CONSULTA SOPORTES CONTABLES

WILINTON VELANDIA PARRADAIYAN ANDREA DÍAZ

IVÓN RAMIREZ ARBOLEDAANDREA RODRÍGUEZ ROSAS

Profesor:DANIEL BARRERA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIAFACULTAD INGENIERÍA

FEBRERO 26 /2013BOGOTÁ DC

SOPORTES CONTABLES

Son documentos que sirven de base para registrar operaciones comerciales de una empresa, generalmente estos soportes tienen ciertas características para ser justificables.

La información general de los soportes contables es:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los

comprobantes.

Existen documentos contables y no contables, los principales soportes de contabilidad son:

1. Recibo de caja:

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. Generalmente el recibo de caja original se le entrega al cliente y las copias se archivan para anexar el comprobante diario de contabilidad.

2. Recibos de consignación bancaria

Este comprobante es elaborado por los bancos y es diligenciado por los clientes del mismo al consignar. En este documento el original se queda en el banco y la copia con sello de cajero.

Existen dos tipos de consignaciones tanto para cheques como para efectivo y para remesas o cheques de plazas.

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorro

Es un documento creado por las corporaciones de ahorro para que sus clientes las diligencien en el momento de retirar o consignar dinero de sus cuentas.

Este elemento tiene dos opciones para elegir según lo que necesita el cliente, y son depósito de en efectivo o cheques de bancos locales.

4. Factura compraventa:

Es un soporte contable que contiene los datos generales de los soportes de contabilidad y una descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y condiciones de pago.

Los requisitos deben ser los siguientes: Estar denominada expresamente como factura de venta. (pre-impreso). Numeración en orden consecutivo. (pre-impreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (pre-impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (pre-impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

5. Comprobante de venta con tarjea crédito

Cuando la empresa vende bienes o servicios con la tarjeta de crédito, se considera venta de contado porque el comprobante firmado por el tarjetahabiente se consigna, utilizando el formato especial que el banco ha diseñado para este servicio la comisión de servicio que obra el banco se considera un gasto financiero para la empresa cuyo soporte es el comprobante de venta.

6. Comprobante egreso o de pago (cheque-efectivo)

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago.

Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde según el concepto del pago.

7. Letra cambio:

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se

denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagare:

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

9. Nota debito:

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

10.Nota crédito:

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

11.Retiro caja menor:

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

12.Reembolso caja menor:

Cuando se gasta el dinero de la caja menor, se debe reintegrar el valor de los pagos realizados según recibos para completar el fondo fijo al contabilizar se debita las respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos.

La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Todos estos documentos se deben anexar al comprobante diario.

13. Nota De Contabilidad:

Es un soporte contable interno de la empresa, cuyo objetivo es el de registrar operaciones contables, es decir cuando dichas operaciones no tienen un registro externo o para las cuales no existen documentos internos específicos.

Debemos tener en cuenta, que las operaciones en las que no existen documentos de contabilización internos y externos específicos, se usa la nota de contabilidad.Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos específicos, se utiliza entonces la nota de contabilidad. Ejemplo de esto puede ser la contabilización de los Ajustes por inflación, la Depreciación, la amortización, correcciones, los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.

14. Comprobante diario de caja

Un comprobante de contabilidad no es un soporte de contabilidad, es simplemente un documento donde se relacionan y resumen una serie de operaciones económicas, operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de contabilidad, esto es por una factura o documento equivalente.

15. Comprobantes externos. (Comprobante diaria de caja)

Que pueden existir para soportar un registro en la contabilidad, hoy en día, y por cuestiones fiscales, el documento madre de todos es la factura.Los demás comprobantes externos sirven como apoyo, como una forma de control mientras se consigue la respectiva factura, pues esta es indispensable para respaldar cualquier erogación en que incurra la empresa.

16. factura de compras.

Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.

17.Comprobantes internos (Escrituras.)

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

18. Cheque.

Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.El cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

19. El Comprobante de Pago

Es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios.

1. Tipos de comprobantes de pago

Factura

La factura es el comprobante de pago que, por lo general, es utilizado en transacciones entre empresas o personas que necesitan sustentar el pago del IGV en sus adquisiciones, a fin de utilizar el denominado "crédito fiscal", así como gasto o costo para efecto tributario

Recibo por Honorarios

Es el comprobante de pago utilizado por aquellas personas que se dedican en forma individual al ejercicio de cualquier profesión, arte, ciencia u oficio, por ejemplo: médicos, abogados, gasfiteros, artistas, albañiles

Boleta de venta

Es el comprobante de pago que se emiten en operaciones con consumidores o usuarios finales, y que no permite ejercer el derecho al crédito fiscal, ni sustentar gasto o costo para efecto tributario.

Liquidaciones de Compra

Es el comprobante utilizado por las empresas que realizan adquisiciones a personas naturales productoras y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal, extracción de madera, de productos silvestres, minería aurífera artesanal, artesanía y desperdicios y desechos metálicos y no metálicos, desechos de papel.

Tickets o Cintas de Máquinas Registradoras

El ticket es un comprobante de pago emitido por máquinas registradoras. Cuando éste es emitido en operaciones con consumidores o usuarios finales, no permite ejercer el derecho a crédito fiscal ni sustentar gasto o costo para efecto tributario

Recibo por Arrendamiento de Bienes Muebles e Inmuebles

Son comprobantes de pago que deben entregar las personas que alquilan bienes inmuebles (casa, departamentos, tiendas, depósitos, etc.) o bienes muebles (autos, camiones, grúas, etc.) a sus arrendatarios.

20. Una póliza de seguro

Es un contrato entre el asegurado y una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.

21. Documentos equivalentes a la factura

1. Los tiquetes de máquina registradora.2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.3. Los tiquetes de transporte.4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por

establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes

de pago.6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos

de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.

7. Derogado por el art. 19, Decreto Nacional 1001 de 1997.8. Factura electrónica. (Art. 5, Decreto 1165 de 1996).

Los Documentos No Contables son:

MEMORANDO: Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: * El nombre de la persona a quien va dirigido. * El nombre del remitente. * La fecha. * El asunto. * El texto. * Y la firma del remitente.

COTIZACION: La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación.También se denomina cotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de

aportación a la seguridad social. Este tipo de aportación en algunos países recibe el nombre de cotización previsional, y es la fracción, usualmente mensual, de un sueldo o salario depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social. En el caso de Chile son los aportes a la cuenta individual de retiro del trabajador en una AFP.

ORDEN DE COMPRA: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.