Dėl Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo ir

LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS

ĮSAKYMAS

DĖL VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ TVARKYMO IR

APSKAITOS TVARKOS APRAŠO PATVIRTINIMO

2013 m. lapkričio 12 d. Nr. V-64

Vilnius

Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-

2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 11 straipsnio 4 dalimi:

1. T v i r t i n u Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos

aprašą (pridedama).

2. L a i k a u netekusiais galios:

2.1. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio

direktoriaus 2003 m. kovo 31 d. įsakymą Nr. V-20 „Dėl Valstybinių archyvų saugomų fondų

aprašymo ir apskaitos tvarkymo metodikos patvirtinimo“;


direktoriaus 2004 m. gegužės 7 d. įsakymą Nr. V-30 „Dėl Lietuvos archyvų departamento prie

Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2003 m. kovo 31 d. įsakymo Nr. V-20

„Dėl Valstybiniuose archyvuose saugomų fondų aprašymo ir apskaitos metodikos patvirtinimo“

pakeitimo”;


direktoriaus 2005 m. birželio 7 d. įsakymą Nr. V-63 „Dėl Lietuvos archyvų departamento prie

Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2003 m. kovo 31 d. įsakymo Nr. V-20

„Dėl Valstybiniuose archyvuose saugomų fondų aprašymo ir apskaitos tvarkymo metodikos

patvirtinimo“ pakeitimo“.

3. N u s t a t a u, kad šis įsakymas įsigalioja 2014 m. sausio 1 d.

Lietuvos vyriausiasis archyvaras Ramojus Kraujelis

http://www.archyvai.lt/archyvai/selectPage.do?docLocator=A5DD4C16558E11D8A22B746164617373

PATVIRTINTA

Lietuvos vyriausiojo archyvaro

2013 m. lapkričio 12 d. įsakymu

Nr. V-64

VALSTYBĖS ARCHYVUOSE SAUGOMŲ DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS

TVARKOS APRAŠAS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašas (toliau –

Aprašas) nustato į valstybės archyvus (toliau – archyvai) kaupiant ir papildant Nacionalinį dokumentų

fondą teisės aktų nustatyta tvarka perimtų saugoti dokumentų tvarkymo, aprašymo ir apskaitos

bendruosius reikalavimus.

Šio Aprašo reikalavimai archyvų teisės aktų nustatyta tvarka perimtiems ir saugomiems vaizdo,

garso ir elektroniniams dokumentams, originalo teisėmis saugomiems mikrofilmams ar dokumentų

skaitmeninėms kopijoms taikomi tiek, kiek šių dokumentų tvarkymo, aprašymo ir apskaitos

nereglamentuoja kiti teisės aktai.

2. Šiame Apraše vartojamos sąvokos:

Apskaita – saugomų dokumentų ir (ar) jų rinkinių kiekio ir sudėties fiksavimas nustatytuose

apskaitos dokumentuose.

Apskaitos dokumentas − dokumentas, kuriame užfiksuojami saugomų dokumentų ir (ar) jų

rinkinių duomenys ir tų duomenų pasikeitimai.

Apskaitos vienetas – fondas (kolekcija), byla ar dokumentas, kuriam apskaitos dokumentuose

suteikiamas atskiras apskaitos numeris.

Sąlyginis vienetas – nesutvarkytų rašytinių ar vaizdo ir garso dokumentų rinkinys bet kokioje

laikmenoje.

Veiklos dokumentai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, nevalstybinės

organizacijos, privataus juridinio asmens veiklos metu ar fizinio asmens sudaryti, gauti, perimti ar

sukaupti dokumentai.

Kitos šiame Apraše vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų

įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos

2

taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 (Žin.,

2011, Nr. 88-4230) (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės), vartojamas sąvokas.

II. FONDŲ SUDARYMAS

3. Archyvo iš valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų,

privačių juridinių asmenų (toliau – įstaiga), fizinių asmenų perimti dokumentai, taip pat iš kitų

valstybių gauti Lietuvos istorinio paveldo ar su Lietuva susiję dokumentai ar jų kopijos sisteminami į

fondus ir kolekcijas arba jais papildomi archyve jau saugomi fondai ir kolekcijos.

4. Archyvo perimti ar gauti dokumentai, susiję tarpusavyje pagal vieną ar kelis požymius

(temą, asmenvardžius, autorius, chronologiją ar kita, išskyrus kilmę), sisteminami į kolekciją, kuri į

archyvo apskaitą įtraukiama kaip fondas.

5. Fondai ir kolekcijos (toliau – fondas) sudaromi ir papildomi laikantis šių reikalavimų:

5.1. Atlikus perimtų dokumentų vertės ekspertizę pagal šio Aprašo 15 punkte nurodytus

kriterijus, nustatomi dokumentų sudarytojai, jų tarpusavio ryšiai ir fondo tipas: įstaigos, fizinio

asmens, šeimos ar giminės.

5.2. Nustatoma, ar perimti dokumentai nėra priskirtini archyve jau saugomiems fondams.

5.3. Nustatomos fondo chronologinės ribos:

5.3.1. jei fondo sudarytojas yra įstaiga – įstaigos veiklos pradžios ir, jei įstaigos veikla

pasibaigusi, pabaigos datos;

5.3.2. jei fondo sudarytojas fizinis asmuo – jo gimimo data (jei asmuo miręs – jo gimimo ir

mirties datos);

5.3.3. jei fondo sudarytojas giminė (šeima) – anksčiausia gimusio asmens, kurio dokumentai

susisteminti į fondą, gimimo data (jei visi giminės (šeimos) nariai, kurių dokumentai susisteminti į

fondą, mirę – ir vėliausia mirties data).

6. Iš perimtų įstaigos veiklos dokumentų sudaromas tos įstaigos fondas. Jam priskiriami ir

įstaigos struktūrinių padalinių bei filialų veiklos dokumentai.

7. Iš fizinio asmens veiklos dokumentų sudaromas to fizinio asmens fondas.

8. Iš vienos šeimos, ne daugiau kaip trijų kartų, veiklos dokumentų sudaromas tos šeimos

fondas.

9. Iš vienos giminės, daugiau kaip trijų kartų, veiklos dokumentų sudaromas tos giminės

fondas.

3

III. FONDŲ TVARKYMAS IR PERTVARKYMAS

Fondų tvarkymo ir pertvarkymo darbų organizavimas

10. Fondų tvarkymo ir pertvarkymo tikslai:

10.1. sutvarkyti teisės aktų nustatyta tvarka archyvo perimtus nesutvarkytus ar netinkamai

sutvarkytus dokumentus ir sudaryti galimybę su šiais dokumentais susipažinti visuomenei;

10.2. ištaisyti nustatytus archyvo apskaitos duomenų netikslumus.

11. Fondų tvarkymo ar pertvarkymo darbai planuojami atsižvelgiant į fondo sudarytojo svarbą,

fondo dokumentų naudojimo, nustatytų trūkumų ir netikslumų mastą, dokumentų perėmimo į archyvą

datą ar kitus aspektus.

12. Fondai pertvarkomi, jei reikia juos sujungti ar išskirti, perkelti apskaitos vienetus iš vieno

fondo į kitą, pertvarkyti bylų apyrašus ar jų tęsinius (toliau – apyrašas), juos sujungiant ar sudarant

naujus apyrašus, perkelti apskaitos vienetus iš vieno apyrašo į kitą.

13. Tvarkant ar pertvarkant fondą:

13.1. patikrinama dokumentų priklausomybė fondui;

13.2. atliekama fondo dokumentų vertės ekspertizė;

13.3. nustatomos ar patikslinamos fondo ir fondo dokumentų chronologinės ribos;

13.4. patikslinami bylų aprašymai ir bylų chronologinės ribos (jei fondas pertvarkomas);

13.5. šio Aprašo nustatyta tvarka sudaromos, aprašomos ir sutvarkomos bylos;

13.6. sudaromi apyrašai;

13.7. prireikus sudaromas bylų sisteminimo apyraše schemos projektas, informacinės paieškos

priemonės.

14. Pertvarkant fondus, iš kelių istoriškai ir (arba) logiškai (ta pati veikla, pavaldumas, laiko

arba vietovės bendrumas) susijusių fondo sudarytojų veiklos dokumentų gali būti sudarytas jungtinis

fondas.

Dokumentų vertės ekspertizė

15. Dokumentai vertinami pagal šiuos jų reikšmingumo kriterijus:

15.1. kilmė (fondo sudarytojo veiklos ar vykdytų funkcijų svarba ir reikšmė valstybės valdymo,

mokslo, kultūros ar visuomeninio gyvenimo srityje; dokumentų sudarymo laikas (data) ir vieta);

4

15.2. turinys (dokumento rūšis; dokumentuose užfiksuotos informacijos apie fondo sudarytojo

teises, pareigas, veiklą, ryšius, interesus svarba; fondo sudarytojo surinktų dokumentų ryšys su jo

veikla);

15.3. dokumentų savybės (autentiškumas, unikalumas, dokumentų fizinė būklė, užfiksuotos

informacijos pateikimo būdas ir forma ar kita).

16. Iš nuolat saugoti atrinktų dokumentų bylos sudaromos, aprašomos ir į apyrašus įrašomos

šio Aprašo 19–32 punktuose nustatyta tvarka.

17. Nesaugotini dokumentai grąžinami juos perdavusiai įstaigai ar fiziniam asmeniui ar, jei taip

buvo nustatyta dokumentų perdavimo sutartyje, sunaikinami nustatyta tvarka.

Atrinkti naikinti dokumentai įrašomi į dokumentų naikinimo aktą (1 priedas). Aktas

tvirtinamas, kai sudarytų apyrašų duomenys patvirtinami archyvo vadovo.

18. Archyvo perimti ilgai saugomi elektroniniai dokumentai vertinami pasibaigus nustatytam jų

saugojimo terminui. Jei šių dokumentų nustatytas saugojimo terminas, raštu suderinus su įstaiga,

nepratęsiamas, jie įrašomi į dokumentų naikinimo aktą.

Bendrieji dokumentų sisteminimo ir bylų sudarymo reikalavimai

19. Bylos sudaromos pagal dokumentų formą, rūšis, temas, dokumentų sudarytojus,

pasirenkant vieną ar kelis požymius.

20. Atskiros bylos gali būti sudaromos dokumentams, prie kurių priėjimą riboja įstatymai arba

dokumentų perdavimo sutarties sąlygos.

21. Susirašinėjimo dokumentai dedami į atskiras bylas pagal temas ar korespondentus.

22. Dokumentai į bylas dedami (vaizdo, garso ir elektroniniai dokumentai – priskiriami

byloms) laikantis šių reikalavimų:

22.1. Į bylą dedamas (bylai priskiriamas) vienas dokumento egzempliorius. Jei dokumentų

juodraščiuose ar kituose dokumento egzemplioriuose yra vertingos informacijos, jie taip pat gali būti

dedami į bylą.

22.2. Dokumentai byloje dedami chronologine tvarka, jei netaikoma kita sisteminimo tvarka.

22.3. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio

dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos.

22.4. Vardiniai dokumentai byloje sisteminami pavardžių abėcėlės tvarka.

5

22.5. Priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso, tačiau

jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami ir į atskirą bylą.

22.6. Į bylas gali būti dedamos nuotraukos (paveikslų, vitražų, skulptūrų, statinių,

scenovaizdžių ar kitos).

22.7. Fondo sudarytojui dovanoti leidiniai su dovanojimo įrašais į bylas nededami – jie

saugomi atskirai, pažymoje apie fondą įrašius atitinkamą informaciją.

Jei fondo sudarytojas archyvui perduoda jam dovanotų leidinių antraštinius lapus su

dovanojimo įrašais, jie dedami į bylas.

Leidiniai be dovanojimo įrašų į archyvą saugoti neperimami.

22.8. Atskirai publikuoti fondo sudarytojo veiklos dokumentai ar leidiniai, kuriuose yra

paskelbti fondo sudarytojo darbai, į bylas nededami, jei publikuotiems darbams ar leidiniams yra

suteiktas tarptautinis standartinis leidinio numeris (ISBN, ISSN, ISMN ir kita).

23. Popierinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 150–200 lapų. Jei lapų yra

daugiau, sudaroma kita byla (tomas).

Knygos, monografijos rankraščiai ar tam tikro apibrėžto proceso (pvz., teismo proceso) metu

sukaupti dokumentai gali sudaryti vieną bylą, nepriklausomai nuo lapų skaičiaus.

Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų nėra daug, į vieną bylą

gali būti dedama kelių kalendorinių metų ar viena tema susiję dokumentai, jei bylos apimtis nebus

didesnė, nei nustatyta šiame punkte.

Bylų aprašymas ir tvarkymas

24. Bylų antraštės rašomos lietuvių kalba. Jei byloje yra dokumentų (pvz., monografijų,

straipsnių), parengtų kitomis kalbomis, jų pavadinimai bylų antraštėse rašomi originalo kalba

(skliaustuose gali būti nurodytas ir pavadinimas lietuvių kalba).

25. Bylų antraštės turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloms priskirtų dokumentų

sudarytoją (autorių), rūšį ir temą:

25.1. Bylos antraštė gali būti papildyta paantrašte, kurioje pateikiama dokumentus apibūdinanti

papildoma informacija.

25.2. Bylos antraštėje pavadinimai netrumpinami, nevartojamos kitos santrumpos, išskyrus

oficialiai nustatytus atvejus.

6

25.3. Dokumentų rūšys, asmenų pavardės, organizacijų, tarnybinių pareigybių, karinių laipsnių,

socialinių grupių, vietovių, gatvių, kiti pavadinimai ar terminai antraštėje rašomi tokie, kokie nurodyti

dokumente, nekeičiant į dabartinius. Pastarieji gali būti nurodomi skliaustuose. Įvairiais istoriniais

laikotarpiais vartoti terminai rašomi atsižvelgiant į moralinius, politinius ir teisinius vertinimus.

25.4. Jei byla sudaroma iš vieno dokumento, antraštėje nurodomas jo pavadinimas.

25.5. Jei byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų

rūšys.

25.6. Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų viena tema, bylos antraštėje

apibendrintai rašoma „dokumentai“.

25.7. Susirašinėjimo dokumentų (laiškų) bylų antraštėse nurodomi susirašinėjimo klausimai

(temos), taip pat gali būti nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai arba, kai

korespondentų nėra daug, jų vardai ir pavardės.

Jei korespondento vardo ir pavardės arba pavardės nustatyti nepavyksta, antraštėje rašoma,

kaip nurodyta dokumento sudarytojo (inicialai, vardas ar kita).

Numanomos pavardės, datos ar kiti numanomi duomenys antraštėje rašomi laužtiniuose

skliaustuose.

25.8. Bylų, sudarytų iš planavimo, atskaitomybės ir panašių dokumentų, antraštėse nurodomas

apimamas laikotarpis, pvz., Lietuvos visuomeninių organizacijų archyvo 1998 metų veiklos ataskaita.

26. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio anksčiausio ir vėliausio dokumento datos

(nepaisant priedų ir pridedamų dokumentų datų), jei dokumentai registruoti – anksčiausiai ir vėliausiai

įstaigoje registruoto dokumento datos. Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data. Jei

bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai, bylos data yra metai.

Kai chronologinės ribos arba data nėra žinoma ir jų negalima nustatyti iš dokumentų,

numanomos bylos chronologinės ribos (data) nurodomos laužtiniuose skliaustuose, pvz., [1948 m.],

arba rašoma „nenustatyta“.

Vaizdo ir garso dokumentų bylos chronologinės ribos yra dokumentuose užfiksuotų įvykių

datos. Jei bylos dokumentuose užfiksuotas vienas įvykis, bylos data laikoma įvykio data.

27. Popierinių dokumentų bylos lapai sunumeruojami Dokumentų tvarkymo ir apskaitos

taisyklėse nustatyta tvarka.

Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia informacijos paieškai ar dokumentų apskaitai.

Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai).

7

28. Popierinių dokumentų bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos

baigiamasis įrašas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka ir bylos antraštinis

lapas (2 priedas). Bylos antraštiniame lape nurodomas fondo pavadinimas, bylos antraštė ir paantraštė

(jei yra), bylos chronologinės ribos ar data, saugojimo terminas, antraštinio lapo specialiojoje žymoje

gali būti rašomas fondą saugančio archyvo pavadinimas arba dedamas spaudas.

Apskaitos dokumentų sudarymas

29. Archyve sutvarkytos bylos įrašomos į jų apskaitos dokumentus – apyrašus. Jei perimtais

dokumentais papildomas archyve jau saugomas fondas, sutvarkytos bylos įrašomos į apyrašų tęsinius.

30. Atsižvelgiant į sudarytų bylų skaičių ar turinį, sudaromas vienas ar keli apyrašai. Į atskirus

bylų apyrašus gali būti įrašomos:

30.1. fondo sudarytojo vienos ar kelių panašaus pobūdžio veiklos sričių bylos;

30.2. vienos rūšies ar viena tema susijusių dokumentų bylos;

30.3. šeimos ar giminės nario ar narių bylos;

30.4. tam tikrų apibrėžtų procesų metu sudarytos vienarūšės bylos;

30.5. bylos, sudarytos iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai arba dokumentų

perdavimo sutarties sąlygos;

30.6. elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų bylos.

31. Bylos į apyrašus įrašomos pagal bylų sisteminimo apyraše schemą, jei tokia buvo sudaryta,

arba pagal jų užbaigimo metus (datą), vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės

tvarka. Atsižvelgiant į įrašomų bylų pobūdį, bylos gali būti įrašomos pagal chronologiją, geografiją

(vietoves) ar kitus požymius.

Susirašinėjimo dokumentų bylos įrašomos pagal kalendorinius metus, kuriais jos buvo

sudarytos ir kuriais buvo sudarytas ar gautas tų metų paskutinis iniciatyvinis dokumentas, nepaisant

atsakomojo dokumento datos. Susirašinėjimo su asmenimis dokumentų bylos įrašomos pagal

korespondentų pavardes abėcėlės tvarka, jei korespondentai nenurodomi apibendrintai.

32. Bylos įrašomos kaip atskiri apskaitos vienetai, kiekvienai jų suteikiamas numeris. Apyraše

įrašomų bylų numeracija tęsiama iš eilės.

33. Sutvarkytų ar pertvarkytų fondų apyrašuose (3, 4 priedai) nurodomi šie aprašomieji ir

apskaitos duomenys: fondo numeris ir pavadinimas, apyrašo pavadinimas ir numeris, apskaitos vieneto

numeris (eilės numeris), bylos antraštė ir paantraštė, jei yra, bylos chronologinės ribos (data), apimtis.

8

Apyraše, priklausomai nuo apskaitos vienetų ypatumų, gali būti nurodomi papildomi aprašomieji

duomenys (pvz., dokumentų skiriamosios ypatybės (atvirukas, fotografija, mašinraštis, autografas ar

kita), dokumentų kalba ar kita).

34. Apyrašuose nurodomas fondo pavadinimas:

34.1. Įstaigos, kuri yra fondo sudarytoja, fondo pavadinimas yra jos vėliausias (paskutinis)

teisės aktuose įteisintas ar oficialiuose šaltiniuose paskelbtas pavadinimas.

34.2. Fondo pavadinime (skliaustuose) gali būti rašomas ir įteisintas fondo sudarytojo

sutrumpintas pavadinimas, pvz.:

Lietuvos demokratinė darbo partija (LDDP)

34.3. Kai pertvarkomas archyve jau saugomas fondas, kurio sudarytojas yra įstaigos

struktūrinis padalinys, jo pavadinimas rašomas nurodant priklausomybę, pvz.:

Vilniaus gubernijos valdybos Gydymo skyrius

34.4. Valstybės, kurioje veikė įstaiga (įstaigos struktūrinis padalinys), pavadinimas, jei tai nėra

įstaigos oficialiojo pavadinimo dalis (nurodyta teisės aktuose, kituose steigimo (reorganizavimo)

dokumentuose), fondo pavadinime nenurodomas.

34.5. Jei oficialusis įstaigos (įstaigos struktūrinio padalinio) pavadinimas buvo įteisintas ne

lietuvių kalba, fondo pavadinimas rašomas dviem kalbomis: lietuvių kalba ir skliaustuose originalo

kalba, pvz.:

Kurklių Šv. Jurgio Romos katalikų bažnyčia (Ecclesia Romana Catolica S. Georgii Kurklensis)

34.6. Fondo pavadinime žodis „fondas“ nerašomas.

34.7. Asmens fondo pavadinimas yra fizinio asmens vardas (-ai) ir pavardė (-ės). Jei asmuo

pasirašinėjo ir pseudonimu, pastarasis rašomas skliaustuose ar per brūkšnelį.

34.8. Giminės (šeimos) fondo pavadinimas yra asmens vardas (-ai) ir pavardė (-ės) arba

asmenų pavardė ir atitinkamai žodis „giminė“, „šeima“.

34.9. Jei iš archyve saugomų fondų sudaromas jungtinis fondas, jo pavadinimas yra

apibendrintas įstaigų arba jų struktūrinių padalinių pavadinimas, pvz.:

Panevėžio rajono kolūkiai

Jei jungtinį fondą sudaro įstaigų struktūriniai padaliniai, nurodoma ir jų priklausomybė.

34.10. Kolekcijos pavadinimas yra apibendrintas jai priklausančių dokumentų arba šių

dokumentų ir juos saugančios ar sukaupusios įstaigos pavadinimas (asmens vardas ir pavardė) ir žodis

„kolekcija“, pvz.:

Lietuvos partizanų dokumentų kolekcija

9

35. Apyrašo pavadinimas rašomas lietuvių kalba.

Apyrašo pavadinime turi atsispindėti įstaigos (jos struktūrinio padalinio) ar fizinio asmens

veiklos sritis arba dokumentų rūšies pavadinimas, pvz.:

Kūrybos ir veiklos bylų apyrašas Nr. 1

arba

Gimimo įrašų bylų apyrašas Nr. 1

Jei archyve saugomo ir pertvarkomo fondo apyrašo dokumentų sudarytojas yra įstaigos

struktūrinis padalinys, apyrašo pavadinime nurodomas jo pavadinimas, pvz.:

Žemės ribų matavimo skyriaus bylų apyrašas Nr. 4

Kai į apyrašą įrašomos elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų bylos, tai nurodoma ir

apyrašo pavadinime, pvz.:

Antikorupcinės komisijos posėdžių garso įrašų bylų apyrašas Nr. 5

36. Apyrašo antraštiniame lape (5 priedas) nurodomas archyvo (fondo saugotojo) pavadinimas,

fondo numeris pagal archyvo saugomų fondų registrą, fondo pavadinimas, apyrašo pavadinimas ir

numeris, jei apyrašas užbaigtas – ir į jį įrašytų bylų chronologinės ribos (datos).

37. Archyve saugomiems fondams rengiama pažyma apie fondą (6 priedas).

Pažymoje apie fondą galimos bibliografinės nuorodos į šaltinius (literatūrą). Pažymos tekste

neleistini žodžių sutrumpinimai ar santrumpos, išskyrus oficialius. Pirmą kartą minimas pavadinimas

negali būti trumpinamas. Jei reikia, sąvoka ar pavadinimas kita kalba gali būti nurodomi skliaustuose,

greta lietuviško atitikmens. Teisės aktų nuorodos rašomos nustatyta tvarka.

38. Pažymos apie fondą pirmajame skyriuje pateikiama informacija apie fondo sudarytoją:

38.1. Jei fondo sudarytojo pavadinimai keitėsi, nurodomi visi fondo sudarytojo oficialūs

pavadinimai, pradedant anksčiausiu ir baigiant vėliausiu, kartu nurodant veiklos chronologines ribas,

nepriklausomai nuo to, ar vieno ar kito laikotarpio dokumentai yra išlikę.

38.2. Pateikiami duomenys apie fondo sudarytojo įsteigimą (savininko teises ir pareigas

įgyvendinančios institucijos ar jos įgaliotos įstaigos (steigėjo) pavadinimas, steigimo dokumento

pavadinimas, data ir numeris, steigimo data), pavaldumą, reorganizacijas, likvidavimą bei pavaldumo

ar teisinės formos pasikeitimą. Datos (įsteigimo, reorganizacijos ir kita) pateikiamos su nuoroda į tai

reglamentavusius teisės aktus (nurodant teisės akto leidėją, teisės akto pavadinimą, datą ir numerį),

kitus dokumentus, jei yra galimybių tai nustatyti. Glaustai aprašomos fondo sudarytojo veiklos sritys

(pagrindinės funkcijos).

10

38.3. Jei fondo sudarytojas yra fizinis asmuo (asmenys), nurodoma informacija apie asmenį ar

šeimą: vardas (-ai) ir pavardė, pseudonimas (-ai), titulas, gimimo data (jei asmuo miręs – ir mirties

data), gimimo vieta, gyvenamoji vieta (-os), veiklos (kūrybos, darbo ar kita) sritys, tarnyba ir pareigos,

profesinės (darbinės) veiklos etapai ir karjera, svarbūs laimėjimai ir pasiekimai, mirties ir palaidojimo

vieta. Šeimos (giminės) fondo informacijoje apie fondo sudarytojus nurodomi reikalingi papildomi

duomenys, susiję reikšmingi vietovardžiai, informacija apie pagrindines šeimos (giminės)

gyvenamąsias vietas, kita informacija.

39. Pažymos apie fondą antrajame skyriuje pateikiama informacija apie fondo dokumentus:

39.1. Nurodomas dokumentų įsigijimo šaltinis (kada, iš ko ir kaip įsigyti (dovanoti, pirkti ar

kita) ar būdas (perimti pagal aktą, sutartį), nurodoma, ar fondas yra baigtas kaupti, ir galimi

papildymai.

39.2. Nurodomos fondo dokumentų chronologinės ribos, dokumentų skiriamosios ypatybės,

pažymima, jei tarp dokumentų yra autorių teisių objektų.

39.3. Jei fondo dokumentai saugoti į archyvą buvo perimti netvarkyti arba buvo pertvarkytas

jau saugomas fondas, pateikiami duomenys apie fondo dokumentų vertės ekspertizę, dokumentų

atrinkimą naikinti, nurodoma esama fondo apimtis (apskaitos vienetais).

39.4. Pateikiamos nuorodos apie papildomas informacines paieškos priemones, ryšius su kitais

susijusiais fondais, nurodoma fondo sudarytojui dovanotų leidinių su dovanojimo įrašais saugojimo

vieta, jei tokie leidiniai buvo archyvo perimti.

39.5. Aptariami sudaryti bylų apyrašai ir bylų į juos įrašymo tvarka:

39.5.1. Pateikiama informacija apie vyraujančias į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų temas ar

dokumentų rūšių grupes, dokumentų tvarkymo ir apyrašo sudarymo metu atliktus veiksmus (numerių

pakeitimą, numerių pakeitimo rodyklės sudarymą ar kita), apibūdinama dokumentų fizinė būklė.

Aptariamas bylų sisteminimas ir motyvai, bylų sudarymo, tvarkymo, įrašymo į apskaitą ypatumai. Jei

buvo nustatyta dokumentų dingimo, kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos

aplinkybės.

39.5.2 Jei yra priėjimo prie dokumentų ir (ar) dokumentų naudojimo ribojimų, aptariamas jų

teisinis pagrindas ir sąlygos (ribojimai nustatyti įstatymais ar sutartimis).

40. Kai fondas papildomas, rengiama pažyma apie fondo papildymą (7 priedas), kurioje

nurodoma su fondo papildymu susijusio laikotarpio informacija apie fondo sudarytoją, aptariami

papildomų dokumentų turinio ir sutvarkymo aspektai, nekartojant ankstesnėse pažymose pateiktos

11

informacijos. Rengiamoje pažymoje apie fondo papildymą nurodomos anksčiau sudarytų pažymų

datos ir registracijos numeriai.

Kai papildoma informacija apie fondo sudarytoją, pažymos pirmojo skyriaus pavadinime

nurodomas laikotarpis. Jei fondo papildymas nesusijęs su informacijos apie fondo sudarytoją ir fondo

sutvarkymą pasikeitimais ar apima ankstesnėje pažymoje aptartą laikotarpį, nurodoma, kad

pasikeitimų nebuvo.

41. Jei buvo sudaryta bylų sisteminimo apyraše schema, ji įforminama kaip pažymos apie

fondą (fondo papildymą) priedas.

42. Pažyma apie fondą (fondo papildymą) registruojama teisės aktų nustatyta tvarka ir saugoma

fondo byloje bei pateikiama naudotojams susipažinti.

IV. DOKUMENTŲ APSKAITOS TVARKYMAS

43. Kad archyvo perimti saugoti dokumentai būtų išsaugoti, prieinami ir būtų užtikrinta jų

paieška, archyve turi būti nustatyti apskaitos dokumentai ir paskirti už apskaitą atsakingi struktūriniai

padaliniai ar darbuotojai.

44. Apskaitos dokumentai nustatomi perimtiems saugoti dokumentams ir (ar) jų rinkiniams,

fondų duomenims ir jų kaitai apskaityti.

45. Perimtų saugoti apskaitos ar sąlyginių vienetų skaičius, kiti apskaitos duomenys įrašomi į

perimtų dokumentų apskaitos žurnalą (8 priedas).

46. Fondo numeris suteikiamas pagal archyvo saugomų fondų registrą (9 priedas), kuriame

registruojami archyvo perimti saugoti fondai. Fondų numeriai rašomi iš eilės. Fondui numeris

suteikiamas iš karto po to, kai dokumentų perėmimo faktas užfiksuojamas perimtų dokumentų

apskaitos žurnale. Fondų apskaitos duomenims tvarkyti gali būti sudaromi atskiri registrai. Šiuo atveju

turi būti užtikrinta, kad fondams būtų suteikti unikalūs numeriai.

Fondo numerį sudaro skaičius arba raidė ir skaičius.

47. Fondų registre nurodomas archyvo (fondų saugotojo) pavadinimas, fondo numeris, pirmųjų

fondo dokumentų perdavimo akto data ir registracijos numeris ar kita, fondo pavadinimas, fondo

išbraukimo iš apskaitos pagrindas.

48. Fondų registre fondui suteiktas numeris nurodomas ir perimtų dokumentų apskaitos

žurnale, fondo lape, kituose apskaitos dokumentuose.

49. Kiekvienam fondui sudaromas fondo lapas (10 priedas), kuriame nurodomas archyvo

(fondo saugotojo) pavadinimas, fondo numeris, pirmųjų fondo dokumentų perdavimo akto data ir

12

numeris ar kita, fondo (fondo sudarytojo) pavadinimas, duomenys apie perimtus nesutvarkytus ir

sutvarkytus dokumentus, kiti fondo apskaitos duomenys bei jų pasikeitimai.

50. Fondui sudaroma fondo byla, kurioje kaupiami su fondo apskaitos vienetų perėmimu ir šių

vienetų duomenų pasikeitimais susiję dokumentai (dokumentų perdavimo, fizinės būklės ir kiekio

patikrinimo, prarastų dokumentų ar dokumentų naikinimo aktai ir kita).

51. Apskaitos vienetų kiekio ir sudėties pasikeitimai fiksuojami:

51.1. pertvarkius fondą;

51.2. perdavus apskaitos vienetus kitam saugotojui (valstybės archyvui ar kitai įstaigai);

51.3. atlikus apskaitos vienetų fizinės būklės ir kiekio patikrinimą;

51.4. sunaikinus apskaitos vienetus, kai atlikus dokumentų vertės ekspertizę nustatoma, kad šie

apskaitos vienetai neturi išliekamosios vertės;

51.5. taisant klaidas apskaitos dokumentuose, kai jos nustatomos ne fondo pertvarkymo ar

dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo metu;

51.6. sutvarkius perimtus nesutvarkytus ar papildomai perimtus saugoti į archyvą dokumentus

ir įrašius juos į apyrašus.

52. Fondo sutvarkymo ar pertvarkymo rezultatai įforminami fondo tvarkymo (pertvarkymo)

aktu (11 priedas).

53. Apskaitos vienetai kitam saugotojui perduodami nustačius jų priklausomybę kito saugotojo

turimam fondui, prieš tai įvertinus dokumentų kilmę, jų sudarytojo veiklą bei kitus aspektus (saugomų

dokumentų kiekį ar kita).

Sprendimą dėl apskaitos vienetų perdavimo kitam saugotojui priima Lietuvos vyriausiasis

archyvaras, gavęs archyvo ar kitos įstaigos raštu pateiktus motyvus. Dokumentų perdavimas

įforminamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu.

54. Saugomų apskaitos vienetų fizinė būklė ir faktinis skaičius nustatomas atliekant dokumentų

fizinės būklės ir kiekio patikrinimus. Apskaitos vienetų kiekis tikrinamas pagal jų apskaitos

dokumentus.

55. Dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimai turi būti atliekami po stichinių nelaimių,

dokumentų evakavimo, perkėlimo į kitas saugyklas ar kitų aplinkybių, kai jie galėjo susimaišyti ar būti

prarasti. Kilus įtarimų, kad atitinkamo fondo dokumentai gali būti prarasti, fondo dokumentų fizinė

būklė ir kiekis tikrinami nedelsiant.

56. Patikrinimo išvados įforminamos dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo aktu

(12 priedas).

13

Atsižvelgiant į dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo rezultatus, sprendimą dėl

nerastų bylų (dokumentų) paieškos organizavimo priima archyvo vadovas.

57. Paieškos metu nustačius, kad kai kurie dokumentai buvo prarasti arba nepataisomai

sugadinti, surašomas prarastų dokumentų aktas (13 priedas). Šį aktą tvirtina ir sprendimus dėl

atsakomybės priima archyvo vadovas.

58. Jei pertvarkius fondą ar kitais atvejais buvo atrinkti naikinti apskaitos vienetai, neturintys

išliekamosios vertės, jie įrašomi į dokumentų naikinimo aktą šio Aprašo 17 punkte nustatyta tvarka.

59. Fondo apskaitos duomenys gali būti keičiami tik šio Aprašo 17, 52, 53, 56, 57 punktuose ir

šiame punkte nurodytų dokumentų bei naujai sudarytų ar perimtų saugoti apskaitos dokumentų

(apyrašų) pagrindu. Kai klaidų apskaitos dokumentuose nustatoma fondo nepertvarkant, klaidų

taisymas įforminamas klaidų taisymo aktu (14 priedas).

60. Jei visi fondui priklausantys dokumentai perduodami kitai įstaigai, fondas iš apskaitos

išbraukiamas, kaip pagrindą nurodant dokumentų perdavimą patvirtinančius dokumentus. Fondo

dokumentus perduodant kitai įstaigai, kartu perduodami fondo apskaitos dokumentai ir fondo byla.

Fondą išbraukus iš apskaitos, jo numeris kitam fondui nesuteikiamas.

61. Fondą išbraukus iš apskaitos, atitinkami įrašai rašomi fondų registre, o išbraukus dalį fondo

apskaitos vienetų − fondo lape.

62. Apskaitos dokumentai ir juose esantys duomenys turi būti tikslinami, kai tik jie pasikeičia.

63. Archyvo vadovo sprendimu saugomų dokumentų apskaitai tvarkyti gali būti sudaromi

papildomi apskaitos dokumentai.

V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

64. Į archyvo apskaitą įtraukti dokumentai asmenims teikiami susipažinti teisės aktų nustatyta

tvarka.

65. Dokumentai archyve saugomi laikantis teisės aktuose nustatytų dokumentų saugojimo

reikalavimų.

Valstybės archyvuose saugomų dokumentų

tvarkymo ir apskaitos tvarkos aprašo

1 priedas

(Dokumentų naikinimo akto forma)

_________________________________________________

(valstybės archyvo pavadinimas)

TVIRTINU

(Pareigų pavadinimas)

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

DOKUMENTŲ NAIKINIMO AKTAS

___________ Nr. _______ (data)

____________________

(sudarymo vieta)

Vadovaujantis___________________________________________________________________________

(dokumento data, pavadinimas, Nr.)

atrinkti naikinti šie _______________________________________________________________ (atitinkamai įrašoma – fondo (kolekcijos) pavadinimas ir numeris)

_______________________________________________________________________________________________ : (atitinkamai įrašoma – apskaitos vienetai, sąlyginiai vienetai, dokumentai, apskaitos dokumentai (jeigu naikinama pagal

pridedamus apskaitos dokumentus, nurodoma „pagal pridedamus šiuos apskaitos dokumentus“)

Eil.

Nr.

Antraštė (dokumento pavadinimas, pridedamo

apskaitos dokumento (bylų apyrašo ar kito) sudarytojas,

pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei yra)

Apskaitos vieneto

(dokumento) apskaitos

duomenys

Chronologinės

ribos

(dokumento

data)

Pastabos

(ilgai

saugomų

dokumentų

saugojimo

terminas)

1 2 3 4 5

Iš viso atrinkta naikinti ____________________________________ (atitinkamai įrašoma – (skaitmenimis ir žodžiais)

apskaitos vienetų, sąlyginių vienetų, dokumentų).

Už sunaikinimą atsakingas ___________________________________________________ . (pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė)

Naikinimo būdas ___________________________________________________________.

(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Paaiškinimas. Kai atlikus dokumentų vertės ekspertizę į aktą įrašomi nesutvarkyti (neįrašyti į apskaitos

dokumentus) dokumentai, akto 3 skiltis nepildoma.



2 priedas

(Bylos antraštinio lapo forma)

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

(fondo pavadinimas)

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

(bylos antraštė)

Pradėta __________________

Baigta ___________________

Data __________________

Saugojimo terminas ________

F. Nr.________

Ap. Nr. ______

B. Nr. _______



3 priedas

(Bylų apyrašo forma)

_____________________________

(fondo numeris) ________________________________________

(fondo pavadinimas)

_______________________________ BYLŲ APYRAŠAS NR. ___

(apyrašo pavadinimas)

Eilės

Nr.

Bylos antraštė

(paantraštė)

Dokumentų

skiriamosios

ypatybės

Kalba

Chronologinės

ribos (data)

Apimtis

Pastabos

kiekis mata-

vimo

vienetas 1 2 3 4 5 6 7 8

Įrašyta _______________________________ apskaitos vnt. nuo Nr. _____ iki Nr. _______.

(skaitmenimis ir žodžiais)

Iš viso apyraše yra _______________________________________________ apskaitos vnt.

(skaitmenimis ir žodžiais)

Apskaitos ypatumai: ________________________________________________________.


Apyrašo duomenis tvirtinu


(Data)

Paaiškinimai:

1. Apyrašo 2 skiltyje nurodoma bylos antraštė ir, jei yra, paantraštė. Vaizdo ir garso dokumentų bylos antraštė sudaroma

nurodant aprašomą įvykį, konkrečią to įvykio vietą (pvz., šalis, rajonas, miestas, gatvė, pastatas ir kita), aprašant asmenis ir pateikiant

informaciją apie juos (pareigas, visuomeninę veiklą ir kita).

2. Į apyrašą įrašant popierinių dokumentų bylą, 6 ir 7 skiltyse nurodomas bylos lapų skaičius ir matavimo vienetas „lapas“

(atitinkamu linksniu) arba santrumpa „l.“; įrašant elektroninių dokumentų ar fotodokumentų bylą, – dokumentų skaičius ir matavimo

vienetas „dokumentas“ (atitinkamu linksniu) arba santrumpa „dok.“; įrašant bylą, sudarytą iš vaizdo ir garso, garso, vaizdo įrašų,

nurodomas įrašų skaičius ir matavimo vienetas „įrašas“ (atitinkamu linksniu) arba santrumpa „įraš.“

3. Jei į bylų apyrašą įrašomos bylos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, tai pažymima apyrašo pastabų skiltyje (pvz., Priėjimas

ribojamas).

4. Apyrašo 8 skiltyje nurodoma byloje esančių vaizdo ir garso dokumentų trukmė (valandos:minutės:sekundės – 00:00:00) ir

vaizdo ar garso įrašo autorius (vardas ir pavardė). Šioje skiltyje taip pat gali būti pateikiama kita papildoma informacija (aprašymo,

apskaitos ypatumai, priėjimo prie dokumentų ribojimo sąlygos ar kita).

5. Pastraipoje „Iš viso apyraše yra“ nurodomas bendras į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų (neskaičiuojant perduotų ir iš

apskaitos išbrauktų ar pakartotinai įrašytų bylų, praleistų eilės numerių ar tęsiamų bylų numerių) skaičius.

6. Pastraipoje „Apskaitos ypatumai“ nurodomi apyraše praleisti eilės numeriai ar pakartotinai įrašytų bylų numeriai, raidiniai,

perduotų ir iš apskaitos išbrauktų bylų, jei tokių yra, numeriai.

Kai į apyrašą įrašoma vaizdo ir garso dokumentų byla, nurodomas ir formatas, kuriuo užfiksuoti vaizdo ir garso dokumentai,

pvz.: apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .tif; apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .wav; apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .mpeg4 ar kita.

7. Bylų apyraše rašomas visas (nesutrumpintas) bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas.

8. Apyrašo projektas gali būti rengiamas Elektroninio archyvo informacinės sistemos Dokumentų publikavimo ir pateikimo

modulio priemonėmis.



4 priedas

(Apyrašo tęsinio formos pavyzdys)

FONDAS NR. 1000

VARDAS VARDAUSKAS

KŪRYBOS IR VEIKLOS BYLŲ APYRAŠAS NR. 1

(Tęsinys) Eilės

Nr.

Bylos antraštė Dokumentų

skiriamosios

ypatybės

Kalba Chronolo-

ginės

ribos

(data)

Apimtis Pastabos

Kiekis Matavimo

vienetas

1 2 3 4 5 6 7 8

1. VARDO VARDAUSKO

VEIKLOS DOKUMENTAI

542 V. Vardausko, žurnalo

„Baltijos kelias“ vyriausiojo

redaktoriaus, susirašinėjimo

su asmenimis, institucijomis

žurnalo leidybos klausimais

dokumentai

Autografas,

spausdintas

tekstas.

Lietuvių,

anglų,

rusų k.

1995-01-

04

2000-12-

10

190 l.

6. VARDO VARDAUSKO

SURINKTI

DOKUMENTAI

543 Žurnalo „Baltijos kelias“

steigimo dokumentai

Spausdin-

tas tekstas

1990-05-

31

1993-05-

08

12 l.

Įrašyti 2 (du) apskaitos vienetai nuo Nr. 542 iki Nr. 543.

Iš viso apyraše yra 544 (penki šimtai keturiasdešimt keturi) apskaitos vienetai.

Apskaitos ypatumai: yra apskaitos vienetų su raidiniais numeriais – Nr. 224 a.


Apyrašo duomenis tvirtinu


(Data)

Paaiškinimas. Apyrašo skiltys pildomos taip, kaip nurodyta 3 priede.



5 priedas

(Apyrašo antraštinio lapo forma)

________________________________________

(archyvo pavadinimas)

FONDAS NR.

_____________________________________________

(fondo pavadinimas)

______________________________________________BYLŲ APYRAŠAS NR.


CHRONOLOGINĖS RIBOS _________________



6 priedas

(Pažymos apie fondą formos pavyzdys)

LIETUVOS VALSTYBĖS NAUJASIS ARCHYVAS

PAŽYMA APIE

CIVILINĖS SAUGOS DEPARTAMENTO PRIE VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS

FONDĄ NR. ______

2013-00-00 Nr. 0-00

Vilnius

I. INFORMACIJA APIE FONDO SUDARYTOJĄ

Sudarytojo pavadinimo pasikeitimai

Krašto apsaugos departamento Gelbėjimo ir civilinės saugos tarnyba (1991-10-15–1992-01-02);

Krašto apsaugos ministerijos Gelbėjimo ir civilinės saugos departamentas (1992-01-02–1992-03-09);

Krašto apsaugos ministerijos Civilinės saugos departamentas (1992-03-09–2000-02-04);

Civilinės saugos departamentas prie Krašto apsaugos ministerijos (2000-02-04–2004-03-26);

Civilinės saugos departamentas prie Vidaus reikalų ministerijos (2004-03-26–2004-12-31).

Sudarytojo įsteigimas, pavaldumas

(Pateikiama reikalinga informacija)

Sudarytojo funkcijos ar veiklos sritis


II. DOKUMENTŲ SUTVARKYMAS

Bendrosios žinios apie fondo dokumentus


Veiklos organizavimo bylų apyrašas Nr. 1


……………………………………………………….…….…….apyrašas Nr. 2



Paaiškinimai. Jei pagal teisės aktus ar kitus šaltinius negalima nustatyti įstaigos įsteigimo (veiklos

pradžios) ar veiklos pabaigos tikslios datos, laužtiniuose skliaustuose nurodoma numanoma data, pvz.: ([1918]–

1945-06-16), (1945-06-14–[1956 m.]) arba rašoma „nenustatyta“, pvz., (Nenustatyta–1945-06-14).




7 priedas

(Pažymos apie fondo papildymą formos pavyzdys)

LIETUVOS CENTRINIS VALSTYBĖS ARCHYVAS

PAŽYMA APIE VARDO VARDAUSKO FONDO NR. 1111 PAPILDYMĄ

2013-00-00 Nr. 0-00

Vilnius

I. INFORMACIJA APIE FONDO SUDARYTOJĄ 1999–2010 M.

Pasikeitimų nebuvo.

II. DOKUMENTŲ SUTVARKYMAS

Bendrosios žinios apie fondo dokumentus

Pasikeitimų nebuvo.

Kūrybos ir veiklos bylų apyrašas Nr. 1

Į apyrašo tęsinį įrašyti 57 (penkiasdešimt septyni) apskaitos vienetai nuo Nr. 542 iki Nr. 599. Iš

viso į apyrašą įrašyti 599 (penki šimtai devyniasdešimt devyni) apskaitos vienetai.

(Pateikiama kita reikalinga informacija)




8 priedas

(Perimtų dokumentų apskaitos žurnalo formos pavyzdys)

________________________________________


PERIMTŲ DOKUMENTŲ APSKAITOS ŽURNALAS

ės

Nr.

Dokumentų

perdavimo akto

data ir

registracijos

numeris

Dokumentus

perdavusios įstaigos

pavadinimas (asmens

vardas ir pavardė)

Fondo pavadinimas

(dokumentų

apibūdinimas)

Perimtų dokumentų

(apskaitos ar

sąlyginių vienetų)

chronologinės ribos

(metai)

Perimtų dokumentų

apimtis

Fondo

numeris pagal

fondų registrą

Pastabos

apskaitos vienetai sąlyginiai

vienetai

nuolat

saugomi

dokumentai

ilgai saugomi

elektroniniai

dokumentai

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Pastaba. Žurnalo formos pavyzdys gali būti papildytas reikiamomis skiltimis.



9 priedas

(Fondų registro formos pavyzdys)

___________________________________________ (valstybės archyvo pavadinimas)

FONDŲ REGISTRAS

1. Fondų apskaitos duomenys: Fondo Nr. Fondo įrašymo į registrą

pagrindas (perdavimo

akto data ir registracijos

numeris ar kita)

Fondo pavadinimas

Fondo išbraukimo iš

apskaitos pagrindas

(dokumento

pavadinimas, data ir

registracijos numeris)

Pastabos

1 2 3 4 5

158 .................... ....................

159 .................... ....................

160 .................... ....................

2. Bendras fondų skaičius 20.. metų gruodžio 31 d. duomenimis _________________________________________________: (skaitmenimis ir žodžiais)

2.1. per 20.. m. naujai priimtų fondų skaičius ______________________________________________________; (skaitmenimis ir žodžiais)

2.2. per 20.. m. iš apskaitos išbrauktų fondų skaičius ________________________________________________. (skaitmenimis ir žodžiais)

Suvestinius duomenis įrašė


(Parašas)


(Data)

1 2 3 4 5

161 .................... ....................

162 .................... ....................

163 .................... ....................



10 priedas

(Fondo lapo forma) ________________________________________


FONDO NR. ________ LAPAS

1. Pirmieji fondo dokumentai perimti _____________________________

(akto data ir numeris ar kita)

2. Fondo (fondo sudarytojo) pavadinimas ir jo pasikeitimai: Fondo sudarytojo pavadinimo chronologinės

ribos

Fondo sudarytojo pavadinimas (-ai) Fondo pavadinimas (-ai)

1 2 3

3. Nesutvarkytų fondo dokumentų apskaitos duomenys: Įrašo data Perėmimo į nesutvarkytų fondo dokumentų

apskaitą pagrindas

Išbraukimo iš nesutvarkytų fondo dokumentų apskaitos

pagrindas

Esamas

nesutvarkytų

sąlyginių vienetų

skaičius perdavimo

akto data

perdavimo

akto

numeris

sąlyginių

vienetų

skaičius

dokumento pavadinimas dokumento

data

dokumento

numeris

sąlyginių vienetų

skaičius

1 2 3 4 5 6 7 8 9

4. Sutvarkytų fondo dokumentų apskaitos duomenys: Įrašo data Įrašyta į apyrašus Išbraukta iš apskaitos Esamas apskaitos

vienetų skaičius

(likutis) apyrašo

numeris

apyrašo pavadinimas bylų

chrono-

loginės

ribos

apskaitos

vienetų

skaičius

apyrašo

numeris

pagrindas

dokumento

pavadinimas

dokumento

data

dokumento

numeris

apskaitos

vienetų

skaičius

šiame

apyraše

iš viso

fonde

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

2

(10 priedo tęsinys)

Paaiškinimai:

1. Fondo lapo 2 punkto 1–2 skiltyse nurodomi visi fondo sudarytojo pavadinimai ir laikotarpis, kuriuo fondo sudarytojas veikė tokiu

pavadinimu, 3 skiltyje nurodomas fondo pavadinimas, suteiktas pirmą kartą perėmus fondo dokumentus į archyvą. Vėlesni fondo sudarytojo ir

fondo pavadinimai, jei jie keitėsi, nurodomi atskirais įrašais.

2. Fondo lapo 3 punkto 2–4 skiltyse nurodomi perimtų nesutvarkytų fondo dokumentų duomenys: perdavimo akto data ir registracijos

numeris, sąlyginių vienetų skaičius; 5–8 skiltyse nurodoma perimtų nesutvarkytų dokumentų išbraukimo iš nesutvarkytų fondo dokumentų

apskaitos duomenys (dokumentų sutvarkymo akto pavadinimas ir numeris; naikinimo akto, jei sąlyginiai vienetai, atlikus dokumentų vertės

ekspertizę, buvo atrinkti naikinti, pavadinimas, data ir numeris ar kita).

3. Fondo lapo 4 punkto 2–5 skiltyse nurodomi sutvarkytų dokumentų apskaitos duomenys: apyrašo, į kurį bylos įrašytos, numeris,

apyrašo pavadinimas, bylų chronologinės ribos ir į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų skaičius. 7–10 skiltyse nurodomi duomenys apie fondo

dokumentų išbraukimą iš apskaitos (dokumentų atrinkimą naikinti, perdavimą į kitus archyvus ar įstaigas teisės aktų nustatyta tvarka ar kita). 11–

12 skiltyse nurodomas esamas apskaitos vienetų skaičius konkrečiame apyraše ir bendras fonde esantis apskaitos vienetų skaičius (likutis).



11 priedas

(Fondo tvarkymo (pertvarkymo) akto formos pavyzdys)

____________________________________ (valstybės archyvo pavadinimas)

TVIRTINU


(Parašas)


FONDO NR._____ _________________________________ AKTAS (atitinkamai įrašoma – tvarkymo (pertvarkymo)

______________ Nr. _____ (data)

___________________

(sudarymo vieta)

Remiantis__________________________________________________________________ (dokumento, kuriuo remiantis buvo atlikti tvarkymo (pertvarkymo) darbai, pavadinimas, data ir

_____________________________, sutvarkytas (pertvarkytas) fondas____________________________ registracijos numeris)

_______________________________________________________________________________. (nurodomas fondo numeris ir pavadinimas)

1. ___________________________________ fonde buvo ___________________________ (tvarkymo (pertvarkymo) darbų pradžios data) (nurodomas apyrašų, apskaitos

_______________________________________________________________________________. vienetų, sąlyginių vienetų skaičius)

2. Atlikti darbai: ____________________________________________________________ (nurodomi atlikti tvarkymo (pertvarkymo) darbai)

_______________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________.

3. ___________________________________ fonde yra ____________________________ (tvarkymo (pertvarkymo) darbų pabaigos data) (nurodomas apyrašų, apskaitos

_______________________________________________________________________________. vienetų skaičius)


Pakeitimus fondo lape įrašė


(Parašas)


(Data)

2

(11 priedo tęsinys)

Paaiškinimai:

1. Informacija akte gali būti pateikta ir lentele.

2. Akto 2 punkte atitinkamai nurodoma – atrinktų naikinti, grąžintų fondo sudarytojui, perkeltų į kitus

archyvo fondus, perduotų į kitus archyvus, sujungtų su kitais apskaitos vienetais, sudarytų iš sąlyginių vienetų,

gautų iš kitų archyvo fondų ar kitų archyvų apskaitos vienetų skaičius; sudaryti nauji bylų apyrašai ir apskaitos

vienetų skaičius juose, į apyrašus įrašyti pertvarkyti apyrašai ar kita.

3. Jei sąlyginiai vienetai ar apskaitos vienetai buvo atrinkti naikinti, sudaromas dokumentų naikinimo

aktas pagal šio Aprašo 17 punkto reikalavimus.



12 priedas

(Dokumentų fizinės būklės ir kiekio patikrinimo akto forma) ___________________________________


TVIRTINU


(Parašas)


DOKUMENTŲ FIZINĖS BŪKLĖS IR KIEKIO PATIKRINIMO

AKTAS

___________Nr._________

(data)

_____________________

(sudarymo vieta)

Patikrinti _________________________________________________________________ (valstybės archyvo saugomo fondo pavadinimas, numeris)

______________________________________________ dokumentai bei jų apskaitos dokumentai.

1. Apskaitos vienetų kiekis pagal bylų apyrašus:

Ap. Nr. _____ nuo Nr. _____ iki Nr. ______ , iš viso ______ apsk. vnt.,



iš viso __________________ apsk. vnt.

2. Apskaitos duomenų tikslumas (įrašoma, kad apskaitos duomenys tikslūs, arba nurodomi

nustatyti netikslumai.

2.1. Faktiškai nerasti į apyrašus įrašyti apskaitos vienetai:

Ap. Nr. apsk. vnt. Nr._________________________________________________,

Ap. Nr._______ apsk. vnt. Nr._________________________________________________,

iš viso _______ apsk. vnt.

2.2. Į bendrą į apyrašą įrašytų apskaitos vienetų skaičių neįskaičiuoti apskaitos vienetai, kurių

numeriai yra su raide:

Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. __________________________________________________,

Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr. ___________________________________________________,

iš viso _______ apsk. vnt.

2.3. Apyrašuose praleisti eilės numeriai:

Ap. Nr. ________ Nr. __________________________________________________________,

Ap. Nr. ________ Nr. __________________________________________________________,

iš viso ________ praleista eilės numerių.

2

12 priedo tęsinys

2.4. Pakartotinai į apyrašus įrašyta:

Ap. Nr.________ apsk. vnt. Nr. _________________________________________________,

Ap. Nr.________ apsk. vnt. Nr. _________________________________________________,

iš viso ________ pakartotinai įrašyta apsk. vnt.

3. Dokumentų fizinė būklė (įrašoma, kad blogos fizinės būklės ir (ar) restauruotinų dokumentų

nėra, arba nurodomi konkretūs dokumentai, kuriuos reikia restauruoti, dezinfekuoti, įrišti.

3.1. Reikia dezinfekuoti:

Ap. Nr. _______ apsk. vnt. Nr.___________________________________________________,

Ap. Nr.________ apsk. vnt. Nr. ___________________________________________________,

iš viso ________ apsk. vnt. aps. vnt.

3.2. Reikia restauruoti:

Ap. Nr. ________ apsk. vnt. Nr. ________, _________ lapai (ar kitas apimties matavimo vnt.)


iš viso ________ apsk. vnt. aps. vnt. aps. vnt.

3.3. Reikia įrišti:



iš viso ________ apsk. vnt. aps. vnt. aps. vnt.

Tikrino


Apskaitos dokumentuose įrašyta (įrašomas faktinis apskaitos vienetų skaičius po dokumentų

fizinės būklės ir kiekio patikrinimo):




iš viso __________________ apsk. vnt.

Pakeitimus fondo apskaitos dokumentuose

įrašė


(Parašas)


(Data)



13 priedas

(Prarastų dokumentų akto formos pavyzdys)

____________________________________________ (valstybės archyvo pavadinimas)

TVIRTINU


(Parašas)


PRARASTŲ ____________________________ DOKUMENTŲ AKTAS (fondo numeris ir pavadinimas)

____________ Nr.___________ (data)

____________________

(sudarymo vieta)

Komisija, sudaryta _________________________________________________________, (dokumento data, pavadinimas, numeris)

susidedanti iš ____________________________________________________________________,

(komisijos narių vardai ir pavardės)

nustatė, kad _____________________________________________________________________ (aplinkybės)

yra prarasti šie dokumentai (apskaitos vienetai):

Eil.

Nr.

Dokumento pavadinimas

(apskaitos vieneto antraštė)

Dokumento (apskaitos

vieneto) apskaitos

duomenys

Chronolo-

ginės ribos

Pastabos

1 2 3 4 5

Prarasta _____________________________________________________dokumentas (-ų), (prarastų dokumentų skaičius skaitmenimis ir žodžiais)

_____________________________________________________________ apskaitos vienetas (-ų). (apskaitos vienetų skaičius skaitmenimis ir žodžiais)

Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Nariai (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Parašas) (Vardas ir pavardė)


įrašė


(Parašas)


(Data)



14 priedas

(Klaidų taisymo akto formos pavyzdys)

____________________________________________ (valstybės archyvo pavadinimas)

TVIRTINU


(Parašas)


KLAIDŲ F. NR. _______ APSKAITOS DOKUMENTUOSE TAISYMO AKTAS

____________ Nr.___________ (data)

____________________

(sudarymo vieta)

__________________________________________________________________________ (aplinkybės, kuriomis buvo nustatyta klaidų fondo apskaitos dokumentuose)

nustatyta ____________________________________________________________________________________________________________ (nustatytų klaidų pobūdis)

_______________________________________________________________________________________________________________________.

1. Nustatytos klaidos ________________________________________________________

_______________________________________________________________________________.

2. Taisytini apskaitos dokumentai ir duomenys __________________________________________

______________________________________________________________________________________________ .



įrašė


(Parašas)


(Data)

Paaiškinimai:

1. Akto 1−2 punktuose nurodytina informacija gali būti pateikta ir lentele.

2. Akto 1 punkte nurodomos apskaitos klaidos ir konkretūs apskaitos dokumentai, kuriuose nustatyta

klaidų.

3. Akto 2 punkte nurodoma, kokius fondo apskaitos dokumentus ir jų duomenis reikėtų pataisyti (pvz.,

fondo lapą ar kita), kokie duomenys turėtų būti įrašyti vietoj pateiktų klaidingų duomenų, taip pat kiti taisytini

aspektai.

Documents

Dėl Valstybės archyvuose saugomų dokumentų tvarkymo ir