Copenhague (Danemark), 12-15 septembre 2016 ... 15 septembre 2016. Elle se tiendra £  Copenhague (Danemark),

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  • Guide à l’usage des participants

    COMITÉ RÉGIONAL DE L’EUROPE, SOIXANTE-SIXIÈME SESSION Copenhague (Danemark), 12-15 septembre 2016

    © O

    M S

  • ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTÉ • BUREAU RÉGIONAL DE L’EUROPE UN City, Marmorvej 51, DK-2100 Copenhague Ø, Danemark Téléphone : +45 45 33 70 00 Fax : +45 45 33 70 01

    Courriel : eugovernance@who.int Site Web : http://www.euro.who.int/fr/who-we-are/governance

    ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTÉ

    COMITÉ RÉGIONAL DE L’EUROPE

    SOIXANTE-SIXIÈME SESSION

    Copenhague (Danemark)

    12-15 septembre 2016

    Guide à l’usage des participants

    15 juillet 2016

  • Guide à l’usage des participants page 2

    Sommaire

    Page

    Date et lieu de réunion ....................................................................................................... 3

    Inscription en ligne ............................................................................................................ 3

    Pouvoirs ............................................................................................................................. 4

    Inscriptions ........................................................................................................................ 4

    La sécurité à UN City ........................................................................................................ 4

    Ordre de séance ................................................................................................................. 5

    Langues et documents de travail ....................................................................................... 5

    Projets de résolution présentés par les délégations ............................................................ 5

    Formalités de voyage ......................................................................................................... 5

    Arrivée au Danemark......................................................................................................... 5

    Transports sur place ........................................................................................................... 6

    Visas .................................................................................................................................. 6

    Déjeuners ........................................................................................................................... 7

    Monnaie nationale ............................................................................................................. 7

    Climat et tenue vestimentaire ............................................................................................ 7

    Alimentation électrique ..................................................................................................... 7

    Assurance .......................................................................................................................... 7

    Sécurité personnelle ........................................................................................................... 7

    Services médicaux ............................................................................................................. 8

    Cybercafé ........................................................................................................................... 8

    Hébergement ...................................................................................................................... 9

    Annexe 1. Liste d’hôtels à tarifs préférentiels ................................................................. 10

    Annexe 2. La Copenhagen Card pour les personnes accompagnantes............................ 11

    Annexe 3. Informations sur UN City .............................................................................. 12

  • Guide à l’usage des participants page 3

    Date et lieu de réunion La soixante-sixième session du Comité régional de l’OMS pour l’Europe (CR66) s’ouvrira le lundi

    12 septembre 2016 à 9 heures et s’achèvera le jeudi

    15 septembre 2016. Elle se tiendra à Copenhague

    (Danemark), dans le bâtiment de UN City, site du Bureau

    régional de l’OMS pour l’Europe.

    Adresse :

    UN City

    Marmorvej 51

    2100 Copenhague Ø

    Danemark

    Inscription en ligne La participation aux sessions du Comité régional de l’OMS pour l’Europe requiert une inscription en ligne.

    La lettre d’invitation envoyée aux États membres en juin

    mentionne un lien pour l’accès au système d’inscription

    électronique. Ce système permet l’inscription d’un point

    focal par délégation. La même procédure s’applique à

    toutes les catégories de participants invités.

    Une fois que les données relatives au point focal auront

    été introduites dans le système, il/elle recevra par

    courrier électronique son nom d’utilisateur et mot de

    passe personnels, ainsi que le lien permettant d’accéder

    au système d’inscription. Le point focal s’inscrira,

    soumettra le nom des délégués et joindra une copie des

    pouvoirs détaillant la composition de la délégation.

    Le département Gouvernance régionale du Bureau

    régional de l’OMS pour l’Europe vérifiera les

    informations envoyées par le point focal. Celles-ci seront

    ensuite traitées afin de générer à la fois des badges pour

    la réunion et la liste provisoire des participants.

    Les délégués devront en outre s’acquitter d’une autre

    formalité, à savoir remplir divers formulaires électroniques

    (informations sur le voyage, réservation d’hôtel, besoins

    alimentaires, personnes accompagnantes, participation

    aux événements parallèles, etc.). Les années précédentes,

    ces informations étaient envoyées sur des formulaires

    annexés au Guide à l’usage des participants. À partir de

    cette année, ces données seront recueillies par voie

    électronique uniquement via le site Web du CR66 conçu

    spécialement pour la session du Comité régional. Les

    délégués inscrits recevront davantage d’informations par

    courriel sur la manière de fournir ces données en ligne.

    L’inscription en ligne au CR66 doit être effectuée au

    plus tard le lundi 29 août 2016.

  • Guide à l’usage des participants page 4

    Pouvoirs Les pouvoirs émaneront du chef d’État, du ministre des Affaires étrangères, du ministre de la Santé ou de toute

    autre autorité compétente, notamment les missions

    permanentes ou les hauts responsables du gouvernement.

    Nonobstant le fait qu’une copie des pouvoirs aura été

    présentée en ligne, les États membres sont priés de

    remettre les documents originaux au secrétariat de

    l’OMS (département Gouvernance régionale), de

    préférence à l’inscription, avant l’ouverture de la

    session du Comité régional.

    Conformément à l’article 1 er du règlement intérieur du

    Comité régional de l’Europe, chaque État membre pourra

    désigner deux représentants au plus ; ces derniers pourront

    toutefois être accompagnés de suppléants et de conseillers.

    Inscriptions L’inscription commencera le dimanche 11 septembre 2016 (de 15 à 19 heures) à UN City et se poursuivra le

    lundi 12 septembre 2016 (dès 7 h 30). Des badges

    nominatifs seront émis à l’inscription.

    Une liste provisoire des participants sera distribuée à

    l’ouverture de la session. Cette liste sera compilée sur la

    base des pouvoirs reçus par le secrétariat à la date du lundi

    29 août 2016 à 18 heures. Les participants sont priés de

    vérifier les informations reprises dans cette liste provisoire

    et de contacter le secrétariat si des changements ou des

    corrections doivent être apportés à la liste définitive.

    La sécurité à UN City L’admission à UN City s’effectue via un poste de contrôle de la sécurité. Tous les bagages à main seront passés au

    scanner à l’entrée. Il est dès lors conseillé aux participants

    d’arriver 45 minutes avant le début de la session le

    premier jour afin de disposer de suffisamment de temps

    pour se soumettre au contrôle de sécurité à l’entrée. Les

    horaires des navettes organisées à partir des hôtels repris à

    l’annexe 1 prendront ce détail en considération.

    Après le contrôle de sécurité initial, les participants

    recevront un badge nominatif et une carte d’accès qu’ils

    devront porter sur eux en tout temps afin d’accéder au

    bâtiment de UN City et à la salle de réunion.

    Compte tenu des mesures de sécurité appliquées à

    UN City, tous les délégués sont encouragés à retirer

    leur badge et leur carte d’accès, si possible, le

    dimanche 11 septembre.

    Lorsque vous quitterez UN City le dernier jour,

    veuillez retourner votre carte d’accès au secrétariat.

  • Guide à l’usage des participants page 5

    Ordre de séance Les délégués occuperont des sièges attribués suivant l