Exploitation et valorisation numérique des sources dans les Archives :

exemple des Archives de Toulouse

Catherine Bernard, Archives municipales de Toulouse

Digital Humanities - 28 mai 2013

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1. Les archives / les Archives2. Exploitation, valorisation3. Un accès en évolution

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1. Les archives / les Archives

• Des documents quels que soient leurs formes, leurs supports

• Des organismes responsables de la conservation de ces données

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Des données

Tous les documents dès leur création

Du parchemin au numérique

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.

Art. L211-1, livre II, code du patrimoine.

Diversité de formes, de dates

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Des services

Les services d'archives en France

Recherche administrative, historique et scientifique

La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.

Art. L211-2, livre II, code du patrimoine

Conservation Intérêt public

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Les missions des Archives publiques

• Collecter

• Conserver

• Classer

• Pour Communiquer

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Les « 4 C »

Collecter Conserver

• Les documents / données publiques

• Des archives privées

• De la documentation de complément

• En les décrivant : analyse archivistique

• En les organisant matériellement

• En rédigeant des instruments de recherche : inventaires, répertoires, guides, bases de données

• Un accès gratuit en salle de lecture

• L'action culturelle : expositions, publications papier et électroniques...

• L'action éducative

Classer Communiquer (et valoriser)

• En les préservant : conservation préventive

• En les restaurant : mesures curatives

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Le numérique

• Un outil de gestion

• Des documents nativement électroniquesarchivage électronique

• Des reproductions : copies de sécurité, de compléments

• Un mode de diffusion

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Un rôle de médiation nécessaire

• Avec les producteurs d'archives : organisation de la collecte, conseils en amont

• Entre les documents et les utilisateurs : description des documents et de leur contexte de création

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2. Exploitation, valorisation

• Rôle traditionnel des Archives : mettre à disposition les sources

• Rôle en développement : valoriser pour favoriser l'exploitation des sources

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Disponibilité

Pour répondre aux besoins des utilisateurs

Consulter en ligne, interroger à toute heure

Aujourd’hui les publics ont une exigence de disponibilité permanente de l’information qu’il n’est pas évident de concilier avec les contraintes de fonctionnement d’un service à la fois patrimonial et administratif. Augmenter l’offre de diffusion sur Internet permet de répondre en partie à cette demande pressante.

Internet en augmentation

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Contextualisation

Pour répondre aux besoins des utilisateurs

Des documents issus de fonds

Certaines archives sont quelquefois si difficiles d’accès qu’elles ne peuvent se passer d’un acte de médiation pour appréhender leur sens. A l’origine, elles sont principalement des documents administratifs dont le créateur a rarement prévu qu’ils seraient largement diffusés. Les Archives les publient accompagnées de clés d'accès.

Clés d'accès nécessaires

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Les instruments de recherche en ligne

• Archives en France : ressources en ligne

• Bases de données, sites internet...

• Exemple des Archives municipales de Toulouse

site internet, base de données

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Les sources numérisées

• Les plus fragiles

• Les plus consultées

• Selon des thématiques de valorisation

• A la demande

Europeana

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Les conseils de recherches

• Conseils méthodologiques

• Guide des sources ou de recherche

• Portails thématiques

ex. : généalogie, images de la guerre 1914-1918

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Les incitations à la recherche

• Des fonds révélés

• Une politique nationale / locale

• Rendus visibles par les choix de numérisation, de traitement documentaire

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Les dossiers documentaires

• Pédagogiques ou culturels

• Dossiers, sites, expositions, animations... des formes diverses

exemple : place Saint-Etienne

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L'implication dans d'autres missions

• Un investissement important

• Une mission supplémentaire

• Exemple : Urban-Hist, le patrimoine toulousain à la carte

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3. Un accès en évolution

• Traditionnellement une consultation gratuite

• Avec le numérique, diversité des cas

• Attention à la protection des données personnelles

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Accès Réutilisation

Accès gratuit Accès payant

• La majorité des cas

• Catalogue, base de données, instruments de recherche

• Consultation des documents numériques

• Rares (ex. AD du Calvados)

• Auparavant mise en ligne ancienne

• Sinon accès d'un prestataire privé

• Règlement de réutilisation

• Tarifs de fourniture, des droits d'exploitation

• Frais forfaitaire d'une recherche

• Choix politique

• Libre accès mais paiement pour la prestation de reproduction

• Vérifier les droits de chaque document

Droits de reproduction, d'exploitation Open data