DESKRIPSI KERJA · PDF fileSurat keluar bisa dibuat berbagai macam cara antara lain : a. Berdasarkan dikte dari Ketua b. ... Nama Tanggal pinjam Tanggal Kembali Perihal Tanda Tangan

1

Pedoman Kesekretariatan

DESKRIPSI KERJA

2


DESKRIPSI KERJA

Di bawah ini merupakan deskripsi kerja Biro Kesekretariatan:

I. Administrasi

1. Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat.

2. Membuat surat-surat keluar.

Catatan : Untuk surat keluar dibuatan oleh departemen masing-masing

3. Mendokumentasikan arsip dari dalam dan luar KAMMI Mendokumentasikan arsip

keorganisasian, di antaranya: Susunan pengurus, Struktur, Biodata, AD/ART, dan arsip penting

lainnya.

4. Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan KAMMI dari Sekretaris

Bidang/ Departemen/Biro /LSO.

II. Kerumahtanggaan (Bagi yang punya Sekretariat)

1. Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan

2. Mengatur jadwal pemakaian ruangan

3. Membantu memfasilitasi setiap rapat

4. Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ

5. Mendaftar tamu

6. Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru KAMMI yang

mendesak, khususnya informasi kesekretariatan.

III. Perlengkapan (Bagi yang punya Sekretariat)

1. Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan

2. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan

3. Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut

4. Memantau kebutuhan kesekretariatan

Nb: Bagi yang belum punya Sekretariat, inventarisasi barang-barang, disesuaikan dengan kondisi

KAMMWIL/KAMMDA/Komisariat tersebut.

PENJABARAN

DESKRIPSI KERJA

3


PENJABARAN

DESKRIPSI KERJA

4


PENJABARAN DESKRIPSI KERJA

Berdasarkan deskripsi kerja kesekretariatan dan struktur organisasi KAMMI, maka Biro

Kesekretariatan mempunyai tanggung jawab dalam administrasi, kerumahtanggaan dan merupakan

pusat informasi intern KAMMI; sebagai kerja dari perpanjangan Ketua Umum dan Sekretaris

Jenderal/Sekretaris Umum.

Deskripsi kerja kesekretariatan bersifat rutin dan tidak rutin. Kerja-kerja bersifat rutin

dilaksanakan setiap hari, yaitu: piket sekretariat yang dilakukan oleh seluruh pengurus. Adapun

perinciannya sebagai berikut:

A. Bertelepon

Komunikasi dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan bermacam cara. Salah satunya

adalah dengan bertelepon. Dalam hal ini Biro Kesekretariatan melakukan tugasnya sebagai filter

atas setiap telepon yang masuk untuk Ketua dan segera menyampaikannya.. Jika Ketua

berhalangan, maka diganti oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum. Begitu juga apabila

Ketua/Sekretaris Jenderal menyampaikan informasi yang bersifat internal, maka Biro

Kesekretariatan menindaklanjuti dengan menyampaikan informasi tersebut ke seluruh Bidang,

Departemen, dan Biro. Terutama ketuanya, sehingga seluruh komponen yang terlibat dalam

organisasi dapat dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Dengan

demikian, telepon menjadi sarana mutlak guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja.

Adapun langkah langkah dalam menerima telepon antara lain :

1. Memberi salam pada penelepon kemudian menyebutkan indentitas organisasi kita

2. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal penting apabila berkaitan

dengan Ketua dan bila mendesak dengan cepat di informasikan kepada Ketua. Bila Ketua sulit

untuk dihubungi maka diinformasikan ke Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum. Di bawah ini

bentuk formulir penerimaan telepon yang disiapkan oleh Biro Kesekretariatan:

PENJABARAN

DESKRIPSI KERJA

FORMULIR PENERIMAAN TELEPON

Dari : ……………………………………………. Untuk : ……………………………………………. Nomor telepon : …………………………………………… Alamat : …………………………………………… Diterima : …………………………………………… Hari/Tanggal : …………………………………………… Pukul : …………………………………………… Sifat pesanan : …………………………………………… Isi Berita : ……………………………………………

Penerima telepon

5


B. Menerima Tamu

Dalam kehidupan organisasi, keberadaan dan kehadiran tamu tidak bisa dihindari, karena

kehadiran tamu membawa berbagai kepentingan, baik secara pribadi maupun lembaga/institusi.

Maka fungsi Biro Kesekretariatan adalah sebagai filter bagi setiap tamu yang berkunjung.

Sebaiknya menanyakan terlebih dahulu maksud dan tujuannya atau sebaiknya langsung dapat

meminta tamu untuk menuliskan indentitas dan maksud kedatangan dalam formulir penerimaan

tamu yang bertujuan sebagai arsip.

Tamu adalah selain dari pengurus KAMMI. Biro Kesekretariatan menyediakan ruang tamu

dimana bila tamu adalah seorang tokoh atau dari kalangan media maka penerimaan cukup diruang

tamu. Sedangkan untuk kategori tamu KAMMI (di luar kepengurusan) maka tetap mengunakan

adab menerima tamu, yaitu:

1. Menerima tamu dan mempersilakan masuk.

2. Meminta Tamu untuk mengisi daftar isian tamu

3. Tidak mempersilakan tamu untuk masuk ke ruang kesekretariatan yang lain, selain ruang tamu

4. Tidak memperkenankan tamu mempergunakan fasilitas kesekretariatan KAMMI. untuk

memenuhi kebutuhannya terutama telepon dan komputer

5. Bila urusan/keperluan yang tamu inginkan memerlukan pengunduran waktu, mintalah tamu

untuk menunggu atau membuat janji lagi.

6. Bersikap rendah hati dan sopan

Terkecuali tamu KAMMI yang menginap, harus menginformasikan ke Biro Kesekretariatan guna

menjaga bila ada yang berkepentingan dengan tamu terserbut Biro Kesekretariatan dapat

memberikan informasi. Di bawah ini bentuk formulir penerimaan tamu :

FORMULIR TAMU No : ………………………………………….

Hari/tanggal : ………………………………………….

Masuk pukul : ………………………………………….

Nama : ………………………………………….

Alamat rumah : ………………………………………….

Telepon : ………………………………………….

Instansi/Perusahaan : ………………………………………….

Telepon : ………………………………………….

Pekerjaan : ………………………………………….

Maksud kedatangan : ………………………………………….

Tanda tangan

6


C. Mengelola Kas Kecil

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran–

pengeluaran tunai yang bersifat relatif kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas

pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu

meminta dana ke bagian keuangan. Dengan cara ini kesekretariatan dapat menghemat waktu dan

langsung dapat mengambil uang yang dibutuhkan setiap waktu. Jumlah uang pada kas kecil relatif

tidak banyak.

Dalam mengelola kas kecil ini mengunakan metode imprest yaitu langkah-langkahnya

sebagai berikut :

a. Pembentukan dana kas kecil, Biro Kesekretariatan diserahi sejumlah uang tunai untuk

pembayaran pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan dalam

jangka waktu tertentu (misalnya satu minggu atau satu bulan). Oleh karena itu Biro

Kesekretariatan harus segera membuat proposal operasional untuk jangka waktu tertentu.

b. Setelah jangka waktu tertentu atau dana kecil hampir habis, maka Biro kesekretariatan

melakukan pembentukan dana kas kecil kembali, yakni dengan cara menyerahkan arsip

pengeluaran bulan sebelumnya ke Bendahara, mengisi ulang sejumlah uang tunai sebesar

pengeluaran yang tercantum dalam pembukuan dan bukti pengeluaran.

Kas Biro Kesekretariatan

DEBET KREDIT

Rupiah Bln/Tgl Perkiraan No

Vou

Jumlah Pos Surat Supplies

Kantor

Snack Foto

Copy

Lain-lain

100.000 Mei 2 20.000 25.000 15.000

Saldo 5.500

94.500 U/ impres

D. Mengelola Perlengkapan Kantor

Pekerjaan ini dilakukan sehubungan dengan tugas Biro Kesekretariatan yang berkaitan

dengan penyedian perlengkapan yang ada dan dioperasikan dalam suatu organisasi. Berbagai

macam perlengakapan kantor dapat diklasifikasikan sbb :

1. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran

yaitu kertas polos HVS ukuran kuarto atau folio, kertas folio bergaris, kertas berkop, kertas

transparan, amplop, map-map, bisa berbentuk map-biasa, map dengan tali, atau map jepitan.

2. Perlengkapan kantor berbentuk buku

7


yaitu buku agenda ketua, buku surat masuk-surat keluar, buku contact person (media massa,

KAMMDA, tokoh-tokoh, Ormas /instansi lain), Buku telepon, buku tamu, buku piket, buku

laporan kegiatan per bulan maupun laporan keuangan, buku pedoman organisasi yang berisi

sejarah organisasi, tata kerja organisasi, struktur organisasi,dll.

3. Perlengkapan kantor berbentuk non-lembaran

Yaitu: kalender, kotak tempat surat baik surat masuk maupun surat keluar (loker), tempat

pensil, tinta/pita, mesin tik, ATK, perforator, stapler, cutter, gunting, tancapan surat, gabus,

stempel, dsb..

4. Perlengkapan kantor berupa perabot kantor dan mesin kantor

yaitu meja kerja, filling cabinet, (untuk menyimpan arsip), komputer atau mesin tik, sb.

Bentuk buku inventaris perlengkapan KAMMI PUSAT

No No. Inv. Nama Barang Jmlh Spesifikasi Keterangan

1. 01/PK/ XI/09 Telepon

1

E. Mengelola Arsip

Mengelola warkat merupakan tugas rutin Biro Kesekretariatan, karena Biro Kesekretariatan

mempunyai tanggung jawab penuh terhadap pengelolaan warkat. Salah satu bentuk pengelolaan

warkat adalah penyimpanan. Warkat harus disimpan dengan benar, sehingga apabila suatu saat

organisasi membutuhkan sebagai sumber informasi, warkat tersebut dapat ditemukan kembali

dengan tepat dan cepat sesuai dengan kebutuhan. Kumpulan warkat yang disimpan secara

sistematis inilah yang disebut arsip.

Arsip dibutuhkan oleh setiap pengurus dalam suatu organisasi, termasuk Ketua. Ketua

sangat membutuhkan arsip untuk kepentingan manajemen organisasi, termasuk di dalamnya

untuk bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai contoh dalam hal

perencanaan, Ketua memerlukan beberapa informasi kegiatan dan hasil kerja pada masa lampau.

Sedangkan dalam pengawasan, arsip digunakan untuk mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan

manajemen beserta hasilnya. Dengan demikian arsip memberikan konstribusi yang besar bagi

efektivitas dan efisiensi kerja Ketua, Bidang, Departemen, dan Biro KAMMI, serta organisasi

secara keseluruhan.

Salah satu wujud arsip adalah surat. Berdasarkan asalnya, surat dibagi menjadi dua, yaitu:

8


1. Surat Masuk

Sebelum surat masuk disimpan, Biro Kesekretariatan mencatat pada buku agenda surat

masuk, kemudian menyimpannya ke dalam filling cabinet surat masuk. Di akhir

kepengurusan, seluruh catatan surat masuk, direkap ke dalam file pengarsipan di komputer.

Bentuk Buku surat masuk :

No Tanggal

Masuk

Tanggal

Surat

Nomor

Surat

Dari Perihal/berita Ditujukan

kepada

Keterangan

01 23Juli

2001

25 juni

„01

01/pb/KU/

V/2001

HMI Undangan

Seminar

PP

KAMMI

Ketua

umum

ALAMAT SURAT MASUK

No Lembaga/Organisasi Alamat Telp/Fax e-mail Cp

1. PB HMI

2. Surat Keluar

Surat keluar bisa dibuat berbagai macam cara antara lain :

a. Berdasarkan dikte dari Ketua

b. Ketua membuat dan menulis sendiri konsep surat.

Biro Kesekretariatan menambahkan bagian surat yang belum dicantumkan seperti nomor

surat, tanggal, dan lain-lain

c. Pokok surat ditentukan oleh Ketua dan Sekretaris yang membuat konsep surat,

kemudian Ketua mengoreksi hasil konsep surat tersebut.

Sebelum surat keluar dibuat, perlu diketahui terlebih dahulu jenis surat tersebut, apakah

berbentuk undangan, mandat, surat tugas atau jenis lainnya, karena setiap jenis surat

berbeda pula dalam penomorannya. (lihat di bagian sistem pembakuan nomor surat).

Contohnya: SK nomor 001 maka dalam pembuatan surat mandat juga mengunakan

nomor 001. Demikian pula dalam pembuatan surat kepanitian bersama, maka mengunakan

nomor yang berbeda pula, sesuai dengan urutannya. Dengan demikian penomoran jenis surat

disesuaikan dengan urutan masing-masing surat. Setelah surat keluar dibuat, maka Biro

9


Kesekretariatan mencatat pada buku surat keluar, berdasarkan jenis surat. Bentuk Buku

Surat keluar atau bentuk buku surat tembusan di bawah ini:

Setelah membuat surat dan mengirimkannya, maka arsip dari surat tersebut harus

disimpan, begitu juga dengan surat tembusan dari Bidang, Departemen, Biro; maka fotocopy

atau arsip asli surat tembusan tersebut harus diserahkan ke Biro Kesekretariatan. Karena bila

sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dibaca kembali.

Catatan:

Untuk alamat surat masuk dari KAMMI dan Ormas lain harus dibedakan dan disusun

berdasarkan abjad

Biro Kesekretariatan membuat buku catatan informasi seputar kegiatan yang dilaksanakan

tiap Bidang, Depatemen, dan Biro KAMMI.

Sekarang ini, banyak organisasi mencatat surat dengan sistem komputer. Biro Kestari

tinggal mengisi kolom yang sudah diprogram tentang pencatatan surat masuk-surat keluar.

Untuk surat, baik surat masuk, surat keluar maupun surat tembusan yang sudah dicatat,

kemudian dimasukkan pada prosedur penyimpanan atau pengarsipan surat atau dokumen

berdasarkan susunannya. Adapun tahapan-tahapannya yaitu :

1. Surat Masuk Memeriksa apakah surat sudah ditanggapi oleh ketua, bila berupa surat masuk,

maka setelah ditanggapi dan sudah dicatat dalam buku agenda akan dipajang

kembali di papan informasi selama seminggu dari waktu pelaksanaan

agenda, surat dan data surat masuk sudah dicatat dalam komputer maka boleh

dibuang. Sedangkan untuk surat keluar langsung menuju tahap selanjutnya;

2. Surat Keluar Menentukan indeks yaitu dengan memasukan arsip surat keluar tersebut dalam

suatu map khusus untuk surat keluar begitu juga dengan surat masuk maupun

surat tembusan dan dokumen-dokumen lainnya, dengan menentukan indeks

atau dengan angka dan pokok masalah dari sebuah surat;

No Tanggal

keluar

Nomor Surat Perihal/berita Ditujukan kpd

siapa

Dari Siapa Keterangan

1 11

Nop‟

2009

001/PH/KU-

e/KAMMI/

X/009

Permohonan

Audiensi

Instansi

Pemerintahan

PP KAMMI Ketum

10


3. Membuat lembar kartu. Lembar ini disiapkan untuk penyimpanan dengan metode pokok yang

digunakan oleh KAMMI yaitu dengan angka;

Bentuknya :

No Bentuk laporan (periode……….)

1. Pernyataan Sikap

2. Surat keluar

3. Surat masuk

4 Notulensi

4. Menyortir surat, yaitu dengan mengelompokan warkat sesuai dengan cara yang digunakan

untuk menyimpan surat. Langkah ini diadakan bila jumlah warkat yang akan disimpan terlalu

banyak, misalnya metode penyimpanan pokok soal berarti warkat di kelompokan menurut

kelompok subjek atau masalah dalam surat., yaitu masalah keuangan dikelompokan menjadi

satu;

5. Tahap penyimpanan surat sesuai dengan cara yang digunakan untuk menyimpan surat.

Suatu saat Ketua membutuhkan dokumen yang telah disimpan untuk melihat kembali dan

memanfaatkan informasi pada arsip tersebut, maka ketika Ketua menyebut pokok permasalahan

dalam surat atau nomor, Biro Kesekretariatan dapat langsung mengetahui jenis arsip dan langsung

mencari arsip tersebut di filling cabinet atau tempat penyimpanan surat. Dengan cara mencari

melalui kartu indeks atau kartu petunjuk yang ada di daftar nama yang tertera di depan filling

cabinet.

Untuk memberikan pelayanan permintaan suatu arsip, Biro Kesekretariatan KAMMI

menyediakan beberapa bentuk perlengkapan berikut ini:

1. Kartu pinjam arsip. Kartu pinjam arsip merupakan kartu yang dibuat untuk mencatat arsip yang

dipinjam baik oleh Ketua, Bidang, atau Biro;

2. Kartu ini dibuat rangkap tiga untuk setiap arsip yang dipinjam. Satu untuk pinjam, satu kartu

diletakkan pada kotak peminjaman berdasarkan tanggal pengembalian dan satu kartu lagi

diletakan pada arsip yang dipinjam pada folder yang bersangkutan sebagai ganti arsip;

Bentuk kartu pinjam

KARTU PINJAM ARSIP

Biro Kesekretariatan KAMMI PUSAT

Nama

peminjam

Tanggal

pinjam

Tanggal

Kembali

Perihal Tanda Tangan

Peminjam

Tanda tangan

pengembaliaan

11


3. Bila pimpinan atau Bidang/Departemen/Biro ingin meminjam berkas arsip dalam satu folder,

maka Biro Kesekretariatan dapat membuat folder penganti (out folder) dengan warna yang

berbeda dengan folder tempat penyimpanan arsip. Pada folder tersebut ditempeli kartu tersebut

dan pada folder ditulis “ KELUAR”

Bentuknya :

KARTU “OUT FOLDER”

Biro kesekretariatan KAMMI PUSAT

Nama

Peminjam

Tanggal

pinjam

Tanggal

Kembali

Perihal Tanda tangan

Peminjam

Tanda tangan

pengembalian

4. Tidak menutup kemungkinan arsip yang sudah dipinjam, dibutuhkan oleh

Bidang/Departemen/Biro lain dalam suatu organisasi. Dengan demikian, Biro Kesekretariatan

dapat membuat kartu On Call yang memuat keterangan nama atau bagian yang meminjam arsip

pertama, tanggal kembali dari peminjam pertama, perihal, nama peminjam kedua, tanggal yang

diminta, atau tanggal peminjam kedua, kartu diletakkan pada folder tempat arsip dipinjam. Bila

arsip sudah dikembalikan oleh yang pertama maka sekretaris dapat menginformasikan kepada

peminjam kedua bahwa arsip sudah dapat dipinjam kembali.

Bentuk Kartu On Call

Peminjaman arsip-arsip yang dilakukan oleh Bidang/Depatemen/Biro hanya untuk di-fotocopy.

Setelah di-fotocopy, segera dikembalikan kepada Biro Kesekretariatan.

KARTU “ON CALL”

Biro Kesekretariatan KAMMI PUSAT

Peminjam

Kesatu

Tanggal

kembali

Perihal Peminjam

kedua

Tanggal

Peminjaman

12


F. MENGELOLA RAPAT

Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membahas dan

mencari solusi permasalahan tertentu.

Salah satu tugas Biro Kesekretariatan adalah menfasilitasi penyelengaraan rapat yang telah

dijadwalkan, yang merupakan intruksi dari Ketua atau Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum.

Adapun tugasnya antara lain :

1. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam Rapat Pimpinan (Rapim)/BPH. Biro

Kesekretariatan tidak berhak menentukan siapa yang di undang dalam rapat. Namun demikian,

Kestari dapat mengingatkan dan mengusulkan beberapa pihak sepanjang dipandang masih

relevan dan mendukung dalam pemecahan masalah.

2. Setelah daftar peserta disusun, baru dibuat undangan atau diinformasikan via telepon/sms yang

berisi : hari/tanggal, waktu, tempat, acara rapat, serta agenda rapat. Hal ini dilakukan guna

memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mempersiapkan ide-idenya, terutama yang

berkaitan dengan pemecahan masalah atau pengambilan keputusan; dan sebaiknya informasi ini

disampaikan 3-4 hari sebelum rapat.

3. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat seperti; ruangan, white board,

kertas notulensi, pulpen, penghapus, spidol, dll.

4. Membuat notulensi rapat dan notulensi dapat disajikan dengan baik maka dalam

pembuatannya :

a. Notulensi hendaknya jelas dan lengkap, sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan

penafsiran yang berbeda-beda karena keterangan yang kurang tepat.

b. Notulensi dibuat bukan berdasar hasil pemikiran notulis.

c. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya

agar tidak membingungkan.

d. Dalam penyusunan notulensi dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi

dengan materi yang menyangkut pertimbangan-pertimbangan khusus, dilihat dari sisi positif

dan negatif, serta materi yang berupa keputusan.

e. Mengunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaran sehingga mudah

dipahami

f. Notulensi yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notulensi awal. Dengan demikian,

notulensi tersebut perlu disempurnakan walaupun tidak mengubah isi materi semula,

kemudian diketik rapi dan diminta persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notulensi

akhir.

Format Notulensi terlampir.

13


G. Mengatur Jadwal Ketua Umum

Biro Kesekretariatan juga bertugas menyusun jadwal kegiatan Ketua antara lain :

1. Mengatur agenda acara berdasarkan surat masuk yang ditujukan kepada Ketua, untuk itu perlu

dituliskan dalam buku agenda khusus Ketua dan melakukan konnfirmasi langsung ke Ketua

dan bila Ketua tidak dapat menghadiri acara tersebut maka Kestari dapat menanyakan

langsung, siapa yang akan mewakili dalam acara tersebut. Begitu juga dengan memimpin rapat

dan penadatanganan surat-surat, membaca surat masuk dipandang urgen segera disampaikan

kepada Ketua, agar Ketua dapat memikirkan dan menentukan tindakan sebagai bahan

tanggapan terhadap isi surat.

2. Bila ada kegiatan atau acara yang harus segera dilakukan atau mendesak pada saat itu

berdasarkan surat masuk atau informasi via telepon maka segera diinformasikan kepada Ketua .

H. Membuat laporan

Laporan memiliki berbagai macam kegunaan dan masing masing kegunaan tersebut saling

berkaitan. Biro Kesekretariatan membuat laporan kinerja Bidang/Departmen/Biro per bulan,

berdasarkan kumpulan laporan-laporan dari Ketua Umum, Bidang, Departemen, atau Biro di

KAMMI; berupa kegiatan yang dilakukan.

Format Laporan Pertanggungjawaban (Pengurus):

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

BIRO KESEKRETARIATAN KAMMI PUSAT

PERIODE 2009-2010

KATA PEMBUKA

I. PENDAHULUAN

II. VISI MISI

III. DESKRIPSI KERJA

IV. PROGRAM KERJA

No. Jenis

Kegiatan

Target Sasaran Waktu Anggaran

Biaya

Terlaksana Tdk

Terlaksana Kendala

IV. DINAMIKA PERSONIL

Dapat ditambahkan penjelan-penjelasan atau deskripsi per individu

No. Nama Aktif Non-Aktif Kendala

14


V. PROYEKSI DAN REKOMENDASI

VI. LAPORAN KEUANGAN

Tgl/bln/thn

Pemasukan Pengeluaran Jenis Barang Harga

VII. PENUTUP

Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan:

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

DAURAH MARHALAH III

KAMMI PUSAT

I. PENDAHULUAN

II. NAMA DAN TEMA KEGIATAN

III. WAKTU PELAKSANAAN

IV. PRA-PELAKSANAAN

V. PELAKSANAAN

VI. FAKTOR PENDUKUNG DAN PENGHAMBAT

VII. LAPORAN KEPANITIAAN (Terlampir)

VIII. LAPORAN TIAP SEKSI (Terlampir)

IX. LAPORAN DANA (Terlampir)

X. REKOMENDASI

XI. LAMPIRAN-LAMPIRAN

XII. PENUTUP

Catatan: Lembar Pengesahan diletakkan sebelum pendahuluan

15


MEKANISME

PENGARSIPAN

16


1. Mencatat di buku rekap

surat masuk

2. Memasukkannya/mencatat

kedalam „agenda kegiatan

Keua Umum/ Sekjen

3. Tandai

1 Letakkan (ditempel)

dalam „SURAT

MASUK‟

(stereoform)

2 Informasikan

langsung (by phone)

3 Konfirmasi

Filling; dalam binding

file(maksimal 1 hari setelah

orang bersangkutan

mengetahui)

Via pos atau

fax

MEKANISME PENGARSIPAN

Untuk merapikan surat masuk dari lembaga, organisasi dan instansi pemerintah dibutuhkan

mekanisme alur pengarsipan yang teratur. Adapun prosedur pengarsipan surat masuk dilakukan oleh

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (KAMMI) adalah

Petunjuk Teknis Mekanisme Administrasi Biro Kestari

A. Surat masuk

- Form Surat Masuk:

No, tanggal terima, tanggal surat, dari, tertuju, perihal, lampiran, dan keterangan.

- Agenda kegiatan, buku atau sheet dan papan info kegiatan.

B. Database

Database yang dibuat oleh Departemen/Biro harus ditembuskan ke Kestari.

Data kader se-Komsat via Kaderisasi.

Data Komsat-komsat, media dan tokoh via Humas.

Lembaga dan CP tokoh via Kebijakan Publik dan Ekonomi

Surat Pencatatan Sosialisasi Pengarsipan

17


C. Surat Keluar

Kestari hanya membuat surat keluar yang diminta oleh Ketum dan Sekretaris. Sedangkan

yang diminta oleh Bidang/Departemen/Biro dibuat oleh Sekretaris masing-masing.

Master surat - Rekap surat dan lampirannya

Sosialisasi pola baku surat - filling dijadikan satu untuk seluruh

Bidang/Departemen/Biro dan divsi (terpusat via Kestari,

tidak ditembuskan)

Kebijakan Bidang/Dep. / Biro

Semua kebijakan Bidang/Dep/Biro (standard operating procedure, juklak dan juknis) harus

ditembuskan ke Kestari.

Sekretaris Bidang/Dep. /Biro/ memiliki fungsi administrasi internal.

Sekretaris Dept/Biro KESTARI

18


SURAT

19


SURAT

A. Definisi Surat

Secara umum Sarana komunikasi berupa karangan untuk merumuskan secara tertulis tentang

pernyataan, pertanyaan, pemikiran, pertimbangan, permintaan dan atau hal-hal

lain yang disampaikan kepada pihak yang dituju.

Surat dinas Surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas

instansi yang bersangkutan.

B. Fungsi Surat

1. Alat untuk menyampaikan pernyataan, pemberitahuan, permintaan atau permohonan, dan buah

pikiran atau gagasan.

2. Bukti tertulis.

3. Alat untuk mengingat Arsip.

4. Bukti historis Mandat, SK, Rekomendasi, dsb.

5. Pedoman kerja Sk dan SP.

C. Rambu-rambu Pembuatan Surat

Hindari pemakaian kata yang kurang tepat.

Gunakan diksi/kalimat yang singkat dan jelas, tanpa menghilangkan dan menyalahi pola

kalimat.

Harus ada koherensi.

Gunakan pungtuasi (ejaan dan tanda baca) sesuai dengan EYD.

Surat

Resmi

Tidak Resmi

Lembaga

Instansi

Organisasi

Dinas

Pribadi

20


SURAT DINAS

21


SURAT DINAS

A. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas

dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.

B. Fungsi Surat Dinas

Fungsi Surat dinas adalah sebagai berikut:

1. Bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.

2. Alat pengingat, karena dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika diperlukan.

3. Bukti sejarah.

4. Pedoman kerja, seperti: surat keputusan atau surat mandat.

5. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Karena itu, isi surat adalah

gambaran mentalitas pengirimnya.

C. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

Surat dinas yang baik menggunakan format surat yang menarik (tidak terlalu panjang) dan

mamakai bahasa yang jelas, padat, sopan, dan hormat.

D. Format Surat Dinas

Berikut adalah beberapa format surat dinas yang digunakan di Indonesia:

1. Format lurus penuh

2. Format lurus

3. Format setengah lurus a

4. Format setengah lurus b

5. Format takuk atau format bergerigi

6. Format paragraf menggantung

Format surat resmi di Indonesia versi lama adalah Format setengah lurus a, sedangkan

format surat resmi versi baru adalah Format setengah lurus b.

Pada dasarnya, tidak ada format yang dibakukan, akan tetapi hendaknya kita, ormas

KAMMI, menggunakan format surat yang dianjurkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan

Bahasa agar lebih efisien dan menarik.

22


Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka KAMMI menggunakan format surat

resmi versi baru sesuai rekomendasi Pusat Pembinaan dan Pengembangan

Bahasa, yaitu: Format setengah lurus b.

Contoh: Format setengah lurus b

Kepala Surat

Nomor : Tanggal Lampiran :

Hal :

Yth. ………………………

………………………

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………..……………

…………………………………………………………………………………………………

……….………………………………………………………...

……………………………………………………….………………………….…...……

……………………………………………………………………………...…………………

…………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………..…………

……………………………………………………………………………

Salam Penutup,

Tanda tangan

Nama Jelas

Nama Jabatan

Tembusan

…………

…………

Inisial

23


E. Bagian-bagian Surat Dinas

1. Kepala Surat

Dalam kepala surat yang lengkap, tercantum (biasanya sudah tercetak):

1. nama instansi atau badan,

2. alamat lengkap,

3. nomor telepon,

4. nomor kotak pos,

5. alamat kawat,

6. lambang instansi atau logo.

Selain itu, dapat pula dicantumkan:

1. alamat kantor cabang,

2. nama bank.

Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama,

alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat.

Cara-cara pencetakan surat adalah sebagai berikut:

1. Nama instansi atau badan yang bersangkutan dicetak dengan huruf kapital semua pada

bagian atas kertas dengan sistem simetris atau sistem lurus.

2. Lambang atau logo dicantumkan di sebelah kiri.

3. Nama instansi atau badan dicetak pada baris pertama, kemudian pada baris berikutnya

dapat dicetak unit instansi yang lebih kecil.

4. Alamat organisasi ditulis lengkap, termasuk nomor telepon, faksimile, dan kode pos.

5. Alamat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata tugas atau dengan

huruf kapital semua, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama

organisasi.

6. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.

7. Kata jalan, ditulis lengkap: Jalan, bukan jln. atau jl.

8. Kata telepon, ditulis: Telepon, bukan Tilpon dan bukan pula singkatan Telp.

9. Nomor telepon tidak perlu diberi titik, karena bukan merupakan suatu jumlah.

10. Tuliskan Kotak Pos (jika organisasi tersebut memilikinya), bukan PO BOX.

Berdasarkan pertimbangan di atas, maka KAMMI menggunakan kepala surat

dengan sistem simetris

24


Contoh kepala surat:

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(The Action Group of Indonesian Moslem Students) PIMPINAN PUSAT KAMMI

Jalan. Gugus Depan No. 2 Rt. 03 Rw. 02, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman, Jakarta Timur Telepon., E-mail: 081220881977 / 021-94404029, [email protected] / http://www.kammi.or.id

2. Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat, kapan surat itu

ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota tersebut

telah tercantum pada kepala surat.

5 September 2007

3. Nomor Surat

Nomor inancia surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpaan surat,

memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu

banyaknya surat yang keluar.

Contoh:

Nomor: 001/PH/KU-i/KAMMI/XI/2009

No. : 001/PH/KU-i/KAMMI/XI/2009

Catatan: Berdasarkan pertimbangan,, maka untuk font kop surat sebagai berikut :

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia fontTahoma, font size 18 (Bold), dan untuk font Time New Roman( KAMMI ) Komisariat 22 (Bold)

Khusus penulisan nama dan alamat komisariat, gunakan ukuran font yang lebih kecil

daripada font diatasnya

mailto:[email protected]

http://www.kammi.or.id/

25


4. Lampiran

Penulisan lampiran setelah sifat surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan

melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan tersebut dapat berupa

buku, fotocopy, surat keterangan yang diperlukan, brosur, kwitansi, dan sebagainya.

Contoh:

Lampiran: lima berkas

Lamp. : lima berkas

5. Hal Surat

Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal

yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya.

Contoh:

Hal: Undangan

Hal: Permohonan Kerjasama

6. Alamat (Dalam) Surat

Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus

menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau,

alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.

Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus

menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau,

alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.

Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:

1. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara Hal surat dan Salam

pembuka.

2. Alamat surat tidak diawali kata kepada, karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung

intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari yang

juga berfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat, yang menyatakan asal).

3. Alamat yang dituju diawali dengan Ykh. (diikuti titik) atau Yang kami hormati (tidak diikuti

titik).

4. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya dicantumkan kata sapaan Ibu,

Bapak, Saudara atau Sdr.(dengan titik).

26


5. Jika nama orang yang dituju tersebut bergelar akademik yang ditulis di depan namanya,

seperti Drs., Ir., Drg.; maka kata sapaan seperti tersebut pada no. 4, tidak digunakan.

Demikian pula dengan pangkat, seperti Sersan atau Kapten; dan jabatan, seperti

Direktur PT atau Kepala Instansi; tidak menggunakan kata sapaan.

Contoh: Ykh. Bapak Hamdan, M. Hum.

Ykh. Ibu Halimah

Ykh. Ir. Latif

Ykh. Direktur PT. Yupharin Pharmaceuticals

Ykh. Kapten Budiman

6. Penulisan kata Jalan pada alamat, tidak disingkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan

RW; juga ditulis lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata.

7. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital dan tidak perlu digarisbawahi

atau diberi tanda baca apapun.

8. Jika kota tersebut memiliki kode pos, maka kode pos perlu dicantumkan untuk

memperlancar dan mempermudah penyampaian surat ke alamat yang dituju.

Contoh alamat (dalam) yang benar:

Ykh. Ir. Latif

Jalan Pulo Asem Utara 7 No. 12

Jakarta Timur 13210

atau:

Yang kami hormati

Bapak Budiman

Jalan Teuku Umar No. 24

Jakarta Pusat

Jika alamat yang dituju tidak jelas, maka yang digunakan adalah alamat yang umum,

seperti dengan menggunakan kata Pimpinan, sebagai berikut:

Ykh. Pimpinan Bank Dagang Negara

Jalan H.M. Thamrin

Jakarta Pusat

27


Catatan: Pimpinan berarti „staf yang memimpin‟ (beberapa orang).

Pemimpin berarti „pucuk pimpinan‟ (satu orang).

Jika alamat surat ditujukan berdasarkan alamat iklan, maka surat tersebut harus ditujukan

kepada pemasang iklan, bukan kepada iklannya. Contoh:

Ykh. Pemasang Iklan

pada harian Kompas

Kotak Pos 2619

Jakarta 10001

Di Bawah No. 65

atau:

Ykh. Kepala Bagian Personalia

Pemasang Iklan pada majalah Panji Masyarakat

Tromol Pos 21 JKSMP

Jakarta 12920

Dalam alamat yang dituju, kadang-kadang juga menggunakan singkatan u.p. (untuk

perhatian) yang ditulis di depan nama bagian dari suatu instansi, apabila masalah surat

dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. tanpa

diperlukan penentuan kebijakan langsung pemimpin atau kepala instansi yang bersangkutan.

Contoh:

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

u.p. Kepala Subbagian Keuangan

Jalan Daksinapati Barat IV

Rawamangun

Jakarta 13220

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat

berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini

merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan simpatik.

Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri (satu garis dengan nomor, lampiran, hal,

dan alamat surat). Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata

yang lain dituliskan dengan huruf kecil, kemudian diakhiri dengan tanda koma.

Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang

bersifat netral adalah:

28


Dengan hormat, (D kapital, h kecil)

Saudara … yang terhormat,

Bapak … yang terhormat,

Prof. … yang terhormat,

Dalam surat dinas yang bersifat khusus, digunakan salam pembuka yang sesuai dengan

lingkungannya, seperti:

Assalamu‟alaikum warahmatullahi wabarakaatuh,

Salam Pramuka,

Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam

pembuka: Assalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, dalam

penulisan surat dinas.

8. Isi Surat

Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan.

Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat sesuai dengan keinginan penulis surat, bergantung

pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu:

1. inancial pembuka surat,

2. paragraf isi surat (isi surat yang sesungguhnya),

3. inancial penutup surat.

9. Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat

menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya.

Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali inancial pembuka pada

surat dinas, adalah sebagai berikut:

1. Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan KAMMI Pusat, kami akan

menerbitkan buku panduan kesekretariatan …

29


2. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Oktober 2009, No. 007/PH/B/KES/KW3.KD-

1/KAMMI/X/2009, tentang persyaratan menjadi anggota KAMMI, dengan ini kami

beritahukan bahwa …

Catatan:

Kata kami digunakan, jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi atau instansi.

Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya.

10. Paragraf Isi Surat

Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang

dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang disampaikan inilah

yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari penerima surat. Oleh

karena itu, agar pesan tersebut sampai kepada penerima sesuai dengan keinginan pengirim,

maka penggunaan singkatan atau istilah yang tidak lazim hendaklah dihindari. Selain itu,

setiap inancial isi surat hanya berbicara tentang satu masalah; jika ada masalah lain, hal

tersebut dituangkan dalam inancial yang berbeda. Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf

isi hendaknya pendek, tetapi jelas.

Rumusan isi surat harus menarik, tidak membosankan tetapi tetap hormat dan sopan.

Penulis surat harus benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena

itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi

menghina atau mempermainkannya.

11. Paragraf Penutup Surat

Paragraf penutup surat berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat, selain

dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima

surat. Paragraf penutup ini berfungsi juga untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.

Contoh inancial penutup surat:

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.

3. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

Catatan: Tidak boleh menggunakan kata ganti –nya. Misal: Atas perhatiannya, Atas

kerjasamanya. Tetapi harus menggunakan kata sapaan.

30


12. Salam Penutup

Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah penulis

berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup

dan tanda tangan pengirim, dengan diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda

koma.

Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam

bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat.

Contoh:

Salam takzim,

Salam kami,

Hormat kami,

Wasalam,

Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam penutup:

Wassalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, dalam penulisan surat dinas.

13. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu

pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi.

Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf

awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapun.

Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda

tangan tersebut. Contoh:

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum

31


14. Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut

dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat tersebut. Jadi,

tembusan ini dicantumkan hanya jika memang ada pihak lain yang harus mengetahui maksud

surat.

Contoh:

Tembusan:

1. Ketua Umum

2. Sekretaris Jendral

15. Inisial

Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep

dan singkatan nama pengetik surat; sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut,

pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.

Keterangan: DP (singkatan nama pengonsep) DP = Deni Priyatno.

ADN (singkatan nama pengetik) ADN = Alfia Diah Ningsih.

Ditulis italic (miring) Font size 8

DP/ADN

32


TAMBAHAN

JENIS SURAT

33


1. Memo/Memorandum

adalah surat yang dtulis secara singkat dan berisi pesan kepada seseorang.

Catatan: Agar lebih memudahkan, sebaiknya Biro Kesekretariatan menyiapkan

lembaran kosong Memo, sehingga pihak yang ingin menggunakan tinggal

mengisinya saja.

KOP

Tangal,- bulan –tahun

MEMO

( ditulis ditengah, dengan tulisan tebal dan huruf tebal)

Kepada/Yth. : Tempat yang dituju/orang

Dari : Pengirim

Perihal : Maksud

Tembusan : (kalau ada, kalau tidak tidak perlu ditulis)

(isi memo)

Menyampaikan berita telepon dari Bapak Kepala Biro Umum, kami mohon bantuan

saudara untuk mengirim montir guna memperbaiki mobil dinas Nomor ………… yang

mengalami kerusakan di Jl. ……….

Penutup ( jarak dari atas ke alinea baru 2 spasi)

TTd

(Yang mengeluarkan )

34


2. Nota Dinas

adalah tulisan yang merupakan alat komunikasi kedinasan antara penjabat/unit

organisasi yang membawakan sifat pribadi dalam kedinasan, isinya mengingatkan, menyarankan

atau mengusulkan sesuatu mengenai suatu masalah kedinasan. Penulisanya sama dengan Memo.

3. Surat Peringatan

adalah surat pemberitahuan yang bersifat mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan,

kelalain, kekeliruan atau sesuatu yang berlawanan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud

memperbaiki/ memulihkan kembali.

Sasaran surat peringatan dibedakan Sbb:

1. Surat Susulan (desakan,seregan) yaitu untuk mengingatkan kembali bahwa surat yang dikirim

belum memperoleh jawaba. Surat susulan diberikan 3 (tiga).

2. Surat Tegoran yaitu untuk mengingatkan bahwa telah terjadi pelangaran terhadap suatu

peraturan yang berlaku. Surat teguran di berikan 3 (tiga) kali di sesuaikan dengan kektentuan

yang menjadi landasan hukum surat teguran tersebut.

KOP

NOTA DINAS

001/ND/KAMMI/XI/2009

Kepada/Yth. :

Dari :

Perihal :

Tembusan : (kalau ada)

Sehubungan dengan kedatangan ………………. Dengan ini kami memohon

bantuan saudara untuk menyediakan 3 (tiga) buah kendaraan yang baik selama kunjungan

tamu di atas.

Perlu kami tambahkan bahwa untuk persiapan–persiapan kunjungan tersebut kami

memerlukan satu kendaraan untuk protokol dan security.

Penutup ( Ucapan terima kasih)

Nama Pejabat

Jabatan

35


Isi desakan

DESAKAN PERTAMA

Memgingat kembali kepada surat kami no………… dengan hormat kami masih menunggu

tanggapan/balasan saudara mengenai perihal dalam surat tersebut.

Contoh surat peringatan yang bersifat teguran umum.

Penjelasan

1. Coret yang tidak perlu atau disesuaikan dengan apa yang dikehendaki;

2. Uraikan perbuatan/ peristiwa yang dianggap melanggar peraturan ;

3. Hukum peraturan yang dilanggar

4. Dapat diganti atau disertai sangsi

5. Untuk peringatan Dua dan Ketiga, isi peringatan diubah sbb:

Kop

Kepada/Yth.

PERINGATAN KE …..

Nomor : …../PER/KU-i/KAMMI/XI/2009

Dengan sangat menyesal kami mendengar / mendapat laporan (1) bahwa saudara

…………………………………………..(2)

……………………………………………………………………………………………

……………………….

Jika berita/laporan (1) tersebut benar, maka kami terpaksa mengingatkan bahwa apa

yang saudara lakukan/perbuat itu adalah bertentangan dengan

……………………………………(3)……………………………………………………

Pelangaran tersebut juga merupakan cerminan dari sikap kurang terpuji yang

tidak diharapkan dilakukan oleh seorang anggota yang baik.

Demikian saudara agar menjadi maklum dan mencegah terulangnya kembali

kejadian tersebut (4), serta menyadari kembali kedudukan Saudara selaku anggota

(jabatan dalam organisasi).

Dikeluarkan di :

Pada Tanggal :

Nama

Jabatan

36


4. Surat yang Bersifat Memberi Keterangan/Tugas/Perintah/Hak/Wewenang

1) Surat Keterangan

Surat keterangan adalah Surat pernyataan dari penjabat yang bersangkutan tentang suatu

kebenaran sesuatu yang dimaksudkan untuk tujuan tertentu agar memperoleh kelancaran dan

kemudahan dalam usaha kegiatannya.

“ Kepada saudara telah diberikan peringatan ke ….. dengan surat no……/tgl…..

mengenai perbuatan yang saudara lakukan. Namun demikian ternyata bahwa tidak ada

tanda-tanda /usaha saudara untuk merubah sikap/ mencegah kejadian yang dianggap

bertentangan dengan peraturan tersebut.

Dengan ini kami mengibgatkan saudara untuk ke …. Kalinya agar saudara

mengubah sikap dan tingkah laku/ mencegah kejadian tersebut, sebelum diambil

tindakan hukuman jabatan menurut peraturan yang berlaku.

Demikian agar saudara maklum”.

Kop

PERINGATAN PERTAMA/KEDUA/KETIGA

Nomor : …../PER/KU-i/KAMMI/XI/2009

Nama :

Pangkat :

Jabatan :

Unit Org. :

Dengan ini saudara diberikan peringatan pertama/kedua/ketiga 1) sesuai dengan

pasal 7 ayat(1) Surat keputusan ……………………. , karena saudara pada tgl …….

telah …………………. Kepada saudara telah diberikan peringatan :

a. Pertama dengan surat ……………………… tanggal

………………………no………….(2)……..

b. Kedua dengan surat …………………….tanggal

……………….no……………….(3)…………….

c. Pertama untuk kedua kalinya dengan surat ………………..4)

Yang memberi peringatan

Pertama/ kedua/ ketiga

37


- Surat Keterangan diterbitkan oleh Ketua Umum/ Sekjend

- Surat keterangan harus jelas diberikan untuk sesuatu tujuan tertentu dan tidak bersifat umum.

KOP

SURAT KETERANGAN

Nomor : …../SKT/KU-eKAMMI/II/2005

Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa:

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

Demikian, semoga dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Dikeluarkan di :

Pada tanggal :

Nama

Jabatan

Tembusan

3) Surat Keterangan Perjalanan (SKP)

adalah surat keterangan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, atas

permintaan yang bersangkutan dan isinya menerangkan maksud perjalanan yang dilakukan

oleh pemohon SKP, tidak mengandung akibat yang mnembebani keuangan bagi anggaran

belanja lembaga tersebut.

Catatan : Bila terjadi kerusakan terhadap kendaraan yang dipakai tetap

tanggung jawab yang bersangkutan

Catatan : Isi Surat Ketetangan tergantung apa yang ingin diterangkan.

38


Bentuk SKP :

Tembusan : Dikirim kepada atasan langsung, dari pihak yang meminta SKP yang dikeluarkan oleh

masing-masing ketua Bidang/Dept/ Biro.

4) Surat Izin

adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh

hak/fasilitas/dispensasi yang bukan menjadi hak/wewenang/kompetensinya dan sifatnya

hanya untuk peristiwa dan dalam batas waktu tertentu.

Surat izin memberikan hak wewenang atau pembebasan syarat dari sesuatu larangan

sehingga sesuatu peraturan menjadi tidak berlaku bagi hal tersebut.

KOP

SURAT KETERANGAN PERJALANAN

Nomor : …../SKP/KU-eKAMMI/II/2005

Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa :

1. Nama :

2. Jabatan :

3. Ormas/ LSM :

bermaksud mengadakan perjalanan dalam rangka………………………dengan

tujuan:

4. Alamat :

5. Tanggal berangkat :

7. Tanggal kembali :

8. Kendaraan yang menyertai :

Demikianlah yang berwajib dapat memberikan bantuan bilaman perlu.

Dikeluarkan di :

Pada tanggal :

Nama

Jabatan

Tembusan

39


Bentuk Surat Izin

5) Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan yang

mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada staf/anggota yang lain, guna bertindak

untuk dan atas namanya melakukan suatu perbuatan

KOP

SURAT-IZIN

Nomor :……/SI/B/DEKKAMMI/XI/2009

Kepala……………pada sekretariat Dept………, sesuai dengan

……………………………………. Memberikan izin kepada :

Nama :

Jabatan :

Alamat :

NIP :

untuk

…………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………….

Agar yang berkepentingan menjadi maklum

Dikeluarkan di :

Pada tanggal :

Nama

Jabatan

40


6) Surat Perintah/Tugas

Surat perintah adalah kehendak pempinan, atasan kepada bawahannya yang

berwewenag secara tegas dan tertulis untuk melakukan tugas / pekerjaan tertentu.

Surat tugas adalah surat penyataan pempinan, atasan kepada bawahanuntuk

melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu.

Surat tugas dan surat perintah mempunyai kesamaan perbedaanya : Surat Perintah ,lebih

umum. Sedangkan Surat Tugas, lebih khusus.

KOP

SURAT KUASA Nomor : ……/SKU/C/KES/KAMMI/XI/2009

Ketua Biro Kesekretariatan, dengan ini memberi kuasa kepada :

Nama :

Jabatan :

untuk…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

Demikianlah agar yang berkepentingan menjadikan maklum dan Surat Kuasa

ini dapat dipergunakan seperlunya.

Dikeluarkan di :

Pada tanggal :

Nama Jabatan

Tembusan

41


Kop

SURAT-PERINTAH

Nomor : ……/PRINT/KU-i/KAMMI/XI/2009

Sehubungan dengan Nota Dinas ……………………..tanggal\bln\thn, tentang

permohonan…………….., serta menimbang bahwa sifat pekerjaan tersebut sangat mendesak dan perlu segera diselesaikan diluar jam….

MEMERINTAHKAN

Kepada : 1.

2. Untuk : 1. Segera memerintahkan …………….guna melaksanakan tugas

khusus menyelesaikan ………………

2. Tugas khusus tersebut dilaksanakan mulai tanggal/ bln/ thn dari

pukul s/d dengan jumlah personil. Agar para yang berkepentingan melaksanakan perintah ini sebaik-baiknya dengan

penuh rasa tanggung jawab

Dikeluarkan di :

Pada tanggal :

Nama

Jabatan

KOP

SURAT - TUGAS

Nomor : ……/T/KU-i/KAMMI/XI/2009

Kami (Jabatan) Yang tertanda tangan dibawah ini memberi tugas kepada :

Nama :

Jabatan :

Untuk : 1. 2.

Setelah melaksanakan tugas tersebut selesai agar menyampaikan laporan tertulis

kepada pimpinan ………. Kepada Instasi yang bersangkutan diminta bantuan seperlunya.

Dikeluarkan di : Pada tanggal :

Nama Jabatan

Tembusan

42


5. Naskah Serah Terima

adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan suatu hak kekuasaan dan

pertanggungjawaban, dimaksudkan sebagai bukti berpindahnya sesuatu keadaan/peristiwa hukum.

Naskah serah terima jabatan dilengkapi dengan “memori Serah terima Jabatan” digunakan untuk :

1. Bukti berpindahnya suatu keadaan/peristiwa

2. Batas tangung jawab penjabat yang lama kepada kepada penjabat yang baru

3. Pengukuhan peristiwa yang berakhir inancial

4. Pengenalan tugas-tugas yang harus didahulukan, sedang dikerjakan dan yang akan dikerjakan.

KOP

NASKAH SERAH TERIMA JABATAN

Pada hari ini ……… Tanggal …… …. Bulan …… tahun dua ribu …….. bertempat di

………….. Jl. ………………….. telah diadakan serah terima jabatan masing-masing antara :

1. ………(Nama jababatan yang menyerahkan)…………(No. anggota)……….., yang

dengan ……… (dasar hukum) ………. no ……….. tanggal ……… telah diberhentikan

dengan hormat dari jabatan sebagai ……….. selanjutnya disebut Pejabat Lama; dengan

2. ………(Nama jabatan yang menerima) ………….(no anggota)…………. Yang dengan

…………. (dasar hukum) ………no …… Tanggal ……telah diangkat dalam jabatannya

sebagai ……selanjutnya disebut Pejabat Baru, dengan ketentuan sebagai berikut :

1. penjabat lama dengan ini menyerahkan kerada penjabat baru atau sama dengan penjabat

yang baru dengan ini menerima penyerahan dari penjabat lama, jabatan, serta tugas,

wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan dengan jabatan tersebut.

2. Penyerahan fisik harta dan kekayaan milik ……………….( nama Instasi) ……………..

akan dilaksanakan kemudian dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari serah

terima jabtan ini.

Sebagai pengukuhan Naskah serah terima jabatan ini, dan para pihak membubuhkan tanda

tangannya masing-masing dihadapan dan disaksikan oleh ……………………………………..

Dibuat :

Pada tanggal :

Pejabat Baru Pejabat Lama

Nama Terang Nama Terang

Nomor Anggota Nomor Anggota

MENYAKSIKAN,

Nama Terang

Nomor Anggota

43


KOP

6. Surat Mandat

adalah surat yang dikeluarkan untuk orang lain, dengan maksud memberikan mandat

untuk melakukan sesuatu. Biasanya mewakili pemberi mandat dalam suatu kegiatan.

Contoh Surat Mandat

SURAT MANDAT

Nomor : 001/M/KU-e/ KAMMI/IX/2009

Segala Puji bagi Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya. Shalawat serta salam

senantiasa tercurah kepada junjunga Nabi Muhammmad SAW .

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (KAMMI) PUSAT memberikan mandat :

Nama : Joko Wardoyo, SE.

Amanah : Wakil Bendahara Umum I

Sebagai

Delegasi pimpinan KAMMI (KAMMI) PUSAT untuk mengikuti acara Sosialisasi Undang-

Undang, yang dilaksanakan oleh Departemen Dalam Negeri Republik Indonesia (Depdagri RI);

pada ……………. 2009 bertempat di ………………

Demikian surat mandat ini kami buat, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ketua Umum

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia ( KAMMI) PUSAT

Dikeluarkan di : Jakarta

Pada Tanggal :

(Nama Pimpinan )

Jabatan

44


KODE SURAT

45


PEMBAKUAN KODE SURAT

Kode Jenis Surat

No. JENIS SURAT KODE SURAT

1 Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang,dll) PH

2 Undangan (Rapat, pembicara, audiensi, hearing, dll) U

3 Pemberitahuan (kunjungan, dll) B

4 Pengumuman P

5 Mandat /Kuasa M / K

6 Rekomendasi REK

7 Keterangan KET

8 Penugasan (Tugas) T

9 Ucapan UP

10 Memo MO

11 Nota NT

12 Pernyataan PN

13 Kerjasama KS

14 Balasan SB

15 Surat Keputusan SK SK

Catatan: Surat yang kodenya berbeda, penomorannya dimulai dari 1. Sedangkan yang kodenya

sama, penomorannya diurutkan.

Kode Tujuan Surat

No. NAMA KODE SURAT

1 Internal pengurus Komisariat A

2 Kader KAMMI Komisariat, KAMMDA, KAMMPUS B

3 Organisasi di luar KAMMI C

4 Pihak lain (Mis: Instansi Pemerintahan, Kabag. Perlengkapan, dll.) D

46


Kode Organisasi

No ITEM KODE

1. Ketua Umum KU

2. Sekretaris Jenderal SJ

3. Biro Penelitian dan Pengembangan Organisasi LITBANG

4. Biro Kesekretariatan KES

5. Biro Pengembangan Organisasi PO

6. Bendahara Umum BU

7. Wakil Bendahara Umum WBU

8. Bidang Pengkaderan dan Pengorganisasian BP2

9. Departemen Kaderisasi DK

10. Departemen Kompetensi DKP

11. Departemen Pengembangan Wilayah DPW

12. Bidang Kebijakan Strategis BKS

13. Departemen Kajian Strategis DKS

14. Departemen Hubungan Masyarakat DHM

15. Bidang Hubungan Luar Negeri BHLN

16. Bidang Pengembangan Ekonomi dan Kemandirian Masyarakat BPEKM

17. Departemen Ekonomi dan Kewirausahaan DEK

18. Departemen Kemandirian Masyarakat DKM

19. Bidang Kemuslimahan BKM

20. Departemen Pemberdayaan Potensi Muslimah DP2M

21. Departemen Advokasi Muslimah DAM

22. LSO L

23. Badan Permusawaratan KAMMI BP

24. Panitia Bersama PBM

47


Kode KAMMI Wilayah/Daerah

No KAMMI WILAYAH / KAMMI DAERAH KODE

1. Jabar KW1

1. Bandung 1.KD-1

2. Cirebon 1.KD-2

3. Tasikmalaya 1.KD-3

4. Garut 1.KD-4

5. Sukabumi 1.KD-5

6. Sumedang 1.KD-6

7. Ciamis (P)

8. Cianjur (P)

9. Subang (P)

2. DIY KW2

1. Bantul 2.KD-1

2. Sleman 2.KD-2

3. Kota 2.KD-3

3. Kalimantan KW3

1. Kalimantan Timur (Kaltim) 3.KD-1

2. Kalimantan Selatan (Kalsel) 3.KD-2

3. Kalimantan Tengah (Kalteng) 3.KD-3

4. Kalimantan Barat (Kalbar) 3.KD-4

4. Sumbagut KW4

1. NAD 4.KD-1

2. Sumatera Utara (Sumut) 4.KD-2

3. Sumatera Barat (Sumbar) 4.KD-3

4. Riau 4.KD-4

5. Kepulauan Riau (Kepri) 4.KD-5

5. Jabal Nuur KW5

1. Surabaya 5.KD-1

48


2. Malang 5.KD-2

3. Jember 5.KD-3

4. Bali 5.KD-4

5. Nusa Tenggara Barat (NTB) 5.KD-5

6. Nusa Tenggara Timur (NTT) 5.KD-6

7. Madiun (P)

6. Jateng KW6

1. Semarang 6.KD-1

2. Solo 6.KD-2

3. Purwokerto 6.KD-3

4. Magelang (P)

7. Sulserabar KW7

1. Makasar 7.KD-1

2. Sulawesi Tenggara (Sultra) 7.KD-2

3. Sulawesi Barat (Sulbar) 7.KD-3

4. Bosowa (P)

5. Luwu Raya (P)

8. Sulutenggo KW8

1. Sulawesi Tengah (Sulteng) 8.KD-1

2. Gorontalo 8.KD-2

3. Sulawesi Utara (Sulut) 8.KD-3

9. Megapolitan KW9

1. Jakarta 9.KD-1

2. Bogor 9.KD-2

3. Banten 9.KD-3

4. Bekasi 9.KD-4

5. Depok 9.KD-5

49


Catatan:

- Untuk KAMMDA persiapan (P), sementara belum ada kodenya, sampai dinyatakan

penuh (mandiri)

- Untuk KAMMDA yang belum ada KAMMWIl-nya, sementara kode yang dicantumkan

hanya kode daerahnya. Setelah KAMMWIL-nya terbentuk, baru ditambahkan kode

wilayahnya.

Kode KAMMDA yang Belum Memiiki KAMMWIL

No KAMMI DAERAH KODE

1. Jambi KD-1

2. Bengkulu KD-2

3. Palembang KD-3

4. Lampung KD-4

5. Bangka Belitung (P)

1. Maluku KD-1

2. Maluku Utara KD-2

3. Kepulauan Sulah (P)

1. Papua KD-1

50


PENOMORAN SURAT

51


PENOMORAN SURAT

1. Surat yang dibuat oleh KAMMI Pusat

1. Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum

001/PH/KU-e/KAMMI/X/009

001 / PH / KU-e / KAMMI/ X / 009

Nomor Jenis Kode Kode Bulan Tahun

Surat Surat dan sifat Surat

i = internal (ke dalam organisasi KAMMI)

e = eksternal ( ke luar organisasi KAMMI)

Keterangan: i (internal) dan e (eksternal) hanya digunakan jika dikeluarkan oleh

KU/KT/KD/KK/SJ/SU.

Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Bidang /Departemn/Biro

Surat yang dikeluarkan Departemen Ekonomi dan Kewirausahaan

001/PH/B/DEK/KAMMI/XI/009

001 / PH / B / DEK / KAMMI/ XI / 009

Nomor Jenis Kode tujuan Kode Kode Bulan Tahun

Bidang

2. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan (di bawah Bidang/Departemen/Biro)

Contoh: Kepanitiaan Sarasehan Nasional KAMMI (SARNAS) di bawah Bidang Kemuslimahan.

001/U/C/SARNAS/BKM/KAMMI/XII/009

3. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan bersama (non-Bidang/Departemen/Biro)

Contoh: Kepanitiaan KAMMI Peduli (KP)

001/U/KP/PBM/KAMMI/X/009

52


2. Surat yang dibuat oleh KAMMI Wilayah

Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum

001/PH/KU-e/KW3/KAMMI/X/009

001 / PH / KU-e / KW3 /KAMMI/ X / 009

Nomor Jenis Kode Kode Kode Bulan Tahun

Surat Surat Wilayah Pusat

3. Surat yang dibuat oleh KAMMI Daerah


001/PH/KU-e/5.KD-1/KAMMI/X/009

001 / PH / KU-e / KW3 /KAMMI/ X / 009

Nomor Jenis Kode Kode Kode Bulan Tahun

Surat Surat Wilayah Pusat

dan Derah

4. Surat yang dibuat oleh KAMMI Komisariat


001/PH/KU-e/K-GRESIK/5.KD-1/KAMMI/X/009

001 / PH / KU-e / K-GRESIK / 5.KD-1 /KAMMI/ X / 009

Nomor Jenis Kode Kode Kode Kode Bulan Tahun

Surat Surat Komisariat Wilayah Pusat

dan Daerah

53


STEMPEL

54


PEMBAKUAN STEMPEL

KAMMI PUSAT membakukan stempel yang digunakan, sebagai berikut:

1. Stempel KAMMI Wilayah dan Daerah sama dengan stempel. KAMMI PUSAT

2. Stempel Komisariat tetap meletakkan nama daerahnya (lihat contoh).

3. Ukuran stempel, penulisan huruf, dan bentuk stempel; diseragamkan.

- Untuk bentuk huruf tuliasan KAMMI mengunakan Times New Roman (Bol/tebal)

- Untuk bentuk huruf tulisan Pengurus KAMMI Pusat, Wilayah, Daerah, dan Komisariat, serta

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia; menggunakan Tohama ( Bold/tebal)

4. Mengenai warna tinta stempel, di tetapkan menggunakan warna biru tua

Contoh:

Stempel KAMMI PUSAT

S

Stempel KAMMI Wilayah

62 mm

21 mm

62 mm

21 mm

55


Stempel KAMMI Daerah

Stempel KAMMI Komisariat

62 mm

21 mm

62 mm

21 mm

56


TANDA TANGAN

57


Surat yang dikeluarkan oleh KAMMI Pusat

a. Langsung dikeluarkan atas nama Ketua Umum

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si. Deni Priyatno, SST.

Ketua Umum Sekretaris Jenderal

b. Dikeluarkan atas nama Bidang

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si. Ketua Umum Ketua Bidang

atau seperti ini:

Ketua Bidang Sekretaris Bidang

Mengetahui,

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum

58


c. Dikeluarkan atas nama Departemen

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si. Ketua Umum Ketua Departemen

atau seperti ini:

Ketua Bidang Ketua Departemen

Mengetahui,

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si. Ketua Umum

59


d. Dikeluarkan atas nama Biro

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si. Ketua Umum Ketua Biro

atau seperti ini:

Deni Priyatno, SST.

Sekretaris Jenderal Ketua Biro

Mengetahui,

Rijalul Imam,S.Hum, M.Si. Ketua Umum

e. Dikeluarkan mengatasnamakan

Contoh:

a.n. Ketua Umum

Deni Priyatno, SST.

Sekretaris Jenderal

Nb: Stempel harus terkena tanda tangan, tetapi tidak boleh menutupi nama/identitas penanda

tangan.

60


PROTAP PELANTIKAN

PENGURUS

61


PROTAP PELANTIKAN PENGURUS

Untuk menyeragamkan tata aturan pelaksanaan proses pelantikan pengurus KAMMI secara

nasional, maka perlu dibuat suatu peraturan pelaksanaan pelantikan pengurus KAMMI. Adapun

aturannya sbb:

A. Aturan Pelantikan

1. Pelantikan pengurus KAMMI adalah pelantikan Ketua dan seluruh jajaran pengurus KAMMI.

2. Pelantikan pengurus KAMMI Pusat dilakukan oleh Ketua Badan Permusyawaratan KAMMI

Pusat, berdasarkan hasil Ketetapan Muktamar KAMMI.

3. Pelantikan Pengurus KAMMI Wilayah/Daerah dilakukan oleh Ketua umum KAMMI Pusat,

yang mewakili di tingkat Pimpinan Pusat KAMMI atau KAMMI Wilayah, berdasarkan SK

Ketua Umum KAMMI kepada Ketua terpilih.KAMMI Wilayah/Daerah.

4. Pelantikan Pengurus KAMMI Komisariat dilakukan oleh Ketua Daerah atau yang mewakili di

tingkat KAMMI Daerah, berdasarkan SK Ketua KAMMI Daerah kepada Ketua terpilih

Komisariat.

B. Perangkat Pelantikan

1. Surat Keputusan (SK) Muktamar untuk Penguras KAMMI Pusat,

SK Ketua KAMMI Pusat untuk Ketua dan Pengurus KAMMI Wilayah,

SK Ketua KAMMI Pusat untuk Ketua dan Pengurus KAMMI Daerah,

SK Ketua KAMMI Daerah Untuk Ketua Komisariat

2. Naskah Ikrar KAMMI

3. Naskah Pelantikan

meliputi: Surat Keputusan Ketua Umum dan Daftar Pengurus KAMMI Pusat, Wilayah, Daerah,

atau Komisariat

4. Tek Mars KAMMI (Lagu Tekad-Izzis)

5. Naskah Pidato Politik Ketua Terpih

62


C. Pelaksanaan Pelantikan

1. Syarat pelaksanaan pelantikan

Susunan Acara Pelantikan:

- Pembukaan (dibawakan oleh MC).

- Pembacaan Al-Qur‟an (dibawakan oleh Petugas yang ditunjuk).

- Menyayikan lagu Indonesia Raya (aba-aba dari petugas yang ditunjuk).

- Menyayikan mars KAMMI.

- Proses pelantikan:

1. Proses Pelantikan (dilakukan oleh KAMMI Pusat atau Wilayah yang diberi mandat.

2. Pemanggilan Pengurus baru KAMMI (satu per satu) ke depan/podium

3. Pembacaan SK

4. Pembacaan Ikrar

- Serah terima dari Pengurus lama Kepada Pengurus terpilih (misal: memberikan panji/atribut

KAMMI sebagai simbol).

- Sambutan-sambutan:

a. Sambutan Panitia (dibawakan oleh ketua Panitia)

b. Sambutan Perwakilan KAMMI Pusat/Wilayah.

c. Sambutan BP/MP ( dibawakan oleh ketua BP/MP terpilih)

- Orasi Ketua terpilih

- Acara Tambahan (Hiburan)

- Penutup

2. Perangkat acara

Perangkat kebutuhan yang harus ada:

- Naskah Ikrar KAMMI

- Naskah Pelantikan

- Tek Mars KAMMI

- Naskah Pidato Politik Ketua Terpilih

Jangka waktu pelatikan dari terpilihnya ketua Wilayah, Daerah, atau Komisariat maksimal dua

bulan, untuk menyusun kepengurusan yang baru. Setelah kepengurusan yang baru terbentuk, maka

dapat dilakukan proses pelantikan.

Catatan:

Untuk proses pelantikan Pengurus Komsat dilakukan oleh KAMMI Daerah.

63


STANDARDISASI

PENGAJUAN SK

64


PENGAJUAN SK

Pengajuan (SK) Surat keputusan yang dibuat KAMMI Wilayah/Daerah.

Untuk merapikan administrasi organisasi Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(KAMMI) diperlukan mekanisme mengajukan pembuatan Surat Keputusan tentang penetapan

kepengurusan KAMMI Wilayah atau Daerah.

Syarat-syarat untuk pengajuan Surat Keputuasan:

1. Mengajukan Surat Permohonan penerbitan SK (Surat Keputasan)

2. Melampirkan Surat Ketetapan (Konsideran) MUSWIL/MUSDA tt pengangkatan Ketua..

3. Melampirkan lembar kepengurusan KAMMWIL/KAMMDA (Nama + CP).

Catatan :

Bagi KAMMDA Surat yang dibuat ditembuskan ke KAMMWIL.

Bagi Komisariat Surat permohanan penerbitann SK ditujukan kepada Ketua KAMMI

Daerah

65


PEMBAKUAN ATRIBUT

66


PEMBAKUAN ATRIBUT

1. Papan Nama Sekretariat/Kantor

KANTOR KAMMI PUSAT

KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA (The Action Group of Indonesian Moslem Students)

Jalan Gugus Depan Rt.03/02 No. 2 Palmeriam Kec. Matraman Jakarta Timur

Telp. (021) 8502226 / (021) 70228767

[email protected] http.//www.kammi.or.id

67


2. Kop Surat

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (The Action Group of Indonesian Moslem Students)

PIMPINAN PUSAT KAMMI

Jalan Gugus Depan, No. 2, RT. 03, RW. 02, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman-Jakarta Timur Telepon, E-mail: 081220881977 / 021-94404029, [email protected] / http://www.kammi.or.id


(KAMMI) Wilayah Kalimantan

Jalan Wahid Hasyim, RT. 17, Samarinda-Kalimantan Timur

Telepon, E-mail: 085752856321, [email protected] / http://www.kammi.blogspot.com


(KAMMI) Daerah Jakarta

Jalan Mampang Prapatan 10, No. 11A, Mampang-Jakarta Selatan

Telepon, E-mail: 08561014594, [email protected]


(KAMMI) Papua-Komisariat Merauke

Jalan Pendidikan Perumnas, Blok D, Nomor 17, Merauke.

Telepon/E-mail: 08561014594, [email protected]


http://www.kammi.or.id/


http://www.kammi.blogspot.com/

68


3. Amplop Surat

347192 Kesatuan

Aksi Mahasiswa

Muslim Indonesia

Jalan Gugus Depan, Rt. 02 / Rw. 03, No. 2, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman -

Jakarta Timur

Kepada:

Bapak……………………………….

Di-

………..


PIMPINAN PUSAT KAMMI Jalan ………………………………………………………………………

Telepon/Faksimili: ………………..

Kepada:

Bapak……………………………….

Di-

………

69


4. Kartu Tanda Anggota (KTA)

Catatan: - Bila pembuatannya mandiri, format KTA ditentukan oleh KAMMI Pusat.

Sedangkan teknisnya oleh KAMMDA.

- Bila bekerja sama dengan Bank/instansi lain, MOU (Kesepakatan) di bawah

KAMMI Pusat.

NO PROGRAM KEGIATAN KETERANGAN

1 Kartu Anggota Penomoran Kartu

Anggota KAMMI

Sebagai contoh:

05. 05. 04. 2005. 001 Komsat/Kamda/Wilayah/Tahun/No.urut

05 : Kode Komsat

05 : Kode KAMMDA

04 : Kode Wilayah

2005 : Tahun Masuk KAMMI (DM I)

001 : No. urut

70


5. Jas KAMMI

Documents

DESKRIPSI KERJA · PDF fileSurat keluar bisa dibuat berbagai macam cara antara lain : a. Berdasarkan dikte dari Ketua b. ... Nama Tanggal pinjam Tanggal Kembali Perihal Tanda Tangan