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DECISÕES CONSENSUAIS NA GESTÃO DE PROJETOS DE SOFTWARE COM O
APOIO DO MÉTODO ZOPP
MARCELO RENÊ [email protected] br
Recife, 29 de março de 2007
Tópicos a serem abordadosTópicos a serem abordados
1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS
2-2-O PROCESSO DECISÓRIOO PROCESSO DECISÓRIO
3-PROCESSO PARTICIPATIVO PARA A TOMADA DE 3-PROCESSO PARTICIPATIVO PARA A TOMADA DE DECISÃODECISÃO
4-4-O MÉTODO ZOPP COMO UM INSTRUMENTO DE APOIO O MÉTODO ZOPP COMO UM INSTRUMENTO DE APOIO AO PROCESSO PARTICIPATIVO NA TOMADA DE AO PROCESSO PARTICIPATIVO NA TOMADA DE DECISÕESDECISÕES
5- CONCLUSÕES5- CONCLUSÕES
AA Norma ISO 10006:2003 [1]
Princípios e práticas da gestão de qualidade
Gerenciamento de
projetos
Definição de diretrizes
Obs:Define diretrizes e não deve ser utilizada como normas de certificação
relaciona
Através da
1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS
Objetivo: criar e manter a qualidade em projetos, através de um processo sistemático que garanta:As necessidades explícitas e
implícitas dos clientes sejam entendidas e atendidas,
As necessidades das partes interessadas sejam entendidas e avaliadas,
As políticas de qualidade da organização sejam incorporadas ao gerenciamento de projetos.
AA Norma ISO 10006:2003
1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS
O gerente deve desenvolver a capacidade de
contribuir das partes interessadas bem como
a capacidade de funcionar da equipe
Liderança e gerência
Os processos relacionados às pessoas
devem criar um ambiente que encoraje excelência, trabalho em
equipe e decisões consensuais [2]
O processo decisório é
enriquecido e as pessoas
envolvidas se comprometam verdadeirame
nte com as decisões
tomadas.
AA Norma ISO 10006
1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS
Tomada de Decisão ISO 10006 [3]Baseada na análise de dados e informaçãoConsensual, aberta e transparentePMBOK 2004Solucionar problemas envolve
definição do problema e tomada de decisãoDefinição do Problema: diferenciação entre sintomas e causasDecisão: analisar o problema para identificar possíveis alternativas de soluções
1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS: 1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS: DIRETRIZ DE QUALIDADEDIRETRIZ DE QUALIDADE
Novo estilo de gerência
comprometido com a
Tem como uma de suas
características o compartilhamento
das decisões, repartindo poder
e responsabilidade.
Querer (emoção adesão, compromisso)
Poder (confiança, postura,
entendimento, responsabilidade compartilhada, solidariedade e participação)
Decisões consensuais vs qualidade
[4]
1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS: DIRETRIZ DE 1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS: DIRETRIZ DE QUALIDADEQUALIDADE
Qualidade
Saber (razão, conhecimento,
certeza e técnica)
TRIPÉ
Principais Principais Condicionantes a um Processo de Decisão Participativo
Métodos, Técnicas e Ferramentas que possibilitem a sua sistematização e operacionalização
Cultura Organizacional Democrática
Estrutura Organizacional flexível e não
muito hierarquizada
Processo de Decisão Participati
vo
Liderança democrática
1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUADAS - 1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUADAS - DIRETRIZ DE QUALIDADEDIRETRIZ DE QUALIDADE
1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS - DIRETRIZ DE 1-INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS - DIRETRIZ DE QUALIDADEQUALIDADE
DECISÕES IMPORTANTES NOS PROJETOS DE SOFTWARE
Desenvolver, comprar, contratar ou reusar o software?
Qual o custo/benefício de cada uma dessas alternativas?
Que problemas se pretende resolver?
Que objetivos se pretende alcançar?
Quais as prioridades?
Como se comporta a relação custo/ benefício, comparada a outros projetos semelhantes?
Quais os riscos?
Qual a disponibilidade de recursos?
Que mudanças solicitadas pelos usuários podem ser atendidas e quais os seus impactos ?
2-2-O PROCESSO DECISÓRIOO PROCESSO DECISÓRIO
feedback
Modelo de SIMON HERBERT [5] [6]
1ª FASE DO ZOPP 2ª FASE DO ZOPP
Inteligência ou
Investigação
Desenho ou
ConcepçãoEscolha Implantação Revisã
o
feedback
Dificuldade para identificar, delimitar, categorizar e priorizar os problemas e seus sintomas, causas e efeitos.
Dificuldade de gerar, quantificar e descrever alternativas;
Dificuldade para estabelecer critérios de Desempenho
( indicadores ou métricas);
Dificuldade de identificar o método de seleção (critérios, parâmetros, etc.);
Dificuldade de selecionar alternativas (decorrente da anterior). (voltar p/ conclusões)
KENDALL E KENDALL[7] identificaram as seguintes dificuldades no processo decisório:
2-2-O PROCESSO DECISÓRIO O PROCESSO DECISÓRIO (Dificuldades)(Dificuldades)
3.PROCESSOS PARTICIPATIVOS PARA A TOMADA DE DECISÃO
Autonomia:Aumento decontrole sobre o trabalho
Aceitação e compromisso
Segurança
Desafio
Satisfação
Completeza das tarefas
Inovação
Participação em formulação de metas e tomada de decisão
Participação na resolução de problemas e em mudanças
DESEMPENHO E PRODUTIVIDADE
Um modelo de como a gerência participativa funcionaFonte: SHASKIN, M. [8]
Tipos de participação
Experiência dos empregados RESULTADOS
Leva a sentimentos de:
3.PROCESSOS PARTICIPATIVOS PARA A TOMADA DE DECISÃO
Decisões consensuais
Mais criativas
Implantação mais efetiva
Exigem maior intensidade e qualidade na comunicação entre pessoas, grupos e organizações.
Posteriormente, a Sociedade Alemã de Cooperação Técnica-GTZ, frente à necessidade de elaborar projetos compartilhando decisões com os parceiros, desenvolveu o Método ZOPP, incorporando a ele a técnica METAPLAN
A Metaplan GmbH (empresa alemã) desenvolveu uma técnica que permite uma efetiva participação dos membros de um grupo nas tomadas de decisão: a METAPLAN.
Para enfrentamento dos problemas relacionados a um processo decisório participativo:
4-4-O MÉTODO ZOPP COMO UM INSTRUMENTO DE O MÉTODO ZOPP COMO UM INSTRUMENTO DE APOIO AO PROCESSO PARTICIPATIVO DE APOIO AO PROCESSO PARTICIPATIVO DE TOMADA DE DECISÕESTOMADA DE DECISÕES
Z-ZIEL OBJETIVOS
ZOPP é uma Sigla alemã, que significa:
P-PLANUNG PLANEJAMENTO
O-ORIENTIERTE
P-PROJEKT
ORIENTADO
PROJETO
Significado da Sigla ZOOP [9]
OU SEJA
Planejamento de projeto orientados por objetivos
Objetivos do ZOPP [10]
Definir objetivos claros e realistas;
Melhorar a comunicação e a cooperação entre os envolvidos;
Permitir que as partes envolvidas participem ativamente das decisões
Criar um sistema de indicadores para o acompanhamento, avaliação e controle (monitoramento).
Trabalho participativo em grupos
Workshop
Construção conjuntaTodos são responsáveisAprende-se fazendo
Visualização móvel
Todos têm acesso
Estabelece um foco de discussão
Torna a discussão mais objetiva
ModeraçãoApoio instrumental
Dinâmica de grupo
Parteiro de idéias
Trabalhos em pequenos grupos
Dinamiza os trabalhos
Agiliza as discussões
Maior contribuição dos participantes
PerguntasFormalização e documentação das decisões
Técnicas utilizadas no ZOPP [11]
Brainstorming
RETANGULAR
TIRAS
CIRCULAR
SEXTA-VADAS
OVALFORMATOS TARJETAS:
Agrupa-mentos
Técnicas utilizadas no ZOPP: METAPLAN
Sinais: ? Ponto a ser esclarecido posteriormente
! Aspecto importante a ser lembrado posteriormenteO grupo decidiu não aprofundar a discussãoDivergências/conflitos relativamente à matéria
Técnicas utilizadas no ZOPP: METAPLAN
A escrita deve ser clara sintética e objetiva. Deve-se colocar uma idéia por cartão, três a quatro linhas por ficha, usar letra de forma, escrevendo maiúscula e minúscula, usar lado grosso do pincel atômico, formular sempre uma frase contendo um verbo, utilizar as mesmas cores para os mesmos assuntos.
20cm
10 cmUsuários não enten-dem a linguagem dos programadores
Visualização Móvel: Tarjetas pregadas em painéis
Técnicas utilizadas no ZOPP: METAPLAN
Fases do ZOPP Fase de Análise da situação
Análise de EnvolvimentoAnálise dos ProblemasAnálise dos ObjetivosAnálise das Alternativas (Estimativa preliminar dos
custos e dos benefícios para as alternativas mais viáveis; Análise custo-benefício; Análise de custo de oportunidade, Análise de riscos, Análise de prioridades, Escolha da alternativa)
Fase de Planejamento da implantação e monitoramentoElaboração da Matriz de Planejamento do Projeto
(MPP) ou de Planejamento da Implantação da Decisão. Quadro resumo da alternativa escolhida, de seu projeto de implantação e de seu monitoramento.
1.1-ANÁLISE DOS ENVOLVIDOS1.1-ANÁLISE DOS ENVOLVIDOS
Busca identificar e analisar pessoas, grupos Busca identificar e analisar pessoas, grupos e(ou) instituições que direta ou e(ou) instituições que direta ou indiretamente estão envolvidos com a indiretamente estão envolvidos com a situação problemática em análise ou ao situação problemática em análise ou ao projeto (quando a decisão de referir a um projeto (quando a decisão de referir a um projeto):interesses,motivos, atitudes, projeto):interesses,motivos, atitudes, potenciais.potenciais.
IMPORTANTE: Esta etapa da Análise da IMPORTANTE: Esta etapa da Análise da Situação será revista/complementada Situação será revista/complementada posteriormente.posteriormente.
1ª Fase do ZOPP: Análise da Situação
2-ANÁLISE DE PROBLEMAS2-ANÁLISE DE PROBLEMAS
É um conjunto de técnicas para:É um conjunto de técnicas para:
Analisar a situação problemática na forma Analisar a situação problemática na forma como a percebem os envolvidos;como a percebem os envolvidos;
Identificar os problemas principais nesse Identificar os problemas principais nesse contexto;contexto;
Visualizar as relações de causa-efeito de um Visualizar as relações de causa-efeito de um problema, na forma de um diagrama ( pode problema, na forma de um diagrama ( pode ser uma árvore de problemas ou outro ser uma árvore de problemas ou outro diagrama).diagrama).
1ª Fase do ZOPP: Análise da Situação
2-ANÁLISE DE PROBLEMAS2-ANÁLISE DE PROBLEMAS
É um conjunto de técnicas para:É um conjunto de técnicas para:
Mostrar as inter-relações entre os Mostrar as inter-relações entre os problemas;problemas;
Mostrar o caminho para solucionar os Mostrar o caminho para solucionar os problemas;problemas;
Analisar a situação existente em relação a Analisar a situação existente em relação a uma problemática determinada;uma problemática determinada;
Permitir a seleção de várias alternativas Permitir a seleção de várias alternativas para a solução de um problema.para a solução de um problema.
1ª Fase do ZOPP: Análise da Situação (problemas)
3-ANÁLISE DE OBJETIVOS3-ANÁLISE DE OBJETIVOS
Consiste na descrição da Consiste na descrição da situação situação futura que será alcançadafutura que será alcançada quando quando os problemas forem resolvidos (é os problemas forem resolvidos (é realizada com base na análise de realizada com base na análise de problemas);problemas); Identifica possíveis alternativas Identifica possíveis alternativas para a estratégia (conjunto de para a estratégia (conjunto de objetivos a serem atingidos).objetivos a serem atingidos).
1ª Fase do ZOPP: Análise da Situação
4-ANÁLISE DE ALTERNATIVAS4-ANÁLISE DE ALTERNATIVASÉ uma análise para: Identificar soluções alternativas que
possam solucionar o problema; Identifica causas do problema cujo
enfrentamento é inviável; Selecionar uma ou mais estratégias para
a decisão, de forma a compará-las; Decidir por uma estratégia a ser adotada
pela decisão.
1ª Fase do ZOPP: Análise da Situação
Matriz de planejamento da implantação e monitoramento da decisão
AS decisões não são um fim em si mesmas, elas existem para alcançar objetivos e obter resultadosDeve-se planejar e acompanhar a sua implantação para ter um feedback e fazer os ajustes necessários
Esse é o objetivo da 2ª fase do ZOPP
2ª Fase do ZOPP: Fase de Planejamento
Descrição Sumária: corresponde à primeira coluna da matriz
Objetivo Superior – é o efeito positivo indireto da implantação da decisão;
Objetivo da Decisão – objetivo direto da decisão. Pode ser comparado ao Objetivo Global;
Resultados - objetivos para alcance do objetivo da decisão, corresponde aos objetivos específicos;
Atividades (Ações para se chegar aos resultados)
2ª Fase do ZOPP: Fase de PlanejamentoMatriz de Planejamento (quadro resumo da decisão e da sua implantação )
Na 2ª coluna definem-se os indicadores; na terceira as fontes de comprovação e na quarta os pressupostos (fatores externos) e os pré-requisitos (fatores internos) , dos quais dependem o êxito da implantação da decisão
ONDE
PARA QUE O PROJETO É EXECUTADO
Objetivo superior
Objetivo do Projeto
O QUE O PROJETO QUER A LCANÇAR
SERÃO OBTIDOS OS RESULTADOS Atividades
QUAIS
OS FATORES EXTERNOS IMPORTANTES
PARA O ÊXITO DO PROJETO/ATIVIDADES Pressupostos ( Hipóteses)
ATRAVÉS
DE QUE MEIOS SERÁ MEDIDO O ÊXITO
DO PROJETOIndicadores
SERÃO ENCONTRADOS OS DADOS PARA
COMPROVAÇÃO DO GRAU DE ALCANCE
DOS OBJETIVOS
Fontes de Comprovação
QUANTO
CUSTARÁ O PROJETO (RECURSOS NECES-
SÁRIOS PARA A EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES
DO PROJETO)
Estrutura Quantificada
Matriz de Planejamento
Resultados(Objetivos Específicos)
2ª Fase do ZOPP:Fase de Planejamento [12]
COMO
5-Conclusões5-Conclusões
O método ZOPP pode ser utilizado como um fio condutor do processo de tomada de decisão consensuais na gestão de projetos de software;
Nesse método podem ser acopladas várias ferramentas e técnicas de apoio ao processo decisório de forma a potencializar o enfrentamento das dificuldades identificadas por KENDALL E KENDALL para cada uma das fases do processo decisório (slide 11).
Apesar das dificuldades encontradas na prática de um gerência participativa, pode-se afirmar que as culturas, estruturas organizacionais e estilos de liderança estão se adaptando aos novos paradigmas exigidos pela globalização, em busca de competitividade e adotando, cada vez mais esse modelo gerencial.
Referências Bibliográficas
[1] STANLEIGH Michael (s.d.). Combining the ISO 10006 and the PMBOK to Ensure Successful Projects, p.4. Disponível em http://www.bia.ca/articles/pj-combining-iso-10006-pmbok-to-ensure-successful-projects.htm. Acesso em 25/12/2006, [2] NBR ISO 10006 (2000). Gestão de Qualidade – Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de Projetos.
[3] FERNANDES, Flávio Luiz Martins, et.al.(s.d.).ISO 2006 vs PMBOK. Slides Seminário. Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco. CIn/UFPE. Disponível em: http://www.cin.ufpe.br/~fmg/seminario_qualidade_ISO10006xPMBOK%5BFINAL%5D.ppt#293,1,ISO%2010006%20vs%20PMBOK. Acesso em: 03/02/2007[4] MANCUSO, JOSÉ Humberto e GRIMALDI Roberto (1993). Qualidade Total: Faça dos funcionários Parceiros do Sucesso. Folha Sebrae. 6º Fascículo, Folha de São Paulo. São Paulo.
Referências Bibliográficas
[7] KENDALL, K. E. E KENDALL, J. E.(1991).Análisis y Diseño de Sistemas. México. Prentice-Hall, apud FREITAS H.; KLADIS C.M. O Processo Decisório: Modelos e Dificuldades. Rio de Janeiro: Revista Decidir, ano II, n.08, março, 1995, p.30-34
[5] SIMON H. A. (1965) Comportamento Administrativo: Estudo dos processos Decisórios nas Organizações Administrativas. Rio de Janeiro: Aliança para o Progresso, apud FREITAS H.; KLADIS C.M. O Processo Decisório: Modelos e Dificuldades. Rio de Janeiro: Revista Decidir, ano II, n.08, março, 1995, p.30-34.
[6] SIMON H. A. (1977) The Shape of automation a psychological abalysis of conflit, choice and commitment. New York, Macmillan, 1977, apud FREITAS H.; KLADIS C.M. O Processo Decisório: Modelos e Dificuldades. Rio de Janeiro: Revista Decidir, ano II, n.08, março, 1995, p.30-34.
[8] SHASKIN, M.(1984). Participative management is an ethical imperative. In MENDONÇA, Luís Carvalheira de. Participação na organização: uma introdução aos seus fundamentos, conceitos e formas. São Paulo: Atlas, 1987, apud LEITE F.Tarcíso, et.al. Desenvolvimento Local com Gestão Participativa sob o Impacto de Programa de Política Pública Regional: Farol do Desenvolvimento do Banco do Nordeste. Disponível em: http://www.ucdb.br/coloquio/arquivos/francisco.pdf. Acesso em: 26/02/2007.
Referências Bibliográficas
[9] GTZ/DSE - Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit/Deustsche Stiffung für Internationale Entwicklung (Sociedade Alemã para a Cooperação Técnica/Fundação Alemã para o Desenvolvimento Internacional.Apostilas do Curso: Métodos e Técnicas de Gerenciamento de Projetos. Recife: 1991[10] Idem
[11] Idem
[12] USP/ESALQ.Universidade de São Paulo.Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz”. Técnica ZOPP Disponível em: http://lcf.esalq.usp.br/lhf/LCF5746/zopp.ppt#256,1,2. > Acesso em 11/02/2007
