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DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE CAJA
El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en
caja, este puede determinar si en el futuro la empresa enfrentará un
déficit o un excedente de efectivo. También permite que la empresa
programe sus necesidades de corto plazo, para obtener flujos positivos
de efectivo.
El departamento financiero de la empresa planea permanentemente
los posibles excedentes de caja como sus déficits, al contar con esta
información, el administrador toma las decisiones adecuadas en cuanto
a situaciones de sobrantes para inversión o por el contrario si hay
faltante debe buscar los medios para obtener financiamiento en el corto
plazo.
El presupuesto de caja es importante porque permite observar y
verificar el comportamiento diario de los ingresos y salida de fondos en
un tiempo determinado.
A continuación se presenta un ejemplo práctico de la preparación de
un presupuesto de caja, con todos sus componentes y suposiciones.
Información Inicial
Para la realización del ejercicio, se asumirá una empresa
cualquiera, que está constituida legalmente y puede tener como objeto
la producción o la prestación de servicios.
Ejemplo:
La compañía ABC está preparando un presupuesto de caja para los
meses de octubre, noviembre y diciembre. las ventas en agosto fueron
de $100.000 y en septiembre $200.000. Se pronostican ventas de
$400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para
diciembre. El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado,
el 50% han generado cuentas por cobrar que son cobradas después de
30 días y el restante 30% ha generado cuentas por cobrar que se cobran
después de dos meses. No se tiene estimación de cuentas incobrables.
En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000,
proveniente de las acciones de una subsidiaria. A continuación se
presentan los datos.
Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compañía
ABC
AgostoSeptiembr
eOctubre Noviembre Diciembre
Ventas
pronosticadas $100.000 $ 200.000 $ 400.000 $ 300.000 $ 200.000
Ventas al
contado
(20%)
$ 20.000 $ 40.000 $ 80.000 $ 60.000 $ 40.000
Cuentas por
cobrar
Un mes
(50%) $ 50.000 $ 100.000 $ 200.000 $ 150.000
Dos meses
(30%) $ 30.000 $ 60.000 $ 120.000
Otras
entradas
efectivo
$ 30.000
Total
entradas
$ 210.000 $ 320.000 $ 340.000
efectivo
Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por
la compañía ABC durante los mismos meses. Las compras de la empresa
representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga al
contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20%
restante se paga dos meses después del mes de compra. En el mes de
octubre se pagan $20.000 de dividendos. Se paga arrendamiento de
$500 mensuales. Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse
agregando 10% de sus ventas mensuales a la cifra del costo fijo de
$8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000. Se compra una
máquina nueva a un costo de $130.000 en el mes de noviembre. Se
pagan intereses de $10.000 en diciembre. También en diciembre se
abona a un fondo de amortización $20.000. No se espera una
readquisición o retiro de acciones durante este periodo. El programa de
desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuación:
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE CAPITAL
El presupuesto de capital es el proceso de planeación y
administración de las inversiones a largo plazo de la empresa. Mediante
este proceso los gerentes de la organización tratan de identificar,
desarrollar y evaluar las oportunidades de inversión que pueden ser
rentables para la compañía. Se puede decir, de una forma muy general,
que esta evaluación se hace comprobando si los flujos de efectivo que
generará la inversión en un activo exceden a los flujos que se requieren
para llevar a cabo dicho proyecto.
Un presupuesto de capital mal realizado puede traer consecuencias
muy graves para la empresa, del mismo modo que un presupuesto de
capital efectuado de forma correcta le puede traer muchos beneficios.
Las inversiones en activos fijos con fines de crecimiento o de renovación
de tecnología por lo regular implican desembolsos muy significativos,
además de que estos activos se adquieren con la intención de
mantenerse por periodos de tiempo que, con frecuencia, se extienden
por cinco años o más. Una mala decisión al invertir en estos activos
puede significar la diferencia entre una empresa exitosa durante varios
años y una empresa con dificultades para sobrevivir.
Para una empresa, por ejemplo, una decisión de presupuestos de
capital sería considerar la apertura de una nueva sucursal. Este tipo de
decisiones son trascendentes porque determinará lo que la empresa
será en el futuro, por lo que en ella no deben intervenir solamente las
personas especialistas en el área de finanzas, sino que es u compromiso
de los responsables de todas las áreas funcionales de la empresa. El
proceso del presupuesto de capital empieza con la definición de la
estrategia y las metas de la empresa para determinar en cuál o cuáles
áreas de negocios participará, posteriormente se generan y valoran las
ideas de proyectos de inversión, luego se obtiene la información
pertinente para la idea o ideas que se consideran convenientes, para
finalmente evaluar financieramente el proyecto y tomar una decisión. Si
se decide realizar el proyecto, su implementación regularmente ocurre
de modo programado y paulatino. Ya que el proyecto está en
funcionamiento sus resultados deben reevaluarse para tomar las
acciones correctivas que sean necesarias cuando los resultados reales
difieren desfavorablemente de los planeados.
En la evaluación del proyecto no es suficiente considerar los flujos
que generará, ni el desembolso necesario para llevarlo a cabo. También
deben considerarse la probabilidad de que ocurran los flujos de efectivo,
así como el período en el que se presentarán los flujos. En otras
palabras, la evaluación financiera del proyecto debe considerar la
magnitud, el momento y el riesgo de todos los flujos de efectivo
relevantes relacionados con el proyecto.
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE INVERSIONES
El presupuesto de inversiones es un conjunto de pronósticos en
términos financieros referentes a un periodo precisado. Un presupuesto
de inversión es un artificio que permite a la dirección planear y controlar
las actitudes de una empresa de modo que pueden realizar sus objetivos
en cuanto a ganancias y servicios. El sistema de presupuestos exige una
previsión sistemática basada en la experiencia del pasado y en las
condiciones que se prevean en el futuro. El presupuesto de inversión en
sí, es un plan esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones
que se pretenden llevar a cabo, pero desde luego que la obtención de
resultados razonable correctos dependerá de la información estadística
que se posea en el momento de efectuar la estimación ya que además
de los datos históricos, es necesario enterarse de todo aquello que se
procura realizar y que afecte de algún modo lo que se planea para que
con base en las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles
resultados a futuro.
El presupuesto de inversiones es un documento que prevé las
inversiones y su financiación y los gastos e ingresos que se
ocasionarán, conoce las compras e ingresos de varios periodos. Sus
fases son: selección e implantación y funcionamiento.
Para elaborar un presupuesto de inversiones se necesita:
Descripción de la compra.
Actividad a la que va destinada.
Fecha prevista de adquisición.
Precio de la compra.
Años de vida útil de la compra.
Valor residual.
La elaboración del presupuesto de inversiones es importante ya
que determina la contribución económica de los diversos proyectos a
la empresa, de tal forma que se otorgue prioridad a aquellos que
ofrezcan una mayor contribución. Para determinar el potencial de
contribución se requiere efectuar una serie de estimaciones
cuantitativas relacionadas con los flujos de fondos y con la dimensión
tiempo en la que se producen los flujos.
Ejemplo de presupuesto de inversión
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y
GASTOS FINANCIEROS
El presupuesto de ingresos
Se prepara con la información proveniente del presupuesto de
ventas.
En él ha incluido usted, mes a mes, tanto el número de unidades de
producto a vender; como los montos de dinero que recibirá por dicha
venta.
Previamente usted habrá fijado los precios de venta de cada uno de
sus productos, para los próximos tres, seis o doce meses.
Presupuestar es fijarse metas de ventas y hacer todo.
Se prepara con la información proveniente del presupuesto de
ventas.
En él ha incluido usted, mes a mes, tanto el número de unidades de
producto a vender; como los montos de dinero que recibirá por dicha
venta.
Previamente usted habrá fijado los precios de venta de cada uno de
sus productos, para los próximos tres, seis o doce meses.
Presupuestar es fijarse metas de ventas y hacer todo el esfuerzo,
posible para lograrlas, Esto es lo que caracteriza al empresario.
Es todo lo contrario de sentarse a esperar que los clientes llamen a la
puerta.
El presupuesto de ingresos debe ser elaborado en forma realista sin
exceso de entusiasmo pero constituye todo un reto a nuestra
creatividad, imaginación y dinámica.
Taller “El Rayo”
Cantidades previstas de ventas y precios de los artículos Enero-Junio
2008
Al presupuestar, usted calcula la cantidad de productos a vender
en un determinado período (tres, seis o doce meses).
También fija los precios que cobrará por sus productos.
Artículos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
U Precio U Precio U Precio U Precio U Precio U Precio
“A” 50 20 55 20 60 22 60 22 65 25 65 25
“B” 30 25 40 25 40 28 45 28 45 30 50 30
“C” 80 15 70 15 80 18 80 18 85 20 85 20
“D” 40 30 45 30 50 32 50 32 55 35 60 35
“E” 60 15 60 15 65 18 65 18 70 20 70 20
* U=Unidades
Presupuesto de ingresos Enero-Junio 2008
Para hallar los totales de venta de cada mes, bastará con:
Multiplicar el número de unidades que usted ha previsto vender de
cada artículo, por su precio unitario.
Repetir esta operación, mes por mes.
Sumar los totales hallados, por mes y para el período
presupuestado.
ART Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total
“A” 1000 1100 1320 1320 1625 1625 7,990
“B” 750 1000 1120 1260 1350 1500 6,980
“C” 1200 1050 1440 1440 1700 1700 8,530
“D” 1200 1350 1600 1600 1925 2100 9,775
“E” 900 900 1170 1170 1400 1400 6,940
Total 5050 5400 6650 6790 8000 8325 40,215
Presupuesto de gastos
Corresponde al total de egresos de dinero que
tendrá su empresa durante el mismo período del
presupuesto de ventas calculado por usted.
Para ello deberá determinar:
a. Tipos, cantidades y precios de los materiales a
utilizar
b. Cantidad de operarios a emplear y el total de
salarios y beneficios a pagar mes a mes.
c. Servicios ajenos a contratar; la cantidad y el
precio aproximado de los mismos.
d. Los gastos de administración del negocio (sueldo
del administrador, sueldos del personal de
oficina, renta del local, consumo de energía luz, agua; gastos de
movilidad; papelería; correos y teléfono; mantenimiento de
instalaciones y máquina etc.)
e. Pago por pólizas de seguros; por robo, incendio y otros tipos de
riesgos.
f. Los totales mensuales a cargar por concepto de depreciación.
g. Los montos totales de comisiones a pagar a vendedores y/o
comisionistas.
h. Los gastos promocionales (folletos, volantes, afiches) y publicidad
(cuñas de avisos en radio, avisos en periódicos, etc.)
Taller el rayo
Presupuesto de Gastos Enero-Junio 2008
Partidas
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total
I. GASTOS FIJOS
Sueldo AdministradorSueldo EmpleadosAlquiler localElectricidad, Agua etc.MovilidadMantenimientoPapelería
1491 1601 1995 2039 2420 2522 12068
Depreciación 100 100 100 100 100 100 600
1591 1701 2095 2139 2520 2622 12668
II. GASTOS VARIABLES
Materiales
Mano de Obra
778
1166
832
1247
1024
1536
1046
1568
1232
1848
1282
1923
6194
9288
1944 2076 2560 2614 3080 3205 15482
GASTOS DE VENTA 505 540 665 679 800 833 4022
2449 2619 3225 3293 3880 4038 19504
Total de Gastos 4040 4320 5320 5432 6400 6660 32172
Taller el Rayo
Presupuesto de Ingresos y Gastos
Resumen
Partidas Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total
I. INGRESOS 5050 5400 6650 6790 8000 8325 40,215
II. GASTOS 4040 4320 5320 5432 6400 6660 32172
1010 1080 1330 1358 1600 1665 8043
