DOFFIN

Database for offentlege Innkjøp.

Brukerrettleiing for leverandørar

Mars 2014

Innhaldsliste 1 Informasjon om Doffin ......................................................................................................................... 3

2 Kombabilitetsvisning ............................................................................................................................ 4

3 Logg inn ................................................................................................................................................ 5

3. 1 Kvifor logge inn som leverandør? ................................................................................................. 5

3.2 Korleis logge inn som leverandør? ................................................................................................ 5

3.3 Har du gløymd passordet? ...................................................................................................... 5

4 Registrer leverandørverksemda ........................................................................................................... 7

5 Bli brukar på ein allereie registrert leverandørverksemd .................................................................... 8

6 Gjør deg kjent med din konto............................................................................................................... 9

7 For administratorar ............................................................................................................................ 11

7.1 Opprett ekstra brukera ................................................................................................................ 11

7.2 Endre din verksemdadministrasjon ............................................................................................. 11

8 Søk etter kunngjeringar ...................................................................................................................... 13

8.1 Vel sorteringsrekkefølgje. ............................................................................................................ 13

8.2 Filtrer søk ..................................................................................................................................... 13

8.3 Bruk fritekst søk ........................................................................................................................... 16

8.4 Lagre søkjarprofil ......................................................................................................................... 16

9 Meldt interesse for å motta oppdateringar ....................................................................................... 18

10 Vis eller last ned dokumentar........................................................................................................... 19

11 Doffin support .................................................................................................................................. 20

1 Informasjon om Doffin

Den nasjonale publiseringstenesta www.Doffin.no er database kor oppdragsgjevarar publiserar

innkjøp.

Alle innkjøp over den norske terskelverdia, pålydande 500 000 NOK, skal publiserast på Doffin.

Innkjøp med ei verdi på under 500 000 NOK er friviljugt å publisera i Doffin.

Føremålet med Doffin er:

• Sikre kunnskap i forhold til offentlege kunngjeringer.

• Sikre gjennomsiktigheit i beslutningsprosessa og i forhold til konkurranseprosedyra.

• Sikre at anbod over EU sin terskelverdi (www.ojec.com/Threshholds.aspx) er publisert på TED

(Tenders Electronic Daily) som er online versjon av 'Supplement to the Official Journal of the

European Union', reservert for Europeiske offentlege Innkjøp.

• Sikre at krav om publisering fylgjer lova.

• Innhente statistikk om offentleg sektor (i fylgje anbodsdokument).

Operatør av Doffin er Eu-supply Holding Ttd. (EU-supply). Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

adminstrerar Doffin på vegne av Nærings og fiskeridepartmentet (NFD).

2 Kombabilitetsvisning

I kompabilitetsvisnings funksjona vil nettstader bli framvist som om du viste dei i ein tidlegare versjon

av internetExplorer. Noe som ofte gjer visningsproblem, men som også kan gje problemar dersom

nettlesaren din er for gammel. Dersom du har vald Kompabilitetsvisning for Doffin tidlegare, vil

kompabilitetsvisningsknappen øvst i høgre hjørne bli blå.

Dersom du ønskjer å stoppe kompabilitetsvisning, vel då kompabilitetsvisningsknappen på nytt og

den vil verte grå.

Vi anbefaler at du slår av kompabliltetsvisning-funksjona for Doffin.

3 Logg inn

3. 1 Kvifor logge inn som leverandør? Når du er påloga så kan du melde interesse i publiserte kunngjeringer på Doffin og motta dokument

som oppdragsgjevarar har gjort tilgjengeleg for kun pålogga brukera. Du vil også få moglegheit til å

lage din eiga personlege søkarprofil

3.2 Korleis logge inn som leverandør? • Gå til www.doffin.no

• Skriv brukarnamn og passord i logg-inn feltet til høgre og vel Logg inn knappen.

3.3 Har du gløymd passordet? • Klikk på Logg inn øvst på siden velg Gløymd passordet.

• Oppgje e-post addressa og klikk send knappen.

• Brukarnamn og mellombels passord vert sendt til din e-post addresse frå noreply@doffin.no

• Lukk alle nettlesera

• Klikk på linka i e-posten med din logg-inn informasjon.

• Skriv logg-inn informasjon. Ver vennleg å legg merke til at passordet er versalsensitiv og

dersom du vel klipp og lim, vær viss på at det ikkje er ekstra mellomrom i byrjinga eller

slutten av feltet. Systemet vil oppfatte dette som ekstra teikn og du vil ikkje kunne logge inn.

• Dersom du går attende til siden kor du fyrst oppga e-post addressa for å få ny logg-inn

informasjon vil det tyde på at du har gjeve feil brukarnamn eller passord. Ver vennleg å

oppgje e-post adressa på nytt . Lukk sida og start på nytt ved å klikke på linken gjeven i e-

posten og vel logg-inn informasjon om att.

4 Registrer leverandørverksemda

Ved å registere verksemda vil du bli tillaten å logge inn og melde interesse i kunngjeringar. Dersom

du melder interesse, vil oppdragsgjevare få mogligheit til å varsle deg via e-post når

endringskunngjering/tillegg er gjort eller når nye dokumentarer opplasta.

• For registering: www.doffin.no

• Velg Logg inn øvst på siden.

• Velg Registrer leverandør og fyll ut skjema

Alle obligatoriske felt er merka med ei stjerne ”*”. Husk å lagre nedst på siden.

Verksemdsregistrering er gratis.

Fyrste brukar som registerer leverandørverksemd vil automatisk bli registrert

som”Verksemdadministrator” for verksemda. Den fyrste brukar (verksemdsadministrator) vil også bli

i stand til å endre administrator eller opprette fleire verksemdsadministratorar. Det er inga

begrensning i talet på brukera eller administratorar, men vær heilt sikker på at alle tilføyde brukera

tilhøyrer same organisasjonsnummer. Dersom brukera tilhøyrer andre organisasjonsnummmer, ny

verksemdsregistrering må bli oppretta for dette nummeret.

Dersom verksemda er allereie registrert med same organisasjonsnummer, varsel vil bli sendt. Ver

vennleg å kontakt Doffin Support via e-post . Du vil då motta informasjon om verksemdas

administatorar. Dersom ønskeleg, kan du då kontakte dem for å få eigen brukarkonto. Videre

registrering med identisk registreringsnummer er tillaten, men vil då bli registert som fleirbruks-

registreringar på Doffin.

Det er ikkje mogleg å integrere desse registeringane i etterkant.

5 Bli brukar på ein allereie registrert leverandørverksemd

Kontakt administrator eller ein av dem, dersom det er fleire, og be om oppretting av brukarkonto .

Dersom du er usikker på kven din administrator er, ver vennleg å kontakte Doffin support som kan

finne dette ut for deg. Du må senda denne anmodning med e-post til support@doffin.no. Ettersom

support ikkje kan svare på slike spørsmål over telefon må du også sende e-post fra verksemdas e-

post addresse. Support kan kun gje informasjon om administratorar i verksemda som er registrert på

same e-post domain som ditt.

6 Gjør deg kjent med din konto Etter at du er logga inn vil følgjande meny bli vist øvst på sida:

1. Vel for å gå til startside”

2. Vel for å lese andre sendte system meldingar vedrørande kunngjeringar du har Meldtt

interesse for.

3. Vel for å sjå liste over linkar til relaterte sider som kan gje nyttig hjelp eller

informasjon.

4. Val av Administrasjon opner ein ”drop down ” meny med brukarprofilar, og dersom du er

administrator, ei liste over verksemdsadministrajon vil også framkomme. Herfra kan du

administrere verksemdsadministrajon eller brukarkonto knytta til verksemdsregistrering.

Brukera tilhøyrande verksemda vi kun se brukarprofilar og informasjon om tilgjengeleg

brukeraog adminstratorar. De kan ikkje redigere denne informasjon.

5. Ved å klikke på ditt namn så kan du sjå og redigere din personlege brukarkonto. T.d. endre

passord, e-post addresse eller brukarnamn.

Til venstre, nedanfor menya, vil du finne våre tilgjengelege tenester. Dersom du velger ”Søk

kunngjøringar” så vil du bli omdirigert til søk etter kunngjøringar. Du vil framleis være pålogga og kan

gå tilbake til forutgåande side ved å klikke på tilbake-knappen (pila) øvst til venstre i nettlesaren.

Dersom du allereie har Meldtt interesse i kunngjeringar så vil du finne informasjon under ”min

registrert interesse”. Klikk på løypande link for finne kunngjeringar som du allereie har meldt

interesse i og som framleis er aktiv. Dersom du klikkar på ”total lenke” så vil du finne alle gamle

kunngjeringar som du har Meldtt interesse i.

Frå den løypande liste vil du finne kunngjerings-id: Namn og oppdragsgjevars interne referanse, som

du kan velje for å få kunngjeringsinformasjon, t.d.. vedlagte dokument, publiserte

endringskunngjeringer, osb. Du vil også finne ein snarveg til kunngjeringslinken, publiserings og

forfallsdato.

Du vil finne all tilgjengeleg informasjon om kunngjeringa dersom du t.d. vel Oppdragsgjevars interne

referanse.

7 For administratorar

7.1 Opprett ekstra brukera Klikk på adminstrasjon øvst på siden og vel brukarprofil.

Du vil nå sjå ei liste over aktive brukera registrert på verksemdsegistering.

1. Brukar som du er logga inn som, er vist som utheva. Klikk på namnet for å vise og redigere

personleg informasjon. T.d. brukernamn, passord, e-post adresse.

2. Tilleggsbrukera er også synleg her. Klikk på brukarnamn for redigering av brukars personlege

informasjon, t.d. brukarnamn, e-post adresse.

3. Brukarens funksjon er presentert. Verksemdas adminstrator har full tilgang til all informasjon

gitt på kontoen. Verksemdbrukera har kun tilgong til personleg informasjon og

kunngjeringer.

4. Siste logg-inn bruker er representert.

5. Klikk på Ny brukar for å føye til tilleggsbrukera til din verksemdskonto.

6. Velg boksen ved siden av brukarnamn og klikk deretter på Slett dersom du ynskjer å fjerne

ein brukar fra din brukarkonto.

7. Opprett forskjellige brukargrupper og legg til brukera i gruppene. Du kan då gje tilgong til ein

kunngjering for en heil brukargruppe samstundes, eller velje brukera individuelt.

8. Klikk ferdig når du ynskjer å forlate sida.

7.2 Endre din verksemdadministrasjon Klikk på Administrasjon øvst på sida og vel Verksemdadministrasjon

Klikk på Endre nedst på sida for å endre verksemdas kontaktinformasjon. Du kan ikkje endre

organisasjonsnummer. Det kan kun bli endra av Doffin support team som vil sammenlikne detaljane

med informasjon i Brønnøysundregistrane før endringane vert utført. Doffin support vil krevja ein e-

post fra din verksemds e-post adresse for å endre denne informasjonen. Dersom ønskeleg kan du

også registrere ein ny leverandørkonto med nytt organisasjonnummer.

Vel Endre på verksemdsprofil for å oppdatere detaljert verksemdsinformasjon.

8 Søk etter kunngjeringar

Gå til www.doffin.no/notice.no for å søkje etter kunngjeringar i Doffin. Du kan bruke filter til venstre

eller skriv nøkkelord eller frase i nøkkelordfeltet, eller en kombinasjon av begge. Begge søk-

knappane, ein like ved nøkkelordfeltet og ein under filteret (nedst til høgre) kan bli brukt for både

søkeord, søk og filtersøk.

8.1 Vel sorteringsrekkefølgje. Du kan velge korleis du vil sortere søkresultatane. Vel ved å sortere rekkefølgje i ”drop down” til

venstre.

8.2 Filtrer søk Det er flere tilgjengelege søkefilter. Det er mulig å bruke kun ein eller alle samstundes. Etter at alle

filtre er etablert, klikk på søk-knappen ved siden av fritekst boksen med eller uten nøkkelord.

Fylkar og kommunar

Velg fylke eller kommune fra drop down lista. Dersom du skriver fyrste bokstav og velger enter så

kan du gå gjennom lista alfabetisk.

Kunngjeringstype

Velg hvilken kunngjeringstype du er interessert i.

Publikasjonstype

Velg hviken publikasjonstype du er interssert i:

Inkluder utgåtte kunngjeringer

Dersom du vel ”inkluder utgåtte kunngjeringer” i utfyllingsboksen, så vil dette gjere det mogleg å

søkje etter at kontrakten er utgått.

Kategoriar

For å filtrere kategoriar, bruker Doffin CPV (commom procurement vocabulary) kodesystem for å

kategorisera verksemdssektorane. CPV kodesystemet er bygd opp som hovudgruppar og

undergruppar. CPV etablerar eit enkelt klassifikasjonssytem for offentlege kunngjeringar kor førmålet

er å standardisere referansar brukt av oppdragsgjevera og einingar for å beskrive gjenstand i

innkjøpskontraktar.

Klikk på kategorifelt og pop-up vindauge vil komme til syne.

Skriv nøkkelord (1)og klikk Søk, eller vel kategori i lista. Vel avkryssingsboksen ved sida av koden. Du

kan finne underkodar dersom du vel pilen ved sida av koden. Velg avkryssingsbokser ved sida av dei

ønskja koder(3) og klikk på Vel nedst på siden (4).

Søket ditt vil nå inkludere alle kunngjeringarr med alle koder inkludert i det samme kodesysteme du

har vald.

Doffin referanse

Skriv presis referanse for å søkje etter kunngjering. Doffin referansar har følgjande format yyyy-

111111. Du kan kun bruke dette feltet for å søkje etter opprinneleg kunngjering, ingen

endringskunngjeringar. Du kan allikevel finne alle endringkunnjeringar som tilhøyrer kunngjeringa,

når du opner originalkunngjeringa.

Dato utgjengen

Du kan filtrera dine søk ved hjelp av dato utgjengen.. Søket ditt vil kun inkludere kunngjeringar

innanfor fylgjande tidsperiode:

• Klikk på dato utgjengen frå feltet og vel ønska dato utgjengen frå kalenderen. Du kan også

skrive dato direkte inn i feltet som format dd.mm.yyyy.

• Klikk på dato utgjeven til feltet og vel ønska dato utgjengen frå kalenderen. Du kan også

skrive dato direkte i feltet som format dd.mm.yyyy.

Kunngjeringsdato

Du kan filtrere kunngjeringssøket ditt basert på kunngjeringsdato. Søket vil da kun inkludere

kunngjeringar innan denne tidsperioda.

• Klikk på Kunngjeringsdato frå feltet og vel ønska kunngjeringsdato frå kalenderen. Du kan

også velje dato direkte frå feltet i format dd.mm.yyyy.

• Klikk på Kunngjeringsdato til feltet og vel ønska kunngjeringsdato frå kalenderen. Du kan

også velje en dato direkte i til feltet i format dd.mm.yyyy.

8.3 Bruk fritekst søk • Du kan søkje etter uansett nøkkelord brukt av oppdragsgjevar i deira kunngeringar. Du kan

også søkje etter formuleringar ved å bruke hermeteikn (”.....”).

• For å ekskludere ord frå søk, bruk minus tegn (-) foran ord som skal ekskluderast.

• For å unngå for monge treff i Doffin, ignorer vanlege ord slik som ”og”, ”eller”, ”http”, osb.

Dersom du vil vere sikker på at du søkjer på kunngjeringar som inneheld ord som du tror er

eit ”stop-ord, ver vennleg å sett pluss tegnet (+) framanfor ordet.

8.4 Lagre søkjarprofil Velg alle ønska filtre og/eller nøkkelord og klikk ”søk”. Lagre søket som eit bokmerke. Den raskaste

måten er å velge ctrl+d i nettlesaren. Eller du kan føljge instruksjonar gitt av relevant nettlesar.

Internet Explorer

• Klikk på stjerna øvst i venstre hjørne

• Bokmerket er automatisk tilføyd i nærleiken av stjerna.

Google Chrome

• Klikk på stjerna øvst i høgre hjørne.

• Stjerna vil bli gul. Klikk på ferdig

Mozilla Firefox

• Klikk på stjerna til høgre på sida.

• Stjerna vil bli gul. Klikk på ferdig

9 Meldt interesse for å motta oppdateringar Fra kunngjeringas søkeside http://doffin.no/notice, kan du velje tittel på den relevante kunngjering

for å få meir informasjon.

Klikk på knappen for meldt interesse.

Du må være pålogget før du kan melde interesse. Denne knappen vil omdirigere deg til ein av de

fylgjande sider, kor du kan melde interesse:

1. Meldt interesseside hos Doffin - dersom kunngjeringa er oppretta i Doffin.

2. Logg-inn siden - dersom kunngjeringa er oppretta i Doffin og du var ikkje innlogget før du

utførte søket

3. Et eksternt anbodssystem - dersom anbodet er handtert i eit elektronisk system utanom

Doffin og sendt elektronisk frå dette systemet.

Du vil då motta e-post varslar når oppdragsgjever publiserar ny informasjon.

Du kan trekke attende interessen dersom du logger inn og opner kunngjeringa ved å velje

kunngjeringsreferanse og deretter klikke på Trekkje interesse.

10 Vis eller last ned dokumentar

Dersom oppdragsgjevar har gjort dokumentet offentleg tilgjengeleg, kan du laste ned dokumentane

ved å klikke på dokumentetmappeikonet til høgre.

Du kan sjå dei lista dokumenta, og vise eller laste dei ned ved å klikke på dokumentnamnet.

Dersom det ikke er mogleg å klikke på dokumentane , må du melde interesse før du kan opne eller

nedlaste dei. Status auge vil då bli gråttt for å vise at oppdragsgjevar har vald begrensa offentleg

innsyn i dokumentane.

11 Doffin support

For ytterlegare rettleiing og tekinsk support, ver vennleg å kontakt Doffin support på:

Telefon: 23 96 00 10

E-post : support@doffin.no

.