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Docente: Federica Prete project manager e FP7 National Contact Point
Typical Research Project
Problem Research idea
Proposal Project Result
Successful FP7 Research Project
Problem Research idea
Proposal Project Result
Solution
Spin Off
-‐ Acquisizione dei documen/ ufficiali (WP e GdA): il prima possibile!
-‐ Le>ura del bando e scelta del topic: a>enzione ai progeA “out of scope”
-‐ Primo draE dell’idea e della stru>ura: 2-‐3 pagine su cui lavorare con i partner
-‐ Individuazione della partnership, 2 livelli: 1. definire il “nucleo” della partneship 2. completare la partnership, complementarietà
Step by Step…
-‐ Pianificazione tempi e aAvità; suddivisione dei compi/
-‐ Raccolta informazioni e documen/ dai partner
-‐ Monitoraggio periodico dello stato di avanzamento delle par/ della proposta
-‐ Preparazione del budget -‐ …
…Step by Step
Criteri di valutazione
Timeline: Dall’idea al progeCo
Proposal Preparation
Project idea
12 months
1 – 3 years
Mid Term
Report Report
Final Report Project Results Submission of
the proposal
First indication from the EC
Signed grant agreement with the EC
3 - 6 months 2 - 4 months 2 - 3 months Start/Kick off
Negotiations Project Execution
PARTNERSHIP • “europea” • complementare
1°Step: leggere aCentamente il topic
• Offre una panoramica sinte/ca delle aAvità “obbligatorie” nel proge>o
• Per ciascuna aAvità = competenze specifiche
• Perme>e di evitare sovrapposizioni tra partners
Associare ad ogni aAvità un sogge>o ben preciso:
-‐ Università -‐ En, di ricerca -‐ Industrie
-‐PMI(fornitori/produ:ori/etc.) -‐ Associazioni di Categoria -‐ Esper,/policy makers
-‐ End users
2° Step: la scelta dei partners
• ACenzione al numero!
-‐ Verificare le regole di partecipazione e -‐ Controllare lo schema di finanziamento:
Small and medium project 6-‐10 partners Large project 15-‐20 partners
• ACenzione alla provenienza geografica!
-‐ Paesi Membri ed Associa/ -‐ Assicurare rappresenta/vità di aree/regioni europee = non sbilanciare il partenariato prediligendo partners solo di alcuni Paesi ed escludendone altri (coerenza con il topic) -‐ Coinvolgere Paesi che rappresentano un eccellenza in quel se>ore
Coinvolgere soggeJ “esterni”
Chi sono? • Persone fisiche (Esper/, stakeholders, policy-‐ makers, scienzia/, industry representa/ves)
• Persone giuridiche da Paesi Terzi
In che modo? -‐ Membri dell’Advisory Board -‐ Partners del consorzio -‐ Sub-‐contraen/
Ma… -‐ Fare a>enzione ai cos/ -‐ Assegnare aAvità coeren/ con il topic
I Sub-‐contraenO
Sono necessari? Partners o subcontraen,?
NO aAvità di MGT (es. consulen/)
NO “core ac,vi,es” SI aAvità ben definite, limitate nel tempo, che necessitano di essere svolte al di fuori del consorzio (es. par/colari /pi di analisi)
N.B. Non c’è un limite max di budget da des,nare ai subcontractors purchè siano necessari al raggiungimento degli obieQvi del proge:o.
Non rientrano nel calcolo dei cos, indireQ!
I Partner dei Paesi Terzi
Come coinvolgerli? Perchè?
-‐ Apertura della CE alla partecipazione dei Paesi Terzi;
-‐ Pros&Cons, dall’esperienza di APRE: “arricchimento” dell’EU in termini di know-‐how ma anche difficoltà di comunicazione e comprensione delle procedure
Altri soggeJ • Esper/ • End users • Policy makers • Etc..
3°Step: la ricerca partner (tools)
Le reO degli NCP
HEALTH: h>p://www.fiiorhealth.eu/
h>p://healthcompetence.eu
PMI: h>p://www.ncp-‐sme.net/
PEOPLE: h>p://www.fp7peoplenetwork.eu/
Il database APRE
http://www.apre.it/FormaAssist/RicercaPartner.htm
Il “Contenitore”:
leggiamo insieme la PARTE B…
PROPOSAL 1. ScienOfic and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call
1.1 Concept and objec/ves
1.2 Progress beyond the state-‐of-‐the-‐art
1.3 S/T methodology and associated work plan
2. ImplementaOon
2.1 Management structure and procedures
2.2 Individual par/cipants
2.3 Consor/um as a whole
2.4 Resources to be commi>ed
3. Impact
3.1 Expected impacts listed in the work programme
3.2 Dissemina/on and/or exploita/on of project results, and management of intellectual property
4. Ethical Issues
5. ConsideraOon of gender aspects
Il progeCo AgriFoodResults -‐ topic KBBE-‐2008-‐2-‐5-‐03: DisseminaOon of research projects in the food sector Call: FP7-‐KBBE-‐2008-‐2B Dissemina/on measures can some/mes reach a full impact only aEer a project has ended, but when
costs are not eligible any longer. This Coordina/on and Support Ac/on (CSA) would give the means to consor/a to effec/vely communicate their findings, in collabora/on with other consor/a, in the field of food science and technology, with emphasis on food safety and quality. The inten/on should be that the dissemina/on mechanisms developed are sustainable in the longer term and are designed to meet the needs of relevant stakeholder groups who would be the beneficiaries of the projects outcomes. This CSA is not only directed at consor/a of EC-‐funded projects, but also at projects funded by other means (na/onal, Member States in different configura/ons, global, industrial).
Funding scheme: Coordina/on and support ac/on aiming at suppor/ng the KBBE Addi/onal informa/on: In order to ensure relevance and impact of the research effort, the ac/ve par/cipa/on of at least 5 par/cipants represen/ng 5 projects (out of which at least one project has not received EC funding) represents an added value to the ac/vi/es and this will be reflected in the evalua/on.
Expected impact: Provide effec/ve and sustainable dissemina/on measures of research projects in the food area leading to a higher degree of technology transfer and innova/on and therefore increased compe//veness of the food industry.
StruCurare un progeCo
Definire obieAvi chiari – PERCHE’? ObieAvi NON sono i risulta/!!
Definire i risulta/ – COSA? “deliverables” misurabili
Responsabilità – CHI? Ogni partner = ruolo e responsabilità per i risulta/
Pianificare le aAvità – QUANDO? WBS, gannt chart, pert chart etc.
Allocare budgets – RISORSE …. ? a WP’s e aAvità
Il progeCo AgriFoodResults – la partnership
Parte B*
• 1. Scien,fic and/or technical quality, relevant to the topics addressed by the call
1.1 Concept and objec-ves
*differenze tra CP e CSA: verificare nei documen/!
ObieJvi: PERCHE?
• Definire gli obieAvi nel contesto delle poli/che Europee: diversi livelli
• Overall objec-ves: è il “contesto” in cui si inserisce il proge>o, presentazione della problema/ca – A lungo termine oltre la durata del proge>o e mirata a benefici – Migliorare, rafforzare, facilitare, realizzare … – Spesso lo troviamo descri>o nella call o nel topic
• Project purposes o aims – Da realizzare durante il proge>o – Provare un conce>o, dimostrare una tecnologia, sviluppare
conoscenze nuove – Sono de>aglia/
Il progeCo AgriFoodResults – gli obieJvi
Prima frase del paragrafo 1.1:
AgriFoodResults has three main objec-ves:
1) To offer innova/ve and sustainable services for dissemina/on 2) To raise skills of European food scien/sts on dissemina/on
prac/ces 3) To successfully disseminate recent results from agri-‐food
research projects.
Il progeCo AgriFoodResults – il concept
• Dopo aver indicato brevemente la metodologia e i risulta/ a>esi, sinte/zzano i conceA principali:
Parte B
1.2 Progress beyond the state-‐of-‐the-‐art
1.3 S/T methodology and associated work plan Table: Timing of work package and their components
WBS
• Fasi – 3 o 4 fasi (definizione, sviluppo, dimostrazione, valutazione)
• Work Packages – Un WP per ogni risultato principale del proge>o – Stru>ura e numero dei WP secondo la complessità del lavoro e
divisione dei ruoli – Numerare i WP: WP1, WP2 etc. – MGT e dissemina/on
• Tasks (AAvità) – Definizione de>agliata del lavoro – Numerare Task/AAvità coerentemente ai WPs:
• WP 1 – Task 1.1, Task T 1.2
• “Deliverables” – Un risultato per ogni Task/AAvità – Numerare “Deliverables” coerentemente alle Tasks/AAvità
• Task 1.1. – Deliverable D.1.1.
ObjecOves • Clearly phrased • Realis/c and reachable • Should not prescribe the approach
Deliverables Tangible, verifiable results
Milestones Cri/cal moments in a project RED LIGHT / GREEN LIGHT
Work Package descripOon
DescripOon of work Ac/vi/es per task
Il progeCo AgriFoodResults: WP1
WP1: NEEDS ANALYSIS AND PRACTICES BENCHMARKING ObjecOves The objec/ves are to benchmark current dissemina/on prac/ces and to iden/fy successful strategies of dissemina/on. The WP leader is ACTIA.
DescripOon of work
Task 1.1 Survey to idenOfy current pracOces and needs […] Task leader: EQY will develop the web tools for the survey and prepare the survey report
Partners involved: ENITIAA for the defini,on of indicators, INW and EUFIC for the design of the survey, all partners to collect answers. Task 1.2 Workshops on current pracOces and needs
Task 1.3 Benchmarking of current pracOces and needs
Task1.4 Report on strategies for communicaOon of scienOfic results
Deliverables D1.1 Benchmarking report on current dissemina/on prac/ces & SME needs (M6) D1.2 Report on strategies for communica/on of scien/fic results (M6)
Il Pert
PERT -‐ Program EvaluaOon and Review Technique.
È una tecnica (formalismo grafico) di project management sviluppata nel 1958 dalla Booz, Allen & Hamilton, Inc. (una di>a di consulenza ingegneris/ca), per l'ufficio ProgeA Speciali della Marina degli Sta/ Uni/.
L’obieAvo era quello di ridurre i tempi ed i cos/ per la proge>azione e la costruzione dei so>omarini nucleari arma/ con i missili Polaris, coordinando nel contempo diverse migliaia di fornitori e di subappaltatori. Con questa tecnica si tengono so>o controllo le aAvità di un proge>o u/lizzando una rappresentazione re/colare che /ene conto della interdipendenza tra tuCe le aJvità necessarie al completamento del progeCo.
Si no/ che l'algoritmo PERT non schedula (cioè non elabora una sequenza temporizzata delle aAvità stesse), perché non /ene conto della disponibilità delle risorse; considera cioè che le risorse siano a disponibilità infinita.
*Definizione estratta da Wikipedia
Il progeCo AgriFoodResults: Pert
WP II Design Training Cycle (Parteners 2 e 3) • Needs analyses with start-ups • Design Training Approach based on ECISF’s • Develop Class Room Training Materials • On-line tutorials and Business Plan Wizard
WP V
I Project Managem
ent (Cordinatore)
WP V
Exploitation and D
issemination (Partener
6)
WP III: Perform Training Cycle (Parteners 4)
• Select 24 candidate start-up SMEs • Perform (3x) training and support cycle • Validation and upgrading of business plans
WP I: Identification of European Critical Success Factors (Partner1 )
• Database and guide for Interviews • Interviews (10 US, 20 EU) • Benchmarking and define ECISF’s
WP IV
Evaluation and Finetuning (Parteners
5) • D
evelop validation plan and establish Investors Advisory C
omittee
• Measure user satisfaction and overall validation
• Finetuning course materials and on-line support tools 3x
Il diagramma di GanC, usato principalmente nelle aAvità di project management, è costruito partendo da:
un asse orizzontale -‐ a rappresentazione dell'arco temporale totale del proge>o, suddiviso in fasi incrementali (ad esempio, giorni, seAmane, mesi)
e da un asse ver-cale -‐ a rappresentazione delle mansioni o aAvità che cos/tuiscono il proge>o
Il GanC…
*Definizione estratta da Wikipedia
Un diagramma di Gan> perme>e dunque la rappresentazione grafica di un calendario di aJvità, u/le al fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche aAvità in un proge>o dando una chiara illustrazione dello stato d'avanzamento del proge>o rappresentato;
di contro, uno degli aspeA non tenu/ in considerazione in questo /po di diagrammazione è l'interdipendenza delle aAvità, cara>eris/ca invece della programmazione re/colare, cioè del diagramma
…Il GanC
ImplementaOon
2. Implementazione
2.1 Management structure and procedures
Descrivi la stru>ura organizza/va ed i meccanismi decisionali del proge>o. Dimostra come essi si combinano con la complessità e le dimensioni del proge>o.
(Lunghezza massima per la Sezione 2.1: 5 pagine)
i.E Comitati etici!
2.2 Individual par-cipants 1/2
For each par,cipant in the proposed project, provide a brief descrip-on of the legal en-ty, the main tasks they have been a:ributed, and the previous experience relevant to those tasks. Provide also a short profile of the staff members who will be undertaking the work.
.
2.2 Individual par-cipants 2/2
(Maximum length for Sec,on 2.2: one page per par-cipant. However, where two or more departments within an organisa,on have quite dis,nct roles within the proposal, one page per department is acceptable. The maximum length applying to a legal en,ty composed of several members, each of which is a separate legal en-ty, is one page per member, provided that the members have quite dis,nct roles within the proposal.)
Individual par-cipants
Per il coordinatore: molto importante so>olineare precedenO esperienze in precedenO progeJ di Programma Quadro, così come la partecipazione in altri progeA europei e nazionali
Per ogni partecipante: fornire una breve descrizione dell’organizzazione, delle principali aJvità che dovranno svolgere, preceden/ esperienze rilevan/ all’aAvità.
Fornire inoltre un breve profilo dei membri dello staff coinvolto nelle aAvità
2.3 Consor-um as a whole 1/2
Describe how the par-cipants collec-vely cons-tute a consor-um capable of achieving the project objec,ves, and how they are suited and are commi:ed to the tasks assigned to them. Show the complementarity between par,cipants. Explain how the composi-on of the consor-um is well-‐balanced in rela-on to the objec-ves of the project. If appropriate describe the industrial/commercial involvement to ensure exploita,on of the results, and how the opportunity of involving SMEs has been addressed.
i) Sub-‐contrac-ng: If any part of the work is to be sub-‐contracted by the par,cipant responsible for it, describe the work involved and explain why a sub-‐contract approach has been chosen for it. ii) Other countries: If one or more of the par,cipants reques,ng EU funding is based in a country that is outside the EU, and is not an Associated Country, and is not on the list of Interna,onal Coopera,on Partner Countries, explain in terms of the project’s objec-ves why such funding would be essen-al. iii) Addi-onal partners: If there are as-‐yet-‐uniden,fied par,cipants in the project, the expected competences, the role of the poten,al par,cipants and their integra,on into the running project should be described. However, these as-‐yet-‐uniden-fied par-cipants will not be counted in the minimum number of par-cipants condi-on regarding the eligibility of the proposal.
(No maximum length applies to this sec-on)
…to be specified…
2.4 Risorse Oltre alla tabella A3 e all’effort form, indicate ogni altro costo rilevante (es. viaggi, a>rezzatura…).
Descrivi come la totalità delle risorse necessarie saranno reperite, comprese quelle complementari al contributo comunitario.
Mostra come le risorse saranno integrate in modo coerente, mostra come l’intero piano finanziario del proge>o è adeguato.
Lunghezza massima sezione 2.4: 2 pagine
CosO eleggibili
Definizione: Reali Sostenu/ nel corso del proge>o Determina/ e registra/ secondo contabilità interna Necessari, economici, efficien/ Non dà origine a profi>o Al ne>o dei cos/ non eleggibili (IVA)
Basato sul conce>o di co-‐finanziamento
(ii) ImpaCo potenziale
3. ImpaCo 3.1 ImpaV aWesi come indica- nel piano di lavoro
Descrivi come il proge>o contribuirà al raggiungimento degli impaA a>esi indica/ nel piano di lavoro in relazione al topic in ques/one.
Descrivi i passi necessari a realizzare gli impaA.
Spiega perché questo contributo richiede un approccio Europeo (anziché nazionale o locale).
Indica come altre aAvità di ricerca nazionali o internazionali sono state prese in considerazione.
Riferisci su qualsiasi fa>ore anche esterno che potrebbe influenzare il raggiungimento dell’impa>o
3.2 Diffusione e/o sfruWamento dei risulta- e ges-one della proprietà intelleWuale
Descrivi le misure proposte per la diffusione e/o sfru>amento dei risulta/ e la ges/one della proprietà intelle>uale.
Lunghezza massima sezione intera 3: 10 pagine
Alcuni suggerimenO:
• l’u/lità a livello poli/co dei risulta/ di ricerca è un obieAvo chiave
• Un piano di diffusione fin dall’inizio del proge>o è essenziale
• Iden/ficare una persona responsabile per la comunicazione è necessario
• Definire i potenziali fruitori del proge>o sin dall’inizio!
• Se appropriato, dare messaggi poliOci chiave e raccomandazioni per diversi target groups:
* Policy makers (locali, regionali, nazionali, europei),
* Comunità di Ricerca
* Imprese/Industria
* Organizzazioni della Società Civile
* Media
Solo dopo che si è struCurato l’idea progeCuale si comincia a scrivere!!!
Gli ultimi consigli !!
Introdurre (nuovi) conceA all’inizio, spiegare e elaborare (non introdurre nuovi conceA successivamente)
Mantenere il discorso coerente Riferimen/ a da/ pubblici (sta/s/ci) per quanto rilevan/
Riferimen/ a progeA finanzia/ nel passato (innovazione può essere il seguito)
Testo breve e denso (u/lizzare figure)
StruCura e approccio
Usare un inglese standard e conciso Rendere il testo chiaro, ben stru>urato, e scorrevole alla le>ura Prevedere un indice, u/lizzare paragrafi brevi, evidenziare i passaggi chiave, schema/zzare i conceA
Inserire solo informazioni rilevan/ al proge>o
Curare i deCagli
Rispondere a TUTTE! le domande che vengono indicate nel formulario
U/lizzare terminologia rilevante nel contesto del Programma e dell’invito
Linguaggio coerente in tuA capitoli della proposta (e.g. servizio – sistema, sperimentazione – testare etc.)
Sviluppo del testo
• Rendete la proposta leggibile. Il valutatore ha poche ore per leggere la vostra proposta e valutarla!
• Usate grasseA, corsivi, so>olinea/. • Meglio una tabella rispe>o a mille parole…
Eleven centres and research groups active in andrology and medical sexology have been selected: Leuven (B), Muenster (D), Leipzig (D), Barcelona (E), Rome (I), Florence (I) (these biomedical centres also have interdisciplinary connections with psychological and psychosexological research groups and inter sectorial connections with research groups in the sectors of sociology and science of communication; complementary training described in point B2.1 will be organised in these Centres); Malmoe (S), Manchester (UK), Giessen (D), Tartu (EE), Lodz (PL) (centres with clinical and bio-molecular facilities). See also point B3 with the individual Centres description.
As previously noted, these centres are already linked by a common training project under the EAA. This new research and training project will be able to make use of an already effective network.
Also inserted in the Network will be the companies most involved in producing the latest generation products active in the andrological field: Serono, Organon, Ferring, Sigma Tau producing hormones and drugs proposed for therapy male infertility, Eli Lilly, Pfizer, Bayer, and GSK, manufacturers of various type 5 phosphodiesterase inhibitors acting on erectile dysfunction, Johnson & Johnson, manufacturer of the forthcoming selective inhibitor of the serotonin reuptake, specifically aimed at treating premature ejaculation, Schering and Solvay, manufacturers of new testosterone formulations with innovative, specific administration methods dedicated to age-related forms of hypogonadism. Part of the complementary training describe in point B2.1 will be organised by experts from these pharmaceutical companies.
List of involved Centres Malmö (S), University of Lund, Department of Urology Malmö, Chairman Prof. Aleksander Giwercman Manchester (UK), Department of Endocrinology, Manchester Royal Infirmary, Chairman Prof. Frederick Wu Tartu (EE), Department of Urology, Tartu University Hospital, Chairman Prof. Margus Punab Leuven (B), Department of Endocrinology, University Hospital, Chairman Prof. Dirk Vanderschueren Muenster (D), Institute of Reproductive Medicine University of Munster, Chairman Prof. Eberhard Nieschlag Giessen (D), Department of Dermatology, Justus-Liebig University of Giessen, Chairman Prof. Andreas
Meinhardt Leipzig (D), Department of Andrology and Dermatology, University of Leipzig, Hans-Juergen Glander Lodz (PL), Department of Andrology and Reproductive Endocrinology, Medical University of Lodz, Chairman
Prof. Krzysztof Kula Barcelona (E), Fundacion Puigvert Andrology Service, Clinica de la Santa Creu, Chairman Prof. Osvaldo Rajmil Rome (I), Department of Medical Physiopathology, University of Rome “La Sapienza”, Co-Chairmen Prof.
Andrea Lenzi and Prof. Franco Dondero
centres Competencies
Clinical Laboratory
Sexological
Psychological
Ethical
Sociological
Rome X X X X X X Malmo X X X - X - Manchester
X X X - X -
Tartu X X X - - - Leuven X X X X X X Muenster X X X X X X Giessen X X X - X - Leipzig X X X - - - Lodz X X X - - - Barcelona X X X X X X Florence x X X x x X
Titolo accaAvante, acronimo Sintesi organica del proge>o (obieAvi, risulta,, approccio R&D, partnership, u,lità dei risulta,, sfru:amento)
Convincente background e stato dell’arte Chiarire obieAvi, metodi, risulta/ e deliverables Un piano di lavoro ben stru>urato Un’appropriata stru>ura del management Un piano de>agliato per l’implementazione e lo sfru>amento dei risulta/
Una descrizione realis/ca dei cos/ Un consorzio bilanciato (ruoli, qualifiche)
Non considerate solo gli aspeA scien/fici (non è uno scien/fic paper!)
…Ma anche quelli poli/ci, economici e sociali! …E dimostrate la vostra preparazione anche su ques/ temi con da/ e cifre
A chi rivolgersi per un supporto
