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DIAGNOSTICO DEL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGIA
El proceso de planificación se realiza para cumplir con una demanda gerencial y no se ve como una necesidad para orientar la gestión de la compañía.
Se estima que la exigencia formal de la gerencia general no debiera ser incompatible con un proceso de planificación estratégica institucional que les facilite ordenar sus prioridades, vincularse con las necesidades de la compañía y que sea un apoyo para el ordenamiento de planes y proyectos, así como para el monitoreo y evaluación de la gestión de las diferentes áreas de la empresa
DIAGNOSTICO DEL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGIA
No existe una guía común o metodologías básicas que orienten el trabajo de planificación
Existe una “dispersión de objetivos, instrumentos y metas no alineadas e integradas entre sí bajo un concepto de conducción estratégica”
El análisis de las Definiciones Estratégicas se inicia con la Misión, examinando si éstas cumplen con los criterios de calidad con que debe contar esta declaración, esto es:“Qué hace”, o sea la definición clara y precisa de los bienes y servicios que entregan a los usuarios, “Para quienes”, es decir los usuarios o beneficiarios y, “Para qué” o sea el resultado esperado o impacto de la provisión de los bienes yservicios.
DIAGNOSTICO DEL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGIA
El análisis de la misión en relación a los objetivos estratégicos, permite establecer si hay congruencia y suficiencia de los éstos para el cumplimiento del propósito fundamental que se ha declarado. Uno de los criterios básicos de la planificación estratégica es que los objetivos estratégicos permitan operacionalizar la misión, en logros más concretos y medible en el mediano plazo.
DIAGNOSTICO DEL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGIA
El análisis de la misión en relación a los objetivos estratégicos, permite establecer si hay congruencia y suficiencia de los éstos para el cumplimiento del propósito fundamental que se ha declarado. Uno de los criterios básicos de la planificación estratégica es que los objetivos estratégicos permitan operacionalizar la misión, en logros más concretos y medible en el mediano plazo.
DIAGNOSTICO DEL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGIA
Respecto al tipo productos estratégicos se presentan como productos lo que son actividades o procesos, o bien subproductos
Los objetivos estratégicos establecidos por la institución deben ser: Consistentes con la misión, es decir deben expresar las variables asociadas
a los resultados esperados en sus clientes, usuarios o beneficiarios (impacto, cobertura, calidad del servicio, entre otros). Permiten operacionalizar la misión y/o visión.
Son consistentes con las Prioridades Institucionales Permiten ser especificados en efectos o resultados deseados, susceptibles
de revisar y evaluar. Pueden ser desagregados en objetivos específicos o metas. Puede ser traducidos en tareas asignables a la organización. Son factibles de realizar en plazos determinados y con los recursos
disponibles. Son en su conjunto suficientes para lograr plenamente lo señalado en la
Misión con eficiencia, eficacia y calidad (se lograrán evaluar posteriormente los resultados esperados)
DIAGNOSTICO DEL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGIA
Existe insuficiencia de indicadores relevantes
Existe dificultades en la construccion de indicadores
Se debe entrar en un proceso de mejora continua
Los indicadores deben responder a los objetivos estrategicos
TRABAJEMOS EN EL PLAN
Es una herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer LA EMPRESA
No existe una buena planificación estratégica SIN LA PARTICIPACION NI MOTIVACION de todos los que hacemos la empresa
Funciones dela administración
Planeación
Organización
Integración de personal
Dirección
Control
VISION Y MISION
VISIONSer una empresa sólida, comprometida con la innovación de productos y servicios constructivos, reconocida por su excelencia, aporte en obras emblemáticas y compromiso con sus colaboradores, comunidad y medio ambiente
MISIONCon excelencia, compromiso procesamos, diséñanos, construimos y recuperamos tus sueños con duración milenaria
…, ¿qué es un Mapa Estratégico?
Cuando una organización ha desarrollado un Plan Estratégico y quiere implantarlo de una forma eficiente, fácil de comunicar y ágil de medir; con el fin de alcanzar los objetivos planificados de una manera eficiente y rentable, debe definir su Mapa Estratégico
…, ¿qué es un Mapa Estratégico?
es una poderosa herramienta que permite alinear a todos los miembros de la organización hacia la consecución de los objetivos descritos en su Plan Estratégico, a comunicarlos y a definir que es lo que tiene que hacer para alcanzarlos.
¿Para qué sirve un Mapa Estratégico?
Si una organización cuenta con un Mapa Estratégico, éste le va a permitir a ella y a sus miembros concentrar en un solo documento, a modo de hoja de ruta, lo que se debe hacer para alcanzar los objetivos planteados en el Plan Estratégico, con el fin de facilitar el entendimiento y compromiso de sus miembros y por ende, el desarrollo de las estrategias de una forma precisa, clara y medible hacia el logro de dichos objetivos.
¿Cómo es un Mapa Estratégico?
Concreción de las grandes líneas estratégicas. Definición de los objetivos financieros. Establecimiento de los objetivos estratégicos
desde la perspectiva de clientes. Deducción de los objetivos estratégicos desde
la perspectiva de procesos. Definición de los objetivos estratégicos desde
la perspectiva de aprendizaje. Estudio de las relaciones entre los diferentes
objetivos estratégicos.
NIVELES
NIVEL ESTRATEGICO NIVEL TACTICO NIVEL OPERATIVO
GRANDES LINEAS ESTRATEGICAS Altos estándares de satisfacción
del cliente Ser referentes en actividad
minera
PERSPECTIVA FINANCIERA
Es el primer nivel cuyo fin es identificar los objetivos financieros de la empresa para un período determinado, deben ser objetivos cuantificables y por tanto medibles.
Empresa sólida en
manejo económico
Incrementar
ingresos
Mejorar productividad (bajar
costos / mejorar el uso de
los recursos)
PERSPECTIVA DEL CLIENTE
Es el segundo nivel cuyo fin es identificar qué tenemos que hacer para conseguir los objetivos financieros teniendo en cuenta la satisfacción de nuestros clientes; es decir, lograr satisfacer los clientes con la venta de productos y/o prestación de servicios para facilitar alcanzar las metas planteadas en la perspectiva financiera (objetivos financieros).
PERSPECTIVA DEL CLIENTE
Alcanzar
certificaciones de
calidad , ambiente y
SSSO
Garantizar Calidad
Satisfacer
necesidades de
los clientes
Internacionalizaci
on Expandirse a
otros mercados
Participar en
proyectos
emblematicos
PERSPECTIVA DE PROCESOS
Es el tercer nivel cuyo objetivo es definir qué tenemos que hacer de manera interna para satisfacer la perspectiva de nuestros clientes y alcanzar nuestra perspectiva financiera.
Incorporar al
mercado
productos únicos
Creación de
productos
Proceso de innovación
Alianzas
estratégicas
Proceso de servicio
Crecimiento
sostenido y
sustentable de la
producción
Recuperacion de
las canteras
Proceso operativo
PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Es el cuarto nivel que tiene como fin el
definir cual es el conocimiento y/o capacidades a desarrollar para cumplir la “Perspectiva Interna”.
Capital humano
Atracción y retención del talento
Condiciones laborales y bienestar de los
empleados
Habilidades y competencias estratégicas
Capital de información
Sistemas de información
Aplicaciones informáticas para
mejorar los procesos
Capital organizacional
Cultura y estructura organizacional
Gestión del Talento Humano
Colaboradores sean accionistas
Contribución a la sociedad
INDICADORES
La gente responde sobre aquello que es inspeccionado, no sobre lo esperado
Los gestores utilizan los indicadores para comprobar el progreso de la organización en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.
Los indicadores muestran la relación entre objetivos y son una prueba constante sobre la validez de la estrategia.
Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de la institución, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos
¿Para qué sirve esta información?
TOMAR DECISIONES
Indicadores
INDICADORES
Luego de estos pasos el proceso debe enfocarse en la selección de los indicadores que determinarán el éxito de cada gestión de acuerdo al diseño del Mapa Estratégico:
Los indicadores funcionan como una herramienta para llevar la organización hacia el comportamiento deseado.
Los indicadores dan dirección con respecto a lo que necesitan hacer para ejecutar la estrategia.
“Que indica o sirve para indicar”
Latín = “Indicare” = Mostrar o significar algo, con indicios y señales
Desempeño: capacidad de una institución para gestionar adecuadamente sus recursos y dar cumplimiento a los objetivos y metas establecidos
Indicadores
Es necesario definir indicadores para:
Eficacia Calidad Eficiencia
PROYECTOS
PROGRAMAS
REC
UR
SO
S
INSUMOS PROCESO PRODUCTOS RESULTADOS
• Eficacia• Calidad• Eficiencia• Economía
• Eficacia• Calidad• Eficiencia
• Eficacia
• (Eficiencia)
Bienes
SERVICIOS
Presupuesto ($)
Producción (Q)Resultados
(desde punto de vista de los beneficiarios)
Indicadores
Productos
-Cobertura y focalización
-Oportunidad
-Carácterísticas de Bs. y Ss.
-Costos
Indicadores
Misión y Objetivos
Estratègicos
-Intermedio
-Final
Insumos / Procesos
INSTITUCIÓN
Indicadores
Actividades
-Programas de trabajo
-Programación
-Ejecución de recursos
Por eso es importante comprender el concepto y sentido de los indicadores
• Son herramientas de gestión que proveen un valor de referencia a partir del cual se puede establecer una comparación entre las metas planeadas y el desempeño logrado
• Un indicador de desempeño es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de la institución
• Los indicadores de desempeño son medidas que describen cuán bien se están desarrollando los objetivos de una institución, a qué costo y con qué nivel de calidad.
¿QUE TIPO DE INDICADORES HAY?
Clasificación de los indicadores
Según qué miden
(dimensiones del desempeño):
Eficacia Calidad Eficiencia Economía
Según etapa del proceso productivo:
Insumos Procesos Productos (bienes y servicios) Resultados
(intermedios y finales)
EFICACIA
EFICIENCIA
ECONOMÍA
CALIDAD
PROCESOS PRODUCTO RESULTADOS
DI
MENSIONES
DESEMPENO
AMBITOS DE MEDICIÓN y DIMENSIONESAMBITOS: DESDE LA CADENA DE PRODUCCION
Indicador de EFICACIA
Mide el grado de cumplimiento de un objetivo.
No considera los recursos asignados para ello
Ejemplo: Porcentaje de producción terminada
entregadas en relación a las programadas
Tiempos de producción
EFICACIA
Es lograr una tarea,
Es desarrollar un proyecto.
Se dice que alguien es Eficaz si es que ha cumplido con la tarea que se le encomendó
Este carpintero es eficaz cuando hace muebles personalizados,sin embargo los costos se elevaron demasiado.
Tiene que ver con la realización y culminación de metas, no importa el tiempo o el costo.
Este alcalde hace obras si o si
Objetivos- Que?
CONCEPTOS
EFICACIA
• RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO)
• FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO)
• COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE)
• IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)
Indicador de EFICIENCIA
Mide la relación entre los productos y servicios generados con respecto a los insumos o recursos utilizados.
Aproximaciones a este concepto: Costos de producción (costos medios, costos unitarios
gastos administrativos en relación al gasto total) Productividad media de los distintos factores de
producción
Ejemplos: Costo promedio anual por alumno atendido Solicitudes tramitadas por funcionario
EFICIENCIA
Implica que se logre una tarea o proyecto con menos recursos y tiempo
Este carpintero es eficiente porque me hizo el mismo mueble por un menor precio y hasta en menos tiempo.
La eficiencia denota optimización de recursos, ser eficiente es hacerlo mejor con lo mismo
Recursos – Como?
EFICIENCIA
Indicador de eficiencia: costo por unidad de servicio o bienes provistos; o productividad de un input,
son útiles en evaluar los costos relativos y productividad que diferente métodos de servicio entregan o la producción de bienes.
Los indicadores de eficiencia pueden expresarse como “costo por producto”, o “unidades por insumo”, o “costo por resultado”.
EFECTIVIDAD
Mide los resultados de una acción o proyecto
Eficacia + Eficiencia = Efectividad
Si no tenemos reglas o una estructura básica, nos resultará muy difícil lograr resultados a cualquier tipo de plazo.
Resultados –Para que?
Indicador de CALIDAD Mide atributos, capacidades o
características que deben tener los bienes o servicios para satisfacer adecuadamente los objetivos del programa.
Calidad es una dimensión de la eficacia, pero por su importancia se la distingue con nombre propio
Ejemplos: Grado de satisfacción de los usuarios Tiempo de respuesta a requerimientos de
los beneficiarios
Calidad
Capacidad de la institución por responder en formaconsistente, rápida y directa a las necesidades delos usuariosA) Mediciones Indirectas.
Mejorar los atributos y características de los productos.
B) Mediciones Directas. Grado de satisfacción de los
usuarios.
Indicador de ECONOMÍA
Mide la capacidad del programa para generar o movilizar adecuadamente los recursos financieros.
Economía es una dimensión de la eficiencia.
Ejemplos: Ingresos propios generados Presupuesto ejercido
Proceso (Actividades - productos intermedios):
Actividades vinculadas a la producción de bienes y servicios. Corresponden a las necesarias para generar los productos finales de la institución:
procedimientos de compra licitaciones procesos tecnológicos administración financiera etc.
- Porcentaje del presupuesto ejercido- Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado
Segun la Etapa del Proceso Productivo o Ambito de Medicion
Algunos ejemplos de Indicadores en el ámbito de los Procesos:
Porcentaje de ejecución del presupuesto Porcentaje de gasto en Recursos Humanos respecto de gasto total Porcentaje de gasto corriente respecto de gasto total Porcentaje de productos entregados respecto de lo programado Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado Porcentaje de licitaciones adjudicadas respecto de licitaciones totales Porcentaje de ingresos propios percibidos respecto de los programados Porcentaje de subsidios asignados Porcentaje de familias pobres catastradas Porcentaje de normas de aviación actualizadas
Ámbito de los Procesos productivos(Ejemplos para Actividades Centrales)
Definir aquellos procesos que son claves para la generación de los productos (bienes y/o servicios):
procedimientos de compra
Adquisición de insumos – contratación de empresas proveedoras
Licitaciones
Externalización de servicios - subcontratación de empresas que proveen los productos
procesos tecnológicos
Implementación de servicios por internet - procesos para generar productos
Producto (productos finales):
Bienes y/o servicios públicos producidos o entregados por la institución para cumplir con su misión. Está dirigido al beneficiario final, o en algunos casos, intermedio.
- Porcentaje de alumnos que reciben la beca oportunamente- Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda- Metros cuadrados construidos promedio por vivienda entregada
ÁMBITOS DE MEDICIÓN
Algunos ejemplos de indicadores de focalización:
Porcentaje de la población en situación de pobreza que recibe subsidio para agua potable Porcentaje de niños en situación de pobreza que reciben beca estudiantil Porcentaje de adultos mayores que reciben complemento alimenticio contra la desnutrición Porcentaje de deportistas que acceden a programas de alto rendimiento Porcentaje de comunas de alto riesgo cubiertas por programas especiales antidelincuencia
Finalmente, también en eficacia se mide al cumplimiento de programas de trabajo: Porcentaje de capacitaciones de funcionarios en relación a lo programado
Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de los Productos:
Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado Porcentaje de familias pobres sin vivienda que reciben aporte del Estado respecto del total
de familias sin vivienda que reciben aporte del Estado Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares
para reuniones, parques, plazas, juegos para niños) Porcentaje de familias que manifiestan satisfacción con la vivienda entregada
¿COMO CONSTRUIMOS UN INDICADOR?
10 pasos básicos para construir indicadores
1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición
2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir
3. Formular el indicador y describir la fórmula de cálculo
4. Validar los indicadores aplicando criterios técnicos
5 Recopilar los datos
6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición
7. Señalar la fuente de los datos o medios de verificación
8. Establecer supuestos (observaciones)
8. Evaluar: establecer referentes comparativos y establecer juicios
10. Comunicar e Informar el desempeño logrado
1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición del desempeño
MISION VISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS PRODUCTOS FINALES o ESTRATEGICOS
De las Definiciones estratégicas extraer los Factores Relevantes que deben ser medidos.
•¿Cuáles son los principales aspectos o variables claves que deben ser medidos en cada uno de los Objetivos (Misión, Objetivos Estratégicos, productos..) ?
•¿Qué ámbitos deben ser medidos?
•¿Qué dimensiones deben ser medidos?
•¿Quién utilizará la información?
•¿Qué decisiones tomará?
2. Establecer los factores relevantes, ámbitos y dimensiones de desempeño a medir…….
Factores relevantes a medir
Se refiere las características que deseamos medir respecto al logro del objetivo.
Ejemplo: Objetivo:Contribuir al desarrollo de la
vida familiar, comunitaria y ciudadana de las familias de escasos recursos, mediante la entrega de vivienda social ubicada en conjuntos habitacionales
EFICACIA
EFICIENCIA
ECONOMÍA
CALIDAD
PROCESOS PRODUCTO Resultados (Intermedios y Finales)
DI
MENSIONES
2. Los ámbitos de medición y dimensiones atraviesan toda la cadena de producción y valor..hay que establecer qué es lo relevante
AMBITOS DE MEDICION
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Exportar piedra tipo andesita / internacionalización / expandirse en otros mercados internacionales
Crecimiento producción/ crecimiento Talento humano como más importante activo Alcanzar certificaciones Calidad, Ambiente y SSSO – Garantizar Calidad,
cuidado ambiente y SSO / responsabilidad ambiental / certificaciones / manejo sostenible y sustentable
Incorporar al mercado productos únicos Satisfacer necesidades de clientes Reconocimiento por apoyo a comunidad / con responsabilidad social Mejorar nivel de vida de colaboradores – vivienda Colaboradores sean accionistas / involucrando empleados en la propiedad Participar en proyectos emblemáticos – Metro UIO / Palacio de Nariño /
Obras emblemáticas Garantizar inversión / empresa sólida en manejo económico Alianzas estratégicas – Municipio de Quito / consolidar relación con
proveedores y accionistas Recuperación de las canteras
PRODUCTOS ESTRATÉGICOS
Sistemas de control disminución de ruido, polvo y residuos Implementar SGC ISO 9001, SGA ISO 14001 y OHSAS 18001 / implementar
/certificar Programa de incentivos y motivación Programa de formación continua y Plan de Carrera Capacitar actores estratégicos - proveedores, accionistas Desarrollar innovación tecnológica / tecnología de punta Ampliar locales de exhibición UIO y GYE Desarrollar Plan Marketing y hacer publicidad Participación con la comunidad Diversificar capital Productos especiales – Murales de piedra / Proyecto inmobiliario novedoso
/desarrollo e innovación constante de nuevos productos Plan de manejo ambiental y explotación sostenible y sustentable mina Catequillá Proceso de postventa Expandir línea de negocios a construcción viviendas estrato socio económico medio
alto UIO
LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR
Definiciones estratégicas
Factores Relevantes
Misión Con excelencia, compromiso procesamos, diséñanos, construimos y recuperamos tus sueños con duración milenaria
LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR
Definiciones estratégicas
Factores Relevantes
Visión Ser una empresa sólida, comprometida con la innovación de productos y servicios constructivos, reconocida por su excelencia, aporte en obras emblemáticas y compromiso con sus colaboradores, comunidad y medio ambiente
LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR
Definiciones estratégicas
Factores Relevantes
Objetivos estratégicos• Exportar piedra
tipo andesita / internacionalización / expandirse en otros mercados internacionales
• Crecimiento producción/ crecimiento
• Talento humano como más importante activo
LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR
Definiciones estratégicas
Factores Relevantes
Objetivos estratégicos• Alcanzar
certificaciones Calidad, Ambiente y SSSO – Garantizar Calidad, cuidado ambiente y SSO / responsabilidad ambiental / certificaciones / manejo sostenible y sustentable
• Incorporar al mercado productos únicos
LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR
Definiciones estratégicas
Factores Relevantes
Objetivos estratégicos• Reconocimiento
por apoyo a comunidad / con responsabilidad social
• Mejorar nivel de vida de colaboradores – vivienda
• Colaboradores sean accionistas / involucrando empleados en la propiedad
LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR
Definiciones estratégicas Factores Relevantes
Objetivos estratégicos• Participar en proyectos
emblemáticos – Metro UIO / Palacio de Nariño / Obras emblemáticas
• Garantizar inversión / empresa sólida en manejo económico
• Alianzas estratégicas – Municipio de Quito / consolidar relación con proveedores y accionistas
• Recuperación de las canteras
LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR
Definiciones estratégicas Factores Relevantes
Productos estratégicos:• Sistemas de control
disminución de ruido, polvo y residuos
• Implementar SGC ISO 9001, SGA ISO 14001 y OHSAS 18001 / implementar /certificar
• Programa de incentivos y motivación
• Programa de formación continua y Plan de Carrera
LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR
Definiciones estratégicas Factores Relevantes
Productos finales• Capacitar actores
estratégicos - proveedores, accionistas
• Desarrollar innovación tecnológica / tecnología de punta
• Ampliar locales de exhibición UIO y GYE
• Desarrollar Plan Marketing y hacer publicidad
LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR
Definiciones estratégicas
Factores Relevantes
Productos finales• Participación con la
comunidad• Diversificar capital• Productos
especiales – Murales de piedra / Proyecto inmobiliario novedoso /desarrollo e innovación constante de nuevos productos
LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR
Definiciones estratégicas Factores Relevantes
Productos finales• Plan de manejo
ambiental y explotación sostenible y sustentable mina Catequillá
• Proceso de postventa• Expandir línea de
negocios a construcción viviendas estrato socio económico medio alto UIO
CUÁLES SON LOS ASPECTOS RELEVANTES QUE DEBEN SER MEDIDOS QUÉ ÁMBITOS SE VAN A MEDIR CUÁLES DIMENSIONES
UNA VEZ QUE SE TIENE CLARIDAD SOBRE:
Corresponde construir cada uno de los indicadores
3. Formular el nombre del indicador y la fórmula de cálculo.
El nombre del indicador debe ser lo más ilustrativo posible de lo que se quiere medir, y la fórmula debe permitir informar sobre los parámetros o variables que se están midiendo
Nombre del indicador
Debe ser claro, preciso y autoexplicativo Que cualquier persona entienda qué se mide con
ese indicador Si se usan siglas o aspectos técnicos, deben
definirse en una nota explicativa
Sentido de la medición
Indicador ascendente o descendente En general: Los indicadores de cobertura, focalización, accesibilidad,
cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente. Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios
son descendentes. Los indicadores que miden capacidad de utilización de recursos
son ascendentes Los indicadores que miden errores son descendentes Los indicadores que miden satisfacción de usuarios son
ascendentes
Fórmula de cálculo
La relación matemática de las variables deben entregar como resultado lo que se definió en el nombre
Nombre del indicador
Variables que intervienen
Fórmula del indicador
Construcción de Fórmulas
El nombre del indicador debe ser:
Autoexplicativo
Contextualizado
Por ejemplo:
“Porcentaje de solicitudes respondidas”
¿Es autoexplicativo y contextualizado?
Nombre del Indicador
“Porcentaje de solicitudes respondidas”
En la Oficina Principal de la institución
En el país
En un mes
En un año
Respecto de las solicitudes presentadas
Etc.
Nombre del Indicador
Nombre del indicador
Qué o cuál es la medición…………….universo a considerar
(contexto)
% de solicitudes respecto de las
respondidas solicitudes ingresadas
Nombre del Indicador
Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de las solicitudes ingresadas
Variables
Variable 1: solicitudes respondidas Numerador
Variable 2: solicitudes ingresadas Denominador
RespondidasIngresadas
Indica la relación
Nombre del Indicador
Fórmula:
Numerador
Denominador
Total de solicitudes respondidas en el año t
Total de solicitudes ingresadas en el año t
* 100
* 100
Fórmula de cálculo
Tipos de fórmulas más usadas
Porcentaje (proporciones)
Tasa de variación
Razón o promedio
Índices
Fórmula de cálculo
Razón entre dos variables con una misma unidad de medida
numerador
denominador * 100 = X por ciento
Igual unidad de medida (personas, Km., solicitudes, etc.
1. Porcentajes (cobertura, focalización, etc.)
“Porcentaje de cobertura en la atención de adultos mayores”
(Total de adultos mayores atendidos / Total de adultos mayores del país)*100
Adultos Mayoresdel país Adultos Mayores
atendidos
COBERTURA
Cobertura:
“Porcentaje de adultos mayores atendidos que se encuentran en situación de extrema pobreza”
(Total de adultos mayores atendidos que se encuentran en situación de extrema pobreza / Total de adultos mayores atendidos)*100
Adultos Mayoresdel país
Adultos Mayoresatendidos
Adultos Mayorespobres
FOCALIZACIÓN
Focalización:
Razón entre una misma variable pero en periodos diferentes
variable año t variable año t – variable año t-1
Variable año t-1 variable año t-1
- 1
= X por ciento
* 100 = * 100
2. Tasa de variación
Ejemplo:
Tasa de variación de las exportaciones del país
{(Total exportaciones año t / Total exportaciones año t-1) – 1*100}*100
2. Tasa de variación
Relación entre dos variables con distinta unidad de medida
numerador
denominador= unidades promedio del numerador por cada unidad del denominador
3. Razón o Promedio (tiempos promedio, costos promedio, etc)
Ejemplo:
Tiempo promedio de tramitación de solicitudes
Tpo. Solicitud 1 + Tpo. Solicitud 2 + ..... + Tpo. Solicitud n
Total de solicitudes tramitadas
Sumatoria de tiempos de tramitación de cada solicitud / Total de solicitudes tramitadas = tiempo promedio por solicitud
3. Razón o Promedio (tiempos promedio, costos promedio, etc)
Permiten medir la evolución de una variable en el tiempo, a partir de un valor base.
Ejemplo, Índice de Remuneraciones
Promedio anual de remuneraciones año base: 5.000
Promedio anual de remuneraciones año t: 5.350
Índice año base: (Valor año base / valor año base)*100
= (5.000 / 5.000)*100 = 100
Índice año t: (Valor año t/ valor año base)*100
= (5.350 / 5.000)*100 = 107
4. Índices
Promedio anual de remuneraciones año n:
Índice año n = (Valor año n / valor año base)*100
4. Índices
4. Validar los indicadores
87
Relevancia: debe reflejar una dimensión importante del logro del objetivo
¿Permite verificar el logro del objetivo en un aspecto sustantivo?
Pertinente: debe ser preciso e inequívoco
¿No hay dudas respecto de qué se está midiendo?
Debe aportar una base suficiente para evaluar el desempeño
¿Es suficiente para emitir un juicio respecto del desempeño?
Costo Razonable: la información necesaria para generar el indicador debe estar disponible a un costo razonable
¿El beneficio de la información es mayor que el costo de obtenerla?
Cada indicador propuesto debe ser validado técnicamente, según los siguientes criterios:
Confiable :¿Cualquier persona puede comprobar los resultados del indicador?
Independiente: La institución o programa controla el resultado que entrega el indicador
Integración: El total de los indicadores contempla las dimensiones de desempeno necesarias
Aporte marginal: si hay más de un indicador para medir el desempeño de un objetivo, debe proveer información adicional en comparación con los otros indicadores propuestos
¿Mide aspectos no considerados en los demás indicadores?
Cada indicador propuesto debe ser validado técnicamente, según los siguientes criterios:
89
Paso 4: Validar los Indicadores
Indicadores Relevancia Pertinencia Costo Razonable
Confiable Independiente Integracion Aporte Marginal
¿Valida?
1. Sí Sí Sí Sí Sí Sí Sí
2. Sí Sí No Sí Sí Sí No
5. Recopilar los datos para construir los indicadores
Información contable-presupuestaria
Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal
Encuestas, estudios especiales
Benchmarking,etc
TIPOS DE INFORMACION
Para cada indicador, ¿está disponible la información en mi programa?
SÍ No
¿está en otra Entidad?
Sí No
¿el beneficio > costo de obtenerla?
Sí No
Fuentes de Información
Se mide
Se busca una proxy
6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la frecuencia de la medición
DESEMPEÑO HISTORICO
LINEA BASE
OBJETIVOS DEFINIDOS
DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.
Metas
Las Metas constituyen la expresión concreta y cuantificable de los logros que se planea alcanzar en el año (u otro periodo de tiempo) con relación a los objetivos previamente definidos.
Sentido de la Medición:• Ascendente (cobertura, focalización, etc.)• Descendente (tiempos de respuesta, tasas de
enfermedades, etc.) ¿Qué es mejor como desempeño de la institución?
Importancia de las metas para el seguimiento (monitoreo) y evaluación
Medición y evaluación
Retroalimentación
Medidas correctivas
Evaluación
La evaluación es la comparación de los resultados obtenidos con las metas establecidas. La evaluación puede ocurrir durante el periodo de ejecución (evaluación contingente) o al finalizar dicho periodo (evaluación ex post).
Retroalimentación
Los resultados de las evaluaciones se comunican a los encargados de cada área y a la Dirección, a fin de que estén informados respecto al grado de avance de las metas planteadas y, en caso de producirse desviaciones importantes respecto a lo programado, se acuerden las medidas correctivas que se adoptarán.
Medidas correctivas
Las medidas correctivas pueden consistir en cambios en las áreas, cambio en las metas, nuevas asignaciones o recortes de los recursos presupuestarios, revisión de las tareas, etc.
Indicador y meta
El resultado de la medición del indicador entrega un “valor”.
Este valor se compara con la meta establecida para el indicador.
La comparación permite establecer un juicio respecto del desempeño de la institución.
Ejemplo
Indicador: Porcentaje de gastos administrativos
Valor del indicador: 15% Meta del indicador: 20%
Valor del indicador de institución similar: 10%
Juicios:
Cumplí la meta. Estoy por sobre el valor de una institución similar
Requisitos de las metas
Su establecimiento debe considerar diferentes parametros (desempeño histórico, programas similares, estándares)
Deben ser posibles de cumplir por la institución con los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos disponibles
Su logro debe depender de la institución (establecer supuestos)
Requisitos de las metas
Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado
Deben expresar claramente el ámbito geográfico que cubre
Deben ser conocidas y acordadas con los ejecutores de las distintas áreas (establecer los responsables por el cumplimiento)
Para establecer la meta se deben considerar diferentes parámetros
Línea base y desempeño histórico
Desempeño de instituciones similares (benchmarking)
Estándares aplicados a normas técnicas
Pasos para determinar una meta
Identificar la línea base
Se toma como referencia el actual desempeño
Existe?
Meta
Indicador Año t
% de alumnos 60%
egresados
¿No existe?Se construye¡¡¡
•Programas similares
•Estándar técnico
¿Qué es la línea base?
Dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirán para evaluar el grado de cumplimiento de las metas.
Para indicadores nuevos, podría suceder que no exista un valor base, por lo cual debe ser estimado.
Una vez realizada la primera medición, se tomará como línea de base el último dato obtenido.
¿Dónde estamos ahora?
¿Cómo hemos estado antes?
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
2004 2005 2006 2007¿Cuan lejos queremos y podemos llegar?
Considerar el nivel de desempeño de las metas a nivel nacional / local
El tiempo de respuesta de la entrega de los pasaportes será el mismo en el país, en el Estado o en una determinada Región.
Los kilómetros de vías reparadas serán un promedio nacional o en un tramo específico.
Las metas deben tener asignados responsables por su cumplimiento a nivel de la organización
Debe quedar claramente establecido cual es la Unidad, Área, Dirección, que es responsable por el cumplimiento de la meta, aún cuando otras áreas intervengan con producción intermedia o final.
Problemas frecuentes cuando se establecen las metas
No existen o no se construyen los medios de verificación
Los supuestos no son pertinentes (se imputan aspectos que la institución sí controla)
La evaluación (el juicio sobre el desempeño no es confiable)
Las metas estimulan un desempeño poco innovador y desafiante
Problemas frecuentes cuando se establecen las metas
No existen datos disponibles para estimar la línea base
La institución desconoce estándares de entidades similares
Se desconoce la población objetivo y potencial
Riesgo se sobre o subvalorar la meta
No es posible evaluar
respecto de las mejores prácticas (autocomplacencia)
La meta no permite monitorear el avance hacia el cumplimiento
del objetivo (y por lo tanto no se pueden tomar decisiones adecuadas)
Problemas frecuentes cuando se establecen las metas
Subvaloracion de las metas frente a un ambiente punitivo de la evaluacion
Trampa de la medición: se muestra como resultados (y se hace) solo lo que se puede medir
Escasa utilidad para la toma de decisiones y mejora de la gestión
No es posible avanzar hacia la mejora de los resultados relevantes para la organización y por ende para la ciudadanía
Frecuencia
Misión
Objetivos
estratégicos
Productos
Actividades
Frecuencia
Disminuye
Aumenta
Depende de la disponibilidad de la información (Fuente de Información) y del nivel de los objetivos que se está midiendo
Las necesidades de uso de la información generada por los indicadores (proceso de toma de decisiones)
Tiempo estimado en que se producirán los resultados del programa en los beneficiarios
Disponibilidad de información cuando ésta es obtenida o proporcionada por fuentes externas
Compromisos de cuenta pública o de informar resultados de la gestión (Secretaría de Hacienda)
Factores que inciden en la frecuencia de medición de los indicadores
7. Señalar las fuentes de datos o medios de verificación
Registros de la institución (posibles de auditar)
Estadísticas oficiales
Encuestas (realizadas por entes externos)
8. Establecer Supuestos (observaciones)
Aspectos no controlables por la institución:
Deben ser muy concretos y no generales
Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios
pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc
Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar la programación)
Flujo de recursos internacionales, etc.
Comprometo X meta siempre y cuando se cumplan los siguientes supuestos:
•Tipo de cambio no aumente más de 10%
•La solicitudes de tramitación no aumenten más de 15%
Supuestos
Ejemplos de algunos aspectos sobre los cuales establecer Supuestos
Situación macroeconómica Beneficiarios usan los componentes
adecuadamente Se cumplen las corresponsabilidades de otros
actores Otros estados o entidades destinan los recursos
para lo que está establecido Los recursos de prestamos internacionales son
entregados al programa en el tiempo establecido
Tercer Trabajo Grupal
Revise el conjunto de los indicadores construidos y aplique los criterios de validación
Complete la planilla de Indicadores para la programación presupuestaria
Comparar valor del indicador al final del periodo y meta establecida
Establecer No cumplimientos y Sobrecumplimientos (desviaciones)
Análizar las Causas de los resultados
Proponer Recomendaciones para corregir las desviaciones
Establecer Compromisos para implementar las recomendaciones
Definir Plazos de cumplimiento de los compromisos
Definir Responsables por el cumplimiento de compromisos
Definir Programa de Seguimiento de compromisos
9. Evaluación de los Resultados
Evaluación de los Resultados
(*): Indicadores Cumplidos, No Cumplidos o Sobrecumplidos
Indica-dores
ValorIndicador
Meta %Cumpli-miento
Resul-tado(*)
Causasdel
Resul-tado
Reco-menda-ciones
Compro-misos
Plazos Respon-sables
Breve reseña de la institución
Contexto de la medición: qué se midió y qué no
Recursos utilizados por la institución
Resultados de la gestión (logros y no logros)
Principales causas de desviaciones de resultados
Efectos de resultados negativos (en los ciudadanos, etc)
Compromisos para el periodo siguiente
10. Informar los Resultados
CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS
HAY ALGUNA MEJORIA
COMO CAMBIAN LAS CONDICIONES INICIALES
CUANTOS RECURSOS OCUPAMOS
INDICADORES
Costos planillaCostos unidades de productos
Número de funcionarios
Licitaciones realizadas
Actividades
Número de viviendas
Kilómetros construidos
Inspecciones realizadas
Costo por vivienda
Costo por kilómetro construido
Tiempo de respuesta inspecciones
Gasto administrativo/Gasto TotalGasto Ejecutado/Gasto programado
COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE, USUARIOS
Porcentaje de viviendas con estándares de calidad en la normal
Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado
Disminución del déficit habitacionalProvincia X
Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfacción por calidad y entorno
TIPO
Insumos
Inptus
EficienciaCalidadEconomía
USO
INF.
Sistema de InformaciónInterna
Entidades
Contraloría
Eficacia(Cobertura, Focalización)Calidad
Eficacia (Cobertura, Focalización)EficienciaCalidad
EficaciaEficienciaCalidad
Presupuesto(Productos Finales)
Sistema deInformación Interna(Productos Intermedios)
Presupuesto
Sistema de Información interna(Productos intermedios, Productos finales, no relacionados con O.Estratégicos)
Presupuesto
Sistema de Información Directivo
Presupuesto
Sistema de Información Directivo
ORGANISMO DE PLANIFICACION
INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADOINTERMEDIO
RESULTADO
FINAL