Dokumentu izstrādāšanas un glabāšanas kārtība...nodrošināšana ieviešana, posms «Apmācība» ... • Transporta biļete, soda kvīts ... darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu

Prioritārā pasākuma “Finanšu uzskaites procesu standartizācijas valsts un pašvaldību iestādēs nodrošināšana” ieviešana, posms «Apmācība»

Dokumentu izstrādāšanas un glabāšanas kārtība

Mācības par grāmatvedības uzskaiti un pārskatu

sagatavošanu

2

IevadsDokumentu izstrādāšanas un glabāšanas kārtība

Nr. Tēma

1 Definīcijas

2 Dokumentu sagatavošana

3 Dokumentu pārbaude un izpilde

4 Dokumentu glabāšana

Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība

Definīcijas1

4

DefinīcijasDokuments un attaisnojuma dokuments

Dokuments ir jebkura rakstveida

informācija, ko rada jebkurš publisko

vai privāto tiesību subjekts, īstenojot

iestādes vai amata pilnvaras, vai

fiziskā persona.

Attaisnojuma dokuments ir

dokuments, kurš apliecina budžeta

iestādes darījuma esamību un kurā

ietverti normatīvajos aktos noteiktie

dokumenta rekvizīti un informācija

par saimniecisko darījumu.


5

Ārējais attaisnojuma dokuments ir dokuments, ko sagatavojusi cita persona,

kā arī tāds dokuments, ko sagatavo budžeta iestāde iesniegšanai citai

personai.

DefinīcijasĀrējais attaisnojuma dokuments

Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits

uzņēmums izsniedz budžeta iestādei – preces vai pakalpojuma saņēmējam –

samaksāšanai, ja tas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet šajā dokumentā minētā

saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks

spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē


6

DefinīcijasIekšējais attaisnojuma dokuments

Iekšējais attaisnojuma dokuments ir dokuments, ko sagatavo

budžeta iestāde un kas nav paredzēts iesniegšanai citām personām.

Par iekšēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī iekšējs elektroniskais

dokuments, kas nesatur rekvizītu “paraksts”, ja to ir apliecinājusi (autorizējusi)

par saimnieciskā darījuma veikšanu un iekšējā attaisnojuma dokumentā

sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona budžeta iestādes vadītāja

noteiktajā kārtībā..


7

Saimnieciskā darījuma diena ir naudas

saņemšanas vai maksāšanas diena,

preču vai pakalpojumu pirkšanas vai

pārdošanas diena, kā arī jebkura cita

diena, kurā faktiski notikušas pārmaiņas

budžeta iestādes mantas stāvoklī.

DefinīcijasSaimnieciskā darījuma diena


8

DefinīcijasGrāmatvedības uzskaites kārtība

Grāmatvedības uzskaites kārtība – budžeta

iestādes iekšējais normatīvais akts, kas ietver

grāmatvedības kontu plānu, grāmatvedības

uzskaites principu aprakstu, darījumu

grāmatojumus, būtiskuma līmeni un citu

nepieciešamo informāciju, ko budžeta iestāde

lieto, veicot grāmatvedības uzskaiti un

sagatavojot finanšu pārskatus.


9

DefinīcijasSaistošie normatīvie akti

Likums „Par grāmatvedību” (14.10.1992.) un uz tā pamata izdotie normatīvie akti:• Ministru kabineta 21.10.2003. noteikumi Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un

organizāciju”.

Elektronisko dokumentu likums (01.01.2003.) un uz tā pamata izdotie normatīvie

akti:• Ministru kabineta 02.07.2005 noteikumi Nr. 473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas,

noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība kādā

notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm

iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām.”

Dokumentu juridiskā spēka likums (01.07.2010.) un uz tā pamata izdotie normatīvie

akti:• Ministru kabineta 15.10.2010. noteikumi Nr. 916 “Dokumentu izstrādāšanas un

noformēšanas kārtība”.

• Arhīvu likums (01.01.2011.) un uz tā pamata izdotie normatīvie akti:

• Ministru kabineta 09.11.2012. noteikumi Nr.749 “Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā

valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā”.

Citi normatīvie akti, piemēram, likums par pievienotās vērtības nodokli.


Dokumentu

sagatavošana2

11

Dokumentu sagatavošanaIeraksti grāmatvedības reģistros

Budžeta iestāde

grāmatvedības reģistros

veic ierakstus,

pamatojoties uz

attaisnojuma

dokumentiem.


12

Dokumentu sagatavošanaAttaisnojuma dokuments

Ārējam attaisnojuma

dokumentam jādod

priekšroka salīdzinājumā ar

iekšēju attaisnojuma

dokumentu

Visiem darījumiem

jābūt apliecinātiem

ar dokumentiem

Iekšējs vai ārējs

attaisnojuma

dokuments

Dokumentā

jāiekļauj

noteikti

rekvizīti

Var būt sagatavots

rakstveidā vai

elektroniski

Visiem

darījumiem jābūt

apliecinātiem ar

dokumentiem

Nedrīkst sagatavot,

izmantojot zīmuli

vai citādā tehniski

viegli pārlabojamā

vai fiziski

nenoturīgā veidā

Ja glabāts

elektroniski,

jānodrošina iespēja

iegūt kopiju, norakstu

vai izrakstu


13

Gan iekšējā, gan ārējā:

Dokumentu sagatavošanaAttaisnojuma dokumentā obligātie rekvizīti

Juridiskās/fiziskās personas

nosaukums

Reģistrācijas numurs

Darījumos ar fizisko personu —

personas kods

Dokumenta nosaukums

Numurs

Datums

Saimnieciskā darījuma apraksts un

pamatojums

Mērītāji (daudzumi, summas)

Dalībnieki (darījumā tieši iesaistītās

personas)

Par saimnieciskā darījuma veikšanu un

attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas

pareizību atbildīgo personu paraksti


14

Dokumentu sagatavošanaAttaisnojuma dokumentā obligātie rekvizīti

Tikai ārējos (nav obligāti

nepieciešams iekšējos)

Juridiskā adrese

Atsevišķiem dokumentu

veidiem obligāti rekvizīti

Zīmogs

Citi, kurus paredz attiecīgie

normatīvie akti


15

Dokumentu sagatavošanaIekšējo attaisnojuma dokumentu prasības

Jāsatur visi obligātie rekvizīti

Parasti izmanto vadības

apstiprinātas formas

(veidlapas)

Budžeta iestādē jābūt

izstrādātai dokumentu

apstiprināšanas procedūrai

Ja nav atbilstošie rekvizīti

(ieskaitot parakstus)

dokuments nav derīgs


16

Dokumentu sagatavošanaIekšējo attaisnojuma dokumentu prasības

Ierakstiem grāmatvedības reģistros, ja

nepieciešams, var izmantot tādus iekšējus

attaisnojuma dokumentus, kas sagatavoti,

pamatojoties uz viendabīgu attaisnojuma

dokumentu kopsavilkuma datiem vai

viendabīgu naudas izdevumus apliecinošu

dokumentu kopsavilkuma datiem.


17

• Rēķins par precēm/ pakalpojumiem saņemts no piegādātāja

• Līgums (ko sastādījis darījuma partneris)• Bankas konta izraksts• No klienta saņemts salīdzināšanās akts• Bankas apstiprināts maksājuma uzdevums• Ziņas/ izziņas no LR Uzņēmumu reģistra• Vēstules no LR Valsts ieņēmumu dienesta• EKA čeki, kvītis• Transporta biļete, soda kvīts

Dokumentu sagatavošanaĀrējo attaisnojuma dokumentu piemēri


18

• Grāmatvedības izziņas par veiktajām korekcijām• Grāmatvedības izziņas par debitoru izvērtējumu un vērtības

samazinājuma aprēķinu debitoriem• Algu aprēķins• Rīkojumi (piemēram, par atvaļinājumiem, komandējumiem)• Komandējuma dienas naudas aprēķins• Avansa norēķina dokuments• Darba uzskaites tabeles• PL pārvietošanas un citu materiālo vērtību pārvietošanas

dokumenti

Dokumentu sagatavošanaIekšējo attaisnojuma dokumentu piemēri


19

Viendabīgu attaisnojuma dokumentu gadījumā:• Grāmatojums var būt uz viendabīgu attaisnojuma dokumentu

kopsavilkuma (piemēram, avansa norēķinu kopsavilkums)• Var būt iegrāmatojuma atšifrējums (piemēram, grāmatojuma

numurs)

Dokumentu sagatavošanaVai jāraksta grāmatojums uz katra attaisnojuma dokumenta?


20

Ja labo pašu attaisnojuma dokumentu:

• Katru izdarīto labojumu pamato (kas, kad un kāpēc labojis)

• Paraksta persona, kas izdarījusi labojumu

Dokumentu sagatavošanaAttaisnojuma dokumenta labojums


21

Par attaisnojuma dokumentu labojumam var izmantot grāmatvedības izziņu, kurā norāda:• kurš grāmatvedības reģistrs vai attaisnojuma dokuments tiek

labots;• labojuma izdarīšanas iemeslu, datumu, personu, kas atļāvusi

veikt labojumu;• labojamā ieraksta kārtas numurs.

Dokumentu sagatavošanaAttaisnojuma dokumenta labojums (turpinājums)

Uz labojamā attaisnojuma dokumenta izdara

atzīmi par grāmatvedības izziņas sagatavošanu

un norāda tās datumu.


22

Ja nepieciešams, budžeta iestāde var izstrādāt grāmatvedības

organizācijas dokumentu, lai noteiktu:

kārtību, kādā grāmatvedībā aprēķina pārdotās produkcijas vai

sniegto pakalpojumu faktisko pašizmaksu un sagatavo saražotās

produkcijas vienības vai sniegtā pakalpojuma faktisko izdevumu

kalkulāciju;

kārtību, kādā sagatavo ārējos un iekšējos attaisnojuma

dokumentus (piemēram, konkrēta dokumenta saturs vai forma,

sagatavojamais eksemplāru skaits).

Dokumentu sagatavošanaGrāmatvedības organizācijas dokumentu iekšējā kārtība

Ministru kabineta noteikumi Nr.585 41.2 punkts


23

Dokumentu sagatavošanaIzdevumus pamatojošu dokumentu piemēri

Transporta izdevumus

pamatojošie dokumenti

Komunālos izdevumus

pamatojošie

dokumenti

Sakaru (telekomunikācijas)

izdevumus pamatojošie

dokumenti

• pakalpojuma līgums• atskaite par nobrauktajiem

kilometriem attiecībā uz konkrētā projekta ieviešanu;

• paraksttiesīgāsamatpersonas parakstīts rīkojums;

• samaksu apliecinošs dokuments ar konkrētā līguma numuru;

• u.c. dokumenti

• pakalpojuma līgums;• paraksttiesīgās

amatpersonas parakstīts rīkojums/i.

• sSamaksu apliecinošs dokuments ar konkrētā līguma numuru;

• u.c. dokumenti

• pakalpojuma līgums• atšifrējums par projekta ietvaros

veiktajām sarunām;• paraksttiesīgās amatpersonas

parakstīts rīkojums par tālruņa numuriem, kas tiek izmantoti saistībā ar konkrētā projekta ieviešanu un, ja piemērojams, noteikto limitu;


• u.c. dokumenti


24

Kancelejas preču un

materiālu izmaksu

pamatojošie

dokumenti

Telpu īres, nomas izdevumus


Administrējošā

personāla izmaksu

pamatojošie

dokumenti


• preču pavadzīme-rēķins;

• u.c. dokumenti


• nomas, īres, patapinājuma vai pakalpojuma līgums.

• paraksttiesīgās amatpersonas parakstīts:• rīkojums par izmantojamo platību,

kas ir tieši attiecināma uz projektu, un izdevumu proporciju, kas maksājama no projekta;

• dokuments, kas pamato projekta attiecināmajos izdevumos iekļauto finansējuma saņēmēja administratīvo izmaksu proporcionālo vai procentuālo daļu u.c.

• rīkojums• darba līgums

vienošanās pie darba līguma;

• uzņēmuma līgums;• darba laika

uzskaites tabeles;• pieņemšanas –

nodošanas akti u.c.



25

Komandējumu vai darba braucienu izmaksas


Biroja tehnikas

apkalpošanas izdevumus


• ierēdņa vai darbinieka iesniegums par komandējumu vai darba braucienu ar pamatojumu par šī brauciena saistību ar konkrētā projekta ieviešanu;

• paraksttiesīgās amatpersonas parakstīts rīkojums par komandējumu vai darba braucienu;

• ierēdņa vai darbinieka atskaite par komandējumu vai darba braucienu;

• samaksu apliecinošs dokuments ar konkrētā līguma numuru (rēķins, preču pavadzīme-rēķins, maksājuma uzdevums, konta izraksts, transporta biļete, čeks utt.) u.c.

• pakalpojuma līgums;• samaksu apliecinošs

dokuments ar konkrētā līguma numuru;

• pieņemšanas – nodošanasakts u.c.



3 Dokumentu

pārbaude un

izpilde

27

Visus saimnieciskos darījumus apliecina ar attaisnojuma dokumentiem, novērtē

naudas izteiksmē un, ievērojot hronoloģiju, sistemātiskā kārtībā iegrāmato

budžeta iestādes grāmatvedības reģistros.

Ja ir noformēts attaisnojuma dokuments, bet darījums nav noticis, noformēto

attaisnojuma dokumentu budžeta iestāde anulē un anulētajā attaisnojuma

dokumentā norādīto numuru neizmanto citu attaisnojuma dokumentu

numurēšanai.

Dokumentu pārbaude un izpildeAttaisnojuma dokumenti


28

Ierakstiem grāmatvedības reģistros izmanto tikai tādus dokumentus,

kas atbilst attaisnojuma dokumentiem noteiktajām prasībām.

Dokumentu pārbaude un izpilde

Ieraksti grāmatvedības reģistros

Pēc attaisnojuma dokumentu pārbaudes, ja tas

sagatavots papīra formā, uz tā norāda

iegrāmatojumu (kontējumu) vai nodrošina šī

iegrāmatojuma (kontējuma) atšifrējumu, ja

iegrāmatošanu veic elektroniski, kā arī attiecīgajā

grāmatvedības reģistrā un dokumentā norāda

ieraksta kārtas numuru.


29

Dokumentu pārbaude un izpildeGrāmatojumi reģistros

Attaisnojuma dokumentus par saimnieciskajiem darījumiem

iegrāmato grāmatvedības reģistros pēc iespējas drīzāk, bet ne

vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā

attaisnojuma dokuments ir saņemts vai izsniegts, un obligāti —

ne vēlāk kā līdz tā finanšu pārskata parakstīšanas datumam,

kuru sagatavo par šo pārskata periodu.


30

Atbilstoši normatīvo aktu regulējumam budžeta iestādes vadītājs var patstāvīgi

izvēlēties grāmatvedības reģistru veidu, saturu, skaitu un sagatavošanas veidu

(grāmatvedības kārtošanas formu), ņemot vērā:

• iestādes struktūru,

• budžeta iestādes funkcijas un

• apstrādājamās informācijas apjomu,

ja vien attiecīga grāmatvedības reģistra veidu, saturu un sagatavošanas veidu

nereglamentē konkrēts normatīvais akts.

Dokumentu pārbaude un izpildeGrāmatvedības reģistri


31

Dokumentu pārbaude un izpildeAttaisnojuma dokumentu vai grāmatvedības reģistru labošana

Grāmatvedības reģistrus var labot, lietojot negatīvus

skaitļus (storno). Grāmatvedības ierakstus nedrīkst dzēst.

Ja budžeta iestāde labo papīra veidā sagatavoto attaisnojuma

dokumentu vai grāmatvedības reģistru, labojumu izdara ar jaunu

ierakstu, kas labo vai atsauc iepriekšējo ierakstu.


32

Ja tiek laboti papīra dokumenta veidā sagatavotie attaisnojuma dokumenti un

grāmatvedības reģistri, kļūdainos ierakstus pārsvītro un katru labojumu atrunā

ar ierakstu „Labotam ticēt”, apliecinot šo ierakstu ar labojumu veikušās

personas personisko parakstu, norādot personiskā paraksta atšifrējumu (vārda

iniciāli un uzvārdu vai vārdu un uzvārdu), kā arī labojuma iemeslu un labojuma

datumu.



33

Par attaisnojuma dokumentu labojuma

dokumentu var izmantot

grāmatvedības izziņu, kurā ir

informācija par to, kurš grāmatvedības

reģistrs vai attaisnojuma dokuments ir

labojams.

Grāmatvedības izziņā norāda labojuma

izdarīšanas datumu, iemeslu, personu,

kas atļāvusi veikt labojumu, un

labojamā (sākotnējā) ieraksta kārtas

numuru hronoloģiskajā reģistrā.

Uz labojamā (sākotnējā) attaisnojuma

dokumenta izdara atzīmi par

grāmatvedības izziņas sagatavošanu

un norāda tās datumu.



4Dokumentu

glabāšana

35

Dokumentu glabāšanaGlabāšanas laiki

Inventarizācijas sarakstiem,

grāmatvedības reģistriem un

grāmatvedības organizācijas

dokumentiem - 10 gadi

Attaisnojuma

dokumentiem par

darbiniekiem

aprēķināto mēnešalgu

(darba samaksu) ar

sadalījumu pa gadiem

un mēnešiem - 75 gadi,

bet dokumentiem, kuru

datums ir 1999. gada 1.

janvāris vai vēlāk, - 10

gadi

Elektroniski – tie

paši glabāšanas

periodi

Gada pārskatiem un to

pielikumiem, kā arī

galvenajai grāmatai – līdz

budžeta iestādes

reorganizācijai vai darbības

beigšanai, ciktāl citos

normatīvajos aktos nav

noteikts citādi. Pēc tam tie

nododami Valsts arhīvos.

Pārējiem attaisnojuma dokumentiem – līdz

dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu prasības

par saimnieciskā darījuma izsekojamību, bet ne

mazāk kā 5 gadi

1

23

45


36

Dokumentu glabāšanaElektroniskie dokumenti

Budžeta iestādei ir tiesības attaisnojuma dokumentu, gada pārskatu,

inventarizācijas sarakstu, grāmatvedības reģistru, grāmatvedības organizācijas

dokumentu papīra formā pārvērst elektroniskā formā.

Elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir

tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam, un tiesības

iznīcināt oriģinālo dokumentu ir tikai tad, ja attiecībā uz elektroniskā formā

glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēroti šādi noteikumi:

1

2

3

4

ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura

attēlojums un atbilstība noteiktā datu

glabāšanas laikā

ir nodrošināta satura lasīšana datora ekrānā

un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana

papīra formā

pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret

neatļautu piekļūšanu, papildinājumiem,

izmaiņām vai iznīcināšanu

pārvēršanas process, kā arī oriģinālā

dokumenta iznīcināšanas process tiek

dokumentēts iestādē noteiktajā kārtībā


37

Dokumentu glabāšanaPraktisks piemērs

Grāmatvedības organizācijas dokumentu, reģistru un pārskatusagatavošanas un apgrozības apraksts


Jautājumi un

atbildes

Documents

Dokumentu izstrādāšanas un glabāšanas kārtība...nodrošināšana ieviešana, posms «Apmācība» ... • Transporta biļete, soda kvīts ... darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu