Édition n°1 - FNCOF · 2014. 10. 9. · 4 La FNCOF 1.1 - Présentation de la FNCOF La Fédération Nationale des Comités et Organisateurs de Festivité (F.N.C.O.F) est une association

Édition n°1

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EDITO

Des permanents et une équipe de bénévoles à votre service

- Cédric GRENET : Directeur [email protected]

- Guylaine ROMEE : Responsable administrative et financière [email protected]

- Betty BORDENAVE-MONTESQUIEU : Assistante administrative et comptable [email protected]

- Coralie PROSDOCIMI : Assistante de communication [email protected]

Standard : tél. 05 62 72 90 90 - fax. 05 62 72 90 95 - [email protected]

www.fncof.com

Chers adhérents,

Vous détenez entre vos mains la première édition du guide pratique et juridique de l’organisateur d’événements.Souhaité par vous tous, entériné par votre Conseil d’Ad-ministration et élaboré par le personnel de la Fédération, ce recueil est unique en son genre.

Vous y trouverez la plupart des réponses aux questions que vous vous posez dans votre quotidien de bénévole.

Organiser une manifestation est souvent bien difficile aujourd’hui tellement les règles et contraintes sont nombreuses. Afin de vous aider à vous y retrouver dans ce dédale de lois, arrêtés, règlements et instructions administratives, nous avons souhaité un document lisible par toutes et tous.

S’agissant de la première édition, nous sommes à votre écoute pour faire évoluer ce guide dans les prochaines années.Merci à tous ceux qui ont contribué à sa réalisation et bonne lecture à vous tous

Jean Marc BEGUIN Président de la FNCOF

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SOMMAIRE

La FNCOF Exemples d’organisation de manifestations

Les contacts utiles

Questions / réponses

Présentation des organismes

L’organisation d’événement

1.1 Présentation

1.2 Organigramme et réseau

1.3 Les avantages d’une adhésion

1.4 Comment devenir adhérent ?

4.1 Tir d’un feu d’artifice

4.2 Marché aux puces

4.3 Loto

4.4 Cortège et corso

4.5 Repas dansant ou spectacle

4.6 Manifestation sportive

La FNCOF apporte des réponses à des questions spécifiques posées par ses adhérents.

6.1 Contacts délégués FNCOF

6.2 Contacts délégations Sacem

2.1 La Sacem et la SPRE

2.2 La SACD

2.3 Le GUSO

3.1 L’élaboration d’un projet

3.2 L’équipe d’organisation

3.3 Les déclarations obligatoires

3.4 Les assurances

3.5 Prévention, sécurité et secours

3.6 Le financement de l’événement

3.7 La communication

3.8 Manifestations «éco-durable»

3.9 Le choix des animations

3.10 Les droits et obligations des forains

3.11 La gestion des buvette

3.12 La billetterie

3.13 Profiter des réductions

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Directeur de la publication : Jean - Marc BeguinDirecteur de la rédaction : Cédric GrenetConception graphique : Coralie ProsdocimiRemerciements : aux administrateurs et délégués FNCOF pour leur contribution à la rédaction et re-lecture de ce guide; et tout particulièrement à Ro-land Simon et toute son équipe de la Ronde des fêtes.Crédits photos : SXC, © Fotolia.

Impression : Aliasprint41 rue Georges Ohnet - 31200 ToulouseTél. 05 62 89 98 98 - Fax : 05 62 89 98 99

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La FNCOF

1.1 - Présentation de la FNCOF

La Fédération Nationale des Comités et Organisateurs de Festivité (F.N.C.O.F) est une association « loi 1901 » à but non lucratif, créée en 1929 et dont le siège national est situé à Toulouse. Elle est le porte-drapeau des initiatives et traditions festives françaises, et soutient leur maintien ainsi que leur développe-ment sur l’ensemble du territoire métro-politain et d’outre-mer.Sa vocation est d’être à l’écoute, de soutenir et d’aider les organisateurs de festivités dans la mise en œuvre d’ani-mations, d’événements festifs et cultu-rels, artistiques, récréatifs, ou de loisirs, à travers tous les départements et territoi-res nationaux.La FNCOF compte à ce jour environ 3000 adhérents, qui sont des Comités des fêtes, des Collectivités, des Offices de tourisme, des Organisateurs de festival

ou des Associations artistiques, sportives et culturelles.L’adhésion à la FNCOF permet de profiter de nombreux avantages ou prestations de service mis en place par la fédération au cours du temps afin de satisfaire à un ensemble d’impératifs administratifs des organisations festives. Avec l’inflation juridique et l’augmenta-tion des contraintes administratives qui pèsent sur les organisateurs d’événe-ments et les bénévoles, nos services sont désormais incontournables.L’autre mission de la fédération est la mise en relation des organisateurs de festivités avec les artistes et prestataires du monde de la fête. Ces derniers peu-vent ainsi se faire connaître auprès de notre réseau national à travers nos diffé-rents supports de communication ou nos Congrès régionaux.

La FNCOF a aussi pour enjeu d’être une organisation représentative auprès des instances, publiques ou semi-publiques. Dans cette optique, elle participe régulière-ment à des groupes de travail (Commission Nationale du Tourisme, SACEM, GUSO, Ministère de la Culture…) afin de contribuer de manière concrète au soutien de la vie associative française et participer activement au développement des Fêtes et Festivals en France.

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1.2 - Organigramme

Comme spécifié dans ses statuts d’association, la FNCOF est constituée d’un Conseil d’Administration et d’un Bureau. Elle compte également 4 salariés « permanents » à son siège national, ainsi que de nom-breux délégués régionaux et départementaux, bénévoles.Le Conseil d’Administration et le BureauIl est constitué de 17 membres, issus des différentes régions françaises. Parmi eux, 7 membres consti-tuent le bureau de l’association.

La FNCOF

Joël DAUGAS Trésorier adjoint

Arnaud THENOZVice Président

Jean-Marc BEGUINPrésident

Jean Louis CHIABOVice Président

David PETIT Trésorier Général

Bernard FAUVERNIERSecrétaire adjoint

Jacqueline AUBINSecrétaire Générale

Jeannine PAIN

Francis PEUCHQuentin BATAILLON

Marie-Dominique MALNOUE

Jean Louis LAMY

Marcel PAOLETTI Pascale RAMPAZZO

Michel DURY

Roland SIMON

Philippe MIGNOT

Gérard GASQUET

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La FNCOF

Le Bureau :• Président : Jean-Marc BEGUIN (Champillon, 51)• Vice-président : Jean-Louis CHIABO (Montbeton, 82)• Vice-président délégué : Arnaud THENOZ (Jayat, 01)• Secrétaire Générale : Jacqueline AUBIN (Le Havre, 76)• Secrétaire Général-Adjoint : Bernard FAUVERNIER (Poilly-Sur-Tholon, 89)• Trésorier Général : David PETIT (Mars sur Allier, 58) • Trésorier Général-Adjoint : Joël DAUGAS (Toulouse, 31)

Les Délégués régionaux et départementauxIls sont les représentants de la FNCOF au niveau régional et départemental. Ils sont des interlocuteurs privilégiés auprès des instances publiques et des différents organismes locaux, n’hésitez donc pas à les contacter. Les délégués FNCOF jouent un rôle majeur dans le développement de la Fédération sur l’ensemble du territoire.(Voir liste complète des délégués FNCOF par département page 63)

Les services internes4 permanents oeuvrent quotidiennement au fonctionnement et au développement de la fédération depuis le siège national à Toulouse. Ils sont à l’écoute permanente des adhé-rents de la FNCOF (du lundi au vendredi, de 8h à 18h).

• Directeur : Cédric GRENET• Service Comptabilité et gestion: Guylaine ROMEE• Service Administratif : Betty Bordenave Montesquieu (remplacée par Sandrine Gualano jusqu’au 31 mai 2012)• Service Communication : Coralie Prosdocimi

Les autres membres du CA:Quentin BATAILLON (Feurs, 42)Michel DURY (Villemandeur, 45)Jean-Louis LAMY (Puisseguin, 33)Marie-Dominique MALNOUE (Quint Fonsegrives, 31)Jeannine PAIN (Nouatre, 37)

Marcel PAOLETTI (St Maurice sous les cotes, 55)Gérard GASQUET (Grisolles, 82)Francis PEUCH (Grambois, 84)Pascale RAMPAZZO (Merville 31)Philippe MIGNOT (Saint-Sauveur, 24)

Monsieur Roland Simon, président de la Ronde des Fêtes, siège au conseil d’administration de la FNCOF en qualité de « chargé de mission ».

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1.3 - Les avantages d’une adhésion à la FNCOF

La FNCOF

Votre guide

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PJ

vous

€

fncof.com

RC

SACEMSACD

Des réductions SACEM et SACD Des réductions cheznos partenaires

Des conseils en assurancesDes conseils juridiques

Un prix national FNCOFDes médailles et diplômes

Un guide pratiqueet juridique de l’organisateur

d’événements

L’actualité dumonde de la Fête

tousenfete.comUn site interactif

Des interlocuteurs locaux

Des Congrès Régionaux

Un magazine semestriel : le Fêtes Infos MAG

Une newsletter mensuelle

Une protection juridiqueà 19 € / an

Une assurancemultirisque à 120 € /an

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1.4 - Comment devenir adhérent ?

La FNCOF

Pour adhérer à la FNCOF il suffit d’être constitué sous forme associative (ayant pour objet l’organisation ou l’animation d’événements culturels, sportifs ou artistiques) ou bien d’être une commune ou un établissement public de coopération intercommunale.

La cotisation pour une adhésion à la FNCOF est applicable du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours. Le tarif de la cotisation est variable en fonction des statuts de l’asso-ciation (organisateur ou animateur de festivités) ou du nombre d’habitants de la commune de rattachement.

Tarifs des cotisations au 1er janvier 2012:

→ Les organisateurs de Manifestations (Association, Comité des fêtes, Collectivité, Etablis-sement public) :

• Classe A : 85€ (pour les communes de moins de 5000 habitants)

• Classe B : 170€ (pour les communes de 5000 habitants et plus)

→ Pour les associations artistiques :A l’inverse des classes A et B, l’objet de l’association doit être d’animer plus que d’organiser.

• Classe D : 120€(Groupes folkloriques, majorettes, groupe de musique, fanfares, bandas et peñas, groupes et musiques carnavalesques, orchestres, spectacles divers, art de rue et du cirque, artistes de variétés…)

NB : Pour recevoir un bulletin d’inscription, ou en cas de doute sur la catégorie à laquelle vous appar-tenez, n’hésitez pas à nous contacter au 05.62.72.90.90 ou par mail à [email protected]

Poilly sur Tholon (89)

Bahia Diffusion (49) Musique de Varennes (49)

Verdun (55) Ronde des fêtes (68)

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Vous pouvez payer moins cher !

La FNCOF permet aux communes et EPCI d’adhérer solidairement à la fédération. C’est le principe de « commune fédératrice » où la commune devient solidaire des associations de sa circonscription.

Principe :

• Pour les communes de moins de 5000 habitants :La commune adhère à un tarif de 170€ et bénéficie des avantages de l’adhésion. Toutes les associations de sa circonscription pourront bénéficier d’une adhésion à la FNCOF pour seulement 50€ !, et bénéficier de tous les avantages d’une cotisation pleine.

• Pour les communes de 5000 habitants et plus :La commune adhère pour 300€ et bénéficie des avantages de l’adhésion. Toutes les associations de sa circonscription pourront bénéficier d’une adhésion à la FNCOF pour seulement 50€ !, et bénéficier de tous les avantages d’une cotisation pleine.

L’Etablissement Public de Coopération Intercommunale peut également adhérer pour 500€ et bénéficier des avantages de l’adhésion. Toutes les communes du territoire inter-communal pourront alors bénéficier de tous les avantages d’une adhésion pleine pour 85€ seulement. Et toutes les associations du territoire des communes peuvent alors bénéficier de tous les avantages d’une adhésion pleine pour 50€ seulement.

Pour bénéficier de cet avantage, il faut que la commune ou l’EPCI ait fait le choix de l’adhésion solidaire auprès de la FNCOF.

La FNCOF

Commune

Commune

EPCI

170 ou 300 euros

85 euros

500 euros

50 euros

50 euros

Associations ou comités

Associations ou comités

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2.1 La Sacem et la SPRE

12,5% de réduction supplémentaire pour les adhérents FNCOF…

Présentation desorganismes

La Sacem (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) est une société civile, dont les adhérents sont obligatoirement, comme son nom l’indique, auteurs, compositeurs ou éditeurs de musique. Elle a été créée par eux, pour défendre leurs intérêts. Elle ne réalise aucun bénéfice, et toutes les sommes collectées sont redistribuées aux auteurs, hors frais de gestion (15% environ). Leur rémunération est proportionnelle à l’importance des diffusions ou des reproductions de leur œuvre ; les droits d’auteur sont le salaire des artistes. La Sacem n’agit pas seulement pour le compte de ses adhérents : elle collecte aussi les droits pour tous les auteurs, compositeurs et éditeurs étrangers. La loi lui accorde le monopole dans notre pays pour la collecte comme pour la répartition des droits, à l’image de la plupart des sociétés étrangères de droits d’auteur. Le champ d’action de la Sacem s’étend à toutes les oeuvres musicales, qu’elles soient françaises ou étrangères, à l’exception des oeuvres tombées dans le domaine public (plus de 70 ans après la mort du dernier créateur).Le réseau Sacem se compose de 6 directions régionales et 81 délégations départe-mentales.

Les sommes acquittées à la Sacem au titre des droits d’auteurs musicaux, ne peuvent être assimilées à de quelconques «taxes» puisque la Sacem n’est pas un organisme public. La Sacem étant une société civile à but non lucratif, qui centralise les perceptions pour le compte de ses membres, on peut parler ici de «perception Sacem ». Le paiement des droits musicaux à la Sacem n’étant pas une taxe, tout retard ou absence de paiement ne peut en aucun cas faire l’objet d’une amende. Les droits d’auteur que vous acquittez à la Sacem sont l’unique rémunération des auteurs et compositeurs qui ne bénéficient pas du statut d’intermittent du spectacle, ni d’aucun autre régime de protection. Ils permettent d’assurer la vitalité, la diversité et le renou-vellement des répertoires que vous diffusez.

Présentation

La Perception des droits

• Lorsque vous déclarez votre manifestation avant son déroulement, vous bénéficiez du tarif général contractuel, c’est-à-dire d’une réduction de 20% par rapport au tarif général.• En tant qu’adhérent à la FNCOF, bénéficier d’une réduction de 12,5% supplémentaires grâce au protocole d’accord signé entre la SACEM et la FNCOF (tarif réduit).• Bénéficier de 9,09% de réduction supplémentaire lors de l’organisation du réveillon de la Saint Sylvestre si vous faite votre déclaration 15 jours avant la manifestation.

Les réductions

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La FNCOF a signé avec la Sacem un protocole d’accord concernant les nouveaux barèmes forfaitaires et la simplification des démarches pour les organisateurs occa-sionnels. Ainsi depuis le 5 Octobre 2011, un forfait de droits d’auteur payable avant la manifestation est possible pour :

• Les concerts et spectacles de variété(avec un prix d’entrée jusqu’à 20€ et un budget des dépenses jusqu’à 2000€ TTC)• Les repas en musique(avec un prix de couvert jusqu’à 40€ et jusqu’à 200 convives)• Les bals, séances dansantes(avec un prix d’entrée jusqu’à 20€ et un budget des dépenses jusqu’à 2000€ TTC)

Le budget des dépenses est constitué :• Du budget artistique (salaire, cachet des artistes, déclarations au Guso, frais de déplacement…)• Des frais techniques (salle, podium, sono, éclairage, matériel d’accueil…)

Des tarifs adaptésLes barèmes de droits d’auteur ont été revus. Ils reposent dorénavant sur deux critères uniquement : le budget des dépenses et le prix d’entrée pour les bals et concerts, le nombre prévisionnel de convives et le prix du couvert pour les repas en musique. Les grilles tarifaires des forfaits ont été de plus conçues en tenant compte de la spécificité économique des associations et de leurs attentes.

Des démarches simplifiéesEn pratique, si votre manifestation bénéficie des nouveaux forfaits, vous pouvez en une seule démarche déclarer votre événement, acquitter votre redevance de droits d’auteur et éviter ainsi des démarches ultérieures, comme par exemple la remise des recettes et dépenses. Ce système vous garantit une complète transparence quant aux montants de droits d’auteur à acquitter, qui sont connus ainsi à l’avance. Vous pouvez ainsi intégrer, en amont de votre manifestation, le montant définitif des droits d’auteur dans votre budget prévisionnel. La facture acquittée de la Sacem vous sera envoyée pour votre comptabilité, avec celle de la SPRE qu’il conviendra de régler à réception.Attention, si vous ne déclarez pas votre manifestation préalablement, ou si vous n’adressez pas votre règlement avant sa tenue, c’est le tarif général qui est appliqué.

DémarchesDéclarez votre séance (par courrier, internet ou par téléphone) 15 jours avant la manifestation auprès de votre délégation Sacem afin d’obtenir votre autorisation de diffusion et bénéficier des forfaits simplifiés payables avant la manifestation.

Les nouveaux barèmes forfaitaires


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Démarches à effectuer• Avant la séanceDéclarez votre séance (par courrier, en ligne ou par téléphone) au moins 15 jours avant son déroulement auprès de votre délégation Sacem. Celle-ci vous adressera alors un contrat général de représentation à retourner signé avant le déroulement de votre séance. Cette déclaration préalable vous permet de bénéficier automatiquement d’une réduction de 20%. • Après la séanceComplétez et adressez à votre délégation Sacem dans les 10 jours suivant votre manifestation le formulaire «Etat des recettes et des dépenses». Vous recevrez en-suite la facture correspondante. Pour les concerts et les spectacles (avec ou sans restauration), vous devez remettre à la Sacem le programme des œuvres interprétées (Ceci est très important car vous ne payerez que pour les œuvres qui donnent droit à versement des droits d’auteur).

Calcul de la redevanceLe mode de calcul de votre redevance est différent selon que vous organisez :- Une manifestation avec fond sonore musical- Un repas en musique- Une soirée dansante- Un concertGlobalement, les manifestations n’entrant pas dans le cadre des nouveaux barèmes forfaitaires, relèvent d’une redevance proportionnelle aux recettes (8,80% par exem-ple) avec un minimum de garantie déterminé par référence au budget des dépenses (voir détail sur le site sacem.fr ou renseignement auprès de votre délégation Sacem).Cas particulier : Repas en musique offerts en tout ou en partie aux participantsPour ces séances, le taux s’applique sur le budget artistique et les sommes versées à un traiteur ou à un restaurateur en contrepartie des repas servis. La redevance est calculée selon la formule suivante : (budget artistique + sommes versées à un traiteur ou restaurateur en contrepartie des repas servis) x 4,40% (5,50% si musique enregistrée).

Déclaration hors barèmes forfaitaires


Pour l’utilisation de disques, s’ajoutent aux droits d’auteur Sacem les droits voisins. Ils sont destinés aux musiciens, artistes-interprètes et producteurs de phonogrammes qui réalisent les enregistrements : il s’agit de la rémunération équitable. Elle est gérée par la Société pour la Perception de la Rémunération Équi-table (SPRE) qui a chargé la Sacem de la percevoir. Les utilisa-teurs de musique ont ainsi un « interlocuteur unique » : la Sacem;

même s’ils reçoivent deux factures, l’une à en-tête Sacem et l’autre à en-tête SPRE.

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La SPRE est cogérée par quatre sociétés (SCPP, SPPF, ADAMI, SPEDIDAM) qui répartis-sent ces droits directement aux artistes-interprètes et aux producteurs sur la base des relevés de diffusion fournis par les chaînes de télévision et les radios ou par sondage pour les autres diffuseurs de musique.Depuis le 5 janvier 2010, la SPRE a décidé d’augmenter fortement ses tarifs sans concer-tation préalable avec ses différents interlocuteurs. C’est pourquoi la FNCOF n’a pas re-connue officiellement le nouveau protocole d’accord proposé par la SPRE à destina-tion des organisateurs occasionnels. Cela n’exclu malheureusement pas ces derniers de s’acquitter de leurs droits vis-à-vis de la SPRE. Contact : 61 rue La Fayette 75009 PARIS - Tél. : 01 53 20 87 00 - Fax : 01 53 20 87 01

2.2 La SACD

La Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques (SACD) est la plus ancienne des sociétés françaises de gestion collective des droits d’auteur. Elle s’attache à

percevoir et répartir les droits des 48 000 auteurs membres de la SACD représentant les répertoires du spectacle vivant et de l’audiovisuel : auteurs de théâtre, chorégraphes, metteurs en scène, compositeurs, réalisateurs, scénaristes… Elle déclare se consacrer à la défense des intérêts matériels et moraux de la profession tout entière. Société civile, la SACD est gérée par les auteurs eux-mêmes. La SACD a pour principale mission de gérer les droits des auteurs : elle négocie, perçoit et répartit leurs droits et les assiste dans les négociations et l’élaboration des contrats. Enfin, à travers son action culturelle, financée notamment par la copie privée, la SACD soutient la création contemporaine par le biais d’aides à la création, à la diffusion, à la formationLa FNCOF a signé un protocole d’accord avec la SACD permettant à ses adhérents de bénéficier d’une réduction sur leur redevance de droit d’auteur.

Présentation

Un producteur de spectacle, un tourneur, une compagnie professionnelle ou ama-teur, toute association ou organisme susceptible de monter un spectacle relevant du répertoire de la SACD doit demander une autorisation de diffusion à la SACD. Vos démarches avant les représentationsVous devez vérifier auprès du producteur professionnel (théâtre, compagnie, en-treprise de tournée,...) ou de la compagnie « amateur » qu’ils ont obtenu en amont l’autorisation de représentation de l’auteur. 15 jours avant les représentationsVous en informez la SACD chargée de percevoir les droits et vous lui adressez copie du contrat d’achat du spectacle. En retour, vous recevrez un bordereau de recettes.

Les démarches à effectuer

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Tarif adhérent FNCOF Minima par séan-ces payantes

Minima parséances gratuites

Séance ayant fait l’objet d’une demande d’autorisation préalable au moins un mois avant la date de la première représenta-tion

Tarif 9.90% (1)

79.49€

48.92 €

Séance n’ayant pas fait l’objet d’une de-mande d’autorisation préalable ou n’ayant pas fait l’objet d’une déclaration de recet-tes

Tarifmajoré (1)

12%

95.39€

58.70€

Séance n’ayant pas fait l’objet d’une de-mande d’autorisation préalable ni d’une déclaration de recettes

Tarifmajoré (2)

120€ 120€

Tarif non adhérent FNCOF Minima par séan-ces payantes

Minima parséances gratuites

Séance ayant fait l’objet d’une demande d’autorisation préalable au moins un mois avant la date de la première représenta-tion

Tarif 12%

98.85€

61.15€

Séance n’ayant pas fait l’objet d’une de-mande d’autorisation préalable ou n’ayant pas fait l’objet d’une déclaration de recet-tes

Tarifmajoré (1)

14%

118.62€

73.38€

Séance n’ayant pas fait l’objet d’une de-mande d’autorisation préalable ni d’une déclaration de recettes

Tarifmajoré (2)

120€ 120€

(1) Assiette de perception = recettes de billetterieEn l’absence d’information sur le nombre exact de représentations données, la SACD facturera trois représentations selon les conditions indiquées.Les minima sont abattus de 50% lorsque la durée de l’œuvre est inférieure à 30 minutes.Ces minima comprennent la contribution à caractère social et administratif (1/10ème des droits) et la contribution diffuseur au régime de l’AGESSA (1% des droits).Les sommes ainsi perçues sont majorées, lors de la facturation, d’une TVA au taux de 5.5% en application de l’article 279 du Code Général des Impôts.

Contact : SACD, 9 rue Ballu, 75009, Paris, France Tel : 01 40 23 44 55 ; http://www.sacd.fr

• 9,90 % par représentation payante au lieu de 12% pour non adhérent FNCOF • Majoration si non déclaration des recettes dans les 2 mois suivant la manifestation (12% pour adhérent au lieu de 14% si non adhérent)• Minima par représentation payante 79,49€ et 48,92€ par représentation gratuite

Avantages FNCOF

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Le guichet unique du spectacle occasionnel permet aux associations (organisateurs occasionnels) employant ou souhaitant employer un artiste ou un technicien du spectacle ponctuellement de satisfaire à toutes ses obligations déclaratives, de façon simple et rapide.

L’utilisation du GUSO est obligatoire pour toute association qui remplit les deux conditions cumulatives suivantes :• employer pour une durée déterminée un ou plusieurs artistes ou techniciens du spectacle,• et n’avoir pour autant pour activité principale ni l’organisation, la production ou la diffusion de spectacles, ni l’exploitation de lieux de spectacles.

Munie des numéros d’immatriculation utiles : code SIRET et code APE (ou code NAF), l’association souhaitant employer une première fois un artiste ou un technicien du spectacle doit se connecter au téléservice dédié sur le site : https://www.guso.fr L’association reçoit alors un numéro GUSO et un code d’accès personnel.

Associations concernées

Principe

Adhésion


2.3 Le GUSO

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Lorsque l’association a décidé d’embaucher quelqu’un, elle peut s’acquitter en ligne, un peu avant le début d’exécution du travail convenu par l’artiste ou le technicien, de son obligation de déclaration préalable, depuis son espace électronique employeur.L’association peut aussi utiliser les imprimés qu’elle aura reçus automatiquement après son adhésion, par courrier. Depuis le 19 mai 2011, le choix d’une convention collective de référence parmi celles relatives aux activités du spectacle est obligatoire. Au plus tard dans les quinze jours qui suivent la fin d’une embauche, l’association peut de la même manière s’acquitter de toutes ses obligations contributives et déclaratives grâce à une déclaration unique et simplifiée.

Pour chaque embauche, le GUSO adresse au salarié concerné une attestation récapi-tulative qui vaut bulletin de paie.

Contact : Tel : 0 810 863 342 ; https://www.guso.fr Depuis le 1er décembre 2011, l’adresse du Guso a changé.Tous les courriers sont à envoyer à : Guso - TSA 72039 - 92891 NANTERRE Cedex 9

Le versement des cotisations dues est appelé immédiatement après la transmission de la déclaration unique simplifiée de fin d’embauche. L’association peut effectuer le versement par chèque ou par virement bancaire.

À noter : en cas de retard dans le paiement, une majoration de 6% s’applique.

Déclarations relatives à chaque embauche

Attestation récapitulative

Paiement des cotisations dues


Lorsque l’association projette une embauche, elle peut aisément en calculer le coût réel, à partir du salaire net à verser à l’artiste ou au technicien, grâce au simulateur de cotisations sociales proposé par le téléservice GUSO.

Simulation du coût total d’une embauche

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Cédric Grenet, directeur FNCOFL’organisation d’un événement ne s’improvise pas !En effet quelque soit la taille ou le type d’événement (sportif, festival de musique, fête de village, défilé…), il incombe à l’organisateur de respec-ter certaines étapes, règles et principes pour que tout se passe du mieux que possible et réussir son événement ! Organiser un événement consiste

donc à planifier, exécuter de nombreuses tâches et tenir compte de multiples détails afin d’éviter les écueils. Organiser un événement implique des responsabilités qu’il faut prendre très au sérieux.Dans son essence même, un événement festif est une animation populaire, un lieu de rassemblement dans lequel les gens se rencontrent, s’amusent, se retrouvent en toute convivialité. Ce qui attire les visiteurs, les séduits et les incite à venir à la manifestation peut être varié : authenticité, respect des traditions, convivialité, qualité des animations et des spectacles présentés, originalité de l’événement…

La recherche de profit ne doit pas être la principale motivation d’un événement, au risque d’organiser une fête sans âme. Créer une animation conviviale, où tout le monde (organisateurs, participants et visiteurs) passe un agréable moment ensem-ble est souvent le plus important. Attention cependant d’avoir bien préparé son budget afin de ne pas avoir de mauvaises surprises après l’événement (Il est conseillé de conserver les comptes et les justificatifs pendants 6 ans).

L’organisation d’un événement se fait en plusieurs étapes (avant l’événement, pendant l’événement et après l’événement) comportant chacune des actions et des réflexions importantes dont voici quelques points essentiels :- Choix du thème de la fête, de la date et du lieu - Réunion collective sur l’organisation de l’événement et le budget- Demande d’autorisations en mairie et en préfecture- Réservation des locaux, des animations, des secours, des prestataires- Recherche de partenariats et demande de subventions- Souscrire une assurance pour la manifestation- Conception et envoi d’un dossier de presse- Assurer la communication de l’événement- Editer les billets d’entrée si besoin- Réunion collective avec l’équipe des bénévoles- Déclaration à la SACEM, SACD….1 mois avant la manifestation- Déclaration au GUSO pour les artistes rémunérés- Achat de la nourriture et des boissons- Installation, test du matériel, fléchage….

(Cette liste n’est bien évidemment pas exhaustive).

3.1 - Elaboration d’un projet d’organisation d’événement

L’organisationd’un événement

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Selon le Centre d’Etudes et d’Informa-tion sur le Volontariat : « Le bénévole est celui qui s’engage, de son plein gré, de manière désintéressée, dans une action organisée au service de la communau-té »Les Français seraient entre 15 et 18 mil-lions « à donner un coup de pouce » ponctuel sans appartenir à une associa-tion, mais les réguliers qui occupent une fonction bien définie et qui y consacrent régulièrement au moins deux heures par semaine sont un peu plus de 3 millions.Les bénévoles peuvent être amenés à effectuer un grand nombre de tâches que réclame l’organisation d’un événe-ment. Il est ainsi judicieux d’orienter les bénévoles sur des tâches pour lesquelles ils ont des compétences ou se sentent compétents. Plus votre équipe sera diversifiée et plus vous bénéficierez de compétences variées. Les plus anciens ont besoin des plus jeunes pour leur énergie et leur com-pétences en informatique notamment ou leur créativité, et les jeunes ont besoin de l’expérience des plus anciens. Savoir déléguer des responsabilités à des bénévoles responsables (tout en les

accompagnants) est un moyen efficace pour l’or-ganisateur de ne pas être submerger par la quantité de tâches à effectuer lors de l’organisation d’un événement. De plus, le sentiment d’être utile et qu’on lui fait confiance, conduira le bénévole à accomplir ses tâches avec sérieux et parfois à s’enga-ger davantage que ce qu’il souhaitait au départ. L’encadrement de l’équipe bénévole d’organisation est un point à ne pas négliger. La communication joue alors un rôle essentiel afin que chacun connaisse le déroulement de l’événement, son rôle et les personnes à contacter en cas de besoin. Organiser une réunion préalable à l’événement ainsi qu’un bref rappel le jour de la manifestation permet de diffuser ces informations essentielles.Le bénévole n’attend pas de contrepar-tie particulière, mais un simple « bonjour » ou « merci », de la sympathie et de la convivialité suffisent très souvent à lui donner envie de se réengager avec vous dans d’autres projets.

Vous pouvez si vous le souhaitez, et cela est toujours très apprécié, récompenser l’engagement de vos bénévoles en leur offrant une médaille, un diplôme ou un trophée indiquant ses nombreuses années d’engagement volontaire envers votre comité des fêtes ou votre association.Pour cela vous pouvez contacter la F.N.C.O.F à [email protected] pour connaître les différentes récompenses proposées à nos adhérents.

Important : N’oubliez surtout pas d’assurer l’ensemble des bénévoles qui interviennent lors d’une manifestation (voir partie assurance multirisque).

3.2 - L’équipe d’organisation« Savoir s’entourer d’une bonne équipe d’organisation avec répartition exacte des tâches à effectuer constitue déjà un facteur de réussite. ».


L’équipe de Festifolies

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3.3 - Les déclarations obligatoires


Les démarches administratives sont souvent mal ressenties parce que jugées lourdes, improductives, ingrates, venant toujours au mauvais moment, quand on a autre chose à faire ! Pourtant, pour une bonne gestion, un président d’association devrait agir comme un chef d’entreprise, bien que bénévole, travaillant essentiellement avec des membres bénévoles.

Elles portent sur l’organisation de la fête, les dates, horaires, licence de débit de boissons temporaire, salle, chapiteau, itinéraire, déviation souhaitée, etc. Ce type de demandes entre dans le cadre des « six manifestations de soutien ou de bienfaisance annuelles » organisées au profit exclusif de l’association.

Cette demande est à adresser au maire. Ce dernier délivre alors une autorisation à débiter des boissons des 1er et 2ème groupes pour la durée de la fête.Un débit temporaire peut être accordé :• Aux associations à l’occasion d’une foire, d’une vente ou d’une fête publique (le maire peut accorder, à ce niveau, des licences temporaires sans limitations de nombre dans une année civile).• Pour 5 manifestations par an et par association pour les fêtes ou manifestations publiques organisées au profit exclusif de l’association.• Par « dérogation » à la loi Evin pour 10 manifestations organisées par une association ou groupement sportif agréé (par la DDJS), relatif à l’organisation et à la promotion des activités physiques et sportives pour 48h au plus.

Si vous diffusez de la musique en public ou si vous reproduisez des oeuvres théâtrales lors de votre manifestation, vous êtes tenu de faire vos déclarations auprès des différentes sociétés de droits d’auteur concernées permettant de rémunérer les artistes.Sacem : Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de MusiqueSPRE : société pour la rémunération équitable (permettant de rémunérer les interprè-tes)SACD : société des auteurs et compositeurs dramatiques (théâtre)Il existe aussi la SGDL (Société des Gens de Lettres, concernant les textes littéraires) ou le CNV (Centre National de la Chanson, des Variétés et du Jazz).

Demandes déposées à la mairie

Autorisation d’ouverture d’un débit de boissons temporaire

Déclarations SACEM, SPRE ET SACD

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Cette déclaration est obligatoire lorsque vous employez sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle ou des musiciens rémunérés. Le GUSO a été créé pour apporter une meilleure protection sociale aux intermittents du spectacle. (Voir article complet en page 14)

(avec au moins un artiste rémunéré et physiquement présent)Selon la loi n°99-198 du 18/03/1999, l’entrepreneur de spectacles vivants (cela peut être une association) doit être titulaire d’une autorisation d’exercer la profession. Cette licence est délivrée par le préfet.Exception : 6 représentations par an et par association après avoir fait la déclaration préalable auprès du préfet.

Dans la mesure où les fêtes entrent dans le cadre des manifestations de soutien ou de bienfaisance organisées au profit de l’association exclusivement, six manifestations par an sont exonérées de toutes taxes et de tous impôts.

A l’exception de certaines activités sportives limitativement énumérées par arrêté ministériel (CGI Annexe IV art.126F), et des cas d’exonération prévus par l’art.1561 du CGI, la taxe sur les réunions sportives, perçue au profit des communes, s’applique à toute manifestation sportive comportant l’organisation de compétitions sportives et pour lesquelles un prix d’entrée est exigé.Ces manifestations doivent être déclarées au moins 24h à l’avance au bureau des Douanes territorialement compétent.La taxe est due sur les seuls prix d’entrée. Les taux sont de 14% pour les courses automobiles ou de 8% pour les réunions sportives. Comme ces taxes sont encaissées au profit des communes, les taux peuvent être majorés ou minorés, voire exonérés par décision du conseil municipal.Un état des billets vendus faisant ressortir le montant imposable doit être déclaré dans le mois qui suit chaque manifestation à la recette locale des Douanes compétente.

• Auprès du maire de la commune• Auprès de la commission communale ou départementale de sécurité• Auprès de la préfecture (agrément, homologation, autorisation spéciale…)•Auprès de la Ligue sportive dont dépend la discipline (terrain ou circuit homologué dans le cas de courses auto-moto).

Déclaration au « GUSO » (Guichet Unique)

Spectacles vivants produits ou diffusés

Déclarations fiscales

Manifestations sportives avec un prix d’entrée

Autorisations à solliciter lors d’événements particuliers


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« s’assurer, c’est dormir tranquille ! »

AXA : partenaire officiel de la FNCOF depuis 25 ansToute organisation de manifestation comporte une part de risques, il convient alors de souscrire un contrat d’assurance pour les couvrir.

Cette assurance concerne tous les dommages causés aux tiers, corporels, matériels ou immatériels (préjudice financier). Les bénévoles de l’association ne sont pas des tiers, sauf si dans le contrat d’assurance il est stipulé que les bénévoles sont considérés comme des tiers entre eux.

A titre d’exemple, lorsque vous louez une salle pour un événement, le loueur vous demandera une attestation de votre assurance Responsabilité Civile qui couvre les dommages matériels causés à la salle.

Il est important de rappeler que la RCO ne joue que si la responsabilité de l’organisateur est engagée. Or en cas de vol, sans effraction, d’un matériel loué dans une salle de spectacle, il est souvent difficile de trouver le responsable. L’assurance ne remboursera sûrement pas mais le loueur exigera le remboursement de son matériel. Dans ce cas, une assurance « tout risque » du matériel pourra jouer à condition d’y avoir souscrit.

Attention : sachez qu’un tiers peut se retourner contre l’organisateur en cas d’incident pendant 10 ans.

• Question : S’il arrive un incident à un bénévole lors d’une manifestation, que se passe t-il ?

→ En cas d’accident, que le bénévole soit permanent ou occasionnel, les juges considèrent, en général, que l’association doit indemniser les bénévoles accidentés. Ainsi l’assurance Responsabilité Civile doit couvrir la responsabilité de cette dernière. Pour cela, vérifiez que la garantie est bien accordée pour une aide bénévole régulière et occasionnelle (l’assurance Multirisque des Associations inclut souvent cette garantie).

La Responsabilité Civile Organisateur

3.4 - Les assurances


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Si vous organisez au maximum 6 manifestations dans l’année (possibilité de contrat d’assurance pour 8), d’au plus 3 jours chacune, et n’accueillant pas plus de 2500 personnes par jour, bénéficiez :

• D’une assurance Responsabilité Civile pour l’organisation de vos manifestations (y compris chapiteaux, tribunes et feux d’artifices)• Une assurance pour les dommages corporels des bénévoles• D’une assurance pour les locaux de votre association (jusqu’à 50m2)• Une assurance pour le contenu de vos locaux• Une assurance complémentaire pour les véhicules

NB : Cet accord n’est pas valable dans toutes les agences AXA proches de chez vous.

- Contacter votre interlocuteur unique AXA pour toute la France :

Cabinet DAUGAS46 av Camille Pujol, BP 15082, 31500 ToulouseTel 05.62.47.12.12 ou [email protected]

Notre assureur vous propose également d’autres assurances (assurances personnelles des dirigeants, assurance annulation…). N’hésitez pas à le contacter pour tout renseignement concernant vos assurances.

• Question : en tant qu’association, peut-on m’envoyer devant le tribunal suite à un incident ?

→ Oui, c’est pourquoi mieux vaut avoir également une garantie protection juridique.

Les adhérents de la FNCOF peuvent bénéficier, s’ils le désirent, d’un contrat d’Assurance Multirisque Association spécialement étudié pour eux à un tarif particulièrement avantageux. Ce contrat négocié exclusivement pour les adhérents de la fédération est proposé pour seulement 120€ TTC par an. Ce tarif est actuellement le plus bas du marché compte tenu de ses caractéristiques.

L’assurance des adhérents FNCOF(contrat "groupe" réservé exclusivement aux adhérents de la fédération)


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Votre association n’est pas à l’abri d’un problème... Vous pouvez bénéficier, en tant qu’adhérent de la FNCOF d’un contrat d’assistance Protection Juridique allant jusqu’à votre défense judiciaire au tarif négocié de 19€ TTC/an.

Ce supplément vous permettra de profiter, en plus du service de conseil juridique gratuit pour tout adhérent à la FNCOF, d’un soutien spécialisé en cas de conflit. Un juriste chargé de votre dossier met toutes ses compétences en oeuvre pour trouver une solution à l’amiable à votre litige.

Si cette démarche n’aboutit pas, une procédure judiciaire est engagée. Vous bénéficiez alors d’une prise en charge des frais juridiques et bénéficier d’un réseau d’auxiliaires de justice.

Ainsi vos besoins en matière de défense pénale et administrative, les conflits avec vos fournisseurs, avec les organismes sociaux et avec vos bénévoles ne seront plus un obstacle au bon déroulement de votre activité.

Axa Protection Juridique (JURIDICA)

(Renseignements auprès de la FNCOF)

Rappel : pour annuler un contrat d’assurance, il faut envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception un ou deux mois avant la date d’échéance du contrat.


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3.5 - Prévention, sécurité et secours


Les commissions de sécurité

Lors de l’organisation de manifestations, certaines installations ou aménagements dans des bâtiments destinés à recevoir du public sont soumis à des règles de sécurité contre les risques d’incendie et de panique.

L’application des règles de sécurité en fonction de l’activité prévue est en principe de la responsabilité exclusive du propriétaire et de l’utilisateur voire de l’organisateur. Le contrôle du respect des règles de sécurité contre les risques d’incendie et de panique est de la compétence du maire de la commune.

Néanmoins, ses connaissances ne lui permettent pas toujours de juger avec objectivité le niveau de sécurité d’un établissement recevant du public. Pour cela, il dispose de la commission de sécurité communale, seul organe technique compétent et légal définit par décret n°95-260 du 8 mars 1995 modifié pour donner un avis éclairé au maire sur ce point.

La commission de sécurité est un organe technique destiné à rendre un avis sur le niveau de sécurité et de dangerosité d’un établissement recevant du public. Ses conclusions doivent permettre au maire de prendre une décision en vue d’imposer la réalisation de prescriptions et d’autoriser ou d’interdire le déroulement d’une activité.

Les commissions de sécurité (départementales ou communales) ne sont compétentes que pour examiner les conditions de sécurité dans les bâtiments recevant du public y compris les chapiteaux ou structures gonflables et les enceintes recevant du public. Elles sont chargées de rendre compte sur l’application de la règlementation mais aussi de suggérer des améliorations ou modifications qu’il y a lieu d’apporter aux disposi-tions et à l’aménagement des dits établissements.

Carnaval de Nice

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Les commissions de sécurité agissent exclusivement à la demande du maire de la commune ou exceptionnellement à la demande du préfet. Toute autre personne ne peut solliciter directement son intervention.

Dans le cadre d’une manifestation de commune (foire, animation et exposition de plein air), il n’existe, à ce jour, aucune règlementation spécifique donnant un cadre précis des règles de sécurité à appliquer.

Elles doivent être décidées largement en amont par le maire de la commune en parte-nariat avec l’organisateur et tous les services qu’il jugera nécessaires pour le conseiller dans les mesures à prendre. Les règles doivent être établies avec bon sens, toujours dans le souci de la sécurité des participants à ces festivités.

Légalement, l’autorité de police administrative peut faire appel à la commission consultative départementale de sécurité et d’accessibilité, seul organe compétent dans ce domaine pour valider et éventuellement corriger les propositions de l’organi-sateur. Ce dernier est chargé de l’application des règles de sécurité pendant toute la durée de la manifestation et cela en qualité de responsable unique.

Néanmoins, il peut aussi déléguer cette responsabilité à chaque exploitant ou respon-sable d’animation. Il peut aussi désigner un responsable sécurité (de préférence non sapeur pompier et avec des compétences reconnues).


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→ L’évaluation des risquesL’organisateur de la manifestation et l’association secouriste établis-sent ensemble la grille d’évaluation des risques qui servira au dimen-sionnement du dispositif prévisionnel de secours et à l’établissement d’une convention. Ce document établi conjointement par l’organi-sateur et l’association de secourisme, sur la base des informations fournies, est cosigné dans l’acceptation des responsabilités qui engagent chacun des signataires. Il est joint en annexe de la convention et précise notamment : • La nature de la mission (type de manifestation)• Les lieux, horaires, nombre de participants ou visiteurs attendusUne fiche technique jointe à la convention peut préciser :• La localisation du point d’eau, du téléphone…• L’identité du médecin

Autres mesures préventives à la charge de l’organisateur : • Mettre en place la signalisation, le fléchage permettant de trouver le poste de secours. Il est en outre conseillé de localiser le poste de secours sur les programmes distribués aux visiteurs.• Bien éclairer les endroits recevant du public et leurs abords (caves, cours).• Mettre à l’abri du public les outils tranchants ou dangereux.• Prévoir une trousse de premier secours aux blessés dans les endroits recevant du public.• Informer l’ensemble des organisateurs de l’emplacement du poste de secours, et communi-quer aux différents responsables le numéro de téléphone du PC de la fête ou du poste de secours à appeler en priorité en cas de problème.

→ La convention L’établissement d’une convention permet de préciser clairement les conditions de la mise en place d’un dispositif prévisionnel de secours, et d’éviter tout malentendu à ce sujet. Elle précise le prix demandé. Elle engage les deux parties, l’organisateur de la manifestation et l’association secouriste, dans des obligations mutuelles.En aucun cas, un poste de secours ne peut être mis en place sans cette convention, dont chacun des signataires détient un exemplaire.

→ Après la manifestation A la fin du poste de secours, l’organisateur de la manifestation sera informé verbale-ment du nombre d’interventions, voire d’évacuations réalisées.Un compte rendu de mission sera annexé en pièce jointe à la note de frais relative au poste de secours.

Le Dispositif Prévisionnel de Secours (DPS)L’organisateur est appelé à contacter une association agréée de secouristes avant toute manifestation. En accord avec l’organisateur ces derniers évalueront, lors d’une entrevue sur la base des informations fournies et vérifiées, les moyens à mettre en œuvre selon les caractéristiques de la manifestation.

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→ Procédures d’implantationL’organisateur de la manifestation doit obtenir l’autorisation du maire avant toute implantation dans une commune. Il doit faire parvenir au maire au moins un mois avant la date d’ouverture au public les documents suivants :L’extrait du registre de sécurité sauf en cas de la première implantationUn descriptif des modalités d’implantation de l’établissementLe type d’activité exercée et le plan des aménagements extérieursUn descriptif des installations techniquesNB : le registre de sécurité est délivré par le préfet du département du lieu d’implantation de la structure lors de la première implantation dans le territoire français.Par ailleurs, le propriétaire ou le fabricant de la structure doit faire appel à un organisme agréé CTS pour vérifier que l’installation est conforme aux règles de sécurité. Après chaque montage et avant la première ouverture au public, une attestation de bon montage et de fixation au sol doit être établie par la personne responsable du montage.NB : l’organisateur de la manifestation doit tenir cette attestation à disposition des autorités de police.

→ Lieu d’implantationLes structures doivent être installées dans une surface ne présentant pas de risques d’inflammation rapide. Lorsque l’établissement reçoit plus de 700 personnes, il doit être implanté à 200m maximum d’un point d’eau assurant un débit de 60m3 par heure.

→ Installations de chauffageLes installations de chauffe à l’intérieur des établissements doivent être « sans combus-tion ». En effet, les générateurs de chaleur à combustion doivent être situés à l’extérieur et au moins à 5m de distance de la structure.

→ AccessibilitéLes voies d’accès et de passage sont réglementées en fonction du nombre de per-sonnes accueillies. Par exemple :De 51 à 300 personnes : « le passage doit être large de 1.80m minimum. Il doit être aménagé sur la moitié au moins du pourtour de l’établissement. Il doit être situé à moins de 60m de la voie publique et permettre le passage du dévidoir des sapeurs pompiers »

Installation de chapiteaux, tentes et structures itinérants

Lorsque l’association souhaite accueillir du public dans le cadre d’une infrastructure, la rè-glementation concernant les Etablissements Recevant du Public (ERP) doit être appliquée. Les chapiteaux, tentes et structures sont répertoriés sous le sigle « CTS ». L’intégralité du rè-glement concernant les dispositions applicables aux CTS est disponible sur le lien suivant : http://www.sitesecurite.com/portail/AD_ERP/ERP_05.asp


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→ Issues de sortieLe nombre d’issues de sortie dépend du nombre de personnes accueillies :• De 50 à 200 pers : 2 sorties de 1.40m de largeur• De 201 à 500 pers : 2 sorties de 1.80m de largeur• Au delà de 500 pers : 2 sorties de 1.80m de largeur ainsi qu’une sortie complémentaire par fraction de 500 pers. La largeur des sorties augmentant de 3m par fraction.Les issues de sortie matérialisées par une porte doivent être signalées en lettres blanches sur fond vert. A défaut de portes, l’encadrement des sorties doit être matérialisé par une bande verte d’une largeur minimale de 0.20m.Le règlement précise aussi que le public doit pouvoir atteindre la sortie en parcourant 30m maximum. Des voies de circulations principales, de 6m de longueurs au moins, doi-vent être prévues en face de chaque sortie. Les établissements d’une superficie com-prise entre 16 et 50m2 doivent disposer de deux sorties de 0.90m de largeur au moins.

→ EclairageL’éclairage normal doit être assuré par « des luminaires installés à poste fixe ou suspen-dus à une hauteur minimum de 2.25m à partir de la partie inférieure». Les appareils d’éclairage ne doivent pas gêner la circulation du public.L’éclairage de sécurité, assurant les fonctions d’évacuation et d’ambiance doit être assuré soit par des blocs autonomes d’éclairage de sécurité et/ou une source centralisée.

→ Secours et extincteursPour un établissement recevant moins de 2500pers : L’organisateur doit mettre en place des moyens de secours assurés par des personnes formées en sécurité incendie ou, à défaut, par un ou deux agents de sécurité incendie.Les extincteurs doivent être portatifs et à eau pulvérisée. Leur contenance doit être de 6 litres minimum. Ils doivent être visibles et facilement accessibles. L’établissement doit être équipé d’un extincteur par sortie.

→ Mobilier, sièges et décorationLes aménagements intérieurs (bar, caisses, estrades, podium…) doivent être solidement fixés au sol ou constituer des ensembles difficiles à renverser ou déplacer. Les rangées de sièges doivent être disposées de manières à former des ensembles desservis par des circulations ayant une largeur minimale de 1.20m. Un espace de 0.30m doit être aménagé entre les rangées de sièges. Les chaises et les bancs doivent être disposés par rangées comportant 16 places assises au maximum entre 2 circulations.Les éléments flottants de décoration ou d’habillage intérieurs doivent être réalisés en matériaux de catégorie M1.Les tentures et vélums doivent être réalisés en matériaux de catégorie M2 et être pour-vus de dispositifs d’accrochage suffisamment nombreux, ou d’armatures de sécurité suffisamment résistantes, pour empêcher leur chute pendant la présence du public.Les revêtements de sol éventuels doivent être réalisés en matériaux de catégorie M4.


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3.6 - Le financement de l’événement


→ Comment monter un dossier de demande de subvention ?Demander une subvention suppose le dépôt d’un dossier auprès de la collectivité que vous sollicitez. Il sera étudié par un service instructeur et présenté ensuite à des élus.Votre dossier doit donc répondre aux critères choisis, et susciter un intérêt pour la collectivité. Avant de monter votre dossier, contacter les services concernés afin de recueillir toutes les informations nécessaires au dépôt d’un dossier de demande de subventions, les critères retenus, les pièces à joindre et les dates des commissions.Vous pouvez être invité à défendre votre dossier auprès d’une commission municipale, vous aurez alors à présenter votre projet, son budget et son intérêt. Les collectivités reçoivent énormément de demandes de subventions. Un dossier complet, accom-pagné d’un budget prévisionnel précis et crédible, a toutes les chances d’être étudié rapidement.

L’attribution de subventions peut être d’ordre financier, mais également non financier par une mise à disposition gratuite d’une salle ou de prêt de matériel pour l’événe-ment (chaises, tables, sonorisation…).

Pour obtenir une subvention de la part de l’Etat afin de financer un événement spéci-fique, il vous faut remplir le dossier unique de demande de subvention qui se trouve en ligne, à ce lien : http://vosdroits.service-public.fr/associations/R1271.xhtml

Institué en 2002 dans un souci de simplification, le dossier unique de demande de subvention est un formulaire simplifié destiné à toutes les associations désireuses d’obtenir une subvention de la part d’une autorité administrative (État ou établissements publics).

→ Un contexte économique qui se complexifieLes orientations du gouvernement afin de réduire la dette publique de l’Etat a entrainé la contraction des budgets des collectivités locales qui tendent aujourd’hui à diminuer les subventions et les aides accordées au secteur associatif. Ce contexte difficile va conduire les associations à chercher d’autres sources de financement que celle des subventions afin de mener à bien leurs projets de manifestations.

Demande de subventions

L’organisation d’une manifestation engendre parfois des coûts très important que l’asso-ciation seule ne peut supporter, surtout si aucun droit d’entrée n’est demandé au public. Il devient alors nécessaire pour l’organisateur de rechercher des sources de financement (publiques ou privées) pour assurer la viabilité de l’événement.Le statut d’association « loi 1901» est sans aucun doute la structure la mieux adaptée pour prétendre à l’octroi de subventions.

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La recherche de mécènes ou de sponsors peut donc être une solution, bien que la démarche soit fastidieuse et parfois décourageante, et qu’en période de crise, il devient également moins aisé de trouver des fonds privés. Il est important de rappe-ler que comme pour les demandes de subventions, vous devez présenter un dossier complet de votre projet aux futurs partenaires que vous rencontrerez afin de susciter leur adhésion.

→ Le sponsoring (ou parrainage) consiste en une aide financière, matérielle, logistique ou de conseil de la part d’une entreprise.Le parrainage et le sponsoring sont intéressés et incluent la notion de rentabilité : c’est une stratégie économique de valorisation de la marque ou des produits avec en contrepartie une campagne de communication du sponsor ou parrain qui associe sa marque au nom de l’association ou à l’opération.La seule différence (en France, la législation a substitué au terme « sponsoring » le terme parrainage) entre sponsoring et parrainage est que l’attente en retour d’image est plus forte dans le sponsoring que dans le parrainage.Les dépenses de parrainage sont assimilées à des dépenses de nature publicitaire et sont ainsi traitées comme des frais généraux auxquels s’applique le code général des impôts. Le parrainage répond à une démarche commerciale explicitement calculée et raisonnée : sa retombée doit être quantifiable et proportionnée à l’investissement initial.

→ Contrairement au sponsoring ou au parrainage, le mécénat n’implique aucune contrepartie publicitaire. Dans ce cas, le soutien apporté, qui est le plus souvent ma-tériel ou financier, peut être assimilé à un don : le mécénat se raisonne en terme de générosité. Le soutien apporté par le mécène doit faire preuve d’une certaine discré-tion. La dépense ne doit générer aucune contrepartie directe ou indirecte (le montant des contreparties autorisées est en fait aujourd’hui limité à 25% du montant total du don).

Depuis la loi de finances 2000 (art. 17), le nom de l’entreprise versante peut être associé aux opérations réalisées par l’organisme bénéficiaire sans toutefois tomber dans le cadre de prestations publicitaires, auquel cas l’acte ne sera plus considéré comme un don et le régime du parrainage sera appliqué.

Mécénat, Sponsoring et Parrainage

Les termes de mécénat, parrainage et sponsoring ne sont pas clairement définis juridiquement. Ils ont les mêmes champs d’intervention mais se distinguent par l’existence ou non de retombées commerciales quantifiables que l’entreprise dona-trice peut retirer des sommes qu’elle a versée.


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3.7 - La communication de l’événement


Affluence du public, salle des fêtes comble, ou tout « succès de l’événement », est la récompense suprême de l’organisateur de manifestation !Pour y parvenir, la promotion de l’événement constitue une étape importante de l’organi-sation. L’objectif principal est de se faire voir, de se faire connaitre pour attirer l’attention du public sur les points forts de la manifestation et sur les informations clés : lieu, date et heure de l’événement.

Pour se faire, de nombreux moyens de communication sont possibles. Il faut diversifier ces moyens et leurs supports et ne faire l’impasse sur aucun média.Il est très important de ne commencer à communiquer ni trop tôt, ni trop tard. Les délais varient en fonction de l’événement et du support utilisé pour communiquer.

Exemples pour annoncer un spectacle :Affiches : J-1/2 semaines; Presse écrite : J-2/3 semaines; Mensuels : J-2 mois; TV-radio : J-1semaine.

Dans tous les cas il est conseillé qu’il y ait au moins 2 week-end entre la publication des premiers supports et l’événement. Ainsi le public a le temps de prendre connaissance de l’événement sans pour autant l’oublier.Avant toute dépense de communication, veillez à élaborer un budget prévisionnel précis de ce poste qui vous permettra d’éviter les mauvaises surprises telles que certains « frais divers » comme les timbres et enveloppes.Les coûts de communication sont parfois importants, c’est pourquoi la FNCOF vous apporte des solutions pour communiquer à moindre frais.

Comment se faire connaître ?

→ Dépliants / Flyers : le taux de retour étant de 5% en moyenne, il est important d’en éditer un grand nombre. Avec leurs accords vous pouvez les déposer chez les commerçants, d’autres associations, dans des endroits stratégiques.

→ Affiches : à déposer comme pour les flyers.La FNCOF offre 20 affiches en Noir&Blanc à ses adhérents et propose la réalisation d’affiches en couleurs en quantités plus importantes à des tarifs avantageux.

→ Insertions publicitaires dans des magazines, dans la presse quotidienne régionale.La FNCOF propose des encarts publicitaires dans son magazine « FI Mag » aux artistes associatifs et prestataires du monde de la fête qui souhaitent se faire connaitre auprès de notre réseau d’organisateurs d’événements.

Pensez également à préparer un communiqué de presse, à envoyer à toute la presse locale et régionale, afin de pouvoir annoncer votre événement largement et gratui-tement.

Les supports « papier »

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→ E-mailing : pour annoncer la manifestion et aussi en guise d’invitation

→ Internet : média incontournable. Création de votre site / d’un site spécial pour l’événement (surtout pour les salons et festivals) ou d’un blog. Le faire vivre en y insérant des informations essentielles (date, lieu, thème, programme...), des photos/vidéos. Ceci aidera à fidéliser vos contacts et créer du buzz pour en conquérir de nouveaux en créant un formulaire de contact sur votre site.

En tant qu’adhérent, annoncer gratuitement vos manifestations sur notre site internet www.tousenfete.com (calendrier des manifestations, annuaire des artistes, demandes de devis et petites annonces).

Autres moyens :

→ Organisation d’une conférence de presse en invitant les correspondants locaux.Possibilité de faire appels aux délégués régionaux et départementaux de la FNCOF

→ Et bien sur le bouche à oreille...Lorsque l’événement est passé, prolonger l’effet positif en communiquant de nouveau via un autre dossier de presse faisant le bilan de l’événement.

Les supports « web »(aujourd’hui indispensables, et complémentaires aux supports papier)

Le droit à l’imageEn vertu du droit au respect de la vie privée, aucune photographie ne peut en principe être diffusée sans le consentement exprès de l’intéressé. Cependant, dans certaines circonstances et pour les besoins de l’information, l’autorisation de la personne photographiée n’est pas toujours nécessaire. Ainsi, la publication d’une photographie illustrant une manifestation publique n’est en principe pas soumise à la protection du droit à l’image de chaque figurant.

Le principe : pas d’atteinte au respect de la vie privéeLorsque le cliché est pris lors d’une manifestation publique, l’individu qui y est représenté ne peut pas, sans motif valable, revendiquer son droit à l’image pour s’opposer à sa publication. En effet, si l’image fixe un groupe d’individus dans sa globalité, l’atteinte ne sera pas caractérisée.Par conséquent, sont licites et ne nécessitent pas d’autorisation préalable de l’intéressé les images qui répondent aux besoins d’information du public. Il s’agira notamment des photographies qui illustrent un phénomène de société, un fait divers, un fait l’actualité, etc.

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→ Les exeptionsDans certains cas, le droit à l’information ne justifie pas l’atteinte portée au droit à l’image de l’individu.Les juges apprécient chaque situation en fonction du contexte et l’objet de la photo-graphie elle-même.Ainsi, ils considèrent que l’atteinte à l’image est matérialisée notamment lorsque :

• La publication n’est pas justifiée par les nécessités de l’informationExemple : La photographie illustrant un reportage sur le dopage de cyclistes profes-sionnels, prise à l’arrivée d’une course hippique et représentant deux coureurs cyclistes aux côtés d’un couple entraînant leurs chevaux porte atteinte au droit à l’image du couple d’entraîneurs ;• L’individu est abusivement isoléExemple : La publication de l’image prise de manière isolée et représentant un enfant lors d’une fête folklorique sans l’autorisation des parents a été sanctionnée pour violation de la vie privée ;• La légende figurant sous la photo a un caractère désobligeant ou diffamatoire• L’image ridiculise l’individu ou porte atteinte à sa dignité

→ Cas particuliers des manifestations sportivesLes sportifs ne peuvent valablement s’opposer à la diffusion de photographies les représentant à l’occasion de manifestations publiques spor-tives ou de leur pratique sportive dès lors que plusieurs conditions sont réunies :

• La photographie publiée doit être en lien directe avec la manifestation qu’elle illustre ;• L’image doit être diffusée à titre d’information et non dans un but commercial déguisé ;• L’utilisation de la photographie ne doit pas dénaturer l’image de la personne et ne doit pas porter atteinte à sa dignité.

Enfin, selon une jurisprudence constante de la Cour de cassation, l’organisateur d’une manifestation sportive est l’unique propriétaire des droits d’exploitation de l’image de cette manifestation.Par conséquent, les photos prises lors de cette manifestation ne peuvent pas être réutilisées pour promouvoir d’autres événements sans son accord préalable.

Guécelard (72)

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3.8 - Manifestations « éco-durables »


La FNCOF est sensible à la protection de l’environnement et à l’em-preinte écologique de l’homme sur la planète. C’est pourquoi nous vous invitons, chers adhérents, à inclure cette notion « éco-durable » dans l’organisation de toutes vos manifestations.C’est la somme de « petits gestes » simples qui contribue à une action globale positive et efficace.

Il ne s’agit pas de tout bouleverser du jour au lendemain mais de faire, en toute simplicité, une analyse critique de l’organisation, point par point, depuis le début de la mise en place du comité d’organisation jusqu’à la production du bilan final. Des actions «Développement durable» doivent pouvoir se greffer sans alourdir, excessivement, ni le déroulement de la manifestation ni les finances. De nombreux petits gestes peuvent ve-nir renforcer la volonté de participer au «Développement durable» dans nos activités.

Sensibiliser et former l’équipe d’organisationMettre en place une commission « développement durable » au sein de l’équipe d’organisation.Sensibiliser l’ensemble des acteurs, aussi bien les bénévoles, que les fournisseurs et les partenaires, aux enjeux liés au développement durable.

Sensibiliser et informer les participantsProposer des animations autour du développement durable (ateliers, panneaux d’informations, quiz, interventions de professionnels). Valoriser ses actions éco-citoyen-nes auprès des médias.Informer les participants sur les mesures éco-citoyennes mises en œuvre pour cet événement.

La sensibilisation

La communication

• Communiquer les informations via un site internet.• Faire parvenir les informations et les documents par mail plus que par la voix postale.• Utiliser du papier éco-labélisé.• Calculer au mieux le nombre d’impressions nécessaires.• S’adresser aux imprimeries labélisées « Imprim’vert »• Choisir des partenaires et fournisseurs qui vont dans le sensde l’éco manifestation

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Les achats

L’énergie

• Prévoir au plus juste les besoins, éviter le gaspillage• Choisir de préférence des produits locaux, bio, et/ou issus du commerce équitable.• Favoriser les produits « bruts » au lieu des produits élaborés, qui ont déjà subi de nombreuses transformations (coûteuses en énergie).• Préférer l’utilisation d’eau du réseau plutôt que l’eau en bouteille.• Choisir des boissons contenues dans des récipients consignés ou recyclables.• Faire don des denrées non utilisées à des associations caritatives.• Privilégier la vaisselle « écologique »• Eviter la vaisselle jetable• Acheter de la vaisselle composable ou recyclable (gobelets, assiettes, couverts).• Dans ce cas, prévoir une collecte spécifique pour ces déchets.Un principe de consigne peut être alors mis en place pour garantir le retour de la vaisselle (et les gobelets en plastique dur peuvent être, par exemple, à l’effigie de l’événement pour que les participants puissent le conserver s’ils le souhaitent).• Acheter des vêtements respectant l’environnement (coton bio, issu du commerce équitable,…).• Prévoir des sacs réutilisables si nécessaire.• Offrir des accessoires promotionnels à vocation environnementale (cendriers de poche, gobelets en plastique dur, économiseurs d’eau, pinces à vélo, …).


• Mettre en place des toilettes sèches plutôt que des toilettes chimiques (qui consomment plus d’eau et utilisent des produits polluants).• Surveiller qu’il n’y ait pas de gaspillage dans la consom-mation d’énergie (fenêtre ouverte ou mal isolée, radiateur allumé,…)• Installer des ampoules basse-consommation.• Vérifier l’étiquette énergie lors de l’achat d’un appareil électroménager ou d’ampoules électriques – appareils de classe A, économes en énergie.

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Les déchets

• Diminuer sa consommation d’emballage (conditionnement collectif plutôt qu’indi-viduel).• Limiter sa consommation de papier.• Prioriser l’achat de produits recyclés ou recyclables.• Prévoir un compacteur afin de réduire le volume des déchets.• Se renseigner auprès de la collectivité sur la collecte des déchets et la mise à disposition des conteneurs.• Mettre en place sur le lieu de la manifestation le tri sélectif, en disposant des bacs affichant clairement les déchets collectés.• Prévoir une quantité de poubelles suffisante, et le ramas-sage régulier de celles-ci pour éviter une démobilisation des participants (poubelles qui débordent par exemple).• Installer un composteur pour les déchets alimentaires.


Les transports

• Flécher l’accès au site.• Choisir le site le plus accessible en trans-port en commun.• Favoriser le covoiturage, en mettant en place par exemple une plateforme d’échange sur votre site internet, ou encore en diffusant la liste des participants ainsi que leurs coordonnées.• Promouvoir les transports collectifs, en indi-

quant aux participants comment accéder au site via les trains et/ou les bus (se rensei-gner pour un possible partenariat avec les collectivités compétentes afin de disposer d’une tarification avantageuse).• Mettre en place des navettes, entre le lieu de la manifestation et un/des point(s) stratégiques.• Valoriser les comportements éco-citoyens pour les transports en faisant un tarif d’entrée réduit pour les participants venant en transports en commun ou vélo.

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3.9 - Le choix des animations


Quelles animations proposer ?

Comment trouver les artistes ?

Le choix des animations est une étape cruciale dans l’organisation d’un événement. Elles illustrent l’originalité de l’événement et c’est très souvent ce qui fait venir le public. Les animations doivent être adaptées au lieu de la manifestation et en cohérence avec le thème choisi. Il est également important de varier le type d’animation ou les artistes eux même d’un événement à l’autre de manière à continuer d’attirer la curio-sité du public.

Il existe un grand nombre d’animations possibles pour animer vos événements, dont voici les principales grandes catégories :• Animations sportives et acrobatiques• Animations artistiques (sculpteurs, caricaturistes…)• Animations musicales (chanteurs, groupes, disco-mobile….)• Artistes (humoristes, imitateurs, sosies, comédiens…)• Spectacle et cabaret• Spectacle de rue (échassiers, théâtre de rue, jongleurs…)• Spectacle pour enfant (cirque, clowns, marionnettistes….)

Il est souvent compliqué de trouver et de choisir un artiste que l’on ne connait pas et dont on ne connait pas la prestation. Souvent le « bouche à oreille » permet de trouver l’animation que l’on souhaite, mais il existe d’autres moyens que vous propose la FNCOF.

L’une des missions de la FNCOF est de mettre en relation les artistes et prestataires du monde de la fête avec les organisateurs d’événements adhérents à la fédération. Pour cela nous vous proposons différentes possibilités :• Un annuaire d’artistes sur le site www.tousenfete.com • Un annuaire de référencement d’artistes sur notre magazine FI MAG• Des repas spectacles où les artistes viennent pendant 3h durant présenter un extrait de leur prestation artistique, lors de nos Congrès régionaux• Des contacts directs auprès de nos délégués régionaux et départementaux

Civens (42) Nizerolles (03)Rio Loco (31)

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Déclaration au GUSO

Nous rappelons que lorsque vous employez des artistes rémunérés lors de vos manifestations, vous devenez un « employeur occasionnel ». A ce titre vous êtes tenu de faire un certain nombre de déclarations obligatoires relatives à cette embauche temporaire. Le GUSO (Guichet Unique des Spectacles Occasionnels) permet ainsi aux employeurs occasionnels de satisfaire par une déclaration unique et simplifiée à l’ensemble des obligations (voir en pages 14).Une étude récente réalisée par la société Cristal Production a permis de mettre en évidence que 67% des contrats réalisés par les artistes professionnels en France proviennent des spectacles occasionnels. Ce qui démontre une fois encore l’impor-tance du secteur associatif français.


Rio Loco (31)

Ribeauville - Ronde des fêtes

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3.10 - Les droits et obligations des forains


Les enjeux

Le permis de stationnement

Les autorisations préalables

Les forains sont des personnes non sédentaires : ils ne possèdent pas de résiden-ce fixe en France depuis plus de 6 mois. Ils exercent pour leur propre compte une activité commerciale ambulante. A ce titre, ils sont soumis à un certain nombre de droits et obligations. Outre le respect de la règlementation nationale notamment en matière commerciale (produits ou services commercialisés, débits de boissons, feux d’artifices…) et en droit social (embauche, respect des heures de travail…), ils doivent respecter des règles propres à leur activité.

Le forain doit obtenir un permis de stationnement sur la voie publique. La demande doit être effectuée à la préfecture, s’il s’agit d’une route nationale ou départementale ou certaines artères de la ville, à la mairie dans les autres cas. En ce qui

concerne les marchés, une demande spécifique doit être effectuées auprès de la mairie dont relève le marché ou au placier, s’il en existe un.Des droits de place, sont parfois, réclamés par les communes. Il s’agit du paiement d’une redevance proportionnée à l’importance de l’emplacement.

Les forains doivent s’inscrire au registre du commerce et des sociétés (RCS) du lieu de leur commune de rattachement et être en possession :• D’une carte autorisant l’exercice d’une activité non sédentaire• D’un livret spécial de circulation

Ces titres sont délivrés par la Préfecture ou Sous préfecture du lieu de la commune de rattachement en deux temps :• Dans un premier temps : La Préfecture remet une attestation provisoire valable 1 mois, sur présentation du récépissé de dépôt de son dossier d’immatriculation au centre de formalité des entreprises (CFE) et de certaines pièces complémentaires indiquées par le CFE. Le forain, avant de déposer son dossier au CFE, doit se rendre au service de règlementation de sa préfecture pour obtenir une attestation valant titre provisoire de circulation• Dans un second temps : la Préfecture, sur présentation de l’extrait d’immatriculation au RCS (extrait KBIS), délivre la carte de commerçant ambulant (valable 2 ans) et le livret spécial de circulation (valable 5 ans).A noter : un forain peut prétendre au régime de l’auto-entrepreneur. Dans ce cas, en l’absence de numéro de RCS, la préfecture lui demande de fournir le récépissé de dépôt de déclaration d’activité en tant qu’auto-entrepreneur ainsi que l’avis de situation remis par l’INSEE mentionnant son N°SIREN.

Longues (63)

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Bon à savoir

La sécurité des manèges

En matière d’embauche, la possibilité de conclure des contrats à durées déterminées avait été étendue, en 2008, aux activités foraines mais uniquement pour le montage et le démontage des installations. Cette restriction a été levée en novembre 2009.Désormais, des CDD peuvent être conclus dans les activités foraines en général.En outre, les forains qui emploient des salariés occasionnels ont la possibilité d’utiliser le titre emploi forains (TEF) afin de leur faciliter les obligations déclaratives.Pour plus d’informations, le forain peut consulter le site www.letese.urssaf.fr ou appeler le centre national TEF au 0810123873.

Depuis le 1er juillet 2009, outre le respect de l’obligation générale de sécurité prévu par le code de la consommation, les forains doivent procéder à un contrôle techni-que des manèges, machines et installations pour fêtes foraines.Il s’agit d’un contrôle technique initial et périodique portant sur leur état de fonction-nement et sur leur aptitude à assurer la sécurité des personnes. Il doit être effectué ou vérifié par des organismes agréés par l’Etat, et il est à la charge des exploitants (Loi Hérisson du 13/02/2008 et arrêté du 12/03/2009).Pour les matériels dont la mise en service est antérieure au 31/12/2008, le 1er contrôle technique devra intervenir d’ici 3 ans.En outre, les maires, au titre de leurs pouvoirs de police généraux, peuvent édicter des obligations spécifiques concernant la sécurité des manèges sur le territoire de leur commune. Un certain nombre d’arrêtés préfectoraux et municipaux ont été rendus en ce sens. C’est le cas de l’arrêté préfectoral de 1984 relatif à la ville de Paris qui fixe les règles très précises en matière de sécurité. Le cadre règlementaire est donc très disparate d’une commune à une autre, ce qui oblige le forain à se renseigner sur ce point avant chaque installation.


Cabriès (13)

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3.11 - La gestion des buvettes


L’hygiène alimentaire

Réglementation : arrêté du 9 mai 1995, modifié le 19 octobre 2001, règlementant l’hygiène des aliments remis directement au consommateur.

Conseils pratiques concernant la restauration associative :• Transporter les aliments dans de bonnes conditions : ne pas laisser les produits frais exposés à température ambiante (dans le coffre de la voiture par exemple) ; les produits surgelés et congelés doivent être mis dans des sacs isothermes et placés rapidement au congélateur ou préparés immédiatement• Ne pas recongeler un produit qui aurait été décongelé volontairement ou acciden-tellement• Ne pas consommer de denrées alimentaires contenues dans des conserves bombées ou rouillées.• Veiller à la propreté de la vaisselle et des mains lors de la préparation des aliments, nettoyer et désinfecter régulièrement le réfrigérateur.• Veiller à faire respecter un niveau élevé de propreté du matériel utilisé et corporel-le (ongles, mains, chevelure, pas de bijoux) par l’ensemble du personnel affecté à la préparation et à la distribution des aliments. Il est conseillé de faire porter des gants pour toute manipulation directe.• Surveiller les dates limites de consommation (ne jamais utiliser de produit périmé)• Il est conseillé d’entreposer les préparations culinaires destinées à être consommées froides dans une enceinte dont la température est comprise entre 0 et 4°C maximum.• Les préparations culinaires, élaborées à l’avance, destinées à être conservées par la chaleur, livrées en liaison chaude, sont maintenues à une température supérieure ou égale à +63°C jusqu’au moment de leur consommation.• La durée de vie des préparations culinaires élaborées à l’avance et réfrigérées, est limitée à 3 jours à compter du jour de fabrication.• Les denrées alimentaires sont soumises à l’obligation de traçabilité. Le nom, l’adresse du fournisseur, la nature des produits fournis par ce dernier et la date de livraison sont à conserver afin de pouvoir être mis à disposition des autorités sanitaires le cas échéant.

Les licences d’exploitation de débit de boissons

Classification des boissons (art. L3321-1 CSP)• 1° groupe : boissons sans alcool (eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentées, limonades, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat).• 2° groupe : boissons fermentées non distillées (vin, bière, cidre, poiré, hydromel, vins doux naturels bénéficiant du régime fiscal des vins, crèmes de cassis et les jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 degrés d’alcool).

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• 3° groupe : vins doux naturels autres que ceux appartenant au 2° groupe, vins de liqueur, apéritifs à base de vin et liqueurs de fraise, framboises, cassis ou cerises, ne titrant pas plus de 18 degrés d’alcool pur.• 4° groupe : rhums, tafias, alcools provenant de la distillation des vins, cidres, poirés ou fruits• 5° groupe : toutes les autres boissons alcooliques.Les licences (art. L3331-1 CSP)• la licence II autorise la vente des boissons des deux premiers groupes• la licence III autorise la vente des boissons des trois premiers groupes• la licence IV permet la vente des boissons des cinq groupesNB : La Licence de 1ère catégorie, «dite licence de boissons sans alco-ol» prévue à l’article L.3331-3 du Code de la santé publique a disparu au 1er juin 2011. Il n’est donc plus nécessaire de l’obtenir pour vendre sur place des boissons non alcooliques. Par contre, à compter de la même date, les vendeurs de boissons à emporter doivent déclarer l’ouverture de leur établissement auprès de leur mairie.

Demande d’ouverture temporaire de débit de boissons

Ouverture à l’occasion d’une exposition ou d’une foire (art. L3334-1 CSP) Des débits de boissons à consommer sur place de toute nature peuvent être ouverts par des personnes ou des sociétés françaises ou étrangères dans l’enceinte d’expositions ou de foires organisées par l’Etat, les collectivités publiques ou les asso-ciations reconnues comme établissements d’utilité publique pendant la durée de ces manifestations, après avis conforme du commissaire général de l’exposition ou de la foire. Cet avis est annexé à la déclaration souscrite en mairie et à la recette buraliste des contributions indirectes.

Ouverture à l’occasion d’une manifestation publique (art. L3334-2) Les personnes qui, à l’occasion d’une foire, d’une vente ou d’une fête publique (fêtes nationales ou locales, manifestations à caractère traditionnel ayant plusieurs années d’existence…) établissent un débit temporaire doivent obtenir une autorisa-tion de l’autorité municipale. Il en est de même pour les associations, dans la limite de cinq autorisations annuelles. Dans ces débits, il ne peut être vendu ou offert que des boissons des deux premiers groupes (boissons sans alcool et boissons fermentées non distillées). A l’instar des débits permanents, les débits temporaires sont également soumis à la réglementation sur les zones protégées (zones dans lesquelles il n’est pas autorisé d’ouvrir un débit de boissons).


Guécelard (72)

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Ouverture dans les stades et les établissements d’activités physiques (art.L3335-4)La vente et la distribution de boissons alcooliques sont interdites dans les stades et les établissements d’activités physiques et sportives.Toutefois, par dérogation à ces dispositions, le maire peut autoriser, dans ces lieux, pour une durée de 48 heures au plus, la vente et la distribution de boissons des 2° et 3° groupes au bénéfice :- des associations sportives agréées, dans la limite de dix autorisations annuelles,- des organisateurs de manifestations à caractère agricole, dans la limite de deux autorisations annuelles,- des organisateurs de manifestations à caractère touristique, dans la limite de quatre autorisations annuelles, au bénéfice de stations classées et de communes touristiques (relevant de la 2°section du chapitre III du titre III du livre I du code du tourisme).

Attention : La tolérance qui permettait aux communes de mettre ponctuellement leur licence IV à disposition des associations ou des comités des fêtes lors de manifestations communales n’est plus possible.Les licences de plein exercice « 4ème catégorie » sont parfois détenues de longue date et excep-tionnellement par des associations (qui en sont propriétaires, l’exploitant en titre étant une per-sonne physique). Le renouvellement de ces licences n’est maintenant possible qu’en effectuant une formation payante obligatoire.

L’obligation de formation (art. L3332-1-1 CSP)La loi n°2006-396 du 31 mars 2006 a instauré une obligation de formation pour toute personne déclarant, depuis le 2 avril 2007, l’ouverture, la mutation, la translation ou le transfert de débits de 2°, 3° et 4°catégories.Cette formation (700€ pour 3 jours de formation) est dispensée par un organisme agréé par le Ministre de l’intérieur et donne lieu à la délivrance d’un permis d’exploitation, valable10 ans.L’obtention de ce permis d’exploitation nominatif doit être préalable à toute déclara-tion faite en mairie.

Exemple d’organismes agréés : www.umihformation.frwww.infa-formation.com

Les cercles privés (art. L3335-11 CSP – Art. 1655 CGI)Les personnes qui, sous le couvert d’associations, vendent des boissons à consommer sur place, sont soumises à la réglementation administrative des débits de boissons. Toutefois, lorsque leur exploitation ne revêt pas un caractère commercial, les cercles privés échappent à cette réglementation s’ils servent uniquement à leurs adhérents des boissons des deux premiers groupes.

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3.12 - La billetterie


C’est souvent grâce à la vente de billets d’entrée pour votre manifestation que vous allez pouvoir réaliser des bénéfices.Les associations organisant des spectacles comportant un prix d’entrée sont soumi-ses par la loi à la réglementation sur la billetterie prévue à l’article 290 quater du code général des impôts.

Chaque entrée, qu’elle soit payante, à prix réduit ou gratuite, doit être concrétisée par la remise d’un billet avant l’entrée dans le lieu de la manifestation. Le billet doit provenir d’un carnet à souches ou d’un distributeur informatique et délivré au moment du paiement de la place, avant l’entrée dans la salle.Le billet doit comporter deux parties dont l’une reste entre les mains du spectateur, et l’autre est retenue au contrôle. Souche, billet et coupon de contrôle : le billet com-prend donc trois parties. Lorsque le billet est issu d’un système de billetterie informatisée, la partie souche n’est pas éditée, elle est gardée en mémoire par le logiciel. Les billets doivent être numérotés suivant une suite ininterrompue et utilisés dans l’ordre numérique.

La souche, le coupon de contrôle et le billet doivent porter de façon apparente :• le nom de l’établissement, • le numéro d’ordre du billet,• la catégorie de la place à laquelle celui-ci donne droit, • le nom du spectacle et, le cas échéant, le numéro de la séance à laquelle il donne droit• le prix global payé par le spectateur ou s’il y a lieu, la mention de gratuité, • le numéro de licence d’entrepreneur de spectacle de l’un au moins des entrepre-neurs de spectacles vivants qui le produisent ou le diffusent,• le nom du fabricant ou de l’importateur. Les billetteries informatisées doivent se conformer à un cahier des charges précis et les caractéristiques du système doivent être déclarées aux services fiscaux.

A chaque entrée un billet

Les mentions obligatoires

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L’imprimeur des billets est tenu d’effectuer une déclaration d’existence et une déclaration de livraison des billets auprès des services fiscaux du département ou est organisé le spectacle. Cette déclaration comporte le nom et les coordonnées de l’organisateur ainsi que les caractéristiques des billets imprimés. Un spécimen de chaque billet fabriqué est joint à la déclaration.Si les billets sont imprimés à l’étranger, c’est à l’organisateur de procéder à cette déclaration. il dispose d’un délai de huit jours à compter de la réception des billets.

Dès la fin de chaque journée ou représentation, l’organisateur doit établir un relevé qui mentionnera pour chaque catégorie de place :• les numéros des premiers et derniers billets délivrés;• le nombre de billets délivrés;• le prix des places et la recette correspondante.Ces relevés sont à conserver pendant 6 ans et gardés à la disposition des agents des Douanes et des impôts qui peuvent demander à y avoir accès. Les coupons de contrôle et les souches de contrôle peuvent n’être conservés que pendant une année à compter de leur utilisation. Les billets invendus doivent également être conservés pendant 6 ans. En cas de contrô-le l’administration fiscale pourrait considérer tout billet manquant comme vendu et réévaluer le montant de l’impôt en fonction. Cependant, l’organisateur peut éven-tuellement les détruire à condition de solliciter la venue d’un agent de la Direction Générale des Impôts ou d’un huissier afin qu’il établisse un procès verbal de destruction.Pour les manifestations sportives imposables, les carnets de billets doivent être présen-tés au visa de la recette locale des Douanes territorialement compétente.

Les obligations de l’imprimeur

Après le spectacle


Tout organisateur d'un spectacle de variétés (essentiellement les comédies musicales, les spectacles d’humour et les spectacles de danse), à statut public ou privé, associatif ou commercial, même s'il ne détient pas la licence d'entrepreneur de spectacles, est redevable de la taxe sur les spectacles de variétés. Sont également concernés ceux que l'on désigne comme « organisateurs occasionnels », parmi lesquels on retrouve souvent des comités des fêtes, offices de tourisme, entreprises d'évènementiel, foires et expositions, etc. La taxe est perçue au taux de 3,5 % sur la billetterie, hors TVA, des spectacles (donc répercutée sur le prix du billet) ou, en cas de représentation gratuite, sur le prix de vente du spectacle. Instaurée le 1er janvier 2004, elle doit être réglée au Centre National de la Chanson des Variétés et du Jazz qui est chargé de la perception de cette taxe.

Taxe sur les spectacles de variétés

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3.13 - Profitez des réductions

Nos partenaires nationaux :


En tant qu’adhérent à la FNCOF, vous pouvez bénéficier des réductions proposées par nos partenaires nationaux et régionaux.

La fédération négocie des partenariats nationaux pour l’ensemble des adhérents et les délégués régionaux et départementaux négocient quant à eux, des partenariats régionaux plus spécifiques à une utilité locale.

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SACEM et SACD

CARREFOUR

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Mensuel de l’actualité liée au monde de la fête foraine et du cirque. La FNCOF offre à ses adhérents de publier gratuitement leurs recherches de forains sur le journal «l’Inter-Forain».

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CBS DIRECT


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L’association Handichef ou « le Clan des Robins des Bois » a été créée pour venir en aide aux personnes handicapées en situation précaire et pour valoriser l’image du handicap au sein de la Population. Elle a pour but de participer à des évènements festifs temporaires afin de promouvoir un art culinaire diversifié et des produits du terroir de qualité. Profitez d’un concept unique spécialisé dans « la cuisine du feu » : payer uniquement la matière première, et le reste est fait sous forme de dons pour l’association.

Contact : tel : 06 60 55 50 13; [email protected]

[email protected]

La FNCOF et l’association « Vaincre la mucoviscidose » s’associent afin de faire avan-cer la recherche. Dans le cadre de sa sensibilisation, l’Association VAINCRE LA MUCO-VISCIDOSE cherche des organisateurs de manifestations pour organiser des Virades de l’Espoir.

Si vous souhaitez organiser une Virade de l’Espoir en 2012,

contacter : [email protected]

HANDICHEF

VAINCRE LA MUCOVISCIDOSE

Actions solidaires :La FNCOF a choisi de soutenir deux associations qui œuvrent à travers leurs actions pour une cause.

Retrouvez la liste de nos partenaires régionaux sur le site :www.fncof.com, rubrique partenariats.


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4.1 - Tir d’un feu d’artifice

Exemples d’organisationde manifestations

Règlementation :Si votre association ou votre commune projette de tirer un feu d’artifice, que ce soit à partir d’un site privé ou d’un site du domaine public, le Maire de la commune du lieu de tir sera votre interlocuteur privilégié : son autorisation est requise quelque soit le type de feu d’artifice que vous souhaitez réaliser.Nous exposons ici ce qu’il vous faut savoir et prendre en compte pour un tel projet.

Classification des artifices de divertissement et certificats de qualificationL’utilisation de certains articles pyrotechniques, en raison de leur dangerosité ou de leur possible détournement à des fins de trouble à l’ordre public, est réservée aux titulaires d’un certificat de qualification. L’article 6 du décret 2010-580 du 31 mai 2010 et l’arrêté du 31 mai 2010 créent un nouveau certificat de qualification C4-T2. L’utilisation des articles pyrotechniques classés dans les catégories K4, C4 et T2 doit être effectuée par des personnes titulaires de ce certificat ou sous contrôle direct de personnes titulaires de ce certificat.

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Les articles pyrotechniques destinés au théâtreConformément à l’article 2 du décret n° 2010-455 du 4 mai 2010, les articles pyrotechniques destinés au théâtre sont « des articles destinés à être utilisés en scène, à l’intérieur ou à l’extérieur, y compris dans des productions cinématographiques et télévisuelles, ou à une utilisation analogue ».Les articles pyrotechniques destinés au théâtre sont classés, conformément à l’article 13 du décret n° 2010-455, en 2 catégories en fonction de leur dangerosité :• Catégorie T1 : articles pyrotechniques destinés à être utilisés en scène qui présentent un danger faible - Vente libre aux personnes majeures.• Catégorie T2 : articles pyrotechniques destinés à être utilisés en scène, uniquement par des personnes ayant des connaissances particulières - Vente libre aux personnes majeures.

Les artifices de divertissementConformément aux définitions des articles 1 et 2 du décret n°2010-455 du 4 mai 2010, un artifice de divertissement est « un article pyrotechnique destiné au divertissement ». Un article pyrotechnique est « tout article pyrotechnique contenant des matières ex-plosives ou un mélange explosif de substances conçues pour produire de la chaleur, de la lumière, des sons, des gaz, de la fumée ou une combinaison de ces effets par une réaction chimique exothermique autoentretenue ». Les artifices de divertissement sont classés, conformément à l’article 13 du décret n° 2010-455 du 4 mai 2010, en 4 catégories en fonction de leur dangerosité :• Catégorie 1 (C1) : artifices de divertissement qui présentent un danger très faible et un niveau sonore négligeable et qui sont destinés à être utilisés dans des espaces confinés, y compris les artifices de divertissement destinés à être utilisés à l’intérieur d’immeubles d’habitation.• Catégorie 2 (C2) : artifices de divertissement qui présentent un danger faible et un faible niveau sonore et qui sont destinés à être utilisés à l’air libre, dans des zones confinées.• Catégorie 3 (C3) : artifices de divertissement qui présentent un danger moyen, qui sont destinés à être utilisés à l’air libre, dans de grands espaces ouverts et dont le niveau sonore n’est pas dangereux pour la santé humaine.• Catégorie 4 (C4) : artifices de divertissement qui présentent un danger élevé et qui sont destinés à être utilisés uniquement par des personnes ayant des « connaissances particulières » et dont le niveau sonore n’est pas dangereux pour la santé humaine.Cette nouvelle classification remplace progressivement, depuis le 4 juillet 2010, la classification K1 à K4 existante. Les produits classés avant cette date continueront à être proposés à la vente jusqu’à la date limite de leur agrément ou au plus tard le 4 juillet 2017 (seront ainsi commercialisés en France des produits classés dans les catégories C1 à C4 et K1 à K4).

LES PRODUITS


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La procédure de déclaration d’un spectacle pyrotechniqueL’organisateur d’un spectacle pyrotechnique doit déclarer le spectacle un mois au moins avant sa réalisation. Cette déclaration doit se faire selon le cas : • uniquement au maire de la commune si les artifices pyrotechniques utilisés sont classés dans la catégorie C2, C3, K2, K3 ou T1, et dont la quantité totale de matière active est inférieure à 35 kg. »• au maire de la commune et au Préfet du département où se déroulera le spectacle si les artifices pyrotechniques utilisés sont classés dans la catégorie C2, C3, K2, K3 ou T1, et dont la quantité totale de matière active est supérieure à 35 kg. » • au maire de la commune et au Préfet du département où se déroulera le spectacle si les artifices pyrotechniques utilisés sont classés dans la catégorie C4, K4 ou T2, • uniquement au Préfet du département où se déroulera le spectacle si le maire est l’or-ganisateur du feu d’artifices sur sa propre commune, comportant des artifices C4, K4, T2 ou bien C2, C3, K2, K3 ou T1 dont la quantité totale de matière active est supérieure à 35 kg».• Si le maire est l’organisateur d’un spectacle comportant des artifices pyrotechniques classés dans la catégorie C2, C3, K2, K3 ou T1, et dont la quantité totale de matière active est inférieure à 35 kg, la déclaration en préfecture n’est pas obligatoire.

Le maire de la commune vous demandera de remplir un dossier qui devra comporter :- La date, le lieu et l’heure où se tire le feu d’artifice- La description des mesures de sécurité- Le stockage des artifices- La qualification du responsable du tir- L’information des services d’incendie et de secours- L’information des services de police ou de gendarmerie- La déclaration de l’organisation du spectacle pyrotechnique

Les distances de sécurité « zone de tir – public »Quel que soit le type de feu prévu, même de type C1, ont admet de façon empirique que la distance de sécurité minimum ne devra jamais être inférieure à 30m.

Le certificat de qualification est délivré aux personnes possédant une connaissance suffisante des artifices de divertissement et des articles pyrotechniques, des conditions techniques et réglementaires de leur mise en œuvre et des risques qu’ils comportent. Les titulaires du certificat de qualification, délivré en application du décret 2010-580 du 31 mai 2010 sont réputés posséder également les connaissances particulières requises pour la manipulation des articles classés K4, C4 et T2. Les titulaires d’un certificat de qualification K4, délivré en application de l’arrêté du 17 mars 2008 relatif à la mise en œuvre des arti-fices de divertissement du groupe K4, peuvent continuer à mettre en œuvre des articles pyrotechniques classés K4, C4 et T2 car ils disposent jusqu’au 30 juin 2012 du certificat de qualification prévu à l’article 6 du décret 2010-580 du 31 mai 2010. Le certificat de qualifi-cation comporte désormais deux niveaux de formation C4-T2 : le niveau 1 et niveau 2.

LE CERTIFICAT DE QUALIFICATION


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4.2 - Marché aux puces


Avant la manifestationL’organisateur doit adressé une décla-ration préalable de vente au déballage par lettre recommandée avec accusé de réception au maire de la commu-ne en même temps que la demande d’autorisation d’occupation temporaire du domaine public • Au moins 3 mois avant la manifestation si elle a lieu sur le domaine public• Au moins 15j avant la manifestation si elle n’a pas lieu sur le domaine publicL’organisateur doit également établir un registre des vendeurs (articles R. 310-9 du code du commerce et 321-7 du code pénal). Ce registre doit comprendre les noms, prénoms, qualité et domicile ainsi que la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d’identité avec l’indication de l’autorité qui l’a établie.Concernant les participants non professionnels, le registre doit également faire men-tion de la remise d’une attestation sur l’honneur de non participation à deux autres manifestations de même nature au cours de l’année civile.Après la manifestation Le registre tenu tout au long de la manifestation doit être déposé à la préfecture/sous-préfecture sous couvert de la mairie du lieu de la manifestation dans un délai maximal de 8 jours.FiscalitéL’organisateur notamment associatif doit se conformer aux règles fiscales applica-bles. (Circulaire fiscale précisant les règles applicables au secteur associatif).

Un marché aux puces (vide-grenier, brocante) est une manifestation organisée dans un lieu public ou ouvert au public en vue de vendre ou d’échanger des objets mobiliers usagés et acquis de personnes autres que celles qui les fabriquent ou en font commerce.Un vide grenier ou marché aux puces est un acte de commerce soumis au régime des ventes au déballage défini à l’article L 310-2 du code du commerce :« Sont considérées comme ventes au déballage les ventes de marchandises effectuées dans des locaux ou sur des emplacements non destinés à la vente au public de ces mar-chandises, ainsi qu’à partir de véhicules spécialement aménagés à cet effet. Les ventes au déballage ne peuvent excéder deux mois par année civile dans un même endroit ou sur un même emplacement. Elles font l’objet d’une déclaration préalable auprès du maire de la commune dont dépend le lieu de la vente. Les particuliers non inscrits au registre du commerce et des sociétés sont autorisés à participer aux ventes au déballage en vue de vendre exclusivement des objets personnels et usagés deux fois par an au plus… »

Longues (63)

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4.3 - Loto


Le loto est l’une des manifestations les plus fréquemment organisées par les associations pour augmenter leurs ressources. Pour autant il ne faut pas s’imaginer que l’organisation de ce jeu de hasard soit tout à fait « neutre » car elle est régie par des règles strictes et nécessite des précautions pratiques.

Ce que dit la loiLes lotos traditionnels sont autorisés s’ils concernent une organisation locale, un caractère traditionnel, des lots non rem-boursables, et dans un but social, cultu-rel, éducatif, sportif ou scientifique. C’est la loi du 21 mai 1836 qui a été modifiée le 9 mars 2004. Les nouvelles dispositions concernent en substance :• La valeur marchande des lots à gagner qui n’est plus plafonnée à 375€• Les gains mis en jeu qui peuvent maintenant être des bons d’achat non rembour-sables• Les mises des joueurs qui doivent être inférieures à 20€• La responsabilité des présidents d’association qui est devenue pénale en cas de non respect de la législationD’un point de vue fiscal, les recettes tirées de loteries ou lotos entrent dans le champ d’application de l’exonération de tous impôts et taxes prévus au titre de 6 manifesta-tions exceptionnelles par an.

Le bénéfice de cette exonération est cependant subordonné à 2 formalités :• Informer, au plus tard 24h avant la manifestation, par simple lettre le service des impôts du siège social de l’association.• Envoyer à ce même service des impôts un relevé détaillé des recettes et des dépenses, dans les trente jours qui suivent la manifestation.Si l’association organise plus de 3 lotos par an, l’administration peut présumer une activité commerciale de l’association et la soumettre aux impôts commerciaux.L’association peut faire appel à des « animateurs-meneurs de jeu » extérieurs qui ap-porteront leur concours pour la négociation et l’achat des lots, la mise à disposition du matériel de jeu, l’animation de la manifestation.

Les démarches obligatoires• Mairie : autorisation de la manifestation, avis favorable de la commission de sécurité pour local ouvert au public (en particulier, si la manifestation accueille plus de 1500 personnes dans un lieu non prévu à cet effet).• Gendarmerie ou commissariat : déclaration de manifestation

Longues (63)

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Sacem : (si vous incluez un programme musical) déclaration de la manifestation 3 semaines avant, état des recettes et programme musical dans les 10 jours.Assurances : déclaration de la manifestation.Impôts : il est nécessaire d’informer la recette locale des impôts 24h avant l’événe-ment, que celui-ci soit exonéré ou non d’impôts et envoyer un relevé détaillé des dépenses et recettes dans les 30j.Préfecture : autorisation si le loto est ouvert au grand public (l’autorisation préfectora-le n’est pas nécessaire si celui-ci est destiné à un public restreint. Dans le cas contraire, une demande d’autorisation doit être adressée à la préfecture indiquant également le nombre de cartons émis, le prix des cartons, le nombre de lots mis en jeu et leur valeur).

Conseils pratiques : - Podium et sono pour être vu et entendu de tous- Tables suffisamment larges pour étaler tous ses cartons- Lots variés et mis en évidence dans la salle- Prévoir une buvette (car événement long)

Préparation des chars

• Vérifier que les assurances RC du conducteur de char, du propriétaire du tracteur, du chauffeur et de l’organisateur de la fête soient à jour.• Le tracteur doit être assuré, préciser à l’assureur que le tracteur est exceptionnelle-ment utilisé à titre festif et qu’il tire un char lors d’un événement• Si le tracteur n’est pas assuré par son propriétaire, souscrire une assurance journa-lière le temps du cortège• S’assurer que les remorques, tracteurs soient en bon état et supportent les charges du décor et des personnes qui se font transporter• Fixer correctement tous les mobiliers, ustensiles lourds et objets de décor pour éviter qu’un arrêt brutal ou un démarrage inopiné ne les détache et blesse un acteur ou un spectateur• Si possible, organiser une visite « sécurité » des chars la veille du cortège

4.4 - Cortèges ou corsos


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Avant et pendant le cortège

• Demander un arrêté municipal pour l’occupa-tion de la voie publique par un cortège (date et heure).

• Organiser une réunion avec les responsables de chars pour distribuer les consignes du dérou-lement et de sécurité. Ces derniers devront à leur tour transmettre ces consignes aux figurants qui prendront place sur leur char.

• Veiller à ne pas concevoir de chars de plus de deux remorques par tracteur

• Afin d’empêcher tout passage en dessous d’un char en marche, placer sur le pour-tour de la remorque une jupe rigidifiée par un cadre

• Désigner un commissaire de char pour chaque attelage responsable de la sécurité sur et autour du char pendant le défilé

• Les chauffeurs (majeurs) doivent être titulaires du permis correspondant au véhicule qu’ils conduisent

• Placer des membres de l’organisation en fin de cortège afin d’éviter que le public ne devance le dernier char

• Soumettre le chauffeur du char à un contrôle éthylotest

• Faire respecter une distance raisonnable de sécurité entre les chars

• Les attelages de chevaux, bovins doivent être accompagnés par leur propriétaire. Il est conseillé que ces animaux aient une certaine habitude de l’attelage et la foule

• Prévoir un parcours de retour des chars après le défilé

Les Gais Lurons

Carnaval de Manthelan


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4.5 - Repas dansant ou spectacle


L’organisation d’un repas dansant ou spectacle peut sembler simple à mettre en œuvre, mais elle nécessite une bonne préparation afin d’en assurer la réussite. Que ce soit pour le traiteur ou l’animation musicale, rencontrez en plusieurs et n’hésitez pas à faire jouer la concurrence pour trouvez le meilleur rapport qualité/prix.

Avant la manifestation :- J-6 à 12 mois : Définir la date, le lieu et l’heure de la manifestation.- Définir le thème de la manifestation pour la décoration de la salle et des tables (cette partie créative et ludique est souvent très appréciée par l’équipe des bénévoles qui s’en chargera elle-même).- Réservation de la salle auprès de la mairie s’il s’agit d’une salle communale ou auprès d’un particulier s’il s’agit d’une salle privée.

Il est parfois conseillé de réserver la salle 6 mois à un an à l’avance pour s’assurer de sa disponibilité ! Le maire demandera un avis favorable de la commission de sécurité pour local ouvert au public (en particulier, si la manifestation accueille plus de 1500 personnes dans un lieu non prévu à cet effet).- Assurances : déclaration de la manifestation auprès de son assureur (La responsabi-lité civile organisateur est indispensable et devra être fournie lors de la réservation de la salle).- Choisir un traiteur: demander lui de vous établir 2 ou 3 propositions de menus - Rencontrer des DJ ou des groupes de musique; en sélectionner un pour animer la soirée.

Demander lui de vous fournir la liste des œuvres qu’il diffusera lors de la soirée car cela vous sera nécessaire pour votre déclaration Sacem. - Effectuer une demande d’autorisation d’ouverture de débit de boissons temporaire auprès de la mairie, si vous souhaitez vendre des boissons pendant la soirée. - Réaliser des affiches publicitaires, les imprimer et les fixer dans différents lieux d’information.- Prospecter et trouver des partenaires pour réduire les coûts de la manifestation (en échange de sa communication pendant la soirée : banderole, cartes de visites, le traiteur peut vous accorder un tarif avantageux).- J-15 : Déclarations à la Sacem et la SPRE pour avoir le droit de diffuser de la musique. Possibilité de bénéficier des nouveaux forfaits payables avant la manifestation. - J-3 : Etat des lieux de la salle- J-2 : Faire les courses, étudier un plan des tables…- J-1 : Mise en place de la salle

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Le jour de la manifestation :- le DJ ou le groupe de musique s’installe, le traiteur aussi.- Définir avec les prestataires le « timing » de la soirée.- Fin de la mise en place de la salle.- Organiser un briefing 1h avant l’arrivée des invités avec l’équipe d’organisation

Après la manifestation :- J+1 : nettoyage de la salle- J+2 : état des lieux de la salle - J+4 : bilan de la soirée, préparer les courriers de remerciements si besoin, règlement des factures. - Transmettre à la Sacem le programme de diffusion des œuvres pendant la soirée.

En tant qu’organisateur d’une manifestation sportive, vous devez respecter un certain nombre d’obligations.

Tout d’abord, vous devez souscrire un contrat d’assurance garantissant votre responsa-bilité civile, celle de vos préposés et des participants. Vous devez également respecter les règles édictées par la fédération sportive concernée.En tant qu’organisateur, vous devez prendre des mesures de secours et d’assistance appropriées.

Les pompiers ou une association de secourisme peuvent vous conseiller sur les dispositifs de secours à envisager, en tenant compte des caractéristiques de la manifestation que vous organisez.

Si la manifestation est à but lucratif et compte plus de 1500 personnes, vous devez impérativement prévoir des dispositifs prévisionnels de secours à personnes (secouris-tes, véhicules de premiers secours…)


4.6 - Manifestation sportiveCette partie est relative aux dispositions générales applicables à l’ensemble des manifesta-tions sportives. Des règlementations spécifiques s’appliquent aux manifestations de véhicu-les à moteur, nautiques, aériennes…

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Si la manifestation n’est pas autorisée ou organisée par une fédération sportive agréée, vous devez retirer et déposer un dossier de déclaration auprès des servi-ces préfectoraux du lieu de déroulement de la manifestation, 1 mois avant la date prévue.

L’autorité préfectorale pourra interdire la manifestation si elle présente des risques pour les participants.

Si vous organiser une manifestation sportive sur la voie publique (exemple d’une course cycliste), vous devez avoir le statut d’association loi 1901 déclarée et avoir au moins 6 mois d’existence.

Pour organiser une manifestation compétitive, vous devez retirer et déposer un dossier d’autorisation auprès des services préfectoraux du lieu de départ de la manifestation, 6 semaines avant la date prévue.

L’autorisation préfectorale prendra la forme d’un arrêté précisant l’affectation des signaleurs et les priorités de passage éventuelles.

Vous devez être affilié à une fédération ayant reçu délégation du Ministère de la Jeunesse et des Sports ou avoir obtenu au préalable le visa du Directeur Départe-mental de la Jeunesse et des Sports.

En cas de participation à une compétition autorisée ou organisée par une fédéra-tion sportive, les participants doivent présenter une licence attestant de la délivran-ce d’un certificat médical indiquant l’absence de contre indication à la pratique sportive compétitive.

Les non licenciés doivent présenter un certificat médical en ce sens de moins d’1 an.

En cas de remise d’un prix de plus de 3000€, vous devez obtenir l’autorisation de la fédération sportive concernée, 3 mois avant la date de la manifestation.

Seule la fédération qui a reçu délégation du Ministère peut remettre des titres officiels (champion départemental, régional ou de France).

Si la manifestation n’est pas compétitive, vous devez adresser une déclaration de manifestation aux services préfectoraux un mois avant la date prévue.

Les services préfectoraux vous délivreront un récépissé avec d’éventuelles recom-mandations.

Si la manifestation sportive que vous organisez est à but lucratif et compte plus de 1500 personnes, vous devez faire une déclaration auprès de la commune où se tiendra la manifestation, 1 mois au moins avant la date prévue. En fonction de l’importance de la manifestation, vous pouvez être tenu d’y assurer un service d’ordre.


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• Comment payer les charges sociales des musiciens engagés par une association à l’occasion d’une manifestation récréative ?Toute personne physique ou morale (association, comité des fêtes…) qui emploie sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle, des techniciens qui concourent au spectacle vivant, ou des musiciens, doivent faire leur déclaration au GUSO. Celui-ci s’occupera de l’ensemble des déclarations liées à l’embauche et au versement des cotisations et contributions sociales.

• Les associations sont elles habilitées à recevoir des dons ?Oui, les associations peuvent recevoir des dons :- Des particuliers (article 200 du Code général des impôts)- Des entreprises : mécénat d’entreprises (article 238 bis 1 du Code général des impôts)Ces dons donnent droit à une réduction d’impôt au profit des donateurs.

• L’indemnisation d’un bénévole est elle possible par un chèque cadeau ? Bien que la personne soit considérée comme bénévole au sein de l’association, il n’y a pas d’alternative au versement d’un salaire et ce, quelle que soit la somme allouée. En effet dès lors que la rémunération intervient au profit d’une personne agissant dans un lien de subordination à l’égard de l’association, il est impératif que cette exigence soit respec-tée. Toutefois, s’il était envisagé à la place d’un versement d’un salaire le bénéfice d’un chèque cadeau, cette dernière solution sera considérée comme un avantage en nature, fiscalement déclarable comme complément de salaire, et le montant alloué en chèque cadeau sera également assujetti à charges sociales.

• Quand on aborde le volet de la sécurité ne risque-t-on pas de provoquer une interdiction de la fête ?Au contraire, aborder le volet sécurité permet de respecter la règlementation et d’éviter ainsi de faire preuve d’une négligence parfois lourde de conséquences.

• Existe-t-il une règlementation particulière aux métiers forains ?Oui, c’est la raison pour laquelle il convient de le mentionner sur votre demande d’autorisa-tion de manifestation adressée au maire de la commune.

• Si l’accès à la fête est payant, est il envisageable d’autoriser les entrées gratuites en fin de soirée ? Il n’est pas souhaitable d’accorder la gratuité des entrées en fin de soirée, afin de garantir l’ordre public jusqu’à la fin de la fête. Cette démarche pourrait attirer des personnes mal attentionnées ou ivres.

• Si une tribune est installée, doit-elle être homologuée avant la fête ?L’organisateur doit utiliser des tribunes conformes aux normes en vigueur, et faire vérifier par un organisme agréé la nature du terrain recevant l’installation ainsi que la conformité du montage. Une visite de la commission de sécurité compétente doit également être faite.

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• Si un consommateur demande une boisson 5mn avant l’heure de fermeture, peut on refuser de le servir ? Pour éviter d’être placé dans une situation délicate, il convient de procéder à une fermetu-re par étapes : fin de service, puis arrêt de la musique ou de la sono, et fermeture effective du lieu de la manifestation.

• Les services doivent ils être accessibles aux personnes handicapées ?Oui, l’ensemble des services doit être accessible aux personnes handicapées.

• Qu’est ce qu’une assurance annulation ?L’assurance annulation permet de garantir les frais engagés dans la manifestation au cas où celle-ci serait annulée, lorsque les frais engagés ne sont pas supportables par l’association. Attention toutefois, il ne faut pas souscrire l’assurance la veille de la manifes-tation.

• Dois-je assurer mes membres lors du montage et du démontage des équipements de la manifestation ?L’organisateur doit inclure les périodes de montage et de démontage de ses installations dans la période de garantie de son assurance Responsabilité Civile Organisateur, qui doit également jouer en tout lieu et non uniquement sur le lieu de la manifestation.

• J’organise un spectacle historique à l’extérieur et j’ai loué des costumes. En cas de risque de pluie, dois je les assurer et comment ?Les costumes doivent être assurés par une assurance couvrant le vol, la détérioration et la destruction accidentelle.

• Je possède des chapiteaux et je les utilise durant ma fête, dois-je les assurer ?Si les chapiteaux m’appartiennent et font partie de mes biens, il vaut mieux qu’ils soient assurés dans le cadre d’une assurance multirisque m’appartenant. Toutefois, il convient de bien vérifier son contrat, car un grand nombre de polices d’assurance excluent les bâtiments qui ne sont pas en dur. Ce qui n’est pas le cas de l’assurance proposée par la FNCOF qui couvre ce type de structures.

• J’ai payé ma redevance Sacem avant la manifestation, mais celle-ci n’a finalement pas eu lieu. Puis-je être remboursé ?Oui, il suffit pour cela de contacter sa délégation et de lui en faire part en attestant de l’annulation de la manifestation. Vous ne payez que pour ce qui a été diffusé.

• Puis-je recommander à une association ou à ma commune d’adhérer à la FNCOF ?Bien évidemment, vous êtes les meilleurs interlocuteurs pour conseiller à une association ou à votre commune d’adhérer à la FNCOF. Il vous suffit pour cela de transmettre les coordon-nées de la FNCOF : 05.62.72.90.90 ; et nous leurs expliquerons la procédure à effectuer pour adhérer rapidement.


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Les contacts utiles

ATLANTIQUE 01 JC PIET09 54 52 56 76 - 06 20 26 37 [email protected]

OCCITANIE 02Marie-Dominique MALNOUE06 80 37 32 87 - 05 62 57 14 [email protected]

RHONE ALPES 03 A. THENOZ04 74 52 49 30 - 06 83 26 75 [email protected]

LIMOUSIN AUVERGNE 04J. BOULADOUX04 81 87 85 08 - 06 80 21 40 [email protected]

BOURGOGNE FRANCHE COMTE 05 B. FAUVERNIER03 86 47 14 23 - 06 80 02 50 [email protected]

EST 06M. PAOLETTI03 29 91 88 38 - 06 80 42 64 64

16172433

314682

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42

83841543

718990

10515588

BISCUITSALANIER MIGNOTLAMY

MALNOUECAVALIERCHIABO

THENOZDECRETCONSTANSGAUSSENPANZANIDUPLOTBATAILLON

GEAYPEUCH BOULADOUXGUITTARD

REBICHONFAUVERNIERVEAULIN

VIEUXSANFILIPPOPAOLETTIROMARY

JamesBernardPhilippeJean-Louis

M-DominiqueJean-LucJean Louis

ArnaudJean MichelDidierColetteGertrudeLucienQuentin

IrèneFrancisJacquesGeorges

RégisBernardAndré

PatrickBrunoMarcelNoël

05 41 91 36 6906 33 43 83 46 06 88 04 50 5405 57 74 62 68

05 62 57 14 10 06 65 02 72 7006 12 60 77 01

06 83 26 75 4006 83 24 60 7306 13 19 75 5104 42 22 18 01

06 79 72 48 5406 08 98 62 67

06 11 04 41 1306 82 50 19 2406 80 21 40 3606 09 52 88 78

06 99 66 93 2006 80 02 50 96

06 85 03 94 5306 81 85 59 5306 80 42 64 64 06 89 31 06 28

[email protected]@[email protected]@fncof.com

[email protected]

[email protected]@fncof.com

[email protected]@[email protected]@[email protected]@[email protected]


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6.1 - Contact délégués FNCOF, UD82 et UD46

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6.1 - Contact délégués FNCOF, UD82 et UD46

NORD 07Y. JORAND03 22 32 04 51 - 06 15 52 29 69yvon.jorand@fncof,com

NORMANDIE 08J. AUBIN02 35 54 33 19 - 06 09 15 12 72 jacqueline.aubin@fncof,com

CENTRE 09 M. DURY06 76 42 99 [email protected]

BRETAGNE ET PAYS DE LA LOIRE 10E. MONSIMERT02 43 98 46 55 - 06 80 52 74 80eugene.monsimert@fncof,com

Union Départemantale 46

Union Départemantale 82

RONDE DES FETES (68, 67, 88, 90)

280

2776

1837

41457791

2235495356

DARDENNESJORAND

LAURENT AUBIN

PORON PAINMACHEFERCHAUVEAUDURYLOISEAUPETIT

LAUCOINBUSSONLAMBERTMONSIMERTPERAIS

CAVALIERLAFAGE

CHIABO

SIMON

MichelYvon

Jean JacquesJacqueline

PhilippeJeannineSergeGuyMichelJeanDavid

ThierryMichelJean-LucEugèneRobert

Jean-LucMichel

Jean-Louis

Roland

06 75 11 61 6906 15 52 29 69

02 32 42 64 1406 09 15 12 72

06 33 43 83 46 06 82 67 67 6406 14 50 78 8006 10 84 91 8706 76 42 99 7201 64 33 28 4706 78 23 98 50

06 75 98 53 4006 11 05 11 45 02 41 42 76 12 06 80 52 74 8006 15 47 74 09

06 65 02 72 7006 79 52 40 25

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ST-DENIS REUNIONPOINTE A PITREFORT DE FRANCECAYENNE

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Édition n°1 - FNCOF · 2014. 10. 9. · 4 La FNCOF 1.1 - Présentation de la FNCOF La Fédération Nationale des Comités et Organisateurs de Festivité (F.N.C.O.F) est une association