Sophie MazzerelliGeneviève Roissac

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DOCUMENTSADMINISTRATIFS

&COMMERCIAUX

© Eyrolles Éducation / Gep Éditions, 2014ISBN : 978-2-84425-992-9

Fiche <N° Fiche> <Titre fiche> Fiche 3 L’appel d’offres et les documents annexes (tarif, catalogue…) 21

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Fiche

�� Activité 1. Répondre à un appel d’offres hors marché public et exploiter un tarif, un catalogue et des condi-tions générales de vente

�� Activité 2. Rechercher et cibler des fournisseurs

�� Activité 3. Réaliser et envoyer un cahier des charges d’un appel d’offres hors marché public

�� Activité 4. Exploiter les résultats d’un appel d’offres hors marché public et participer au choix d’un fournisseur

Compétences mises en œuvre

– Un appel d’offres est une procédure réglementée, par laquelle une entreprise demande à diffé-rents offreurs de faire une proposition commerciale chiffrée en réponse à un besoin (produit ou service) clairement identifié (cahier des charges).

– L’appel d’offres est une mise en compétition, les soumissionnaires (entreprises qui souhaitent répondre à l’appel d’offres) devront donc s’attacher à proposer des offres présentant le meilleur rapport qualité/prix, au regard des besoins du commanditaire et compléter rigoureusement le cahier des charges.

– L’appel d’offres permet de sélectionner le prestataire proposant l’offre la plus adaptée au besoin et au meilleur prix.

• Étape 1 : éliminer les propositions qui ne correspondent pas précisément à la demande.

• Étape 2 : comparer dans un tableau les différentes offres, critère par critère.

• Étape 3 : classer les fournisseurs en fonction des critères prioritaires.

– Les appels d’offres sont principalement utilisés (obligation légale) pour le passage des marchés publics mais ils peuvent également être passés, en dehors du cadre légal spécifique, par des entreprises pour la recherche de fournisseurs.

– Au-dessus du seuil de 90 000 €, les appels d’offres relatifs à un marché public (contrats conclus à titre onéreux avec des personnes publiques ou privées, par des personnes morales de droit public : collectivités territoriales, État, établissements publics pour l’acquisition de prestations de services, de fournitures ou de travaux) doivent obligatoirement être diffusés sur le BOAMP (Bulletin officiel des annonces des marchés publics.

Connaissances mobilisées

L’APPEL D’OFFRES ET LES DOCUMENTS ANNEXES

(TARIF, CATALOGUE…)

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Fiche 3

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DOCUMENTS

Document 1 Mail de la Banque Populaire et cahier des charges de l’appel d’offres

MOB’PRO46 rue Loïc Ferrand Mistral69006 Lyon 04 87 25 62 85 04 87 25 62 54 mobpro@laposte.frSiret : 963 002 365 88478

Activité de l’entreprise : fabrication et commercialisation de mobilier de bureau.L’entreprise est constituée d’un entrepôt de 1 000 m2 et d’un bâtiment de 100 m2 sur 2 étages, où se trouvent la direction et les services des ressources humaines, de la comptabilité et du commercial.Directeur Général : M. PoirierDirectrice commerciale : Mme Irka

Votre activité : stagiaire dans l’entreprise MOB’PRO, votre tuteur vous demande de préparer la réponse à l’appel d’offres de la Banque Populaire concernant l’équipement de sa plateforme téléphonique clients à Vienne.Il vous charge également de réaliser un appel d’offres pour l’entretien des locaux du bâtiment de 100 m2. La technicienne de surface en charge de l’entretien ayant démissionné, le directeur souhaite confier cette mission à une entreprise de nettoyage.

Mise en situation

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Fiche 3 L’appel d’offres et les documents annexes (tarif, catalogue…) Fiche 3 L’appel d’offres et les documents annexes (tarif, catalogue…) 23

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eDOCUMENTS

Document 2 Extrait du catalogue : mobilier bureau

Plateau mélaminé sur base médium ép. 25 mm chants vernis. Panneau central pour les mo-dules en médium ventilé et amovible avec en partie centrale un obturateur diamètre 80 mm. Caisson unité centrale en mélaminé ép. 19 mm chants ABS équipé d’une tablette réglable. Le fond est ouvert pour faciliter les branchements et permettre une bonne ventilation des UC. Voile de fond amovible en mélaminé ép. 19 mm.

Mobilier livré démonté.6 postes : Réf. 8002-PLHT : 1 949,53 €Éco* : 11,66 €TTC : 2 353,40 € (TVA 20 %)Encombrement : 2 300 mm

4 postes : Réf. 8000-PLHT : 1 392,78 €Éco* : 10,68 €TTC : 1 684,15 € (TVA 20 %)Encombrement : 2 300 mm

Cahier des charges à compléter et à nous retourner par mailNom de l’entreprise

Adresse postale

Téléphone

Adresse mail

N° Siret

Nom du Directeur

Nom du responsable commercial

4 îlots de 4 bureaux en mélaminé avec caisson pour unité centrale avec un encombrement maximum de 2 300 mm, livrés démontés

Référence : Prix unitaire HT :Encombrement :Prix unitaire TTC :Coût total TTC :

16 fauteuils sur roulettes, en tissus, sans accoudoirs avec dossier aéré, couleur orange

Référence : Prix unitaire HT :Prix unitaire TTC :Coût total :

Frais de livraison

Délai de livraison

Délai de paiement

Mode de paiement

Conditions commerciales

Coût total HT

Coût total TTC

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DOCUMENTS

5 postes : Réf. 8001-PL

HT : 1 672,07 €

Éco* : 11,26 €

TTC : 2 020 € (TVA 20 %)

Encombrement : 2 300 mm

4 postes : Réf. 9 001-PH

HT : 1 672,07 €

Éco* : 11,26 €

TTC : 2 020 € (TVA 20 %)

Encombrement : 5 300 mm/2 300 mm

3 postes : Réf. 6003-PS

HT : 1 392,78 €

Éco* : 10,68 €

TTC : 1 684,15 € (TVA 20 %)

Encombrement : 2 000 mm

Réf. : KL1

HT : 210,96 €

Éco* : 1,34 €

TTC : 254,76 € (TVA 20 %)

Coloris : vert, orange, noir

Réf. : KL4

HT : 149,51 €

Éco* : 1,03 €

TTC : 180,65 € (TVA 20 %)

Coloris : vert, orange, noir

* Éco participation : « coût » ajouté au prix de vente des appareils électriques ou électroniques ou à des éléments d’ameublement vendus en France pour compenser le coût de la collecte et du traite-ment des déchets de ces produits en fin de vie. Il est entièrement reversé aux organismes réalisant ces tâches.

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Document 3 Extrait des conditions générales de vente de MOB’PRO

2. Prix et délais de livraison

2.1. Les prix des produits commercialisés par notre société figurent sur notre tarif et les tarifs en vigueur de nos fabricants. Ils s’entendent en euros, hors taxes, franco de port (frais de livraison compris dans les prix).

2.2. Les prestations d’études d’aménagement ou de réaménagement sont facturées sur la base du temps réel passé par nos chefs de projets de nos chargés de projets, aux taux horaires en vigueur, majoré des frais de déplacement et de séjour.

2.3. Les prestations d’installation sont facturées sur la base d’un forfait ou sur la base du temps réel passé par nos chefs monteurs et monteurs aux taux horaires en vigueur, majorée des frais de déplacement et de séjour.

2.4. Les prestations de Service après vente (SAV) sont facturées sur la base de tarif SAV en vigueur et du temps réel passé par nos personnels aux taux horaires en vigueur, majoré d’un forfait de déplacement.

2.5. Nos propositions de prix et de délais de livraison ne sont valables que pendant 2 mois sauf indication d’un autre délai dans nos offres. Passé ce délai, elles sont modifiables à tout moment. Nos délais de livraison sont de 1 mois à compter du jour de la com-mande.

3. Conditions de paiement

3.1 Sauf accord écrit spécifique figurant dans nos confirmations de commande, les condi-tions de paiement sont de 100  % à la commande. Sauf accord écrit spécifique, les paiements sont faits par virement bancaire net de frais au lieu de notre siège social la banque émettrice et la banque bénéficiaire devant supporter leurs frais respectifs.

3.2 Nous nous réservons le droit de modifier les conditions de paiement convenues en cas d’information sur la possibilité d’un changement substantiel de la situation du Client.

3.3 Tout retard de paiement entraînera immédiatement et sans préavis :

– l’application au Client de pénalités de retard au taux le plus élevé entre 12 % et un taux de 3 fois l’intérêt légal en vigueur en France à la date de paiement, sur les montants demeurant dus à notre société à quelque titre que ce soit ;

– une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera également due ;

– la suppression des commandes en cours.

3.4 Une remise commerciale de 2  % est accordée pour toute commande supérieure à 9 000 € HT.

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DOCUMENTS

Document 4

Document 5

Document 6

Note de service du Directeur

Lettre de mission de Mme Riou, technicienne de surface

Extrait du fichier clients

Note de service N ° 24 du 9 maiExpéditeur : M. CourtDestinataire : Mme Irka

Objet : entretien des locaux du bâtiment de 100 m2

En vue de remplacer la technicienne de surface en charge de l’entretien qui a démissionné, j’ai décidé de confier cette mission à une entreprise de nettoyage. Je vous charge de réaliser un appel d’offres pour trouver la proposition la plus intéressante possible. Pour information, la prestation de cette entreprise devra être similaire à celle fournie par notre ancienne salariée et son coût par mois ne devra pas être supérieur à celui de son salaire mensuel à savoir 2 100 € (charges patronales comprises). Le nettoyage doit être fait dans tous les bureaux avant 7 h 30 du matin ou après 18 h 30, du lundi au vendredi. Je vous mets en copie sa lettre de mission jointe à son ancien contrat de travail. Il est impératif que cette entreprise démarre sa presta-tion dès le 1er juin et qu’elle soit basée près de notre entreprise. Consultez notre fichier clients, car il serait judicieux de les faire travailler. Il est important de savoir le nombre d’heures et d‘employés missionnés chaque jour. Prévoir une période d’essai d’au moins 1 mois.

Merci de me tenir au courant par mail.

Dans le cadre de votre contrat de travail à durée indéterminée, à 35 h par semaine, votre mission consiste à entretenir les locaux du bâtiment de 100 m2 en respectant les conditions suivantes.

Travaux quotidiens

Travaux hebdomadaires

Travaux mensuels

Dépoussiérage des bureaux X

Nettoyage des appareils téléphoniques et informatiques X

Aspiration des sols X

Nettoyage des vitres X

Dépoussiérage du mobilier (armoires, étagères) X

Nettoyage des radiateurs, des plinthes X

Enlèvement des toiles d’araignées X

Nettoyage des sols X

Vidage des poubelles X

Remplissage des distributeurs à consommables X

Nom de l’entreprise

Secteur d’activité Adresse Téléphone Mail Responsable

La Rationnelle Entreprise de nettoyage pour professionnels

67 rue Artisans, ZA La Bassette 01800 Meximieux

04 74 61 15 35 larationnelle @orange.fr M. Rak

B. Pro Nett Entreprise de nettoyage pour professionnels

90 rue Bugeaud, 69006 Lyon 04 78 52 19 91 bpronetlyon

@laposte.fr Mme Pal

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eDOCUMENTS

Document 7

Document 8

Extrait de la liste d’entreprises de nettoyage communiquées par Google

Réponses à l’appel d’offres

AEntreprise de nettoyage Lyon

19 rue de l’Abbé Boisard, 69007 Lyon 06 27 43 94 88 – entreprise-de-nettoyage-lyon.com / entreprise-de-nettoyage-lyon@hotmail.fr

BMontessuit Nettoyage

72 rue Pierre Audry, 69009 Lyon06 63 01 40 28 – montessuitnettoyage.e-monsite.com / montessuitnettoyage-e.monsite@orange.fr

Extrait cahier des charges

Nom de l’entreprise SOCIÉTÉ DE NETTOYAGE LYON

Adresse postale 19 rue de l’Abbé Boisard, 69007 Lyon

Téléphone 06 27 43 94 88

Adresse mail entreprise-de-nettoyage-lyon@hotmail.fr

Nom du Directeur Mme Adian

Nom du responsable commercial M. Tarda

Prestations attendues Toutes

Tranche horaires d’intervention 4 h 30 – 7 h 30 / 18 h 30 – 22 h 30

Nombre d’employés/nombre d’heure par jour 1/6 h

Date de démarrage du contrat 1er juin

Durée période d’essai 2 mois d’essai

Coût mensuel 1 700 €

Délai de Paiement À réception facture

Mode de paiement Par virement

Extrait cahier des charges

Nom de l’entreprise NET PRO

Adresse postale 90 rue Bugeaud, 69006 Lyon

Téléphone 04 78 52 19 91

Adresse mail bpronett@laposte.fr

Nom du Directeur M. Acotto

Nom du responsable commercial Mme Jacquemend

Prestations attendues Toutes

Tranche horaires d’intervention 5 h 30 – 7 h 30 / 18 h 30 – 21 h 30

Nombre d’employés/nombre d’heure par jour 2/3 h

Date de démarrage du contrat 1er juin

Durée période d’essai 1 mois d’essai

Coût mensuel 1 600 €

Délai de Paiement À réception facture

Mode de paiement Par virement

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TRAVAIL À FAIRE

Répondre à un appel d’offres hors marché public, exploiter un tarif, un catalogue et des conditions générales de vente

Votre tuteur vous demande de préparer la réponse à l’appel d’offres de la Banque Popu-laire concernant l’équipement de sa plateforme téléphonique clients à Vienne.

Rédigez le mail de réponse dans l’annexe 1.

Situation

Votre tuteur vous charge également de réaliser un appel d’offres pour l’entretien des locaux du bâtiment de 100 m2. La technicienne de surface en charge de l’entretien ayant démissionné, le directeur souhaite confier cette mission à une entreprise de nettoyage.

Complétez le cahier des charges à envoyer en pièce jointe (annexe 2).

Situation

ACTIVITÉ 1

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