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Service Pack 70- Gestión Humana

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SERVICE PACK – 70

Actualizaciones Ejecutables Gestión Humana

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ISO 9001–2000

Historia del Documento

Versión Descripción Cambio Fecha

1 Actualizaciones de Ejecutables Gestión Humana 24/11/2014

Elaborado:

Lida Acuña Beltrán

Nelson Poveda Vásquez

Revisado: Carmen Roncería Tovar

Gerente de Calidad

Aprobado: Carolina Gómez

Product Owner

Versión:

12.6

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TABLA DE CONTENIDO

1. Biodata - Educación Formal KBiEdfor 2. Biodata - Educación No Formal KBiEdnfo 3. Reclutamiento - Educación Formal KRLEdfor 4. Educación No Formal KRLEdnfo 5. Reclutamiento KRLEmple 6. Aplicación de Pruebas KSLAppru 7. Consulta de Aspirantes KSLConas 8. Consolidación Detalle de Pruebas KSLConpr 9. Maestro Consolidado de Aspirantes KSLIncoa 10. Selección de Candidatos KSLSelca 11. Calendario de Pruebas KSLCapru 12. Transferencia de Datos Aspirantes KSLTrada 13. Maestro de Cargos KBiCargo 14. Revisión Hojas de Vida Externas KRLRhvex 15. Experiencia Laboral KRLHvext 16. Datos Adicionales KBiDatad 17. Parámetros de Selección KSlParsl

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1. Biodata - Educación Formal KBiEdfor, Versión 12.6.0.17

Con esta versión se mejora el programa para que permita adjuntar los documentos soporte de Educación Formal, los cuales, pueden estar grabados como documentos en

Word (.doc), una imagen (.jpg) o en pdf. El programa permite cargar todos los archivos o soportes que se necesite.

En cada modalidad se pueden cargar los soportes respectivos con las mismas características ya mencionadas.

Para subir estos documentos se debe hacer a través de campo Visualización y/o Cargue de Archivos:

Para subir los documentos dar Click en la pestaña Cargue de Archivos al dar Click el Sistema abre una ventana a través de la cual se puede realizar el proceso cargue de

archivo, una vez se despliega esta ventana dar Click en Nuevo para proceder a subir

el documento previamente guardado. Para subirlo se hace Click en y a través de

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este link se busca el documento guardado, dar nombre al archivo subido y aplicar para guardar.

Una vez cargado el documento, este o estos se pueden visualizar dando clip en Visualizar archivo:

Nota: Una forma de saber si existen soportes o archivos adjuntos es por el color de la imagen del campo visualización y/o cargue archivos, ya que si No hay documentos la

flecha aparece en rojo, pero Si existen documentos esta flecha es de color verde:

Sin Documentos Con Documentos

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2. Biodata - Educación No Formal KBiEdnfo, Versión 12.6.0.16

Con esta nueva versión se valida el programa para poder realizar el cargue de los soportes de la Educación no Formal al igual como se realiza el proceso de cargue de documentos de Educación Formal.

Click en

Cargue de Archivos

Click en Visualiz

ar Archivo

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3. Reclutamiento de Educación Formal KRLEdfor, Versión 12.6.0.12

En esta versión se modifica el programa para que se generen los archivos en las carpetas WRK (“WRK” es una de las extensiones de Archivo que define el tipo de Archivo y su Contenido) del módulo y por Usuario para que no se generen bloqueos de archivos, y

además, estos se puedan adjuntar y visualizar posteriormente de forma satisfactoria. El programa permite cargar todos los archivos que se requieran.

Click en

Cargue de Archivos

Para adjuntar Archivos se hace

Click en Nuevo, se ingresa el documento archivado y Click en

Abrir, el Sistema Inserta la información y de nuevo Click en

Visualizar Archivo.

Click en Visualiz

ar

Archivo

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4. Educación No Formal KRLEdnfo, Versión: 12.6.0.12

En esta versión se modifica el programa para que se generen los archivos en las carpetas WRK del módulo y por usuario para que no se generen bloqueos de archivos y estos se puedan adjuntar y visualizar posteriormente de forma satisfactoria.

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5. Reclutamiento KRLEmple, Versión: 12.6.0.23 En esta versión se modificó la vista preliminar de la foto tanto en el reporte como en la

vista principal de la forma, igualmente como una mejora al sistema y para optimización del tiempo y mayor facilidad para cambiar o agregar la foto se puede hacer solo copiando y pegando el objeto, es decir, que no es necesario adjuntar archivo, lo único que se debe

tener en cuenta es que la resolución de la fotografía sea de excelente calidad.

Mejora en la Funcionalida

d de Adjuntar

Foto

Clic

k

Foto

Adjunta

Click

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Para visualizar el Registro del Dato de Reclutamiento hacer Click en

Presentación Preliminar :

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6. Aplicación de Pruebas KSLAppru, Versión 12.6.0.31

Como mejora en esta versión al programa Aplicación de Pruebas KSLAppru, en la carpeta “Aspirantes de la Prueba” se agregó campo para adjuntar las pruebas presentadas por el aspirantes, estos soportes se pueden adicionar en Word, pdf o como imagen.

Para subir el documento dar clip en la pestaña Adjuntar documento de prueba ; al

hacerlo abre una carpeta proceso cargue de archivos, en esta dar clip en para que

el programa active grilla para adjuntar el documento.

Luego de subir el Documento o Soporte dar Click en Aplicar para guardar el

documento y poder visualizarlo , Ejemplo:

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Clic

k

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7. Consulta de Aspirantes KSLConas, Versión 12.6.0.9 Como mejora a este programa se creó en Mail de Notificación de Pruebas KSLPruma el Check llamado “No Admitido en el Proceso”, este correo utiliza los siguientes Tags:

<<Nomcarp>>: Nombre del cargo a proveer <<Codcarp>>: Código del cargo a proveer

<<Codrequ>>: Código de la requisición <<Apeaspi>>: Apellido aspirante <<Nomaspi>>: Nombre aspirante

<<Codaspi>>: Código aspirante Los mails se pueden parametrizar con estos Tags y el correo será enviado desde

Consulta Aspirantes KSLConas al aspirante inscrito, bien sea, Interno o Externo según aplique.

Para el envío de estos correos en KSLConas se crea el Botón denominado: “Enviar E-Mail”, cuando se marque criterio de aceptación en "N"; este lee el correo parametrizado en KSLPruma "No admitido en el Proceso".

El objetivo de este Botón es que a las personas que se les deja en KSLConas con Criterio de Aceptación en “N” (No) se les notifique que no harán parte del Proceso de Selección.

La información es enviada al Correo que se creó en el programa de Reclutamiento KRLEmple o en el Maestro de Empleados KBiEmple dependiendo del tipo de aspirante

ya sea interno o externo.

Nuevo Botón de

Opción: “No Admitido en el

Proceso”

Ejemplo de Tags del

Programa

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Selección - Consulta Aspirantes KSLConas:

Ejemplo: Iniciar Proceso activando el Botón de Nuevo y luego Click en la Lupa

de Selección para seleccionar al personal:

Nuevo

Check: Enviar E-Mail

Clic

k

Se despliega la Lista de Grupos de Selección

Click

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Reporte del Programa: Selección - Consulta Aspirantes KSLConas.

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8. Consolidación Detalle de Pruebas KSLConpr, Versión 12.6.0.10

Con esta nueva versión se mejoró los tiempos en el procesamiento de los datos.

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9. Maestro consolidado Aspirantes KSLIncoa, Versión 12.6.0.20 Con esta versión el campo “Decisión Gerencial” posee las siguientes opciones:

No seleccionado Seleccionado Elegible

Elegible en Otro proceso

Este campo se actualizará desde Kactus Web “Concepto de Selección”, con la opción

elegida por el aprobador seleccionado por la compañía. Al lado de “Decisión Gerencial” se creó un nuevo campo tipo Check llamado “WEB”, al

seleccionar la opción “Elegible” del campo Decisión Gerencial y adicionalmente marcar el check “WEB”, el Sistema publica el resumen ejecutivo del candidato en el Self Service (Líder) en la opción “Concepto de Selección”, para que el aprobador lea el informe del

candidato y lo apruebe o no para contratación.

Opciones de Combo Box o Lista

Desplegable

Nuevo

Check

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Se creó una nueva pestaña “Notificar Nuevo Ingreso” el cual se activa al escoger “Seleccionado” del campo “Decisión Gerencial” y a través de esta aplicación se le

notifica a vía de correo electrónico al Aspirante que fue seleccionado.

Se amplió el tamaño del campo “Detalle de Decisión” (det_desc) y en este se registrará el resumen ejecutivo de las observaciones que dan las Psicólogas de Selección del Candidato elegible para Contratación.

Se cambió el nombre a la carpeta “Recomendación Talento Humano”, por “Detalle de

Gestión Humana” se deja el espacio para que el encargado de Gestión Humana digite su opinión sobre el Candidato y el Aprobador de las Contrataciones vía web (Self Service) pueda visualizarlas.

Ampliació

n

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En la Pestaña “Evaluadores” tabla detalle (sl_dicae) se incluyó en la Grilla un nuevo campo llamado “Indicador”, este campo tiene 2 opciones por combo: “P”= Prueba de

Selección y “D”= Decisión Gerencial:

La Opción P - Pruebas de Selección tiene como función con el programa

Consolidación Detalle de Pruebas KSLConpr inserta los registros de los Evaluadores que calificaron pruebas del aspirante.

La Opción D – Decisión Gerencial es el indicador que se utiliza cuando se decide

una contratación por Orden de Gerencia, el usuario del Sistema debe de ingresar los datos del Candidato de Forma Manual.

Nuevo Campo

Dos Opciones

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10. Selección de Candidatos KSLSelca, Versión 12.6.0.21

Este proceso permite calificar a los candidatos para continuar al proceso de Selección.

Información General:

En esta pestaña se insertan los datos de la convocatoria realizada, está conformada por los siguientes campos:

Grupo de Selección:

En este campo cuando se ingresa un nuevo registro a través de la Lupa de Selección se puede escoger el grupo del que van a hacer parte los aspirantes a ser seleccionados, esta información es leída del programa Grupos de Selección KSLGrsel.

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Requisición:

Este campo hace referencia al número de la requisición, al dar Click en la Lupa de Selección se puede escoger la requisición correspondiente, el nombre del cargo lo trae el sistema automáticamente, es la razón por la cual se abrió la convocatoria y se

seleccionará el o los candidatos para el proceso. Esta información es leída del programa Requisición de Personal KSLReqpe.

Perfiles Empleado

Hace referencia a la procedencia de los perfiles aplicados en la

convocatoria si se hizo del Maestro de cargos - KBiCargo o Planta de Personal – KAcPlant.

Candidatos

Hace referencia a la fuente de reclutamiento, si fue externa o interna.

Validaciones

No validar cargo aspirante:

Cuando se da check a este campo el sistema no tiene en cuenta el cargo del aspirante sino el Perfil con el que cumple cada candidato.

Validar Consulta Aspirantes:

Al dar check en esta opción el sistema inserta los aspirantes que se inscribieron

para ese cargo desde la web KRLWEB.

Validar Peso: Valida los perfiles según el peso dado en el Maestro de cargo

KBiCargo contra el peso de cada perfil que tiene cada candidato.

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Validar Posibles Cargos: El sistema valida los posibles cargos

preseleccionados en el programa Revisión de Hoja de Vida Externa KRlRhvex teniendo en cuenta el perfil de los aspirantes.

ASPIRANTES:

En esta pestaña se pueden traer uno a uno todos los candidatos postulados para el cargo seleccionado e igualmente se puede agregar manualmente algún candidato que no esté inscrito en la web. Al dar Nuevo el sistema activa los campos Empresa, Tipo

Identificación, Nombre y Apellido. En tipo hay un Combo Box para seleccionar si el aspirante es Interno, Externo o Reingreso, al seleccionar Interno o Reingreso la información es leída del programa Contratos KNmContr y al seleccionar Externo el

sistema nos trae la información del programa Maestro datos personales KRlEmple.

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Convenciones de la Calificación:

Estos botones permiten borrar, grabar e incluir un candidato que no se haya inscrito por la web.

Trae el total de perfiles requeridos para ocupar el cargo

y el mínimo para poder aplicar.

Este icono permite hacer envió de un correo electrónico a los candidatos para

hacerles saber que ingresaran a un proceso de selección.

Estos Botones califican a los candidatos, el botón de selección compara las calificaciones con los perfiles requeridos, y selección los envía al proceso de selección.

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11. Calendario de Pruebas KSLCapru, Versión 12.6.0.14

La función de este programa es la Organiza del Calendario para aplicar las pruebas. Se

pueden definir dos tipos de calendario:

Detallado: En este se deberá establecer la fecha y hora en la que se ejecutará la

prueba a cada aspirante.

General: En este tipo de calendario no es necesario definir fechas específicas.

Una vez preseleccionados los aspirantes a través del se traen las requisiciones

pendientes por definirles el calendario de pruebas, en la Grilla de Aspirantes Preseleccionados el sistema trae a los aspirantes para el Cargo requerido.

El botón de Iniciar Proceso sirve para dar inicio al proceso de aplicación

de pruebas de la requisición escogida. Este botón solo se visualiza cuando el operador se ubica en la primera prueba, enviando todo el detalle necesario al programa Aplicación

Pruebas KSLAppru.

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El botón de Adicionar Nuevos Aspirantes sirve para poder citar nuevos aspirantes a pruebas, siempre y cuando, la requisición este abierta y en "Consulta de Aspirantes KSLConas” este aceptado. Una vez se adicionen los nuevos aspirantes se

da Click en Iniciar Proceso .

El botón de Notificar Citación hace él envió de los correos de citación tanto para los Evaluados como a los Evaluadores, según lo parametrizado en el programa Parámetros Mail Notificación de Pruebas KSlPruma.

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12. Transferencia de Datos Aspirantes KSLTrada, Versión 12.6.0.55

Se valida la funcionalidad de la Transferencia de Datos de los Aspirantes KSLTrada con el Programa de Calendarios de Biodata KBiCalen con el fin de que

el Sistema identifique de manera acertada los días laborales y de descanso (Sábados, Domingos y Festivos), actualizando de forma correcta los días transcurridos de selección en el programa KSLREQPE (Requisición de personal)

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INICIA PROCESO

NOMINA

Aspirante estado

NO SELECCCIONADO

(KSlIncoa)

Contrato

(KNmContr)

Empleados

(KBiEmple)

Planta

(KAcPlant)

Jefe de Contratación

Aspirante estado

ELEGIBLE

(KSlIncoa)

Transferencia de Datos -

Contratado

(KSlTrada)

2

CONTRATACION

Resultado Examen

Ingreso

(KBiDatad)

Envió a Exámenes

MédicosAPTO

NO APTO

Candidatos

Pre – Seleccionados

(KSlIncoa)

Termina el proceso para

el postulante

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13. Maestro de Cargos KBiCargo, Versión 12.6.0.14

Dentro de las validaciones que se realizaron al Maestro de Cargos KBiCargo se encuentran las siguientes:

Se confirmar los Permisos y Roles que se otorgan a los Usuarios del Sistema para

que solo tengan acceso a consultas y descargue de reportes negando el acceso a otras funciones como adición de información en Grillas y Campos, según el rol parametrizado para cada uno.

Se agrega en el Maestro de Cargos KBiCargo la funcionalidad de “Generar

Histórico” en el Evento: Before Post del Qry BiCargo, el cual, se activa cuando se

hace Click en el Botón de Editar generando un registro de actividad para ser verificado por Auditoria en caso de ser necesario.

Click en Editar activa “Generar Histórico”

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Se organiza el orden de la Grilla de la Pestaña “Roles Asociado” y en la Lupa del “Número de Rol” genere la Información dependiendo del Campo Ind_ Roll

(Indicador de Rol) y su estado en “S”.

Como mejora se crearon nuevas funciones para que al momento de editar o eliminar los registros en los detalles que se encuentran en este programa quede evidenciado o

registrado en el programa Log de Auditoría KGnLogbo, las cuales, quedarán a nombre de KBiCargo.

Cambio en el Orden de Secuencia

Click en Lupa

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14. Revisión Hojas de Vida Externa KRLRhvex, Versión 12.6.0.6

En el programa Revisión de Hojas de vida Externa KRLRhvex existe el campo “Indicador de Aceptación” el cual consta de los siguientes botones de opción:

Aceptada: Al seleccionar esta opción indica que la hoja de vida enviada fue

aceptada.

Pendiente: Este indicador es colocado por el sistema cuando es ingresada la hoja

de vida ya sea por el aspirante desde la página web KactusRlweb o por el

administrador desde el Programa Reclutamiento KRlEmple. Este estado le indica al usuario que aún no se ha realizado ninguna revisión de esta hoja de vida.

Rechazada: Indica que la hoja fue rechazada por la compañía y de forma automática el sistema habilitara el motivo del rechazo para ser ingresado por el usuario.

Actualizada: Indica que la hoja de vida fue revisada por el usuario pero que el

aspirante actualizo su hoja de vida recientemente desde la página web

KactusRlweb, por lo cual, es necesaria la revisión de hoja de vida con la información complementada por el aspirante.

Click Botón “Editar Registro”

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El Indicador de Aceptación se cambia dando clip en la pestaña “Editar Registro” , al

dar Click en esta pestaña se puede cambiar el estado de la Hoja de Vida y allí se pueden escribir las observaciones respectivas:

a. Si la hoja vida estaba en estado Pendiente y se cambia a estado Acepta y una vez

se hayan colocado las observaciones respectiva al dar Aceptar el sistema muestra

una ventana emergente indicando que los perfiles han sido insertados, se acepta y en el campo detalle decisión quedan las observaciones registradas, y la grilla “Posibles Cargos” queda habilitada para seleccionar el cargo al cual dependiendo

del perfil se pueda ubicar al aspirante:

b. Si se escoge la opción de Rechazada se activa el campo Motivo de rechazo y allí

se puede seleccionar la posible causa de rechazo, luego se digitan las

observaciones del caso y se hace Click en Aceptar.

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c. Si se requiere actualizar la hoja de vida se realiza a través de los siguientes

campos:

Datos Personales: Este campo tiene un Link con el programa Reclutamiento datos personales KRLEmple

Educación Formal:

A través de este campo se puede actualizar los datos del programa

Reclutamiento Educación Formal KRLEdfor.

Educación no formal:

Este campo tiene un link con Reclutamiento Educación no formal KRLEdnfo.

Experiencia laboral:

Este campo tiene un link con el programa Reclutamiento Experiencia laboral KRLHvext.

Una vez actualizada la hoja de vida en cualquiera de los campos se edita el indicador de aceptación y se cambia el estado actualizado.

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15. Reclutamiento – Experiencia Laboral KRLHvext, Versión 12.6.0.20

Para una mejor funcionalidad del programa se realizó cambio y actualización de BPLS

(Descargar Service Pack, Manual Técnico). Se ejecutó la validación de la llave foránea que permite relacionar la información entre el

Programa de Reclutamiento KRlEmple y Experiencia Laboral KRlHvext con el fin que los usuarios de forma ordenada borren información Primero en KRlHvext y Luego en KRlEmple, quiere decir, si se desea borrar datos de Experiencia Laboral directamente de

KRlEmple el Sistema Kactus no se lo permitirá presentando en error de ejecución procedimental.

Datos Cargo:

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En la Pestaña Datos Cargo - Jefe Inmediato se agregaron los siguientes Campos:

Contacto Skype Teléfono

Celular Con el fin de ingresar y obtener mayor cantidad de datos de contacto del Jefe o Superior

y obtener antecedentes o testimonios del desempeño del Candidato al puesto o cargo.

Se adicionaron mayores medios de contacto con el Jefe

Inmediato

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16. Datos Adicionales KBiDatad, Versión 12.6.0.17

Como mejora al Proceso se creó el Campo “Subsidio SUB_SIDI” el cual permite ingresar o actualizar la información que identifique quien de los funcionarios devengo

Subsidio Familiar, Vivienda o Ambos. Es un campo opcional informativo el cual no afecta el Proceso de Nómina o de Gestión Humana.

Se encuentra en la Pestaña “Vivienda” y es un Combo Box o Lista desplegable con los datos:

Familiar

Vivienda Ambos

Click en Combo Box

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17. Parámetros de Selección KSlParsl, Versión 12.6.0.23

Se generó el Check o Casilla “Usa Oferta Laboral” en la Pestaña “Parámetros

Requisición”, Sub Pestaña “Generales”.

Si se chequea el campo el Sistema permite usar el Proceso de Oferta Laboral con que cuenta la Organización. Quiere decir, que el programa validará los datos de Oferta Salarial KSlOfesa, si el

aspirante se encuentra en estado “Aceptado” de lo contrario en el Programa Traslado de Personal KSlTrada no permite generar el Proceso. Si no está marcado no tiene en cuenta el tema

anteriormente mencionado y sigue con el proceso de forma normal.

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