Upload
docsvision
View
357
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Docsvision 5 Система управления документами и бизнес-процессами Нефтегазовая и химическая промышленность
www.docsvision.com Слайд: 2
О компании
«ДоксВижн»
www.docsvision.com Слайд: 3
О компании «ДоксВижн»
• Разработчик платформы управления документами и бизнес-процессами Docsvision
• На рынке с 2005 года (разработке более 10 лет)
• Продажи и внедрения – через сеть партнеров
• Сотрудники – признанные эксперты в области СЭД
• Курирование ключевых проектов разработчиком
• Более 80 партнеров в России и ближнем зарубежье
• Более 1000 внедрений
• Более 500 000 пользователей
www.docsvision.com Слайд: 4
Нефтегазовый сектор
• Один из лидеров российского рынка СЭД/ECM-продуктов в нефтегазовом секторе
• Более 60 внедрений в отрасли
www.docsvision.com Слайд: 5
Место нефтехимии во внедрениях Docsvision
www.docsvision.com Слайд: 6
Требования отрасли к СЭД
• Большой масштаб предприятий Высокие требования к системе поиска документов Интеграция с Active Directory (службой каталогов) Прозрачность процессов для управления
• Распределенная структура Дочерние компании, удаленные производства, централизованный документооборот
• Сложные производственные процессы Жесткая управляемость обработки документов и исполнения решений Большое количество пользователей из подразделений основного производства –
интеграция в привычное ПО (Microsoft Outlook)
• Масштабы контрактов Регламентация и автоматизация договорной деятельности, претензионно-исковой
работы
• Мобильность топ-менеджмента • Масштабируемость • Надежность • Безопасность
www.docsvision.com Слайд: 7
Docsvision и задачи
управления
нефтегазовой и
химической отрасли
www.docsvision.com Слайд: 8
Назначение Docsvision
• Автоматизация задач управления документами и бизнес-процессами: Общая управленческая деятельность
Функциональные задачи подразделений
Операционные процессы деятельности
• Примеры задач: Делопроизводство (документационное обеспечения управления)
Договорной документооборот от подготовки до исполнения
Архив первичных документов по хозяйственной деятельности
Документооборот, сопровождающий разработку новой продукции
Процессы обслуживания запросов клиентов на продукцию и услуги
Внутренние вспомогательные процессы (командировки, заявки в службы, и пр.)
Управление поручениями в рамках текущей и проектной деятельности
• Для предприятий и организаций различных размеров и видов деятельности
www.docsvision.com Слайд: 9
Ключевое преимущество для отрасли
• Хорошо проработанная функциональность в решении управленческих задач Управление документами
Согласование
Многоуровневые резолюции, контроль исполнения и отчетность
Управление доступом по трем различным моделям
• Высокая гибкость без программирования Настройка регламентов работы «по фигуре» организации
Настройка форм карточек
Интеграция в информационную систему (1С, SharePoint) на уровне бизнес-процессов
• Это сочетание делает Docsvision уникальным решением для отрасли
www.docsvision.com Слайд: 10
Готовые решения для
нефтегазовой
отрасли
www.docsvision.com Слайд: 11
Готовые решения Docsvision
• «Управление документами»
• «Административное делопроизводство» (Digital Design)
• «Управление совещаниями»
www.docsvision.com Слайд: 12
«Управление
документами» – простая
автоматизация для
дочернего предприятия
www.docsvision.com Слайд: 13
«Управление документами»
• Массовое приложение – для всех сотрудников, работающих с электронными документами
• Фокус – на удобство повседневной работы сотрудников
• Основа для специализированных решений
• Основные функции электронного документооборота: Ручной и автоматизированный ввод документов
Надежное хранение и удобная классификация
Гибкое разграничение прав доступа
Изменение документов, сохранение версий и комментариев
Поиск по штрих-коду, атрибутам и тексту документов
Согласование, подписание, утверждение, ознакомление
Наложение электронной подписи на документ, атрибуты и действия
Работа с заданиями: их создание, исполнение, контроль
www.docsvision.com Слайд: 14
Основные элементы приложения «Управление документами»
• Типовая структура папок хранения по видам документов и функциональным структурам предприятия Для папок настроены соответствующие табличные представления
Для поиска документов настроены поисковые запросы
• Настроены основные виды документов Корреспонденция внутренняя и внешняя
Организационно-распорядительные
Договорные
Произвольные
• Настроены жизненные циклы документов
• Типовое рабочее место пользователя Папки с заданиями сотрудника (как исполнитель, автор, контролер, заместитель)
Папки с документами сотрудника (с которыми он работает)
www.docsvision.com Слайд: 15
Виды документов
Настроены основные виды документов, формы карточек, и состояния жизненного цикла
www.docsvision.com Слайд: 16
Интерфейс приложения
www.docsvision.com Слайд: 17
Работа с заданиями
Создать задание
www.docsvision.com Слайд: 18
Работа с заданиями
www.docsvision.com Слайд: 19
Работа с заданиями
Отправить задание исполнителю
www.docsvision.com Слайд: 20
Работа с заданиями
www.docsvision.com Слайд: 21
Работа с заданиями
Исполнитель получает задание
Документ приложен к заданию
Действия исполнителя с заданием: • Взять в работу • Делегировать • Выдать подчиненное задание • Завершить • Вернуть автору • Установить напоминание о задании
www.docsvision.com Слайд: 22
Отчеты по выполнению заданий
www.docsvision.com Слайд: 23
Возможности поиска
www.docsvision.com Слайд: 24
Разнообразные возможности поиска
www.docsvision.com Слайд: 25
Разнообразные возможности поиска
www.docsvision.com Слайд: 26
Разнообразные возможности поиска
www.docsvision.com Слайд: 27
Административное
делопроизводство – мощный инструмент для
крупного холдинга
www.docsvision.com Слайд: 28
DocsVision «Административное делопроизводство»
• Решение для органов государственного управления и крупных компаний
• Обобщение опыта частных решений
Министерство Экономического Развития и Торговли
Министерство Промышленности и Энергетики
Министерство Регионального Развития
Верховный Арбитражный Суд
Агентство по Ипотечному Жилищному Кредитованию
Гипротрубопровод (Транснефть)
• Основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», соответствует положениям стандарта ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами»
www.docsvision.com Слайд: 29
Организация исполнения по документам
www.docsvision.com Слайд: 30
Делопроизводство (канцелярия)
• Регистрация документов
• Сканирование и распознавание документов
• Поиск по реквизитам РК и тексту документа
• Шаблоны документов и РК
• Различные виды документов, включая обращения
граждан
www.docsvision.com Слайд: 31
Регистрационная карточка документа
www.docsvision.com Слайд: 32
Движение документов
• Подготовка, согласование и утверждение проектов документов
• Электронно-цифровая подпись проектов документов
• Шаблоны маршрутов согласования
• Доведение документов и резолюций до исполнителя
• Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла
• Удобные отчёты по движению документов
www.docsvision.com Слайд: 33
Исполнение и контроль
• Расписание и исполнение резолюций
• Электронное согласование проектов резолюций
• Электронно-цифровая подпись резолюций
• Специализированные средства контроля по исполнению поручений и резолюций
• Контроль разного уровня
• Отчёты по контролю исполнения
www.docsvision.com Слайд: 34
Дерево резолюций
www.docsvision.com Слайд: 35
Управление
совещаниями
www.docsvision.com Слайд: 36
Назначение
• Автоматизация процессов подготовки совещаний, протоколирования, исполнения и контроля исполнения принятых решений.
• Повышение уровня исполнительской дисциплины - контроль исполнения поручений по решениям совещаний.
• Предоставление средств для оценки эффективности совещаний.
www.docsvision.com Слайд: 37
Ценности
• Готовый регламент организации совещаний
• Оптимизация всех процессов, связанных с подготовкой и проведением совещаний
• Контроль исполнения решений совещания
• Механизм оценки эффективности совещаний
• Приложение полностью реализовано на Конструкторе приложений версии 5
www.docsvision.com Слайд: 38
Функциональность
• Подготовка и отражение результатов совещаний
• Согласование результатов совещаний и доведение их до сведения участников и заинтересованных лиц
• АвтоФормирование заданий для исполнителей
• Контроль за исполнением решений
• Предоставление средств оценки эффективности совещаний и исполнения решений
• Формирование базы знаний по проведенным совещаниям
Подготовка Совещания
Подготовка Совещания
Подсказка следующего действия
Заполнить повестку и докладчиков Назначить:
всем участникам будут разосланы уведомления и повестка
Указать прочих участников
Указать тему, время и место совещания
Формирование вопроса
повестки
Докладчик может прикрепить материалы к совещанию
Карточка Обращение
Повестка совещания генерируется по шаблону
Карточка Обращение
Согласование протокола производится в стандартной
карточке документа
www.docsvision.com Слайд: 44
Отчеты
• Руководителям доступны следующие виды отчетов:
Статистика по проведенным совещаниям
Отчеты по исполнительской дисциплинеОтчет о
посещаемости совещаний
Отчет по отклонению фактической длительности
совещаний от запланированной.
www.docsvision.com Слайд: 45
Адаптивность
Docsvision
www.docsvision.com Слайд: 46
Конструкторы
• Ключевая концепция Docsvision 5, обеспечение универсальности и адаптивности
• Ответ на требования заказчиков: быстрые, экономичные, и легко модифицируемые решения
• Конструктор: набор базовых объектов + средства настройки
• Изменение процесса создания решения: быстрое прототипирование
• Изменение команды: предметный специалист вместо программиста
• Сокращение времени и стоимости создания решения
• Базовые объекты: • Документы, Задания, Бизнес-процессы
• Папки, Представления, Поисковые запросы
• Справочники, Отчёты
www.docsvision.com Слайд: 47
Список конструкторов
• Конструктор папок
• Справочник ссылок
• Справочник категорий
• Конструктор представлений
• Конструктор поисковых запросов
• Средства конструирования карточек: Справочник видов карточек
Конструктор разметок
Конструктор состояний
Конструктор ролей
Конструктор скриптов
• Конструктор правил нумерации
• Конструктор справочников
• Конструктор бизнес-процессов
www.docsvision.com Слайд: 48
Конструктор разметок
Список разметок
Область конструирования
Дерево дизайнов
Добавление новых полей
Структура текущей разметки
www.docsvision.com Слайд: 49
Конструктор состояний
Настройка жизненного цикла документов и заданий
Жизненный цикл Состояния
Переходы
Разрешенные операции
www.docsvision.com Слайд: 50
Конструктор ролевой модели
Настройка прав в зависимости от
роли пользователя и состояния документа
www.docsvision.com Слайд: 51
Конструктор правил нумерации • Правила выдачи номеров для разных видов и групп
документов
Порядковый номер
Префиксы и суффиксы
• Задание условий для правил нумерации
• Диапазоны номеров для сотрудников
• Автоматические обновление
www.docsvision.com Слайд: 52
Конструктор бизнес-процессов
• Простая автоматизация часто выполняемых бизнес-процессов компании
• Реализация при помощи встроенных средств Docsvision: карточки бизнес-процесса
с набором основных функций
www.docsvision.com Слайд: 53
Интернет-доступ и
мобильные клиенты
www.docsvision.com Слайд: 54
Клиент для SharePoint
www.docsvision.com Слайд: 55
Клиент для Outlook
www.docsvision.com Слайд: 56
Встраивание папок Docsvision в окно просмотра папок Outlook
www.docsvision.com Слайд: 57
Клиент для Windows 8
www.docsvision.com Слайд: 58
Клиент для планшета
www.docsvision.com Слайд: 59
Клиент для смартфона (Informer)
www.docsvision.com Слайд: 60
Преимущества
www.docsvision.com Слайд: 61
Масштабирование
• Диапазон внедрений – от небольших локальных подразделений до крупных распределенных холдингов и федеральных структур
• Нагрузочные испытания подтвердили работоспособность при нагрузках: Пользователей – тысячи
Документов в день – десятки тысяч
Документов всего – сотни миллионов
Объем базы данных – десятки терабайт
• Масштабирование в пределах одного сервера: Использование многопроцессорных конфигураций и 64-битного режима
Кластеризация всех серверных компонент
• Распределенные решения, обе стратегии: Централизованная архитектура и удаленный доступ клиентов (веб, терминальный)
Межсерверное взаимодействие (синхронизация справочников, документов, обмен заданиями, распределенные бизнес-процессы)
www.docsvision.com Слайд: 62
Безопасность
• Интеграция с системой безопасности Windows
• Дискреционная безопасность Прямое назначение прав пользователям доступа к объекту (списки)
• Мандатная безопасность На основе уровней доступа объектов и уровней допуска пользователей
• Настраиваемый механизм контекстно-ролевой безопасности
• Электронная подпись по ФЗ-63 (простая, усиленная, квалифицированная) Использование внешних СКЗИ (в т.ч. сертифицированных) через Microsoft
CryptoAPI
• Соответствует требованиям ФСТЭК по защите от НСД по 5-му классу защищенности
• Может использоваться в АС до класса 1Г включительно и ИСПДн до класса К2 включительно
www.docsvision.com Слайд: 63
Почему Docsvision?
1. Функциональность: Готовые решения задач СЭД для среднего бизнеса
Мощная платформа для создания корпоративных СЭД/ECM-систем
2. Гарантированное качество: Входит в группу лидеров российского рынка СЭД/ECM
Промышленный процесс разработки
Соответствие стандартам отрасли
3. Простота выбора, внедрения, и сопровождения: Полнофункциональные ознакомительные версии
Широкая сеть квалифицированных партнеров по внедрению в любом регионе России, СНГ и Балтии
4. Инновационность: Клиенты для мобильных устройств
Доступность как облачный сервис
Новейшие технологии инфоормационных систем
www.docsvision.com Слайд: 64
Почему Docsvision?
5. Видимые результаты в сжатые сроки: Внедрение за 1-4 месяца
Готовые решения для стандартных задач (СМК, OHSAS)
Возможность автоматизации бизнес-процессов без программирования
6. Информационная безопасность: Сертификат ФСТЭК – готовность к аттестации ИСПДн в соответствии
с условиями 152-ФЗ
Мощная система защиты конфиденциальных документов
7. Высокое качество сервиса: Проактивная техническая поддержка со стороны вендора
Совместная работа вендора и партнера на всех этапах внедрения
www.docsvision.com Слайд: 65
Нефтегазовый сектор
• Один из лидеров российского рынка СЭД/ECM-продуктов в нефтегазовом секторе
• Более 60 внедрений в отрасли
www.docsvision.com Слайд: 66
Пример внедрения
Docsvision в госсекторе