Creación de segmento y actualización de tablas · Dirección de Planeación y Evaluación Creación de segmento y actualización de tablas INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 31/03/2016

Creación de segmento y actualización de tablas

INS-40-1-01-02 FECHA PUBLICACIÓN 31/03/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

NIVEL 3

VERSIÓN Diversificación de

Ingresos Gestión de Donaciones

Consecución de Donaciones

Configuraciones para registro de donación

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Dirección de Planeación y Evaluación | 1

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ......................................................................................................................... 1

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. INSTRUCCIONES .......................................................................................................................... 2

4. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 18

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 18

6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 19

7. APROBACION ............................................................................................................................. 19

8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 19




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1. OBJETIVO

Mostrar las actividades necesarias para realizar la creación de segmentos, logrando la generación

de los reportes de donaciones.

2. ALCANCE

La actividad inicia con la recepción de la solicitud de creación de segmento, por correo electrónico

por parte del área de Apoyo Financiero y/o la Dirección de Desarrollo, y finaliza con el

transporte de la parametrización a los ambientes de calidad y producción.

La solicitud de creación de segmento debe incluir el Formato de solicitud de creación del

segmento (incluye el nombre del segmento que se debe crear y la firma del solicitante), la hoja de

vida del segmento, convenio vigente u otrosí firmado por el donante y la Universidad

3. INSTRUCCIONES

A continuación se presentan las instrucciones necesarias para realizar la creación de segmentos.

3.1. Validar creación del segmento

Antes de iniciar la creación del segmento es necesario validar la solicitud recibida, con el

Jefe de Contabilidad. Una vez haya dado el visto bueno para la creación del segmento, se

procede a realizar dicha creación, el cual debe estar soportado con la justificación formal

de parte de la unidad solicitante

3.2. Verificar nombre del segmento

En la transacción se consulta el consecutivo numérico del segmento vs el nombre, con el

fin de verificar que no se repita el nombre, teniendo en cuenta la cantidad máxima de

caracteres permitidos por el sistema.

3.2.1. Ingresar al ambiente de producción en SAP




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3.2.2. Ingresar a la transacción F.01

3.2.3. Ingresar los parámetros a continuación, para hacer la consulta del consecutivo del

segmento. Dicha información se encuentra en el ambiente Producción (sistema

financiero SAP):

PUC: Plan de Cuentas (Es la estructura que compone el balance)

Sociedad: UAND (Universidad de los Andes)




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Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información. El ledger

varía de la siguiente forma, según sea el caso: ZL (Norma Colombiana) y 0L

(Norma Internacional), en el periodo transiccional

Estructura: Es el nombre como está creada: BP08, BP09, BP01. (Cualquiera que

se digite traerá la información)

Periodicidad: Año y mes actual al que se están consultando

3.2.4. Se debe hacer clic en el botón indicado para visualizar una nueva pantalla, donde se

muestra el campo segmento (los nombres y número consecutivo)




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3.2.5. En la nueva pantalla se busca el campo segmento, se da clic en el campo segmento y

se oprime el botón f4 del teclado.

3.2.6. En la nueva pantalla se verifica manualmente, desplazándose de arriba hacia abajo,

cual número consecutivo debe continuar, y a la vez se valida que no se repita el

nombre del segmento




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3.3. Validar información de solicitud

Una vez realizada la validación en el sistema SAP, se imprime el formato de solicitud que envió

por correo electrónico el área de Apoyo Financiero y/o Desarrollo, junto con el soporte

respectivo (carta formal justificada adjuntada al mismo correo de solicitud). Se revisa la firma del

solicitante, la carta formal justificada y el valor. Si la información solicitada en el correo, no es

consistente con la información estipulada en la carta formal, se procede a contactar

telefónicamente a las áreas que solicitaron la creación del segmento (Área de Apoyo Financiero

y/o Desarrollo), para consultar el porqué de dicha creación.

3.4. Crear segmento

3.4.1. Ingresar al ambiente 100 de desarrollo en SAP




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3.4.2. Ingresar a la transacción SPRO




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3.4.3. Hacer clic en el botón “IMG referencia SAP”

3.4.4. Se despliega el árbol de Estructura haciendo clic en las siguientes opciones




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Al dar clic en “Definir segmento” de la imagen superior, se despliega la pantalla a continuación, en

la que se debe revisar el último número del consecutivo, dependiendo si se va crear el segmento




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27xxx, 25xxx y/o 26xxx. Ejemplo: si se va crear un segmento 27, en este caso seguiría el

consecutivo sería 27038.

3.4.5. Hacer clic en el botón “Entradas nuevas” para abrir una nueva pantalla

Se abre la pantalla a continuación:




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3.4.6. Se digita la información como se muestra en la imagen a continuación (nombre y

número de segmento), según la secuencia:

Ejemplo: a) Segmento: 27038 (Es el consecutivo que seguiría) b) Descripción: Nombre del

segmento respetando lo indicado en el formato de solicitud enviado por el área de Apoyo

Financiero y/o Desarrollo, pero siguiendo el parámetro de los nombres de los segmentos

anteriores creados en SAP Fondo Programa XXXXX, (definido de las tablas de Presupuesto) de

acuerdo al segmentó 25, 26, 27 (nombre solicitado).

3.4.7. Una vez digitado el Numero y el Nombre, se debe grabar haciendo clic en el botón

indicado




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3.4.8. En la nueva pantalla, se hace clic en el botón con la imagen de una hoja

3.4.9. En el campo de “Descr.breve”: se digita la denominación FL_GL Creación Segmento

Fondo Programa XXXXX




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3.4.10. Se graba dando clic en el botón indicado para que el sistema genere el Número de

Orden del Transporte

3.4.11. El Número de Orden del Transporte generado por el sistema (cuadro verde) se anota

en el formato físico de solicitud de la creación del segmento y se da clic en el check

box (cuadro rojo)




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3.5. Liberar la orden para solicitar el transporte a los demás mandantes

3.5.1. Ingresar en la transacción SE10 y en la nueva pantalla, dar clic en el botón “Visual”




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3.5.2. En la nueva pantalla se visualiza la orden que generó el sistema (cuadro verde), y la

tarea inferior de la orden (cuadro rojo)

3.5.3. Se libera inicialmente la tarea inferior, dando clic en el logo del camión




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3.5.4. Se repite el paso anterior con la orden

3.6. Solicitar transporte

Vía correo electrónico se solicita al departamento de Contabilidad el transporte de la

orden a los mandantes en los cuales se necesita actualizar la parametrización, indicando el

número de orden del transporte

3.7. Verificación

Una vez recibida la confirmación de transporte por parte de Contabilidad, digita la

transacción F.01 y se valida que aparezca en el mandante de Producción el segmento

creado.




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3.8. Dar respuesta al solicitante

Se procede a dar respuesta por vía correo electrónico al usuario (área de Apoyo financiero

y/o área de Desarrollo), confirmando la creación del segmento con el nombre y Número

del segmento para que procedan a solicitar la creación del cebe y orden interna.

3.9. Firmar formato de solicitud

El formato de solicitud se firma por parte de Contabilidad y se remite al Asistente

Administrativo para que solicite la aprobación de los jefes del área de Contabilidad y

Presupuesto (firmado el físico).

3.10. Archivar formato de solicitud

Una vez firmado el formato de solicitud de creación de segmento el Asistente

Administrativo lo devuelve al área de Contabilidad (Donaciones), para archivar el formato

en la carpeta que está en custodia en el área de Impuestos.

3.11. Actualización de tabla SEGMENTOS

3.11.1. Con base en la información suministrada en el formato de solicitud de creación de

segmentos, se debe actualizar las columnas de la A a la L, del archivo de Excel

SEGMENTOS:

3.11.2. Una vez el área de Presupuesto confirme la creación de los centros de costo y de

orden interna, se procede a actualizar el mismo archivo SEGMENTOS con la

información adicional (columnas N y O).

3.11.3. El archivo consolidado se envía por correo electrónico al Administrador de Sistemas de

Información del área de Presupuesto.




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3.12. Actualización de tabla Categoria_Segmentos_Especiales

3.12.1. Una vez creado el segmento especial, se debe actualizar el archivo de Excel

Categoria_Segmentos_Especiales, indicando el número de segmento, el nombre y la

categoría correspondiente. Estos parámetros son definidos por la Dirección Financiera.

El archivo actualizado se envía por correo electrónico al Administrador de Sistemas de

Información del área de Presupuesto.

4. DEFINICIONES

Mandante: Ambiente del sistema en el que se realizan diferentes operaciones (ej:

Desarrollo, Calidad, Producción)

Segmento : Agrupador que tipifica la información financiera de un donante especifico

Segmentos especiales: No hacen referencia a un donante específico sino a recursos internos

de la Universidad.

Transacción F.1: Inicio de la consulta del Balance para identificar el Consecutivo del

segmento.

Ledger: Libro de contabilidad en el que se registra la información.

Orden de transporte: Paquete que contiene los ajustes que se realizan a las

parametrizaciones en el sistema, y que es replicado en los diferentes ambientes o

mandantes.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

PRO-40-1-01-06 Configuraciones para registro de donación

Formato de solicitud de creación de segmento

Archivo SEGMENTOS

Archivo Categoría_Segmentos_Especiales




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6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 27/10/2015

Publicación 31/03/2016

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7. APROBACION

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Maritza León Analista Contable 30/10/2015

REVISÓ Manuela Peña Ingeniera de procesos 10/11/2015

Manuel Romero Coordinador Contabilidad 11/11/2015

APROBÓ Manuel Romero Coordinador Contabilidad 11/11/2015

8. ANEXOS

No aplica.

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