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IINNDDIICCEE

INTRODUCCIÓN. 1. Objetivo de la guía del Responsable Técnico. 2. Alcance. 3. Atribución del Programa.

SECCION I. ACTIVIDAD DESARROLLADA POR EL RESPONSABLE TECNICO 1.1. Descripción general de la participación del Responsable Técnico durante la ejecución

del proyecto. 1.2. Agentes del convenio. 1.3. Funciones del Responsable Técnico. 1.4. Incompatibilidad de funciones del Responsable Técnico

SECCION II. ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DEL PROYECTO 2.1 Descripción general. 2.2 Organización de la información previa a la suscripción de convenios. 2.3 Suscripción de convenios. 2.4 Participación de la charla técnica y de Medidas de Seguridad en Obra previo a la visita

de inicio. 2.5 Disponibilidad del primer aporte de cofinanciamiento. 2.6 Participación en la visita de verificación previa al inicio. 2.7 Proceso de selección de participantes. 2.8 Suscripción del acta de entrega de terreno. 2.9 Inicio del cuaderno de obra. 2.10 Inicio de los trabajos. Requisitos para el Inicio del proyecto1.

SECCION III. ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 3.1 Descripción general. 3.2 Solicitud y recepción de desembolsos. 3.3 Disponibilidad del aporte de cofinanciamiento. 3.4 Adquisición de materiales, herramientas y servicios. 3.5 Elaboración y presentación de valorizaciones. 3.6 Presentación de informes durante la ejecución del proyecto.

3.6.1 Informe mensual. 3.6.2 Otros informes eventuales.

3.7 Verificación de la identidad del participante. 3.8 Solicitud de pago a participantes. 3.9 Levantamiento de observaciones notificadas. 3.10 Paralización y reinicio de los trabajos. 3.11 Solicitud de modificaciones al expediente técnico.

3.11.1 Modificaciones que requieren suscripción de adendas. 3.11.2 Modificaciones que no requieren suscripción de adendas.

3.12 Reemplazo del Responsable técnico. 3.13 Suscripción de adendas.

1 Este término incluye obras y servicios financiados por el Programa Construyendo Perú.

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SECCION IV. ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS 4.1 Descripción general. 4.2 Suscripción del acta de terminación de los trabajos y el acta valorizada de materiales

sobrantes. 4.3 Elaboración y presentación del informe final. 4.4 Elaboración y presentación de planos finales del proyecto (replanteo). 4.5 Suscripción del acta de transferencia de obra. 4.6 Elaboración y presentación del expediente de liquidación del convenio. 4.7 Devolución de saldos no utilizados del desembolso del rubro otros.

SECCION V. TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE

5.1 Definición de participante. 5.2 Intervención del Programa para verificar el perfil del participante y condiciones de

trabajo en los proyectos. 5.3 Movimiento de participantes durante la ejecución del proyecto. 5.4 Procesos de selección complementarios. 5.5 Registro y presentación de los movimientos de participantes. 5.6 Plazos establecidos para la comunicación de movimientos de participantes. 5.7 Del retiro de participantes. 5.8 Del Registro de las “Hojas de Tareo de Participantes” 5.9 Pago a participantes.

SECCION VI. RESOLUCIÓN DEL CONVENIO

6.1 Resolución por incumplimiento del Organismo Ejecutor. 6.2 Resolución unilateral. 6.3 Resolución de muto acuerdo. 6.4 Liquidación de oficio.

ANEXO I. Glosario de Términos. ANEXO II. Formatos utilizados por el Organismo Ejecutor.

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IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

1. OBJETIVO DE LA GUÍA DE RESPONSABLE TÉCNICO

El objeto de la presente Guía es establecer los procedimientos técnico-administrativos

que deberán seguir los diferentes profesionales que participan como Responsables Técnicos de los Proyectos que se financian con aportes del Programa de Emergencia Social Productivo Construyendo Perú, en adelante el Programa.

2. ALCANCE Esta Guía es de observancia obligatoria de los Responsables Técnicos, Organismos

Ejecutores y todas las Oficinas Zonales del Programa Construyendo Perú y está dirigido principalmente tanto a los Organismos Ejecutores como a los Coordinadores Técnicos Externos y a las personas contratadas para la Oficina Zonal que participan durante la ejecución de los convenios desde la priorización de proyectos por parte del Comité Interinstitucional (CI).

3. ATRIBUCIÓN DEL PROGRAMA

El contenido de la presente Guía podrá ser modificada parcial o totalmente por la Dirección Nacional del Programa empleando para el efecto directivas o instructivos que se difundirán a través de comunicación escrita.

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SSEECCCCIIOONN II ACTIVIDAD DESARROLLADA POR EL RESPONSABLE TÉCNICO

1.1 DESCRIPCION GENERAL DE LA PARTICIPACIÓN DEL RESPONSABLE TÉCNICO DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

El Responsable Técnico es el profesional con capacidad técnica-administrativa de acuerdo a su especialidad, designado por el Organismo Ejecutor para que asuma la dirección técnica de la obra y/o servicio en atención al expediente técnico aprobado, Bases y la presente Guía, así como para que asesore al Organismo Ejecutor en el buen uso de los fondos destinados para la ejecución de la obra y/o servicio materia del Convenio de financiamiento suscrito con el Programa. En ese sentido mantiene una relación directa con el Organismo Ejecutor y su Representante Legal. Su labor en relación al convenio de ejecución del proyecto suscrito con el Programa, será verificada por la Oficina Zonal, para ello coordina directamente con el Coordinador Técnico Externo de la obra y eventualmente con las personas contratadas del área de supervisión de la Oficina Zonal. Coordinador Técnico Externo.- Es el profesional externo contratado por el Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contraídas en el Convenio de ejecución del proyecto. Responsable de Proyectos –SUP, en adelante Responsable de Proyectos.- Es el profesional responsable del área de supervisión de la Oficina Zonal y ejerce la coordinación y supervisión de los actividades de los Coordinadores Técnicos Externos a su cargo, coordina directamente sobre su actividad con la Jefatura de la Oficina Zonal y de acuerdo a lo establecido en las directivas e instructivos que se establecen desde la Oficina Nacional.

Técnico de Proyectos.- Es el profesional que ejerce las actividades de supervisión de las actividades de los Coordinadores Técnicos Externos a su cargo, coordina sus actividades directamente con el Responsable de Proyectos. Jefe de la Oficina Zonal.- Es el responsable de la ejecución del Programa en la zona de intervención de la Oficina Zonal. En razón a sus actividades conjuntamente con el Responsable de Proyectos lidera el proceso de verificación de los convenios. La información generada durante la ejecución del convenio es registrada por el Programa, para ello se han sistematizado los diversos procedimientos elaborándose una serie de formatos que facilitan la labor del responsable técnico y que aparecen detallados en el Anexo – II “Formatos utilizados por el Organismo Ejecutor”. Toda la documentación que el Organismo Ejecutor remita a la Oficina Zonal y al Coordinador Técnico Externo será efectuada a través del formato OE-21 “carta de presentación de documentación”

1.2 AGENTES DEL CONVENIO

Se denominan agentes del convenio a las personas que participan de manera directa en la ejecución del proyecto. Estos agentes asumen responsabilidad directa sobre la ejecución del convenio.

Representante legal.

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Responsable técnico.

Coordinador Técnico Externo.

1.3 ACTIVIDADES DEL RESPONSABLE TÉCNICO

1.3.1 Revisar detalladamente el proyecto a su cargo antes del inicio de la ejecución del mismo procediendo a formular las observaciones a que hubiere lugar, en caso correspondiera.

1.3.2 Participar en el proyecto a su cargo como mínimo el tiempo que le corresponda

de acuerdo al coeficiente de participación asignado según el expediente técnico aprobado el mismo que es de medición diaria.

1.3.3 Ejercer la dirección técnica del proyecto de acuerdo al expediente técnico

aprobado, debiendo adoptar las medidas pertinentes y oportunas para culminar los trabajos en el plazo previsto. Será responsable de los atrasos o paralizaciones injustificadas así como de la calidad de los trabajos ejecutados.

1.3.4 Observar que los recursos asignados al proyecto a su cargo, se usen única y

exclusivamente para la ejecución de la obra y/o servicio conforme el expediente técnico aprobado.

1.3.5 Programar oportunamente, y en forma conjunta con el Coordinador Técnico

Externo, la fecha de inicio de los trabajos. 1.3.6 En coordinación con el Organismo Ejecutor, tramitar y obtener licencias,

autorizaciones, permisos u otros documentos similares necesarios para la ejecución del proyecto, incluyendo la autorización para la colocación del cartel de obra y/o servicio. La ubicación de este cartel deberá ser acordada con el Coordinador Técnico Externo.

Las autorizaciones a que se hace mención comprenderán también la obtención

de la aprobación de las pruebas exigidas por la entidad respectiva cuando se trate de proyectos de saneamiento o similares.

1.3.7 En coordinación con el Organismo Ejecutor colocar el cartel de obra y/o servicio

en el lugar acordado con el Coordinador Técnico Externo dentro de los quince (15) días calendario de iniciado los trabajos, y mantenerlo en buenas condiciones hasta la culminación de los trabajos.

1.3.8 Comunicar al Programa y al Organismo Ejecutor en caso la obra y/o servicio se

encuentre ya ejecutada o esté siendo ejecutado por otra entidad o desaparezca la necesidad de ejecutar el proyecto. Si se hubieran realizado desembolsos informará al Organismo Ejecutor a efectos de que se devuelva al Programa, los montos correspondientes.

1.3.9 Participar en el acto de entrega de terreno conjuntamente con el Representante

Legal del Organismo Ejecutor y suscribir el acta respectiva, previa verificación de su libre disponibilidad. Dicha acta está referida a la delimitación de la zona y los hitos donde se ejecutará la obra y/o servicio.

1.3.10 Iniciar el cuaderno de obra, el mismo que deberá visarlo en todas sus páginas. 1.3.11 Anotar en el cuaderno de obra, las principales ocurrencias, consultas y avances

de la obra y reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el respectivo informe. Asimismo, deberá anotar la ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deberá elaborar y presentar el

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cronograma acelerado de ejecución obra y/o servicio, cronograma de aportes (desembolsos del Programa y cofinanciamiento) y cronograma del recurso participante.

1.3.12 Disponer la permanencia del cuaderno de obra en el lugar de los trabajos. 1.3.13 Plantear y solicitar, mediante anotación en el cuaderno de obra, la autorización

al Coordinador Técnico Externo de los trazos de obra parciales o trazo total de la obra y/o servicio.

1.3.14 Elaborar y presentar oportunamente, para su adquisición respectiva, el listado

de insumos necesarios para la ejecución de los trabajos de acuerdo al calendario de adquisición de materiales.

1.3.15 Disponer el retiro de los materiales rechazados por su mala calidad o por no

corresponder a las especificaciones técnicas del expediente técnico aprobado. 1.3.16 En coordinación con el Organismo Ejecutor y a solicitud del Coordinador Técnico

Externo, disponer el retiro de la persona o personas que se encuentren causando incorrecciones, desórdenes o cualquier otra falta que tenga relación y afecte la correcta ejecución de la obra y/o servicio.

1.3.17 Cautelar la cantidad de materiales, mano de obra, necesarios para garantizar el

cumplimiento del “cronograma de avance de obra y/o servicio” y la continuidad de los trabajos hasta la terminación a conformidad de los mismos.

1.3.18 Cautelar que las personas que prestan servicios en el proyecto sea en el número

y categoría previstos en el cronograma de recurso participante del expediente técnico aprobado.

1.3.19 Remitir, en coordinación con el Organismo Ejecutor los retiros, deserciones

reemplazos, rotación y nuevos ingresos de participantes a través del formato OE-06.

1.3.20 Llevar un registro de asistencia a través del cual se pueda determinar la

participación y permanencia de cada participante durante la ejecución de la obra y/o servicio, según formato OE-01 “registro de asistencia de participantes” y el formato OE-16 “hoja de tareo de participantes”. Esta actividad comprenderá también la verificación permanente de la identidad de los participantes.

1.3.21 Proporcionar al Coordinador Técnico Externo copia de las respectivas hojas de

tareo (formato OE-16) debidamente llenada y suscrita hasta la fecha de la visita, a las cuales se adjuntará copia de las respectivas hojas de asistencia formato OE-01 (debidamente suscrita por el participante).

1.3.22 Comunicar al Responsable del Área de Promoción Social y Capacitación de la

Oficina Zonal, en caso de presentarse un accidente durante la ejecución del proyecto.

1.3.23 Presentar impreso y en digital, en las fechas programadas, a la Oficina Zonal la

hoja de pago a participantes, la misma que deberá suscribirla en señal de conformidad luego de obtener el V°B° del Coordinador Técnico Externo.

1.3.24 Cautelar que durante la ejecución del proyecto no se atente contra el medio

ambiente. Implementar las medidas de mitigación que correspondan.

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1.3.25 En coordinación con el Organismo Ejecutor, solicitar oportunamente al Programa los desembolsos por conceptos diferentes al de MONC.

1.3.26 Anotar en el cuaderno de obra la valorización quincenal. 1.3.27 En coordinación con el Organismo Ejecutor, remitir al Coordinador Técnico

Externo, dentro de los quince (15) días calendarios de realizado el desembolso por parte del Programa, el informe de gastos de acuerdo al formato OE-07 “Informe de gastos” adjuntando copia de los comprobantes de pago.

1.3.28 Presentar al Coordinador Técnico Externo y a través del Organismo Ejecutor,

dentro de los dos (02) primeros días calendarios, el informe mensual cuya estructura se muestra en el formato OE-03.

1.3.29 Presentar al Coordinador Técnico Externo y a través del Organismo Ejecutor, las

solicitudes de modificatorias al expediente técnico adjuntando para el efecto el informe técnico justificatorio.

1.3.30 Presentar al Coordinador Técnico Externo, dentro de los tres (03) días hábiles de

concluidos los trabajos, el informe final cuya estructura se muestra en el formato OE-03.

1.3.31 Presentar en la oportunidad solicitada y/o en el informe mensual y/o final la

información adicional de carácter relevante requerida por el Programa. 1.3.32 Participar y suscribir el Acta de Terminación de la obra y/o servicio formato OE-

09 una vez concluidos a satisfacción los trabajos. 1.3.33 De ser el caso, elaborar y presentar al Coordinador Técnico Externo dentro de

los siete (07) días hábiles de concluidos los trabajos, los planos finales (replanteo) de obra y la memoria descriptiva valorizada, los mismos que deberán contener su respectiva firma en señal de conformidad.

1.3.34 Proporcionar toda la información y facilidades necesarias para la labor de

verificación a cargo de los representantes del Programa. 1.3.35 Asistir a la Oficina Zonal, en caso fuera citado por esta oficina para fines de

coordinación, capacitación o actualización. 1.3.36 Presentar al Coordinador Técnico Externo, en la oportunidad y de acuerdo a la

estructura señalada en la presente Guía, la liquidación técnico-financiera de la obra y/o servicio.

1.3.37 Verificar el cumplimiento correcto y oportuno de las medidas de seguridad

prevista en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. 1.3.38 Las demás actividades señaladas en la presente Guía.

1.4 INCOMPATIBILIDAD DE LAS ACTIVIDADES DEL RESPONSABLE TECNICO Es incompatible el ejercicio de las actividades de Responsable Técnico del proyecto con

la de evaluador de proyectos o coordinador técnico externo. Mientras se encuentre participando como responsable técnico de obras y/o servicios financiados por el Programa no podrá evaluar proyectos ni verificar obras que se ejecuten con financiamiento del Programa ya sea en la misma Oficina Zonal u otra Oficina del Programa a nivel nacional.

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SSEECCCCIIOONN IIII ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DEL PROYECTO

2.1 DESCRIPCIÓN GENERAL

Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde la priorización del proyecto seleccionado por el Comité Interinstitucional hasta el inicio de los trabajos y corresponden principalmente a las siguientes:

Organización de la información previa a la suscripción de convenios.

Suscripción de convenios.

Participación de la charla técnica previo a la visita de inicio.

Disponibilidad del primer aporte de cofinanciamiento.

Participación en la visita de supervisión de inicio.

Participación del taller de capacitación para la selección de participantes.

Proceso de selección de participantes.

Suscripción del acta de entrega de terreno.

Inicio del cuaderno de obra2.

Inicio de los trabajos.

2.2 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN PREVIA A LA SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS

Antes de la suscripción del convenio la Oficina Zonal deberá verificar que se encuentren vigentes los poderes del Representante legal del Organismo Proponente y del Representante Legal del Organismo Cofinanciante.

También se verificará que la habilidad del Responsable Técnico se encuentre vigente al momento de suscribir el convenio. Al acto de suscripción del convenio el Representante Legal, el Responsable Técnico y Representante Legal del Organismo(s) Cofinanciante(s) deberán portar el documento de identidad original.

2.3 SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS

Contando con la conformidad de la Oficina Zonal a la documentación indicada en el numeral 2.2, en la oportunidad señalada por el Programa, el Representante Legal se acercará al local de la Oficina Zonal a efectos que se realice la suscripción del convenio de ejecución de la obra y/o servicio entre los representantes del programa y del organismo proponente. A partir de la suscripción del convenio el Organismo Proponente asume la condición de Organismo Ejecutor. Al final del acto de suscripción del convenio el Organismo Ejecutor recibirá una fotocopia del expediente técnico aprobado.

2.4 PARTICIPACIÓN DE LA CHARLA TECNICA Y DE MEDIDAS DE SEGURIDAD

EN OBRA PREVIO A LA VISITA DE INICIO

En la oportunidad establecida por el Programa, el Responsable Técnico deberá asistir a la charla técnica dirigida por el Responsable de Proyectos y/o Técnico de Proyectos del

2 En caso de obras y servicios.

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área de supervisión de la Oficina Zonal. Dicha charla tratará sobre las responsabilidades que deberá cumplir como Responsable Técnico desde el inicio del proyecto hasta la liquidación del mismo y los alcances de las medidas de seguridad que corresponden aplicar conforme a lo previsto en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. La asistencia a esta charla es de carácter obligatorio.

2.5 DISPONIBILIDAD DEL PRIMER APORTE DE COFINANCIAMIENTO (No aplicable para cofinanciamiento proveniente de organismos públicos). Luego de suscrito el convenio, el Responsable Técnico procederá a revisar el expediente técnico de obra y/o servicio procediendo a extraer el listado de insumos correspondiente al primer aporte de cofinanciamiento, el mismo que será alcanzado al Organismo Ejecutor a efectos que se realicen las acciones necesarias que permitan cumplir con la disponibilidad de estos insumos antes de la visita de verificación de inicio a cargo del Coordinador Técnico Externo.

La disponibilidad del aporte de cofinanciamiento será demostrada durante la visita de verificación previa al inicio. La disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor corresponderá al primer o único desembolso de acuerdo al cronograma de cofinanciamiento.

2.6 PARTICIPACIÓN EN LA VISITA DE VERIFICACION PREVIA AL INICIO

Previa coordinación, el Responsable Técnico conjuntamente con el Coordinador Técnico Externo, se constituirán al lugar donde se ejecutará el proyecto a efectos de llevar a cabo la visita de verificación previa al inicio realizada por el Programa. En esta visita podrá también participar el Representante Legal del Organismo Ejecutor. En dicha visita se realizará la siguiente verificación por parte del Programa: a. Verificación de las condiciones del terreno en cuanto a disponibilidad, dimensiones y

topografía sean las adecuadas para la ejecución de la obra y/o servicio.

b. Verificación de la disponibilidad del aporte de cofinanciamiento comprometido por el Organismo Ejecutor correspondiente al desembolso según el cronograma de cofinanciamiento.

La verificación señalada en el punto “b”, no será necesaria realizarla durante esta visita de verificación, para los convenios cuya fuente de cofinanciamiento comprometida en el expediente correspondan a organismos públicos.

La no exigencia en la presentación del cofinanciamiento durante la visita de verificación previa al inicio no exime la obligación del Organismo Ejecutor de ingresar los insumos comprometidos como cofinanciamiento como plazo máximo antes del inicio de la obra.

El Jefe de la Oficina Zonal, en atención al resultado de la visita de verificación previa al inicio emitirá al Organismo Ejecutor una comunicación escrita la misma que podrá concluir en cualquiera de las dos situaciones:

Que el proyecto sea declarado conforme, en cuyo caso el Organismo Ejecutor estará autorizado para programar el inicio de obra (según el cronograma de fechas de inicio de obra establecido por el Programa).

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Que el proyecto sea declarado observado, en cuyo caso le serán alcanzadas al Organismo Ejecutor las observaciones para su subsanación, las mismas que deberán ser levantadas dentro de los 03 días hábiles de recibida la comunicación.

El Organismo Ejecutor alcanzará a la Oficina Zonal el levantamiento de las observaciones, las mismas que de resultar conformes, le serán comunicadas en ese sentido, autorizándose en dicha comunicación el inicio de los trabajos, según el cronograma de fechas de inicio establecido por el Programa, caso contrario la comunicación indicará la resolución del convenio.

2.7 PROCESO DE SELECCIÓN DE PARTICIPANTES

Luego de suscrito el convenio, el Jefe de la Oficina Zonal entregarán una carta al Organismo Ejecutor comunicándole la necesidad de que participe en el Taller de Capacitación organizado por la Oficina Zonal como actividad previa al proceso de selección. La asistencia del Representante Legal y el Responsable Técnico a este taller tiene carácter obligatorio. Luego de realizado el taller, el Organismo Ejecutor procederá a dar inicio al Proceso de Selección de Participantes. El número de participantes requerido corresponderá a lo indicado en el expediente técnico aprobado y será proporcionado por el Responsable Técnico. El proceso de selección concluye con la elaboración de los padrones respectivos (OP-03), los mismos que serán luego remitidos a la Oficina Zonal para su revisión luego de finalizado el plazo otorgado para este proceso. El Responsable del Área de Promoción realizará la revisión de los padrones alcanzados, la que de resultar favorable será informada al Organismo Ejecutor encontrándose en consecuencia el proyecto apto para su inicio.

2.8 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE ENTREGA DE TERRENO

Contando con la conformidad para el inicio de los trabajos y encontrándose aprobado el proceso de selección de participantes por parte de la Oficina Zonal, el Organismo Ejecutor conjuntamente con el Coordinador Técnico Externo procederán a suscribir el “Acta de Entrega de Terreno” (formato OE-02).

En dicho acto participarán suscribiendo la referida acta:

Por parte del Organismo Ejecutor: El Representante Legal y Responsable Técnico.

Por parte del Programa: El Coordinador Técnico Externo y opcionalmente un representante de la Oficina Zonal (Responsable de Proyectos o Técnico de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal).

Por parte de los beneficiarios indirectos: un representante designado de la localidad usuaria o propietaria del terreno.

Podrá participar también un representante de la entidad encargada de la posterior operación y mantenimiento.

Dicho acto servirá también para confirmar la fecha en que se dará inicio a los trabajos, la misma que deberá corresponder a la fecha más próxima según el cronograma establecido por el Programa.

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2.9 INICIO DEL CUADERNO DE OBRA

El cuaderno de obra deberá contener páginas originales con dos copias, será iniciado luego de otorgada la conformidad para el inicio del proyecto por parte del Coordinador Técnico externo y la aprobación del proceso de selección de participantes por parte de la Oficina Zonal. Será proporcionado por el Organismo Ejecutor y sus páginas deberán estar enumeradas en forma correlativa con las correspondientes visaciones del Responsable Técnico y Coordinador Técnico Externo en señal de conformidad al inicio del cuaderno de obra.

El original y las copias serán finalmente distribuidos de la siguiente manera:

Original para la Oficina Zonal respectiva.

Una copia para el Coordinador Técnico Externo.

Una copia para el Organismo Ejecutor.

En caso que el Organismo Ejecutor sea una entidad pública el Programa podrá entregar las páginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso quedarse con una copia fedateada. En dichos cuadernos el Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo, cada uno dentro de sus respectivas atribuciones, anotarán las principales incidencias, tales como el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y, en general, todo lo relacionado con las personas que prestan servicios, equipo y materiales, plazo, modificaciones de la obra, etc. Respecto a estas anotaciones se deberá poner especial atención a la MONC señalándose principalmente aspectos referidos al número diario de participantes que intervienen en la ejecución de los trabajos y a la cantidad de materiales ingresados y que fueron adquiridos tanto con aporte del programa como del cofinanciamiento. El primer asiento corresponde a la trascripción del Acta de Entrega de Terreno, de ser el caso. El Responsable Técnico abrirá el cuaderno de obra y empleará los tomos que sean necesarios hasta la terminación de la obra. El Responsable Técnico está encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra correspondiente, su presentación al Coordinador Técnico Externo o representantes del Programa será obligatoria en cada una de las visitas. Su permanencia en el lugar de los trabajos será responsabilidad del Organismo Ejecutor. Sólo el Coordinador Técnico Externo y el Responsable Técnico están autorizados para realizar anotaciones en el cuaderno de obra. En cada una de sus visitas, el Coordinador Técnico Externo exigirá la presentación del cuaderno de obra, hará las anotaciones que crea conveniente y recabará una copia a efectos de presentarla en el informe mensual correspondiente. El cierre del cuaderno de obra lo hará el Responsable Técnico mediante anotación expresa al término de los trabajos, debiendo el Coordinador Técnico Externo, en caso estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotación respectiva.

2.10 INICIO DE LOS TRABAJOS

La ejecución de los trabajos se realizará de acuerdo al cronograma indicado en el expediente técnico aprobado.

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Requisitos para el Inicio de la Ejecución del proyecto

a. El Programa haya contratado al Coordinador Técnico Externo. b. El Coordinador Técnico Externo haya emitido opinión favorable respecto al inicio

de la ejecución del proyecto. c. Se haya realizado satisfactoriamente el proceso de selección de participantes y

estos hayan asistido al Taller de Medidas de Seguridad en Obra. d. La disponibilidad del aporte del cofinanciamiento comprometido por el

Organismo Ejecutor o por el Cofinanciante haya sido verificado por el Programa. e. Que los implementos de seguridad, presupuestados según el expediente técnico

aprobado se encuentren disponibles. f. “informe de verificación previo al inicio de obra” (formato CT-01) cuyo

pronunciamiento sea “Conforme” y debidamente suscrito por el Coordinador Técnico Externo.

Los trabajos empezarán en la fecha más próxima que corresponda según el cronograma establecido por el Programa, debiendo el Coordinador Técnico Externo constituirse en la obra y/o servicio a efectos de verificar que el inicio de los trabajos se realice de manera correcta.

Es requisito indispensable en el caso de Organismos Ejecutores Públicos, la presentación y verificación del aporte del cofinanciamiento antes del inicio del proyecto.

La cantidad de participantes requerido al inicio de la obra y/o servicios, estará en función al Cronograma Recurso Participante actualizado a la fecha de inicio, y serán seleccionados del padrón inicial de participantes OP-03. Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, el proyecto no comenzara en la fecha programada, el inicio quedará diferido automáticamente para la siguiente fecha que corresponda según lo aprobado por el Programa.

Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, no se iniciará en la segunda fecha programada, el Programa queda facultado para resolver el convenio. Previo al inicio de los trabajos el Responsable Técnico revisará el expediente técnico aprobado efectuando un replanteo inicial e identificando en caso existieran las circunstancias que pudieran generar modificatorias al proyecto aprobado. Como máximo el primer día hábil de comenzados los trabajos, el Organismo Ejecutor a través de su Responsable Técnico alcanzará al Coordinador Técnico Externo todos los cronogramas de obra actualizados a la fecha de inicio de los mismos:

Cronograma de ejecución de obra y/o servicios.

Cronograma valorizado mensual.

Cronograma del uso del recurso participante.

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SECCION III ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

3.1 DESCRIPCIÓN GENERAL

Estas actividades comprenden la etapa que se desarrolla desde el inicio de ejecución de la obra y/o servicio hasta la terminación de la misma identificándose dentro de ella dos tipos de actividades:

a. Actividades de carácter ordinario:

Solicitud y recepción de desembolsos.

Disponibilidad del aporte de cofinanciamiento

Adquisición de materiales, herramientas y servicios.

Elaboración y presentación de valorizaciones.

Presentación de informes durante la ejecución de obra y/o servicio.

Verificación de la identidad de participantes.

Solicitud de pago a participantes.

b. Actividades de carácter no ordinario:

Levantamiento de observaciones notificadas.

Paralización y reinicio de los trabajos.

Solicitud de modificaciones al expediente técnico.

Reemplazo del Responsable Técnico.

Suscripción de adendas.

3.2 SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE DESEMBOLSO (Correspondiente al rubro OTROS)

Se denomina desembolso a la entrega del aporte monetario del Programa que se efectúa con cargo al convenio de ejecución. De acuerdo a lo indicado en el expediente técnico aprobado, estos desembolsos servirán para la adquisición de materiales, herramientas, gastos indirectos o mano de obra calificada. De acuerdo a lo establecido por el Programa, este desembolso se efectuará de la forma siguiente:

Desembolso Único: Para Organismos Ejecutores de acuerdo a lo establecido en el convenio de financiamiento.

Los desembolsos se efectuarán en moneda nacional y se realizarán de acuerdo a lo que el Programa establezca, pudiendo ser a través de transferencias en cuenta interbancaria o a través de cheques del Banco de la Nación a nombre del Organismo Ejecutor o de las personas que sean designadas para tal efecto.

En señal de conformidad, luego de recibidos los desembolsos, el Organismo Ejecutor suscribirá una declaración jurada, para el efecto empleará el formato OE-13 “Declaración jurada de recepción de desembolsos”, debiendo entregar dos copias de este formato con el cargo de recepción respectivo. Una copia formará parte del expediente de liquidación.

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Solicitud del desembolso El trámite del desembolso se realiza a partir de la conformidad otorgada a la visita de verificación previa al inicio (formato CT-01) y el formato OE-12 Solicitud de Requerimiento de Desembolso, presentado por el Organismo Ejecutor.

Después de haberse hecho efectiva la entrega del único desembolso al Organismo Ejecutor, éste deberá presentar la pre liquidación técnica y financiera una vez que haya alcanzado el 80% de avance físico de la obra.

3.3 DISPONIBILIDAD DEL APORTE DE COFINANCIAMIENTO

Tal como lo establecen las Bases y su documentación anexa, el aporte de cofinanciamiento deberá encontrarse disponible en el lugar de la obra y/o servicio antes de la entrega del desembolso. La disponibilidad de cofinanciamiento deberá ser mostrada para la verificación del Coordinador Técnico Externo teniendo en cuenta el cronograma de desembolsos del cofinanciamiento. Las variaciones del listado de insumos motivadas en exigencias técnicas, deberán ser comunicadas para su aprobación al Coordinador Técnico Externo. Estas variaciones serán aceptadas siempre que no disminuyan el monto de cofinanciamiento que corresponda.

En los casos que comprometan al listado de insumos correspondiente a aportes del Programa serán aceptadas siempre que no impliquen incremento del desembolso respectivo.

3.4. ADQUISICIÓN DE MATERIALES, HERRAMIENTAS Y SERVICIOS

El Responsable Técnico cautelará que el Organismo Ejecutor efectúe las adquisiciones de materiales, herramientas y servicios de acuerdo al listado de insumos del cronograma de adquisiciones del expediente técnico aprobado. Las adquisiciones que se realicen deberán cumplir con los requisitos de calidad necesaria de acuerdo a las especificaciones técnicas aprobadas. Los pagos correspondientes a costos indirectos se efectuarán mensualmente y de manera proporcional al avance de los trabajos. Estos pagos no incluirán el reconocimiento de impuestos que correspondan al servicio prestado debiendo ser estos asumidos por quién prestó el servicio. El Organismo Ejecutor tramitará mensualmente el pago por honorarios al Responsable Técnico ello siempre y cuando el Coordinador Técnico Externo y el Responsable de Proyectos no hubiesen realizado observación alguna al informe mensual emitido por el Responsable Técnico. En caso de reemplazo del Responsable Técnico el saldo no cancelado (incluido el monto reservado para la liquidación según lo señalado en el cuadro “Desagregado de costos indirectos según fuentes” de las Bases del concurso) constituirán el nuevo monto que corresponda por los servicios del nuevo Responsable Técnico.

Los documentos de gasto que constituyen la rendición deberán observar los siguientes aspectos:

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1. Todos los comprobantes de pago (facturas, boletas de venta, tickets y/o recibos de honorarios), deberán consignar el nombre del Organismo Ejecutor, numero de RUC si se trata de un organismo con personería jurídica, y deberán contener el detalle de la adquisición o servicio recibido.

2. Verificar el número de RUC del proveedor en la página de la SUNAT, a fin de

constatar la habilitación por parte de dicho organismo como contribuyente formal. 3. Los comprobantes de pago no deberán presentar enmendaduras y deberán

encontrarse limpios y claros, además deberán consignar sólo los insumos adquiridos con cargo a los aportes del Programa, es decir no serán permitidos aquellos documentos que consignen insumos adquiridos con fondos del Programa y cofinanciamiento, debiendo realizarse ello por separado.

4. Los recibos de honorarios profesionales, deberán contener los datos exactos del

Organismo Ejecutor y dentro del concepto el detalle del servicio prestado. Asimismo dentro de los recuadros de importes éstos deberán consignar los datos de la cantidad recibida una vez deducido las retenciones si se diera el caso.

5. Verificar que las retenciones de impuesto a la renta de 4ta. Categoría las efectué el

Organismo Ejecutor con personería jurídica que posea número de RUC. Estas retenciones deberán ser declaradas y pagadas en la oportunidad del pago al profesional.

6. En caso un Organismo Ejecutor no cuente con número de RUC, se utilizará el

formulario 116 como pago a cuenta de impuestos a nombre del profesional que emitió su recibo de honorarios profesionales.

7. No se aceptarán declaraciones juradas, ni recibos internos de caja por movilidad.

Los materiales que se adquieran incluirán el costo de traslado, es decir, el precio será el de material puesto en obra. Excepcionalmente, para aquellos materiales que por sus condiciones particulares de adquisición y distribución tenga que requerirse el pago de flete, éste se realizará mediante boletas de venta o recibos por honorarios profesionales, de la manera señalada en los numerales anteriores.

Los gastos de flete sólo procederán si este rubro se encuentra considerado en el expediente técnico. Las cargas financieras que generen las diferentes cuentas bancarias serán asumidas por el Organismo Ejecutor.

3.5. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE VALORIZACIONES

La valorización de los trabajos será realizada por el Responsable Técnico de forma quincenal correspondiendo éstas al día quince (15) calendario y al último día calendario de cada mes, debiendo consignar en el cuaderno de obra, para revisión y aprobación del coordinador técnico, los metrados ejecutados. En el caso de la valorización mensual el Responsable Técnico elaborará y presentará dentro de los dos (02) días calendarios siguientes el formato OE-04 “valorización desagregada acumulada”, para la revisión y aprobación del Coordinador Técnico Externo. Las valorizaciones serán elaboradas de acuerdo a los metrados y precios unitarios del presupuesto del expediente técnico aprobado. Las valorizaciones correspondientes a las modificaciones presupuestales, adicionales o deductivos, se presentarán separadamente de acuerdo al presupuesto aprobado en la adenda respectiva.

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Si dentro de los plazos establecidos el Responsable Técnico no cumpliera con presentar las valorizaciones referidas, el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal procederá a notificar al Organismo Ejecutor el incumplimiento, en este supuesto el Coordinador Técnico Externo elaborará las valorizaciones inhibiéndose el Organismo Ejecutor de observarlas.

El avance físico de la obra será calculado a partir de la siguiente expresión:

% de Avance Físico = Costo Directo Valorizado

X 100 Costo Directo Total del Presupuesto

El Organismo Ejecutor está obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en el cronograma respectivo. En caso que el retraso sea mayor al diez por ciento (10%) respecto al avance físico programado, el Responsable Técnico elaborará y presentará dentro de los tres (03) días hábiles siguientes un nuevo calendario que contemple la aceleración de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra dentro del plazo previsto. Dicho retraso se calculará de la siguiente manera:

% de retraso = % Avance físico ejecutado acum. - % Avance físico programado acum.

Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de avance, el Coordinador Técnico Externo elaborará dicho calendario quedando el Organismo Ejecutor sujeto al mismo. Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorización siguiente que corresponda, arroje un atraso mayor al diez (10%) del avance físico respecto al avance programado en el calendario acelerado, el Coordinador Técnico Externo anotará el hecho en el cuaderno de obra e informará a la Oficina Zonal, considerándose como causal de resolución del convenio.

3.6 PRESENTACION DE INFORMES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 3.6.1 Informes mensuales.

Dentro de los dos (02) días calendario posteriores al vencimiento de cada mes y durante la ejecución de la obra y/o servicio, el Responsable Técnico elaborará el “informe mensual del Responsable Técnico” (formato OE-03), el mismo que será presentado por el Organismo Ejecutor ante el Coordinador técnico Externo.

Dicho informe estará referido entre otros aspectos a:

Detalle de las principales partidas ejecutadas durante el mes.

Información relevante del mes.

Cuadro de control de participantes, que permita observar el número semanal de participantes que prestaron servicios en el convenio.

Cuadro de control de desembolsos, que permita observar el monto total desembolsado y el monto total rendido.

Vistas fotográficas que permitan observar el desarrollo de los trabajos durante el mes.

Copias del cuaderno de obra.

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Si fuera el caso, el “informe de gastos” (formato OE-07) sustentado con la respectivas copias de los comprobantes de pago y los recibos por honorarios, las cuales deberán encontrarse completamente legibles.

Si existieran, copia de los certificados de ensayos de materiales realizados durante el mes.

Otros que solicite el Coordinador Técnico Externo.

La elaboración del informe mensual servirá para que el Coordinador Técnico Externo realice las siguientes verificaciones:

a. Que el avance físico se encuentre conforme a lo programado. b. El cumplimiento en la rendición de desembolso de acuerdo a lo señalado en los

numerales 3.2 y 3.4 de la presente sección. c. Comparación de avance físico referido a los aportes del Programa y financiero de

MONC, obtenidos de la valorización desagregada acumulada (formato OE-04). Las variaciones mayores al 10 % deberán ser explicadas, haciéndose merecedor el Organismo Ejecutor de las notificaciones respectivas en caso de situaciones no justificadas.

d. Si fuera el caso el reporte de control de obra referido a pruebas técnicas de calidad. e. Cumplimiento del impacto ambiental y las medidas de seguridad. f. Control de avance financiero el cual estará referido al avance porcentual de gasto

rendido respecto al monto total del aporte del programa aprobado en el Convenio. En este aspecto se controlará que las variaciones existentes no generen un mayor monto respecto al monto aprobado para el rubro y que finalmente no se altere el costo directo aprobado.

El avance financiero estará dado por la siguiente expresión:

% de Avance Financiero respecto al aporte del Programa

=

Gasto Total Ejecutado del Aporte del Programa x 100

Aporte Total del Programa

El gasto total ejecutado del aporte del Programa estará dado por lo reportado en el formato OE-07 (la rendición se detallará por insumos). Respecto a este formato también deberá considerarse lo correspondiente a la MONC en base al monto total de todas las hojas de pago tramitadas hasta el último día del mes. En caso el Organismo Ejecutor no cumpliera con presentar el informe mensual emitido por el Responsable Técnico dentro del plazo establecido o éste se encontrara observado, se hará merecedor a una notificación suscrita por el Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal, estableciéndose en ella el plazo para la presentación o subsanación de las observaciones. Si pese al plazo otorgado el organismo no cumpliera con presentar lo requerido, el hecho será tomado como causal de resolución del convenio.

3.6.2 Otros informes eventuales.

a. Informes sustentatorios de solicitud de modificatoria del expediente técnico.

Son informes elaborados por el Responsable Técnico y presentados por el Organismo Ejecutor al Coordinador Técnico Externo en los cuales se sustenta las solicitudes de modificatorias al expediente técnico. Su tratamiento es descrito en el numeral 3.11.

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b. Informes de carácter adicional solicitados por el Programa.

Adicionalmente el Organismo Ejecutor a través del Responsable Técnico presentará los informes que le sean solicitados por el Coordinador Técnico Externo o aquellos que en cumplimiento de sus tareas considere necesario presentar al Programa. Dentro de este grupo se encuentran los informes especiales de control de calidad.

3.7 VERIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD DE LOS PARTICIPANTES

Durante la ejecución de los trabajos, el Responsable Técnico verificará diariamente la identidad de los participantes, asimismo alcanzará al Coordinador Técnico Externo, las veces que sea requerido, una copia de los formatos OE-01 “registro de asistencia de participantes”.

3.8 SOLICITUD DE PAGO A PARTICIPANTES

El pago a participantes corresponde al monto por incentivo económico que se le reconoce a cada participante por el trabajo realizado durante la ejecución de la obra y/o servicio, este es cargado al aporte destinado a la mano de obra no calificada y se realizará de manera mensual de acuerdo a los mecanismos señalados en la sección V de la presente guía. El Responsable Técnico participa elaborando las “hojas de pago a participantes” formato OE-05 otorgando su conformidad a esta hoja de pago y solicitando el pago respectivo, para ello esta documentación será presentada de manera consolidada empleando la “Carta de presentación de documentos” ver formato OE-21.

3.9 LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES NOTIFICADAS

Los incumplimientos de parte del Organismo Ejecutor o del Responsable Técnico a cualquiera de las obligaciones establecidas en las Bases, en el Convenio o en la presente Guía, merecerán que el Jefe de la Oficina Zonal, el Responsable de Proyectos o el Coordinador Técnico Externo emitan notificaciones requiriendo el debido cumplimiento. También serán emitidas notificaciones para solicitar el levantamiento de alguna observación, en dichas notificaciones se establecerá el plazo dentro del cual deberán subsanarse las observaciones identificadas. El incumplimiento en el levantamiento de tales observaciones podrá motivar la resolución del convenio.

3.10 PARALIZACIÓN Y REINICIO DE LOS TRABAJOS

El Organismo Ejecutor a través del Responsable Técnico podrá solicitar al Programa la paralización de los trabajos cuando se produzca cualquiera de las siguientes circunstancias:

Demora en la entrega de desembolsos por parte del Programa.

Ejecución de obras complementarias y/o modificaciones al expediente técnico aprobado.

Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenómenos climatológicos, vicios ocultos, etc.) debidamente probados.

El Coordinador Técnico Externo recibirá y evaluará técnicamente el motivo de la paralización solicitada por el Organismo Ejecutor, la misma que de encontrarla justificada la remitirá a la Oficina Zonal recomendando la paralización de los trabajos.

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El incumplimiento de las obligaciones del Organismo Ejecutor motivará que el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal, pueda ordenar, mediante comunicación escrita, la paralización de los trabajos. Dicha comunicación señalará además la fecha desde la cual tendría efectos la paralización.

En caso que el motivo de paralización de la obra sea atribuible al Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 días hábiles acumulados, el Programa iniciará el proceso de resolución unilateral del convenio.

3.10.1 Caso fortuito o de fuerza mayor. Se entiende como caso fortuito o de fuerza mayor a una situación extraordinaria irresistible e imprevisible, fuera del control del Organismo Ejecutor que no le sea atribuible, o que puedan ser atribuibles a hechos naturales. Estas situaciones podrán deberse a:

Fenómenos naturales como terremotos, aluviones, etc, que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos.

Situaciones climáticas o la existencia de conflictos que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos.

La ausencia total o en parte de personal de obra al punto que afecte la óptima calidad de los trabajos.

La ausencia de materiales o herramientas de manera que imposibiliten la ejecución de los trabajos o afecten significativamente los rendimientos establecidos en el expediente técnico aprobado.

En estos casos el Organismo Ejecutor comunicará al Programa por medio escrito dentro de un plazo no mayor a tres (03) días hábiles de producido el hecho, la situación que impide la ejecución de la obra y/o servicio a fin de que este proceda a la evaluación respectiva.

Tanto las solicitudes de paralización como la fecha en que se reinicia serán anotadas en el cuaderno de obra.

La Oficina Zonal previo informe del Coordinador Técnico Externo evaluará oportunamente el reinicio de los trabajos considerando para ello que las causas que motivaron la paralización han sido superadas.

En caso la evaluación sea favorable, la Oficina Zonal comunicará por escrito el resultado favorable de la evaluación, disponiendo en consecuencia el reinicio de los trabajos, en dicha comunicación se precisará además la fecha en que debe efectivizarse el reinicio. El mismo día de reiniciado los trabajos, el Responsable Técnico elaborará y presentará por intermedio del Organismo Ejecutor al Coordinador Técnico Externo la siguiente documentación actualizada a la fecha de reinicio:

Cronograma de ejecución de obra y/o servicio.

Cronograma valorizado mensual.

Cronograma Recurso participante.

De manera excepcional, debido a estas situaciones que pongan en riesgo la ejecución de la obra y/o servicio o la economía del proyecto, el Coordinador Técnico Externo de manera inmediata podrá ordenar la paralización de los trabajos, consignando dicha orden en el cuaderno de obra.

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3.11 SOLICITUD DE MODIFICACIONES AL EXPEDIENTE TÉCNICO Excepcionalmente, por causas justificadas, debidamente comprobadas y aceptadas, conforme a las directivas del Programa podrán modificarse los términos del convenio para lo cual, de ser el caso, requerirá la suscripción de adendas según los siguientes casos. 3.11.1 Modificaciones que requieren suscripción de adendas.

Todas las modificatorias, a excepción de las modificaciones al convenio que no correspondan a variaciones técnicas del expediente técnico, deberán ser solicitadas al Coordinador Técnico Externo para su aprobación, de manera oportuna, por el Representante Legal del Organismo Ejecutor, adjuntando el informe técnico sustentatorio del Responsable Técnico, el mismo que dependiendo del caso podrá contener presupuesto, análisis de costos unitarios, planos, memoria descriptiva, etc. El Responsable de Proyectos en los casos que considere conveniente solicitará que junto al informe técnico antes referido se presente el informe aprobatorio del profesional que formuló el proyecto original (proyectista). Es responsabilidad del Organismo Ejecutor obtener este informe aprobatorio. El Responsable Técnico y el Coordinador Técnico Externo, cada uno dentro de sus atribuciones, deberán anotar estos hechos en el cuaderno de obra.

Las modificaciones al expediente técnico que conlleven a la suscripción de adendas podrán estar referidas a:

a. Ampliaciones de Plazo.

Las ampliaciones de plazo son aquellas que modificarán la fecha de término programada y podrán fundamentarse sólo en las siguientes causales: i. Demora por desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales

en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenómenos climatológicos, vicios ocultos, etc.) Debidamente probados.

ii. Demora en la entrega de los desembolsos. iii. Ejecución de obras complementarias y/o modificaciones al expediente técnico

aprobado. iv. Paralizaciones aprobadas por la Oficina Zonal. Sólo será procedente otorgar ampliaciones de plazo, cuando la causal modifique el calendario de ejecución de la obra y/o servicio, de manera que represente demora en la terminación del proyecto. Las ampliaciones de plazo que no devengan de una ampliación presupuestal, no generarán incremento en el aporte del programa.

b. Modificaciones al expediente técnico.

i. Modificaciones presupuestales. Los montos que se originen de las modificaciones presupuestales deberán ser comprometidos en igual forma y condiciones de financiamiento original, en ese sentido en caso de ampliaciones de presupuesto el Programa asumirá íntegramente el financiamiento de mano de obra no calificada (MONC) y en caso de deducciones de presupuesto se efectuará a favor de éste; mientras que el costo adicional diferente al de mano de obra no calificada, será asumido tanto por el Programa y el

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Organismo Ejecutor, en lo que les corresponda y de acuerdo a los porcentajes de financiamiento establecidos para este rubro en el expediente técnico aprobado, y deducido de la misma manera en caso de presupuestos deductivos. Las modificaciones no serán aplicables retroactivamente. Las ampliaciones presupuestales procederán cuando se determine la insuficiencia del presupuesto aprobado y sólo podrán fundamentarse en las siguientes causales:

Incremento significativo de los precios de materiales e insumos.

Modificación del proyecto y/u obras complementarias debidamente aprobados.

Partidas no consideradas en el presupuesto aprobado.

Las ampliaciones presupuestales deberán ser solicitadas de modo separado de los informes mensuales y de los presupuestos deductivos, adjuntando el expediente técnico respectivo, el mismo que contendrá:

a. Justificación de la ampliación presupuestal. b. Planos. c. Especificaciones técnicas. d. Memoria descriptiva. e. Planilla de sustentación de metrados. f. Análisis de costos unitarios. g. Presupuesto del proyecto. h. Cuadro de usos y fuentes final. (incluye la ampliación presupuestal). i. Desagregado de costos indirectos según fuentes de financiamiento. j. Relación de insumos. k. Cronogramas de ejecución valorizada tanto de la ampliación presupuestal como

el final que incluye la ampliación. l. Cronogramas del recurso participante tanto de la ampliación presupuestal como

el final que incluye la ampliación. m. Cronograma de adquisición de insumos según fuentes de financiamiento. n. Copia del cuaderno de Obra donde aparezcan transcritas las ocurrencias

referidas a las modificaciones. o. Otros que solicite el coordinador técnico.

Es presupuesto deductivo el conformado por aquellas partidas determinadas como no necesarias para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente técnico aprobado. Los presupuestos deductivos deberán ser solicitados también de modo separado adjuntando el expediente técnico respectivo el mismo que contemplará los requisitos a, d, e, f, g, h, i, j, k, m, n, y o, requeridos para el expediente de ampliación presupuestal.

ii. Ejecución de obras y/o servicios complementarios. Son obras y/o servicios complementarios aquellos no considerados en el expediente técnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente técnico originalmente aprobado.

La solicitud de ejecución de obras complementarias deberá estar acompañada por el expediente técnico respectivo que contemple los mismos requisitos considerados para el caso de ampliaciones presupuestales

iii. Ampliaciones y reducciones de meta (sin modificación presupuestal).

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Son las mayores o menores unidades de metas físicas ejecutadas, que debido a hechos detectados durante la ejecución del convenio merecerán la suscripción de adendas. Estas modificaciones no estarán referidas a las señaladas en el numeral 3.11.2.a. iv. Otros cambios.

Son aquellos cambios referidos a modificaciones que no desnaturalicen el expediente técnico aprobado, por ejemplo: precisiones al convenio, etc.

3.11.2 Modificaciones que no requieren suscripción de adendas.

Están comprendidas dentro de este grupo:

a. Ampliaciones y reducciones de meta menores. (Sin modificación presupuestal)

Las variaciones menores cuya valorización no supere el 5 % del costo directo serán presentadas al Coordinador Técnico Externo por el Organismo Ejecutor adjuntando el informe técnico del Responsable Técnico. Estas variaciones serán revisadas por el Coordinador Técnico Externo, las mismas que de considerarlas procedentes las dará por aprobado dejando constancia de ello en el cuaderno de obra e informando a la Oficina Zonal. Estos cambios no merecerán la suscripción de adendas, debiendo ser reportados mediante informe y presentados en la oportunidad que se presente la modificación y en la liquidación del convenio. Para el cálculo de este porcentaje, deberá tenerse en cuenta todas las variaciones acumuladas, restándose las reducciones de las ampliaciones de metas. En ningún caso ni las ampliaciones ni las reducciones de meta independientemente, serán mayores al siete (7%) por ciento del total de costo directo.

b. Otras variaciones a los cronogramas del expediente técnico.

Las variaciones en los diferentes cronogramas del expediente técnico, que no provengan de cualquiera de las modificaciones señaladas en los puntos 3.11.1 del presente numeral, no motivarán la suscripción de adendas. Estos nuevos cronogramas serán presentados por el Responsable Técnico para la revisión y aprobación del Coordinador Técnico Externo y luego de ello ser transcritos en el cuaderno de obra.

Las modificaciones al proyecto y al expediente técnico que se realicen sin contar con la autorización del Programa serán de exclusiva responsabilidad del Organismo Ejecutor.

3.12 REEMPLAZO DEL RESPONSABLE TÉCNICO

El reemplazo del Responsable Técnico no merecerá la suscripción de adenda y podrá deberse a las siguientes circunstancias:

a. Por renuncia expresa del Responsable Técnico. b. Por enfermedad que le impida desarrollarse en el cargo. c. Por estar incurso en sentencia privativa de la libertad. d. Por fallecimiento o abandono del Responsable Técnico.

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e. Por incumplimiento injustificado de funciones detectadas por el Organismo Ejecutor o cuando el Organismo Ejecutor decida prescindir de los servicios del Responsable Técnico.

f. Por incumplimiento injustificado de funciones detectados por el Coordinador Técnico Externo durante la ejecución del proyecto,

Para los cinco primeros casos el Organismo Ejecutor comunicará el reemplazo señalando de manera escrita las causales de dicho reemplazo, adjuntando el currículum vitae del profesional propuesto para el reemplazo. El Coordinador Técnico Externo verificará la documentación y de ser conforme a lo exigido en las Bases de concurso comunicará al día siguiente a la Oficina Zonal. Adjuntará para el efecto copia de los documentos respectivos. De ocurrir el último de los casos, contando con el informe previo del Coordinador Técnico Externo, la Oficina Zonal notificará al Organismo Ejecutor solicitándole que proceda a presentar la documentación respectiva del Responsable Técnico propuesto.

3.13 SUSCRIPCIÓN DE ADENDAS

La Oficina Zonal conjuntamente con el Coordinador Técnico Externo evaluará cada uno dentro de su competencia, las solicitudes de modificatorias al expediente técnico aprobado, de resultar conforme esta evaluación se elaborará la adenda respectiva, de acuerdo a los modelos establecidos en la Directiva que a dicho efecto emita el Programa. La Oficina Zonal comunicará al Organismo Ejecutor la fecha en que deberá suscribirse la respectiva adenda.

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SECCION IV ACTIVIDADES POSTERIORES A LA TERMINACIÓN

DE LOS TRABAJOS

4.1 DESCRIPCIÓN GENERAL

Estas actividades comprenden desde la terminación de los trabajos hasta la presentación de la liquidación técnica financiera del convenio (obra y/o servicio). Se encuentran comprendidas básicamente las siguientes actividades:

Suscripción del acta de terminación de los trabajos y el acta de materiales sobrantes.

Elaboración del informe final del Responsable Técnico.

Revisión de planos finales de obra y/o servicio y memoria descriptiva valorizada.

Suscripción del acta de transferencia de obra (sólo para el caso de obras).

Revisión y entrega del expediente de liquidación de convenio.

4.2 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS Y EL ACTA

VALORIZADA DE MATERIALES SOBRANTES

a. La terminación de la obra y/o servicio será comunicada al Coordinador Técnico Externo por el Responsable Técnico previa anotación en el cuaderno de obra, esta fecha no podrá exceder a la fecha de término programada.

A más tardar al día hábil siguiente el Coordinador Técnico Externo verificará la correcta terminación de los trabajos, posteriormente y siempre que los encontrase conforme otorgará su aprobación consignando este hecho en el cuaderno de obra. De existir observaciones a la terminación de obra y/o servicio no se considerará terminado, debiendo ser subsanadas las observaciones dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes de la fecha señalada como término de obra, este periodo no generará adenda por ampliación de plazo.

Si el plazo otorgado para la subsanación de las observaciones origina, que la fecha de término real corresponda al mes siguiente de la fecha de término programada, merecerá la presentación de cronogramas actualizados (señalados en el numeral 3.10 de la presente Guía), que permitan ampliar dicha fecha en el sistema. Se entenderá que se produjo la culminación de la ejecución de la obra y/o servicio a partir de la fecha real de término en que el Coordinador Técnico Externo consigne su conformidad en el cuaderno de obra.

b. De manera posterior a la terminación de los trabajos y dentro de los cinco (05) días

hábiles de concluida la obra y/o servicio se suscribirán tanto el acta de terminación de obra como el acta de materiales sobrantes en caso existan. La fecha sobre la cual corre el plazo señalado será la indicada en el cuaderno de obra, es decir la que haya sido consignada por el Responsable Técnico como término de obra y/o servicio y que a su vez haya contado con la aprobación del Coordinador Técnico Externo.

Para este propósito, el Responsable Técnico deberá realizar previamente las coordinaciones necesarias con el Representante Legal del Organismo Ejecutor, el Coordinador Técnico Externo y la Oficina Zonal, a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevará a cabo la suscripción de las actas antes referidas.

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En el día y hora fijada las personas designadas se constituirán al lugar donde se ejecutaron los trabajos, recorrerán el área de la obra y/o servicio verificando los trabajos ejecutados y procederán a suscribir el acta de terminación de obra y/o servicio y el acta de materiales sobrantes. El Coordinador Técnico Externo es el encargado de llevar adelante el acto asesorando a las demás personas designadas en los aspectos técnicos referidos a los trabajos ejecutados. De existir observaciones, estas serán comunicadas al Organismo Ejecutor y a su Responsable Técnico, consignando las mismas en el cuaderno de obra. En dicha anotación será indicado también el plazo otorgado para la subsanación definiéndose la nueva fecha de suscripción del acta, el mismo que no podrá exceder los cuatro (04) días hábiles. Los gastos que origine la subsanación de las observaciones planteadas serán de responsabilidad del Organismo Ejecutor. Dicha acta será suscrita luego de revisar el levantamiento de las observaciones formuladas y posteriormente será transcrita al cuaderno de obra. Ambas actas tanto de terminación de obra y/o servicio como de materiales sobrantes serán adjuntadas al expediente de liquidación del convenio.

4.3 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL

Dentro de los tres (03) días hábiles siguientes de terminados los trabajos, el Responsable Técnico elaborará el “informe final del responsable técnico” (formato OE-03) para que el Organismo Ejecutor lo presente al Coordinador Técnico Externo. Este informe entre otros aspectos contemplará lo siguiente:

Detalle de las principales partidas ejecutadas.

Información relevante del último periodo de reporte.

Cuadro de control de participantes, que permita observar el número semanal de participantes que laboraron en el último periodo de reporte.

Cuadro de control de desembolsos, que permita observar el monto total desembolsado y el monto total rendido.

Vistas fotográficas que permitan observar el desarrollo de los trabajos durante el mes.

Copias del cuaderno de obra.

Si fuera el caso, el “informe de gastos” formato OE-07 sustentada con la respectivas copias de los comprobantes de pago y los recibos por honorarios, las cuales deberán encontrarse completamente legibles.

De corresponder, copia de los certificados de ensayos de materiales realizados durante el último periodo de reporte.

Otros que solicite el Coordinador Técnico Externo

Conjuntamente con este informe será presentada también la valorización final empleando para ello el formato OE-04. Respecto a los informes de gastos totalizados o por rubros acumulados, en observancia a los plazos permitidos para la rendición de gastos (hasta 15 días calendarios de recibido el desembolso), podrá aceptarse la rendición disponible de gastos parciales. La rendición faltante deberá ser presentada en el expediente de liquidación final.

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4.4 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PLANOS FINALES DEL PROYECTO (REPLANTEO)

Dentro de los siete (07) días hábiles de terminados los trabajos a conformidad del Programa, el Responsable Técnico elaborará y mediante carta del Organismo Ejecutor, presentará al Coordinador Técnico Externo en dos (02) copias los planos finales de obra (replanteo) los que deberán encontrarse debidamente suscritos por el Responsable Técnico. El Coordinador Técnico Externo revisará la información alcanzada y de no encontrarlas conformes formulará las observaciones respectivas.

4.5 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE TRANSFERENCIA DE OBRA

El acto de transferencia de obra tiene por propósito efectuar la transferencia de la obra ejecutada a la entidad u organismo encargado de su operación y mantenimiento, conforme consta en el acta de compromiso asumido durante la presentación del proyecto a concurso, el mismo que aparece en la parte anexa del expediente técnico aprobado. La suscripción de esta acta (formato OE-10) se realizará dentro del plazo que corre desde el cuarto (04) y el décimo quinto (15) día hábil de concluidos los trabajos a conformidad del Coordinador Técnico Externo. En dicho acto participarán el Coordinador Técnico Externo, el Jefe de la Oficina Zonal o quien el designe, el Representante Legal del Organismo Ejecutor y el representante de la entidad u Organismo receptor encargado. El Responsable Técnico asesorará al Organismo Ejecutor en las coordinaciones previas que se realicen a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevará a cabo el acto de transferencia. En dicho acto de transferencia se hará entrega de los planos de replanteo y memoria descriptiva valorizada a la entidad u organismo encargado a efectos de que se realice, de acuerdo a lo establecido en las Bases del concurso, el saneamiento físico legal.

4.6 ELABORACION Y PRESENTACIÓN DEL EXPEDIENTE DE LIQUIDACIÓN DE CONVENIO

El Responsable Técnico elaborará y mediante carta del Organismo Ejecutor, presentará al Coordinador Técnico Externo la respectiva liquidación técnico-financiera de la obra y/o servicio. La fecha máxima para que el Organismo Ejecutor presente la liquidación quedará definida por la que corresponda al último de los siguientes eventos:

15 días hábiles después de terminada la ejecución de los trabajos.

03 días hábiles después de la fecha programada (según cronograma aprobado) para el último pago a participantes.

El expediente de liquidación elaborado por el Responsable Técnico estará conformado básicamente por la siguiente documentación: a. Liquidación financiera.

Informe de gastos totalizados (formato OE-07).

Copia de facturas, boletas de venta y, de ser el caso, de los recibos por honorarios, las cuales se encontraran completamente legibles.

Copia de los comprobantes de pago de desembolsos.

Copia de las declaraciones juradas de recepción de desembolsos.

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Cuadro resumen de pago a participantes (formato OE-14).

Original del listado de planillas obtenido de la página web del programa.

Declaración jurada de aporte de cofinanciamiento (formato OE-19).

b. Liquidación técnica.

Informe de liquidación (formato OE-15).

Valorización desagregada acumulada totalizada. (formato OE-04)

Acta de entrega de terreno (formato OE-02).

Acta de terminación de obra y/o servicio (formato OE-09).

Acta de transferencia de obra (formato OE-10), de ser el caso.

Acta valorizada de materiales sobrantes adquiridos con financiamiento del Programa (formato OE-11).

Original desglosado del cuaderno de obra.

Planos finales de obra (replanteo) debidamente suscritos por el representante legal del Organismo Ejecutor, el Responsable Técnico y visados por el Coordinador Técnico Externo.

Copia del convenio y adendas.

De existir observaciones estas serán alcanzadas al Organismo Ejecutor otorgándole un plazo de dos (02) días hábiles para la subsanación.

4.7 DEVOLUCION DE SALDOS NO UTILIZADOS DEL DESEMBOLSO DEL RUBRO OTROS

En el caso que se haya identificado un saldo no utilizado del desembolso entregado por el Programa (OTROS), el Organismo Ejecutor deberá efectuar la devolución en efectivo o mediante un cheque certificado de gerencia a nombre del Banco de la Nación/Tesoro Público. La devolución, en cheque o en efectivo será depositado en la caja de la Oficina Zonal, además del monto a devolver deberá contar con el comprobante de pago con el que el Programa le hizo entrega del desembolso.

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SECCION V TRATAMIENTO DEL RECURSO PARTICIPANTE

5.1 DEFINICIÓN DE PARTICIPANTE

Participante es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se incorpora a una estrategia de apoyo a su inserción laboral y desarrollo de capacidades. Puede participar desde el inicio de los proyectos hasta su culminación. Su rol no se limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo económico, sino que además, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad mediante las acciones de capacitación que el Programa ofrece. La capacitación posibilita su inserción laboral y/o mejora su capacidad de emprendimiento para la generación de ingresos propios. Adicionalmente, se beneficia del efecto generado por la infraestructura y servicios resultantes de la ejecución del proyecto. El organismo ejecutor es el responsable de verificar el cumplimiento de lo señalado en los párrafos anteriores. Para efectos de la ejecución de los proyectos materia de los convenios de financiamiento, la participación se refiere al aporte de la “mano de obra no calificada” conforme lo señalado en el expediente técnico aprobado. Perfil del Participante Los Participantes son aquellas personas desempleadas que intervienen en la ejecución del proyecto proporcionando mano de obra no calificada. Dichas personas han sido elegidas, de la población objetivo, a través de un proceso de selección conducido por el Organismo Ejecutor y supervisado por el PROGRAMA.

La selección de participantes se efectúa de la población objetivo, priorizándose hasta un 70% a los padres o madres de familia mayores de edad, que acrediten al menos un hijo menor de 18 años de edad. Es importante precisar que dicho criterio se enmarca dentro de los alcances del Plan Nacional de Prevención y Erradicación del Trabajo Infantil, aprobado por Decreto Supremo Nº 008-2005-TR. También considera como participante hasta un 25% de jóvenes (varón o mujer) entre 18 a 29 años de edad que asumen la responsabilidad de atender a mayores o menores de edad (carga familiar) o presenten necesidades básicas insatisfechas. Se considera la inclusión de personas mayores de 18 años con discapacidad, hasta un máximo del 5% del total de participantes por proyecto.

Asimismo, se considera a personas desempleadas comprendidas dentro de los convenios suscritos con el INPE, Ministerio de Justicia, Ministerio Público u otros. De no cubrirse el número de participantes requeridos para la ejecución del proyecto, se incorpora de manera excepcional a aquellas personas mayores de 30 años sin carga familiar, que sin cumplir con las prioridades señaladas anteriormente se encuentran desempleadas.

5.2 INTERVENCIÓN DEL PROGRAMA PARA VERIFICAR EL PERFIL DEL PARTICIPANTE Y CONDICIONES DE TRABAJO EN LOS PROYECTOS

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El Responsable de Proyectos, Técnico de Proyectos, Responsable de Promoción Social y Capacitación, realizará visitas regulares a las obras y/o servicios y revisará toda la documentación que corresponda a los participantes, con la siguiente finalidad: Monitorear los procesos de selección de participantes (iniciales y complementarios). Verificar la identidad y edad del participante que se desempeña realizando labores de mano de obra no calificada, así como la documentación que acredite su condición de ingreso. Verificar la actualización de la información remitida por el Organismo ejecutor respecto al movimiento de participantes en obra y/o servicio (formato OE-06 “Informe de movimiento de participantes durante la ejecución de la obra y/o servicio”). Validar la lista de asistencia diaria OE- 01 en relación a los participantes presentes en la ejecución de la obra y/o servicio. Verificar el uso de implementos de seguridad de acuerdo a lo señalado en el expediente técnico. Monitorear y promover que las condiciones de trabajo de los participantes se encuentren dentro de los lineamientos y principios establecidos por el Programa (identidad del participante, perfil del participante, no existencia de maltratos, discriminación, ni coacción de ningún tipo; entre otros).

5.3 MOVIMIENTO DE PARTICIPANTES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Se denomina movimiento de participantes durante la ejecución de la obra y/o servicios a las siguientes situaciones: salida de un participante que no implica un reemplazo, salida de un participante que implica reemplazo, ingreso de un nuevo participante. El movimiento de participantes generará cambios al interior del Padrón Inicial de Participantes con que se inició la obra y/o servicio, actualizándolo y generándose el Padrón de Participantes Activos (OP-03). Se denomina así al reporte que emite la Oficina Zonal a partir de las comunicaciones del Organismo Ejecutor mediante el formato OE-06 “Informe de movimiento de participantes durante la ejecución de la obra y/o servicio”. Este padrón permitirá a quienes se encuentran involucrados en la ejecución de la obra y/o servicio tener la lista (registro) de personas que se encuentran trabajando en la obra y/o servicio en un determinado período solicitado.

5.3.1 Ingreso de Nuevos Participantes (INP)

Esta situación se produce cuando el Organismo Ejecutor requiere incorporar nuevos participantes, adicionales a los participantes activos que figuran en el Padrón de Participantes. Esta incorporación de participantes puede responder a los siguientes motivos: De acuerdo a lo establecido en el Cronograma Recurso Participante el Organismo

Ejecutor requiere incorporar un número mayor de participantes del que viene trabajando.

Se requiere reemplazar a participantes que han desertado o que han sido retirados (ver numeral 5.7 del presente capitulo).

Los nuevos ingresos de participantes se determinarán mediante su registro en el formato OE-06 y/o mediante los procesos de selección complementarios de participantes; según la modalidad de intervención del Programa.

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5.3.2. Salida del participante que no implica un reemplazo (SP)

Esta situación se produce cuando el participante es retirado de la obra y/o servicio debido a que el requerimiento de la MONC señalado disminuye, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante vigente. En este caso el retiro no requiere de un reemplazo.

5.3.3 Salida del participante que implica un reemplazo (SPR)

Se produce a partir de las dos situaciones siguientes:

Retiro del participante. Esta situación se produce cuando un participante es retirado de la obra y/o servicio por el Responsable Técnico en atención a alguna de las causales señaladas en el numeral 5.7 del presente capítulo.

Deserción del participante.

Esta situación se produce cuando el participante voluntariamente decide retirarse del proyecto, debido a problemas de salud, accidentes, problemas de índole personal o familiar u propuesta de trabajo. También se incluye en esta causal la circunstancia fallecimiento del participante.

5.4 PROCESOS DE SELECCIÓN COMPLEMENTARIOS DE PARTICIPANTES

Es el proceso de selección de participantes que realiza el Organismo Ejecutor antes y durante la ejecución del proyecto. Antes del inicio del proyecto: Cuando realizada la asamblea de selección de participantes, no se logra cubrir el mínimo de las vacantes necesarias para el inicio del proyecto; por lo cual se programa realizar un proceso de selección complementaria de participantes a fin de completar las vacantes para el inicio del proyecto. Durante la ejecución del proyecto: tiene por finalidad cubrir las vacantes que se generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra y/o servicio, de acuerdo al cronograma recurso participante. El período para que se realice dicha selección dependerá del requerimiento señalado por el Organismo Ejecutor.

5.5 REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE PARTICIPANTES

Es responsabilidad del Organismo Ejecutor registrar y comunicar a la Oficina Zonal los movimientos de participantes detallados en el numeral 5.3 que ocurran durante la ejecución de la obra y/o servicio, de acuerdo a lo siguiente:

El registro del movimiento de participantes en obra y/o servicio será efectuado por el Responsable Técnico empleando el formato OE-06 “Informe de movimientos de participantes durante la ejecución de la obra y/o servicio”. El plazo para la presentación de este formato es de máximo 02 días hábiles a partir de producido el movimiento.

La presentación del formato OE-06 la realizará el Responsable Técnico a la Oficina Zonal para la verificación y el VºBº de los siguientes aspectos:

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En caso de participantes nuevos: Verificación de que estos cumplan con el perfil requerido por el Programa y que se adjunte correctamente la documentación exigida.

El Coordinador Técnico Externo verificará la información entregada por el Organismo Ejecutor, de encontrarse observaciones, éstas serán comunicadas al Responsable Técnico para su respectiva subsanación, en un plazo no mayor a 1 día hábil.

La existencia de participantes no reportados por el Organismo Ejecutor en los plazos establecidos o no autorizados por el Programa será notificada al Organismo Ejecutor, pudiendo constituir esta falta una causal de resolución del convenio.

5.6 PLAZOS ESTABLECIDOS PARA LA COMUNICACIÓN DE MOVIMIENTOS DE PARTICIPANTES

La presentación en la Oficina Zonal de los movimientos de participantes ocurridos mediante el formato OE-06, será a más tardar el quinto día antes del vencimiento del mes. Para cada período de trabajo mensual, no serán aceptados los movimientos de participantes (salidas, salidas con reemplazos, nuevos ingresos) producidos y comunicados dentro de los últimos cuatro días hábiles del mes. De producirse estos, corresponderán al siguiente período de trabajo y serán de entera responsabilidad del Organismo Ejecutor.

5.7 DEL RETIRO DE LOS PARTICIPANTES EN LA OBRA Y/O SERVICIO

El Responsable Técnico podrá proceder a retirar a participantes de la obra y/o servicio teniendo en cuenta las siguientes causales: Cuando el participante realice conductas que impidan el normal desenvolvimiento

de las actividades del proyecto. Tres inasistencias continúas del participante sin justificación. El participante seleccionado no se presentó a la obra y/o servicio. Por incumplimiento de las tareas asignadas que afecten el avance de la obra y/o

servicio de acuerdo a los cronogramas vigentes. Retiro de participante según Cronograma de obra y/o servicio.

El Programa velará por que el Organismo Ejecutor realice los retiros de participantes de acuerdo a lo señalado en la presente Guía.

5.8 DEL REGISTRO DE LAS “HOJAS DE TAREO DE PARTICIPANTES” El Coordinador Técnico Externo es el responsable de ingresar en el sistema web los formularios para el registro de las “Hojas de Tareo de participantes” formato OE-16, Para el registro de la información se deberá tener en cuenta lo siguiente: Hojas de Tareo: El Responsable Técnico es el responsable de la correcta suscripción y entrega de las hojas de asistencia OE-01 al Coordinador Técnico Externo, así mismo podrá realizar la verificación de dicha información en las respectivas hojas de tareo (formato OE-16) a través del módulo web. El registro del tareo se realizará al día siguiente de realizada la visita regular del Coordinador Técnico Externo, y corresponderá a los días tareados desde la visita regular anterior hasta la actual.

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Los últimos días de tareo del mes se registrará el mismo día del cierre de planillas, para lo cual deberán revisar el cronograma de pago a participantes remitido por administración (adjunto). En casos que se requiera realizar una modificación, contando para ello con el debido sustento, sólo los profesionales del área de proyectos asignados al proyecto podrán habilitar el registro de un día ya tareado, asumiendo la responsabilidad que ello conlleve.

5.9 PAGO A PARTICIPANTES El procedimiento operativo para la generación de Hojas de Pago será el siguiente:

El último día hábil del mes, el Organismo Ejecutor a través del Responsable Técnico visualizará la información registrada en las hojas de tareo OE-16 en el módulo web. Esta servirá para la generación de las hojas de pago a participantes. De encontrar observaciones en las hojas de tareo (OE-16), el Organismo Ejecutor podrá solicitar la corrección de ésta.

Luego, suscribirá dos (02) ejemplares impresos de las hojas de pago y las entregará al Coordinador Técnico Externo, éste revisará las hojas de pago generadas por el Responsable Técnico procediendo a visarlas y entregarlas a la Oficina Zonal.

La Oficina Zonal revisará la información presentada, la consolidará y la tramitará ante la Oficina Nacional debiendo enviar dos (02) ejemplares de las hojas de pago.

Conforme al cronograma establecido para el efecto por el Programa, el pago a los participantes se realizará según sea la modalidad de pago empleada que el programa señale. Los pagos a participantes no efectuados en la fecha programada por causas imputables al Organismo Ejecutor no serán reprogramados. Las Hojas de Pago de participantes deberán corresponder con la información registrada en las Hojas de Tareo. El adecuado y oportuno registro de información en el modulo web será condición necesaria para el trámite de pago de los Coordinadores Técnicos Externos.

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SECCION VI RESOLUCIÓN DEL CONVENIO

El convenio podrá resolverse por cualquiera de las siguientes circunstancias:

Resolución de convenio por incumplimiento del organismo ejecutor.

Resolución unilateral.

Mutuo acuerdo.

6.1 RESOLUCIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL ORGANISMO EJECUTOR

Cuando el Organismo Ejecutor no cumpliese con las obligaciones dispuestas en el convenio, el Programa a través del Coordinador Técnico Externo procederá a emitir una notificación requiriendo el cumplimiento de las obligaciones identificadas. Las observaciones que motivaron los incumplimientos identificados, deberán ser levantadas dentro del plazo establecido en la notificación; vencido dicho plazo, el Coordinador Técnico Externo verificará si se produjo la subsanación requerida. En caso el Organismo Ejecutor no haya subsanado dichas observaciones, el Coordinador Técnico Externo comunicará a la Oficina Zonal de esta situación. Comunicado el hecho, la Oficina Zonal procederá a notificar al Organismo Ejecutor comunicándole el incumplimiento y otorgándole un plazo no menor a dos (02) ni mayor a quince (15) días hábiles para subsanar las observaciones. Vencido dicho plazo, el Jefe de la Oficina Zonal podrá resolver de pleno derecho el convenio, mediante la respectiva carta de Resolución Unilateral. Conjuntamente con la comunicación de resolución, le será exigida al Organismo Ejecutor, la presentación, dentro de los tres (03) días hábiles siguientes, de la liquidación respectiva del convenio hasta el momento en que operó la resolución. En caso el organismo ejecutor no cumpliera con presentar la liquidación dentro del plazo establecido, el Programa efectuará la liquidación de oficio, de acuerdo a los procedimientos establecidos en las directivas que apruebe el Programa a dicho fin.

En caso de paralización de obras y/o servicios cuya causal sea atribuida al Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 días hábiles consecutivos o acumulados, durante la ejecución de la obra y/o servicio, el Programa iniciará el proceso de resolución del convenio. La carta de resolución deberá indicar lo siguiente:

Las causas que motivaron la resolución del convenio.

Otorgar al Organismo Ejecutor el plazo de tres (03) días hábiles, contados a partir del día siguiente de recibida la notificación, a efecto que presente ante la Oficina Zonal, la liquidación del convenio respectivo.

En el caso de proyectos inconclusos y proyectos terminados que no cuenten con acta de terminación, el plazo se computará a partir del día hábil siguiente a la realización del acto de constatación y levantamiento del acta.

Establecer que en caso de no cumplir con la presentación de la liquidación del convenio en el plazo otorgado o de presentarla con observaciones, ésta será efectuada por el Programa, asumiendo el Organismo Ejecutor los gastos que irrogue la Liquidación de Oficio.

Indicar que el Organismo Ejecutor es el único responsable encargado de efectuar la transferencia y/o recepción de las obras ejecutadas.

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6.2 RESOLUCIÓN UNILATERAL

Sin perjuicio de las causales de resolución por incumplimiento, el Programa unilateralmente, sin incurrir en responsabilidad alguna, podrá en cualquier momento, resolver el convenio por razones justificadas, incluyendo las de carácter presupuestario, mediante notificación escrita al Organismo Ejecutor. La notificación indicará la razón de la resolución y la fecha a partir de la cual la resolución entrará en vigencia, sin más derecho del Organismo Ejecutor que el desembolso que corresponda por la ejecución hasta el momento de la resolución, debiendo devolver el exceso entregado por el Programa en los casos que corresponda, según los procedimientos establecidos para tal fin.

6.3 RESOLUCIÓN POR MUTUO ACUERDO El Convenio podrá ser resuelto antes de su vencimiento previo acuerdo entre las partes,

para lo cual bastará un documento firmado por las partes donde conste el referido acuerdo.

CASO FORTUITO O DE FUERZA MAYOR

Por “caso fortuito” o “fuerza mayor” se entenderá una situación extraordinaria e imprevisible fuera del control del Organismo Ejecutor y/o el Cofinanciante, que no le sea atribuible. Si se presentase una situación de caso fortuito o de fuerza mayor, el Organismo Ejecutor notificará al Programa por escrito, dentro del plazo de tres (3) días hábiles de producido el hecho, para su respectiva evaluación.

6.4 LIQUIDACIÓN DE OFICIO

La liquidación de Oficio, se realizará de acuerdo a los procedimientos establecidos por el Programa en las directivas que apruebe a dicho fin y, operará en cualquiera de los siguientes supuestos:

Cuando se produzca la resolución del convenio, y el Organismo Ejecutor no cumpla con presentar el expediente de liquidación respectiva, dentro del plazo de tres (03) días hábiles de recibida la carta de resolución, a que se hace referencia en el numeral 6.1 del presente documento.

En caso el Organismo Ejecutor hubiera presentado la liquidación respectiva, se hubiesen encontrado observaciones que no han sido levantadas dentro del plazo de dos (02) días hábiles de notificadas las mismas al Organismo Ejecutor.

ANEXO I GLOSARIO DE TERMINOS

1. Acta de Entrega de Terreno. Es el acta que se levanta antes del inicio de la obra y/o servicio y mediante la cual se hace entrega del terreno donde se ejecutarán los trabajos, definiéndose los hitos que delimitan la zona de trabajo. Suscriben dicha acta representantes del Programa y del Organismo Ejecutor.

2. Acta de terminación de los trabajos. Es el acta que se levanta luego de culminados los trabajos con la conformidad respectiva del Programa. Es suscrita en señal de conformidad por representantes del Programa y del Organismo Ejecutor, lo que presupone la revisión previa de toda la obra y/o servicio.

3. Acta de transferencia de obra. Es el acta que se levanta para efectos de dejar constancia de la transferencia de la obra ejecutada al organismo encargado de su operación y mantenimiento. Suscriben dicha acta representantes del Programa, del Organismo Ejecutor y del Organismo receptor.

4. Adenda al convenio. Es un documento mediante el cual se modifica, precisa, amplía o

posterga los términos de un convenio.

5. Jefe de Oficina Zonal. Es el responsable de la ejecución del Programa en la zona de intervención, asimismo cumple las actividades de secretario técnico del comité interinstitucional.

6. Agentes del convenio. Se denominan agentes del convenio a las personas designadas que participan de manera directa en la ejecución del proyecto. Estos agentes en virtud de sus cargos asumen responsabilidad directa sobre la ejecución del convenio. Son agentes del convenio: el Representante Legal, Responsable Técnico y Coordinador Técnico Externo.

7. Ampliación de metas. Son las mayores metas ejecutadas. Esta ampliación está referida a las metas ejecutadas y corresponde a las mayores unidades de medida ejecutadas, por ejemplo: 10 Ml. de vereda, 20 M2. de áreas verdes, 01 Módulo de S.H., etc.

8. Asistente de cuadrilla. El asistente de cuadrilla es aquel que cuenta con una calificación intermedia y participa realizando labores de asistencia al jefe de cuadrilla o desarrollando actividades de mediana habilidad. Deberá contar con experiencia en la ejecución de proyectos financiados por el Programa o similares.

9. Avance financiero. Representa el porcentaje de gasto rendido respecto al monto total del aporte del Programa aprobado en el convenio.

10. Avance físico. Representa el porcentaje de obra y/o servicio ejecutado, según valorización de obra, respecto al costo directo aprobado.

11. Caso fortuito o fuerza mayor. Por caso fortuito o “fuerza mayor” se entenderá una situación extraordinaria, irresistible e imprevisible fuera del control del Organismo Ejecutor, que no le sea atribuible. Tales situaciones pueden incluir incendios, terremotos, epidemias y restricciones por cuarentena, entre otros de naturaleza análoga.

12. Comité interinstitucional. Comité creado con la finalidad de priorizar los proyectos presentados por los Organismos Proponentes, el cual está conformado por autoridades y

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representantes del estado y de la sociedad civil quienes realizan la evaluación de relevancia socioeconómica de los proyectos.

13. Cofinanciamiento. Aporte monetario o en materiales por parte del Organismo Ejecutor y/o Organismo Cofinanciante del proyecto para la ejecución del mismo.

14. Incentivo económico. Es el monto que se le entrega mensualmente a los participantes por su intervención en la ejecución del proyecto, proporcionando mano de obra no calificada. La compensación económica diaria asciende a S/. 16.00 (dieciséis y 00/100 nuevos soles).

15. Convenio. Es el acuerdo de voluntades celebrado entre el Organismo Ejecutor y el Programa, en el cual constan las obligaciones de las partes.

16. Coordinador Técnico Externo. Los Coordinadores Técnicos Externos son profesionales contratados para realizar la verificación de la ejecución de los convenios.

17. Cuaderno de Obra (término empleado tanto para obras como para servicios). Documento enumerado en todas sus páginas y que se abre antes del inicio de la obra y/o servicio y en donde el Coordinador Técnico Externo y el Responsable Técnico, cada uno dentro de sus atribuciones anotarán las ocurrencias, indicaciones y consultas respecto a la obra.

18. Desembolso. Es el aporte monetario con cargo al proyecto seleccionado correspondiente a los compromisos del Programa y que es destinado a la adquisición de materiales, herramientas o al pago de gastos o mano de obra calificada.

19. Día hábil. Todo día laborable sin considerar sábado, domingo ni feriado.

20. Día Calendario. o Día natural es aquel que corresponde al calendario gregoriano, incluye los sábados, domingos y feriados.

21. Expediente técnico. Es el conjunto de documentos que definen las características técnicas que deben de guiar la correcta ejecución de la obra. Conforman este expediente: el proyecto seleccionado, el padrón de participantes y todas las modificatorias al proyecto aprobadas durante la ejecución de la obra.

22. Expediente de liquidación. Es el conjunto de documentos que conforman la documentación exigida para la liquidación del convenio, el cual comprende la liquidación de la obra y/o servicio o la parte de obra y/o servicio ejecutado en virtud del convenio suscrito.

23. Hoja de pago. Constituida por el formato OE-05, donde se consigna a todos los participantes que laboraron durante un mes, el número de días laborados por cada participante, el monto que corresponde pagar a cada participante y el monto total de la hoja de pago. La cancelación en la fecha establecida por el Programa.

24. Jefe de cuadrilla. El jefe de cuadrilla es aquél que cuenta con la calificación necesaria para ejecutar actividades que exigen mucha habilidad, de manera que el producto obtenido cumpla con los requisitos técnicos exigidos. Deberá contar con experiencia en el manejo de personal de obra y/o servicio, así como en la ejecución de proyectos financiados por el Programa o similares.

25. Liquidación de obra. Es el procedimiento mediante el cual se determina el monto efectivamente gastado en la obra (valor real de la obra). El detalle de esta liquidación es plasmado en el formato OE-15 informe de liquidación.

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26. Liquidación de oficio. Es la liquidación practicada al convenio por el Programa. Esta se realiza cuando luego de resueltos los convenios, el Organismo Ejecutor no cumple con presentar el expediente de liquidación respectivo.

27. Mano de Obra No Calificada (MONC). Se denomina MONC a aquellas personas que en el marco de la ejecución del Programa, participan en la ejecución de los proyectos relacionados en la construcción, ampliación, remodelación y/o rehabilitación de obras y/o servicios, constituyéndose como participantes. Por el tipo de labor que desarrolla en la obra no requiere de mayores habilidades.

28. Mano de Obra Calificada (MOC). Es aquella persona que participa de manera directa y con alguna habilidad en la ejecución de los proyectos que financia el Programa. Dicha habilidad estará referida a la requerida para la realización de los trabajos en las especificaciones técnicas del expediente técnico aprobado y de acuerdo a los rendimientos establecidos en los costos unitarios que lo integran. Esta podrá ser de dos tipos: Asistente de cuadrilla y Jefe de cuadrilla.

29. Memoria descriptiva valorizada. Es el documento técnico en el cual se describe de manera detallada y valorizada la obra ejecutada, especificándose sus características técnicas y su costo total de la obra así como sus principales rubros.

30. Obras complementarias. Son obras complementarias aquellas no consideradas en el expediente técnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el proyecto originalmente aprobado.

31. Organismo Ejecutor. Es aquel organismo proponente seleccionado que ha suscrito convenio con el Programa para la ejecución de un proyecto.

32. Organismo proponente. Son aquellas organizaciones e instituciones que formulan y presentan los proyectos en el concurso de proyectos convocado por el Programa, en los términos, condiciones y plazos establecidos en las Bases.

33. Organismo proponente seleccionado. Se denomina organismo proponente seleccionado a la institución / organización cuyo proyecto ha sido seleccionado para su ejecución en el marco del Programa.

34. Organismo Ejecutor Publico.- Son aquellas organizaciones pertenecientes al sector público.

35. Organismo Ejecutores Privado.- Son aquellas organizaciones e instituciones que no pertenecen al sector público.

36. Padrón de Participantes Activos (OP-03): Es el reporte que genera la Oficina Zonal a partir de los movimientos de participantes comunicados por el Organismo Ejecutor a través del formato OE-06: “Informe de movimiento de participantes durante la ejecución de la obra”. Estos movimientos podrán ser: salidas, salidas de participantes con reemplazo, nuevos ingresos.

37. Participante. Es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se incorpora a una estrategia de apoyo a su inserción laboral y desarrollo de capacidades. Puede participar desde la etapa de presentación de proyectos hasta su ejecución. Su rol no se limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo económico, sino que además, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad mediante las acciones de capacitación que el Programa ofrece.

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38. Planos finales de obra. Son los planos de obra que se elaboran luego de concluida la ejecución de los trabajos, en ellos serán señaladas todas las modificaciones existentes durante la ejecución de la obra.

39. Plazo de ejecución aprobado original. Es el plazo de ejecución en días hábiles establecido en el convenio originalmente aprobado.

40. Plazo de ejecución total aprobado. Es el plazo de ejecución en días hábiles que incluye el plazo aprobado original y todas las ampliaciones de plazo aprobadas a través de adendas al convenio.

41. Plazo de ejecución real. Es el plazo de ejecución en días hábiles definido por el plazo que corre desde la fecha de inicio del proyecto hasta la fecha término aprobada por el Coordinador Técnico Externo debidamente asentada en el cuaderno de obra.

42. Proceso de selección complementario de participantes: Son aquellos procesos de selección que se realizan durante la ejecución de la obra y/o servicio, que tienen por finalidad cubrir las vacantes que se generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante. El período para que se realice la selección dependerá del requerimiento señalado por el Organismo Ejecutor, por ejemplo realizar procesos de selección complementarios por un mes o dos meses.

43. Proyecto seleccionado. Es el proyecto que luego de cumplir con la evaluación correspondiente por parte del Programa, resulta priorizado por el Comité Interinstitucional.

44. Resolución de convenio. Es el acto por el cual se deja sin efecto el convenio debido a causas sobrevinientes del mismo.

45. Responsable técnico. Es el profesional contratado por el Organismo Ejecutor para asesorarlo técnicamente, durante la ejecución del proyecto seleccionado.

46. Representante legal. Es la persona natural que representa al Organismo Ejecutor ante el Programa y para todos los efectos legales.

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ANEXO II Formatos (OE) utilizados por el Organismo

Ejecutor