Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi izstradashanas u… · iesniegums, CV, darba līgums, darbinieku rīkojums par pieņem-šanu darbā vai atbrī-vošanu Biedri:

Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi

Izmantotas definīcijas 2

Pārvaldes dokumenti un to klasifikācija 3 gg

Lietu nomenklatūra 4

Dokumentu apgrozība, sagatavošana un noformēšana 5

Dokumentu pieņemšana un reģistrācija 6

Dokumenta izraksta izgatavošana 7

Dokumenta noraksta vai kopijas izgatavošana 8

Rīkojuma dokumenti 9

Sarakstes dokumenti 10

Izziņu un pārskatu dokumenti 12

Pasākuma reģistrācijas lapa 19

Noteikumi par „ODIN/VITA” emblēmu 20

Paziņojuma paraugs 20

Pārskati par biedrības darbību presē 21

Saīsinājumi dokumentos 22

Biedrības arhīvs 21

Ievads Instrukcija nosaka kartību, kā biedrībā “ODIN/VITA” tiek organizēta lietvedības sistēma un informācijas plūsma, reglamentē dienesta dokumentu sastādīšanu, reģistrēšanu un darbu ar šiem dokumentiem, to izpildes kontroli. Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumus (DINN) reglamentē: :: Latvijas Republikas Ministru kabineta 2010.gada 28.septembrī noteikumi Nr.916 " Dokumentu izstrādāša-nas un noformēšanas kārtība"; :: Latvijas Republikas Arhīvu likums. Lietvedības dokumenti tiek sagatavoti valsts valodā, izņemot dokumentus, kuri ir adresēti ārzemju sadarbī-bas partneriem. Tad tie varētu būt angļu, vācu vai krievu valodās.

2


Lietvedība ir dokumentēšanai lietojamo darba sistēmu, metožu un paņēmienu kopums, kas nodrošina or-ganizācijas darbību dokumentēšanu atbilstoši likumdošanas prasībām: dokumentu sagatavoša-na un noformēšana atbilstoši pastāvošajām prasībām; dokumentos doto uzdevumu izpildes ter-miņu ievērošana un to kontrole; dokumentu saglabāšana.

Dokuments ir jebkurā veidā un materiālā ierakstīta informācija, ko rada, saņem un uzglabā jebkura Latvi-jas Republikas valsts pārvaldes institūcija, valsts un pašvaldību iestāde, uzņēmums, uzņēmēj-sabiedrība un uzņēmējsabiedrību apvienība, kā arī sabiedriska un reliģiska organizācija vai fiziska persona.

Dokumenta autors

ir organizācija, tās struktūrvienība, darbinieks, ierēdnis vai fiziska persona, kas parakstījusi dokumentu.

Pārvaldes dokuments

ir dokuments, ar kura palīdzību organizācija īsteno vadību.

Dokumenta oriģināls

ir dokuments, kas ietver pašrocīgu dokumenta parakstītāja parakstu un - noteiktos gadījumos - oriģinālu zīmoga nospiedumu.

Dokumenta oriģināla atvasinājums

ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu, proti: dokumenta noraksts, kopija, dokumenta izraksts, dublikāts:

Dokumenta noraksts

ir dokuments, kurā dokumenta oriģināla teksts un rekvizīti atveidoti, pilnība pārrakstot doku-menta oriģināla pamatinformāciju jebkura tehniskā veidā.

Dokumenta kopija

ir dokuments, kurā dokumenta oriģināla teksts, rekvizīti un dienesta atzīmes atveidotas faksi-milā (izmantojot fotokopēšanu, kserokopēšanu vai ka citādi).

Dokumenta izraksts

ir dokuments, kurā atveidota nepieciešamā dokumenta oriģināla teksta daļa un dokumenta rek-vizīti.

Dokumenta dublikāts

ir dokuments, ko atkārtoti izdod nozaudēta, nozagta, iznīcināta vai neatjaunojami bojāta doku-menta oriģināla vietā.

Dokumenta juridiskais spēks

ir dokumenta īpašība (pazīmju kopums, statuss), kas nodrošina iespēju izmantot to kādas dar-bības veikšanai, tiesību īstenošanai un likumīgo interešu aizstāvībai.

Teksts ir dokumenta informācijas pamatvienība, kuras dēļ dokuments tiek izstrādāts. Rekvizīts ir dokumenta noformējuma būtiska sastāvdaļa ar noteiktu funkcionālu nozīmi Dienesta atzīme

ir noteikta satura uzraksts, ko uz dokumenta oriģināla vai tā atvasinājuma izdara tās saņemša-nas, izpildes vai nosūtīšanas procesa.

Spiedogs ir no gumijas, kaučuka, polistirola vai cita materiāla izgatavots priekšmets, ar kuru uz doku-menta rada attēlu teksta vai zīmējuma veidā.

Zīmogs ir apaļas formas spiedogs ar pilnu organizācijas nosaukumu un emblēmas attēlu.

Izmantotas definīcijas

3


Pārvaldes dokumenti un to klasifikācija

Biedrības amatpersona (sekretāre) atbild par dokumentu saņemšanu, nosūtīšanu, dokumentu glabāšanu, kā arī par to apriti. Savukārt dienesta atzīmes dokumentam tiek pievienotas tā virzības procesā, lai sekmētu dokumenta ietver-to jautājumu operatīvu un profesionālu risināšanu, kā arī lai nodrošinātu ietvertās informācijas atkārtotu izmantošanu (vīzas, rezolūcijas, atzīmes par iepazīšanos ar dokumentu, atzīme par dokumenta saņemšanu, citas). “ODIN/VITA” biedrības darbības procesā tiek izstrādāti visdažādākie dokumenti:

PĀRVALDES DOKUMENTU

GRUPAS

ORGANIZATORISKIE

DOKUMENTI

RĪKOJUMA

DOKUMENTI

IZZIŅU UN PĀRSKATA

DOKUMENTI

SARAKSTES DOKUMENTI

PERSONĀLA DOKUMENTI

Dibināšanas dokumenti: Statūti Organizatoriskie dokumenti: Amata apraksts Instrukcija Noteikumi Brīvprātīgo

kodekss

Rīkojums Pavēle Lēmums

Izziņa Pārskats Protokols Akts Vadības ziņojums Revidenta

slēdziens Apskats Saraksts Pilnvara

Arējā un iekšējā sarakste: Vēstules Faksogramma Ziņojums Iesniegums Paskaidrojums Atzinums

Algoti darbinieki: iesniegums, CV, darba līgums, darbinieku rīkojums par pieņem-šanu darbā vai atbrī-vošanu

Biedri: iesniegums, CV

Brīvprātīgie: iesnie-gums, sadarbības lī-gums (pēc nepiecieša-mības)

(sk. “Personāla vadība”)

Lietu nomenklatūra nosaka dokumentu glabāšana laiku un atvieglo dokumenta meklēšanas gaitu.

Lietu nomenklatūra

4


№ Dokumentu nosaukums Glabāšanas laiks

1. Dibināšanas dokumenti: reģistrācijas apliecība un statūti Pastāvīgi

2. Organizatoriskie dokumenti

2.1. Darbinieku amata apraksti Pastāvīgi 2.2. Instrukcijas: darba drošības, elektrodrošības instrukcija, datora lietošanas

instrukcija utt. Līdz nomaiņai

2.3. Instruktāžas žurnāli: darba drošības, elektrodrošības instrukcija, datora lietošanas instrukcija utt.

5 gadi pēc pēdējā ieraksta

2.4. Līgumi par sadarbību pamatdarbības jautājumos un saimnieciskās darbī-bas līgumi (nedzīvojamo telpu nomas līgumi, līgumi par telekomunikāciju pakalpojumiem)

Pastāvīgi

3. Rīkojuma dokumenti: pamatdarbības jautājumos, personāla jautājumos, par komandējumiem

Pastāvīgi

4. Izziņu un pārskata dokumenti 4.1. Kopsapulces protokoli, lēmumi Pastāvīgi 4.2. Konferences lēmumi, audio/ video ieraksti. Pastāvīgi 4.3. Padomes protokoli, lēmumi Pastāvīgi 4.4. Projektu dokumenti (projekta pieteikums, sarakste, finansu atskaites, pār-

skats par projektu, projekta vadītāja darba līguma kopija, CV, u.c. ) Pastāvīgi

4.5. Pārskati par biedrības darbību (presē, radio, televīzijā) Pastāvīgi 5. Sarakstes dokumenti: nosūtītās un saņemtās vēstules, vēstuļu reģistrāci-

jas žurnāli 5 gadi

2.5. Noteikumi par brīvprātīgo darba organizēšanu Līdz nomaiņai

6. Personāla dokumenti

6.2. Darba līgumi un Darba līgumu reģistrācijas žurnāls 75 gadi

6.1. Organizācijas biedru un brīvprātīgo anketas, saraksti Pastāvīgi

6.3. Goda rakstu un pateicību reģistrācijas žurnāls Pastāvīgi

7. Finansu un grāmatvedības dokumenti

7.1. Grāmatvedības gada pārskats ar paskaidrojumiem un revidenta atzinumu Pastāvīgi

7.2. Finansu ministrijas ziedojumu atļauja Pastāvīgi

7.3. Darba algas izmaksas saraksti. Algas nodokļu pārskati (aprēķini par aizie-šanu no darba vai atvaļinājumā)

5 gadi

5


№ Dokumentu nosaukums Glabāšanas laiks

7.4. Darbinieku personas kontu kartītes 75 gadi 7.5. Algas nodokļu grāmatiņas (neizņemtās) 75 gadi

7.6. Virsgrāmata 10 gadi (pēc nākošās revīzijas)

7.7. Kases grāmata 10 gadi (pēc nākošās revīzijas)

7.8. Maksājumu attaisnojošie dokumenti ( bankas, norēķinu centru izraksti, čeki, biļetes, avansa norēķini)

5 gadi

7.9. Preču transporta pavadzīmes 5 gadi 7.10. Finansu, saimnieciskās darbības akti (pieņemšanas – nodošanas akti, in-

ventarizācijas akti, akti par nederīgo (nolietoto) pamatlīdzekļu norakstīša-nu, norakstīšanas akti)

10 gadi (pēc nākošās revīzijas)

7.11. Pamatlīdzekļu inventārie saraksti un inventāra kartītes (žurnāli) pamat-līdzekļu uzskaitei

Pastāvīgi

8. Arhīvs: nolikums par arhīvu un lietu nomenklatūra Līdz nomaiņai

Dokumentu apgrozība, sagatavošana un noformēšana Dokumentu apgrozība ir dokumentu kustība biedrībā no saņemšanas vai izstrādes brīža līdz izpildes pabeigša-nai vai nosūtīšanai. Fizisko personu un biedrībai atsūtīto korespondenci birojā saņem sekretāre. Nosūtamos dokumentus paraksta biedrības “ODIN/VITA” vadītāja. Visi dokumenti glabājas “ODIN/VITA” birojā attiecī-gajās mapēs ar norādi uz saturu un glabāšanas laiku. Birojā A4 formātā ir sagatavotas biedrības veidlapas, kuras ietver visus nepieciešamos rekvizītus: biedrības emblēma, pilns biedrības nosaukums, biedrības reģistrācijas numurs, biedrības juridiskā adrese, e-pasta adrese un kontakttālrunis. Dokuments jāizgatavo tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju izgatavot dokumenta kopiju. Dokuments nedrīkst būt uzrakstīts ar zīmuli vai citādā tehniski viegli pārlabojamā un fiziski nenoturīgā veidā. Dokumentam nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi, ne-atrunāti labojumi, svītrojumi un papildinājumi. Kļūdaini ieraksti jāpārsvītro un jebkurš labojums jāatrunā. Ja dokumentā lieto saīsinājumu, tad jāatbilst valsts valodas vispārpieņemtajiem pareizrakstības noteikumiem vai tiesību aktos paredzētajam veidam. Dokumenta veida nosaukumam (rīkojums, akts, protokols, izziņa, noli-kums u.tml.) jāatbilst attiecīgā dokumenta saturam. Dokumentu raksta ar datoru vienā vai abās pusēs uz A4 (297x210 mm) lapas horizontālā vai vertikāla novie-tojumā. Fiziskas personas dokumentus var iesniegt rokrakstā.

6


Teksta laukumu dokumentā noformē ar šādām brīvajām malām: no kreisās puses - ne mazāk kā 30 mm, ja tekstu raksta abās lapas pusēs, otrā lapas pusē ne mazāk par 10

mm no labās puses - ne mazāk kā 10 mm, ja tekstu raksta abās lapas pusēs, otrā lapas pusē ne mazāk par 30

mm no augšas - ne mazāk kā 20 mm, no apakšas - ne mazāk kā 20 mm.

Par pamatsistēmu darbam ar datoru jāuzskata Windows vides jebkuru versiju. Biedrības informācijas sistēmās un datu apmaiņā starp struktūrvienībām jālieto Times New Roman vai Arial fontus. Ja dokuments noformēts uz vienas lappuses, to nenumurē. Dokumentus, kurus noformē uz divām vai vairā-kām lapām (lappusēm), sākot ar otro lapu (lappusi), tās attiecīgi sanumurē ar arābu cipariem. Lapas (lappuses) numurs rakstāms katras lapas (lappuses) augšējās vai apakšējās malas vidū bez jebkādām papildu zīmēm.

Dokumentu pieņemšana un reģistrācija Dokumenta reģistrācija ir īsa ziņu pierakstīšana par dokumenta autoru, dokumenta rekvizītiem, saturu, vir-zību biedrībā un glabāšanu. Dokumentu reģistrācijas mērķis ir dokumentu uzskaite, saglabāšana, operatīva meklēšana, informācijas nodrošināšana. Saņemtajiem dokumentiem pievieno klāt aploksni (ja nepiecie-šams), lai izslēgtu iespējamās domstarpības par saņemšanas laiku. Biedrībā dokumentu reģistrācijai izman-to saņemto un nosūtīto dokumentu reģistrācijas žurnālu. Biedrībā „ODIN/VITA” elektroniska veida reģistrē visas saņemtās un izsūtītas vēstules, kā arī rīkojuma dokumentus. Tajās tiek atzīmēts: Reģistrācijas numurs Nosūtīšanas/saņemšanas datums No kā saņemts/kam nosūtīta vēstule Dokumenta datums Dokumenta saturs Lapu skaits Pielikuma lapu skaits Gada beigās žurnāls tiek izdrukāts un pievienots vēstulēm.

7


Iegūstot dokumenta izrakstu, jāievēro šādas prasības: jāpārraksta visi oriģināla rekvizīti, kas atrodas pirms teksta; jāpārraksta tā teksta daļa, kas nepieciešama personas tiesību un interešu aizstāvībai; jāpārraksta nepieciešamā oriģināla pamatinformācija, bet nav jāpārraksta paskaidrojošā informācija un

var neatspoguļot oriģināla grafiskās un citas īpatnības; informācija jāpārraksta tādā pašā secībā, kā tā ir izklāstīta oriģinālā; izrakstā nedrīkst labot oriģinālā pieļautās kļūdas vai citādi grozīt vai papildināt tekstu; ja oriģinālā ir nesalasāms teksts (piemēram, vārda daļa, vārds, vairāki vārdi vai citas zīmes), tad izrakstā

jāpārraksta tikai tā teksta daļa, kas ir skaidri salasāma (atsevišķi burti vai vārda daļa), bet tā teksta daļa, kas ir nesalasāma, jānorāda ar vārdiem "nav salasāms";

tajā vietā, kur oriģinālā ir paraksts, izrakstā jāraksta vārds "paraksts", liekot to iekavās; tajā vietā, kur oriģinālā ir zīmoga nospiedums, izrakstā jāraksta vārds "zīmogs", liekot to iekavās; ja ne-

pieciešams, norāda zīmoga nospieduma tekstu. Ja dokumenta izraksta pareizību apliecina pilnvarotā amatpersona, tad pilnvarojumam apliecināt dokumenta noraksta pareizību jābūt dotam attiecīgā rīkojuma dokumentam.

Ja dokumenta izraksts ir uz vairākām lapām, tā pareizību drīkst apliecināt tikai tad, ja visas lapas ir numurē-tas un cauršūtas (caurauklotas).

Dokumenta izraksta pareizību apliecina ar apliecināju-ma uzrakstu, kurā jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītiem vārdiem "IZRAKSTS PAREIZS"; 2) izraksta apliecinātāja amatpersonas pilns amata no-saukums (ietverot organizācijas nosaukumu), pašrocīgs personiskais paraksts un tā atšifrējums; 3) apliecinājuma vietas nosaukums; 4) apliecinājuma datums; 5) zīmoga nospiedums.

"IZRAKSTS PAREIZS", vietas nosaukums, datums, amatpersonas pilns amata nosaukums, vārds, uzvārds, pašrocīgs paraksts, zīmogs

Dokumenta izraksta izgatavošana

Dokumenta noraksta vai kopijas izgatavošana

8


Dokumenta kopiju iegūst, nofotografējot, nokopējot vai citāda tehniskā veidā iegūstot oriģināla faksimilattē-lu ar visām oriģināla grafiskajām un citām īpatnībām. Dokumenta kopijas pareizību apliecina ar apliecinājuma uzrakstu, kurā jābūt: 1) ar lielajiem burtiem rakstītiem vārdiem "KOPIJA PAREIZA"; 2) kopijas apliecinātāja amatpersonas pilns amata nosaukums (ietverot organizācijas nosaukumu), pašrocīgs personiskais paraksts un tā atšifrējums; 3) apliecinājuma vietas nosaukums; 4) apliecinājuma datums; 5) zīmoga nospiedums.

spiedogs „KOPIJA PAREIZA”, amatpersonas amata nosaukums, pašrocīgs paraksts, vārds, uzvārds, vietas nosaukums, datums un zīmogs

9


Rīkojumu dokumenti ir tiesiski akti, ko par tiesību normu realizēšanu vai izpildi izdod biedrības vadītājs, lai atrisinātu operatīvus jautājumus, dotu oficiālus norādījumus. Rīkojumiem sagatavo tikai vienu oriģināla eksemplāru un tiek ievietots lietvedības dienesta lietā. Rīkojumu paraksta biedrības vadītājs.

Rīkojuma dokumenti

atbalstītāju logotipi

biedrības rekvizīti

dokumenta nosaukums, numurs, vietas nosaukums (pa vidu), datums (labajā pusē)

tēma, par ko ir sastādīts dokuments (atkarībā no vēstules satura)

teksta satura izklāsts

ieņemamais amats, vārds, uzvārds (parakstam jābūt visās vēstulēs), zīmoga nospiedums (atkarībā no vēstules satura)

(pēc nepieciešamības ) atzīme par iepa-zīšanos ar dokumenta saturu, ar attiecī-gās personas parakstu un datumu

dokumenta izstrādātāja uzvārds un tālruņa numurs (ja dokumenta izstrādātājs un parakstītājs ir viena un tā pati persona, arī tad ir jāraksta šis rekvizīts)

10


Sarakstes dokumenti Sarakstes dokumenti ir dokumenti, ar kuru palīdzību informācija tiek nodota adresātam. Ārējā sarakste ir ak-tuāla, jo ar tās palīdzību tiek veidots kontaktu tīkls un attiecības ar ieinteresētajām grupām ārpus biedrības (piegādātāji, patērētāji, valsts pārvaldes institūcijas, sabiedriskās organizācijas u.c.) Dienesta vēstuļu izstrādāšanai lietderīgi izmantot vēstuļu veidlapas, kurās fiksētas ziņas par dokumenta auto-ru un ierobežojošās atzīmes atsevišķiem rekvizītiem. Vēstules autora nosaukums rakstāms nominatīvā veid-lapas rekvizītu zonā.

atbalstītāju logotipi

rekvizīti: organizācijas emblēmas at-tēls; pilns nosaukums, reģistrācijas nu-murs, juridiskā adrese, kontaktinformā-cijas (tālruņa un faksa numurs)

dokumenta izdošanas vietas nosaukums, datums, numurs

tēma, par ko ir sastādīts dokuments


ieņemamais amats, vārds, uzvārds (parakstam jābūt visās vēstulēs), zīmoga nospiedums (atkarībā no vēstules satura)


norāde par pievienotajiem dokumen-tiem, pielikumiem (raksta teksta zonā zem pamatdokumenta

kam adresēts dokuments: iestādes nosaukums, amata nosaukums, vārds, uzvārds var arī pievienot adresi

11


Vēstuļu izsūtīšana elektroniski Pamazām par mūsu ikdienu ir kļuvis internets un līdz ar to arī e-pastu sūtīšana gan privātām, gan darba vajadzībām. Vienmēr jānorāda skaidru un nepārprotamu sarakstes tematu, jo tieši pēc tā saņēmējs novērtēs saturu un pēc tam to atradīs starp citiem e-pastiem. Ja ir nepieciešamība izvairīties no mīkstinājumiem un garumzīmēm, burtus var modificēt – garā patskaņa vietā var lietot divus īsos patskaņus, mīkstinājumus var veidot, burtam pievienojot «h» vai «j», piemēram, ‘shaads pazinjojums’. Visam tekstam jābūt rakstītam vienā stilā. Gan lietišķajā, gan arī privātajā sarakstē nevajadzētu pieļaut pareizrakstības vai gramatiskas kļūdas. Infor-mācijai jābūt konkrētai un samērā īsai. Ja teksts tomēr ir garš, tas jāsadala ar atstarpi atdalītās rindkopās vai jāsūta kā pielikums. Kā pielikumu noteikti sūtām tādu informāciju, ko, visticamāk, vajadzēs izdrukāt. Uz e-pasta vēstulēm būtībā attiecas tie paši noteikumi, kas jāievēro, rakstot vēstules uz papīra – sākumā jāsasveicinās, nobeigumā jāparakstās un jānorāda informācija par citiem iespējamiem saziņas veidiem (vārds, uzvārds, ieņemamais amats, firma, ko pārstāvat, un tālruņa numurs). Pirms paraksta pievieno «Ar cieņu» vai «Cieņā». Vēstules beigās vēlams lietot laba vēlējumu, piemēram, «Cerot uz veiksmīgu sadarbī-bu», «Veiksmīgu dienu», «Jaukas brīvdienas», «Visu labu vēlot» u. tml. Parasti e-pasta uzstādījumos var uzlikt automātisko parakstu, kas tiks pievienots katram sūtītajam e-pastam. Tas ietaupa laiku un palīdz iz-vairīties no kļūdām. Nepieklājīgi ir sūtīt tikai pielikumus, pašu vēstuli atstājot bez teksta. Pavadvēstulei ir jābūt, tajā jānorāda, kādi dokumenti atrodami pielikumā un kādā sakarā tie tiek sūtīti. Pielikuma dokumentu nosaukumiem jā-satur atslēgas vārdi, kas ļauj identificēt dokumentu. Nepietiek tikai ar dokumenta nosaukumu «Motivācijas vēstule», jābūt arī uzvārdam, lai zinātu, kura cilvēka motivācijas vēstule tā ir. E-vēstules noformējuma piemērs: Tēma: Par pasākumu 16.11.2011., plkst. 11:00 Labdien, { teksta izklāsts} Ar cieņu, vārds, uzvārds ieņemamais amats Sociālo brīvprātīgo biedrība "ODIN/VITA" Adrese: Liepājas ielā 4, Daugavpilī, LV – 5417, Latvijā Tālr./ fakss: +371 65421354 www.odinvita.lv

12


Izziņu un pārskatu dokumenti Dokumenti, kuros apkopoti dati par biedrības darbību vai faktiem, respektīvi, tā ir informatīvo dokumentu grupa ar noteiktu funkcionālu nozīmi , kas ļauj kontrolēt pieņemto lēmumu izpildi, kā arī samazināt pārpra-tumus, kuru cēlonis nereti ir informācijas zudumi vai sagrozījumi. Jebkurš šīs grupas dokuments ir pamato-jums kādas darbības veikšanai biedrības ietvaros vai ārpus tās, piem., izziņas, pilnvaras, pieņemšanas-nodošanas akts, sanāksmes protokols utt. Pilnvara - dokuments, kas apliecina oficiāli piešķirtas tiesības kaut ko darīt pilnvaras devēja (atsevišķas personas, biedrības u. tml.) vietā un vārdā. Pilnvara tiek noformēta uz biedrības veidlapas.

PILNVARA № 2011/01-1 Daugavpilī

2011.gada “….”. ……………….

Ar šo es, Sociālo brīvprātīgo biedrības „ODIN/VITA” vadītāja - ……………………………………

(p.k. ……………..., dzīv. ……………... ielā ………..., pase nr………..., izdota ……….. pasu daļā), bal-

stoties uz biedrības statūtiem, pilnvaroju ………………... (p.k. …………., dzīv. …………. ielā …………,

pase nr………..., izdota ……………. Daugavpils pasu daļā) izņemt apmaksātas pasta preces līdz gada bei-

gām un parakstīt pavadzīmi par pasta preču saņemšanu, arī saņemt biedrībai „ODIN/VITA” vai Nataļjai

Demjaņenko ierakstītas vēstules pēc adreses Liepājas 4, Daugavpilī, LV-5417.

Sociālo brīvprātīgo biedrības Nataļja Demjaņenko

„ODIN/VITA” vadītāja

M.Vingre

xxxxxxxx

13


Protokols – amatpersonas sastādīts dokuments, kurā apliecināti kādi fakti. Protokolā tiek fiksēts biedrības apspriešanas gaita un pieņemtie lēmumi. Bieži protokolam var pievienot audio, video kasetes. Protokolam var pievienot arī ziņojumus un referātus kā atsevišķus dokumentus. Rakstot protokolu ir jālieto skaidri īsi formulējumi (tas attiecas uz darba kārtību). Jālieto (klausās, ziņo, referē, apspriež, debatē, jautā, nolemj...) tagadnes forma. Ja notikusi balsošana, tad protokolā tā noteikti jāatzīmē. Ja kādā komisijā ir pastāvīgs pro-tokolists, tad to var saukt par sekretāru. Protokolus numurē, ja darbojas pastāvīga komisija.

dokumenta nosaukums, da-tums, norises vieta, laiks, kas piedalās, kas nepiedalās, kas vada, kas protokolē

darba kartības jautājumi

darba gaitas izklāsts, balsoju-ma rezultāti, kas tika pieņemts

pašrocīgi paraksti (padomes locekļi, sēdes vadītājs, proto-kolists) un atšifrējums.

14


dokumenta izdošanas vietas no-saukums, datums (kreisajā pusē), dokumenta nosaukums (pa vidu)

pamatinformācija par biedrī-bu, tās izpildinstitūciju, pado-mes sastāvu, revedentu par biedrības pasākumiem un aktivitāšu rezultātiem iepriek-šējā gada pārskatā, t.sk. pro-jektiem par nodarbināto skaitu ie-priekšējā gada pārskatā par biedrības attīstības perspektīvām

paraksttiesīgas personas pilns amata nosaukums, vārds, uz-vārds (pašrocīgs paraksts)

dokumenta izstrādātāja uz-vārds un tālruņa numurs (ja dokumenta izstrādātājs un pa-rakstītājs ir viena un tā pati persona, arī tad ir jāraksta šis rekvizīts)

Vadības ziņojums jeb gada pārskats - dokuments, kurā ietverta informācija par veiktajiem darbiem noteiktā periodā.

15


rekvizīti: emblēmas attēls; pilns nosau-kums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese, kontaktinformācijas (tālruņa un faksa numurs)

dokumenta nosaukums, vietas nosaukums, datums


ieņemamais amats, vārds, uzvārds (parakstam jābūt visās vēstulēs)


Revidenta slēdziens - ar kopsapulces lēmuma pilnvarota cilvēka rakstisks atzinums par biedrības iepriekšējā gada finansiālo stāvokļi, t.sk. ar ieteikumiem biedrības darbības procesu uzlabošanai.

16


Akts – dokuments, ko sastādījusi izveidota komisija, kas apstiprina konkrētus faktus, notikumus. Uz akta dokumenta ir jābūt apstiprinājuma uzrakstam un vadītājs parakstās uz apstiprināmā dokumenta. Biedrībā sastāda aktus uz biedrības veidlapas: Preču un pakalpojumu norakstīšana (sk. paraugu zemāk) Pamatlīdzekļu inventarizācija un mantu norakstīšana Norakstīšanas akts par ziedojuma saņemšanu Pieņemšanas-nodošanas akts, piem.,, ja kādas personas rīcībā tiek nodots „ODIN/VITA” inventārs, par

attiecīgo summu.

komisijas sastāva pašrocīgi paraksti un atšifrējumi

akta dokumenta tēma

apstiprinājuma uzraksts: vārds „Apstiprinu”, biedrības vadītāja pilns amata nosaukums, pašrocīgs personisks paraksts un tā atšifrējums, apstiprināju-ma datums

komisijas sastāvs preces/pakalpojuma norakstīšana: kāds iegādāts/samaksāts; cik liela summa (summa ar vārdiem); pakalpojuma snie-dzēja nosaukums; maksājumu aplieci-nošo dokumentu numurs un izdošanas datums; uz kādiem grāmatvedības kār-tošanas izdevumiem tiek norakstīta prece/pakalpojums

17


komisijas sastāvs teksta satura izklāsts ( kas tika inventarizēts, kas tika norakstīts)

komisijas sastāva pašrocīgi paraksti un atšifrējumi

18


akta nosaukums: NZ—naudas ziedo-jums

apstiprinājuma uzraksts: vārds „Apstiprinu”, biedrības vadītāja pilns amata nosaukums, pašrocīgs personisks paraksts un tā atšifrējums, apstiprināju-ma datums

komisijas sastāvs saņemta ziedojuma naudas izteiksmē (pat ja ziedojums bija natūrā, tad uz-skaitīt mantas un novērtēt). Ja tika iz-rakstīts kvīts, tad šīs kvīts numurs komisijas sastāva pašrocīgi paraksti un atšifrējumi

19


Pasākuma reģistrācijas lapa Biedrībā „ODIN/VITA” notiek dažādi pasākumi un reģistrācijas lapas aizpilda vienmēr, lai zinātu, kas ap-meklē un cik daudz cilvēku apmeklē pasākumu. Reģistrācijas lapās ir jānorāda: pasākuma nosaukums, no-rises vieta, datums, dalībnieka vārds, uzvārds; dalībnieka dzimšanas datums, kontaktinformācija (adrese, tālrunis) un dalībnieka paraksts.

Ja pasākums notiek kāda projekta ietvaros, tad noteikti uz reģistrācijas lapas lejā jābūt atbalstītāju logoti-piem un vēlams uzraksts “Šeit parakstoties, es piekrītu savu personas datu nodošanai projekta “………..” (projekta numurs …………..) ieviesējiem un finansētājam datu apstrādei un kontroles veikša-nai”. Šajā gadījumā reģistrācijas lapa pamato pasākumu norisi un izlietoto finanšu līdzekļu attiecināšanu uz projekta tiešiem izdevumiem.

20


Paziņojuma paraugs

Paziņojums ir dokuments, kas informē par kādu gaidāmo pasākumu, nodomātu rīcību, lai uzaicinātu tajā pie-dalīties, iesaistīties.

norises datums, laiks un vieta

biedrības logo pasākuma nosaukums

Noteikumi par „ODIN/VITA” emblēmu

1. Biedrības „ODIN/VITA” emblēmu (turpmāk – emblēma) izmanto biedrības sta-tūtos noteikto mērķu sasniegšanai.

2. „ODIN/VITA” emblēmas centrā ir spirāle, kurai apkārt ir biedrības „ODIN/VITA” nosaukums uz purpur-zilā fona.

3. Emblēma veic norādošo funkciju: lai popularizētu brīvprātīgo darbu un „ODIN/VITA” kā brīvprātīgo koor-

dinētājorganizāciju sniedzot bezmaksas pakalpojumus vietējai kopienai organizējot aktivitātes, kampaņas un pasākumus uz „ODIN/VITA” veidlapām, aploksnēm, dokumentācijas, zīmogiem, vizuāliem materiāliem, iz-

sniegtajām pateicībām un apbalvojumiem. 4. „ODIN/VITA” darbinieki, biedri un brīvprātīgie, pildot darba pienākumus vai arī ārpus darba laika var nē-sāt apģērbu, kas ir identificēts ar biedrības emblēmu un/vai piespraudi. 5. „ODIN/VITA” darbiniekiem, biedriem un brīvprātīgajiem ir jārūpējas par to, lai emblēma tiktu izmantota atbilstoši šiem noteikumiem.

21


Pārskati par biedrības darbību presē

Biedrības “ODIN/VITA” darbības dokumentēšanai jālasa materiāli, kuri apliecina pasākumu norisi: fortogrā-fijas, televīziju ziņu sižeti, tīmekļa vai avīžu publikāciju kopijas. Kopējot preses rakstus par „ODIN/VITA” darbību obligāti jābūt redzamam: preses izdevuma nosaukumam, izdošanas datumam, lappuse numuram, rak-sta nosaukumam un raksta autora vārdam, uzvārdam.

Gada beigās visi sarakstes dokumenti, akti, rīkojumi, reģistrācijas lapas, protokoli tiek cauršūti kopā ar reģis-trācijas žurnāliem un salikti ar attiecīgo lietu nomenklatūras numuru uz mapēm biedrības arhīvā. Gadījumā, ja būs nepieciešamību atrast kādu konkrēto dokumentu, tad jāskatās lietu nomenklatūras numurs. Nākamajam darbības gadam dokumenti tiek salikti jau jaunajās mapēs. Un dokumenti tiek reģistrēti attiecīgā gada reģistrācijas žurnālā. Pieeja arhīvam jāprasa biedrības vadītājam, tādējādi, lai biedrības vadība būtu lietas kursā, kurš interesējās un par ko, un vai attiecīgie dokumenti pēc apskatīšanas tika nolikti savā vietā.

Biedrības arhīvs

Saīsinājumi dokumentos

22


a. god. - augsti godātais; augsti godājamais; arī: augsti godātā; augsti godājamā a. k. - abonenta kastīte (kopā ar skaitli) apg. - apgabals apm. - apmēram apr. - apriņķis (kopā ar nosaukumu) a/s - akciju sabiedrība att. - attēls b-ba - biedrība bij. - bijušais bulv. - bulvāris cet. - ceturksnis cien. - cienītā; cienījamā; cienītais; cienījamais (kopā ar personvārdu vai amata nosaukumu) dok. - dokuments dsk. - daudzskaitlis dz..' - dzimis, dzimusi (dzīves datos) dz.2 - dzīvoklis (adrese) dzīv. - dzīvojošs; dzīvojoša (adresē) eks. - eksemplārs g. - gads (kopā ar skaitli) gab. - gabals (kopā ar skaitli) galv. - galvenais god. - godātais, godājamais; arī: godātā; godājamā (kopā ar personvārdu vai amata nosaukumu) gr. - grupa gs.- gadsimts gs. b. - gadsimta beigas gs. s. - gadsimta sākums iec. - iecirknis

iedz. - iedzīvotājs iesk. - ieskaitot inv. - inventārs jaun. - jaunākais (kopā ar amata nosaukumu) kdze (dat. kdzei) - kundze (dat. kundzei) kgs (dat. kgm) - kungs (dat. kungam) kl. - klase lauk. - laukums (adrese) līn.- līnija (adrese) lp. - lapa lpp. - lappuse LVS - Latvijas Valsts standarts ļ. cien. - ļoti cienītā; loti cienījamā; ļoti cienītais; ļoti cienījamais (kopa ar personvārdu vai amata nosaukumu) milj. - miljons mljrd.. - miljards neiesk. - neieskaitot nod. - nodaļa oriģ. - oriģināls p. - punkts; pants (aiz kārtas skaitļa) pag. - pagasts (kopa ar pagasta nosaukumu) pārb. - pārbaudījis; pārbaudījusi piel. - pielikums piem. - piemēram piez. - piezīme pils. - pilsēta (kopā ar pilsētas nosaukumu) p. k.1 - pasta kastīte (kopā ar skaitli) p. k.2- pēc kārtas p. n. - pasta nodaļa poz. - pozīcija

pr-js - priekšsēdētājs (kopā ar personvārdu) pr-ks - priekšnieks (kopā ar personvārdu) prof. - profesors (kopā ar personvārdu) raj. - rajons (kopā ar rajona nosaukumu) resp. - respektīvi sab-ba - sabiedrība sant. - santīms (kopā ar skaitli) sast. - sastādītājs; sastādījis; sastādījusi sāk. - sākums sēj. - sējums (kopā ar skaitli) SIA - sabiedrība ar ierobežotu atbildību siev. - sieviete; sieviešu spec. - speciāls tab. - tabula t. p. -tas pats; tāds pats t. s. - tā saucamais; tā sauktais t. sk. - tai skaitā; to skaitā tukst. - tukstotis (kopa ar skaitli) uzņ. - uzņēmums vad. - vadītājs; vadītāja val. - valoda va/s, valsts a/s – valsts akciju sa-biedrība vec. - vecākais (kopā ar amata no-saukumu) visp. - vispārīgs; vispārējs vīr. - vīrietis; vīriešu vsk. - vienskaitlis v/u - valsts uzņēmums zīm. - zīmējums

Tradicionālie saīsinājumi, kurus tekstā parasti lieto kā saīsinājumus:


u. c. - un citi utt. - un tā tālāk u. tml. - un tamlīdzīgi vai tml. - vai tamlīdzīgi t. i. - tas ir sk. - skatīt sal. - salīdzināt š. g. - šā gada, sī gada

plkst. - pulksten nr. - aiz skaitļa Nr. - pirms skaitļa (dokumentu numerācija) v. i. - pienākumu (vietas) izpildītājs vietn.-vietnieks, vietniece Ls - lats (kopā ar summu cipariem) N. B. (lat. nota bene} - ievēro labi! P. S. (lat. post scriptum) - piebilde aiz paraksta

Saīsinājumi, ar kuriem noteiktā pozīcijā aizstāj parasti pilnā formā lietojamos vārdus vai izteicienus:

Materiāls tapa ESF projekta „Sociālo brīvprātīgo biedrības „ODIN/VITA” kapacitātes stiprināšana” (nr.1DP/1.5.2.2.2/10/APIA/SIF/057/34) ietvaros. 93 % no projekta finansē Eiropas Savienība ar Eiropas Sociālā fonda starpniecību un 7 % Sociālo brīvprātīgo biedrība “ODIN/VITA”. Aktivitāti administrē Valsts kanceleja sadarbībā ar Sabiedrības integrācijas fondu. Par materiāla saturu atbild „Sociālo brīvprātīgo biedrība „ODIN/VITA””.

Daugavpils 2011.gads

Starptautiskie un Latvijas Republikā pieņemtie mērvienību apzīmējumi un to saīsinājumi:

Starptautiskais apzīmējums Latviskais apzīmējums Apzīmējuma skaidrojums h st. stunda min min. minūte s sek. sekunde ha ha hektārs km km kilometrs m m metrs cm cm centimetrs mm mm milimetrs t t tonna kg kg kilograms g g grams mg mg miligrams

Documents

Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi izstradashanas u… · iesniegums, CV, darba līgums, darbinieku rīkojums par pieņem-šanu darbā vai atbrī-vošanu Biedri: