامج املطلوبة لتشغيل احلاسبات الشخصية والبرامج ج. األخرى اخلاصة بها.

الوثائق ونظم إدارتها بعد تخزينها بالنظام. د.

(1) Saffady, William: Cost Analysis Concepts and Methods for Records Management Programs, Op. Cit pp.48-49.

222

الفصل اخلامس

برامج النظام األخرى, مثل: هـ.

برامج التأمني, برامج النسخ االحتياطية...

3 - تعديل البرامج:

أ. تكامل النظم اجلديدة مع النظم املوجودة فعلياً.

ب. تغييرات شاشات املستخدمني.

4 - التدريب:

أ. تدريب مستخدمي النظام.

- أساسيات وقواعد إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية.

- استخدام النظام.

- العمليات واملعاجلات.

ب. تدريب مديري النظام وأخصائيي الوثائق.

5 - مرتبات ومميزات العاملني:

أ. مديرو وأخصائيو الوثائق:

- إدارة برامج التطبيقات.

- تصميم خطط امللفات.

- عمليات إدارة النظام وإعادة التصميم.

ب. مديرو وأخصائيو تكنولوجيا املعلومات:

- التحليل.

- التصميم.

- التطوير.

223

نظم األرشيفات اإللكترونية

6 - خدمات استشارية.7 - تكاليف أخرى, مثل:

- إجراء االختبارات التجريبية. - حفظ النسخ االحتياطية.

إدارة نظم األرشيفات

اإللكترونية

الفصل السادس

227

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

تعتمد عملية إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية على عملية حتديد متطلبات حفظ الوثائق بالنظام من أجل ضمان إدارة الوثائق بهذه النظم باألسلوب الصحيح, ويتطلب ذلك إجراء ما يعرف بالدراسة امليدانية Preliminary investigation, حيث تهدف هذه الدراسة إلى توليد معرفة عن البيئة القانونية واإلدارية واالقتصادية اخلاصة باجلهة إلعطاء نظرة عامة عن مواطن القوة والضعف في عمليات إدارة الوثائق باجلهة, ومعظم هذه املعلومات ميكن احلصول عليها من خالل دراسة الوثائق املوجودة مثل: القوانني ذات العالقة باملنظمة, وخطط العمل, والتقارير

اإلدارية والتعليمات التنظيمية الداخلية)1(.

ويتطلب ذلك من أخصائي الوثائق أن يسجلوا مالحظاتهم بخصوص اللوائح املهتمني باجلهة املسؤولني نظر واألرشيفات, ووجهات الوثائق القانونية إلدارة باستخدام نظم األرشيفات اإللكترونية, إن هذه املرحلة من املمكن أن تكون مهلة ولكنها ذات نفع ملسئولي وأخصائي الوثائق لفهم الوثائق على املدى الطويل)2(. ومن اخلطوات الواجب تطبيقها أيضاً: اخلطوة الثانية: حتليل أنشطة العمل ووصفاً هيكلية نظرة تقدم اخلطوات فهذه ,Analysis of business activites

ملعرفة تكون عميقة أن إلى التحليل حتتاج وعملية ونشاطات اجلهة, لوظائف املراحل املختلفة من عمر الوثائق خالل العمل, أين تنتج؟ وأين تستقبل بصفة

منتظمة؟ وسوف يساعد ذلك على حتديد الوثائق التي ينبغي االحتفاظ بها.

ومن املالحظ أن اخلطوة تقدم إطاراً جيداً ومفيداً لتنظيم الوثائق, فالوظائف والنشاطات واألعمال اخلاصة باجلهة من املمكن ترتيبها في شكل بنائي والتي

(1) International council on Archives: Electronic Records, Op. Cit.)2( Ipid.

228

الفصل السادس

إليها النظر املمكن ومن الوثائق منطقي حلفظ كبناء تستخدم أن املمكن من على انها الطريقة الطبيعية أو املنطقية لتنظيم الوثائق؛ ألنها من نتائج نشاطات

وأعمال اجلهة.ومن اخلطوات املهمة الالزم اتخاذها أو تطبيقها: حتديد متطلبات الوثائق الوجه اتخاذها على إذا ما مت Identification of Requirements وهذه اخلطوات

األمثل فإننا نستطيع أن نحدد أي الوثائق يجب أن يحتفظ بها في نظام األرشيف اإللكترونية الوثائق هذه على للحفاظ إليها يحتاج التي املدة وما اإللكتروني,

بالنظام.فهذه القرارات يجب أن تعتمد بشكل مباشر وأساسي على التحليل الدقيق

لبيئة اجلهة واحتياجات سير العمل)1(.وجتدر املالحظة التي تتمثل في أنه يجب على مديري الوثائق التأكد من أن الوثائق احملتفظ بها يجب أن يكون لها أهمية من حيث املعلومات التي يحويها, عن اإلجابة يجب اخلطوة هذه من وكجزء البعيد. املدى على مفهومة وأنها

األسئلة التالية: هل كل الوثائق التي أنتجت من خالل أعمال املنظمة ونشاطات العمل بها يجب -

االحتفاظ بها؟املختلفة األعمال بني التمييز يتم أن يجب السؤال هذا عن ولإلجابة الوثائق هذه من أيٍّ حتديد نستطيع بذلك القيام وعند باجلهة, والنشاطات

يصلح للحفظ بالنظام.ما إصدارات أو نسخ الوثائق التي يجب االحتفاظ بها؟ -

(1) International council on Archives: Electronic Records, Op. cit.

229

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

ما التغييرات التي طرأت على الوثائق والتي يجب االحتفاظ بها مع التعريف -مبن قام بعملية التغيير وتوقيت هذا التغيير)1(.

ومن املمكن أن يساعد مسئولو الوثائق في حتديد معايير مالئمة تخص هذه النقط, وهذه املعايير تشمل:

غير اجلهة في املسؤوليات كانت فإذا املسؤوليات, وتوزيع الداخلية املهام -أو الوثائق, أنتج هذه البرهان عمن الدليل الوثائق تقدم أن فينبغي محددة

أسهم في إنشائها, وما التعديالت التي متت على هذه الوثيقة؟

املعلومات املتعلقة بعملية صنع القرارات, فاإلصدارات أو النسخ املختلفة من -الوثائق املهمة التي استخدمت أو مت فحصها من أجل اتخاذ القرارات, وملاذا

مت اختيارها على وجه اخلصوص؟)2(

وهناك أربع خصائص أساسية للوثائق املخزنة واحملتفظ بها ملدد طويلة في نظم األرشيفات اإللكترونية)3(:

.AUTHENTICITY األصالة -

.RELIABILITY الثقـة -

.INTEGRITY السالمة -

.USABILITY القابلية لالستخدام -

(1) International council on Archives: Electronic Records, Op. Cit.)2( Ibid.آمنــــــة, محمد عــــــزت عبدالعزيز. تأســــــيس وإدارة األرشــــــيفات اإللكترونية, دراســــــة للمفاهيم )3(والنظريات وأســــــاليب التطبيق. رسالة دكتوراة غير منشورة, جامعة القاهرة, كلية اآلداب, قسم

املكتبات والوثائق واملعلومات, 2007م, ص 96.

230

الفصل السادس

وميكن ضمان وتأكيد األصالة والثقة والسالمة إذا:

جهز نظام األرشفة بإجراءات األمن احلديثة جداً. •

وفرت رقابة ثابتة لإلتاحة. •

عرفت الوثائق برمز واحد, على األقل في النظام. •

وفرت معطيات البيانات املعلومات املتعلقة بكل وثيقة خاصة, مبعنى من يفعل •ماذا ومتى.

أنشئت العناصر الالزمة ملعطيات البيانات حسب إجراءات آلية بقدر اإلمكان. •

وفرت حماية للوثائق ومعطيات بياناتها ضد أي تغيير مستعجل. •

وصفت معطيات البيانات بدقة كل ما حصل للوثيقة منذ إنشائها. •

ضمنت معطيات البيانات الربط بني الوثيقة والعملية التي أنشئت في أثنائها, •والربط مع الوثائق األخرى أيضاً, مبعنى الوثائق املتعلقة بالقضية نفسها)1(.

يضاف إلى ذلك ضرورة توافر البيانات املتعلقة بكل وثيقة, على سبيل املثال: البيانات اخلاصة مبن قام بالدخول إلى النظام واستخدام وثيقة معينة, أو توقيت الدخول إلى وثيقة معينة, مع إمكانية حماية الوثائق والبيانات املتعلقة بها من أي

تغييرات قد يراد إضافتها.

أما ضمان قابلية الوثائق لالستخدام فيمكن التأكد منها إذا أشارت البيانات عليها كيفية احلصول وثيقة وحتديد كل بيانات وصيغة اسم إلى الوثائق عن والتغييرات األخيرة التي طرأت عليها, إضافة إلى أنه ينبغي أن تسجل البيانات

آمنة, محمد عزت عبدالعزيز, تأسيس وإدارة األرشيفات االلكترونية, مرجع سابق, ص 97. )1(

231

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

أي تغييرات على شكل الوثائق)1(.ومراقبة أشكال الوثائق بانتظام للقيام بإجراءات التحويل بأمان للوثائق غير املمكن الوثائق من بيانات كل وأن البرامج اجلديدة, مع كامل بشكل املتوافقة تخزينها في أشكال حفظ مفتوحة بدون فقدان خصائص مهمة أو ضرورية من

الوثائق.ومن اخلطوات املهمة الواجب اتخاذها أيضاً ما يعرف بالتقومي األرشيفي: ARCHIVAL APPRAISAL والغرض من هذه اخلطوة هو تقرير أيٍّ من الوثائق

ينبغي االحتفاظ به ملدد طويلة بالنظام, وكما يشير مصطلح "التقومي األرشيفي" فإنه يجب أن يتم الكشف عن قيمة هذه الوثائق لألغراض املستقبلية وينبغي أن نقطتني اجلدير مالحظة ومن التقومي, لهذا مستندة االحتفاظ قرارات تكون مهمتني فيما يتعلق بالوثائق اإللكترونية, هما: عند تأسيس نظم جديدة فإنه من الضروري معرفة ما إذا كانت الوثائق التي سوف تستخدم من خالل هذا النظام لها قيمة أرشيفية أم ال, وذلك قبل فترات التصميم والتطبيق, إذا لم يكن لها قيمة أرشيفية فإن كثيراً من متطلبات احلفظ لن يكون هناك حاجة إليها عند تصميم النظام, فالوثائق التي ليس لها قيمة أرشيفية ال يجب حفظها أكثر من

الالزم)2(.ويشير محمد عزت آمنة إلى أن اتخاذ قرارات التقومي عملية صعبة عند يعتمد أن يجب األنظمة لهذه تقومي أي إن فعلياً, موجودة أنظمة مع التعامل على حتليل النشاطات والعمليات املختلفة باملنظمة, فعملية التقييم تعتمد على

التحليل األولي, والذي يتضمن:

آمنة, محمد عزت عبدالعزيز, تأسيس وإدارة األرشيفات االلكترونية, مرجع سابق, ص 97. )1((2) International council on Archives: Electronic Records, Op. Cit.

232

الفصل السادس

تقومي الوثائق التي تعتمد على حتليل الوظائف واألنشطة واألعمال وإمكانيات -مت التي للوثائق الكبير", "التقومي تسمى النظرة وهذه الوثائق, هذه إنتاج تقييمها مسبقاً على أن لها قيمة أرشيفية في شكلها الورقي أيضاً تصبح وثائق

أرشيفية في شكلها اإللكتروني.

احلفظ نظم بعض إن إذ ضروري, أمر التقومي قرارات ومراجعة التحقق -التي يكون لها وظائف خاصة باحلفظ يكون لديها ضعف من ناحية السيئة

احلس األرشيفي املتعلق بتقومي الوثائق.

لذلك فإن التحقق بعناية من عمليات التقومي األرشيفي مهم للغاية ألنه من احملتمل وجود عالقات وروابط بني الوثائق اإللكترونية بعضها بني بعض, وعند إغفال هذه الروابط خالل عملية التقومي فإن مصداقية وقابلية الوثائق لالستخدام

من املمكن أن تقل بشكل ملحوظ إذا كانت املعلومات االرتباطية غير موجودة.

إن املخاطرة بفقدان االرتباطات أو العالقات األساسية بني الوثائق اإللكترونية وبعضها يحتاج إلى عمل تقومي على مستوى دقيق ضمن نظام الوثائق املعطى.

حجم البيانات بالنسبة لألرشفة يأتي في املرتبة الثانية واألكثر أهمية هو تكاليف االستثمار التقني في عمليات التحويل والصيانة فتكلفة نظم األرشيفات بالعدد وليس وأشكالها, الوثائق أنواع بعدد أساسي بشكل تتعلق اإللكترونية

الكلي للوثائق)1(.

ومن اخلطوات املهمة لتقييم األنظمة املوجودة, االهتمام بكيفية تقييم نظم األرشيفات اإللكترونية املوجودة – في حالة وجودها باجلهة – مقارنة باملتطلبات

آمنة, محمد عزت عبدالعزيز. تأســــــيس وإدارة األرشــــــيفات اإللكترونية, مرجع سابق, ص 99- )1( .100

233

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

املستجدة لتطوير نظم األرشيفات اإللكترونية, وما أفضل الطرق التخاذ القرارات بالنسبة لقيمتهم على املدى الطويلة األرشيفات التي ليس لها دور فعال في إدارة الستخدام نلجأ ما عادة ينبغي كما عملها تؤدي وال باجلهة, اجلارية الوثائق نظم األرشيفات اإللكترونية املوجودة باجلهة فعلياً فقط عندما تكون في الوثائق مستخدمة غير النظم هذه تكون عندما ذلك من واألسوأ حياتها, دورة نهاية فائدة, وفي هذه ذات البيانات غير بكمية من األساس وأصبحت حتتفظ في احلالة جند أن من الصعب استخالص أي وثائق إلكترونية من هذه النظم تكون ذات قيمة مهمة لتهجيرها إلى النظام املقترح مبا يتماشى مع متطلبات النظام املخطط له ورمبا يكون من املستحيل أو املكلف جداً القيام بذلك؛ ولتفادي ذلك هذه عن املعلومات جلمع نظامية إجراءات عمل الوثائق مسؤولي على يجب

النظم والتخطيط لهذه النظم)1(.

ومن اخلطوات املهمة حتديد سياسات نظم احلفظ وتصميم نظم احلفظ, حيث يجب أن حتتوي السياسات على: سياسات شاملة توضح األغراض األساسية نظام ومسؤوليات النظام, ملتطلبات وفقاً باجلهة اإللكتروني األرشيف لنظام األرشيف اإللكتروني, وقرارات املنظمة املتعلقة بإجراءات تنفيذ النظام ملهامه, بعيدة القيمة ذات بالوثائق االحتفاظ التي حتدد طريقة االحتفاظ وسياسات املدى, وتخطيط مصادر النظام اإللكتروني, فالتطبيق الناجح للنظام اإللكتروني باملنظمة يعتمد على التغيير الفعال لإلدارة كما هي احلال بالنسبة للتقنيات)2(.

ومن اخلطوات املهمة أيضاً حتقيق احلفظ في املدى القصير, حيث يكون

(1) International council on Archives: Electronic Records, Op. Cit.املرجع السابق, ص 104-103. )2(

234

الفصل السادس

نظام اإلدارة قادراً على حفظ الوثائق ما دامت ضرورية وبالشكل املرغوب فيه, وأن تكون الوثائق مسجلة في شكل يسمح بإجناز نسخ قابلة للتغيير, أو أن تكون الورق, على طبعها أو الشاشة على بعرضها يسمح شكل في مسجلة الوثائق وحتت هذه النقطة ميكن القول بأنه يجب على األرشيفيني ومديري الوثائق متابعة صيانة النظام بعناية, وأن يتحققوا إذا مست التغيرات احلاصلة مستلزمات إدارة الوثائق واألرشفة, فيجب عليهم السهر على حتديث توثيق النظام في احلال, ألن الكثير من التغيرات قد حتصل في أوضاع الطوارئ إذا لم يكن لدى أحد وقت

لتزويد التوثيق املناسب ملا قد تغير)1(.

ويجب مراعاة تأمني مساحات تخزين الوثائق اإللكترونية, كما يجب تهيئة نظام ثان في منطقة بعيدة عن األول, فإذا كانت الوثائق حيوية ملمارسة نشاطات اجلهة, ويجب أن يكون النظام الثاني قادراً على قراءة النسخ االحتياطية, وميكن في بعض احلاالت أن تكون نسخة امليكروفيلم كافية لضمان قابلية االستفادة من

الوثائق إذا وقعت الكارثة)2(.

ويبني محمد آمنة في رسالته أنه رغم أنه يكون في املدى القصير أقل تكليفاً امليكروفيلم, لقراءة أجهزة واقتناء احليوية, للوثائق بامليكروفيلم نسخ إجناز سوف يتبع هذه الطريقة عمل إضافي إلنتاج أدوات البحث والروابط بني الوثائق ومعطيات البيانات, علماً أن هذه الوسائل ضرورية للعثور على الوثائق, ال ميكن اختزال نظم الوثائق اإللكترونية إلى دعائم مزدوجة بدون خطر فقدان روابط ووظائف, لذا يجب التفكير بحذر في كل حالة وحدها, عند اختيار امليكروفيلم

(1) International council on Archives: Electronic Records, Op. Cit.)2( Ibid.

235

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

كوسيلة احتياطية)1(.وجتدر املالحظة إلى وجود تباين بني عملية حفظ وتخزين الوثائق اإللكترونية بنظم األرشيفات اإللكترونية وعملية إدارة الوثائق اإللكترونية بنظم األرشيفات

اإللكترونية.

فعملية حفظ الوثائق بنظم األرشيفات اإللكترونية هـي:

"العملية التي يتم فيها حتديد واختيار الوثائق من أجل تخزينها واالحتفاظ بها في النظام اإللكتروني)2(.

أما عملية إدارة الوثائق اإللكترونية في نظم األرشيفات اإللكترونية فهي: الوثائق أماكن وحتديد واملراقبة السيطرة يتم خاللها من التي "العملية بأنها: تعرف كما النظام)3(. خالل من لإلسترجاع وإتاحتها بالنظام املخزنة احلاسبات باستخدام إلكترونية نظم في املخزنة للوثائق اإللكترونية "اإلدارة والبرامج من أجل االحتفاظ بها لفترات طويلة والسيطرة عليها وحتديد أماكنها

بالنظام واسترجاعها من خالل النظام اإللكتروني")4(.ومعنى ذلك أن الدور الذي تقوم به نظم األرشيفات اإللكترونية ال يقتصر على تخزين الوثائق بالنظام اإللكتروني فقط وإمنا ميتد هذا الدور إلى إدارة هذه السيطرة بها لضمان والبرامج اخلاصة إمكانات احلاسبات الوثائق من خالل

آمنة, محمد عزت عبدالعزيز, تأسيس وإدارة األرشيفات االلكترونية. مرجع سابق, ص 107. )1((2) Shepherd, Elizabeth.: Managing Records: a Handbook of principles and Practice,

London: Facet, 2003, p.33.(3) Dearstyne, Brice W.: Effective approaches for managing Electronic Records and

archives, Boston: Kluwer academic Publishers, 2003, p.24. (4) Mines, Julian 1.: Electronic Records Management, Washington: International City/

country Management Association, 2004, p.37.

236

الفصل السادس

أماكن حتديد يتم السيطرة هذه خالل من إنه حيث النظام لوثائق واملراقبة الوثائق بالنظام وإمكانية التحكم في عملية إتاحتها واسترجاعها إلكترونياً.

للوثائق ناجحة إدارة أجل ضمان ومن أنه دراسته في آمنة محمد ويبني اإللكترونية بنظم األرشيفات اإللكترونية فإنه ال بد من وجود سياسات يتم من خاللها إدارة النظام, وتعرف سياسات إدارة الوثائق اإللكترونية بنظم األرشيفات

اإللكترونية بأنها:

"الرؤية أو املنهج والذي يكون في إطار رسمي باملنظمة من أجل ضمان األمن واحلماية األكيدة للوثائق املخزنة بالنظام وتسهيل عمليات إتاحتها واسترجاعها

من خالل النظام)1(.

وتعرف أيضًا بأنها:

بنظم املخزنة الوثائق إدارة أجل ضمان من اتخاذها يتم التي "اخلطوات األرشيفات اإللكترونية على املدى الطويل من أجل إجناز األعمال باملنظمة وهذه اإلستراتيجيات تكون مرتبطة ارتباطاً مباشراً بإستراتيجيات وأهداف املنظمة".

فمن أجل ضمان إدارة ناجحة لنظام األرشيف اإللكتروني فإنه البد من وجود إتاحتها عمليات وضمان سهولة النظام لوثائق احلماية يوفر أسلوب أو منهج لها, هذا األسلوب ميثل في بعض اخلطوات الكاملة واسترجاعها مع احلماية التي يتم اتباعها والتي تكون في إطار رسمي باملنظمة وجميع العاملني مع النظام

على دراية بها)2(.

(1) Gouin, Deborah: Managing Electronic Records in the 21st Century, Boston: Focal Press, 2003, p.34.

آمنة, محمد عزت عبدالعزيز, تأسيس وإدارة األرشيفات االلكترونية, مرجع سابق, ص 110. )2(

237

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

وتتضمن سياسات إدارة األرشيفات اإللكترونية: أواًل: وضع اخلطة:

إن اخلطوة األولى على طريق إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية هي وضع خطة العمل وهي التي ميكنها تقدمي الدعم للقائمني على النظام ومستخدمي

النظام أيضاً.وتشتمل اخلطة على:

حتديد أهداف ووظائف النظام األساسية. -حتديد السياسات واإلجراءات اخلاصة بإدارة النظام. -

حتديد متطلبات التخزين واالحتفاظ واالسترجاع لوثائق النظام. -حتديد اإلجراءات التي توفر حماية وتأمني النظام. -

حتديد مسؤوليات العاملني بالنظام)1(. -ثانيًا: حتديد مسؤوليات نظام األرشيف اإللكتروني:

وتطوير إلدارة الالزمة املسؤوليات وتخصيص حتديد بذلك يقصد عن واسترجاعها تخزينها يتم التي اجلهة بوثائق اخلاص اإللكتروني النظام األرشيف نظام خالل مــن باجلهة اإللكترونية الوسائـط أو احلاسبات طريق

اإللكتروني)2(.

ثالثًا: حتديد النظم املوجودة فعليًا واملخطط لها:

لكي يكون نظام األرشيف اإللكتروني موثوقاً فيه فإنه يكون هناك حاجة إلى

(1) Langemo, Mark: Establishing and Managing Successful Records Management pro-grams, Grenwood Village, Colo.: Information Requirements Clearinghouse, 2004. Gouin, Deborah: Managing Electronic Records in the 21st century, Op. Citp 35.

(2) Ibid, P. 32’. Gouin, Deborah: Managing Electronic Records Op.cit., p.19.

238

الفصل السادس

معرفة ماهية مشاكل إدارة األرشيف اإللكتروني في اجلهة عن طريق عمل تقييم للنظم احلالية "املوجودة فعلياً", هذا التقييم سوف يقدم حقائق ورؤية واضحة تسمح بتحديد األولويات واالحتياجات لضمان أن النظام احلالي يقوم بوظائفه

على أكمل وجه, أو أن هناك حاجة لتصميم نظام آخر بدالً منه)1(.

رابعًا: تخصيص املصادر الكافية:

األرشيفات نظم على العتمادها نتيجة اجلهة جتنيها التي الفوائد إن وأن باجلهة, املسؤولني أعني نصب توضع أن ينبغي أعمالها في اإللكترونية يكون لها األولوية عند التقومي الواقعي ملصادر تلك اجلهة التي ميكنها أن تقوم باإلنفاق على تأسيس وإدارة نظم األرشيفات اإللكترونية, فبالرغم من التكاليف أن فوائد استخدامها إال اإللكترونية األرشيفات وإدارة نظم لتأسيس املرتفعة سوف املصادر هذه التكاليف, هذه تفوق باجلهة األعمال إجناز على وأثرها تكون مطلوبة لشراء األجهزة وصيانتها وشراء البرامج املناسبة وضمان اإلعداد

الناجح للموظفني الذين يعملون على دعم وتشغيل النظام)2(.

خامسًا: التنسيق بني األنظمة:

من الضروري التنسيق والربط بني النظام اإللكتروني والنظام الورقي, كثير األنظمة سيجعل اإللكترونية النظم إلى االجتاه بأن خطأ تعتقد اجلهات من الورقية غير ضرورية, ومثل هذا االعتقاد ليس خاطئاً فقط ولكنه خطر؛ ألنه

(1) Strong, Karen: Integrating EDMS Functions and Records Management Principles, the Information Journal 33, no 3, (1999), p.12.

Gouin, Deborah: Managing Electronic Records in the 21st century, Op. Cit p.39. (2) Strong, Karen: Integrating Foms function and records managemant principles.

Op. cit, p.13.

239

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

الوثائق حلماية كاف ضمان بدون املهمة الورقية الوثائق دمار إلى يؤدي قد اإللكترونية)1(.

وفي معظم بلدان العالم هناك استمرارية إلى أن يكون هناك حاجة لإلبقاء على النظم الورقية واإللكترونية معاً, وذلك لعدة أسباب:

من احملتمل أن تكون عملية حتويل كل الوثائق الورقية باجلهة إلى نظام األرشيف •اإللكتروني مكلفة للغاية بالنسبة للمنظمة.

معظم الوثائق املستخدمة باجلهات تكون على الشكل الورقي. •

هناك صعوبات قوية حلماية درجة الوثوق للوثائق وإمكانية إتاحتها وتوفيرها •مبرور الوقت.

املصادر والتجهيزات غير موثوق في توفرها عند احلاجة إليها, بينما النظم •الورقية صاحلة لالستخدام في حالة عدم توافر هذه املصادر والتجهيزات.

الوثائق األصلية قد تطلب في الشكل الورقي ألسباب قانونية ألنه في كثير من •بلدان العالم ال يعترف بالوثائق اإللكترونية.

من الصعب اكتشاف االحتيال واإلفساد في النظم اإللكترونية. •

قد يكون هناك صعوبة لتمويل صيانة النظام وتبديل األجهزة أو تطوير البرامج)2(. •

سادسًا: املساهمة في تصميم النظام:

القرار اخلاص بالتحول الستخدام النظم اإللكترونية يتم اتخاذه عن طريق

(1) Gable, Julie: The Role of Electronic Records Management, London: Aslip, 2000, p.45.

(2) Hedstrom, Margaret: Electronic Records Management Program Strategies. Archives and Museun informatics Technical Report No. 18 Pittsburgh, pA: Archives and Mu-seum informatics, 1993, p.17.

240

الفصل السادس

وتقنية الوثائق مجالي في املتخصصني وخبرة نصيحة على اعتماداً اإلدارة املعلومات وعلى كل حال فإن مسؤولي وأخصائيي الوثائق في كل اجلهات يجب أن يسهموا في حتديد متطلبات وتصميم النظام اإللكتروني املقترح, وتتمثل هذه

املساهمة في:

التأكد من أن املعلومات التي يحتويها النظام احلالي سوف تنقل كاملة وبطريقة -آمنة إلى النظام اإللكتروني اجلديد.

التأكد من أن االشتراطات املتعلقة بصيانة النظام وحتديثه وعقود ومخصصات -املوظفني في امليزانية سوف يتم تنفيذها.

توافر وإتاحة مصادر البيانات الدقيقة واملنظمة. -

التأكد من توفر الدعم الالزم للنظام ووسائط التخزين وتنفيذ خطط جتهيز -النسخ االحتياطية.

وجود تدريب مستمر ومتقدم ملستخدمي النظام والعاملني فيه. -

وجود إدارة مناسبة لدعم عمليات النظام)1(. -

سابعًا: توفير التدريب:

ميثل التدريب عنصراً مهماً من عناصر جناح نظم األرشيفات اإللكترونية, والعاملني اإللكترونية األرشيفات نظم على للقائمني يتيح املنتظم فالتدريب التعرف على كل ما هو جديد بالنسبة إلدارة وصيانة النظام, لهذا ينبغي التأكد من أن التدريب الالزم يقدم إلى املستخدمني والقائمني على النظام, ويتضمن

(1) Langemo, Mark: Establishing and managing successful records management pro-grams, Op. cit. p.39.

241

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

هذا التدريب:

التدريب على إجراءات حتديد الوثائق التي سوف تخزن بالنظام. -

عملية إدخال الوثائق إلى النظام. -

عملية الصيانة الدورية. -عمل النسخ االحتياطية)1(. -

املبادئ األساسية إلدارة نظم األرشيفات اإللكترونية:

يقصد بها الضوابط التي متثل األدوات األساسية لتفعيل وتسهيل عملية إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية والتي ينبغي االلتزام بها, حيث إنها تقدم األسلوب النظري والعملي السليم من أجل ضمان جناح إجراءات إدارة الوثائق اإللكترونية

املخزنة بنظم األرشيفات اإللكترونية, وتتمثل هذه املبادئ في النقاط التالية:

أواًل: حفظ الوثائق بالنظام:

لضمان أن الوثائق اإللكترونية املخزنة بنظام األرشيف اإللكتروني صاحلة الشكل توضيح أو تقدمي الضروري من فإن ومتاحة, ومفهومة لالستخدام البنائي أو التركيب الهيكلي للطريقة املخزنة بها هذه الوثائق في نظام األرشيف اإللكتروني, ومن املمكن أن يقوم املسؤولون عن نظام األرشيف اإللكتروني بعمل تعليمات وإرشادات ملستخدمي النظام في اإلدارات املختلفة يوضح فيها مواقع

الوثائق وأماكنها في األدلة )املجلدات( املوجودة في النظام)2(.

(1) Langemo, Mark: Establishing and managing successful records managemtn pro-grams, Op. Cit.

(2) Le Furgy, William: Principles for managing electronic records, Boston: Kluwer Academic Publishers, 2003, p.51.

242

الفصل السادس

ثانيًا: بناء األدلة )املجلدات(:

األرشيفات بنظم اإللكترونية الوثائق إدارة عند االهتمامات أول إن اإللكترونية هو بناء األدلة )املجلدات(, وهي األماكن التي يتم تخصيصها حلفظ

وثائق النظام.

الفرعية واألدلة األدلة إن بالشجرة, حيث األدلة املمكن تشبيه نظام ومن تتفرع من الدليل الرئيسي أو"اجلذر" في شكل بناء هيكلي مرتب)1(.

وأفضل مثال لشكل األدلة هي "املجلدات" "Folders" في نظام تشغيل النوافذ Windows ويتضمن ذلك مستويات األدلة الرئيسية واألدلة الفرعية.

املختلفة, اإلدارات من املستخدمني كل حاجات تتناسب أن يجب واألدلة أيضاً من يقومون بتخزين الوثائق واسترجاعها من نظام األرشيف اإللكتروني. مع مالحظة أنه ميكن بناء تركيب وهيكل األدلة من خالل عدة طرق, منها أسماء

املستخدمني, والتواريخ.

أسماء اإلدارات والوحدات التنظيمية باملنظمة, ونوع الوثيقة. -

بحيث إنه يتم عمل أدلة حتمل أسماء املوظفني, أو أسماء اإلدارات داخل النشاط تناسب طبيعة التي األساليب من أوأياً الوثيقة نوع أوبحسب املنظمة

واألعمال داخل املنظمة)2(.

ومن املالحظ أنه يجب على اجلهات أن تبني التركيب الهيكلي لألدلة على أساس وظائف اإلدارات وبرامجها ونشاطاتها لضمان أن الوثائق املخزنة بالنظام

(1) Ibid. p.52. (2) Stewart. Jefirey Robert: Professional Records and Information Management, New

York: Glencoc/McGraw-Hill, 2002. p.46.

243

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

منظمة طبقاً للطريقة التي تعمل بها اإلدارات داخل اجلهة, ومن ثم سيكون من السهل على املوظفني بهذه اإلدارات التعامل مع النظام اإللكتروني. ومن املمكن استخدام "املفردات واأللفاظ" والتي يتم استخدامها خالل إجناز األعمال باجلهة

والتي يستخدمها املوظفون أثناء عملهم كقاعدة لتسمية األدلة)1(.

فمثاًل إذا كانت اجلهة تستخدم لفظة أو كلمة معينة كداللة على نوع معني من الوثائق واملستندات فإن من املفضل استخدام هذا اللفظ أو الكلمة عند تسمية املجلد مثل: استمارة إنهاء اخلدمة للعاملني يستخدم كلمة س 6 للداللة عليها.

املبادئ الواجب اتباعها عند تصميم بناء األدلـة:

البناء يجب أن يكون بسيطاً ومنطقياً. -

ترتيب األدلة يجب أن يكون من العام إلى اخلاص وبطريقة أخرى من النشاط -الرئيسي إلى النشاط الثانوي, إلى املهام واملهام الثانوية, مثـال:

اإلدارة املالية ــــ إدارة احلسابات ــــ املدفوعات.

وهذا سيسمح األدلة, تسمية عند والثابتة الوضاحة املصطلحات استخدام -ملستخدمي النظام بتحديد الوثائق وتعيني أماكنها واسترجاعها بسرعة)2(.

ثالثًا: االتفاق على التسميات:

يجب على اإلدارات املعنية بنظام األرشيف اإللكتروني أن تتفق على مسميات الفوائد الكثير من التي حتويها, وهناك بالنظام وكذلك األدلة الوثائق املخزنة

(1) Stewart, Jefficy R. Professional records. Op. cit. P. 47. (2) LeFurgy, William: Principles for managing Electronic Records, Op. Cit. p.53. Stewart, Jefficy Robert: Professional Recordsand Information Management, Op.

Cit. p.48.

244

الفصل السادس

العائدة من االتفاق على املسميات, منها: استرجاعها إمكانية يتيح مما النظام, على الوثائق أماكن حتديد إمكانية -

بسرعة.االتفاق على مسميات الوثائق وإصداراتها يتيح للموظفني متييز الوثائق التي -قام آخرون بتخزينها بالنظام مما يتيح إعادة استخدامها دون التعرض خلطر

عمل نسخ أخرى من الوثيقة نفسها على النظام.اإلصدارات أو النسخ استخدامه متييز املمكن من عليه املتفق الوثيقة اسم -النهائية من املسودات وإنه ملن الضروري استخدام املختصرات بقدر اإلمكان.

ميكن أن يقوم مسؤولو وأخصائيو الوثائق بتحديد املختصرات املستخدمة في -كل إدارة)1(.

رابعًا: السيطرة على إصدارات )نسخ( الوثيقة:

النظام على قبل حفظها معينة وثيقة مراجعة عندها التي ميكن الدرجة اإللكتروني مسألة تتعلق بإجراءات اجلهات واإلرشادات للمستخدمني.

وعندما تصبح الوثيقة في إصدارتها النهائية )نسختها النهائية( فإن إجراء أي عملية تعديل على الوثائق يجب أن متنع بشكل عام, واإلصدارات اجلديدة أواملتعلقة بالوثائق املخزنة بالنظام ميكن إنشاؤها عن طريق حترير نسخة من

الوثيقة, وحفظها كأنها وثيقة جديدة ومخزنة بنظام األرشيف اإللكتروني)2(.

(1) LeFurgy, William: Principles for managing Electronic Records, Op. Cit. p.53. Stewart, Jefficy Robert: Professional Recordsand Information Management, Op.

Cit. p.48. (2) LeFurgy, William: Principles for managing Electronic Records, Op. Cit. p.57. Stewart Jefficy Robert: Professional records and information management, Op.

Cit.p.53.

245

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

وقد يكون من الضروري حفظ مختلف إصدارات الوثيقة بداية من مرحلة املسودة وحتى الشكل النهائي, على أنه ينبغي أن يكون نظام األرشيف اإللكتروني النظام خالل من آلياً إما معاً, للوثائق املختلفة اإلصدارات ربط على قادراً الوثائق لتسمية صارمة وضوابط قواعد استخدام خالل من أو اإللكتروني يقوم سوف التي هي )نسخة( إصدارة آخر أن لضمان حتتويها التي واألدلة املستخدم باسترجاعها واستخدامها, وينبغي على املستخدم أن يكون على دراية بأن اإلصدارات السابقة )األولية( للوثيقة موجودة ومخزنة على نظام األرشيف

اإللكتروني.

خامسًا: النسخ االحتياطية:

تعتبر إجراءات إنشاء نسخ احتياطية للوثائق اإللكترونية بنظم األرشيفات الوثائق املخزنة اإللكترونية من اخلطوات املهمة واألساسية على طريق حماية بالنظام في حاالت التلف, اخلسارة أو الضياع. وهي العملية التي يتم فيها عمل نسخ من وثائق النظام على وسائط تخزينية أبرزها )Cds, DVDs( ووضعها في بيئات ومعظم حمايتها)1(. لضمان النظام به املوجود املكان عن بعيدة أماكن لوثائق احتياطية نسخ عمل إلمكانية فعالة إجراءات تقدم احلاسبات شبكات

النظام.

سادسًا: اختيار وسائط التخزين:

في الدعامة الرئيسة ألي نظام أرشيف إلكتروني وهي عبارة عن مجموعة الوسائط التي تخزن عليها وثائق نظام األرشيف اإللكتروني في شكلها الرقمي,

تتمثل في: (1) Sraith, Colin: Secondary Storage in the 2th Century, Danbury, CT: Green, Linett

Records, 2001, p.27.

246

الفصل السادس

:Magnetic Media 1- الوسائط املغناطسيية

تعرف بالوسائط التي تعتمد على املغناطيسية واملجال املغناطيسي في تكوينها تسجيل يتم حيث املغناطيسي احلديد أكسيد من مادة على حتتوي إنها حيث البيانات وتخزينها على هذه املادة بواسطة املجال املغناطيسي, وملقدرتها احليوية على التخزين واالسترجاع السريع للوثائق مع انخفاض أسعارها أصبحت الوسائط

املغناطيسية هي املطلب األساسي عند تأسيس األرشيفات اإللكترونية)1(.

وهذه التقنيات رخيصة نسبياً, ومن املمكن ربطها معاً لتخزين أكبر قدر من الوثائق مع إمكانية استرجاعها في أسرع وقت وميثل هذه الوسائط:

.Hard Diskd األقراص الصلبة •

.Floppy Disks األقراص املرنة •

.Magnetic Tapes الشرائط املمغنطة •

واملشكلة األساسية للوسائط املغناطيسية على الرغم من أنها رخيصة هو أنها ما زالت حتتوي على أجزاء متحركة والتي تكون عرضة لألعطال امليكانيكية, باإلضافة إلى أنه من املمكن أن متسح ما عليها البيانات؛ لذا يفضل عمل نسخ

احتياطية منها)2(.

(1) Eric, Stouffer: Storage Management Rest Practice, Montreal: infolingua, 2000. p. 19.

(2) Saffady, William: computer Storage technologies: A Guide for Electronic record-keeping, Lanham: Scarccrow Press Inc, 2003, P.22.

- Fanell, Mark: How to Manage Your Electronic Records: an Introduction, Dublin: Arcline, 2000, p.63.

247

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

:Magneto-Opitical Disks الوسائط املغناطيسية البصرية -

هي الوسائط التي تستخدم كاًل من التقنيات املغناطيسية والبصرية للحصول على كثافة عالية جداً من البيانات وتتمثل التقنيات البصرية في استخدام الليزر

في عملية تسجيل البيانات.

وفي املاضي كانت الوسائط املغناطيسية البصرية هي الوسيط األكثر شيوعاً لعمل نسخ للملفات على احلاسبات الشخصية, وذلك ألن الوسيط املغناطيسي التي بوصة التقليدية 3٫5 املرنة األقراص من قلياًل في حجمه أكبر البصري في الوسيط هذا وميثل البيانات, حجم من ميجابايت 1٫44 تخزين تستطيع القرص 5٫25 بوصة والذي كان اجليل األول منه يستطيع تخزين ستمائة وخمسني

ميجابايت, أما اجليل احلالي فتصل سعته التخزينية إلى 9٫1 جيجابايت)1(.

:Compact Discs 2 - األقراص املدمجة

تستعمل الصلب البالستيك من أقراص صغيرة )CDs( املدمجة األقراص من املشفر اجلزء وألن الليزر, استخدام طريق عن رقمياً املعلومات لتخزين القرص غير مالمس وال يلمسه شيء لذا فإن األقراص املدمجة ال تتأثر أو تتهتك خالل عمليات التشغيل)2(. واألشكال القياسية لألقراص املدمجة تشتمل على:

Compact Disc-Read Only Memory )CD-Rom( القرص املدمج للقراءة فقط -

Compact Disc-Recordable )CD-R(القرص املدمج القابل للتسجيل -

Compact Disc-ReWritable )CD-RW( القرص املدمج القابل للكتابة مرات عديدة -

(1) Saffady, William: Computer Storage technologies: Op. Cit. P. 31. - Farenll, Mark: How to manage Your Electronic Records: an introduction, p.66. (2) Farenll, Mark: How to manage your electronic necards. Op. Cit. p.66-67.

248

الفصل السادس

فيه والذي ميكن من تخزين موثوقاً آمناً واألقراص املدمجة متثل وسيطاً أو أجهزة تتطلب املدمجة ال فاألقراص ذلك طويلة, عالوة على الوثائق مدداً من القراءة على للقدرة فهي مصممة املعلومات, متخصصة السترجاع برامج إلى تصل التي احملدودة التخزينية القدرة هو األساسي والعائق احلاسبات,

سبعمائة ميجابايت.

مفهوم األقراص املدمجة:

األقراص أو املليزرات فئة إلى )Compact discs( املدمجة األقراص تنتمي املليزرة )الضوئية( )optical dises(, وميكن تعريف األخيرة على أنها أحدث وسائط تخزين املعلومات, حيث تعتمد على استخدام التكنولوجيا الضوئية املتمثلة في أشعة الليزر لتخزين املعلومات واسترجاعها. وهي ذات أحجام تتراوح أقطارها ما بني 3٫5 بوصة و14 بوصة, مبا في ذلك 4٫72, 5٫25, 0٫8 و12 بوصة.

وتنقسم هذه األقراص إلى فئتني رئيستني همـا:

:)analog optical discs( أ - أقراص مليزرة تناظرية

وهي الفئة التي ظهرت مع بداية استخدام أشعة الليزر في تخزين املعلومات, وهي تعتمد على األسلوب التناظري في االختزان, وتنتمي أقراص الفيديو املليزرة

)Optical videodiscs( إلى هذه الفئة.

:)digital optical discs( ب - أقراص مليزرة رقمية

وتعتمد على األسلوب الرقمي في اختزان املعلومات عليها, وتنتمي األقراص املدمجة األقراص تعريف ميكن فإنه هذا وعلى .)1( الفئة هذه إلى املدمجة الهجرسي, سعد محمد. قبلية املليزرات بني أوعية املعلومات, عالم الكتاب, ع 30 )أبريل/ مايو/ )1(

يونية 1991م(, ص 40-34.

249

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

)compact discs( على أنها نوع من أنواع األقراص املليزرة تختزن املعلمات عليها

في شكل إشارات رقمية, وميكن تخزين البيانات املسموعة واملقروءة واملرئية عليها ومن ثم استرجاعها باستخدام أشعة الليزر. وتنقسم األقراص املدمجة بدورها إلى ثالث فئات رئيسة تنطوي كل فئة منها على أنواع متعددة من األقراص, وهذه

الفئات هي:

:)Read Only Memord( أقراص ذات ذاكرة للقراءة فقط )1(

املعلومات بقراءة ويسمح عليها, املعلومات تسجيل ميكن ال أقراص وهي املختزنة بها فقط, وتندرج حتت هذه الفئة كل من األقراص املدمجة السمعية )Compact فقط القراءة ذاكرة – املدمجة واألقراص )Audio Compact Discs(

)CD-1( واألقراص املدمجة التفاعلية ,Discs – Read only( )CD ROM Memord(

الفئة 4٫72 من هذه املدمج القرص قطر ويبلغ .)Compact Discs-Interactive(

بوصة.

:(Write Once Memory( أقراص مدمجة ذات ذاكرة للكتابة مرة واحدة )2(

أوتغييرها أوتعديلها عليها املسجلة املعلومات إلغاء أقراص ال ميكن وهي واحد. آن في والقراءة بالكتابة يسمح أقراص مشغل باستخدام كتابتها بعد Write Once Read Many وتضم هذه الفئة أنواعاً عديدة من األقراص نذكر منها Compact Disc – Programmable Read Only Memory (CD-PROM),و ))WORM

.)Recordable )CD-R( Direct Read After Write )DRAW

:)Erasable Memord( أقراص ذات ذاكرة قابلة للمسح )3(

التكنولوجية الضوئية واملغناطيسية في آن واحد وتستخدم هذه األقراص عليها للكتابة منها ومسحها وتعديلها عليها املعلومات بتسجيل تسمح بحيث

250

الفصل السادس

Compact Disc-Erasable Programmable Read Only مرات كثيرة. ومنها أقراصMemord )CD-Eprom( )1(. ولعل الفئات الثالث التي أشرنا إليها توضح التطور

الثمانينات بداية الظهور في بدأت في التي املدمجة األقراص املستمر ألنواع من القرن العشرين املاضي بالفئة األولى, ثم تطورت في منتصف العقد نفسه لتظهر الفئة الثانية, ومع بداية التسعينات ظهرت الفئة األخيرة. ولم يتوقف تطور األقراص املدمجة عند هذا احلد بل ما زالت تظهر إلى الوجود أنواع أخرى حتمل مميزات أكبر, ومن ذلك أقراص الفيديوالرقمية Digital Video Discs )DVD( التي تتراوح سعتها ما بني 2٫6 – 17" جيجابايت. وكان من املنتظر أن تظهر خالل عام DVD 1998م أقراص فيديو رقمية قابلة للتسجيل عليها )2(. وكذلك قابلة للمسحErasable. وما يهمنا في هذه الدراسة هو األقراص املدمجة – ذاكرة القراءة فقط

CD-Rom وهي تقع في إطار الفئة األولى من فئات األقراص املدمجة.

مميزات األقراص املدمجة: وميكن تقسيمها إلى مميزات اختزانية ومميزات

استرجاعية.

أواًل: املميزات االختراعية:

أن سعتها التخزينية عالية جداً, حيث يستوعب قرص CD-ROM معلومات تصل •يعادل نحو350٫000 صفحة مطبوعة من حجم إلى 650 ميجابايت, أي ما

بدر, أحمد. األسطوانات البصرية واسطوانات الفيديو: تكنولوجيا حديثة لإلختزان واخلدمات )1(املكتبيــــــة باملكتبات ومراكز املعلومات في: مجلــــــة املكتبات واملعلومات العربية, س 9, ع 3 )يوليو

1989م(, ص 65-49. الشــــــامي, أحمد محمد. "احلاجة لبناء شــــــبكات لألقراص املدمجــــــة العربية", في: نحو تطوير )2(مصــــــادر املعلومات اإللكترونيــــــة العربية ملواجهة التحدي احلضاري: أبحاث ودراســــــات املؤمتر العلمي الرابع لنظم املعلومات وتكنولوجيا احلاســــــبات, القاهرة: 10-12 ديسمبر 1996, حترير

محمد محمد الهادي, القاهرة: املكتبة األكادميية, 1997م, ص 79-59.

251

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

A4 )1(. وتشير Terry Noreault إلى أن القرص املدمج CD-ROM الواحد يتسع

600٫000 تسجيلة ببليوجرافية من تسجيالت لتخزين ما بني 500٫000 – مارك MARC وذلك يعتمد على حجم تلك التسجيالت, ومستوى التكشيف.

للتلف تتعرض ال إنها حيث طويل, املدمجة لألقراص التخزيني العمر أن •بسهولة من كثرة االستخدام وذلك لعدم مالمسة رأس القراءة والكتابة لسطح القرص, وكذلك لعد تأثر القرص باملجاالت املغناطيسية, وعدم تأثره بالغبار نتيجة للطبقة البالستيكية الشفافة التي حتمي سطحه وتسمح بإزالة الغبار أو بصمات األصابع, ومن ثم ميكن حماية املعلومات املختزنة على القرص من

املسح أوالتلف.أن دميومة التخزين – التي نعني بها عدم إمكانية مسح البيانات أو تعديلها – •ميثل ميزة في بعض التطبيقات مثل احلفظ األرشيفي, حيث إن هذه اخلاصية

تضمن عدم حتريف البيانات املختزنة على القرص.أنها ال حتتاج إلى حيز كبير حلفظها مقارنة باملواد املطبوعة, كما أنها ال تستلزم •توفير جهاز مع كل قرص كما هي احلال بالنسبة لألقراص املغناطيسية الثابتة,

حيث ميكن حتريك القرص املدمج من وحدة التشغيل.قلة تكاليف استنساخ األقراص املدمجة, حيث إن إنتاج أعداد كبيرة منها مبا هو •مختزن عليها من معلومات وبرامج استرجاع يتم بتكلفة ال تزيد كثيراً عن تكلفة القرص اخلام. وكما هو معروف أن تكلفة إنتاج القرص الواحد تقل كلما زاد

عدد النسخ املنتجة.

عبداملعطي. ياسر يوسف. أقراص الليزر املدمجة: محطة في سجل الزمن بعد مرحلة 5 آالف )1(عــــــام من ألواح الطــــــني وأوراق البردي, في: االجتاهات احلديثة فــــــي املكتبات واملعلومات, ع 5

)1996م(, ص 87-79.

252

الفصل السادس

إمكانيات األقراص املدمجة التي تسمح باختزان املعلومات املقروءة واملسموح •واملرئية)1(.

ثانيًا: املميزات االسترجاعية: وتتميز األقراص املدمجة عن الوسائط الورقية مبا يلي:

أنه باإلمكان استرجاع املعلومات املختزنة على القرص بواسطة أكثر من مستفيد •في وقت واحد, وذلك من خالل نظام الربط الشبكي للقرص املدمج.

البوليني املنطق مثل البحث في املتقدمة األساليب استخدام للباحث تتيح •Boolean Logic الذي يسمح للمستفيد باستخدام أكثر من مصطلح بحث في

آن واحد, ومن ثم تكون نتيجة البحث أكثر دقة.أن استرجاع املعلومات يتم بسرعة إذا ما قورن باالسترجاع من املواد املطبوعة. •وقد ال يبدو ذلك واضحاً في البحوث البسيطة ولكنه يظهر جلياً في البحوث

املعقدة التي يستخدم فيها الباحث أكثر من مصطلح واحد للبحث)2(.في حني تتميز األقراص املدمجة عن أساليب البحث على اخلط املباشر في اآلتي:

أنها تتيح للباحث اجللوس بنفسه أمام اجلهاز السترجاع التسجيالت وتعديل •استراتيجية البحث كلما وجد حاجة لذلك أثناء عملية االسترجاع, حيث إنه لن يكلف املكتبة )أويتكلف( قيمة االتصال عن بعد كما هي احلال بالنسبة للبحث

على اخلط املباشر.

مصطفى, ســــــليمان حســــــني. تكنولوجيا األقراص الضوئيــــــة وتأثيرها على اختــــــزان املعلومات )1(واســــــترجاعها, في: مجلة املكتبات واملعلومات العربية, س 11, ع 2, 3 )أبريل/ يوليو 1991م(,

ص 89-46. الصمادي, نسيم حسن. "نظم األقراص البصرية املكتنزة وتأثيرها على نظم االسترجاع املباشر )2(للمعلومات: ممارســــــات احلاضر وآفاق املســــــتقبل", فــــــي: مكتبة اإلدارة, مــــــج 15, ع 2 )يناير

1988م(, ص 75-53.

253

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

قواعد في االشتراك في املكتبة تنفقها التي األموال من الكثير توفر أنها •وبنوك املعلومات على اخلط املباشر online كما أنها توفر تكاليف االتصال عن بعد, وذلك على اعتبار أن القرص املدمج متاح في املوقع نفسه الذي يتم منه االسترجاع, وعلى هذا فإن القرص املدمج يتميز عن االسترجاع على اخلط املباشر في أن تكلفته ثابتة, وليست متغيرة وفقاً لعدد البحوث ومدتها الزمنية.

التي املتخصصة امللفات من املمكن أن يتضمن عدداً املدمج من القرص أن •متثل قيمة استرجاعية كبرى لدى فئة املتخصصني, وهو أمر ال يتوافر ألساليب البحث على اخلط املباشر التي تتطلب االنتقال من ملف إلى آخر كلما احتاج

املستفيد االستزادة من املعلومات)1(.

وميكن القول بأن األقراص املدمجة CD ROM تتميز عن باقي أنواع األقراص املدمجة في أنها قابلة للتشغيل واسترجاع البيانات املسجلة عليها باستخدام أي مشغل لألقراص املدمجة CD ROM drive، وذلك نظراً لتوافر املعايير التي حتدد The Yellow Book الشكل الفيزيائي أو املادي للقرص املدمج في الكتاب األصفر High Sierra Group لتوافر معايير وSony, وكذلك Philips الصادر عن شركتي املقاييس والتي طورتها منظمة ,CD ROM القرص امللفات على ببناء اخلاصة قراءة باإلمكان جعل الذي ISO 9660 معيار الوجود إلى ليظهر ISO الدولية البيانات املسجلة على أي قرص CD ROM بواسطة أي جهاز لألقراص املدمجة يتفق مع هذه املعايير. وهذا األمر ال يتوافر ألقراص WORM على سبيل املثال, Philips فعلى الرغم من أن املواصفات الفيزيائية لها قد ظهرت بواسطة شركتي

متراز, أحمــــــد علي. قواعد املعلومات علــــــى أقراص الليزر املكتنــــــزة CD-ROM تقنية متطورة )1(مبدينــــــة امللــــــك عبدالعزيز للعلوم والتقنيــــــة في: مجلة املكتبات واملعلومــــــات العربية, س 2, ع 4

)أكتوبر 1991م(, ص 165-139.

254

الفصل السادس

وSony, في الكتاب البرتقالي The Orange Book إال أنها حتى اآلن تفتقد الشكل البيانات عليها, أي أنها تفتقد املعايير التي حتكم بناء الثابت لتسجيل format

امللفات على القرص, كما أنها ما زالت تظهر بأحجام مختلفة. األمر الذي يجعل بالضرورة لقراءة كل األقراص من لها ليست قابلة القارئة مشغالت األقراص

هذا النوع.

تأثير استخدام األقراص املدمجة على املكتبات:

اإلشارة من البد املكتبات على املدمجة األقراص تأثير في اخلوض قبل في تتمثل عدة استخدامات لها إن حيث املكتبات, في تطبيقاتها إلى بإيجاز

اآلتــي:

- إجناز بعض العمليات الفنية:

أ ( التزويد: ظهرت إلى الوجود عدد من األقراص املدمجة التي حتمل قوائم تساعد في عمليات اختيار مجموعات املكتبات, ولم يقتصر األمر على عمليات االختيار بل جتاوزها إلى الطلب, حيث تتيح بعض اخلدمات القرصية برامج

تسمح باالتصال املباشر باملورد إلمتام إجراءات الطلب.

ب( الفهرسة: تستخدم األقراص املدمجة كوسيط من وسائط الفهرسة املنقولة وعلى ذلك فإن بعض املكتبات تشترك فيها للحصول على بيانات الفهرسة. ومن أشهر قواعد البيانات املخصصة لهذا الغرض, قواعد البيانات اخلاصة بتسجيالت مارك الببليوجرافية واالستنادية الصادرة عن مكتبة الكوجنرس. وباإلضافة إلى ذلك, فإن األقراص املدمجة ميكن أن تستخدم في اختزان الفهارس املتاحة للجمهور باملكتبات, حيث تقوم بعض املكتبات بإنشاء فهارسها

على أقراص مدمجة.

255

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

في املدمجة األقراص تستخدم أن للمكتبات ميكن األرشيفي: احلفظ ج( عمليات احلفظ األرشيفي لوثائقها, وميكن أن تتم تلك العمليات داخل املكتبة

باستخدام قواعد البيانات القابلة للكتابة عليها.

تقدمي اخلدمات: تستخدم قواعد البيانات القرصية في نطاق اخلدمات على -النحو التالي:

أ ( اخلدمات املرجعية: حيث يختزن على األقراص املدمجة أنواع مختلفة من املواد املرجعية هي:

املراجع الببليوجرافية: مبا في ذلك الكشافات واملستخلصات والببليوجرافيات. •

واألدلة واملوسوعات القواميس ذلك في مبا واملتخصصة: العامة املراجع •واإلحصاءات.

نصوص على احلصول للمكتبات املدمجة األقراص تتيح الوثائق: إيصال ب(

الوثائق بدالً من طلبها من خارج املكتبة حيث يختزن على األقراص املدمجة نصوص بعض مقاالت الدوريات, وبعض الكتب والنشرات.

ج( اإلعارة: تتيح غالبية الفهارس املتاحة للجمهور على أقراص مدمجة للمكتبات ربطها بنظم اإلعارة حتى يتمكن املستفيد من التعرف إلى حالة كل وعاء من

األوعية املتاحة باملكتبة )معار أم موجود(.

يتيح مدمجة أقراص على املوحدة الفهارس توافر إن التبادلية: اإلعارة د( للمكتبات املجال للتعرف على اسم املكتبة املوجود بها كل وعاء ومن ثم طلبه.

)Digital Versatile Disc )DVD :4 - القرص الرقمي متعدد االستعماالت

التقنيات أشكال من آخر شكل هو االستعماالت متعدد الرقمي القرص

256

الفصل السادس

البصرية للتخزين وهو في األساس يعتبر القرص املدمج األسرع الذي ميكنه أن يحمل املزيد من املعلومات, وبهدف استخدامه إلى تخزين أكبر قدر من املعلومات والبيانات اخلاصة باألعمال املوجودة على احلاسبات في شكل رقمي مفرد, وهو وسيط يلقى الدعم والتأييد على نحو غير مسبوق من كل الشركات الكبرى في

مجال أجهزة ومعدات احلاسبات وتكنولوجيا املعلومات)1(.وألن هذا الوسيط يقرأ عن طريق شعاع الليزر فال يحدث له تآكل أو تلف والغبار األصابع وآثار بصمات من حتميه تغطيه التي البالستيكية والطبقة واألتربة وهذا يعني أن هذا الوسيط ميكن قراءته آالف املرات, وميكنه احلفاظ على املعلومات والبيانات ألطول مدة ممكنة لهذا فهو من أفضل اخليارات للحفظ

الطويل املدى في نظم األرشيفات اإللكترونية.وتصل السعة التخزينية لهذا الوسيط ما يقرب من 4٫7 جيجابايت مبا يعني

أنه يحمل 28 ضعفاً أكثر من األقراص املدمجة)2(.

)Write Once-Read Many WORM( 5 - أقراص الكتابة مرة – قراءة مرات

على البيانات بتخزين تسمح والتي البصرية األقراص تقنيات من تقنية القرص مرة واحدة والبيانات املخزنة تكون دائمة وميكن قراءتها عدة مرات.

وهذا الوسيط يحتاج إلى أجهزة متخصصة وبرامج للتشغيل, وقد أعاق ذلك عملية استخدامها بشكل واسع, وعلى الرغم من ذلك فقد أوجد هذا الوسيط لنفسه سوقاً في عالم وسائط التخزين لنظم األرشيفات اإللكترونية نظراً جلودته

(1) Sffady, William: Computer storage technologies: A Guide for electronic record-keeping. Op. Cit. 35.

(2) Farrel Mark: How to manage your Electronic Records: an Introduction, Op. Cit. p.71.

257

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

وكفاءته في العمل)1(.

متخصص نوع إلى يشير الوسيط بهذا اخلاص التعريف أن من وبالرغم من تقنيات التخزين إال أن هذا الوسيط يأخذ معنى واسع حيث إنه يتضمن أي قرص بصري ميارس تقنية )الكتابة مرة واحدة / القراءة مرات كثيرة( وفي هذه DVD(،( :احلالة فإن هــذا الوسيــط يتضمــن وسائط تخــزينية أكثر شيوعاً مثل

.)2())CDs

تستخدم وسائط التخزين لعمل النسخ االحتياطية لوثائق النظام, أو لتخزين إمكانية وجود عدم حالة في لألجهزة الصلبة األقراص بجانب النظام وثائق

للوصول إلى الشبكة.

وعند اللجوء للتخزين على الوسائط فإنه ينبغي أن يكون تركيب بناء األدلة أجهزة على املوجودة نفسها األدلة لبناء متاماً مماثاًل التخزين وسائط على

احلاسبات)3(.

سابعًا: العناية بوسائط التخزين:

ما إذا حالة في خاصة معاملة إلى اإللكترونية التخزين وسائط حتتاج كانت الوثائق اإللكترونية بنظام األرشيف اإللكتروني سوف يحتفظ بها ملدة غير

قصيرة.

املسؤولون عن هذه الوسائط يجب أن يكون لديهم القدرة على حتديد أيٍّ من الوثائق سيحفظ حفظاً دائماً, وما األسلوب الذي سوف يتبع معها ومتى يبدأ

(1) Sffady, William: Computer storage technologies: Op. Cit, 39.(2) Ibid. 39. (3) Sffady, William: Computer storage technologies: Op. Cit, 35.

258

الفصل السادس

العمل بهذا األسلوب, وهذا األمر مهم جداً لو أن الوثيقة املخزنة على النظام مت حتديدها بأن حتفظ حفظاً دائماً, وهي تعالج في أماكن أخرى بعيداً عن أجهزة

احلاسب عن طريق وسائط التخزين)1(.

اقتراحات ملعاجلة وصيانة وسائط التخزين:

متثل معاجلة وصيانة وسائط التخزين لنظم األرشيفات اإللكترونية أهمية خاصة في عمليات إدارة هذه النظم ففي حالة ضياع وثيقة أو عدة وثائق نتيجة الوسائط الستعادة ما قد فقد, بهذه يتم االستعانة فإنه تقني أو خطأ بشري امللجأ يكون النظام تلف ينتج عنها والتي الكوارث واألزمات كذلك في حاالت وسائط على املوجودة االحتياطية النسخ استخدام هو املوقف إلنقاذ الوحيد التخزين اخلاصة بالنظام, وفيما يلي املقترحات اخلاصة بصيانة هذه الوسائط: لوثائق أو إضافة بعد كل عملية جتديد الوسائط احتياطية على عمل نسخ -النظام وذلك هو املفضل غالباً, وينبغي ملديري النظام أن يقوموا بعمل النسخ

االحتياطية بصفة دورية لكل أجزاء النظام.احلفاظ على نظافة الوسائط وعمل صيانة وقائية لها. -

احلفاظ على الوسائط بعيداً عن املجاالت الكهربائية أو املغناطيسية. -عدم ملس أسطح التسجيل للوسائط واحلفاظ عليها من اخلدوش. -

عدم السماح لألشخاص غير املخول لهم تداول أو استخدام وسائط التخزين -باستخدام أو تناول هذه الوسائط.

بحذف يقوموا أن املمكن من احلسنة النوايا ذوي األشخاص حتى ألنه

(1) Dollar, Charles M. Selecting storage media for long-term access to digital records, Neal Schurman Publishers, 20002.p.46.

259

إدارة نظم األرشيفات اإللكترونية

املعلومات والوثائق املخزنة بدون قصد على هذه الوسائط.حفظ وسائط التخزين في الظروف الطبيعية لبيئة العمل, وذلك لتفادي تقلبات -

درجات احلرارة والرطوبة, والتي لها تأثيرها السلبي على وسائط التخزين.- املراجعة الدورية ملجموعات الوسائط وذلك الكتشاف أي بيانات فقدت من

الوسائط نتيجة لعمليات التخزين.نقل البيانات من على الوسائط على وسائط أخرى كل عشر سنوات على األقل -

أو عند الضرورة)1(.

(1) Dollar, Charles M.: Selecting Storage Media for Long-Term Access to digital re-cords Op. Cot, pp. 47-48.

تطبيقات األرشفة

اإللكترونية في اململكة العربية

السعودية

الفصل السابع

263

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

يستعرض هذا اجلزء من الكتاب تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة في املتالحقة التطورات ظل في أنه إلى املالحظة وجتدر السعودية العربية تقنية املعلومات ووسائطها, ودورها في تنظيم الوثائق وفهرستها وحفظها, فإن وأهميتها يتالءم الذي والدور املكانة لها جتد أن يجب األرشيفية املؤسسات كمؤسسة معلوماتية فاعلة في البيئة احمليطة, ولكي تقوم هذه املؤسسات بدورها بكفاءة وفاعلية يجب أن حتقق أمرين, أولهما: تطوير أداء وأعمال املؤسسات األرشيفية اجلارية, وثانيهما: وضع إستراتيجية للعمل داخل املؤسسات األرشيفية البحثية, لذلك يجب االهتمام بإقامة النظم األرشيفية اآللية املعتمدة عل احلاسب اآللي ووسائل االتصاالت لإلفادة منها في حفظ وتخزين صور الوثائق بواسطة ماسحات ضوئية وبث املعلومات التي حتويها األوعية األرشيفية, التي تعد جوهر

العمل اإلداري األرشيفي التسامها باجلدية والصحة والثبات واملوضوعية)1(.

- احلاجة إلى التحول إلى األرشيف اإللكتروني:

إن الواقع يفرض على املؤسسات األرشيفية التخلي عن النظم التقليدية وأن تعمل على تطوير اجتاهاتها وحتسني أدائها. وأن تتعامل إدارات األرشيف مع نظم املعلومات احلديثة وتعمل على االستفادة من األدوات والوسائل التقنية املختلفة األرشيفية, األنشطة أداء في والكفاءة السرعة معدالت رفع شأنها من التي أن التحول إلى التقنية يجب أن يغطي احلاجات احلالية واملستقبلية للمؤسسة

األرشيفية في إطار خطة متدرجة األولويات. مع اإلحاطة مبا يلي:

هل هناك حاجة فعلية إلى االستعانة بالتكنولوجيا؟ -

)1( جاد الله, محمد. رؤية عامة للمؤسســــــات األرشيفية وجورها في عصر العوملة – العربية 3000 – س 2. ع 3 )2001م(, ص 195-193.

264

الفصل السابع

أو )موظف واملستفيد اإلدارة قبل من مقبوالً املتطور النظام سيكون هل -جمهور(؟

هل يبرر العائد من النظام املقترح تكاليف تنفيذه؟ -هل التكنولوجيا املطلوبة للتطوير متوافرة ومتاحة؟ -

هل تتوافر العناصر الفنية املتخصصة لتطبيق األساليب واألنظمة؟ -هل تتوافر كل احلقائق املتعلقة باملوقف, وقدرات األرشيف ومتغيراته املختلفة؟ -أما اإلطار العام للتطوير فيتمثل في: التعرف إلى مشكالت األرشيف احلالية, والتعرف إلى األهداف املطلوب استيفاؤها, وحتديد احلاجة إلى التقنية, واختيار أفضل بدائل النظام احلالي, وحتديد مواصفات النظام احلالي, مزاياه, وعيوبه, ووصف النظام املقترح وكيفية عمله, وفترة التنفيذ والعمليات والتسلسل الزمني, واإلمكانات احلالية واملستقبلية التي ميكن توظيفها والعوامل املتحكمة في ذلك, ومدى ما حتققه التقنية من تطوير في األداء)1(. إن استخدام احلاسبات اآللية

في أرشفة املعلومات يساعد في)2(: وفقاً بتشغيلها املختلفة األقسام تصرف حتت وجعلها البيانات توحيد -

الحتياجاتها.التخلص من البيانات التي ال فائدة منها. -

التخلص من تناقص البيانات في األقسام املختلفة. -التشغيل السريعة لطلبات األقسام املستفيدة حيث يجري حتقيق االستجابة -

حمدي, ناهد. "استراتيجية اإلدارة العلمية لألرشيف بني األداء التقليدي وتكنولوجيا املعلومات, )1(العربية 3000, ع 1 )2002م(, ص 119-118.

مدبك, جورج, عمر مكداشــــــي, استخدام الكمبيوتر في األرشيف, بيروت: دار الرتب اجلامعية, )2(1985م, ص 84.

265

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

املطلوب إلكترونياً.حتقيق األمان للبيانات واملعلومات بتكاليف أقل ووفقاً ألنظمة أكثر إحكاماً. -

االجتاهات األساسية في التحول من النظام القدمي إلى اجلديد:

عندما تقرر إدارة الوثائق في أي منظمة التحول إلى النظام اإللكتروني, فإن هناك أربعة اجتاهات لهذا التحول, هي)1(:

التحويل املباشر, ويبدأ بالتوقف عن النظام القدمي واستخدام النظام اجلديد. •

التحويل املرحلي: ويعتمد على تقسيم مكونات النظام اجلديد إلى نظم جزئية, •ومن ثم تفعيل األجزاء واحداً بعد اآلخر.

التحويل املتوازي: وتتم من خالل عمل النظامني معاً, حتى يثبت النظام اجلديد •كفاءته, ومن ثم توقيف القدمي.

التحويل التجريبي: ويتم عن طريق تنفيذ النظام وجتريبه في قسم أوإدارة •داخل املنظمة, فإذا جنح فيها مت تعميمه على بقية أقسام وإدارات املنظمة.

إن نسب الطرق للتحول من األرشيف التقليدي إلى األرشيف اإللكتروني هي أوالصغير, ألن املتوسط املنظمة من احلجم كانت إذا الفوري, خاصة التحول النظام سيتم تثبيته ومن ثم حفظ الوثائق بأنواعها, باإلضافة إلى طريقة التحويل املتوازي التي تضمن عدم توقف العمل داخل املنظمة. إن التوجه اليوم يرى أن هناك حاجة لإلبقاء على النظم الورقية واإللكترونية معاً, وذلك لعدة أسباب)2(:

تكلفة عملية التحويل. •

صعوبة حماية درجة الوثوق بالوثائق وإمكانية إتاحتها مستقباًل. •

الغرابي, أحمد, األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية, مرجع سابق, ص 77-75. )1()2( آمنة, محمد عزت. تأسيس وإدارة األرشيفات اإللكترونية, مرجع سابق, ص 90.

266

الفصل السابع

قاري, عبدالغفور. "دورة حياة الوثائق: بحث تطبيقي في ترتيب الوثائق واحملفوظات وتنظيمها )1(وحفظها واسترجاعها" – عالم املخطوطات والنوادر – مج 5, ع 2 )رجب – ذو احلجة 1421هـ/

أكتوبر 2000م – مارس 2002م(, ص 518-511.

عدم االعتراف بالوثائق اإللكترونية ألسباب قانونية. •

صعوبة كشف االحتيال في النظم اإللكترونية. •

صعوبة التمويل لصيانة النظام وتبديل األجهزة أوتطوير البرامج. •

فالتحول الذي مت تطبيقه في معامل علم النفس. موضوع الدراسة. يرتكز على التحويل املتوازي, إذ ما زال العمل في هذه املعامل يسير وفق النظام التقليدي والنظام اإللكتروني معاً. إن هذه املرحلة مرحلة التحويل, هي املرحلة السادسة واألخيرة في دورة حياة الوثيقة التي تبدأ مبرحلة التكوين, فاالستخدام, فالتقومي,

فاحلفظ, فاإلتالف, مت التحويل الذي مير مبرحلتني مهمتني هما)1(:

أجهزة باستخدام اآللي النظام إلى الورقية الوثائق حتويل األولى: املرحلة املاسحات الضوئية واحلاسبات اآللية والطابعات.

املرحلة الثانية: هي بناء قواعد املعلومات باستخدام البرامج واألنظمة إلدارتها من حيث احلفظ والبحث واالسترجاع.

وبصيغة أخرى عند عملية التحول البد مـن: تشكيل وحدة إدارية معنية بالتوثيق واألرشيف اإللكترونية. •

استدعاء بعض اخلبراء إلعداد أدلة وإجراءات العمل. •

اعتماد منهجية إدارة بال أوراق وذلك بتوزيع املراسالت والتعاميم التي ليست •لها مرجعية مالية أوقانونية, عبر شبكة البريد اإللكتروني الداخلية.

وتتكون مراحل االنتقال من مرحلتني:

267

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

املرحلة التخطيطية. •

املرحلة التنفيذية. •

أ - مرحلة التخطيط، وتشمل ما يلي:

مرحلة املسح والدراسة. •

مرحلة التحليل. •

الورقي واحلفظ التعشيب وتشمل: واإلتالف, احلفظ خطط واعتماد بناء •

الدائم والتصوير الضوئي.

اختيار البرمجيات واألجهزة املالئمة. •

ب - مرحلة التنفيذ، وتشمل:

مرحلة حتضير الوثائق وامللفات. •

مرحلة التصوير الضوئي. •

مرحلة مراقبة وتدقيق اجلودة. •

مرحلة الفهرسة. •

مرحلة إعادة امللفات. •

268

الفصل السابع

  االمرحلة االتنفيیذيیة

مرحلة تحضيیر االوثائق االملف) تعشيیبوواالملفاتت (

لتصويیراامرحلة االضوئــي

مرااقبةمرحلة ووتدقيیق االجوددةة

مرحلة االفهھرسة

مرحلة إإعاددةة االملفاتت

ااستبعادد ااألووررااقق االمكرررةة وواالتي لن يیتم أأررشفتهھا

إإززاالة االدبابيیس من على االوثائـق

ووررااقق إإلى فصل ااألمجموعاتت حسب االحجم٬،

االلونن٬، االبيیاناتت.

ووضع عالماتت مميیزةة على االوثائق لتسهھيیل عمليیة

تجميیعهھا.

تتم مرحلة بالتوااززيي مع

عمليیة االتصويیر االضوئي.

إإددخالل االبيیاناتت وواالفهھاررسس االمتعلقة بالملفاتت.

الشكل رقم )4( يبني املرحلة التنفيذية للتحويل من األرشفة التقليدية إلى األرشفة اإللكترونية

- جتربة اململكة العربية السعودية في األرشفة اإللكترونية:

لقد أجريت كثير من الدراسات التي تناولت موضوع الوثائق واحملفوظات

يتم ربط امللفات مباشرة

مع البيانات التي يتم

إدخالها بقاعدة البيانات.

إعادة تدريس األوراق التي مت

فكها.

التركيز على األجهزة املطلوبة

للتخزين.

استخدام خاصية ضغط امللفات.

التركيز على نوع امللف اإللكتروني

وصالحيات اإلطالع والتغيير.

هذه العملية تتم أتوماتيكيًا عن

طريق استخدام .Bar Codes

التدقيق على امللفات

املصورة ضوئيًا ومقارنتها

باألصل للتأكد من وضوحها

وجودتها وعدم ضياع أي معلومة قد حتتويها

الوثيقة.

تصوير بعض الوثائق القدمية يدويًا حتى

نستطيع تصويرها ضوئيًا

يتم تصوير الوثائق بواسطة

أجهزة املسح الضوئي املناسبة حلجم الوثيقة

ووضوحها.

يتم إعادة امللفات إلى

حالتها األصلية.

269

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

احلربي)1(. عبدالعزيز دراسة أحدثها السعودية, العربية اململكة في الرسمية بعنوان: "إدارة وتنظيم الوثائق الرسمية في اململكة العربية السعودية: دراسة "طرق بعنوان: العبدالعالي هدى ودراسة جدة. محافظة أمانة على تطبيقية خرجت وقد الرياض")2(, مدينة في واملكتبات الوثائق دور في الوثائق حفظ الدراستان كلتاهما إلى عدم مواكبة تلك اإلدارات ملضامني ومواد نظام الوثائق بتنظيم اخلاص واحملفوظات للوثائق الوطني املركز من الصادر واحملفوظات التي حتفظ في األجهزة احلكومية كافة. وكل ما الوثائق الرسمية التعامل مع وصيانته, واحملفوظات, الوثائق على )للحفاظ إجراءات من به العمل يجري وفهرستها, وتصنيفها, مبا يكفل سرعة االهتداء إليها( هي إجراءات قائمة على للوثائق الوطني املركز ألنظمة التنفيذ تفعيل عدم نتيجة شخصية اجتهادات

واحملفوظات.

ويجب قبل عرض التجارب تناول وبصورة مختصرة املركز الوطني للوثائق واحملفوظات

- املركز الوطني للوثائق واحملفوظات:

في اململكة العربية السعودية أنشئ املركز الوطني للوثائق واحملفوظات مبوجب املادة )2( من نظامه الصادر باملرسوم امللكي رقم م/55 وتاريخ 1409/10/23هـ, برئيس ديوان رئاسة مجلس الوزراء, ويشرف على أعماله هيئة ويرتبط إدارياً

احلربــــــي, عبدالعزيز. إدارة وتنظيم الوثائق الرســــــمية في اململكة العربية الســــــعودية: دراســــــة )1(تطبيقية على أمانة محافظة جدة – )رسالة ماجستير( – جدة: كلية اآلداب والعلوم اإلنسانية,

قسم املكتبات واملعلومات, 2005م.العبدالعالي, هدى. "طرق حفظ الوثائق في دور الوثائق واملكتبات في مدينة الرياض". – )رسالة )2(ماجســــــتير(. – الرياض: كلية اآلداب التابعة لرئاســــــة تعليم البنات, قســــــم املكتبات واملعلومات,

1420هـ / 2000م.

270

الفصل السابع

واللوائح األنظمة من مناسباً تراه ما وتقترح تنفيذها وتتابع سياسته ترسم واإلجراءات لتحقيق أهدافه, ليتولى ما يلي)1(:

جمع الوثائق واحملفوظات وفهرستها وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها •وتنظيم تداولها.

جتميع األنظمة واللوائح والتعليمات واالتفاقيات واملعاهدات واإلشراف على •طباعتها.

إعداد اللوائح التنفيذية للنظام وتنفيذها بعد إقرارها. •

لألجهزة شامل ترميز ودليل واحملفوظات للوثائق تصنيف دليل إصدار •احلكومية.

اإلشراف واملتابعة الفنية لعمليات احلفظ في األجهزة احلكومية والعمل على •حماية الوثائق.

توفير البيانات واملعلومات عن الوثائق للمستفيدين. •

حتقيق التنسيق والتكامل مع األجهزة احلكومية املعنية بالوثائق. •

حتقيق التعاون في مجال الوثائق مع األجهزة املختصة دولياً. •

مجال في املؤهلة الوطنية العناصر إيجاد على املختصة اجلهات مع العمل •الوثائق.

اإلشراف على إتالف الوثائق واحملفوظات التي يتقرر إتالفها. •

للوثائق اإللكترونية لألرشفة منظمة تشريعات وجود عدم يتبني ولكن واحملفوظات في مختلف الوزارات واملؤسسات احلكومية وشبه احلكومية.

املركز الوطني للوثائق واحملفوظات. متاح على: )1( http: //www.ncda.gov.sa/Detail.asp?Ins actionID=1706&InNewsltemID =132646

(accessed on: 4/5/2009).

271

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

ولعل ذلك يرجع كما يشير الغرابي)1( إلى حداثة األرشفة اإللكترونية, وبالتالي بعض سوى دقيق بشكل ويتناولها بها يختص تشريع أو تنظيم أي يصدر لم الوزارات واجلهات احلكومية الداخلية واإلجراءات اإلدارية في بعض التعاميم وشبه احلكومية التي أخذت بالتقنيات اآللية حلفظ وثائقها األرشيفية وتنظيمها

واسترجاعها.

- جتارب بعض اجلهات احلكومية وشبه احلكومية نحو األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية:

وشبه )احلكومية السعودية اجلهات لبعض مناذج الدراسة تستعرض احلكومية( التي أخذت بتقنية األرشفة اإللكترونية:

1 - إمارة منطقة مكة املكرمة )2(:

لقد اجتهت إمارة منطقة مكة املكرمة نحو تطبيق مفهوم احلكومة اإللكترونية أمير عبدالعزيز بن عبداملجيد األمير امللكي السمو من صاحب كرمي بتوجيه منطقة مكة املكرمة مت إعداد دراسة لتطبيق مفهوم احلكومية اإللكترونية في اإلمارة مبسمى جديد هو"اإلمارة اإللكترونية" E-IMARAH, وهذا املصطلح يحمل في ثناياه معنى مصطلح احلكومة اإللكترونية. وقد وضعت هذه الدراسة خططاً

مرحلية لالنتقال باإلمارة من احلكومة التقليدية إلى احلكومة اإللكترونية.

هو E-IMARAH اإللكترونية اإلمارة لنظام احملدد العام الهدف كان وقد معلومات إلى اإلنترنت عبر شبكة للوصول وأكثر سهولة وسيلة سريعة توفير وخدمات منطقة مكة املكرمة من خالل استخدام بنية وتطبيقات تقنية املعلومات

)1( الغرابي, أحمد. األرشفة االلكترونية في اململكة العربية السعودية, مرجع سابق, ص 110.إميان باناجة, األرشيف االلكتروني ومدى تطبيقه في إمارة منطقة مكة املكرمة, مرجع سابق. )2(

272

الفصل السابع

احلديثة, باعتبار أن هذا التوجه يحقق ما يلي:

1 - تسهيل وتطوير وتنفيذ تقنيات وعمليات احلكومة اإللكترونية املتكاملة على مستوى عموم املنطقة.

2 - العمل بنظام "خدمات املواطنني الذاتية", بحيث يتم تقدمي اخلدمة الذاتية اخلدمات جلمع لتقدمي متكاملة قناة توفير خالل من واملنشآت للمواطنني

املعلومات ومعاجلة العمليات عند الطلب.

3 - إيجاد عميل موحد )بوابة اإلمارة اإللكترونية( على اإلنترنت ليقوم بالعمليات واخلدمات من خالل التعرف إلى املستفيدين وهوياتهم من خالل واجهة واحدة

متكاملة.

القطاع اخلاص من خالل تسهيل والشراكة مع التعاوني التطوير 4 - تشجيع وتنفيذ األعمال املعتادة مع اإلمارة باستخدام اإلنترنت.

5 - احلصول على منافع اقتصادية ملموسة في املستقبل من خالل انخفاض التكاليف وزيادة اإليرادات. انظر الشكل رقم )5(. حيث تزداد تكاليف املشروع

في بدايته, ثم تأخذ في االنخفاض بعد إجنازه.

6 - حتسني اإلجراءات احلكومية مبا فيها إجراءات العمل الروتينية للتخفيف من نفقات احلكومة وزيادة إنتاجية موظفي اإلمارة من خالل أربع ركائز:

كافة في موقع والتبادلية والتفاعلية املعلوماتية األنشطة واخلدمات أ. جتميع ما أقرب نشاط في اإلنترنت, على شبكة الرسمي احلكومة هوموقع واحد

يكون بفكرة مجمعات الدوائر احلكومية.

ب. حتقيق حالة اتصال دائم باجلمهور على مدى اليوم, مع القدرة على تقدمي االحتياجات االستعالمية واخلدمات كافة للمواطن.

273

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

ج. حتقيق سرعة وفاعلية الربط والتنسيق واألداء واإلجناز بني دوائر احلكومة ذاتها ولكل منها على حدة.

د. حتقيق االقتصاد في اإلنفاق, وفي الوقت نفسه حتقيق عائد أفضل من خالل األنشطة احلكومية ذات احملتوى التجاري)1(.

الشكل رقم )5( انخفاض التكاليف وزياردة اإليرادات في املستقبل

وضع املكرمة مكة منطقة أمير امللكي السمو صاحب توجيه على وبناًء املسئولون دراسة متكاملة للوصول باإلمارة من احلكومة التقليدية إلى مضمون اصطالح احلكومة اإللكترونية مروراً بكل مستويات التطوير, وقد كانت اخلطة

املستقبلية تشتمل على أربع مراحل هي )2(:

(1) http: //www.makkah.gov.sa.(2003).باناجة, إميان عبدالعزيز. األرشــــــيف اإللكتروني ومدى تطبيقــــــه في إمارة منطقة مكة املكرمة. )2(

مرجع سابق, ص22-21.

 

)5لشكل ررقم (اا اانخفاضض االتكاليیف ووززيیاددةة ااإليیرااددااتت في االمستقبل  

ااالستثمـارر  

االعائـد  

االتكلفة  

االزمـن  

274

الفصل السابع

املرحلة األولى:

التواجد: ويعني خلق وجود فعلي إلكتروني لإلمارة وذلك بتوفير املعلومات وبعض اخلدمات البسيطة.

املرحلة الثانية:

يصبح حيث إلكترونياً, املتاحة اخلدمات حتسني على وتعتمد التفاعلية: من املمكن تنفيذ بعض العمليات من خالل األجهزة التقنية مع وجود تطور فني

محدود وتعاون أولي ملحوظ.

املرحلة الثالثة:

احتياجات حتقيق على مركزة العمليات تصبح حيث العملي: التشغيل املستفيدين وتلبيتها, وتعاون تام وأفضل مع التحول إلى هيكلة فنية متطورة.

املرحلة الرابعة:

إلكترونياً, للتكييف قابلة اإللكترونية احلكومة كون ذلك ويعني التحول: حيث يتم تنفيذ كل األعمال من أي مكان وفي أي وقت ومن خالل تشكيلة مختلفة من األجهزة, وبالتالي تصبح احلكومة ديناميكية مرنة مبنية على نظم متطورة

جداً وتقدم تفاعالت مركبة مع املواطنني والشركات.

1424هـ, العام بداية منذ األولى املرحلة بتطبيق اإلمارة بدأت ثم ومن اخلاصة اإلمكانات على باالعتماد بنجاح, األولى املرحلة تنفيذ مت وقد اإللكترونية اإلمارة مشروع يقدمها التي اخلدمات ومن وكوادرها... باإلمارة التعقيب اإللكتروني, متابعة املعامالت, دليل حالياً: االستعالم عن املعامالت, املوظف, معلومات سجل اإللكترونية, املراسالت اخلدمات, طلب اإلجراءات, الترشيح للدورات التدريبية, متابعة الدوام اليومي, خدمات اجلهات احلكومية,

275

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

خدمات القطاع اخلاص, اخلدمة الذاتية)1(.

ولقد استخدم النظام اآللي لألرشفة اإللكترونية BYTE QUEST واملنتج من قبل شركة BYTE QUEST الكندية, بعد أن قامت إدارة احلاسب اآللي باإلمارة بإجراء عدة جتارب على النظام اآللي باإلمارة بإجراء عدة جتارب على النظام ودراسة إمكانياته خصائصه وإجراء عدة عروض من قبل الشركة عن خصائص وإمكانية النظام وآلية عمله. إن معظم الوثائق التي خضعت لألرشفة اإللكترونية ومت أرشفتها باإلدارة كانت عبارة عن خطابات ورقية صادرة من ديوان اإلمارة. وقد بلغ عددها 1٫728٫530 وثيقة حتى نهاية عام 1425هـ, إذ مت تخزينها في األرشيف اآللي بعد تسجيلها في نظام االتصاالت اإلدارية, إال أنه لم يتم االستغناء عن األرشيف الورقي الشتماله على وثائق رسمية وخطابات معتمدة وموثقة, تعد مرجعاً قانونياً وأساسياً لبعض اإلدارات في ديوان اإلمارة ويتم الرجوع إليها عند احلاجة, كما أن هناك بعض املعامالت التي تتضمن مرفقات غير مؤرشفة آلياً, احلاجة. وقت إليه للرجوع مفهرس يدوي أرشيف في بها االحتفاظ مت حيث وال توجد لدى اإلمارة نية إلتالف هذه الوثائق واملستندات ومما ال شك فيه أن أرشيف اإلمارة يعد من األرشيفات الكبيرة والغنية بوثائقها التي حتتاج ألنظمة كبيرة وخبرة عالية ومعروفة عاملياً, وذلك للحفاظ على استمرارية التطوير في احلاضر واملستقبل إلى جانب استكمال املشروع. ومن املشكالت والصعوبات التي

واجهت التحول إلى األرشيف اإللكتروني بإمارة منطقة مكة املكرمة:

أ - أمن املعلومات: حيث يتطلب ذلك توفير احلماية لألجهزة وسرية االطالع االتصاالت بنظام األرشيف وربط الصالحيات اخلاص, ونظام الوثائق على

مكة املكرمة )امارة(. اإلمارة االلكترونية, 2003م متاح على: )1( (http: //www.makkah.gov.sa.(2003).

276

الفصل السابع

اإلدارية باإلمارة, ما شكل عائقاً أمام انتشار نظام األرشيف في جميع اإلدارات العاملة بديوان اإلمارة.

األرشيف إدارة تطبق اإللكترونية: السجالت وفقدان ضياع إمكانية - ب األرشيفية املقتنيات حلماية األمنية اإلجراءات بعض باإلمارة اإللكتروني باستخدام وذلك للوثائق, Back up االحتياطي النسخ ذلك من اإللكترونية, وحدات تخزينية على األشرطة املمغنطة Tape unit تؤخذ بطريقة دورية يومياً وحتفظ في مكان خاص, بحيث ميكن استعادة محتويات األرشيف اآللي في أي وقت في حالة حدوث مشكلة أو تلف لألرشيف, كما يتم فحص النظام دورياً مبقتضى عقد صيانة مبرم مع الشركة املنتجة للنظام ويتم حتديثه ومتابعته

باستمرار ألخذ احليطة من حدوث مشاكل مفاجئة.

اجلهة التي يتبعها األرشيف اآللي بإمارة منطقة مكة املكرمة:

تقضي حيث باإلمارة, واحملفوظات الوثائق ملركز تابع اآللي األرشيف جميع في حفظ وحدة إيجاد السعودية العربية باململكة الوثائقية التشريعات للوثائق الوطني املركز ويتابع بالوثائق, االهتمام مهمتها احلكومية, األجهزة واحملفوظات باململكة العربية السعودية والذي تأسس مبوجب املادة الثانية من عمليات 1409/10/23هـ وتاريخ م/55 رقم امللكي باملرسوم الصادر نظامه والعمل عليها واإلشراف احلكومية األجهزة في واحملفوظات الوثائق حفظ على حمايتها)1(. ومن ذلك أن هناك هيكاًل تنظيمياً رسمياً معتمداً على مستوى الدولة يدخل في نطاقه األرشيف اإللكتروني اخلاص بإمارة منطقة مكة املكرمة,

إمارة مكة املكرمة. اإلمارة االلكترونية, 2003م متاح على: )1( http: //www.makkah.gov.sa.(2003).

277

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

والذي ميكن توضيحه من خالل الشكل رقم )1( إذ إن مركز الوثائق واحملفوظات وهواملسئول عن األرشفة اإللكترونية يتبع مركز االتصاالت اإلدارية العامة للشؤون

اإلدارية واملالية.

أما مــــــن ناحية التبعية الفنية والتقنية فإن مركــــــز الوثائق واحملفوظات يتبع إدارة احلاسب اآللي, حيث إنها اجلهة املنوط بها الوظائف التالية )1(:

حتليل األنظمة املطلوبة لإلمارة بهدف تطويرها وترشيدها ورفع مستوى أداء •

العمل فيها.

تصميم األنظمة اجلديدة املتطورة مبا يتناسب مع احتياجات العمل ومتطلباته. •

حتويل األعمال اليدوية إلى األداء اآللي باستخدام احلاسب وما يتطلبه ذلك من •

إجراءات فنية وتنظيمية في اإلمارة.

املعاجلة ولعناصر األنظمة ملستخدمي املختلفة الفنية االستشارات تقدمي •

اآللية.

إصالح وصيانة األجهزة املوجودة باإلمارة وإداراتها وأقسامها املختلفة. •

احلديثة التقنيات مع التعامل على اإلمارة منسوبي قدرات وتنمية تطوير •

واالستفادة منها في زيادة الكفاءة واإلنتاجية.

مكة منطقة إلمارة اإلداري الهيكل يبينان )7( ورقم )6( رقم والشكالن املكرمة رسم توضيحي لتبعية مركز الوثائق واحملفوظات إدارياً وتقنياً)2(.

الداموك, خضران, عبدالله كلننت. "التشريعات الوثائقية باململكة العربية السعودية في: منتدى )1(.)http: //www.edocforum.com/ar pp2-3. (2004 .إدارة الوثائق إلكترونياً 2004م

باناجة, إميان عبدالعزيز. األرشــــــيف اإللكتروني ومدى تطبيقــــــه في إمارة منطقة مكة املكرمة, )2(مرجع سابق, ص12.

278

الفصل السابع

  ااألميیــر  

االنائب  

االوكيیل  

ووكيیل ااإلماررةة االمساعد  

إإددااررةة االتطويیر ااإلدداارريي  مكتب االوكيیل  

ااإلددااررةة االعامة للشئونن االماليیة ووااإلدداارريیة  

للخدماتت ااإلددااررةة االعامة  ااإلددااررةة االعامة

االسكرتارريیة االخاصة  

إإددااررةة ااالستقبالل ووعالقاتت االجمهھورر  

االشئونن االخاصة  

إإددااررةة االعالقاتت االعامة  

ووكيیل ااإلماررةة االمساعد للشئونن  

إإددااررةة االمستشارريین  

إإددااررةة االمتابعة  

مكتب ااألميیر  

اتتفظحااالم  

يیةمال االوننشئ االررةة إإدداا  

شررةةإإدداا

يینظظفمو االوننئ

 

اتتددعتومس االررةة إإدداا  

ليااآل

ب اسلحةة ااحد وو  

مةلعاتت اادمالخةة اادداارر إإ  

يیةددااررااإل

تت االصالتز اارك م  

مةلعاقق ااطر االررةة إإدداا  

صةخا االرققلطةة اادداارر إإ  

اءجنلسنن اائو شررةة إإدداا  

ااتتدررمخ االمةنظةة مدداارر إإ  

يیقنسووت

يیة نمةة تدداارر إإ  

اتتدملخة ااابعمت

ررةة إإدداا  

يیةحلاالم

نن ئولشةة اادداارر إإ  

)6االشكل ررقم ( االهھيیكل ااإلدداارريي إلماررةة منطقة مكة االمكرمة  

)7 االشكل ررقم ( اً ووتقنيیاً دداارريی لمحفوظظاتت إإ االوثائق وواا بعيیة مركز لت ررسم توضيیحي  

ااإلددااررةة االعامة االماليیة ووااإلدداارريیة  

مركز ااالتصاالتت ااإلدداارريیة  ووحدةة االحاسب ااآللي  

مركز االوثائق وواالمحفوظظاتت  

(االمسئولل عن ااألررشفة ااإللكتروونيیة)  

  تعبية إداريةتبعية فنية ونقدية

الشكل رقم )6( الهيكل اإلداري إلمارة منطقة مكة املكرمة

الشكل رقم )7( رسم توضيحي لتبعية مركز الوثائق واحملفوظات إداريًا وتقنيًا

279

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

من هذا املنطلق أســــــند اإلشــــــراف الفني والتقني على األرشيف اإللكتروني إلدارة احلاسب اآللي باإلمارة.

- ميزانية خطة التحول إلى األرشيف اإللكتروني )1(:

في البداية كانت امليزانية املخصصة إلنشــــــاء األرشيف اآللي باإلمارة عالية نظراً لشــــــراء األجهزة واملعدات والبرمجيات, ولكــــــن انخفضت النفقات تدريجياً منذ بدء التشغيل وأصبحت التكلفة منخفضة وعادية ومالئمة الحتياجات تشغيل

النظام واالستفادة منه.

- الكادر الوظيفـي:

يبلغ عدد العاملني في قســــــم األرشفة اإللكترونية باإلمارة )6( موظفني, هم أنفســــــهم الذين كانوا ميثلون الكادر الوظيفي لألرشيف اليدوي السابق, حيث لم يتم االستغناء عنهم أو تبديلهم وإمنا مت تأهيلهم تأهياًل فنياً كي يستطيعوا العمل بالطريقتــــــني اليدويــــــة القدمية واآللية اجلديدة, إذ إن األرشــــــيف اليدوي ما زال

قائماً ويستخدم وقت احلاجة إليه, والسيما في مرحلة التحول احلالية.

ولقد سعت اإلمارة إلى تأهيل كوادرها ومواردها البشرية عن طريق البرامج التأهيلية, حيث مت تدريب الكادر الوظيفي على األرشــــــفة اآللية من خالل دورات قصيــــــرة تنوعت بني التشــــــغيل والعناية واملعاجلة لألجهزة والبرامج والوســــــائط املختلفــــــة. وهذه الــــــدورات جميعها مهمــــــة للموظفني الذين ينتجــــــون ويخزنون

ويسترجعون وينظمون ويقيمون السجالت.

وقد أشرف على هذه الدورات التدريبية إدارة احلاسب اآللي بديوان اإلمارة,

باناجة, إميان عبدالعزيز. األرشــــــيف اإللكتروني ومدى تطبيقــــــه في إمارة منطقة مكة املكرمة. )1(مرجع سابق, ص19-18.

280

الفصل السابع

حيث إنها اجلهة املعنية بتدريب منسوبي اإلمارة وتطوير قدراتهم وتنميتها على التعامل مع التقنيات احلديثة واالستفادة منها. وقد أقرت إدارة األرشيف اآللي

بأن أداء العاملني بهذه اإلدارة كان ممتازاً بالنسبة الستخدام احلاسب اآللي.

بإمارة اإللكتروني األرشيف إلى التحول واجهت التي والصعوبات املشكالت

منطقة مكة املكرمة ومن أهمها:

أمن املعلومات: حيث يتطلب ذلك توفير احلماية لألجهزة وسرية االطالع االتصاالت بنظام األرشيف وربط اخلاص, الصالحيات ونظام الوثائق على

اإلدارية باإلمارة.

إمكانية ضياع السجالت اإللكترونية وفقدانها, وقد أشارت إدارة األرشيف اإللكتروني باإلمارة إلى بعض اإلجراءات األمنية التي تطبقها حلماية املقتنيات وذلك للوثائق Back up االحتياطي النسخ ذلك من اإللكترونية, األرشيفية في وحتفظ يومياً دورية بطريقة تؤخذ Tape unit تخزينية وحدات باستخدام مكان خاص, بحيث ميكن استعادة محتويات األرشيف اآللي في أي وقت في حالة النظام دورياً مبقتضى عقد يتم فحص تلف لألرشيف, كما أو حدوث مشكلة باستمرار ألخذ ومتابعته ويتم حتديثه للنظام املنتجة الشركة مع مبرم صيانة

احليطة من حدوث مشاكل مفاجئة.

ز- الوثائق التي خضعت لألرشفة اإللكترونية:

بالنسبة للسؤال السابع أوضحت إجابات املسئولني عن إدارة األرشيف اآللي أن معظم الوثائق التي خضعت لألرشفة اإللكترونية ومت أرشفتها باإلدارة كانت خطابات ورقية صادرة من ديوان اإلمارة. وقد بلغ عددها 1728530 وثيقة حتى نهاية عام 1425هـ, حيث مت تخزينها في األرشيف اآللي بعد تسجيلها في نظام

281

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

االتصاالت اإلدارية, إال أنه لم يتم االستغناء عن األرشيف الورقي الشتماله على لبعض وأساسياً قانونياً وثائق رسمية وخطابات معتمدة وموثقة, تعتبر مرجعاً اإلداريات في ديوان اإلمارة ويتم الرجوع إليها عند احلاجة, كما أن هناك بعض بها في آلياً حيث مت االحتفاظ التي تتضمن مرفقات غير مؤرشفة املعامالت نية اإلمارة لدى توجد وال احلاجة. وقت إليه للرجوع مفهرس يدوي أرشيف

إلتالف هذه الوثائق واملستندات.ح - مجاالت التعاون بني إدارة األرشيف اإللكتروني بإمارة منطقة مكة املكرمة

وغيرها من مراكز املعلومات الوثائقية احمللية واخلارجية:

يوجد تعاون بني إمارة منطقة مكة املكرمة واملؤسسات األخرى في اململكة العربية السعودية من خالل أرشيفها اإللكتروني, أما بالنسبة لدول اخلليج والدول العربية فال يوجد في الوقت احلالي أي نوع من أنواع التبادل األرشيفي. وتعتزم اإلمارة وضع برنامج للتعاون بينها وبني مراكز املعلومات الوثائقية األخرى سواء في الدول اخلليجية أو غيرها من الدول العربية لتحقيق أكبر قدر من االستفادة في الباحثة وترى الوثائق. إلى الوصول في سرعة أقصى وحتقيق املتبادلة,

حتقيق هذا البرنامج أماًل منشوداً للشعب السعودي وباقي األمة العربية. 2 - وزارة الداخلية )1(:

والتعليمات األنظمة ألرشفة مشروعها خالل من الداخلية وزارة هدفت الصادرة منها إلى احلصول على املعلومات الصحيحة في الوقت والشكل املناسب,

احلسينان, عبدالعزيز. "جتربة األرشفة اإللكترونية لألنظمة والتعليمات: جتربة وزارة الداخلية". )1(عــــــرض مقدم إلى منتــــــدى إدارة الوثائق إلكترونياً الذي عقد في مدينــــــة الرياض في الفترة من

19-1427/11/20هـ املوافق 10-2006/12/11م. متاح على: http: //www.edocforum.com/2006/uploads/Document/day1/Minstry OflinteriorEx-

perience.ppt (accessed on: 4/5/2009).

282

الفصل السابع

إلى جانب رفع مستوى األمن للوثائق. وقد مر املشروع مبراحل عدة, متثلت في تشكيل فريق البحث, والتجمع والفرز والتصوير للوثائق, واختيار النظام, وخطة والبحث آلياً, وضمان اجلودة الوثائق الفهرسة وحفظ ثم والترميز, التصنيف اآللي. أما مكونات النظام آلي فهي: شبكات محلية, أجهزة حاسب آلي, وآالت وبرامج البيانات, وقاعدة التنفيذية, والبرامج الوثائق, إدارة ونظام مساندة, التشفير استخدام إلى الوزارة عمدت لوثائقها األمن مستوى ولرفع احلماية. للوثائق املنقولة عبر شبكات االتصال, وحفظ نسخ احتياطية على أقراص ضوئية

في مكان آخر.

3 - وزارة العـدل )1(:

الوثائق املعلومات في حفظ تقنية التوجه إلدخال العدل من وزارة هدفت إلى تبسيط إجراءات العمل, وسرعة اإلجناز لعدد أكثر من العقارية إلكترونياً إلى لذا عمدت إلكترونية, وتقدمي خدمات حكومية العمل, وتطوير املعامالت إلدخال إضافة )1500000( سجل صك, قرابة لسجالت مسح ضوئي إجراء املوجودة احلقول أهم متثل وهذه املدخلة, بالصورة مرتبطة حقاًل 13 حقول بالصك, هذه احلقول هي: )بطاقة املالك, واسم املالك, واملساحة, واملخطط,

ورقم القطعة, وكاتب العدل...(.

)1( آل الشــــــيخ, ســــــلمان. "جتربة وزارة العدل في حفظ الثروة العقارية". عرض مقدم إلى منتدى إدارة الوثائق إلكترونياً الذي عقد في مدينة الرياض في الفترة من19-1427/11/20هـ املوافق

10-2006/12/11 متاح على: http://www.edocforun.com/2006/uploads/Document/da1/NMinistryOfJstics.ppps

(accessedon: 4/5/2009).

283

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

4 - املؤسسة العامة للتقاعد )1(:

مستندات حتويل إلى اإللكتروني األرشيف مشروع من املؤسسة هدفت املتقاعدين ومستندات اإلدارات داخل املؤسسة إلى الشكل اإللكتروني وتخزينها مركزياً في وحدة تخزين, لتقليل األعمال اليومية, مع إعطاء صالحية الوصول للمستندات ملوظفي املؤسسة كل حسب اختصاصه. وقد قامت املؤسسة بالتعاون مع شركة املنهل للحاسب اآللي لتكون الشركة املنفذة للمشروع, ومت اختيار نظام أجنز وقد املعتمد. النظام ليكون بنتلي شركة من Project Wise وايز بروجكت خالل املرحلة األولى منه حتويل أكثر من 30 مليون مستند ورقي متثل أكثر من 600 ألف منهي خدماته إلى الشكل اإللكتروني ومن ثم حفظها في نظام يسهل الوصول إلى الوثيقة املطلوبة. وفي املرحلة الثانية من املشروع مت أرشفة أكثر من 12 مليون مستند ورقي تخص إدارات املؤسسة غير املعنية مباشرة باملتقاعدين. كما قامت املؤسسة بتطوير تطبيقاتها اآللية وربطها بنظام األرشيف اإللكتروني حتى يتمكن املوظف املختص من االطالع على املستندات املطلوبة إلنهاء صرف

االستحقاق.

5- معهد اإلدارة العامة )2(:

مر احلفظ اإللكتروني للوثائق مبعهد اإلدارة بعدة مراحل بدأت بجمع الوثائق

)1( الشــــــبل, فهد. "أرشفة الوثائق في املؤسســــــة العامة للتقاعد". – عرض مقدم إلى منتدى إدارة الوثائــــــق إلكترونياً الذي عقد في مدينة الرياض في الفترةمن18-1426/10/19هـ املوافق 20-

2005/11/21م متاح على: www.edocforum.com/2005/uploads/Document/ppa.ppt (accessed on: 4/5/2009).)2( التمســــــاح, منصور. "احلفظ اإللكتروني للوثائق: جتربة معهد اإلدارة العامة". عرض مقدم إلى منتجى إدارة الوثائق إلكترونياً الذي عقد في مدينة الرياض في الفترة من 18-1426/10/19هـ

املوافق 20-2005/11/21م. متاح على: http://www.edocforum.com/2005/uploads/Document/edarah.ppt. (accessed on: 4/5/2009).

284

الفصل السابع

وفهرستها يدوياً, ثم استخدام احلاسب اآللي في معاجلتها, ثم تطوير البرنامج وتصميم نسخة جديدة من نظام الوثائق, واملرحلة األخيرة تتمثل في االنتقال من بيئة احلاسب املركزي إلى بيئة احلاسبات الشخصية, وتطوير أسلوب التخزين واستخدام الصلبة, األقراص على امللفات وتخزين االحتياطي, النسخ وعملية

األدلة الفرعية لتخزين الصور. وقد بلغ عدد الوثائق املصورة ضوئياً باملعهد: االتصاالت اإلدارية = 86118 وثيقة على 365666 صورة. -الوثائق احلكومية = 56000 وثيقة على 150970 صورة. -

ملف املوظفني = 4309 وثيقة على 47254 صورة. -نتائج للدارسني = 36830 وثيقة على 39930 صورة. -

محاضر وقرارات مجلس اإلدارة = 220 جلسة على 4865 صورة. -توجه جامعة امللك عبدالعزيز نحو األرشفة اإللكترونية:

حتاول جامعة امللك عبدالعزيز جعل إدارة الوثائق اإللكترونية ونظم احلفظ مشتركة ذاكرة وبناء للمعلومات أوسع وصول يتطلب ما منظومتها: من جزءاً يدعم اإللكترونية الوثائق استخدام نحو والتوجه لها, معرفية قاعدة بوصفها

املعرفة من خالل الوصول السهل إلى املعلومات املقيدة بالوثائق اإللكترونية.وألهمية الوثائق باعتبارها ركيزة أساسية في تطوير العمل داخل املنظمات على املدى الطويل, فقد صدر قرار إداري رقم 16652 وتاريخ 1427/11/5هـ, بتشكيل اللجنة الدائمة للوثائق واحملفوظات باجلامعة. ثم صدر قرار إداري رقم 13335/ق وتاريخ 1428/11/4هـ بإعادة تشكيل اللجنة برئاسة وكيل اجلامعة,

حيث أوكل إلى اللجنة املهام التالية:

تكون اللجنة مرجعاً رئيساً لشؤون وثائق اجلامعة, مبا يكفل التطبيق األمثل ألنظمة •الوثائق واحملفوظات ولوائحها وسياستها وخططها وبرامجها وإجراءاتها.

285

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

املتعلقة باجلامعة: النظامية والتنظيمية واإلجرائية الدراسات التوجيه بعمل •واقتراح املتماثلة العمل واختصار اإلجراءات وتبسيط األعمال أداء لتبسيط املعايير الشكلية واملوضوعية إلنتاج الوثائق واالستغناء عن غير الضروري منها

وحتسني نوعيتها: لتحقيق السياسة العامة للوثائق.دراسة مشاريع اللوائح واخلطط املتعلقة بوثائق اجلامعة املقدمة من اللجان •

املتخصصة.ضمان التنسيق والتكامل في أداء اللجان وفرق العمل بواجباتها. •

اإلشراف على أعمال جلان التقومي واإلتالف وتوجيهها وإجازة نتائج أعمالها. •

اإلشراف على صحة ودقة واكتمال البيانات واملعلومات املقدمة للمركز الوطني •للوثائق واحملفوظات عن وثائق اجلامعة.

الوثائق ملستقبل واضح تصور لوضع اجتماعات عدة اللجنة عقدت وقد واحملفوظات باجلامعة, إال أنها لم تسفر حتى اليوم عن إجنازات ملموسة. أيضاً أصدر سعادة وكيل اجلامعة تعميماً إلكترونياً رقم 2193 وتاريخ 1430/4/6هـ)1(, مبني على تعميم وزير التعليم العالي يؤكد فيه أن يكون حفظ الوثائق احلكومية ملهامه وفقاً واحملفوظات للوثائق الوطني املركز وترميمها عن طريق وتعقيمها

املنصوص عليها في نظام املركز ونظام الوثائق واحملفوظات.وفي شطر الطالبات عينت أول مسؤولة ملركز احملفوظات والوثائق باإلدارة حسب امللفات حفظ على اإلشراف لتتولى 1417/11/1هـ, في العامة العام الطالبات في رفع اإلدارية وفرزها وتنظيمها. ورغبة من عميدة شطر جهاتها تقنية استخدام قررت والوثائق احملفوظات مركز في واألداء العمل كفاءة االتصاالت واملعلومات للتحول من األرشيف اليدوي إلى النظام اآللي لألرشفة اإللكترونية, لتوفير املعلومات الدقيقة واحلديثة والسريعة لدعم اتخاذ القرار,

286

الفصل السابع

وتقدمي خدمات أرشيفية متميزة, إضافة إلى توفير احليز الذي بات غير متوافر في ظل تزايد أعداد امللفات ووحدات التخزين باألرشيف, فتم تشكيل فريق بحث حيث: من القسم, طالبات مع بالتعاون املشروع مراحل جميع على لإلشراف دراسة الواقع الفعلي للمركز وطبيعة الوثائق احملفوظة فيه ومن ثم اختيار نظام األرشفة املناسب, وقد وقع اختيار فريق البحث على نظام أرشفة وإدارة الوثائق وإمكانية واالسترجاع التخزين ودقة االستخدام بسهولة ميتاز الذي .ADOS

متابعة ومراقبة مستخدمي النظام, وحتديد صالحيات كل مستخدم من خالل مدير النظام, حيث يعمل هذا النظام مبساندة قاعدة البيانات MSSQL. ويقوم وضمن مخصصة بيئة في تخزينها ثم ومن الوثائق قراءة مبدأ على النظام معايير فهرسة آلية دقيقة, مما يسهل على املستفيد عملية استرجاع هذه الوثائق النهائيني للمستخدمني نشرها ثم ومن كافًة, عليها املطلوبة العمليات وإجراء ليتم االستفادة منها بالشكل املطلوب وبأقصى سرعة ممكنة وضمن الصالحيات املتاحة لكل مستخدم وحسب سياسة املنشأة. وبالفعل مت أرشفة 2008 وثيقة

إلكترونية من أصل 6929 معاملة محفوظة في 98 ملفاً خالل عام 1427هـ)1(.2 - جتربة مدينة امللك عبدالعزيز للعلوم والتقنية )مشروع األرشفة اإللكترونية(:

من أهم مالمح تلك التجربة ما يلي: قواعد املعلومات الوطنية البيبلوغرافية )العربية واإلجنليزية(. •

أنواع الوثائق. •

عدد الوثائق 110٫000 وثيقة. •

)1( الســــــقاف, ســــــمر, هدى العمودي, إميان باناجة. "تطوير العمل في أرشيف اإلدارة العامة بشطر الطالبات إلى أرشيفة إلكترونية". بحث مدعم رقم )427/643(. غير منشور.

287

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

بداية العمل في املشروع يناير من عام 2002م. •

يتكون فريق العمل من خمسة أشخاص. •

معدل اإلدخال 450 وثيقة في اليوم. •

يستخدم أربعة ماسحات ضوئية سرعتها تصل إلى 35 صفحة في الدقيقة. •

خطوات العمل:

كتابة رقم الوثيقة. •

التأكد من العنوان. •

تصوير بعض الوثائق. •

مسح الوثيقة على املاسح الضوئي. •

ربط الوثيقة بالسجل الببليوغرافي. •

3 - جتربة بلدية دبي في مجال التوثيق واألرشفة اإللكترونية :

بالتوثيق واألرشفة اإللكترونية )شعبة في عام إدارية معنية 1 - تشكيل وحدة 1991م( مت ترفيعها الى قسم في عام )1994م(.

2 - استدعاء بعض اخلبراء إلعداد أدلة وإجراءات العمل مثل:

- إعداد نظام التصنيف املوحد طبعة أولى 1990 وطبعة ثانية 1994 وثالثة 2001م )إلكترونية(, وهو نظام تصنيف لوثائق ومراسالت البلدية.

يحتوى مصطلحات موحدة إلستخدامها في األرشيف, حيث إعداد مكنز - .Thesaurus ) تسهيل الوصول الى الوثائق ) كلمات مفتاحية

الفاكسات, التشريعات, بتوزيع وذلك أوراق بال إدارة منهجية اعتماد - 3املراسالت التي ليست لها مرجعية مالية أو قانونية, واملعلومات الفنية عبر

288

الفصل السابع

شبكة البريد اإللكتروني الداخلية.4 - بناء قواعد بيانات الكترونية ) Databases ( أمثلة:

- قاعدة الصادر والوارد )عدد التسجيالت 100000 مراسلة(.- قاعدة التشريعات )عدد التسجيالت 10000 تشريع داخلي(.

- تنفيذ مشروع ألرشفة ملفات األراضي )50000 ملف(.- تنفيذ مشروع ألرشفة ملفات شؤون املوظفني )7000 ملف(.

- تنفيذ مشروع ألرشفة ملفات اإلسكان احلكومي )5000 ملف(. - تنفيذ مشروع ألرشفة القضايا اإليجارية )10000 ملف(.

- تنفيذ مشروع ألرشفة محاضر اللجنة الفنية ومحاضر جلان املجلس البلدي.5 - وضع خطط حفظ وإتالف جلميع ملفات ووثائق إدارات البلدية املختلفة,

والسعي لتوحيد هذه اخلطط في خطة موحدة.6 - جمع تقارير اإلدارات الدورية, وأدلة اإلجراءات, وأوراق العمل وتصويرها

ضوئياً, وإتاحتها إلكترونياً لإلدارات.

السياسات والتشريعات املنظمة للوثائق واحملفوظات واألرشفة في اململكة العربية السعودية:

التشــــــريعات هــــــي التعبيــــــر عن املبــــــادئ التي تتمســــــك بها دولة ما بشــــــدة. والتشــــــريعات األرشيفية هي: القيم التي توضح وتفســــــر عالقة الشعب بذاكرته املســــــجلة وهى التــــــي تؤكد انتقال اجلزء املهم من تراث األمــــــة أوالدولة من جيل إلى الذي يليه, واختالف التشــــــريعات وتفســــــيراتها وتطبيقاتها ترتبط بالتقاليد القانونية والتجارب املتنوعة لكل دولة, ويعتبر انتشــــــار التقنية وزيادة حجم تبادل املعلومات قوة دافعة في صالح التعاون الدولي لتوحيد التشــــــريعات. ويجب على القانون األرشــــــيفي أن يحدد توزيع املســــــؤوليات والســــــلطات والصالحيات على

289

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

اجلهات املعتمدة في داخل الدولة, وهناك مبادئ جوهرية لتأســــــيس األرشــــــيف القومي للدولة واحلفاظ عليه؛ وهي تعريف الوثائق اجلارية, واألرشــــــيف, واملدى الذي ينطبق فيه ذلك التشريع على أجهزة الدولة, وعدم أيلولة ملكية وثائق الدولة للغير أوادعاء ملكيتها, ومسئولي األرشيف القومي وهيكله التنظيم والتنسيق بينه وباقي مؤسســــــات الدولة, وحتديد مســــــئولية التبعية, واعتبار األرشيف الوطني احد أهم مؤسســــــات الدولة وضمــــــن التيار الرئيس لها. وان اعتباره كمؤسســــــة ثقافية يضيق من مســــــاحة سلطته, واالهتمام بالتقييم واإلتالف والنقل والترتيب والوصف, وبناء وإعداد املعايير, ونشرها والرقابة على تطبيقها, وإتاحة االطالع

والعقوبات التي والعقوبات التي تفرض تطبيق ذلك التشريع أو القانون )1(. والبد ألي علم أو فن أو مهنة من قانون عام وقوانني فرعية تنظم التعامل والعمل وتؤطر للحدود والعالقات اإلدارية والفنية واملهنية وخالفه, لكي تسير األمور بطريقة منظمة ومنضبطة من خالل أهداف واستراتيجيات واضحة. وفى تناولت التي والتشريعات السياسات الكثير من والتوثيق, هناك األرشفة حقل

ونظمت لألرشفة والتوثيق بشكل عام في اململكة.وحلداثة األرشفة اإللكترونية فلم يصدر حتى اليوم وحسب علم الباحث أي تشريع أوتنظيم يختص بها ويتناولها بشكل دقيق, سوى بعض التعاميم الداخلية, احلكومية, وشبه احلكومية واجلهات الوزارات أروقة في اإلدارية واإلجراءات للوثائق الوطني املركز عن مؤخراً صدر ما عام بشكل التشريعات أهم ومن واحملفوظات, والذى تناول الوثائق في اململكة العربية السعودية وقدم إطار عمل

)1( دونالــــــد, لــــــي ماك. قواعد التشــــــريعات للوثائق اجلارية واالرشــــــيفات: وضــــــع اللجنة القانونية لتشــــــريعات االرشيف باملجلس الدولي لالرشــــــيف, ترجمة محمد محمد خضر. مجلة املكتبات

واملعلومات العربية. س18, ع3, دار املريخ للنشر, 1998م, 145-134.

290

الفصل السابع

وخططاً فنية ولوائح إدارية تنظيمية تخدم هذا املجال.

وبالرغم من حصول بعض من اجلهات احلكومية وشبه احلكومية على أحدث التقنيات اآللية حلفظ الوثائق األرشيفية وتنظيمها واسترجاعها؛ إال أن اجلوانب التشريعية سواء على الصعيد اإلداري أو النظرة القانونية ومدى حجية وثبوتية العمل اإللكتروني عموماً والتوثيق والوثيقة اإللكترونية خصوصاً, ما زالت غائبة

عن الواقع الوثائقي والقضائي واإلداري في اململكة.

أو اإللكتروني املنشأ ذات للوثيقة القانونية احلجية بأن اجلابري ويرى املمسوحة ضوئياً غير معتبرة؛ بسبب عدم وجود التشريعات التي تنص على ذلك

وتثبت القوة القانونية لهذا النوع اجلديد من الوثائق )1(.

ومما ال شك فيه أن تأخر صدور التشريعات واألنظمة واللوائح التنظيمية وتدني مستوى التطويري, النشاط إلى بطء تؤدي التي األسباب أهم يعد من الفاعلية ألي إمكانات وتقنيات مهما كانت حديثة ومتطورة. وبالتالي تدني األداء التي ال العربية البلدان ما يحدث في للمنظمة, واحلقيقة أن هذا غالباً العام تصدر التشريعات فيها استباقية للحدث أو على األقل مسايرة له, وإمنا تأتي كردود أفعال وانعكاسات للتطبيقات الواقعية. وليتها تكون ردود أفعال آنية وإمنا

تأتي متأخرة قليلة اجلدوى.

)1( اجلابري, سيف عبد ا&. األرشفة اإللكترونية في سلطنة عمان: جتربة وزارة اإلسكان والكهرباء واملياه, ورقة عمل – دبي: املؤمتر الثالث للتوثيق واألرشفة اإللكترونية في الفترة من 17 – 19

سبتمبر 2005م, ص 17.

291

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

السياسات والتشريعات املنظمة للوثائق واحملفوظات في اململكة العربية السعودية.التشريعات والتنظيمات اخلاصة باألرشفة، تتمثل فيما لقد صدر عدد من

يلي:

التي نصت السابعة )1420هـ - 1425هـ( الوطنية اخلمسية التنمية 1- خطة الهدف اخلطة لهذه العامة األهداف أدرج ضمن حيث كثيرة, أهداف على البحث وتشجيع واملعلوماتية والتقنية بالعلوم االهتمام ( ونصه الرابع عشر والتطوير وتوطني التقنية( ولم يتم التفصيل أوإدراج املزيد من التوضيح حليثية

التقنية أو املعلوماتيةبناء على والتي أعدت املعلومات لتقنية العشرينية الوطنية 2- مسودة اخلطة وقد حينه(, في العهد )ولى عبدا& امللك الشريفني احلرمني خادم توجيه نصت على "الغاية أو املكانة املعلوماتية" خالل العشرين عاماً القادمة )1426هـ )مجتمع إلى القادمة عاما العشرين خالل التحول في واملتمثلة 1445هـ -من كثيرة, أهدافاً اخلطة مسودة تضمنت حيث رقماً(, واقتصاد معلوماتي بينها ما ورد ضمن الهدف العام اخلامس للمنظور بعيد املدى لتقنية املعلومات في اململكة ضمن محورها األول والذي يتناول تسهيل الوصول إلكترونياً إلى جميع اإلصدارات والتقارير والنماذج احلكومية إضافة إلى ما شملته أهداف التنفيذية السياسات من الكثير حتتها يندرج متعددة محاور ضمن أخرى كان في مضمونها االهتمام بإدارات املعلومات في اجلهات احلكومية وإعادة هندسة اإلجراءات وتبسيطها وتقدمي اخلدمات احلكومية إلكترونياً واعتماد العمل عن بعد كصيغة مقبولة في أنظمة العمل احلكومية. إضافة إلى الكثير

من السياسات التي ال يتسع املجال لذكرها.3- األنظمة واللوائح الصادرة عن املركز الوطني للوثائق واحملفوظات.

أ – األنظمة والسياسات واللوائح.

292

الفصل السابع

نظام الوثائق واحملفوظات. •

• نظام املركز الوطني للوثائق واحملفوظات.

السياسة العامة للوثائق. •

الئحة احلفظ. •

الئحة الترحيل. •

الئحة اإلتالف. •

الئحة األوعية وتوابعها. •

باإلضافة إلى بعض األنظمة اخلاصة باملركز وتنظيمه وغير القابلة للنشر أوالتداول.

ب – اخلطة املوحدة للتصنيف والترميز, والتي تنقسم إلى )6( لوائح تنظيمية هي كما يلي:

أشكال الوثائق. •

خطة تصنيف الوثائق. •

خطة ترميز األجهزة احلكومية. •

ترميز الدول. •

ترميز املنظمات غير العامة. •

ترميز املنظمات العامة. •

وقد احتوت هذه اخلطة على عدد كبير من أنواع وفئات وأصناف الوثائق, إضافة إلى حصر األسماء لكل األجهزة احلكومية التي رتبت في قائمة حسب حروفها الهجائية وحدد لكل اسم فئة من الرموز كل منها يتكون من ثالث خانات

293

تطبيقات األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية

األجهزة حصر أيضاً وقد جرى فئة, كل رموز ونهاية بداية كما جرى حتديد احلكومية الفرعية التي تدخل حتت كل اسم من األسماء الرئيسة وقد جاء ت هذه التصنيفات في جداول أطلق عليها )دليل ترميز األجهزة احلكومية الرئيسة(, وباملثل مت ترميز األجهزة الفرعية والوظائف األساسية للجهاز والوظائف املساعدة

في جداول أخرى مستقلة ومماثلة في البناء والتركيب. ولكن اجلانب, هذا في الشديد النقص لسد التشريعات هذه بنيت وقد تلك التشريعات هي من الشمول والعمومية مبكان, حيث لم تتطرق إلى تفاصيل األمور, وترك كثير من النواحي التفصيلية مفتوحة أو مسكوتاً عنها, وقد يكون اخلطط بإعداد هي لتقوم واملؤسسات للوزارات املجال إتاحة باب من هذا

والتشريعات التفصيلية بخصوصية أكثر.

295

األرشفة اإللكترونيـــة

اخلامتـــــــة

تناولت التي واألجنبية العربية األدبيات في املتواضع اإلبحار هذا بعد بأنه يجب حتديد سياسة واضحة القول اإللكتروني ميكن األرشفة)األرشيف( إلدارة األرشيف اإللكتروني لتبقى البيانات الرقمية جاهزة في كل وقت لالستخدام واالسترجاع في العمل اليومي, ومحفوظة في أحسن الظروف لتتحول مع مرور

السنني إلى ذاكرة تاريخية نسلمها "كاملة" لألجيال الصاعدة.متنوعة دعامات توفير يفترض اإللكتروني األرشيف بأن املالحظ ومن امللفات لفتح املناسبة )Hardware( واألجهزة )Software( بالبرامج مصحوبة وقراءة البيانات؛ وهذه الدعامات تتطور باستمرار إذ تلغى األجيال احلديثة من الدعامات تلك التي سبقتها, كما تتحول بسرعة كل البرامج واألجهزة؛ الشيء الذي يعسر استخدام األرشيف اإللكتروني إذا لم تتوافر جهود مستمرة ملتابعة التغيرات والتطورات التكنولوجية. وهذا يفرض على حكومتنا خاصة وحكومات حديثة نظرة اإللكترونية األرشفة سياسات إلى تنظر أن عامة العربية الدول ومتطورة وأن تبادر بتحديد سياسة تسمح لها باحلصول على نسخ )في شريط كل قبل من األساسية اإللكترونية البيانات من )Magnetic tape-مغنطيسياملؤسسات بدون انتظار مرور األعمار الثانية والثالثة في حياة األرشيف, وبدون أن تشغل بالها مبشكل توفير مخازن عديدة لتخزين هذه املادة اجلديدة التي لم تتطلب فضاءات كبرى ومكلفة كما كان احلال في املاضي مع الورق؛ ومن ثم ميكن للحكومة من خالل األرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات اإللكترونية على مستوى الدولة, يحفظ األرشيف في املدى الطويل ويوفر ألصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كل املعلومات الضرورية ملساعدتهم في مهامهم, وفيما بعد للباحثني

في حدود اإلجراءات القانونية.

297

األرشفة اإللكترونيـــة

املراجع العربية

1. إبراهيم, مها أحمد, وعبداملعبود, عزة فاروق. الدوريات العربية املتخصصة في مجال األرشيف والوثائق, دراسة حتليلية ملقاالت الدوريات )1(. مجلة

املكتبات واملعلومات العربية, س 24, ع1, يناير 2004م.

2. إبراهيم, مها أحمد, وعبداملعبود, عزة فاروق. الدوريات العربية املتخصصة في مجال األرشيف والوثائق, دراسة حتليلية ملقاالت الدوريات )1(. مجلة

املكتبات واملعلومات العربية, س 24, ع1, يناير 2004م,

3. الشامي, أحمد. املعجم املوسوعي ملصطلحات املكتبات واملعلومات. متاح في www.elshami.com

4. الغرابي, أحمد. األرشفة اإللكترونية في اململكة العربية السعودية: دراسة فهد امللك مكتبة الرياض: – احلكومية واملؤسسات شبه الوزارات لواقع

الوطنية, 2008م,

5. بدر, أحمد. مناهج البحث في علم املكتبات واملعلومات, الرياض: دار املريخ للنشر, 1988م,

6. أحمد, فرج أحمد. نحو إطار عام لتطبيق استخدام منظومة التوقيع اإللكتروني في مؤسسات املعلومات, دراسة لإلطار التقني والتنظيمي والبنية التحتية,

مجلة دراسات املعلومات, تصدر عن جمعية املكتبات واملعلومات السعودية.

7. الشريف, أشرف. "إدارة الوثائق اإللكترونية في املنظمات احلكومية: املعايير واإلجراءات" – اعلم – ع1 )شوال 1428هـ / أكتوبر 2007م(.

298

املراجع العربية

8. آمنة, محمد عزت عبدالعزيز. تأسيس وإدارة األرشيفات اإللكترونية, دراسة للمفاهيم والنظريات وأساليب التطبيق. رسالة دكتوراه غير منشورة, جامعة

القاهرة, كلية اآلداب, قسم املكتبات والوثائق واملعلومات, 2007م.

املعلومات مصادر واسترجاع لوصف امليتاديتا عن: تقرير فوزي, إيناس .9اإللكترونية على شبكة اإلنترنت, عالم املعلومات واملكتبات, م5, ع 1 )يوليه

2004م(.

10. باناجة, إميان. "األرشيف اإللكتروني ومدى تطبيقه في إمارة منطقة مكة املكرمة: دراسة حالة" – عالم املخطوطات والنوادر )2006م(.

إمارة في تطبيقه ومدى اإللكتروني األرشيف عبدالعزيز. إميان باناجة, .11والثاني, األول العددان ,27 مج الكتب, عالم مجلة املكرمة. مكة منطقة

رجب – شعبان – رمضان – شوال 1426هـ.

12. بجاجة, عبدالكرمي. "األرشيف في فجر األلفية الثالثة: من الثروة العربية إلى الثورة اإللكترونية – أبوظبي )نوفمبر: 2003م(.

13. بدر, أحمد. االسطوانات البصرية واسطوانات الفيديو: تكنولوجيا حديثة لإلختزان واخلدمات املكتبية باملكتبات ومراكز املعلومات في: مجلة املكتبات

واملعلومات العربية, س 9, ع 3, يوليو1989

14. البرنامج املتكامل إلدارة احملفوظات والوثائق وأرشفتها إلكترونياً, 2006م.

احلفظ وتقنيات وبنيتها الوثائق أمن اإللكترونية: الوثيقة عباس. بشار .15 – )احملرم ع1 ,8 مج – الوطنية فهد امللك مكتبة مجلة – واالسترجاع

جمادى اآلخرة 1423هـ/ مارس – أغسطس 2002م(.

CD-ROM 16. متراز, أحمد علي. قواعد املعلومات على أقراص الليزر املكتنزة

299

األرشفة اإللكترونيـــة

تقنية متطورة مبدينة امللك عبدالعزيز للعلوم والتقنية في: مجلة املكتبات واملعلومات العربية, س 2, ع 4 )أكتوبر 1991م(.

17. اجلابري, سيف عبد الله. االرشفة االلكترونية في سلطنة عمان: جتربة دبي: املؤمتر الثالث للتوثيق وزارة االسكان والكهرباء واملياه, ورقة عمل –

واألرشفة اإللكترونية في الفترة من 17 – 19 سبتمبر: 2005م.

18. جاسم محمد جرجيس "املوارد البشرية في األرشيفات واملكتبات ومراكز / ذواحلجة 1429هـ – )رجب ع 3٫2 – اعلم تقرير علمي".- املعلومات,

يوليه – ديسمبر 2008م(.

العربية اإللكترونية األرشفة "برامج الطيار. مساعد جبريل, العريشي, .19واملعلومات املكتبات جلمعية الرابع املؤمتر إلى مقدم بحث واملعرية". السعودية: "إدارة املعلومات اإللكترونية, الذي عقد في الرياض في الفترة

من )6-1427/3/12هـ املوافق 4-2006/4/10م(.

20. مدبك, جورج, عمر مكداشي, استخدام الكمبيوتر في األرشيف – بيروت: دار الرتب اجلامعية, 1985م.

21. زهير, حافظي. وسائل التكنولوجيا احلديثة ودورها في تطوير اخلدمات cybrarians الرقمنة إلى األمتتة من قسنطينة بلدية أرشيف األرشيفية:

journal – ع 13 )يونيو2007م(. متاح على:

http: /journal.cybrarians.info/no13/archives.htm (accessed on: 12;5;2009).

والتوثيق األرشيف أدوات من الفوتوغرافية 22. حمادة, حسني عمر,.الصورة العلمي والتاريخي. مجلة العربية 3000, ع3, 2001م.

اخلولي, جمال. "االجتاهات احلديثة في دراسات الوثائق اإلدارية: دراسة .23

300

املراجع العربية

مقارنة في األرشيفات النوعية. – االجتاهات احلديثة في املكتبات واملعلومات – مج8, ع 16 )يوليه 2001م(.

الدار القاهرة: والتطبيق– النظرية بني اإلدارية الوثائق اخلولي, جمال .24املصرية البنانية, 1993م.

25. الداموك, خضران, عبدالله كلننت. "التشريعات الوثائقية باململكة العربية السعودية في: منتدى إدارة الوثائق إلكترونياً 2004م.

http: //www.edocforum.com/ar pp2-3. (2004)

للوثائق اجلارية واألرشيفات: وضع التشريعات 26. دونالد, لي ماك. قواعد ترجمة لألرشيف, الدولي باملجلس االرشيف لتشريعات القانونية اللجنة دار ع3, س18, العربية. واملعلومات املكتبات مجلة خضر. محمد محمد

املريخ للنشر, 1998م.

أساسيات على الرقمية األرشيفات إسماعيل. عبداحلكيم رضا رضوان, .27العمل املعرفة. مجلة التدريب, العدد 90, جمادى اآلخرة, 1427هـ

البيانات )metadata( في مواقع املكتبات العربية 28. زين عبدالهادي, وصائف في كل من مصر والسعودية: دراسة تطبيقية, مجلة املعلوماتية, ع4 )مارس

.http: //www.cybrarians info/journal/no4/internet.htm 2005( متاح في

29. اآللوسي, سالم عبود.الدبلوماتيك– بغداد: داراحلرية, 1987م.

30. عبداجلواد, سامح زينهم, املكتبات واألرشيفات الرقمية: التخطيط والبناء واإلدارة, ج2 )القاهرة: شركة ناس للطباعة, 182-180, 2007م.

31. آل الشيخ, سلمان. "جتربة وزارة العدل في حفظ الثروة العقارية". عرض مقدم إلى منتدى إدارة الوثائق إلكترونياً الذي عقد في مدينة الرياض في

301

األرشفة اإللكترونيـــة

الفترة من19-1427/11/20هـ املوافق 10-2006/12/11 متاح على:

http://www.edocforun.com/2006/uploads/Document/da1/NMinistryOfJstics.ppps

(accessedon: 4/5/2009).

32. سلوى علي ميالد. الوثائق العربية في مصر في العصر العثماني: أهميتها وقواعد حتقيقها, العربية 3000, ع 4, 2001م.

الصحفية: جتربة للصور اإللكتروني التخزين إبراهيم. سليمان, محمد .33دراسات عربية في املكتبات وعلم املعلومات, صحيفة األهرام املصرية. –

مج 8, ع2, مايو2003م.

34. السقاف, سمر, هدى العمودي, إميان باناجة. "تطوير العمل في أرشيف رقم مدعم بحث إلكترونية". أرشيفة إلى الطالبات بشطر العامة اإلدارة

)427/643(. غير منشور.

إلى وآمال". بحث مقدم تطلعات اإللكترونية "األرشفة األفغاني, سوزان. .35املعلومات "إدارة السعودية, واملعلومات املكتبات جلمعية الرابع املؤمتر )6-1427/3/12هـ من الفترة في الرياض في عقد الذي اإللكترونية"

املوافق 4-2006/4/10م(.

36. اجلابري, سيف. "التوقيع اإللكتروني وأهميته في توثيق املعلومات وأرشفة الوثائق اإللكترونية" في: الشراكة بني املكتبيني واألرشيفيني, وقائع املؤمتر مع بالتعاون )اعلم( واملعلومات للمكتبات العربي لالحتاد عشر السابع سعد إعداد 19-2006/3/23م( )اجلزائر: اجلزائري الوطني األرشيف للمكتبات العربي االحتاد اللبنانية: املصرية الدار القاهرة: – الزهري

واملعلومات )اعلم(, 2007م.

302

املراجع العربية

37. اجلابري, سيف بن عبدالله. "األرشفة اإللكترونية في سلطنة عمان: جتربة وزارة اإلسكان والكهرباء واملياه cybrarians journal - ع 8 )سبتمبر 2006(

متاح على:

http: //Journal. Cybrarians.info/no8/e-archive htm (acceesed on: 12/5/2009)

38. الشامي, أحمد محمد. "احلاجة لبناء شبكات لألقراص املدمجة العربية", التحدي ملواجهة العربية اإللكترونية املعلومات مصادر تطوير نحو في: احلضاري: أبحاث ودراسات املؤمتر العلمي الرابع لنظم املعلومات وتكنولوجيا احلاسبات, القاهرة: 10-12 ديسمبر 1996م, حترير محمد محمد الهادي,

القاهرة: املكتبة األكادميية, 1997م.

لتسجيالت مصدراً )Metadata( البيانات واصفات كامل, شريف شاهني, .39العربية: دراسة القياسية ملصادر املعلومات اإللكترونية الشبكية الفهرسة استكشافية جتريبية, االجتاهات احلديثة في املكتبات واملعلومات, مج 9, ع

18 )يوليه 2002م(.

40. الشريف, أشرف محمد عبداحملسن. تصنيف وفهرسة الوثائق اإللكترونية في اإلدارات احلكومية, مجلة العربية 3000, س 8, ع 33, أكتوبر 2008م.

41. شمسة املسافر. "إدارة الوثائق اإللكترونية, دراسة تطبيقات على محتوى الوثائق احلكومية في سلطنة عمان". – العربية 3000- س 7, ع 27 )ديسمبر

2007م(.

42. الصمادي, نسيم حسن. "نظم األقراص البصرية املكتنزة وتأثيرها على نظم للمعلومات: ممارسات احلاضر وآفاق املستقبل", في: املباشر االسترجاع

مكتبة اإلدارة, مج 15, ع 2 )يناير 1988م(.

303

األرشفة اإللكترونيـــة

www.delta-sw.com/arabic/p6htm. 43. الطيار, مساعد, "األرشيف اإللكتروني)(20/1//1425

املكتبات في اإللكترونية املعلومات وصيانة حفظ السيد. عاطف قاسم, .44أمينة إشراف والتطبيقات / واملعايير للمفاهيم دراسة حتليلية املصرية: جامعة – واملعلومات املكتبات قسم دكتوراة, أطروحة صادق, مصطفى

املنوفية, 2006م.45. عبداجلواد, سامح زينهم. املكتبات واألرشيفات الرقمية: التخطيط والبناء

واإلدارة, ج2, القاهرة: املؤلف, 2006م.العربية اململكة في الرسمية الوثائق وتنظيم إدارة عبدالعزيز. احلربي, .46 – السعودية: دراسة تطبيقية على أمانة محافظة جدة, رسالة ماجستير

جدة: كلية اآلداب والعلوم اإلنسانية, قسم املكتبات واملعلومات, 2005م.47. احلسينان, عبدالعزيز. "جتربة األرشفة اإللكترونية لألنظمة والتعليمات: جتربة وزارة الداخلية". عرض مقدم إلى منتدى إدارة الوثائق إلكترونياً الذي عقد في مدينة الرياض في الفترة من 19-1427/11/20هـ, املوافق 10-

2006/12/11م. متاح على: http: //www.edocforum.com/2006/uploads/Document/day1/Minstry OflinteriorExperience.

ppt (accessed on: 4/5/2009)

الوثائق ترتيب في تطبيقي بحث الوثائق: حياة دورة قاري. عبدالغفور .48واحملفوظات وتنظيمها وحفظها واسترجاعها", عالم املخطوطات والنوادر, مج 5, ع 2 )رجب – ذواحلجة 1421هـ / أكتوبر 2001م – مارس 2002م(.

49. بجاجة, عبدالكرمي. نحو حتديد سياسة حلفظ األرشيف اإللكتروني في املدى الطويل, Cybrarians journal, ع 6 )سبتمبر 2005م(, متاح على:

304

املراجع العربية

http: //journal. Cybrarians. Info/info/no6/archive.htm (accessed on: 12/5/2009)..

دار بيروت: والوثائق واحملفوظات, اإلعالم أنيس. علم الطباع, عبدا& .50الكتاب اللبناني, 1986م.

األرشيف" في وتطبيقاتها املعلومات "تكنولوجيا عبداملالك. السبتي, بن .51في: الشراكة بني املكتبيني واألرشيفيني, وقائع املؤمتر السابع عشر لالحتاد العربي للمكتبات واملعلومات )اعلم( بالتعاون مع األرشيف الوطني اجلزائري الدار القاهرة: الزهري. سعد إعداد / )2006/3/22-19 )اجلزائر:

املصرية اللبنانية, االحتاد العربي للمكتبات واملعلومات )اعلم(, 2007م.

52. عبداملعطي. ياسر يوسف. أقراص الليزر املدمجة: محطة في سجل الزمن بعد مرحلة 5 آالف عام من ألواح الطني وأوراق البردي, في: االجتاهات

احلديثة في املكتبات واملعلومات, ع 5, 1996م.

األرشفة إلى التقليدية األرشفة من التحول بن حسن. جبريل العريشي, .53والدراسات للبحوث فيصل امللك مركز بها قام تدريبية دورة اإللكترونية,

اإلسالمية, 2006م.

مجتمع عصر في الوطنية األرشيفات خدمات أحمد. عصام عيسوي, .54 ,16 ع ,cybrarians journal املصرية, القومية الوثائق دار منوذج املعرفة:

)يونيو2008م(, متاح على:

http: //Journal. Cybrarians.info/no16/archives.htm (accessed on: 12/5/2009)..

تكاملية, أم ندية عالقة اخللفية البيانات شويش, بن علي الشويش, .55املعلوماتية, ع 9, )يناير 2005م(.

56. عماد عيسى صالح محمد. املكتبات الرقمية: األسس النظرية والتطبيقات

305

األرشفة اإللكترونيـــة

العملية, القاهرة: الدار املصرية اللبنانية, 2006م.العربية اململكة في اإللكترونية األرشفة ا&. عبد بن أحمد الغرابي, .57الرياض: احلكومية, شبه واملؤسسات الوزارات لواقع دراسة السعودية,

مكتبة امللك فهد الوطنية, 2008م.في اإللكترونية املعلومات مصادر وتنظيم امليتاديتا سعيد, فاتن بامفلح, .58املكتبات, دراسات عربية في املكتبات وعلم املعلومات, مج 7, ع3 )سبتمبر

2002م(. – سنو. منير غسان ترجمة األرشيفية, املصطلحات معجم بيتر. فالن, .59

بيروت: الدار العربية للعلوم, 1990م.60. الفريح , فريال. الوثيقة العربية ودورها احلضاري في حفظ ذاكرة األمة

العربية, العربية 3000, ع 3, 2001م.61. الشبل , فهد. "أرشفة الوثائق في املؤسسة العامة للتقاعد", عرض مقدم إلى منتدى إدارة الوثائق إلكترونياً الذي عقد في مدينة الرياض في الفترة

من18-1426/10/19هـ املوافق 20-2005/11/21م متاح على: www.edocforum.com/2005/uploads/Document/ppa.ppt (accessed on: 4/5/2009)

62. قاسم, حشمت محمد علي. علم املعلومات في رحلة البحث عن الهوية, ط2, القاهرة: في كتابه: دراسات في علم املعلومات: دار غريب للطباعة والنشر,

1995م.الصحفية: جتربة للصور اإللكتروني التخزين إبراهيم. سليمان, محمد .63صحيفة االهرام املصرية, دراسات عربية في املكتبات وعلم املعلومات, ع 2

)مايو2003م(.64. جاد ا&, محمد. رؤية عامة للمؤسسات األرشيفية ودورها في عصر العوملة

306

املراجع العربية

– العربية 3000, س 2, ع 3 )2001م(,65. محمد عزت آمنة. نظم األرشيفات اإللكترونية: حتديد املتطلبات وقواعد

اإلدارة – العربية 3000, س 7, ع 24 )سبتمبر 2007م(.املصادر وفهرسة امليتاداتا عبدالهادي, وزين عبدالهادي فتحي محمد .66

اإللكترونية, )القاهرة: إيبيس. كوم للنشر والتوزيع, 2007م(.67. املوسوي, مصطفى مرتضى, وآخرون. الوثائق", بغداد: اجلامعة املستنصرية,

1979م.على وتأثيرها الضوئية األقراص تكنولوجيا حسني. سليمان مصطفى, .68اختزان املعلومات واسترجاعها: مجلة املكتبات واملعلومات العربية, س 11,

ع 2, 3 )أبريل/ يوليو1991م(.69. التمساح, منصور. "احلفظ اإللكتروني للوثائق: جتربة معهد اإلدارة العامة". عرض مقدم إلى منتجي إدارة الوثائق إلكترونياً الذي عقد في مدينة الرياض في الفترة من 18-1426/10/19هـ املوافق 20-2005/11/21م. متاح على: http: //www.edocforum.com/2005/uploads/Document/edarah.ppt. (accessed

on: 4/5/2009).

70. سلوى, ميالد, األرشيف.. ماهيته وإدارته, القاهرة: دار الثقافة للطباعة والنشر, 1986م.

71. النادي العربي للمعلومات. نظم املعلومات احلديثة في املكتبات واألرشيف, دمشق,, يوليو 2000م.

72. اجلهيمي, ناصر. النظام احلديث إلدارة الوثائق التاريخية وقواعد بياناتها, العربية 3000, س2.

امللك بدارة اإللكترونية املعلومات إدارة "خطوات ناصر. اجلهيمي, .73

307

األرشفة اإللكترونيـــة

واملعلومات املكتبات جلمعية الرابع املؤمتر إلى مقدم بحث عبدالعزيز", السعودية: "إدارة املعلومات اإللكترونية" الذي عقد في الرياض في الفترة

من )6-1427/3/12هـ املوافق 4-2006/4/10م(.

بني الشراكة في: لألرشيف" املوضوعي "التنظيم ناصر. السويدان, .74املكتبيني واألرشيفيني: وقائع املؤمتر السابع عشر لالحتاد العربي للمكتبات واملعلومات )اعلم( بالتعاون مع األرشيف الوطني اجلزائري )اجلزائر: 19-اللبنانية, املصرية الدار القاهرة: الزهري, سعد إعداد 2006/3/23م(,

االحتاد العربي للمكتبات واملعلومات )اعلم(, 2007م.

التقليدي األداء العلمية لألرشيف بني اإلدارة "إستراتيجية ناهد حمدي. .75وتكنولوجيا املعلومات", العربية 3000, ع 1 )2002م(.

76. الهجرسي, سعد محمد. قبلية املليزرات بني أوعية املعلومات, عالم الكتاب, ع 30 )أبريل/ مايو/ يونية 1991م(.

77. العبدالعالي, هدى. "طرق حفظ الوثائق في دور الوثائق واملكتبات في مدينة تعليم لرئاسة التابعة اآلداب كلية الرياض: الرياض", )رسالة ماجستير(,

البنات, قسم املكتبات واملعلومات, 1420هـ / 2000م.

83. آرمز, وليم. املكتبات الرقمية/ ترجمة جبريل بن حسن العريشي وهاشم فرحات سيد. الرياض: مكتبة امللك فهد الوطنية, 2006م.

85. بشار عباس. "أرشيف األلفية الثالثة والتوجه نحو النظام الرقمية "العربية 3000, ع1 )2003م(. متاح على:

(accessed on: 11/5/2009)http: // arabcin.net/alJarabia_mag/modules.

php?name=name= News&file=article&sid=158..

308

املراجع العربية

املراجع األجنبية

88. Arias, Virginia chacon. Information Technology in Modern Archives:

the Latin American Experience. In Access to information Technological

Challenges. Proceedings of the Thirty-Third international conference of the

Round Table on Archives. Stockholm, 1998

89. Association for Library Collection and Technical Services. Committee on

Cataloging Description and Access.CC: DA/Marbi task force on Metadata.

Final Report 2000. Available at:

www.ala.org/alcts/organizatio/ccs/ccda/tf-meta6.html

90. Baron, Jason R.: Records Management, Washington: International City/

Country Management Association, 2004

91. Baruch, Pierre "Open access developments in France: the Hal Open

Archives System". Learned Publishing. Vol. 20, No. 4 (October 2007)

92. Base, Howard and Jennifer Trant Intratuction 10 imaging: Issues in

Constructing an image Database

http: //www.getty.edu/gri/standard/intromages

93. Besser, Howard and canifer Trant. Introduction to Imaging Issues in

Constructing an image database

http: //www.getty.edu/gri/standard/intoinages

95. Bhatnager, Anjana. Digitization in Academic Libraries. Information Studies.

Vol.12, no.1 (January 2006)

96. Bond, Trevor James. Sustaining a digital collection after the grants: the

Early Washington map;ys project. OCLC Systems 7 Service, Vol. 22, No. 1

(2006)

97. Chowdhury, G. G. & Chowdhury, Sudatta. Introduction to digital Libraries.

309

األرشفة اإللكترونيـــة

– London: Facet publishing, 2003.

98. Clareson, Tom. NEDCC Survey and Colloquium explore digitization and

digital preservation policies and practices -. RLG DigiNews, vol. 10, no. 1.

pp. unk Feb 2006.

99. Cornell University Library.

http: //www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/intro/intro-o1.html

100. Cook, Micheal. "Applying Automated Techniques to Archives

Administration: A commentary on the present situation and areas of likely".

Journal of Documentation, Vol.39, Issue 2. (1983).

101. Cook, Michael. The Management of information from Archives. 2nd ed.

Hampshire: Goer, 1999.

102. Creating and Documenting Electronic Text: A Guide to Good practice

http: //ahds ac.uk/documents/creating

103. David, Folder Structure and Filenames for Electronic Records, 2001,

http: //www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/eng/index.htm

104. Dearstyne, Brice W.: Effective approaches for managing Electronic Records

and archives, Boston: Kluwer academic Publishers, 2003.

105. Dearstyne, Bruce. The Archival Enterprise. Chaicago: American Library

Association, 1993.

106. Deegan, M & Tanner, S. The digital dark ages. –update – vol. no2 (2002)

107. Degital preservation Guidance Note

http: //www.nationalactives.gov.uk/documents/image.compression.rtf

108. Digitization.http: //www.search tech target.com

109.. Dollar, Charles M. Selecting Storage media for long-term access to digital

records, neal schurman publishers, 2002.

110. Dollar, Charles: Authentic electronic records strategies for long-term

Access, Chicago Cohasset Associates, 1999.

310

املراجع األجنبية

111. E.prints. (URL: www.e-prints.org)(cited: June 2008).

112. Eric, Stouffer: Storage management rest practice, montreal: Infolingua,

2000.

113. Fanell, Mark: How to Manage Your Electronic Records: an Introduction,

Dublin: Arcline, 2000.

114. Floonan, Michele Valerie; Sanett, Shelby. The preservation of digital

content-. Portal: Libraries and the Academy; 5 (2) Apr. 2005.

115. Gable, Julie: The Role of electronic records management, London: Aslip,

2000.

116. Gail Hodge. Metadata for electronic information resource: from varity to

Interoperability, Information Services & Use. Vol. 25. No. 1 (2005)

117. Gouin, Deborah: Managing electronic records in the 21st Century, Boston:

Focal Press, 2003.

118. A Guide of practical use of the digital camera

http: //www, ncsu.edu/sciencejunction/route/uselech/digitalcamera/index.

htm

119. Gupta A.; Tung Y.; Marsden R., Digital signature: use and modification to

achieve success in next generational e-business processes. Information &

management 2004, v41: 5

120. Handbook for digital projects

www.nedcc.org/digital/dighome.htm

121. Harnad, Stevan. Re: Savings from converting to on-line-Only: 30%-or

70%-AmSci Forum email Discussion List, 31 August, 1998. (URL:

http: //www.ecs.coton.ac.uk/~harnad/Hypermail/Amsi/0052.html) (cited:

2008)

122. Hassler V.; Biely H., digital signature management. Internet research:

electronic networking applications and policy, 1999.

311

األرشفة اإللكترونيـــة

123. Hedstrom, Margaret: Electronic Records Management Program Strateges.

Archives and Museun informatics Technical Report No. 18.

124. Hendley, Tony. Comparison of methods & costs of digital preservation.

Report 106-British Library Research and Innovation – available at:

http://www.ukoln.ac.uk/services/elib/papers/tavistock/hendley/hendley.

html(11/6/2007).

125. Hirst, Peter. The G-factor international university ranking.-(URL:

http: //www.universitymentrics.com/g-factor)(Cited: July 2008).

126. Hunter, Gregory: Preserving Digital Information, New York, Neal-

Schuman, 2000.

http: //www.woronto calatrc/refercence;tcch/ocr.htm

127. International Council on Archives electronic Records, A Workbook for

archivisis.

http: //www.icn org/biblio/study

128. Document management – portable document format – PDF 1.7 – available

at: http: //blogs.adobe. Com/insidepdf/2008/01/iso_3200_mangement.html

129. Information and Documentation-Bibliographic Data Element Directory.

ISO8459-2002 (E). Part. Data Elements for the Exchange of Cataloguing

and Metadata. 1st ed. Geneva.

130. Joki, Sverre Magnus Elvenes. "PEPIA: a Norwegian collaborative effort for

institutional repositories. OCLC systems & Services. Vol. 23, No.2 (2007).

131. Kreger, Larry: Paper and the Information age, Boston: Academic Press,

2002.

132. Langemo, Mark: Establishing and Managing Successful Records

Management programs, Grenwood Village, Colo.: Information

Requirements Clearinghouse, 2004. Gouin, Deborah: Managing Electronic

Records in the 21st century, Boston: Focal Press, 2003.

312

املراجع األجنبية

133. LeFurgy, William: Principles for managing Electronic Records, Boston:

Kluwer Academic Publishers, 2003.

134. Liu, Jiazhen; Yang, Daoling. Status of the preservation of digital resources

in China: results of a survey – Program: elextronic Library and Information

Systems, vol. 41, no. 1.

135. Mckiernan, Gerry. Quality assurance in the age of author Self-Archiving

– In: ACRL 12th National Conference, "Currents and Convergaence:

Navigating the Rivers of Change", Minneapolis, Minnesota, April 7-10,

2005. (PDF file).

136. A Meta-Evaluation of Electronic Document Management Systems www.

delta man ac.uk/intra/archive/jise.

137. Mines, Julian 1.: Electronic Records Management, Washington:

International City/country Management Association, 2004

138. Minihan J., electronic signature technologies: a tutorial information

management journal, oct 2001, v.35 i4.

139. Morrison David j.: How Digital is your Business, New york: Crown

Business, 2000.

140. Moving Theory into practice: Digital Imaging for libraries and archives

http: //www.rlg.org/preserv/mtip0-order.html

141. Needham, Linda. "The development of the Online Archive Catalogue at the

University of Birmingham using CALM 2000.

142. Pinfield, Stephen. Self-archiving publication – in: Gorman, G.E. and

Rowland, Fytton (eds) International Yearbook of Library and Information

Management 2004-2005: Scholarly publishing in an electronic era. London:

Face , 2004, pp. 118-145. (PDF file).

143. Program: electronic library and information systems. Vol.36, No. 1 (2002)

144. Public Records Office, Op. Cit.

313

األرشفة اإللكترونيـــة

145. Questions to Ask Befor Starting a Digitization Project http: //www.necdce

org/digital witt, Donald: going Digital: strategies for Access Preservation

and Convertion of Collections to a Digital Format, NY: The Haword: Press,

Inc, 1999.

146. Russell, Kely & Weinberger, Ellis. Cost elements of digital preservation

(draft of 31 May 2000) – available at:

http: //www.leeds. Ac.uk/cedars/documents/CIWO1r.html)11/6/2007.

147. Saffady William: Documents Imaging: technologies, applications and

implementation, Lanham. Scarcrow, press lac, 2003.

148. Saffady, William: Cost Analysis Concepts and Methods for records

Management Programs, Lmham Scarecrow press.Inc, 2002.

149. Saffady, William: Managing Electronic Records, Lanham: Scarecrow

Press Inc., 2003.

150. Sffady, William: Computer Storage technologies: A Guide for Electronic

Recordkeeping, Lanham: Scarccrow press Inc, 2003.

151. Shepherd, Elizabeth.: Managing Records: a Handbook of principles and

Practice, London: Facet, 2003.

152. Sherman, Lee: Managing the modern document, The Information

Management Journal 33, no.3, July, 1999, p.18.

http://www.tiscali.co.uk/reference/encyclopadia/hutchinson/m0034375html

153. Sraith, Colin: Secondary Storage in the 2th Century, Danbury, CT: Green,

Linett Records, 2001.

154. Stephens, David O.: Electronic Records Retention, New York: MC Graw-

ill, 2002.

155. Stewart, Jefficy Robert: Professional Recordsand Information Management,

New York: Glencoc/McGraw-Hill, 2002.

156. Strategic and management issues for digital collections.

314

املراجع األجنبية

http: //www.herts.Ec.uk

157. Strong, Karen: Integrating EDMS Functions and Records Management

Principles, the information Journal 33, no 3, 1999.

158. Stuffworks.com/bytes.

http: //searchsmb.http: //computer how

159. Sundstrand, Jacquelyn K. "Placing Manuscript and Archival Collections

into an Automated Storage and Retrieval System at the University of Nevada,

Reno" – Journal of Archival Organization. Vol.t, Issue 1%2 (August 2008).

160. Sweetkind. Julie– Singer Mary Lynette Largaard Tracey Erwin. Digital

Preservation of Geospatial data. Library Trends – vol.55, no.2(fall2006).

161. Tagged image file format http: //en.wikipedia.org/wik/tif

162. Tanner, Simon: digital Futures: Strategies for the information Age, Neal-

Schuman, 2002.

163. Technical Guidelines for digitizing archival material for Electronic Access

http: //www.acrchives.gov/presservation/technical/guidelines html

164. Technical infrastructure:

http: //www.library.cornel.edu/preservation/tutorial/technical

165. Wait, Donald: Going Digital: Strategies for Access Presevation, and

conversion of Collections to a Digital Formal, NY: The Haworth Press,

Inc, 1999.

166. Waters, Donald J.: "Digital Preservation?

http: //www.clir.org/pubs/issues/issues.html

167. Yu, Shien-Chiang. "Constructing a DRM framework for historical newspaper

archives". The electronic Library, vol.25, No.6 (2207).