45
La gestión y la conservación de los documentos electrónicos desde la perspectiva archivística Jordi Serra Serra I Congreso sobre gestión y conservación del documento electrónico Universitat Jaume I 13 de noviembre de 2007

La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

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Page 1: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

La g

estió

n y

la c

onse

rvac

ión

de lo

s do

cum

ento

sel

ectró

nico

s de

sde

lape

rspe

ctiv

a ar

chiv

ístic

a

Jord

i Ser

ra S

erra

I Con

gres

o so

bre

gest

ión

y co

nser

vaci

ón d

eldo

cum

ento

ele

ctró

nico

Uni

vers

itat J

aum

e I

13 d

e no

viem

bre

de 2

007

Page 2: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

Una

s pr

egun

tas…

¿Se

está

n ge

stio

nand

o de

form

a ha

bitu

al d

ocum

ento

sor

igin

ales

en

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ato

elec

tróni

co?

¿Exi

sten

nor

mas

técn

icas

que

est

able

zcan

cóm

oge

stio

nar y

con

serv

ar lo

s do

cum

ento

s el

ectró

nico

s?¿L

a le

gisl

ació

n re

gula

con

cla

ridad

la g

estió

n y

laco

nser

vaci

ón d

e lo

s do

cum

ento

s el

ectró

nico

s?¿E

stán

los

arch

iver

os p

rese

ntes

en

toda

s la

s in

icia

tivas

de g

estió

n y

cons

erva

ción

de

los

docu

men

tos

elec

tróni

cos?

¿Se

disp

one

de s

oftw

are

para

la p

rese

rvac

ión

digi

tal?

¿Exi

sten

arc

hivo

s di

gita

les?

Page 3: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

¿Seg

uim

os s

in re

spue

stas

?

Page 4: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

Tene

mos

resp

uest

as

Mas

a cr

ítica

de

orig

inal

es e

lect

róni

cos

Nue

vas

disp

osic

ione

s le

gale

sN

ueva

s no

rmas

técn

icas

y m

odel

os d

ege

stió

nN

uevo

sof

twar

eM

ayor

con

side

raci

ón d

e la

func

ión

dear

chiv

o

Page 5: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

Nue

vas

disp

osic

ione

s le

gale

s

La le

gisl

ació

n re

coge

fina

lmen

te u

n m

odel

o cl

aro

yap

licab

le p

ara

el d

espe

gue

defin

itivo

de

laad

min

istra

ción

y e

l com

erci

o el

ectró

nico

s

Los

nuev

os c

once

ptos

def

inid

os y

a in

corp

oran

lape

rspe

ctiv

a ar

chiv

ístic

a

Se o

frece

n nu

evas

opo

rtuni

dade

s pa

ra la

inte

rven

ción

arch

ivís

tica

en e

l cic

lo d

e vi

da d

e lo

s do

cum

ento

sel

ectró

nico

s

Page 6: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

Ante

cede

ntes

Ley

30/1

992,

de

26 d

e no

viem

bre,

de

Rég

imen

Jur

ídic

o de

las

Adm

inis

traci

ones

Públ

icas

y d

el P

roce

dim

ient

o Ad

min

istra

tivo

Com

únR

eal D

ecre

to 2

63/1

996,

de

16 d

e fe

brer

o, p

or e

l que

se

regu

la la

util

izac

ión

deté

cnic

as e

lect

róni

cas,

info

rmát

icas

y te

lem

átic

as p

or la

Adm

inis

traci

ón G

ener

al d

elEs

tado

Rea

l Dec

reto

772

/199

9, d

e 7

de m

ayo,

por

el q

ue s

e re

gula

la p

rese

ntac

ión

deso

licitu

des,

esc

ritos

y c

omun

icac

ione

s an

te la

Adm

inis

traci

ón G

ener

al d

el E

stad

o, la

expe

dici

ón d

e co

pias

de

docu

men

tos

y de

volu

ción

de

orig

inal

es y

el r

égim

en d

e la

sof

icin

as d

e re

gist

roR

eal D

ecre

to-le

y 14

/199

9, d

e 17

de

sept

iem

bre,

sob

re fi

rma

elec

tróni

ca.

Ley

Org

ánic

a 15

/199

9, d

e 13

de

dici

embr

e, d

e Pr

otec

ción

de

Dat

os d

e C

arác

ter

Pers

onal

Ley

34/2

002,

de

11 d

e ju

lio, d

e se

rvic

ios

de la

soc

ieda

d de

la in

form

ació

n y

deco

mer

cio

elec

tróni

coR

eal D

ecre

to 2

09/2

003,

de

21 d

e fe

brer

o, p

or e

l que

se

regu

lan

los

regi

stro

s y

las

notif

icac

ione

s te

lem

átic

as, a

sí c

omo

la u

tiliz

ació

n de

med

ios

tele

mát

icos

par

a la

sust

ituci

ón d

e la

apo

rtaci

ón d

e ce

rtific

ados

por

los

ciud

adan

os

Page 7: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

Nue

vas

disp

osic

ione

s le

gale

sLe

y 59

/200

3, d

e 19

de

dici

embr

e, d

e fir

ma

elec

tróni

caO

rden

EH

A/13

07/2

005,

de

29 d

e ab

ril, p

or la

que

se

regu

la e

l em

pleo

de

med

ios

elec

tróni

cos

en lo

s pr

oced

imie

ntos

de

cont

rata

ción

Ord

en IT

C/1

475/

2006

, de

11 d

e m

ayo,

sob

re u

tiliz

ació

n de

l pro

cedi

mie

nto

elec

tróni

co p

ara

la c

ompu

lsa

de d

ocum

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s en

el á

mbi

to d

el M

inis

terio

de

Indu

stria

,Tur

ism

o y

Com

erci

oO

rden

EH

A/96

2/20

07, d

e 10

de

abril

, por

la q

ue s

e de

sarro

llan

dete

rmin

adas

dis

posi

cion

es s

obre

fact

urac

ión

tele

mát

ica

y co

nser

vaci

ónel

ectró

nica

de

fact

uras

Ley

11/2

007,

de

22 d

e ju

nio,

de

acce

so e

lect

róni

co d

e lo

s ci

udad

anos

a lo

sSe

rvic

ios

Públ

icos

(LAE

CSP

)Le

y 30

/200

7, d

e 30

de

octu

bre,

de

Con

trato

s de

l Sec

tor P

úblic

oPr

oyec

to d

e Le

y de

Med

idas

de

Impu

lso

de la

Soc

ieda

d de

la In

form

ació

n

Page 8: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

LAEC

SP: p

rinci

pios

Flex

ibiliz

ació

n de

l uso

de

la fi

rma

elec

tróni

ca a

vanz

ada

y de

los

sist

emas

de s

egur

idad

más

rest

rictiv

os (p

rinci

pio

de p

ropo

rcio

nalid

ad) (

art.

4.g)

)

Inde

pend

enci

a de

los

cond

icio

nant

es te

cnol

ógic

os (p

rinci

pio

de n

eutra

lidad

tecn

ológ

ica

y de

ada

ptab

ilidad

al p

rogr

eso

de la

técn

ica)

(art.

4.i)

)

Rec

onoc

imie

nto

de d

erec

hos

a lo

s ci

udad

anos

resp

ecto

al u

so d

e m

edio

sel

ectró

nico

s co

n un

impa

cto

enor

me

sobr

e la

ges

tión

docu

men

tal:

A no

apo

rtar d

atos

y d

ocum

ento

s (in

tero

pera

bilid

ad) (

art.

6.2.

b))

A co

noce

r el e

stad

o de

la tr

amita

ción

(sis

tem

as C

RM

) (ar

t. 6.

2.d)

)A

obte

ner c

opia

s el

ectró

nica

s (tr

ansf

orm

ació

n) (a

rt. 6

.2.e

))“A

la c

onse

rvac

ión

en fo

rmat

o el

ectr

ónic

o po

r las

Adm

inis

trac

ione

s Pú

blic

as d

e lo

s do

cum

ento

s el

ectr

ónic

osqu

e fo

rmen

par

te d

e un

exp

edie

nte”

(art

. 6.2

.f))

Page 9: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

LAEC

SP: l

a au

tent

icac

ión

Reg

ulac

ión

de lo

s si

stem

as d

e id

entif

icac

ión

yau

tent

icac

ión

(art.

13)

:Pa

ra e

l ciu

dada

no fi

rma

elec

tróni

ca o

rdin

aria

y a

vanz

ada

Para

la A

dmin

istra

ción

firm

a de

sed

e el

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nica

, órg

ano

y pe

rson

a

Aute

ntic

ació

n vi

ncul

ada

al c

once

pto

de p

roce

denc

ia(s

ello

de

órga

no),

med

iant

e do

s tip

os d

e fir

ma

(art.

18.

1):

Sello

ele

ctró

nico

de

órga

no o

ent

idad

, con

cer

tific

ado

digi

tal.

De

uso

en p

roce

dim

ient

os a

utom

atiz

ados

(com

puls

a, n

otifi

caci

ón,

iden

tific

ació

n de

sed

e el

ectró

nica

, etc

.)C

ódig

o se

guro

de

verif

icac

ión

con

com

prob

ació

n po

r acc

eso

a se

de.

De

uso

en p

roce

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ient

os a

utom

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ados

(im

pres

ión

aute

ntifi

cada

,in

terc

ambi

o de

dat

os e

ntre

adm

inis

traci

ones

, etc

.).

Page 10: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

LAEC

SP: e

l reg

istro

gen

eral

Iden

tific

ació

n de

l reg

istro

tele

mát

ico

con

el re

gist

ro g

ener

al p

rese

ncia

l.C

arác

ter g

enér

ico

de la

ofic

ina

de re

gist

ro, c

on in

depe

nden

cia

del s

opor

te(a

rt. 2

4)

Des

vinc

ulac

ión

del r

egis

tro te

lem

átic

o de

pro

cedi

mie

ntos

con

cret

os,

adm

itien

do ta

nto

docu

men

tos

norm

aliz

ados

com

o cu

alqu

ier o

tro ti

po d

eso

licitu

d, e

scrit

o o

com

unic

ació

n (a

rt. 2

4.2)

Rec

onoc

imie

nto

impl

ícito

del

sel

lo e

lect

róni

co p

ara

la e

mis

ión

del r

ecib

o de

pres

enta

ción

de

docu

men

tos

elec

tróni

cos

(art.

25)

Obl

igac

ión

del r

egis

tro p

rese

ncia

l de

ofre

cer u

n ac

ceso

tele

mát

ico

“…a

los

asie

ntos

regi

stra

les

y a

las

copi

as e

lect

róni

cas

de lo

s do

cum

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spr

esen

tado

s”, l

o qu

e ob

liga

a un

a ne

cesa

ria in

terc

onex

ión

del r

egis

troge

nera

l con

el a

rchi

vo d

e do

cum

ento

s el

ectró

nico

s (a

rt. 2

4.4)

Page 11: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

LAEC

SP: e

l doc

umen

toU

so p

rece

ptiv

o de

la fi

rma

elec

tróni

ca y

el s

ella

do d

e tie

mpo

par

a la

crea

ción

de

docu

men

tos

elec

tróni

cos

adm

inis

trativ

os v

álid

os (a

rt.29

)

Nor

mal

izac

ión

de lo

s pr

oced

imie

ntos

de

trans

form

ació

n en

treso

porte

s y

obte

nció

n de

cop

ias

auté

ntic

as (a

rt. 3

0):

Cop

ias

elec

tróni

cas

de d

ocum

ento

s or

igin

ales

ele

ctró

nico

s m

edia

nte

com

para

ción

con

doc

umen

to o

bran

te e

n ar

chiv

oC

opia

s el

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nica

s de

doc

umen

tos

orig

inal

es e

n pa

pel m

edia

nte

digi

taliz

ació

n ce

rtific

ada

por s

ello

ele

ctró

nico

(com

puls

a el

ectró

nica

)C

opia

s en

pap

el d

e do

cum

ento

s or

igin

ales

ele

ctró

nico

s m

edia

nte

impr

esió

nco

n có

digo

rela

tivo

a do

cum

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obr

ante

en

arch

ivo

Posi

bilid

ad d

e el

imin

ar lo

s do

cum

ento

s or

igin

ales

en

pape

l de

los

que

se h

ayan

efe

ctua

do c

opia

s au

tént

icas

ele

ctró

nica

s (a

rt. 3

0.4)

Page 12: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

Tran

sfor

mac

ione

s ad

miti

das

Cop

ia c

/s c

ambi

o fo

rmat

o

Dig

italiz

ació

n ce

rtific

ada

Impr

esió

n co

n có

digo

Page 13: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

LAEC

SP: l

a ge

stió

n do

cum

enta

l

Rec

onoc

imie

nto

y de

finic

ión

de la

noc

ión

deex

pedi

ente

ele

ctró

nico

(art.

32)

:“…

cual

quie

ra q

ue s

ea e

l tip

o de

info

rmac

ión

que

cont

enga

n.”

Gar

antiz

ando

la in

tegr

idad

med

iant

e el

folia

do e

lect

róni

coAd

miti

endo

el u

so c

oncu

rrent

e de

un

mis

mo

docu

men

to(tr

amita

ción

)

Prec

eptiv

idad

del

redi

seño

de

proc

edim

ient

ospr

evio

a la

aut

omat

izac

ión,

esp

ecia

lmen

tece

ntra

do e

n la

sup

resi

ón o

redu

cció

n de

lado

cum

enta

ción

requ

erid

a (a

rt. 3

4)

Page 14: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

LAEC

SP: l

a co

nser

vaci

ónO

blig

ator

ieda

d de

la c

onse

rvac

ión

de lo

s do

cum

ento

s el

ectr

ónic

os o

rigin

ales

, y d

efo

rma

impl

ícita

de

la c

reac

ión

de a

rchi

vos

digi

tale

s (a

rt. 3

1)

Obl

igac

ión

de c

onse

rvac

ión

de la

s ev

iden

cias

ele

ctró

nica

s fir

mad

as p

or lo

sci

udad

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, par

a la

cer

tific

ació

n de

la e

xist

enci

a y

cont

enid

o de

las

actu

acio

nes

delo

s ci

udad

anos

(art.

16.

3)

Exte

nsió

n de

la c

onse

rvac

ión

a la

info

rmac

ión

no d

ocum

enta

l: “…

aseg

uran

do […

]la

con

serv

ació

n de

los

dato

s, in

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acio

nes

y se

rvic

ios

que

gest

ione

n en

el e

jerc

icio

de s

us c

ompe

tenc

ias.

” (ar

t. 1.

2)

Con

cept

ualiz

ació

n de

la s

ede

elec

trón

ica

e id

entif

icac

ión

de la

s re

spon

sabi

lidad

esde

l titu

lar d

e la

sed

e el

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nica

, que

pos

ibilit

a de

form

a in

dire

cta

el a

rchi

vo d

epá

gina

s W

eb (a

rt. 1

0)

Hab

ilitac

ión

para

la tr

ansf

orm

ació

n de

doc

umen

tos

orig

inal

es c

on fi

nalid

ades

de

gene

raci

ón d

e co

pias

aut

éntic

as o

de

pres

erva

ción

(art.

30

y 31

)

Page 15: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

Nue

vas

norm

as y

mod

elos

Enfo

que

arch

ivís

tico

Aplic

abilid

ad d

irect

aC

ober

tura

del

cic

lo d

e vi

da c

ompl

eto

delo

s do

cum

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s el

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nico

sD

ispo

nibi

lidad

de

los

elem

ento

s qu

eha

cen

posi

ble

su a

plic

ació

n

Page 16: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

Mod

elos

de

gest

ión

ISO

154

89. I

nfor

mat

ion

and

docu

men

tatio

n --

Rec

ords

man

agem

ent

ISO

147

21. S

pace

dat

a an

d in

form

atio

n tra

nsfe

r sys

tem

s --

Ope

n ar

chiv

al in

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atio

n sy

stem

-- R

efer

ence

mod

el (O

AIS)

ISO

206

52. S

pace

dat

a an

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Page 25: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

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Page 27: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección
Page 28: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección
Page 29: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

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Page 40: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

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Page 41: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

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Page 43: La gestión y la conservación de los documentos ... · Definición de las características y requisitos de los documentos y de los procedimientos (C) Participación en la selección

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