1256/2014-0643

NUMERO DE REGISTRE : 1256

NOTIFICATION DE CONTRÔLE PREALABLE

DATE DE SOUMISSION : 16/06/2014

NUMERO DE DOSSIER : 2014-0643

INSTITUTION : EP

BASE LEGALE : ARTICLE 27-5 DU RÈGLEMENT CE N° 45/2001(1)

INFORMATIONS NECESSAIRES2

1/ NOM ET ADRESSE DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

PARLEMENT EUROPÉEN

60 RUE WIERTZ

B-1047 - BRUXELLES/BRUSSELS

BELGIUM

2/ SERVICES DE L'INSTITUTION OU DE L'ORGANE CHARGÉS DU TRAITEMENT DE DONNÉES A

CARACTÈRE PERSONNEL

Parlement européen, Direction générale de la sécurité, Direction A (Proximité et assistance, sécuritéet sûreté)Personne désignée comme étant responsable: M. Elio CAROZZA - Directeur

3/ INTITULE DU TRAITEMENT

Gestion des rapports d'incidents ou anomalies techniques.

4/ LA OU LES FINALITÉS DU TRAITEMENT

Afin d'assurer un traitement adéquat ainsi que la bonne gestion et suivi des incidents de sécurité, toutincident de sécurité, ainsi que tout constat utile à la prévention et à la recherche de solutions,notamment lorsqu'un équipement technique dysfonctionne, doit faire l'objet d'un rapport. Cesrapports sont rédigés par toute personne affectée aux tâches de prévention et de surveillance dansune entité, en ce compris le dispatching, et par les coordinateurs de ces entités ainsi que par lahiérarchie lorsqu'un suivi ou une information est utile à ce niveau. Il est également demandé àchaque agent de rédiger un rapport journalier reprenant brièvement les contrôles (par exemple des

1 JO L 8, 12.01.2001.2 Merci de joindre tout document utile

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équipements techniques à sa disposition) qu'il a dû effectuer et les événements auxquels il a étéconfronté.Une fois rédigé, le rapport de l'agent est transmis au dispatching en charge de la coordination desactions à entreprendre. Les rapports sont aussi systématiquement transmis aux coordinateurs del'entité dans laquelle est situé le lieu des faits, dans un but de suivi efficace au niveau local.Les rapports comprenant des données couvrant plusieurs entités, ou pour lesquels une coordinationgénérale est nécessaire, sont ensuite transmis à la hiérarchie de l'unité, voire de la Direction ou de laDirection Générale de la Sécurité.En fonction des besoins, ces rapports sont éventuellement transmis pour suivi à d'autres unités,Directions ou Directions générales devant intervenir dans le suivi du dossier (comme par exemple laDG INLO pour les suivis techniques).Les rapports relatifs à des incidents peuvent être versés, si nécessaire, dans un dossier d'enquêtecouvert par une déclaration distincte de la présente.Les rapports sont ensuite archivés et conservés pendant trois ans. A l'issue de cette période, ils sontdétruits. Seules les données statistiques anonymisées peuvent être conservées au-delà de cettepériode.Une application informatique a été acquise afin de standardiser au maximum la manière dont lesrapports des agents sont dressés et quelle voie ils doivent suivre pour être traités efficacement Lesystème sert aussi pour la distribution des consignes techniques.

5/ DESCRIPTION DE LA CATÉGORIE OU DES CATÉGORIES DE PERSONNES CONCERNÉES

Il s'agit des personnes concernées par une action susceptible d'être rapportée, mais aussi par ladétection d'anomalies ou le déroulement d'incidents.Les personnes concernées et susceptibles d'être citées dans le texte d'un rapport peuvent appartenir àdifférentes catégories :- l'agent intervenant, ses collègues et/ou sa hiérarchie assurant un suivi- la victime et/ou le plaignant- la ou les personnes ayant commis l'acte concerné ou soupçonnées d'en être l'auteur.- les témoins.

6/ DESCRIPTION DES DONNEES OU DES CATEGORIES DE DONNEES (en incluant, si nécessaire, lescatégories particulières de données (Article 10) et/ou l'origine des données).

Les données utilisées sont:Données d'identification- nom, prénom, numéros de téléphone, numéro de personnel, adresse administrative ou, à défaut,privée, date de naissance, description morphologique si l'identité n'est pas connue, employeur, statutadministratif, selon la situation et la disponibilité.Tout élément utile consigné dans le rapport(i.e. immatriculation du véhicule, éventuel numéro de procès-verbal ou de dossier auprès desautorités judiciaires le cas échéant, description et évaluation des préjudices, etc...)

7/ INFORMATIONS DESTINÉES AUX PERSONNES CONCERNÉES

L'information aux personnes susceptibles d'être citées dans un rapport est affichée aux entrées desdifférents immeubles occupés par le Parlement européen et est publiée sur le site EUROPARL. Une

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distribution directe de l'information sera faite aux personnes concernées sous réserve d'effortdisproportionné de la part de l'Institution.

8/ PROCÉDURES GARANTISSANT LES DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

(Droits d'accès, de faire rectifier, de faire verrouiller, de faire effacer, d'opposition)

Toute personne citée dans un rapport établi par le personnel de la Direction Protection et Assistance,Sécurité et Sûreté peut, sur demande, et dans un délai maximum de trois mois à partir de la date de lademande, obtenir un extrait reprenant les seules données personnelles qui la concernent.En outre, cette personne a le droit de faire rectifier, ses données personnelles et, le cas échéant,verrouiller, effacer, ou s'opposer au traitement.Les personnes souhaitant introduire une demande d'exercice de leurs droits devront s'adresser auresponsable du traitement.

9/ PROCEDURES DE TRAITEMENT AUTOMATISÉES / MANUELLES

La procédure de traitement est manuelle.

10/ SUPPORT DE STOCKAGE DES DONNEES

Les données seront stockées sur le réseau interne de l'Institution sur le serveur dédié de la Directiongénérale de la sécurité.Il n'y aura pas de version papier des rapports.

11/ BASE LEGALE ET LICÉITÉ DU TRAITEMENT

Décision du Bureau du PE du 11 juin 2012Règles internes à l'usage des personnels chargés des tâches de prévention, de sécurité et de sûreté ausein du Parlement européen.

12/ DESTINATAIRES OU CATÉGORIES DE DESTINATAIRES AUXQUELS LES DONNEES SONT

SUSCEPTIBLES D'ÊTRE COMMUNIQUÉES, SUR BASE DE LA NÉCESSITÉ D'EN CONNAÎTRE POUR POUVOIR

EFFECTUER LES TÂCHES CONFIÉES :

- personnel statutaire des unités chargées de l'évaluation du risque et des enquêtes administratives(Unité de l'évaluation des risques et Unité Gestion du personnel et des carrières), ou encore del'installation et de la maintenance des équipements techniques (Unité des technologies et de lasécurité des informations);- Unité concernée de la DG INLO (selon la nature de l'incident);- Service médical (selon la nature de l'incident);- Secrétariat général, le cas échéant;- personnel d'une firme de gardiennage contractuelle chargée de certaines tâches de surveillance pourle Parlement européen (certaines rondes sur le domaine public, interventions pour urgencesmédicales et incendie);

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- administrateurs chargés de l'installation et de la maintenance des systèmes informatiquesrenfermant les données - DG ITEC.

13/ POLITIQUE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES (OU CATÉGORIES DE DONNÉES)

Les données seront conservées pour une période de trois années.

13 BIS/ DATES LIMITES POUR LE VERROUILLAGE ET L'EFFACEMENT (APRES REQUETE LEGITIME DE LA

PART DE LA PERSONNE CONCERNÉE).

Le responsable du traitement doit se prononcer dans le délai de 15 jours ouvrables à partir de laréception de la demande de verrouillage. Si la demande est acceptée, elle doit être exécutée dans undélai de 30 jours ouvrables et la personne concernée en est informée. Dans le cas de refus d'unedemande de verrouillage, le responsable du traitement dispose d'un délai de 15 jours ouvrables pouren informer la personne concernée par lettre motivée.

Le responsable du traitement doit répondre dans le délai de 15 jours ouvrables à partir de laréception de la demande d'effacement. Si la demande est acceptée, celle-ci doit être exécutée sansdélai. Si le responsable du traitement considère que la demande n'est pas justifiée, il dispose d'undélai de 15 jours ouvrables pour en informer, par lettre motivée, la personne concernée.

14/ FINALITÉS HISTORIQUES, STATISTIQUES OU SCIENTIFIQUES

Si vous conservez les données pour des périodes plus longues que celles mentionnées ci-dessus, mercid'indiquer, si nécessaire, ce pourquoi les données doivent être conservées sous une forme permettantl'identification.

Les données seront conservées ultérieurement à des fins statistiques sous forme anonyme (résultatsagrégés).

15/ TRANSFERTS DE DONNEES ENVISAGÉS À DESTINATION DE PAYS TIERS OU D'ORGANISATIONS

INTERNATIONALES

Non applicable

16/ LE TRAITEMENT PRESENTE DES RISQUES PARTICULIERS QUI JUSTIFIENT UN CONTRÔLE

PREALABLE (Merci de décrire le traitement) :

comme prévu à:

☒ Article 27.2.(a)(les traitements de données relatives à la santé et les traitements de données relatives à dessuspicions, infractions, condamnations pénales ou mesures de sûreté;)

☐ Article 27.2.(b)

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(les traitements destinés à évaluer des aspects de la personnalité des personnes concernées, tels queleur compétence, leur rendement ou leur comportement;)

☐ Article 27.2.(c)(les traitements permettant des interconnexions non prévues en vertu de la législation nationale oucommunautaire entre des données traitées pour des finalités différentes;)

☐ Article 27.2.(d)(les traitements visant à exclure des personnes du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'uncontrat.)

☐ Autre (concept général de l'article 27.1)

17/ COMMENTAIRES

LIEU ET DATE : 16 JUIN 2014

DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES : SECONDO SABBIONI

INSTITUTION OU ORGANE COMMUNAUTAIRE : PARLEMENT EUROPÉEN