Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat · Web viewBerdasarkan pengetahuan dan pemahaman, siswa dapat mendeskripsikan surat-surat ... sesuai prosedur yang tertulis di lembar kerja

PERANGKAT

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

MENGIDENTIFIKASI JENIS-JENIS SURAT ATAU DOKUMEN

KELAS X / SEMESTER II

Standar Kompetensi : MENANGANI SURAT ATAU DOKUMEN

Penyusun:

Rizal Zaky Mubarok (120412403000)

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya, sehingga

penulis dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini tepat pada waktunya. Perangkat ini dibuat

dengan maksud memenuhi tugas matakuliah pengembangan media pengajaran ADP berbasis TIK yang

dibimbing oleh Bapak Drs. Mohammad Aruef, M.Si.

Perangkat ini meliputi tiga aspek, yaitu aspek kognitif, afektif, dan psikomotorik. Hasil belajar

kognitif meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam

melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan

keterampilan sosial. Perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan kelengkapannya

yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan

menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-

2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5:

Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan dan pembuatan perangkat pembelajaran ini jauh dari

sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis butuhkan. Penulis

berharap perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi calon guru Administrasi

Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta

didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan

mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, April 2014

i | P a g e

DAFTAR ISI

halaman

Kata Pengantar..................................................................................................................... i

Daftar Isi.............................................................................................................................. ii

Silabus................................................................................................................................. 2

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran.................................................................................... 4

LK-1 : Pengertian Surat, Surat Masuk dan Surat Keluar.....................................................10

LK-2 : Jenis-Jenis Surat.......................................................................................................13

LP-1 : Penilaian Produk......................................................................................................19

LP-2 : Asesmen Kinerja Proses...........................................................................................22

LP-3 : Asesmen Kinerja Psikomotor...................................................................................23

LP-4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter............................................................................24

LP-5 : Pengamatan Keterampilan Sosial.............................................................................25

Modul Siswa........................................................................................................................26

ii | P a g e

SILABUS MATA KEGIATAN PENANGANAN DOKUMEN

Standar Kompetensi: Menangani surat atau dokumen

Kompetensi Dasar:

1. Mengidentifikasi jenis-jenis surat atau dokumen.

2. Memproses surat atau dokumen.

3. Mendistribusikan surat atau dokumen.

4. Memproses e-mail.

Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP: Mengidentifikasi jenis-jenis surat atau

dokumen

Indikator yang dikembangkan : Mengklasifikasikan jenis-jenis surat atau dokumen.

1 | P a g e

SILABUS

Nama Sekolah : SMK Negeri 1 Banjarsari

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran

Program Keahlian : Administrasi Perkantoran

Kelas / Semester : X / II

Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

Standar Kompetensi : Menangani surat atau dokumen

Materi

PembelajaranKegiatan pembelajaran

Indikator Pencapaian

Kompetensi

Penilaian Alo-

kasi

Wakt

u

Sumber

Belajar

Teknik Bentuk

Instrumen

Contoh

Instrume

n

Mengidentifi

kasi jenis-

jenis surat

atau

dokumen

1. Pengertian surat,

surat masuk dan surat

keluar.

2. Jenis-jenis surat

3.

Produk

1. Pemahaman dan pengenalan

surat, surat masuk dan surat

keluar.

2. Pemahaman surat berdasarkan

jenisnya.

Proses

Menjelaskan dan mamahami

pengertian surat, surat masuk dan

surat keluar, serta melaksanakan

Tes

Tes

Tes

Tulis

Asesmen

Kinerja

Proses

LP-1:

Produk

LP-2:

Proses

1 x

45’

1.LK 1 : Pengertian

surat, surat masuk dan

surat keluar

2.LK 2 : Jenis-jenis

surat

3. Kunci LK 1 dan 2

4. LP 1: Produk

5. LP 2: Proses

2 | P a g e

praktek pengklasifikasian surat

berdasarkan jenisnya.

Psikomotor

Menjelaskan kembali pengertian

surat, surat masuk dan keluar, serta

mengklasifikan surat berdasarkan

jenisnya dengan tepat.

Afektif:

Karakter

1. Ketelitian

2. Ketepatan

3. Cekatan

4. Disiplin

Keterampilan Sosial

1. Bertanya

2. Menjadi pendengar yang baik

3. Menyumbang ide atau

berpendapat

4. Komunikatif

Tes

Pengam

atan

Pengam

atan

Assesmen

Kinerja

Psikomoto

r

Pengamata

n perilaku

berkarakte

r

Pengamata

n

Keterampi

lan Sosial

LP-3:

Psikomot

or

LP-4:

Pengama

tan

perilaku

berkarakt

er

LP-5:

Pengama

tan

Keteram

pilan

Sosial

6. LP 3: Psikomotor

7. LP 4: Pengamatan

Perilaku Berkarakter

8. LP 5: Pengamatan

Keterampilan Sosial

9. Silabus

10. Modul

3 | P a g e

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

Satuan Pendidikan : SMK Negeri 1 Banjarsari

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : X / II

Materi Pembelajaran : Menangani surat atau dokumen

Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

I. Standar Kompetensi

Menangani surat atau dokumen

II. Kompetensi Dasar

Mengidentifikasi jenis-jenis surat atau dokumen

III. Indikator

A. Kognitif

1. Produk:

a. Pemahaman dan pengenalan surat, surat masuk dan surat keluar.

b. Pemahaman surat berdasarkan jenisnya.

2. Proses:

Menjelaskan dan mamahami pengertian surat, surat masuk dan surat keluar, serta

melaksanakan praktek pengklasifikasian surat berdasarkan jenisnya.

B. Psikomotor

Menjelaskan kembali pengertian surat, surat masuk dan keluar, serta mengklasifikan surat

berdasarkan jenisnya dengan tepat.

C. Afektif

Mengembangkan perilaku berkarakter, sebagai berikut:

a. Ketelitian

b. Ketepatan

c. Cekatan

d. Disiplin

4 | P a g e

Keterampilan sosial, sebagai berikut:

a. Bertanya

b. Menjadi pendengar yang baik

c. Menyumbang idea tau berpendapat

d. Komunikatif

IV. Tujuan Pembelajaran

A. Kognitif

1. Produk:

a. Berdasarkan pengetahuan dan pemahaman, siswa dapat mendeskripsikan pengertian

surat, surat masuk, dan surat keluar dengan mengerjakan soal terkait di LP 1: Produk

sesuai dengan kunci jawaban.

b. Berdasarkan pengetahuan dan pemahaman, siswa dapat mendeskripsikan surat-surat

berdasarkan jenisnya dengan mengerjakan soal terkait di LP 1: Produk sesuai dengan

kunci jawaban.

2. Proses:

Disediakan seperangkat alat tulis, modul dan surat-surat dengan berbagai jenis, siswa

dapat membaca dan memahami arti surat, surat masuk dan surat keluar, serta dapat

mengklasifikasikan surat berdasarkan jenisnya dengan tepat, sesuai dengan rincian tugas

kinerja yang ditentukan di LP 2: proses.

B. Psikomotor

1. Disediakan alat tulis dan modul, siswa dapat menuliskan dan berpendapat menurut

pemahaman yang diperoleh mengenai arti surat, surat masuk, dan surat keluar sesuai

dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3: Psikomotor.

2. Disediakan surat dengan berbagai jenis, kemudian siswa dapat mengklasifikasikan surat

dengan berdasarkan jenisnya masing-masing, sesuai dengan tugas kinerja yang

ditentukan pada LP 3: Psikomotor.

5 | P a g e

C. Afektif

1. Karakter:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai

Membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter ketelitian, ketepatan, cekatan dan

disiplin dalam menyampaikan pendapat secara lisan sesuai dengan LP 4: Pengamatan

perilaku berkarakter.

2. Keterampilan sosial:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai

Membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menjadi

pendengar yang baik, menyumbang ide atau berpendapat dan komunikatif dengan LP 5:

Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran

Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (Cooperative Learning)

Metode Pembelajaran : Tugas berupa mengklasifikasikan surat-surat.

VI. Bahan

Lembar Kerja 1 dan 2

VII. Alat

ATK

Surat-surat

VIII. Proses Belajar Mengajar

A. Pendahuluan

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses,

psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter.

Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya tentang surat

berdasarkan pengetahuan yang siswa miliki.

6 | P a g e

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

2. Guru memberi penjelasan bahwa di jaman yang teknologinya sudah

canggih seperti sekarang ini, surat masih digunakan sebagai alat

komunikasi oleh instansi, baik instansi pemerintahan maupun swasta,

karena surat tersebut dapat diarsipkan dan dapat digunakan bagi yang

berkepentingan.

B. Inti

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

Penggalan 1

a. Siswa mendiskusikan pengertian surat, surat masuk dan surat keluar

b. Guru memberikan informasi tentang pengertian surat, surat masuk

dan surat keluar. Guru membagikan LK 1.

c. Siswa mendiskusikan macam-macam jenis surat secara umum.

Siswa mengisi LK, melakukan pengamatan terhadap suatu ilustrasi

kasus dalam LK.

d. Guru menginformasikan jenis-jenis surat secara umum.

e. Guru mendemonstrasikan mengklasifikasikan surat berdasarkan

jenisnya.

Penggalan 2

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif.

Setiap kelompok terdiri dari 2–3 siswa, untuk mencari surat dengan

berbagai jenis surat yang telah dipelajari, surat dapat diperoleh dari

internet maupun instansi.

b. Membimbing siswa mengklasifikan surat-surat yang telah diperoleh

7 | P a g e

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

berdasarkan jennisnya masing-masing dengan cepat dan tepat.

c. Meminta masing-masing siswa dalam setiap kelompok agar

bertanggung jawab atas terselesaikannya tugas simulasi itu.

d. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor

dengan cara meminta siswa menunjukkan keterampilan

mengklasifikasikan surat-surat berdasarkan jenisnya.

Penggalan 3

a. Membimbing tugas kelompok simulasi mengklasiffikasi surat

berdasarkan jenisnya di depan kelas dengan tepat, dan menggunakan

bahasa yang sopan sesuai prosedur yang tertulis di lembar kerja. Bila

ada siswa yang menunjukkan karakter tidak sopan segera diingatkan.

b. Guru melakukan evaluasi formatif dengan Instrumen penilaian skala

diskriptif terhadap aspek kelancaran, ketepatan dan kelengkapan.

Serta memberi kesempatan siswa lain untuk belajar menjadi

pendengar yang baik.

Penggalan 4

a. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaikan

pendapat dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar

Kerja.

b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang

berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar

tersebut.

8 | P a g e

C. Penutup

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

a. Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat rangkuman.

b. Memberi Pekerjaan Rumah

IX. Sumber Pembelajaran

1. LK 1: Pengertian surat, surat masuk dan surat keluar

2. LK 2: Jenis-jenis surat

3. Kunci LK 1 dan 2

4. LP 1: Produk

5. LP 2: Proses

6. LP 3: Psikomotor

7. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter

8. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial

9. Tabel Spesifikasi Penilaian

10. Silabus

11. Modul

Daftar Pustaka

Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling) untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga

Lasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia

Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP

9 | P a g e

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja 1: Pengertian Surat, Surat Masuk

dan Surat Keluar

Tujuan:

1. Dapat mengetahui pengertian surat;

2. Dapat memahami pengertian surat masuk;

3. Dapat memahami pengertian surat keluar;

Alat:

1. Alat tulis

2. Buku catatan

3. Surat-surat

Rumusan Masalah: Apakah yang Anda ketahui tentang surat yang ada dalam kantor?

Langkah–langkah:

1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti surat.

2. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti surat masuk dan surat keluar.

Pengamatan

Gambar 1. Surat Masuk

10 | P a g e

Perhatikan Gambar 1. Bagaimanakah pendapat Anda apabila jumlah surat masuk lebih dari 1 di waktu

yang bersamaan, dan apakah yang akan Anda lakukan terhadap surat-surat tersebut agar tidak ada yang

hilang dan menumpuk di meja? Surat memiliki nilai guna, ketika surat masuk segera lakukan

pencatatan agar surat tidak hilang, dan surat dapat tersimpan dengan rapi sehingga ketika surat tersebut

dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan mudah, serta rahasia atas surat tersebut terjaga.

Analisis:

1. Apakah yang Anda ketahui tentang

surat? . ..........................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

........................................................................................................

2. Menurut pendapat Anda apakah yang dimaksud dengan surat masuk dan surat keluar?

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................

....................................................................................

11 | P a g e


Kunci Lembar Kerja 1: Pengertian Surat, Surat Masuk

dan Surat Keluar

1. Apakah yang Anda ketahui tentang surat?

Surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan

penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu

juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama

pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas

persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu,

warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa

administrasi di sebut tata persatuan.

2. Menurut pendapat Anda apakah yang dimaksud dengan surat masuk dan surat keluar?

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal

dari seseorang atau dari suatu organisasi.

Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk

dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

12 | P a g e


Lembar Kerja 2

Jenis-Jenis Surat

Tujuan:

Dapat memahami dan mengenal surat berdasarkan jenisnya.

Alat:

1. Alat tulis

2. Buku catatan

3. Surat-surat

Rumusan Masalah: Apa sajakah jenis-jenis surat?

Langkah-Langkah:

1. Memahami jenis-jenis surat.

2. Mengklasifikasikan surat berdasarkan jenisnya.

Pengamatan

Gambar 2. Jenis Surat Rahasia

13 | P a g e

Perhatikan Gambar 2. Surat yang sifatnya rahasia dapat diberi kode R, sebagai tanda bahwa

surat tersebut rahasia dan hanya orang yang bersagkutan yang dapat membukaya. Apabila surat rahasia

jatuh ke tangan orang yang salah, maka dapat menurunkan martabat instansi.

Analisis

1. Apa sajakah jenis-jenis surat yang Anda ketahui?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

14 | P a g e


Kunci Lembar Kerja 2

Jenis-Jenis Surat

1. Apa sajakah jenis-jenis surat yang Anda ketahui?

a. Menurut sifatnya

1) Surat pribadi (prive)

Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi.

Macam-macam surat pribadi:

- Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang

tua, kakak, dsb

- Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin

tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb

2) Surat niaga

Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk

kepentingan niaga.

Macam-macam surat niaga

- Surat permintaan penawaran

- Surat penawaran

- Surat pesanan

- Surat pengiriman barang

- Surat pengakuan penerimaan pembayaran

- Surat pengaduan

- Surat keberatan

- Surat permintaan penangguhan pembayaran

- Surat tagihan

- Surat edaran

- Surat promosi penjualan

- Surat telegram dan penegasannya

15 | P a g e

3) Surat dinas

Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal

kedinasan.

Macam-macam surat dinas

- Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian

- Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran

b. Menurut jangkauannya

a. Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan

instansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama.

b. Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain (baik

surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya).

c. Menurut prosedur pengurusannya

a. Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.

b. Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.

d. Menurut urgensi pengirimannya

a. Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan pada

hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;

b. Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling lambat

dalam waktu 2 x 24 jam;

c. Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu pengirimannya

menurut urutan-urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal

perjalanan caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari.

e. Menurut keamanan isinya.

a. Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya

tertinggi sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau

jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan

negara.

16 | P a g e

b. Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak

yang bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat

menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar

bagi Negara, atau menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.

c. Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat diketahui

oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan

tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat

menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan.

d. Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir

a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang

tidak berhak mengetahuinya.

f. Menurut jumlah penerimaannya.

a. Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi);

b. Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa orang/pejabat/instansi;

c. Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompok masyarakat.

g. Menurut tujuannya.

a. Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh

orang banyak.

b. Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang (misalnya dari

seorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang bawahannya ) untuk

melaksanakan sesuatu tugas tertentu.

c. Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang ( misalnya dari seorang

atasan , kepada orang lain ( misalnya kepada bawahan ), karena yang bersangkutan

melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.

d. Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan

sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat surat

e. Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan ) kepada orang

lain (misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau

menemui sipengirim surat.

17 | P a g e

f. Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang dikirim terlebih dahulu

( sebelumnya ).

g. Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan. Surat semacam ini

biasanya dikeluarkan oleh pimpinan.

h. Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan

pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu.

i. Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh

suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya,

untuk suatu periode tertentu.

j. Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada

atasan.

h. Menurut wujudnya

a. Kartu pos

b. Warkat pos

c. Surat bersampul

d. Nota

e. Memorandum

f. Telegram

g. Telex

18 | P a g e

Nama : NIM : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK

1. Apakah yang dimaksud dengan surat?

2. Apakah yang dimaksud surat masuk dan surat keluar?

3. Sebut dan jelaskan jenis surat berdasarkan keamanan isinya!

4. Sebut dan jelaskan jenis surat berdasarkan tujuannya!

Daftar Pustaka

Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling) untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga.

Lasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia.

Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP.

19 | P a g e

Kunci LP 1: Produk

1. Apakah yang dimaksud dengan surat?


penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis.

Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara

sesama pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu

lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran

tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam

bahasa administrasi di sebut tata persatuan.

2. Apakah yang dimaksud surat masuk dan surat keluar?


dari seseorang atau dari suatu organisasi.

Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk

dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

3. Sebut dan jelaskan jenis surat berdasarkan keamanan isinya!

a. Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggi

sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke

tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang

bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan

martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau

menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.

c. Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat diketahui oleh

beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah,

dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal

yang tidak diinginkan.

d. Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir a

sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak

berhak mengetahuinya.

20 | P a g e

4. Sebut dan jelaskan jenis surat berdasarkan tujuannya!


orang banyak.

b. Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang (misalnya dari seorang

atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang bawahannya ) untuk melaksanakan

sesuatu tugas tertentu.




d. Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu

langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat surat

e. Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan ) kepada orang lain

(misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui

sipengirim surat.


( sebelumnya ).



h. Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak

lainnya untuk melaksanakan sesuatu.

i. Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh suatu hak

atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya, untuk suatu

periode tertentu.


atasan.

21 | P a g e

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Prosedur:

1. Siapkan seperangkat alat tulis dan modul menangani surat atau dokumen.

2. Menugaskan siswa untuk mempelajari dan memahami modul tersebut.

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini.

4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Proses

No Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh siswa

sendiri

Oleh guru

1. Persiapan:

- Kedisiplinan 20

2 Pemahaman Materi

-Ketepatan

-Kelancaran

-Kecepatan

-Kelengkapan

25

15

20

20

Jumlah 100

Malang, 2014

Siswa Guru

(…………………………) (........................................)

22 | P a g e

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Prosedur:

1. Disediakan surat-surat dengan berbagai jenis.

2. Menugaskan siswa (kelompok) untuk mengklasifikasikan surat-surat tersebut berdasarkan

jenisnya. (1 kelompok 20 jenis surat).

3. Menugaskan siswa (kelompok) untuk mempresentasikan hasil kerjanya di depan kelas.

4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.

5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

6. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh siswa

sendiri

Oleh guru

1 Pengelompokkan surat 35

2. Mengidentifikasi pemahaman materi

yang disampaikan.

25

3 Mengidentifikasi kecepatan dan

ketepatan dalam mengklasifikasi.

40

J u m l a h 100

Malang, 2014

Siswa Guru,

(........................................) (........................................)

23 | P a g e

LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa

menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No

Rincian Tugas

Kinerja (RTK)

Memerlukan

perbaikan

(D)

Menunjukkan

kemajuan

(C)

Memuaska

n

(B)

Sangat

baik

(A)

1 Ketelitian

2 Ketepatan

3 Cekatan

4 Disiplin

Malang, 2014

Pengamat

( )

24 | P a g e

LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu

menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No

Rincian Tugas

Kinerja (RTK)

Memerlukan

perbaikan

(D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat baik

(A)

1 Bertanya

2 Menjadi Pendengar

yang baik

3 Menyumbang ide atau

berpendapat

4 Komunikatif

Malang, 2014

Pengamat

(…………………....................)

25 | P a g e

Modul Siswa

A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat

Pengertian surat


penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu

juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama

pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas

persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu,

warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa

administrasi di sebut tata persatuan.

Fungsi surat, sebagai berikut:

a. sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )

b. sebagai bahan pembukti;

c. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah

d. sebagai alat pengukur kegiatan instansi;

e. sebagai sarana untuk memperpendek jarak.

B. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar


dari seseorang atau dari suatu organisasi, sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang

dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik

perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat,

bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan

dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

26 | P a g e

Kerugian-kerugian tersebut antara lain:

1. Surat dan informasinya bisa hilang

2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata

3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik:

1. Surat akan tercatat dengan baik

2. Prosedur penanganan surat jelas

3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan

4. Rahasia akan terjaga

C. Jenis-Jenis Surat

1. Menurut Sifatnya

a. Surat pribadi (prive)

Adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi.

1) Macam-macam surat pribadi:

- Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang

tua, kakak, dsb

- Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin

tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb

2) Ciri-ciri surat pribadi

- Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan

bahasa sehari-hari

- Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku

- Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan si

pembuat

- Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya

3) Manfaat menulis surat pribadi

- Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh

27 | P a g e

- Mempererat tali persaudaraan

- Sarana latihan menulis efektif

b. Surat niaga

Adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk

kepentingan niaga.

1) Macam-macam surat niaga

- Surat permintaan penawaran

- Surat penawaran

- Surat pesanan

- Surat pengiriman barang

- Surat pengakuan penerimaan pembayaran

- Surat pengaduan

- Surat keberatan

- Surat permintaan penangguhan pembayaran

- Surat tagihan

- Surat edaran

- Surat promosi penjualan

- Surat telegram dan penegasannya

c. Surat dinas

Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal

kedinasan.

1) Macam-macam surat dinas

- Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian

- Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran

2) Ketentuan penyusunan surat dinas

- Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.

- Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam

bahasa Indonesia.

- Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.

28 | P a g e

- Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.

- Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama,

hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.

- Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya.

Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah

“PIMPINAN”.

- Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau

BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama

pejabat tersebut.

- Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata “kami”

- Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.

- Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan

namanya.

2. Menurut jangkauannya.

a. Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan

instansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama.

b. Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain ( baik surat

dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya ).

3. Menurut prosedur pengurusannya.

a. Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.

b. Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain.

4. Menurut urgensi pengirimannya.

a. Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan pada

hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;

b. Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling lambat

dalam waktu 2 x 24 jam;

c. Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu pengirimannya

menurut urutan-urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal

perjalanan caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari.

29 | P a g e

5. Menurut keamanan isinya.

a. Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya

tertinggi sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau

jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan

negara.

b. Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak

yang bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat

menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi

Negara, atau menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.

c. Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat diketahui oleh

beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah,

dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal

yang tidak diinginkan.

d. Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir

a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang

tidak berhak mengetahuinya.

6. Menurut jumlah penerimaannya.

a. Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi);

b. Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa orang/pejabat/instansi;

c. Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompok masyarakat.

7. Menurut tujuannya.


orang banyak.

b. Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang (misalnya dari

seorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang bawahannya ) untuk

melaksanakan sesuatu tugas tertentu.




30 | P a g e

d. Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan

sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat surat

e. Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan ) kepada orang

lain (misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau

menemui sipengirim surat.


( sebelumnya ).



h. Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak

lainnya untuk melaksanakan sesuatu.

i. Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh suatu

hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya, untuk

suatu periode tertentu.


atasan.

8. Menurut wujudnya.

a. Kartu pos

b. Warkat pos

c. Surat bersampul

d. Nota

e. Memorandum

f. Telegram

g. Telex

h. Surat pengantar

31 | P a g e

Documents

Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat · Web viewBerdasarkan pengetahuan dan pemahaman, siswa dapat mendeskripsikan surat-surat ... sesuai prosedur yang tertulis di lembar kerja