ООО «Докфлоу Бест Практис» sapdocflow@sapdocflow.ru

www.sapdocflow.ru +7 499 762 07 71

DFS Office Solution Автоматизация процессов делопроизводства на платформе SAP

Содержание презентации

О компании Докфлоу Бест Практис SAP как платформа для построения систем электронного документооборота DFS Office Solution – решение для автоматизации процессов делопроизводства на платформе SAP Преимущества и стоимость решения DFS Office Solution

2/29

О компании Докфлоу Бест Практис

Автоматически обрабатывать в SAP ERP данные входящих счетов−фактур и накладных

Обмениваться с контрагентами электронными юридически значимыми документами через операторов ЭДО

Выполнять потоковый ввод документов и распознанных данных в SAP−системы

Встраивать в SAP−приложения функции сканирования, штрих−кодирования, электронной подписи и шифрования

Российская компания Докфлоу Бест Практис существует на рынке 14 лет и занимается разработкой решений для управления электронными документами на платформе SAP.

На сегодняшний день в каталоге компании находится свыше 30 программных решений DFS.

Решения DFS позволяют автоматизировать все процессы документооборота и успешно используются более чем у 50 клиентов компании в России, Украине, Казахстане и Беларуси.

Решения DFS расширяют стандартные возможности SAP, позволяя:

3/29

Клиенты, использующие решения DFS

4/29

Готовые к использованию решения, разработанные российской компанией

Легко адаптируются под индивидуальные требования с помощью параметризации и программных расширений

Интегрируются с бизнес-приложениями SAP на уровне общей платформы

Не зависят от используемой системы хранения

Разработаны в собственном диапазоне имен /DFS/

Не модифицируют SAP-код и Z-код

Сертифицированы SAP

Преимущества решений DFS

5/29

Содержание презентации

О компании Докфлоу Бест Практис SAP как платформа для построения систем электронного документооборота DFS Office Solution – решение для автоматизации процессов делопроизводства на платформе SAP Преимущества и стоимость решения DFS Office Solution

6/29

Формализация и упрощение работы со всеми видами документов

Эффективное хранение, обработка и администрирование документов на протяжении всего их жизненного цикла

Повышение качества работы с документами за счет сокращения времени их доставки, обработки и поиска

Полная прозрачность процессов подготовки и прохождения документов

Предоставление достоверной и актуальной аналитической информации для принятия обоснованных управленческих решений

Сквозной контроль исполнительской дисциплины

Цели и задачи внедрения системы электронного документооборота

7/29

Возможность эффективного хранения и обработки практически неограниченных объемов информации и увеличения числа одновременно работающих пользователей до требуемых значений

Полнофункциональный доступ к документам и данным из территориально-удаленных подразделений

Наличие стандартных технологий для управления электронными документами и бизнес-процессами, в том числе:

Преимущества платформы SAP для построения систем электронного документооборота

8/29

• Средства обеспечения безопасности и отказоустойчивости, протоколирование действий пользователей, многоуровневый контроль доступа

• Возможность ведения орг.структуры компании и назначения заместителей • SAP Business Workflow – гибкие возможности маршрутизации документов и заданий

с учетом организационной структуры компании и назначенных заместителей • SAP Content Server – возможность хранения практически неограниченных объемов

неструктурированной информации • SAP Cache Server – возможность кэширования документов с целью уменьшения сетевой нагрузки

и сокращения времени доступа к документам в территориально распределенных компаниях • SAP TREX – возможность индексации и полнотекстового поиска документов

Содержание презентации

О компании Докфлоу Бест Практис SAP как платформа для построения систем электронного документооборота DFS Office Solution – решение для автоматизации процессов делопроизводства на платформе SAP Преимущества и стоимость решения DFS Office Solution

9/29

БАЗОВАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ: • Регистрация входящих документов и принятие по ним решений • Подготовка, согласование, подписание и регистрация исходящих документов • Подготовка, согласование и принятие решений по внутренним документам • Подготовка, рассылка и контроль исполнения организационно-распорядительных документов • Создание, исполнение и контроль исполнения поручений, формирование дерева поручений • Уведомление адресатов о поступивших документах, напоминание о подлежащих

обработке документах и приближении контрольных сроков • Поиск документов по различным критериям • Ведение номенклатуры дел, заместителей, групп рассылок, типовых маршрутов и т.п.

ОПЦИОНАЛЬНАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ: • Сканирование и распознавание бумажных документов • Создание файлов офисных приложений по шаблонам, автоматическое встраивание

в файлы штрих-кодов, штампов и водяных знаков, защита финальных версий документов • Подписание документов электронной подписью и шифрование конфиденциальных документов

DFS Office Solution – готовое к использованию решение на платформе SAP для автоматизации процессов делопроизводства

10/29

Организация рабочего места пользователя с помощью DFS User Workplace

Каждый пользователь имеет индивидуальное рабочее место со своим набором функций. В зависимости от роли пользователь может:

- выполнять свои задачи; - выполнять задачи тех, кого он замещает; - контролировать выполнение задач подчиненными.

11/29

Регистрационная карточка входящего документа

12/29

Каждый вид карточек имеет собственный набор атрибутов, вкладок и кнопок, заданных настройками системы.

Привязка файлов к карточке и сканирование документов из карточки

К карточке можно прикрепить файлы любых форматов. Есть возможность сканировать документы непосредственно из карточки. Отсканированный документ автоматически распознается и прикрепляется к карточке в виде PDF-файла.

13/29

Принятие решения по входящему документу

14/29

Доступные пользователю атрибуты, вкладки и кнопки определяются его ролью и выполняемым им шагом бизнес-процесса.

Создание поручения

15/29

Созданному поручению назначается ответственный исполнитель и, если требуется, соисполнители. Подконтрольному поручению назначается срок исполнения и контролер. Возможные сроки исполнения и действия системы при их приближении и превышении настраиваются.

Исполнение поручения ответственным исполнителем

16/29

Ответственный исполнитель может управлять работой соисполнителей, создать нижестоящее поручение, отчитаться перед контролером о выполнении поручения или запросить увеличение срока исполнения. Срок исполнения любого поручения из дерева поручений не может превышать срок исполнения основного поручения. При завершении основного поручения все нижестоящие поручения отзываются.

Контроль исполнения поручения контролером

17/29

Контролер может изменить срок исполнения поручения, принять или отклонить отчет ответственного исполнителя, просмотреть результаты исполнения поручения и связи поручения с другими документами.

Контроль исполнительской дисциплины

Контролер может просмотреть все подконтрольные ему поручения и принять по ним решения. Руководитель может просмотреть все поручения в компании.

18/29

Создание файла исходящего документа по шаблону

19/29

Проект документа может быть создан по шаблону с автоматическим заполнением данными из системы. При изменении документа создаются версии. Для файлов MS Word возможно сравнение различных версий и отдельных файлов. Согласованная версия документа может быть автоматически дополнена штрих-кодом, штампом, идентифицирующей информацией, а также защищена от изменений.

КОРРЕКТИРОВКА ОТКЛОНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

автоматическое создание новых версий документов в случае их

изменения, согласование изменений со всеми согласующими или только с теми,

кто выдал замечания

Управления бизнес-процессами

20/29

МАРШРУТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

возможность построения многоуровневых маршрутов с

последовательным и параллельным согласованием, возможность создания типовых маршрутов для последующего использования, выдача напоминаний о

подлежащих обработке документах и сроках их обработки

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

согласование без замечаний, согласование с замечаниями, отклонение,

запрос дополнительной информации

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ СОГЛАСОВАНИЯ

отзыв документов у отдельных согласующих, переадресация документов,

остановка и перезапуск согласования

ДРУГОЕ

ведение заместителей, типовых маршрутов, групп рассылок и т.п.

Согласование документа

21/29

Участниками маршрута согласования могут быть пользователи, штатные должности, группы. Согласующий может просмотреть замечания других участников маршрута, а также свои замечания на предыдущих кругах согласования данного документа. В любой момент может быть сформирован лист согласования.

Управление процессом согласования

22/29

Администратор системы может остановить или перезапустить процесс согласования, а также изменить маршрут согласования, удаляя или перенаправляя задачи. Вся история согласования сохраняется.

Поиск электронных документов

По атрибутам карточек

По атрибутам файлов

По содержимому файлов

Просмотр Выгрузка

Печать

Поиск документов

23/29

Содержание презентации

О компании Докфлоу Бест Практис SAP как платформа для построения систем электронного документооборота DFS Office Solution – решение для автоматизации процессов делопроизводства на платформе SAP Преимущества и стоимость решения DFS Office Solution

24/29

Готовое к использованию решение, устанавливается в течение нескольких часов

Легко адаптируются с помощью параметризации и программных расширений

Не модифицируют SAP-код

Не зависит от используемой системы хранения

Сертифицировано SAP

Может быть установлено в любую SAP-систему, в том числе на ABAP-сервер SAP NetWeaver

Преимущества решения DFS Office Solution

25/29

Первый проект по внедрению автоматизированной системы документооборота с помощью решений DFS. Внедрение Единой Автоматизированной Системы Документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) началось в 2006 году, в промышленной эксплуатации система с февраля 2008 года. Полнофункциональное внедрение ЕАСД выполнено во всех подразделениях аппарата управления и многих филиалах ОАО «РЖД». Идет постоянное тиражирование системы на новые подразделения ОАО «РЖД». В системе работают тысячи пользователей, обрабатывая миллионы документов.

Внедрено: базовая функциональность решения DFS Office Solution, индивидуальное сканирование и распознавание документов, электронная подпись и шифрование документов, защита финальных версий документов, встраивание в документы штампов и водяных знаков.

В продуктивной эксплуатации с 2009 года.

Внедрено: базовая функциональность решения DFS Office Solution, индивидуальное и потоковое сканирование и распознавание документов, электронная подпись и шифрование документов.

В продуктивной эксплуатации с 2009 года.

Внедрено: базовая функциональность решения DFS Office Solution, индивидуальное и потоковое сканирование и распознавание документов, электронная подпись и шифрование документов.

В продуктивной эксплуатации с 2012 года.

Внедрено: базовая функциональность решения DFS Office Solution в стандартной конфигурации.

В продуктивной эксплуатации с 2009 года.

Внедрено: базовая функциональность решения DFS Office Solution, индивидуальное сканирование и распознавание документов.

Примеры внедрения решения DFS Office Solution

Наименование ПО Количество лицензий

Цена (рубли, НДС не облагается)

Стоимость (рубли, НДС не облагается)

DFS Card Generator (менее 10 лицензий) 6 250 000,00 1 500 000,00

DFS Best Practice Library 1 250 000,00 250 000,00

DFS File Service 1 300 000,00 300 000,00

DFS Office Solution 1 300 000,00 300 000,00

ИТОГО (рубли, НДС не облагается): 2 350 000,00

Стоимость лицензий для реализации базовой функциональности решения DFS Office Solution

Базовая функциональность решения автоматизирует типовые бизнес-процессы работы с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами, обеспечивает создание, исполнение и контроль исполнения поручений, ведение справочника контрагентов, номенклатуры дел, маршрутов, заместителей и т.п. Установка, настройка и демонстрация базовой функциональности решения может быть выполнена за 1 день.

27/29

Наименование ПО Цена (рубли, НДС не облагается) Комментарий

DFS Personal Scan (одной обычной серверной лицензии)

300 000,00

Стоимость одной обычной клиентской лицензии 10K ppm составляет 30 000,00 рублей.

При покупке от 10 клиентских лицензий стоимость одной обычной клиентской лицензии 10K ppm составляет 20 000,00 рублей.

DFS Office Integration 300 000,00

Обеспечивает функциональность создания типовых документов на основе шаблонов, автоматического встраивания в файлы

документов водяных знаков, штампов, штрих-кодов и идентифицирующих текстов, защиты финальных версий

документов от изменений.

DFS Data Protector 450 000,00

Обеспечивает функциональность электронной подписи и шифрования документов в SAP-системах.

Дополнительно для каждого рабочего места пользователя с правом электронной подписи требуется приобретение

сертифицированных средств криптозащиты (например, КриптоПро) и SSF-коннектора (например, Fox-SSF или DFS Signer).

Стоимость лицензий для реализации опциональной функциональности решения DFS Office Solution

28/29

Консультации по телефону и электронной почте со специалистами службы поддержки в случае обнаружения ошибок в программном обеспечении.

Обновление текущих версий программного обеспечения с целью исправления обнаруженных ошибок.

Предоставление новых версий программного обеспечения.

Услуги по сопровождению программного обеспечения

Годовая стоимость услуг по сопровождению программного обеспечения равна 20% от прейскурантной стоимости лицензий.

Услуги по сопровождению программного обеспечения включают в себя:

29/29