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wolfgang-schmiesing
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Das elektronische Vorgangs-bearbeitungssystem
Vision oder ‚ready to use‘
R. Häcker
krz Minden-Ravensberg/Lippe
alltägliche Probleme
Ausdruck von Anfragen, e-mails handschriftliche Informationen
Liste mit Adressen von Kontaktpersonen und Telefonnummern
“Spiral Notebook” mit der Beschreibung aller noch zu erledigenden Aufgaben
Ungezielte Suche nach Informationen bei Kollegen oder im Fileserver / Intranet
Dezentrale Ablage von wichtigen Dokumenten oder Prozessen, die Richtlinien oder Regularien unterliegen
Revisionssichere Archivierung und Verwaltung von aufbewahrungspflichti-gen Dokumenten
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Probleme konventioneller Arbeit
Akte nicht am Arbeitsplatz
ortsgebunden
nur eine Ordnung
verschiedene Medien
Arbeit mit der Ablage
steigender Raumbedarf
Informationen abschreiben
Kopien anfertigen
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Umfassende Unterstützung
Unterstützungsfunktionen für den ganzen Lebenszyklus
eines Dokuments
findenablegenerfassen verarbeitenerstellen
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Vorgangsbearbeitung / Workflow
Ein Vorgangsbearbeitungssystem erlaubt die Steuerung der Sachbearbeitung und die Protokollierung des Geschäftsgangs.
Ein Workflowsystem entspricht einem Vorgangsbearbeitungssystem.
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Funktionen der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung
Im Zentrum der informationstechnischen Unterstützung des Geschäftsgangs steht nach dem DOMEA®-Konzept die Realisierung von Funktionen
zur Schriftgutverwaltung (Metadaten für Papier- u. elektronische Dokumente),
zur elektronischen Aktenablage und
zur gemeinsamen Bearbeitung von Vorgängen und Dokumenten (elektronische Vorgangsbearbeitung).
Laufwegs- bzw. Bearbeitungssteuerung (Verfügungen, Geschäftsgangvermerke) Bearbeitungsprotokollierung
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Ziel ist eine durchgängige, medienbruchfreie Unterstützung des Geschäftsgangs
Das erfordert die Integration mit Basisfunktionen der IT elektronischen Übermittlung Dokumentenbearbeitung Textverarbeitungssysteme Viewer und Browser für das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten Imaging, Erkennungsmethoden Archivierung
Dies führt zum Aufbau einer informationstechnischen Infrastruktur mit zahlreichen Komponenten und Schnittstellen.
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ECM
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Capture
Scannen Papierdokumente
Bereitstellen und Annehmen elektronischer Formulare
Inhaltliche Erschließung
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Scann-Prozess
Die Dokument- und Datenerfassung läuft als systematischer (Teil-) Prozess ab
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Scann-Szenarien
Für den jeweiligen Einsatzfall ist ein geeignetes Scan-Szenario zu wählen Frühes / spätes Archivieren Zentrale / dezentrale Erfassung
Dieses hat entscheidenden Einfluss auf die dafür geeignete HW-/SW-Konfiguration
Scanner (Formatgröße, Geschwindigkeit, Durchzug/Einzelblatt, Qualität) Stapelverarbeitung / Einzelverarbeitung Scanapplikation
Die Arbeitsschritte sollten je nach Aufgabe eingerichtet und zentral administriert werden können
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Dokumenten-erfassung
Datenerfassung
Eingabe vom ImageOCR-Unterstützung(gedruckt)ICR-Unterstützung(handgeschrieben)OMR-Unterstützung(Markierung)
Manuelles IndizierenOCR-unterstütztes IndizierenBarcodeerkennungVolltextindizierung
Automatische Erkennung reduziert manuelle Dateneingaben
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Handschrift
Erkennungsmethode: ICR
Gedruckt
Erkennungsmethode: OCR
Codiert (Barcode / Strichcode)
Erkennungsmethode: Barcodeerkennung
Markierung
Erkennungsmethode: OMR
X
Erkennungsmethoden
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Nutzung Formularsystem
Liefert strukturierte, geprüfte Informationen
Koexistenz von Papierform und elektronische Form
Nettodaten stehen zur Weiterverarbeitung bereit
Austauschbare Formate PDF, HTML, XML
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Formularbereitstellung
Elektronische Formularsammlung an zentraler Stelle
Parallele, alternative Nutzung (Papier / elektronisch)
interaktive Schaltflächen
interaktive Schaltflächen
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Formularbereitstellung
Benutzerführung - anstatt ‚wenn nicht zutreffend, bitte streichen‘ oder ‚nur ausfüllen wenn ...‘
Strasse und Hausnummer des Bauherrn
Strasse und Hausnummer des Bauherrn
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Formularverarbeitung
Gültigkeitsprüfung formal und inhaltlich
Datenbankabgleich
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Manage and Store – Processes (BPM)
Exkurs: Geschäftsprozessmanagement
Workflow, - Arten
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Exkurs: Systematisches Verwaltungsprozessmanagement
GPM betrachtet die Abläufe unter Einbeziehung aller Prozessbeteiligten end-to-end, z.B. von der Antragstellung bis zum Empfang des Bescheides
Bürger Wirtschaft Politik Behörden Dienstleister
Produkt-(gruppen-)orientiert
GPM liefert Vorgaben zur Entwicklung von Workflowanwendungen
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GPM und IT
Optimierte Verwaltungsprozesse sind Grundlage für IT-Struktur um Elektrifizierung ineffizienter, unflexibler, bürokratischer Abläufe zu verhindern
Tooleinsatz für Aufnahme, Modellierung, Analyse, Simulation
Tools liefern betriebswirtschaftliche Zahlen Bearbeitungszeiten Liegezeiten Transportzeiten Auslastung
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Workflow
Regelt und steuert aktiv definierte Geschäftsprozesse Zuweisung und Überwachung der Ausführung der Arbeit durch definierte Stellen Steuerung von Anwendungen Überwachung der Einhaltung von Regeln Parallelisierung, Lastverteilung Terminüberwachung, Erinnerung, Eskalation
Stellt Dokumente und Informationen bereit
Sichert die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit von Geschäftsprozessen
Nutzt Technologien des Dok.-Managements und der Archivierung
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Workflow-Arten
Production-Workflow strukturierbare Vorgänge hochwertige, zeitkritische Abläufe hohes Aufkommen, schnelle Bearbeitung
Administrativer Workflow Ersatz für formularbasierende Abläufe weniger zeitkritisch
Adhoc-Workflow Einmalvorgänge viele Varianten
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Manage and Store – Documents (EDM)
Akten, Vorgänge, Dokumente
Systematik der Ablage
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Dokumenterfassung
Registrierung Welche Art von Dokument Von wem, für wen, wann eingegangen etc.
Indizierung (systematische Ablage) Einordnung nach Aktenplan Zuordnung zu Akte, Vorgang, Fall, Buchung etc.
Inhalt erschließen Text Daten zur Verarbeitung bereitstellen
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Systematische Ablage
Ablagehierarchien der klassischen Behördenarbeit werden in Form von
elektronischen Akten,
Vorgängen und
Dokumenten
abgebildet.
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Produktplan
P ro du k te
P ro du k tg ru pp en(o p tio n a l)
P ro du k tb e re iche(ve rb in d lich )
Produktp lan
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Ablage Dokument in Ablagestruktur / Fallakte
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Standard-Indizierung nach XAkte
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Dokumentenmanagement
Ablage dynamischer Dokumente
Erfassung zu Beginn der Bearbeitung
Unterstützung bei der Bearbeitung Versionsverwaltung Parallele Bearbeitung im Team (check-out / check-in) Kopie senden an.. Wiedervorlage Notizfunktion
Überblick über den Bearbeitungsstand
Stellvertretung
Vorgang abschließen, archivieren
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Nutzung während der Sachbearbeitung (DMS)
z.B. Eingänge im PostkorbWiedervorlage
To do ....
z.B. Eingänge im PostkorbWiedervorlage
To do ....
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Manage and Store - Knowlegde
Recherche
Direktzugriff
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Informationen und Dokumente bereitstellen
... So geht es wohl nicht!
... So geht es wohl nicht!
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Welche Anforderungen ergeben sich daraus?
Informationsrecherche Im Kontext zu konkreten Themen zielgruppenorientiert, vom Benutzer auswählbar
Bereitstellung Vorgänge Dokumente zum Einzelfall strukturiert – leicht auffindbar
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Suchmöglichkeiten
Informationsquellen Dateien im Filesystem Dokumente im Archiv eMails mit Anhängen Internet und Intranet
Ablagestruktur verwaltungsspezifisch Aktenplan, Org.-Struktur, ...
Attribute anwendungsspezifisch Boolean, Wildcard
Volltext Dokumenteninhalt Worte, Phrasen, ... Synonyme, Nachbarschaft, intuitiv, ...
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Ordner Attribute Volltext
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Eingangsbelege
Drucklisten
Ausgangsbelege
Anwendungsdaten
Archive - Inhalte
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Archivsystem
Verwaltung von beliebig strukturierten Festplatten- und Langzeitarchiven
Gekapselte Dokumentenverwaltung
Eindeutige DocID
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Storage Layer
Base ConnectTCP/IP - RPC
Base ConnectTCP/IP - RPC
ObjektablageStorage Services
Peripheral Services
Rendition, SignatureLDAP, Host-Gateway
Index DatenbankIndex Services
Oracle, MS SQL-Server,DB2, MAXDB
IntegrationIntegration
ok.VerfahrenBBG2000
ok.VerfahrenBBG2000
KRZ-Clients KRZ-Clients
FINANZ-ArchivFINANZ-Archiv
OfficeOffice
Microsoft OfficeOpen OfficeStar Office
Microsoft OfficeOpen OfficeStar Office
Clients Clients
DesktopDesktop Web
Imaging
DesktopDesktop Web
Imaging
Application Layer Advanced Connecthttp/WebDAV + XMLAdvanced Connecthttp/WebDAV + XML
Interfaces
Pipeliner
for SAP
forMicrosoft Exchange
Ascent Capture
Services
Mirror
Distributed
Cache
Recovery
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Integration in Fachverfahren (OK-Verfahren)
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Zugriff über Browser
z.B. Suche in Ordnerstruktur (Aktenplan)
z.B. Suche in Ordnerstruktur (Aktenplan) z.B. Suche nach Buchungen
und Belegen
z.B. Suche nach Buchungen und Belegen
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Nutzung außerhalb einer Fachanwendung
z.B. Suche nach Vorgängen und Dokumenten über
Fachdaten
z.B. Suche nach Vorgängen und Dokumenten über
Fachdaten
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Handlungsbedarf
Abläufe müssen sowohl elektronische Form wie auch Papierform berücksichtigen
Auf Signatur vorbereiten Papier digitalisieren
Sofortige Auskunftsbereitschaft Zentrale Speicherung und Verwaltung realisieren Suchaufwand vermeiden ‚Selbstbedienung‘ ermöglichen gleichzeitiger, paralleler Zugriff, für Berechtigte realisieren
Bearbeitungszeiten und –Kosten Informationen strukturieren Übertragungsaufwand vermeiden / reduzieren Ablage systematisieren Abläufe automatisieren Raumbedarf reduzieren
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Status
- Schriftgutverwaltung (Papierform) Dokumenterfassung Erkennungsmethoden Formularsystem• Geschäftsprozessmanagement EP 2006• Workflow IV
2005 Ablagestruktur Dokumentenmanagement Archivsystem• Browser-Applikation• Office-Integration Integration OK-Verfahren Volltextsuche• Wissensmanagement EP 2006• Dienste-Portal• Signaturverfahren