Dcumentacion Archivs y Teclados

PRINCIPIOS DE ORDENACION DE LOS DOCUMENTOSPARA UN ARCHIVO DE GESTION

En una actividad administrativa, el recibo y despacho de documentos se clasifican teniendo en cuenta el asunto más evidente que le dio origen a esa actividad en la empresa. Ya conocida la clasificación del documento se realiza el proceso de ordenación, esto es, la forma como al interior de estos grupos establecidos, se van a conservar los documentos dentro de las carpetas. Obedecerá necesariamente a uno de los sistemas que vamos a tratar, según sea pertinente, con el fin de recuperar la información de manera la fácil, sencilla y oportuna.

1. SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO:

Es una ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que, dependiendo de la actividad a la cual se dedique la entidad, puede ser nominal, por asuntos o geográfica.

A. Nominal: Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen referencia a nombres de personas naturales, jurídicas o razón social de las instituciones con quienes se tienen relaciones.

B. Por asuntos: Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las materias de que tratan los documentos. Este sistema supone una definición exacta, concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las oficinas y la difusión de los mismos, para que todas las oficinas conserven la homogeneidad en los asuntos que se establezcan. Los asuntos pueden ordenarse alfabética o numéricamente.

C. Geográfico: Cuando el carácter de ordenación es una región geográfica: países, estados, ciudades, zonas y otras. Este sistema es utilizado cuando se tienen sucursales o se realizan transacciones permanentes a nivel nacional e internacional.

Su base de ordenación es la división geográfica partiendo de la superior, País o Estado; la siguiente división serán los Departamentos, ciudades, distritos, zonas o barrios y, por último, los nombres de las empresas, clientes o proveedores, según sea el caso.

TEMA 1

Concepto y funciones del archivo.

*Conjunto ordenado de documentos que una persona, empresa etc… producen en el ejercicio de su actividad. También se puede entender el archivo como lugar físico dentro de la empresa.

*Las funciones del archivo: - Conservar la documentación.

- Clasificación y ordenación de los documentos.

- Rápida localización.

- Facilita la consulta.

Organización del archivo.

*Los principios generales de organización son los siguientes:

Principio de procedencia; Ordena el archivo según donde proceda.

Principio de orden de creación; Respeta el orden cronológico de creación.

Tipos de archivo.

Según los documentos que contienen:

Históricos; documentos que reflejan hechos históricos.

De Gobierno; recogen testimonios que son de interés para los gobiernos de las naciones.

Administración; documentos relacionados con la administración central, local y autonómica.

Privados; documentos de familias importantes del país.

De empresas; documentación relativa a la empresa.

Eclesiásticos; documentos religiosos de ámbito catedrático y diocesanos.

Por el grado de autonomía:

Centralizado; la empresa guarda la documentación en un lugar físico.

V: Puede ser atendido por un especialista, puede establecerse un criterio único de clasificación, permite el ahorro de instalación, se ahorra tiempo en buscar la documentación y existe un mayor control.

I: Burocracia (hay que solicitarlo por escrito).

Descentralizado; la documentación se encuentra dispersa a lo largo de sus departamento.

V: Mayor proximidad y accesibilidad de cada una de las secciones y evita los trámites de petición de documentos.

I: Se repiten los archivos y se multiplican los espacios, materiales, personal etc…

Archivo Mixto; se combinan las dos formas de archivo.

o Individual; cada trabajador tiene sus propios archivos a consultar.

o Departamental; cada departamento guarda los archivos que maneja.

o General; sirve para guardar los archivos procedente de los distintos departamentos.

Por el grado de utilización:

Activos; la utilización del archivo es frecuente. (centralizada)

Semiactivos; es consultada esporádicamente (central o descentrad)

Pasivos; es el archivo definitivo, ha cumplido el tiempo de 6 años que fija el código de comercio, y pasa a ser archivo histórico. (centralizada)

Clasificación de documentos.

*La clasificación; Es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo”

*Puede ser:

- Orgánica; se estructura de acuerdo con el organigrama de la institución.

- Funcional; la estructura de los fondos tiene relación y con las actividades y funciones que se llevan a cabo en la institución y que no tienen porque coincidir con su organigrama.

Ordenación de documentos.

*Es unir documentos con un orden previamente establecido. Son:

o Ordenación Alfanumérica ; de la A a la Z. En nombres de personas se considerará como primera palabra el apellido. Si coincide los dos apellidos se ordenará por el criterio geográfico, comunidad autónoma, provincia, municipio, calle…”De” que precedan a los apellidos no se tomará en cuenta. “La, El, Los…” (Articulo) si se tomará en cuenta. Los títulos académicos, militares… no se tendrán en cuenta. Apellidos compuestos separados por un guión se considerara como un apellido. En los apellidos extranjeros “Van, Du, Mac…” que preceden al primer apellido, forman parte de el. En empresas no se considerará “perfumería, pastelería…” igualmente “herederos de…” “hijos de….”. Si el nombre de la empresa tiene siglas, hay

que tener en cuenta que primero se colocan las que lleven puntos entre ellas. Los bancos y organismos oficiales se ordenarán por el nombre genérico. Si la empresa lleva articulo delante del nombre si se tomará en cuenta.

o Ordenación Numérica ; Consiste en asignar un numero correlativo, del 0 al 9, subdividiéndose en otros diez, asi sucesivamente.

o Ordenación Alfanumérica ; Cuando están formados por letras y números. Según como comience así será primero el alfabético, y luego el numérico o al revés.

o Ordenación geográfica ; País, comunidad autónoma, provincia, localidad calle…Dentro de estos grupos se ordenará alfabéticamente.

o Ordenación por materias ; separar los distintos asuntos, y luego de forma numérica, cronológica o alfabética.

o Ordenación cronológica ; se comienza por la mas antigua hacia la mas moderna, si se desconoce el día se archivará detrás del mes, y si se desconoce el mes detrás del año.

Conservación y seguridad de la información.

*Por exigencias legales; El codigo de comercio dice que se deberá guardar los documentos durante 6 años.

*Por el bien de la organización de la empresa; Valor primario (valor legal) y valor secundario (valor informativo). Una vez decidido los documentos a conservar, hay que elegir el soporte de almacenamiento mas adecuado. La documentación histórica requiere un almacenamiento especialy la documentación semiactiva el mas economico posible.

Confidencialidad de la información y documentación.

La empresa tiene que tener confidencialidad con la información recibida de las terceras personas, y solo podrá enviarle información si el usuario indicó recibirlos. El usuario tendrá derecho a solicitar cada doce meses información de sus datos incluido en los ficheros de forma visual, copia, fotocopia, etc …

Los archivos y las nuevas tecnologías.

Documento electrónico; documento susceptible de ser manipulado, transmitido o procesado por un computador.

Microfilmación; tomar fotos de los documentos y conservarlos en el royo de una película.

Ahorro de espacio, un mejor almacenamiento de los documentos, organización mas eficiente de los mismos, búsqueda mas rapida y segura,etc…

TEMA 2

Aspectos generales.

*La elección del mobiliario va a depender de las ncesidades de cada empresa, al tipo de documento y a la organización de los mismos.

*Las funciones principales del mobiliario son: Guardar los documentos en perfecto estado y facilitar la búsqueda.

Sistema de clasificación del archivo.

*Sistema convencional.

CARPETAS

o Clasificadoras; están en desuso (cada vez se utiliza menos).

o Simples; más utilizada.

o Colgantes; con dos enganches en la parte superior que permite su colocación sobre las guías de un bastidor con ruedas.

CARPETA ARCHIVADOR

o Tipo A-Z; su accionamiento es por palanca.

o Con anillas; dos anillas para archivar los documentos una vez perforados.

MOBILIARIO

o Estanterías; conjunto de baldas horizontales para guardar carpetas archivadoras.

o Estanterías modulares; contiene una serie de cajas de plástico de colores.

o Armarios para carpetas suspendidas; clásico mueble metálico para carpetas en suspensión.

o Armario sobre raíles; estanterías que se desplazan por unos raíles.

o De seguridad; muebles ignífugos, antitérmicos o con clave de acceso.

*Sistema moderno derivado de las nuevas tecnologías.

MICROFILM

Se utiliza en las grandes empresas y consiste en realizar fotos a los documentos a través de la microfilmación a través de visores.

INFORMATICOS

Programa de archivo, base de datos, que está combinado con los procesadores de textos, hojas de cálculo, etc…Todas ellas posibilitan un acceso cómodo a sus ficheros y programas.

VENTAJAS INCONVENIENTES

Ordenación Alfabética

Alfabeto es conocido por todos, es simple y permite

clasificar todo tipo de documentos.

Cuando se extrae un documento hay que dejar una

señal en su lugar.

Ordenación Numérica

Es sencillo, es ilimitado, es imposible la confusion, cuado

se toma un documento su falta es evidente.

No permite intercalar nuevos documentos, si no se conoce

el num del documento es difícil buscarlo.

Ordenación Geográfica

Es sencillo, permite la ampliación y se puede

combinar con otros formas de ordenación.

Igual que la ordenación alfabetica.

Ordenación Por MateriasEs rapida y permite intercalar

nuevos asuntos.

Hay que determinar previamente los asuntos para constituir un apartado para

cada asunto.

Ordenación CronológicaSencillo y rapido. Permite

nuevos docuemtnosObliga a conocer la fecha del

documento.

UNIDAD 4

CLASIFICACIÓN Y ORIENTACIÓN DE DOCUMENTOS

En ocasiones, la documentación que se genera o recibe, una empresa debe conservarse, bien por cumplir la normativa vigente, o bien para un mejor funcionamiento de la misma, por lo que resulta indispensable ordenar la información de una forma sencilla, que sea fácil de localizar y no muy costosa para la empresa.

4.1 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

Cuando realizamos una clasificación alfabética de la persona o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena o principal, por lo que se establecen unas normas de clasificación.

Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, o razón social de la empresa que figura en el documento a archivar; como se hace por ejemplo en las guías telefónicas.

4.2 CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio, calle y por último, el nombre.

4.3 CLASIFICACIÓN POR MATERIAS

En clasificación por materias, los documentos se agruparán en función del tema que traten, entendiendo por materia, una determinada característica común a todos los documentos.

Dentro de la clasificación por materias podemos diferenciar dos grandes grupos:

Orden alfabético

Agrupación de materias según categorías lógicas, adoptando algunos de los siguientes criterios:

o Numérico: a cada materia principal le asignamos un número y a cada subdivisión de la materia otro número.

o Alfanumérico: a cada materia principal se le asigna una letra o número u las subdivisiones se representarán por una letra o número que se agrega al primer componente.

4.4 CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, la de vencimiento la de creación, etc.

Los criterios de clasificación dependerán del volumen de documentos pudiendo hacerse por:

-Meses

-Quincenas

-Semanas

-Días

O cualquier otro período de tiempo que se considere oportuno.

4.5 CLASIFICACIÓN DECIMAL

La clasificación decimal consiste en agrupar documentos, libros, etc. En diez grandes grupos.

La primera división se enumera del 0 al 9, a cada una de estas clases se subdividirá los 10 grupos de 0 a 9, colocados a la derecha de la clase anterior, y así sucesivamente.

4.6 CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL

Es el sistema de clasificación mas completo que existe, pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado por personas cualificadas.

4.7 NORMAS DE CLASIFICACIÓN

4.7.1 NORMAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA:

Nombre de personas

En los nombres propios de personas individuales tomaremos como palabra principal el primer apellido.

En el caso de que coincida el primer apellido, se tomara el segundo apellido para su clasificación y si coinciden los apellidos se tomara el nombre.

Los títulos nobiliarios, militares, académicos, religiosos… no se consideraran como palabras que pueden ordenar.

No se consideran las preposiciones las contracciones y los artículos.

Los apellidos compuestos, separados por un guión se consideran como un solo apellido.

Los nombres extranjeros se clasifican por el primer apellido, teniendo en cuenta que las partículas Du, Van, Mac forman parte del apellido.

Empresas

En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma.

Si el nombre de la empresa contiene las palabras.

Para la empresa conocidas habitualmente por sus siglas, tomaremos estas para su clasificación.

Los organismos oficiales, bancos, etc., se ordenarán según su denominación genérica.

Para las empresas extranjeras tomaremos la primera palabra de su razón social.

Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artículo, no lo tendremos en cuenta a la hora de realizar su clasificación.

4.7.2 NORMAS DE CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA:

- A la hora de realizar una clasificación geográfica se aplica el siguiente orden

-Autonomía

-Provincia

-Municipio

4.7.3 NORMAS DE CLASIFICACIÓN POR MATERIAS:

Debemos identificar claramente todos aquellos asuntos o materias con las cuales podemos clasificar los documentación recibida o generada.

4.7.4 NORMAS DE CLASIFICACIÓN CRONÓLÓGICA:

- Debemos utilizar siempre la misma fecha

- Se debe mantener el criterio elegido el máximo de tiempo posible

4.7.5 NORMAS DE CLASIFICACIÓN DECIMAL:

- Hay que comenzar por definir claramente los diez grupos principal.

- Las subdivisiones de grupo deben estar claramente relacionadas con el grupo principal.

- Debemos ser flexibles, permitiendo crear o intercalar nuevos grupos en cualquier momento

4.8 VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS DISTINTOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Ventajas Inconvenientes

alfanumérica -No existen divisiones , solo -Los criterios de ordenación no son

necesitamos el nombre apellidos o razón

-Flexibilidad

-Fácil localización

-Familiaridad con los criterios de ordenación-

claros, puedes tener dudas y errores

-Frecuenta la repetición de nombres

-Si hay mucha documentación se necesita personal especializado para evitar errores y pérdida de tiempo de clasificación.

geográfica

-Los datos se pueden dividir fácilmente en grupos identificables, mejor búsqueda

-clasificación por orden alfabético es más sencillo

-conserva las ventajas de clasificación

-es posible adaptar el sistema de clasificación a las necesidades de la empresa

-Solo debemos utilizarla cuando el documento a archivar el municipio no sean muy numerosos

-la entrada de muchos de muchos documento para su archivo, habrá que dejar mucho espacio libre en los ficheros

Por materias

-Sencilla de utilizar, nos dejan elegir las materias que deseamos clasificar nuestros documentos

-se pueden abrir e intercalar las carpetas que deseamos según la función de nuevas materias

-Resulta dificultoso elegir correctamente las materias en las que vamos a clasificar posteriormente nuestros documentos.

cronológicas

-Es una de las más rápidas y menos costosas

-No se necesitan intercalar ningún documento, se superpone al material existente

-Muy útil para clasificar facturas, letras de cambio…

Sólo cuando:

-Material poco voluminoso

-Es posible conocer la fecha de clasificación

-Tiene un fin correcto, saber cuando vence un número -determinado de letras, el mes mayor de facturación…

1.- El Archivo y los Ficheros

1.1.- Concepto de Archivo

Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.

Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:

Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial.

Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.

Las funciones del archivo serán por tanto:

Guardar, conservar y custodiar la información.

Facilitar rápida y cómodamente la documentación.

Constituir un Centro activo de información.

Cumplir con las disposiciones legales.

1.2.- Normas que regulan la conservación de documentos

Libros Oficiales:

Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas.

Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo.

Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversión.

Documentación Mercantil

Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye la documentación relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.

Documentación de carácter interno: No están afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y después los destruye.

Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notariales…Se conservan de manera indefinida.

Documentos Socio-laborales

Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas.

Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidación de seguros sociales.

1.3.- Clases de archivos

Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes:

Archivo centralizado: la totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, desde aquí se atiende a los distintos dptos. de la empresa. Cuando una sección o dpto. necesita disponer de cierta documentación, la solicita por escrito al archivo central. Ventajas:

El archivo lo atiende profesionales especialistas.

Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación

Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.

También el ahorro de tiempo en la búsqueda de información.

Modelo de documento de petición

Datos del Peticionario

Nombre y apellidos

Departamento

Cargo

Documento Solicitado

Número de registro

Documentación (clase, tipo, fecha, etc.)

FECHA DE ENTREGA: Recibí

FECHA DE DEVOLUCIÓN:

Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común. Ventajas:

Mayor proximidad y accesibilidad.

Evita los trámites de petición.

Inconvenientes:

Se repiten tareas de archivo.

Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos.

Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de las secciones. El archivo se organiza en tres niveles:

Archivo individual: Contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.

Archivo departamental: Cada departamento o sección guarda la documentación que maneja cada uno.

Archivo general: Se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos.

Archivo Activo: Guardan la documentación que se consulta con frecuencia

Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.

Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo perdido su vigencia o carácter actual conservan un valor histórico o documental para la empresa.

1.4.- Condiciones de un buen archivo

Ser de fácil uso: cualquiera puede buscar en él

Debe ser rápido: que se tarde poco en encontrar la documentación que se busca

Debe ser flexible, debe permitir oscilaciones razonables del volumen sin crear grandes dificultades

Ha de ser continuamente comprobado en cuanto a su eficacia

Deber ser seguro. Los documentos no deben deteriorarse por la humedad, roedores…

En general, deben ser rentables, es decir, que su eficacia sea máxima a un coste mínimo. Como norma, el coste del archivo, más el coste de la búsqueda de documentación en el mismo deben ser menores que el gasto que se ocasiona por la falta del documento, entendiendo gasto en un sentido amplio

1.5.- Formas de medir la eficacia de un archivo

Para considerar un archivo eficaz, debemos considerar su relación calidad/precio, esto es, elegir de todas las opciones la que nos produzca este ratio más alto, que será la que nos proporcione mayor calidad a menor precio.

Para medir la calidad de un archivo, se emplean diversos parámetros que vamos a analizar:

Rapidez, también conocida como precisión, aunque presenta un valor engañoso, ya que, cuanto más alto es su índice, nuestro archivo será menos rápido o preciso. La fórmula para saber la precisión o rapidez de nuestro archivo es la siguiente

DOCUMENTOS NO ENCONTRADOS A TIEMPO

RAPIDEZ= X 100

DOCUMENTOS BUSCADOS

Para medir la adecuación de nuestro archivo a los materiales que estamos usando es preciso que determinemos qué clase de archivo es. Para ello calcularemos la frecuencia. Para considerar nuestro archivo adecuado, este ratio debe ser inferior o igual a 0,5; es decir, deberemos no encontrar, como máximo, uno de cada doscientos documentos que busquemos. Su fórmula se expresa así

DOCUMENTOS CONSULTADOS

FRECUENCIA = X 100

DOCUMENTOS GUARDADOS

Un tercer parámetro que nos va a permitir gestionar nuestros archivos de mejor forma es el incremento de stock/día. Este valor nos mide cuánto aumenta nuestro archivo cada día. Puede expresarse también por mes o por año, y para calcularlo, deberemos sumar lo que el

archivo recibe y lo que produce en el período de tiempo estudiado, y restarle lo que el archivo envía y lo que destruye:

INCREMENTO DE STOCK= RECIBIDO+PRODUCTO-ENVIADO-DESTRUIDO

Este incremento debe ser aproximadamente cero, aunque podrían ser aceptables valores altos en empresas en expansión o en circunstancias especiales de ampliación de archivos. El incremento del volumen de nuestro archivo es un parámetro que debemos controlar y modular con la destrucción sistemática de documentos. Si se dispara mucho la cifra, es preciso que acortemos los plazos de destrucción de documentos, sin que ello suponga pérdida de información necesaria.

El sistema de clasificación empleado también es un parámetro que va a determinar la eficacia del archivo. No se puede cuantificar como en los casos anteriores.

En archivos en los que se efectúen préstamos de los originales, el apartado de devolución de préstamos cobra suma importancia a la hora de observar la eficacia. Como norma no es aconsejable prestar los documentos con valor legal. El índice de préstamos no devueltos lo calcularemos de la siguiente forma:

PRÉSTAMOS EFECTUADOS-PRÉSTAMOS DEVUELTOS

ÍNDICE DE PRÉSTAMOS= * 100

PRÉSTAMOS EFECTUADOS

Los valores así obtenidos no deben ser nunca superiores al 0,5%, que equivaldría a que nos devolvieran uno de cada 200 documentos que prestamos

Un capítulo muy importante es que el archivo tenga suficiente dotación material y humana para poder sostenerse. En cuanto a las necesidades humanas, todo archivo debe tener al menos un responsable encargado del archivo y del rearchivo. No es necesario que tenga dedicación exclusiva al mismo, y con frecuencia es una tarea que recae en el secretario o secretaria. En cuanto a las necesidades materiales, es imprescindible que el archivo tenga espacio suficiente, mobiliario adecuado, buena iluminación y que no tenga humedades ni parásitos.

1.6.- Actitudes ante el archivo

Para que la tarea de archivo se más agradable y útil a todo el mundo se deben tener en cuenta estas cinco reglas:

Elige un método de archivo adecuado, que sea simple, preciso, cómodo y flexible.

Archiva al día. No acumules los papeles y respeta el tiempo dedicado al archivo.

Divide el trabajo en diferentes operaciones, pero de la misma manera cada día: primero clasificar y rotular, después separar por epígrafes y después guardar.

Haz fácil la búsqueda por distintos medios: marca con rotulador fluorescentes los títulos, incrementa la visibilidad de los datos, usa colores, pon referencias...

Controla los préstamos fijando plazos de devolución, anotando los datos de quien lo retira, reclamando los préstamos a su vencimiento…

1.7.- Clasificación alfabética

Es uno de los sistemas más sencillos y empleados con más frecuencia en los archivos. Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, según el orden en que aparecen en el mismo. Cuando un nombre se compone de varias palabras hay que determinar cuál es la palabra principal o palabra ordenatriz, es decir aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía para la clasificación; el resto de las palabras del nombre están subordinadas a éstas. La palabra ordenatriz sigue unas normas:

Nombres de personas individuales: la ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen el mismo apellido, se ordena por el segundo y si también coinciden por el nombre propio.

Cuando hay apellidos compuestos: Si están separados o no por un guión, se toman como una sola palabra a efectos de su clasificación.

Cuando incluyen artículos o alguna otra partícula complementaria:

Cuando son nombres españoles las partículas gramaticales no se tendrán en cuenta.

Cuando son nombres extranjeros, ante la duda, si tendremos en cuenta para su clasificación.

Nombres de empresas o instituciones:

Si incluyen un nombre propio se sigue el mismo criterio que en las personas físicas y si van acompañados de hijos de … viuda de… no se tendrá en cuenta.

Palabras genéricas que forman parte del nombre como por ejemplo bar, papelería, tampoco se tendrá en cuenta. Siempre tomaremos como ordenatriz el primer nombre significativo que aparezca en la denominación de la empresa.

Nombres de organismos oficiales o instituciones: sí tomamos como ordenatriz en nombre genérico, Ministerio de Trabajo, Banco Central-

Empresas conocidas por las siglas del nombre, se ordenarán por las mismas.

Nombre de empresas extranjeras tomaremos como palabra guía la primera que aparece en el nombre.


El alfabeto es conocido por todos.

Es abierto y permite la ampliación

Simplicidad, no presenta subdivisiones.

Permite clasificar todo tipo de documentos, sean personas físicas, jurídicas o instituciones.

Hay que determinar primero la palabra ordenatriz.

Los criterios para designar las ordenatrices no son universales.

Si se extrae un documento hay que dejar una marca si no puede olvidarse que falta.

1.8.- Sistemas de clasificación numéricos

1.8.1.- Clasificación cronológica

El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por años o meses. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc.


Sencillez y rapidez

No es cerrado y permite la ampliación e inclusión de nuevos documentos.

No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares.

Obliga a conocer la fecha del documento.

Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.

1.8.2.- Número Consecutivo

Se asigna un número a cada documento y éste será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números ser realiza por orden de llegada. Se emplea bastante en la clasificación de expedientes.(conjunto de documentos que tienen relación entre sí.


Método sencillo

Es ilimitado, como los propios números.

Una vez asignada una clave numérica es imposible confundir con otro.

Si no se conoce la clave o el número del documento no se puede localizar.

Obliga a tener índices o fichas adicionales

Cuando se toma un documento su falta es evidente, no hay que dejar ninguna señal.

No permite intercalar nuevos documentos.

No todos los documentos se adaptan a este método.

1.8.3.- Clasificación numérico terminal

Par evitar algunos de los problemas del sistema anterior surge el sistema de clasificación por el último dígito. Consiste en utilizar para su clasificación el número de expediente al revés


Permite un equilibrio entre los muebles, las entradas se producen una a cada sitio y no todas al final.

Permite un manejo más sencillo, sin que se acumulen los expedientes más recientes.

Necesita un índice que correlacione los números de expediente con algún dato más tangible, como puede ser el nombre.

1.8.4.- Clasificación Numérico en Serie

Es una variante del numérico tradicional. Consiste en asignar los números de expediente, en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números para determinados asuntos. Por ejemplo, las facturas empezarán por el 1, los albaranes por el 2, las reclamaciones por el 3…


Los documentos tiene una cierta agrupación por temática

Prever el volumen que tendrá cada uno de los apartados

1.8.5.- Clasificación Decimal. Numérico en Código

Consiste en asignar a los documentos categorías y subcategorías, representadas cada una de ellas por un dígito, que después se expresará en forma de número. Este sistema se emplea mucho en bibliotecas. Se puede adaptar a nuestras necesidades, pero existe para las bibliotecas un código universal que distribuye las materias en tres niveles.


Es muy fácil de entender

Suele tener acceso directo, por lo que no precisa un índice auxiliar

Es muy difícil de montar y requiere que el personal encargado de archivar esté altamente especializado.

Es muy flexible, permite un crecimiento ilimitado

1.8.6.- Clasificación alfanumérica

Se basa en una combinación de letras y números. Por ejemplo: A-25. Este sistema permite muchas variantes: letras seguidas de números, números seguidos de letras, una sola letra y varios números, un número y varias letras… Al igual que en el sistema anterior obliga a llevar paralelamente unas fichas o índices que sirven de referencia. Al tomar como referencia la primera parte de la clave tendremos que:

Si es A-25 primero ordenar alfabéticamente

Si es 25-A el criterio será numérico.

1.9.- Clasificación geográfica

Se ordena de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisión, destino, etc. Implica varias clasificaciones sucesivas: región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, incluso calle.

Dentro de cada uno de estos grupos la clasificación se hace por el método alfabético, teniendo en cuenta que la capital de cada provincia, siempre encabeza su grupo, y se colocará por delante del resto de las poblaciones.


Método sencillo

La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables, de acuerdo con la población, provincia y comunidad.

No necesita ni índices ni fichas complementarias.

Es muy útil para las empresas que disponen de una organización geográfica o por zonas.

Es un método abierto que permite la ampliación.

Puede combinarse con otros criterios como el numérico o cronológico.

Como está derivado del alfabético hay que designar la ordenatriz para los nombres compuestos, y requiere que se deje una marca cuando se toman los documentos.

No resulta adecuado para archivos voluminosos.

1.10.- Clasificación por materias y asuntos

Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético, numérico, cronológico…


La localización de documentos es más rápida.

Resulta un sistema abierto que permite intercalar nuevos asuntos.

Con frecuencia un mismo documento se refiere a más de un asunto. Habrá que duplicarlo y colocarlo en otra carpeta.

Determinar previamente los asuntos o materias que presentan suficiente entidad para constituir un apartado del archivo.

2.- El Archivo en la Administración Pública

2.1..- Estructura del sistema de Archivo de la Administración Pública

Además de los valores probatorios de todo archivo, deber servir para enlazar unas personas con otras, pues son frecuentes los cambios y sucesiones en el personal. La documentación tiene un carácter de patrimonio documental histórico en la Administración, que no tiene en la empresa privada.

Existen unas características especiales en el archivo de la Administración que hacen de su archivo algo diferente:

Existen diversos archivos o sistema archivístico y por ellos pasará la documentación en su vida útil. Esto es equiparable a los distintos tipos de archivos (activo, semiactivo y definitivo) de la empresa normal. Las transferencias de documentación entre los mismos tienen unos plazos prefijados para cada tipo de expediente.

Hay normas específicas y rígidas para cada tipo de documento o expediente, que se denominará serie documental, existiendo una legislación y un procedimiento administrativo perfectamente regulados.

las series documentales o conjuntos de documentos relativos a un tema concreto deben, no sólo ser archivadas, sino también estudiadas y tratadas por los distintos organismos..

La estructura del sistema de archivo de la Administración Pública consta de cuatro tipos de archivos diferentes:

Archivos de Oficina

Archivo Central

Archivo Intermedio

Archivo Histórico

Administración Pública Empresa privada

2.1.1.- El Archivo de Oficina

Guarda la información y los documentos en forma de expedientes y en el sitio donde se producen. Los documentos son conservados en estos archivos mientras son usados de forma constante, también se suele denominar archivo de gestión . Tiene como única premisa el mantener la organización de las series documentales; es decir, que los documentos deben estar reunidos en expedientes relativos cada uno a un asunto. Existe además en estas oficinas un libro registro de entrada y salida de correspondencia, que tiene poder probatorio en caso de litigio.

Los expedientes deben seguir unas normas para su formación y unificación, debido a que cualquier organismo de la Administración debe llevarse el archivo de oficina de forma parecida. Estas normas pueden resumirse en.

Los expedientes deben seguir unas normas para su formación y unificación, debido a que en cualquier organismo de la Administración debe llevarse el archivo de oficina de forma parecida.

Cada expediente debe estar guardado en una carpetilla. En un lugar visible deben figurar los siguientes datos:

Los expedientes contendrán todos los documentos relativos al asunto del que traten. Si un documento corresponde a varios expedientes, deberán sacarse tantas copias como sean necesarias.

Los originales no deben salir nunca de los expedientes.

Dentro de cada expediente se utiliza el sistema cronológico de archivo.

No existe un sistema de clasificación único.

Antes de realizar una transferencia de expedientes de este archivo a otro hay que revisarlos todos para comprobar que no falta ninguno ni ningún documento dentro de los mismos. A continuación se retira todo el material auxiliar de archivo (carpetas, clips, gomas,…) se meten los documentos conservando su orden en cajas de cartón. Por último se numeran todas las cajas y transcribimos su contenido a una relación de entrega. Esta relación deberá constar:

Unidad administrativa que realiza la transferencia

Tipo de expedientes que se transfieren.

Fecha de transferencia

Número de orden que corresponda a la transferencia

Identificación de los documentos que se transfieren, es decir, una relación de las cajas que se envían con su contenido.

Habrá una frase preestablecida, diligencia, que indica que se transmite la responsabilidad de la custodia desde el responsable del archivo de oficina al responsable del archivo central

2.1.2.- El Archivo Central

Guarda la documentación una vez que ha sido estimado que el archivo de oficina no va a usarla de forma constante. Tiene diversas funciones:

Principalmente, su tarea es la de identificar las series documentales que recoge. Para ello, deberá recopilar toda la información que necesite sobre el sujeto productor del documento, sus competencias, procedimientos, normas, etc.

Junto con el intermedio deberá valorar los documentos para su futura incorporación o no al archivo histórico.

Una vez analizada la información sobre la oficina productora de la serie documental, el archivo central está en condiciones de conocer los elementos que constituyen cada serie documental para poder clasificarlos y ordenarlos correctamente. Los resultados de estos trabajos son la elaboración de los siguientes instrumentos:

o Un fichero de organismos

o Organigramas con sus estructuras

o Un fichero de disposiciones legales

o Cuadros de clasificación

Una vez recopilada esta información y elaborados estos instrumentos se procede al análisis de las series documentales. Corresponde a esta tarea:

La eliminación de ejemplares duplicados dentro de cada serie.

Realizarse un análisis de la serie para detectar la posible existencia de valores secundarios en los documentos, como valores históricos e informar de estos valores al archivo intermedio.

Periódicamente el archivo central remitirá o transferirá documentos al archivo intermedio, de forma anual. Esta documentación no puede tener lagunas cronológicas y se deberá acompañar de una relación de entrega.

2.1.3.- El Archivo Intermedio

Cuando la documentación sólo va a ser utilizada en muy raras ocasiones es remitida a este archivo, que la custodiará hasta que expiren los plazos legales de conservación. Tiente como tarea la descripción de sus fondos, profundizando en las series que lo requieran, así como en su difusión, si fuese necesario.

Una vez transcurridos los plazos de prescripción para las series documentales que se custodian existen dos posibilidades.

Que no se haya determinado la existencia de valores secundarios, por lo que los documentos serán destruidos.

Que se haya determinado la existencia d los mismos, y por tanto deberán ser transferido al archivo histórico correspondiente. Se acompaña con una relación de entrega, haciéndose de forma periódica y no exactamente en el momento de prescripción, sino cuando éste ha pasado y se reúne un cierto número de materiales para enviar.

2.1.4.- El Archivo Histórico

Al finalizar los plazos legales, la documentación puede que no tenga valor histórico, en ese caso será destruida. Pero si lo tiene , será preciso conservarla de forma permanente y pasará a este archivo.

EL ARCHIVO

Archivos de Oficina

Archivo Activo

Archivo Central

Archivo Semiactivo

Archivo Intermedio

Archivo definitivo

Archivo Histórico

No hay paralelismo

Unidad que produce el expediente

Tipo de serie documental

Asunto o nombre de la persona a la que se refiere

Relación de los documentos numerados, con su fecha y con una reseña de su contenido.

UNIDAD 2

EL ARCHIVO

En la empresa existen o se desarrollan diversas actividades. Son una serie de operaciones que abarcan, entre otras.

Por todo esto, podemos decir que en la empresa van a llegar y salir datos que necesariamente aportan una información útil, cuyo soporte físico serán los documentos, y gracias a esta información, la organización podrá alcanzar más fácilmente, y sin correr grandes riesgos, sus objetivos o fines.

2.1 NECESIDAD DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN

Dos son las razones principales por las que la empresa debe y tiene que conservar o guardar la documentación:

Por el propio interés de la organización:

Conservar o guardar la documentación, los documentos que recibe y emite la empresa debidamente organizados y clasificados, permite mantener viva o en activo la memoria o la información de la propia empresa. Cualquier sistema de archivo evita uno de los mayores problemas con que se encuentran las empresas en su actividad burocrática.

Por exigencias legales:

El Código de Comercio en su artículo 30, apartado primero, indica lo siguiente:

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último

asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

En el apartado segundo puntualiza el Código de Comercio:

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de

disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

2.2 CONCEPTO DE ARCHIVO

Dos son las acepciones con la que la mayoría de los autores definen el archivo:

LA PRIMERA: Hace referencia al conjunto de documentos o documentación de una empresa.

Va enfocada hacia los elementos, las formas o las clases en donde se guardan los papeles.

LA SEGUNDA: Hace referencia al local donde se almacenan esos documentos.

Va enfocada al almacén de documentos donde vuscamos el <<legajo>> solicitado.

La empresa tiene que utilizar un sistema de conservación de la documentación que garantice el despacho rápido de las peticiones cursadas a la sección de archivo,

2.3 ARCHIVI DE DOCUMENTOS: CAPTACIÓN, ELABORACIÓN DE DATOS Y SU CUSTODIA

Los datos son la base para la información.

Para que de los datos se obtenga información tenemos que analizarlos y organizarlos. Debemos captarlos y/o registrarlos para seguidamente proceder a su elaboración, consiguiendo así transformar los datos en información.

De todo ello se desprende que desde que la empresa decepciona o registra los datos hasta su archivo, pasando por la elaboración, se genera una cantidad enorme de documentación que se ha de saber organizar.

Registro/anotación: Esta fase se origina cuando se toma nota del dato.

Clasificación/ordenación: El dato ha de ser identificado y distribuido posteriormente y saber qué recorrido tiene por la oficina.

Tratamiento/manipulación: Elaboración , ya que una vez el dato tiene nombre o está codificado sabremos cómo manejarlo administrativamente.

Cálculo/estadística: Los datos son sometidos a una serie de cálculos u operaciones aritméticas, con lo que se obtiene así una información final.

Archivo/custodia: Para finalizar, los datos han de guardarse o archivarse, para que cuando sea preciso obtengamos de ellos la información que sea necesaria, de la forma más sencilla y rápida posible.

Llevar a cabo las operaciones, es decir, la toma de datos, las comprobaciones, los cálculos o los registros, es una labor repetitiva y larga en el tiempo si se hace con medios no automatizados.

Al realizar esas operaciones a través de un programa específico para su utilización en un ordenador, cambia sustancialmente la operatoria, ya que ahorra tiempo, se consigue una notable rapidez en su proceso.

2.4 CLASES DE ARCHIVO

A nivel general y atendiendo al tipo de documentos que contienen, podemos distinguir:

Archivos históricos: Conservan documentos que tienen valor histórico.

Archivos eclesiásticos: Guardan los documentos correspondientes al quehacer religioso. Se dividen en: Catedralicios, Monásticos y Diocesanos.

Archivos de Gobierno: Recogen documentos de interés para el gobierno de una nación.

Archivos de la Administración: Conservan documentos correspondientes a las diferentes administraciones. Se clasifican en: Administración central, Administración autonómica y Administraciones locales.

Archivos de empresas: Recogen la documentación existente en las empresas.

Archivos privados: Guardan y custodian los documentos particulares. Por regla general se refieren a determinadas familias.

2.5 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

La organización del archivo se puede clasificar según dos criterios:

Grado de utilización:

-Activos

-Semi-activos

-Pasivos

Grado de autonomía:

-Centralizado

-Descentralizado

2.6 SISTEMAS DE ARCHIVO

2.6.1 CONVENCIONALES:

Carpetas:

-Carpetas clasificadoras

-Carpeta simple

-Capetas colgantes

Carpeta archivador

-Índice

Introducción. 3

Archivado y documentación. 3

Objetivos de la clasificación. 3

Sistemas de clasificación. 4

Sistema alfabético 4

Sistema alfa-numérico. 4

Archivo General. 4

Organización de archivos de una oficina técnica. 5

Catálogos. 5

Manual de usuario. 5

Hoja de control. 5

Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 6

Justificación de su empleo. 6

Revistas y libros técnicos. 6


Hoja de control. 7


Justificación de su empleo. 7

Normas y reglamentos. 8


Hoja de control. 8


Tarifas. 9


Hoja de control. 9


Documentos técnicos. Proyectos. 10


Hoja de control. 10


Numeración y archivado de dibujos. 11

Ficheros auxiliares. 12

Fichero numérico. 13

Archivado de carpetas. 13

Ficha AWF. 14

Archivado de originales. 15

Archivado de originales. 15

Numeración de los originales. 15

Fichero índice de originales. 16

Archivado de copias. 16

Copias para archivar. 16

Copias para taller. 16

Préstamo de proyectos. 17

Bibliografía. 17

0. Introducción.

La oficina técnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos.

La documentación interviene en todo el sistema utilizado para la recopilación, análisis y uso de la información sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores.

El fin de la Oficina Técnica es dar información y evitar trabajo innecesario a los

Alumnos.

Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, hojear las revistas tener muy en cuenta los catálogos y las normas.

La oficina técnica es agrupada en dos grupos de elementos:

- Elementos de consulta y documentación: Catálogos, Revistas y libros técnicos, Tarifas, Boletines, y Normas.

- Elementos de trabajo:

Archivo General

Proyectos.

Originales.

Copias y correcciones.

Fichero Alfabético.

Fichero Numérico.

A su vez en nuestra Oficina Técnica se dispone de diferentes elementos para la

realización de trabajos:

- Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.

- Plotters: Para plasmar los planos en láminas.

- Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.

- Guillotina: Para recortar las láminas.

-Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.

Archivado Y Documentación.

Objetivos de la clasificación.

Los objetivos del archivo se pueden expresar como:

Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.

Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.

Guardar la documentación es tiempo que sea útil.

Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la

documentación empleada y necesaria.

Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.

Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Sistemas de clasificación.

Los más utilizados son dos, generalmente.

1.2.1 Sistema alfabético

Se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la

palabra principal que identifique el documento.

Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así

sucesivamente

Si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra

siguiente, aplicando la misma regla.

Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños.

Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la

localización de lo que se busca.

En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas, etc.

1.2.2 Sistema alfa-numérico.

Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico.

Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada.

El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta

de los documentos archivados.

Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un numero de archivo, existiendo diversas variantes.

Archivo General.

Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes están guardados

en un archivo general. Este archivo estará dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. En nuestro caso se dividirá en cinco secciones:

* Ingeniería Técnica Industrial Mecánica.

* Ingeniería Técnica Industrial Electrónica.

* Ingeniería Técnica Informática.

* Ingeniería Técnica Agrícola Hortofruticultura y Jardinería,

* Ingeniería Técnica Agrícola Industrias Agrícolas.

Cada sección anterior se dividirá en todos los subapartados como:

Catálogos.

Revistas.

Proyectos.

Tarifas.

Libros técnicos

Tendremos una sección común para todas las carreras que serán:

* Boletín Oficial.

* Normas.

Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raíz del archivo general, luego

estas se dividirán en partes mas pequeñas.

Organización De Archivos De Una Oficina Técnica.

Catálogos.

Manual de usuario.

Partiendo del principio, donde tenemos un catálogo determinado, lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado.

Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente año, y de la cual tenemos un ejemplo.

Una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los demás catálogos en una carpeta o sobre para tal uso.

Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Técnica.

Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fácil acceso al archivo para poder maniobrar allí tantas veces como sea necesario.

Una vez tengamos la "hoja de control", se archiva el catálogo por orden alfabético del fabricante. (Otra forma podría ser por el nombre del elemento, pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).

Posteriormente se coloca el catálogo en su carpeta correspondiente, según sea su nombre y se coloca en el lugar que alfabéticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se necesite.

Los catálogos así archivados son los del tipo "monográficos", y "hojas informativas". Los que son denominados como catálogos generales, se colocan en un archivador específico donde se colocarán todos los que entren en esta categoría.

En el caso real de nuestra oficina Técnica, los archivadores para los catálogos

monográficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catálogos generales el archivador A-7-

Una vez que se tengan todos los catálogos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los catálogos

Hoja de control

En esta hoja se colocan todos los datos necesarios para tener toda la información útil del catálogo y saber dónde tiene que ir archivado.

Un ejemplo de la hoja de control para catálogos lo tenemos en el ejemplo que se adjunta, donde se pueden observar los datos que hemos puesto sobre unos catálogos reales cualesquiera.

El diseño y formato de esta hoja puede variar y no está normalizado, lo que quiere decir que se puede variar conforme se encuentren otros argumentos o datos de interés futuro para rellenar la misma. Además esta confección se hizo al comienzo del curso por los encargados del archivo de catálogos de ésta Oficina.

Sistema de archivado. Tipos de archivadores.

Los archivadores de catálogos de la Oficina Técnica, albergan dos clases diferentes de catálogos.

Unos más extensos que contienen los llamados catálogos "monográficos" y las

"hojas informativas", y otro que archiva los llamados "generales".

Dentro de los archivadores que hemos nombrado en primer lugar, tenemos los llamados A-8, A-9 y A- 12.

Estos archivadores van provistos de unas guías laterales donde van alojadas las carpetas colgantes, ordenadas alfabéticamente, hasta que se llenan moderadamente y se sigue con el cajón inferior cuando hemos llenado el primero, hasta volver a llenarlo.

Una vez se han llenado los cajones de un archivador y se sigan teniendo documentos para archivar, se cogen los siguientes archivadores restantes y volveremos a seguir colocando carpetas y documentos hasta que se acaben.

El archivador que contiene los catálogos generales no lleva éstas guías en los laterales donde se depositaban las carpetas, ya que normalmente los catálogos generales son de tamaños bastante más grandes de los monográficos.

Estos tienen unas estanterías donde se colocan los catálogos ordenados

alfabéticamente con el criterio utilizado para ello.

Todos los archivadores irán provistos de cerraduras para que los catálogos estén más protegidos y no desaparezcan.

Estas llaves, como las de los restos de archivadores de la Oficina Técnica, se encuentran debidamente numeradas y guardadas en un armario para tal efecto, para que no se extravíen y tengamos un fácil acceso a ellas.

Justificación de su empleo.

Todo lo comentado hasta ahora debe de ir encaminado a ayudar a todos los usuarios que deban de echar mano de un catálogo por los motivos que sean, a que dispongan de él de forma sencilla y rápida y no tengan que estar perdiendo tiempo en la búsqueda del mismo.

Además con la posterior base de datos, podrá disponer de la información y

localización más rápida y ordenada.

Revistas y libros técnicos.

Manual de control

El tema de las revistas y libros técnicos es muy parecido al de los catálogos. Para poder consultar adecuadamente el contenido de una revista técnica, es necesaria una adecuada clasificación de las mismas. Lo primero que se hace para la clasificación es el rellenar completamente la hoja de control que se tiene para tal efecto.

Las hojas de control rellenadas deben de ir metidas en un sobre que se encontrará en el archivador general, donde se encuentran los sobres con todas las hojas de control y con los demás útiles necesarios para la catalogación de todos documentos.

Una vez que tengamos todos los datos de la revista se debe de proceder a su

archivado. Se ordenan alfabéticamente dentro de la especialidad de cada una y se meten en los archivadores para luego poder acceder a ellas para su consulta.

Hoja de control.

Se cogen los datos necesarios y se plasman en las hojas de control. Estos datos son los que se han creído necesarios por parte de los encargados de las revistas para su confección en la hoja tipo.

Todos estos datos podemos observarlos en la fotocopia de la hoja que se pone a continuación de éste apartado.

Todos los datos son importantes pero lo son más los que nombran el año de edición, El nº' de la revista y la especialidad.

En el sumario se ponen los puntos más importantes de los que trata la revista.

Una vez que esta hoja está debidamente rellenada, se guarda en el sobre que las contiene a todas y se coloca en el archivo principal junto a las hojas de control de los demás elementos archivados.

A continuación se puede observar tanto el formato como el contenido de un ejemplo real de rellenado de una de estas hojas de control.

Una vez que se tengan todos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las revistas y los libros técnicos.

Sistema de archivado. Tipos de archivados.

Principalmente, se archivan atendiendo a su especialidad.

Dentro de cada especialidad, debernos de ponerlas por orden alfabético, y una vez las tengamos así se colocan atendiendo al nº de la revista.

Una vez se encuentren así, estarán preparadas para su consulta.

Ponemos las revistas y libros de cada especialidad en cada uno de las diferentes estanterías y si no cupiesen se pondrían las de una especialidad en un armario y las de otra especialidad en otro, pero dado el nº que tenemos se pone como se ha dicho en primer lugar.

Se utilizan estas estanterías porque la consulta resulta más fácil así que no si

metiésemos las revistas en carpetas colgantes, que dificultaría más su búsqueda.

En la fotocopia que se puede ver a continuación se puede observar en las hojas rellenas de cómo se colocan y en qué orden en el archivador A-9, siguiendo los datos del año y nº de cada una de las distintas revistas técnicas.

Así podemos saber las que tenemos en ese archivador, sus respectivos números y años correspondientes.

Justificación de su empleo.

Esta forma de archivado de las revistas técnicas y libros, tiene que ir definido para una mejor forma de acceso a ellas y a la consulta de las mismas para los menesteres que nos ocupan.

Es una forma ante todo cómoda y útil en el caso que nos ocupa.

Además el relativo poco espacio que ocupan estas revistas hace más fácil su uso como aquí se ha descrito.

Normas y reglamentos

Manual de usuario.

El tema de las normas es uno de los más solicitados para hacer todo tipo de

consultas para la realización de trabajos, proyectos, etc.

Cuando se adquiere una nueva norma, se le hace una recopilación de los datos

necesarios y se apuntan para rellenar la hoja de control para las normas.

Una vez que se ha rellenado, se pasa a su archivado para que luego los usuarios puedan hacer uso de ellas.

Suelen de estar todas las normas dentro de la Oficina, aunque cabe la posibilidad de que pudieran estar en la biblioteca de la escuela .Esto se hace constar en la hoja de control.

Una vez que la tenemos archivada en su lugar, se repiten los pasos con la siguiente norma a archivar.

Debido al elevado precio de las normas, hay que tener un especial cuidado en el préstamo de ellas y en no extraviarías.

Una vez que se tengan todos las normas y reglamentos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les

hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las normas y reglamentos

Hoja de control.

En ésta hoja se anotan los datos necesarios de cada norma que tenemos para una correcta archivación.

En primer lugar se anotan el número de norma, el grupo al cual corresponde y el año de revisión. Todo ello ordenado numéricamente.

Luego se apuntan la denominación de la norma y también el número de hojas que tiene la norma en concreto.

También se ponen el equivalente a las normas internacionales ISO, para una mejor búsqueda de la misma.

Finalmente se anotan las normas que se han pedido y el lugar donde estas se

encuentran, bien en la Oficina o en la biblioteca de la escuela.

Una vez rellenada la hoja se coloca junto a las demás hojas de control de los

diferentes documentos que se necesitan archivar en la oficina, en el archivador principal.

Un ejemplo de la hoja de control que se hizo para controlar las normas se ve ahora en la fotocopia que a continuación se pone, rellenada con una norma real.


Aquí es sistema de archivado es más sencillo que los demás que hemos visto

anteriormente.

Sólo debemos de ordenar la norma según los números que se le han asignado a cada una: nº de norma / grupo / año de revisión.

Ordenadas adecuadamente se colocan en carpetas con pestañas como las que se han utilizado en catálogos, poniendo en la pestaña escrito el grupo de números que hemos comentado anteriormente.

Todo ello se coloca en archivadores de cajones donde se colocan las carpetas en las guías laterales de los armarios.

Como ya se ha comentado hay que tener un poco de cuidado en no perder las normas y cuidarlas, dado el precio que ellas tienen.

Tarifas.

Manual de usuario.

Estos documentos contienen las listas de precios de los diferentes productos, que se necesitan para confeccionar los presupuestos y las listas de pedidos de los mismos para la realización de los trabajos y proyectos en la Oficina.

En estos casos es importante tener una actualización reciente de los precios y

cambiar estos documentos por los anteriores, para las consultas de estos precios.

Rellenamos la hoja de control para las tarifas y anotamos todos los datos que allí ponen.

Se ponen las observaciones que hiciesen falta y se colocan adecuadamente para su archivado posterior.

Hoja de control.

Se rellena tal y como puede observarse en el ejemplo de la fotocopia que se puede ver en la siguiente página.

En nuestro caso se puede observar que se rellena para tener controlada la recepción de las actualizaciones de los precios que nos envíen nuevos.

Se pueden anotar las actuaciones pertinentes en un espacio reservado para ello.

Anotaremos las fechas de franqueo y las fechas de recepción de los documentos recibidos. Se ve que es un método de control muy sencillo.


Cuando nos llega a la oficina un documento nuevo, se debe de apuntar en las hojas de control vistas en el apartado anterior y se colocan en el archivador nuevo.

Si ese documento nuevo es repetido, (ya se tenía), se pasa el anterior a los archivadores viejos y los documentos del mismo elemento que se tenían, (si los hubiese), en el archivador viejo, se tiran a la papelera.

Así se intenta tener siempre dos documentos archivados para un mismo elemento, uno nuevo y otro viejo, anterior, que sirve de referencia.

El tipo de archivadores para el 'tarifec" son de dos tipos, llamados "nuevos" y "viejos". Son cajas que contienen los documentos ordenados según el número de actualización y su fecha.

Documentos técnicos. Proyectos.

Manual de usuario

Los documentos técnicos, sobre todo los que más acostumbrados estamos a utilizar o realizar, -proyectos-, son uno de los documentos más importantes para archivar.

Es uno de los documentos que se manejan más comúnmente, para revisión, corrección, realización, y deben de estar debidamente archivados.

Hay que saber que el proyecto a su vez consta de los siguientes documentos:

Memoria.

Planos.

Pliego de condiciones.

Presupuesto.

PERT.

Anexos.

Y que uno de los documentos que mas importancia que posee son los planos, siendo estos numerados y archivados como veremos a continuación asi como las carpetas, originales, copias, ficheros auxiliares, y tarjetas AWF.

Una vez un proyecto se termina y se deja en Oficina Técnica, a los responsables del archivado de Proyectos.

Estos le realizan una ficha y le colocan un número propio que lo diferencie de los demás proyectos y por el cuál nos vamos a referir a partir de este instante.

Una vez que se tengan todos los proyectos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los proyectos.

Hoja de control

En esta hoja se anotan todos los datos necesarios para el posterior archivado del proyecto.

En esta hoja se apuntan tanto los datos del alumno que lo realizó como el número que se le asigna al proyecto para la posterior identificación.

Ese número irá ordenado numéricamente y se le asigna por la fecha de entrega del proyecto para su archivado, con una letra delante de ese número indicaremos la especialidad del proyecto.

Esta hoja de control puede presentarse también por orden alfabético de los títulos.


Dadas las características de formato y tamaño de los proyectos los archivadores son bastante grandes y son de estanterías para depositar allí los proyectos archivados.

Está claro que tienen que tener una cerradura para tener seguridad de que no se

extravíen los proyectos o puedan cogerlos la gente sin un control.

Además se hace recomendable, como es nuestro caso, de poner cristaleras en estos archivadores, para que los alumnos puedan ver los proyectos y saber cuales están y cuales no sin tener que estar continuamente llamando a los responsables de ese archivo.

Numeración Y Archivado De Planos.

El objetivo va a ser el de intentar definir un sistema de numeración rápido y

eficaz. Para ello me basaré en la norma U.N.E.1002, que trata sobre la numeración

decimal de capítulos, y los apuntes dados en clase.

Como ejemplo pondremos las siguientes cifras: SS.ZZZ.YY.XXX.W.

Acto seguido voy a realizar una descripción detallada de cada cifra:

* SS: Estas cifras sirven fundamentalmente para seguir los diferentes tipos de documentos dentro de la Oficina Técnica, así pues tendremos:

M.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de rama mecánica).

E.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de electrónica).

I.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de rama de informática).

H.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de hortofruticultura y jardinería).

IA.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de industrias agrícolas).

Como se puede apreciar utilizaremos las dos cifras en caso de que pueda

llevar a error como nos ocurre con la rama de Informática e Industrias Agrícolas.

* ZZZ: Este grupo de tres cifras sirve para identificar cada uno de los conjuntos o artículos estudiados. Para entendemos mejor, dentro de cada especialidad, cada tipo diferente de proyecto está numerado.

Intentaré explicarme con el siguiente

Ejemplo:

Si en un proyecto tenemos la numeración M.025.YY.XXX.W. sabemos que es un proyecto mecánico y el numero 25 nos señala un campo de estudio, por ejemplo

reductores.

* YY: Este grupo es un subgrupo del anterior. Son las diferentes

posibilidades de estudio dentro de un mismo campo.

Seguiremos con el ejemplo anterior:

M.025.15.XXX.W. Como hemos dicho anteriormente los dos primeros

grupos nos indican que es un proyecto mecánico que trata sobre reductores. El tercer

grupo nos indica el tipo de reductor que es, por ejemplo "Reductor de acoplamiento

directo".

* XXX: Los planos de un proyecto los dividimos en grupos. Normalmente

no se supera los diez grupos por lo tanto la primera cifra nos indicará el número de grupo.

Las dos cifras siguientes nos indican el número de plano dentro de cada grupo.

Sigamos con el ejemplo anterior:

M.025.15.100

101, 102, 103 Tenemos un grupo " 100 " con tres planos.

Normalmente el plano 100, 200, 300... es el plano de conjunto de cada grupo.

Luego a estos planos les vamos sumando una unidad para los distintos planos de despiece.

*W: Este grupo se emplea cuando hay que introducir modificaciones,

documentos auxiliares como listas de piezas. Cuando introduzcamos alguna modificación o documento auxiliar pondremos el número 1 o 2 respectivamente.

En el caso de tener varias modificaciones se le añaden letras.

Por ejemplo:

E.025.15.100.IA.

Ficheros Auxiliares.

Para el eficaz funcionamiento del archivo de dibujos se emplean una serie de ficheros auxiliares. Estas fichas entran en oficina a la vez que metemos un proyecto nuevo.

Hay dos formas de ordenar estos ficheros, Una es de forma alfabética y otra de forma numérica. Creo que la segunda es de manejo mas rápido y a la larga mas eficaz. El fichero alfabético es un fichero vertical de formato A5 (Azul) el cual hay que consultarlo antes de realizar un trabajo y al acabar éste para su correspondiente anotación.

Fichero Numérico.

Su misión es la de impedir que se repita el número de distintos trabajos. Emplearemos un registro en forma de fichas verticales de formato A5. Dentro de cada especialidad tendremos cada ficha. Las primeras fichas nos darán todos los trabajos de numeración ZZZ. Las siguientes fichas serán de los grupos YY que hay en cada ZZZ.

Veámoslo con el siguiente ejemplo:

ÍNDICE NUMÉRICO

(Mecánica)

M.000. Estructuras.

M.001. Vigas.

-------

M.025. Reductores.

M.025

REDUCTORES

M.025.01. Reductor de rueda sin fin.

M.025.02. Reductor de velocidades.

M.025.03. Reductor epicicloidal.

-------------

-------------

M.025.15. Reductor de acoplamiento directo.

El orden para las anotaciones es:

- Anotación en el índice numérico el grupo ZZZ que es la designación del grupo.

- Anotación de cada uno de los números ZZZ en una hoja guía.

- Anotación en las fichas del grupo principal o ficha índice (fichero numérico) del número YY otorgado a los trabajos afines.

- Rellenado de las fichas AVVT la cual será introducida en el fichero.

Archivado De Carpetas.

Como ya sabemos los proyectos están guardados en carpetas. Estas tienen unas dimensiones determinadas por la norma U.N.E.1010. En estas carpetas están todos los documentos de un proyecto. Estos documentos son planos, presupuesto, PERT, pliego de condiciones, memoria y anexos. En cada carpeta tendrá que estar escrito el título del

proyecto, el número del proyecto, autor y fecha. El número de carpeta lo pondremos en el lomo de ésta.

Numeración de las carpetas: Agruparemos las carpetas por especialidades.

La numeración a seguir será: SS.ZZZ.

SS: Utilizaremos lo mismo que en numeraciones de proyectos.

ZZZ: Estar cifras las iremos asignando conforme se entreguen los trabajos y seguirán un orden ascendente. Cuando lleguemos al 999 en el primer grupo añadiremos un número.

Por ejemplo:

M.998 M.999 M1.001 M1.002 y así sucesivamente.

Realizaremos un índice con todos los proyectos que tenemos en oficina para su

mejor localización. Ni que decir tiene que el índice será diferente para cada especialidad.

N' de Archivo Titulo del proyecto Autor Fecha

SS.ZZZ.

Ficha AWF.

Para cada trabajo distinto se prepara una o mas fichas AWF "Amarillas". Estas fichas están normalizadas en las normas AWF alemanas; la ficha que se emplea en Oficina Técnica es para dibujos.

La ficha AWF tiene carácter didáctico (normalmente se usan en la industria) por lo que con el fin de economizar tiempo y fichas solamente rellenaremos una, dos, o, en casos de una gran complejidad, tal vez hasta tres. El fichero tiene para algunos trabajos, los primeros, una ficha para cada plano.

El rellenado de las fichas se hará de la siguiente forma:

En el lugar del número de dibujo anotaremos sólo la parte que es común

para todo el trabajo ordinariamente los grupos SS.ZZZ.YY.

En el lugar de las notas u observaciones se anotan cada uno de los

números del grupo XXX y a la derecha de éste anotaremos el Nº del

original.

En la casilla superior derecha anotaremos la cantidad de hojas empleados:

Hojas únicas, si sólo se emplea una hoja, hoja 1 de n, hoja 2 de n... hoja n

de n cuando empleemos n hojas.

Estas fichas están previstas para el control de originales y copias.

Archivado De Originales.

Entendemos por originales aquellos dibujos, esquemas, escritos, etc. realizados en material transparente (papel, tela, poliester), de los cuales podemos obtener copias por procedimientos heliográficos. Hoy en día también debemos tener en cuenta los originales entregados en disquetes de ordenador o cd´s.

Archivado De Originales.

Como he mencionado anteriormente tenemos varios tipos de originales. Los originales en disquetes los guardaremos en cajas preparadas especialmente para ello donde la búsqueda de disquetes o cd´s será rápida y sencilla. Tanto los disquetes como los cd´s irán ordenados según orden de entrega. Le colocaremos una pegatina con los siguientes datos: Autor, Fecha, Título, Nº de proyecto, Nº de discos con el que cuenta ese proyecto y Nº de carpeta para poder localizarlo rápidamente.

Autor: Nº de fichero:

Fecha:

Título:

Nº de proyecto:

Nº de carpeta:

Nº de discos:

Para el archivador de originales en papel tenemos varias opciones. Tenemos

archivadores verticales colgantes, en rollos, en bandejas por tamaños, etc. Para elegir uno de ellos tenemos que tener en cuneta la posibilidad de ampliación de estos archivadores.

En nuestra oficina colocaremos archivadores de bandejas horizontales con

divisiones para los distintos formatos. Empezaremos con los formatos A4 que son los

mas numerosos y otro será de A0, que se empleará para el resto de los formatos. Para

facilitar la colocación de los originales conforme se vayan colocando en el archivo, se

colocarán con la numeración ascendente, es decir, los números menores debajo de los

mayores, todo esto dentro de cada especialidad.

Numeración De Los Originales

En todos los documentos, además del número que hemos hablado anteriormente(SS:ZZZ.YY.XXX.W) se coloca un número de original según el tamaño de documento, prescindiendo de su contenido y en el orden cronológico conforme se va incorporando al archivo.

Cada hoja va numerada con su número Nº: SS.ZZZ.YY.XXX.W, y debajo de éste el del formato precedido de "Nº de Original". Este número, el de formato, estará formado siempre por dos grupos de cifras, tal como a continuación se indica:

* La primera cifra es la característica de formato, es decir: A4 para los A4, A3

para los A3 y así para todos los formatos hasta el A0. Para los formatos especiales, aquellos que tienen una longitud mayor de 1189 mm., y que no podrán colocarse en bandejas de A0, se empleará la cifra "E", y se guardarán en tubos.

* La segunda cifra, separada de la anterior por un guión, se obtiene de los números correlativos de la serie natural, tal como se van realizando los planos. Cada serie de formatos tiene una serie de numeración:

- A4-I, A4-2, ............ A4-25, etc.

La razón de este proceder es la de no doblar el original, cuestión a tener siempre presente.

Fichero Índice De Originales

Así como hemos empleado un fichero para evitar repeticiones del número

SS.ZZZ.YY.XXX.W., también emplearemos un fichero pera evitar que el mismo número de original lo lleven dos originales distintos. Dentro de cada especialidad haremos una ficha para cada formato y para los discos. Como anteriormente estas fichas serán de tamaño A5 y estarán guardadas en el archivo general en la sección de originales.

Tendremos una copia al lado de cada archivador.

A4 DISCOS

FICHA ORIGINALES FICHA ORIGINALES

(Mecánicos) (Mecánicos)

A4-1 ----- N' de plano. Nºdisco Proyecto

A4-2 ----- “

1 Nombre del proyecto

2 “

Archivado De Copias.

Para proteger, indirectamente, los originales, es necesario organizar el archivado de los copias; estas las denominarnos de dos maneras:

a)Copias para "archivar".

b)Copias para "taller".

Copias Para Archivar.

Este archivador tiene la finalidad de disponer en todo momento de la información completa de todo el archivo de originales sin necesidad de acudir al archivo de los mismos, que como hemos dicho debe de considerarse como "casi intocable".

En este archivador se organizan las carpetas, colgantes generalmente, de manera

que haya una para cada uno de los números S.ZZZ., y en casos necesarios para cada uno de los S.ZZZ.YY. En cada una de estas carpetas de ordenan todos los documentos del producto respectivo, y así estará siempre disponible y de fácil acceso.

Copias Para Taller.

Generalmente cuando se termina un original, se sacan todas las copias que se

creen necesarias. Una de ellas ya hemos dicho su finalidad: ir al archivador de copias

para archivar, y las otras se remitirán a los interesados o se archivan hasta esperar ser

utilizadas en un archivador idéntico al de copias para "archivar", con la diferencia de que así como en este debe haber siempre una copia y sólo una, en el de taller pueden tenerse varias repetidas o, simplemente no tener ninguna.

En toda empresa bien organizada, al entregar una copia se anota el destinatario y

se debe devolverla, se le exige que lo haga en el plazo previsto. El encargado del archivo, la restituirá a su carpeta o la destruirá cuando esté inservible. Es frecuente que estas copias traigan anotaciones o correcciones que se han hecho por los encargados de la producción, en estos casos, antes de archivar o destruir la copia, habrá que interesar al

responsable de la O.T., el cual, si procede, mandará hacer esas correcciones en las copias para archivar, en las otras copias de taller si las hubiese y, sobre todo, en los originales.

Préstamo De Proyectos.

Como mencioné al principio del punto 2.5, el proyecto es el único documento

que se puede sacar de la Oficina Técnica. El método que hemos seguido en nuestra oficina me parece que es el adecuado. El único fallo que se tiene es que no se hace mucho caso a los proyectos que no se devuelven a tiempo e incluso que no se devuelven.

Aquí habría que implantar alguna sanción tipo económica o delimitar el uso de la oficina a esa persona ya que entorpece el buen funcionamiento de ésta.

Para poder coger un proyecto debemos ser alumnos de segundo o tercer curso. Es imprescindible presentar el carnet de la escuela debidamente actualizado. El plazo

para devolver el proyecto será de quince días.

La ficha a rellenar a la hora de retirar un proyecto será la siguiente:

Título del proyecto: Nº:

Autor: Nº Carpeta:

Documentos prestados: Documentos devueltos:

Planos. Planos.

Pliego de condiciones. Pliego de condiciones

Presupuesto. Presupuesto.

PERT. PERT.

Memoria. Memoria.

Anexos. Anexos.

.

Prestado a: Nº de carnet:

Fecha de préstamo: Fecha de entrega:

Devuelve tarde: SI NO Sanción:

BIBLIOGRAFÍA.

Toda la información para la realización de éste trabajo ha sido sacada de preguntar a los responsables de los distintos archivos de la Oficina Técnica. Las definiciones y conceptos fundamentales de los archivos se han sacado de los apuntes que se sacaron de la asignatura de Oficina Técnica, llamados Organización De Archivos, del Manual del Ingeniero de Taller. HUTTE. Y del Dibujo Mecánica 4 EDITORIAL EDEBÉ.

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ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Esta definición básica nos proporciona en estándar mínimo pero explicito que nos ayuda a una organización, algunas veces con resultados inesperados. La definición también identifica a organizaciones extremadamente complejas, una organización puede ser casual o sumamente compleja.

Las organizaciones bastas contienen muchas organizaciones pequeñas, existen dos clases de elementos comunes en todas las organizaciones, el elemento núcleo y los elementos operantes.

El elemento núcleo de cualquier organización lo constituyen las personas, cuyas interacciones componen la organización. Toda organización cambia siempre, de aquí el término proceso, la interacción de las personas es el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento nuclear de la organización.

“La condición necesaria para la organización es la interacción entre dos o más personas, quienes persiguen que sus clases individuales pueden satisfacer mejor mediante la combinación de las capacidades o recursos personales”.

El éxito o fracaso está básicamente determinado por la calidad de las interacciones entre el elemento núcleo tan pronto como una organización cobra vida, el elemento núcleo comienza a ser afectado por los elementos operantes. Los miembros que interactúan forman la organización pero los elementos operantes hacen que está sea eficiente o ineficiente.

Los elementos operantes son los recursos, las capacidades de los miembros y su influencia personal, los recursos humanos bienes gratuitos y económicos, los recursos conceptuales de un grupo en particular de sus miembros, los gerentes. El grado hasta el cual todos los miembros de una organización empleen sus habilidades e influencia.

Lo que ocurre en una organización son interacciones, la organización donde esas interacciones, fijando funciones, relaciones, actividades, jerarquías y otras características de la organización. Las personas están interactuando para alcanzar sus objetivos en toda organización y otras interacciones pueden ser descritas con algún tipo de estructura reconocida con sus características principales

IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

El comercio, la banca, la industria y en gerencia el mundo de los negocios en cualquier a de sus ramas precisa en la comunicación precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo pueden aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y Constancia a las que cabe agregar las de ser (medio de prueba legal y medio de facilitación del medio comercial).

Permanencia. Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva duración, el complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga existencia de un documento.

Constancia. La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacta sigue en pie, un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. En la constancia de las diferentes partes e interacciones en la relación mercantil o comercial.

En la utilización efectiva, de los recursos depende de lo bien que los gerentes de la organización entiendan y desempeñen sus puestos.

Existe una conexión entre los objetivos personales de los individuos en una organización y los objetivos de la organización en si misma y al establecer esta conexión en la práctica es el trabajo del gerente.

¿QUÉ ES ORGANIZACIÓN?

La definición que sigue, está basada en cinco etapas comunes a toda las organizaciones:

Una organización siempre incluye a personas

Estas personas están involucradas unas con otras en alguna forma, es decir, están interactuadas.

Estas interacciones siempre pueden ser ordinarias o descritas por medio de una clase de estructura.

Toda persona en la organización tiene objetivos personales, alguno de los cuales son la razón de sus acciones. Espera que su participación en la organización le ayude a alcanzar sus objetivos.

Estas interacciones también puede ayudar a alcanzar, objetivos mal comprendidos quizás distintos pero relacionados con sus objetivos personales.

Los miembros trabajan hacia estos objetivos organizacionales con el fin de alcanzar sus objetivos personales. Una organización es un proceso estructurado en el cual interactúan personas para alcanzar objetivos.

MEDIOS DE PRUEBA LEGAL

Que una comunicación escrita tenga el valor de constancias, le otorgue una propiedad. Ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción.

MEDIO DE FACILITACIÓN DEL INTERCAMBIO COMERCIAL

Por último, la comunicación escrita aporta un elemento de sensibilidad y formalidad en toda transacción comercial. Estos conceptos son fundamentales para el empresario de hoy y el ejecutivo moderno pueda tomar decisiones importantes en el momento preciso sin el manejo adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo (físicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora de cualquier negocio dejaría de funcionar con efectividad.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

Interna. Circular, memorando, convocatoria, acta de juntas, informe, otros.

Externa. Carta comercial (Oferta y demanda, pagos y cobro: correspondencia bancaria, seguros y reporte; otros), Escritos comerciales (Instancias, oficios, certificados, otros), Escritos de carácter social (Felicitaciones, invitaciones, saludos, carta a la prensa, telegrama, otros).

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA EFICIENCIA

Todo documento comercial (carta, contrato, factura) existe como parte de la operación administrativa de un negocio por ejemplo : un pedido es parte del proceso de compras, un contrato forma parte de las operaciones del departamento del

personal, una tarjeta para marcar la entrada y salida de un empleado de personal, es parte de la de la operación del área de pagos. La mayoría de los negociaciones administrativas funcionan separadamente sobre todo en el ámbito de los grandes empresas, así encontramos que un negocio cuenta con un departamento de ventas, uno de ventas o relaciones públicas, un departamento de ventas, un departamento de finanzas al que pertenecen: contabilidad, nominas y pagar : almacén; un departamento de personal; un departamento de mercadotecnia, un departamento de producción, etc.

Cada uno de estos departamentos o áreas reciben proceso, tramite, registro crea de documentos que facilitan el trabajo.

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO

En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papales comercial, es decir, lo conocemos básicamente como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización loa creación y la responsabilidad final de estos . el manejo y control de documentos así como el sistema adecuado para su archivo de estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está consiste de la importancia de correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza, veamos la terminología que se debe de utilizar específicamente en esta ciencia:

ARCHIVONOMIA. Ciencia en la que se aprende el arte de archivar

ARCHIVO. Sistema para organizar y ayudar los departamentos en forma ordenada y eficiente en un archivador.

SISTEMA. Conjunto de normas establecida para el funcionamiento adecuado de algo.

ARCHIVADOR. Mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los documentos.

ARCHIVISTA. Persona que tiene a su cargo un archivo.

ARCHIVO. Sitio donde se custodia o guardan documentos.

GAVETA. Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforma

un archivador.

MARBETE. Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.

GUÍA OGT. Indicador que contiene una gaveta con la letra del alfabeto.

BLOQUES

SECUNDARIOS. Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

LINEAL

Está forma de trabajo se caracteriza por que la toma se concentra en una sola persona, la cual toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica de mando. El jefe de departamento o gerente asigna y distribuye el trabajo a los colaboradores quienes a su vez reportan a un solo jefe; el gerente o jefe de departamento asume el mando de todas las funciones de la empresa y la responsabilidad de dichas decisiones.

FUNCIONAL

Cada operario pasa a reportar no solo a su jefe superior sino a varios, pero cada uno a su especialidad.

Las características principales de la organización funcional son:

Autoridad funcional o dividida. Esta se basa en la especialidad o autoridad de conocimiento y se expande en toda la organización.

Línea directa de comunicación. Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios.

Descentralización de las decisiones. No es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.

Énfasis en la especialización. Cada órgano distribuye, con su especialidad a la organización

STAFF

Este es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta asesoría existen órganos de asesoría.

Función de estructura que cada órgano reparte a un solo y cada órgano.

DE LA OPORTUNIDAD

El control para que sea eficaz necesita ser oportuno es decir debe aplicarse antes de que se efectué el error de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con

anticipación. Un control cuando no es oportuno carece de validez y obviamente reduce las consecuencias de los objetivos al mínimo.

DE LAS DESVIACIONES

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten e relacion con los planes deben ser analizados detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se estsblecen medidas preventivas y correctivas.

CONTABILIDAD

El establecimiento de un sistema de control debe justificarse el costo que este presente en tiempo y dinero en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el: de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe

resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.

DE EXCEPCIÓN

El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costo y tiempo debilitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos estadísticos o aleatorios.

DE LA FUNCION CONTROLADA

La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada ya que pierde la efectividad el control. Este principio es básico ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe involucrada. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no cera la persona mas idónea para auditarlos o terminar si son verídicos o no ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

ETAPAS DEL CONTROL

La secuencia de etapas es necesaria para efectuar el control.

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida sirve como modelo guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado hecho no son mas que los objetivos definidos de la organización. Ralph dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados.

Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven también para seleccionar alternativas de operación financiera futura.

Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado y la efectividad de las técnicas mercado lógicas.

Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de productividad si no para todas las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas tales como horas-maquinas horas-hombres.

Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad en relación con la competencia.

Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia y su efectividad.

Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente sirve para determinar

TIPOS DE ESTANDARES

Existen tres métodos para establecer estándares cuya aplicación varia de acuerdo con las necesidades especificas del área donde se implementa.

Estándares estadísticos. Llamados también históricos se elaboran con base en el análisis de datos de experiencia pasadas ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables pues en ocasiones la situación presente ha variado demasiado en relación con el pasado por tanto al establecer la información estadística debe ser complementada con el criterio.

Estándares fijados por apreciación. Son esenciales juicios de valor resultado de las experiencias pasadas al administrador en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia. Se refiere a ciertas actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo tales como la moral de la empresa actitud del personal otras pero cuya importancia es vital: su fijación como ya se dijo es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.

Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo especifica. Se desarrolla en relación

con la productividad de la maquinaria del equipo y de los trabajadores son llamados también estándares de producción y de tiempos y movimientos.

Por otra parte, los modelos de acuerdo con sus características pueden ser cuantitativos si son susceptibles de medirse en unidades numéricas o cualitativas cuando se establece subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentes a ciertas cualidades.

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