AGENCIAS Y SUCURSALES

AGENCIAS

ASPECTOS JURIDICOS Y DEFINICION

( Art. 264 C. Co.) Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla.

Es una entidad, física, o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz. Su función consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por tal razón el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

VENTAJAS, DESVENTAJAS Y CONTROL DE LAS AGENCIAS

VENTAJAS

Esta modalidad de comercialización de los productos representa un muy buena opción para muchas empresas:

No representa una cantidad representativa de gastos fijos, no costos adicionales por la inversión en contracciones e instalaciones.

La comisión representa un costo variable de ventas para la casa matriz ( depende de las ventas).

DESVENTAJAS

No es posible utilizarlas para todo los tipos de productos en el mercado

Gran cantidad de cartera

Costos de control y mantenimiento

La poca fidelidad de los agentes comerciales

CONTROL

La casa matriz deberá llevar un control contable de las ventas, costos y gastos de cada uno de los agentes.

El valor de los fletes, seguros y demás gastos que origine el envió de mercancía a sus agentes, deberá ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de ventas.

CARACTERISTICAS DE LAS AGENCIAS

Tienen surtido de muestras No mantiene existencias La casa matriz es la que cumple los pedidos La casa matriz es la que aprueba créditos y efectúa cobros Su Fondo es reponible Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y

fabricantes. Cuando no hay contrato de exclusividad con la empresa , el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compañías, las cuales incluso manufacturen productos similares.

Cobran una comisión por las mercancías vendidas La facturación de las ventas las efectúa directamente la casa

matriz, y el agente solo registra contablemente el ingreso por las comisiones.

ASPECTOS CONTABLES DE LAS AGENCIAS

La agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad de partida doble. Lo único que necesita es un libro de caja en el cual anotar el dinero recibido de la casa central para su fondo fijo, y los pagos hechos con el mismo para sus gastos, el registro de pagos puede llevarse por duplicado . Cuando el fondo fijo disminuye y se desea un cheque para reponerlo se envía a la casa central una copia de la hoja de pagos, juntamente con las justificaciones, como evidencia de la índole y corrección de los desembolsos efectuados, y la otra copia queda en poder de la agencia.

Los asientos a realizar por la casa principal dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades netas de la agencia.

La agencia tiene un surtido de muestras para que la vean los clientes, pero no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa central y es esta la que los sirve.

Los créditos son concedidos por la casa principal; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de la principal y esta efectúa los cobros

El fondo fijo para los gastos los provee la casa principal, la cual los repone a la medida que se agoten. La agencia no maneja ningún otro efectivo

SUCURSAL

( Art. 263 C.Co.) Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar la sociedad.

Cuando en los estatutos no se determine las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura publica o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal.

CARACTERISTICAS DE LAS SUCURSALES

Son la creación de extensiones de la misma compañía, en aquellos lugares en donde se efectúen operaciones con los clientes.

Son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razón social.

Efectúan su propia facturación

Tienen local propio, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que será integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz.

CONTROL DE LAS SUCURSALES

En cada sucursal la casa matriz deberá llevar un control en los siguientes aspectos:

Mercancías en existencias Utilidades o perdidas generadas Contabilidad

El grado de autonomía que posee una sucursal lo determina la casa matriz, la mayor parte de sucursales mantiene sus propios registros de ventas, cartera, etc. algunas sucursales tiene autoridad para pagar muchos de sus gastos, mientras que otras solo se les permite hacer pequeños desembolsos, lo que equivale por lo regular a una caja menor.

CONTABILIDAD DE LAS SUCURSALES

El análisis de la contabilidad se puede dividir en dos partes:

1. contabilización de las transacciones de la sucursal, las cuales unas veces serán con la oficina principal , y otras , con los particulares.

2. la consolidación periódica de las cuentas de la oficina principal con las de las sucursales con el fin de preparar estados financieros para la compañía en conjunto.

( consolidación)

Cuando una compañía abre una sucursal, y esta lleva sus propios registros de contabilidad, la sucursal llevara como si fuera una empresa jurídicamente independiente, esto quiere decir, tendrán sus propios libros auxiliares, mayor, etc., allí se registraran todas las transacciones que la afecten ( particulares-casa matriz )

La diferencia entra la contabilidad de una sucursal y la de una compañía jurídicamente independiente consiste en que la sucursal no lleva cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino la casa matriz.