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Guide à l’usage des participants
COMITÉ RÉGIONAL DE L’EUROPE, SOIXANTE-SIXIÈME SESSIONCopenhague (Danemark), 12-15 septembre 2016
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ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTÉ • BUREAU RÉGIONAL DE L’EUROPE UN City, Marmorvej 51, DK-2100 Copenhague Ø, Danemark Téléphone : +45 45 33 70 00 Fax : +45 45 33 70 01
Courriel : [email protected] Site Web : http://www.euro.who.int/fr/who-we-are/governance
ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTÉ
COMITÉ RÉGIONAL DE L’EUROPE
SOIXANTE-SIXIÈME SESSION
Copenhague (Danemark)
12-15 septembre 2016
Guide à l’usage des participants
15 juillet 2016
Guide à l’usage des participants page 2
Sommaire
Page
Date et lieu de réunion ....................................................................................................... 3
Inscription en ligne ............................................................................................................ 3
Pouvoirs ............................................................................................................................. 4
Inscriptions ........................................................................................................................ 4
La sécurité à UN City ........................................................................................................ 4
Ordre de séance ................................................................................................................. 5
Langues et documents de travail ....................................................................................... 5
Projets de résolution présentés par les délégations ............................................................ 5
Formalités de voyage ......................................................................................................... 5
Arrivée au Danemark......................................................................................................... 5
Transports sur place ........................................................................................................... 6
Visas .................................................................................................................................. 6
Déjeuners ........................................................................................................................... 7
Monnaie nationale ............................................................................................................. 7
Climat et tenue vestimentaire ............................................................................................ 7
Alimentation électrique ..................................................................................................... 7
Assurance .......................................................................................................................... 7
Sécurité personnelle ........................................................................................................... 7
Services médicaux ............................................................................................................. 8
Cybercafé ........................................................................................................................... 8
Hébergement ...................................................................................................................... 9
Annexe 1. Liste d’hôtels à tarifs préférentiels ................................................................. 10
Annexe 2. La Copenhagen Card pour les personnes accompagnantes............................ 11
Annexe 3. Informations sur UN City .............................................................................. 12
Guide à l’usage des participants page 3
Date et lieu de réunion La soixante-sixième session du Comité régional de
l’OMS pour l’Europe (CR66) s’ouvrira le lundi
12 septembre 2016 à 9 heures et s’achèvera le jeudi
15 septembre 2016. Elle se tiendra à Copenhague
(Danemark), dans le bâtiment de UN City, site du Bureau
régional de l’OMS pour l’Europe.
Adresse :
UN City
Marmorvej 51
2100 Copenhague Ø
Danemark
Inscription en ligne La participation aux sessions du Comité régional de
l’OMS pour l’Europe requiert une inscription en ligne.
La lettre d’invitation envoyée aux États membres en juin
mentionne un lien pour l’accès au système d’inscription
électronique. Ce système permet l’inscription d’un point
focal par délégation. La même procédure s’applique à
toutes les catégories de participants invités.
Une fois que les données relatives au point focal auront
été introduites dans le système, il/elle recevra par
courrier électronique son nom d’utilisateur et mot de
passe personnels, ainsi que le lien permettant d’accéder
au système d’inscription. Le point focal s’inscrira,
soumettra le nom des délégués et joindra une copie des
pouvoirs détaillant la composition de la délégation.
Le département Gouvernance régionale du Bureau
régional de l’OMS pour l’Europe vérifiera les
informations envoyées par le point focal. Celles-ci seront
ensuite traitées afin de générer à la fois des badges pour
la réunion et la liste provisoire des participants.
Les délégués devront en outre s’acquitter d’une autre
formalité, à savoir remplir divers formulaires électroniques
(informations sur le voyage, réservation d’hôtel, besoins
alimentaires, personnes accompagnantes, participation
aux événements parallèles, etc.). Les années précédentes,
ces informations étaient envoyées sur des formulaires
annexés au Guide à l’usage des participants. À partir de
cette année, ces données seront recueillies par voie
électronique uniquement via le site Web du CR66 conçu
spécialement pour la session du Comité régional. Les
délégués inscrits recevront davantage d’informations par
courriel sur la manière de fournir ces données en ligne.
L’inscription en ligne au CR66 doit être effectuée au
plus tard le lundi 29 août 2016.
Guide à l’usage des participants page 4
Pouvoirs Les pouvoirs émaneront du chef d’État, du ministre des
Affaires étrangères, du ministre de la Santé ou de toute
autre autorité compétente, notamment les missions
permanentes ou les hauts responsables du gouvernement.
Nonobstant le fait qu’une copie des pouvoirs aura été
présentée en ligne, les États membres sont priés de
remettre les documents originaux au secrétariat de
l’OMS (département Gouvernance régionale), de
préférence à l’inscription, avant l’ouverture de la
session du Comité régional.
Conformément à l’article 1er du règlement intérieur du
Comité régional de l’Europe, chaque État membre pourra
désigner deux représentants au plus ; ces derniers pourront
toutefois être accompagnés de suppléants et de conseillers.
Inscriptions L’inscription commencera le dimanche 11 septembre
2016 (de 15 à 19 heures) à UN City et se poursuivra le
lundi 12 septembre 2016 (dès 7 h 30). Des badges
nominatifs seront émis à l’inscription.
Une liste provisoire des participants sera distribuée à
l’ouverture de la session. Cette liste sera compilée sur la
base des pouvoirs reçus par le secrétariat à la date du lundi
29 août 2016 à 18 heures. Les participants sont priés de
vérifier les informations reprises dans cette liste provisoire
et de contacter le secrétariat si des changements ou des
corrections doivent être apportés à la liste définitive.
La sécurité à UN City L’admission à UN City s’effectue via un poste de contrôle
de la sécurité. Tous les bagages à main seront passés au
scanner à l’entrée. Il est dès lors conseillé aux participants
d’arriver 45 minutes avant le début de la session le
premier jour afin de disposer de suffisamment de temps
pour se soumettre au contrôle de sécurité à l’entrée. Les
horaires des navettes organisées à partir des hôtels repris à
l’annexe 1 prendront ce détail en considération.
Après le contrôle de sécurité initial, les participants
recevront un badge nominatif et une carte d’accès qu’ils
devront porter sur eux en tout temps afin d’accéder au
bâtiment de UN City et à la salle de réunion.
Compte tenu des mesures de sécurité appliquées à
UN City, tous les délégués sont encouragés à retirer
leur badge et leur carte d’accès, si possible, le
dimanche 11 septembre.
Lorsque vous quitterez UN City le dernier jour,
veuillez retourner votre carte d’accès au secrétariat.
Guide à l’usage des participants page 5
Ordre de séance Les délégués occuperont des sièges attribués suivant
l’ordre alphabétique de la dénomination anglaise des États
membres.
Langues et documents de travail
Les langues de travail des sessions du Comité régional
sont l’allemand, l’anglais, le français et le russe. Les
déclarations effectuées dans chacune de ces langues
seront interprétées simultanément dans les trois autres.
Dès le début du mois d’août, les documents officiels de
la soixante-sixième session seront disponibles sur la
page d’accueil du Comité régional
(http://www.euro.who.int/fr/about-
us/governance/regional-committee-for-europe) en
allemand, anglais, français et russe. Les documents ne
seront pas envoyés par la poste.
Afin que la session soit un événement « vert » (voir
l’annexe 3 pour de plus amples informations), les
participants sont priés de bien vouloir se munir de tous les
documents de la session, étant donné que des exemplaires
imprimés ne seront disponibles que sur demande.
Projets de résolution présentés par les délégations
Conformément au règlement intérieur, les délégations qui
souhaitent faire distribuer des projets de résolution au
Comité régional les soumettront suffisamment tôt au
secrétariat – au moins deux jours avant l’examen de la
proposition – pour que ce dernier puisse les faire traduire
dans les quatre langues officielles du Bureau régional, les
imprimer et les distribuer aux délégations. Sur demande,
le secrétariat se tient à la disposition des délégations pour
tout appui logistique et rédactionnel ou pour de plus
amples informations.
Formalités de voyage Les délégués accompliront eux-mêmes les formalités
concernant leur déplacement aller et retour. Cependant, si
des changements doivent être apportés aux dispositions
prises en matière de voyage pendant la session, les
délégués seront aidés dans leurs démarches.
Arrivée au Danemark Copenhague dispose d’un bon réseau de transports en
commun. À partir de l’aéroport, le centre-ville est
accessible en métro, en bus ou en train (la gare de chemin
de fer et la station de métro se trouvent au Terminal 3 de
l’aéroport de Copenhague). Il est possible de se procurer
des billets de métro et de train au comptoir DSB, ainsi
qu’aux distributeurs automatiques situés à proximité des
quais d’embarquement. Le métro est opérationnel 24 h/24,
7 jours sur 7.
Guide à l’usage des participants page 6
De plus amples informations sont disponibles sur le site
Web de Visit Copenhagen.
Transports sur place Des navettes seront organisées chaque jour pour
transporter les participants entre leur hôtel et UN City.
Un transport est également prévu vers les lieux où se
tiendront les réceptions. Il est demandé aux participants
de consulter l’horaire de ces navettes et les avis qui
seront affichés dans le hall de leur hôtel et à UN City.
Les navettes ne seront organisées qu’à destination et au
départ des hôtels répertoriés dans le présent guide.
Les délégués logeant dans un hôtel non recommandé dans
ce guide devront se rendre à UN City par leurs propres
moyens. Veuillez consulter le site Web Rejseplanen pour
planifier votre trajet en transports en commun.
Visas Doivent produire un visa pour entrer au Danemark les
ressortissants des pays suivants : Albanie*, Arménie,
Azerbaïdjan, Bélarus, Bosnie-Herzégovine*, ex-
République yougoslave de Macédoine*, Fédération de
Russie*, Géorgie, Kazakhstan*, Kirghizistan,
Monténégro*, Ouzbékistan, République de Moldova*,
Serbie*, Tadjikistan, Turkménistan, Turquie* et
Ukraine*. (* Des exemptions sont possibles suivant le
type de passeport ; veuillez consulter le site Web du
ministère des Affaires étrangères.)
Il est recommandé aux participants de vérifier, dans le
cadre de la préparation de leur voyage, s’ils ont besoin
d’un visa, et de garder à l’esprit le fait que le traitement
des demandes de visa peut prendre jusqu’à 60 jours.
Veuillez soumettre votre demande suffisamment tôt.
Toute demande de visa adressée soit à une ambassade ou
à un consulat général du Danemark qui la traitera, soit à
des ambassades représentant le Danemark pour les
questions de visa, devra être accompagnée de la lettre
d’invitation officielle de l’OMS. Le ministère danois des
Affaires étrangères invitera ses missions diplomatiques à
faciliter la délivrance de visas d’entrée au Danemark sur
présentation de la lettre d’invitation de l’OMS. Au cas où
vous auriez besoin d’une lettre personnelle émise par le
Bureau régional pour soutenir votre demande de visa,
veuillez envoyer une demande en ce sens à
Guide à l’usage des participants page 7
De plus amples informations sur les visas pour le
Danemark sont disponibles sur le site Web du
ministère danois des Affaires étrangères.
Déjeuners Chaque jour, du lundi 12 septembre au jeudi
15 septembre, un déjeuner-buffet offert par le Bureau
régional de l’Europe sera servi à UN City.
Deux pauses-rafraîchissements (matin et après-midi) sont
également prévues chaque jour.
Veuillez préciser vos besoins diététiques particuliers sur
le formulaire d’inscription en ligne.
Monnaie nationale La monnaie nationale du Danemark est la couronne
danoise ou krone (pluriel : kroner) en danois (DKK). Au
1er
juin 2016, 1 dollar des États-Unis valait 6,67 DKK,
et 1 Euro valait 7,44 DKK.
Les devises étrangères peuvent être converties dans les
banques et les bureaux de change, très nombreux dans le
centre-ville. Un distributeur de billets est installé dans le
bâtiment de UN City (uniquement DKK et euros).
Climat et tenue vestimentaire
En septembre, la température oscille généralement entre
10 °C et 16 °C à Copenhague.
Tenue décontractée en toute occasion.
Alimentation électrique La tension électrique est de 220 V et 50 Hz. La norme,
au Danemark, est la prise murale de type européen
(prise à deux broches).
Assurance Le secrétariat décline toute responsabilité en cas
d’accident personnel ou de perte ou endommagement
d’effets personnels des participants ou des personnes qui
les accompagnent, que ces incidents se produisent
pendant le CR66 ou qu’ils découlent indirectement de la
participation à la session. Les participants prendront leurs
propres dispositions en matière d’assurance maladie et
d’assurance voyage.
Sécurité personnelle À Copenhague, comme dans toutes les grandes villes,
les délégués prendront certaines précautions lors de
leurs déplacements.
Soyez sur vos gardes – surveillez vos bagages, votre
porte-documents ou votre sac à main, évitez de
montrer de façon ostensible des objets attrayants et
précieux.
Guide à l’usage des participants page 8
Demandez toujours à ce que la personne présente
une pièce d’identification avant de lui remettre votre
passeport.
Soyez particulièrement vigilant à l’aéroport, à la
gare et à la réception de votre hôtel.
Le numéro d’urgence des services de police, d’ambulance
et d’incendie est le 112.
Services médicaux Une équipe médicale sera disponible pendant la journée
durant toute la session. Veuillez vous adresser au
comptoir d’information pour toute aide à cet égard.
Cybercafé Durant la session, les participants auront accès à Internet
et à une imprimante. Des ordinateurs fixes, ainsi qu’une
connexion Wifi pour ordinateurs portables personnels,
seront mis à leur disposition, et ce tant dans les lieux
accessibles à tous que dans les salles de réunion.
Réceptions
Lundi 12 septembre 2016 19 heures
Réception organisée par le ministre danois de la Santé
au musée d’art moderne Louisiana.
Adresse :
Gl Strandvej 13
3050 Humlebæk
Mardi 13 septembre 2016 19 h 30
Réception organisée par la directrice régionale de
l’OMS pour l’Europe à l’Opéra de Copenhague.
Adresse :
Opéra
Ekvipagemestervej 10
1438 Copenhague K
Veuillez vous inscrire aux réceptions à l’aide du
formulaire d’inscription en ligne au plus tard le
29 août 2016.
Programme pour les accompagnants
Les personnes accompagnantes inscrites auprès du
secrétariat peuvent obtenir une Copenhagen Card
gratuitement. Cette dernière est valable trois jours, et
donne libre accès aux transports en commun ainsi qu’à un
large éventail de musées et de sites culturels et
historiques dans la région métropolitaine de Copenhague.
Les participants accompagnés doivent demander la
Copenhagen Card gratuite à l’aide du formulaire
d’inscription en ligne au plus tard le 29 août 2016.
Guide à l’usage des participants page 9
Hébergement Des réservations à tarifs préférentiels ont été effectuées
dans les hôtels répertoriés à l’annexe 1. Le nombre de
chambres disponibles dans chaque hôtel est également
indiqué. L’organisation de plusieurs grandes conférences
internationales à Copenhague au moment du CR66 est à
l’origine d’une importante demande non satisfaite de
chambres d’hôtel, et les réservations effectuées par le
secrétariat sont valables uniquement jusqu’au 10 juillet
2016, date après laquelle elles seront libérées afin d’éviter
toute pénalité à l’Organisation.
Les délégations et les participants sont donc invités à
faire parvenir au secrétariat leurs demandes
d’hébergement au plus tard le 9 juillet 2016, afin de
réserver des chambres aux tarifs préférentiels. Si
l’identité exacte de tous les représentants n’est pas encore
connue à la date limite pour les réservations, l’indication
préalable du nombre de chambres, de l’hôtel de
préférence et des dates d’arrivée et de départ
approximatives est considérée comme acceptable en
attendant l’envoi des données personnelles. Une telle
demande sera adressée directement au secrétariat par
courrier électronique à Gitte A. Havn ([email protected]).
Tous les tarifs ont exprimés en DKK. La T.V.A et le
service sont compris.
Tous les hôtels acceptent les principales cartes de crédit.
Veuillez noter que le Bureau régional de l’OMS pour
l’Europe ne peut s’engager à obtenir des chambres
pour les participants dont la demande est reçue après
le 10 juillet 2016.
Guide à l’usage des participants page 10
Annexe 1. Liste d’hôtels à tarifs préférentiels
Hôtels à tarifs préférentiels Tarif chambre
simple
Tarif chambre
double
Copenhagen Admiral Hotel (4*)
(100 chambres réservées)
Toldbodgade 24-28
1253 Copenhague K
Tél. : +45 33 74 14 14
Courriel : [email protected]
Site Web : www.admiralhotel.dk
1 090 DKK
Petit déjeuner buffet
145 DKK par
personne
1 420 DKK
Petit déjeuner buffet
145 DKK par
personne
L’hôtel est situé dans un ancien entrepôt du XVIIIe siècle au centre de Copenhague, près du Palais
royal d’Amalienborg et de la zone portuaire.
Hotel Sankt Annæ (4*)
(45 chambres réservées à partir du 11 septembre
seulement)
Sankt Annæ Plads 18-20
1250 Copenhague K
Tél. : +45 33 96 20 00
Courriel : [email protected]
Site Web : www.hotelsktannae.dk
1 395 DKK
Petit déjeuner buffet
inclus
1 895 DKK
Petit déjeuner buffet
inclus
L’hôtel est situé près du centre-ville et du quartier touristique de Nyhavn.
Hotel 71 Nyhavn (4*)
(50 chambres réservées)
Nyhavn 71
1051 Copenhague K
Tél. : +45 33 43 62 00
Courriel : [email protected]
Site Web : www.71nyhavnhotel.dk
1 495 DKK
Petit déjeuner buffet
inclus
1 695 DKK
Petit déjeuner buffet
inclus
L’établissement est situé dans un vieil entrepôt construit en 1805 dans les installations portuaires du
centre-ville, et reconverti en hôtel en 1971.
Phoenix Hotel (4*)
(55 chambres réservées)
Bredgade 37
1260 Copenhague K
Tél. : +45 33 95 95 00
Courriel : [email protected]
Site Web : www.phoenixcopenhagen.dk
1 395 DKK
Petit déjeuner buffet
inclus
Sur demande
L’hôtel est situé dans un ancien palais datant de 1680. Il se trouve dans le centre de Copenhague, à
quelques minutes à pied du Théâtre royal et du principal quartier commerçant.
Wakeup Copenhagen, Borgergade (2*)
(30 chambres réservées)
Borgergade 9
1300 Copenhague K
Tél. : +45 44 80 00 00
Courriel : [email protected]
Site Web : www.wakeupcopenhagen.dk
830 DKK
Petit déjeuner buffet
inclus
930 DKK
Petit déjeuner buffet
inclus
Il s’agit d’un établissement moderne et à bas prix conçu par Kim Utzon, architecte danois de réputation
internationale. L’hôtel est ouvert depuis juin 2014. Il est situé en plein centre de Copenhague, à
quelques minutes à pied des jardins royaux et du principal quartier commerçant.
Guide à l’usage des participants page 11
Annexe 2. La Copenhagen Card pour les personnes accompagnantes
Les participants sont encouragés à inscrire les personnes qui les accompagnent à l’aide
du formulaire d’inscription en ligne. Les accompagnants pré-inscrits auprès du
secrétariat peuvent demander à obtenir gratuitement une Copenhagen Card valable trois
jours, qui donne libre accès aux transports en commun ainsi qu’à un large éventail de
musées et de sites culturels et historiques dans la région métropolitaine de Copenhague.
Quelques-uns des avantages offerts par la Copenhagen Card valable 3 jours :
admission gratuite dans 73 musées et attractions ;
transports gratuits par bus, bateau-bus, train et métro dans toute la région de
Copenhague, y compris depuis/jusqu’à l’aéroport ;
multiples réductions (location de voiture, restaurants, sites touristiques et
spectacles) ;
accès gratuit à deux enfants (de 0 à 9 ans) accompagnés d’un adulte muni d’une
Copenhagen Card valable.
Veuillez consulter la liste complète des avantages offerts sur le site Web de Copenhagen
Card.
Exemple de programme pour une utilisation optimale de la Copenhagen Card
1ère
journée
Le matin, retirez votre Copenhagen Card à UN City, puis visitez la citadelle (Kastellet)
(près de la gare d’Østerport) et allez voir la petite sirène. Continuez le long de la côte,
jusqu’à Nyhavn ; faites une excursion en bateau sur les canaux. Dans l’après-midi,
visitez le château de Rosenborg, et terminez votre journée par une séance de shopping
sur la Strøget (zone piétonne).
2e journée
Visitez le Blå Planet (aquarium) et poursuivez votre journée dans un musée, comme la
Glyptothèque, puis visitez Tivoli, tout proche.
3e journée
Faites une excursion en train et visitez le château de Kronborg, à Helsingør. Sur le chemin
du retour, arrêtez-vous à Humlebæk et visitez le musée d’art moderne Louisiana.
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Annexe 3. Informations sur UN City
UN City a été inauguré en avril 2013 et abrite dix agences des Nations Unies installées au
Danemark. Quelque 1 200 membres du personnel provenant de 104 pays y travaillent. Le
bâtiment a la forme d’une étoile à huit branches partant dans toutes les directions.
En 2012, il a reçu le distingué Green Building Award (prix de l’architecture verte) de la
Commission européenne et fut le premier complexe des Nations Unies à se voir décerner
le certificat de platine LEED (Leadership in Energy and Environmental Design). Afin
d’être éligible à la prestigieuse certification platine LEED, UN City devait remplir
plusieurs critères environnementaux, dont l’emploi de matériaux de construction durables,
une production de déchets réduite, un impact minimal sur les écosystèmes environnants,
la promotion de la qualité de l’air intérieur, l’efficacité énergétique et une utilisation
judicieuse de l’eau.
Le bois employé pour la construction de UN City provient de forêts gérées de façon
durable et situées à moins de 800 km du site de construction, afin de limiter les émissions
dues au transport. Le bâtiment exploite des technologies respectueuses de
l’environnement, telles que le recueil et l’utilisation de l’eau de pluie pour les toilettes, ce
qui contribue à une réduction de 60 % de la consommation en eau ; 1 400 panneaux
solaires sont alignés sur le toit de l’édifice, ce qui permet de limiter les besoins en
électricité couverts par un réseau dans lequel l’électricité verte produite par des éoliennes
contribue à la durabilité. Pour tirer parti du fait que le bâtiment est situé dans la zone
portuaire, de l’eau de mer froide est prélevée par des pompes et injectée dans le système
de refroidissement, ce qui réduit également les besoins en électricité. Sur la façade, des
volets solaires empêchent la surchauffe du bâtiment, tout en permettant à la lumière
naturelle d’éclairer les bureaux et les espaces publics. La végétation couvre 2 % de la
surface totale. Grâce à ces mesures, UN City utilise 55 % d’énergie en moins que les
autres immeubles de bureaux de taille similaire. Des systèmes de recyclage ont été mis en
place afin de limiter les déchets en assurant leur traitement et leur réutilisation. Les
employés sont encouragés à utiliser le vélo comme principal mode de transport jusqu’à
leur lieu de travail, 500 emplacements étant d’ailleurs réservés au stationnement des
bicyclettes.
La session du Comité régional, un événement « vert »
L’installation du Bureau régional dans cet impressionnant bâtiment écologique nous
incite à faire de la session du Comité régional un événement véritablement « vert ».
Pour ce faire, le secrétariat ne distribuera pas de documents sur papier. Les participants
sont encouragés à utiliser leur smartphone et leur tablette, et à télécharger les documents à
partir du site Web. Les délégués n’ayant pas accès à Internet peuvent s’adresser au centre
de documentation, où des membres du personnel du Bureau régional traiteront les
demandes d’impression des documents, y compris leur livraison dans la salle de réunion.
Notre intention est d’utiliser aussi peu de papier que possible et de sauvegarder les forêts.
Durant la session, l’eau sera servie dans des carafes, et le café proviendra de plantations
durables.
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Lors de la sélection des lieux où se dérouleront les réceptions, l’un des soucis principaux a
été de les choisir à proximité de UN City et des hôtels répertoriés dans le présent guide
afin de réduire la durée des déplacements et l’empreinte carbone.
= = =
