Embed Size (px)
Citation preview
VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR
POSLOVNI SEKRETAR
DIPLOMSKA NALOGA
TADEJA TERNAR
Maribor 2008
DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE
VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR
POSLOVNI SEKRETAR
PREDLOG IZBOLJŠAV POSTOPKA IN VLOGE ZA ODOBRITEV
IZOBRAŽEVANJA V ZAVODU ZA ZDRAVSTVENO VARSTVO
MURSKA SOBOTA
TADEJA TERNAR
Predavateljica – mentorica: Polonca Čontala Piberl, prof. Mentorica praktičnega izobraževanja v organizaciji: Mirjana Šooš, poslovna sekretarka Organizacija: Zavod za zdravstveno varstvo Murska Sobota Lektorica: Tanja Iršič, prof. slovenskega jezika s književnostjo in sociologije Prevod v tuji jezik: Vesna Matajič, prof. nem.
Maribor 2008
DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE
ZAHVALA
Ob zaključnem pisanju diplomske naloge se najlepše zahvaljujem svoji mentorici, ge. Polonci
Čontala Piberl za strokovno pomoč in dragocene nasvete.
Prav tako pa velja zahvala mentorici v podjetju, ge. Mirjani Šooš za vso podporo in
vzpodbudo pri pisanju diplome.
Hvala tudi Tanji Iršič, prof. slov. jezika in sociologije, za lektoriranje diplomske naloge in
Vesni Matajič, prof. nem, za prevod.
Nenazadnje pa se zahvaljujem še svoji družini in fantu, kateri so mi ves čas stali ob strani in
me bodrili pri pisanju. Lahko zatrdim, da sem pri pisanju naloge uživala in se z nasmehom na
obrazu spoprijemala z vsem, kar so mi informacije »naplavile«.
Hvala vsem in vsakomur posebej!
Tadeja Ternar
POVZETEK
V diplomski nalogi z naslovom Predlog izboljšav postopka in vloge za odobritev
izobraževanja v Zavodu za zdravstveno varstvo Murska Sobota sem se predvsem osredotočila
na izdelavo nove podobe vloge za odobritev izobraževanja.
V diplomski nalogi sem predstavila celoten potek odobritve vloge za izobraževanje, katero
uporabljajo zaposleni v Zavodu za zdravstveno varstvo Murska Sobota. Na osnovi
predstavitve postopka, pa sem v tabelarni obliki analizirala vlogo za odobritev izobraževanja
za leto 2007 in na osnovi tega izdelala dve novi podobi vloge.
Diplomsko nalogo sem razdelila v 9 poglavij.
Najprej sem predstavila Zavod za zdravstveno varstvo Murska Sobota ter področja delovanja
zavoda in vrste izobraževanj na Oddelku socialne medicine. Nato sem predstavila poklic
poslovnega sekretarja, katere naloge opravlja … in kakšni sta vloga in pomoč poslovne
sekretarke pri sodelovanju odobritve vloge. V tretjem poglavju sem predstavila predstavitev
postopka same izpolnitve oz. odobritve vloge. Analizirala sem vloge za odobritev
izobraževanja za leto 2007. V četrtem poglavju pa sem izdelala dve novi podobi vloge, eno
sem predstavila v tabelarni obliki in jo komentirala, drugo pa v tradicionalni obliki in jo prav
tako pokomentirala.
Z novo podobo vloge za odobritev izobraževanja sem prišla do spoznanja, da bo vloga
pripomogla k strokovnosti in prepoznavnosti podjetja.
Ključne besede: Zavod za zdravstveno varstvo Murska Sobota, vrste izobraževanj, poslovni
sekretar, vloga za odobritev izobraževanj.
ZUSAMMENFASSUNG
In meiner Diplomarbeit mit dem Titel „Der Vorschlag der Verbesserung des Verfahrens und
der Eingabe für die Bewilligung der Ausbildung im Gesundheitsamt in Murska Sobota“ habe
ich mich auf die Anfertigung des neuen Anscheins der Eingabe für die Bewilligung der
Ausbildung konzentriert.
In der Diplomarbeit habe ich den gesamten Verlauf der Bewilligung der Eingabe für die
Ausbildung vorgestellt, die die Angestellten im Gesundheitsamt in Murska Sobota
verwenden. Aufgrund der Vorstellung des Verfahrens habe ich in tabellarischer Form die
Eingabe für die Bewilligung der Ausbildung für das Jahr 2007 analysiert und aufgrund dessen
habe ich die zwei neuen Anscheine der Eingabe angefertigt.
Meine Diplomarbeit hat 9 Kapitel.
Zuerst habe ich das Gesundheitsamt in Murska Sobota, die Tätigkeitsbereiche des Amtes und
auch die Ausbildungsarten in der Abteilung der Sozialmedizin vorgestellt. Dann habe ich den
Beruf des Geschäftssekretärs, seine Aufgaben und die Rolle des Geschäftssekretärs bei der
Mitarbeit für die Bewilligung der Eingabe vorgestellt. Ich habe auch die Eingaben für die
Bewilligung der Ausbildung für das Jahr 2007 analysiert. Im vierten Kapitel habe ich die
zwei neuen Anscheine der Eingabe angefertigt, eine habe ich in tabellarischer Form
vorgestellt und kommentiert, die andere habe ich in traditioneller Form vorgestellt und ebenso
kommentiert.
Mit dem neuen Anschein der Eingabe für die Bewilligung der Ausbildung bin ich zur
Erkenntnis gekommen, dass diese Eingabe zur Fachkompetenz und zur Erkennung des
Unternehmens verhelfen wird.
Die Schlüsselwörter:
• Das Gesundheitsamt in Murska Sobota
• Die Ausbildungsarten
• Der Geschäftssekretär
• Die Eingabe für die Bewilligung der Ausbildung
KAZALO VSEBINE
1 UVOD ............................................................................................................................8
1.1 Opis problema .........................................................................................................8
1.2 Namen ....................................................................................................................8
1.3 Cilji .........................................................................................................................8
1.4 Osnovna trditev .......................................................................................................9
1.5 Omejitve raziskave ..................................................................................................9
1.6 Metode raziskovanja ...............................................................................................9
2 PREDSTAVITEV ZZV MURSKA SOBOTA .............................................................. 10
2.1 Področja delovanja zavoda .................................................................................... 10
2.2 Organizacijska shema Zavoda za zdravstveno varstvo Murska Sobota................... 12
2.3 Vrste izobraževanj................................................................................................. 13
3 POSLOVNI SEKRETAR ............................................................................................. 14
3.1 Opis opravil in delovnih nalog .............................................................................. 14
3.2 Delovna področja .................................................................................................. 15
3.3 Delovni pripomočki, materiali ............................................................................... 15
3.4 Potrebna znanja, spretnosti in veščine za opravljanje ............................................. 15
3.5 Psihofizične lastnosti ............................................................................................. 16
3.6 Interesi in osebnostne lastnosti .............................................................................. 16
3.7 Razmere za delo .................................................................................................... 16
3.8 Vloga in pomoč poslovne sekretarke pri sodelovanju odobritve vloge za
izobraževanje zaposlenih ................................................................................................. 17
4 PREDSTAVITEV POSTOPKA SAME IZPOLNITVE OZIROMA ODOBRITVE
VLOGE ................................................................................................................................ 18
4.1 Predlogi izboljšav postopka ................................................................................... 19
4.2 Vloga za odobritev izobraževanja .......................................................................... 19
4.3 Izgled vloge za odobritev izobraževanja ................................................................ 20
4.3.1 Komentar k sliki 2: ........................................................................................ 21
5 ANALIZA VLOG ZA ODOBRITEV IZOBRAŽEVANJA ZA LETO 2007 ................. 22
5.1 Primer 1: Vloga Oddelka za socialno medicino ..................................................... 22
5.2 Primer 2: Vloga Oddelka za mikrobiologijo .......................................................... 23
5.3 Primer 3: Vloga Oddelka za higieno in epidemiologijo .......................................... 24
6 NOVA PODOBA VLOGE V TABELARNI OBLIKI ................................................... 26
6.1 Komentar k tabelarni obliki nove podobe vloge ..................................................... 27
7 NOVA PODOBA VLOGE V TRADICIONALNI OBLIKI .......................................... 28
7.1 Komentar k tradicionalni obliki nove podobe vloge ............................................... 29
8 OVREDNOTENJE PREDLOGA.................................................................................. 30
8.1 Potrditev trditve .................................................................................................... 30
9 ZAKLJUČEK ............................................................................................................... 31
10 LITERATURA IN VIRI ............................................................................................... 32
KAZALO SLIK
Slika 1: Zavod za zdravstveno varstvo Murska Sobota .......................................................... 10
Slika 2: Vloga za odobritev izobraževanja ............................................................................ 20
Slika 3: Tabelarna oblika ...................................................................................................... 26
Slika 4: Tradicionalna oblika ................................................................................................ 28
KAZALO TABEL
Tabela 1: Organizacijska shema ............................................................................................ 12
Tabela 2: Vloga Oddelka za socialno medicino ..................................................................... 22
Tabela 3: Vloga Oddelka za mikrobiologijo .......................................................................... 23
Tabela 4: Vloga Oddelka za higieno in epidemiologijo ......................................................... 24
8
1 UVOD
1.1 Opis problema
Diplomsko delo obsega dopolnitev postopka in izdelavo nove podobe vloge za odobritev
izobraževanja.
1.2 Namen
− S problemom, kako pravopisno, slogovno pravilno ter vizualno zanimivo pripraviti
dopis, sem se srečala pri delu na obvezni praksi na Zavodu za zdravstveno varstvo
Murska Sobota.
− Ker problema do sedaj še ni nihče analiziral, sem se odločila, da posodobim novo
podobo vloge za odobritev izobraževanja.
− Z analizo vloge pa želim poglobiti tudi svoje znanje pravopisa in slovnice.
− Zavedam se, da je v poslovnem svetu dobro pripravljen dopis prednost vsake delovne
organizacije in da je dobra organiziranost nalog prihranek časa.
1.3 Cilji
Moji cilji so:
� Predstaviti celoten potek za odobritev vloge za izobraževanje in izdelava predloge
izboljšav.
� Podati oblikovne in vsebinske spremembe vloge, namenjene zaposlenim na
Zavodu za zdravstveno varstvo Murska Sobota.
� Izdelala bom novo podobo vloge z upoštevanjem pravopisnih pravil, kar bo
pripomoglo k strokovnosti in prepoznavnosti podjetja.
9
1.4 Osnovna trditev
Trditev 1:
Nova podoba vloge bo preglednejša, estetsko privlačnejša in napisana jezikovno ustrezno.
1.5 Omejitve raziskave
V diplomski nalogi se omejujem na Zavod za zdravstveno varstvo Murska Sobota, v katerem
sem opravljala praktično izobraževanje. Diplomska naloga se nanaša na vlogo za odobritev
izobraževanja zaposlenih na Zavodu za zdravstveno varstvo Murska Sobota.
1.6 Metode raziskovanja
� Študij literature v papirnati in elektronski obliki.
� S pomočjo literature analiziram jezikovne in pravopisne napake.
� Predstavljam celoten potek za odobritev vloge za izobraževanje.
� Poskusila sem izdelati novo podobo vloge za odobritev izobraževanja, privlačnejšo in
zapisano jezikovno pravilno.
10
2 PREDSTAVITEV ZZV MURSKA SOBOTA
Naziv zavoda: ZAVOD ZA ZDRAVSTVENO VARSTVO
Naslov zavoda: Ulica Arhitekta Novaka 2 b
SI 9000 Murska Sobota
Slika 1: Zavod za zdravstveno varstvo Murska Sobota
Vir: http://www.zzv-ms.si/si/splosno/O-Zavodu.htm
Zavod za zdravstveno varstvo Murska Sobota je javni zavod, ustanovljen od Vlade RS za
opravljanje higiensko-epidemiološke in socialno-medicinske dejavnosti. Zavod s svojo
dejavnostjo pokriva regijo s 26 občinami ter s 130 000 prebivalci.
Glavna naloga zavoda je skrb za zdravstveno stanje prebivalstva na osnovi spremljanja
dejavnikov tveganja. Le-ti se pojavljajo v naši regiji in ogrožajo zdravje ljudi. Ugotavljati
dejavnike tveganja in predlagati ukrepe za njihovo zmanjševanje, je odgovorna naloga, ki jo
zmorejo samo z visoko izobraženimi kadri različnih profilov (zdravniki, biologi, živilski
tehnologi, veterinarji, profesorji zdravstvene vzgoje). Ta struktura zaposlenih zagotavlja, da
se regijsko-zdravstvena problematika obravnava z več vidikov in predlaga celovite rešitve.
Vir: http://www.zzv-ms.si/si/splosno/O-Zavodu.htm
2.1 Področja delovanja zavoda
Področja delovanja zavoda so:
• Uprava
• Oddelek za mikrobiologijo:
o Enota za sanitarno mikrobiologijo,
o enota za humano mikrobiologijo.
11
• Oddelek za socialno medicino:
o Enota za zdravstveno statistiko,
o enota za zdravstveno vzgojo,
o enota za raziskovanje.
• Oddelek za higieno in epidemiologijo:
o Enota za nalezljive bolezni,
o enota za dezinsekcijo, dezinfekcijo in deratizacijo (DDD),
o enota za higieno prehrane (HACCP),
o enota za zdravstveno ekologijo.
Zavod se ukvarja še z drugimi storitvami, kot so; nadzor kvalitete pitne vode in kopalnih vod,
nadzor kvalitete živil, ogledi gostinskih obratov, predavanja in učne delavnice, projekti …
Glavni uspeh zavoda je donacijska pogodba o izvedbi projekta Po zeleni vezi med Slovenijo
in Avstrijo. Splošni cilj projekta je povečati regionalno sodelovanje in koriščenje skupnih
resursov v razvoju naravi in zdravju prijazne rekreacijske turistične ponudbe na področju
varovanih območij in parkov. Uspeh je tudi tiskovna konferenca na Zavodu za zdravstveno
varstvo Murska Sobota - »Evropski izzivi«, tudi številne delavnice in obisk predsednika
Republike Slovenije, dr. Janeza Drnovška, avgusta leta 2006.
Kot v vsaki organizaciji, tako tudi na zavodu za zdravstveno varstvo, so temelj pisarniškega
poslovanja ustaljene organizacijske metode poslovanja in pravopisna pravila, ki jih je
potrebno upoštevati. Eno izmed področij pisarniškega poslovanja, nadvse pomemben del
opravil poslovne sekretarke na zavodu je tudi sodelovanje pri odobritvi vloge za
izobraževanje zaposlenih na Zavodu za zdravstveno varstvo Murska Sobota.
Vir: http://www.zzv-ms.si/si/splosno/O-Zavodu.htm
12
2.2 Organizacijska shema Zavoda za zdravstveno varstvo Murska Sobota
Enota za nalezljive bolezni Enota: Laboratorij za me dicinsko Enota za zdravstveno statistiko Tajništvomikrobiologijo
Enota za zdravstveno ekologijo Enota: Laboratorij za sanitarno mikrobiologijo Enota za zdravstveno vzgoj o in promocijo Ra čunovodstvoin higieno prehrane zdravja
Enota za DDD Laboratorij za pitne vode Enota za razis kovanje
Drugi Laboratoriji za sanitarno mikrobiologijo
ORGANIZACIJSKA SHEMA ZAVODA ZA ZDRAVSTVENO VARSTVO MURSKA SOBOTA
ODDELEK ZA HIGIENO IN
EPIDEMIOLOGIJO
ODDELEK ZA MIKROBIOLOGIJO
ODDELEK ZA SOCIALNO MEDICINO
UPRAVA
Vir: Organizacijska shema Zavoda za zdravstveno varstvo Murska Sobota Tabela 1: Organizacijska shema
13
Komentar k tabeli 1: Organizacijska shema Zavoda za zdravstveno varstvo Murska Sobota
prikazuje razdelitev področij delovanja zavoda. Ta področja delovanja zavoda so razdeljena
na glavne oddelke in pododdelke. Glavni oddelki so: ODDELEK ZA HIGIENO IN
EPIDEMIOLOGIJO, ODDELEK ZA MIKROBIOLOGIJO, ODDELEK ZA SOCIALNO
MEDICINO IN UPRAVA. Ostali pododdelki so razvidni iz tabele 1.
2.3 Vrste izobraževanj Vrste izobraževanj na oddelku socialna medicina:
• zdrava prehrana (osnove zdrave prehrane, piramida zdrave prehrane, predstavitev
in oblikovanje zdravega krožnika, priprava zdravih jedi, recepti za zdrave jedi),
• obvladovanje stresa (vzroki stresa, spoznavanje in prepoznavanje stresa, smeh-
humor),
o sprostitvene metode – učna delavnica
• izobraževanje o higieni živil in načelih HACCP sistema.
Vir: http://www.zzv-ms.si/si/socialna-medicina/Socialna-medicina.htm
14
3 POSLOVNI SEKRETAR Poslovna sekretarka/poslovni sekretar je nov, mlad poklic. Zato ga zlahka zamenjamo s
poklicem tajnice ali pa sploh nimamo realne predstave, kaj naj bi ta nov poklic obsegal in
predstavljal. Vsekakor ima poklic poslovne sekretarke in sekretarja precej skupnega s
poklicem tajnice. V velikem delu prevzema in nadgrajuje delo klasične tajnice. Zato se od
poslovne sekretarke in sekretarja pričakuje, da ne bosta obvladala zgolj rutinskih nalog,
temveč da bosta aktivno pomagala tudi pri mnogih ustvarjalnih nalogah. Moderna poslovna
sekretarka in sekretar bosta resnična desna roka managerjev in strokovnih ter vodilnih
delavcev. Nikakor ne več zgolj fikus v človeški podobi.
Heliodor (2001, str. 160) v svoji knjigi opisuje poklicno vlogo poslovnega sekretarja.
3.1 Opis opravil in delovnih nalog Poslovni sekretar je samostojnejši in odgovornejši pri delu kot tajnica. Samostojno načrtuje,
organizira in vodi delovne procese v tajništvu in v pisarnah. Analizira in rešuje probleme, ki
zadevajo snovanje in uvajanje sodobnih rešitev na področju organizacije dela in
informacijskega sistema v tajništvu in v pisarnah. Vodi in organizira aktivnosti na podlagi
terminskih planov za menedžerja oziroma predpostavljenega, sodeluje pri pripravi materialov
za seje, vodi poslovno korespondenco in dokumentarno gradivo. Sodeluje pri nabavi,
načrtovanju in razporejanju računalniške in druge opreme in sredstev, potrebnih za izvajanje
delovnega procesa. Ugotavlja delovne prispevke posameznikov v tajništvu in administraciji,
vodi in ažurira kadrovsko evidenco in ureja druge dejavnosti vodilnih delavcev in sodelavcev.
Pripravlja poslovne analize, nadzoruje stroške, vodi evidenco podpisanih pogodb in sestavlja
poročila. Njegovo delo zajema tudi predstavitev podjetja/ustanove navzven, odgovoren je za
stike z javnostmi in koordinacijo tovrstnih aktivnosti. Samostojno komunicira s strankami in s
poslovnimi partnerji (osebno ali preko telefona, elektronske pošte ...), organizira službene poti
in skrbi za protokolarne zadeve pri sprejemu obiskovalcev. Samostojno sestavlja strokovne
dopise, zapisnike, vloge in samostojno rešuje upravne zadeve. Vodi celoten informacijski
sistem. Njegova vloga je zahtevna, če vodi manjšo ali večjo ekipo sodelavcev. Skrbi za razvoj
podrejenih sodelavcev, sodeluje pri izobraževalnih programih, skrbi za pretok informacij in
koordinacijo dela na vseh stopnjah. Za svoje sodelavce pripravlja predloge za prerazporeditve,
napredovanja ...
15
3.2 Delovna področja
Poslovni sekretar lahko dela na področju socialnih in upravnih zadev, korespondence,
izobraževalne in kadrovske dejavnosti, zavarovalništva, koncesij, odnosov z javnostmi ...
Zaposlen je lahko kot referent za socialno zavarovanje, za koncesije, kot poslovno upravni
tajnik, vodja pisarne, vodja kabineta ... Poslovne sekretarje zaposlujejo delniške družbe za
pokrivanje pomembnejših organizacijskih in tajniških del. Lahko vodi določeno skupino ljudi,
ki so mu podrejeni ali ima pomočnika/-ico za manj pomembna administrativna opravila. Na
področju stikov z javnostmi pripravlja tiskovne konference in predstavlja podjetje ali
ustanovo navzven.
3.3 Delovni pripomočki, materiali
Pri delu uporablja elektronske medije (predvsem osebni računalnik, telefon, kalkulator,
tiskalnik ...), elektronsko pošto in internet/intranet. Fotokopirni stroj in telefaks uporablja po
potrebi.
Delovni dokumenti so pretežno zaupne narave (zapisniki sej, kolegijev, uprave, finančna
poročila, načrti, plani idr.), lahko pa so tudi internega značaja. Za prenos hitrih informacij
uporablja elektronsko pošto.
3.4 Potrebna znanja, spretnosti in veščine za opravljanje
Razvoj sledi v smeri nadgradnje srednješolske izobrazbe administrativnih kadrov s
strokovnim ali univerzitetnim programom. Poslovni sekretar zna komunicirati v slovenskem
in v tujih jezikih in obvlada poslovno komuniciranje.
Prepozna vedenje strank in se zna pogajati, vodi rokovnik vodstvenih delavcev in podjetja.
Ker se ukvarja z upravnimi zadevami, pozna delovno zakonodajo in zna opravljati dela v
upravnem postopku. Usposobljen je za organizacijo dela in poslovanja podjetja oziroma
ustanove, pozna psihologijo dela. Samostojno uporablja računalnik in programsko opremo ter
druge elektronske medije. Zna reševati podjetniške probleme in pozna osnove managementa.
Pozna osnove stikov z javnostmi in poslovni bonton. Je prilagodljiv, komunikativen in ima
smisel za organizacijo dela.
Pomembno je, da je poslovni sekretar odgovoren za svoje delo ter lojalen v podjetju/ustanovi
(varovanje poslovnih skrivnosti). Strokovno znanje mora nenehno nadgrajevati.
16
3.5 Psihofizične lastnosti
Poslovni sekretar mora imeti dobre psihofizične sposobnosti, saj je izpostavljen mnogim
stresnim situacijam, pritiskom in občasno večjemu umskemu naporu in delovni obremenitvi.
Znati se mora izogniti konfliktnim situacijam in imeti občutek za delo z ljudmi. Taktnost igra
veliko vlogo pri njegovem delu s sodelavci ali nadrejenimi. Imeti mora dober vid in biti
sposoben hitrega dojemanja. Prijaznost, odločnost, zanesljivost, samozavest in
samoiniciativnost so značajske odlike poslovnega sekretarja.
3.6 Interesi in osebnostne lastnosti
Poklicna odgovornost mu nalaga, da delo opravi dobro, pošteno, z vso pozornostjo in
zbranostjo. V kolikor pri delu napravi napako, jo je sposoben priznati in popraviti. Pri delu je
lojalen in diskreten, deluje kot zrela, uravnovešena osebnost in vliva zaupanje podrejenim.
3.7 Razmere za delo
Razmere za delo so ugodne. Delo poteka v zaprtem, toplem (zračnem) in svetlem prostoru -
pisarni, brez škodljivih vplivov okolja. Zaradi stalnega očesnega napora pri delu z osebnim
računalnikom lahko nastopi poslabšanje vida, čemur se lahko delno izognemo z ekransko
zaščito ali s temnimi očali.
Vir: http://www.ess.gov.si/SLO/Ncips/OpisiPoklicev/PoslovniSekretar.pdf
17
3.8 Vloga in pomoč poslovne sekretarke pri sodelovanju odobritve vloge za izobraževanje zaposlenih
Vloga poslovne sekretarke pri sodelovanju odobritve vloge je:
� vloga pri organizaciji (ustrezno vodenje dokumentacije),
� vloga pri načrtovanju (kako bi delo pri posamezni vlogi poenostavili),
� vloga pri nadziranju (preverjanje časovnih terminov),
� vloga pri motiviranju ( volja in vloga za doseganje kakovostnejših rezultatov).
Uršič (2000, str. 77-79) v svoji knjigi opisuje kaj dela poslovni sekretar.
Poslovni sekretar je pri sodelovanju odobritve vloge za izobraževanje zaposlenih zadolžen:
� seznanjen je z vlogo za odobritev izobraževanja zaposlenih na Zavodu za zdravstveno
varstvo Murska Sobota,
� vodi komunikacijo med direktorjem in kandidatom, ki je vložil vlogo,
� prenaša vlogo in dokumente na prosečega kandidata,
� odgovarja in poskrbi, da je vse v zvezi z vlogo izpolnjeno oz. pripravljeno,
� poskrbi, da je potni nalog pravočasno izpolnjen,
� obračuna potni nalog in ga opremi,
� poskrbi, da se potni nalog zaključi in ga da v dokončno obravnavo (v računovodstvo),
� evidentira in hrani dokumentacijo o izobraževanjih v registratorjih.
18
4 PREDSTAVITEV POSTOPKA SAME IZPOLNITVE OZIROMA ODOBRITVE VLOGE
Priprava vloge za odobritev izobraževanja zaposlenih poteka na sledeč način:
Zaposleni se za vlogo odločijo na osnovi ponudbe, katero dobijo preko:
– pošte,
– elektronske pošte,
– osebno,
– časopisov, revij,
– radia, televizije,
– spleta in
– s samostojnim zanimanjem.
Nato sledi:
Ko zaposleni prejmejo ponudbo (preko zgoraj naštetih možnostih), presodijo o potrebi oz.
zanimivosti teme, katera jim bo koristila pri njihovem delu.
To predstavijo svojim vodjem, ki jim s podpisom potrdijo udeležbo določenega
izobraževanja. Lahko se tudi zgodi, da vodja ne podpiše ničesar.
V kolikor vodja potrdi udeležbo na izobraževanju, kandidat izpolni interno listino zavoda
(VLOGA ZA ODOBRITEV IZOBRAŽEVANJA), izpolnjeno da naprej direktorici zavoda,
da jo potrdi in podpiše.
Vsebina listine (VLOGE ZA ODOBRITEV IZOBRAŽEVANJA) vsebuje:
– temo izobraževanja,
– vrsto izobraževanja,
– kraj, čas in
– stroške izobraževanja.
Ko je vloga izpolnjena in podpisana s strani direktorice, sledi postopek same prijave na
izobraževanje, plačilo kotizacije, rezervacija nastanitve in izpolnjevanje potnega naloga.
19
Pred nastopom oz. odhodom na izobraževanje mora imeti kandidat, ki se izobraževanja
udeleži, urejeno vso potrebno dokumentacijo.
Po vrnitvi mora udeleženec v določenem roku oddati v tajništvu poslovni sekretarki vso
dokumentacijo s prilogami (računi nočitve, parkirnina, cestnina …) Poslovna sekretarka
opravi dokončni obračun potnega naloga, ta se pa potem po podpisu direktorice odda v
računovodstvo, kjer se naredi izplačilo stroškov potovanja in izobraževanja. Zaključena
dokumentacija o izobraževanju s potnimi nalogi se hrani v računovodstvu oziroma v arhivu
zavoda.
4.1 Predlogi izboljšav postopka
Moji predlogi postopka izobraževanj so:
• vodja na posameznih oddelkih bi lahko svoje podrejene sam informiral o različnih
vrstah izobraževanja, katere bi poiskal iz različnih medijev,
• za odobritev vloge pri direktorici bi naj bil določen poseben termin, da bi zaposleni
prihajali k njej na osebni razgovor.
4.2 Vloga za odobritev izobraževanja
Vloga za odobritev izobraževanja je interni obrazec, katerega so si izdelali zaposleni na
Zavodu za zdravstveno varstvo Murska Sobota. Uvedli so jo leta 2002 zaradi lastne evidence
izobraževanj oz. zaradi pregleda dokumentacije, da lahko vodijo statistično obdelavo
izobraževanja zaposlenih na določenih (specifičnih področjih). Nenazadnje pa tudi, da vedo,
katerih izobraževanj so se že udeležili. S tem se izognejo ponovitvam istih izobraževanj.
20
4.3 Izgled vloge za odobritev izobraževanja
Slika 2: Vloga za odobritev izobraževanja
21
4.3.1 Komentar k sliki 2: Vloga za odobritev izobraževanja je obrazec, katerega uporabljajo na Zavodu za zdravstveno
varstvo Murska Sobota.
Vloga je že na pogled preveč obširna, saj nekatere stvari sploh niso potrebne, ker zavzamejo
preveč prostora in obrazec ni pregleden.
Tako je bil moj osnovni cilj oblikovna sprememba obrazca.
22
5 ANALIZA VLOG ZA ODOBRITEV IZOBRAŽEVANJA ZA LETO 2007
5.1 Primer 1: Vloga Oddelka za socialno medicino Iz tabele 1 (str. 12) je razvidna organizacijska shema zavoda, da si boste tabelo 2 lažje
predstavljali.
Tabela 2: Vloga Oddelka za socialno medicino
ODDELEK ZA SOCIALNO MEDICINO ŠT. Udeležencev
UPRAVA-5 IN RAČUNOVODSTVO-1 5+1 VRSTA izobraževanj
seminar 12
kongres /
drugo 21 IME izobraževanja KONFERENCA INFOSEK 2007-INFORMACIJSKA VARNOST 1
DRUŽBA MED SOLIDARNOSTJO IN TEKMOVALNOSTJO 2
NAČRTOVANJE IN EVALVACIJA PROGRAMA IN PROMOCIJE ZDRAVJA V ŠOLSKEM OKOLJU 2
ENAKOST SPOLOV IN LOKALNI RAZVOJ 1
MICROSOFT NT KONFERENCA 2007 1
NATIONAL SECURITY DAY-MICROSOFTOVE VARNOSTNE REŠITVE 1
DEMENCA-KAJ BI MORALI VEDETI 2
IZDELAVA LETNEGA POROČILA 2006 2
/
KARDIOVASKULARNO ZDRAVJE 4
STROKOVNO SREČANJE-INŠTITUTA RS ZA VAROVANJE ZDRAVJA IN ZZV 2
MEDNARODNI STROKOVNI POSVET: VARNOST V VRTCIH 2
VEDENJSKO KOGNITIVNA TEORIJA V VSAKDANJEM ŽIVLJENJU 3
DELAVNICA S PODROČJA KOMUNIKACIJE IN USPEŠNO JAVNO NASTOPANJE 1
EUROPEAN WEEK OF REGIONS AND CITIES 1
IZMENJAVA DOBRIH PRAKS 1
NE SKAČI V VODO ČE NISI PREPRIČAN O NJENI GLOBINI 1
ALI SE ZNAMO UČINKOVITO SPOPRIJETI S STRESOM, TESNOBO, DEPRESIJO 2
ZDRAVA PREHRANA IN GIBANJE ZA VAROVANJE IN KREPITEV ZDRAVJA 2
ZDRAVJE V LOKALNI SKUPNOSTI IN V EVROPSKEM PROJEKTU WHO ZDRAVA MESTA 1
STATISTIKA POŠKODB PRI DELU 1
KRAJ in št. Nova Gorica-1, Ptuj-2, Ljubljana-5,Bled-1,Portorož-1.Maribor-2 /
Zagreb-4,Zreče-2,Bled-2,Celje-3,Ljubljana-3,Bruselj-1,Anglija-1,Maribor-4,Ruše-1
ŠT.izobraževanj 33 Vir: Vloge za odobritev izobraževanj za leto 2007 za Oddelek socialne medicine, uprave in
računovodstva.
23
Komentar: Tabela št. 2 prikazuje statistiko izobraževanj za leto 2007, katerih so se zaposleni
na Zavodu za zdravstveno varstvo udeležili. Kot vidite, je iz tabele razvidno, da je bilo vseh
izobraževanj na oddelku za Socialno medicino, upravo in računovodstvo 33.
Pri vrsti izobraževanj prevladujejo različni seminarji, ki so vpisani pod drugo in jih je bilo 21,
nato sledijo seminarji z dvanajstimi kandidati. Kandidati so se izobraževali kar v treh državah
in te so: Slovenija, Anglija in Belgija.
5.2 Primer 2: Vloga Oddelka za mikrobiologijo
Tabela 3: Vloga Oddelka za mikrobiologijo
ODDELEK ZA MIKROBIOLOGIJO Št. Udeležencev
VRSTA izobraževanj
seminar 4
kongres 1
drugo / IME izobraževanja ČREVESNE OKUŽBE 1
AKUTUALNI PROBLEMI NA PODROČJU BOLNIŠNIČNIH OKUŽB 1
6. BEDJANIČEV SIMPOZIJ-OKUŽBE V KIRURGIJI 1
DELAVNICA ZA APARAT VITEK 2 COMPACT 1
EUROPEAN CONGRES OF CLINICAL MICROBIOLOGY AND INFECTIONS DISEASES 1
KRAJ in št. Otočec ob Krki-1,Ljubljana-1, Maribor-2 Nemčija-1 ŠT.izobraževanj 5 Vir: Vloge za odobritev izobraževanja za leto 2007 za Oddelek mikrobiologije.
Komentar: Tabela št. 3 prikazuje statistiko izobraževanj za leto 2007, katerih so se zaposleni
na Zavodu za Zdravstveno varstvo udeležili. Kot vidite je iz tabele razvidno, da je bilo vseh
izobraževanj na oddelku mikrobiologije 5. Največ kandidatov je bilo na seminarju in to štirje,
eden kandidat pa se je udeležil kongresa. Tudi tukaj je izobraževanje potekalo v 2 državah, in
sicer v Sloveniji in Nemčiji.
24
5.3 Primer 3: Vloga oddelka za higieno in epidemiologijo Tabela 4: Vloga Oddelka za higieno in epidemiologijo
ODDELEK ZA HIGIENO IN EPIDEMIOLOGIJO Št. Udeležencev
VRSTA izobraževanj
seminar 8
kongres /
drugo 13 IME izobraževanja
E P I 8th BASIC COURSE ON AEROBIOLOGIY 1
D /
E SESTANEK EPI Z DELAVNICO 2
M STROKOVNO SREČANJE -INŠTITUTA RS ZA VAROVANJE ZDRAVJA IN ZZV 2
I DELAVNICA S PODROČJA KOMUNIKACIJE IN USPEŠNO JAVNO NASTOPANJE 1
O VARSTVO PREBIVALSTVA PRED NALEZLJIVIMI BOLEZNIMI 2
L PANDEMSKI PLAN 2
O 2. SREČANJE TURISTIČNIH DELAVCEV 1
G REDNI MESEČNI SESTANEK EPIDEMIOLOGOV 1
I J A SKUPAJ 12
KRAJ in št. Srbija-1 / Kranjska Gora-4, Zreče-2,Ljubljana-4,Terme Snovik-1
IME izobraževanja DDD IN ZUPP 2
D /
D DELAVNICA S PODROČJA KOMUNIKACIJE IN USPEŠNO JAVNO NASTOPANJE 1
D SKUPAJ 3
KRAJ in št. Dubrovnik-2
/
Ljubljana-1
IME izobraževanja Odpadki-aktualna vprašanja 1
E Kakovost kopalne vode 07 3
K Kakovost pitne vode 2007 1
O /
L Delavnica s področja komunikacije in uspešno javno nastopanje 1
O G I J A SKUPAJ 6
KRAJ in št. Ljubljana-5 / Ljublajna-1 ŠT. Izobraževanj 21
Vir: Vloge za odobritev izobraževanja za leto 2007 za Oddelek higiene in epidemiologije.
25
Komentar: Tabela št. 4 prikazuje statistiko izobraževanj za leto 2007, katerih so se zaposleni
na Zavodu za zdravstveno varstvo udeležili. Kot vidite je iz tabele razvidno, da je bilo vseh
izobraževanj na oddelku higiene in epidemiologije, ki se deli v pododdelke, to sta enoti za
DDD in enota za zdravstveno ekologijo, skupaj 21. Pri oddelku epidemiologije je bilo vseh
izobraževanj 12, od tega se je seminarja udeležil en kandidat, in pod drugo 11 kandidatov.
Tukaj je izobraževanje potekalo v dveh državah, in sicer v Sloveniji in Srbiji. Enota za DDD
ima število izobraževanj tri, od tega sta se dva kandidata udeležila seminarja in en kandidat
pod drugo. Tukaj je izobraževanje potekalo prav tako v dveh državah, in sicer v Hrvaški in
Sloveniji. Enota za zdravstveno ekologijo ima vseh izobraževanj 6, od tega se je 5 kandidatov
udeležilo seminarja in en sam kandidat, se je udeležil pod drugo. Tukaj pa je izobraževanje
potekalo v Sloveniji.
26
6 NOVA PODOBA VLOGE V TABELARNI OBLIKI
VLOGA ZA ODOBRITEV IZOBRAŽEVANJA Slika 3: Tabelarna oblika
ZAPOREDNA ŠT:
Delovno mesto
vrsta izobraževanjaSeminar
Kongres
Drugo
Naslov izobraževanja
Kraj/država
čas (od―do) od do
Kotizacija
Potni stroški
Stroški bivanja in prehrane
Drugi stroški
SKUPAJ =
Akontacija v € =
Kraj in datum
Podpis
Izobraževanje odobreno da ne
Datum Žig Podpis direktorja/vodje
ID štev. za DDV: SI43064051; matična številka: 580 1 932; podračun pri UJP: 01100-6030926727
Stroški izobraževanja
€
Ime in Priimek
Arhitekta Novaka 2/b
9000 Murska Sobota
tel.: 02/530 21 00
telefaks: 02/530 21 11
e-pošta: [email protected]
27
6.1 Komentar k tabelarni obliki nove podobe vloge
S pomočjo osnovne oblike vloge za odobritev izobraževanja zaposlenih na Zavodu za
zdravstveno varstvo Murska Sobota, sem v tem poglavju izdelala novo podobo vloge v
tabelarni obliki. Pri tej obliki sem si pomagala z urejevalnimi besedili, ki jih ponujata program
Excel in Word. Z njuno pomočjo sem lahko lepo oblikovala vlogo. Pri oblikovanju vloge sem
poudarila in povzela le najpomembnejše dele besedila, saj odvečno besedilo bralca odvrne od
branja.
Excel in Word omogočata uporabo poljubnega števila pisav, oblik in drugih posebnih
učinkov. Zato sem v besedilu, ki sem ga oblikovala, uporabila dve različni pisavi. Izbrala sem
pisavi Comic Sans Ms in Arial, pri čemer sem izbrala velikost 10, pisavo sem tudi krepko
poudarila. V tabelo sem dodala barvne učinke, ki so enake barve kot logotip Zavoda za
zdravstveno varstvo Murska Sobota. Ti barvi sta rumena in zelena. Učinke sem dodala zato,
ker sem mnenja, da pritegnejo bralčevo pozornost. Besedilo sem poudarila krepko, pod tabelo
sem vstavila črto, ki nakazuje ločitev od tabele oz. predstavlja naslov zavoda: ulico, pošto in
kraj, dodana je tudi telefonska številka, telefaks številka in na koncu elektronska pošta.
Posamezne dele besedila sem ločila z različnimi oblikami in debelinami črt, dodala sem tudi
posebno obliko, to je obarvan krog, v katerega se bo vpisovala zaporedna številka vloge. To
številko bo izpolnila poslovna sekretarka, ko sprejme vlogo v obravnavo. S krogcem sem
izboljšala podobo vloge.
28
VLOGA ZA ODOBRITEV IZOBRAŽEVANJA 7 NOVA PODOBA VLOGE V TRADICIONALNI OBLIKI
Slika 4: Tradicionalna oblika Ime in priimek_______________________________________________________. Zaposlen v ZZV M. Sobota na delovnem mestu__________________________________. Ustrezno obkrožite katerega izobraževanja se boste udeležili:
� seminar � kongres � drugo________________________;
Naslov izobraževanja________________________________________________________ ki bo potekalo v/na (kraj/država)_______________________________________________ in bo trajalo od_____________________do__________________________(datum). Udeležba s svojim prispevkom: ◊◊◊◊ DA ◊◊◊◊ NE Stroški izobraževanja: Kotizacija: _____________________________________________________ Potni stroški: _____________________________________________________ Stroški bivanja in prehrane _____________________________________________________ Drugi stroški: _____________________________________________________ SKUPAJ: ______________________ Akontacija znaša______________________€, prejeta dne____________________________. Pridobljena sponzorska sredstva: višina:________________, sponzor:__________________. Kraj in datum: Podpis prosilca: Izobraževanje odobreno:
� DA
� NE Datum: Žig Podpis direktorja:
Arhitekta Novaka 2/b 9000 Murska Sobota tel.: 02/530 21 00 telefaks: 02/530 21 11 e-pošta: [email protected] www.zzv-ms.si
29
7.1 Komentar k tradicionalni obliki nove podobe vloge
Kot drugo predlogo pa sem izbrala tradicionalno obliko vloge za izobraževanje in jo povzela
po stari predlogi, ki so jo uporabljali na Zavodu za zdravstveno varstvo Murska Sobota. Pri
tej predlogi sem obdržala celotno obliko oz. podoben izgled, logotip in celoten naslov zavoda.
Pri besedilu sem povzela le pomembnejše podatke, spremenila sem posamezne dele besed,
kot npr. Podpisani, ime izobraževanja, novi način sem drugače oblikovala (ustrezno obkrožite
katerega izobraževanja se boste udeležili), dodala sem drugačne oblike oštevilčevanja. Ti
bodo pripomogli k boljšemu izgledu vloge, na novo sem dodala tudi žig zavoda. Tabelo sem
odstranila in stroške izobraževanj napisala po vrsti navzdol, ker je preglednejše in
enostavnejše za vpisovanje podatkov. Posamezne dele besedila sem izpustila, ker se sploh ne
uporabljajo, če se pa, potem se redko. Pri tej tradicionalni obliki sem morala tudi spremeniti
denarno valuto, to je euro, saj smo z vstopom v Evropsko unijo prevzeli novo denarno valuto.
V stari vlogi je bila pravopisno nepravilno zapisana beseda fax., in sicer fax ni okrajšava, da
bi jo okrajšano zapisali. Znamenje okrajšanosti je pika.
Pravilen zapis:
telefaks
Damjan in Čontala Piberl (2004, str. 35)
30
8 OVREDNOTENJE PREDLOGA Svoj predlog sem ovrednotila na upravi v tajništvu. Svoje mnenje o mojem delu je izrazilo pet
oseb. Vsem tem osebam sem dala možnost odločanja med dvema predlogoma. En je izdelan v
tabelarni obliki, drug pa v tradicionalni. Povprašala sem jih, kaj menijo o dveh novih
oblikovnih predlogih in za katero predlogo bi se odločili oziroma kateri predlogi bi jim bili
glede oblike sprejemljivejši.
Mnenje osebe A: S predlogoma se je strinjala. Oblikovno in vsebinsko sta bila tej osebi obe
predlogi všeč, strinjala se je z vso vsebino in obliko.
Mnenje osebe B: Na predlogi ni imela posebnih pripomb, s tradicionalno predlogo se je
popolnoma strinjala, razen pri tabelarni obliki. Povedala je le, da se naj krogec, kjer se vpiše
zaporedna številka odstrani, saj ni jasno, kdo izpolni to rubriko. Ta oseba bi se odločila za
tabelarno obliko.
Mnenje osebe C: S predlogoma se je strinjala, odločila bi se za tabelarno obliko, ker pritegne
pozornost in predstavlja inovativnost.
Mnenje osebe D: Na predlogi ni imela posebnih pripomb, s tabelarno obliko se je popolnoma
strinjala in se je odločila za to obliko, razen pri tradicionalni obliki, je povedala, da bi ohranila
s starejše predloge tabelo, kjer so navedeni stroški izobraževanja.
Mnenje osebe E: Odločila se je za tabelarno obliko. Povedala je svoje mnenje, da bi naj bilo
senčenje dokumenta brez polnila, saj to označevanje deluje preveč »agresivno«.
Skratka, moje predlogi so dobro sprejeli. Vsi so se odločili za tabelarno obliko, ki predstavlja
inovativnost in preglednost podatkov.
8.1 Potrditev trditve Trditev 1, ki pravi da bo nova podoba vloge bolj preglednejša, estetsko privlačnejša in
napisana jezikovno ustrezno, lahko potrdim, saj imajo zaposleni dobro mnenje glede oblike in
vsebine obeh predlog.
31
9 ZAKLJU ČEK Moja diplomska naloga temelji na praktičnem izobraževanju na Zavodu za zdravstveno
varstvo Murska Sobota, na upravi v tajništvu. Med iskanjem področja, iz katerega bi izhajala
moja diplomska naloga sem se odločila, da bom predstavila celoten postopek same izpolnitve
oz. odobritve vloge in podala dve novi predlogi, eno v tabelarni in drugo v tradicionalni
obliki.
V svoji diplomski nalogi sem želela predstaviti celoten potek oz. postopek same izpolnitve
vloge za odobritev izobraževanja, podala sem predloge izboljšav, kateri bodo pripomogli k
boljši organiziranosti dela, poleg tega sem izdelala dve novi predlogi, kateri bosta pripomogli
k strokovnosti in prepoznavnosti podjetja. S pomočjo literature, ki sem jo uporabljala pri
izdelavi diplomske naloge, sem te cilje uspela uresničiti.
Pri predstavitvi postopka vloge za odobritev izobraževanja sem bila pozorna, da sem po
vrstnem redu predstavila postopek oz. potek, kako pridemo do končne odobritve vloge za
izobraževanje. Po predstavitvi postopka pa sem podala dve novi predlogi, kateri bosta
pripomogli k strokovnosti in prepoznavnosti podjetja. Za eno predlogo sem se odločila, da jo
bom izdelala v tabelarni obliki, katera bo že na pogled drugačna. Pri tej predlogi sem zajela
vse bistvene podatke, dodala sem tudi barvne učinke, kateri predstavljajo logotip podjetja, saj
barvni učinki pri posamezniku pritegnejo pozornost. Drugo predlogo pa sem predstavila v
tradicionalni obliki, to sem povzela po stari predlogi in zajela le bistvene podatke in nekatere
sem tudi sama dodala.
S to diplomsko nalogo sem naredila veliko, saj sem dosegla, da je sama vloga za odobritev
izobraževanja izboljšana, in bo pripomogla k strokovnosti in prepoznavnosti podjetja.
Na delovni praksi pa sem si ponovno potrdila, da sem se odločila za pravi poklic. Da, želim
spoznavati različne barve tega zanimivega poklica.
32
10 LITERATURA IN VIRI
Literatura:
� Heliodor, C. (2001) Koncepti in veščine komuniciranja, Maribor, Doba p. o.
� Dr. Uršič, D. (2000) Management in poslovni sekretar, Maribor, Doba.
� Čontala Piberl, P. in Damjan, M. (2004) Poslovno sporazumevanje v slovenskem
jeziku, Maribor, Doba
� Organizacijska shema Zavoda za zdravstveno varstvo Murska Sobota
� Vloge za odobritev izobraževanj za leto 2007 za Oddelek socialne medicine, uprave in
računovodstva.
� Vloge za odobritev izobraževanja za leto 2007 za Oddelek higiene in epidemiologije.
Elektronski viri:
� Zavod za zdravstveno varstvo Murska Sobota (2008) Elektronski vir,
http://www.zzv-ms.si/si/splosno/O-Zavodu.htm, [dostop 19. februarja2008]
� Zavod za zdravstveno varstvo murska Sobota (200) Elektronski vir,
http://www.zzv-ms.si/si/socialna-medicina/Socialna-medicina.htm, [dostop 7. marca
2008]
� Identifikacija poklica 3431.02 Poslovni sekretar/ Poslovna sekretarka (2008)
Elektronski vir, http://www.ess.gov.si/SLO/Ncips/OpisiPoklicev/PoslovniSekretar.pdf,
[dostop 19. februarja 2008]
33
IZJAVA O AVTORSTVU
Podpisana Tadeja Ternar, študentka programa poslovni sekretar, izjavljam, da je diplomska
naloga z naslovom: PREDLOG IZBOLJŠAV POSTOPKA IN VLOGE ZA ODOBRITEV
IZOBNRAŽEVANJA V ZAVODU ZA ZDARVSTVENO VARSTVO MURSKA SOBOTA
moje avtorsko delo.
Tadeja Ternar
Maribor, 17. 6. 2008
