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Dionnys PeaDescarte documental en bibliotecas universitarias: la
validacin de una metodologa
Biblioteca Universitaria, vol. 12, nm. 2, julio-diciembre, 2009,
pp. 120-130,Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Mxico
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BIBL. UNIV., JULIO-DICIEMBRE 2009, VOL. 12, No. 2, P.
120-130
Dionnys Pea**
la validacin de una metodologa*Descarte documental en
bibliotecas universitarias:
Abstract
ResumenCon el objetivo de validar una metodologa para depurar
las colecciones en las bibliotecas universitarias
de la Universidad del Zulia (luz), Venezuela, se acudi a la
investigacin-accin en el caso particular de la
coleccin de la Biblioteca Ral Osorio Lazo de la Facultad de
Humanidades y Educacin. Siguiendo los lineamientos tericos
relacionados con el descarte documental, adems de las asesoras
tcnicas, las opinio-
nes de los biblioteclogos ejecutores del proceso y las consultas
a expertos, logr observarse la discrepancia entre los criterios de
estos ltimos y el resto de las fuentes consideradas. Se concluye
que una metodologa
de evaluacin de colecciones basada exclusivamente en el juicio
de los expertos (docentes) no es conveniente para tomar la decisin
definitiva de descartar materiales documentales de las bibliotecas
universitarias.
In order to validate a methodology to justify the collections in
university libraries of the University of Zulia, Venezuela, it was
resorted to action research in the particular case of the Ral Lazo
Osorio Li-brarys collection at the School of Humanities and
Education. Following the theoretical guidelines asso-ciated with
document discarding, in addition to technical advice, opinions from
the librarians involved in the process and consultations with
experts, it was achieved to observe the discrepancy between the
criteria of the latter and the rest of the sources considered. We
conclude that an evaluation methodology of collection evaluation,
based solely on the opinion of experts (professors), is not
advisable in order to take the final decision to discard materials
in university libraries.
Palabras clave: Descarte documental, bibliotecas universitarias,
metodologa de descarte, evaluacin de colecciones.
Keywords: Document discarding, university libraries, discard
methodology, collection evaluation
* Este trabajo es producto de la integracin de resultados en las
tutoras de las Prcticas Profesionales III de la Escuela
de Bibliotecologa y Archivologa de la Universidad del Zulia
(Luz), con la colaboracin de los bachilleres: Sarah Surez,
Odessa Bolvar y John Cern.
** Licenciado en Bibliotecologa y Archivologa, magster en
Ciencias de la Comunicacin. Profesor agregado de la Escuela
de Bibliotecologa y Archivologa de Luz. Email:
[email protected]
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Dionnys Pea
Este trabajo figura como un esfuerzo por trascender al pla-no de
la prctica, en tanto plantea como objetivo central validar una
metodologa para la aplicacin del proceso de descarte en bibliotecas
universitarias, partiendo de las propuestas de Bolvar y Surez2,
Cern3, ejecutadas en el marco de las Prcticas Profesionales iii de
la Escuela de Bibliotecologa y Archivologa de luz, de donde emerge
la idea de desarrollar soluciones prcticas en este sentido.
Para lograr el fin previsto se acudi a la investigacin-accin en
el caso particular de la coleccin de la Biblioteca Ral Osorio Lazo
de la Facultad de Humanidades y Educacin, si-guiendo la aplicacin
de lineamientos tericos relacionados con la evaluacin de
colecciones, las asesoras tcnicas, las opiniones de los
biblioteclogos ejecutores y las consultas a expertos. Se aspira a
que la metodologa desarrollada permi-ta tomar decisiones
definitivas en torno al destino de algunos materiales, considerando
el criterio de los expertos como determinante y con ello
aproximarnos a un modelo idneo para realizar el referido proceso en
el resto de las bibliotecas acadmicas que integran el campus
universitario.
Algunos criterios tericos para el descarte documental
Las diferentes concepciones sobre el descarte lo de-finen como
un proceso evaluativo que conlleva a la decisin de retirar de las
colecciones los materiales documentales que no renen las
condiciones mnimas para ser utilizados por los usuarios.4 Algunos
autores
2 BoLvar, Odessa, Surez, Sarah. Propuesta metodolgica
para el descarte bibliogrfico en las bibliotecas universita-
rias: caso biblioteca Dr. Ral Osorio Lazo de la Facultad de
Humanidades y Educacin de Luz. Maracaibo, Venezuela:
Universidad del Zulia, 2005. 162 p. (Tesis de pregrado).3 Cern,
John. Aplicacin del proceso de descarte en la co-
leccin general de la biblioteca Dr. Ral Osorio Lazo: 1era.
fase. Maracaibo, Venezuela: Universidad del Zulia, 2005. 102
p. (Tesis de pregrado)4 CoLoma Santibez, David. El descarte en
la biblioteca [en l-
nea]: elaborando un reporte tcnico con sustento legal. 1999.
[Consulta: 16 enero 2006].
Introduccin
C ada ao las universidades venezolanas invier-ten el 1.5% de su
presupuesto en el sector bibliotecario, del cual el 80% se orienta
a la adquisicin de materiales documentales para nutrir las
in-mensas colecciones en todas las reas del conocimien-to asociadas
a las carreras que imparten. Esta dinmica genera un incremento
considerable de las colecciones, las cuales pocas veces reciben una
evaluacin exhausti-va que permita distinguir aquellos documentos
que real-mente merecen ser conservados y que efectivamente son
aprovechados, ocasionando un sinnmero de problemas y costos que se
traducen en saturacin, duplicidad, ob-solescencia, limitaciones de
espacio fsico, deterioro de las colecciones, dificultades para el
acceso inmediato y finalmente la insatisfaccin del usuario
final.
Dadas las condiciones anteriores, no queda lugar a dudas la
importancia que adquiere el proceso de evaluacin de colecciones
dentro de la planificacin de acciones priori-tarias en las
bibliotecas acadmicas nacionales, en tanto se concibe como una
estrategia clave para depurarlas mediante el retiro de aquellos
materiales que ya no se ajustan a los fines de investigacin y
docencia. De esta manera se prepara el terreno para nuevas
adquisiciones o bien para dar paso a otras modalidades documentales
tales como las colecciones digitales.
En el caso de las bibliotecas de la Universidad del Zulia (luz),
el problema de la evaluacin documental figura como un tema
sensitivo y por tanto todos los intentos de ejecucin del mismo
suelen estacionarse en la fase de evaluacin o a nivel terico, dada
la responsabili-dad institucional y legal que amenaza con recaer
sobre las personas que deciden aplicarlo. En consecuencia, las
crisis en materia de servicios y ambientacin que atraviesan estas
unidades de informacin obedecen, en gran medida, a la inercia en
cuanto a la decisin de ejecutar tan importante proceso.1
1 ortega, Egla y Pea, Dionnys. Redimensionamiento de la
Bibliote-
ca Ral Osorio Lazo. Informe presentado al Consejo de
Facultad
de Humanidades y Educacin. Universidad del Zulia, 2002. 35
p.
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Descarte documental en bibliotecas universitarias: la validacin
de una metodologa
consideran el descarte, o tambin llamado expurgo, como la
transferencia de los fondos dentro de la mis-ma biblioteca, a otras
instituciones o a la destruccin material; lo cierto es que consiste
en una eliminacin responsable y necesaria para la biblioteca basada
en razones de eficacia y vigencia de la coleccin, en tanto espejo
cultural de la poca.5
Las ventajas que ofrece el descarte se traducen en mejores
condiciones de conservacin, accesibilidad de los materiales y
esttica, en tanto las colecciones tienden a ocupar un porcentaje
importante del espacio total de las bibliotecas. De igual manera,
el ahorro de dinero y recursos de todo tipo son razones de peso
para practicar el descarte en las bibliotecas, pese a las posturas
conservacionistas que abogan por la no con-veniencia de
desincorporar parte de las colecciones.
5 gmez, Jos. Gestin de bibliotecas. Murcia, Espaa: DM,
2002. 342 p.
De acuerdo con Gmez6, la biblioteca es una colec-cin viva que
debe adaptarse a las necesidades de los usuarios para servirles y
no solo para conservar, de modo que conseguir una coleccin
relevante y con la mayor accesibilidad pasa por eliminar la mezcla
de obras de inters con las ya obsoletas, entendiendo que esto se
matiza segn el tipo de biblioteca, sus fi-nalidades y su campo de
conocimiento.
En el caso de las bibliotecas especializadas y acad-micas, los
documentos alcanzan una vida media, pues el crecimiento de la
ciencia priva de su valor informa-tivo a buena parte de los fondos
y fuentes generales de informacin, representando una distorsin para
el usuario que debe usarlas para aprender y mantenerse actualizado,
es decir hay una continua prdida de sig-nificado cientfico y
prctico de algunos documentos que debe ser paliada con el
descarte.
Entendida como una labor de gestin de colecciones, la aplicacin
del proceso de descarte en las bibliote-cas requiere de unos
criterios o polticas bien definidas de modo que no se cometan
arbitrariedades o errores que signifiquen prdidas irreparables y
desperdicio de recursos. Entre las posturas respecto al tema se
en-cuentran la de Velasco7, quien considera criterios ob-jetivos y
subjetivos para la aplicacin del descarte, los primeros tienen que
ver con caractersticas presentes en las obras que pueden ser
verificables mediante un anlisis externo de la misma y se refieren
a:
1. Antigedad: la cual puede constatarse mediante indicadores
como las fechas de depsito legal y de edicin de la obra que
determinan en primera instancia el tiempo que tiene el texto en el
mercado.
2. Duplicidad de ejemplares de una misma obra: esto requiere un
estudio para definir qu cantidad de ejemplares merecen la pena
conservar segn el uso de los mismos.
6 Idem.7 veLaSCo, Merino. El expurgo una tarea ms en la
biblioteca
[en lnea]. 2000.
[Consulta: 10 diciembre 2004].
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manidades, pues stas slo alcanzan la obsolescencia cuando un
conocimiento nuevo viene a invalidar uno anterior. Tambin se
plantea como criterio que en la depuracin inicial no se puede hacer
un descarte ma-yor al 5% de la coleccin y que deber conservarse un
ejemplar de cada libro o material en buen estado, ya que stos
pueden llegar a ser tiles para precisar el marco histrico de las
investigaciones.
En el caso de la Universidad de Puerto Rico9, donde hay avances
significativos en cuanto a la ejecucin del proceso de descarte, se
considera la fecha de cir-culacin pero ningn recurso se descarta
basndose nicamente en la falta de uso. Adems se agrega un criterio,
el referido a la relacin de la coleccin con los programas
acadmicos, lo cual es bsico en contextos universitarios pero
amerita una investigacin minucio-sa que vincule la biblioteca con
los departamentos y/o ctedras de cada unidad acadmica.
Otras posturas, como las de Negrete,10 son menos exhaustivas al
plantear que el descarte es aplicable a materiales con informacin
obsoleta, totalmente dete-riorados, duplicados o en idiomas que no
manejan los usuarios. Obviamente al hablar de informacin obso-leta,
se asume la necesidad de hacer un anlisis de contenido que as lo
determine o corrobore.
Sobre la metodologa propuesta
Partiendo de los fundamentos tericos anteriores y tomando como
referencia las propuestas de Bolvar y Surez11, Cern12, se construy
una metodologa in-tegral que permite servir de gua para la ejecucin
del
9 Universidad de Puerto Rico Poltica de desarrollo de
coleccio-
nes [en lnea].
[Consulta: 2 febrero 2005].10 negrete, Mara del Carmen. El
mantenimiento de las colec-
ciones en las Bibliotecas Universitarias. Hemera: revista de
ciencias bibliotecolgicas y de la informacin, 2004, Ao 2,
vol. 2, no. 3, p. 6-16.11 BoLvar, Odessa, Surez, Sarah, op.
cit.12 Cern, John, op. cit.
3. Estado fsico o estado de conservacin: se refiere a reconocer
cun deterioradas se encuentran las obras para plantearse su
restauracin, sustitucin o simple eli-minacin. Este criterio puede
basarse en indicadores como la calidad del papel, del empaste, la
presentacin, presencia de microorganismos, entre otros.
4. Redundancia en la informacin: tiene que ver con los diversos
formatos donde pue-da encontrarse la misma informacin
(en-ciclopedias, bases de datos, artculos de publicaciones
peridicas, entre otros).
5. Frecuencia de uso: el indicador clave que se emplea en este
criterio es la ficha de registro de consultas y prstamo, al igual
que las estadsticas consolidadas que se lleven en el servicio de
circulacin.
Los criterios subjetivos se refieren al anlisis interno y
profundo del contenido de las obras que componen la coleccin y por
lo general se fundamentan en el grado de pertinencia u
obsolescencia de los documentos. Los indicadores para medir esta
variable dependen en gran medida de la persona que realice este
anlisis, para lo cual sera ideal contar con la ayuda de
especia-listas en cada rea del conocimiento.
En el contexto latinoamericano algunos centros de informacin han
definido criterios que sirven de re-ferentes o como experiencias
exitosas en materia de descarte, tal es el caso del Centro de
Informacin Campus Laguna8 en Mxico, el cual considera criterios
relativos a los plazos de vigencia segn algunas reas del
conocimiento que sirven como apoyo al anlisis de pertinencia de las
obras. De modo que se establecen tres aos para el rea de computacin
(salvo por lo que se refiere a principios generales), 15 aos para
el rea de negocios e indefinido para colecciones de hu-
8 Centro de Informacin Campus Laguna. Definicin del Acervo y
polticas aplicables al desarrollo y mantenimiento de la
coleccin
de la biblioteca del campus laguna del Itesm [en lnea].
2002.
[Con-
sulta: 5 enero 2005].
Dionnys Pea
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proceso en bibliotecas acadmicas, tal metodologa comprende las
siguientes fases:
1. Diagnstico preliminar de la coleccin: con este primer
acercamiento a la colec-cin se busca conocer aspectos como la
organizacin tcnica, estructuracin o dis-posicin en el espacio
fsico, tipos de so-portes que incluye y lo ms importante la
cantidad total de ejemplares que se mane-jan. Esto permite contar
con un perfil gene-ral y el volumen inicial de las colecciones por
intervenir con el proceso de descarte.
2. Muestreo de la coleccin: dadas las dimensiones que suelen
alcanzar las co-lecciones de bibliotecas universitarias, resulta
necesario definir una muestra para aplicarle la tcnica de descarte
se-leccionada y comprobar la efectividad de la misma en el contexto
particular. Cabe destacar que la muestra de la coleccin puede ser
calculada de manera aleatoria simple o de manera intencional, segn
las reas del sistema de clasificacin que tie-nen ms urgencia de ser
evaluadas.
3. Establecimiento de la tcnica de des-carte: en este momento se
sugiere to-mar la decisin acerca de la tcnica de descarte ms
recomendable, definiendo si ste se realizar de manera ejecutiva
(decisin tomada slo por el director de la biblioteca), por equipos
de trabajo in-ternos (procesos tcnicos y circulacin y prstamo), de
acuerdo con la opinin de expertos en materia de contenido, por
comparacin con programas acadmicos, segn estudios de usuarios o
mediante combinacin de varias de estas opciones. Cualquiera que sea
la tcnica selecciona-da debe sustentarse en las caractersticas de
la biblioteca particular.
4. Definicin de criterios de evaluacin: esta fase comprende la
decisin respecto a las variables consideradas como las ms idneas y
confiables para realizar la evalua-cin de las obras que componen la
colec-cin, tomando en cuenta la naturaleza de la misma y las
polticas o experiencias previas en la realizacin del proceso por
cada bi-blioteca en particular. Esta fase tiene como producto el
diseo de un instrumento o for-mulario que sirva de soporte para
registrar las observaciones en el proceso de evalua-cin de las
obras, el orden de las mismas durante el proceso y los responsables
de su realizacin, constituyndose como cam-pos esenciales para la
fase siguiente.
5. Diseo de la base de datos: se conside-ra fundamental la
automatizacin de la in-formacin concerniente a los documentos en
proceso de evaluacin, de tal manera que es conveniente disear una
base de datos y un manejador de bases de datos, asumiendo los
campos definidos en la fase anterior y las opciones de salida que
ms convengan a objeto de la consulta o anlisis para la toma de
decisin definitiva sobre las obras. Esta base de datos debe ofrecer
un registro ordenado de la infor-macin recopilada, adems de
facilitar el intercambio de informacin en lnea para las instancias
que participan en el proce-so o, en su defecto, la generacin de
re-portes impresos que incluyan los criterios requeridos. Cabe
resaltar las ventajas del almacenamiento y conservacin de
hist-ricos sobre la realizacin del proceso que puede ofrecer este
recurso.
6. Recoleccin de datos sobre las obras: cual sea la tcnica
seleccionada para la aplicacin del descarte, debe pasar por la
trascripcin de los datos sobre las obras en la base de datos o en
el formulario dise-ado para tal fin. En esta fase se realiza el
Descarte documental en bibliotecas universitarias: la validacin
de una metodologa
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Todas estas fases en su conjunto constituyen una metodologa en
tanto que contempla tcnicas, pro-cedimientos, instrumentos y
recursos que orientan el descarte en bibliotecas universitarias.
Adems de constituirse en una herramienta de planificacin y
re-flexin sobre cmo realizar el proceso, debido a que se conciben
aspectos que aun no se han contemplado en la teora y que responden
a la creatividad de los inves-tigadores ante una realidad
particular dada.
Validacin de la metodologa con la coleccin brol
Para la validacin de la metodologa se acudi a la aplicacin de la
misma a la coleccin general de la Biblioteca Dr. Ral Osorio Lazo
(brol), la cual se en-cuentra ubicada en la sede de la Facultad de
Huma-nidades y Educacin de la Universidad del Zulia. Las
anlisis objetivo de la obra bajo la respon-sabilidad de algn
biblioteclogo o asis-tente de biblioteca, teniendo una gua a la
mano que explicite los casos que pueden presentarse al momento de
aplicar cada criterio. Con ello se evitan las disyuntivas o dudas
que puedan presentarse en los casos especiales por analizar.
7. Anlisis de las obras: comprende el pro-cedimiento para
procesar los datos en su conjunto e interpretarlos a la luz de los
aspectos tericos, lo cual permitir tomar la decisin definitiva
sobre su pertinencia y necesidad de conservacin o descarte. Esto
puede representarse en cuadros re-sumen, grficos o simplemente
mediante decisiones argumentadas.
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razones que privaron para la seleccin de esta unidad como prueba
piloto es que se encuentra en un proce-so de reestructuracin luego
de haber sido declarada en crisis por el Consejo de la Facultad en
el ao 2002 dada la diversidad de problemas que se encontraba
confrontando, siendo unos de los ms graves los rela-cionados con el
espacio fsico y la ambientacin.
Por otra parte la brol es una biblioteca inserta en una de las
facultades ms grandes de la universidad, con un contingente de
aproximadamente 5,000 usuarios reales que gozan de sus servicios y
aproximadamente 10,000 usuarios potenciales entre alumnos de
pregrado, posgra-do, estudiantes provenientes de otras
instituciones edu-cativas de carcter pblico o privado, personal
docente, personal de investigacin, administrativo y obrero. De modo
que esta unidad se constituye en un contexto inte-resante para la
aplicacin de la metodologa previamente descrita, lo cual gener los
siguientes resultados:
En lo que respecta al diagnstico preliminar de la co-leccin, se
encontr que para cumplir su misin de informacin la brol cuenta con
una gran coleccin ge-neral especializada en el rea humanstica,
constituida por 22,000 ttulos y aproximadamente 98,000 ejem-plares,
clasificados conforme al sistema de clasifica-cin Dewey. Este gran
universo de obras se encuentra almacenado en estanteras de metal,
de cinco entrepa-os, alineadas por hileras de ocho y seis
estanteras. Con el transcurso del tiempo el volumen de dicha
co-leccin se ha ido incrementando, lo cual ha implica-do sacrificar
el espacio fsico del rea de consulta y lectura para ampliar la
coleccin puesto que nunca se han realizado procesos de descarte de
manera formal. Este diagnstico general permite concluir en la
nece-sidad inminente de ejecutar este proceso en la brol.
En cuanto a la seleccin de la muestra de la colec-cin, se acudi
a un muestreo de tipo intencional por rea del conocimiento,
comenzando por las secciones de Obras Generales (000-099),
Psicologa y Filosofa (100-199), las cuales representan las primeras
reas del sistema. Se seleccionaron estas reas atendiendo a que el
trabajo ser abordado por fases y se necesita llevar una secuencia
ordenada de las secciones que
han sido evaluadas con respecto a las faltantes. La to-talidad
de esta muestra abarca 1,583 ejemplares.
La tcnica de descarte seleccionada result en una com-binacin
entre la evaluacin de biblioteclogos (analistas) y el juicio de
expertos o consulta con los especialistas (do-centes clave)
correspondientes a cada una de las reas del conocimiento
consideradas en la muestra, siendo los segundos quienes daran la
ltima palabra sobre el mate-rial por ser descartado y la opinin de
los primeros funga como una referencia para los referidos
especialistas.
De los criterios establecidos para la evaluacin de las obras, se
tomaron en cuenta como criterios del biblio-teclogo o analista los
relacionados con: el nmero de registro de la obra, autor, ttulo, ao
de publicacin, edicin, nmero de ejemplar, estado de conservacin,
ltima fecha de circulacin y el idioma de la obra; sien-do los cinco
ltimos determinantes para tener un pri-mer juicio sobre la
posibilidad del descarte atendiendo a criterios objetivos, tal como
lo refiere Velasco13. Para el caso de los criterios subjetivos,
stos se dejaron a discrecin de los especialistas en razn al
prestigio de la obra o del autor, vigencia de la teora, pertinencia
para los pensum de estudio que administra, y otros aspectos que
considere relevantes de la obra.
Con base en los criterios establecidos se dise un formulario de
entrada de datos que contempla los indi-cadores a ser considerados
en el caso del bibliotec-logo/analista y un juicio preliminar de
ste respecto a la decisin de descartar; seguidamente se presenta el
campo referido a la decisin del especialista en torno a volver a
adquirir, restaurar o descartar y finalmente algunas observaciones
generales por parte del direc-tivo de la biblioteca. Cabe destacar
la no presencia explcita de los criterios del experto de contenido,
pues se asumi que dada su experiencia ste poda acudir a los
procedimientos e indicadores que considerara pertinentes para
emitir su veredicto.
Para el diseo de la base de datos se acudi al ma-nejador de
bases de datos Access 2003 de Microsoft Office y se asumieron como
insumo los campos esta-
13 veLaSCo, Merino, op. cit.
Descarte documental en bibliotecas universitarias: la validacin
de una metodologa
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Para el rea de computacin: resultaron descartables 59 ejemplares
y no descar-tables 472. Basndose en estos resulta-dos se puede
inferir que los indicadores que pudieron privar en la decisin de
des-carte fueron la antigedad de las obras seleccionadas (aos
comprendidos entre 1968 y 2001) y el estado de conserva-cin: malo,
que representa una obra en condiciones no favorables en cuanto a la
circulacin y prstamo de la misma. Sobre este grupo de obras, los
especia-listas opinan que es pertinente tratar de actualizar la
coleccin ya que es un rea en donde en todo momento se est
gene-rando conocimiento, por lo cual se debe-rn tomar medidas con
prontitud para que puedan aumentar los niveles de competi-tividad
de esta rea de la coleccin. Esta opinin concuerda con el criterio
del Cen-tro de Informacin Campus Laguna para el rea de computacin,
que plantean los ltimos tres aos como lo vigente. Sin em-bargo,
llama la atencin que siendo este criterio el que prevalece, la
cantidad des-cartable sea tan poca.
Para el rea de filosofa: fueron marcados como descartables 193
ejemplares y 86 no descartables. Segn los expertos, esta decisin se
apoya en criterios como la an-tigedad del material (aos
comprendidos entre 1944 y 1998) y el estado de conser-vacin (entre
regular y malo). Se recomen-d adquirir nuevos ejemplares, as como
restaurar algunos de los ttulos que sirven como clsicos para la
coleccin. Esta deci-sin contradice criterios tericos como los que
advierten que las colecciones de huma-nidades rara vez alcanzan
obsolescencia y si as ocurriera debe conservarse al menos un
ejemplar en buen estado para precisar el marco histrico de las
investigaciones.14
14 Centro de Informacin Campus Laguna, op. cit.
blecidos en el formulario de registro de datos. De tal modo que
la base de datos qued constituida por los siguientes mdulos:
verificacin de informacin (vistas previas de las obras y registros
adicionales), consultas (registros detallados por campos deseados),
vistas de informes (resumen de informacin integrada para decisin
definitiva), control de descarte (histrico de material descartado);
la base de datos representa un producto sencillo de fcil manejo,
que permite mltiples vas para la recuperacin de la informacin y es
una fase especialmente til para agregarle agilidad al proceso.
El registro de los datos particulares de las obras se llev a
cabo por parte del biblioteclogo/analista me-diante una descripcin
de cada una de las obras aten-diendo a los campos establecidos en
la base de datos, hasta emitir la opinin sobre las mismas. Para
esta la-bor fue necesario disponer de una terminal exclusiva en un
rea cercana a las colecciones y elaborar una gua explicativa de los
posibles casos o variantes por considerar sobre todo en lo que
respecta al campo del estado de conservacin, donde es necesario
aclarar lo que ser designado como bueno, regular, malo.
Luego de cumplir con esta primera fase de acopio de los datos
esenciales de las obras, se procedi a contactar a los diversos
especialistas de las reas del conocimiento objeto de anlisis, para
lo cual se procedi a la realizacin de entrevistas con stos para
solicitarles su colaboracin y explicarles los fines del trabajo,
obteniendo gran recep-tividad por parte de los distintos
coordinadores de las menciones. Se dejaron los paquetes de
registros impre-sos y con el seguimiento realizado se logr obtener
el juicio de los expertos en cuanto a las obras.
Para generar los resultados del anlisis de los reportes se llev
a cabo una serie de actividades tales como las de comparar,
integrar e interpretar los registros y da-tos aportados por los
especialistas, como decisin final para la aprobacin del proceso. De
igual modo, estos resultados se relacionaron con algunos
indicadores provenientes de la opinin de los biblioteclogos
ana-listas, como: el ao de publicacin, estado de conser-vacin y
edicin, a fin de justificar algunas decisiones sobre los grupos de
materiales evaluados. As:
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En el rea de psicologa: fueron sealados como descartables 145
ejemplares y no descartables 324. La indicacin de descar-te se
apoya en criterios como la antigedad de los textos, los cuales
comprenden desde 1955 a 1998, en virtud de que segn los expertos en
esta rea han surgido nuevos enfoques; adems, el estado de
conserva-cin se adjudica como malo haciendo los materiales poco
aptos para la consulta. En este caso el descarte es viable, segn el
planteamiento de Negrete15, para los mate-riales totalmente
deteriorados y con infor-macin obsoleta al igual que el criterio
del Centro de Informacin Campus Laguna16, de que un conocimiento
nuevo invalida uno anterior, lo cual es muy frecuente en la
cien-cia del comportamiento humano.
En el rea de metodologa: se considera-ron como descartables 58
ejemplares y no descartables 177. Los textos por des-cartar se
encuentran enmarcados desde 1959 a 2001 y la gran mayora cuentan
con un buen estado de conservacin, pero se acotan los altos ndices
de obsolescen-cia ya que existen nuevas ediciones de los ejemplares
analizados. No obstante, es im-portante resaltar que la
obsolescencia en esta rea debe examinarse con cuidado, pues los
cambios en el mtodo cientfico no son considerables en el
tiempo.
Conclusiones
En aras de dar respuesta al objetivo central planteado en este
trabajo es necesario considerar todos los de-talles (a favor y en
contra) de la metodologa propues-ta, a fin de aportar algunas
reflexiones finales sobre su efectividad y servir como modelo de
aplicacin a otras bibliotecas universitarias:
15 negrete, Mara del Carmen, op. cit.16 Centro de Informacin
Campus Laguna, op. cit.
La fase correspondiente al diagnstico pre-liminar de la coleccin
se consider muy til para los fines de conocer la naturaleza del
trabajo por parte de los biblioteclogos analistas que la
emprendieron. Esto permi-ti determinar, a simple vista, si
realmente es necesario iniciar un proceso de descar-te y adquirir
conciencia de la magnitud del problema, de tal manera que se
conside-ra una fase absolutamente necesaria an cuando el proceso
sea emprendido por el personal de circulacin y prstamo, que dice
conocer las colecciones pero que es incapaz de argumentar
objetivamente el ini-cio de este tipo de proyectos.
El tipo de muestreo asumido para la colec-cin con base al
criterio intencional (des-de las primeras reas temticas) tambin
result fluido para el caso brol, en virtud de la necesidad de
acometer el anlisis to-tal de fondo en esta unidad. No obstante,
para otras realidades tal vez sea necesario estudiar estrategias
como el rea crtica o el azar simple, segn las caractersticas
particulares o alcance esperado.
En lo que se refiere a la tcnica de des-carte seleccionada, pudo
constatarse que aunque sta fue concebida como una triangulacin
entre las opiniones del biblioteclogo-analista, los expertos de
contenido y la del director de la biblioteca, termin asignndose
exagerado nfasis a los segundos, dado que se pens en el trabajo del
biblioteclogo como una labor descriptiva para guiar una decisin
defi-nitiva que estara en manos del experto y avalada por el
director. En este particular hace falta aclarar la estrategia de
interven-cin de los diferentes actores y precisar la
responsabilidad equitativa de cada uno de ellos, al igual que su
perfil de competen-cias para participar en el proceso.
Descarte documental en bibliotecas universitarias: la validacin
de una metodologa
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BIBL. UNIV., JULIO-DICIEMBRE 2009, VOL. 12, No. 2
En el anlisis de las obras evaluadas se pudieron corroborar las
discrepancias en-tre los criterios tericos establecidos, las
recomendaciones del biblioteclogo eva-luador y el juicio definitivo
realizado por los expertos de cada rea del conocimiento, en virtud
de que, en muchos casos, estos ltimos asumieron las recomendaciones
del biblioteclogo y no hicieron un anlisis exhaustivo del contenido
de las obras para determinar su valor histrico, arriesgando
importantes colecciones como fue el caso de filosofa, psicologa y
metodologa.
De acuerdo con lo descrito, puede concluirse que una metodologa
basada exclusivamente en el juicio de los expertos (docentes) no es
vlida para tomar la deci-sin definitiva de descartar materiales
documentales de las bibliotecas universitarias, es necesario acudir
a otras estrategias que vinculen al personal de circu-lacin y
procesos tcnicos en la realizacin de pro-cesos de investigacin
centrados en la pertinencia de las obras respecto a los programas
acadmicos y su correlacin con los criterios objetivos. De esta
manera las consultas con los expertos podran ser opcionales y
puntales en relacin a casos que no pueda resolver el biblioteclogo,
evitando involucrar en menor medi-da a docentes e investigadores,
quienes usualmente manifiestan disponer de poco tiempo para una
activi-dad de esta naturaleza. a
La fase correspondiente a la definicin de los criterios present
el inconveniente de que los aspectos subjetivos relacionados con el
contenido de los textos no cuen-tan con indicadores tan claros como
los establecidos para los criterios objetivos, en tanto estos
ltimos aparecen en los aspectos tericos o recomendaciones expuestas
por diferentes autores. De tal manera que se dej a discrecin de los
expertos la manera cmo se seleccionara el material a ser
descartado, presentando poca profundidad en el proceso.
La base de datos reproduce los criterios es-tablecidos para el
formulario impreso y ade-ms adiciona mdulos de consultas, repor-tes
y estadsticas que fungen como un medio eficaz para garantizar mayor
organizacin y celeridad en el proceso. Este recurso no re-cibi
crticas negativas en su presentacin preliminar a algunos directivos
de bibliotecas de luz y docentes del rea de desarrollo de
colecciones, lo cual implica su validez.
La recoleccin de los datos sobre las obras por parte del
biblioteclogo demos-tr lo minucioso de este anlisis para ser
efectuado en la totalidad de la coleccin, por lo cual es
conveniente la conformacin de un equipo dedicado a tal actividad
con metas de tiempo establecidas. En lo que respecta a la
recoleccin de datos por par-te de los expertos de contenido, se
consi-der poco factible la impresin de formu-larios para ser
entregados a los expertos para que evalen al detalle las obras; en
este sentido, es necesario concebir una estrategia que permita la
celeridad y con-fiabilidad del proceso con acciones tales como envo
de informacin en lnea, entre-vistas o consultas breves, entre
otras.
Dionnys Pea
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Obras Consultadas
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