División de Adquisición de Bienes y Servicios · División de Adquisición de Bienes y Servicios Introducción D-4 El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente

Agosto 2014

División de Adquisición de Bienes y Servicios Introducción

D-4

El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente a la División

de Adquisición de Bienes y Servicios adscrita a la Dirección de Finanzas de la

Gobernación del Estado Táchira, es de observancia general y sirven como instrumento de

información y consulta.

Es elaborado y revisado por la Sección de Organización y Métodos en coordinación con el

personal adscrito a la División de Adquisición de Bienes y Servicios , adscrita a la

Dirección de Finanzas , bajo la supervisión del Jefe del área.

El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es

proporcionar en forma ordenada la información básica de la organización y funcionamiento de

la unidad responsable como referencia para lograr el aprovechamiento de los recursos y el

desarrollo de las funciones encomendadas. Sirve como instrumento de consulta y de

adiestramiento de personal, así como apoyo a los niveles directivos para la delegación de

funciones de autoridad, lo que les permite disponer de mayor tiempo para desarrollar sus

actividades gerenciales tales como: planificación, coordinación, supervisión y control de las

responsabilidades a su cargo, y aspectos importantes para el progreso de la organización.

Es primordial que toda la organización conozca y esté consciente de la importancia de los

Manuales de Organización, Normas y Procedimientos de su utilidad y de las ventajas que

ofrecen, por lo que es precisa la cooperación de todos en la difusión de estos conceptos, para

así lograr el objetivo para el cual los Manuales fueron creados.

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División de Adquisición de Bienes y Servicios Índice

D-4

Contenido Código

Introducción

Conceptos

Estructura del manual

Uso del manual

Manual de Organización D-4

Base Legal

NORMAS:

Generales D-4-1N

Específicas

PROCEDIMIENTOS:

Tramitar pedidos de las distintas dependencias centralizadas del Ejecutivo.

D-4-1P

Emisión y colocación de una orden de compra/servicio. D-4-2P

Notificación a Proveedores seleccionados. D-4-3P

Facturación del Proceso de Pago. D-4-4P

Ejecución de obras de la Administración Centralizada hasta un monto de 20.000 UT.

D-4-5P

Contrataciones Excluidas de la modalidad de selección. D-4-6P

Rendición de Órdenes de Compra/Servicio trimestrales D-4-7P

Relación y cancelación de servicios públicos de las dependencias centralizadas.

D-4-8P

Recepción de recaudos y archivos de expedientes de los proveedores. D-4-9P

Carga de los Sumarios Trimestrales y Programación anual de compras. D-4-10P

Ingreso de Información al Sistema de Información Regional del Estado

Táchira (SIRTA). D-4-11P

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División de Adquisición de Bienes y Servicios Conceptos

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PROPÓSITO DEL MANUAL:

El propósito fundamental del Manual de Organización, Normas y Procedimientos es mantener

en forma ordenada, sistemática y al alcance de los trabajadores, toda la información

concerniente a las funciones y objetivos de la División de Adquisición de Bienes y Servicios.

IMPORTANCIA:

Los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos son instrumentos muy útiles de

comunicación escrita que ayudan al personal a desarrollar mejor su tarea, facilitándole una

visión de conjunto de sus funciones y permitiéndole considerar sus propias responsabilidades,

como parte integrante de las principales funciones de la organización, estructura jerárquica y

objetivos de cada unidad organizativa.

ALCANCE:

Este Manual de Organización, Normas y Procedimientos involucra todas las unidades

organizativas de la División de Adquisición de Bienes y Servicios.

PRESENTACIÓN:

Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la información

necesaria referente a Objetivos, Constitución de cada unidad organizativa, Funciones,

Políticas, Normas y Procedimientos de una manera uniforme se estableció una estructura bajo

la cual se conforman cada uno de ellos.

POLÍTICAS:

Son las guías de orientación que presentan los criterios generales a considerar para la

realización de las actividades que se ejecutan en la organización, fijando los límites dentro de

los cuales se deben desarrollar.

Estas políticas establecidas por la División de Adquisición de Bienes y Servicios están

dirigidas al logro de los objetivos principales de la misma.

NORMAS:

Son todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las cuales se deben efectuar

las actividades en cada una de las entidades organizativas, con el fin de lograr un mejor

desarrollo de las mismas.

Estas reglas, generadas por cada unidad, están dirigidas al cumplimiento de las políticas y por

ende al logro de los objetivos.

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PROCEDIMIENTO:

Es el conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor, los cuales especifican

en forma detallada, operaciones, materiales, controles, personal involucrado, relación entre

áreas, entre otros, con el fin de efectuar cada uno de los procesos que se llevan a cabo en la

organización de manera lógica, secuencial y coordinada.

MÉTODO:

Es la forma o modo de efectuar una actividad considerando la disponibilidad de recursos

materiales técnicas, económicas y humanos; que utilizados eficientemente conlleva al logro de

los objetivos.

ACTIVIDADES :

Es el conjunto de tareas propias que deben realizar en un campo determinado, dirigidas al

logro de un objetivo específico; Determinan el grado de responsabilidad y autoridad del cargo.

TAREAS :

Son las operaciones que ejecuta un individuo para el desarrollo de sus actividades, forman la

base de los procedimientos, ya que representan cada etapa o paso de los mismos.

DIAGRAMA ESTRUCTURAL:

Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se específica la

división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes

unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco

administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.

DIAGRAMA DE POSICIÓN:

Es la organización formal en la que se establecen los cargos que existen en las diferentes

unidades organizativas, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es un marco

administrativo de referencia.

NIVEL JERÁRQUICO:

Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a las

unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad; independientemente de la

clase de función que se les encomiende.

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ORGANIGRAMA:

Un organigrama o carta de organización es un gráfico que expresa en forma resumida la

estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones entre las

unidades que la componen.

UNIDAD ORGANIZATIVA:

Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias

funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.

FUNCIÓN:

Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los

objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es responsable un

área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.

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División de Adquisición de Bienes y Servicios Estructura del Manual

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PRESENTACIÓN:

Para lograr el objetivo de constituir un sistema de Manuales que suministre toda la

información necesaria referente a Objeto, Funciones y cargos que conforman la institución; de

una manera uniforme se estableció una estructura bajo la cual se conforman cada uno de

ellos.

Se presentan en carpetas de tres (3) anillos, tamaño carta, lomo ancho, de color blanco y con

una etiqueta en su lomo rotulada con la denominación del tipo del Manual (Ver figura Nº 1)

Fig. Nº. 1

EJEMPLO:

(DENOMINACIÓN

DE LA UNIDAD

ORGANIZATIVA )

DIVISIÓN DE ADQUISICIÓN

BIENES Y SERVICIOS

Logotipo

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ESTRUCTURA INTERNA :

Toda la información estará contenida en la forma “Organización”, lo que permitirá mantenerla

bajo una misma forma de presentación.

Cada vez que se analice y/o genere un objetivo, función o política, será revisada por la

Sección de Organización y Métodos, quien elaborará en original y (n) número de copias, las

cuales dependerán de las unidades involucradas con la información, y permanecerán en el

Manual hasta que se realice alguna modificación.

La información del Manual de Organización se presenta en un formato como el que se

muestra a continuación:

GOBERNACIÓN DEL ESTADO TÁCHIRA MANUAL DE ORGANIZACIÓN

ÁREA:

ASUNTO:

CÓDIGO

FECHA DE VIGENCIA 1

2

3

4

5

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CÓDIGO DE CAMPO TÍTULO DESCRIPCIÓN

1 Área Identifica a la unidad responsable de la información presentada en el formato.

2 Asunto Título de la información presentada.

3 Código Código del Área

4 Fecha de Vigencia Codificación asignada, por La División de Organización y Métodos para identificar la información que contiene al formato.

5 (Espacio Blanco) Área destinada para la impresión o vaciado de la información.

CÓDIGO:

Todas las normas, procedimientos y formulario presentan un código asignado por la

Sección de Organización y Métodos y registrado en el campo Nº.4 de la forma “Manual de

Normas y Procedimientos” con el fin de facilitar su identificación, cuantificación y control

Debido al gran volumen de formularios que se manejan en la Organización se considera

necesario estructurar un código que permitiera en forma detallada diferenciarlos en cada

área específica. Dicho código presenta la siguiente estructura:

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Z X X X X - Z

Un carácter alfabético que indica la Dependencia a la cual pertenece la Dirección a la cual pertenece el Manual

Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia



Un carácter numérico que indica el área organizativa a la cual se hace referencia (Nivel IV)

Un carácter alfabético que indica la naturaleza del Manual: O: Organización N: Normas y Procedimientos

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División de Adquisición de Bienes y Servicios

Uso del Manual de Normas y Procedimientos

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Búsqueda de Información

El diseño de una estructura Standard para la conformación y presentación de los Manuales de

Organización permite unificar su utilización y lograr un lenguaje común dentro de la

Organización, con el fin de agilizar y facilitar la búsqueda y obtención de información relacionada

con las actividades que se realizan, contribuyendo así, al incremento de la productividad en las

mismas.

Todos los Manuales de Organización, Normas y Procedimientos tienen la misma estructura y

una de las principales herramientas con que cuenta el usuario para su manejo es el índice,

ordenado por unidad organizativa que permite la localización de cualquier información referente

a objeto, funciones y constitución de cada área, con su respectivo código - parámetro

fundamental para la ubicación - elaborados o utilizados por una unidad organizativa especifica.

El código, extraído del índice y que identificará dicha información, se busca en los campos

denominados “CÓDIGOS”, de la forma incluidas en el manual, ubicando así los instructivos con

la información requerida. Cada instructivo muestra la información por renglones especificando:

a.- Para Políticas y Normas:

I. Objetivo

II. Contenido

b.- Para Procedimientos:

III. Objetivo

IV. Extensión

V. Formularios utilizados

VI. Explicación detallada del Procedimiento, descrito en dos columnas.

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Uso del Manual de Normas y Procedimientos

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La primera denominación “RESPONSABLE”, en el cual se indica la unidad organizacional o

cargo responsable de la ejecución de cada uno de los pasos del procedimiento, segunda

denominada “ACCIÓN” en el cual se describe la secuencia de pasos a seguir por cada

responsable involucrado en la ejecución del procedimiento; los documentos que hace mención

el procedimiento inician en letra mayúscula, los instructivos o formularios se encierran entre

comillas, los originales tanto para los documentos como para los instructivos se representan con

el Cero (0), las copias con el número uno en la adelante (1).

Ejemplo : Oficio de solicitud (0), “Memorándum” (0,1,2)

c.- Para instructivos de formularios:

I. Título

II. Objetivos

III. Origen

IV. Frecuencia de preparación

V. Elaboración

VI. Distribución

VII. Período de archivo

VIII. Características

IX. Descripción e instrucciones de llenado de los campos que contienen, bajo

la Referencia numérica.

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División de Adquisición de Bienes y Servicios Codificación

El código es alfanumérico porque incluye una letra en el primer dígito y los dígitos siguientes

son numéricos, sin embargo el orden numérico no indica ningún tipo de jerarquía solo se

utiliza para codificar cada unidad organizativa.

Cód. Dependencia Cód. Dependencia

D

Dirección de

Finanzas

CIBI Comisión de Inventarios de Bienes Inmuebles

CDBM Comisión de Desincorporación de Bienes Muebles

ORRC Oficina de Recepción de Rendición de Cuentas

UTACRS Unidad Técnica Administrativa de Seguimiento, Control de Ejecución y Cumplimiento de los Compromisos de Responsabilidad Social

1 División de Tesorería

2 División de Contabilidad Fiscal

3 División de Contabilidad Presupuestaria

4 División de Adquisición de Bienes y Servicios

5 División de Administración de Bienes

6 División de Recaudación Tributaria

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División de Adquisición de Bienes y Servicios Organización

OBJETIVO:

Unidad Organizativa de carácter asesor / operativo, que tiene como finalidad solicitar y

analizar las ofertas, preparar el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la

adjudicación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, en

las modalidades de Consulta de Precios, Contratación Directa y de los Procedimientos

excluidos de la aplicación de las modificaciones.

CONSTITUCIÓN:

(Según relación de cargos fijos 2014)

Reportan a esta División: un (01) Jefe de División, dos (02) Compradores III, dos (02)

Asistentes de Oficina II, dos (02) Secretarias (os) II, un (01) Operador de Equipos de

Computación I, dos (02) Secretarias (os) I.

(Según Funcionamiento Actual)

Esta División está constituida por:

Personal Fijo:

Un (01) Jefe de División, dos (02) Comprador III, una (01) Secretaria II, dos (02) Asistente

de Oficina II y un (01) Auditor I

Personal Contratado:

Ocho (08) Auxiliares por necesidad de servicio.

Se designa a la División de Adquisición de Bienes y Servicios de la Gobernación del

Estado Táchira como la Unidad Contratante, según De creto N° 407, publicado en

Gaceta Oficial del Estado Táchira número Extraordin ario 4.286 de fecha 29 de julio de

2013.

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FUNCIONES:

1. Solicitar y Analizar las Ofertas.

2. Preparar el Informe de Recomendación.

3. Solicitar el otorgamiento de la Adjudicación para la adquisición de bienes, prestación

de servicios y ejecución de obras, en las modalidades de Consulta de Precios,

Contratación Directa y de los Procedimientos Excluidos de la aplicación de las

modalidades.

4. Coordinar con la Unidad Usuaria en la Consulta de Precios, la realización de las

actividades previas a la contratación.

5. Recibir el requerimiento o solicitud, de la Unidad Usuaria.

6. Incorporar o velar que se incorpore el Compromiso de Responsabilidad Social, fijando

los criterios o elementos que deben comprometerse a cumplir los oferentes.

7. Formar, sustanciar (seleccionar participantes, efectuar invitaciones, recibir ofertas y

preparar Informe de Recomendación) y llevar el expediente correspondiente a los

procedimientos de selección de contratistas que le correspondan por caso de la

consulta de precios, contratación directa y contratos excluidos de las Modalidades de

Selección de Contratistas.

8. Remitir a la Comisión de Contrataciones, junto con el expediente estructurado, el

Informe de recomendación para su aprobación, cuando corresponda.

9. Proponer, a requerimiento de la Comisión de Contrataciones del Ejecutivo del Estado,

grupos de evaluación interdisciplinarios de documentos de calificación y de ofertas

cuando la complejidad del objeto de la contratación lo requiera, así como todas

aquellas competencias establecidas en la Ley de Contrataciones Públicas y su

Reglamento.

10. Remitir al Servicio Nacional de Contrataciones dentro de los quince (15) días

continuos siguientes a la aprobación del presupuesto, la programación de obras,

servicios y adquisición de bienes a contratar para el próximo ejercicio fiscal, salvo

aquellas contrataciones que por razones de seguridad de estado, estén calificadas

como tales, o que hayan sobrevenido y que por su naturaleza no puedan ser

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planificadas. En caso de que esta programación sufra modificaciones, deberán ser

notificada al Servicio Nacional de Contrataciones dentro de los quince días siguientes,

contados a partir de la aprobación de la modificación.

11. Remitir al Servicio Nacional de Contrataciones dentro de los primeros quince (15) días

continuos, siguientes al vencimiento de cada trimestre, un sumario de contrataciones

realizadas en dicho plazo, por la División.

12. Remitir al Servicio Nacional de Contrataciones información sobre la actuación y el

desempeño del contratista, en lo que se refiere a ejecución de los contratos de obras,

adquisición de bienes y prestación de servicios.

13. Las demás que le atribuyan los instrumentos legales sobre las materias inherentes a

su competencia.

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Organigrama Estructural

DIVISIÓN DE ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

DIRECCIÓN DE FINANZAS

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Organigrama Estructural (Según funcionamiento actual)

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Organigrama de Posición (Según Relación de Cargos Fijos 2014)

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Base Legal

1. Constitución de la República Bolivariana de Ven ezuela.

Gaceta Oficial N° 5.908 Extraordinario de fecha 19 -02-2009.

2. Constitución del Estado Táchira

Gaceta Oficial del Estado Táchira, Extraordinario 778 de fecha 09-02-2001.

3. Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular .


4. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de l a Contraloría General de la

República y el Sistema Nacional de Control Fiscal


5. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgán ica del Trabajo, los

Trabajadores y las Trabajadoras. ( Carácter de Ley Orgánica según

Tribunal Supremo de Justicia .Sala Constitucional )

Gaceta Oficial N° 6.076 Extraordinario de fecha 07-05-2012.

6. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgán ica de Bienes Públicos.

Carácter de Ley Orgánica según Tribunal Supremo de Justicia. Sala

Constitucional)

Gaceta Oficial N° 39.952 de fecha 26-06-2012.

7. Decreto con Rango , Valor y Fuerza de Ley de R eforma Parcial de la Ley

Orgánica de la Administración Financiera del Secto r Público. (Carácter de

Ley Orgánica según Tribunal Supremo de Justicia. Sa la Constitucional )


8. Ley Orgánica del Poder Popular.


9. Ley Orgánica del Sistema Económico Comunal.


10. Ley Orgánica de los Consejos Comunales.

Gaceta Oficial N° 39.335 de fecha 28-12-2009

11. Decreto N° 6217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la

Administración Pública.


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Base Legal

12. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativ os.


13. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataci ones Públicas


14. Ley contra la corrupción

Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinario de fecha 0 7-04-2003.

15. Ley de mensajes de datos y firmas electrónica s.

Gaceta Oficial. N° 37.148 de fecha 28-02-2001.

16. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Co stos y Precios Justos.

Gaceta Oficial N° 39.715 de fecha 18-07-2011

17. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Si mplificación de Trámites

Administrativos.

Gaceta Oficial N° 5.891 Extraordinario de fech a 31-07-2008.

18. Decreto N° 6708. Reglamento de Ley de Contrata ciones Públicas.


19. Decreto N° 6.723 Reglamento de la Ley Orgánic a de la Contraloría General

de la República y del Sistema Nacional de Control F iscal.


20. Decreto N° 4.248 mediante el cual se regula el otorgamiento, vigencia,

control y revocatoria de la solvencia laboral de lo s patronos y patronas,

incluidas las asociaciones cooperativas que contrat en los servicios de no

asociados, con la finalidad de garantizar los derec hos humanos laborales

de los trabajadores y trabajadoras.


21. Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Admin istración Financiera del

Sector Público, sobre el sistema presupuestario.


22. Decreto Nro. 8.880, mediante el cual se dictan Medidas Temporales para el

establecimiento de montos y categorías de contratos preferenciales para

las pequeñas y medianas industrias (Pymis) y Empres as de propiedad

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Base Legal

social directa comunal, fabricantes de Bienes, Pre stadoras de Servicios y

ejecutora de Obras, ubicadas en el país.


23. Decreto Nro. 8.882, mediante el cual se dicta n Medidas Temporales para la

promoción, desarrollo, estimulo e inclusión de la i ndustria Nacional,

Productora de Bienes, Prestadora de Servicios y Eje cutora de Obras,

ubicada en el país.


24. Normas Generales de Control Interno


25. Manual de Normas de Control Interno sobre un m odelo genérico de la

Administración Central y Descentralizada funcionalm ente


26. Providencia sobre Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos

aplicable a Órganos y Entes del Sector Público.


27. Ley de Administración Financiera del Sector Pú blico del Estado Táchira.

Gaceta Oficial del Estado Táchira número 2.173 de fecha 28-11-2008.

28. Reglamento parcial Número 1 de la Ley de Admin istración Financiera del

Sector Público, para la ordenación de gastos y pago s. Decreto Número 26

Gaceta Oficial del Estado Táchira número Extraordinario 2.248 de fecha 09-01-

2009.

29. Decreto N° 407, de fecha 29 de julio del año 2 013

Gaceta Oficial del Estado Táchira número Extraordinario 4.286 de fecha 29-07-

2013.

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Glosario

CONTENIDO:

Unidad Contratante : Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas, preparar

el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la adjudicación para la

adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, en las modalidades

de consulta de precios, Contratación Directa y de los procedimientos excluidos de la

aplicación de las modalidades.

Unidad Usuaria (Dependencias): Es la unidad responsable de efectuar las actividades

previas a la contratación, formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el

contrato y evaluar la actuación y desempeño del contratista durante su ejecución, en la

contratación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras

en las modalidades de selección de contratistas previstas en la Ley de Contrataciones

Públicas y en los procedimientos excluidos de la aplicación de las modalidades de

selección.

Consulta de Precios: Es la modalidad de selección de Contratista en la que, de manera

documentada, se consultan precios a por lo menos tres (03) Proveedores de bienes a,

prestadores de servicios o ejecutores de obras.

Obras: Es la construcción, rehabilitación, remodelación, restauración, ampliación o

reparación total o parcial de edificaciones, infraestructuras para servicios básicos, plantas

o complejos de plantas, preparación, adecuación de áreas de trabajos. No constituye

obra el solo mantenimiento de edificaciones.

Servicios Comerciales: Cualquier actividad en la que sean principales las obligaciones

de hacer, excepto el contrato de obra, los servicios profesionales y laborales.

Presupuesto Base: Es una estimación de los costos que se generan por las

especificaciones técnicas requeridas para la ejecución de obras, la adquisición de bienes

o la prestación de servicio.

Compromiso de Responsabilidad Social: Son todos aquellos acuerdos que los

oferentes establecen en su oferta, para la atención de por lo menos una de las demandas

sociales relacionadas con:

a. La Ejecución de proyectos de desarrollo socio comunitario

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Glosario

b. La creación de nuevos empleos permanentes.

c. Formación socio productiva de integrantes de la comunidad.

d. Venta de bienes a precios solidarios o al costo,

e. Aportes en dinero o especies a programas sociales determinados por el Estado o a

instituciones sin fines de lucro; y especificaciones técnicas respectivas, mediante el

diseño de criterios de evaluación objetivos y de carácter incentivador, que serán

identificados en el llamado o en la invitación para ofertar, y se detallaran en el Pliego

de Condiciones asignándoles prioridad.

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Normas Generales

CONTENIDO:

1. Se deberá disponer de los recursos presupuestarios necesarios para la Adquisición de

Bienes, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras, salvo las excepciones que

establece la ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

2. Todas las Direcciones y Oficinas adscritas al Ejecutivo Regional son unidades

usuarias, por lo que deberán cumplir con todos y cada uno de los extremos legales

establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, a saber:

a. Efectuar las actividades previas a la contratación, presentación del Presupuesto

Base.

b. Formular el requerimiento a la División de Adquisición de Bienes y Servicios.

c. Administrar el contrato.

d. Evaluar la actuación y desempeño del Contratista durante su ejecución, así como

todas aquellas indicadas en la normativa legal que regula la materia.

e. Contar con la programación presupuestaria y especificaciones técnicas.

f. Determinar las ventajas económicas y técnicas de la contratación.

g. Tomar la previsión en la programación anual de compras (si aplica).

h. Contar con el modelo del contrato (si aplica)

i. En caso de que el procedimiento tenga carácter plurianual, debe notificar al Órgano

competente en la planificación central.

j. Evaluar la recurrencia de la contratación y determinar si es viable agruparla en un

solo procedimiento o bajo la modalidad de contrato marco, estimando las

cantidades de bienes, servicios u obras a contratar.

3. La unidad contratante podrá solicitar a cualquier Dirección del Ejecutivo o Ente

Descentralizado apoyo técnico para la evaluación de proyectos, ofertas y cotizaciones

para fortalecer los procesos de contratación.

4. El valor aplicable a la Unidad Tributaria (U.T.) será el Vigente para el momento del

inicio de la contratación.

5. Se deberá procurar, atendiendo a la naturaleza de la obra, bien o servicio, la

participación de medianas y pequeñas industrias, pequeños productores, cooperativas

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Normas Generales

y las nuevas formas asociativas conjuntas entre el Estado, la iniciativa comunitaria y

privada para el desarrollo de la economía nacional, prestando especial atención a los

montos y categorías de contratos preferenciales para las pymis y empresas de

propiedad social directa comunal fabricantes de bienes, prestadoras de servicios y

ejecutoras de obras, así como a la promoción, desarrollo, estímulo e inclusión de la

industria nacional, productora de bienes, prestadora de servicios y ejecutora de obras

ubicadas en el país o naturales de la localidad donde será ejecutada la contratación.

6. En las Consultas de Precios, las invitaciones a las Empresas participantes podrán ser

efectuadas mediante remisión escrita, fax o correo electrónico; en todos los casos se

solicitará y mantendrá en el Expediente de la contratación, constancia del envío y la

recepción de las invitaciones remitidas.

7. Se deben colocar iníciales de nombre y apellido así como media firma de cada una de

las personas que realizan actas, invitaciones e informe de recomendación.

8. Las Ofertas podrán ser recibidas vía fax o correo electrónico, no obstante debe

incorporarse en el Expediente, la Oferta original del beneficiario de la adjudicación.

9. La Selección de Contratistas para la Adquisición de Bienes, Prestación de Servicios y

Ejecución de Obras que se realicen mediante consulta de precios, podrán

desarrollarse sin la elaboración de un Pliego de Condiciones cuando las

características de los bienes y servicios lo permitan; no obstante, las invitaciones para

participar deben contener lo siguiente: especificaciones técnicas, condiciones de

entrega o ejecución, validez de la Oferta, lapso y lugar para solicitar las aclaratorias,

lapso de entrega de las Ofertas y criterios de evaluación, así mismo, en caso que

aplique el Compromiso de Responsabilidad Social y garantías.

10. La División de Adquisición de Bienes y Servicios mantendrá un Registro de

Proveedores actualizado y clasificado, el cual fungirá como directorio referencial de

Selección de Proveedores para las Adquisiciones de Bienes, Prestación de Servicios y

Ejecución de Obras.

11. La División de Adquisición de Bienes y Servicios podrá verificar que el presupuesto

base incorporado al requerimiento, esté ajustado a los precios actuales del mercado,

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Normas Generales

con la finalidad de garantizar el éxito del proceso de contratación. En el caso de que el

presupuesto base esté por debajo de los precios actuales, se devolverá.

12. La Selección del Proveedor, deberá efectuarse sin establecer diferencias entre ellos,

es decir, las Adquisiciones de Bienes, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras se

harán a firmas personales o jurídicas legalmente establecidas, que estén inscritas en

el Registro Nacional de Contratista, si aplican y posean Solvencia Laboral vigente, con

base en un precio razonable, calidad, tiempo de entrega, condiciones de pago y

demás garantías ofrecidas.

13. El Compromiso de Responsabilidad Social será requerido en todas las Ofertas

presentadas en las modalidades de Selección de Contratista previstas en la Ley de

Contrataciones Públicas, así como en los procedimientos excluidos de la aplicación de

estas, cuyo monto total, incluidos los tributos, superen las 2.500 U.T., conforme a lo

establecido para la Unidad Técnica Administrativa de Seguimiento, Control y Ejecución

del Compromiso de Responsabilidad Social adscrita a la Dirección de Finanzas.

14. La Gobernación del Estado Táchira, podrá realizar adjudicaciones parciales en un

mismo proceso de contratación, las cuales se formalizaran en varias órdenes de

compra, servicios o contrato según sea el caso, y tomando en cuenta lo establecido

en las invitaciones o el Pliego de Condiciones, atendiendo de esta manera a las

ofertas más beneficiosas.

15. La unidad contratante debe exigir, en los casos de contratación de servicios

profesionales, sólo para auditores, la inscripción vigente ante la Contraloría General de

la República de conformidad con lo establecido en el Reglamento para el registro,

calificación, selección y contratación de auditores, consultores y profesionales

independientes en materia de control.

16. En los casos de declaratoria de desierto sólo operará un procedimiento, más agotado

esto se procederá a la adjudicación directa, según lo contemplado en el artículo 117

del Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.

17. En los casos donde los proveedores extravíen o pierdan los duplicados de las Órdenes

de Compra que les fueron entregados, deberán consignar, Oficio a la Dirección de

Finanzas solicitando copia certificada de la misma.

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División de Adquisición de Bienes y Servicios Normas Específicas en la modalidad Consulta de Precios.

CONTENIDO:

1. Toda solicitud de bienes / servicios deberá hacerse a través del formulario “Memorándum

de Pedido”.

2. El “Memorándum de Pedido” deberá ser firmado por: Directores/Jefes de Oficina de las

Unidades Usuarias, quienes son los únicos responsables de la cantidad solicitada y su

distribución presupuestaria.

3. Las adquisiciones de bienes o prestación de servicios destinados al parque automotor

deberán especificar placa, número de control, número de inventario (si es para

reparación) y marca de vehículo. Las reparaciones de fotocopiadoras, aires

acondicionados y bienes muebles deberán llevar número de inventario.

4. El proceso de consulta de precio se regirá por lo siguiente:

a. Cumplir con lo previsto en el artículo Nº 74 de la Ley de Contrataciones Públicas

publicado en Gaceta Oficial Nº 39.503 del 06/09/2010.

b. Los criterios de selección atenderán a la capacidad técnica, financiera y legal, así

como a la disponibilidad de productos y calidad permanentes establecidos.

c. La División tendrá que verificar que la consulta de precios para bienes y servicios se

efectué en el tiempo establecido por la Ley de Contrataciones Públicas, al tercer (03)

día se aperturan los sobres, con un lapso legal de tres (03) días para elaborar el

informe de recomendación y tres (03) días para la elaboración del acta de

adjudicación y se remitirán el mismo día a la máxima autoridad; al día siguiente de

elaborada y firmada la adjudicación, se elaborará la Orden de Compra. Así mismo,

una vez aprobada la adjudicación o declarado el desierto se contará con dos (02) días

para realizar la orden de compra y la notificación al proveedor seleccionado. En el

caso de obras cuatro (04) días para aperturar sobre con las ofertas y seis días para

presentar informe de recomendación a la máxima autoridad del órgano o ente.

d. Cumplido el tiempo establecido según artículo 89 numeral 1 de la presente Ley de

Contrataciones Publicas de no obtener respuesta por parte de la empresa podrá

realizar llamado a nueva consulta de precios, luego de la cual resultando desierta se

podrá adjudicar de manera directa según la urgencia del caso.

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e. La documentación de las empresas será revisada en el momento de iniciar el

proceso. (Acta de Inicio Proceso Consulta de Precios).

f. La cotización/presupuesto se recibirá el tercer día hábil luego de recibida la invitación

en horario de 9:00am hasta las 03:00 pm; y en los casos de procesos de Consulta

de Precios para la ejecución de obras el lapso será al cuarto día hábil luego de

recibida la invitación en horario comprendido entre 8:30 am hasta 12:00 pm y 2:00 pm

hasta 5:00 pm.

g. El día hábil siguiente al recibido de las invitaciones para el proceso de consulta de

precios los proveedores/contratistas podrán solicitar las aclaratorias sobre la

invitación y Memorándum de Pedido recibida.

h. Las especificaciones técnicas, están desglosadas en la copia fiel y exacta del

Memorándum de Pedido anexo a la invitación y para el caso de ejecución de obras en

el respectivo Pliego de Condiciones.

i. La validez de la oferta no podrá ser inferior a veinte (20) días continuos.

5. Las cotizaciones deben cumplir los siguientes requisitos:

a. Especificar los precios unitarios de cada artículo y el Impuesto al Valor Agregado

(IVA) desglosado cuando es requerido y totalizar.

b. Las Cotizaciones deberán contener las cantidades indicando los precios unitarios y

los precios totales con atención a los decimales, expresado en moneda nacional

(Bolívar).

c. Detallar al máximo las características de lo solicitado (cantidad, dimensiones, entre

otros.) en atención a las especificaciones.

d. Las cotizaciones deben estar firmadas y selladas por el representante legal de la

Empresa, en papelería membreteada y a nombre de la Gobernación del Estado

Táchira.

e. La Oferta deberá indicar la dirección exacta del lugar donde se harán las

notificaciones pertinentes, dirección de correo electrónica (email), si posee, así como

números telefónicos actualizados.

f. Las cotizaciones deben presentarse sin tachaduras, ni enmendaduras

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g. Determinar el número de Memorándum de Pedido, indicando las especificaciones

técnicas (si las hubiese).

h. Registro de Información Fiscal (RIF) impresos así como el nombre de la empresa.

6. La Unidad Contratante deberá formar el Expediente para la consulta de precios para

adquisición de Bienes o Prestación de Servicios con la siguiente documentación:

a. Memorándum de Pedido para adquisición de bienes y prestación de servicios

b. Disponibilidad presupuestaria.

c. Presupuesto Base.

d. Solvencia laboral. (en el caso que aplique)

e. Acta de Precalificación

f. Acta de Inicio del procedimiento (artículo 107 del Reglamento de la Ley de

Contrataciones Públicas).

g. Invitaciones a los proveedores.

h. Las cotizaciones en original.

i. Análisis de las ofertas (cuadro de recomendación).

j. Informe de recomendación.

k. Acta de adjudicación.

l. Orden de compra o de servicio, la cual debe estar firmada por el representante

legal de la empresa y/o autorizado, si aplica.

7. La Unidad Contratante deberá formar el Expediente para la consulta de precios para

obras con la siguiente documentación:

a. Oficio para la ejecución de la obra, mejoras o remodelaciones, infraestructuras,

edificaciones por parte de la Unidad Usuaria, con sus respectivos anexos.

(Proyecto de la obra, mejora o remodelación con sus especificaciones técnicas,

disponibilidad presupuestaria, fuente de financiamiento).

b. Disponibilidad presupuestaria.

c. Presupuesto Base.

d. Solvencia laboral.

e. Documento legal de la empresa requerida en el Pliego de Condiciones

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f. Inscripción en el Registro Nacional de Contratista, sólo para aquellos casos donde

la cuantía supere las cinco mil (5.000 U.T).

g. Calificación legal de la empresa

h. Acta de Inicio del procedimiento artículo 107 del Reglamento de la Ley de

Contrataciones Públicas.

i. Invitaciones a las empresas contratistas.

j. Pliego de condiciones.

k. Ofertas.

l. Informe técnico (si aplica)

m. Informe de recomendación.

n. Acta de adjudicación o declaratoria desierto.

ñ. Notificación a la empresa ganadora.

o. Oficio a la Unidad Usuaria.

p. Compromiso de responsabilidad social cuando supere las dos mil quinientas

(2.500) U.T.

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División de Adquisición de Bienes y Servicios Procedimiento para tramitar pedidos de las diferentes Dependencias Centralizadas del Ejecutivo.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para canalizar los pedidos de las distintas dependencias centralizadas del Ejecutivo del Estado para la adquisición de bienes y servicios.

UNIDADES INVOLUCRADAS

- Dirección de Finanzas. - Todas las Unidades Organizativas de la Gobernación del Estado Táchira. - División de Adquisición de Bienes y Servicios (Unidad Contratante) - Empresas Contratistas y Proveedores.

FORMULARIOS UTILIZADOS: “Memorándum de Pedido” “Acta de Inicio de Proceso Modalidad Consulta de Precio” “Relación de Invitaciones Enviadas al Proveedor” “Invitaciones o Pliego de Condiciones en caso de que se trate de la ejecución de una obra”. “Acta que declara desierto el proceso de selección para la contratación de bienes, servicios”

RESPONSABLE ACCIÓN

Asistente de oficina II

1. Recibe “Memorándum de Pedido” (0,1), Disponibilidad

Presupuestaria y Presupuesto base de las Dependencias

Centralizadas de la Gobernación del Estado.

2. Revisa datos en “Memorándum de Pedido”:

- Imputación Presupuestaria

- Fecha de elaboración

- Correspondencia entre material solicitado e imputación

presupuestaria.

- Número de Memorándum de Pedido.

- Firmas y sellos de la Dependencia solicitante.

Sí está conforme:

2.1. Firma y sella “Memorándum de Pedido” (0,1) como acuse

de recibo y devuelve copia a la Dependencia.

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RESPONSABLE ACCIÓN

Asistente de oficina II

2.2. Asigna número de control interno y remite Memorándum

de Pedido al Jefe de División.

Jefe de División

2.3. Recibe “Memorándum de Pedido”, revisa.

2.4. Consulta el Registro de Proveedores.

2.5. Según los requerimientos del “Memorándum de Pedido”

selecciona un mínimo de tres (3) Proveedores y los indica

en el Acta de Proceso de Control Interno (calificación de

las empresas).

2.6. Entrega “Memorándum de Pedido” (0) al Comprador III.

Comprador III

2.7. Recibe “Memorándum de Pedido” (0), elabora Acta de

Inicio de Proceso modalidad Consulta de Precios (0).

2.8. Elabora Invitaciones de los proveedores seleccionados,

indicando que las ofertas ubicadas en el Acta de Inicio

deben ser consignadas en la División de Adquisición de

Bienes y Servicios en fecha y hora indicada de la siguiente

forma:

- Cotización / Presupuesto dirigida a la Gobernación del

Estado, deberá reflejar el número de Memorándum de

Pedido.

- Precio unitario y totalizado

- IVA desglosado

- Dirección exacta del lugar donde se harán las

notificaciones pertinentes

- Correo electrónico.

- Números telefónicos actualizados.

- Sin tachaduras ni enmendaduras, debidamente firmadas

y selladas por el representante legal de la empresa.

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RESPONSABLE ACCIÓN

Comprador III

2.9. Coloca sus iníciales en las invitaciones y remite al Jefe de

División para la suscripción.

Jefe de División 2.10. Recibe “Memorándum de Pedido” (0), Acta de Inicio de

Proceso Modalidad Consulta de Precios e Invitaciones (0),

revisa, firma Invitaciones y devuelve.

Comprador III

2.11. Recibe “Memorándum de Pedido“(0), Acta de Inicio de

proceso modalidad consulta de precios e Invitaciones (0),

revisa y coloca el Sello de la División.

2.12. Elabora Relación de Invitaciones.

2.13. Saca fotocopia a “Memorándum de Pedido” e invitaciones

y las anexa a las invitaciones (0).

2.14. Entrega al Asistente de Oficina II “Memorándum de

Pedido” (1), planilla de lapsos (0), Invitación (0,1) y

Relación de Invitaciones (0).

2.15. Guarda “Memorándum de Pedido “(0), Acta de Inicio de

proceso modalidad consulta de precios, temporalmente en

el archivo.

Asistente de Oficina II 2.16. Recibe “Memorándum de Pedido” (1), Invitación (0,1) y

Relación de Invitaciones (0) entrega a los Proveedores.

Proveedores 2.17. Recibe “Memorándum de Pedido” (1), Invitación (0,1),

Relación de Invitaciones (0) revisa, firma, sella Relación

de Invitaciones (0) e Invitación (1) como acuse de recibo y

devuelve.

Asistente de Oficina II

2.18. Recibe Invitaciones (1) Relación de Invitaciones (0),

revisa que estén debidamente firmadas y selladas, con

indicación de fecha y entrega al Comprador III.

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RESPONSABLE ACCIÓN

Comprador III 2.19. Recibe las invitaciones (1), revisa y coteja con el

“Memorándum de Pedido” (0).

2.20. Organiza Expediente contentivo de: “Memorándum de

Pedido” (0), Acta de Inicio de Proceso Modalidad Consulta

de Precios (0), debidamente firmada y selladas, remite al

Asistente de Oficina II.

Asistente de Oficina II 2.21. Recibe Expediente, revisa organiza y clasifica por fecha.

2.22. Verifica el lapso estipulado de tres (03) días hábiles que

tiene el proveedor para presentar las cotizaciones y

entrega al Personal Auxiliar.

Auxiliar por necesidad de Servicio

(Análisis de Precios)

2.23. Recibe las cotizaciones (0) de los Proveedores en sobre

sellado y continua procedimiento en el ítem 2.24, en caso

de no recibir ninguna continua en el ítem 2.27.

2.24. Revisa cotizaciones (0) anexas al Expediente verificando:

- El destino: dirigido a la Gobernación del Estado. - RIF pre impresos. - La cotización, debe ser presentada en original y en

papelería de la empresa con los sellos húmedos y firma del representante legal de la empresa.

- Fecha, debe ser ubicada en la invitación para el acto de apertura.

- La cotización corresponda estrictamente a lo solicitado en la Memorándum de Pedido, acatando calidad y cantidad.

- Indicar precios unitarios, subtotales y totales, incluyendo los céntimos.

- Desglosar el Impuesto al Valor Agregado (IVA). - Sin tachaduras, ni enmendaduras. - Validez de la oferta no menor a 20 días hábiles, lapso

de entrega no mayor de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de firma del contrato.

- Revisa cotizaciones de acuerdo al monto de las adquisiciones de bienes o prestación de servicios.

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RESPONSABLE ACCIÓN

Auxiliar por necesidad de Servicio

(Análisis de Precios)

2.25. Realiza análisis de precios comparativo, basado en

cuanto a los criterios de precio, calidad y disponibilidad de

lo solicitado, tomando en cuenta las siguientes

consideraciones:

- Si hay un renglón en varias cotizaciones con el mismo

precio se recomienda la que posea más renglones a su

favor.

- En caso de que un ítem no esté cotizado se enviará copia

al solicitante informando que ese renglón no fue

comprado.

2.26. Elabora Informe de Recomendación, según sea el caso

firma, sella, anexa Expediente y remite al Jefe de División.

En el caso en que la cuantía supere las dos mil quinientas

unidades tributarias (2500 U.T.) para la adquisición de

bienes o prestación de servicios el Informe de

Recomendación debe contar con la previa aprobación de

la Comisión de Contrataciones Públicas.

Jefe de División 2.27. Recibe Informe de Recomendación, Expediente, revisa,

firma y solicita a Auxiliar por Necesidad de Servicio elabore

Acta de Adjudicación.

Auxiliar por Necesidad de Servicio

2.28. Recibe Informe de Recomendación, Expediente.

2.29. Elabora Acta de Adjudicación/Declaratoria de Desierto y

Relación de Expedientes.

2.30. Remite al Despacho de la Dirección de Finanzas

Relación de Expedientes, Informes de Recomendación,

Expedientes y Actas de Adjudicación/Declaratoria de

Desierto.

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RESPONSABLE ACCIÓN

Despacho de Finanzas

2.31. Recibe Relación de Expedientes, Informes de

Recomendación, Expedientes y Acta de

Adjudicación/Declaratoria de Desierto.

2.32. Sigue Procedimiento específico: Adjudicación/

Declaratoria de Desierto del procedimiento de

Consulta de Precios.


Comprador III

2.33. Recibe del Despacho de Finanzas Informes de

Recomendación, Expedientes y Actas de

Adjudicación/ Declaratoria de Desierto.

2.34. Si se realizó la adjudicación continua procedimiento:

Emisión y Colocación de una Orden de Compra/

Servicio.

2.35. Si se Declaro Desierto, recibe Acta de Declaratoria

de Desierto y entrega conjuntamente con Expediente

a Comprador III.

2.36. Procede a iniciar nuevamente el proceso de

consulta de precios para bienes y servicios.

Asistente de Oficina II En caso contrario:

3. Devuelve Memorándum de Pedido con Transferencia de

Papeles (0,1) a la Dependencia solicitante, señalando la

observación.

Nota: Cuando se realiza el análisis de precios y no hay disponibilidad presupuestaria se

devuelve por transferencia de papeles.

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División de Adquisición de Bienes, Servicios y Obras Procedimiento para la emisión y colocación de una Orden de Compra/servicio.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la emisión y colocación de una Orden de

Compra/servicio.

FORMULARIOS UTILIZADOS: “Informe de Recomendación” “Memorándum de Pedido” “Invitaciones” “Cotizaciones” “Acta de adjudicación” Notificación “Acta de Proceso de Control Interno”

RESPONSABLE ACCIÓN

Comprador III / Auxiliar por Necesidad de Servicio

1. Recibe Memorándum de Pedido (0), Acta Inicio

Procedimiento (0), “Acta de Proceso de Control

Interno” invitaciones, cotizaciones (0), informe de

recomendación (0), Análisis Comparativo de Precios y

Acta Adjudicación (0).

2. Ingresa al sistema SIGRE

Certificación Presupuestaria: coteja que la

descripción de las cotizaciones (0) sea igual al

contenido de la “Memorándum de Pedido” impresa y

del sistema.

3. Si la cotización es igual a la “Memorándum de Pedido”:

- Accede a la ventana Cotización , e ingresa los datos requeridos.

- Guarda y registra el número de la cotización. 4. Ingresa a la ventana: Asignación de Prioridad a

Cotización

- Coloca el número de la “Memorándum de Pedido” - Asigna número de acuerdo a la prioridad del rubro

seleccionado, como Proveedor que presente la mejor oferta.

D-4-2P

Agosto 2014


RESPONSABLE ACCIÓN


5. Ingresa al módulo Orden de Compra/Orden de

Servicio .

- Asigna tipo de compromiso/condición de pago/

forma de entrega/ fecha de entrega hasta 20 días

hábiles/resumen

- Modifica descripción igual a la cotización y fecha de

entrega (20 días hábiles desde la fecha de la firma

de la orden de compra),

- Selecciona el tipo de procedimiento,

- Guarda la orden.

- Ingresa el número de “Memorándum de Pedido”

correspondiente de la empresa ganadora.

- Imprime Orden de Compra/Servicio (0,1,2,3)

6. Ingresa a la ventana Ejecución Presupuestaria

Pre-comprometer

- Ingresa número de requerimiento y revisa la

disponibilidad presupuestaria.

Si existe disponibilidad presupuestaria :

6.1 Hace la distribución para pre comprometer.

6.2 Remite Orden de Compra/Servicio (0,1,2,3) y

soportes a Auxiliar por Necesidad de Servicio.

Continua Procedimiento para elaborar

Notificación al Proveedor Seleccionado.


En caso Contrario :

7. Anula la Orden de Compra/Servicio (0,1,2,3) y

devuelve a personal Auxiliar por necesidad de Servicio

para que elabore Transferencia.

D-4-2P

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RESPONSABLE ACCIÓN


8. Recibe Orden de Compra/Servicio (0,1,2,3)

anulada, elabora Transferencia de Papeles (0,1).

9. Devuelve Memorándum de Pedido con

Transferencia de Papeles (0,1) a la Dependencia

solicitante, señalando la observación.

Nota: Orden de Compra/Servicio (0,1,2,3)

0: Original 1: Duplicado 2: triplicado 4: Cuadruplicado

D-4-3P

Agosto 2014

División de Adquisición de Bienes, Servicios y Obras Procedimiento para elaborar la notificación a los proveedores seleccionados.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para notificar a los Proveedores seleccionados

EXTENSIÓN: División de Adquisición de Bienes y Servicios.

FORMULARIOS UTILIZADOS: “Informe de Recomendación”

“Memorándum de Pedido” “Acta de Inicio” “Invitaciones” “Cotizaciones” “Informe de Recomendación” “Acta de adjudicación” “Orden de Compra/Servicio”

RESPONSABLE ACCIÓN

Auxiliar por Necesidad de Servicio (Notificaciones)

1. Recibe Expediente contentivo de: “Memorándum de

Pedido” (0), Acta Inicio (0), Acta de Proceso de Control

Interno, invitaciones, cotizaciones (0), Informe de

Recomendación (0), Análisis Comparativo de Precios,

Acta Adjudicación (0), Relación de Órdenes de

Compra/Servicio, “Orden de Compra/Servicio” (0,1,2,3).

2. Elabora Notificación (0,1) a la empresa que resulte

favorecida, anexa a Expediente y remite al Jefe de

División

Jefe de División 3. Recibe Expediente y Notificación al Proveedor

Seleccionado, firma Orden de Compra (0,1,2,3),

Notificación al Proveedor (0,1) y entrega al Mensajero

para su distribución.

Mensajero 4. Recibe Notificación al Proveedor (0,1) Orden de

Compra/Servicio (0,1,2,3) y Expediente.

- Despacho del Director (a) de Finanzas: Orden de

Compra (0,1,2,3) y Expediente.

- Proveedor: Notificación (0,1).

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Agosto 2014


RESPONSABLE ACCIÓN

Director (a) de Finanzas 5. Recibe Orden de Compra/Servicio (0,1,2,3) y Expediente,

revisa, firma en señal de aprobación y devuelve a la

División de Adquisición de Bienes y Servicios.


Secretaria II/Auditor I

6. Recibe de la Dirección de Finanzas Orden de

Compra/Servicio (0,1,2,3), Expediente y Relación de

Ordenes aprobadas (0,1).

7. Coteja el físico de Orden de Compra/Servicio (0,1,2,3)

con la Relación anexa; firma, fecha de recibido y sella.

8. Guarda relación en carpeta.

9. Desglosa Orden de Compra/Servicio (0,1,2,3), saca

original y duplicado de la Orden de Compra (0,1).

10. Entrega los documentos restantes del expediente a

Auxiliar por necesidad de servicio (Reproducción).


(Reproducción)

11. Recibe Orden de Compra/Servicio (2,3) y el restante del

expediente, el cual es contentivo de:

- Orden de Compra/Servicio (2,3) - Memorándum de Pedido - Disponibilidad Presupuestaria - Presupuesto base - Acta de Calificación - Acta de inicio - Invitaciones - Cotizaciones - Informe de Recomendación - Acta de Adjudicación - Notificación

12. Saca copia al expediente, las guarda en archivo

temporalmente y anexa solvencia laboral.

13. Guarda en carpetas expediente original, Orden de

Compra/Servicio (2).

D-4-3P

Agosto 2014


RESPONSABLE ACCIÓN


(Reproducción)

14. Asienta en libro Orden de Compra/Servicio (3) y lo remite

a la dependencia solicitante.

Secretaria II/ Auditor I/ Auxiliar por Necesidad de

Servicio

15. Elabora Relación de Órdenes de Compra/Servicio (0,1)

para entregar al Proveedor.

16. Entrega al Mensajero Órdenes de Compra/Servicio (0,1)

y Relación (0,1) para que distribuya al Proveedor.

Mensajero 17. Recibe Órdenes de Compra/Servicio (0,1) y Relación

(0,1), revisa y entrega al Proveedor.

18. Recibe del Proveedor acuse de recibo de Relación (1),

revisa que este firmado y sellado, y entrega a Secretaria

II para su archivo.

Proveedor 19. Recibe Notificación (0,1), firma acuse de recibo y

devuelve. A partir de este momento cuenta con ocho

(08) días hábiles para retirar la Orden de

“Compra/Servicio”.

20. Recibe “Orden de Compra / Servicio” (0,1), - Original (0) para facturar - Duplicado (1) para cobrar

21. Firma Formulario “Ordenes enviadas a Proveedores”

para facturar. (retirada la documentación contará con

diez (10) días hábiles para entregar el pedido

correspondiente).

22. Entrega en Dependencia solicitante pedido, Nota de

Entrega (0), Factura (0,1,2), “Memorándum de Pedido”

(1), Orden de Compra (0,1).

Dependencia solicitante 23. Ver Procedimiento específico: Recepción de un Pedido

en el Manual de Normas y Procedimiento comunes.

D-4-4P

Agosto 2014 2013

División de Adquisición de Bienes, Servicios y Obras Procedimiento de recepción de documentos para dar inicio al proceso de pago.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para la recepción de los documentos para iniciar el

proceso de pago.

FORMULARIOS UTILIZADOS: “Informe de Recomendación” “Memorándum de Pedido” “Acta de Inicio” “Invitaciones”

“Cotizaciones” “Informe de Recomendación”

“Acta de adjudicación “Orden de Compra/Servicio”

RESPONSABLE ACCIÓN

Secretaria II /Auditor I / Auxiliar por necesidad de

Servicio

1. Recibe del Proveedor, Orden de Compra/Servicio

(original) y Factura (0,1).

2. Organiza y revisa que la Orden de Compra/Servicio este

firmada y sellada por el representante legal de la

Empresa o autorizado y el encargado de la Dependencia

Solicitante.

3. Solicita en reproducción la copia del respectivo

expediente que se encuentra archivada temporalmente.


(Reproducción)

4. Ubica expediente y entrega a la Secretaria II /Auditor I /

Auxiliar por necesidad de Servicio.


Servicio

5. Recibe copia del expediente y organiza

- Orden de Compra/Servicio (0) y Factura (0,1) - Copia de Orden de Compra/Servicio (2) y

Memorándum de Pedido (1) - Disponibilidad Presupuestaria (1) - Presupuesto base (1) - Acta de Calificación (0) - Acta de inicio(0) - Invitaciones (1) - Cotizaciones (1) - Informe de Recomendación (0) - Acta de Adjudicación (0)

D-4-4P

Agosto 2014 2013

División de Adquisición de Bienes, Servicios y Obras Procedimiento de recepción de documentos para dar inicio al proceso de pago.

RESPONSABLE ACCIÓN


Servicio

- Notificación (0) - Solvencia Laboral (1)

6. Da visto bueno.

7. Ingresa al Sistema SIGRE

Módulo de Compras

- Genera Relación de Órdenes de Compra/Servicio.

- Imprime relación de Órdenes de Compra/Servicio

(0,1) y remite a la División de Contabilidad

Presupuestaria para procesar pago.

- Continua procedimiento especifico de pago.

8. Recibe acuse de recibo de relación de Contabilidad

Presupuestaria.

D-4-5P

Agosto 2014

División de Adquisición de Bienes y Servicios Procedimiento para tramitar la ejecución de Obras de la Administración Centralizada Estadal hasta por un monto de 20.000U.T.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para tramitar la Ejecución de obras de las

Dependencias Centralizadas del Ejecutivo Regional hasta por un monto de

20.000 Unidades Tributarias.


FORMULARIOS UTILIZADOS: “Memorándum de Pedido”

“Pliego de Condiciones”

“Cuadro de chequeo”

“Cuadros de ponderación legal, técnica y financiera”

“Acta de adjudicación”

RESPONSABLE ACCIÓN

Secretaria I

1. Recibe de Dependencia solicitante (Unidad

Usuaria) Oficio de Solicitud de apertura de

procedimiento consulta de precios para

determinada obra y Proyecto.

2. Revisa que el Oficio contenga la siguiente

información:

- Costo de inversión

- Especificaciones técnicas

- Proyecto

- Disponibilidad presupuestaria

- Lapso de ejecución de la obra

- Fuente de financiamiento

3. Entrega Oficio de Solicitud al Jefe de División.

Jefe de División 4. Recibe Oficio de Solicitud y Proyecto, revisa

archivo de Proveedores y de acuerdo a las

especificaciones, selecciona las empresas que

serán invitadas al proceso.

5. Realiza la calificación de las mismas, y entrega al

Abogado.

D-4-5P

Agosto 2014


RESPONSABLE ACCIÓN

Abogado

6. Recibe Oficio y proyecto, verifica que posea:

- Costo de inversión

- Especificaciones técnicas

- Proyecto

- Disponibilidad presupuestaria

- Lapso de Ejecución de la obra

- Fuente de financiamiento

- Calificación de las empresas

7. Elabora acta de calificación, Acta de Inicio, invitaciones

(0,1) y Pliego de Condiciones con todas las

especificaciones técnicas, organiza expediente y remite

al Jefe de División.

Jefe de División 8. Recibe expediente, Pliego de Condiciones, acta de

calificación, Acta de Inicio e invitaciones (0,1), revisa.

Si está conforme:

8.1 Firma y devuelve al Abogado.

Abogado

8.2 Recibe expedientes, Proyecto, Pliego de Condiciones,

acta de calificación, Acta de Inicio e invitaciones (0,1)

firmadas y selladas.

8.3 Entrega invitaciones (0,1), Pliego de Condiciones y

Proyecto en Archivo Magnético (CD) al Mensajero

para que distribuya a los contratistas seleccionados.

Mensajero 8.4 Recibe invitaciones (0,1), Pliego de Condiciones y

Proyecto en Archivo Magnético (CD) a las empresas

seleccionadas.

8.5 Recibe acuse de recibo de las invitaciones y las

entrega al Abogado.

D-4-5P

Agosto 2014


RESPONSABLE ACCIÓN

Abogado 8.6 Recibe acuse de recibo de las invitaciones y anexa a

Expedientes.

8.7 Revisa organiza y clasifica por fecha.

8.8 Verifica el lapso estipulado de cuatro (04) días hábiles

que tiene el Contratista para presentar la Oferta.

8.9 Recibe Ofertas de los Contratistas anexa a

expediente y remite al Personal Técnico.

En caso de no recibir ninguna Oferta: elabora Informe

de Recomendación y envía al Despacho de Finanzas.

(continua procedimiento en el ítem 8.17)

Personal Técnico 8.10 Recibe expediente conjuntamente con las ofertas.

8.11 Realiza Análisis técnico-financiero, de acuerdo a la

ponderación de las ofertas con los cuadros de

comparación preestablecidos en el Pliego de

Condiciones.

8.12 Elabora Informe Técnico, anexa a Oferta y

Expedientes, y remite al Abogado.

Abogado 8.13 Recibe Informe Técnico, Ofertas y expedientes.

8.14 Revisa Informe Técnico y acorde al mismo elabora

Informe de Recomendación, Acta de Adjudicación /

Declaratoria de Desierto y remite al Jefe de División.

En el caso en que la cuantía supere diez mil unidades

tributarias (10.000 U.T) para la ejecución de obras, el

Informe de Recomendación debe contar con la previa

aprobación de la Comisión de Contrataciones

Públicas.

D-4-5P

Agosto 2014


RESPONSABLE ACCIÓN

Jefe de División 8.15 Recibe Informe de Recomendación, Acta de

Adjudicación / Declaratoria de Desierto y

Expedientes.

8.16 Revisa, firma y remite al Despacho de la Dirección

de Finanzas Informes de Recomendación,

Expedientes y Actas de Adjudicación/Declaratoria

de Desierto.

Despacho de Finanzas 8.17 Recibe Informes de Recomendación, Expedientes

y Acta de Adjudicación/Declaratoria de Desierto.

8.18 Sigue Procedimiento específico: Adjudicación/

Declaratoria de Desierto del procedimiento de

Consulta de Precios (D-7P).

Abogado 8.19 Recibe del Despacho de Finanzas Informes de

Recomendación, Expedientes y Actas de

Adjudicación/ Declaratoria de Desierto firmada y

sellada según sea el caso.

Si se realizó la adjudicación:

8.19.1 Elabora Notificación a la Empresa ganadora y

Oficio (0,1) a la Dependencia Solicitante

donde se indica cual fue la empresa

favorecida.

8.19.2 Remite a la Dependencia Solicitante Oficio

(0,1), copia simple de la Oferta y del Acta de

Adjudicación, a fin de que realice todo lo

relativo al Contrato y la actuación del

desempeño del Contratista.

D-4-5P

Agosto 2014


RESPONSABLE ACCIÓN

Abogado Se Declaró Desierto:

8.20 Recibe Acta de Declaratoria de Desierto.

8.21 Archiva en el expediente y se apertura un nuevo

procedimiento de consulta de precios, si se amerita.

Jefe de División En caso contrario:

9. Hace observaciones y devuelve al Abogado para que

haga las correcciones.

D-4-6P

Agosto 2014

División de Adquisición de Bienes y Servicios Procedimiento para realizar Contrataciones Excluidas de la Modalidad de Selección.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar Contrataciones Excluidas de la

Modalidad de Selección.


RESPONSABLE ACCIÓN

Dependencia Solicitante 1. Entrega “Memorándum de Pedido” de un bien /

Servicio (0,1) y Proyecto (si se trata de una obra o

si el servicio lo amerita) a la División de

Adquisición de Compras y Suministros.

División de Adquisición de Compras y Suministros

Comprador III

2. Recibe “Memorándum de Pedido” de un bien /

servicio (0,1) y Proyecto, asienta en Libro de

Correspondencia, firma acuse de recibo y

devuelve.

3. Entrega “Memorándum de Pedido” de un bien /

servicio (0) y Proyecto al Jefe de División.

Jefe de División 4. Recibe “Memorándum de Pedido” de un bien /

servicio (0) y Proyecto, revisa y solicita al Abogado

Elabore Acta de Inicio e Invitación a la empresa

seleccionada.

Abogado 5. Recibe “Memorándum de Pedido” de un bien /

servicio (0,1) y Proyecto, revisa.

6. Elabora Acta de Inicio e Invitación a la empresa

con especificaciones técnicas y legales requeridas

y entrega al Jefe de División.

Jefe de División 7. Recibe Acta de Inicio e Invitación a la empresa,

revisa.

Si está conforme:

7.1 Firma y devuelve al Abogado.

Abogado 7.2 Recibe Acta de Inicio e Invitación a la empresa,

saca copia a la invitación y entrega al

Mensajero.

D-4-6P

Agosto 2014


RESPONSABLE ACCIÓN

Mensajero 7.3 Recibe Acta de Inicio e Invitación (0,1) a la

empresa y entrega al Contratista/Proveedor

seleccionado.

Contratista/Proveedor 7.4 Recibe Acta de Inicio e Invitación (0,1), firma

acuse de recibo y devuelve.

Mensajero 7.5 Recibe Invitación (1) y entrega al Abogado.

Abogado 7.6 Recibe acuse de recibo de la invitación y anexa

a Expediente.

7.7 Verifica el lapso estipulado de tres (03) días

hábiles que tiene el Contratista/Proveedor para

presentar la Oferta, si se trata de bienes y

servicios, si son obras son cuatro (04) días.

7.8 Recibe Oferta del Contratista anexa a

Expediente.

7.9 Solicita Informe Técnico a la unidad usuaria.

7.10 Elabora Informe de Recomendación, anexa

Expediente y lo entrega al Jefe de División.

Jefe de División 7.11 Recibe Informe de Recomendación y

Expediente, revisa y firma en señal de

conforme y devuelve al Abogado.

Abogado 7.12 Recibe Informe de Recomendación y

Expediente.

7.13 Elabora Acta de Adjudicación anexa a

Expediente.

7.14 Remite al Despacho de la Dirección de

Finanzas Expediente: Memorándum de

Pedido, Proyecto, Disponibilidad

Presupuestaria, Invitación, Oferta de la

empresa, Informe de Recomendación, Análisis

de Precios y Acta de Adjudicación.

D-4-6P

Agosto 2014


RESPONSABLE ACCIÓN

Despacho de la Dirección de Finanzas

7.15 Recibe Expediente, revisa y en caso de estar

de acuerdo, firma Acta de Adjudicación y

devuelve.

División de Adquisición de Compras y Suministros

Abogado

7.16 Recibe Expediente y Acta de Adjudicación,

revisa.

7.17 Elabora Notificación a la empresa beneficiaria

para la firma del Contrato.

7.18 Elabora Orden de Compra / Servicio o

Contrato, dependiendo del caso.

Si es un Contrato :

7.18.1 Remite Contrato a la Oficina de

Consultoría Legal para que revise el

mismo.

7.18.2 Recibe Contrato de Oficina de

Consultoría Legal, revisa y hace

correcciones si las amerita.

7.18.3 Remite a Procuraduría General del

Estado el Contrato para firma y visado.

7.18.4 Recibe de Procuraduría General del

Estado el Contrato firmado y visado.

7.18.5 Solicita al Contratista/Proveedor

(Beneficiario) firme el Contrato.

Contratista/Proveedor 7.18.6 Recibe Contrato, revisa, firma y

devuelve.

Abogado 7.18.7 Recibe Contrato, revisa que este firmado

por el beneficiario.

7.18.8 Remite a la Secretaría General de

Gobierno para la firma.

D-4-6P

Agosto 2014


RESPONSABLE ACCIÓN

Abogado 7.18.9 Recibe Contrato, revisa y guarda en el

Expediente a la espera de que el

Proveedor/Contratista entregue el bien o

servicio requerido.

Si es una Orden de Compra:

7.19 Remite Expediente a Comprador III/Auxiliar

por necesidad de Servicio, para que elabore

Orden de Compra/Servicio.

Jefe de División En caso de tener observaciones:

8. Devuelve al Abogado para que realice

modificaciones.

D-4-7P

Agosto 2014 2013

División de Adquisición de Bienes y Servicios Procedimiento para realizar la rendición de las órdenes de compra/servicio realizadas en el trimestre a la División de Contabilidad Presupuestaria.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para realizar realizar rendición de las Órdenes de

Compra/Servicio realizadas en el trimestre a la División de Contabilidad

Presupuestaria.


RESPONSABLE ACCIÓN

Asistente de Oficina II

1. Genera en el Sistema Relación de Órdenes de

Compra/Servicio realizadas en el trimestre.

2. Imprime Relación de Órdenes de Compra/Servicio

realizadas y Relación de Órdenes de

Compra/Servicio Anuladas.

3. Coteja las Ordenes Compra/Servicio que tiene en

físico con las que arrojo el sistema, a fin de

verificar la cantidad exacta de las órdenes

tramitadas durante el trimestre, en la División de

Adquisición de Bienes y Suministros.

4. Elabora un cuadro de Rendición con la

información obtenida y lo entrega al Jefe de

División.

Jefe de División 5. Recibe cuadro de Rendición, revisa y firma en

señal de aprobación y devuelve.

Asistente de Oficina II 6. Coloca sello y remite a la División de Contabilidad

Presupuestaria.

Continua Procedimiento especifico

D-4-8P

Agosto 2014 2013

División de Adquisición de Bienes y Servicios Procedimiento para tramitar relación y cancelación de servicios públicos de las dependencias centralizadas.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para relacionar y cancelar de los Servicios

Públicos de las dependencias centralizadas del Ejecutivo Regional.


NORMAS ESPECÍFICAS:

1.- La entrega de la facturación de los servicios públicos (agua, telefonía, luz, aseo) debe

hacerse vencido el mes, los primeros cinco (05) días hábiles del mes siguiente para agilizar

el pago correspondiente.

FORMULARIOS UTILIZADOS: “Relación mensual”

“Estado de Cuenta”

RESPONSABLE ACCIÓN Revisor de Contraloría I

1. Recibe de CORPOELEC, TELEFONIA (MOVISTAR

Y MOVILNET) CA, Aseo e HIDROSUROESTE los

recibos concernientes con la prestación del servicio,

revisa.

2. Realiza Relación de las cuentas por pagar (0) de

cada uno de los servicios, anteriormente descritos.

HIDROSUROESTE:

- Conceptos - Subtotal - Exentos - I.V.A. - Total TELEFONIA (MOVISTAR Y MOVILNET) CA:

- Cuenta Pagadora - Período - Factura - Base Imponible. - IVA - ROMING - Total

D-4-8P

Agosto 2014 2013


RESPONSABLE ACCIÓN

Revisor de Contraloría I

CANTV:

- Conceptos - Cuenta Pagadora - Factura - Base Imponible - IVA - Exentos Total

CORPOELEC.:

- Período - Base Imponible - Exentos - IVA - Total - Cuadro Descriptivo CORPOELEC /

HIDROSUROESTE 3. Remite Relación de las cuentas por pagar (0) y

compara con la relación enviada por los organismos.

4. Realiza “Estado de Cuenta” (0) y elabora Oficio

dirigido al Director (a) de Finanzas (0,1) para su

debido pago.

5. Anexa “Estado de Cuenta” (0) y Oficio dirigido al

Director (a) de Finanzas (0,1) a Relación de las

cuentas por pagar (0) y envía al Jefe de División.

Jefe de División 6. Recibe Oficio dirigido al Director (a) de Finanzas

(0,1), “Estado de Cuenta”(0) y Relación de las

cuentas por pagar (0), revisa, firma oficio dirigido al

Director (a)de Finanzas (0,1) y devuelve.

D-4-8P

Agosto 2014 2013


RESPONSABLE ACCIÓN


7. Recibe Oficio dirigido al Director (a) de Finanzas


cuentas por pagar (0), revisa, firma y entrega al

Mensajero.

Mensajero 8. Recibe Oficio dirigido al Director (a) de Finanzas


cuentas por pagar (0), revisa y distribuye.

Dirección de Finanzas

(Secretaria)

9. Recibe Oficio dirigido al Director (a) de Finanzas


cuentas por pagar (0), revisa, firma y sella Oficio

dirigido al Director (a)de Finanzas (1) como acuse

de recibo y devuelve al Mensajero.

Mensajero 10. Recibe Oficio dirigido al Director (a) de Finanzas (1),

revisa y entrega al Revisor de Contraloría I


11. Recibe Oficio dirigido al Director (a) de Finanzas (1),

revisa y archiva.

D-4-09P

Agosto 2014 2013

División de Adquisición de Bienes y Servicios Procedimiento para realizar la recepción de recaudos y archivo de Expedientes de los Proveedor.

OBJETIVO: Indicar los pasos para tramitar la recepción de recaudos y archivo de

Expedientes de los Proveedor.


RESPONSABLE ACCIÓN Jefe de División/ Auxiliar por

necesidad de Servicio

1. Recibe anualmente de los proveedores los

siguientes recaudos actualizado:

- Fotocopia de la Solvencia Laboral.

- Fotocopia del Registro de Información Fiscal,

(R.I.F.)

- Autorización de la Persona a cobrar

debidamente notariada, si aplica.

- Fotocopia de la Cédula de Identidad del

Autorizado y del representante legal.

- Certificado de Inscripción ante el Registro

Nacional de Contrataciones. Servicio Nacional

de Contrataciones, (S.N.C), si aplica.

- Fotocopia del Documento de la Empresa o

Acta Constitutiva o Modificaciones

2. Revisa cooperativas, constancia de exoneración

de impuesto sobre la renta.

3. Recaudada la información carga al sistema

SIGRE en módulo de registro de proveedores.

4. Entrega al Bedel o al auxiliar por necesidad de

servicio.

Auxiliar por necesidad de servicio 5. Recibe Expediente y archiva de forma alfabética.

D-4-11P

Agosto 2014 2013

División de Adquisición de Bienes y Servicios Procedimiento para ingresar información al Sistema de Información Regional del Estado Táchira.

OBJETIVO : Indicar los pasos a seguir para ingresar información mensual al Sistema

de Información regional del Estado Táchira (SIRTA).

EXTENSIÓN: Dirección de Planificación y Desarrollo

RESPONSABLE ACCIÓN

Asistente

Administrativo I

1. Los cinco (05) primeros días hábiles de cada mes, ubica en

el Sistema de Gestión Regional (SIGRE), información

relacionada con los recaudos tributarios.

2. Ingresa a la página del SIRTA con código de usuario y

contraseña

- Ingresa al módulo “Finanzas Órdenes de

Compra/Servicios”

- Selecciona:

� Municipio: “varios”

� Año

� Mes

- Agregar total de órdenes y monto en Bolívares (Bs.) del

mes seleccionado.

3. Guarda información y sale del sistema

4. Verifica que la información se haya cargado bien.

D-4-10P

Agosto 2014

División de Adquisición de Bienes y Servicios Procedimiento para realizar la carga de los sumarios trimestrales y Programación Anual de Compras

OBJETIVO: Indicar los pasos para la carga de los Sumarios Trimestrales y Programación

anual de Compras.


RESPONSABLE ACCIÓN

Auxiliar por necesidad de servicio

1. Ingresa al Sistema Información Automatizado para el

control de la Gestión Administrativa- Financiera y

Recursos Humanos de la Gobernación del Estado

Táchira (SIGRE) y accede al Modulo de Reporte

Compras y Almacén .

2. Abre carpeta de:

- Servicio Nacional de Contrataciones (SNC): Sumario Trimestral de Contrataciones art 24

- Genera documento: Si ò No 3. Genera reporte de ordenes compra y de servicio en

digital.

4. Elabora tres (03) formatos en Excel con las Órdenes

de compra / Servicio:

- INFOGEN: Información General - DetalleProc: Detalle del Producto - Contratistas: van en las Empresas ganadoras y

participantes del procedimiento. 5. Ingresa a la página del SNC (snc.gob.ve)

- Carga Módulo de Sumario de Contrataciones Públicas y envía al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC).

6. Carga en su totalidad las compras que salen por

Orden de Compra / Servicio en el Módulo de Sumario

Trimestral de Contrataciones y envía vía electrónica

al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC).

D-4-10P

Agosto 2014


Procedimiento de remisión informe a Comisión de

Contrataciones del Ejecutivo del Estado Táchira, para su

visto bueno.

Comprador/ auxiliar por necesidad de servicio, recibe

cotizaciones por parte del proveedor y verifica el monto,

si el mismo excede de 2.500 UT para la adquisición de

bienes y prestación de servicios y 10.000 UT para las

obras, se remite al abogado para la elaboración del

informe de recomendación, quien lo remitirá a la

Comisión de Contrataciones para su aprobación, de ser

aprobado se remite nuevamente a la compradora o

auxiliar por necesidad de servicio para que continúe con

el procedimiento.

En caso contrario se acataran las recomendaciones

sugeridas por la Comisión de Contrataciones del

Ejecutivo del Estado Táchira.

D-4-10P

Agosto 2014


EXTENSIÓN: División de Adquisición de Bienes

y Servicios.

FORMULARIOS UTILIZADOS:

“Acta Control Perceptivo para la Adquisición de

Bienes

Acta Control de Entrega de Bienes y Suministros

a la Unidad Usuaria

Procedimiento de recepción de los bienes,

suministros, requeridos por la

Unidad Usuaria en el Almacén de

la Gobernación del Estado

Táchira y entrega de los mismos

a la Unidad Usuaria solicitante

El encargado de deposito o almacen recibe por parte del

proveedor la mercancia y bienes solicitados por la unidad

usuaria a través de la orden de requisiciòn, allì realiza la

percepciòn fisica y directa de los mismos

concatenandolo con lo reflejado en la factura, orden de

requisicion y la nota de entrega, estando conforme con

ello firma y sella la nota de entrega del proveedor,

quedandose con la original de la misma.

D-4-10P

Agosto 2014


Llevando a cabo el llenado a mano del Formulario ACTA

CONTROL PERCEPTIVO PARA LA ADQUISICION DE

BIENES, debiendo ser suscrito por el encargado del

Almacen de la Gobernaciòn del Estado Tàchira y por el

Representante Legal de la empresa proveedora, y debe

contener sellos humedos de ambos, de esto se hace

dos ejemplares, el encargado del almancen entrega un

emeplar a bedel de la Unidad Contratante encargado de

archivo para que se proceda al archivo del mismo en el

Expediente respectivo y el otro debe ser entregado a la

Unidad Usuaria.

Una vez llevado a cabo la percepcion de los bienes, por

pare del encargado del almacen, el mismo procede a la

entrega de los mismos a la Unidad usuaria de auerdo

ellos lo soliciten, llenado el Acta Control de entrega de

bienes y suministros a la Unidad Usuaria, la cual debera

sewr suscrita por el responsable del almancen y por el

responsable de la recepcion de los bienes de cada

Unidad Usuaria, colocando nombresy apellidos legibles,

firma, hora y sellos humedos la cual se extiende en dos

ejemplares uno sera entregado a la unidad usuaria

receptora y otro sera archivado en el almacen para su

control interno

D-4-10P

Agosto 2014


CONTRATACION DIRECTA OBJETIVO Describir los pasos a seguir para la contratación directa, donde se concentran todas aquellas

situaciones de carácter excepcional, que requieren acciones inmediatas de selección de

contratista, para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras.


- Unidades usuarias

Unidad contratante del Estado Táchira.

NORMAS ESPECÍFICAS

DE LA CONTRATACION DIRECTA

1. Es la modalidad excepcional de adjudicación que realiza la Gobernación del Estado Táchira de

conformidad con la Ley de Contrataciones Públicas.

En esta modalidad no existe proceso competitivo.

DE LA CONTRATACION DIRECTA CON ACTO MOTIVADO, SEGÚN LO ESTABLECE EL

ARTICULO 76 DE LA LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS

D-4-10P

Agosto 2014


1. Se podrá proceder excepcionalmente a la contratación directa, independientemente

del monto de la contratación, siempre y cuando el contralor del estado, mediante acto

motivado justifique adecuadamente su procedencia, en los siguientes supuestos:

2. Si se trata de adquisición de bienes, prestación de servicios o ejecución de obras

requeridas para la continuidad del proceso productivo, y pudiera resultar gravemente

afectado por el retardo de la apertura de un procedimiento de contratación.

3. Cuando las condiciones técnicas de determinado bien, servicio u obra, excluyen toda

posibilidad de competencia.

4. En caso de contratos que tengan por objeto la fabricación de equipos, la adquisición

de bienes o la prestación de servicios, en los que no fuere posible aplicar las

modalidades de contratación, dadas las condiciones especiales bajo las cuales los

fabricantes y proveedores convienen en producir o suministrar esos bienes, equipos o

servicios.

6. Cuando se trate de emergencias comprobada, producto de hechos o circunstancias

sobrevenidos que tengan como consecuencia la paralización total o parcial de las

actividades del ente u órgano contratante, o afecte la ejecución de su competencia.

7. Cuando se trate de la adquisición de bienes, prestación de servicio y ejecución de

obras regulados por contratos terminados anticipadamente, y si del retardo en la

apertura de un nuevo procedimiento de contratación pudieren resultar perjuicios para

el órgano o ente contratante.


obras para su comercialización ante consumidores, usuarios o clientes, distintos al

órgano o ente contratante, siempre que los bienes o servicios estén asociados a la

actividad propia del contratante y no ingresen de manera permanente a su patrimonio.

9. Cuando se trate de contrataciones que tengan por objeto la adquisición de bienes,

prestación de servicio y ejecución de obras sobre las cuales una modalidad de

D-4-10P

Agosto 2014


selección de contratistas pudiera comprometer secretos o estrategias comerciales del

órgano o ente contratante, cuyo conocimiento ofrecería ventaja a sus competidores.

10. Cuando se trate de la adquisición de bienes producidos por empresas con las que el

órgano o ente contratante suscriba convenios comerciales de fabricación, ensamblaje

o aprovisionamiento, siempre que tales convenios hayan sido suscritos para

desarrollar la industria nacional sobre los referidos bienes, en cumplimiento de planes

dictados por el Ejecutivo Nacional.

11. Cuando se trata de adquisición de bienes, prestación de servicio y ejecución de obras

requeridos para el restablecimiento inmediato o continuidad de los servicios públicos o

actividades de interés general que hayan sido objeto de interrupción o fallas

independientemente de su recurrencia.

12. Cuando se trate de actividades requeridas para obras que se encuentren en ejecución

directa por órgano y entes del estado, y de acuerdo a su capacidad de ejecución, sea

necesario por razones estrategias de la construcción, que parcialmente sean

realizadas por un tercero, siempre y cuando esta asignación no supere el cincuenta

por ciento (50%) del contrato original.


obras a pequeños y medianos productores nacionales que sean indispensables para

asegurar el desarrollo de la cadena agroalimentaria. Cuando se trate de de la

adquisición de bienes, prestación de servicio y ejecución de obras para las cuales se

hayan aplicado modalidades de contratación y estas hayan sido declaradas desiertas,

manteniendo las mismas condiciones establecidas en la modalidad declarada

desierta. Para proceder a esta modalidad deben siempre agotarse los procedimientos

de acuerdo a los supuestos cuantitativos que correspondan

D-4-10P

Agosto 2014


DE LA CONTRATACION DIRECTA SIN ACTO MOTIVADO, SEGÚN LO ESTABLECE EL

ARTÍCULO 77 DE LA LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS EL CUAL ESTABLECE

TEXTUALMENTE LO SIGUIENTE:

Se procederá excepcionalmente por contratación directa sin acto motivado, previa aprobación de

la máxima autoridad del Órgano o ente contratante o en quien delegue esta atribución mediante

decreto:

1. Cuando se decrete cualquiera de los estados de excepción contemplados en la

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

2. Si se trata de bienes, productos y servicios de urgente necesidad para la seguridad y

defensa de la nación, para cuya adquisición se hace imposible la aplicación de las

modalidades de selección, dadas las condiciones especiales que los proveedores

requieren para suministrar los bienes, productos y servicios.

3. Si se trata de bienes, servicios, productos alimenticios y medicamentos, declarados

como de primera necesidad, siempre y cuando existan en el país condiciones de

desabastecimiento por no producción o producción insuficiente, previamente certificadas

por la autoridad competente

DE LA EMERGENCIA COMPROBADA, SEGÚN LO ESTABLECE EL ARTICULO 78 DE LA

LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS

4. La emergencia comprobada deberá ser específica e individualmente considerada para cada

contratación, por lo que deberá limitarse al tiempo y objeto estrictamente necesario para corregir,

impedir o limitar los efectos del daño grave en que se basa la calificación y su empleo. Sera solo

para atender las aéreas estrictamente afectadas por los hechos o circunstancias que lo

generaron, deberá ser participada al Servicio Nacional de Contrataciones dentro de los diez (10)

D-4-10P

Agosto 2014


días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, anexando toda documentación en la que se

fundamenta la decisión.

5. Debe elaborarse acto motivado indicándose toda la información que justifique la citada

excepción, además deberá contener dicho acto una exposición sucinta de los hechos,

justificación legal, análisis y toma de decisión. Se debe preparar y remitir mensualmente al

órgano de control interno de esta contraloría las decisiones de contratación fundamentadas en

la emergencia comprobada, anexando los actos motivados con la finalidad de que determine

la justificación o no de la emergencia.

DEL LAPSO DE ADJUDICACION EN SUPUESTO DE CONTRATACI ON DIRECTA 5. Para la contratación directa el lapso de adjudicación deberá ser inferior al establecido para la

modalidad de selección de contratista que corresponda de acuerdo a lo establecido en los

numerales 1 y 5 del artículo 76 de la Ley de Contrataciones Públicas.

DE LA SOLICITUD DE OFERTAS PARA LA CONTRATACION DIR ECTA 6. En la contratación directa, cuando las condiciones lo permitan, se deberá solicitar al menos dos

(02) ofertas, pero se puede otorgar la adjudicación si se hubiera recibido al menos una de ellas,

siempre que cumpla con las condiciones del requerimiento y sea conveniente a los intereses de

la Gobernación del Estado Táchira.

OTRAS CONSIDERACIONES 7. Procedencia de contratación directa por agotamiento de procedimientos competitivos. La

Gobernación del Estado Táchira, puede proceder por contratación directa, una vez agotados los

D-4-10P

Agosto 2014


procedimientos de selección de contratistas, manteniendo las mismas condiciones establecidas

en la modalidad declarada desierta.

PREFERENCIA REGIONAL 8. La Gobernación del Estado Táchira adjudicará preferentemente; bajo la modalidad de

contratación directa a empresas pequeñas y medianas industrias o cualquier otra forma

asociativa productiva comunitaria, todas ubicadas en el lugar donde se realiza la contratación.

9. Contratación directa al mediano productor, cuando la Gobernación del Estado Táchira, proceda

a la adquisición de los bienes o prestación de servicios a medianos productores, para asegurar el

desarrollo de la cadena agroalimentaria, deben establecerse los mecanismos de control que

permitan verificar que el mediano productor cumpla con los requisitos de inscripción en el

Registro Nacional de Contratista, de ser aplicable, y que cuente con la capacidad técnica para el

suministro. Según lo establece el artículo 119 del Reglamento de la Ley de Contrataciones

Públicas.

CONTRATACION DIRECTA DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD USUARIA Lleva a cabo las actividades previas a la contratación (especificaciones técnicas ,comercial)

formula la Orden de requerimiento a la unidad contratante.

UNIDAD CONTRATANTE a-Recibe el requerimiento por parte de la unidad usuaria. b-Prepara Expediente de la contratación directa el cual debe contener:

D-4-10P

Agosto 2014


� Acto motivado en el cual justifique la procedencia, dicho acto motivado (exposición suscinta de los hechos, justificación legal, análisis y consideraciones de hecho) � debe ser aprobado por el Gobernador del Estado o por quien delegue para tal efecto.

� Disponibilidad presupuestaria certificada. � Cuadro de chequeo de requerimientos solicitados � Requerimientos legales especificados en la invitación. � Notificación al beneficiario de la Contratación.

c-Recibe la oferta la analiza y levanta el informe y solicita el otorgamiento de la adjudicación para

la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras.

Nota: Dicho informe deberá contener el acto motivado que justifique la contratación. Además

mencionando a la unidad usuaria, es decir la unidad que solicita la contratación directa.

d- El Expediente completo es remitido a la Dirección de Finanzas donde recibirá el visto bueno

del Director (a) de Finanzas

DIRECCION DE FINANZAS

e-Recibe oficio del Director (a) de Finanzas de la Gobernación del Estado Táchira con la

Aprobación.

UNIDAD CONTRATANTE

f. Procede a la notificación del beneficiario de la Adjudicación.

g-Elabora contrato y envía a la consultoría jurídica para su revisión y consideraciones legales

pertinentes.

i-Recibe el contrato revisado de Consultoría Legal hace las modificaciones pertinentes que

haya lugar, envía a la Dirección de Finanzas.

D-4-10P

Agosto 2014


DIRECTOR (A)DE FINANZAS

j. Recibe el contrato lo envía al Procurador de Estado para que el mismo sea visado, una

vez que sea enviado visado procederá a suscribirlo junto al representante legal de la

empresa que se le adjudico la contratación.

En el caso de estar aprobado y firmado por el Director (a)de Finanza y la empres a a la cual se le adjudico la contratación: se inicia con el recibimiento del bien, servicio o la Ejecución de la obra según los lineamientos establecidos. En el caso de que la empresa adjudicataria no firme el contrato : se elabora un nuevo contrato con la empresa que obtuvo la segunda opción.

D-4-10P

Agosto 2014


CONTRATACIONES EXCLUIDAS DE LAS MODALIDADES DE SELE CCIÓN DE CONTRATISTA OBJETIVO Describir los pasos a seguir para la contratación directa, donde se concentran todas aquellas

situaciones de carácter excepcional, que requieren acciones inmediatas las cuales no requieren

selección de contratista, para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de

obras, quedando excluidas así de las modalidades establecidas en la Ley de Contrataciones

Públicas.


- Unidades usuarias

- Unidad contratante del Estado Táchira.

NORMAS ESPECÍFICAS

EXCLUSIONES DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN, ESTABL ECIDOS EN EL

ARTICULO 5 DE LA LEY DE CONTRATACIONES VIGENTE.

1. Cuando se trate de la contratación de servicios profesionales y laborales.

2.- Aquellos contratos que tengan por objeto la prestación de servicios financieros por entidades

regidas por la ley sobre la materia.

3.- Contratos elaborados para la adquisición y arrendamiento de bienes muebles, inclusive el

financiero.

4.- La Adquisición de obras artísticas, literarias o científicas.

5.-Las alianzas comerciales y estratégicas para la adquisición de bienes y prestación de

servicios entre personas naturales o jurídicas y los órganos o entes contratantes.

6.-Contrataciones de servicios básicos indispensables para el funcionamiento del órgano o ente

contratante.

D-4-10P

Agosto 2014


7.- Contratación de bienes, la prestación de servicios y la ejecución de obras, encomendadas a

los órganos o entes de la administración pública.

8.- No se exigirá para la Adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras

contratados directamente entre los órganos y entes del Estado, aquellas empresas, asociaciones

civiles, sociedades mercantiles, fundaciones en los cuales el Estado tenga una participación igual

o mayor al cincuenta por ciento (50 %) o aquellos Consejos Comunales o cualquier

organización comunitaria de base que maneje fondos públicos, el Compromiso de

Responsabilidad Social, no obstante, se deben garantizar que los precios sean justos y

razonables y que se establezcan los controles y mecanismos para responder por las

obligaciones que ha de asumir el órgano o ente contratistas.

D-4-10P

Agosto 2014


CONTRATACIONES EXCLUIDAS DE LAS MODALIDADES DE SELE CCION DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD USUARIA .-Lleva a cabo las actividades previas a la contratación, elaborando un proyecto donde podrá

postular los posibles beneficiarios de la Contratación.

.-Formula la Orden de requerimiento a la unidad contratante, (especificaciones técnicas,

comercial),

UNIDAD CONTRATANTE

a- La Sra. Marisol recibe oficio u Memorándum de Pedido del bien o servicio por parte de la unidad usuaria y lo asienta en el libro de correspondencia, luego se lo pasa al jefe de división, el jefe de división revisa y entrega a la abogada, para que realice Acta de Inicio e invitaciones para ser entregada a la empresa que haya sido postulada por la Unidad Usuaria, o que en su defecto haya sido seleccionada por el Jefe de División, después de realizar estudio sobre la misma o que por sus condiciones especiales su contratación puede ser más beneficiosa para la Gobernación del Estado.

Abogada realiza orden de inicio e invitaciones y entrega al Jefe de División para que revise y firme, una vez firmado entrega al mensajero para que haga entrega de las invitaciones. Mensajero recibe y entrega a los proveedores como acuse de recibo, luego entrega a la abogada, quien espera cotizaciones en un lapso no mayor a tres días hábiles del recibido de la invitación. b. Dentro de los tres días hábiles siguientes al recibido de la oferta, la analiza, realiza el informe de recomendación y dependiendo del caso el análisis de precios para la adquisición de bienes, prestación de servicios o ejecución de obras y lo envía al jefe de división para que este revise, analice y si esta conforme firme. Si es firmado por el Jefe remite por relación a la Dirección de Finanzas Expediente contentivo de: Oficio u Memorándum de Pedido de la unidad usuaria con las especificaciones técnicas, proyecto cuando se trate de obras o cuando el servicio lo amerite, Disponibilidad presupuestaria certificada, Invitación a la empresa postulada, con las indicaciones técnicas, requerimientos legales que debe contener la oferta, Requerimientos señalados en la invitación, oferta de la empresa, informe de recomendación y análisis de precios para que realice la adjudicación o declare desierto.

D-4-10P

Agosto 2014


Para adjudicar o declarar desierto la Dirección de Finanzas cuenta con tres días hábiles para ello. Recibido de Finanzas la adjudicación, se procede a realizar la orden de compra o servicio o en su defecto el contrato por parte de la Unidad Usuaria, así como la notificación al que resulte beneficiado, para lo cual se cuenta con dos días hábiles después de recibido la adjudicación. Una vez notificado el proveedor beneficiado cuenta con ocho días hábiles siguientes al recibido de la notificación para que se dirija a la División de Adquisición de Bienes y Servicio para que firme el contrato u orden de compra o servicio. Después de firmado el contrato u orden de compra o servicio el proveedor cuenta con diez (10) días hábiles posterior a ello para que haga entrega del bien o servicio requerido.

El Expediente de contratación debe contener:

� Oficio u Memorándum de Pedido de la unidad usuaria con las especificaciones técnicas. � Proyecto cuando se trate de obras o cuando el servicio lo amerite.

� Disponibilidad presupuestaria certificada. � Invitación a la empresa postulada, con las indicaciones técnicas, requerimientos legales

que de contener la oferta. � Requerimientos legales especificados en la invitación. � Oferta de la empresa. � Informe de recomendación o análisis de precios. � Acta de adjudicación. � Notificaciones � Orden de compra/ servicio o contrato dependiendo del caso.

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División de Adquisición de Bienes y Servicios · División de Adquisición de Bienes y Servicios Introducción D-4 El presente Manual de Organización, Normas y Procedimientos correspondiente