FUNCIONES PRINCIPALES DE

LAS ÁREAS FUNCIONALES

Cuadernillo de Trabajo

Contiene las principales funciones de las áreas de Recur-

sos Humanos, Marketing, Ventas, Producción, Finanzas y

Mejoras Continuas.

Función Administrativa

Tabla de contenido

Recursos humanos 3

Mercadotecnia 8

Finanzas 13

Producción 16

Departamento de ventas 22

Mejora Continua 23

Justificación

Desde nuestro punto de vista este trabajo ha sido realiza-

do con el único objetivo de ayudar de manera concreta al

alumno a tener mejor plasmados los conceptos de las

áreas más importantes de una organización, este cuader-

nillo de trabajo muestra la importancia de conocer cada

área más ampliamente ya que no solo sirve para determi-

nado lapso de tiempo sino que para inclusive por toda la

vida profesional de cada individuo.

En una organización, cualesquiera de la que se trate es

indispensable para el administrador conocer en su totali-

dad cada área funcional de los distintos departamentos

existentes en la actualidad por el motivo de que, si en al-

gún momento dentro de su formación integral faltó cono-

cimiento de un tópico la empresa no tendrá la misma efi-

ciencia, porque hay que recordar que el administrador es

la cabeza o el cerebro de la empresa u organización y

tiene que ser capaz de cubrir cualquier necesidad o pro-

blemática que se presente. Para finalizar este cua-

derno no solo es una ayuda para el alumno, sino que se

le puede denominar como una guía práctica muy comple-

ta para el futuro.

-4- -6-

Recursos humanos:

El factor humano es elemento clave para lograr los obje-

tivos de cualquier organización. El personal debe ser

seleccionado con base en las cualidades y los conoci-

mientos necesarios para desempeñarse eficientemente.

A través de esta función se coordinan y optimizan las

habilidades los conocimientos y las experiencias de to-

das las personas que trabajan en la organización, con el

fin de lograr su máxima eficiencia. Se establecen meca-

nismos para tratar al personal y lograr su óptimo desa-

rrollo dentro de la organización, así como para mejorar

su grado de satisfacción y per-

tenencia dentro de la compañía.

Fundamentos de la admón.

Lourdes Mûnch Galindo.

1. El reclutamiento: El reclutamiento y la selección de

empleados es un proceso que requiere una planificación

adecuada para ser eficaz. Los departamentos de

RR.HH. son a menudo responsables de llevar a cabo el

análisis del trabajo, el abastecimiento a los candidatos a

través de las juntas de trabajo, la contratación directa y

las redes, las entrevistas y pruebas de los candidatos, y

la gestión de los procesos de contratación.

de los cambios a las leyes y garantiza que las normas

se cumplan. Algunas de las leyes laborales más comu-

nes que afectan a los profesionales de RR.HH. están

referidas a salarios, la discriminación, el acoso, la salud

y la seguridad ocupacional.

6. Motivación: El impulso que conduce a una persona a

elegir y realizar una acción

entre aquellas alternativas

que se presentan en una

determinada situación. En

efecto, la motivación está

relacionada con el impul-

so, porque éste provee eficacia al esfuerzo colectivo

orientado a conseguir los objetivos de la empresa, por

ejemplo, y empuja al individuo a la búsqueda continua

de mejores situaciones a fin de realizarse profesional y

personalmente, integrándolo así en la comunidad don-

de su acción cobra significado.

7. Capacitación y desarrollo: La Capacitación significa

la preparación de la persona en el cargo. Es una activi-

dad sistemática, planificada y permanente cuyo propó-

sito es preparar, desarrollar e integrar los recursos hu-

manos al proceso productivo, mediante la entrega de

conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes

necesarias para el mejor desempeño de todos los tra-

-5- -7-

2. Formación: Es responsable de la orientación y la segu-

ridad y la capacitación para el liderazgo. Además de la

formación básica relacionada con el empleo, la mayoría

de los departamentos de RR.HH. gestionan la formación

en seguridad y son responsables de garantizar que la se-

guridad y los estándares de riesgo sean mantenidos en el

lugar de trabajo.

3. La retención: A menudo, los programas de retención

consisten en formación, la promoción y otros incentivos

para mantener a los empleados satisfechos con sus

puestos de trabajo. Debido a los altos costos asociados

con la rotación de personal, una función clave del De-

partamento de Recursos Humanos es encontrar las

maneras de retener a los empleados.

4. Gestión de beneficios: Desarrolla planes de benefi-

cios para los empleados y garantizan que se gestionan

adecuadamente. Estos beneficios a menudo incluyen

planes de ahorro médico, dental y de jubilación; el tiem-

po de flexibilidad, el tiempo de va-

caciones; reembolso de la cuota

de formación y promoción.

5. Cumplimiento de la ley de empleo: Un seguimiento

bajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptar-

los a las exigencias cambiantes del entorno.

8. Entrenamiento: Entrenamiento es la educación profe-

sional que busca adaptar al hombre a determinado car-

go. Sus objetivos se sitúan a corto plazo, son limitados e

inmediatos, buscando dar al indivi-

duo los elementos esenciales para

el ejercicio de un cargo y preparán-

dolo de manera adecuada. El en-

trenamiento es un proceso educati-

vo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y orga-

nizada, mediante el cual las personas aprenden conoci-

mientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos

definidos.

9. Higiene y seguridad industrial: Es el conjunto de co-

nocimientos científicos y tecnológicos destinados a lo-

calizar, evaluar, controlar y prevenir las causas de los

riesgos en el trabajo a que están expuestos los traba-

jadores en el ejercicio o con el motivo de su actividad

laboral. Por tanto es importante establecer que la se-

guridad y la higiene son instrumentos de prevención

de los riesgos y deben considerarse sinónimos por po-

seer la misma naturaleza y finalidad.

-8- -10-

10. Sueldos y salarios: Estudia los principios y técni-

cas para lograr que la remuneración global que recibe

el trabajador, sea adecuada a la importancia de su

puesto, a su eficiencia personal, a sus necesidades a

las posibilidades de la empresa.

11: Relaciones laborales: Son aquellas que se establecen

entre el trabajo y el capital en el proceso productivo. En

esa relación, la persona que aporta el trabajo se denomi-

na trabajador, en tanto que la que aporta el capital se de-

nomina empleador, patronal o empresario. El trabajador

siempre es una persona física, en tanto que el empleador

puede ser tanto una persona física como una persona ju-

rídica. En las sociedades modernas

la relación laboral se regula por un

contrato de trabajo en el cual am-

bas partes son formalmente libres.

12. Contratos colectivos de trabajo: Es un tipo peculiar

de contrato celebrado entre un sindicato o grupo de sin-

dicatos y uno o varios empleadores, o un sindicato o

grupo de sindicatos y una organización o varias repre-

sentativas de los empleadores (comités de empresa).

También, en caso de que no exista un sindicato, puede

ser celebrado por representantes de los trabajadores

interesados, debidamente elegidos y autorizados por

nan por la organización a sus trabajadores, además de

lo estrictamente debido por su labor, con el fin de lograr

que obtenga un beneficio ligado algún modo con su tra-

bajo.

16. Actividades recreativas: Las actividades recreativas

son técnicas que no están orientadas hacia una meta

específica y que ejercen su efecto de un modo indefini-

do e indirecto. Entre dichas actividades se pueden men-

cionar la música, los juegos, las atracciones, etc., don-

de los grupos pueden elegir actuar con sus objetivos

principales puestos en el campo de la recreación.

17. Planeación de recursos humanos: La planeación de

recursos humanos es el proceso de anticipar y prevenir el

movimiento de personas hacia el interior de la organiza-

ción, dentro de ésta además de hacia afuera. Su propósi-

to es utilizar estos recursos con tanta eficacia como sea

posible, donde y cuando se necesiten, a fin de alcanzar

las metas de la organización.

18. Inventarios de recursos humanos: Es una técnica

para sistematizar toda la información concerniente a

cada integrante de la organización. Consiste en elabo-

rar una base de datos completa acerca de cada uno de

los empleados adscritos a la organización.

-9- -11-

estos últimos, de acuerdo con la legislación nacional.

13. Disciplina: Es el conjunto de acciones tendiente a

lograr el acatamiento del código de conductas tendien-

tes a lograr el acatamiento del código de conducta de la

empresa por parte de todos sus integrantes.

El propósito de las acciones disciplinarias

es asegurar que el comportamiento y

desempeño de los trabajadores se ajus-

ten a los lineamientos conductuales de la

empresa.

14. Relaciones de trabajo: Es un nexo jurídico entre em-

pleadores y trabajadores. Existe cuando una persona

proporciona su trabajo o presta servicios bajo ciertas

condiciones, a cambio de una remuneración.

A través de la relación de trabajo, como quiera que se la

defina, se establecen derechos y obligaciones entre el

empleado y el empleador. La relación de trabajo ha sido

y continúa siendo el principal medio de acceso de los

trabajadores a los derechos y beneficios asociados con

el empleo, en las áreas del trabajo y la seguridad social.

15. Servicios y prestaciones: Son aquellos bienes, ins-

talaciones, facilidades o actividades que se proporcio-

19. Rotación: Se utiliza para definir la fluctuación de per-

sonal entre una organización y su ambiente; esto significa

que el intercambio de personas entre la organización y el

ambiente se define por el volumen de personas que ingre-

san en la organización y el de las que salen de ella. Por

lo general, la rotación de personal se expresa mediante

una relación porcentual entre las admisiones y los retiros

con relación al número promedio de trabajadores de la

organización, en el curso de cierto período.

20. Auditoria de personal: Satisface deseos de expertos,

necesidades de los empleados y de gerentes operaciona-

les.-Utiliza diversos métodos de investigaciones e instru-

mentos para evaluar actividades de personal.

21. Reúne datos mediante: entrevistas, encuestas, regis-

tros internos, fuentes externas o experimentación.

Mercadotecnia

Es el área que se encarga de canalizar los bienes y ser-

vicios desde el producto hasta el consumidor o usuario

final. Entre las funciones de mercadeo podemos men-

cionar: la investigación de mercados, el presupuesto de

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mercadeo, la determinación de empaque, envase, eti-

queta y marca, la distribución y venta de los productos,

la determinación del precio de los artículos la publicidad

y la promoción.

1. La investigación de mercado:

Ésta función implica la realización

de estudios para obtener informa-

ción que facilite la práctica de la

mercadotecnia, por ejemplo, para conocer quiénes son

o pueden ser los consumidores o clientes potenciales,

identificar sus características (qué hacen, dónde com-

pran, porqué, dónde están localizados, cuáles son sus

ingresos, etc...), determinar sus necesidades o deseos y

el grado de predisposición que tienen para satisfacerlos,

etc...

2. Analizar la empresa: Conlleva la planificación estraté-

gica como proceso de decisión que lleva a cabo la di-

rección y con el que se pretende que la empresa esté

permanentemente adaptada al entorno de la manera

más adecuada. Se debe analizar su situación, interna y

externa, y tratar de anticiparse y responder a los cam-

bios del entorno, además de aprovechar al máximo los

recursos internos de la empresa.

3. Implementación: Una vez marcados dichos objetivos

do meta (para que pueda adquirirlo) y por otra, para la

empresa u organización (para que perciba utilidades).

6. Distribución o Plaza: Ésta función es la que se en-

carga de establecer las bases para que el producto lle-

gue del fabricante al consumidor, por ejemplo, mediante

un sistema de distribución directa (del productor al clien-

te final) o indirecta (cuando existe al menos un nivel de

intermediarios).

7. Promoción: Esta función de la mercadotecnia, se

encarga de: 1) Dar a conocer el producto al mercado me-

ta, 2) persuadirlo para que lo adquiera o 3) recordarle la

existencia de un producto que ya conoce. En este punto,

cabe recordar que las principales herramientas de la mez-

cla o mix de promoción son: La venta perso-

nal, la publicidad, la promoción de ventas, las

relaciones públicas y el marketing directo.

8. Venta: Ésta función implica la realización de toda acti-

vidad que genere en los clientes el último impulso hacia

el intercambio. Es en este punto, donde se hace efecti-

vo el esfuerzo de las actividades anteriores.

9. Posventa: Ésta función está relacionada con toda ac-

tividad (por lo general, servicios) que se realiza después

de la venta para asegurar la plena satisfacción del clien-

-13- -15-

hay que asignar las tareas por áreas y equipos, se trata

de llevar a cabo la organización interna de cada equipo,

poniéndola en común con el resto de equipos en la me-

dida en que cada acción afecta al resto de departamen-

tos. Por ello es necesario crear un

sistema de comunicación que

permita optimizar el tiempo y el

intercambio de información entre

los equipos.

4. Decisiones sobre el producto: Ésta función está relacio-

nada con el diseño del producto, en cuanto a su variedad,

calidad, diseño, marca, envase y características; en sínte-

sis, todo aquello con lo que se pretenderá satisfacer las

necesidades o deseos del grupo o mercado meta para el

que fue creado. En este punto, cabe recordar que un pro-

ducto es cualquier ofrecimiento que puede satisfacer una

necesidad o deseo y podría ser una de las diez ofertas

básicas: 1) Bienes, 2) servicios, 3) experiencias, 4) even-

tos, 5) personas, 6) lugares, 7) propiedades, 8) organiza-

ciones, 9) información y 10) ideas.

5. Decisiones de precio: Ésta función

implica la fijación de un precio que sea

conveniente por una parte, para el merca-

te. La premisa de ésta función es: "Lo importante no es

vender una vez, sino permanecer en

el mercado (en este punto se anali-

za nuevamente el mercado con fines

de retroalimentación)".

10. Desarrollo de nuevos productos: Los productos

que una empresa ofrece al mercado acaban con el tiem-

po agotando su capacidad de atraer clientes. Por eso

hay que estar pensando en nuevos productos para sus-

tituir los que van dejando de ser rentables. Incluso en el

caso de que un producto resulte lo suficientemente

atractivo como para permanecer largo tiempo en su eta-

pa de crecimiento, puede convenir lanzar nuevos pro-

ductos para abordar otros segmentos o simplemente

para responder a la competencia.

11. Posicionamiento: Una marca cuando es nueva, ne-

cesita que el público la conozca. Diversas estrategias de

marketing apuntan a eso. No sólo se busca que la gente

conozca el producto, sino posicionarlo de manera que

ocupe un lugar en el mercado de ahora en más. Para lo-

grar esto, la marca necesita publicidad.

Es por ello que el departamento trabaja

en ello para lograr el posicionamiento.

-16- -18-

12. Colaboración: Aunque los directores de marke-

ting trabajan con los directores de otros departamentos,

también se ocupan de los altos ejecutivos de la empre-

sa, los clientes y los proveedores. Por esta razón, parte

de su trabajo incluye viajar cuando necesitan reunirse

con los empleados o clientes que trabajan en una ubica-

ción diferente.

13. Oportunidades de negocio: Los gerentes de mar-

keting necesitan mantener constantemente un segui-

miento de las tendencias del mercado con el fin de iden-

tificar oportunidades de negocio futuras. Consultan con

la compra de personal para entender lo que está actual-

mente en demanda y utilizan la predicción de ventas pa-

ra estimar la rentabilidad futura de los productos y servi-

cios.

14. Administración de personal: Los directores de

marketing supervisan los proyectos y actividades diarias

del personal de marketing, tales como coordinadores de

marketing, y dirigen la contratación, la formación y el

rendimiento de su equipo. Se aseguran de que el equi-

po funcione bien en conjunto, fomentando la comunica-

ción, la confianza y el respeto.

análisis de la competencia también se realiza perma-

nentemente e, igualmente, no siempre a través de una

investigación exhaustiva, sino también, por ejemplo, al

visitar sus locales, comprar algunos de sus productos,

entrevistar a personas que hayan trabajado con ellos,

etc.

18. Segmentar el mercado: Consiste en dividir un

mercado en grupos distintos de compradores con base

en sus necesidades, característicos o comportamiento,

y que podrían requerir productos o mezclas de marke-

ting distintos. De esta manera se determinan qué seg-

mentos ofrecen la mejor oportunidad para alcanzar los

objetivos de la empresa.

19. Creación de la mezcla de marketing: Crear el con-

junto de herramientas tácticas de marketing controlables –

producto, precio, plaza y promoción—que la empresa

combina para producir la respuesta deseada en el merca-

do meta. Incluye todo lo que la empresa puede hacer para

influir en la demanda de su producto. Un programa de

marketing eficaz fusiona todos los elementos de la mezcla

de marketing en un programa coordinado, diseñado para

alcanzar los objetivos de la empresa.

-17- -19-

15. Resolución de problemas: Las destituciones, los

problemas de calidad o un cliente insatisfecho pueden

causar problemas a largo plazo para una empresa. El de-

partamento de Mercadotecnia debe orquestar las campa-

ñas de los medios de comunicación, la atención al cliente

y ayudar a minimizar el impacto de los problemas de pro-

ducción en la empresa. Por ejemplo, el departamento de

Mercadotecnia es responsable de la administración de

cualquier anuncio de destitución, solicitud de prensa y

gestión de la percepción pública durante el retiro de un

producto.

16. Diseño de plan de acción: Se diseñan los planes

de acción en donde se especifican los pasos necesarios

para implementar las estrategias, recursos a utilizar, los

responsables y encargados, los tiempos y plazos, y el

presupuesto o inversión requerida.

17. Analizar a la competencia: implica analizar su

ubicación, público objetivo, volumen de ventas, partici-

pación en el mercado, experiencia en el mercado, recur-

sos, capacidad, principales estrate-

gias, ventajas competitivas, fortale-

zas y debilidades. Al igual que el

estudio de los consumidores, el

20. Logística: Obtener un conocimiento de cada una

de las acciones de mercadeo, para así programar y coor-

dinar cada uno de los despachos para que la entrega del

producto sea de manera oportuna, en el momento correc-

to, lugar indicado, al costo adecuado,

en las manos del cliente final y satisfa-

ciendo por completo sus necesida-

des .

Departamento de Finanzas

Es el área que se encarga del optimo control, manejo de

recursos económicos y financieros de la empresa, esto

incluye la obtención de recursos financieros tanto inter-

nos como externos, necesarios para alcanzar los objeti-

vos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por

que los recursos externos requeridos por la empresa

sean adquiridos a plazos e intereses favorables.

1. Coordinar, supervisar y controlar las actividades ad-

ministrativas de tesorería, nómina, contabilidad y con-

trol de bienes.

2. Coordinar y dirigir las actividades relacionadas con

el registro y control de la movilización y establecer los

planes y programas a desarrollar en área financiero

-20- -22-

contable.

3. Coordinar, supervisar y controlar las actividades y

situaciones financieras.

4. Coordinar la creación, modificación o sustitución de

sistemas, procedimientos,

formularios y normas que afecten el

proceso administrativo en el área de

su competencia.

5. Proporcionar información financiero

-contable a organismos internos y ex-

ternos.

6. Velar como agente de retención por el cumplimiento

de las disposiciones establecida en las leyes de im-

puesto sobre la renta y la ley de política habitacional.

7. Contabilizar las operaciones y transacciones que

realice la universidad, mediante el registro sistemático

de las mismas.

8. Planificar, dirigir y evaluar las actividades de los de-

partamentos adscritos a la Dirección.

9. Fomentar entre el personal la idea de vocación de

servicio y trabajo en equipo, manteniendo un clima de

entendimiento y cooperación de desarrollo de desarro-

llo de sus actividades.

10. Sugerir medidas encaminadas a mejorar la organiza-

ción y funcionamiento de la Dirección y someterlas a con-

empresa: El administrador financiero debe determinar

tanto la composición, como el tipo de activos que se

encuentran en el Balance de la empresa. El término

composición se refiere a la cantidad de dinero que

comprenden los activos circulantes y fijos.

15. Una vez que se determinan la composición,

el gerente financiero debe determinar y tratar de man-

tener ciertos niveles óptimos de cada tipo de activos

circulante. Asimismo, debe determinar cuáles son los

mejores activos fijos que deben adquirirse. Debe saber

en qué momento los activos fijos se hacen obsoletos y

es necesario reemplazarlos o modificarlos.

16. Determinación de la estructura de capital: Esta

función se ocupa del pasivo y capital en el Balan-

ce. Deben tomarse dos decisiones fundamenta-

les acerca de la estructura de capital de la em-

presa. Primero debe determinarse la composición

más adecuada de financiamiento a corto plazo y

largo plazo, esta es una decisión importante por

cuanto afecta la rentabilidad y la liquidez general

de la compañía. Otro asunto

de igual importancia es de-

terminar cuáles fuentes de

financiamiento a corto o lar-

sideración de la autoridad.

11. Buscar opciones de inversión con las que pueda

contar la empresa, opciones tales como la creación de

nuevos productos, adquisición de activos, ampliación

del local, compra de títulos o acciones, etc.

12. Evaluar dichas opciones de inversión, teniendo en

cuenta cuál presenta una mayor rentabilidad, cuál nos

permite recuperar nuestro dinero en el me-

nor tiempo posible. Y, a la vez, evaluar si contamos con

la capacidad financiera suficiente para adquirir la inver-

sión, ya sea usando capital propio, o si contamos con la

posibilidad de poder acceder a alguna fuente externa

de financiamiento.

13. Análisis de datos financieros : Esta función se refiere

a la transformación de datos financieros a una forma que

puedan utilizarse para controlar la posición financiera de

la empresa, a hacer planes para financia-

mientos futuros, evaluar la necesidad para

incrementar la capacidad productiva y a

determinar el financiamiento adicional que

se requiera.

14. Determinación de la estructura de activos de la

go plazo son mejores para la empresa en un mo-

mento determinado.

17. Muchas de estas decisiones

las impone la necesidad, peor

algunas requieren un análisis

minucioso de las alternativas

disponibles, su costo y sus implicaciones a largo pla-

zo.

18. Evaluar y seleccionar proveedores: En cuanto a fa-

bricación, se deben tener en cuenta aspectos como edi-

ficaciones, equipos instalados, capacidad instalada, ve-

locidad de respuesta, flexibilidad en cambios de produc-

ción, mantenimiento y estandarización de procesos.

Realiza la clasificación, distribución de manera eficaz y

oportuna del pago de todo el personal que labora en la

empresa.

19. Presenta informes mensuales y anuales de la eje-

cución de los diferentes programas bajo

su responsabilidad

20. Elabora proyecciones de ingresos y gastos esti-

mados para la elaboración

del Anteproyecto de Presupuesto.

21. Planear los siguientes presupuestos: ventas, pro-

-21- -23-

-24- -26-

ducción y compras .

PRODUCCIÓN

Comprende todo lo relacionado con el desarrollo de

los métodos y planes más económicos para la fabrica-

ción de los productos autorizados, coordinación de la

mano de obra, obtención y coordinación de materia-

les, instalaciones, herramientas y servicios, fabrica-

ción de productos y entrega de los mismos a Comer-

cialización o al cliente. Está formada, generalmente,

por las siguientes funciones:

1. Proceso: Las decisiones de los procesos se refie-

ren al diseño del sistema de producción material. Las

decisiones específicas incluyen elección de tecnolo-

gía, distribución de las instalaciones, análisis del flujo

del proceso, ubicación de las instalaciones, equilibrio

de las líneas, control de procesos y análisis de trans-

portes.

2. Capacidad: Las decisiones

de la capacidad se refieren a de-

terminar los niveles óptimos de

producción de la organización, ni

demasiado ni muy poco. Las deci-

siones específicas incluyen pronósticos, planificación de

ducción y operaciones es la creación de productos o

servicios. Tradicionalmente, la producción incluye el

montaje físico de las mercancías pero también puede

incluir productos basados en datos como sitios web,

servicios de análisis y servicios de procesamiento de

pedidos.

7. Servicio al cliente: En muchas empresas, el depar-

tamento de producción y operaciones contiene el depar-

tamento de servicio al cliente que responde a las necesi-

dades del cliente después de la compra de bienes o ser-

vicios. La función de apoyo por lo general se da a través

del teléfono, en línea o soporte basado en correo.

8. Beneficio: La función principal del departamento

de producción y operaciones es producir un producto o

servicio que cree ganancias e ingresos para la compa-

ñía. La actualización del beneficio requiere un estrecho

control de los gastos, la metodología de producción y

el costo de los insumos.

9. Evaluación: Cada departamento de producción y

operaciones debe funcionar como una entidad que se

auto-evalúa y que vela por la calidad, cantidad y costo

de los bienes producidos. El análisis por lo general to-

ma la forma de métricas estadísticas, evaluación de la

-25- -27-

instalaciones, planificación acumulada, programación,

planificación de capacidad y análisis de corridas.

3. Inventarios: Las decisiones de inventarios se

refieren a la administración del nivel de materias pri-

mas, trabajo en proceso y productos terminados. Las

decisiones específicas incluyen qué ordenar, cuándo

ordenar, cuánto ordenar y manejo de materiales.

4. Fuerza de trabajo: Las decisiones

de la fuerza de trabajo se refieren a la

administración de los empleados es-

pecializados, semi-especializados, ofi-

cinistas y administrativos. Las decisio-

nes específicas incluyen diseño de

puestos, medición del trabajo, enrique-

cimiento de los trabajos, normas laborales y técnicas

de motivación.

5. Calidad: Las decisiones de la calidad pretenden

garantizar la calidad de los productos y servicios pro-

ducidos. Las decisiones específicas incluyen control

de calidad, muestras, pruebas, certificación de calidad

y control de costos.

6. Creación: La base de cada departamento de pro-

producción y presentación de informes de rutina.

10. Tareas: Las funciones comunes de un departa-

mento de producción y operación incluyen la previsión,

planificación, compras, diseño, mantenimiento, gestión

de personal, análisis de flujo, presentación de infor-

mes, el montaje y las pruebas.

11. Cumplimiento: Los departamentos de produc-

ción y operaciones suelen funcionar como una entidad

de cumplimiento que garantiza la entrega oportuna de

la salida de la producción a los clientes. Tradicional-

mente el cumplimiento es una función basada en

transporte y envío, pero puede ser basada electróni-

camente en un producto por datos.

12. Análisis: Las funciones estándar de análisis en

un departamento de producción y operaciones incluyen

el análisis de la ruta crítica, el análisis de control de

existencias, el análisis de utilización, el análisis de capa-

cidad, el análisis de insumos justo a tiempo, el análisis

-28- -30-

de la calidad métrica y el análisis de equilibrio.

13. La búsqueda de los proveedores: Más adecua-

dos, es decir que nos ofrezcan una relación calidad-

precio óptima y además nos ofrezcan garantías de

servicio en un plazo lo más corto posible. Tener en

cuenta las formas y facilidades de pago, así como po-

sibles descuentos.

14. La Gestión del Almacén: Hemos de asegurar-

nos que contamos con la suficiente materia prima pa-

ra el proceso productivo, evitando las paradas en el

proceso de producción, ocasionando pérdidas impor-

tantes.

15. Transformación de materia prima: Los ele-

mentos que se incluyen en la elaboración de un pro-

ducto. La materia prima es todo aquel elemento que

se transforma e incorpora en un producto final. Un

producto terminado tiene incluido una serie de ele-

mentos y subproductos, que mediante un proceso de

transformación permitieron la confección del producto

final. La materia prima es utilizada principalmente en

las empresas industriales que son las que fabrican un

producto.

ramiento de la calidad. En esta etapa, se produce un

gran desarrollo tecnológico en los medios de produc-

ción, impulsado por la necesidad de diseñar equipos

que puedan producir bienes de la calidad exigida por

el mercado.

19. La distribución en planta: Implica la ordenación

de espacios necesarios para movimiento de material,

almacenamiento, equipos o líneas de producción, equi-

pos industriales, administración, servicios para el perso-

nal, etc. Los objetivos de la distribución en planta son:

— Integración de todos los factores que afecten la

distribución.

— Movimiento de material según distancias mínimas.

— Circulación del trabajo a través de la planta.

-29- -31-

16. Control de Calidad: Son todos los mecanis-

mos, acciones, herramientas realizadas para detectar

la presencia de errores.

La función del control de calidad existe primordialmente

como una organización de servicio, para conocer las

especificaciones establecidas por la ingeniería del pro-

ducto y proporcionar asistencia al departamento de fa-

bricación, para que la producción alcance estas especi-

ficaciones. Como tal, la función consiste en la recolec-

ción y análisis de grandes cantidades de datos que

después se presentan a diferentes departamentos para

iniciar una acción correctiva adecuada.

17. Diseño de Producto: Todos los productos sur-

gen por una necesidad, un problema o un deseo. Es-

tos productos no comienzan a concretarse hasta que

no comienza la actividad de diseño. En este proceso

se definen las características del producto y se tienen

en cuente múltiples factores relacionados con su uso,

tamaño, materiales, función, etc.

18. Mantenimiento: Esta etapa se caracteriza por la

progresiva mentalización por la calidad y el consi-

guiente desarrollo de técnicas para el control y asegu-

— Utilización “efectiva” de todo el espacio.

— Mínimo esfuerzo y seguridad en los trabajadores.

— Flexibilidad en la ordenación para facilitar reajus-

tes o ampliaciones.

20. Proceso Productivo: Es el conjunto de opera-

ciones necesarias para llevar a cabo la producción de

un bien o servicio, que ocurren de forma planificada,

y producen un cambio o transformación de materia-

les, objetos o sistemas.

Una cadena productiva consta de etapas consecuti-

vas a lo largo de las que diversos insumos sufren al-

gún tipo de transformación, hasta la constitución de

un producto final y su colocación en el mercado. Se

trata, por tanto de una sucesión de operaciones de

diseño, producción y de distribución integradas, reali-

zadas por diversas unidades interconectadas como

una corriente, involucrando una serie de recursos físi-

cos, tecnológicos, econó-

micos y humanos. La ca-

dena productiva abarca

desde la extracción y pro-

ceso de manufacturado

de la materia prima hasta

el consumo final.

Departamento de Ventas

Es quien dirige lo que se llama fuerza de ventas que

comprende la distribución, las pre-ventas, entrega de

la mercancía y maneja la estrategia de ventas de los

productos que elabora la empresa.

El ingrediente persuasión lo maneja el departamento

de mercadeo que es quien maneja la publicidad y pro-

moción.

No maneja dinero un gerente o director en algunos ca-

sos tiene ese nivel > solo lo manejan los vendedores

que hacen ventas directas y lo entregan a la caja des-

de que llegan, previa revisión y centralización.

Un gerente de ventas o director en una empresa im-

portante es un mercadología especializado en ventas

y muy bien relacionado con sus clientes para ser exito-

so.

Si sus productos son de distribución masiva debe de

conocer las diferentes rutas y los clientes que en ella

se encuentran pues debe de tener total control de su

trabajo.

Funciones de ventas

1. Desarrollo y manipulación del producto: Consiste

de los pedidos.

4. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a

crédito y a contado son esenciales para el desenvolvi-

miento de las transacciones que requieren de la distri-

bución de bienes y servicios desde el productor al ma-

yorista, vendedores al por mayor y consumidores.

5. Costos y Presupuestos de Ventas: Para contro-

lar los gastos y planear la ganancia,

el ejecutivo de ventas, previa consulta

con el personal investigador del mer-

cado con el de contabilidad y el de

presupuestos, debe calcular el volu-

men probable de ventas y sus costos para todo el año.

6. Estudio de mercado: El conocimiento de los mer-

cados, las preferencias del consumidor, sus hábitos de

compra y su aceptación del producto o servicio es funda-

mental para una buena administración de ventas, debido

a que se debe recoger, registrar y analizar los datos re-

lativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda.

7. Promociones de venta: Estas ayudan a estimular

la demanda de consumo y contribuir a que los agentes

de venta de la fábrica, los mayoristas y los minoristas

-32- -34-

en perfeccionar los productos ya existentes, introducir

nuevos productos, darles otro uso o aplicación, hacerle

modificaciones a sus estilos, colores, modelos, elimina-

ción de los productos pasados de moda, observación

del desarrollo de los productos elaborados por la com-

petencia, su envase, accesorios del producto, de su efi-

ciencia, sus características distintivas y su nombre.

2. Distribución física: Responsa-

bilidad que cae sobre el gerente de

ventas la cual es compartida con el

de tráfico y envíos. El gerente de

ventas coordina estas con el tráfi-

co, en los problemas relativos al manejo de materiales

de los productos desde la fábrica hasta el consumidor,

que comprende los costos y métodos de transporte, la

localización de almacenes, los costos de manejo, los

inventarios, la reducción de reclamaciones por retra-

sos y perjuicios de ventas.

3. Estrategias de ventas: son algunas prácticas que

regulan las relaciones con los agentes distribuidores,

minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones

de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del produc-

to, método de distribución, créditos y cobros, servicio

mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega

vendan los productos: el agente de ventas aprueba los

planes de promoción y publicidad, los horarios de tra-

bajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de

propaganda, las promociones especiales y la publici-

dad en colaboración con los comerciantes.

8. Planeación de Ventas: El administrador de ven-

tas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar

las actividades mercantiles necesarias para lograr las

metas establecidas. La planeación de ventas debe

coordinar las actividades de los agentes, comerciantes

y personal anunciador, la distribución física; el perso-

nal de ventas, las fechas de los planes de producción,

los inventarios, los presupuestos y el control de los

agentes de ventas.

9. Servicios técnicos o mecánicos: Corresponde a

los gerentes de ventas cuyos productos mecánicos re-

quieren de servicios de instalación y técnicos, estable-

cer normas al respecto; tener el equipo y los locales

destinados por la empresa vendedora para tal servicio.

10. Relaciones con los distribuidores y minoristas:

Las buenas relaciones con estos requieren proporcio-

narles asistencia de ventas, servicios mecánicos de

entrega y ajuste, informarles sobre los productos, ser-

vicios, tácticas y normas de la compañía y contestar

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pronta y detalladamente a sus preguntas.

11. El personal de ventas: Consiste en desarrollar

de la manera más eficiente el proceso de integración

el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los

agentes de ventas; así como de su compensación eco-

nómica, supervisión, motivación y control.

12. Administración del departamento de ventas:

Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el

cual debe establecer la organización, determinar los

procedimientos, dirigir el personal administrativo, coor-

dinar el trabajo de los miembros del departamento,

llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los

jefes de las diversas secciones de este departamento.

13. Promoción: Le corresponde

mantener siempre activo el contacto

empresa-cliente-consumidores me-

diante una acción que contribuya a

crear, estimular y sostener la imagen

de la empresa y sus productos, para facilitar el desa-

rrollo de una más productiva actividad de ventas.

14. Publicidad: Es el departamento que tiene como

función principal realizar estudios y campañas para la

rán las ventas reales de la empresa a un determinado

grado de esfuerzo de mercadeo de la compañía, mien-

tras que el potencial de ventas evalúa qué ventas son

posibles en los diversos niveles del esfuerzo de merca-

deo, suponiendo que existan ciertas condiciones del en-

torno.

18. Crear cartera de clientes: Una cartera de clientes

comprende varios grupos que forman parte de la base

de clientes de una empresa.

19. Servicio de postventa: El servicio al cliente debe

brindarse en todo momento, no sólo durante el proceso

de venta, sino también, después de que la venta se haya

concretado. El tipo de servicio al cliente que se brinda

una vez que el cliente ya ha realizado su compra, se co-

noce como el servicio de post venta.

20. Proporcionar información al cliente, integrar y nego-

ciar los intereses de la organización y del cliente .

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presentación y promoción de productos, servicios,

ideas o imágenes que consideren necesidades de la

empresa y las exigencias del mercado. Además, coor-

dina contactos con agencias para el desarrollo de

campañas, selección de temas, estrategias y medios

de comunicación (radio, T.V., cine, revistas, exterio-

res, etcétera).

15. Reparto: Tiene la responsabili-

dad de llevar un control del almacena-

miento y traslado de las mercancías

hasta el cliente o consumidor final, se-

gún sea el caso, así como de organizar los embalajes

y el despacho de acuerdo con pedidos, y planear la

utilización más eficiente de los medios de transporte.

16. Determinación de las cuotas: El cálculo de las

cuotas de ventas es importante para que su empresa

tenga éxito. Al manejar de manera eficiente las cuotas

hace a su empresa rentable, satisface a sus inverso-

res, financiar su crecimiento, y captura de las ventas a

un menor costo. Cuando se ha calculado erróneamen-

te las estimaciones su empresa puede fallar.

17. Elaborar pronósticos de venta: difiere del poten-

cial de ventas de la empresa. Este establece lo que se-

Mejora continua

La mejora continua de la capacidad y resultados,

debe ser el objetivo permanente de la organización.

Para ello se utiliza un ciclo PDCA, el cual se basa en el

principio de mejora continua de la gestión de la calidad.

Ésta es una de las bases que inspiran la filosofía de la

gestión excelente.

"Mejora mañana lo que puedas mejorar hoy, pero

mejora todos los días"

La base del modelo de mejora continua es la autoeva-

luación. En ella detectamos puntos fuertes, que hay

que tratar de mantener y áreas de mejora, cuyo objeti-

vo deberá ser un proyecto de me-

jora.

El ciclo PDCA de mejora continua

se basa en los siguientes aparta-

dos::

Plan (planificar)

1. Organización lógica del trabajo.

2. Planificar: Elaborar un plan general, detallado y ge-

neralmente de gran amplitud, para la consecución de

un fin o una actividad determinados.

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3. Identificación del problema y planificación.

4. Observaciones y análisis.

5. Establecimiento de objetivos a alcanzar.

6. Establecimiento de indicadores de control.

Do (hacer)

7. Correcta realización de las tareas planificadas.

8. Realización: Ejecución de una obra o de una acción.

9. Preparación exhaustiva y sistemática de lo previsto.

10. Aplicación controlada del plan.

11. Verificación de la aplicación.

Check (comprobar)

12. Comprobación de los logros obtenidos

13. Verificación de los resultados de las acciones reali-

zadas.

14. Comparación con los objetivos.

15. Adjust (ajustar)

16. Posibilidad de aprovechar y extender aprendizajes y

experiencias adquiridas en otros casos.

17. Analizar los datos obtenidos.

18. Proponer alternativa de mejora.

19. Estandarización y consolidación.

20. Preparación de la siguiente etapa del plan

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-41- -43-

Glosario:

http://www.ehowenespanol.com/cuales-son-

funciones-del-departamento-ventas-

mercadotecnia-departamento-produccion-

info_457379/

http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/

funcion-mercadotecnia.html

http://yolandadc.wordpress.com/2012/05/21/

funciones-del-departamento-de-marketing/

http://www.crecenegocios.com/funciones-del-

area-de-marketing/

Elaborado por:

Damaris G. Gómez Valenciano

Carmen Janeth Muro Salcido

Mindy Daniela Cardiel Rodríguez

Karla Bonilla Calzada

Josué Moisés Hernández Dorado