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CUMPLIMIENTO A LA LEY 603
El presente Informe de Gestión contiene una exposición fiel sobre los negocios y la
situación económica, administrativa y jurídica de Coodesuris, las principales actividades
ejecutadas durante la vigencia de 2015 con las entidades asociadas y que son de
conocimiento de los diferentes órganos de la administración. Así mismo, se ha dado
cumplimiento a las normas sobre propiedad intelectual y de derecho de autor, para lo cual
se conservan las licencias de los diferentes programas y aplicativos de acuerdo con la Ley
603 de 2000 y en concordancia con el Artículo 47 de la Ley 222 de 1995.
OTRAS DISPOSICIONES LEGALES
Adicionalmente, Coodesuris da cumplimiento a las siguientes disposiciones legales:
DECRETO 1072 DE 2015
Coodesuris acató las directrices de obligatorio cumplimiento para la implementación del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, para lo cual estableció la mejora
continua de forma coherente con su política bajo la premisa de promover el bienestar físico,
mental y social de los trabajadores y contratistas, por medio de exámenes ocupacionales,
capacitaciones, actividades de prevención y a su vez brindando lugares de trabajo seguros.
Estas acciones correspondieron a lo establecido en la normatividad vigente.
CIRCULAR EXTERNA 006 DE MARZO 2014
Coodesuris ha dado cumplimiento a la circular Externa de marzo 2014 emitida por la
Superintendencia de la Economía Solidaria para la prevención y control del lavado de
activos y de la financiación del terrorismo en las organizaciones de economía solidaria que
no ejercen actividad financiera.
LEY 1581 DE 2012- DECRETO 1377 DE 2013 - CIRCULAR EXTERNA 002 DE
NOVIEMBRE DE 2015
La cooperativa ha venido trabajando en la implementación de la Ley 1581 de 2012 la cual
dicta las disposiciones generales para la Protección de Datos Personales en Colombia y el
Decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 para el
tratamiento de los datos personales, autorizaciones, políticas de tratamiento, derecho de los
titulares, entre otras disposiciones.
Adicionalmente, Coodesuris desarrolló el proceso de planeación para dar respuesta a la
Circular Externa 002 de noviembre 2015 que imparte las instrucciones a los Responsables
del tratamiento de los datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en
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las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta para efectos de realizar la
inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de datos – RNBD.
INFORME CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, COMITÉS DE EDUCACIÓN
SOLIDARIDAD Y GERENCIA
Los organismos Directivos fueron consientes que desde la fecha de su elección y hasta que
se cumpla el periodo que se le encomendó por parte de la Asamblea General de Asociados,
serán los responsables de mantener el fortalecimiento de la cooperativa y su
competitividad frente a los asociados, sosteniendo la importante imagen de apoyo a sus
asociados y el sector salud y Social del Departamento, que le ha hecho ser reconocida ante
entidades tan importantes a nivel nacional como Confecoop y permitido sembrar una
orgullosa historia durante 22 años.
Para asumir de la mejor manera este compromiso, se dispuso de todo el interés, calidad
humana y capacidad de los integrantes de los organismos directivos para establecer
gestiones que se visibilizaran en beneficio de los públicos a quienes se impacta. Sin
embargo, el entorno económico y social es fundamental en la toma decisiones y el
desarrollo estratégico de cualquier organización y para este caso el sector salud, atravesó
una situación difícil de flujo de recursos líquidos que impactó a las entidades asociadas y
que no fue ajena a Coodesuris.
A partir de este panorama y teniendo claro que las organizaciones o empresas cualquiera
que sea su tipo o sector, antes que buscar crecer, deben generar acciones que permitan su
sostenibilidad operacional y apalancamiento financiero, los Organismos Directivos y la
Gerencia durante todo el año 2015, asumieron una postura responsable, analítica y ejecutiva
frente a las gestiones de la cooperativa, enfocando su gestión en la generación de
estrategias que hicieran frente a la difícil situación que transcurrió el sector salud y que
impactó notoriamente la liquidez de la cooperativa.
Para que las decisiones tomadas en el año 2015 fueran las más acertadas y beneficiosas
para la cooperativa, se generaron grandes conversatorios donde se analizó de manera
responsable cada tema y cada decisión tanto en Consejo de Admistrción como en los
comités. Incluso se convocó a Consejos de Administración ampliados cuando fue necesaria
la opinión y competencia de todos los asociados, brindándole de esta manera más amplitud
y concordancia a todo lo discutido. Estas acciones le generan gran tranquilidad a este
Consejo porque fueron asumidas en un marco de transparencia y gran compromiso con la
cooperativa.
A continuación se presenta un informe de gestión que aunque no es amplio en cuanto a
programas y actividades, contiene como en anteriores años, la esencia de las acciones
tomadas en beneficio de todos los de sus asociados y comunidad y que definitivamente se
consideran es el inicio de un nuevo camino que permitirá superar las problemáticas y
fortalecer su gestión de la mano de sus asociados, proveedores y empleados.
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Apalancamiento Financiero
Como medida para hacer frente a los problemas de flujo de efectivo que transcurrieron en
el año, la cooperativa adoptó medidas de apoyo a sus entidades en mora, mediante el
acercamiento al infider para que las E.S.E adquirieran créditos de tesorería y garantizaran
de esta manera la prestación del servicio. Adicional a estas gestiones, la cooperativa realizó
la venta de la cartera de la E.S.E. Hospital Universitario San Jorge al Infider
No obstante, el apalancamiento financiero fue tal, que la cooperativa apoyó a las E.S.E. con
el pago de los intereses de los créditos adquiridos, por un valor de $186.929.409. Estas
acciones consolidan el compromiso de la cooperativa con las entidades asociadas y sus
múltiples gestiones para continuar garantizando su servicio.
Consecuente con las anteriores acciones, también fue necesaria por parte de Coodesuris la
gestión con 13 proveedores, con el fin de obtener nuevos acuerdos de pago que le
permitieran a la cooperativa responder con sus compromisos de manera oportuna, este
acercamiento permitió fortalecer las relaciones de la cooperativa y dar a conocer de una
manera más amplia la situación por la que atraviesa el sector.
Representante de Ventas
De acuerdo con una investigación preliminar de mercados, realizada por Coodesuris, se
detectó que existía un alto potencial de clientes para realizar ventas a no asociados, lo que a
su vez significaba una importante oportunidad de negocio para incrementar las ventas de la
cooperativa.
Para explorar estos nuevos nichos de mercado, el Consejo de Administración aprobó
contratar una persona especializada en ventas que pudiera ofrecer el servicio de suministro
de medicamentos.
Después de desarrollarse este proceso desde el mes de enero hasta junio y al no presentarse
los resultados esperados para garantizar la óptima operación, además de analizar que los
clientes no asociados tenían posiciones no acordes con las políticas de la cooperativa, el
Consejo de Administración tomó la decisión de no continuar con este servicio a través del
representante de ventas.
A pesar que no pudo llegar a buen término esta estrategia, se destacó la gestión del Consejo
de Administración en la búsqueda de alternativas que permitieran generar sostenibilidad
económica y fortalecer las finanzas de la cooperartiva.
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Modificación plan de cargos santa Mónica
Con el fin de optimizar los tiempos de los funcionarios del área asistencial para que se
concentraran de manera específica en los procesos misionales, la E.S.E. Hospital Santa
Mónica le solicitó a la gerencia de la cooperativa, viabilizar la prestación del servicio
farmacéutico en el área de urgencias durante las 24 horas del día.
El Consejo de Administración después de realizar el respectivo análisis de la propuesta y
teniendo en cuenta los costos por salarios y prestaciones sociales serían asumidos por el
hospital a través de un aumento del valor por usuario, aprobó la prestación de este servicio
y el aumento del plan de cargos en cuatro (4) técnicos en servicios farmacéuticos para su
ejecución.
Nueva Central de Adecuación de Medicamentos para el Eje Cafetero
Coodesuris en alianza con Asisfarma y S.E.S, realizaron el lanzamiento de Asisfarma
Secaf, una central de adecuación, ajuste y mezcla de medicamentos en dosis unitaria,
certificada por el Invima en buenas prácticas de elaboración y con la que se pretende asistir
a los servicios farmacéuticos de la región y apoyar la seguridad en la atención en salud de
los pacientes.
Para el Consejo de Administración de Coodesuris fue de gran importancia la conformación
de esta nueva unidad de negocio, porque está encaminada a la inversión de recursos que
permitan del crecimiento de la cooperativa.
La central está certificada en BPE, en procesos estériles como preparación de nutriciones
parenterales, reenvase, adecuación y ajuste de concentración de dosis de medicamentos no
oncológicos, reenvase, adecuación y ajuste de medicamentos oncológicos y para el caso de
no estériles, reenvase y reempaque de sólidos.
El Consejo de Administración espera que este importante servicio ubicado a un lado de la
E.S.E. Hospital Santa Mónica de Dosquebradas Risaralda contiguo a la Clínica Avellana,
sirva para que las entidades de salud públicas y privadas, puedan garantizar a sus pacientes
medicamentos en las dosis adecuadas y requeridas, de manera segura y cumpliendo con
altos estándares de calidad y un soporte tecnológico adecuado y que adicionalmente se
convierta en una unidad de negocios que genere nuevos recursos para la cooperativa.
PESEM
El Proyecto Educativo Social Empresarial PESEM es un instrumento de apoyo al plan
estratégico de las organizaciones de la economía solidaria, el cual fomenta la educación, la
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promoción, la formación y la capacitación de sus asociados y propende por el desarrollo
integral directo e indirecto de las diferentes comunidades de influencia de estos.
Debido a la falta de liquidez de la cooperativa, la ejecución del PESEM estuvo supeditada a
la disponibilidad de recursos, sin embargo, el Consejo de Administración y los Comités de
Educación y Solidaridad consientes de la importancia de estos procesos en las
organizaciones de economía solidaria, priorizaron su ejecución desde el punto de vista de la
formación y promoción, capacitación, asesoría técnica y otras actividades de apoyo al
asociado.
Algunas de las gestiones realizadas bajo este concepto fueron:
Formación y promoción
Entrega y socialización de la cartilla Coodesuris y el Cooperativismo a los públicos de
interés de la cooperativa.
Con el fin de dar a conocer a los funcionarios de los hospitales asociados y su comunidad,
información relevante que tiene que ver con la cooperativa, el comité de educación aprobó
la realización de una cartilla con dibujos animados que representan la cultura paisa,
llamados Solidario y Don Cooperativo, quienes informan a los lectores sobre los temas
propuestos de manera sencilla y con un lenguaje coloquial.
Los públicos con los que se inició el programa de socialización y entrega de la cartilla,
fueron los grupos organizados de usuarios de los hospitales integrados por la liga de
usuarios, grupos de hipertensos, clubes de la salud, adultos mayores, grupos juveniles,
correspondientes a los hospitales de Quinchía, Dosquebradas, Marsella, Balboa y Guática.
Las 180 personas beneficiadas en el año 2015, además de recibir la cartilla, tuvieron acceso
a una capacitación en cooperativismo que buscó enfatizar en los valores, políticas, normas
y características generales de las cooperativas de una manera práctica y mediante
actividades recreativas.
El programa que continuará en el año 2016, se extenderá en los demás municipios con sus
grupos organizados y los funcionarios de las Entidades Asociadas. Se espera que la
información impartida a los participantes del programa, pueda ser multiplicada en sus
familias y personas más cercanas para que se conozca más sobre la importancia de estas
organizaciones en la sociedad.
Capacitación
El Consejo de Administración aprobó la ejecución del plan de capacitación dispuesto en el
PESEM y recomendó su aplicación de acuerdo con la disposición de recursos por parte de
la cooperativa.
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Consecuentes con la decisión mencionada, los organismos directivos aprobaron la
asistencia de un funcionario por entidad asociada al XXI Congreso Nacional de Enfermería
que realizó la ANEC en Pereira. Adicionalmente aprobaron la participación con dos stands
para la promoción de los programas y servicios de Coodesuris y sus Entidades Asociadas.
Coolimpiadas
La actividad lúdico-recreativa denominada Coolimpiadas, fue un programa que buscaba
integrar a los funcionarios de las entidades asociadas y empleados de Coodesuris.
Coherentes con las medidas de evaluar las inversiones a realizarse por parte de la
cooperativa y teniendo en cuenta que para ejecutarlas se tenía que llevar realizar un
importante desembolso, en Consejo de Administración ampliado se definió no llevarlas a
cabo.
Esta medida develó el interés del Consejo de Administración por priorizar la estabilidad de
la cooperativa.
Asesoría Técnica
El Consejo de Administración dio continuidad al proceso de apoyo en mantenimiento
hospitalario a través de la contratación de un tecnólogo biomédico para los hospitales de
Apía, Balboa, Belén de Umbría, Guática, La Celia, Marsella, Mistrató, Mental, Pueblo
Rico, Quinchía, Santa Rosa y Santuario.
De igual manera con el fin de dar cumplimiento a los procedimientos técnicos, también se
aprobó continuar con el acompañamiento de Profesionales Químicos Farmacéuticos para
los hospitales de baja complejidad, para brindar los componentes de capacitación a los
profesionales de salud y la comunidad sobre el uso adecuado de los medicamentos y veló
por el cumplimiento normativo que se aplica en estas instituciones.
Celebración aniversario de las ESE y/o las fiestas patronales de cada municipio.
El Consejo de Administración considerando la importancia de las actividades lúdico-
recreativas tanto para los funcionarios de las entidades asociadas como para la comunidad,
aprobó la asignación de $2.000.000 a cada institución, para realizar las actividades
pertinentes según su necesidad.
Esta decisión es un aporte de la cooperativa para el fortalecimiento del clima
organizacional de los funcionarios de las entidades asociadas y el apoyo a las comunidades
que participan de las festividades de los municipios.
Solidaridad
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Teniendo como objetivo estimular y orientar una cultura de solidaridad como valor de la
Cooperación y el Cooperativismo, los organismos de dirección de la cooperativa y de
manera específica el Comité de Solidaridad para apoyar procesos solidaridad con las
comunidades vulnerables que requieren de una mejor atención y oportunidad en salud de
las 14 entidades asociadas activas con Coodesuris y de manera eventual o indirecta, de
grupos de interés y de la comunidad en general.
Algunos de los conceptos en los que se invirtió por parte de estos hospitales en este fondo
fueron:
Auxilio de solidaridad por calamidad causada por hecho imprevisto o fortuito ocurrido a la
comunidad.
Auxilio para pago de transporte de pacientes y su acompañante para asistir a una cita o a
practicarse un examen de diagnóstico.
Para la ejecución de estas actividades, el Consejo de Administración dispuso de $1.000.000
para cada entidad asociada, los cuales se invirtieron en las actividades correspondientes en
el año 2015.
Ratificación 100% Cooperativa
Después de auditoría realizada por el doctor William Gómez, delegado de Confecoop quien
visitó a la cooperativa para hacer seguimiento al sello 100% cooperativa y que tuvo la
participación activa de la doctora Olga Lucía Aguilar en compañía del doctor Roosevelt
José Rivera Giraldo en representación del consejo de administración y junta de vigilancia
respectivamente, se ratificó la obtención del reconocimiento 100% Cooperativa a
Coodesuris.
No obstante, en el documento de seguimiento al sello 100% cooperativa, entre otros temas,
Confecoop concluye que la Cooperativa no presenta hechos contrarios a los principios
cooperativos o al cumplimiento del objeto social, afirma que se han tomado acciones de
mejoramiento recomendadas al momento del otorgamiento del sello y también dejan claro
que la cooperativa presenta una evolución financiera favorable porque no se detectan
fragilidades que afecten la viabilidad financiera en el inmediato futuro,
Adicionalmente la organización auditora informa que las medidas adoptadas y ejecutadas
para lograr revertir los bajos excedentes y pérdidas registradas en el año anterior han sido
positivas y exalta que la entidad ha enfrentado positivamente las limitaciones con y de los
asociados creando nuevas unidades de negocio.
También en el documento Confecoop recomienda, que una vez superada la coyuntura de
pérdidas, la entidad debe estructurar un plan de fortalecimiento patrimonial y que si bien se
destinan importantes recursos a procesos educativos en diferentes áreas de la salud y
administrativa en beneficio de las entidades asociadas, se debe promover más y por tanto
también la cooperativa debe dedicarle recursos a la educación y formación del modelo
cooperativo.
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De acuerdo con esta información el Consejo de Administración garantiza que Coodesuris
sigue siendo una cooperativa alineada a los principios cooperativos y que cumple con lo
dispuesto por los organismos de vigilancia y control, siendo de gran representatividad para
el Departamento. Por lo tanto seguirá el proceso de desarrollo de acuerdo con las
sugerencias propuestas para consolidarse de manera permanente como 100% cooperativa.
Finalmente:
Como ya se mencionó, los continuos cambios del entorno y los retos que estos conllevan,
algunas veces se expresan mediante dificultades o crisis que para el caso de este año
impactaron altamente el sector salud. Sin embargo, también es necesario precisar que
organizaciones como estas donde la ayuda mutua, la solidaridad y responsabilidad social
priman, deben estar más que nunca unidas para actuar en bloque y en equipo, para la
generación de estrategias que mejoren el panorama y permitan salir de él de la mejor
manera.
Este Consejo de Administración agradece la responsabilidad y compromiso de sus
entidades Asociadas y representantes legales y los invita para que en el año 2016 asuman
una postura de protección y estabilidad financiera con la cooperativa y de esta manera se
continúe dejando una importante huella en la salud y la comunidad del Departamento.
Asistencias Consejo de Administración Enero – Abril 2015
INTEGRANTES PRINCIPALES ASISTENCIA INASISTENTE
CON EXCUSA
E.S.E. Hospital San Vicente de Paúl Apía 4 1
E.S.E. Hospital Cristo Rey Balboa 1 4
E.S.E. Hospital San Vicente de Paúl Santa Rosa 3 2
E.S.E. Hospital Santa Mónica Dosquebradas 3 2
E.S.E. Hospital Universitario San Jorge Pereira 2 2
Asistencias Consejo de Administración Mayo – Diciembre 2015
INTEGRANTES PRINCIPALES ASISTENCIA INASISTENTE
CON EXCUSA
E.S.E. Hospital San Vicente de Paúl Apía 7 2
E.S.E. Hospital Nazareth Quinchía 8 1
E.S.E. Hospital San Vicente de Paúl Santa Rosa 4 5
E.S.E. Hospital Santa Mónica Dosquebradas 7 2
E.S.E. Hospital Universitario San Jorge Pereira 6 3
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Asistencias Consejo de Administración Suplentes Enero – Diciembre 2015
INTEGRANTES SUPLENTES ASISTENCIA
E.S.E. Hospital San José Belén de Umbría 6
E.S.E. Hospital San Rafael Pueblo Rico 0
Asistencias Comité de Educación Suplentes Enero – Diciembre 2015
INTEGRANTES ASISTENCIA INASISTENTE
CON EXCUSA
E.S.E. Hospital Santa Mónica Dosquebradas 4 0
E.S.E. Hospital San José Belén de Umbría 4 0
E.S.E. Hospital Mental Universitario de Risaralda 4 0
Asistencias Comité de Solidaridad Enero – Diciembre 2015
INTEGRANTES ASISTENCIA INASISTENTE
CON EXCUSA
E.S.E. Hospital San Vicente de Paúl Apía 4 0
E.S.E. Hospital San Pedro y San Pablo La Virginia 4 0
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INFORME JUNTA DE VIGILANCIA
La Junta de Vigilancia como órgano de control Social de la Cooperativa, enfocó su gestión
en el año 2015 en la aplicación de criterios técnicos para la valoración objetiva y
responsable de las acciones de los organismos de administración en cumplimiento de lo
dispuesto en las leyes, los estatutos, los diferentes reglamentos que rigen la Cooperativa y
las decisiones tomadas por la Asamblea general de Asociados.
A través del análisis y revisión de los documentos y evidencias derivados de estas
acciones, esta entidad asumió un rol responsable, mediante la elaboración de
recomendaciones al Consejo de Administración y los diferentes Comités con el fin de
mejorar continuamente la gestión de Coodesuris en beneficio de sus Entidades Asociadas y
la estabilidad de la cooperativa.
Para garantizar estas acciones, hicimos el seguimiento del caso a las actas del Consejo de
Administración y Comités de Solidaridad y Educación.
Dentro de las revisiones realizadas, se pudo conocer los estados de la cartera de las
Entidades Asociadas con Coodesuris y su influencia en la falta de liquidez de la
cooperativa, por tal motivo, apoyados en la responsabilidad encomendada como órgano de
control y vigilancia, se realizaron las recomendaciones pertinentes al Consejo de
Administración, con el fin que tomaran las mejores decisiones en beneficio de Coodesuris.
Adicionalmente, se avaló la convocatoria a Consejo Ampliado para la discusión de temas
que requerían ser analizados por todos los asociados entre ellos la cartera de algunas
entidades y la viabilidad de llevar a cabo las Coolimpiadas.
Finalmente, la Asamblea General puede constatar que la gestión de este organismo de
vigilancia ha sido transparente y conforme a las responsabilidades y funciones
encomendadas, agradecemos su apoyo y esperamos se continúe de igual manera
cumpliendo con el control y vigilancia necesario para la sostenibilidad de esta gran
Cooperativa.
Asistencias Junta de Vigilancia Enero – Diciembre 2015
INTEGRANTES ASISTENCIA INASISTENTE
CON EXCUSA
E.S.E. Hospital San José de La Celia 5 0
E.S.E. Hospital San Vicente de Paúl Santuario 5 0
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INFORME DE GESTIÓN POR ÁREAS
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INFORME DE GESTIÓN ÁREAS
SUBGERENCIA COMERCIAL Y TÉCNICA
La Sugerencia Comercial y Técnica en el año 2015 realizó diferentes gestiones que se
enfocaron en el fortalecimiento de los procesos misionales de la cooperativa y
permitieron dar respuesta oportuna a las expectativas de servicio de las entidades
asociadas y no asociadas.
Dentro de las gestiones llevadas a cabo estuvo el análisis y ajuste permanente de
inventarios de la sede principal y servicios farmacéuticos. Para este proceso fue
necesaria la optimización de inventarios vitales y esenciales para la atención de las
entidades asociadas, dando como resultado una disminución de inventarios
correspondiente al 17%, pero sin desatender las instituciones y la población.
También, dentro del análisis y ajuste de inventarios se pudo establecer una pérdida de
$73.837.636, este es un valor asumido por la cooperativa que corresponde a bajas por
vencimientos de medicamentos y dispositivos médicos que permanecen almacenados en
los stock intrahospitalarios o carros de paro sin que sean utilizados durante su vida útil,
lo que genera pérdidas inevitables.
Por otro lado y con el fin de responder a las necesidades de las entidades asociadas, la
cooperativa en atención a la solicitud de la E.S.E. Hospital San Pedro y San Pablo de
La Virginia, en el segundo semestre del año 2015 le realizó venta directa de
Dispositivos Médicos por un valor de 248.950.895.
Para el caso de sostenimiento de la operación logística y la prestación del servicio, fue
necesario que la Subgerencia Comercial y Técnica realizara gestión de apalancamiento
financiero con proveedores. Para esta gestión fue necesario negociar la adquisición de
inventarios óptimos y la ampliación de plazos de pago por 30 días adicionales,
mejorando el tema de tiempo para manejo de cartera.
Otra de las gestiones importantes realizadas en el año 2015, fue el desarrollo de
software de inventarios con el que se estableció una herramienta informática para la
gestión logística de la cooperativa y servicios farmacéuticos y de esta manera
sistematizar, ajustar y revisar y cerrar los procesos. Esta herramienta espera
implementarse en el 2016.
Un importante logro que hizo parte del año 2015, fue la presentación de Coodesuris y
su ejercicio en el Departamento a un grupo de la OPS-OMS. Para este proceso fue
necesaria la descripción de la experiencia de la Cooperativa en un documento
denominado “Inserción de los servicios farmacéuticos basados en atención primaria, en
los servicios de salud: un aporte al logro de la Salud Universal, casos en América
Latina”. Como resultado de toda esta gestión, Coodesuris fue escogido por el grupo
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OPS como el caso exitoso para presentar por Colombia, entre 5 empresas del sector en
el país.
Finalmente y como balance del proceso de ventas es importante mencionar que hubo un
incremento del 6% en el año 2015 en comparación al 2014, correspondiente a
$1.205.554.153 y para el caso de clientes no Asociados el incremento fue de
$198.752.607.
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ÁREA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
El Área de Prestación de servicios como unidad de negocios además de fortalecer sus
procesos, se propuso para el año 2015 aumentar el número de clientes en el sector
privado, para generar mayores excedentes mediante la venta de servicios de
mantenimiento, metrología y venta de equipos y repuestos para quipos.
Para el logro de esta meta fue necesario el incremento en las ventas a entidades no
asociadas, las cuales con respecto al año 2014 aumentaron en un 40,5%. La importante
rentabilidad obtenida sumó un total de $42.147.591, gestión que evidencia la cohesión
del área para lograr los resultados y gestionar nuevos clientes.
Desde el punto de vista de los procesos que apuntan al servicio, el área al área creo 72
protocolos de mantenimiento preventivo de los equipos biomédicos, con el fin
estandarizar sus procesos y obtener una trazabilidad en las actividades realizadas y en
los reportes entregados. Esta gestión acompañada de la identidad por mejorar
continuamente el servicio con los clientes asociados y no asociados, se convierten en
pilares fundamentales para la sostenibilidad y buen nombre del área de cara al futuro.
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ÁREA DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO
Con los objetivos de realizar la Normalización de las actividades del Laboratorio de
Metrología bajo los parámetros establecidos en la NTC ISO/IEC 17025 vs 2005 y NTC
ISO 9001 vs 2008 y definir y documentar las actividades del Taller Biomédico bajo los
parámetros establecidos en la NTC ISO 9001 vs 2008, el área de Calidad y Control
Interno desarrollo un integral trabajo en el año 2015.
Para cumplir con estos objetivos, fue necesaria la documentación y normalización las
actividades realizadas por el laboratorio de metrología, de forma que se cumpliera con
los requisitos establecidos por la NTC ISO/IEC 17025 vs 2005 y la NTC ISO 9001 vs
2008 y adicionalmente, con el apoyo de una estudiante en Ingeniería Industrial de la
UTP, se realizó la definición y documentación de las actividades del Taller Biomédico
bajo los parámetros establecidos en la NTC ISO 9001 vs 2008.
Finalmente esta área también llevó a cabo auditorías de control interno, donde se
verificó el desarrollo de las actividades en algunos procesos de acuerdo a lo definido en
los procedimientos, llevándose a cabo incluso 7 auditorías donde se detectaron errores y
tomaron de acciones inmediatas para disminuir errores.
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ÁREA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS
El área de Planeación y Proyectos en el año 2015 trabajó en la definición de la
planeación estratégica, táctica y operativa de la Cooperativa.
Para llevar a cabo estos procesos fue necesario establecer las diferentes estrategias y
directrices que conducirán al logro de los objetivos organizacionales, permitiendo con
esto la redefinición de la misión y visión de la Cooperativa y el análisis interno y
externo de las variables que afectan la cooperativa tanto positiva como negativamente,
que permitió a su vez, estar preparados ante los diferentes escenarios que pudieran
presentarse
De igual manera, el área desarrolló el Sistema de Administración de Riesgos, con el que
se identificaron aquellos eventos tanto internos como externos que pudieran afectar de
manera positiva o negativa el logro de los objetivos organizacionales. Esta gestión
permitió definir el manual de adopción para el sistema de administración de riesgos,
analizar los aspectos externos e internos que implican exposición al riesgo, reconocer
las situaciones de riesgo o riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la
cooperativa y adoptar medidas de control que para intervenirlos.
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SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
Con el objetivo de contribuir a la competitividad de la Cooperativa, la Subgerencia
Administrativa diseñó todo un sistema de gestión del talento humano basado en
competencias, donde adicionalmente actualizó el manual de funciones alineándolo con
objetivos institucionales.
En este año, fue fundamental el acercamiento entre el talento humano y la dirección de
la Cooperativa, generando motivación y compromiso como base de la gestión
organizacional.
A continuación se presentan las principales gestiones realizadas por la Subgerencia
Administrativa en el año 2015:
Proceso de Reinducción 2015
La Subgerencia Administrativa actualizó 53 manuales de funciones de los empleados de
la Cooperativa, de acuerdo con los cambios generados en el proceso de reorganización
administrativa de Coodesuris y a su vez los enlazó a las competencias organizacionales
y del cargo del proceso de valoración de desempeño en dichos manuales.
También realizó tres jornadas de reinducción con el talento humano de Coodesuris, con
el fin de socializar temáticas de interés común a nivel organizacional, socializar
procedimientos nuevos para implementar y llevar a cabo otras actividades que
contribuyeran al fortalecimiento del conocimiento del Talento Humano.
Integración de valores institucionales al proceso de valoración de desempeño
Se integraron los valores institucionales de la Cooperativa a las competencias
organizacionales del proceso de valoración de desempeño de Coodesuris.
Los valores conducentes a la integridad se incorporaron en 16 conductas observables
representadas en 5 competencias organizacionales.
Intervención de equipos de trabajo Coodesuris con el acompañamiento de la
Psicóloga Organizacional.
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Con este proceso se identificaron fortalezas y oportunidades de mejora de áreas
funcionales de la Cooperativa para potencializar el trabajo en equipo y el logro de los
resultados.
Para lograr este resultado fue necesario llevar a cabo 66 horas de intervención con los
equipos de trabajo Servicio Farmacéutico E.S.E Hospital San Vicente de Paúl de Santa
Rosa de Cabal, Insourcing E.S.E Hospital Universitario San Jorge de Pereira y en la
sede principal al Área Contable.
Mercadeo relacional
La Subgerencia Administrativa y la Gerencia llevaron a cabo 30 reuniones internas con
el talento humano de Coodesuris, el cual fue organizado en grupos focales por áreas.
Estas reuniones permitieron retroalimentar sobre las necesidades de cada área
funcional, conocer sus perspectivas sobre los procesos y establecer de manera conjunta
acciones que permitieran el mejoramiento continuo de los procesos Coodesuris.
Gestión del Riesgo Psicosocial.
Con el objetivo de Identificar, evaluar, prevenir, diagnosticar, monitorear e intervenir el
riesgo psicosocial en la Cooperativa y contribuir a un clima organizacional apropiado y
al bienestar del talento humano, la cooperativa con el apoyo profesional externo aplicó
y analizó 139 baterías de riesgo psicosocial.
Implementación de competencias organizacionales y del cargo para el proceso de
valoración de desempeño.
Se desarrollaron e implementaron proceso de valoración de desempeño basado en
competencias y medidas en conductas observables, que se caracterizaron por ser
objetivas, medibles y alcanzables. Para esta gestión fue necesaria la aplicación de 57
formatos de valoración de desempeño basados en competencias y de instructivo de
valoración de desempeño actualizado y normalizado.
Con esta gestión se busca contribuir al fortalecimiento del conocimiento y a la
potencialización de habilidades del talento humano de Coodesuris.
Desarrollo del plan de capacitaciones
La Cooperativa desarrolló 23 capacitaciones internas y 6 externas de acuerdo a las
necesidades que se presentan en el día a día. Se espera que el talento humano las
aplique en sus procesos y servicios.
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Implementación de matrices de ausentismo laboral
Coodesuris desarrolló, implementó y actualizó matrices de ausentismo laboral que
permitieron generar estadísticas y costos en periodo determinado, de acuerdo con los
permisos e incapacidades generados en el año y suspensiones de trabajo no
remuneradas.
Proceso de selección.
Coodesuris desarrolló de manera transparente 25 procesos de selección de acuerdo con
los requerimientos establecidos por la Cooperativa, esta gestión permitió la selección de
talento humano idóneo y comprometido para ocupar las vacantes requeridas.
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ÁREA DE RECURSOS INFORMÁTICOS
La realización del análisis del sistema de información y la estabilidad del Software de
Coodesuris, fueron los principales enfoques en los que trabajó el área de Recursos
Informáticos en el 2015. Estas gestiones permitieron lograr un inventario actualizado y
la optimización de los recursos. A continuación se especifica cómo se llevó a cabo.
Estabilidad del Software Core
Coodesuris mediante este proceso garantizó la trazabilidad y protección del sistema de
información de la cooperativa, lo que permitió las disminución en las solicitudes de
requerimientos por fallas en el sistema de información.
Optimización de los Sistemas de Backups
Coodesuris implementó un sistema de backups de software, servidores, bases de Datos
que sirvió como respaldo de la información de manera oportuna. Esta acción permitió la
creación diaria de los sistemas de copias de seguridad y adicionalmente introducirlas en
una nube virtual privada, una nube publica y en medios magnéticos como CD y Discos
duros.
Creación e implementación del Software de Radicados
Con el objetivo de asegurar la trazabilidad de toda la información entrante de la
Cooperativa, el área implementó un software que controla y da organización a los
registros, bases de datos, documentación digitalizada y un efectivo manejo de la
información.
Seguridad de la Información
Con el propósito de asegurar la Cooperativa frente ataques y riesgos internos como
externos que afecten la integridad del sistema de información, el área de recursos
informáticos actualizó: Políticas de acceso sobre el firewall, políticas y restricción de
acceso a páginas web, creación de la política y publicación de tips de seguridad en los
boletines internos, restricción de dispositivos USB a las máquinas para el hurto de
información, antivirus actualizado y en contante monitoreo.
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ÁREA DE COMUNICACIÓN COODESURIS
Con el objetivo de planear y desarrollar estrategias de comunicación internas y externas que
respalden a la organización en el logro de sus objetivos institucionales, el área de
comunicación desarrolló diferentes líneas de gestión que dieron respuesta al cumplimiento
del objetivo comunicativo a los diferentes públicos de interés.
En primera medida se trabajó en el fortalecimiento de la imagen institucional mediante la
entrega de cuadernos corporativos, acompañamiento de eventos regionales del sector salud,
entre otros procesos de posicionamiento de marca.
Para las Entidades Asociadas y sus comunidades se fortaleció el sentido de pertenencia
hacia Coodesuris mediante el apoyo de procesos logísticos como el préstamo de inflables y
acompañamientos de procesos institucionales como la promoción de las Coolimpiadas para
los funcionarios de las entidades asociadas y la socialización de las cartillas del
cooperativismo para los grupos organizados de los Hospitales.
Otra línea de gestión desarrollada fue el proceso de evaluación y medición de los servicios
que ofrece la cooperativa a sus públicos de interés, donde se evidenció el nivel de
satisfacción y las acciones correctivas y de mejoramiento que contribuyen a la calidad del
servicio de Coodesuris
Finalmente, se intervino en la cultura organizacional mediante campañas internas y
actualización de protocolos que promovieron las normas y políticas a los empleados de la
cooperativa.
Protección de datos personales (Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 -
Circular externa 002 de noviembre de 2015)
Adicionalmente al desarrollo del objetivo de comunicación, el área intervino en el
cumplimiento de requisitos legales entre ellas la Ley 1581 de 2012 la cual dicta las
disposiciones generales para la Protección de Datos Personales en Colombia y el
Decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 para el
tratamiento de los datos personales, autorizaciones, políticas de tratamiento, derecho
de los titulares, entre otras disposiciones.
Para este proceso, se trabajó en el Manual de Protección de Datos personales,
procedimientos operacionales, inventario y diagnóstico sobre el tratamiento de los
datos y capacitación- formación relacionada con la legislación vigente en relación a
la protección de datos personales.
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En cuanto a la Circular Externa 002 de noviembre 2015 que imparte las
instrucciones a los Responsables del tratamiento de los datos personales, personas
jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades
de economía mixta para efectos de realizar la inscripción de las bases de datos en el
Registro Nacional de Bases de datos – RNBD ante la Superintendencia de Industria
y Comercio, el área de comunicación estudió la circular y se capacitó para cumplir
con este requerimiento para el año 2016.
Circular Externa 006 de la Superintendencia de Economía Solidaria para la
prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo LA/FT.
De acuerdo con lo previsto en la Circular Externa 006 de marzo de 2014, emitida
por la Superintendencia de la Economía Solidaria y al Acuerdo No 075 del 26 de
septiembre de 2014 aprobado por el Consejo de Administración, se dio respuesta a
los procesos estipulados por la cooperativa para el cumplimiento de la circular para
la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Entre las gestiones realizadas, el área de comunicación llevó a cabo capacitaciones a
los empleados y gerentes de las Entidades Asociadas en relación a la prevención de
LA/FT, la construcción de la matriz de riesgos y los reportes del año ante la UIAF
emitiendo ausencia de operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo que
superen el tope definido por la circular.
Finalmente, se realizó el proceso de conocimiento del cliente a los gerentes de las
Entidades Asociadas que son identificadas como personas políticamente expuestas
(PEPs) y 68 personas que tuvieron relación laboral y /o comercial con la
cooperativa en el año 2015.
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GESTIÓN SALUD OCUPACIONAL
La gestión de este enfoque para el 2015 se estructuró en la conformación,
Fortalecimiento y capacitación de la brigada de emergencias según ley 9 de 1979. A
continuación se describe todo este proceso:
Brigada de emergencias
Mediante este equipo de trabajo se estableció un programa de prevención, para llevar a
cabo medidas, que evitaran el impacto destructivo de una emergencia, siniestro o
desastre, con base en el análisis de los riesgos internos y externos a que este expuesta la
cooperativa.
Dentro de las actividades más destacadas en este ámbito se resalta, la socialización de
plan de emergencias y simulacro a 41 personas, capacitación a brigadistas en elementos
que contiene el botiquín, uso de elementos e inspección y preparación de simulacros,
entre otros.
Condiciones de salud
Con el fin de realizar un diagnostico a través de un autoreporte de condiciones
fisiológicas, psicológicas y socioculturales de los empleados, se llevaron a cabo 133
encuestas, correspondientes al 32% Sede principal y 68% correspondiente a los
Servicios farmacéuticos. Se espera con la información abstraída de este proceso,
fortalecer y nutrir los sistemas de vigilancia epidemiológica para la riesgos laborales.
Promoción de la seguridad y salud en el trabajo
Promover la cultura de prevención de riesgos laborales en los empleados, contratistas y
todos aquellos que presten servicios a la cooperativa, fue otro de los objetivos a llevar a
cabo por Salud Ocupacional, para este propósito fue necesaria la participación activa en
las actividades de promoción de la seguridad y salud tales como: Pausas activas,
Semana de la seguridad y salud en el trabajo y socialización de la política, entre otros.
Seguimientos a exámenes periódicos ocupacionales
Se verificó el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por el médico laboral,
para lo cual fue necesario el direccionamiento de casos específicos a eps y el
seguimiento al desarrollo del programa pausas activas.
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Inspecciones a puestos de trabajo
Con el propósito de realizar una apreciación crítica y sistemática de todos los peligros
potenciales, involucrando personal, equipos y métodos de operación, se intervino la
infraestructura de tal manera que se pudiera garantizar el bienestar del talento humano
de la cooperativa. Algunas de las intervenciones llevadas a cabo fueron: Inspecciones
en la sede principal y servicios farmacéuticos, restauración de sillas, Cambio de
luminarias, Cambio de escalera portátil, entre otros.
Investigación de accidentes e incidentes laborales
Con la investigación de accidentes laborales se buscó conocer, analizar e intervenir
oportunamente las causas del accidente para prevenir que se repitan eventos similares.
Su resultado fue la implementación de medidas de control tales como: Seguimiento
manipulación manual de cargas, señalización, capacitación de auto cuidado, manejo
adecuado de sustancias químicas, entre otras.
Para el caso de los incidentes, se determina el origen de estos eventos para identificar su
causalidad e intervenir en el mejoramiento de sus procesos productivos, para este tema
fue necesaria la implementación de planes de acción para eliminar los riesgos
presentes en el entorno laboral, capacitación en auto cuidado y manejo de herramientas
manuales
Reuniones del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo
En el Comité se realizó seguimiento al desarrollo del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo, al igual que se canalizaron las inquietudes de los trabajadores hacia
la administración, para llevar a cabo sus acciones fue necesaria la promoción y
vigilancia de las normas de seguridad y salud en el trabajo, la investigación de las
causas que afectan la salud de los trabajadores y la adopción de medidas y el
desarrollo de actividades que procuran y mantienen la salud en los lugares y ambientes
de trabajo, entre otros.
Comité de convivencia laboral
A través del comité se buscó proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales
que afectan la salud en los lugares de trabajo. Algunas de sus gestiones fueron:
Capacitación en comunicación asertiva Ley 1010 de 2006 Re inducción “ acoso
laboral” servicios farmacéuticos y sede principal, Campaña sobre convivencia laboral
“Convive”, inducción para los empleados en ley de acoso laboral y actualización del
manual de convivencia.
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Control de riesgo biológico
Mediante este proceso, se buscó evitar exposiciones laborales capaces de originar algún
tipo de infección, alergia o toxicidad. El resultado fue la disminución de enfermedades
infectocontagiosas a través de vacunas de toxoide y capacitaciones de prevención para
el talento humano.
![“Ley de Cumplimiento con el Plan Fiscal” [26-2017]...“Ley de Cumplimiento con el Plan Fiscal” [Ley 26-2017, según enmendada] Rev. 27 de enero de 2020 Página 3 de 70 de Puerto](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/5e92cae07d3cf979635571c7/aoeley-de-cumplimiento-con-el-plan-fiscala-26-2017-aoeley-de-cumplimiento.jpg)
![[WEBINAR] Cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/55782936d8b42a9b438b4ca4/webinar-cumplimiento-de-la-ley-federal-de-proteccion-de-datos.jpg)
